400 ACTIVIDADES DE CONTROL La mxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables del control interno de acuerdo a sus

competencias, establecern polticas y procedimientos para manejar los riesgos en la consecucin de los objetivos institucionales, proteger y conservar los activos y establecer los controles de acceso a los sistemas de informacin. Las actividades de control se dan en toda la organizacin, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de deteccin y prevencin, tales como: separacin de funciones incompatibles, procedimientos de aprobacin y autorizacin, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos, revisin del desempeo de operaciones, segregacin de responsabilidades de autorizacin, ejecucin, registro y comprobacin de transacciones, revisin de procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones e incumplimientos. Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un perodo y estar relacionadas directamente con los objetivos de la entidad. La implantacin de cualquier actividad o procedimiento de control debe ser precedido por un anlisis de costo/beneficio para determinar su viabilidad, conveniencia y contribucin en relacin con el logro de los objetivos, es decir, se deber considerar como premisa bsica que el costo de establecer un control no supere el beneficio que pueda obtener. 401 Generales 401-01 Separacin de funciones y rotacin de labores La mxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrn cuidado al definir las funciones de sus servidoras y servidores y de procurar la rotacin de las tareas, de manera que exista independencia, separacin de funciones incompatibles y reduccin del riesgo de errores o acciones irregulares. Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas y el riesgo de no detectar tales problemas, no se asignar a un solo servidor o equipo para que controle o tenga a su cargo todas las etapas claves de un proceso u operacin. La separacin de funciones se definir en la estructura orgnica, en los flujogramas y en la descripcin de cargos en todas las entidades del sector pblico. Los niveles de direccin y jefatura, contemplarn la conveniencia de rotar sistemticamente las labores entre quienes realizan tareas o funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de tales labores permita efectuar tal medida. La rotacin en el desempeo de tareas claves para la seguridad y el control, es un mecanismo eficaz para evitar actos reidos con el cdigo de tica de la entidad u organismo. 401-02 Autorizacin y aprobacin transacciones y operaciones de

la responsabilidad que asumen en su tarea y no efectuarn actividades que no les corresponda. 401-03 Supervisin Los directivos de la entidad, establecern procedimientos de supervisin de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno. La supervisin de los procesos y operaciones se los realizar constantemente para asegurar que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en las polticas, regulaciones y procedimientos en concordancia con el ordenamiento jurdico; comprobar la calidad de sus productos y servicios y el cumplimiento de los objetivos de la institucin. Permitir adems, determinar oportunamente si las acciones existentes son apropiadas o no y proponer cambios con la finalidad de obtener mayor eficiencia y eficacia en las operaciones y contribuir a la mejora continua de los procesos de la entidad. 402 Administracin PRESUPUESTO Financiera -

Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta administracin del talento humano, financieros y materiales. En el control previo a la autorizacin para la ejecucin de un gasto, las personas designadas verificarn previamente que: 1. La operacin financiera est directamente relacionada con la misin de la entidad y con los programas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales y presupuestos; 2. La operacin financiera rena los requisitos legales pertinentes y necesarios para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma y, 3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias. 402-03 Control previo al devengado Previa a la aceptacin de una obligacin, o al reconocimiento de un derecho, como resultado de la recepcin de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios u otros conceptos de ingresos, las servidoras y servidores encargados del control verificarn: 1. Que la obligacin o deuda sea veraz y corresponda a una transaccin financiera que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya registrado contablemente y contenga la autorizacin respectiva, as como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmtica; 2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o en el acta de recepcin e informe tcnico legalizados y que evidencien la obligacin o deuda correspondiente; 3. Que la transaccin no vare con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso efectuado; 4. Diagnstico y evaluacin preliminar de la planificacin y programacin de los presupuestos de ingresos; 5. La existencia de documentacin debidamente clasificada y archivada que respalde los ingresos; 6. La correccin y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodolgicos del ingreso

402-01 Responsabilidad del control La mxima autoridad de una entidad, u organismo del sector pblico, dispondr a los responsables de las unidades inherentes a la materia, el diseo de los controles que se aplicarn para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de las disposiciones legales, reglamentarias y polticas gubernamentales, sectoriales e institucionales, que regulan las actividades del presupuesto y alcanzar los resultados previstos. Las entidades del sector pblico delinearn procedimientos de control interno presupuestario para la programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin, evaluacin, clausura y liquidacin del presupuesto institucional; se fijarn los objetivos generales y especficos en la programacin de ingresos y gastos para su consecucin en la ejecucin presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria de fondos en las asignaciones aprobadas. Todos los ingresos y gastos estarn debidamente presupuestados; de existir valores no considerados en el presupuesto, se tramitar la reforma presupuestaria correspondiente. En la formulacin del presupuesto de las entidades del sector pblico se observarn los principios presupuestarios de: universalidad, unidad, programacin, equilibrio y estabilidad, plurianualidad, eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y especificacin, para que el presupuesto cuente con atributos que vinculen los objetivos del plan con la administracin de recursos, tanto en el aspecto financiero, como en las metas fiscales. La programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los programas, proyectos y actividades que sern ejecutados en el perodo inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles. Para los componentes del sistema de administracin financiera tales como: Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorera, Recaudacin, Nmina, Control Fsico de Bienes, Deuda Pblica y Convenios, se coordinarn e implantarn procedimientos de control interno necesarios para que sean cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a las funciones asignadas, con la finalidad de que generen adecuados registros que hagan efectivos los propsitos de transparencia y rendicin de cuentas. 402-02 Control previo al compromiso

7. La sujecin del hecho econmico que genera el ingreso a las normas que rigen su proceso. 402-04 Control de la evaluacin en ejecucin del presupuesto por resultados la

La mxima autoridad, establecer por escrito o por medio de sistemas electrnicos, procedimientos de autorizacin que aseguren la ejecucin de los procesos y el control de las operaciones administrativas y financieras, a fin de garantizar que slo se efecten operaciones y actos administrativos vlidos. La conformidad con los trminos y condiciones de una autorizacin implica que las tareas que desarrollarn las servidoras y servidores, que han sido asignadas dentro de sus respectivas competencias, se adecuarn a las disposiciones emanadas por la direccin, en concordancia con el marco legal. Las servidoras y servidores que reciban las autorizaciones, sern conscientes de

La evaluacin presupuestaria es una herramienta importante para la gestin de las entidades del sector pblico, por cuanto determina sus resultados mediante el anlisis y medicin de los avances fsicos y financieros obtenidos. La evaluacin presupuestaria comprende la determinacin del comportamiento de los ingresos y gastos, as como la identificacin del grado de cumplimiento de las metas programadas, a base del presupuesto aprobado y del plan operativo anual institucional. Cada entidad deber determinar el grado de cumplimiento de los techos establecidos en la programacin financiera y las causas de las variaciones registradas. La evaluacin, tambin

permite determinar la ejecucin y el comportamiento de los agregados financieros de ingresos, gastos y financiamiento con respecto a la programacin inicial, con el fin de comprobar el grado de cumplimiento de las metas esperadas en trminos de ahorro, resultado financiero y estructura del financiamiento, lo cual se utiliza para analizar la ejecucin acumulada con relacin al presupuesto codificado vigente. El propsito de la evaluacin presupuestaria es proporcionar informacin a los niveles responsables del financiamiento, autorizacin y ejecucin de los programas, proyectos y actividades, sobre su rendimiento en comparacin con lo planificado, adems, debe identificar y precisar las variaciones en el presupuesto, para su correccin oportuna. La mxima autoridad de la entidad dispondr que los responsables de la ejecucin presupuestaria efecten el seguimiento y evaluacin del cumplimiento y logro de los objetivos, frente a los niveles de recaudacin ptima de los ingresos y ejecucin efectiva de los gastos. Los responsables de la ejecucin y evaluacin presupuestaria, comprobarn que el avance de las obras ejecutadas concuerden con los totales de los gastos efectivos, con las etapas de avance y las actividades permanezcan en los niveles de gastos y dentro de los plazos convenidos contractualmente. Mantendrn procedimientos de control sobre la evaluacin en cada fase del ciclo presupuestario, tales como: Controles sobre la programacin vinculada al Plan Operativo Institucional, formulacin y aprobacin. Controles de la ejecucin en cuanto a ingresos y gastos efectivos. Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligacin o devengado. Controles a las fases de ejecucin, evaluacin, clausura, liquidacin y seguimiento. 403 Administracin financiera - TESORERA 403-01 Determinacin y recaudacin de los ingresos La mxima autoridad y el servidor encargado de la administracin de los recursos establecidos en las disposiciones legales para el financiamiento del presupuesto de las entidades y organismos del sector pblico, sern los responsables de la determinacin y recaudacin de los ingresos, en concordancia con el ordenamiento jurdico vigente. Los ingresos pblicos segn su procedencia pueden ser tributarios y no tributarios, de autogestin, de financiamiento y donaciones. Se clasificarn por la naturaleza econmica en: corrientes, de capital y financiamiento. Los ingresos de autogestin, son recursos que las entidades y organismos del sector pblico obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones, derechos, arrendamientos, rentas de inversiones, multas y otros, se recaudarn a travs de las cuentas rotativas de Ingresos aperturadas en los bancos corresponsales del depositario oficial de los fondos pblicos o en las cuentas institucionales disponibles en el depositario oficial. La recaudacin de los recursos pblicos podr hacerse de manera directa o por medio de la red bancaria privada. En ambos casos se canalizar a travs de las cuentas rotativas de ingresos abiertas en los bancos corresponsales. Los ingresos obtenidos a travs de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad sern revisados, depositados en forma completa e intacta y registrados en las cuentas rotativas de ingresos autorizadas, durante el curso del da de recaudacin o mximo el da hbil siguiente. 403-02 Constancia recaudacin documental de la

El Ministerio de Finanzas y toda entidad, organismo del sector pblico y persona jurdica de derecho privado que disponga de recursos pblicos que recaude o reciba recursos financieros, en concepto de ingresos, consignaciones, depsitos y otros conceptos por los que el Estado sea responsable, otorgarn un comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado. Por cada recaudacin que realice una entidad u organismo del sector pblico, por cualquier concepto, se entregar al usuario el original del comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado o una especie valorada; estos documentos cumplirn con los requisitos establecidos por el organismo rector en materia tributaria y respaldarn las transacciones realizadas, permitiendo el control sobre los recursos que ingresan al Tesoro Nacional. Diariamente se preparar, a modo de resumen, el reporte de los valores recaudados. Ninguna institucin por ningn concepto, podr cobrar tasa y/o tarifa alguna por la venta de bienes y servicios, sin que medie la comercializacin de especies valoradas, factura, nota de venta y otros documentos autorizados por el organismo rector en materia tributaria. Las entidades pblicas mantendrn un control interno estricto y permanente del uso y destino de los formularios para recaudacin de recursos. En caso de especies valoradas o ttulos de crdito, sus movimientos se justificarn documentadamente mediante controles administrativos. 403-03 Especies valoradas Las especies valoradas emitidas, controladas y custodiadas por la unidad responsable del Tesoro Nacional, o aquellas que por excepcin son emitidas y custodiadas por los organismos del rgimen seccional autnomo, entidades de seguridad social y empresas pblicas, se entregarn al beneficiario por la recepcin de un servicio prestado por parte de un rgano del sector pblico. Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarn obligatoriamente en los presupuestos institucionales y se depositarn en la cuenta rotativa de ingresos en los bancos corresponsales. La unidad responsable del Tesoro Nacional y las instituciones de la administracin pblica que manejen especies valoradas, llevarn registros sobre la emisin, venta y baja de estos documentos y su existencia ser controlada mediante cuentas de orden. El Instituto Geogrfico Militar es el nico organismo autorizado para elaborar las especies valoradas para todo el sector pblico del Ecuador. 403-04 Verificacin de los ingresos Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarn una verificacin diaria, con la finalidad de comprobar que los depsitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a los valores recibidos, a fin de controlar que stos sean transferidos al depositario oficial. La verificacin la realizar una persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y su registro contable. El servidor encargado de la administracin de los recursos, evaluar permanentemente la eficiencia y eficacia de las recaudaciones y depsitos y adoptar las medidas que correspondan. 403-05 Medidas recaudaciones de proteccin de las

directamente, mientras permanezcan en poder de la entidad y en trnsito para depsito en los bancos corresponsales. El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estar respaldado por una garanta razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad. Estas medidas de respaldo podrn incluir la exigencia de una caucin suficiente al recaudador, la contratacin de plizas de seguro, la utilizacin de equipos con mecanismos de control automtico de los cobros o de la secuencia y cantidad de comprobantes, seguridad fsica de las instalaciones, la asignacin de personal de seguridad, la contratacin de empresas de transporte de valores o depsitos en bancos que ofrezcan este servicio. 403-06 Cuentas corrientes bancarias A la Cuenta Corriente nica del Tesoro Nacional ingresarn todos los recursos provenientes de cualquier fuente que alimenta el presupuesto general del Estado y de los gobiernos seccionales, a travs de cuentas auxiliares. Se exceptan nicamente aquellas cuentas que deban mantenerse en funcin de los convenios internacionales que el pas mantiene con otros pases y las que correspondan a las empresas del Estado. La apertura de cuentas para las instituciones del sector pblico en el depositario oficial ser autorizada exclusivamente por la unidad responsable del Tesoro Nacional; ninguna institucin pblica podr aperturar cuentas fuera del depositario oficial de los fondos pblicos. Para administracin de fondos rotativos, la apertura de cuentas corrientes bancarias en el sistema financiero nacional sern autorizadas por el depositario oficial, sobre la base del informe tcnico emitido por el ente rector de las finanzas pblicas; se abrirn bajo la denominacin de la entidad u organismo pblico y su nmero ser el estrictamente necesario, con la finalidad de mantener un adecuado control interno. Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarn las firmas de las servidoras y servidores autorizados. Las servidoras y servidores asignados para el manejo y control de las cuentas bancarias, no tendrn funciones de recaudacin de recursos financieros, de recepcin de recursos materiales, de registro contable, ni de autorizacin de gastos. Las servidoras y servidores responsables de su manejo sern obligatoriamente caucionados. Para el caso del pago de la deuda, con el propsito de identificar la fuente de donde provienen los recursos, la Cuenta Corriente nica del Tesoro Nacional se dividir en Cuentas Auxiliares: entre otras la denominada Cuentas para la Provisin del Pago de la Deuda Pblica. Se mantendrn cuentas especiales en el depositario oficial de los fondos pblicos para la provisin de pagos de amortizacin e intereses de la Deuda Pblica Interna y Externa, recibiendo los recursos que se transfieren de la Cuenta Corriente nica. 403-07 Conciliaciones bancarias La conciliacin bancaria es un proceso que se ocupa de asegurar que tanto el saldo segn los registros contables como el saldo segn el banco sean los correctos. Se la realiza en forma regular y peridicamente por lo menos una vez al mes. Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliacin de los saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la unidad administrativa de tesorera han sido oportunas y adecuadamente registradas en la contabilidad. Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, ste

La mxima autoridad de cada entidad pblica y el servidor encargado de la administracin de los recursos, adoptarn las medidas para resguardar los fondos que se recauden

ser efectuado por uno o varios servidoras o servidores no vinculados con la recepcin, depsito o transferencia de fondos y/o registro contable de las operaciones relacionadas. Cuando las conciliaciones se efecten soportadas en sistemas computarizados y en tiempo real, la entidad debe velar para que las aplicaciones incorporen los controles de carga y validacin de la informacin, el registro manual o automtico de operaciones que permitan ajustar las diferencias y estn respaldados por los respectivos manuales de operacin, instructivos y ayudas en lnea. 403-08 Control previo al pago Las servidoras y servidores de las instituciones del sector pblico designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos va electrnica, entre otros, previamente observarn las siguientes disposiciones: a) Todo pago corresponder a un compromiso devengado, legalmente exigible, con excepcin de los anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos;

en el sistema financiero nacional. La cuenta virtual es un proceso de pagos va electrnica que define en un solo dbito la salida de recursos a travs de la entidad bancaria, proceso que norma el organismo rector de las finanzas pblicas. Los pagos realizados por el ente responsable del Tesoro Nacional se originarn exclusivamente en el devengamiento y solicitud de pago realizado por las instituciones del sector pblico, el cumplimiento de los requisitos necesarios para respaldar una obligacin legalmente exigible, es de exclusiva responsabilidad de la entidad solicitante. Bajo ninguna consideracin se podrn realizar pagos en efectivo, a excepcin de los gastos que se realizan a travs de la caja chica. 403-10 Cumplimiento de obligaciones Las obligaciones contradas por una entidad sern autorizadas, de conformidad a las polticas establecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las mismas, se establecer un ndice de vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos, intereses y multas. Las obligaciones sern canceladas en la fecha convenida en el compromiso, aspecto que ser controlado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que permitan su clasificacin, sean stas a corto o largo plazo. Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, ser de responsabilidad personal y pecuniaria de quien o quienes los hayan ocasionado, por accin u omisin. 403-11 Utilizacin del flujo de caja en la programacin financiera Las entidades y organismos del sector pblico, para la correcta utilizacin de los recursos financieros, elaborarn la Programacin de Caja, en la que se establecer la previsin calendarizada de las disponibilidades efectivas de fondos y su adecuada utilizacin, permitiendo compatibilizar la ejecucin presupuestaria anual en funcin de las disponibilidades. La programacin comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsin, gestin, control y evaluacin de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos programticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atencin. La programacin se podr modificar en funcin de la evaluacin de los ingresos efectivamente recaudados, con el fin de garantizar el cumplimiento de las cuotas aprobadas; esta modificacin ser aprobada por el Comit de las Finanzas Pblicas del Ministerio de Finanzas. Cada entidad elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos. Este flujo de caja debe estar acorde con el plan operativo anual y los planes estratgicos institucionales. Un instrumento de la programacin financiera es el flujo de caja, que refleja las proyecciones de ingresos y gastos de un perodo e identifica las necesidades de financiamiento a corto plazo, as como los posibles excedentes de caja. El flujo de caja de la entidad tendr un perodo determinado similar al ejercicio presupuestario; su periodicidad puede ser anual, cuatrimestral, trimestral o diaria, de acuerdo con las necesidades. 403-12 Control y custodia de garantas En los contratos que celebren las entidades del sector pblico, para asegurar el cumplimiento de los mismos, se exigir a los

oferentes o contratistas la presentacin de las garantas en las condiciones y montos sealados en la ley. Los contratos que generalmente celebran las entidades del sector pblico son de: adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios, incluidos los de consultora, cuyas clusulas contractuales contemplan el pago de anticipos, previo a la entrega de una garanta, en las condiciones y montos sealados en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. Igualmente, algunas transacciones por prestacin de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, requieren de los proveedores la presentacin de garantas de conformidad a las estipuladas en los convenios y contratos, no pudiendo la tesorera efectuar ningn pago sin el previo cumplimiento de este requisito. La tesorera de cada entidad pblica, ejercer un control adecuado y permanente de las garantas con el fin de conservarlas y protegerlas, en los siguientes aspectos: Las garantas presentadas deben corresponder a cualquiera de las formas de garantas contempladas en las disposiciones legales vigentes La recepcin de los documentos se efectuar previo al pago de los anticipos y se verificar que cumplan con los requisitos sealados en la ley. Custodia adecuada y organizada de las garantas. Control de recibidas. vencimientos de las garantas

b) Los pagos que se efecten estarn dentro de los lmites de la programacin de caja autorizada; c) Los pagos estarn debidamente justificados y comprobados con los documentos autnticos respectivos; d) Verificacin de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento total o parcial de las obligaciones a pagar. e) Que la transaccin no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto. Para estos efectos, se entender por documentos justificativos, los que determinan un compromiso presupuestario y por documentos comprobatorios, los que demuestren entrega de las obras, bienes o servicios contratados. 403-09 Pagos a beneficiarios El Sistema de Tesorera, prev el pago oportuno de las obligaciones de las entidades y organismos del sector pblico y utiliza los recursos de acuerdo con los planes institucionales y los respectivos presupuestos aprobados. El pago de las obligaciones a los beneficiarios, ser ordenado por la unidad responsable del Tesoro Nacional al depositario oficial de los fondos pblicos; dichas obligaciones se registrarn apropiadamente por las instituciones y se solicitarn de acuerdo al programa mensual aprobado. Entre estos pagos se incluye el servicio de la deuda pblica. Para realizar los pagos la unidad responsable del Tesoro Nacional debitar de la cuenta correspondiente y acreditar en las cuentas de los beneficiarios finales los valores pertinentes, debiendo utilizar los mecanismos establecidos por el depositario oficial de los fondos pblicos, siendo sta la nica forma de pago prevista para el mencionado sector. En el caso de fondos a rendir cuentas, la retroalimentacin en el sistema ser posterior a los pagos efectuados. Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, sern pagadas mediante transferencias a las cuentas corrientes o de ahorros individuales de los beneficiarios, aperturadas en el sistema financiero nacional o internacional, registradas en la base de datos del sistema previsto para la administracin de los servicios pblicos. Por excepcin se manejarn los conceptos de cuenta virtual para los casos en que los beneficiarios no pueden aperturar cuentas

La tesorera informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las garantas a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovacin o ejecucin, segn sea el caso. 403-13 Transferencia de fondos por medios electrnicos Toda transferencia de fondos por medios electrnicos, estar sustentada en documentos que aseguren su validez y confiabilidad. La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias de fondos entre entidades agilita la gestin financiera gubernamental. Si bien los mecanismos electrnicos dinamizan la administracin de las transacciones financieras por la velocidad que imprimen, no generan documentacin inmediata que sustente la validez, propiedad y correccin de cada operacin; aspectos que limitan la aplicacin de controles internos convencionales. Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de claves, cuyo acceso ser restringido y permitido solamente a las personas autorizadas. Nadie ms conocer la serie completa de claves utilizadas en una entidad. Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones efectuadas mediante el sistema de transferencia electrnica de fondos sern verificadas y validadas por el signatario de las claves respectivas. Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan reportes automticos diarios, que constituirn uno de los elementos de evidencia inmediata de la transaccin, que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de destino de los recursos. El uso del correo electrnico u otras formas de comunicacin tecnolgica es otro medio que permite contar de inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de las operaciones, cuyo respaldo formal estar sujeto a la obtencin de los documentos originales. Por efectos de seguridad las entidades mantendrn archivos electrnicos y/o fsicos.

403-14 Inversiones financieras, adquisicin y venta Las entidades y organismos del sector pblico, podrn invertir los excedentes temporales de caja en el mercado nacional o internacional, para lo cual se considerar la mejor opcin para el Estado y las indicadas entidades. La adquisicin y venta de inversiones financieras estarn condicionadas a las autorizaciones de la unidad responsable del Tesoro Nacional en lo concerniente a las disponibilidades de caja que mantengan las instituciones, para lo cual observarn lo establecido en las disposiciones legales y normativa vigentes, de manera que se resguarde y se obtenga una rentabilidad acorde con el mercado financiero y que garantice el menor riesgo, dentro de las condiciones, limitaciones y autorizaciones determinadas en la respectiva ley. De acuerdo con las necesidades de la caja fiscal, se preferir la colocacin en papeles emitidos por el Estado. Cualquier operacin que genere rendimientos financieros se considerar inversin financiera. Las renovaciones, redenciones, cobros de capital e intereses por las inversiones en papeles fiduciarios se tramitarn con la debida oportunidad. Las inversiones financieras de corto plazo que mantengan las entidades del sector pblico a excepcin de los organismos seccionales, empresas pblicas e institutos de seguridad social sern redimidas hasta el cierre del ejercicio fiscal. Las negociaciones de corto plazo que realice el Tesoro Nacional y las entidades del sector pblico no requieren de partida presupuestaria para la inversin y la amortizacin del capital pero s para los gastos de comisiones y rendimientos. 403-15 Inversiones verificacin fsica financieras, control y

informacin financiera sistematizada y confiable mediante estados financieros verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios tcnicos soportados en principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables. 405-02 Organizacin del Contabilidad Gubernamental sistema de

405-04 Documentacin de respaldo y su archivo La mxima autoridad, deber implantar y aplicar polticas y procedimientos de archivo para la conservacin y mantenimiento de archivos fsicos y magnticos, con base en las disposiciones tcnicas y jurdicas vigentes. Toda entidad pblica dispondr de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La documentacin sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, estar disponible, para acciones de verificacin o auditora, as como para informacin de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos. Todas las operaciones financieras estarn respaldadas con la documentacin de soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitir la identificacin de la transaccin ejecutada y facilitar su verificacin, comprobacin y anlisis. La documentacin sobre operaciones, contratos y otros actos de gestin importantes debe ser ntegra, confiable y exacta, lo que permitir su seguimiento y verificacin, antes, durante o despus de su realizacin. Corresponde a la administracin financiera de cada entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservacin y custodia de la documentacin sustentatoria, que ser archivada en orden cronolgico y secuencial y se mantendr durante el tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes. Los documentos de carcter administrativo estarn organizados de conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a las necesidades institucionales. Es necesario reglamentar la clasificacin y conservacin de los documentos de uso permanente y eventual, el calificado como histrico y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal, tcnica, financiera, estadstica o de otra ndole. La evaluacin de toda la documentacin y la destruccin de aquella que no se la utiliza se har de conformidad a las disposiciones legales, con la intervencin de una comisin que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la informacin existente y determinar los procedimientos a seguir, los perodos de conservacin de la documentacin, los datos relacionados con el contenido, perodo, nmero de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento. 405-05 Oportunidad en el registro de los hechos econmicos y presentacin de informacin financiera Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la informacin contine siendo relevante y til para la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones. El registro oportuno de la informacin en los libros de entrada original, en los mayores generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin. Por ningn concepto se anticiparn o postergarn los registros de los hechos econmicos, ni se contabilizarn en cuentas diferentes a las establecidas en el catlogo general. La clasificacin apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la direccin disponga de informacin confiable. Una clasificacin apropiada implica organizar y

El sistema de contabilidad de las entidades pblicas se sustentar en la normativa vigente para la contabilidad gubernamental y comprende, entre otros, la planificacin y organizacin contables, objetivos, procedimientos, registros, reportes, estados financieros y dems informacin gerencial y los archivos de la documentacin que sustentan las operaciones. El ente financiero del gobierno central y las dems entidades del sector pblico son responsables de establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los parmetros sealados por las disposiciones legales pertinentes, el cual debe disearse para satisfacer las necesidades de informacin financiera de los distintos niveles de administracin, as como proporcionar en forma oportuna, los reportes y estados financieros que se requieran para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones. La eficiencia de la organizacin contable constituye un elemento de control interno, orientado a que: Las operaciones se efecten de acuerdo con la organizacin establecida en la entidad. Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el perodo correspondiente. . Se mantenga el control de los bienes de larga duracin y de aquellos sujetos a control administrativo para su correspondiente registro y salvaguarda. . Se conserve en forma actualizada el inventario de existencias. . La informacin financiera se prepare de acuerdo con las polticas y prcticas contables determinadas por la profesin. . Se produzcan los reportes y estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por las necesidades gerenciales. 405-03 Integracin contable operaciones financieras de las

Se mantendrn registros adecuados que permitan identificar a cada tipo de inversin corriente y establecer los montos de los intereses, dividendos u otra clase de renta que devenga cada una de ellas, el sistema de registro contable proporcionar el control que asegure que han sido registradas debidamente y que los rendimientos obtenidos se recibieron y contabilizaron de manera oportuna. Cuando exista un nmero elevado de inversiones, es conveniente establecer un mayor auxiliar para cada una, con lo cual se mantendr un alto grado de confiabilidad en la informacin, estos registros sern constantemente actualizados a fin de que los directivos cuenten con datos necesarios para la toma de decisiones. Sobre la base del saldo de los registros contables auxiliares, personas independientes de la custodia y registro de las operaciones realizarn constataciones fsicas de los valores fiduciarios existentes. Esta accin ser efectuada por la unidad de auditora interna y/o por una comisin nombrada para el efecto, la misma que actuar bajo la responsabilidad del titular financiero de cada entidad, pudiendo realizar dicho control en forma trimestral o semestral.

La contabilidad constituir una base de datos financieros actualizada y confiable para mltiples usuarios. La funcin de la contabilidad es proporcionar informacin financiera vlida, confiable y oportuna, para la toma de decisiones de las servidoras y servidores que administran fondos pblicos. La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque integra y coordina las acciones que deben cumplir las unidades que integran el Sistema de Administracin Financiera, ya que reciben las entradas de las transacciones de los subsistemas de presupuesto, contabilidad gubernamental, tesorera, nmina, control fsico de bienes, deuda pblica y convenios, los clasifica, sistematiza y ordena, conforme a los principios y normas tcnicas que posibilitan el registro y control de los recursos pblicos, permitiendo la produccin de informacin financiera actualizada y confiable, para uso interno y externo. En cada unidad de contabilidad se reflejar la integracin contable y presupuestaria de sus operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y otros.

05 Administracin Financiera CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

405-01 Aplicacin de los principios y normas tcnicas de Contabilidad Gubernamental La contabilidad gubernamental se basar en principios y normas tcnicas emitidas sobre la materia, para el registro de las operaciones y la preparacin y presentacin de informacin financiera, para la toma de decisiones. La contabilidad gubernamental tiene como misin registrar todos los hechos econmicos que representen derechos a percibir recursos monetarios o que constituyan obligaciones a entregar recursos monetarios, y producir

procesar la informacin, a partir de la cual ser elaborada la informacin financiera de la entidad. Las entidades pblicas que estn obligadas a llevar contabilidad, presentarn oportunamente la informacin financiera, de conformidad con las disposiciones establecidas en la normativa vigente.

nuevo. Si el formulario numerado, es errneo, ser anulado y archivado el original y las copias respetando su secuencia numrica.

contractuales relacionadas con la forma de pago de los contratos. Cuando las instituciones entreguen valores a los contratistas en calidad de anticipos, stos sern registrados en el sistema.

405-08 Anticipos de fondos Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir gastos especficos, garantas, fondos a rendir cuentas, dbitos indebidos sujetos a reclamo y egresos realizados por recuperar, sern adecuadamente controlados y debidamente comprometidos en base a la disponibilidad presupuestaria con el fin de precautelar una apropiada y documentada rendicin de cuentas y la devolucin de los montos no utilizados. Por efectos del cierre del ejercicio fiscal, los fondos sern liquidados y su diferencia depositada a travs de la cuenta rotativa de ingresos de cada entidad, hasta el 28 de diciembre de cada ao, excepto los anticipos a servidoras y servidores pblicos. La entrega de estos fondos estar supeditada a las normas y reglamentaciones emitidas para el efecto por las entidades competentes. Las servidoras y servidores responsables de la administracin de estos fondos, presentarn los sustentos necesarios que permitan validar los egresos realizados, con la documentacin de soporte o fuente debidamente legalizada. El rea de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de informacin sobre la situacin, antigedad y monto de los saldos sujetos a rendicin de cuentas o devolucin de fondos, a fin de proporcionar a los niveles directivos, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que inciden sobre una gestin eficiente. Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las entidades sobre este tipo de operaciones y hechos econmicos, se podrn utilizar las cuentas auxiliares que para el efecto constan en el Catlogo General de Cuentas emitido por el Ministerio de Finanzas, as: a) Anticipos a servidoras y servidores pblicos Las entidades a travs de las unidades responsables de la gestin financiera podrn conceder anticipos de las remuneraciones mensuales unificadas u honorarios sealados en el presupuesto institucional, debidamente devengados, a las servidoras y servidores de la institucin hasta por un monto equivalente al cien por ciento de la misma. El valor as concedido ser recaudado por la unidad de Administracin Financiera institucional al momento de efectuar el pago mensual de remuneraciones. Por excepcin y en casos de emergencia debidamente justificados por la unidad de administracin de talento humano de cada institucin, se podr conceder un anticipo de hasta tres remuneraciones mensuales unificadas del servidor, siempre y cuando su capacidad de pago le permita cubrir la obligacin contrada; el anticipo ser descontado de sus haberes dentro del plazo de doce meses, contados desde su otorgamiento. Por su parte, la institucin ser responsable del control interno y de la verificacin de la capacidad de pago de cada servidor, en aplicacin de la normativa vigente. b) Anticipo a infraestructura contratistas de obras de Las cartas de crdito no se considerarn anticipo si su pago est condicionado a la entregarecepcin de los bienes u obras materia del contrato. c) Fondos de reposicin Son valores asignados para un fin especfico, que sern repuestos previa liquidacin parcial y mediante la presentacin de documentacin sustentatoria debidamente legalizada y sern liquidados al cumplirse su objetivo. Estos fondos son: d) Caja chica programados institucional y proyectos

405-06 Conciliacin de los saldos de las cuentas Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situacin reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la informacin financiera registrada. Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias. Los saldos de los auxiliares se conciliarn peridicamente con los saldos de la respectiva cuenta de mayor general, con la finalidad de detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes correspondientes. Las servidoras y servidores encargados de realizar las conciliaciones, sern independientes del registro, autorizacin y custodia de los recursos. Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarn constancia por escrito de los resultados y en el caso de determinar diferencias, se notificar por escrito a fin de tomar las acciones correctivas por parte de la mxima autoridad. Sobre la base del modelo de gestin financiera, implementado por el ente rector de las finanzas pblicas, los ajustes de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, sern de responsabilidad de las unidades ejecutoras en aplicacin a las normas emitidas para el efecto. 405-07 Formularios y documentos Las entidades pblicas y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, emitirn procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentacin sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificacin posterior. En el diseo se definir el contenido y utilizacin de cada formulario, se limitar el nmero de ejemplares (original y copias) al estrictamente necesario y se restringirn las firmas de aprobacin y conformidad a las imprescindibles para su procesamiento. Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y los que respalden otras operaciones importantes de carcter tcnico o administrativo sern preimpresos y prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos automatizados, esta numeracin podr generarse automticamente a travs del computador, siempre que el sistema impida la utilizacin del mismo nmero en ms de un formulario. Los documentos prenumerados sern utilizados en orden correlativo y cronolgico, lo cual posibilita un adecuado control. La autoridad correspondiente designar una persona para la revisin peridica de la secuencia numrica, el uso correcto de los formularios numerados y la investigacin de los documentos faltantes. En el caso de errores en la emisin de los documentos, stos se salvarn emitiendo uno

El uso de fondos en efectivo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitacin rutinaria de un gasto imprevisto y de menor cuanta pueda afectar la eficiencia de la operacin y su monto no amerite la emisin de un cheque, se justifica la autorizacin de un fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones. El fondo fijo de caja chica es un monto permanente y renovable, utilizado generalmente para cubrir gastos menores y urgentes denominados caja chica. Los pagos con este fondo se harn en efectivo y estarn sustentados en comprobantes prenumerados, debidamente preparados y autorizados. Los montos de los fondos de caja chica se fijarn de acuerdo a la reglamentacin emitida por el Ministerio de Finanzas y por la misma entidad y sern manejados por personas independientes de quienes administran dinero o efectan labores contables. El manejo o utilizacin de un fondo de caja chica ahorrar tiempo y permitir que las operaciones de valor reducido sean realizadas oportunamente. e) Fondo rotativo: institucional, proyectos y programas Son valores fijos asignados para el cumplimiento de un fin especfico y se mantendrn depositados en una cuenta bancaria. Dichos fondos se utilizarn exclusivamente en los fines para los que fueron asignados; la cuenta bancaria ser cerrada una vez cumplido el propsito para el que fue creada. Estos fondos deben restringirse al mnimo posible; su reposicin se realizar a base de la documentacin remitida por el responsable del manejo del fondo para su debido registro. La emisin del cheque o la nota de crdito cuando se trate de transferencia, constituyen los nicos documentos para el registro contable de los desembolsos del fondo. f) Fondos a rendir cuentas Constituyen una cantidad de dinero, destinados exclusivamente para satisfacer pagos en efectivo, originados por egresos que derivan del cumplimiento de una actividad especfica, sern asignados al servidor autorizado para satisfacer gastos que no se pueden atender normalmente y estn sujetos a liquidacin dentro del mismo mes en que fueron entregados, previa presentacin de la documentacin debidamente legalizada que respalden los egresos realizados.

Corresponden a hechos econmicos con impacto en las disponibilidades monetarias, entregados en calidad de anticipos de cualquier naturaleza, de conformidad a lo establecido en las clusulas

Los valores concedidos a las servidoras y servidores de las entidades y organismos del sector pblico, por anticipos de viticos, subsistencias y alimentacin, en el interior o en el exterior del pas, se contabilizarn en la cuenta Anticipo de viticos y subsistencias. El correspondiente descargo se registrar con la liquidacin definitiva, acompaando obligatoriamente los comprobantes de hospedaje (factura), los boletos o comprobantes emitidos por las empresas de transportacin area o terrestre y el informe de comisin; debitando la cuenta del anticipo. Por ningn motivo dichos anticipos sern contabilizados directamente como gastos de gestin. 405-09 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los recaudadores de la entidad, estarn sujetos a verificaciones mediante arqueos peridicos y sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia fsica y comprobar su igualdad con los saldos contables. Dichos arqueos se realizarn con la frecuencia necesaria para su debido control y registro. Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el arqueo se realiz en su presencia y que el efectivo y valores le fueron devueltos en su totalidad. Estos arqueos sern efectuados por la unidad de Auditora Interna o por personas delegadas por la unidad de Administracin Financiera, que sean independientes de las funciones de registro, autorizacin y custodia de fondos. Si durante el arqueo de fondos o valores se detectaren irregularidades, se comunicar inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la Unidad de Auditora Interna, para que adopten las medidas correctivas necesarias. De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejar constancia escrita y firmada por las personas que intervinieron en el arqueo.

a los deudores los estados de cuenta de los movimientos y saldos a fin de confirmarlos, siempre que la naturaleza de las operaciones lo justifique. 405-11 Conciliacin y constatacin Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o general de anticipos de fondos y cuentas por cobrar se encargar de efectuar la conciliacin entre estos registros, verificando que los saldos de los auxiliares concilien con el saldo de la cuenta del mayor general, para identificar si los saldos responden a operaciones realizadas y oportunamente registradas en la contabilidad. Se efectuarn constataciones fsicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo menos trimestralmente y al finalizar cada ejercicio, por servidoras y servidores independientes del control, registro o manejo de efectivo, comprobando la legalidad de los documentos de respaldo, que garanticen la integridad y existencia fsica. 406 Administracin financiera ADMINISTRACIN DE BIENES 406-01 Unidad de Administracin de bienes Toda entidad u organismo del sector pblico, cuando el caso lo amerite, estructurar una unidad encargada de la administracin de bienes. La mxima autoridad a travs de la unidad de administracin de bienes, instrumentar los procesos a seguir en la planificacin, provisin, custodia, utilizacin, traspaso, prstamo, enajenacin, baja, conservacin y mantenimiento, medidas de proteccin y seguridad, as como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector pblico y de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administracin. 406-02 Planificacin -

igual modo, las entidades contratantes se registrarn en el portal para acceder al uso de las herramientas del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. 406-03 Contratacin Las entidades y organismos del sector pblico realizarn las contrataciones para adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios incluidos los de consultora, a travs del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. La mxima autoridad establecer los controles que aseguren que las adquisiciones se ajusten a lo planificado, a la vez que determinar los lineamientos que servirn de base para una adecuada administracin de las compras de bienes, considerando, entre otras, las siguientes medidas: Las adquisiciones sern solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipacin suficiente y en las cantidades apropiadas. . La ejecucin de las compras programadas para el ao se realizar tomando en consideracin el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la conveniencia financiera y el tiempo que regularmente toma el trmite. La adquisicin de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y otros, se la efectuar en cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de caducidad del principio activo. . Se mantendrn las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para garantizar una adecuada y oportuna provisin. . El arrendamiento de bienes se har considerando el beneficio institucional frente a la alternativa de adquisicin. . La certificacin de la disponibilidad presupuestaria, as como la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratacin. a) Procedimientos precontractuales

Las entidades y organismos del sector pblico, para el cumplimiento de los objetivos y necesidades institucionales, formularn el Plan Anual de Contratacin con el presupuesto correspondiente. El Plan Anual de Contratacin, PAC, contendr las obras, los bienes y los servicios incluidos los de consultora a contratarse durante el ao fiscal, en concordancia con la planificacin de la Institucin asociada al Plan Nacional de Desarrollo. En este plan constarn las adquisiciones a realizarse tanto por el rgimen general como por el rgimen especial, establecidos en la ley. El plan al igual que sus reformas ser aprobado por la mxima autoridad de cada entidad y publicado en el portal de compras pblicas www.compraspblicas.gov.ec; incluir al menos la siguiente informacin: los procesos de contratacin a realizarse, la descripcin del objeto a contratarse, el presupuesto estimativo y el cronograma de implementacin del Plan. La planificacin establecer mnimos y mximos de existencias, de tal forma que las compras se realicen nicamente cuando sean necesarias y en cantidades apropiadas. a) Registro de proveedores y entidades

405-10 Anlisis y confirmacin de saldos El anlisis permitir comprobar que los anticipos y cuentas por cobrar estn debidamente registrados y que los saldos correspondan a transacciones efectivamente realizadas. Los valores pendientes de cobro sern analizados mensualmente y al cierre de cada ejercicio fiscal, por parte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo mximo de la unidad de Administracin Financiera para determinar la morosidad, las gestiones de cobro realizadas, los derechos y la antigedad del saldo de las cuentas. Los problemas encontrados sern resueltos o superados de manera inmediata, para impedir la prescripcin o incobrabilidad de los valores. El anlisis mensual, permitir verificar la eficiencia de la recaudacin de las cuentas vencidas. En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, ste ser investigado y analizado para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite. El responsable de la unidad de Administracin Financiera, por lo menos una vez al ao, enviar

Para la contratacin de obras, adquisicin de bienes y servicios, incluidos los de consultora, las entidades se sujetarn a distintos procedimientos de seleccin de conformidad a la naturaleza y cuanta de la contratacin, a los trminos y condiciones establecidas en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, su reglamento general y las resoluciones del Instituto Nacional de Contratacin Pblica, INCOP, respecto de cada procedimiento de contratacin. En el caso de compras de bienes y servicios normalizados se observarn los procedimientos dinmicos, es decir: compras por catlogo y compras por subasta inversa. Para la contratacin de bienes y servicios no normalizados y para la ejecucin de obras, sern aplicables los procedimientos de: licitacin, cotizacin y menor cuanta, ferias inclusivas, nfima cuanta, a ms de los procedimientos especiales del rgimen especial. Los procedimientos precontractuales a considerarse en el caso de contratacin de servicios de consultora son: contratacin directa, contratacin mediante lista corta y mediante concurso pblico. b) Pliegos Para la adquisicin de bienes, obras o servicios, la entidad contratante elaborar los pliegos pertinentes, utilizando de manera obligatoria los modelos de pliegos del Instituto Nacional de Contratacin Pblica que apliquen segn el procedimiento de contratacin a utilizar. La entidad contratante podr modificar o completar

Para los efectos de esta norma, toda persona natural o jurdica, nacional o extranjera que desee participar en los procesos de contratacin, deber estar inscrita y habilitada en el Registro nico de Proveedores, RUP, cuya informacin ser publicada en el portal de compras pblicas. De

los modelos obligatorios, bajo su responsabilidad, a fin de ajustarlos a las necesidades particulares de cada proceso de contratacin, siempre que se cumpla con la ley. Los pliegos establecern las condiciones que permitan alcanzar la combinacin ms ventajosa entre todos los beneficios de la obra a ejecutar, el bien por adquirir o el servicio por contratar y todos sus costos asociados, presentes y futuros. Los pliegos deben ser aprobados por la mxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, bajo los criterios de austeridad, eficiencia, eficacia, transparencia, calidad, economa y responsabilidad ambiental y social, debiendo priorizarse los productos y servicios nacionales. c) Comisin tcnica La mxima autoridad de la entidad, cuando le corresponda efectuar procedimientos de lista corta, concurso pblico, subasta inversa, licitacin o cotizacin de conformidad con lo dispuesto por la ley, conformar y nombrar para cada procedimiento la pertinente comisin tcnica que estar integrada de la siguiente manera: 1. Un profesional designado por la mxima autoridad, quien lo presidir. 2. El titular del rea que lo requiere o su delegado. 3. Un profesional afn al objeto de la contratacin designado por la mxima autoridad o su delegado. Los miembros de la comisin tcnica sern servidoras o servidores de la entidad contratante y no podrn tener conflictos de intereses con los oferentes; de haberlos, ser causa de excusa. 406-04 Almacenamiento y distribucin Los bienes que adquiera la entidad ingresarn fsicamente a travs de almacn o bodega, antes de ser utilizados, an cuando la naturaleza fsica de los mismos requiera su ubicacin directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudar a mantener un control eficiente de los bienes adquiridos. Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarn adecuadamente ubicados, contarn con instalaciones seguras y tendrn el espacio fsico necesario. El guardalmacn o bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su conformidad con los bienes que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los requerimientos y especificaciones tcnicas solicitadas por las dependencias de la institucin, as como de los bienes que egresan. Si en la recepcin se encontraren novedades, no se recibirn los bienes y se comunicar inmediatamente a la mxima autoridad o al servidor delegado para el efecto; dichos bienes no sern recibidos hasta que cumplan con los requerimientos institucionales. Los directivos establecern un sistema apropiado para la conservacin, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados. Para el control de los bienes se establecer un sistema adecuado de registro permanente, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de iguales caractersticas. Slo las personas que laboran en el almacn o bodega tendrn acceso a las instalaciones. Existen bienes que, por sus caractersticas especiales, deben ser almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilizacin. En estos casos, el encargado de almacn efectuar la verificacin directa y la tramitacin de la documentacin correspondiente.

labores institucionales y por ningn motivo para fines personales, polticos, electorales, religiosos u otras actividades particulares. 406-05 Sistema de registro El catlogo general de cuentas del sector pblico, contendr los conceptos contables que permitan el control, identificacin, destino y ubicacin de las existencias y los bienes de larga duracin. Se establecer un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duracin, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la informacin se encuentre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente. La actualizacin permanente, la conciliacin de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general y la verificacin fsica peridica, proporcionar seguridad de su registro y control oportuno y servir para la toma de decisiones adecuadas. Los bienes que no renan las condiciones para ser registrados como activos fijos, se registrarn directamente en las cuentas de gastos o costos segn corresponda y simultneamente se registrarn en una cuenta de orden, conforme lo establece la normativa de contabilidad gubernamental, vigente. 406-06 Identificacin y proteccin Se establecer una codificacin adecuada que permita una fcil identificacin, organizacin y proteccin de las existencias de suministros y bienes de larga duracin. Todos los bienes de larga duracin llevarn impreso el cdigo correspondiente en una parte visible, permitiendo su fcil identificacin. El responsable de la custodia de los bienes de larga duracin, mantendr registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base para el control, localizacin e identificacin de los mismos. La proteccin de los bienes entregados para el desempeo de sus funciones, ser de responsabilidad de cada servidor pblico. La proteccin de los bienes incluye la contratacin de plizas de seguro necesarias para protegerlos contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se verificarn peridicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia. 406-07 Custodia La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta rea; tambin facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de deterioro. La mxima autoridad de cada entidad pblica, a travs de la unidad respectiva, ser responsable de designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la conservacin, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duracin. Corresponde a la administracin de cada entidad pblica, implementar su propia reglamentacin relativa a la custodia fsica y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado. 406-08 Uso de los bienes de larga duracin En cada entidad pblica los bienes de larga duracin se utilizarn nicamente en las Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institucin, debiendo asumir la responsabilidad por su buen uso y conservacin. Cada servidora o servidor ser responsable del uso, custodia y conservacin de los bienes de larga duracin que le hayan sido entregados para el desempeo de sus funciones, dejando constancia escrita de su recepcin; y por ningn motivo sern utilizados para otros fines que no sean los institucionales. En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad del jefe de la unidad administrativa, definir los aspectos relativos a su uso, custodia y verificacin, de manera que estos sean utilizados correctamente. El dao, prdida o destruccin del bien por negligencia comprobada o mal uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, ser de responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo. Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicacin y naturaleza de los bienes, sern reportados a la direccin correspondiente, por el personal responsable del uso y custodia de los mismos, para que se adopten los correctivos que cada caso requiera. 406-09 Control de vehculos oficiales Los vehculos del sector pblico y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos pblicos, estn destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el desempeo de funciones pblicas, en los das y horas laborables, y no podrn ser utilizados para fines personales, ni familiares, ajenos al servicio pblico, ni en actividades electorales y polticas. Los vehculos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el personal de una entidad del sector pblico. Su cuidado y conservacin ser una preocupacin constante de la administracin, siendo necesario que se establezcan los controles internos que garanticen el buen uso de tales unidades. Para fines de control, las unidades responsables de la administracin de los vehculos, llevarn un registro diario de la movilizacin de cada vehculo, donde debe constar: la fecha, motivo de la movilizacin, hora de salida, hora de regreso, nombre del chofer que lo conduce y actividad cumplida. Los vehculos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres, fluviales o areos, (buses, busetas, camiones, maquinaria, canoas y botes con motor fuera de borda, lanchas, barcos, veleros, aviones, avionetas, helicpteros, etc.,) que por necesidades de servicio, deben ser utilizados durante o fuera de los das y horas laborables, requieren la autorizacin expresa del nivel superior. Con el propsito de disminuir la posibilidad de que los vehculos sean utilizados en actividades distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarn con la respectiva orden de movilizacin, la misma que tendr una vigencia no mayor de cinco das laborables. Por ningn concepto la mxima autoridad emitir salvo conductos que tengan el carcter de indefinidos. Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde habitualmente ejerce sus funciones o preste sus servicios, podr utilizar vehculos del Estado el ltimo da laborable de cada semana,

exceptundose, por motivos de seguridad, el Presidente y Vicepresidente de la Repblica, as como otras servidoras y servidores con rango a nivel de Ministros de Estado. Se excluyen de esta disposicin, nicamente los vehculos de ambulancia, de las siguientes entidades: de las unidades del Ministerio de Salud Pblica, del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), de la Cruz Roja Ecuatoriana, igualmente los vehculos que pertenecen a los Cuerpos de Bomberos, Defensa Civil, Fuerzas Armadas, Polica Nacional, sistemas de redes elctricas, telefnicas, agua potable, alcantarillado y obras pblicas, que sean indispensables para atender casos de emergencias concretas. Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehculos oficiales, tendrn la obligacin del cuidado y conservacin del mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios destinados por las propias entidades. Los vehculos del Estado llevarn placas oficiales y el logotipo que identifique la institucin a la que pertenecen. La mxima autoridad de cada entidad dispondr que se observe, en todas sus partes, los procedimientos administrativos para el control de los vehculos de la entidad, que constan en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico y dems disposiciones sobre la materia, emitidas por la Contralora General del Estado. 406-10 Constatacin fsica de existencias y bienes de larga duracin La administracin de cada entidad, emitir los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones fsicas peridicas de las existencias y bienes de larga duracin. Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga duracin por lo menos una vez al ao. El personal que interviene en la toma fsica, ser independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos sealados, salvo para efectos de identificacin. Los procedimientos para la toma fsica de los bienes, se emitirn por escrito y sern formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fcilmente por el personal que participa en este proceso. De esta diligencia se elaborar un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de constatacin fsica y conciliacin con la informacin contable, sern investigadas y luego se registrarn los ajustes respectivos, previa autorizacin del servidor responsable; tambin se identificarn los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donacin o remate segn corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. Cuando la entidad pblica contrate servicios privados para llevar a cabo la toma fsica de las existencias y bienes de larga duracin, el informe final presentado as como la base de datos, tendr la conformidad del rea contable en forma previa a la cancelacin de dichos servicios. La contratacin de estos servicios se har estrictamente cuando las circunstancias as lo exijan, siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente para efectuar dichos gastos. El auditor interno participar en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicacin de los procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con auditora interna, el titular designar a un servidor que cumpla esta funcin.

406-11 Baja de bienes por obsolescencia, prdida, robo o hurto Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de prdida, robo o hurto, sern dados de baja de manera oportuna. Esta actividad se efectuar una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos que sealen las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino final. Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservacin, obsolescencia, prdida, robo o hurto, se observarn las disposiciones del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico, del Manual General de Administracin y Control de los Activos Fijos del Sector Pblico, la normativa de contabilidad emitida por el Ministerio de Finanzas y dems reglamentacin interna emitida por la entidad Si la prdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Juez competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantar el acta de baja correspondiente y se proceder a la exclusin de los registros contables disminuyendo del inventario respectivo Para la baja de bienes que no estn contabilizados como activos, por no reunir las condiciones para considerarse como tales, bastar que se cuente con la autorizacin del responsable de la unidad de administracin financiera. Si la baja procediere de una prdida o destruccin injustificada, al servidor responsable se le aplicar la sancin administrativa que corresponda y cuando el caso lo amerite, se le exigir adems la restitucin del bien con otro de igual naturaleza o la reposicin de su valor a precio de mercado. 406-12 Venta de bienes y servicios Las ventas ocasionales de bienes se realizarn de acuerdo con los procedimientos fijados en las leyes y reglamentos sobre la materia. Las servidoras y servidores responsables de organizar la junta de remates y dems procedimientos previos para autorizar las enajenaciones, los avalos de ventas y adjudicar los bienes, cumplirn sus funciones resguardando los intereses institucionales y en concordancia con las disposiciones reglamentarias. Las entidades pblicas que vendan regularmente mercaderas, bienes o servicios, emitirn su propia reglamentacin que asegure la recuperacin al menos de sus costos actualizados, el cobro de los importes correspondientes a las mercaderas despachadas o servicios prestados, la documentacin de los movimientos y la facturacin segn los precios y modalidades de ventas. 406-13 Mantenimiento de bienes de larga duracin El rea administrativa de cada entidad, elaborar los procedimientos que permitan implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga duracin. La entidad velar en forma constante por el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de larga duracin, a fin de conservar su estado ptimo de funcionamiento y prolongar su vida til. Disear y ejecutar programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de no afectar la gestin operativa de la entidad. Corresponde a la direccin establecer los controles necesarios que le permitan estar al

tanto de la eficiencia de tales programas, as como que se cumplan sus objetivos. La contratacin de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, estar debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el servicio.