Universidad Mariano Glvez

1 Administracin II

Universidad Mariano Glvez De Guatemala Facultad de Ciencias De La Administracin Escuela de Administracin Administracin II Secc. B Lic.MBA Jonatan Orozco

Auditoria Administrativa

Mndez Rosales, Flor de Mara. .2922 12 - 03668 Alvarado Hernndez, Alba Julieta. 2922 12 - 03345 De Len Castillo, Bianca Briseida. 292212 - 09916 Racanac Figueroa, Josseline Viviana 2922 12 18329 Santa Lucia Cotzumalguapa 29 de septiembre del 2012

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Registro del Grupo

Nombre
Flor de Mara Mndez Rosales.2922 12 03668 Alba Julieta Alvarado Hernndez...2922 12 03345 Bianca Briseida De Len Castillo.2922 12 09916 Josseline Viviana Racanac Figueroa..........2922 12 18329

Coordinador
Alba Julieta Alvarado Hernndez

Evaluacin:
Participacin de cada integrante de 1 a 10 Flor de Mara Mndez Rosales Alba Julieta Alvarado Hernndez Bianca Briseida De Len Castillo Josseline Viviana Racanac Figueroa 10 10

10 10

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Fotografa del grupo Lighters

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Objetivos

General

Que el estudiante conozca el proceso de la auditora administrativa y la forma de conducirse en cada parte de dicho proceso.

Especificos
Que el estudiante conozca el concepto de auditora administrativa y su diferencia con otros tipos de auditora.

Que el estudiante aprenda a planificar una auditora administrativa. Que el estudiante conozca las normas tcnicas para ejecutar la auditora administrativa.

Que el estudiante sea capaz de efectuar un informe de auditora administrativa.

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Indice
Introduccin Marco conceptual Auditoria administrativa y sus bases Antecedentes Justificacin Marco Terico Auditoria administrativa Concepto de auditoria administrativa Objetivo de la auditoria administrativa Principios de auditoria administrativa Importancia de la auditoria Tipos de auditoria Diferencias de los tipos de auditorias Analogas y diferencias de autores Campo de aplicacin El auditor y sus principales caractersticas Definicin de la profesin y su especialidad Responsabilidad profesional Requisitos Normas de tica profesional tica Adaptacin de metodologa de auditoria administrativa Proceso de auditoria administrativa conclusiones Recomendaciones Beneficios a grupo investigador Referencias bibliogrficas 6 7 7,8,9,10 11 12 13 14 15 16 16,17,18,19 19,20 21 22 23 23 23 23 24 25 25,26,27 27,28,29 30 31 32 33

1 1.1 1.2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.4.1 3.5 4

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Auditoria Administrativa Introduccin

Auditoria proviene del latin auditorius, y de esta proviene la palabra auditor, que se refiere a todo aquel que tiene la virtud de or. La Auditoria es un examen crtico (pero no mecnico) que se realiza con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia de una seccin, un organismo, etc. La auditoria implica la preexistencia de fallas en la entidad auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorar la eficacia y eficiencia de una seccin o de un organismo. Las generalidades de la auditoria administrativa son a partir de la evolucin que ha tenido desde sus inicios en la auditoria financiera hasta su actual desarrollo en los cuales se tratara de los antecedentes histricos ms relevantes de los autores y sus contribuciones, as como un concepto que proporciona elementos suficientes para comprender su significado. En la metodologa la auditoria administrativa se tratara desde el momento que contacta el cliente, la realizacin del estudio preliminar donde se define el problema, el objetivo y el alcance del estudio, la negociacin del servicio, el programa de trabajo las tcnicas que se utilizaran, con la finalidad de obtener toda la idea necesaria para analizar y evaluar a fin de identificar las causas, deficiencias, problemas y proponer las alternativas de solucin

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Marco Conceptual
1. Auditoria administrativa y sus bases

1.1 Antecedentes
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La auditoria es una de las aplicaciones de los principios cientficos de la contabilidad, basada en la verificacin de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su nico objetivo. Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose conocimientos de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria. Acreditase, todava, que el termino auditor evidenciando el titulo del que practica esta tcnica, apareci a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.
2

Para distinguir y comprender la auditoria administrativa es necesario conocer lo que ha tenido desde sus inicios hasta el actual desarrollo. Al principio se sinti la necesidad de contar con informacin acerca del manejo y registro de los bienes, as nace la auditoria contable. El crecimiento de las empresas, contempla la necesidad de que exista una persona dentro de la organizacin que realice las funciones del auditor independiente, que revisara algunos procedimientos u operaciones, relacionados con los registros contables as se inicia la auditoria interna. La evolucin de la auditoria tiene como resultado la auditoria operacional que presenta la necesidad de evaluar la manera de cmo estn haciendo las cosas, es decir, aspectos operativos de algunas funciones de la empresa. La necesidad de evaluar aspectos netamente relacionados con la administracin origina una nueva evolucin en la auditoria, as nace la auditoria administrativa que es la tcnica que pretende evaluar como los dirigentes de la empresa estn utilizando la metodologa del trabajo que maraca la ciencia administrativa Es conveniente revisar las contribuciones de los autores que han incidido de manera ms significativa a lo largo de la historia de la administracin. HENRY FAYOL. (1925) Quien deca: El mejor mtodo para examinar una organizacin y determinar las mejoras necesarias, es estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la planeacin, la organizacin, el mando, la coordinacin, y el control estn adecuadamente atendidos. (1)

Citado por Joaqun Rodrguez en " Sinopsis de Auditoria Administrativa y Carlos E. Maya S. en Auditora Administrativa II. Pg. 28 Y 16 respectivamente 2 Rodrguez Valencia Op. Cit. Por Universidad Autnoma Del Estado de Hidalgo

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El enfoque de Fayol estaba hecho especficamente hacia la evaluacin del proceso administrativo con el objeto de detectar las fallas y determinar mejoras generales en la organizacin. En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sent las bases para lo que l llam "auditora administrativa", la cual, en sus palabras, consista en "una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable." Consideraba que la empresa peridicamente deba hacer un auto evaluacin (auto-auditoria) en todos sus aspectos y a la vista del medio empresarial. El Instituto de Auditores Internos de Norteamrica (1945), escribe sobre el Alcance de la Auditora Interna de Operaciones Tcnicas el cual es considerado como uno de los primeros escritos en el campo de la auditora administrativa.
3

ARTHUR H. KENT. (1848). Escribe un artculo sobre la Auditora de Operaciones por medio del cual trata de llamar la atencin sobre la existencia de otra rama de auditora operacional y la desliga del campo de la auditora administrativa. Dos aos despus, en 1955, Harold Koontz y Ciryl ODonnell, tambin en sus Principios de Administracin, proponen a la auto-auditora, como una tcnica de control del desempeo total, la cual estara destinada a "evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se encuentra, hacia dnde va con los programas presentes, cules deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos." LEONARD WILLIAM. (1957 ). Define el trmino de Auditora Administrativa como el examen comprensivo y constructivo de la estructura organizacional de una empresa, institucin o rama gubernamental, o de cualquier componente de las mismas, tales como una divisin o departamento as como de sus planes y objetivos, sus mtodos de operacin y la utilizacin de los recursos fsicos y humanos.(2) Este autor se convirti en pionero de la auditora administrativa al aplicar sus conceptos en el campo prctico. Aunque no establece ninguna distincin entre la funcin administrativa y la funcin operativa, sus ideas sirvieron de base a muchos autores que luego incursionaron en ste campo y trataron de aportar sus ideas al desenvolvimiento de la teora en auditora.
(2) CHado por Jorge Witmore en el _Manual del Administrador de Empresas. Pg. 1 - 61.

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El inters por esta tcnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar El Anlisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja productividad para establecer las bases para mejorarla" a travs de un mtodo que identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operacin de una organizacin. Transcurrido un ao, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la evolucin de la auditora administrativa: 1) Vctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y Procedimientos, en el cual presenta la contribucin de William P. Leonard con el nombre de auditora administrativa y, 2) The American Institute of Management, en el Manual of Excellence Managements integra un mtodo para auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando en cuenta su funcin, estructura, crecimiento, polticas financieras, eficiencia operativa y evaluacin administrativa.
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La Oficina General De Contabilidad De Los EE.UU. (GAO). Como entidad encargada del control, Audita o revisa los controles financieros o contables de departamentos y agencia, la eficiencia administrativa, la utilizacin de los recursos y la efectividad de los resultados de los programas. (3) Debido a su enfoque tan amplio se puede argumentar que en su actividad se conjugan tres (3) clases de Auditora: financiera, operacional y administrativa y es hacia donde debera tender el control fiscal que ejerce la Contralora en Colombia. El atractivo por el tema se extiende al mbito acadmico y, en 1960, Alfonso Meja Fernndez, de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Auditora de las Funciones de la Gerencia de las Empresas, realiza un recuento de los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una auditora administrativa. CARLOS ANAYA SANCHEZ. (MEXICO). Presenta unos conceptos generales y propone una metodologa para efectuar una auditora del proceso administrativo. Adems, establece unos cuestionarios para la evaluacin de la empresa en general y de sus funciones.

(3) Ibid. Pagina 1-62. Para ampliacin, consultar www.gestiopolis.com/auditoria-administrativa

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Por otra parte, en 1964, Manuel DAzaola S., de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Revisin del Proceso Administrativo, considera la necesidad de que las empresas analicen su comportamiento a partir de la revisin de las funciones de direccin, financiamiento, personal, produccin, ventas y distribucin, as como registro contable y estadstico. A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditora. Asimismo, precisa las diferencias entre la auditora administrativa y la auditora financiera, y desarrolla los criterios para la integracin del equipo de auditores en sus diferentes modalidades.

En 1966, Jos Antonio Fernndez Arena, presenta la primera versin de su texto La Auditoria Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditora administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia visin de la tcnica. En 1978, la Asociacin Nacional de Licenciados en Administracin, difunde el documento Auditora Administrativa, el cual rene las normas para su implementacin en organizaciones pblicas y privadas. Poco despus, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditora Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditora administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas de informacin. Otros Autores: En la actualidad son varios los autores que han desarrollado nuevos conceptos y procedimientos de auditora administrativa: Joaqun Rodrguez Valencia en Sinopsis de Auditora Administrativa. Fernndez Arenas, (2) J.A. en Auditora Administrativa y el Contador Pblico entre otros han planteado sus propios conceptos de Auditora Administrativa.

Para ampliacin, consultar www.gestiopolis.com/auditoria-administrativa

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1.2 Justificacin:

Esta investigacin surge como un proyecto de exposicin para enriquecernos y llegar a comprender aun ms el tema de auditoria administrativa tanto a nivel de equipo como al grupo universitario de administradores semestre 2, impartido en la facultad de Ciencias de Administracin, Santa Lucia Cotzumalguapa, dentro de la Licenciatura en Administracin. Determinando la vital importancia de lo que es hacer una auditoria en las organizaciones, sealar las fallas y los problemas; presentar sugerencias y soluciones Para ello la Auditoria les proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora, esta es la razn por la cual se decide auditar en una organizacin o empresa de tal modo ayudar hacer eficiente la situacin administrativa del rea. Y como estudiantes en Ciencias de la Administracin es necesario tener un basto conocimiento en esta rea y en los puntos de mejora que expone esta.

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Marco Terico
2.1 Auditoria Administrativa La Auditora Administrativa es una rama de la Auditora que tiene por objeto investigar, revisar y evaluar a la administracin de la empresa ya sea en forma total o por reas especficas para luego presentar un informe y dar las recomendaciones que se juzguen necesarias. Podemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. Es el revisar y evaluar si los mtodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con polticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en operacin de los reportes y asegurar que la organizacin los este cumpliendo y respetando. 6 La Auditoria Administrativa examen metdico y ordenado de los objetivos de una empresa de su estructura orgnica y de la utilizacin del elemento humano a fin de informar los hechos investigados. La auditoria es una revisin cuidadosa, sistemtica e independiente de las actividades desarrolladas en una empresa o industria en particular, cuyo objetivo es determinar si se ajusta a los planes previstos, o pre-establecidos, si se aplican eficazmente y son adecuados para alcanzar los objetivos.

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2.2 Conceptos de Auditoria Administrativa Entre los diversos autores encontramos los siguientes conceptos de auditoria administrativa: Joaqun Rodrguez Valencia: la auditoria administrativa es un examen detallado metdico y completo, practicado por un profesional de la administracin sobre la gestin de un organismo social. Consiste en la aplicacin de diversos procedimientos sobre la gestin de un organismo social. Consiste en la aplicacin de diversos procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en relacin con las metas fijadas, los recursos humanos, financieros y materiales empleados; la organizacin, utilizacin y coordinacin de dichos recursos; los mtodos y controles establecidos y su forma de operar.7 Carlos Anaya Snchez: la auditoria administrativa es la tcnica que tiene como objetivo revisar, supervisar y evaluar la administracin de una empresa.8 Para Enrique Benjamn Franklin F:Una auditoria administrativa es el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.9 En la presente investigacin el concepto de auditoria administrativa con la cual nos identificamos, es del autor Eduardo Marcillas Prez, el cual es el siguiente: la auditoria administrativa es la tcnica de control administrativo que examina sistemticamente e integralmente el grado de eficiencia en la aplicacin del proceso administrativo a las distintas funciones de una entidad, as como la manera de esta eficiencia influye en las actividades de las mismas.10 El concepto anterior hace nfasis en el desempeo de proceso administrativo en las funciones de la empresa.

7 8

Rodrguez Valencia, Joaqun Sinopsis de auditoria administrativa, Trillas Mxico, 2003 Rodrguez Valencia, Joaqun Op. Cit. 9 Franklin F, E. Benjamin, Auditoria administrative, Mc. Graw Hill, Mexico, 2001 10 Mancillas Prez, Eduardo, la auditoria administrativa enfoque cientfico Trillas Mxico 2001

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2.3 Objetivos de la Auditoria Administrativa a. Investigar y evaluar a la empresa en todas sus reas con nfasis en su parte administrativa. b. Precisar cmo est y hacia donde se va con la direccin que se le est dando a la empresa. c. Sugerir cambios a las polticas y mtodos de la administracin que se consideren obsoletos. d. Determinar el grado de compromiso de la gerencia con las polticas establecidas, con los planes y procedimientos, como medio de salvaguardar los bienes del negocio. e. Hacer recomendaciones adecuadas a las circunstancias Objeticos especficos: Control: Orientan los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. Productividad: Dirigen las acciones para optimizar el beneficio de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa establecida por la organizacin. Organizacin: Determinan que su curso apoye la definicin de la competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. Servicio: Representan la manera en que se puede comprobar que la organizacin posee un proceso que la enlaza cualitativamente y cuantitativa con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. Calidad: Orientan que tienda a elevar los niveles de desempeo de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos con el fin de producir bienes y servicios altamente competitivos. Cambio: Transforman en un instrumento que hace ms transparente y receptiva a la organizacin (flexibilidad.) Aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional con el fin de que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. Toma de decisiones: Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.11

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Federacion Nacional de colegios de licenciados en administracionA.C.Boletin tecnico006, cdigo de tica del licenciado en administracininternacional Thompson editores Mexico, 2000

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2.4 Principios de Auditoria Administrativa Vienen a ser parte de la estructura terica de sta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes:

Sentido de la evaluacin La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Mas bien se ocupa de llevara cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que aseguren: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica.

Importancia del proceso de verificacin Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar que es lo que s esta haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el supervisor piensan que esta ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.

Habilidad para pensar en trminos administrativos El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de un administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.12

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Para ampliacin consultar: www.gestiopplis.com/auditoria-administrativa

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2.5 Importancia de la Auditoria Administrativa Cul es la importancia de la Auditoria Administrativa? Su importancia: proporciona a los directivos de una organizacin un panorama sobre la forma como esta siendo administrada por los diferentes niveles jerrquicos y operativos, sealando aciertos y desviaciones de aquellas reas cuyos problemas administrativos revelados exigen una mayor o pronta atencin. La evaluacin del desempeo organizacional es importante pues permite establecer en qu grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la direccin. Adems de esto, tambin se valora la capacidad y lo apropiado a la prctica administrativa. Es necesaria una evaluacin integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propsitos que estn presentes en la organizacin. Debido a esto, cada auditoria administrativa deber realizarse de forma distinta dependiendo de la organizacin.

2.6 Tipos de Auditoria

a) Auditora externa o legal.

Externa: es aquella que es efectuada por una persona independiente o firma de contadores pblicos, es decir, el auditor no es un empleado del cliente. Su relacin con la administracin es estrictamente profesional. Se puede decir que la auditora Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un Contador Pblico sin vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de informacin de una organizacin y emite una opinin independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de informacin financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este.13

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b) Auditora interna. Interna: es aquella realizada por los empleados de una empresa que dependen de la administracin de la misma. Actividad continua y completa, desarrollada en una organizacin por personal perteneciente a la misma, y consistente en verificar la existencia de controles internos, as como vigilar su cumplimiento y proponer mejoras para la consecucin de los objetivos de dicha organizacin. Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz.

Naturaleza: Total y Parcial Total: es aplicable a todo el organismo social. Su finalidad primordial es un examen de
eficiencia administrativa que se efecta a toda la empresa. Ejemplo: Grupo Banamex-Accival.

Parcial: Slo a una parte del organismo social. Se concreta un rea exclusivamente, o
aun departamento, procedimiento, funcin etctera. Ejemplo: Departamento de nmina grupo Banamex Accival. Existen diferencias substanciales entre la Auditora Interna y la Auditora Externa, algunas de las cuales se pueden detallar as: En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditora Externa la relacin es de tipo civil. En la Auditora Interna el diagnstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditora Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa. 14 La Auditora Interna est inhabilitada para dar Fe Pblica, debido a su vinculacin contractual laboral, mientras la Auditora Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pblica.
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c) Auditoria Financiera Es el examen de los estados financieros elaborados por un contador pblico sobre libros de contabilidad, registros, documentacin complementaria y transacciones de la entidad examinada para determinar si los estados financieros presentan razonablemente la situacin financiera y los resultados de sus operaciones de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. d) Auditoria de operaciones Ocupa de la calidad de las operaciones y procedimientos, para lo cual revisa los registros de dichas operaciones, inclusive contables, y analiza la eficiencia y eficacia, as como los costos de las actividades y de problemas operativos. Revisa la manera en que se realizan las actividades de una funcin o de una unidad para evaluar si las operaciones y procedimientos se han efectuado de acuerdo con las normas establecidas en las empresas, es decir, compara los resultados contra las normas Tambin es llamada auditoria administrativa y se define como el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. e) Auditoria Administrativa Puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamento gubernamental, o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo de sus recursos humanos materiales. f) Auditoria de la legalidad Permite comprobar los elementos esenciales de derecho y requisitos previstos en las normas aplicables, para la debida validez y ejecutividad de los actos y procedimientos administrativos ordenados, tramitados o ejecutados por los entes fiscalizables. se verifica la debida fundamentacin y motivacin. se examina el conjunto de atribuciones indelegables y delegables, tramos de competencia, responsabilidad y control entre servidores pblicos. se identifican conductas contrarias a la ley que producen dao patrimonial. 15
15

CAIBANO, L.: Curso de auditora contable. 4. ed. Pirmide,

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g) Auditoria Gubernamental Es la revisin y examen que llevan a cabo las entidades fiscalizadoras superiores a las operaciones de diferente naturaleza, que realizan las dependencias y entidades del gobierno central, estatal y municipal en el cumplimiento de sus atribuciones legales. Sus objetivos son:

Evaluar la correcta utilizacin de los recursos pblicos verificando el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias. Determinar la razonabilidad de la informacin financiera. Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los resultados obtenidos en relacin a los recursos asignados y al cumplimiento de los planes y programas aprobados en la entidad examinada. Recomendar medidas para promover mejoras en la gestin pblica. Fortalecer el sistema de control interno de la entidad auditada. Cumplimiento deberes y atribuciones.16

2.7 Diferentes tipos de auditoria El siguiente cuadro esquematiza los diferentes tipos de auditoria que se pueden aplicar a una empresa en el que nos muestra las diferencias ms representativas entre las diferentes auditorias. Hace nfasis en los puntos ms representativos en los que destacan el alcance, su metodologa, su aplicacin y sus resultados.17

Madrid, 1996, pg. 53. 16 CAIBANO, L.: Curso de auditora contable. 4. ed. Pirmide, Madrid, 1996, pg. 53. 17 Mancillas Perez J Op. Cit. Cuadro de las auditorias

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Concepto Naturaleza Auditoria Administrativa Tcnica de control administrativo Evaluar y mejorar la administracin La eficiencia y efectividad del proceso administrativo Auditoria Contable Tcnica de control administrativo Dictaminar los estados financieros El sistema contable Auditoria Interna

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Auditoria Operacional Tcnica de control administrativo Promover la eficiencia de l as operaciones La eficiencia de las operaciones (procedimientos) Auditoria Social Tcnica de control administrativo Evaluar el impacto social de la empresa La efectividad de los programas y polticas sociales Las leyes la opinin y la poltica social de la empresa Auditoria Integral Sistema de evaluacin y control Evaluar y mejorar la empresa Las fuerzas, debilidades amenazas y oportunidades de la empresa Las ciencias administrativas y otras disciplinas

Tcnica de control administrativo Controlar el control interno La efectividad del control interno

Propsito

Alcance

Fundamento

La ciencia administrativa es el estado del arte y normatividad de la empresa Eclctica apoyada en el mtodo cientfico

Los principios de contabilidad y las normas de auditoria

El estado del arte y la normatividad de la empresa

El proceso administrativo, el estado del arte y normatividad de la empresa Tcnicas y procedimientos predeterminados apoyados por el mtodo cientfico A las funciones de la empresa Objetiva/subjetiva interpretativos interna Analiza operaciones (procedimientos) Hacia el futuro Limitado Espordica Medio siglo Profesionales de la contadura o de la administracin amplio

Metodologa

Tcnicas y procedimientos predeterminados

Tcnicas y procedimientos predeterminados y otros

Contabilidad social apoyada en las ciencias sociales y econmicas A la empresa

eclctica

Aplicacin

Evaluacin Resultados Aceptacin Orientacin

A la empresa y sus funciones bsicas Objetiva/subjetiva interpretativos Actualmente solo interna Hacia las causas

A los estados financieros objetiva precisos Interna y externa Hacia resultados los

A las subfunciones de la empresa objetiva precisos interna Analiza operaciones (procedimientos) Hacia el presente Generalizado Anual Mas de medio siglo Profesionales de la contadura Relativamente amplio

A la empresa

cuantitativa cuantificados Interna y a veces externa Analiza efectos Hacia el presente Limitado Anual Reciente Contadores especializados conciso

Objetiva/subjetiva interpretativos Actualmente solo interna Anlisis integral

proyeccin Uso Regularidad Antigedad Realizacin

Hacia el futuro Limitado Espordica Medio siglo Profesionales de la contadura o de la administracin Amplio

Hacia el pasado Generalizado Anual Mas de un siglo Contadores pblicos Muy conciso

Hacia el futuro Limitado Espordica Muy reciente Equipo multidisciplinario de expertos Muy amplio

Informe

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2.8 Analogas Y Diferencias de Auditores Auditor externo o legal Auditor interno

Auditor operativo
Es un profesional no sometido a norma legal.

Es un profesional Mantiene relacin laboral independiente y reconocido, dependiente de la empresa. con formacin solvente y probada. Emite dictamen Competencia profesional atestiguada con titulacin acadmica. Tiene responsabilidad frente a Informa y recomienda. terceros: civil, penal y profesional. Analiza los estados contables y Responde, frente a la emite opinin sobre su organizacin de que depende, razonabilidad. del trabajo realizado. Aplica normas y principios Evala el sistema de control generalmente aceptados. interno y propone mejoras para la consecucin de los objetivos.

Profesional con experiencia en organizacin Propone modificaciones.

Responde frente al que le contrat. Analiza la organizacin establece mejoras eficientes. y

Se acoge y lo ampara el Carece de normas Aplica tcnicas de organizacin secreto profesional. generalmente aceptadas; las y su experiencia. establecen las organizaciones en funcin de los objetivos. Emite un informe breve y Slo depende de su propia Depende de su propia tica sinttico, segn modelos tica profesional. profesional y del acuerdo preestablecidos. firmado. El informe tiene efectos frente Emite informes extensos y Emite informes a la Direccin a terceros. descriptivos del control con las acciones a llevar a cabo. interno, con propuestas de mejora. Realiza su actividad El informe es de utilidad El informe es de uso exclusivo de puntualmente y en cortos interna. la Direccin. periodos de tiempo dentro del ejercicio contable. Realiza su actividad de forma Realiza su actividad continuada durante todo el puntualmente y en un periodo ejercicio contable. de tiempo adecuado.

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Tabla 1.Diferencias entre los tipos de auditores.

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2.9 Campo De Aplicacin En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social. En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: 1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado) 2. Entidad Paraestatal 3. Organismos Autnomos 4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas) 5. Comisiones Intersecretariales 6. Mecanismos Especiales En el Sector Social, se aplica considerando dos factores: 1. Tipo de organizacin 2. Naturaleza de su funcin Por su tipo de organizacin son: 1. Fundaciones 2. Agrupaciones 3. Asociaciones 9. Comisiones 4. Sociedades 5. Fondos 6. Empresas de solidaridad 10. Colegios 7. Programas 8. Proyectos

Por la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas: 1. Educacin 5. Empleo 2. Cultura 6. Alimentacin 3. Salud y seguridad social 7. Derechos humanos 4. Poltica 8. Apoyo a marginados y discapacitados

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El Auditor Y Sus Principales Caractersticas

3.1 Definicin de la profesin y su especialidad El auditor administrativo es la persona con capacidad tcnica y analtica suficiente para investigar, revisar y evaluar a la empresa y con conocimientos adecuados que acrediten su idoneidad profesional. El auditor es una persona especializada de mayor importancia en el proceso de instrumentar una auditoria administrativa, en virtud de que es quien recibe la responsabilidad de conceptualizarla, practicarla y lograr los resultados necesarios para proponer las medidas tendientes a elevar el desempeo de la organizacin. El trabajo puede desarrollarlo: a. Un Contador Pblico (especializado en Administracin). b. Un Administrador de Empresas. c. Un Ingeniero Industrial. d. Un Economista. e. Un profesional especializado en Administracin Pblica. f. Otros profesionales. 3.2 Responsabilidad Profesional El auditor debe de realizar un trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, las estrategias y tcnicas que habr de aplicar en una auditoria, as como tambin es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su autonoma e imparcialidad al realizar l una auditoria. Esto garantiza el valor y consistencia necesarios a su participacin. 3.3 Requisitos La persona que vaya a efectuar un trabajo de Auditoria Administrativa debe cumplir, por lo menos, con los siguientes requisitos: a. Tener suficientes conocimientos y experiencia en la parte administrativa. b. Tener espritu de investigacin e iniciativa. c. Tener capacidad de anlisis y de observacin. d. Ser objetivo e imparcial. e. Poseer integridad de carcter. f. Ser prudente, claro y preciso en sus apreciaciones. g. Poseer habilidades para comunicarse. h. Tener en cuenta las normas de tica como los patrones morales esenciales de sus actos. i. Capacidad de discernir para formarse un criterio acertado de la empresa que revisa.

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3.4 Normas de tica Profesional 19l El auditor debe de tener presente, que en todo trabajo que ejecute, deber de apegarse a las normas de tica profesional, de las cuales las que se deben de tomar en consideracin son: - Capacidad - Independencia - Equidad - Seleccin de clientes - Honorarios - Difusin de servicios Capacidad: el auditor al hacerse cargo de algn trabajo, debe de estar consiente de que tiene la capacidad para desempearlo eficazmente, as como del personal a su cargo. Independencia: deber de estar consiente de que acta con entera libertad, sin influencia mental ni material por parte de quienes contratan sus servicios, sus sugerencias, opiniones o consejos deben ser resultado de circunstancias y observaciones personales, emitidas con imparcialidad. Equidad: debe de tener presente que sus consejos, al ponerse en practica, pueden afectar los intereses del elemento humano, por lo que preocupara que sean emitidos con equidad y protejan los intereses morales y materiales de la comunidad, del trabajador y de la firma que lo contrata. Seleccin de clientes: rechazara aquellas proposiciones de trabajo que se opongan a los lineamientos morales y honestos que debe ostentar en su actuacin profesional. Secreto profesional: esta obligado a no divulgar, por ningn motivo, hechos, datos y circunstancias de que ha tenido conocimiento por su intervencin en el desempeo de su trabajo. Honorarios: los honorarios que se determinen deben de estar estimados en relacin directa de la importancia, responsabilidad, calidad y justa valoracin del servicio y en ningn caso disminuir la calidad y caractersticas de trabajos contratados. Difusin de servicios: al realizar un trabajo de calidad y eficiencia, es el mejor medio de difusin, puesto que en un cliente satisfecho tendr ocasiones de hablar en pro de la utilidad de los servicios recibidos.

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3.4.1 tica
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La tica, comprendida como el conjunto de normas que ordenan e imprimen sentido a los valores y principios de conducta de una persona, tales como compromiso, honestidad, lealtad, franqueza, integridad, respeto por los dems y sentido de responsabilidad, constituye uno de los pilares de las normas de actuacin de cualquier organizacin, sea cual sea su actividad y entorno, de ella depende la transparencia de las acciones que de una u otra manera se traducen en hechos. La tica es un elemento primordial para la auditoria administrativa, ya que todas, absolutamente todas las acciones de un auditor, deben de sustentarse en ella. Si bien el impacto y credibilidad de su trabajo dependen de una precisin y calidad de sus resultados, esta es fundamental para el auditor ya que representa la base moral de su actuacin. 3.5 Adaptacin de metodologa de auditoria administrativa
3.5.1 Planeacin de la auditoria administrativa: se precisa desde el momento en que se

contacta al cliente, se negocia y se acepta este tipo de servicio, a si mismo establecemos los costos y las condiciones de aplicar la auditoria, as como la realizacin de un estudio preliminar, en el programa y los papeles de trabajo para sentar las bases para el desarrollo de la misma.
3.5.2 Solicitud de servicio: cuando un cliente se muestra interesado en los servicios del

auditor, es necesario que precise las causas que motivan tal requerimiento, en esta fase se dan los primeros contactos entre el cliente y el auditor. De la exposicin de motivos que el cliente haga en las primeras entrevistas, el auditor quedara en condiciones d apreciar las siguientes consideraciones: Si el cliente conoce los problemas administrativos den distintas funciones de la empresa Si el cliente desconoce las causas del problema o la forma de afrentarlo por no contar con el tiempo y el personal calificad Si percibe una oportunidad de mejoramiento en la empresa

3.5.3 Estudio preliminar: se realiza con el propsito de forma un criterio sobre la situacin

objeto de consulta confirmando lo expuesto por el cliente.

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Franklin F, E. Benjamin, auditoria Administrativa, Mc. Graw, Mexico Hill, 2001

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Contenido del estudio Preliminar: Situacin actual y trayectoria historia de la organizacin Confirmacin de la necesidad de ejercer una auditoria administrativa Definicin del problema Hiptesis del problema Definicin del objetivo en funcin del problema de estudio Alcance de la auditoria a aplicar Tcnicas empleadas para desarrollar la auditoria. Estimaciones del tiempo y costo de la auditoria

Posteriormente el auditor formalizara el servicio de la auditoria administrativa mediante la firma de un documento que llamaremos carta propuesta.

3.5.4

Carta Propuesta

El auditor formulara una carta propuesta y un programa a travs del cual confirmara 21 tomados durante las primeras entrevistas y los resultados del estudio preliminar. Para funcionar y formalizar las condiciones en que se aplicara la auditoria administrativa, se requiere de la firma de un documento, en el que se plasme el objeto, naturaleza, duracin y costo de la auditoria, as como las obligaciones y responsabilidades de las partes. Puntos que debe contener: Naturaleza: clase de auditoria que se realizara. Alcance: determina se ser aplicable a toda la empresa o algunas funciones de la misma. Objetivo: propsito fundamental y especifico que se quieren logar al aplicar la auditoria administrativo. Justificacin: demostracin del porque la necesidad de instrumentarla Costo: estimacin de los requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos de la auditoria administrativa y la forma en que el cliente cubra los honorarios que pueden ser: Honorarios fijos: el cliente y el auditor acuerdan una cantidad fija tomando en consideracin el tiempo y el costo del personal que lo llevara a cabo. Honorarios Variables: el cliente y el auditor convienen en estipular honorarios en base al trabajo ejecutado, tiempo, empleado y personal utilizado.
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Franklin F, E. Benjamin, auditoria Administrativa, Mc. Graw, Mexi co Hill, 2001

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Honorarios en base en igual: determinan el pago de honorarios por periodos determinados, durante el tiempo que dure la ejecucin de los trabajos. 4. Proceso de la auditoria Administrativa El proceso de la Auditora Administrativa requiere, para su desarrollo, de cuatro etapas:22

Planeacin Examen Evaluacin Presentacin

a) Planeacin
La planeacin de la auditora es la funcin donde se define el desarrollo secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas, as como la determinacin del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas. La finalidad de la planeacin consiste en poder prever, anticipadamente a la accin, todos aquellos factores que se requieran, y que por ausencia de stos no limiten el curso de accin a seguir en pro de los objetivos esperados. En la planeacin, el auditor debe considerar entre otros, los siguientes puntos: Caractersticas particulares de la empresa. Finalidad de los trabajos Secuencia de su desarrollo Estimacin de tiempos, para estimacin de cada trabajo Determinacin del personal que intervenga Determinacin de las tcnicas que se utilizarn Determinacin de medios materiales Determinacin del apoyo que el organismo social proporcionar.

b) Examen:
Prcticamente en esta etapa es en donde da comienzo la auditora, puesto que se inicia con la ejecucin de los programas para obtener la informacin necesaria de las reas sujetas al estudio. El examen se inicia con la presentacin que debe hacer el responsable de la unidad, del personal que participar en la auditora, planteando el objetivo y alcance del estudio. En dicha presentacin debe hacerse especial nfasis en los fines y aspectos constructivos de la auditora, indicando que el resultado que arroje la revisin, cualquiera que sea, ser en beneficio del rea auditada. En esta etapa (examen) es en donde se aplican las tcnicas de investigacin (encuesta de opinin, cuestionarios y observacin
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directa), para la captacin y anlisis de la informacin, documentacin, formas y aspectos operativos, a saber. En cuanto a tcnicas de investigacin las ms utilizadas y aceptadas son. Encuestas: -cuestionarios - entrevistas - estilos - tcnicas Interpretacin de documentos -verificacin -observacin

c) Evaluacin
Terminada la investigacin, el auditor proceder a formular sus conclusiones, atendiendo 23 el siguiente orden: -Concentracin de los datos obtenidos en la investigacin -Clasificacin de los datos -Evaluacin de resultados -Determinacin de la solucin Concentracin de los datos obtenidos en la investigacin: El auditor proceder a hacer una recopilacin de todos aquellos datos contenidos en las informaciones escritas o verbales que le fueron proporcionadas, as como los papeles de trabajo elaborados en las investigaciones efectuadas, a fin de proceder en su clasificacin.

Clasificacin de los datos obtenidos: La clasificacin de los datos tiene por objeto facilitar el mecanismo para proceder a la evaluacin de resultados, por lo que el auditor proceder a agruparlos de tal manera, que le sirvan de gua para formular sus conclusiones. Evaluacin de los resultados: Los datos contenidos en los informes de que hablamos en el prrafo anterior, as como sus apreciaciones personales, sern los determinantes para que el auditor haga una justa evaluacin de las situaciones y problemas investigados. Requisito que debe llenar satisfactoriamente, a fin de considerar los problemas importantes y que, consecuentemente, merecen mayor atencin para una correcta solucin.

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Las observaciones y recomendaciones son la parte medular del trabajo del auditor, por lo que debe tener presente que al emitir sus apreciaciones, contrae una responsabilidad, ya que ste puede repercutir positiva o negativamente, segn el caso , en las operaciones de la empresa, as como a todos los organismos y grupos sociales que tienen relacin con la misma. d) Presentacin Informe es la narracin escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de un encargo. Los informes rendidos por el auditor deben hacerse por escrito, ya que en esta forma queda constancia de su labor. Por otra parte, el informe escrito es prcticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados o resultado de su trabajo. La presentacin y contenido del informe debe reunir, entre otros los siguientes requisitos: -Debe estar redactado en forma sencilla, clara y precisa. -Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados y convincentes, motivando la accin correspondiente. -Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado. -El informe, segn el caso, deber acompaarse de todos aquellos documentos formulados como resultado de los trabajos, tales como: grficas, instructivos, formas, etc. 5. Ejecucin de la Auditoria

5.1 Papeles de trabajo:24

Los papeles de trabajo sirven para dejar constancia escrita del trabajo realizado por el auditor: El conocimiento del negocio de la empresa La revisin y evaluacin del control interno Las pruebas de revisin de saldos. Contenido de los papeles de trabajo: Hay tres grandes conceptos en el contenido de los papeles de trabajo: 1. Identificacin 2. Trabajo realizado 3. Conclusiones. Identificacin: Nombre del cliente. Ejercicio a que se refiere la auditoria, Ttulo: Aparece directamente debajo del nombre del auditado e indica la naturaleza o finalidad del P de T. Referencia. Es un ndice alfanumrico que siempre figura en rojo y se coloca en la esquina superior derecha. Firma de quien lo ha realizado. Iniciales y fecha del preparador. . P. P. C. Preparado por el cliente
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Conclusiones

Es innegable que el buen funcionamiento y el logro de resultados positivos de la auditoria estn fuertemente unidos, no slo con la forma de operar de las empresas, sino con su capacidad para evaluar sus acciones de manera puntual. La Auditora Administrativa es, entonces, una alternativa idnea para provocar y promover un alto rendimiento, a la luz de una disciplina slida en su concepto y flexible en su comprensin, para impulsar a las empresas en el camino a un desempeo superior. La auditoria administrativa es una herramienta preventiva de los efectos negativos que ocasiona la mala coordinacin, relacin y la valuacin de cada uno de los elementos que forman la gestin gerencial de la empresa. Su contribucin es una forma de antivirus administrativo que permite anticiparse ante las amenazas que se presentan. La aplicacin de la auditoria administrativa y la actividad de la auditoria financiera se complementan, formando un binomio del control, formando as la auditoria integral, cuya aplicacin se a constituido en una necesidad de la empresa moderna para poder hacer frente a los retos del futuro. La auditoria administrativa nos lleva a visualizar de inmediato la posibilidad de ubicar a la empresa en la ruta correcta de su desarrollo administrativo y operativo para el logro de los objetivos.

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Recomendaciones:

Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes pertinentes. Efectuar cambios en el equipo auditor cuando prevalezcan actitudes negativas o no se apliquen las lneas de investigacin definidas.

Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier duda o aclaracin. Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisin del auditor responsable.

Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que estn completos y cumplen con su propsito.

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Beneficios
Para el grupo investigador

Mejor comprensin del proceso de utilizacin en una empresa. Aclaracin de dudas respecto a su utilizacin en la administracin.

Ampliacin de los diferentes usos en los que puede ser utilizada. Aclaracin de las etapas que conlleva la auditoria administrativa para su aplicacin.

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Referencias Bibliogrficas

Rodrguez Valencia, Juan sinopsis de administracin auditoria administrativa, Trillas, Mxico, 2003. Franklin F, E. auditoria Administrativa Mc. Graw Hill. Mexico 2001.

Manzanillas Prez, Eduardo, la auditoria administrativa un enfoque cientfico Trillas Mxico, 2001. Federacin Nacional de colegios de Licenciados de administracin A.C. boletn tcnico 006, cdigo de tica del licenciado en administracin internacional Thompson editores Mxico, 200 Leonard, P. William, auditoria administrativa, administrativos, 1 ed. Editorial, Diana, Mxico, 1990 evaluacin y eficiencia

CAIBANO, L.: Curso de auditora contable. 4. ed. Pirmide, Madrid, 1996, pg. 53.

Mancillas Prez J Op. Cit. Cuadro de las auditorias

www.gestiopolis/auditoria-administrativa