MEMORANDO DE PLANIFICACIN PRELIMINAR Examen Especial al Sistema de Control Interno y Estudio a los Procedimientos y Control del Sistema Acadmico,

de la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables, de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab, Campus El Carmen, ubicada en la avenida 3 de Julio y Carlos Alberto Aray, por el perodo comprendido entre el 19 septiembre de 2012 al 03 de octubre de 2012. Antecedentes. Las operaciones del Sistema de Control Interno y Estudio a los Procedimientos y Control del Sistema Acadmico, de la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables, de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab, Campus El Carmen, ubicada en la avenida 3 de Julio y Carlos Alberto Aray, no fueron examinadas por el Sr. ngel Emiliano Sigcha Cabezas, jefe de equipo, sino nicamente se efectuaron requerimientos de informacin en forma general, por lo tanto esta es la primera actividad de control efectuada. Motivo del Examen Especial. El examen especial a la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables, de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab, Campus El Carmen, ubicada en la avenida 3 de Julio y Carlos Alberto Aray, se realizar en cumplimiento a la orden de trabajo 01 de fecha 24 de Septiembre de 2012, con cargo al Pensum de Estudio de Auditora Contable y Financiera II del ao 2012, de la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables, 4to B, de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab, campus en El Carmen. Objetivos del Examen Especial Determinar la legalidad y veracidad de los procedimientos y control de actividad acadmica de la entidad. Mejorar el sistema de Control Interno mediante la implementacin de recomendaciones. Alcance del Examen Especial Se analizar el Sistema de Control Interno y Estudio a los Procedimientos y Control del Sistema Acadmico, de la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables, de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab, Campus El Carmen, ubicado en la avenida 3 de Julio y Carlos Alberto Aray, por el perodo comprendido entre el 19 septiembre de 2012 al 03 de octubre de 2012. Conocimiento de la entidad y su base legal Base Legal La Escuela de Ciencias Administrativas y Contables, de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab, Campus El Carmen, se creo mediante resolucin del CONESUP, cdigo: Cu-CP2005-03-15, aprobada el 13 de enero de 1994. Es decir en esta fecha se crea la escuela sujeta a examen, ubicada en la avenida 3 de Julio y Carlos Alberto Aray. La Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab, Campus El Carmen, y por ende la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables, se rigen por el Reglamento Interno Orgnico Funcional y Los estatutos, y el Reglamento de Bares del Campus, que son

emitidos por su matriz en Manta, que fueron aprobadas por el CONESUP (ahora SENESCYT), las cuales estn modificndose, as como tambin por la Ley de Educacin Superior y su Reglamento, el Cdigo Orgnico del Servidor Pblico, la Ley Orgnica del Sector Pblico y el Cdigo de Trabajo. Estructura orgnica de la Entidad De acuerdo al artculo 44 del reglamento interno de la universidad y el art. 39 de su respectivo estatuto, contarn con las siguientes autoridades y organismos: Organismos de cogobierno y de direccin superior: a) Junta de extensin b) Consejo de extensin Autoridades: a) Junta de extensin b) Consejo de extensin c) Decanato Unidades de orden tcnico-cientfico: a) Unidad de investigacin b) Unidad de administracin de Granja experimental c) Unidad de prcticas profesionales d) Unidad de extensionalismo e) Unidad de desarrollo y promocin cultural f) Unidad de bienestar universitario g) Unidad de biblioteca h) Unidad de informtica Comisiones permanentes: a) Comisin acadmica b) Comisin de asuntos jurdicos c) Comisin de asuntos econmicos d) Comisin de asuntos sociales y culturales Unidades de orden administrativo: a) Presidente de la comisin acadmica e) Secretara f) Directores de especialidad g) Fiscala h) Tesorera i) Contabilidad j) Talento humano Misin Formar con excelencia y liderazgo, profesionales en contabilidad y Auditora generadores de cambio y mejoramiento continuo capaz de analizar, asesorar, proponer, implantar y solucionar los problemas inherentes a su profesin, considerando los ms altos valores ticos, morales, sociales y culturales.

Visin La carrera de contabilidad y Auditora alcanzar transcendencia acadmica en la formacin de profesionales eficientes y eficaces, liderando entre las carreras afines por el conocimiento tcnico con la aplicacin de 2 valores, que permita el desarrollo socioeconmico de la comunidad.

Observacin: La carrera no cuenta con objetivos definidos, solo se basan en la misin y la visin. Funcionarios principales El detalle de los funcionarios principales se presenta en anexo No. 1. SISTEMA FINANCIERO Sistema Contable. La Escuela de Ciencias Administrativas y Contables, no utiliza el Esigef, debido a que solo se remite informacin a la matriz, para ello se ayuda con plantillas elaboradas en el programa de Excel. En este programa se realiza el diario general integrado, mayores generales, estados financieros bsicos de: situacin, resultados, flujo del efectivo y ejecucin presupuestaria, balance de comprobacin, cdulas presupuestarias de ingresos y gastos. Para la aprobacin del presupuesto del campus, primero se lo revisa en el Consejo del campus, luego pasa al Consejo Universitario de la matriz, despus al Ministerio de Finanzas y por ltimo es aprobado por la Asamblea General del ministerio. Sistema Presupuestario El presupuesto del campus y por ende de la carrera, para su aprobacin, primero se lo revisa en el Consejo del campus, luego pasa al Consejo Universitario de la matriz, despus al Ministerio de Finanzas y por ltimo es aprobado por la Asamblea General del ministerio; dicho presupuesto es limitado con respecto a la capacitacin del personal, en materia de docencia acadmica, como son: planificacin y evaluacin para la ejecucin de las unidades didcticas, etc.; en contraposicin a lo establecido en el literal a) del artculo 4 de la reforma al Reglamento Interno de la universidad Laica Eloy Alfaro de Manab, campus El Carmen. Informacin automatizada La entidad cuenta con dos equipos de computacin, a travs de los cuales trabajan Secretara y Coordinadora, en donde se ha preparado la informacin financiera, contable, presupuestaria y labores de Secretara, con respecto a las actividades administrativas y operativas del campus y por ende de la carrera. Puntos de inters para la auditoria. En la evaluacin de control interno realizado se ha observado los siguientes aspectos que deben considerarse al enfocar nuestras pruebas de auditora: La Escuela de Ciencias Administrativas y Contables, de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab, Campus El Carmen, ubicada en la avenida 3 de Julio y Carlos Alberto Aray. 1. La Escuela de Ciencias Administrativas y Contables, de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab, Campus El Carmen no cuenta con objetivos definidos. 2. Con respecto a las funciones del decano, no las cumple a cabalidad, de acuerdo a lo establecido en el estatuto 3 de la universidad, segn el art. 49, literal 2.

3. Segn el art. 48. Literal 3 y 4 del reglamento orgnico funcional, la coordinadora no cumple a cabalidad con sus funciones. 4. Los precios y productos expendidos en el bar del campus, no cumplen lo dispuesto en el reglamento de bar del campus. (art. 8 R.B.C). 5. El control de asistencia por parte de profesores de la escuela hacia los alumnos no se realiza a cabalidad y tampoco se detalla en el leccionario, el tema real tratado en clases. 6. La bibliotecaria del campus, no facilita a los estudiantes los textos requeridos, acorde a lo establecido en el reglamento del campus (segn el art. 46, literal d, de la reforma al reglamento interno del campus). 7. El personal de servicio, no cumple en su totalidad con sus deberes u obligaciones (art. 66, literal a, de la reforma al reglamento interno del campus y art. 1 del estatuto de la universidad) 8. La entidad no cuenta con trabajadora social. (art. 95, reglamento orgnico funcional) 9. Las autoridades no tienen claramente definidas cuales son sus funciones, por ello las cumplen solo en parte, es decir lo que ms o menos entienden y les conviene. 10. Se utiliza el presupuesto asignado a la institucin en general y por ende a la escuela, para sus fines establecidos en el mismo, como mejorar y gastos de la institucin, no ya que no hay ninguna clase de mejoras en lo que va del ao, adems solicitan ayuda econmica a los estudiantes, con la excusa de que no hay dinero suficiente para abastecer los gastos.

1. La escuela no tiene acuerdo ministerial, solo una resolucin emitida por la SENESCYT. 2. No existe psiclogo en la institucin (art. 96 del reglamento orgnico funciona de la universidad. 3. Existe falencias en la coordinacin de becas (art. 94 del reglamento orgnico funciona de la universidad. 4. El campus y por ende la escuela no cuentan con unidad de bienestar estudiantil o universitaria. (art. 75 estatuto de la universidad) 5. El reglamento del bar del campus no se rige a lo que dispone el reglamento de bares en general.

Identificacin de los componentes importantes a ser examinado en la planificacin especfica. En la evaluacin preliminar se ha determinado 4 la necesidad de que los componentes que se detallan a continuacin sean considerados para su anlisis detallado de los cuales se

efectuar el levantamiento de la informacin, elevando sus controles y determinando los riegos combinados inherente y de control: Funciones de las principales autoridades de la institucin. Decano.- Es el administrador de la empresa o institucin, se encarga de: 1. Velar por el bienestar de la universidad. 2. Jefe inmediato superior de la extensin El Carmen. 3. Preside la junta de extensin y a su vez el consejo de extensin. 4. Permisos entradas y salidas. Presidente de la comisin acadmica.

Es el que preside la comisin acadmica, encargado de todos los profesores acadmicos relacionados con la extensin y a su vez el que resuelve los inconvenientes acadmicamente. Realiza la distribucin de la carga horaria para los docentes, para los periodos acadmicos.
Tesorera.

Es el encargado de receptor y tramitar concernientes a la extensin en la matriz. Llevan un control de ingresos y egresos de los activos, elabora el presupuesto, es la persona encargada de la entrega de los materiales de oficina.
Secretara General.

Es la encargada de llevar el registro de los libretines concernientes a la extensin. Valida los certificados de promocin y matricula. Registros de los estudiantes matriculados, egresados. Certifica la legalidad de los documentos emitidos por la extensin. Lleva el control de manejo del sistema para subir notas.
Secretara de la Escuela Ciencias Administrativa y Contables.

Se encarga de receptar transmites correspondientes a la escuela de ciencias contables. Lleva un registro de los estudiantes de la correspondientes matriculas. Realiza informe del cumplimiento de los docentes. Emite documentacin para el coordinador. Jefe de Talento Humano. Lleva el registro del control de asistencia del personal administrativo y de servicios. Lleva un registro en documentacin del personal docente administrativo de servicios y trabajadores. 5

 Realiza informen mensuales de asistencia. Tramita permisos y justificaciones correspondientes. Tramita en la matriz lo correspondiente a la extensin.
Plazos. El tiempo estimado de ejecucin para esta actividad es de 10 das laborables (desde el 19 septiembre de 2012 hasta el 03 de octubre de 2012. Adjunto al presente los programas y procedimientos. Elaborado por: ngel Emiliano Sigcha Cabezas JEFE DE EQUIPO CPA. Dr. Miguel Alegra Dvila SUPERVISOR

Aprobado por: Ing. Maribel Zambrano COODINADORA DE LA CARRERA