Suministro de medicamentos e insumos para la salud Estrategia:

Entrega directa en puntos de consumo

Manual de implantacin

Centros de Salud Proveedor Hospitales

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

2007

Contenido

Objetivo

Pasos a seguir para implantar el modelo de entrega directa a puntos de consumo:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Seleccionar el proceso licitatorio Seleccionar los puntos de consumo aptos Analizar la normatividad Adaptar bases de licitacin Convocar y licitar Adecuar los procesos administrativos de recepcin Dar seguimiento al proceso de recepcin de medicamentos Monitorear, evaluar y comunicar el proceso
2007

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

OBJETIVO

El objetivo principal del modelo de distribucin entrega directa en puntos de consumo es mejorar el abasto de medicamentos El modelo de distribucin consiste en que el proveedor realice entregas directas de medicamentos en los puntos de los estados / instituciones de mayor consumo Las entregas directas de medicamentos estarn basadas en las necesidades reales identificadas por los puntos de consumo Para poder instrumentar este modelo, requieren considerarse algunas caractersticas en las bases de licitacin

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

2007

El objetivo principal del modelo de distribucin entrega directa en puntos de consumo es mejorar el abasto de medicamentos

Objetivo principal

Forma de lograr el objetivo principal Solicitar y recibir medicamentos con base en las necesidades reales de demanda y existencias de los puntos de consumo Disminuir tiempos de respuesta al eliminar eslabones en la cadena de abasto Optimizar los inventarios al disminuir los niveles y las prdidas de caducidad

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

2007

El modelo de distribucin consiste en que el proveedor realiza entregas directas de medicamentos en los puntos de los estados/instituciones de mayor consumo

Modelo tradicional
Proveedor Almacn estatal/central Almacenes jurisdiccionales/ delegacionales Hospitales/ Centros de salud

Modelo de entrega directa en puntos de consumo

Proveedor Almacenes Almacn jurisdiccionales/ estatal/central delegacionales Hospitales/ Centros de salud

Tradicionalmente el proveedor realiza entregas a

almacn estatal/central El Almacn estatal/central entrega a almacenes jurisdiccionales/delegacionales e inclusive a algunos hospitales/centros de salud

El proveedor entrega al almacn estatal/central, los principales almacenes jurisdiccionales/delegacionales y los hospitales y centros de salud de mayor consumo El almacn estatal/central entrega a los almacenes jurisdiccionales/delegacionales y puntos de consumo a los que generalmente entregaba y que el proveedor no entrega de forma directa Los almacenes jurisdiccionales/delegacionales entregan al resto de los puntos de consumo
2007

Los almacenes jurisdiccionales/delegacionales entregan a hospitales y centros de salud

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

Las entregas directas de medicamentos deben basarse en las necesidades reales identificadas por los puntos de consumo

Punto de consumo Solicitud de requerimientos Genera necesidades y entrega solicitud de requerimientos a entidad central

Entidad central

Proveedor

Pedidos Recibe pedidos Planea estrategias Entrega medicamentos a puntos de consumo

Recibe solicitud de requerimientos y valida Genera pedidos

Medicamentos
Suministro de medicamentos e insumos para la salud
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En resumen: logros que pueden alcanzarse y costos adicionales

Logros Aumentar el porcentaje de recetas surtidas Ampliar la frecuencia de entrega Reducir el tiempo de respuesta Mayor cumplimiento de proveedores Menores niveles de inventario Menores prdidas por merma y caducidad

Logros

Costo adicional estimado en 7% 1)

1) Piloto realizado en el estado de Campeche en 2003.

Suministro de medicamentos e insumos para la salud
2007

Pasos para instrumentar el modelo de entrega directa a puntos de consumo

1.

Seleccionar el proceso licitatorio en el que se instrumentar el nuevo modelo Seleccionar los puntos de consumo que pueden a recibir de manera directa Analizar la normatividad para identificar las modificaciones que se requerirn realizar a las bases de licitacin Realizar unas bases de licitacin adecuadas al nuevo modelo a implantarse Convocar y licitar, para lo cual es muy importante difundir el proceso licitatorio extensamente Adecuar los procesos administrativos para que los puntos de consumo reciban medicamentos directamente Dar seguimiento al proceso de recepcin de medicamentos Monitorear, evaluar y comunicar el proceso
2007

2.

3.

4.

5.

6.

7. 8.

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

Para instrumentar este modelo deben llevarse a cabo un proceso de ocho pasos con una duracin aproximada de 16 semanas

Plan de implantacin
1 Seleccionar proceso licitatorio 3 Analizar normatividad 8 Monitorear, evaluar y comunicar el proceso 2 Seleccionar puntos de consumo 4 Adecuar bases 6 Adecuar puntos de consumo 5 Convocar, licitar y obtener fallo Recibir medicamento 7

Tiempos Semana 0
Suministro de medicamentos e insumos para la salud

Semana 2

Semana 6

Semana 12

Semana 16
2007

Seleccionar el proceso licitatorio en el que se instrumentar el modelo

Caractersticas del proceso licitatorio

Proceso licitatorio de un monto representativo a las compras que realiza el estado, con el objetivo de que sea atractivo para los proveedores Proceso licitatorio que sea conocido por los proveedores, con el objetivo de que se encuentren preparados para el nuevo modelo

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

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Seleccionar los puntos de consumo adecuados a recibir de forma directa

Caractersticas de los puntos de consumo a recibir de forma directa de proveedores Capacidad de recibir camiones de varios proveedores Cercana a carreteras principales o de continuo trfico

Racional Contar con infraestructura para que los proveedores puedan entregar medicamentos Solicitar a los proveedores una ruta de entrega razonable para tener precios razonables

Infraestructura

Requerimiento de volumen considerable de medicamentos

Consumo

Solicitar a los proveedores un volumen / monto razonable de entrega para tener precios razonables

Recursos Humanos
Recurso de un responsable de farmacia y/o administrador Recurso que se encuentre de tiempo completo en el punto de consumo Recurso con las habilidades y disponibilidad para capacitarse y realizar nuevos procesos

Contar con personal capacitado y especializado para que realice las nuevas actividades

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

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Analizar la normatividad para identificar las modificaciones que se necesitan en las bases de licitacin

Objetivos del anlisis de la normatividad Identificar los problemas que pueden resolverse Acordar cambios con las autoridades competentes: contralora y jurdico Eliminar posibles restricciones en la normatividad y la forma en la que pueden resolverse

Caractersticas a identificar en la normatividad

Porcentaje mnimo a adquirir con un contrato abierto Porcentaje mximo de aumento del contrato Requisitos estatales del padrn de proveedores Plazo mnimo o mximo de pago Capacidad de realizar sanciones monetarias a los proveedores por incumplimiento del contrato
2007

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

Realizar unas bases de licitacin adecuadas al modelo a implantarse

Principales adecuaciones a las bases de licitacin Adecuaciones

Objetivos de las adecuaciones

Contrato abierto, con un 60% como mnimo Entregas directas en los puntos de consumo ms importantes Entregas ms frecuentes con tiempos de respuesta menores a quince das hbiles Sancin igual al sobreprecio de adquirir el medicamento por una va alterna

Mejorar el nivel de servicio al flexibilizar lo que se pide, al mismo tiempo que se le da seguridad de compra al proveedor Eliminar eslabones en la cadena de abasto

Mejorar el nivel de servicio al reducir tiempos de respuesta Aplicar una sancin que represente el costo real de un bajo nivel de servicio

Cada entidad deber validar la factibilidad normativa de estas recomendaciones, pudiendo optar por otras opciones, tal como contrato cerrado o sancin con porcentaje
Suministro de medicamentos e insumos para la salud
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Convocar y licitar, para lo cual es muy importante difundir el proceso licitatorio ampliamente

Canales de difusin de los procesos licitatorios

Compranet/Pgina de internet Envo de correos electrnicos y faxes a proveedores y a cmaras y asociaciones Seguimiento con llamadas a proveedores, cmaras y asociaciones Publicacin en el Diario Oficial Federal, Gaceta local oficial, etc.

La difusin del proceso licitatorio traer una mayor participacin de proveedores, permitiendo que los precios de compra y el nmero de claves desiertas no se incrementan
Suministro de medicamentos e insumos para la salud
2007

Adecuar los procesos administrativos para que los puntos de consumo reciban medicamentos directamente

Principales adecuaciones de procesos

1. Modificacin de la hoja diaria 2. Registro de histricos de demanda real 3. Llenado del formato de control de demanda y existencias 4. Control de contratos abiertos

Descripcin de las adecuaciones principales

Inclusin en la hoja diaria del mdico del medicamento y nmero de unidades prescritas Registro en farmacia del total del consumo y desabasto por clave Formato que considera las necesidades reales y las existencias actuales para determinar lo que el punto de consumo solicitar durante el periodo Registro y validacin de los montos mnimos y mximos solicitados por cada partida Formato oficial para solicitar medicamento a los proveedores

Objetivos de las adecuaciones

Controlar la demanda Identificar necesidades reales por punto de consumo Crear histricos reales Apoyar al punto de consumo en la solicitud de unidades para el siguiente pedido Apoyar a la unidad central a monitorear la eficiencia en la administracin de inventarios de los puntos de consumo Controlar montos mnimos y mximos solicitados por contrato y proveedor Preparar a los puntos de consumo a recibir de forma directa Crear un formato oficial de pedidos ante proveedores y puntos de consumo
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5. Recepcin del pedido

Permite a los puntos de consumo validar y responsabilizarse por la calidad y cantidad de medicamento que reciben

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

Son cinco formatos los que deben utilizarse a fin de adecuar los procesos
Proceso de entrega directa en puntos de consumo
Prescripcin Prescripcin Histricos de demanda real

Paciente Doctor Prescribe Registra caso y medicamentos en hoja diaria Recibe prescripcin y solicita medicamentos en farmacia

Responsable de Farmacia Surte medicamentos, en su caso Registra histricos de demanda real

rm a fi ada s nto e m

Responsable de Almacn del Punto de Consumo Registra histricos de demanda en el formato de control de demanda y existencias Identifica existencias Determina unidades a solicitar Enva formato de control de demanda y existencias a almacn central Recibe medicamentos y firma factura
Pedido

ur act F

e M

dic

Proveedor Recibe pedidos Entrega medicamentos Recibe factura firmada por responsable de almacn Entrega factura a nivel central

Formato de control de demanda y existencias Pedido

Responsable de Almacn Central Recibe formato de control de demanda y existencias Monitorea a llenado de formato Registra formato de contrato abierto Realiza pedidos y enva
2007

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

La modificacin a la hoja diaria permitira llevar un mejor control de la demanda

Modificacin a la hoja diaria de consulta externa

Sispa-ss-01-p

D. G. I. E. D .

Hoja Diaria de Consulta Externa

Program a Control Prenatal Enf. Cronicodegenerativas Numero de asistencia en el ao Estado de nutricin M enor de 5 Con desnutricin Obesidad y sobrepeso Consulta a puerpera Hidratacin Ira Oral M enor De 5 Diarrea Trata aguda m enor M iento de 5 Nm ero de sobres Implante subdrmico Inyectable bimensual Planificacin Fam iliar M todo Aten cin Can Cer

Fecha:

|___|___ |___|___ |___ |___

Dia m es ao

Unidad Jurisdiccin Enf. Transmisibles Localidad Servicio Subsecuente Nombre Edad Tipo m ed |__| enf |__| taps |__| no. Nom bre y/o expediente

Detecciones

Trata M iento Fam i Liar

DerechoHabiente

Tratam iento

Planificacin familiar

Otras enfermedades

Segundo trimestre

Medicamento(s) / clave(s)

Primer trimestre

Consulta a sanos

Solo sintomtico

Tercer trimestre

Anlisis clnicos

Con antibitico

Hipertension arterial

Sobres en promocin

Sexo

Diu

Diagnstico 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

10

11 12 13 14

15 16 17 18

10

11 12 13 14

15 16 17 18

10

11 12 13 14

15 16 17 18

10

11 12 13 14

15 16 17 18

10

11 12 13 14

15 16 17 18

10

11 12 13 14

15 16 17 18

10

11 12 13 14

15 16 17 18

10

11 12 13 14

15 16 17 18

10

11 12 13 14

15 16 17 18

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

Otro

Oral

10

11 12 13 14

15 16 17 18

Nmero de unidades

Parasitosis intestinal

Inyectable mensual

Alto riesgo

Moderada

Diabetes mellitus

Contrarreferido

Seguro popular

Normal

Cervicouterino

Grave

Recuperados

Tuberculosis

Preservativo

Primera vez

Subsecuente

Leve

Primera vez

Quirrgico

Escabiasis

Proesa

Obesidad

Referido

Ninguno

Issste

Mama

Plan b

Imss

Plan a

Plan c

Otras

Sifilis

2007

En farmacia se debe llevar un paloteo de consumo y desabasto con el objetivo de registrar histricos de demanda real

Formato de histrico de demanda real

Unidades surtidas: consumo, lo que se prescribi y surti en el mes Unidades no surtidas: desabasto, lo que se prescribi y no pudo surtirse en el mes por no tenerse en inventario

Clave 101 104

Nombre cido Acetilsaliclico Tabletas 500mg Paracetamol (Acetaminofn) Tabletas 500mg

Presentacin Envase con 20 Envase con 10

Unidades surtidas (a) IIII IIIII IIIII II

Total de unidades surtidas 4 12

Unidades no surtidas (b)

Total de unidades no surtidas

IIIII II

Para formar el histrico de demanda real es muy importante que se registre tanto las unidades surtidas como las no surtidas
Suministro de medicamentos e insumos para la salud

De clic aqu para obtener la plantilla para registrar demanda real

2007

Con el formato de histricos de demanda real, el responsable de almacn debe llenar el formato de control de demanda y existencias
De clic aqu para obtener la plantilla para controlar demanda y existencias

Formato de control de demanda y existencias

Unidades recetadas: consumo, lo que se prescribi y surti en el mes Unidades no surtidas: desabasto, lo que se prescribi y no pudo surtirse en el mes por no tenerse en inventario

Demanda: la suma de las unidades surtidas y las no surtidas (consumo y desabasto)

Cla ve

Nombre

Presentacin

Unidades surtidas (a)

Unidades no surtidas (b)

Demanda (a + b) (c)

Fondo (c * 2) (d)

Existen cia actual (e)

Solicitud del mes (d-e)

101

cido Acetilsaliclico Tabletas 500mg Paracetamol (Acetaminofn) Tabletas 500mg

Envase con 20

104

Envase con 10

12

19

38

38

Fondo: inventario requerido a principios de mes; representa el doble de la demanda del mes, por lo que se multiplica demanda total * 2
Suministro de medicamentos e insumos para la salud

Existencia actual: inventario fsico final

Solicitud del mes: nmero de unidades solicitadas al proveedor para el siguiente mes; representa el fondo menos la existencia actual
2007

El formato de control de demanda y existencias debe cumplir ciertas caractersticas

Proceso para el llenado del formato

Llenar el formato de control de demanda y existencias de forma mensual, realizando el corte a ms tardar el 25 de cada mes
Solicitar la firma/autorizacin de la solicitud de compra al director administrativo de la unidad / punto

Factores crticos de xito

Llevar a cabo rigurosamente el paloteo de consumo y desabasto

Hacer llegar a almacn central el formato de control de demanda y existencias por fax el primer da hbil de cada mes
Recibir confirmacin de almacn central de las cantidades pedidas al proveedor para ser entregadas al punto

Plasmar la demanda real (consumo y desabasto)

Validar la existencia fsica real inventarios al da de llenar la solicitud

de

Proporcionar retroalimentacin sobre el pedido realizado al proveedor

La confirmacin se realizar mediante el envo por fax de una copia del pedido enviada al proveedor

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Para identificar los lmites a gastar por clave, almacn central debe llevar un formato de control de contratos abiertos antes de realizar cualquier pedido
De clic aqu para obtener la plantilla para control de contratos abiertos

Formato de control de contratos abiertos

Datos a obtener del contrato Clave 101 Nombre cido Acetilsaliclico Tabletas 500mg 104 Paracetamol (Acetaminofn) Tabletas 500mg Unidades totales solicitadas: unidades solicitadas en total durante el periodo licitatorio
Suministro de medicamentos e insumos para la salud

Porcentaje del total mximo: porcentaje del mximo que se ha solicitado en total Unidades totales solicitada s 36,000 % del total mximo 20% Mximo de unidades adicionales a solicitar 144,000

Presentacin Envase con 20

Proveedor Laboratorios X, S.A.

Unidades mnimas 150,000

Unidades mximas 180,000

Envase con 10

Distribuidor Y, S.A.

240,000

290,000

87,000

30%

203,000

Mximo de unidades adicionales a solicitar: unidades adicionales que todava pueden solicitarse al proveedor
2007

Dar seguimiento al proceso de recepcin del pedido

Proceso para la recepcin de un pedido: Siete pasos
1.

Recibir una copia del pedido por parte del proveedor Revisar la hoja del pedido contra la confirmacin recibida por parte del almacn Llamar a almacn central para aclarar, en caso de diferencias

2.

3.

4.

Revisar que la entrega fsica cumpla con las siguientes caractersticas: El empaque apropiado y completo Las cantidades exactas marcadas en el pedido de cada clave solicitada Las fechas de caducidad Slo en caso de que se cumplan todas las caractersticas fsicas se fechar, firmar y solicitar la firma del administrador del almacn del pedido y de la factura para despus entregarle ambos originales al proveedor En caso de no cumplir con todas las caractersticas, se mantendrn las cantidades que se encuentren con la suficiente calidad de proveerse al paciente, pero no se firmar ni el pedido ni la factura hasta que el proveedor regrese y cumpla con las caractersticas Adicionalmente, deber informrsele a almacn central si existe desabasto de algn medicamento fuera de los tiempos marcados y/o si el proveedor no ha entregado los medicamentos en un mximo de 10 das hbiles de haber entregado la solicitud de compra a almacn central
2007

5.

6.

7.

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

El formato del pedido se utiliza para solicitar medicamentos a los proveedores1)

NUM ERO DE PEDIDO

FECH A DE PEDIDO

H OJA NUM ERO

PEDIDO
DATO S DEL PRO V EEDO R
NOMBR E

DIA

M ES

AO

HO JA DE :

M O TIVO DEL PEDIDO

LICITACION PU BLICA NACIONAL NUM .

FACTURAR A NO M BRE DE: R.F.C. ISD-960910-9M 3

INSTITUTO DE SERVICIO S DESCENTRALIZADO S DE SALUD PUBLICA DEL ESTADO DE CAMPECHE

D IR ECCION (CALLE )

NUMER O

CALLE 10 No. 286-A BARRIO DE SAN ROMAN, TELEFO NO : 6-53-03 CAMPECHE, CAMP., C.P. 24040

COLONIA

D ELE G. O E DO.

LP34059001-002-2003

LUGAR DE ENTREGA DEL PEDIDO:

H ORARIO: 8:00 A 14:00 HRS. DE LUNES A VIERNES.

C.P.

TE LEFONO:

LA FACTURA DEBERA CO NTENER IN VARIABLEM ENTE: PARTIDA 2503

CLAVE , LOTE Y FECHA DE CADUCIDAD

R .F.C. D E LA E MPR ESA

REN G.

CLAVE DEL ARTICULO

D E S C R I P C I O N

CANTIDAD

UNIDAD M EDIDA

PRECIO UNITARIO

IM PO RTE

EN M I C ARCTER D E REPRESENTANTE LEG AL D E LA EM PRESA M E CO M PRO M ETO A CUM PLIR CO N LAS ESPECIFICACIO NES Y CLAUSULAS D EL PRESENTE PED ID O (ESPECIFICAD AS AL REVERSO ), ASI CO M O CO N LAS BASES D EL CO NCURSO D EL Q UE D ERIVA.
(NO M BR E Y FIR M A.)

SUBTO TAL I.V.A. TO TAL

$0.00 $0.00 $0.00

IMPOR TE CON LETR AS

SO N: ( PESO S 00/100 M .N.)

CALE NDA RIO D E ENTRE GA

No. Y NOMBR E DE LA PAR TID A A PLICA CIN PRE SUPUE STA L

2503- M EDICINAS Y PRO DUCTO S FARM ACEUTICO S. PRO GRAM A NO RM AL

DR. ADRIAN DE JESUS M ELLADO GO NZALEZ SUBDIRECTO R DE RECURSO S M ATERIALES Y SERV . GENERALES.

1) Ejemplo de pedido del estado de Campeche.

Suministro de medicamentos e insumos para la salud
2007

En el reverso de la hoja del pedido, deben incluirse los requisitos para realizar entregas directas

NORMATIVIDAD PARA EL CUMPLIMIENTO DEL PEDIDO

I.- REQUISITOS PARA LA ENTREGA DE LA DOCUMENTACION: 1. 2. 3. 4. LOS PEDIDOS DEBERAN REMITIRSE CON CINCO COPIAS PRESENTAR REMISIONES EN ORIGINAL Y CINCO COPIAS DEBIDAMENTE REQUISITADAS. PRESENTAR LA FACTURA ORIGINAL CON CINCO COPIAS DEBIDAMENTE REQUISITADAS. PRESENTAR EL CERTIFICADO ANALITICO DEL PRODUCTO TERMINADO (CUANDO CORRESPONDA) TODA LA DOCUMENTACION SOLICITADA DEBERA CONTENER LAS REFERENCIAS DE LA LICITACION, PEDIDO, CANTIDADES Y FECHAS ASIGNADAS, SEGN CORRESPONDA. II.-REQUISITOS PARA LA RECEPCION DE LOS BIENES O INSUMOS MEDICOS 1. 2. LOS HORARIOS DE RECEPCION SERAN EN DIAS HABILES DE 8:30 A 14:00 HORAS.

2. 3. 4.

SOLO SE PERMITIRA CARTA COMPROMISO EN SUSTITUCION DE LA FIANZA CUANDO EL PEDIDO NO EXCEDA DE $15,000.00. EL PEDIDO PODRA RECINDIRSE O CANCELARSE CUANDO NO SE RECPCIONE LA FIANZA CORRESPONDIENTE EN EL PLAZO ESTABLECIDO. NO SE DARA COMO RECIBIDO LOS BIENES CUANDO: a)-NO CUMPLA CON LOS REQUIISITOS DE CALIDAD Y PRESENTACION SOLICITADOS. b) EL PRODUCTO O BIEN QUE SE RECEPCIONE EN NUESTRO ALMACEN, DESPUS DE LOS DAS DE ENTREGA COMPROMETIDOS POR EL PROVEEDOR O DE UN MXIMO DE DIEZ DAS EN CASO DE QUE EL PROVEEDOR INFORME LA TARDANZA A LA SUBDIRECCIN,, SER CONSIDERADO COMO INCUMPLIDO, SERA APLICADA LA SANCION CORRESPONDIENTE Y EL PEDIDO SERA CANCELADO. c).EL PEDIDO NO SEA ENTREGADO COMPLETO d) LA CADUCIDAD SEA MENOR A 24 MESES A PARTIR DE LA FECHA RE RECEPCION SOLICITADA. e) NO CONTENGA LA DOCUMENTACION SOPORTE DEL PEDIDO Y RECEPCION. LAS PRORROGAS SOLICITADAS ESTARAN SUJETAS A UN ANALISIS PREVIO PARA SU AUTORIZACION SEGN EL CASO. EL PAGO DE LOS BIENES SE REALIZARA DENTRO DE LOS 20 DIAS NATURALES APARTIR DE LA FECHA EN QUE HAYA CUMPLIDO TOTALMENTE CON LOS REQUISITOS DE ENTREGA Y DOCUMENTACION SOLICITADA EN CADA PEDIDO ADJUDICADO. EN CASO QUE EL PROVEEDOR NO AVISE DEL INCUMPLIMIENTO A LA SUBDIRECCIN Y CONCLUYA EL PLAZO DE RESPUESTA AL QUE SE COMPROMETI EN LA PROPUESTA TCNICA O LOS 10 (DIEZ) DAS HBILES QUE LE FUERON CONCEDIDOS COMO PLAZO PARA ENTREGAR EL MEDICAMENTO; LA SUBDIRECCIN COMPRAR LOS FALTANTES DE MEDICAMENTO EN FORMA DIRECTA A CUALQUIER FUENTE DE ABASTECIMIENTO. EL SOBREPRECIO QUE PUDIERA GENERARSE DE LA COMPRA EN LAS CONDICIONES SEALADAS EN EL PUNTO QUE ANTECEDE, LO ABSORBER EL PROVEEDOR.

LOS PRODUCTOS DEBERAN ENVIARSE EN CONDICIONES ADECUADAS, EN CASO DE INSUMOS QUE REQUIERAN REFRIGERACION DEBERAN ESTAR EMPACADOS EN CAJAS DE POLIURETANO CON REFRIGERANTES (ESTOS ULTIMOS DEBERAN ESTAR CONGELADOS AL 5. MOMENTO DE LA ENTREGA), LAS CAJAS COLECTIVAS DEBERAN ESTAR IDENTIFICADAS EN LA CARA FRONTAL Y CONTRALATERAL CON LOS SIGUIENTES DATOS SEGN CORRESPONDA: CLAVE, NOMBRE GENERICO, PRESENTACION, FORMA FARMACEUTICA, 6. LOTE, TOTAL DE UNIDADES QUE CONTIENE, FECHA DE CADUCIDAD Y/O FECHA DE FABRICACION, CUANDO EL PROVEEDOR SEA DISTRIBUIDOR, DEBERA ADICIONAR UNA ETIQUETA CON SU RAZON SOCIAL Y LA DEL FABRICANTE O LABORATORIO, CUANDO EL 7. PRODUCTO SE RECIBA POR MENSAJERIA LOS REQUISITOS DOCUMENTALES SON LOS MISMOS, PERO ES IMPORTANTE MARCAR CLARAMENTE EN CADA CAJA COLECTIVA LO QUE CONTENGA DE DOCUMENTACION Y BIENES. BASES.

III. INFORMACION ESPECIFICA QUE DEBERA CUMPLIR DE ACUERDO A LAS 1.

SE DEBERA TOMAR COMO FECHA ULTIMA DE ENTREGA DE LOS PRODUCTOS LA INDICADA EN EL PEDIDO

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

2007

Por otra parte, la factura debe revisarse y firmarse por los puntos de consumo

La fecha debe ser posterior al pedido

Los datos del instituto debern ser correctos

El nombre del proveedor deber corresponder con el del pedido

El nmero de pedido deber corresponder

La factura deber llevar nmero

La entrega siempre es parcial

Todos los datos debern corresponder con la entrega fsica

El precio debe ser el mismo que en el pedido La caducidad no debe ser menor a la establecida por normatividad Firma de Vo.Bo. del administrador del almacn

Sello con fecha del punto de entrega

Validar la vigencia de la factura

Subtotal y total matemticamente correctos

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

2007

Monitorear, evaluar y comunicar el proceso

Principales actividades a realizar Monitorear los procesos

Objetivos de las actividades Monitorear que los procesos adecuados se estn realizando en los puntos de consumo

Evaluar los indicadores

Evaluar las mediciones para identificar si ser necesario realizar modificaciones a los procesos y/o a la operacin en general

Comunicar el proceso

Comunicar a la organizacin sobre los nuevos cambios Preparar a las entidades afectadas a recibir y aceptar los cambios

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

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El monitoreo permite supervisar los procesos e identificar y corregir desviaciones

Procesos a monitorear de forma constante

La supervisin de los procesos implantados en los puntos de consumo y almacn central sobre:

Control de demanda con la modificacin de la hoja diaria Registro de histricos de demanda real Llenado y recepcin del formato de control de demanda y existencias Llenado y recepcin del formato de pedido Control de contratos abiertos

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

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Para evaluar el proceso e identificar reas de oportunidad, pueden medirse distintas variables

Tipo de mejor prctica

Mejor prctica a identificar

Evaluar el nivel de servicio proporcionado por cada proveedor

Variables a medir
Cumplimiento por proveedor Cumplimiento por nmero de unidades Cumplimiento por monto del pedido Sobreprecio

Nivel de servicio
Analizar el nmero ideal de unidades y monto a solicitar a los proveedores por pedido

Identificar la efectividad de las sanciones

Administracin de inventarios

Identificar los tiempos ideales de respuesta a solicitar al proveedor Evaluar la inversin en inventario en cada punto de consumo con el fin de disminuirlos en un futuro

Tiempo de respuesta al pedido Nivel de inventario

2007

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

Cada una de estas variables cuenta con una metodologa especfica de medicin
De clic aqu para obtener la plantilla para registrar el nivel de servicio

Tema

Variable Cumplimiento por proveedor Cumplimiento por nmero de unidades

Descripcin Se mide el nivel de servicio de cada proveedor Se mide la relacin que hay entre incumplimiento y nmero de unidades del pedido

Clculo Porcentaje: El numero de pedidos incumplidos vs. el nmero total de pedidos Porcentaje: El nmero de unidades entregadas en las fechas establecidas vs. el nmero de unidades totales de los pedidos. Se agrupan los rangos de cantidad de unidades con su respectivo porcentaje y se comparan. Porcentaje: El monto equivalente de las unidades entregadas en la fecha establecida vs. el monto total del pedido. Se agrupan los rangos de monto con su respectivo porcentaje y se comparan. Porcentaje: El precio adicional pagado por la compra alterna vs. el valor total del contrato

Objetivos Crear un histrico del nivel de servicio de los proveedores del estado Analizar si hay correlacin entre incumplimiento y nmero de unidades Crear un anlisis del punto de equilibrio en entregas de los proveedores Analizar si hay correlacin entre incumplimiento y monto del pedido Crear un anlisis del punto de equilibrio en entregas de los proveedores Cuantificar la pena convencional de sobreprecio propuesta en las bases
2007

Nivel de servicio

Cumplimiento por monto del pedido

Se mide la relacin que hay entre incumplimiento y monto del pedido

Sobreprecio

Se mide la magnitud de la pena convencional cobrada a los proveedores por cada incumplimiento

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

Cada una de estas variables cuenta con una metodologa especfica de medicin (continuacin)
De clic aqu para obtener la plantilla para registrar la administracin de inventarios

Tema

Variable

Descripcin Es el tiempo que trascurre en que el proveedor recibe el pedido y entrega el medicamento en el punto de consumo Nmero de unidades promedio en inventario por da

Clculo Se mide en das

Objetivos Medir cuanto tarda el proveedor en responder a un pedido para validar los tiempos que se proponen en las bases de licitacin Calcular el costo de oportunidad que implica el nivel de inventario

Tiempo de respuesta al pedido por proveedor por punto de Administracin consumo de inventarios Nivel de inventario

Se suma el inventario inicial, el inventario final y las entradas; y esta suma se divide entre dos

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

2007

De forma adicional, es importante mantener una constante comunicacin con las reas involucradas
Plan de comunicacin del proyecto

Objetivos de comunicacin

Mensajes clave

Audiencia Objetivo

Medios de comunicacin

Fecha estimada del compromiso

Desiciones clave o posibles riesgos Dueo del proyecto Avances generales del proyecto en el proyecto Avances Resultados del proyecto como resultados importantes del Secretario de Salud de la licitacin o de la entrega directa proyecto Cambios en los Modificaciones en los procesos Dir.y area admva. gerencias procesos actuales actuales de puntos de consumo
Cambios en la operacin Cambios en las bases de licitacin

Reportes y presentacin

Semanalmente Cada mes y medio aproximadamente

Capacitaciones y Despus de la manuales de procesos convocatoria de bases Capacitaciones y manuales de procesos Verbal (telfono, visitas) Junio x Julio x x x x x Despus de la convocatoria de bases Semanalmente

Modificaciones e impacto en sus procesos cotidianos de operacin Modificaciones e implantaciones en las bases de licitacin; retro alimentacipon de los nuevos procesos

Area administrativa operativa, incluyendo al personal sindical Proveedores

Ao Comunicacin con el dueo del proyecto Comunicacin con el secretario de Salud Comunicacin con directores y rea gerencial Comunicacin con el rea corporativa Comunicacin con proveedores
Suministro de medicamentos e insumos para la salud

Marzo x x x

Abril x x x x

Mayo x x x x

Agosto

Septiembre

x x

2007

En resumen, deben seguirse de forma rigurosa los ocho pasos para implantar el modelo de entrega directa en puntos de consumo

Factores crticos de xito

Realizar adecuaciones slidas a las bases de licitacin y al contrato

Capacitar a los puntos de consumo en los nuevos procesos y monitorear que se hayan implantado adecuadamente, tal como:

Paloteo de unidades surtidas y no surtidas

Llevar a cabo el plan de comunicacin, incluyendo una comunicacin constante con los proveedores para:

Comentar sobre modificaciones a realizarse en las bases de licitacin y adecuaciones realizadas a los procesos de recepcin en los puntos de consumo Recibir retroalimentacin de los puntos importantes incluidos en las bases de licitacin y el funcionamiento de los nuevos procesos Difundir los nuevos procesos licitatorios, con el objetivo de incrementar el nmero de oferentes

Suministro de medicamentos e insumos para la salud

2007