GUIA SEMANA 1 Proyecto, Calendario, Tareas, Diagrama de Gant

ndice de contenido
1. Generalidades ................................................................................................................2 3. Calendario Laboral ........................................................................................................3 3. 1 Creacin de un nuevo calendario Laboral ................................................................. 4 3.2 Informe de Calendario Laboral ................................................................................... 7 4. Creacin de Tareas en Microsoft project .......................................................................8 4.1 Relaciones entre predecesoras .................................................................................... 9 5. Diagrama de Gant ........................................................................................................12 6. Cuanto dura mi proyecto?............................................................................................13 6. Tips para cambiar sbado a da laboral .......................................................................15 7. Bibliografa y enlaces realcionados .............................................................................16

Elabor Luz Elena Ruiz G. Instructora Virtual Sena Regional Quindo Versin - 2010

GUIA SEMANA 1 Proyecto, Calendario, Tareas, Diagrama de Gant 1. Generalidades Project es un programa licenciado bajo Windows, que tiene un ambiente muy similiar a excel. De hecho permite importar y exportar datos desde excel. Por lo tanto, entraremos en materia de creacin de un proyecto que equivale a crear un nuevo archivo en project. Las guas estn trabajadas en la versin 2.007 de project. Quien est trabajando con la versin 2.003 tiene algunos pequeos cambios que son fciles de entender con un tanto de criterio y sentido comn como es en general el ambiente windows. Video demostracin de project http://office.microsoft.com/es-es/project/HA101672713082.aspx Con respecto a la definicin y ampliacin de nuestro conocimiento sobre PROYECTOS DE OBRA les sugiero leer el enlace: http://es.wikipedia.org/wiki/Proyecto_de_obra 2. Creacin de un nuevo proyecto Archivo/nuevo

Establecer fecha de inicio o finalizacin del proyecto: Al crear un nuevo proyecto, puede optar por programar el proyecto a partir de una fecha de comienzo en la cual est programado el comienzo de la primera tarea, o una fecha de fin; fecha en la que est programado que se complete la ltima tarea del proyecto. En nuestro caso tendremos fija la fecha de inicio del proyecto. Para fijar la fecha de inicio del proyecto: Desde Proyecto/Informacin del Proyecto

Ingrese la fecha de Inicio

3. Calendario Laboral Hay cuatro tipos de calendarios de Microsoft Office Project Calendarios base: Calendario que se puede utilizar como calendario del proyecto y de tareas en el que se especifican los perodos laborables y no laborables predeterminados de un conjunto de recursos. Difiere del calendario de recursos en que este ltimo especifica los perodos laborables y no laborables para un slo recurso. Calendarios de proyectos: Calendario base utilizado para un proyecto Calendarios de tareas:

Calendario base que se puede aplicar a tareas individuales para controlar su programacin; por lo general, es distinto del calendario del proyecto o de los calendarios de cualquiera de los recursos asignados. De manera predeterminada, todas las tareas utilizan el calendario del proyecto. Calendarios de recursos: Calendario en el que se especifica el perodo laborable y no laborable de un nico recurso. El calendario del recurso difiere del calendario base en que ste ltimo especifica el perodo laborable y no laborable para ms de un recurso. Los recursos son de tipo: Trabajo/Material/Costo El calendario del proyecto aplica para todas las tareas y recursos del proyecto, siempre y cuando no se definan calendarios especficos para una tarea o un recurso. Cuando una tarea contiene recursos para los cuales se ha definido un calendario este puede afectar el calendario de la tarea. 3. 1 Creacin de un nuevo calendario Laboral Project define la duracin de las tareas de acuerdo a las horas de la jornada laboral configuradas desde Herramientas/Opciones/calendario

La informacin de esta ficha debe ser consistente con el calendario creado, tanto en la jornada laboral como en la hora predeterminada de entrada y salida NO OLVIDE REVISAR EL DOCUMENTO DISCUSIN SOBRE MANEJO FUNCIONAL DEL CALENDARIO LABORAL EN PROJECT Una vez configurada la jornada laboral vamos a definir el nuevo calendario Una vez configurada la jornada laboral vamos a definir el nuevo calendario Se recomienda crear un calendario laboral especfico para cada proyecto. Desde Herramientas/Calendario Laboral
Herramientas/Calendario Laboral Crear calendario Laboral

Desde semanas laborales, predeterminado, ir a Detalles para cambiar los detalles de cada da del nuevo calendario Para todos los das de lunes a viernes: Pararse en el da lunes sostener control/shift/ alt y bajar sealando hasta el viernes, las nuevas horas de las jornadas laborales, si para todos los das son iguales.

Cambiar las horas bajar a la tercera lnea vaca y dar clic en aceptar, de esta manera hemos cambiado de lunes a viernes

Para que todo el proyecto tome el nuevo calendario ir nuevamente a Proyecto/Informacin del proyecto, elegir el calendario creado para el proyecto.

En el caso de que una tarea especfica tenga otro calendario se puede cambiar el calendario para esa tarea. Esto tambin sirve para que el calendario de recursos no vaya a afectar el calendario de tareas. Dando doble clic en la tarea se abre el cuadro de informacin de la tarea, en la ficha avanzados se puede asignar un calendario a una tarea. Les recomiendo estudiar las ayudas que trae el programa sobre Calendario laboral. NO OLVIDEN LEER EL DOCUMENTO DE DISCUSIN PARA EL FORO DE CALENDARIO LABORAL ANTES DE REALIZAR ESTA ACTIVIDAD.

Tome sus propias decisiones si requiere hacer cambios al calendario laboral que define en el punto 1 de la Actividad 1, y el calendario laboral que debe ser creado en MSProject, sustente su decisin.

3.2 Informe de Calendario Laboral Para obtener informe del calendario creado en Mproject Informe/Informes

Desde

Generales

Das laborales

Enve el informe del calendario creado (es posible que le muestre dos pginas el de base y el creado, vaya a la pgina 2 donde ve el informe del nuevo calendario, en la pgina 1 ver el estndar)

4.

Creacin de Tareas en Microsoft project

Una tarea es una actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas. Para definir con ms eficacia las tareas, tenga en cuenta las pautas siguientes: Desglose las tareas en el nivel de detalle en el que desee realizar el seguimiento. Debera desglosarlas en un mayor detalle en las reas de ms riesgo. Asegrese de que las tareas tienen claros criterios para su finalizacin. Defina las tareas que son sean breves comparadas con la duracin total del proyecto. Las tareas ms breves le permiten calcular ms fcilmente el tiempo y los recursos. Evite definir elementos tales como vacaciones o cursos como tareas Para crear una tarea, simplemente tenemos que escribir el nombre de la tarea en cada fila. El nmero de la izquierda es el ID que identificar la tarea en el proyecto

Inmediatamente Project pondr duracin estimada de un da (estimada se identifica con el signo ? Luego podemos dar doble clic en una fila lo cual nos abrir un cuadro de dilogo de informacin de la tarea

Podemos marcar las duraciones como estimadas, teniendo en cuenta que nuestro proyecto es un plan que an no se ha realizado y al cual le queremos hacer seguimiento, marcando el flag estimada en la informacin de la tarea.

Para insertar una tarea entre tareas existentes, seleccione la fila donde desee que aparezca una nueva tarea. En el men Insertar, haga clic en Nueva tarea y, a continuacin, especifique el nombre de la tarea en la fila insertada. Los identificadores de la tarea se renumeran automticamente despus de la insercin. Cuando ingrese duraciones inmediatamente project ir generando el diagrama de Gant

4.1 Relaciones entre predecesoras La pestaa Predecesoras permite crear vnculos entre tareas. Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cmo se relacionan las tareas entre s y con fechas concretas. Existen muchos tipos de relaciones entre tareas, por ejemplo, vnculos que muestran el inicio de una tarea al finalizar otra. Estos vnculos se denominan dependencias entre tareas. Microsoft Project determina automticamente las fechas de comienzo y fin de las tareas que dependen de otras tareas. Existen tambin diferentes tipos de delimitaciones que pueden asociar la fecha de comienzo o de fin de una tarea a una fecha especfica. La ventaja de las dependencias o tareas "vinculadas" es que cada vez que una tarea cambia, las tareas vinculadas se reprograman automticamente. Puede definir programaciones de tareas utilizando delimitaciones, superposicin o retraso de tareas, y divisin de tareas cuando se interrumpe temporalmente el trabajo. Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal: por ejemplo, se preparan las paredes, se pintan y despus se decoran. Sin embargo, puede haber excepciones en todos los proyectos. Por ejemplo, cuando una persona prepara las paredes para pintarlas, otra persona puede comprar los cuadros que desea colgar. Para crear una secuencia, se vinculan las tareas dependientes entre s y se indica a Microsoft Project en qu consiste esa dependencia. Las dependencias entre tareas definen la naturaleza de la relacin entre las dos tareas vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Por ejemplo, la tarea "Cimentaciones" debe iniciar apenas finalice la tarea "Localicacin y replanteo", lo cual indicaria una relacin FC con cero das de posposicin retraso. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en Microsoft Project:

Dependencias entre tareas: relacin entre dos tareas vinculadas; el vnculo se establece por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y Comienzo a fin [CF].) El campo Predecesoras enumera los nmeros de Id. de tarea de las cuales depende la tarea antes de poder comenzar o finalizar. Cada predecesora est vinculada a la tarea por un tipo especfico de dependencia entre tareas y por un tiempo de adelanto o posposicin. Si no hay tiempo de adelanto o posposicin este valor lo toma automticamente project como 0 (cero) T

Definen los vnculos de dependencia en el tiempo entre Tareas del proyecto. Se pueden escribir directamente en el campo predecesoras por sus siglas o definir desde la pestaa predecesoras en Informacin de la Tarea

El campo Pos, se ingresa tiempos de anticipacin o posterioridad que se puedan tener para la tarea, con respecto a la otra. Un ejemplo de vista abreviada de predecesoras 1FC+1d. En ocasiones se pueden presentar problemas los signos (.) (,) que se tengan definidos en el sistema, en algunos se puede usar (;)

5. Diagrama de Gant Cuando se ingresa a project por defecto estamos en la vista de Diagrama de Gant, la cual puede observarse as

El diagrama de Gantt, grfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posicin de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias. Fue Henry Laurence Gantt quien, entre 1910 y 1915, desarroll y populariz este tipo de diagrama en Occidente. En la actualidad, los informes de diagramas de Gant si muestran las relaciones entre actividades (Predecesoras/Sucesoras), gracias a los desarrollos de software especializado para programacin y control de proyectos.

Para visualizar el diagrama de Gant como informe vaya a Archivo/vista preliminar

Ajuste 1 en 1 ya que el proyecto es pequeo y asi podr visualizarlo todo en una sola pgina.

Asi observar el resultado del informe: El informe como pueden observar es diferente a la vista que se obtiene de Gant cuando se ingresa a Project

Recuerde que mostrar solamente las barras NO DICE NADA DE SU PROYECTO, debe mostrar como mnimo las tareas, es recomendable mostrar tambin las duraciones en el digrama de gant.

Cuando un proyecto es pequeo como el nuestro, es recomendable ver todo el proyecto en una sola vista. Esto se logra desde Presentacin Preliminar/Configurar pgina. No tiene ningn objetivo presentar simplemente las barras del diagrama de Gant. Puede mostrarse inclusive con nombres de tareas y tabla de entrada. 6. Cuanto dura mi proyecto? No es necesario crear una tarea adicional como PROYECTO, para saber con precisin cuanto dura el mismo. Les recomiendo en el curso crear SOLO LAS TAREAS SOLICITADAS EN CADA ACTIVIDAD para que puedan observar mejor las retroalimentaciones y su aprendizaje sea ms sencillo. Para ver la duracin total de su proyecto vaya a Proyecto/Informacin del Proyecto/Estadsticas

En estadsticas ver el campo DURACIN ACTUAL.

Informacin adicional
Como realizar los informes para envo de evidencia, es una competencia adicional, realmente no es parte del curso, pero muchos han mejorado la manera de hacer informes con estas simples instrucciones. Pueden crear su informe en documento de texto y luego imprimirlo en PDF. Este es el formato que presenta menos problemas para ser descargado en la plataforma. No se trata de transformar Project a texto como muchos preguntan. Es simplemente realizar un informe similar a lo que ven en esta gua.
Pueden descargar con confianza un programa que les permita imprimir documentos en PDF que son software libre, les recomiendo: http://pdfcreator.softonic.com/ Si tienen Windows 7 PDF creator no funciona entonces pueden descargar: http://primopdf.uptodown.com/

6. Tips para cambiar sbado a da laboral NO olvide revisar el documento propuesto para el foro CALENDARIO LABORAL
En la prctica con los estudiantes he notado que aunque se hagan todos los pasos project no toma sbado como da laboral, esto a mi tambin me ocurri. He buscado en los foros de project y no he encontrado nada que indique si es una inestabildad de project. Este punto es de suma importacia ya que el calendario Estandar de project no tiene el sbado como da laboral lo cual si es frecuente en nuestro medio. Esto no nos permitira tener un cronograma real en el tiempo. Muchos estudiantes han pensado que esto ocurre porque el sbado tenga una jornada laboral ms corta, pero les comento que esto no tiene nada que ver con ello. Si alguien encuentra informacin relevante al respecto les agradezco que la compartan en el FORO PERMANENTE

Les envo los siguientes tips para que prueben quienes hayan tenido problemas para que project tome el cambio de sbado a da laboral, les recuerdo que lo prueben con una actividad que inicie lunes de duracin 6 das, que no se fen de las barras, que debemos fiarnos de la tabla de entrada: COMIENZO/FIN/DURACION - Abrir un proyecto nuevo - Cambiar el calendario antes de dar nombre al proyecto - Seguir las recomendaciones de la gua para que los cambios en el calendario si queden guardados, tales como, bajar a un campo vaco antes de guardar. - Ir a informacin del proyecto y asignar el calendario al nuevo proyecto - Guardar el proyecto con el nombre que hayan elegido. Espero esta informacin sea de utilidad para todos. Lo que si les aseguro es que cuando lo logren, project no volver a molestar al respecto :-)

7. Bibliografa y enlaces realcionados No olviden consultar las Ayudas de Microsoft Project 2007 Diagrama de Gant http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Gantt Importar desde excel (Este no es tema del curso) http://office.microsoft.com/es-hn/project/HP430079283082.aspx http://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms181676.aspx http://www.arquitectuba.com.ar/curso-microsoft-project-gratis/establecerdependencias-y-delimitaciones-de-tareas/ http://www.mailxmail.com/curso-manual-project/dependencia-tareas }}}}}}