GUIA DE AUDITORIA INTERNA No.

8 TESORERIA PROPOSITOS DE LA GUIA Los propsitos de esta gua son los siguientes: a) Establecer el concepto, naturaleza y registro contable de los rubros que conforman tesorera. b) Definir los objetivos de auditora interna. c) Determinar la metodologa recomendable en la ejecucin del trabajo de auditora interna, a travs de tcnicas y procedimientos aplicables. d) Establecer la comunicacin del resultado de la auditora. CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO CONTABLE La tesorera esencialmente tiene la administracin del efectivo de la entidad, es decir, se encarga de captar y colocar los fondos de la misma, desempeando la funcin financiera dentro de la empresa. Las funciones que se relacionan con los fondos de capital, son los siguientes:
a) b) c) d) e) f)

Efectivo (caja y bancos) Fondos fijos (cajas chicas, fondos para canje de moneda) Valores o ttulos negociables Financiamiento (A corto, mediano y a largo plazo) Participacin de los accionistas Otras inversiones

Los registros contables que conforman la tesorera tienen como objetivo, que se presente en el balance general, el monto real del efectivo, las inversiones, su capital en acciones y las obligaciones que por estos conceptos tiene una entidad, para que su anlisis sea eficiente, en la toma de decisiones financieras. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA Los objetivos bsicos que persiguen son: Garantizar que los saldos que se muestren en los estados financieros, representen adecuadamente los rubros que integran la tesorera. b) Promover la eficiencia operativa de los renglones que conforman la tesorera, evaluando que las polticas y procedimientos aplicados, permitan alcanzar la optimizacin de los recursos.
a)

16

c)

Cumplimiento de metas, planes, polticas, procedimientos, leyes y reglamentos relacionados con el rea de tesorera.

PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL El auditor interno debe verificar la existencia de polticas, procedimientos contables y administrativos aplicables a la entidad. Estos deben ser establecidos por la administracin, mismos que le son tiles en la toma de decisiones financieras, y que constituyen la base para efectuar un adecuado programa de auditora, recomendando como mnimo los siguientes: EVALUACION DE LA ADMINISTRACION DEL EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS Verificar que los saldos de efectivo en moneda nacional y extranjera presentados en el estado de situacin financiera, correspondan fsicamente a las partidas que representan este rubro, lo cual se debe efectuar por medio de arqueos y cortes de caja en forma peridica. b) Determinar que la moneda extranjera en caja, o en depsitos constituidos en bancos extranjeros, estn representados en el estado de situacin financiera, en la moneda de curso legal de acuerdo al tipo de cambio vigente y a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
a) c)

Establecer que la totalidad de los ingresos por ventas y servicios sean depositados integra y diariamente. Comprobar que los cheques recibidos para su cobro posterior en que se realiz la negociacin, sean registrados en forma oportuna y adecuadamente. Observar que los cheques rechazados sean recuperados en tiempo, previo a la prescripcin de exigibilidad que indica la ley. Verificar que los cheques emitidos sean bajo la indicacin de No Negociable, y evitar que sean girados al portador. Examinar que las personas autorizadas para firmar cheques, verifiquen si se adjunta la documentacin de soporte y que los documentos llevan estampado el sello de Pagado. Verificar que las conciliaciones bancarias en moneda nacional y extranjera, representen operaciones debidamente documentadas ya autorizadas por la administracin, as como estn elaboradas oportunamente. Establecer que las partidas pendientes de correspondencia en las conciliaciones bancarias en moneda nacional y extranjera, se analice su antigedad con el objeto de detectar y corregir cualquier anomala en tiempo prudencial. Verificar el uso de firmas autorizadas, sus niveles de responsabilidad y las notificaciones al banco respecto a cualquier cambio de las mismas. Evaluar la suficiencia y conveniencia de las plizas de seguro y fianzas contratadas con relacin al manejo de efectivo.

d)

e)

f)

g)

h)

i)

j)

k)

16

l)

Determinar el cumplimiento de las normas y polticas del rea de caja, en cuanto a montos en efectivo, remesas y rotacin de personal. Comprobar si se clasifica adecuadamente en el estado de situacin financiera, el efectivo con restriccin y/o en litigios, as como la razn de ste. Evaluar los riesgos relativos a medidas de seguridad del efectivo, su ubicacin fsica, alarmas, sistemas de video, transporte blindado, suficiencia de custodia y plizas de seguro para su traslado. Confirmar con las instituciones bancarias a determinada fecha, los saldos de las cuentas de depsitos para su comprobacin. Evaluar a travs de los contratos suscritos entre la institucin bancarias y la empresa, el costo-beneficio que representan las transacciones bancarias, de traslados de fondos automticos entre cuentas. Examinar la informacin de los reportes que indican la disponibilidad diaria.

m)

n)

o)

p)

q)

EVALUACION DE LA ADMINISTRACION DE INVERSIONES Determinar el cumplimiento de leyes y normas vigentes relacionadas a las inversiones. As como las polticas y procedimientos utilizados por la empresa. b) Revisar lo relacionado con el proceso contable de las inversiones y la existencia de registros auxiliares.
a) c)

Establecer la existencia fsica de los dos documentos de inversin y/o los documentos de respaldo. Comprobar si los valores o ttulo estn registrados de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, uniformemente, y que revelen en el estado de situacin financiera, si estn sujetos a cualquier gravamen. Verificar que las inversiones sean aprobadas por funcionarios autorizados para el efecto, y de acuerdo a los niveles de responsabilidad. Determinar si las inversiones son adecuadas de acuerdo a la liquidez y solvencia de la empresa. Analizar la calidad y colocacin de las inversiones para minimizar riesgos. Confirmar con las instituciones emisoras de documentos, sobre la existencia de las inversiones. 16

d)

e)

f)

g) h)

i)

Establecer si los procedimientos de resguardo dentro de la empresa, son adecuados o si existen contratos apropiados para la custodia externa. Analizar que en las inversiones a corto plazo, tal como operaciones por medio de reportes se conozca su objeto de negociacin de acuerdo al tiempo de colocacin y rendimiento, constatando estn respaldados por ttulos legtimamente registrados y que su negociacin sea en instituciones debidamente autorizadas, considerando aspectos legales.

j)

EVALUACION DE LA ADMINISTRACION DEL FINANCIAMIENTO A CORTO Y LARGO PLAZO CAPTACION DE RECURSOS: Confirmar los saldos de capital e intereses pendientes de cancelacin a determinada fecha, y su presentacin en el estado de situacin financiera. b) Determinar qu funcionarios tienen facultad de contratar prstamos, dependiendo del monto.
a) c)

Verificar que el financiamiento a corto plazo, relacionado a Cuentas por Pagar, est debidamente presentado en los estados financieros. Establecer los requisitos de adquisicin de crdito financiero, tanto local como del exterior. Comprobar, revisar y evaluar los contratos y convenios de los prstamos adquiridos. Verificar el uso y aplicacin de las fuentes de financiamiento. Establecer las prioridades para la amortizacin de los crditos adquiridos.

d)

e) f) g)

COLOCACION DE RECURSOS: Confirmar con los clientes los saldos de capital e intereses pendientes de cancelar a determinada fecha. b) Verificar, revisar y evaluar los contratos o convenios de los crditos colocados y sus garantas.
a) c)

Evaluar que todos los crditos colocados y los intereses acumulados por estos, se reflejen en los estados financieros adecuadamente.

ADMINISTRACION DE LA PARTICIPACION DE LOS ACCIONISTAS Establecer que los importes incluidos en el estado de situacin financiera, como capital en acciones, utilidades retenidas, reservan de capital y acciones en tesorera se encuentren debidamente clasificados de acuerdo a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, con las disposiciones de la estructura constitutiva y sus aspectos legales. b) Verificar que las acciones emitidas: Nominativas y al portador, estn autorizadas por medio de escritura social, aprobadas por el Consejo de Administracin y sujetas a las leyes correspondientes.
a)

16

c)

Revisar si se contemplan modificaciones de capital en la escritura social, estatutos, libros de actas del Consejo de Administracin y de Asamblea de Accionistas. Verificar por medio de acta constitutiva de sociedad y sus modificaciones, el total de acciones de capital autorizado y el porcentaje pagado. Comprobar que las cuentas de capital estn debidamente presentadas en los estados financieros y de acuerdo a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Verificar que exista un libro de registro de accionistas. Asimismo, verificar el procedimiento de firmas autorizadas para la emisin de certificados de acciones. Comprobar que el efectivo y otros activos adquiridos por medio de la emisin de acciones estn recibidos, debidamente clasificados y justipreciados adecuadamente, observando la aplicacin de disposiciones legales. Establecer que la reduccin de capital est autorizado en actas de Consejo de Administracin. Determinar si existe negociacin de acciones en el mercado burstil. Verificar cual es la razn de tener acciones en tesorera y el plazo de su colocacin observando los requisitos legales. Examinar si en los contratos y la documentacin pertinente de la adquisicin de acciones en tesorera, est autorizado por el Consejo de Administracin, la venta de acciones a los empleados.

d)

e)

f)

g)

h)

i) j)

k)

EVALUACION Y ANALISIS DE LA ADMINISTRACION DE TESORERIA El auditor interno debe realizar peridicamente pruebas para verificar que las polticas y procedimientos establecidos en la empresa le permitan alcanzar la mayor eficiencia y efectividad en las operaciones o funciones relacionadas con la administracin de Tesorera. Las pruebas mnimas a observar son. Que exista funcionario responsable de la administracin de Tesorera, con capacidad para supervisar, custodiar fondos y valores de la empresa, que tome decisiones financieras giles y oportunas, en la colocacin y captacin de recursos necesarios. b) Evaluar los procedimientos de elaboracin, destino y el adecuado anlisis de los informes relacionados con el manejo de Tesorera.
a) c)

Verificar que exista determinacin del costo financiero de cada uno de los aspectos de Tesorera y su incidencia en los resultados de la entidad. Revisar aspectos fiscales relacionados con el rea de Tesorera. Establecer si existen procedimientos operativos adecuados para las inversiones, determinar la importancia, necesidad y forma de inversin.

d) e)

16

f)

Comprobar que exista autorizacin por la Administracin de la empresa, para efectuar las negociaciones de los valores en el mercado burstil. Verificar que se manejen adecuadamente las fuentes de financiamiento a corto y largo plazo requeridos por la empresa con entidades bancarias. Establecer que existan contratos o acuerdos firmados con los bancos, para el traslado automtico de fondos. Revisar los aspectos legales, financieros y la oportunidad de inversin en operaciones con bienes inmuebles. Determinar que la recuperacin de la cartera de crditos sea efectiva. Analizar que existan contratos de seguros para los valores de la empresa y la dimensin de su cobertura. Revisar las polticas para afrontar los problemas de fluctuacin del tipo de cambio, para las monedas extranjeras. Verificar las polticas relacionadas con los anlisis financieros y presupuestos de inversin para el crecimiento de la empresa.

g)

h)

i)

j) k)

l)

m)

TESORERIA Y EL AMBIENTE DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS: El Auditor Interno, debe establecer si en la entidad se cuenta con programas de cmputacin (Software) y equipo (Hardware), mediante el cual descansen controles internos para el manejo de tesorera, de existir stos, debe efectuar una revisin, evaluacin de los controles, sistemas, procedimientos de informtica, de los equipos de cmputo, su utilizacin, eficiencia y seguridad en el procesamiento de la informacin, lo cual se puede realizar efectuando lo siguiente: a. Evaluacin administrativa del procesamiento electrnico de datos de tesorera

Objetivos de la direccin o gerencia Metas, planes, polticas y procedimientos Organizacin Funciones, niveles de autoridad y responsabilidad del rea de procesos electrnicos Integracin de los recursos materiales y tcnicos Costos y controles presupuestales Controles administrativos del rea de procesos

b. Evaluacin de los sistemas, procedimientos y la eficiencia en el uso de la informacin

Evaluacin y anlisis de los sistemas

16

Evaluacin del sistema lgico operativo Control de los proyectos de programas de desarrollo Control de sistemas y su programacin Instructivos y manuales Formas de implantacin Seguridad fsica Controles de mantenimiento y respaldo de los sistemas Utilizacin de los sistemas Flujogramas de procesos

c. Evaluacin del proceso de datos y de los equipos utilizados en el rea de tesorera

Controles de los datos fuente y manejo de cifras Controles de operacin Control de salida de informacin Control de asignacin de trabajo Control de medios de almacenamiento de los datos Orden en el centro de cmputo Seguridad fsica y lgica Confidencialidad Respaldo PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES A

TECNICAS Y TESORERIA:

A continuacin se incluyen algunas tcnicas y procedimientos que dispone el auditor en el rea de tesorera: FAMILIARIZACION El auditor debe familiarizarse con las operaciones o funciones relacionadas con el manejo de los rubros que conforman el rea de Tesorera, considerando los siguientes aspectos:

16

Disponibilidades de efectivo, polticas, presupuestos, manuales de procedimientos especficos. b) Estructura organizacional.

a) c) d) e)

Caractersticas de los rubros esenciales de tesorera. Revisar la rentabilidad y costo-beneficio de las operaciones de Tesorera. Inspeccionar la localizacin y ubicacin interna y externa, las caractersiticas de las instalaciones de Tesorera.

ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS Por medio de las entrevistas personales y/o flujogramas de las funciones relacionadas con el rea de Tesorera, el auditor interno logra: Estudiar y evaluar las polticas y procedimientos indicados en los manuales o instructivos respectivos, o realizar entrevistas directas al personal que ejecuta las actividades relacionadas con Tesorera, para determinar las fortalezas y debilidades del control interno existente. b) Conocer como se desempea la funcin financiera, o cmo se llevan a cabo las diferentes actividades de captacin y colocacin de fondos.
a)

ANALISIS DE INFORMACION FINANCIERA El anlisis de la informacin financiera, debe llenar los requerimientos del auditor interno para evaluar como mnimo: Realizar revisiones analticas que incluyan comparaciones del comportamiento de las tasas de inters, de las tendencias del crecimiento o disminucin de los rubros de Tesorera con perodos anteriores, y de ser posible con entidades que ejecuten la misma actividad. b) Obtener informacin necesaria para formarse un juicio, que sirva de base al anlisis eficaz en la toma de decisiones administrativas.
a)

EXAMEN EN DOCUMENTACION E INVESTIGACION ESPECFICA: Con el objeto de verificar los datos obtenidos en el anlisis de la informacin, as como en las entrevistas personales o flujogramas, el auditor interno debe examinar la documentacin, y realizar las investigaciones especficas que considere necesarias. A continuacin se mencionan algunas de ellas: Analizar los manuales o instructivos de polticas y procedimientos, verificando su actualizacin y cumplimiento. b) Estudiar los registros contables, tanto principales como auxiliares y las formas existentes, para comprobar su funcionalidad en cada una de las reas de Tesorera.
a) c)

Evaluar el contenido, oportunidad, periodicidad, destino y utilidad de los informes financieros y fiscales relativos a la administracin de Tesorera.

16

d)

Elaborar, si fuese necesario, diagramas de flujo, que muestren el recorrido que siguen las transacciones de Tesorera en sus diferentes fases y diagnosticar la situacin del control interno existentes. Analizar el sistema de las inversiones de la empresa, la razonabilidad de la cartera de los crditos otorgados, el costo beneficio de los prstamos adquiridos, la situacin en el mercado de las acciones de capital y las fluctuaciones en los tipos de cambio del activo en moneda extranjera, para establecer las ventajas o desventajas, desde el punto de vista financiero y fiscal. Determinar los costos administrativos del manejo y control del rea de Tesorera, as como estudiar la eficiencia y eficacia de los recursos humanos. Investigar las tendencias del mercado en la negociacin de valores, adquisicin de obligaciones, la necesidad de aumento del patrimonio, sin comprometer la liquidez y solvencia de la empresa. Evaluar la cobertura de plizas de seguros y fianzas para establecer si son suficientes en casos de atracos, prdidas y robos, y considerar los endosos de las plizas y los reclamos. Analizar el comportamiento de la colocacin y captacin de recursos de Tesorera, los rendimientos o prdidas obtenidas con perodos anteriores e investigar las variaciones significativas.

e)

f)

g)

h)

i)

PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME: El auditor interno debe presentar un informe acerca de las fortalezas y debilidades del control interno, as como errores e irregularidades encontradas, con una cuantificacin del costo de las mismas y presentar sus recomendaciones en borrador, discutirlo con los funcionarios responsables y personal involucrado, a fin de obtener sus puntos de vista aprovechando su experiencia. En la discusin se lograr: a) Asegurarse que se trate de problemas o errores cuya solucin sea factible, en las circunstancias actuales o en un futuro inmediato. b) Cuantificar o estimar la incidencia de estos problemas o errores en las operaciones y resultados de la empresa. c) Relacionar los problemas o errores detectados con los establecidos en otras reas de la empresa. d) Establecer el costo-beneficio de las recomendaciones a sugerir. e) Presentar las fortalezas y debilidades de control y sus recomendaciones de acuerdo a su prioridad.

16

INFORME El auditor interno debe presentar por escrito el resultado final de la evaluacin del control interno, como evidencia del trabajo ejecutado y debe consistir en una declaracin clara y sencilla. b) El informe debe contener una breve descripcin del trabajo realizado, la identificacin y cuantificacin de las deficiencias encontradas, as como las debilidades en los procedimientos de control; las justificaciones o comentarios del personal involucrado y finalizando con las recomendaciones.
a) c)

El informe debe enviarse al rgano que reporta, el cual debe considerar la adopcin de las medidas correctivas, siendo importante que las decisiones tomadas en base al informe, tengan seguimiento por parte de auditoria interna.

SEGUIMIENTO El auditor interno debe cumplir con lo establecido en sus programas de trabajo, en cuanto al seguimiento de las recomendaciones efectuadas en auditoras anteriores, por lo que debe tomar en cuenta lo siguiente:
a) b) c)

Las recomendaciones de auditorias recurrentes. Verificar las acciones correctivas realizadas. Al verificar que las recomendaciones anteriores no fueron atendidas, se deben tomar las decisiones oportunas de acuerdo a los procesos administrativos de la empresa. Considerar si la Gerencia o el Consejo de Administracin, asumi la responsabilidad de no tomar ninguna medida correctiva sobre los hallazgos reportados. Comunicar los resultados de la auditora de seguimiento, al rgano que reporta. GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 9 CUENTAS POR PAGAR

d)

e)

PROPOSITOS DE LA GUIA Los propsitos determinados son los siguientes: Establecer el concepto, naturaleza y registro contable de los rubros que conforman las cuentas por pagar. b) Definir los objetivos de Auditora Interna.
a) c)

Determinar la metodologa recomendable en la ejecucin del trabajo de auditora interna, a travs de tcnicas y procedimientos aplicables. Establecer la correcta comunicacin del resultado de la auditora.

d)

CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO CONTABLE 16

Son las cuentas contables que registran saldos acreedores, originados por compromisos contrados en la adquisicin de un bien o gasto, y que son registrados apropiadamente en la seccin de pasivo de un estado de situacin financiera. La naturaleza del pasivo corresponde a deudas y compromisos contratados con acreedores y proveedores de bienes y servicios, especificando un tiempo especfico para la extincin de la obligacin. Los rubros que se relacionan comnmente en las cuentas por pagar son:
a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k)

Sueldos Proveedores Intereses Primas de seguros Fletes Cuotas patronales Retenciones sobre sueldos Acreedores Prstamos Comisiones etc.

Los registros contables de los rubros que conforman las cuentas por pagar, tienen como objetivo que se presenten en el estado de situacin financiera, reflejando su integracin y mostrando el grado de endeudamiento a un plazo definido, que sirva de base en la toma de decisiones administrativas y financieras. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA Los objetivos bsicos que se persiguen son:
a)

Garantizar que los saldos que se muestran representen adecuadamente los rubros que integran la cuenta.

16

b)

Promover la eficiencia operativa y la optimizacin de crdito obtenido como confianza en la transaccin

PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL APLICABLES El Auditor Interno debe verificar la existencia de polticas y procedimientos contables y administrativos aplicables a la entidad. Estos deben ser establecidos por la administracin y sirven de base en la toma de decisiones administrativos-financieras y para los programas de desarrollo de auditoras. EVALUACION DE LA ADMINISTRACION Dentro del programa de auditora, se debe contemplar peridicamente la realizacin de pruebas de cumplimiento, en cuanto a la correcta aplicacin de los procedimientos y polticas administrativas, al registro correcto de las obligaciones, registros y extincin. Se debe observar como mnimo lo siguiente: Que exista un funcionario responsable de la administracin autorizado para contraer obligaciones en nombre de la empresa, as como definicin de tiempos de pago y montos autorizados. b) Verificar el correcto registro en el ingreso de la compra o servicio recibido que origina la deuda.
a) c) d)

Revisar los informes presentados por la administracin. Comprobar que las transacciones han sido autorizadas previamente por el rgano superior de la administracin. Analizar los grados de riesgo en que se incurra, por incumplimiento en el pago oportuno. Verificar que se manejen adecuadamente las obligaciones y las fuentes de financiamiento. Establecer si existen contratos que formalicen compromisos. Determinar si se cuenta con programas automatizados de control que tienden a dar seguridad en el manejo oportuno de las transacciones e informacin confiable. Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO

e) f) g) h)

LAS CUENTAS POR PAGAR ELECTRONICO DE DATOS

Los sistemas de informtica, actualmente son una herramienta valiosa para la administracin, en el sentido de que facilitan el control de las transacciones, proporcionando seguridad en el control interno, por lo tanto si la entidad cuenta con automatizacin se debe conocer la lgica operativa tanto por su utilizacin, eficiencia y la seguridad que la informacin muestra. Para obtener lo anterior se debe realizar lo siguiente: a. Evaluacin administrativa del procesamiento electrnico de datos.

16

Objetivos de la direccin o gerencia. Metas, planes, polticas y procedimientos electrnicos. Organizacin del departamento. Funciones, niveles de autoridad y responsabilidad. Integracin de los recursos materiales y tcnicos. Costos y controles presupuestales. Controles administrativos del rea de procesos.

b. Evaluacin de los sistemas, procedimientos y la eficiencia en el uso de la informacin.

Evaluacin y anlisis de los sistemas. Evaluacin de la lgica operativa. Control de los proyectos de programas en desarrollo. Control de sistemas y su programacin. Instructivos y manuales. Formas de implantacin de los programas. Seguridad fsica y lgica de los sistemas. Controles de mantenimiento y formas de respaldo de los sistemas. Utilizacin de sistemas.

c. Evaluacin del proceso de datos y de los equipos utilizados.

Controles de los datos fuente y manejo de cifras Controles de operacin Control de salida de informacin Control de asignacin de trabajo Control de medios de almacenamiento de datos Orden en el centro de informtica Seguridad fsica y lgica

16

Confidencialidad Respaldo de mantenimiento y actualizacin

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA, RECOMENDABLES A LAS CUENTAS POR PAGAR. Seguidamente se recomiendan algunas tcnicas y procedimientos que dispone el Auditor Interno para evaluar el rea de cuentas por pagar.

FAMILIARIZACION El Auditor Interno deber adecuarse o familiarizarse con la actividad de cuentas por pagar, con la estructura organizacional de la empresa y principalmente con las reas que tengan relacin importante con los crditos como: Compras, ventas, cuentas por cobrar, contabilidad, tesorera, embarques, etc.
a) b)

Estudiar las polticas y procedimientos que apliquen a la entidad. Conocer la estructura organizativa de la entidad relacionada con la obtencin de crditos y el control de las cuentas por pagar. Establecer los puestos claves, relacionados con las personas autorizadas para poder obtener los compromisos creditivos y de las cuentas por pagar. Identificar la naturaleza e integracin de las cuentas por pagar y sistemas auxiliares existentes para su control y administracin. Visita a las instalaciones: El Auditor deber constituirse en el departamento de Acreeduras y/o Proveeduras, si estos existieran especficamente, o si no lo hay, ser en el departamento de contabilidad donde se desarrolle la actividad de cuentas por pagar, con el objeto de conocer e identificar todos los pasos de la operacin.

c)

d)

e)

ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS: Por medio de las tcnicas de la entrevista y del flujograma, el Auditor Interno podr conocer las funciones relacionadas con la obtencin de compromisos y el control de las cuentas por pagar. b) Conocer el personal que tiene a su cargo la operacin de las cuentas por pagar y la forma en que se llevan a cabo las diferentes actividades.
a) c)

Determinar si se estn cumpliendo con los objetivos y polticas establecida por la empresa.

16

d)

Podr tambin el Auditor considerar entrevistas a personal de otro departamento afin a la operacin, para conocer si todos los pasos del procedimiento se estn llevando a cabalidad. Diagramar los diferentes procesos ue componen la actividad de cuentas por pagar, siguiendo un ordenamiento lgico con el objetivo de identificar la calidad del sistema. El Auditor Interno deber de establecer si los procedimientos que se estn utilizando son los apropiados de lo contrario redisearlos a efecto de hacerlos funcionales de acuerdo a las necesidades de la empresa.

e)

f)

ANALIIS DE LA INFORMACION FINANCIERA: El Auditor Interno deber obtener y analizar la informacin financiera necesaria para formarse un juicio de los compromisos y de las cuentas por pagar. Revisar la relacin existente con los proveedores y/o acreedores, tipos de empresa, clasificacin de los crditos, montos, descuentos por pronto pago y dems constumbres que tenga la empresa.

Examinar integraciones que incluyan el comportamiento de los pagos en relacin a montos y plazos. EXAMEN DE LA DOCUMENTACION E INVESTIGACION ESPECIFICA: El Auditor Interno debe de revisar la documentacin en forma selectiva y realizar las investigaciones especficas que estime conveniente. Algunos documentos que podr solicitar son: Manuales de procedimientos, archivos, registros, diagramas de flujo, informes de auditoras anteriores, con el objeto de ampliar su criterio al opinar. A continuacin se detallan actividades a efectuarse: a. Analizar los manuales de polticas y procedimientos, verificando su actualizacin y cumplimiento. b. Verificar los registros contables, tanto principales como auxiliares y las formas existentes, para comprobar su funcionalidad y uso adecuado. c. Revisar el contenido, oportunidad, periodicidad, destino y utilidad de informes relativos a cuentas por pagar. d. Disear en su caso, diagramas de flujo que muestren el recorrido que sigue el proceso de adquisicin de crditos. e. Solicitar los procedimientos para su revisin analtica, incluyendo la rotacin que han tenido las cuentas por pagar, comparaciones peridicas y el anlisis de la antigedad de saldos. f. Determinacin de los errores ms frecuentes:

16

1. Si los pagos estn contabilizados pero no efectuados o viceversa. 2. Contabilizados en perodos distintos al de su realizacin. 3. Pagos que no cuenten con la autorizacin respectiva. 4. Pagos registrados en otra cuenta. 5. Pagos valorados incorrectamente. g. Determinar si se mantiene un archivo de cuentas por pagar que incluya:

Cuentas pendientes de cancelar. Historial de pagos.

h. Practicar arqueos peridicos de los comprobantes que justifiquen los compromisos contra los registros principales y auxiliares de contabilidad. i. Confirmar peridicamente los saldos de cuentas por pagar y las respuestas obtenidas, cotejarlas con los registros principales y auxiliares, en caso de diferencias, darles el seguimiento respectivo. PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME: El Auditor Interno deber presentar como parte de su trabajo final, un informe identificando errores, irregularidades y las debilidades del control interno encontradas durante el desarrollo del mismo. Efectuar una cuantificacin del costo beneficio y presentar sus recomendaciones en
borrador y lo discutir previamente con los interesados, con el objeto de obtener sus puntos de vista en base a su experiencia. La discusin permitir entre otros: Consolidar que se trate de problemas de importancia y cuya solucin sea factible. Considerar o valorar el impacto de las deficiencias encontradas en la operacin y en los resultados de la entidad as como su cuantificacin. b) Hacer una interrelacin entre las deficiencias encontradas con otras reas.
a) c)

Determinar el costo-beneficio de las recomendaciones a proponer. recomendacin.

d) Hacer un detalle de acuerdo a su prioridad de las deficiencias evaluadas y su consiguiente

INFORME Como resultado final de su trabajo el auditor interno deber de presentar por escrito, un informe y deber de consistir en una manifestacin sencilla, haciendo uso de un lenguaje correcto, actual, comprensible e incluso persuasivo.

16

El contenido del informe, el auditor deber realizar una descripcin del trabajo desarrollado, determinar y evaluar las debilidades encontradas, el perodo que se revis, deficiencias sobre los procedimientos de control, comentarios del personal involucrado y finalizando con las conclusiones y recomendaciones. El auditor interno deber de remitir su informe al funcionario que reporta (Gerente General, Presidente del Consejo de Administracin, etc), quin ser el encargado de adoptar las medidas para su consideracin e implementacin a corto plazo. Es importante el seguimiento que se le d al resultado del informe, despus de haber sido aprobado. El auditor podr iniciar su informe con un resumen del problema y de las recomendaciones efectuadas para su solucin, podra al mismo tiempo incluir una descripcin sobre el alcance de la auditora y las limitaciones, as como de las respuestas de acuerdo al nivel de importancia sobre los comentarios externados por el personal involucrado en la revisin. Se finalizar con los resultados y opiniones de la auditora realizada, as como la conveniencia de adjuntar al informe anexos tales como: Estadsticas, cuadros, flujogramas y otro material de soporto. SEGUIMIENTO El Auditor interno debe cumplir con lo establecido en sus programas de trabajo en cuanto al seguimiento de las recomendaciones efectuadas en auditorias anteriores, por lo que debe tomar en cuenta lo siguiente:
a)

Las recomendaciones de auditoras recurrentes. Verificar las acciones correctivas realizadas. oportunas de acuerdo a los procesos administrativos de la empresa.

b) Al verificar que las recomendaciones anteriores no fueron atendidas se deben tomar las decisiones

c)

Considerar si la Gerencia o el Consejo de Administracin, asumi la responsabilidad de no tomar ninguna medida correctiva sobre los hallazgos reportados.

d) Comunicar los resultados de la auditora de seguimiento al rgano que reporta.

CONCLUSIONES

16

El auditor interno debe realizar peridicamente pruebas para verificar que las polticas y procedimientos establecidos en la empresa le permitan alcanzar la mayor eficiencia y efectividad en las operaciones o funciones relacionadas con la administracin de Tesorera. El Auditor Interno deber adecuarse o familiarizarse con la actividad de cuentas por pagar, con la estructura organizacional de la empresa y crditos. con las reas que tengan relacin importante con los

RECOMENDACIONES

16

El Auditor Interno debe tomar en cuenta la gua No. 08 Tesorera para cumplir con los lineamientos que se deben seguir al momento de evaluar dichos controles sobre el manejo del dinero en la empresa. El auditor debe familiarizarse con las operaciones o funciones relacionadas con el manejo de los rubros que conforman el rea de Tesorera. El Auditor Interno en base las guas de auditoria interna debe evaluar los diferentes controles implementados por la administracin.

BIBLIOGRAFA

16

Guas de Auditora Interna por la Comisin Interna del Colegio de Contadores Pblicos y Auditores.

16