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PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
INTRODUCCION
1. Este pronunciamiento versa sobre el contenido y presentación del informe, por medio del cual
el Contador Público comunica a la Gerencia de la entidad cuyos estados financieros examina, las
debilidades importantes que hayan llamado su atención durante el estudio y evaluación del Control
Interno, realizado sobre bases selectivas, con la finalidad de determinar el alcance de las pruebas de
auditoria, y no para expresar una opinión sobre el mismo.
El título "informe de control interno", se usa a lo largo de este pronunciamiento. En la Práctica
profesional, en nuestro país se utilizan títulos como "Carta a la Gerencia", "Carta de
Recomendaciones" u otra similar para informes con el mismo objetivo.
ANTECEDENTES
"El Contador Público debe efectuar un estudio y evaluación del Control Interno existente como base
para determinar la extensión de los procedimientos de auditoria que va a aplicar".
3. El estudio de Control Interno tiene por finalidad obtener un conocimiento de como está
conformado éste; no sólo desde el punto de vista de las normas y procedimientos establecidos por la
administración de la entidad auditada, sino también como opera en la práctica.
5. La evaluación del Control Interno tiene como finalidad la apreciación del Contador Público,
sobre el grado de efectividad que ese Control Interno ofrece.
6. En base a la evaluación del Control Interno contable (véase párrafo No. 15), en primer término el
Contador Público determinará el alcance, naturaleza y oportunidad de las pruebas de sustentación,
las que se aplican para evidenciar la propiedad y validez del tratamiento contable que se da a las
transacciones y a los saldos o, a la inversa, la impropiedad e invalidez de los errores e
irregularidades que ellos contengan (véase Publicación Técnica No. 2. La extensión de las pruebas
de sustentación dependerá de la confianza que el auditor deposite en el control interno examinado y
evaluado. En segundo término, el Contador Público informará al Cliente aquellas debilidades
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importantes en el sistema de Control Interno que haya llamado su atención en el transcurso del
trabajo.
7. Por debilidad importante se entiende....... una situación en la cual el Contador Público cree
que los procedimientos, o el grado de cumplimiento con ellos, no suministra una razonable seguridad
de que errores o irregularidades por cantidades que podrían ser importantes, reflejados en los
estados financieros que están siendo auditados, pudieran prevenirse o detectarse en un período
razonable por los empleados de la empresa en el curso normal de ejecución de las funciones que se
les asigna". En la práctica, la comunicación de las debilidades importantes se cumple utilizando el
Informe de Control Interno.
8. En el Informe de Control Interno el Contador Público debe describir el carácter del examen
efectuado, su alcance y grado de responsabilidad que, como consecuencia de él asume. Esta
descripción puede hacerse a través de una carta de presentación o formando parte integral del
informe. El formato de la carta de presentación es opcional. Un modelo que se sugiere es el
siguiente:
Fecha
Señores
Junta Directiva
XYZ, C.A.
Ciudad.
Como parte de nuestro examen de los estados financieros de (Nombre de la entidad), por el año que
terminó el (fecha de cierre), hemos efectuado un estudio y evaluación del sistema de control interno
contable de la Compañía, tal como lo requieren las normas de auditoria de aceptación general.
Dicho estudio y evaluación no constituyó una revisión detallada del sistema de control interno, fue
hecho en base a pruebas selectivas con la finalidad de determinar la naturaleza, oportunidad y
extensión de los procedimientos de auditoria necesarios para expresar una opinión sobre los estados
financieros auditados, por lo que no necesariamente revelará todas las debilidades importantes que
puedan existir en el sistema.
El control interno contable tiene como finalidad garantizar en forma razonable no absoluta, la
salvaguarda de los activos y confiabilidad de la información financiera; dado que la efectividad de los
procedimientos de control puede verse afectada por colusión, interpretaciones erróneas, descuidos,
juicios equivocados y otros factores.
En las páginas siguientes indicamos las debilidades importantes que llamaron nuestra atención al
realizar -el estudio y evaluación del control interno. Quedamos a su disposición para cualquier
aclaratorio o explicación adicional que ustedes requieran.
FECHA
9. La fecha del informe debe ser la de su preparación.
DESTINATARIO
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10. El informe es dirigido a la Gerencia de la entidad auditada, ya que ésta es la responsable de
establecer y mantener el control interno contable. Por Gerencia debe entenderse el nivel capaz de
ordenar la implementación de las medidas recomendadas, tal como la Junta Directiva, Consejo
Directivo, Consejo de Administración, etc.
11. De presentarse situaciones irregulares que denoten incumplimiento por parte de la Gerencia
de los procedimientos de control establecidos, la carta deberá dirigirse a un nivel superior, tal como
la Asamblea de Accionistas, Asamblea de Socios, etc.
12. En entidades de organización compleja, el Contador Público podrá dividir el informe entre los
distintos niveles directivos, con base en la evaluación de su contenido y conocimiento de la
organización. Cuando esto ocurra, asuntos que no son importantes para la Gerencia se informan por
separado a los niveles inferiores de la organización. Una síntesis de estos asuntos será incluida en
el informe dirigido a la Gerencia, por el cual se le comunica los aspectos de mayor relevancia de
control interno u otras áreas que no son de incumbencia directa de los niveles inferiores.
13. El informe deberá contener ciertos aspectos fundamentales, como son los siguientes:
a) Identificar la empresa y el período examinando, así como el trabajo realizado por el Contador
Público sobre el control interno.
b) Indicar cual fue el propósito limitado del estudio y evaluación del control interno; con la
finalidad de dejar claro que no opina sobre el sistema, ni revela las debilidades existentes en el
mismo.
c) Indicar cuales son los objetivos del control interno contable y las limitaciones inherentes al
mismo. Esto último es importante, ya que evita que el cliente suponga que las medidas
recomendadas garantizan por sí solas el cumplimiento de los objetivos del sistema.
e) Indicar cualquier otro aspecto que a juicio del Contador Público amerite ser informado.
FIRMA
a. El informe debe llevar el nombre y la firma del contador público cargado de la auditoria.
OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
ALCANCE
15. En principio, el informe versará sobre el control interno contable, es decir, aquel que tiene
consecuencias directas sobre el grado de confianza que se puede depositar en los registros
contables en los estados financieros. Sin embargo, si el Contador Público detecta que se escapan
del área contable e invaden el campo del control Interno administrativo y otros aspectos de tipo
tributario, laboral, etc., deberá comunicarlos si considera que son beneficiosas sus observaciones,
teniendo cuidado de no invadir áreas
que no sean de su especialidad.
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16. Cualquiera que sea el área de la observación indicada, cada una de ellas debe contener lo
siguiente:
17. Lo importante es que el Contador Público deberá considerar, con base en su juicio
profesional, y de conformidad con las características particulares de la entidad, tales como tamaño
de la organización, capacidad del personal y condiciones de operaciones, cuáles han de ser los
aspectos sujetos a comunicación.
FORMA DE PRESENTACIÓN
18. El auditor puede comunicar las debilidades encontradas por escrito o en forma verbal, siendo
la forma escrita la deseada. La comunicación verbal será empleada cuando la poca importancia
relativa de las debilidades encontradas, así lo justifiquen.
19. Existen diferentes formas de organizar los comentarios, pudiendo el Contador Público optar
por cualquiera de ellas, dependiendo del número de observaciones, naturaleza de las mismas, tipo y
tamaño de la entidad. Las observaciones detectadas pueden presentarse en el informe de control
interno, por áreas operativas, por rubros del balance y por orden de importancia.
(Ver anexos.)
21. Dado el espíritu constructivo que el informe tiene, es conveniente que el Contador Público
discuta previamente el borrador de la carta con la Gerencia de la entidad, lo que podría originar
ratificaciones o rectificaciones de las observaciones contenidas en las mismas.
22. Igualmente el auditor debe presentar el informe, tan pronto haya concluido su trabajo. En
todo caso, si se han detectado debilidades importantes deberá informarlo por escrito inmediatamente
a la Gerencia.
SEGUIMIENTO
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23. La necesidad que tiene el Auditor de evaluar de nuevo el control interno para el caso de
auditorias recurrentes, implica la responsabilidad de comprobar debilidades comunicadas en el
informe anterior han sido subsanadas, si las recomendaciones han sido adoptadas y si las mismas
proporcionaron los resultados esperados. La evaluación de estos aspectos podría afectar el alcance
de las pruebas de auditoria del año bajo examen. De persistir algunas de las debilidades
comunicadas en años anteriores, el Contador Público deberá reportarlas en el informe de este año.
-Indicar en un párrafo introductorio, por ejemplo, que las observaciones son reiteraciones de nuestra
carta de (fecha).
FECHA EFECTIVA
25. Esta declaración tiene efecto a partir del 3 de Septiembre de 1983, fecha de aprobación por
la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela.
ANEXOS
ANEXO 1
En este modelo las observaciones se presentan por áreas operativas, colocando primero la debilidad
y a continuación la sugerencia.
Observamos que en el área de cuentas por pagar no existe una organización donde se centralice la
recepción y distribución de toda la documentación relacionada con las obligaciones de la empresa, lo
cual podría originar, lo siguiente:
- Inventario
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2. Deben registrarse oportunamente las entradas y salidas de materiales y repuestos
Ante la necesidad de llevar un registro constante de las existencias, recomendamos que se realice
un análisis detallado de las transferencias de material y repuestos a fin de solucionar lo más pronto
posible la situación planteada anteriormente.
ANEXO 2
En este modelo, las observaciones se presentan siguiendo el orden de los rubros del balance,
colocando primero la recomendación y luego la debilidad.
- Efectivo
En nuestra revisión observamos casos en que las respectivas órdenes de pago no tenían evidencia
escrita (firma) de su aprobación.
2. Sugerimos que se notifique a los bancos, de una manera periódica los nombres de los
firmantes retirados.
Obtuvimos información de los bancos que nos confirmaron sobre las firmas autorizadas vigentes; en
las cuales encontramos personas que ya no trabajan en la empresa.
En nuestra revisión notamos que los montos de la cobertura no cubren razonablemente el valor
según libros de los activos fijos.
ANEXO 3
SISTEMAS
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Deben establecerse medidas de seguridad para el acceso al banco de datos.
El equipo de PED existente brinda facilidades para el acceso a las librerías de datos, a través de los
terminales mediante el uso de claves. Sin embargo, este acceso no se ha restringido al programador
de la instalación, considerando que este control evita posibles errores o manejos no autorizados de
los programas en producción.
EFECTIVO
Durante nuestra revisión observamos cheques cuya documentación no se encontraba anexa, como
por ejemplo: orden de compra, factura, informe de recepción.
Todos los cheques deben estar soportados con su respectiva documentación para evitar así un
posible pago doble.
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