CURSO A DISTANCIA DIRECTRICES ISO 19011:2011 PARA LAS AUDITORAS INTERNAS DE SISTEMAS DE GESTIN TEMA 4

LOS AUDITORES DE SISTEMAS DE GESTIN

1. Generalidades La confianza en el proceso de auditora y la capacidad que la misma tenga para lograr sus objetivos depende de aquellas personas que planifiquen y lleven a cabo este proceso, es decir, de los auditores. Las auditoras internas son una actividad demasiado importante para dejarlo bajo la responsabilidad de una sola persona. Por eso, a menudo las organizaciones crean equipos de auditores conformados por un auditor lder del equipo, auditores calificados y auditores en formacin. El equipo de auditoras internas de una organizacin debera tener de 2 a 6 personas con la preparacin adecuada y, al menos una de ellas debera estar calificada para desempear el rol de lder del equipo. En ocasiones, junto con el equipo, pueden participar en las auditoras expertos tcnicos, observadores y guas, (los cuales no actan ni deberan influir en el proceso de auditora). Cada auditor debera tener las competencias apropiada segn sea su rol en el proceso, como auditor calificado, o como lder del equipo auditor. Las directrices para la evaluacin de la competencia de los auditores estn establecidas en la seccin 7 de la norma ISO 19011:2011 (vase el archivo ISO 19011 Auditores, carpeta BODEGA DE ARCHIVOS, seccin ARCHIVOS de la pgina del curso) y stas incluyen: Comportamiento personal Conocimientos y habilidades Educacin, formacin y experiencia Mantenimiento de la competencia Algunos de los conocimientos y habilidades descritos en ISO 19011_2011 (seccin 7.2.3) son comunes a los auditores de cualquier disciplina de sistema de gestin; pero existen otros especficos de disciplinas de sistemas de gestin individuales. No es necesario que cada auditor en el equipo auditor tenga la misma competencia; sin embargo, la competencia global del equipo auditor necesita ser suficiente para lograr los objetivos de la auditora. 2. Comportamiento personal Aunque la preparacin acadmica y la experiencia profesional son fundamentales, la personalidad y el carcter del auditor tambin son importantes. Los auditores deberan poseer las cualidades personales que le permitan actuar segn los principios de auditora sealados en

el tema 2 (tambin en la seccin 4 de ISO 19011:2011). Los auditores deberan demostrar un comportamiento profesional durante el desempeo de las actividades de auditora. Algunas de las cualidades a destacar se presentan en el siguiente cuadro. CUADRO N 1.- Cualidades personales de los auditores CUALIDAD Ser tico con mentalidad abierta Diplomtico Observador Perceptivo Verstil Tenaz Decidido Seguro de s mismo Firme DESCRIPCIN Imparcial, sincero, honesto y discreto; Dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos; Tener tacto en las relaciones con las personas; Activamente consciente del entorno fsico y las actividades; Consciente y capaz de entender las situaciones; Capaz de adaptarse fcilmente a diferentes situaciones; Persistente y orientado hacia el logro de los objetivos; Capaz de alcanzar conclusiones oportunas basadas en el anlisis y el razonamiento lgico; Capaz de actuar y funcionar independientemente a la vez que interacta eficazmente con otros; Capaz de actuar de manera responsable y tica, aunque estas acciones puedan no ser siempre populares y en alguna ocasin puedan causar desacuerdos o alguna confrontacin; Dispuesto a aprender de las situaciones, y que se esfuerza por conseguir mejores resultados de auditora; Observador y respetuoso con la cultura del auditado; Interacta eficazmente con los dems, incluyendo los miembros del equipo auditor y el personal del auditado.

Abierto a la mejora Abierto a las diferencias culturales Colaborador

Los auditores bsicamente deberan ser personas maduras en su actitud, equilibradas en su juicio, e imparciales en sus apreciaciones con autoestima, tenacidad, sensibilidad, libre de prejuicios y con alta capacidad para trabajar bajo presin. Por la naturaleza de estos procesos, los auditores deben contar adems con un buen trato en sus relaciones humanas, que faciliten la comunicacin y obtencin de las evidencias que llevarn a los resultados de la auditora. 3. Conocimientos y habilidades 3.1. Generalidades Los auditores deberan poseer los conocimientos y las habilidades necesarios para obtener los resultados previstos de las auditoras que se espera que lleven a cabo. Todos los auditores deberan poseer conocimientos y habilidades genricos y tambin se debera esperar que tuvieran conocimientos y habilidades especficos de alguna disciplina de sistema de gestin y de algn sector especfico. Por otro lado, los lderes del equipo auditor deberan tener los conocimientos y habilidades adicionales necesarios para dirigir al equipo auditor. 3.2. Conocimientos y habilidades genricos: Es importante que las personas que conduzcan las auditoras de un sistema de gestin posean una buena comprensin de los procesos, del sistema auditado, de los principios y

mtodos eficaces, as como tambin de los requisitos para llevar a cabo la auditora. Adems deben dominar las tcnicas para el anlisis de los datos, tcnicas para el manejo de entrevistas, la comunicacin oral y la preparacin de informes. Cada auditor debera poseer conocimientos y habilidades en las siguientes reas: a. Principios, mtodos y procedimientos de auditora: aplicar los principios, mtodos y procedimientos apropiados, y asegurar que la auditora se realiza de forma coherente y sistemtica. sistemas de gestin y documentos de referencia (por ejemplo, normas de sistemas de gestin): comprender el alcance y los criterios de la auditora. El contexto de la organizacin: comprender la estructura, las actividades y las prcticas de gestin del auditado. Requisitos legales y reglamentarios y otros requisitos aplicables: ser consciente de otros requisitos adicionales y ser capaz de trabajar con ellos.

b. c. d.

3.3. Conocimientos y habilidades especficos Los auditores deberan tener los conocimientos y las habilidades especficos de la disciplina y del sector que son apropiados para auditar el tipo particular de sistema de gestin y el sector. Los conocimientos y las habilidades especficos de la disciplina y del sector de los auditores incluyen lo siguiente: a. b. c. d. e. f. Los requisitos del sistema de gestin particular a ser auditado; Los requisitos legales pertinentes a la disciplina y al sector; Los requisitos de las partes interesadas; los fundamentos de la disciplina y la aplicacin de mtodos, tcnicas, procesos y prcticas de negocio y tcnicas especficas de la disciplina; los conocimientos especficos de la disciplina relativos al sector particular, la naturaleza de las operaciones o el lugar de trabajo que se audita; los principios, los mtodos y las tcnicas de gestin de riesgos pertinentes para la disciplina y el sector.

NOTA: En el Anexo A de ISO 19011:2011, se proporciona orientacin y ejemplos ilustrativos de los conocimientos y habilidades especficos de la disciplina para los auditores. 3.4. Conocimientos y habilidades genricos del lder de un equipo auditor Los lderes de los equipos auditores deberan tener conocimientos y habilidades adicionales para gestionar y proporcionar liderazgo al equipo auditor y para facilitar la realizacin eficiente y eficaz de la auditora. Un lder de equipo auditor debera tener los conocimientos y habilidades necesarios para: a. b. c. d. e. f. equilibrar las fortalezas y debilidades de los miembros individuales del equipo auditor; desarrollar una relacin de trabajo armoniosa entre los miembros del equipo auditor; gestionar el proceso de auditora representar al equipo auditor en las comunicaciones con la persona responsable de la gestin del programa de auditora, el cliente de la auditora y el auditado; liderar el equipo auditor para alcanzar las conclusiones de la auditora; preparar y completar el informe de la auditora.

3.5. Conocimientos y habilidades para auditar sistemas de gestin que abordan mltiples disciplinas

Los auditores que pretenden participar como miembros de un equipo auditor en la auditora de sistemas de gestin que abordan mltiples disciplinas deberan tener la competencia necesaria para auditar al menos una de las disciplinas de sistema de gestin y conocimientos de la interaccin y sinergia entre los distintos sistemas de gestin. Los lderes de equipos auditores que realizan auditoras de sistemas de gestin que tratan mltiples disciplinas deberan comprender los requisitos de cada una de las normas de sistemas de gestin y reconocer los lmites de sus conocimientos y habilidades en cada una de las disciplinas. 3.6. El logro de la competencia del auditor Los conocimientos y habilidades del auditor pueden obtenerse usando una combinacin de lo siguiente: a. educacin formal/formacin y experiencia que contribuya al desarrollo de los conocimientos y habilidades en la disciplina y en el sector del sistema de gestin que el auditor pretende auditar; programas de formacin que cubran los conocimientos y habilidades genricos del auditor; experiencia en una funcin tcnica, de gestin o profesional que implique el ejercicio del juicio, la toma de decisiones, la solucin de problemas y la comunicacin con miembros de la direccin, profesionales, pares, clientes y otras partes interesadas; experiencia en auditoras adquirida bajo la supervisin de un auditor en la misma disciplina. En el caso de un lder de equipo auditor, ste debera haber adquirido experiencia adicional en auditora para desarrollar los conocimientos y habilidades descritos en 3.4 (seccin 7.2.3. de ISO 19011:2011) Esta experiencia adicional debera haberse adquirido trabajando bajo la direccin y orientacin de un lder de equipo auditor diferente.

b. c.

d.

4. Evaluacin de la competencia de los auditores La competencia de los auditores debera evaluarse a travs de un proceso que considere el Comportamiento personal y la capacidad para aplicar los conocimientos y las habilidades adquiridos durante la educacin, la experiencia laboral, la formacin como auditor y la experiencia en auditoras. Tambin esta evaluacin debera tomar en cuenta las necesidades del programa y los objetivos de la auditora, entre ellos los sistemas de gestin que sern auditados. El resultado de esta evaluacin debera servir de base para: a. b. c. la seleccin de los auditores que formarn parte del equipo; la necesidad de mejorar las competencias del auditor, por ejemplo, mediante la formacin; y, La evaluacin continua del desempeo del auditor.

Los criterios de evaluacin deberan ser cualitativos (tales como haber demostrado el comportamiento personal, los conocimientos o el desempeo de las habilidades, en la formacin o en el lugar de trabajo) y cuantitativos (tales como los aos de experiencia laboral y de educacin, el nmero de auditoras realizadas, las horas de formacin en auditora). En la seccin 7.4 de ISO 19011:2011 se sealan algunos mtodos que pueden aplicarse para la evaluacin de la competencia del auditor. debera utilizarse una combinacin de mtodos para asegurar un resultado objetivo, coherente, imparcial y fiable.

La informacin recopilada sobre la persona que se espera que participe en un programa de auditora debera compararse con los criterios establecidos. Si esta persona no cumple los criterios, entonces debera adquirir una formacin, experiencia laboral o experiencia en auditora adicional, y debera realizarse posteriormente una nueva evaluacin.

5. Mantenimiento y mejora de la competencia del auditor Los auditores y los lderes de equipos auditores deberan mejorar su competencia de manera continua. Los auditores deberan mantener su competencia en auditora a travs de la participacin regular en auditoras de sistemas de gestin y del desarrollo profesional continuo. El desarrollo profesional continuo implica el mantenimiento y la mejora de la competencia. Esto puede conseguirse a travs de medios como experiencia laboral adicional, formacin, estudios particulares, tutoras, asistencia a reuniones, seminarios y conferencias u otras actividades pertinentes.

6. Comparacin entre los auditores internos y externos. La realizacin de auditoras internas, adems de ser un requisito para los sistemas de gestin, tiene algunas ventajas en relacin con las auditoras externas en cuanto a los auditores. Se pueden mencionar las siguientes: Los auditores internos poseen un mayor conocimiento sobre la Organizacin y sus problemas Los auditores internos tienen mejor accesibilidad a la informacin requerida Los auditores internos disponen de ms tiempo para recolectar las evidencias y para realizar las actividades necesarias. Es probable que los auditores internos no sigan con tanto rigor las directrices establecidas en ISO 19011:2011 para Las auditoras de sistemas de gestin. Ellos conocen mejor la Organizacin, sus procesos y a sus compaeros de trabajo. No obstante, los auditores externos poseen tambin algunas ventajas importantes, tales como: Los auditores externos pueden tener una percepcin ms objetiva de la situacin La mayora de los auditores externos poseen mayor experiencia sobre la manera de llevar a cabo el proceso de auditora. Se tiende a lograr mayor imparcialidad en las apreciaciones al evaluar las evidencias recolectadas.

7. Buenas prcticas de auditora Las siguientes son unas reglas bsicas que pueden seguir los auditores: i. ii. iii. iv. v. vi. vii. Reunir y clasificar de manera objetiva la informacin Mantenerse en el marco de la auditora sin temores o tratos preferenciales. Evaluar los efectos provocados por las observaciones. Tratar al personal involucrado de manera que se facilite el logro de los objetivos de la auditora. Adecuarse a los usos y costumbres de la regin. Realizar la auditora sin desviaciones producto de la falta de atencin. Prestar atencin y apoyo al proceso.

viii. ix. x.

Reaccionar eficazmente en situaciones difciles Llegar a conclusiones solamente basadas en los hallazgos de la auditora. Permanecer firme ante las presiones para hacer modificaciones no sustentadas con evidencias.

8. Conclusin Mediante el apoyo que pueda proporcionar la Alta Direccin para la formacin y el desarrollo de auditores internos, la organizacin va creando equipos de auditores que, en conjunto con auditados bien dispuestos, podrn sacar mayor provecho de los procesos de auditora bajo un enfoque GANAR-GANAR. En cuanto a las competencias del auditor, es necesario recordar que, no obstante la formacin que pueda proporcionarse al auditor, nada reemplaza el conocimiento directo adquirido por la experiencia en la realizacin de auditoras. La organizacin dentro de su programa de auditora debera establecer las competencias necesarias para sus auditores y tambin los criterios para evaluar tales competencias, a fin de que puedan disponer de los auditores con las cualidades personales, los conocimientos y habilidades necesarios para llevar adelante las auditoras internas. En caso de utilizar auditores externos, estos criterios pueden ser tiles para la seleccin de auditores si son contratados por la organizacin para realizar las auditoras.

RECOPILADO POR: Jos Manuel Sarmiento M. Abril 2013