Implementacin de la fase de preparacin y ejecucin del proceso clsico de seleccin de proveedores

MDULO 9: Proceso Clsico de Seleccin de Proveedores Anexo II: Herramientas para la aplicacin del mdulo

Lista de Acrnimos
AD ADP ADS AMC BCRP BM BP CAP CAS CCF CCO CIRA CONSUCODE CP CRP CTI DGPM DIA EIA FONCODES IFC INC INDECI INDECOPI INEI JNE LGH LP MAPRO Adjudicacin Directa Adjudicacin Directa Pblica Adjudicacin Directa Selectiva Adjudicacin de Menor Cuanta Banco Central de Reserva del Per Bench Mark (Elevacin referencial conocida) Buena Pro Cuadro de Asignacin de Personal Contrato Administrativo de Servicios Compras Corporativas Facultativas Compras Corporativas Obligatorias Certificado de Inexistencia de Restos Arqueolgicos Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Concurso Pblico Cmara Rompe Presiones Comisin Tcnica de Ingeniera Direccin General de Programacin Multianual Declaracin de Impacto Ambiental Estudio de Impacto Ambiental Fondo de Cooperacin para el Desarrollo Social Corporacin Financiera Internacional Instituto Nacional de Cultura Instituto Nacional de Defensa Civil Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Propiedad Intelectual Instituto Nacional de Estadstica e Informtica Jurado Nacional de Elecciones Lnea de Gradiente Hidrulico Licitacin Pblica Manual de Procedimientos

Mdulos de Buenas Prcticas

MEF MINAG MINEDU MINEM MINSA MOF MTC OEC ONPE OPI OSCE PAAC PAC PAMA PCM PCM/SGP PDC PDI PDLC PDRC PEDN PEI PESEM PIA PIM PIP PMIP PTAR PYMES RDR REMYPE RNP

Ministerio de Economa y Finanzas Ministerio de Agricultura Ministerio de Educacin Ministerio de Energa y Minas Ministerio de Salud Manual de Organizacin y Funciones Ministerio de Transportes rgano Encargado de las Contrataciones Oficina Nacional de Procesos Electorales Oficina de Programacin de Inversiones Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado Programacin Anual de Adquisiciones y Contrataciones Plan Anual de Contrataciones Plan de Adecuacin y Manejo Ambiental Presidencia del Consejo de Ministros Presidencia del Consejo de Ministros / Secretaria de Gestin Pblica Plan de Desarrollo Concertado Plan de Desarrollo Institucional (Plan Estratgico) Plan de Desarrollo Local Concertado Plan de Desarrollo Regional Concertado Plan Estratgico de Desarrollo Nacional Plan Estratgico Institucional Plan Estratgico Sectorial Multianual Presupuesto Institucional de Apertura Presupuesto Institucional Modificado Proyecto de Inversin Pblica Plan Multianual de Inversin Pblica Planta de Tratamiento de Aguas Residuales Pequea y Mediana Empresa Recursos Directamente Recaudados Registro de Mediana y Pequea Empresa Registro Nacional de Proveedores

Mdulos de Buenas Prcticas

RO ROF RUA RUC SBS SEACE SIAF SIAF-GL SNIP SNP SUNAT TdR UCCO UE UEs UF UIT UTM VR

Recursos Ordinarios Reglamento de Organizacin y Funciones Reglamento nico de Adquisiciones Registro nico del Contribuyente Superintendencia de Banca y Seguros Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado Sistema Integrado de Administracin Financiera Sistema Integrado de Administracin Financiera Gobiernos Locales Sistema Nacional de Inversin Pblica Servicios No Personales Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria Trminos de Referencia Unidad de Compras Corporativas Obligatorias Unidad Ejecutora Unidades Ejecutoras Unidad Formuladora Unidad Impositiva Tributaria Coordenadas - Universal Transversal Mercator Valor Referencial

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Mdulo 9: Proceso clsico de seleccin de proveedores

Mdulo 9: Proceso clsico de seleccin de proveedores

Anexo II: Herramientas para la aplicacin del mdulo.
Introduccin. El presente anexo presenta modelos de guas, criterios y documentos que se recomienda sean tomados como ejemplo para que los funcionarios de la entidad, especialmente quienes se encarguen del proceso de seleccin de proveedores, uniformicen criterios y cumplan con las normas establecidas, a fin que se mejore la eficiencia, eficacia y calidad en la gestin de las inversiones pblicas. ndice de anexos
Anexo Nombre de la herramienta
Formato para el diagnstico de los procesos en curso convocados y en actos preparatorios.

Actividad
Diagnstico de los procesos de seleccin de proveedores en curso.

Tarea
Verificar cada uno de los procesos en curso por rea usuaria. Crear o actualizar la informacin en la base de datos sobre los procesos en curso. Elaborar la Lnea de Base de los procesos de seleccin de proveedores en curso, por rea usuaria. Aprobar formato de requerimiento de las reas usuarias. Elaborar y aprobar lineamientos para la formulacin y remisin de los requerimientos de las reas usuarias. Elaborar lineamientos para el estudio de posibilidades que ofrece el mercado; y, para la fijacin del valor referencial; para Expediente de Contratacin. Aprobar lineamientos de actos preparatorios, basados en los resultados de las tareas precedentes. Elaborar lineamientos que incluyan procedimientos y responsabilidades de la convocatoria y registro de participantes; procedimientos y polticas de gestin para la atencin de consultas, observaciones y la correspondiente integracin de bases; criterios de evaluacin y calificacin de propuestas; procedimientos y responsabilidades de otorgamiento y consentimiento de Buena Pro; y, sobre recursos de apelacin, declaracin de empate, cancelacin y desierto. Aprobar lineamientos de los proceso de seleccin basados en los resultados de las tareas precedentes.

II. A.

II. B. II. C.

Formato de requerimiento. Criterios para los lineamientos de elaboracin y remisin de requerimientos.

Fase de actos preparatorios. Fase de actos preparatorios.

II. D.

Criterios para los lineamientos de los actos preparatorios: Estudio de posibilidades que ofrece el mercado, fijacin del valor referencial y elaboracin de expediente de contratacin.

Fase de actos preparatorios.

II. E.

Criterios para los lineamientos del proceso clsico de seleccin de proveedores.

Fase de actos preparatorios.

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II.A. Formato para el diagnstico de los procesos en curso convocados y en actos preparatorios
1. rea Usuaria: rea

usuaria que presenta el requerimiento. se llena si hubo modificacin del PAC - indicando SI o NO. se llena si hubo modificacin del PAC. E.P.O.M o Exp. Contratacin segn corresponda. el ltimo Acto Preparatorio terminado, puede repetirse columna 5.

2. Modificacin PAC - SI/NO: Solo

3. Modificacin PAC FECHA: Solo 4. FECHA REQUERIMIENTO:

Fecha del Requerimiento. la fecha del Acto Preparatorio de la columna 5. la fecha del Acto Preparatorio de la columna 7.

5. 1er Acto Preparatorio Descripcin Consignar 6. 1er Acto Preparatorio Fecha: Consignar

7. ltimo Acto Preparatorio Descripcin:Consignar 8. ltimo Acto Preparatorio Fecha: Consignar 9. Valor Referencial:

Solo se llena si est definido el monto del Valor Referencial. de la convocatoria en el SEACE. descripcin de columna. descripcin de columna

10. Si Bases Aprobadas Tiempo Entre (4) y (8): Tiempo entre requerimiento y culminacin de todos los actos preparatorios . 11. Fecha Inicio Proceso: Fecha 12. Fecha Calendario BP:

Fecha de otorgamiento de Buena Pro segn calendario del proceso.

13. Si Proceso terminado. Fecha otorgamiento Buena Pro: En 15. Si no inicio Proceso tiempo entre (4) a la Fecha: Tiempo 16. Tiempo entre Req. -BP CAL. (4) y (12): Si 17. Tiempo entre Req. -BP (4) y (13):

14. Si Proceso Terminado. Fecha consentimiento Buena Pro: En

entre requerimiento y la fecha actual

corresponde tiempo entre requerimiento y Buena Pro calendario. corresponde tiempo entre requerimiento y Buena Pro consentida.

Si corresponde tiempo entre requerimiento y Buena Pro otorgada.

18. Tiempo entre Req. -BP CONS. (4) y (14): Si

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II. B. Formato de requerimiento

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II. C. Criterios para los lineamientos de elaboracin y remisin de requerimientos

1. Criterio de Responsabilidad

Los lineamientos no deben dejar duda que el rea usuaria es la responsable del contenido del requerimiento, que implica la adecuada descripcin del bien, servicio u obra a contratar.
2. Criterio de Especificidad Los lineamientos sern muy claros en sealar que el rea usuaria debe definir con precisin las caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de lo requerido, as como su finalidad pblica. 3. Criterio de colaboracin Los lineamientos sealarn que el OEC deber realizar las coordinaciones necesarias con el rea usuaria para que las especificaciones tcnicas sean las adecuadas y que ambos evaluaran las alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccin del requerimiento. 4. Criterio de legalidad Los lineamientos reforzaran que las especificaciones tcnicas deben enmarcarse en la regulacin existente, ampliando la informacin sobre las normas que deben usar las reas usuarias.

En el caso de obras, se precisar que las reas usuarias debern verificar la disponibilidad fsica y legal de terreno donde se ejecutar la obra, as como el contenido del expediente tcnico a fin que cumpla con las exigencias tcnicas y de calidad. Se recomienda reforzar el tema de calidad que muchas entidades pblicas no lo consideran.
5. Criterio de optimizacin del requerimiento Aclarar la importancia que tiene el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, en tanto permite hacer ajustes a los requerimientos con autorizacin de las reas usuarias. 6. Criterio de transparencia

Buscar no orientar la adquisicin o contratacin a un proveedor especfico, reforzando que el contenido no har referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseos o tipos particulares. En caso se haga referencia a marcas o nombres comerciales, ser porque responde a un proceso de estandarizacin debidamente sustentado bajo responsabilidad del Titular de la Entidad. Los lineamientos servirn para que las reas usuarias al elaborar sus requerimientos consideren que en la medida que sean mas detallados y especficos, habrn mayor cantidad de postores, generndose la competencia que ayudar a una mejor seleccin del proveedor.
7. Criterio de competencia

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II. D. Criterios para los lineamientos de los actos preparatorios

1. Criterio de oportunidad

Los plazos en la fase preparatoria no estn regulados, en tal sentido los lineamientos podran contemplar este aspecto a fin que la fase preparatoria se culmine oportunamente, dado que no se puede iniciar el proceso si esta no es culminada, es decir es una etapa previa al proceso de seleccin.
2. Criterio de secuencialidad Los lineamientos deben considerar que los cuatro actos preparatorios son secuenciales. Los actos preparatorios son: estudio de posibilidades que ofrece el mercado (incluye el valor referencial), expediente de contratacin, comit especial y bases administrativas. 3. Criterios para el estudio de posibilidades que ofrece el mercado

La norma no regula este estudio, en tal sentido los lineamientos podran establecer una metodologa para este estudio que gue la bsqueda de las alternativas que hay en el mercado para satisfacer de elrequerimiento.
4. La integracin con Presupuesto

La norma establece el contenido del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, en tal sentido los lineamientos podran establecer el mecanismo de coordinacin con Presupuesto a fin que el Certificado sea oportuno y no tenga informacin pendiente.
5. Valor referencial

La norma establece las posibles fuentes de informacin para fijar el valor referencial. Los lineamientos coadyuvaran al correcto y adecuado uso de cada una de estas fuentes, a travs de establecer metodologas, procedimientos y/o formatos. A su vez podra ser una gua tanto para utilizar la mejor fuente segn el objeto de contratacin como para considerar todos los componentes del valor referencial, como tributos, costos laborales, costos de transporte, entre otros.
6. Criterios para el Expediente de contratacin

La norma establece que informacin debe estar contenida en el Expediente de Contratacin, en tal sentido los lineamientos podran considerar la elaboracin de un formato que sirva de check-list de informacin para que facilite al OEC su elaboracin. A su vez, el check list podra establecer las caractersticas mnimas de cada tem, por ejemplo: si el expediente de contratacin debe contener la formula de reajuste el check-list consignar los casos en que deba cumplirse tal requisito. Los lineamientos podran establecer el mecanismo de aprobacin del Expediente de Contratacin, formato, responsable, fecha, acciones ante la modificacin del expediente, entre otros.
7. Criterio de Responsabilidad

Se sugiere que los lineamientos consignen con claridad las responsabilidades de las reas usuarias, el OEC, el Comit Especial y el Titular de la Entidad, en esta fase preparatoria.
8. Criterio de legalidad del Comit Especial

Los lineamientos a travs de un check lista coadyuvaran a cumplir con la legalidad al designar al Comit Especial, verificando impedimentos, ausencias, expertos independientes, exigencias a sus miembros. La norma regula la informacin de las Bases, en tal sentido los lineamientos a travs de un check-list de informacin facilitaran al Comit Especial su elaboracin en el marco de la norma.
9. Criterios para las Bases

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En este aspecto sera recomendable que los lineamientos ofrezcan mayor detalle cuando el Objeto del proceso sea Obras, a fin que se opte por el sistema de ejecucin o contratacin ms adecuada. Asimismo sucede con la modalidad, los lmites del Valor Referencial, el contrato y las formulas de reajuste.
10. Criterios para los factores de Evaluacin

Los factores de evaluacin pueden ser obligatorios o facultativos segn el objeto de contratacin. Los lineamientos facilitaran la determinacin de los factores, as como su adecuacin a la norma vigente.

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II. E. Criterios para los lineamientos del proceso clsico de seleccin de proveedores
1. Criterios Generales

Facilitar el control de ingresos al SEACE y de cumplimiento de plazos de cada una de las etapas del proceso de seleccin.
2. Criterios para la Convocatoria

Los lineamientos facilitarn el cumplimiento de los requisitos para que la etapa de convocatoria se ajuste a la norma, tanto contenido como en plazo. A su vez indicar los casos en que puede complementarse la difusin con otros mecanismos.
3. Criterios para el Registro de Participantes

A travs de un check list podr facilitarse la verificacin del cumplimiento de requisitos para ser postor, en el marco de la norma. A su vez permitir corroborar que la inscripcin en el RNP es el que corresponde segn el objeto del proceso de seleccin.
4. Criterios para las Consultas y Observaciones

Los lineamientos son una gua para verificar que las consultas y observaciones son realizadas por quienes estn facultados para ello y son realizadas en el plazo que corresponde. A su vez, que las absoluciones se ajustan a los plazos establecidos en la norma y son notificados como corresponde.
5. Criterios para la integracin de bases para cada uno de los procesos.

La norma seala que el plazo de integracin de bases vara en funcin al tipo de proceso y a la etapa de observaciones. En LP, CP y AD, si no se han presentado observaciones se integra y publica al da siguiente de vencido el plazo para absolver las observaciones. Si se han producido observaciones se integra y publica al da siguiente de vencido el plazo para solicitar la elevacin de las bases. Si hay elevacin de bases se integra y publica dentro de los 2 das siguientes de notificado el pronunciamiento. En el caso de AMC para la consultora de obras y ejecucin de obras se integra y publica al da siguiente de vencido el plazo para absolver las consultas. En tal sentido, los lineamientos debern facilitar al Comit Especial, Comit Permanente y OEC la correcta implementacin de estos plazos.
6. Criterios para verificar la acreditacin de la representatividad del postor para presentar propuestas

Los lineamientos facilitaran la verificacin de la representatividad del postor, para tal fin elaborarn un formato de control que ayude a verificar que en el caso de personas naturales, stas concurren personalmente o a travs de su apoderado debidamente acreditado ante el Comit Especial mediante carta poder simple. Mientras que el caso de personas jurdicas, stas lo hacen por medio de su representante legal o apoderado, siendo que el representante legal acredita tal condicin a travs de documento registral vigente que consigne dicho cargo, mientras que el apoderado ser acreditado con carta poder simple suscrita por el representante legal, adjuntando el documento registral vigente que acredite tal condicin.
7. Criterios sobre las propuestas

Los lineamientos debern ser una gua para la revisin de las propuestas, al menos deber considerar los aspectos ms relevantes y de fcil verificacin, como los que siguen:
7.1. Idioma en que deben presentar las propuestas: Todos los documentos referidos a Requerimientos Tcnicos

Mnimos y factores de evaluacin se presentan en castellano o con traduccin efectuada por traductor pblico juramentado. La omisin de la presentacin de documentos o su traduccin no es subsanable.

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7.2. Forma de presentacin de las propuestas:

Debe ser electrnica si se presentan en hojas simples. Si se presentan total o parcialmente mediante formularios o formatos, se llenarn por cualquier medio, incluyendo el manual. Debiendo en todos los casos llevar el sello y la rbrica del postor. La propuesta econmica solo se presenta en original.

El Plazo es de 1 o 2 das, pudiendo subsanarse en el mismo acto de presentacin de propuestas. Los supuestos de subsanacin son defectos de forma que no modifiquen el alcance de la propuesta tcnica.
7.4. Subsanacin de la propuesta econmica, no cabe la subsanacin por omisin o error: Salvo por defectos

7.3. Plazo y supuestos de subsanacin de las propuestas:

de foliacin y rbrica de los folios; y, en procesos de seleccin convocados bajo el sistema de precios unitarios, tarifas o porcentajes, el Comit Especial verificar las operaciones aritmticas de la propuesta con mayor puntaje total; de existir error, corregir y consignar el monto correcto, asignndole el lugar que le corresponde. Dicha correccin debe figurar expresamente en el acta respectiva.

y DJ en AMC.

7.5. Sobre el requisito para presentar la propuesta econmica: Garanta de Seriedad de Oferta en LP, CP o AD

8. Criterios para el otorgamiento de la Buena Pro

De modo similar a la verificacin de las propuestas, los lineamientos facilitarn el cumplimiento del marco normativo en esta etapa del proceso. Los aspectos ms relevantes a considerar son:
8.1. Quin, dnde y cundo se publica la Buena Pro otorgada al postor ganador. 8.2. Cul es el Procedimiento para publicar la Buena Pro:

Los lineamientos establecern el formato del cuadro comparativo, en el que se observe en orden de prelacin los puntajes tcnicos, econmicos y totales.

8.3. Cul es el plazo para otorgar la buena pro. 8.4. Cmo se notifica la Buena Pro. 9. Los lineamientos establecern los procedimientos en situaciones especiales, como las siguientes:

ello, los lineamientos establecern la forma en que el estudio de mercado determina que un solo proveedor no puede atender el requerimiento de la entidad, siendo que las bases prevern la posibilidad de distribuir la Buena Pro. El procedimiento contemplar que se respete la orden de prelacin, que la propuesta econmica adjudicada no sea superior al 5% del VR del postor ganador y que los postores tienen la opcin de reducir su propuesta para adecuarse a la condicin establecida.
9.2. Si hay empate entre los postores :

9.1. Si hay ms de un proveedor adjudicado: Para

Se ofrecer una gua en la que se seale por ejemplo, que en AD y MC en caso de empate ser favorecida las micro y pequeas empresas integradas por personas con discapacidad o consorcios integrados en su totalidad por estas empresas o que acrediten tener tal condicin, de acuerdo a lo sealado en la normativa de la materia. Asimismo sealar que en bienes y obras ser el que haya tenido mejor puntaje econmico. Podran indicar que la adjudicacin ser a prorrata, siempre que los postores estn de acuerdo y ser segn el monto de sus propuestas, siempre que el objeto de la contratacin sea divisible, precisando que no se aplica a consultoras o ejecucin de obras. Finalmente se tiene el sorteo, que conjuntamente con la adjudicacin a prorrata requiere de la citacin oportuna a los postores.

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9.3. Si la propuesta excede el valor referencial: Los lineamientos sealarn que se deber contar con la asignacin suficiente de crdito presupuestario y la aprobacin del Titular de la Entidad, salvo que el postor ganador acepte reducir su oferta econmica a un monto igual o menor al valor referencial. Asimismo indicar que la aceptacin ser en acto pblico o deber constar en documento escrito si es acto privado. Precisar que el Titular de la Entidad ser responsable de otorgar la buena pro en un plazo no mayor a 10 das hbiles contados desde la fecha prevista en el calendario para otorgar la Buena Pro. 9.4.Criterios cuando se declara desierto o se cancela el proceso de seleccin
9.4.1. Procedimiento cuando se declara desierto el proceso:

Se declara desierto cuando no queda ninguna propuesta vlida. Si no hay participantes se puede declarar desierto al trmino del registro de participantes.

La publicacin se har en el SEACE dentro del da siguiente de producida. El Comit Especial o el OEC segn corresponda informarn al Titular de la Entidad o al funcionario delegado de aprobar el Expediente de Contratacin sobre las causas del desierto, adoptando las medidas correctivas antes de convocar nuevamente. Si el motivo est referido al valor referencial o a las caractersticas del objeto, el Comit Especial se dirigir al OEC o rea usuaria. La siguiente convocatoria ser una AMC que no podr ser electrnica. 9.4.2.Procedimiento cuando se cancela el proceso de seleccin: Si la Entidad decide cancelar el proceso debe comunicarlo dentro del da siguiente y por escrito al Comit Especial, registrando en el SEACE la resolucin o Acuerdo de cancelacin al da siguiente y de ser el caso al correo electrnico sealado por los participantes.

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El Programa Canon es una iniciativa innovadora liderada por la Corporacin Financiera Internacional (IFC), miembro del Grupo Banco Mundial, que se viene implementando con el apoyo de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), la Agencia Canadiense de Desarrollo Internacional (ACDI) y el Fondo de Minera, Petrleo y Gas para el Desarrollo Comunitario Sostenible (CommDev). Las opiniones expresadas en el presente documento no reflejan necesariamente el punto de vista de USAID, ACDI, CommDev o de IFC.