O que 5W2H A planilha 5W2H uma ferramenta administrativa que pode ser utilizada em qualquer empresa a fim de registrar

ar de maneira organizada e planejada como sero efetuadas as aes, assim como por quem, quando, onde, por que, como e quanto ir custar para a empresa. Seu nome no por acaso, pois designa uma sigla que contem todas as iniciais dos processos em ingls, sendo: 1 What (o que) 2 Who (quem) 3 When (quando) 4 Where (onde) 5 Why (por que) 1 How (como) 2 How Much (quanto) Existem tambm duas variaes da planilha 5W2H: uma sem o How Much (quanto custar) formando uma planilha 5W1H ou 5W3H que inclui a etapa How many (quantos). Importncia da planilha 5W2H Em uma empresa que deseja crescer e fazer bons planejamentos, a planilha 5W2H extremamente til. O melhor que pela sua praticidade, ela pode ser feita em organizaes de qualquer porte, pois no necessita de uma equipe tcnica especializada desde que tenha algum que saiba realizar todo o processo e organiz-lo de maneira a obter muito sucesso.

 um mtodo muito simples que agiliza todos os processos de uma empresa, ou seja, se tempo significa dinheiro, a empresa pode ganhar ainda mais dinheiro com a planilha 5W2H. Alm disso, em um mercado altamente competitivo, a falta de planejamento de aes e processos pode gerar inmeros prejuzos, alm de perda de vantagem competitiva. Como fazer a planilha 5W2H Para fazer a planilha 5W2H necessrio ter em mente as causas do problema e realizar cada etapa de maneira cuidadosa sempre de forma correta. Aps o trmino de sua planilha, ficar algo como o exemplo abaixo (a ordem das colunas no ir afetar o andamento da planilha desde que What seja feito em primeiro lugar):

1 What? Pergunta a ser respondida: O que ser feito? A resposta nada mais do que o objetivo que voc deseja alcanar. Ser feito melhorias na produo, aumento de vendas, etc.? 2 Why? Pergunta a ser respondida: Por que isso ser feito? Quais os motivos que justificam o que ser feito (What). para melhorar algo, resolver um problema ou o qu? 3 Where? Pergunta a ser respondida: Onde (em que local) ser feito? Muitos pulam esta parte da planilha 5W2H porque consideram que o local sempre ser a empresa em si. importante detalhar ainda mais o lugar onde ser executada a ao, como por exemplo, o departamento responsvel. Se a empresa for micro ou pequena e no estiver dividida em departamentos, ento pode colocar somente empresa.

4 Who? Pergunta a ser respondida: Quem ir fazer? Sabe o seu objetivo inicial (What)? Quem ir te ajudar a alcan-lo? Se para chegar l preciso a elaborao de diversos processos e aes, quem ficar responsvel por cada ao? Cuidado para no designar pessoas erradas ou irresponsveis para realizar determinadas aes, pois isso pode prejudicar o prazo (When) e custos (How Much). 5 When? Pergunta a ser respondida: Quando ser feito? Todo bom planejamento possui um prazo determinado para que o objetivo principal seja alcanado. Assim, nesta parte a resposta deve ser uma data para a execuo da ao. 1 How? Pergunta a ser respondida: Como ser feito? Detalhe qual o processo que ser feito para atingir o seu objetivo. Tente ser o mais especfico possvel. 2 How Much? Pergunta a ser respondida: Quanto ir gastar? Hummmchegou o momento de mexer no bolso e ver o quanto ir gastar com este plano de ao. No se esquea de incluir todas as despesas com pessoal (Who), equipamentos, processos, etc. Por isso importante seguir as etapas anteriores de maneira correta para fazer o clculo preciso de quanto custar e ver se isso se adqua aos seus recursos disponveis. Respondidas as perguntas de maneira correta, sua planilha 5W2H estar completa e depois s colocar tudo em prtica para ganhar muito mais dinheiro em sua empresa.

Exemplos
O nome 5W2H desta tcnica ou ferramenta foi criado a partir da unio das primeiras letras em Ingls de cada uma das perguntas que precisam ser feitas durante o seu uso. Vamos s frases... What descrio) Why Where When O que ser feito (ao, etapas,

Por qu ser feito Onde ser feito Quando ser feito

(justificativa, motivo) (local) (tempo, datas, prazos)

Who ao) How How much envolvidos)

Por quem ser feito Como ser feito

(responsabilidade pela (mtodo, processo) (custo ou gastos

Quanto custar fazer

Existem ainda algumas variaes como o 5W1H (exluindo o H referente ao How much) que geralmente usado por departamentos que no esto envolvidos com custos e o mais recente 5W3H (incluindo um H para o How many, ou Quantos). Com tantas opes de uso desta tcnica ou ferramenta certamente uma delas vai caber certinho no seu caso ou de sua empresa. Outras tcnicas podem ser associadas a esta antes ou depois dada a sua flexibilidade de uso. Exemplo#1: vamos pensar na seguinte situao em que voc quer convocar a sua equipe para uma reunio e precisa passar estas informaes rapidamente por email. What: Reunio para tratar da contratao de servios de calibrao Why: Novos produtos foram adquiridos e requerem calibrao Where: Sala de reunies do prdio 15 When: Tera feira dia 22 de Maro de 201... Who: Gerente de Manuteno How: Cada participante dever apresentar propostas (5 min), debate (15min), defesa da proposta (5min). How much: (no aplicvel a este exemplo) Neste caso mesmo voc pode usar esta tcnica para uma reunio com sua equipe criando fichas de 5W2H para cada assunto e assim no vai deixar de falar algo relevante para a sua equipe. Exemplo#2: escrever uma nota sobre a visita do Presidente Barak Obama ao Brasil. What: Visita do Presidente Barak Obama ao Brasil (44 presidente americano) Why: Discusso de novos rumos da economia atravs de aplicao de recursos de empresrios americanos no pas. Participao do Brasil como um membro permanente do conselho de segurana da ONU, etc Where: Braslia e Rio de Janeiro com reunies s X horas em tal lugar, Y horas ..., etc When: dias 19 e 20 de Maro de 2011 Who: Assessoria da Presidncia do Brasil How: Cada local a ser visitado deve ter sido previamente inspecionado assim como as refeies a serem servidas. Visitao esplanada dos Ministrios,... J esto programadas e tambm ao Cristo Redentor ... How much: US$ 800mil Nota resultante do uso 5W2H:

Em sua visita ao Brasil, o Presidente dos EUA Barak Obama se reunir com a Presidente Dilma Rousseff para discutir a aplicao de recursos de empresrios americanos no pas. Dentre outros assuntos, discutiro a participao do Brasil como membro permanente do Conselho de Segurana da ONU e o pr sal. O Presidente dos EUA visitar as cidades de Braslia e RJ nos dias 19 e 20 de Maro onde sua assessoria far inspees de segurana em cada um dos pontos a serem visitados incluindo todas as refeies da famlia Obama. A visita iniciar pela ....., passando por..... s 14:30hs faro uma visita ... No RJ o Presidente visitar a comunidade da Cidade de Deus e o Cristo Redentor sempre acompanhado de sua mulher Milchelle Obama e das filhas Malie e Sasha. A assessoria da Presidncia do Brasil informou que os gastos com a visita do Presidente Obama so da ordem de US$800mil. O Presidente continuar a visita a outros pases da Amrica Latina seguindo para o Chile e Colmbia na segunda feira pela manh Este texto acima foi criado em menos de 2 minutos e voc pode at usar este mesmo formato do 5W2H para escrever artigos maiores ou at captulos de um livro. J pensou nisso?