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AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

reas Funcionales de la Empresa Generalmente una empresa consta de al menos 5 areas funcionales bsicas de trabajo. rea de Direccin General de la empresa rea de Administracin rea de Mercadeo y Ventas rea de Produccin rea Contable y Financiera. rea de Direccin General de la Empresa: Esta consiste en la cabeza de la empresa. En las pequeas empresas es el propietario. Es quien sabe hacia donde va la empresa y establece los objetivos de la misma, se basa en su plan de negocios, sus metas personales y sus conocimientos

por lo que toma las decisiones en situaciones crticas. Muchas veces es el representante de la empresa y quien lleva las finanzas de la misma. Adems debe mantener unidad en el equipo de trabajo y un ambiente de cordialidad y respeto en la empresa para motivar a los trabajadores de la misma. Muchas empresas exitosas se deben a una excelente relacin entre el equipo de trabajo y una comunicacin constante, respetuosa y honesta entre los miembros que conforman la empresa. Recuerde que muchas veces, las personas pasan mas tiempo de su vida en la empresa donde trabajan que en sus propios hogares. Un trabajador que se identifica y se siente orgulloso de trabajar en un lugar, transmitir ese orgullo hacia los clientes. Ms informacin Sistema Administracin de Recursos Humanos rea de Administracin y Operaciones: Esta rea toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa. Es la operacin del negocio en su sentido ms general. Desde la

contratacin del personal hasta la compra de insumos, el pago del personal, la firma de los cheques, verificar que el personal cumpla con su horario, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los inventarios de insumos y de produccin, la gestin del negocio son parte de esta rea. Por lo general, es el emprendedor o propietario quien se encargar de esta rea en su fase inicial. Mas adelante puede contratar un administrador para que lleve la operacin del negocio sin que usted, como propietario est presente todo el tiempo. rea Contable y Financiera Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los ingresos y egresos monetarios en el tiempo. Adems, se debe declarar y cancelar peridicamente, ante la Superintendencia de Administracin Tributaria SAT - los impuestos segn los resultados de los libros contables que la empresa lleva. La emisin de facturas, las proyecciones de ingresos por ventas y los costos asociados con el desarrollo del negocio son tomados en cuenta en esta

rea. La empresa puede escoger ser una empresa individual o comerciante individual, por lo que el mismo propietario puede llevar los registros contables o bien contratar a una persona dedicada a esta disciplina: Un contador o contadora. Algunas firmas de asesora contable ofrecen estos servicios, aunque en www.infomipyme.com se detalla la forma de llevar los libros contables necesarios para una pequea empresa. Ms informacin de Finanzas Conceptos Bsicos De Contabilidad Costos rea de Mercadeo y Ventas: En esta rea se detallarn las funciones, capacidades y cualidades de quien ser el responsable y el personal involucrado en la estrategia de mercadeo del negocio, es decir, la publicidad, el diseo del empaque y la marca del producto o servicio, la distribucin del mismo y el punto de venta, la promocin y la labor de ventas. Aqu se podr incluir a la persona que

atender en el mostrador a las personas o bien quien se dedique a vender el producto de puerta en puerta si esa es la forma de venta establecida en el negocio. Ms informacin de mercadeo Plan de mercadeo Estudio de mercado Mercado Meta Segmentacin de mercado Anlisis del ciclo de vida del producto Tcnicas de ventas Diseo de Productos rea de Produccin . En una fbrica que produce velas aromticas, se estipulan los operarios y trabajadores que manufacturan las velas, quienes las empacan, etc. En un restaurante, la persona que cocinar y las personas que atendern las mesas estn dentro de esta rea aunque pueden ser puestas en el rea de operacin, es mas apropiado el rea de produccin pues en este caso se est produciendo un servicio al cliente: su alimentacin. En una venta de artculos de

consumo, por no ser produccin, los encargados del despacho pueden ir bajo el rea de administracin y operaciones. Aspectos de la Administracin de la Produccin Esquema organizativo de las reas funcionales bsicas de una empresa Planeacin Definicin de Planeacin En toda empresa es sumamente importante el trabajo de grupo, y si se pretende que este sea eficaz, las personas deben saber que es lo que se espera que logren. Esta es la planeacin. Importancia de la Planeacin La planeacin se considera como el fundamento de la administracin, es decir por adelantado QUE HACER, COMO, CUANDO HACERLO Y QUIEN HA DE HACERLO. La planeacin incluye la seleccin de los objetivos empresariales, as como la determinacin de los medios para alcanzarlos. Es la marcha de la empresa prevista y preparada para un tiempo

determinado. Aplicacin de la Planeacin en las Distintas reas Funcionales de la Empresa Vivimos en una era tecnolgica, econmica, social y poltica en la cual la planeacin, al igual que las dems funciones administrativas, se ha convertido en un factor importante en la empresa Hoy en da casi todo el mundo planea. Es por esto que para los pequeos empresarios es sumamente til implementar la planificacin en las distintas reas funcionales de su negocio, ya que esta contribuye a disminuir las sorpresas y emergencias derivadas de acciones imprevistas. REA DE CONTABILIDAD, COSTOS Y PRESUPUESTOS -El presupuesto y el flujo de efectivoResume las necesidades de efectivo que tendr la empresa en el periodo planificado. REA DE MERCADO -Plan MercadoIncluye un anlisis minucioso de las ventas por

productos vendidos y rea territorial que se proyecta cubrir en el periodo planificado. REA DE PRODUCCION -Programa de ProduccinConsiste en determinar todas las actividades requeridas para la produccin y los recursos necesarios para poder cumplir con el programa de ventas. REA DE PERSONAL -Plan de personal Consiste en determinar las necesidades del recurso organizadora crea reas definidas de autoridad y responsabilidad en una empresa, mejorando as el desarrollo de todas las actividades que se necesitan para alcanzar los objetivos y metas propuestas. Autoridad Administrativa La autoridad en una empresa, puede definirse como: "El derecho legal de ordenar a otros una accin y de exigir su cumplimiento". Sin embargo, la obediencia se gana de varias maneras: por persuasin, motivacin, sanciones, solicitudes, restriccin o fuerza.

Una persona con autoridad, influye en la actividad o comportamiento de otro individuo o de un grupo, pero se debe emplear sin excesos y atropellos contra los subordinados. La funcin organizadora de la administracin, rene los recursos fsicos y humanos en una forma coordinada, combinndolos adecuadamente para alcanzar los objetivos planeados. Hay dos clases de Organizacin, la Formal e Informal. Organizacin Formal Se llama Formal a una organizacin, cuando las actividades de dos o ms personas, estn conscientemente coordinadas hacia un objetivo determinado. Lo mas importante de una Organizacin Formal es el propsito comn y consiente de las personas que se comunican entre si, adems estn dispuestas a actuar y compartir un objetivo. Organizacin Informal La Organizacin Informal es aquella que surge de una forma libre y espontnea sin un propsito consciente

de trabajar en equipo. Puede ser cualquier actividad personal conjunta que surja de la camaradera, amistad o intereses comunes. Para que los subordinados acaten las comunicaciones autoritarias, es necesario Satisfacer cuatro condiciones: 1. La comunicacin se entiende por completo; 2. Al momento de la orden, el empleado entiende que se debe acatar para cumplir con los objetivos de la empresa; 3. Al momento de la orden, el empleado cree que es compatible con sus intereses y objetivos personales; 4. El empleado cree que esta fsica y mentalmente capacitado para cumplir la comunicacin. Responsabilidad Administrativa Los propietarios poseen autoridad en sus empresas y por lo tanto son responsables de sus empleados, del dinero y de los recursos. La responsabilidad para el administrador y/o propietario, es la obligacin de cumplir con las tareas asignadas con lo mejor de su habilidad y motivar a sus empleados para alcanzar los

objetivos de la empresa. Asimismo, los empleados tienen responsabilidad y esta es la obligacin de alcanzar los resultados mutuamente determinados por medio de la participacin del superior y la propia. Delegacin de Autoridad y Responsabilidad En una pequea empresa, la organizacin es simple, generalmente es el propietario quien asume la mayora de las responsabilidades organizativas. Sin embargo, es necesario reflexionar sobre lo siguiente: que "cuando un hombre se da cuenta que puede llamar a otros para que lo ayuden a hacer un trabajo mejor que el que podra hacer solo, ha dado un gran paso en su vida". El empresario debe conceder autoridad y responsabilidad a sus subalternos para desempear trabajos que, por diferentes circunstancias no pueda desarrollar, pero al mismo tiempo el empresario sigue siendo responsable de la Aptitudes y motivaciones del personal y as brindar incenti vos adecuados. Elementos Importantes para la Direccin

Motivacin La motivacin es la necesidad o impulso interno de un individuo, que lo mueve hacia la realizacin de sus labores, consiente de que esta obteniendo beneficios personales y al mismo tiempo esta contribuyendo al bienestar de su familia, la comunidad, as como al logro de los objetivos de la empresa. Comunicacin Una buena comunicacin, es el intercambio de pensamientos, informacin, hechos, ideas, opiniones o emociones entre dos o mas personas, para lograr confianza y entendimiento mutuo y/o buenas relaciones humanas. En la empresa, la informacin que se transmite entre los miembros del equipo de trabajo debe ser clara y comprensible para que las actividades se realicen efectivamente. Liderazgo Liderazgo es la relacin en la cual una persona (el lder), influye en otros (los empleados), para trabajar voluntariamente y con buena disposicin en las tareas

de la empresa, necesarias para alcanzar los objetivos deseados por el lder y/o el grupo. Por lo tanto, el lder debe ser una persona que infunda respeto, seguridad, admiracin y deseo de trabajar. Aspectos Fundamentales del Proceso de Direccin Como lineamientos de la direccin estn: 1. Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armnica y eficientemente; 2. Definir claramente las tareas de los empleados; 3. Desarrollar un eficiente proceso de seleccin de personal; 4. Mantener una comunicacin eficaz con los empleados; 5. Fomentar nivel deseado de logros; dicho sistema le permitir saber en todo momento y sin contratiempos si el trabajo es adecuado. El Control Aplicado a las reas Funcionales de la Empresa El control, al igual que la planificacin, se relaciona con la empresa en general. Se puede hablar de

control hasta en un sentido amplio como en uno especifico, segn se relacione con actividades de produccin, administracin de personal, mercadeo y finanzas. rea de Mercadeo Es el control que examina la planificacin de ventas, comparando las ventas previstas y las ventas realizadas en un periodo de tiempo determinado. rea Financiera Se refiere principalmente al control de ingresos y egresos de la empresa en un periodo de tiempo determinado. Al mismo tiempo incluye el control de los registros contables y el comportamiento de los costos en relacin a la produccin de ventas. rea de Produccin Es el control que examina si se han producido los artculos en la cantidad y calidad planificada, respetando los costos establecidos. rea de Personal Este control evala las relaciones y rendimiento del equipo de trabajo. Al mismo tiempo examina tanto la

aplicacin de disciplina, como el fomento de la seguridad laboral. Formas de Control Los medios que comnmente se utilizan para obtener los datos necesarios a fin de evaluar el desempeo del equipo al trabajo, son los siguientes: Observaciones Personales El mtodo de observaciones personales significa ir al rea de actividades y tomar nota de lo que se esta haciendo. La calidad de trabajo, las actitudes de los empleados y la operacin en general son los tipos de cosas que podran observarse. Los contactos directos dan una imagen intima de lo que sucede y cierta sensacin de satisfaccin al ver que se hace el trabajo y hablar con quienes lo desempean. El nico inconveniente de esta forma de control es que requiere mucho tiempo del empresario, lo que le obliga a no entender adecuadamente el resto de sus funciones.

Reportes Verbales Este medio de medir el desempeo se puede llevar a cabo por medio de entrevistas o reuniones de grupo. Por este medio el empresario no solo se enterara de lo que sucede, sino que tambin puede hacer sugerencias y ayudar en otra forma. Los Reportes verbales conservan ciertos elementos del mtodo de observacin personal, porque la informacin se transmite verbalmente y se incluye el contacto personal, las expresiones faciales, tono de voz y la evaluacin general del desempeo pueden ser observados y se pueden hacer preguntas para aclarar cualquier malentendido o para obtener informacin adicional. Este tipo de control tiene la inconveniencia de que no queda registro escrito de lo informado. Reportes Escritos Son los reportes elaborados por los subalternos, presentando un resumen por escrito de las actividades llevadas a cabo en un periodo determinado. Al mismo tiempo estos reportes proporcionan una informacin

permanente para su comparacin o estudio en alguna fecha futura. A menudo, los reportes escritos estn complementados por los reportes verbales y las observaciones directas. Aspectos Fundamentales del Proceso de Control 1. Tener informacin suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar; 2. Realizar el control en el momento oportuno; 3. Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores; 4. Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite. Aspectos de la Administracin de la Produccin OBJETIVO Proporcionar a los empresarios algunos aspectos sobre mantenimiento, supervisin y seguridad industrial con el fin de que los aplique en su empresa. A continuacin se detalla la importancia de realizar mantenimiento, supervisin y seguridad industrial, siendo estas unas herramientas importantes para la buena marcha de la empresa.

Mantenimiento Es una tarea que se debe realizar con el fin de impedir que las instalaciones, mquinas y equipo fallen o se deterioren. Existen 2 clases de mantenimiento: mantenimiento preventivo y mantenimiento reparativo. A continuacin se estudiar cada uno de ellos: Mantenimiento preventivo Al revisar una instalacin o una mquina se puede saber que piezas necesitan cambio y cundo se deben reemplazar antes de que se daen. Esto es lo que se llama mantenimiento preventivo. Mantenimiento reparativo Se reparan las instalaciones, mquinas y equipos cuando han dejado de funcionar debido a un dao. Es importante tener un programa de mantenimiento en la empresa. Esto trae algunas ventajas como son: Existe un funcionamiento normal en las mquinas y equipos y por lo tanto no hay paros en la produccin. Se evita el desgaste de la maquinaria y equipo

prolongndose la vida til de estos. Se mantienen en perfecto estado las instalaciones previendo de esta forma accidentes de trabajo y pasos en la produccin. Supervisin Es la forma y como se dirige un grupo de personas que realizan un trabajo. La persona encargada de la supervisin tiene algunas funciones, entre otras las siguientes: Informar a cada uno de los operarios el trabajo que debe realizar. Observar cules son las fallas en la produccin, tratando de solucionar haciendo algunos cambios en los mtodos de trabajo, en la distribucin de planta, etc. Vigilar el desarrollo de las operaciones para solucionar en el momento preciso los problemas que se presenten. Determinar las cantidades a producir par poder estimar las necesidades de mano de obra y materia

prima. Establecer un ambiente de trabajo agradable, escuchando a los operarios y dndoles soluciones a sus problemas. Un supervisor debe reunir las siguientes caractersticas: Facilidad para relacionarse con las personas. Capacidad para mejorar el proceso productivo. Conocer el trabajo de cada operario y la mejor forma de realizarlo. Seguridad Industrial La seguridad industrial Es la forma como se debe proteger al operario con el fin de evitar que tenga accidentes de trabajo. Un accidente de trabajo puede ser causado por diferentes razones: Falta de informacin sobre el uso adecuado de la maquinaria y equipo que ellos manejan. Mal uso o carencia de los elementos de seguridad que se dan a los operarios. Estos accidentes de trabajo se pueden evitar de la siguiente manera:

 Usar los elementos de seguridad como gafas, guantes, gorros, etc. Mostrar al operario cmo, dnde y por qu puede ocurrir un accidente. Cuando se instale una mquina nueva se debe inspeccionar antes de que entre a funcionar. Advertir a los operarios que no lleven ropas sueltas, camisas de manga larga, etc. en torno a la mquina en movimiento. Explicar a los operarios cmo detener una mquina en forma rpida. Mantener limpios los pisos y las reas de trabajo. Las escaleras deben tener barandas y estar iluminadas. Utilizar las herramientas adecuadas para cada tarea. PRCTICA A continuacin se presenta una gua para realizar un anlisis sobre los aspectos de mantenimiento, supervisin y seguridad industrial. Mantenimiento

a. Qu tipo de mantenimiento realiza en su empresa?

b. Se le han presentado problemas en sus instalaciones, mquinas y equipos por no realizar mantenimiento?

c. Haga un plan o formule correctivos para mejorar el mantenimiento en su empresa.

Supervisin a. Quin realiza la supervisin de la produccin en su empresa?

b. Considera que la persona que supervisa lo hace adecuadamente. Cmo lo hace?

c. Elabore un plan para mejorar la supervisin en su empresa.

Seguridad Industrial a. Qu tipo de seguridad industrial existe en su

empresa?

b. Se le han presentado accidentes de trabajo? Cules han sido las causas?

c. Sus operarios trabajan con los elementos de seguridad adecuados

d. Su planta de produccin permanece en perfecto estado de orden y limpieza?

e. Cmo mejorara la seguridad industrial en su empresa? Elabore un plan.

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