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ID: INTEGRADOC_Brochure_vSet13.docx
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INTEGRADOC INTEGRADOC INTEGRADOC INTEGRADOC es un gestor de flujos de documentos y trmites electrnicos.
Permite modelar los procesos de negocios basados en documentos,
automatizarlos y analizarlos para su mejora. Un concepto innovador que
integra los documentos, las personas, y los procesos en que participan,
aumentando la eficiencia de la organizacin.

I II INTEGRADOC NTEGRADOC NTEGRADOC NTEGRADOC incorpora trmites ad hoc, siendo extensible a nuevos tipos
de documentos y procesos bien definidos. Compatible con su infraestructura
tecnolgica y sistemas existentes, provee un rpido retorno de la inversin.
Se complementa con una evolucionada metodologa que asegura una
implantacin exitosa, con resultados rpidamente visibles.


Gestin de Gestin de Gestin de Gestin de Flujos de Flujos de Flujos de Flujos de
Documentos y Trmites Documentos y Trmites Documentos y Trmites Documentos y Trmites
Electrnico Electrnico Electrnico Electrnicos ss s

T TT Tecnologa de gestin documental y de
procesos de negocios que provee una
solucin completa para todos sus flujos
de documentos entre personas.

M MM Medicin y anlisis de indicadores de
rendimiento incorporados, para analizar
y mejorar cada proceso de negocio.

I II Interoperabilidad con otros sistemas y
con documentos electrnicos (SOA).

nico ambiente que integra usuarios
internos y externos, a travs de Internet.

D DD Digitalizar documentos y eliminar el
papel son tareas previstas y giles.

La posibilidad de definir tanto rutas ad hoc como predefinidas, para tipos de
documentos generales o especficos, facilita construir una base de conocimiento
nica que soporta el ciclo de vida de todos los procesos documentales de la
organizacin y es accesible a todos los usuarios autorizados.



Un innovador concepto llamado Documento INTEGRADOC rene y permite manejar
con gran simplicidad y agilidad todos los elementos que fluyen por la organizacin:
datos, formularios, archivos, alertas, etc.; desde un navegador estndar de Internet.



El Documento INTEGRADOC es un contenedor de elementos y conocimiento, que
facilita que fluyan por la organizacin para que las personas trabajen con ellos.


.
INTEGRADOC es una solucin probada, que modela, gestiona y mide el flujo de
trabajo basado en documentos, soportando el ciclo de vida completo de los mismos.
Permite una transicin gradual pero gil, del papel a una gestin 100% electrnica.

Introduccin.
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INTEGRADOC INTEGRADOC INTEGRADOC INTEGRADOC da soporte a la gestin de flujos de documentos
completamente electrnicos o mixtos (en papel), que se desarrollan dentro
de su organizacin. Incluye las etapas de modelado, integracin con otros
sistemas, ejecucin de los procesos automatizados y su posterior medicin
mediante indicadores, para la posterior optimizacin de dichos procesos.

Una rpida instalacin Una rpida instalacin Una rpida instalacin Una rpida instalacin y personalizacin, permite alcanzar estos
beneficios en cortos perodos de tiempo, maximizando el retorno de la
inversin. Soporta adems la modalidad de Software como Servicio (SaaS).




Gestin de Procesos de Negocios (BPM) mediante INTEGRADOC





1 - Model ado de procesos.
INTEGRADOC incorpora rutas ad hoc (el usuario determina el siguiente paso del
documento), as como rutas Predefinidas (los flujos se encuentran bien definidos
previamente). Las rutas ad hoc son tiles para diversos trmites de organizaciones
pblicas (para las que INTEGRADOC satisface la normativa legal vigente.)

Permite generar todos los tipos de documentos que sean necesarios. Ejemplos:
Notas, Oficios, Formularios, Resoluciones, Actas de Directorio, Minutas de Reunin,
Informes, Documentos Legales, Comunicaciones con Clientes, etc. Cada tipo de
documento podr tener una ruta predefinida, o no (en cuyo caso ser ad hoc) y un
conjunto de campos relevantes para ese tipo de documento, definidos sin programar.

Si un tipo de documento o un tema, tienen un proceso bien definido, INTEGRADOC
permitir modelarlo de forma grfica e intuitiva. Adems, en la definicin de ese
proceso, podr integrarse con otros sistemas para intercambiar datos (SOA).

INTEGRADOC permite disear grficamente desde un browser los flujos de los
documentos (en lugar de programarlos). Acelera la implantacin, reduce el costo de
mantenimiento y facilita la evolucin de los mismos para su mejora continua.


Definicin grfica de los flujos de documentos
Gestin de Procesos de Negocios.
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2 Ej ecuci n y Gesti n de Procesos Documental es
Los flujos de documentos son gestionados de acuerdo al proceso modelado
previamente. Cada usuario recibe su trabajo en su bandeja de pendientes, en forma
de Documentos INTEGRADOC. Sobre ellos actuar involucrando todos los elementos
asociados: formularios, datos, archivos adjuntos, alarmas y notificaciones, etc.

El poderoso gestor documental incorporado permite manejar diferentes versiones de
los archivos adjuntos, editarlos de forma integrada al navegador de Internet,
compartirlos y realizar bsquedas de texto completo sobre toda la base de datos.

La interfaz del usuario final es 100% Web, a lo que se le suma un diseo que
prioriza la usabilidad. La informacin se encuentra bien distribuida y su acceso es
simple y gil. Esto facilita la aceptacin del sistema y su integracin al trabajo diario.


Navegacin simple y clara en la interfaz del usuario final de INTEGRADOC

INTEGRADOC permite que los propios usuarios definan sus propios tipos de
documentos y los campos que stos contienen. Denominada Metadatos Dinmicos,
esta tecnologa tambin permite buscar por los contenidos de dichos campos,
facilitando la gestin del conocimiento de la organizacin que se encuentra en los
documentos electrnicos.


3 Moni toreo y Anl i si s de l a Ej ecuci n
Potentes herramientas de Inteligencia de Negocios (BI) y de Monitoreo de
Actividades de Negocio (BAM), configuradas y listas para su uso, permiten obtener
indicadores de performance (KPIs) sobre la ejecucin de los procesos, tanto de
forma histrica (BI) como en tiempo real (BAM).

Para el anlisis histrico de las ejecuciones de los procesos, existen informes ya
configurados que proveen reportes flexibles y completos como:

Cantidad de documentos creados y procesados por dependencias y usuarios.
Tiempo promedio de estada de documentos en cada etapa del proceso.
Tiempo de vida total de cada documento, desde su creacin hasta su archivo.

Estos informes son configurables y extensibles, sin requerir programacin para ello.


Inteligencia de Negocios incorporada a la interfaz de INTEGRADOC
De forma similar, y completamente integrada a su espacio de trabajo, el usuario
puede acceder a los indicadores de rendimiento en tiempo real, lo cual permite
monitorear las principales variables sobre el trabajo en curso.

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Entre los indicadores ya configurados destacan:

Documentos en procesos (pendientes para el usuario).
Documentos en su Bandeja de pendientes esperando ser procesados.
Tiempo promedio de espera en su Bandeja de pendientes.


Representacin grfica de Indicadores de Rendimiento en Tiempo Real (KPIs).
Adems de los indicadores de cada usuario particular, existen otros generales que
aplican a toda la organizacin, posibilitando responder tempranamente cuando se
produzcan situaciones que lo ameriten (cargas imprevistas, demoras, etc.).


Ilustracin 1 Tablero de Control (Dashboard) de indicadores globales.

Los usuarios configuran, construyen y emiten sus propios reportes y grficos en el
sistema o los exportan a PDF y MS Excel. Definen sus Indicadores (KPIs) y las
alertas a dispararse (mail & SMS) cuando alcanzan los umbrales definidos.
4 Opti mi zaci n de l os Procesos Document al es
Los indicadores de rendimiento, junto con herramientas de alto nivel para la
modificacin de los procesos, hacen que INTEGRADOC sea un facilitador insustituible
para mejorar continuamente los procesos, como propone la disciplina de BPM.

La metodologa de implantacin contempla la evolucin y mejora continua,
permitiendo que los propios funcionarios de la organizacin definan, ajusten y
optimicen sus propios procesos, sin involucrar largos ciclos de programacin/prueba.
Esto permite introducir pequeas mejoras muy rpidamente y reiniciar el ciclo,
mostrando resultados que alienten y refuercen la mejora continua.

El involucramiento de los dueos de los procesos en todas las etapas es parte
fundamental de la metodologa de trabajo al implantar INTEGRADOC. De esta forma
se generan lderes internos que asegurarn la calidad de los procesos
implementados al tiempo que sern referentes para los dems funcionarios.

La propuesta metodolgica se complementa con el compromiso del fabricante de
INTEGRADOC de mantener relaciones a largo plazo con cada cliente, liberando
nuevas versiones peridicamente que atienden nuevos requerimientos y necesidades.
I nnovaci n y excel enci a.
INTEGRADOC est desarrollado con altsimos estndares de innovacin y excelencia.
Las soluciones basadas en INTEGRADOC proveen nuevas y ms eficientes formas de
realizar tareas que involucran el flujo de documentos dentro de las organizaciones.

El producto INTEGRADOC, incorporando diferentes tecnologas de
ltima generacin y habiendo probado su efectividad en
organizaciones reales de mediano y gran porte, obtuvo el Premio
Nacional de Innovacin 2010 (coordinado por la Agencia Nacional de
Investigacin e Innovacin del Uruguay - ANII).


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Gobi erno el ectrni co.
INTEGRADOC da soporte completo a los instrumentos ms importantes para el
Gobierno Electrnico, como son los expedientes electrnicos, los trmites
electrnicos; y el domicilio electrnico que facilita el intercambio de documentos e
informacin con el ciudadano.


Domi ci l i o el ectrni co
El domicilio electrnico funciona como un buzn, donde el ciudadano (o destinatario
en general) recibe toda la documentacin e informacin de forma electrnica. Siendo
as, el domicilio electrnico contribuye sustancialmente al objetivo estratgico de
extender la disponibilidad y uso de trmites y servicios electrnicos.

En el Uruguay, la Agencia de Gobierno Electrnico (AGESIC), confi en INTEGRADOC
la implementacin de un Domicilio Electrnico a nivel nacional. Mediante ste, todos
los organismos del pas (empresas pblicas, administracin central, etc.), podrn
notificar, comunicar e intercambiar informacin electrnicamente con toda persona
fsica, empresas u otros organismos pblicos. Y lo ms importante, se unifica en un
nico punto toda la documentacin para el destinatario, independiente de dnde
provenga.
Trmi tes el ectrni cos
Aprovechando INTEGRADOC, implantar trmites electrnicos en la administracin
pblica es una opcin real y eficaz, que proporciona celeridad a los trmites
administrativos, los simplifica, permite un mayor control y posibilita evaluar su
funcionamiento objetivamente. Algunos ejemplos instrumentados:

Registro, evaluacin y certificacin de profesionales, productos, servicios y
locales comerciales e intercambio de la documentacin relacionada.
Pagos en lnea de trmites que quedan a la espera de que se realicen
Solicitudes de copias digitales de documentacin
Envo de proyectos para evaluacin y aprobacin
Soporte a Gerencia y Direccin: minutas, actas, resoluciones.
Expedi ent e El ectrni co
El expediente electrnico, mantiene el espritu de esta forma documental, pero
eliminando los principales inconvenientes del papel, sus costos, aumentando la
transparencia y eficiencia en la gestin trabajando distribuida y concurrentemente.

Tambin permite aumentar la seguridad y confidencialidad de la informacin. Al no
trasladarse los papeles, se genera una menor huella ambiental y se reducen las
necesidades de almacenamiento y cuidado para los archivos fsicos.
Mdul o de Acceso a l a i nf ormaci n pbl i ca
Permite clasificar los documentos, sean nuevos o ya existentes en el organismo. Una
vez clasificada, permite que el ciudadano solicite informacin mediante un
mecanismo 100% electrnico y trazable. La solucin incluye herramientas para
analizar estadsticamente el funcionamiento del proceso y emitir los informes
exigidos por la Ley.

Empleando este mdulo, la Corporacin Nacional para el Desarrollo obtuvo la primera
edicin del Premio Nacional a la Transparencia Premio Nacional a la Transparencia Premio Nacional a la Transparencia Premio Nacional a la Transparencia, en Noviembre de 2012.
Gobierno Electrnico
Expediente
Electrnico
Trmites
Electrnicos
Domicilio
Electrnico
Soluciones para el sector pblico.
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Educaci n
Clientes de este sector han automatizado exitosamente procesos como:
Legajos de Alumnos, currculum, documentos personales.
Solicitudes de Revlidas, documentacin y resolucin adoptada.
Postulacin de Docentes, recepcin de curriculums y evaluacin.
Designacin de Docentes, con mltiples niveles de aprobacin.
Coordinacin de Actividades, materiales, recursos, presupuestos.
Acciones correctivas y preventivas en polticas de calidad.
Compras: solicitudes y autorizaciones de mltiples niveles.
Contratos con proveedores, condiciones, versiones, renovaciones.
Nuevas carreras: recepcin de ideas, evaluacin y desarrollo.
Solicitudes de Ttulos, revisin de requisitos y seguimiento hasta la entrega.


I ndustri a y Comerci o
Clientes de este sector han automatizado exitosamente procesos como:
Oportunidades comerciales, registro de inters, seguimiento de propuestas.
Control del delivery de productos ensamblados, ordenes de produccin,
planos asociados, tiempos de entrega y alertas.
Checklist de puestos de trabajo para cada operario y formulario de registro.
Gestin de incidentes en planta y flujo de accin posterior.
Acciones Correctivas y Preventivas de acuerdo a poltica de calidad.
Planes de Mejora, presupuesto, aprobacin y ejecucin.
Quejas, Reclamos y Sugerencias, de los clientes o distribuidores.
Contratos con clientes: condiciones, versiones, renovaciones.
Solicitudes de Licencias del Personal: aprobacin y registro.
Soporte a Direccin: actas de gerencia, resoluciones, minutas.
Fi nanci ero y Seguros
Clientes de este sector han automatizado exitosamente procesos como:
Documentacin de calidad: quejas, reclamos, sugerencias.
Inspeccin de bienes y documentacin de su estado (incluyendo fotos),
sean previas o post pliza.
Acciones correctivas y preventivas en polticas de calidad.
Controles preventivos y seguimiento de los hallazgos
Compras: Solicitudes y autorizaciones de mltiples niveles.
Recepcin de tickets de soporte informtico.
Contratos con proveedores y clientes, versiones, renovaciones, etc.
Nuevos Productos: recepcin de ideas, evaluacin y desarrollo.
Soporte a Directorio, actas de directorio y resoluciones.
Licencias del Personal: Solicitud y autorizacin.


Servi ci os Prof esi onal es
Clientes de este sector han automatizado exitosamente procesos como:
Evaluacin, clasificacin y Alta de Clientes.
Flujos de elaboracin, revisin y ajuste de Propuestas Comerciales.
Edicin colaborativa de entregables, flujos de revisin y aprobacin.
Documentos de Cierre de Proyectos, evaluacin post ejecucin.
Biblioteca Digital: artculos, publicaciones, documentos internos.
Gestin de Plantillas, centralizada y actualizada para ser reutilizados.
Contratos con clientes: condiciones, versiones, renovaciones.
Legajos de Profesionales: curriculum, documentos, ttulos.
Soporte a Direccin: actas de gerencia, resoluciones, minutas.

Soluciones para el sector privado
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INTEGRADOC INTEGRADOC INTEGRADOC INTEGRADOC puede funcionar tanto en un ambiente compuesto 100% por
software libre, como en un ambiente completamente basado en software
pago o una conjuncin de ambos.

INTEGRADOC INTEGRADOC INTEGRADOC INTEGRADOC se adapta a la infraestructura tecnolgica disponible en su
organizacin sin requerir nuevos productos ni la capacitacin de sus tcnicos
en nuevas tecnologas. Puede funcionar en modalidad de alta disponibilidad
con clusters de bases de datos y de servidores de aplicaciones.

INTEGRADOC INTEGRADOC INTEGRADOC INTEGRADOC est basado en tecnologas estndares, por lo que existe
disponibilidad de tcnicos y proveedores calificados en el mercado,
eliminando riesgos de tecnologas propietarias no ampliamente soportadas.
Pl ataforma tecnol gi ca
INTEGRADOC est basado en una plataforma diseada para manejar grandes
volmenes de datos, como son las bases de datos relacionales, en una arquitectura
JEE (Java Platform, Enterprise Edition). El servidor de aplicaciones empleado,
JBoss, es el primero de cdigo abierto y lder mundial, implementado en Java
puro y soportado por RedHat (su propietaria) y una red mundial de colaboradores.

El servidor INTEGRADOC funciona en sistemas operativos Microsoft Windows y
Linux. Puede utilizar diversas bases de datos relacionales como repositorio de
datos, como ser Microsoft SQL Server, Oracle, PostgreSQL y MySQL

Tanto el usuario final del sistema, como los administradores del mismo, pueden
acceder utilizando cualquier navegador estndar de Internet (Browser).
Simultneamente pueden existir usuarios y administradores accediendo a
INTEGRADOC mediante diferentes navegadores de Internet.

Las interfaces de usuario y de administracin son accesibles mediante su browser
preferido (Internet Explorer, Mozilla Firefox , Google Chrome ). As se
reduce el costo de despliegue inicial y mantenimiento de los puestos de trabajo.

Configuraciones posibles y aspectos tcnicos
Arqui t ectura Ori ent ada a Servi ci os (SOA)
Basado en una Arquitectura orientada a Servicios, es integrable a otros sistemas y
organizaciones mediante la utilizacin de mecanismos estndares mundialmente
aceptados. Esto le permite mantener la inversin en su infraestructura tecnolgica y
sistemas actuales, aprovechndolos al mximo e integrndolos con las nuevas
soluciones de gestin de flujos documentales que implemente.
Modal i dad de Software como Servi ci o (SaaS)
Bajo esta modalidad, la organizacin no requiere un rea especializada para
mantener y dar soporte al software, como tampoco adquirir las licencias del mismo,
sino que renta el servicio completo a INTEGRADOC. As se reducen costos y riesgos
operativos, se mejora la estructura de renta y se facilita focalizar en simplemente
utilizar INTEGRADOC para alcanzar los objetivos de negocio.
Aspectos Tcnicos
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Servi ci os Prof esi onal es

La gestin de procesos de negocios (BPM) aplicada a los documentos de la
organizacin, puede responder a una iniciativa estratgica de toda la organizacin, o
a una iniciativa tctica para resolver una necesidad puntual.

En cualquiera de esos casos, si necesita asesoramiento profesional para implantar
algunos de los procesos documentales de su organizacin, nuestro equipo de
profesionales y de nuestros asociados de negocios, podrn ayudarle.


Servicios Profesionales relacionados.

En estos escenarios, INTEGRADOC ser acompaado con metodologas desarrollas
por nuestros profesionales y perfeccionadas durante ms de 10 aos de intensa
actividad empresarial y acadmica, respaldadas por artculos en decenas de
publicaciones internacionales y libros de difusin mundial.

Nuestra experiencia, metodologas y estrategias de implantacin son de gran valor
para garantizar una evolucin exitosa y gradual a travs de los diferentes niveles de
madurez en la gestin electrnica de documentos, involucrando en todas las etapas
los roles de la organizacin que son dueos y expertos en dichos procesos.


Entrenami ent o

INTEGRADOC es un producto completo para la gestin de los flujos de documentos y
trmites electrnicos, que no requiere programacin para configurar nuevos tipos de
documentos, ingresar los parmetros de los mismos y configurar sus rutas
preestablecidas. Estas tareas pueden ser desarrolladas completamente por
funcionarios de su organizacin en caso de as desearlo.

En orden de facilitar la capacitacin de su personal en estas tareas, se han
planificado programas de entrenamiento en diferentes modalidades y con diferentes
grados de profundidad, especialmente diseados para aprovechar al mximo las
prestaciones de INTEGRADOC.

En caso de que el nmero de participantes impida el desplazamiento fsico de los
mismos, se proveen alternativas para realizar los programas de capacitacin en lnea.


Entrenamiento en INTEGRADOC

En caso de estimarlo pertinente, el entrenamiento puede abarcar tambin aspectos
relacionados a la normativa legal vigente y cmo utilizar INTEGRADOC para darle un
adecuado soporte.

Servicios Relacionados.
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La siguiente tabla mapea las caractersticas fundamentales de INTEGRADOC con
beneficios reales y concretos para su organizacin.

Funcionalidad /
Caracterstica
Beneficio para la Organizacin
Producto vertical. Producto ya construido y probado. Provee un rpido retorno de
la inversin, dado que en un corto periodo de tiempo y con una
inversin acotada se obtienen resultados tangibles y medibles.
Gestor de
Procesos de
Negocios (BPMS)
integrado.
Permite administrar los flujos de documentos utilizando
herramientas de alto nivel. De esta forma, es posible modificar
los usuarios, roles y sus permisos, as como los flujos de
trabajo utilizando herramientas grficas y sin requerir
programacin. Esto se traduce en menores tiempos y costos de
implantacin, dotando de agilidad al mantenimiento,
optimizacin y evolucin continua de los procesos.
Gestor documental
integrado.
Permite centralizar todos los documentos y trmites de la
organizacin, con acceso uniforme y seguro. Elimina el soporte
en papel, reduciendo los costos (papel, impresoras, insumos,
almacenamiento, tiempos de bsqueda y recuperacin) y
riesgos (incendio, robo, deterioro). Permite la edicin integrada
al navegador de Internet de los archivos adjuntos, as como el
manejo de sus versiones facilitando el trabajo colaborativo.
Inteligencia de
Negocios (BI) y
Monitoreo de
Actividades de
Negocios (BAM)
integradas.
Permite analizar el negocio objetivamente, obteniendo
indicadores de gestin histricos y de tiempo real tiles para la
toma de decisiones. La herramienta ya est integrada y
configurada (no requiere gastos extras). Los reportes y cubos
de anlisis bsicos ya se encuentran predefinidos para ser
utilizados, personalizados y explotados inmediatamente.



Desde el punto de vista tecnolgico, INTEGRADOC incorpora caractersticas
relevantes que reducen el costo total de propiedad y facilitan su evolucin.

Funcionalidad /
Caracterstica
Beneficio para la Organizacin
Basado en estndares
abiertos.
Dado que cumple con estndares internacionales, es
fcilmente integrable a la plataforma tecnolgica
disponible en su empresa, evitando costosos servicios para
lograrlo.

A diferencia de tecnologas propietarias no ampliamente
difundidas, las empleadas por INTEGRADOC cuentan con
personal y proveedores disponibles en el mercado,
reduciendo as el riesgo y costo total de propiedad.
Multiplataforma en
Sistema Operativo y
Base de Datos.
INTEGRADOC puede funcionar con diferentes sistemas
operativos y bases de datos, de licenciamiento gratuito o
pago, sin requerir incurrir en costos de incorporar nuevas
tecnologas y capacitar al personal de IT.
Posibilidad de funcionar
ambiente 100% open.
En caso de ser la poltica elegida, INTEGRADOC funcionar
en una infraestructura informtica basada totalmente en
productos abiertos o gratuitos, reduciendo los costos
iniciales y de mantenimiento posterior de licencias.
Producto de desarrollo
propio.






A diferencia de otras compaas, tenemos gran agilidad
para liberar nuevas versiones e introducir mejoras en los
productos que satisfagan necesidades concretas de
nuestros clientes. Nuestro staff ejecutivo tiene como
principal premisa atenderle directamente si es necesario,
en una sociedad tecnolgica a largo plazo sociedad tecnolgica a largo plazo sociedad tecnolgica a largo plazo sociedad tecnolgica a largo plazo.

Resumen de Beneficios.
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INTEGRADOC es Marca Registrada de Kepler Limitada, (Montevideo, Uruguay).
Av. Dr. Francisco Soca 1531, CP 11600, Montevideo, Uruguay. Tel. [598] 2706 9502.
Todas las dems marcas incluidas en este documento son propiedad de sus respectivos dueos.