LA INFORMACION CONTABLE EN LA EMPRESA

LA CONTABILIDAD COMO HERRAMIENTA DE GESTION.A la contabilidad se le considerada como el registro en los libros contables de cada uno de los documentos que intervienen en las operaciones que realiza la Empresa; posteriormente se emita los Estados Contables que reflejaban el resultado que haba obtenido en un determinado periodo. Los Estados Contables usualmente, eran procesados y emitidos al final del periodo, vale decir al 31 de diciembre de cada ao y cumplan con el deseo de conocer el resultado del periodo con la finalidad de determinar la renta imponible para calcular el impuesto a la renta que hay que cancelar en el mes de marzo del siguiente ao, mes en que se presenta la Declaracin Jurada Anual de Renta. Actualmente la contabilidad de empresas tiene otra visin: Emisin de Estados Contables mensuales que reflejen el resultado que van obteniendo, Emisin de Estados Contables Proyectados en los cuales se visualice los objetivos que desea lograr la Empresa en un determinado periodo, la comparacin mensual de los Estados Contables Proyectados con los reales que permitan permanentemente evaluar el cumplimiento de los objetivos que se han propuesto y emisin de notas explicativas que detallen algunas cuentas u operaciones que por su caracterstica o necesidad de informacin es necesario especificarlas sirviendo de base para la toma de decisiones . Analizamos cada uno de los puntos indicados: EMISION DE ESTADOS CONTABLES MENSUALES EMISION DE ESTADOS CONTABLES PROYECTADOS COMPARACION DE LOS ESTADOS CONTABLES PROYECTADOS Y REALES NOTAS EXPLICATIVAS Y OPINION DEL CONTADOR LA NECESIDAD DE LA INFORMACION CONTABLE PROCESO DE LA INFORMACION CONTABLE

La informacin contable en la empresa

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LA CONTABILIDAD GERENCIAL Y PATRIMONIAL DE LA EMPRESA LA PROYECCION DE LA INFORMACION CONTABLE

EMISION DE ESTADOS CONTABLES MENSUALES. Los estados contables que emiten la empresas deben ser mensuales en los cuales se muestre el movimiento y resultado de las operaciones que ha realizado durante los 30 31 das. Los estados contables estn referidos al Balance General, al Estado de Ganancias y Prdidas, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y al Estado de Flujos del Efectivo. Estos cuadros contables van a contener cuentas o rubros con sus respectivos importes, los cuales indican una determinada posicin financiera y econmica de la empresa; es por ello que se recomienda que debe acompaarse a los estados indicados unas notas que expliquen o detallen algunos conceptos u operaciones que puedan servir de base para, no solamente explicar la posicin financiera o econmica de la empresa sino tambin explicar las posibles variaciones que debe efectuarse como consecuencia del resultado que estn reflejando. Lo expuesto indica, que la empresa debe emitir estados contables que le permitan tomar decisiones futuras considerando el resultado real que van obteniendo, permitindole cumplir con el Plan Operativo y el Presupuesto que fue emitido a fines del ao anterior. EMISION DE ESTADOS CONTABLES PROYECTADOS Toda empresa debe formular anualmente un PLAN OPERATIVO y su PRESUPUESTO para un periodo determinado, vale decir un ao (Presupuesto Operativo) o mas de un ao (Presupuesto de Inversin). Todo Plan Operativo se formula en base a los OBJETIVOS que se desean obtener, los cuales estn de acuerdo con la realidad operativa del negocio y, en base a las POLITICAS que deben aplicar, se cualifica los objetivos formulndose el presupuesto.

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Los presupuestos constituyen la medicin en unidades monetarias de las operaciones que la empresa va a realizar en cumplimiento de los objetivos propuestos y sirve de base para formular los Estados Contables proyectados. Como se puede observar, en los negocios, las decisiones tienen que ser anticipadas en base a objetivos predeterminados que le permita a la empresa conocer su situacin futura y hacer frente a sus competidores. COMPARACION DE LOS ESTADOS CONTABLES PROYECTADOS Y REALES La emisin de estados contables proyectados mensualmente, permitir conocer en forma anticipada el resultado que va a obtener el negocio como consecuencia de las decisiones adoptadas antes de la ejecucin de las operaciones. Estos cuadros contables deben ser comparados mensualmente con los estados contables reales permitindole a los que dirigen la empresa, evaluar y tomar decisiones que permitan lograr los objetivos propuestos. NOTAS EXPLICATIVAS Y OPINION DEL CONTADOR Con la finalidad de que stos cuadros sean entendidos fcilmente, el contador de la empresa debe emitir unas notas explicativas que muestren o detallen algunos conceptos que por sus necesidades de informacin, sirvan de base para la toma de decisiones . En este punto, tambin es necesario que el contador como profesional que emite u analiza los estados contables, formule una opinin de los estados proyectados sirviendo de base a los directivos de la empresa para el anlisis del resultado. Si la informacin contable indicada es emitida oportunamente y con las caractersticas de la informacin requerida por el administrador y /o gerente, las decisiones que se tomen sern aquellas que beneficien a la empresa al contar con datos reales, oportunos y necesarios para la toma de decisiones. LA NECESIDAD DE LA INFORMACION CONTABLE La necesidad de la informacin contable en todo negocio est relacionado con las necesidades de conocer el resultado de las decisiones que permanentemente estn tomando los gerentes o administradores de los negocios.

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La informacin contable no solamente va a ser analizada por las personas que trabajan en la empresa, sino tambin por personas o entidades fuera de la misma que precisan de la informacin para formarse juicios acerca del negocio. Cuando la empresa requiere de dinero o bienes para ser utilizados o comercializados, recurren a entidades financieras o proveedores a quienes les solicita financiamiento; stas entidades solicitan informacin a la empresa con la finalidad de conocer su situacin financiera y econmica del momento que le permita tomar decisiones a fin de evaluar el crdito solicitado, en tal sentido la informacin est referida a los estados contables en donde el analista de crditos efecta el respectivo seguimiento. La informacin contable tambin es requerida por las empresas auditoras o entidades fiscalizadoras quienes efectan evaluaciones peridicas con la finalidad de emitir un juicio sobre la correcta aplicacin de las disposiciones internas de la empresa o si se est aplicando correctamente las disposiciones tributarias. Algunos impuestos que se aplican actualmente indican que no es necesario llevar contabilidad a efectos de cumplir con las obligaciones tributarias, en tal sentido, las empresas o contribuyentes que aplican el Rgimen nico Simplificado como el Rgimen Especial de Renta, no tienen la obligacin de llevar registros contables ni emitir el Balance General ni el Estado de Ganancias y Prdidas; sin embargo sta excepcin es solamente tributaria porque si la empresa requiere de financiamiento tiene que emitir obligatoriamente sus estados contables los cuales son solicitados por las entidades financieras. Es necesario precisar, que la informacin contable adems de satisfacer las necesidades de informacin requerida por diversas entidades; el objetivo importante del negocio, es la de conocer oportunamente el manejo de los recursos en la generacin de utilidad en beneficio de la empresa y de los socios. PROCESO DE LA INFORMACION CONTABLE La informacin contable en todos los negocios, se inician con el registro de los aportes que efectan los socios al momento de constituir el negocio, a partir de este momento se efectan una serie de operaciones vinculadas al giro del

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negocio es decir la actividad principal por la cual se form la empresa. Los documentos que sustentan cada una de las operaciones sern emitidos a nombre o razn social de la empresa. La secuencia que tiene el registro contable para la posterior emisin del Balance General y el Estado de Ganancias y Prdidas es la siguiente: LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.- Registra inicialmente los aportes de cada uno de los socios denominndose a este registro inventario inicial y al 31 de diciembre de cada ejercicio se emite el Inventario Final. Este libro va mostrar todas las propiedades, las deudas, el capital inicial y el resultado obtenido. REGISTRO DE COMPRAS.- Es un libro auxiliar de caracterstica tributaria, el cual registra diariamente todos los comprobantes de pago que le emiten los proveedores de bienes y servicios que comercializan con la empresa. Obligatoriamente tiene que anotarse en forma separada el Impuesto General a las Ventas o Impuesto al Valor Agregado denominndose crdito fiscal en la liquidacin mensual del impuesto. Al final de cada mes es centralizada esta informacin en el libro diario. REGISTRO DE VENTAS.- Es un libro auxiliar tambin de caracterstica tributaria en el que se registra diariamente cada uno de los documentos que emite el negocio como resultado de la comercializacin de sus productos. Al igual que el Registro de Compras se anota por separado el Impuesto General a las Ventas. Mensualmente debe liquidarse el impuesto debiendo presentarse en el formulario de la SUNAT el importe a pagar con sus respectivas rentas imponibles. Asimismo al final de cada mes, la informacin de este libro es centralizada en el libro diario. LIBRO CAJA.- En este libro se registra cada uno de los ingresos y egresos de efectivo o cheque como resultados de sus cobranzas o el pago de sus obligaciones. El registro es diario y mensualmente es trasladado al libro diario. Permite as mismo conocer la disponibilidad del efectivo a ser utilizado por la empresa en el pago de sus obligaciones o de las inversiones que normalmente debe realizar. LIBRO DE PLANILLA DE SUELDOS Y SALARIOS.- Registra a todos los trabajadores que laboran en la empresa con indicacin del rgimen laboral al que pertenecen, Seguridad Social, Sistema Nacional de Pensiones o la Administradora de Fondos de Pensiones a la que pertenece, sueldo mensual, etc. y otros datos referidos a los trabajadores de la empresa.

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 LIBRO DIARIO.- Contablemente es considerado como un libro principal porque recibe informacin de los libros anteriormente indicados a quienes se les denomina libros auxiliares. El traslado de la informacin de cada libro auxiliar a este libro se realiza mensualmente. LIBRO MAYOR.- Tambin es considerado como un libro principal y recibe la informacin directamente del libro diario. Con los datos que contiene ste libro, se emite el Balance General o el Estado de Ganancias y Prdidas. La secuencia descrita es aplicada por las empresas de nuestro medio quienes tienen la obligacin de tener toda la documentacin debidamente registrada en los libros contables sustentando las cifras de los estados contables. LA CONTABILIDAD GERENCIAL Y PATRIMONIAL DE LA EMPRESA La informacin contable cumple diferentes propsitos ; existe informacin interna de carcter operativa la cual es utilizada para tomar decisiones denominndosele CONTABILIDAD GERENCIAL, y existe otro tipo de informacin que se presenta a entidades financieras, entidades auditoras y fiscalizadoras a la que se denomina CONTABILIDAD PATRIMONIAL. La informacin contable como se ha mencionado anteriormente, tiene un proceso de registro contable comenzando por las decisiones operativas o de gestin generando documentos o comprobantes de pago que sustentan tales decisiones y, son utilizadas en el registro contable para la emisin de estados o cuadros que reflejan el resultado de la gestin. CONTABILIDAD GERENCIAL.- La informacin contable que se destina para la toma de decisiones internas de la empresa se denomina Contabilidad Gerencial. La informacin contable se refiere al registro o cuadros en los cuales se reflejan las diversas operaciones que realiza la empresa como por ejemplo un reporte diario de ventas, un reporte de comisiones de ventas, un reporte mensual del personal, etc que sirve de base para verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos. La gerencia toma decisiones sobre resmenes de esta informacin verificando su cumplimiento.

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FUNCIONES GERENCIALES.- La informacin contable gerencial se utiliza en tres funciones gerenciales las cuales se describen a continuacin: 1.- CONTROL.-La gerencia debe verificar que se cumplan las diversas tareas asignadas a las distintas gerencias departamentales u oficinas quienes son responsables de la realizacin de las operaciones que realiza la empresa ; asimismo debe verificar que sean ejecutadas debidamente. El control de las operaciones facilita el cumplimiento de objetivos por que permite corregir deficiencias o problemas oportunamente facilitando la solucin de las mismas al ser detectados con prontitud. El control sirve como medio de comunicacin porque permite informar al personal acerca de los planes y polticas de la direccin y en general a las acciones que desea cumplir la empresa. La informacin contable gerencial puede servir tambin como medio de evaluacin porque permite conocer el grado de desempeo de la organizacin permitiendo promocionar a los empleados, reasignar cargos, etc o tambin servir como medio de llamada de atencin al observarse el incumplimiento de los objetivos. 2.- COORDINACION.- Las distintas reas de actividad de la empresa deben trabajar coordinamente bajo una sola finalidad, la cual es la de cumplir con los objetivos dispuesto por la gerencia, en tal sentido, las distinta actividades que se ejecuten deben estar debidamente entrelazadas y coordinadas en su ejecucin, esta situacin permite minimizar errores, evitar la duplicidad de funciones, etc. La contabilidad ayuda a este proceso de coordinacin. 3.- PLANEAMIENTO.- La empresa desde su constitucin e inclusive antes de la misma siempre est planeando sus actividades futuras, en este orden de ideas, PLANEAR consiste en el proceso de decidir anticipadamente, el curso de accin a seguir en el futuro lo que equivale a decir: PLANEAR IMPLICA TOMAR DECISIONES Cuando la empresa planea sus actividades a seguir en un periodo

determinado, le permite observar ahora lo que le puede suceder en el futuro, conocer la existencia de problemas pudiendo establecer distintas alternativas

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de solucin analizando las consecuencias con el fin de decidir por la mejor de ellas. Para estas tres funciones gerenciales se utiliza la contabilidad gerencial constituyendo una herramienta de gestin por que su utilizacin es permanente y permite tomar decisiones oportunas, claras, coherentes y buscan el beneficio de la empresa y de los socios que la conforman. Es necesario que la informacin sea confiable, clara, oportuna, veraz y razonable que permita generar diversas alternativas de financiamiento, inversin, solucin de problemas, etc. CONTABILIDAD PATRIMONIAL.- La contabilidad patrimonial est destinada tambin para la direccin y tiene la caracterstica de ser una informacin externa porque es proporcionada a las entidades financieras, proveedores, entidades auditoras, entidades fiscalizadoras, etc. Esta informacin es analizada primero por la gerencia permitiendo conocer el resultado de las operaciones del negocio en un periodo determinado. Las entidades bancarias solicitan la informacin que registra la contabilidad patrimonial vale decir los estados contables: Balance General y el Estado de Ganancias y Prdidas para analizar la situacin financiera y econmica de la empresa a una fecha determinada, ante una eventual solicitud de prstamo que requiere. Los estados contables permiten conocer la realidad del negocio al efectuarse comparaciones entre sus cifras obtenindose resultados que sirve a los analistas para tomar decisiones de aprobacin o negacin del prstamo solicitado. Usualmente las entidades financieras o crediticias solicitan estados contables cortados a una fecha determinada para analizar su situacin actual, asimismo solicita informacin de flujo de dinero tanto de ingresos como de egresos por el periodo del prstamo solicitado para conocer la situacin futura de liquidez, que le permita cumplir con las obligaciones contradas especialmente con el pago del prstamo y los intereses que genere. Es necesario aclarar que los bancos en general efectan el prstamo a las empresas por su capacidad de devolucin mas no por los bienes que presentan en calidad de garanta. LA PROYECCION DE LA INFORMACION CONTABLE. En la actualidad no podemos hablar de negocios que no tomen decisiones en forma anticipada, las empresas que todava no proyecten sus operaciones

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significa que estn caminando de acuerdo con las situaciones que se les va presentando y sin ninguna proyeccin determinada. La proyeccin de actividades en cumplimiento de objetivos permite

presupuestar o cuantificar la actividad global de la empresa para un periodo determinado. El presupuesto refleja cantidades de ingreso, egresos, costos, gastos, etc que se espera llegar a obtener ; con las cifras que registren cada uno de los conceptos indicados, se puede elaborar estados contables proyectados en los cuales se puede determinar el resultado que se va a obtener al final de cada mes o del ejercicio. Este resultado permite a su vez compararlo con los objetivos financieros y econmicos que se han propuesto y, tambin posibilita efectuar comparaciones entre los distintos negocios de la competencia permitiendo conocer las fortalezas y debilidades que tenga la empresa.

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