Ghid practico-metodic privind particularitile organizrii managementului financiar i contabilitii n organizaiile necomerciale

ANEXE Recomandri i modele de documente

Drepturile de autor 2013 apartin Centrului European pentru Drept Necomercial (ECNL) i autorilor USAID i FHI 360 au drepturi libere, neexclusive i irevocabile de a reproduce, publica sau autoriza pe alii s utilizeze Ghidul.

Cuprins: Anexa 1. Riscuri de instabilitate financiar i instrumente de evitare a acestora. Model al Politicii financiare. .................................................................................................................................................... 5
1.1. Obiectivele Politicii financiare ................................................................................................................... 5 1.2. Poziia i funciile managerului financiar n structura asociaiei ............................................................... 6 1.3. Metodologia aplicat n procesul exercitrii funciilor de management financiar..................................... 8 1.4. Elaborarea standardelor interne a contabilitii manageriale ................................................................. 10

Anexa 2. Bugetarea i Modele de bugete ................................................................................................ 14 Anexa 3. Structura organizaiei. Politica i modelul structurii sistemului de control intern (SCI) .. 17
3.1. Structura organizaiei ............................................................................................................................... 19 3.2. Principiile, politicile i procedurile n organizaie ................................................................................... 20 3.3. Structura Politicii de gestionare cu personalul ........................................................................................ 21 3.4. Structura Politicii sistemului de control intern ......................................................................................... 22 3.5. Politica sistemului de control intern (model) ............................................................................................ 25

Anexa 4. Politica de contabilitate ............................................................................................................. 41

4.1. Politica de contabilitate (model) ............................................................................................................... 41

Anexa 5. Obligativitatea inerii contabilitii .................................................................................. 44 Anexa 6. Sisteme de inere a contabilitii ....................................................................................... 45

6.1. Modalitatea de aplicare a sistemului contabil n partid simpl...................................45 6.2. Modalitatea de aplicare a sistemului contabil simplificat n partid dubl .................. 53
Anexa 7. Nomenclatorul conturilor contabile .................................................................................. 53 Anexa 8. Raportarea financiar conform legislaiei ....................................................................... 54 Anexa 9. Raportarea ctre finanatori ............................................................................................. 54 Anexa 10. Inventarierea..................................................................................................................... 57 Anexa 11. Contracte de munc i civile (modele) ............................................................................ 58
Model 1 Contractul individual de munc (tipizat) .......................................................................................... 58 Model 2 Contract individual de munc ............................................................................................................ 62 Model 3 Contract civil de prestri servicii (de consultan) ........................................................................... 67 Model 4 Proces-verbal de recepionare a lucrrilor (serviciilor) ................................................................... 69 Model 5 Contract civil de voluntariat .............................................................................................................. 70 Model 6 Contract civil de prestri servicii cu o persoan nerezident ........................................................... 73

Anexa 12. Fie i borderouri de calcul a salariului, tabele de pontaj (modele) ............................ 75
Model 1 Fi de salarizare preliminar pentru luna mai 2012 ....................................................................... 77 Model 2 Borderoul de calcul al salariului ....................................................................................................... 79 Model 3 Borderoul de calcul al salariului ....................................................................................................... 80 Model 4 Tabel de pontaj .................................................................................................................................. 81 Model 5 Tabel de pontaj .................................................................................................................................. 84

Anexa 13. Deosebirile principale ntre contractele individuale de munc i contractele civile ... 87 2

Anexa 14. Proces-verbal de decshidere a cutiei pentru donaiile caritabile.................................. 92 Anexa 15. Autorizaia de plat (model) ............................................................................................ 93 Anexa 16. Contractul de donaie filantropic (model) ................................................................... 94 Anexa 17. Exemple de tehnici i proceduri ale controlului intern ................................................. 95 Anexa 18. Exemple de modificri a politicii de contabilitate ......................................................... 96 Anexa 19. Contabilizarea lipsurilor de bunuri (Inventarierea) ..................................................... 97 Anexa 20. Contabilizarea n cazul aplicrii sistemului contabil simplificat n partid dubl ..... 98 Anexa 21. Contabilitatea faptelor economice .................................................................................. 99 Anexa 22. Declaraia persoanei juridice cu privire la impozitul pe venit ................................... 119 Anexa 23. Cerinele generale legislaiei n vigoare aferente documentelor primare justificative125 Anexa 24. Justificarea relevanei sistemului de contabilitate....................................................... 126
24.1. Evaluarea sistemului de eviden contabil i a sistemului de control intern (SCI) ............................ 126 24.2. Documente care justific posibilitatea evalurii sistemului de contabilitate: ...................................... 127

Anexa 25. Lista general a cerinelor controlului intern (SCI) i documentele justificative aferente ............................................................................................................................................................ 128 Anexa 26 Cerine aferente documentelor primare justificative ................................................... 138
26.1. Documentarea procurrilor de bunuri i servicii ................................................................................. 138 26.2. Documentele de confirmare a faptelor economice ................................................................................ 138 26.3. Tiprirea centralizat a urmtoarelor formulare tipizate de documente primare cu regim special .... 139 26.4. Cerinele obligatorii, care trebuie s fie respectate de ctre furnizorii i cumprtorii bunurilor, serviciilor, lucrrilor ........................................................................................................................................................ 139 26.5. Corectarea documentelor primare ........................................................................................................ 140

Anexa 27. Norme pentru efectuarea operaiunilor de cas n economia naional a Republicii Moldova............................................................................................................................................. 140 Anexa 28. Aplicarea mainii de cas i control cu memorie fiscal i a Bonului de plat ......... 142 Anexa 29. Patenta de ntreprinztor .............................................................................................. 143 Anexa 30. Documentele primare justificative pentru operaiunile de vnzare-cumprare a bunurilor i serviciilor ..................................................................................................................... 144
30.1. Procurare de la o persoan juridic. ................................................................................................... 144 30.2. Procurare de la o persoan fizic, nenregistrat n calitate de ntreprinztor marf ..................... 145 30.3. Procurare de la o gospodrie rneasc (de fermier) ......................................................................... 145 30.4. Procurare de la persoan fizic, nenregistrat n calitate de ntreprinztor produse agricole ....... 146 30.5. Procurare de la o ntreprindere individual bunuri, servicii ............................................................. 146 30.6. Procurare de la o persoan fizic, titular al patentei de ntreprinztor (mrfuri, servicii).................. 147

Anexa 31. Modul de pstrare, nimicire i arhivare a documentelor ........................................... 148 Anexa 32. Formulare pentru evidena obiectelor de mic valoare i scurt durat (OMVSD) 155 Anexa 33. Formulare pentru evidena materialelor...................................................................... 156 Anexa 34. Formulare pentru evidena transportului i cheltuielilor aferente ............................ 157 Anexa 35. Formulare pentru evidena mijloacelor fixe (imobilizrilor corporale) .................... 159 3

Anexa 36. Legislaia care reglementeaz crearea i activitatea organizaiilor necomerciale neguvernamentale de diferit tip ...................................................................................................... 162 Anexa 37. Legislaia care reglementaz norme n domenii specifice........................................... 164 Anexa 38. Hotrrile Guvernului aferente impozitrii ............................................................... 166 Glosar ................................................................................................................................................ 168

Anexa 1. Riscuri de instabilitate financiar i instrumente de evitare a acestora . Model al Politicii financiare. Pentru ONG-urile care i asigur activitatea doar din contul surselor de finanare externe i sunt obligate s le utilizeze integral i strict conform destinaiei, exist urmtoarele dezavantaje i riscuri:
imposibilitatea s i planifice activitile pe o perioad lung de timp; fluxul imprevizibil i inegal pe perioade a resurselor financiare; instabilitate financiar.

n scopul evitrii riscurilor i gestionrii eficiente a solvabilitii, organizaia poate implementa ca instrumente separate ale managementului: bugetarea fluxului de mijloace financiare (bugetul de venituri); bugetarea cheltuielilor (bugetul de cheltuieli); bugetarea bilanului activelor i surselor de obinere a acestora (bugetul de venituri i cheltuieli); elaborarea politicii de gestionare cu procesul bugetrii.

Politica de gestionare cu procesul bugetrii include: metodele de atragere a mijloacelor financiare; planificarea necesarului de active; analiza veniturilor ;i cheltuielilor, ncasrilor ;i plilor; analiza eficienei utilizrii resurselor pe baza indicatorilor economici din rapoartele financiare i manageriale; identificrea punctelor tari i cele slabe n domeniul gestiunii financiare; identificarea i corectarea erorilor; elaborarea, fundamentarea i adoptarea deciziilor financiare. Aprobat_______________ ______________________ Data__________________ Politica financiar a organizaiei obteti ____________________

1.1. Obiectivele Politicii financiare

1.1.1.Politica financiar se raporteaz la obiectivele statutare ale asociaiei i reprezint un ansamblu de decizii, de opiuni fundamentale pentru cea mai eficienta alocare a resurselor disponibile. 1.1.2. Adunarea General, Consiliul de Administrare al organizaiei sunt responsabili pentru conducerea strategic a activitii financiare, stabilind obiective i planuri financiare pe o perioad mai lung de timp. 1.1.3. Conducerea curent a activitii financiare este delegat de ctre organul suprem de conducere Direciei executive. La nivelul conducerii curente se iau decizii, se stabilesc i se organizeaz tipuri de activiti sau aciuni (fundraising, proiecte, programe, alte evenimente, activitile economice statutare, etc. activiti, care se conform obiectivelor statutare), inclusiv, n privina obinerii de resurse financiare, utilizarea adecvata i predestinat a acestora, n vederea realizrii obiectivelor formulate. Rspunderea pentru inerea contabilitii i raportarea financiar revine directorului executiv al asociaiei. Directorul executiv are dreptul s aleag i s numeasc managerul financiar (contabilul-ef sau o firm de audit), s constituie secii (servicii) de contabilitate ca subdiviziuni interioare conduse de contabilul-ef (persoana mputernicit) care se subordoneaz nemijlocit conductorului asociaiei, s aleag sistemul i forma de inere a contabilitii, s stabileasc reguli interne privind documentarea faptelor economice i graficul efecturii inventarierii. 5

1.1.4. La elaborarea politicii financiare s-a inut cont de condiiile concrete ale mediului n care funcioneaz organizaia, dimensiunile, tipul i numrul de activiti, riscurile posibile asumate (de afectare a stabilitii financiare, ntreinerii imaginii pozitive a asociaiei, completrii cu personal calificat, capabil s realizeze scopurile statutare, .a.) i impactul aciunii diverilor factori (interni i externi) implicai asupra stabilitii financiare a asociaiei i atingerii obiectivelor statutare. 1.1.5. Succesul performanelor financiare ale asociaiei se asigur de urmtorii factori: . calitatea informaiei folosite pentru luarea deciziilor, . competena profesional a managerului financiar i calitatea recomandrilor oferite de acesta, . gradul de modernitate a metodelor, procedeelor i tehnicilor de nregistrare, calcul i prelucrare a datelor, folosite n asociaie, . competena i precizia cu care sunt interpretate elementele informaionale din rapoartele financiare i alte informaii financiare, . capacitatea conducerii de a nelege, analiza informaia financiar i a lua n baza ei decizii financiare, care, determinat de nivelul de pregtire n domeniul financiar-contabil a persoanelor mputernicite pentru luarea deciziilor. 1.1.6. Conducerea Organizaiei trebuie s asigure condiii pentru primirea operativ i calitativ a informaiilor financiare pe toate domeniile de activitate: prognozare, bugetare, procurarea, utilizare a mijloacelor financiare i resurselor materiale, gestiune a fluxurilor financiare, eviden i control, analiza indicatorilor, estimarea rezultatelor i luarea deciziilor. 1.1.7. Pentru realizarea succesului performanelor financiare i asigurarea deciziilor financiare eficiente, managerii organizaiei, managerul mputernicit pentru luarea deciziilor financiare trebuie s dispun de competen i cunotine n domeniile cadrului: . . . . . general care reglementeaz crearea i activitatea ONG, juridic (Codul civil i actele normative aferente de nivel mai jos), relaiilor de munc (Codul muncii i actele normative aferente de nivel mai jos), fiscal (Codul fiscal i actele normative aferente de nivel mai jos), financiar-contabil (Legea contabilitii i actele normative aferente de nivel mai jos).

1.1.8. Pentru a lua decizii financiare, organul de conducere, direcia executiv a asociaiei va utiliza recomandrile managerului financiar, viznd ntrebrile ce in de contabilitate, ncasri i pli, executarea bugetului, disponibilitatea i utilizarea resurselor materiale, relaiile bancare, relaiile cu finanatorii, starea decontrilor cu bugetul public naional (situaia privind plata impozitelor i taxelor), finanrile i statele de plat ale salariilor, rapoartele financiare a entitii i cele pentru finanatori, etc. 1.1.9. Concomitent, cu creterea dimensiunilor organizaiei, numrului de activiti (atunci cnd sunt efectuate mai multe proiecte, iar pe lng finanarea extern se va desfura activitate economic statutar), respectiv, cresc cerinele fa de cunotinele i experiena managerilor. 1.1.10. Preedintele Organizaiei i managerul financiar sunt trai la rspundere disciplinar, material, administrativ sau penal, dup caz, n cazul nclcrii prevederilor legislaiei n domeniul finaciar-contabil i fiscal, i alte domenii aferente managementului financiar.

1.2. Poziia i funciile managerului financiar n structura asociaiei

1.2.1. Funciile managerului financiar n structura organizaional a asociaiei revin contabilului-ef (firmei de audit, care i ndeplinete funciile respective n baza unui contract de prestri servicii, ncheiat ntre asociaie i firma de audit). 1.2.2. Sarcinile, funciile, atribuiile de serviciu concrete ale mana gerului financiar se adapteaz la cerinele strategiei financiare ale asociaiei i se formuleaz n Regulamentul de organizare i funcionare a seciei (serviciului) contabil. Funciile concrete ale managerului financiar se formuleaz n Fia de post a contabilului ef. Contabilul-ef al asociaiei trebuie s aib studii superioare sau medii de specialitate de profil. 1.2.3. Managerul financiar trebuie sa realizeze aciuni concrete n rezolvarea sarcinilor curente ce revin activitii financiare a asociaiei. Acestea sunt: . bugetarea financiara (n comun cu Consiliul de Conducere i managerii de vrf ai asociaiei), . organizarea i asigurarea inerii contabilitii n mod continuu din momentul nregistrrii pn la lichidarea entitii, . asigurarea elaborrii i respectrii politicii de contabilitate n conformitate cu cerinele legii contabilitii, ale S.I.R.F. i ale S.N.C., . urmrirea fluxului mijloacelor bneti (decontrile la conturile curente prin virament i cu numerar, prin cas i titularii de avans), . ordonarea documentelor referitoare la ncasri i pli, . nregistrarea, perfectarea i ordonarea documentelor primare justificative aferente procurrii/utilizri/consumului de bunuri i servicii, . asigurarea ntocmirii i prezentrii oportune, complete i corecte a documentelor primare, a registrelor contabile conform regulilor stabilite de Ministerul Finanelor, precum i integritatea i pstrarea acestora conform cerinelor Organului de Stat pentru Supravegherea i Administrarea Fondului Arhivistic al Republicii Moldova; . asigurarea elaborrii i aprobrii: planului de conturi contabile de lucru al entitii, procedeelor interne privind contabilitatea de gestiune, formularelor documentelor primare i registrelor contabile, n cazul lipsei formularelor tipizate sau dac acestea nu satisfac necesitile entitii, regulilor circulaiei documentelor i tehnologiei de prelucrare a informaiei contabile, . calculul salariilor i onorariilor, . contabilitatea zilnic a faptelor economice, . pregtirea, ntocmirea i prezentarea rapoartelor financiare i manageriale, n conformitate cu legea contabilitii i cu standardele de contabilitate, . pregtirea, ntocmirea i prezentarea rapoartelor financiare finanatorilor de programe i proiecte, n conformitate cu cerinele acestora, . organizarea i efectuarea inventarierii (n comun cu managerii de vrf ai asociaiei i persoanele cu rspundere material), . analiza i calcularea preurilor i tarifelor la serviciile cu plat (aferente activitilor economice care reiese nemijlocit din obiectivele statutare), . analizele economice i pregtirea rapoartelor manageriale, . asigurarea respectrii actelor normative n vigoare a Republicii Moldova. 1.2.4. n orice moment, managerul financiar al asociaiei trebuie s tie sumele mijloacelor financiare necesare i ateptate n conturile curente. Urmrind i participnd zilnic n procesul activitii curente, el trebuie s fie sigur, c fondurile organizaiei sunt folosite eficient, predestinat i n termenele prevzute de programe/proiecte.

1.2.5. n cazul nlocuirii managerului financiar se va efectua n mod obligatoriu procedura de primire-predare a documentelor financiar contabile (modelul Procesului verbal de primire-predare a documentelor se anexeaz la Politica financiar (Cap.3, ntr.34). 1.2.6. Despre faptul numirii managerului financiar nou se ntiineaz n scris organul fis cal n care asociaia se afl la eviden. Totodat, n cazul schimbrii managerului financiar n perioada realizrii proiectului/programului, se anun finanatorii respectivi.

1.3. Metodologia aplicat n procesul exercitrii funciilor de management financiar

1.3.1. . . . . . . . . . Direciile principale ale managementului financiar sunt: bugetarea, controlul executrii bugetelor, analiza financiar, contabilizarea faptelor economice, pregtirea rapoartelor financiare i rapoartelor pentru finanatorii proiectelor/programelor, managementul investiiilor, distribuirea resurselor, strngerea de fonduri (f undraising, activitate cu scop de colectare a donaiilor, etc.), plasarea de fonduri temporar libere, organizarea finanrii prin mprumut de fonduri, asigurarea managerilor financiari cu metodici i principii moderne i adecvate ale managementului financiar, pregtirea i creterea profesional a managerilor financiari.

1.3.2. Activitile financiare ale managementului sunt: . procurarea, distribuirea si utilizarea mijloacelor financiare i resurselor materiale, . culegerea, documentarea, nregistrarea, conservarea si transmiterea de informa ii despre aceste mijloace i resurse, . colectarea, prelucrarea, nregistrarea contabil si interpretarea datelor (n diverse rapoarte) n vederea obinerii informaiei financiare, . efectuarea controlului financiar n aceste domenii, . elaborarea i luarea deciziilor financiare, inclusiv, repartizarea rezultatului obinut n cazul desfurrii activitilor economice statutare, . efectuarea operaiilor de corectare a deciziilor. 1.3.3. Metodele managementului financiar i controlul activitilor financiare se grupeaz astfel: . metode si instrumente necesare procurrii, distribuirii si utilizrii mijloacelor financiare i resurselor materiale: setul minimal obligatoriu include Regulamente interne Privind controlul intern, Politica procurrilor; planificarea financiar; repartizarea mputernicirilor pentru autorizarea tranzaciilor, plilor; stabilirea rspunderii materiale pentru bunurile asociaiei; cunoaterea i respectarea cerinelor actelor normative aferente procurrilor i plilor; respectarea cerinelor contractuale ale finanatorilor referitor la procurri, pli i utilizarea mijloacelor cu destinaiei special; procesul de bugetare i analiz; fiele de post, regulamentele funciilor subdiviziunilor structurale, . metode si instrumente necesare culegerii, conservrii si transmiterii de informaii: setul minimal obligatoriu include Regulamentul cu privire la sistemul de control intern privind organizarea procesului de colectare, nregistrare i protecie a informaiei; repartizarea 8

responsabilitilor pentru colectarea, nregistrarea i protecia informaiei; utilizarea programelor moderne de nregistrare i conservare a informaiei; fiele de post, regulamentele funciilor subdiviziunilor structurale, . metode si instrumente necesare colectrii, prelucrrii, nregistrrii si interpretrii datelor: setul minimal obligatoriu include Regulamentul cu privire la sistemul de control intern privind organizarea procesului de colectare, nregistrare i protecie a informaiei; Politica de contabilitate; existena sistemului de contabilitate; repartizarea responsabilitilor pentru colectarea, nregistrarea i protecia informaiei financiar contabile; utilizarea programelor moderne, adaptate la specificul asociaiei de nregistrare i conservare a informaiei financiar contabile; fiele de post, regulamentele funciilor subdiviziunilor structurale,rapoartele financiare i manageriale, . metode si instrumente necesare efecturii controlului financiar: setul minimal obligatoriu include procesul de bugetare; Regulamentul cu privire la sistemul de control intern; activitatea i raportarea revizorului intern al asociaiei; analiza i monitorizarea executrii recomandrilor auditorilor, nlturrii nclcrilor stabilite n cazul controalelor fiscale i ale finanatorilor, . metode si instrumente necesare pentru estimarea performanelor activitii: setul minimal obligatoriu include procesul de bugetare a surselor de venituri, necesarul de resurse i a cheltuielilor; analiza executrii bugetelor; analiza indicatorilor din rapoartele financiare i manageriale, . metode si instrumente ce se utilizeaz pentru elaborarea, luarea si realizarea deciziilor financiare: setul minimal obligatoriu include analiza executrii bugetelor; analiza indicatorilor din rapoartele financiare i manageriale, pe baza lor se iau decizii financiare i de investiii;emiterea ordinelor cu privire la realizarea cerinelor stabilite n regulamentele interne, cerinele finanatorilor i actelor normative n vigoare vizavi de chestiunile financiare;decizii legate de utilizarea, gestionarea si urmrirea permanent a folosirii mijloacelor financiare, precum si analiza si asigurarea necesarului de finane pentru perioada urmtoare, 1.3.4. Instrumentele managementului financiar utilizate n cadrul asociaiei cuprind: . planificarea financiar (Plan financiar): estimrile financiare pe termen mediu (2-3 ani), care vizeaz obiectivele strategice si se refera, n principal, la sursele de finanare necesare pentru realizarea obiectivelor statutare trasate pe aceast perioad; n scopul coordonrii fluxului de mijloace bneti i ca suport de orientare n procesul cutrii surselor de finanare, . bugetarea: elaborarea bugetelor si a rapoartelor de control bugetar reprezint un mod de previziune financiara i de control a finanelor, prin care se stabilesc si se urmresc obiectivele anuale ale asociaiei. Bugetul exprim n cifre activitatea asociaiei i direciile prioritare ale acesteia, iar controlul asupra bugetului permite: 1) a scoate la iveal din timp greelile admise la etapa planificrii, devierile ntre veniturile i cheltuielile reale i cele planificate; 3) a lua decizii operative ntru corectarea planului, . gestionarea financiar a activelor: elaborarea politicii managerial financiare care conine reguli i responsabiliti aferente primirii, distribuirii, utilizrii bunurilor asociaiei. n cazul n care se creeaz i distribuie fonduri speciale de mijloace bneti i active materiale, inclusiv fondurile finanate de donatori, se stabilesc reguli i 9

responsabiliti aferente transmiterii acestor fonduri beneficiarilor; pe baza informaiilor financiar-contabile se evalueaz si se administreaz eficient resursele de care dispune asociaia (resurse financiare, materiale si umane) in vederea realizrii obiectivelor si strategiilor stabilite pentru dezvoltarea si consolidarea asociaiei, . Politica de contabilitate: politica de contabilitate descrie sistemul de eviden contabil i raportare al asociaiei, care asigur controlul tuturor tranzaciilor efectuate, iar prin intermediul rapoartelor financiare - asigur transparena activitii i imaginii asociaiei. Concomitent, rapoartele financiare sunt produsul final a funciei contabile, oferind celor interesai posibilitatea de a aprecia rapid starea financiar a asociaiei. Bilanul contabil ofer cel mai clar i obiectiv tablou pentru a aprecia poziia financiar a asociaiei (disponibilitile de active i sursele acestora) la un moment dat i a trage concluzii cu privire la eficiena politicii financiare. De asemenea, rapoartele financiare asigur cu informaia privind fluxul mijloacelor cu destinaie special (granturi, alte finanri cu destinaie special), alte venituri i cheltuieli legate de activitatea statutar, . evaluarea proiectelor: aplicarea acestui instrument permite a evalua eficacitatea financiar a proiectelor i programelor planificate i realizate, ceea ce contribuie la prentmpinarea i evitarea cheltuielilor neraionale, neefective i luarea deciziilor negndite. n scopul creterii eficienei economice a activitilor de proiect, utilizrii raionale a resurselor pe proiecte, gestionrii eficiente a cheltuielilor de proiect, se aplic ca instrumente separate ale managementului financiar a) bugetarea veniturilor i cheltuielilor pe proiecte; b) estimarea i analiza financiar a rezultatelor pe proiecte, asigurarea contabilitii separate pe proiecte; c) bugetarea resurselor materiale pentru proiecte separate, . estimri i analize financiare, elaborarea deciziilor: reprezint metode si instrumente necesare pentru estimarea i analiza rezultatelor, performanelor activitii.

1.4. Elaborarea standardelor interne a contabilitii manageriale

1.4.1. Sistemul de contabilitate al Organizaiei are drept scop obinerea certitudinii c sunt atinse urmtoarele obiective: . sistemul de contabilitate, n ansamblu, este relevant activit ii, innd cont de volumul i modul administrrii veniturilor i cheltuielilor, . operaiunile sistemului contabil corespund scopului i sunt eficiente n rezultat (emit informaia relevant i necesar), . rapoartele financiare emise de sistem sunt credibile, . operaiunile produse de sistemul contabil corespund legislaiei n vigoare i altor reglementri aplicabile, . sistemul este organizat astfel, c asigura prevenirea i evaluarea riscurilor si identificarea neajunsurilor n acesta, inclusiv, riscurile legate de gestionarea cu mijloacele predestinate, . sistemul asigur administrarea eficienta a activitii entitii n ansamblu i a proiectelor (programelor) n particular (gestionarea mijloacelor finanatorilor n conformitate cu cerinele contractuale, de parteneriat, instruciunilor speciale ale finanatorilor, etc.). 1.4.2. Standardele externe ale contabilitii manageriale ale asociaiei cuprind actele normative n domeniul reglementrii contabile, fiscale, civile, n domeniul muncii i alte domenii relevante, principale din care sunt:

10

. Legislaia care reglementeaz crearea i activitatea organizaiilor necomerciale neguvernamentale de diferit tip. . Codul civil al RM nr.1107-XV din 06.06.02; . Codul fiscal al RM (toate titlurile); . Codul muncii RM nr.154-XV din 28.03.03; . Codul Republicii Moldova cu privire la contravenii nr.218- XVI din 24.10.2008; . Legea contabilitii nr. 113-XVI din 27.04.2007; . HG RM cu privire la reglementarea activitii Ministerului Finanelor nr. 1265 din 14.11.2008; . Bazele conceptuale de pregtire i prezentare a rapoartelor financiare (ord. MF RM nr.174 din 25.12.97); . Legislaia care reglementeaz crearea i activitatea organizaiilor necomercia le neguvernamentale de diferit tip. . Codul civil al RM nr.1107-XV din 06.06.02; . Codul fiscal al RM (toate titlurile); . Codul muncii RM nr.154-XV din 28.03.03; . Codul Republicii Moldova cu privire la contravenii nr.218- XVI din 24.10.2008; . Legea contabilitii nr. 113-XVI din 27.04.2007; . HG RM cu privire la reglementarea activitii Ministerului Finanelor nr. 1265 din 14.11.2008; . Bazele conceptuale de pregtire i prezentare a rapoartelor financiare (ord. MF RM nr.174 din 25.12.97); . Indicaii metodice privind particularitile contabilitii n organizaiile necomerciale, ordinul Ministerului finanelor nr. 158 din 06.12.2010; . Standardele Naionale de Contabilitate; . Planul de conturi contabile al activitii economico-financiare a ntreprinderilor, ordinul Ministerului finanelor nr. nr.174 din 25.12.97. Pentru asigurarea unei gestionri eficiente n cadrul managementului financiar, persoanele cu funcie de rspundere ale organizaiei trebuie s cunoasc i s respecte prevederile actelor normative cu caracter general, care sunt aplicabile n procesul managementului financiar. 1.4.3. Standardele interne ale contabilitii manageriale ale Organizaiei cuprind: . Planul bugetar consolidat al asociaiei (planuri bugetare pe proiecte, evenimente separate) ; . Regulamentul cu privire la organizarea sistemul de control intern; . Regulamentul de funcionare a serviciului contabil ; . Contractul de prestri servicii cu managerul financiar (firma de audit, contabil ntreprindere individual, contabil ntrprinztor (pe baz de patent)) sau, contract individual de munc cu contabilul-persoan fizic angajat ; . Dovezi de competen i experiena a managerului financiar (firma de audit, contabilulef); . Fiele de post ale contabililor ; . Politica de contabilitate i anexele la aceasta; . Planul de conturi de lucru (anex la Politica de contabilitate) ; . Program de contabilitate adecvat volumului de operaiuni, adaptat la specificul activitii asociaiei (la cerinele Indicaiilor metodice privind inerea contabilitii n organizaii necomerciale) ; . Nomenclatorul dosarelor n contabilitate (clasificarea, nregistrarea i pstrarea funcional i de scop a documentelor contabile), inclusiv, asigurarea separrii 11

documentelor care reflecta operaiunile de primire i utilizare a mijloacelor cu destinaie special, grupate pe proiecte (programe), finanatori; . Nomenclatorul formularelor tipizate ale documentelor de eviden primar (anex la Politica de contabilitate) ; . Nomenclatorului formularelor tipizate ale documentelor de eviden primar cu regim special (anex la Politica de contabilitate) ; . Lista documentelor i funciilor/persoanelor responsabile pentru acestea (anex la Politica de contabilitate), repartizarea responsabilitpilor pentru ntocmirea, acceptarea, autorizarea i controlul documentelor primare (document, responsabil de ntocmire sau prezentare, responsabil de coordonare, avizare, verificare, aprobare i prezentare n contabilitate); . Graficul (documentul, termenii, responsabilii, aprobrile) de prezentare a documentelor n contabilitate (anex la Politica de contabilitate) ; . Lista aprobat a persoanelor care autorizeaz tranzaciile financiare procurri, pli, distibuiri a mijloacelor i resurselor asociaiei (inclusiv, modelul semnturilor aprobate a acestor persoane) ; . Rapoartele contabile financiare i manageriale, Rapoarte financiare i manageriale generale pe entitate, pregtite n termenii stabilii de legislaie, de conducere i aprobate de directorul executiv; . Rapoartele ctre finanatori, aprobate de ctre directorul executiv i finanatorii respectivi, . Rulajul lunar al conturilor de activ si pasiv, tranzactiile atribuite conturilor de bilant si de rezultate, materialele de verificare si reconciliere a acestora; . Documnte care justific efectuarea regulat a reconcilierilor, verificrilor mijloacelor bneti; dovezi de reconciliere a soldulului mijloacelor pe conturile bancare lunar cu extrasele bancare si registrele contabile; . Documente care justific evidena, gestionarea i inventarierea imobilizrilor i activelor curente ale asociaiei, inclusiv: a) Ordinea i termenele de efectuare a inventarierilor (inventarieri anuale, n legtur cu schimbarea persoanelor gestionare, a conductorului, n cazul pierderi, furtului, calamitilor naturale etc ; alte aspecte legate de organizarea i efectuarea inventarierilor) ; b) Lista aprobat a componenei comisiei centrale i comisiilor locale de inventariere ; . Ordinea efecturii cheltuielilor de reprezentan ; . Copii de rezerv a bazei de date financiar-contabile; . Dovezi documentate i materiale de asigurare a pazei (proteciei) documentelor primare, registrelor contabile i a bazei de date financiar-contabile. 1.4.4. n scopul asigurrii executrii i respectrii standardelor contabilitii manageriale ale asociaiei, n cadrul entitii se emit ordine: . Cu privire la numirea n funcie a managerului financiar (firma de audit, contabil ntreprinztor, contabil-persoan fizic angajat, dup caz) i responsabililor pe sectoarele contabilitii, . Cu privire la numirea persoanelor cu rspundere material i ncheiearea contractelor privind gestionarea bunurilor asociaiei, . Cu privire la aprobarea listei titularilor de avans (persoanelor care au dreptul sa primeasc i s cheltuie bani lichizi din casa asociaiei ; termenele de rambursare a banilor necheltuiti i termenele de prezentare a rapoartelor privind procurrile de mrfuri i servicii efectuate), . Cu privire la aprobarea Normelele de consum a combustibilului, normele de parcurs si exploatare a anvelopelor pentru mijloacele de transport auto utilizate n activitatea asociaiei (proprii i nchiriate), . Cu privire la aprobarea componenei comisiei pentru primirea donaiilor, ajutorului umanitar, activelor materiale transmise de persoane fizice i juridice cu titlu gra tuit, 12

. Cu privire la aprobarea componenei comisiei pentru evaluarea i eliberarea ctigurilor n cadrul concursurilor organizate, . Cu privire la aprobarea componenei comisiei pentru efectuarea (primirea -predarea bunurilor) donaiilor, . Cu privire la aprobarea comisiei pentru procurarea, evaluarea i nstrinarea mijloacelor fixe ale asociaiei, . Cu privire la aprobarea componenei comisiilor de casare i trecere la cheltuieli a activelor consumate, utilizate, donate, . Cu privire la aprobarea componenei comisiei pentru primirea i evaluarea donaiilor filantropice. 1.4.5. Tipul rapoartelor care se pregtesc de ctre managerul financiar al asociaiei i/sau se prezint organelor abilitate de stat, Consiliului de Conducere al asociaiei, utilizatorilor interesai de informaia asociaiei: Rapoartele financiare anuale (set complet), care cuprind: - Bilanul contabil; - Raportul de profit i pierdere - Raportul privind fluxul mijloacelor bneti - Raportul privind fluxul capitalului propriu - Notele explicative, inclusiv anexele la Rapoartele financiare - Informaie privind fluxul mijloacelor cu destinaie special Rapoartele financiare anuale (set simplificat), care cuprind: - Bilanul contabil; - Raportul de profit i pierdere - Notele explicative, inclusiv anexele la Rapoartele financiare - Informaie privind fluxul mijloacelor cu destinaie special

Not: Tipul setului de rapoarte financiare va depinde de sistemul de contabilitate aplicat de ctre asociaie, care se stabilete n Politica de contabilitate anual i se selecteaz n funcie de criteriile stabilite n Legea contabilitii. Raportul conducerii, Rapoartele de audit (n cazul n care s-au efectuat lucrri de audit i acest raport este solicitat de ctre organele de stat, finanator, membrii Consiliului de conducere, ali utilizatori de informaie ai asociaiei), Rapoarte statistice (tipul rapoartelor, care trebuie prezentate se stabilete conform cerinelor organului de statistic, n funcie de dimensiunile entitii i alte criterii), Rapoarte fiscale (tipul rapoartelor fiscale care trebuie prezentate se stabilete conform cerinelor Codului fiscal, pentru fiecare impozit n parte, Rapoarte financiare pregtite donatorilor i finanatorilor de proiecte, programe, evenimente, conform cerinelor stabilite n condiiile contractuale. Alte rapoarte (de exemplu, diverse rapoarte manageriale, nomenclatorul, formatul i periodicitatea ntocmirii a crora se stabilesc n funcie de apariia necesitilor informaionale sau a cerinelor finanatorilor i donatorilor).

1.4.6. Cerinele de prezentare i semnare a rapoartelor. Conform art.38 din Legea contabilitii nr. 113-XVI din 27.04.2007, asociaia prezint rapoartele financiare Adunrii generale, Consiliului de Conducere, finanatorilor, n cazul solicitrii, Serviciului informaional al rapoartelor financiare, altor autoriti publice (organelor fiscale, etc .), 13

instituiilor financiare i utilizatori interesai, n baza legii i/sau acordului cu asociaia. n cazul aplicrii sistemului contabil simplificat sau complet n partid dubl, termenul limit de prezentare a rapoartelor financiare anuale proprii este n termen de 90 de zile urmtoare anului de gestiune. Termenul concret de prezentare a raportului financiar se stabilete de Serviciul informaional al rapoartelor financiare. Data prezentrii rapoartelor financiare se consider data expedierii acestora prin pota electronic sau data transmiterii efective Serviciului informaional al rapoartelor financiare i altor organe autorizate. Conform art.36 din Legea contabilitii nr. 113-XVI din 27.04.2007, rapoartele financiare vor fi semnate pn la momentul prezentrii lor utilizatorilor, de ctre persoanele ce reprezint conducerea asociaiei, care sunt indicate n Politica de contabilitate a organizaiei. Conf orm Politicii de contabilitate aprobate pentru anul de gestiune concret, aceste persoane pot fi: Preedintele Organizaiei, Directorul executiv, alt membru mputernicit de ctre Preedinte sau Consiliul de conducere.

Dac persoanele menionate nu sunt capabile s semneze rapoartele financiare, la acestea se anexeaz o explicaie a persoanelor care semneaz rapoartele respective iar n cazul dac refuz s semneze rapoartele financiare, la acestea se anexeaz o obiecie scris i semnat, cu indicarea motivului de refuz.

Anexa 2. Bugetarea i Modele de bugete Formatul i coninutul bugetului sunt determinate de tipul organizaiei, activitile desfurate i scopul bugetului. Bugetele se elaboreaz, ca regul, nainte de anul calendaristic urmtor i se aprob de ctre organul suprem de conducere al ONG-ului. Pe parcursul perioadei de gestiune bugetul consolidat (bugetele separate) se analizeaz i se corecteaz periodic. La sfritul anului trebuie s fie elaborat i aprobat de ctre organul suprem de conducere al ONG-ului raportul cu privire la executarea bugetului (bugetelor). Controlul asupra respectrii i executrii bugetului ajut la detectarea timpurie a erorilor n planificare sau a abaterilor aprute ntre indicatorii planificai i cei reali a veniturilor (surselor de finanare) i cheltuielilor i, n rezultat, la luarea operativ a msurilor necesare pentru continuarea cu succes a activitilor. n continuare sunt prezentate cteva modele de bugete. Bugetul general de venituri pe 6 luni ale anului 201X
No

1 1.1 1.2 2

Donator, sursa de Codul Buget total finanare, activitatea Sursei de n Rata n finanare valut de MDL schimb Sold la inceput de an (daca este cazul, se indica donatorul, alta sursa, progranul, activitatea) Donator Activitatea 1 Activitatea 2 Donator

Buget repartizat pe perioada (luni) 01 02 03 04 05 06

14

Activitatea 1 Activitatea 2 Activitate economica statutar 3.1 Program 1 3.2 Program 2 4. Cotizaii de intrare 4.1 Program (activitate) 5 Cotizaii de membru 5.1 Program (activitate) 6 Donaii condiionate 6.1 Program (activitate) condiionate 7 Donaii necondiionate 7.1 Program (activitate) la discreia ONG 8 Alte finanri 8.1- Program (activitate) 9 Transferuri de la partenerii de program 9.1 Proiect (program) 1 9.2 Proiect (program) 2 Total
2.1 2.2 3 Bugetul general desfurat al cheltuielilor pe 6 luni ale anului 201X Cod ul chelt u ielilo r I. Donatorul, sursa de finanare, programul, activitatea, tipul cheltuielilor Codu l surse i de finan are Total cheltuieli val Rat md a l de sch im b Cheltuieli repartizate pe perioad 01 02 03 04 05 06

Cheltuieli administrative (de oficiu) Cheltuieli ale personalului Salarii Contribuii de asigurri sociale de stat obligatorii Prime de asigurare obligatorie de asisten medical Total Alte cheltuieli administrative Locaiunea Energie electrica Servicii de comunicaie 15

II.

III.

Servicii comunale Echipament calculator Cheltuieli bancare Consumabile Abonare la reviste si ziare Cheltuieli de delegaie Total cheltuieli administrative Cheltuieli de program (proiect) Program A, total Activitatea 1, total Inclusiv: (se indic cheltuielile pe activitate) Activitatea 2, total Inclusiv: (se indic cheltuielile pe activitate) Program B, total Activitatea 1, total Inclusiv: (se indic cheltuielile pe activitate) Activitatea 2, total Inclusiv:(se indic cheltuielile pe activitate) Total cheltuieli de program (proiect) Transferuri partenerilor de program

Proiectul nr.1
Proiectul nr.2 Total transferuri IV.

Alte cheltuieli
Total general cheltuieli Bugetul de program (proiect) Denumirea donatorului: Denumirea organizaiei: 1. 1.1 Program A Activitatea 1 Elaborarea studiului Activitatea 2 Sub-activitatea 1 Sub-activitatea 2 Sub-activitatea 3 16 Codul sursei Bugetul total n valuta Rata de schimb n mdl Bugetul repartizat pe trane I II III IV

1.2

2. 2.1

2.2

Program B Activitatea 3 Sub-activitatea 1 Sub-activitatea 2 Activitatea 4 Sub-activitatea 1 Sub-activitatea 2 Alte costuri directe Salariul directorului de proiect Salariul coordonatorului de proiect Salariul contabilului Locaiunea Telecomunicaie Cheltuieli bancare Audit Total

3.

Not: n prezent nu exist cerine reglementate de elaborare sau modele stabilite ale bugetelor n ONG. La elaborarea bugetelor organizaiile necomerciale trebuie s se conduc de specificul activitii, tipurile de finanare i cerinele informaionale. Respectiv, modelel bugetelor pot fi diverse: separate pe programe, pe activiti, pe cheltuieki generale administrative i de ntreinere a oficiului, pe venituri generale, pe cheltuieli generale, etc, precum i combinate. La finele perioadei pentru care s-a elaborat bugetul organul de conducere al organizaiei necomerciale trebuie s aprobe i raportul privind executarea acestuia. Un model al acestui raport este prezentat n continuare. Raportul cu privire la executarea planului bugetar al asociaiei obteti pe anul 201X Nr.crt. Tipuri de mijloace (finanri) i cheltuieli Aprobat, lei/valut Modificat, lei/valut Executat lei/valut % Devieri lei/valut %

Controlul asupra respectrii i executrii Bugetului n cursul activitii ajut la detectarea timpurie a erorilor n planificare sau a abaterilor aprute ntre indicatorii planificai i cei reali a veniturilor (surs elor de finanare) i cheltuielilor i, n rezultat, la luarea operativ a msurilor, necesare pentru continuarea cu succes a activitilor.

Anexa 3. Structura organizaiei. Politica i modelul structurii sistemului de control intern (SCI)
La elaborarea politicii SCI trebuie s fie luate n consideraie urmtoarele prevederi:

17

conform art. 41 din Legea contabilitii nr.113-XVI din 27.04.2007, orice entitate, inclusiv ONG, este obligat s organizeze un sistem de control intern. Rspunderea pentru organizarea i aplicarea controlului intern o poart conducerea (direcia executiv) a entitii. n ONG -uri, conducerea poate s fie reprezentat prin Consiliul de conducere al oraganizaiei sau prin directorul executiv al acesteia (managementul de vrf i funcional); n actele de constituire ale ONG sau n regulamentele interne este numit un revizor (cenzor), sau o comisie de revizie, crora pot fi transmise o parte din funciile de meninere a sistemului de control intern; elaborarea i implementarea sistemului de control intern este cel mai eficient mod pentru a elimina/preveni sau minimiza riscurile de pierdere a diverselor valori materiale i nemateriale ale organizaiei, deasemenea, pentru asigurarea faptului c politicile manageriale se execut; SCI se constituie din politici, proceduri, reguli, regulamente, bugete, sistemului de contabilitate i raportare financiar i este destinat la crearea condiiilor preliminare necesare faptului, ca managerii, n special, i entitatea n ntregime vor atinge obiectivele trasate; volumul i coninutul politicii cu privire la SCI trebuie s fie relevant (s corespund) dimensiunilor, volumului de lucru i specificului organizaiei poltica SCI trebuie s fie formulat, documentat i aprobat, corespunztoare scopurilor statutare i financiare ale organizaiei i s funcioneze n mod regulat i eficient; buna funcionare va depinde, de asemenea, de personalul responsabil de activitile respective. Sistemul de selecie, recrutare, promovare, educaie i formare profesional trebuie s ofere o nalt calificare i integritate a personalului implicat; un sistem de contabilitate adecvat, ca parte component a SCI, este format din metode i evidene stabilite de management pentru identificarea, colectarea, analiza, clasificarea, nregistrarea i raportarea informaiei financiare, care se refer la faptele (tranzaciile) economice care au avut loc n perioada de gestiune; repartizarea ntre angajai a funciilor incompatibile ofer un control, care ajuta la preveni rea erorilor, neregulilor, nclcrilor, fraudelor. n msura n care este posibil, trebuie s fie divizate urmtoarele atribuii: 1) autorizarea (permiterea) de a efectua tranzaciile; 2) efectuarea (realiarea) nemijlocit a tranzaciilor; 3) accesul direct la activele entitii; pstrarea activelor (rspunderea material); 4) contabilizarea tranzaciilor; procedurile de control reprezint o politic care completeaz mediul de control, sunt stabilite de management pentru atingerea obiectivelor generale i pentru activiti separate; un SCI nu garanteaz pe deplin lipsa abaterilor, erorilor, neregularitilor i ineficiena muncii, dar asigur un sistem, care va ajuta pentru a detecta, a preveni i a corecta dn timp erorile i neregularitile, contribuind la creterea eficienei muncii. Deoarece resursele ndreptate pentru crearea unui control excesiv, ar putea fi utilizate pentru atingerea altor scopuri i sarcini.

Funciile de baz ale managerilor i responsabilitile n cadrul SCI, inclusiv, pentru asigurarea informaiilor financiar-contabile calitative sunt: elaborarea Regulamentelor i politicilor interne (statutul, politica cadrelor, salarizrii, politica de protejare a activelor organizaiei, de evaluare a riscurilor, politica de contabilitate, politica desfurrii activitilor/msurilor cu destinaie special (proiecte, programe) care sunt legate cu misiunea organizaiei; asigurarea existenei i rotaiei n organizaie a documentelor primare care care justific faptele economice efectuate, a deciziilor (ordinelor, dispoziiilor, contractelor de munc, contractelor civile, fielor de post, tabellor de pontaj, actelor de recepionare a lucrrilor i serviciilor, documentelor justificative aferente procurrii i nstrinrii activelor, recepionarii serviciilor i lucrrilor, consumului activelor i servicilor, altor documente primare i contabile), a registrelor contabile, rapoartelor financiare, rapoartele conducerii, rapoartelor ctre diveri finanatori i donatori, altor raporte relevante; cunoaterea legislaiei relevante activitii i a domeniului de aplicare a acesteia; 18

nelegerea legturii contabilitii cu legislaia fiscal; obligativitatea inerii contabilitii n corespundere cu cerinele Legii contabilitii; rspunderea pentru inerea contabilitii i raportarea financiar; elaborarea i aprobarea Politicii de contabilitate (reguli generale de contabilitate a elementelor patrimoniale, ciclul contabil, conturile contabile aplicate, registreale contabile, modul de corectare a erorilor contabile etc); asigurarea existenei documentelor primare, inclusiv, a documentelor cu regim special; efectuarea inventarierii patrimoniului, n modul stabilit de legislaie; elaborarea rapoartelor financiare i ale conducerii (stabilirea mputernicirilor privind rspunderea pentru ntocmirea, semnarea rapoartelor); stabilirea, susinerea i dezvoltarea sistemul de control intern; pstrarea documentelor; rspunderea pentru nerespectarea legii contabiliti.

3.1. Structura organizaiei

se revizuiete cel puin odat n an, sau dup necesitate, n cazul n care s -au produs careva schimbri eseniale, care necesit restructurarea cadrelor; periodic (periodicitatea se stabilete i se aprob de membrii Consiliului i se documenteaz printr-un proces verbal) preedintele asociaiei raporteaz Consiliului de Conducere despre activitate curent; la elaborarea structurii organizaionale se ine cont de urmtoarele: ce chestiuni, sarcini, activiti se realizeaz i se preconizeaz pe parcursul anului calendaristic, - ce chestiuni, activiti nu se vor mai realiza, - care funcii n statele de personal sunt necesare pentru realizarea activitilor, chestiunilor, sarcinilor planificate, - este sau nu necesar de a modifica structura organizaional existent. reieind din activitile, sarcinile i funciile planificate se elaboreaz diagrama organizaional, care reflect ierarhia gestionrii i nivelurile de responsabilitate; se descrie n form scris sarcinile i responsabilitile fiecrei structuri organizaionale (regulamentul structurii organizaionale) i ale funciilor (politica gestionrii cu personalul, fiele de post i cerinele fa de funciile cu caracter temporar); determinarea i aprobarea nivelului, mrimii salariilor, onorariilor i altor pli. Diagrama organizaional (Model) a asociaiei obteti _____________ Adunarea general Consiliul de Conducere

Preedinte
Director executiv

Serviciul activitate 3 (activitate economic)

19

Serviciul financiarcontabil

Serviciul activitate 1 (granturi)

Serviciul activitate 2 (alte ctiviti)

Director de proiect

Coordonator de proiect

3.2. Principiile, politicile i procedurile n organizaie

1. Activitatea organizaiei trebuie s fie formalizat prin documentarea standardelor, politicilor i procedurilor respective volumului i direciilor de lucru. 2. Primul pas: se formuleaz principiile de activitate (baza-statutul asociaiei, actele normative n vigoare, care reglementeaz activitatea) i modul de aplicare a acestora n practic (exemplu: principiul asigurarea competenei personalului). 3. Pasul 2: se formuleaz Politicile asociaiei, care reprezint standardele, regulamentele care se vor aplica la realizarea activitilor, msurilor, gestionrilor concrete (exemplu - Politica gestionrii personalului). 4. Pasul 3: se formuleaz procedurile, care reprezint paii, activitile concrete care asigur respectare/realizarea politicilor i regulamentelor (exemplu ncadrarea personalului pe baz de concurs, utiliznd metode modern de selectare, testare, inteviuriere etc). 5. Toate funciile de baz i cele temporare trebuie s fie descrise (Regulamentul de gestionare cu personalul, statele de personal, Cerinele fa de personalul implicat temporar, contract ele de munc, fiele de post, contractele civile de prestri servicii). Descrierea funciilor trebuie s cuprind urmtoarele elemente de baz: 1) descrierea general a funciei; 2) descrierea cui i se supune funcia i cine i se supune; 3) descrierea activitii i aciunilor concre te, mputernicirilor i responsabilitilor aferente funciei; 4) criteriile de evaluare a lucrului ndeplinit, cerinele minimale (de exemplu, pentru activitatea de verificare a corectitudinii documentelor primare justificative se vor stabili criteria privind:plenitudinea documentelor, lipsa erorilor de calcul, n denumiri, corectitudinea ntocmirii, verificarea i inregitrarea n termenele stabilite ect.). Descrierea funciilor asigur aprecierea i evaluarea obiectiv a lucrului ndeplinit i a mrimii remunerrilor stabilite. Ffunciile descrise trebuie revizuite periodic. 6. Politica aferent personalului va include politica ce ine de conflictele de interese (exemplu neadmiterea tranzaciilor economice cu rudele i personae afiliate). Existena acestei politici va asigura transparen privind existena sau lipsa deciziilor sau aciunilor privind careva ctiguri, faciliti ect pentru personalul, membrii asociaiei sau rudelor acestora, altor persoane, n deosebi, n cazul tranzaciilor financiare de mrime considerabil. Politica ce ine de conflictele de interese nu inerzice n mod obligatoriu, dar cere transparen i decizii deschise i explicabile privind astfel de tranzacii. 7. Politica aferent personalului va include reguli privind orele de munc (graficul), condiiile de munc, condiii privind munca peste normele de timp stabilite conform legislaiei, achtarea muncii, inclusiv a muncii efectuate n condiii speciale sau peste normele stabilite a orelor de munc, modul de modificare a condiiilor de munc i a remunerrii acesteia, ect. 8. Procedurile aferente Politicii de gestionare cu personalul vor include: 1) procedure de evaluare a personalului (cine evalueaz, cu ce periodicitate, n baza cror criteria); 2) procedure de soluionare a conflictelor i de eliberare; 3) procedure de asigurare cu volum de munc i de compensare a muncii efectuate; 4) procedure de administrare cu personalul. 9. Procedurile aferente gestionrii administrative (descrise n Regulamentul intern i alte regulamente i circulare) trebuie s includ urmtoarele procedure administrative: 20

Reguli aferente titularilor de avans (modul n care personalul obine dreptul de procurare a bunurilor pentru asociaie, de nsi procurare, documentarea procurrilor, termenele de prezentare a decontului de avans (raportul privin banii cheltuii i destinaia) sau de rambursare a banilor necheltuii, ect; - Reguli privind delegarea personalului n scopuri de serviciu (ordine de deplasare, sarcinile deplasrii, raportul despre rezultatele deplasrii, documentele care justific cheltuielile de deplasare, alte documente relvante); - Reguli de utilizare a telefoanelor, cartelelor corporative, limitarea utilizrii acestora n scopuri personale ect); - Reguli de exploatare a utilajelor i mobilierului de oficiu, a obiectelor de mic valoare i scurt durat; - Interdicia aflrii n ncperile asociaiei a obiectelor (utilajelor ) personale, sau nregistrarea acestora n modul stabilit (de exemplu, transmiterea asociaiei spre folosire pe baza contractului de comodat); - Reguli privind activitatea n afara orelor de munc stabilite sau efectuarea altui lucru n ncperea asociaiei; 10. Toate politicile i procedurile trebuie s fie descrise, aprobate de ctre Consiliul de conducere a asociaiei i aduse la cunotina personalului respectiv. -

3.3. Structura Politicii de gestionare cu personalul

Politica de gestionare cu personalul trebuie s cuprind urmtoarele elemente de baz: ntroducere (descrierea scurt a asociaiei, obiectivelor i sarcinilor); Ocupaia personalului, Politica de baz, ncadrarea n munc (angajarea), Termenul de ncercare, Forma ocuprii funciei (ziua de munc deplin, prescurtat, lucru temporar), inerea fielor personale a salariailor, Timpul i condiiile de munc (orele individuale de munc, graficul colectiv de munc, orele de munc supra normelor stabilite de legislaie, explicaii n cazul neprezentrii la lucru, ect.), Structura salariului, Tarifele de salariu (salariile, onorariile funciilor) , inclusiv: structura salariului, data eliberrii avansului i a salariilor, onorariilor, deducerile la care au dreptul salariaii, msuri de ridicare a calificrii personalului (cursuri, traininguri, alte msuri), priveligii pentru personal, sanciuni pentru nerespectarea condiiilor de munc, inclusiv pentru neprezentarea la serviciu, graficul concediilor, srbtorilor, politica recuperrii buletinelor pentru incapacitatea temporar de munc, concedii din cont propriu, concedii de maternitate, n legtur cu ngrijirea copilului, ct pentru mame, att i pentru tai, concedii ordinare administrative, asigurarea social i medical, ieirea la pensie, alte priveligii, asigurarea vieii, acigurarea n cazul accidentelor de munc; Politici i proceduri administrative generale: munca nelegat de funciile de baz, promovarea n funcie, nchiderea oficiului, telefonia, comunicaiile, deplasrile, lucrurile personale, cheltuielile de oficiu, pastrare i utilizarea, fumatul, utilizarea, reparaia i profilaxia utilajului i mobilierului; Verificarea lucrului ndeplinit (respectarea graficului colectiv de munc, evidena timpului individual de munc, proceduri de control; Evaluarea mucii (criterii principale: calitatea, cantitatea, comunicarea, iniiativa i creativitatea, Soluionarea problemelor (conflictele de munc, evidena propunerilor, problemelor, avertizrilor); 21

Eliberarea din funcie (din dorin proprie, la pensie, eliberarea din funcie n legtur cu nerespectarea regulamentului intern, a condiiilor de munc, calcularea salariului de eliberare; - Diagrama organizaional a asociaiei, - Politica conflictelor de interese, - Proceduri de verivicare a lucrului ndeplinit, - Enumerarea funciilor de baz (descrierea concret funciilor nu se include n Politica de gestionare cu personalul, dar n alte documente, menionate mai sus). Politica personalului se revizuiete periodic (nu mai rar dect odat n an) i se aplic n mod obligatoriu conform procedurilor descrise n aceasta. -

3.4. Structura Politicii sistemului de control intern

n funcie de scopurile statutare, specificul activitii, dimensiunile organizaiei i volumul tranzaciilor, politica unui SCI trebuie s conin descrierea urmtoarelor aspecte de gestiune i control: A. Dispoziii generale. Se stabilesc responsabilitile pentru: identificarea, gestionarea, evidena permanent a activelor ONG; identificarea, evaluarea riscurilor n activitate i msurile luate ntru minimizarea lor; asigurarea nivelului necesar de securitate a activelor ONG.

B. Controalele interne administrative i de organizare. n ONG trebuie s existe i s fie descrise n politica SCI: documentele, n care care se stabilete politica i scopurile strategice ale ONG; Regulamentele interne elaborate, n care se stabilesc funciile, responsabilitile, obligaiunile, mputernicirile personalului; liniile de informare i raportare, precum responsabilii pentru aceasta, forma i periodicitatea comunicrii i informrii; documentaia viznd politicile, practicile i procedurilor contabile, stabilite n cadr ul ONG. Obligaiile i mputernicirile serviciului contabil, al fiecrui contabil; documentele cu descrierea procedurilor operaionale i de control (verificri) zilnice (manuale i computerizate); documentele primare pentru scopurile contabilitii i a sistemelor de control (inclusiv registrele de introducere a modificrilor n sisteme i programe, cu indicaia NP a persoanelor mputernicite s fac acest lucru i data efecturii modificrilor);

Se fixeaz faptul existenei n cadrul ONG-ului: a unui Registru actualizat cu semnturile persoanelor mputernicite, inclusiv modelele semnturilor acestora, indicnd nivelul mputernicirilor; a unui registru a problemelor discutate la adunrile importante, registru notelor de serviciu de nivel intern; registrul corespondenei cu organele de drept i alte organe administrative; a Codului purtrii angajailor i regulamentul despre politica reglementrilor conflictelor de interese n cadrul ONG-ului; a Programului de instruire a cadrelor n baza sugestiilor i analizelor efectuate; Se descrie, ce proceduri exist privind repartizarea obligaiilor ntre colaboratori i controlul competenei lor. C. Metodele de gestionare. Se stabilesc i trebuie s fie descrise:

22

responsabilitile controlului regulat a drilor de seama, cu menionarea poziiilor de risc n comparaie cu limitele stabilite; procedurile elaborate, care s asigure transmiterea regulat i actualizat a informaiei veridice ctre conducere; procedurile de control, regularitatea efecturii acestora, pentru verificarea activitii de acumulare a fondurilor financiare, utilizrii lor, evalurii riscurilor de diminuare a resurselor financiare; procedurile de c ntientizare i verificarea permanent a statutului i poziiei ONG-ului.

D. Repartizarea funciilor i mputernicirilor. Politica SCI trebuie s includ i s descrie: procedurile care asigur repartizarea responsabilitilor astfel, ca diferite persoane s rspund de - nregistrarea activelor i pstrarea acestor registre, - pstrarea fizic a activelor, - repartizarea activelor, - de autorizarea tranzaciilor cu activele. Procedurile de repartizare a responsabilitilor trebuie stabilite astfel, c nici o persoan intenionat sau neintenionat s nu aib posibilitate s ntre n posesia activelor, a face vreo declaraie fals n privina pasivelor, sau s nregistreze incorect operaiunile fr a fi depistate ulterior. E. Eviden. n cadrul unui ONG trebuie elaborate i descrise n politica SCI procedurile care asigur: nregistrarea corect a operaiilor autorizate n contabilitate n perioada, n care acestea au avut loc, imposibilitatea nregistrrii operaiilor fictive; existena real a activelor i pasivelor nregistrate n contabilitate i alte registre; nregistrarea cotidian a operaiilor financiare i balansarea lor; verificarea aritmetic a datelor contabile nregistrate, pstrarea i verificarea soldurilor; verificarea conturilor i balanelor de verificare, verificarea documentelor contabile primare; ntiinarea conducerii despre erorile i inexachitile depistate; efectuarea controalelor curente i testrilor ulterioare n cazurile cnd registrele se pstreaz n sistemul automatizat de contabilitate; evidena strict a documentelor primare, n baza crora s-au efectuat nregistrrile n contabilitate i care demonstreaz sumele i autorizrile corespunztoare; c toate operaiunile efectuate de ONG sunt n plin msur i la timp reflectate n contabilitate. E1. Permisiunea i autorizarea Permisiunea este procesul de acceptare a unei propuneri de a efectua o tranzacie, un fapt economic (de exemplu, semnarea deciziilor, ordinelor ect). Auotrizarea este procesul de aplicare a permisiunilor n practic (de exemplu, semnarea documentelor primare, care justific nemijlocit tranzacia, faptul economic efectuat). n politica SCI se stabilete repartizarea permisiunilor i autorizrilor astfel, pentru a asigura, c toate responsabilitile sunt ndeplinite cu nvoirea i n corespundere cu mputernicirile conductorului. De asemenea, se asigur implementarea unei politici n cadrul organizaiei care prevede limitarea mputernicirilor (permisiunilor) generale i particulare i existena listei persoanelor responsabile pentru fiecare mputernicire. Se stabilesc circumstanele n care se prevede necesitatea emiterii a unei mputerniciri a conductorului de vrf asupra mputernicirilor de nivel mai jos. Plile bneti sau alte operaii legate cu mputernicirile indicate mai sus sunt aprobate n corespundere cu aceste mputerniciri.

23

F . Protecia asigur. Politica SCI include existena i descrierea: procedurilor de securitate i msurile de acordare a responsabilitilor de pstrare a activelor persoanelor mputernicite, care s fie independeni de funciile contabilitii. Persoanele mputernicite limiteaz accesul direct i indirect la active; metodelor de protecie a tuturor tipurilor de registre, inclusiv contabile; proteciei fizice a activelor transportabile, de schimb, bneti; procedurilor de securitate a activelor din numele clienilor sau altor persoane.

G. Testarea. n Politica SCI se descrie existena metodelor care pot s asigure c: confirmarea tranzaciilor, faptelor economice, se petrece cu participarea (coordonarea) persoanei a treia; registrele contabile se verific regulat i oportun cu activele fizice, documentele i conturile corespunztoare care confirm dreptul de proprietate (de exemplu, efectuarea inventarierii n cazurile prevzute de legislaie); diferenele depistate n timpul verificrilor sunt determinate ca caracter i volum, sunt corectate cu permisiunea conducerii de nivelul corespunztor; exist explicaii autorizate la necoincidena datelor din balana la sfritul perioadei i nceputul perioadei ulterioare, care sunt comunicate conducerii de nivelul corespunztor. Se asigur periodicitatea testrilor depinde de numrul i tipul operaiilor. I. Evaluarea. n Politica SCI trebuie descrise msurile, care asigur c valoarea activelor, pasivelor a drepturilor i obligaiilor extrabilaniere va fi revzut sau s e va reevalua n mod regulat.

K. Sisteme de control intern a datelor prelucrate automatizat

n acest compartiment politica SCI trebuie s includ: descrierea riscurilor identificate n cazul prelucrrii automatizate a datelor (de exemplu, accesul nelimitat la baza de date a persoanelor neautorizate, imperfeciunile programului aplicat, etc.); identificarea tipurilor de erori care pot aprea n cazul prelucrrii automatizate a datelor i descrierea procedurilor de nlturarea a acestora; asigurarea implementrii procedurilor pentru lucrul nentrerupt al sistemelor automatizate; asigurarea msurilor ntru neadmiterea nesancionat la bazele de date; asigurarea introducerii sistemului de parole; limitarea accesului la bazele de date; elaborarea unor msuri ntru asigurarea pstrrii confidenialitii informaiei asigurarea pstrrii copiilor bazelor de date; elaborarea msurilor ntru neadmiterea modificrilor nesancionate n programele aplicate; asigurarea sancionrii i nregistrrii tuturor modificrilor n programele aplicate; implementarea noilor programe i procurarea tehnicii de calcul n baza planurilor i analizelor strategice. Testarea obligatorie din partea beneficiarului de program i nregistrarea acestor testri; existena procedurilor descrise de verificare i corectare a erorilor, elaborarea procedurilor de verificare i confirmare a veridicitii datelor, telecomunicaiilor; identificarea riscurilor de efectuare a fraudelor n sistemele de prelucrare automatizat a datelor i elaborarea procedurilor ntru eliminarea sau minimizarea lor. Aprobat_______________ ______________________ Data__________________ 24

3.5. Politica sistemului de control intern (model)

Politica sistemului de control intern a organizaiei obteti ___________________ A. Dispoziii generale

1. Prezenta Politic este elaborat n conformitate cu art. 41 din Legea contabilitii nr. 113-XVI din 27.04.2007. 2. Controlul intern asigir membrii, conducerea Organizaiei, c obiectivele trasate vor fi atinse n cel mai eficient mod. 3. Scopul, care urmeaz s fie realizat de sistemul controlului intern 1)veridicitatea, precizia i plenitudinea documentelor/rapoartelor/informaiei manageriale i financiare; 2) oportunitatea (respectarea termenelor) pregtirii documentelor/rapoartelor/informaiei; 3) efectuarea msurilor ntru prevenirea erorilor i fraudelor; 4) respectarea cerinelor legislaiei; 5) executarea politicilor i regulamentelor interne, a ordinelor i dispoziiilor conducerii; 6) asigurarea protegrii activelor (fizice/informaionale/intelectuale/umane); 7) identificarea, analiza i nlturarea (sau minimizarea) riscurilor; 8) utilizarea eficient resurselor; 9)asigurarea executrii bugetelor, ect. 4. Elaborarea i implementarea SCI este cel mai eficient mod pentru a elimina/preveni sau minimiza riscurile de pierdere a diverselor valori materiale i nemateriale ale organizaiei, deasemenea, pentru asigurarea faptului c politicile manageriale se execut; 5. Rspunderea pentru existena i starea controlului intern o poart Consiliul de Conducere al Organizaiei, care determin strategia general cu privire la politica controlului intern. Consiliul de conducere al Organizaiei evalueaz anual starea SCI i o raporteaz Adunrii generale a membrilor organizaiei. 6. Responsabilitatea pentru crearea nemijlocit i buna funcionare a sistemului de control intern n cadrul Organizaiei o poart Directorul executiv. 7. Directorul executivi managerii de virf, organizeaz i efectueaz controlul intern cotidian i primar al tranzaciilor i operaiunilor efectuate. 8. Revizorul (comisia de revizie) este responsabil pentru efectuarea monitorizrii controlului intern i pentru supravegherea asupra procedurilor interne de control aplicate. n caz de necesitate o parte din funciile de meninere a sistemului de control intern pot fi transmise revizorului Organizaiei. 9. SCI se constituie din politici, proceduri, reguli, regulamente, bugete, sistemului de contabilitate i raportare financiar i este destinat la crearea condiiilor preli minare necesare faptului, ca managerii, n special, i entitatea n ntregime vor atinge obiectivele trasate; 10. Volumul i coninutul politicii cu privire este relevant (adaptat) dimensiunilor, volumului de lucru i specificului de activitate a Organizaiei. Deoarece resursele ndreptate pentru crearea unui control excesiv, ar putea fi utilizate pentru atingerea altor scopuri i sarcini. 11. Poltica SCI este formulat, documentat i aprobat corespunztor obiectivelor statutare i financiare ale Organizaiei i are premize s funcioneze n mod regulat i eficient. 12. Sistemul de selecie, recrutare, promovare, educaie i formare profesional a personalului implicat n activitatea Organizaiei trebuie s ofere o nalt calificare i integritate n activitile respective i s asigure buna funcionare a SCI. 13. Sistemul de contabilitate adecvat, ca parte component a SCI, este format din metode i evidene stabilite de management pentru identificarea, colectarea, analiza, clasificarea, nregistrarea i raportarea informaiei financiare, care se refer la faptele (tranzaciile) economice care au avut loc n perioada de gestiune. 14. SCI cere asigurarea maximal a repartizrii ntre angajai a funciilor incompatibile, ce ofer un control, care ajuta la prevenirea erorilor, neregulilor, nclcrilor, fraudelor. n msura n care este posibil, trebuie s fie divizate urmtoarele atribuii: 1) autorizarea (permiterea) de a 25

efectua tranzaciile; 2) efectuarea (realizarea) nemijlocit a tranzaciilor; 3) accesul direct la activele entitii; pstrarea activelor (rspunderea material); 4) contabilizarea tranzaciilor. 15. Sunt stabilite cerine de baz pentru un sistem de control intern, care cer, ca n cadrul Organizaiei s existe: 1) un mediu de control; 2) mijloacelor de co ntrol separate; 3) un sistem de contabilitate adecvat. Procedurile de control reprezint o politic care completeaz mediul de control, sunt stabilite de management pentru atingerea obiectivelor generale i pentru activiti separate; 16. SCI nu garanteaz pe deplin lipsa abaterilor, erorilor, neregularitilor i ineficiena muncii, dar asigur un sistem, care va ajuta pentru a detecta, a preveni i a corecta din timp erorile i neregularitile, contribuind la creterea eficienei muncii. 17. Prezent a Politica de control intern se elaboreaz la nivel de conducere n conformitate cu obiectivele Organizaiei i se aduce sub semntur la cunotina tuturor angajailor permaneni i a persoanelor temporar implicate n activitatea organizaiei. Politica se revizuiete periodic i se actualizeaz la necesitate. B. Funciile managerilor n cadrul SCI

18. Se stabilete Directorul executiv, responsabil pentru: 1) asigurarea planificrii, organizrii, coordonrii i controlului intern; 2) luarea deciziilor privind procurarea, nstrinarea, gestionarea i evidena permanent a activelor; 3) asigurarea nivelului necesar de securitate a activelor; 4) identificarea, evaluarea riscurilor n activitate i luarea msurilor ntru minimizarea lor. 19. Funciile de baz ale managerilor i responsabilitile n cadrul SCI, inclusiv, pentru asigurarea informaiilor financiar-contabile calitative sunt: elaborarea regulamentelor i politicilor interne care sunt legate cu misiunea organizaiei; asigurarea existenei i rotaiei documentelor primare care justific faptele economice efectuate, inclusiv, a documentelor cu regim special, deciziilor (ordinelor, dispoziiilor, contractelor de munc, contractelor civile, fielor de post, tabel elor de pontaj, actelor de recepionare a lucrrilor i serviciilor, documentelor justificative aferente procurrii i nstrinrii activelor, recepionarii serviciilor i lucrrilor, consumului activelor i serviciilor, altor documente primare i contabile), a registrelor contabile, rapoartelor financiare, rapoartele conducerii, rapoartelor ctre diveri finanatori i donatori, altor rapoarte relevante; pstrarea, arhivarea(nimicirea) documentelor; cunoaterea legislaiei relevante activitii i a domeniului de aplicare a acesteia; nelegerea legturii contabilitii cu legislaia fiscal; obligativitatea inerii contabilitii n corespundere cu cerinele Legii contabilitii; rspunderea pentru inerea contabilitii i raportarea financiar; elaborarea i aprobarea Politicii de contabilitate (reguli generale de contabilitate a elementelor patrimoniale, ciclul contabil, conturile contabile aplicate, registrele contabile, modul de corectare a erorilor contabile etc.); efectuarea inventarierii patrimoniului, n modul stabilit de legislaie; elaborarea rapoartelor financiare i ale conducerii (stabilirea mputernicirilor privind rspunderea pentru ntocmirea, semnarea rapoartelor); stabilirea, susinerea i dezvoltarea sistemului de control intern. C. Mediul de control (atitudinea general, cunotinele i aciunile practice ale conducerii ntreptate asupra stabilirii, susinerii i dezvoltrii SCI)

26

20. Mediul de control - presupune sensibilizarea (cunoaterea) i aciunile practice ale Consiliului de Conducere, Preedintelui, Directorului executiv, managerilor, n vederea stabilirii i meninerii unui sistem de control intern. 21. Organizarea activitii i mediul de control include: stilul de conducere i principiile de baz ale managementului; structura organizatoric (organigrama) simpl; determinarea clar a rolului i responsabilitii fiecrei direcii, secii, subdiviziuni structurale; politica de conlucrare i raportarea direciei de planificare i direciei contabile; repartizarea responsabilitilor clare n limita mputernicirilor; delimitarea funciilor critice (incompatibile), raportarea n faa conducerii superioare; existena i punerea n aplicare a unei politici a cadrelor (resurselor umane); nivelul cuvenit de control asupra activitii personalului i evaluarea periodic a rezultatului muncii lor; proceduri de efectuare a contabilitii financiare i de ntocmire a rapoartelor financiare pentru utilizatori externi; proceduri de efectuare a contabilitii manageriale (de gestiune) i de raportare pentru scopuri interne; ordinea de pregtire (ntocmire, control,vizare, transmitere, primire, responsabilitate) a rapoartelor interne i externe conformarea i coordonarea activitii cu cerinele actelor normative i cu cerinele organelor de conducere ierarhice i externe; posibilitatea reaciei rapide n urma schimbrii factorilor interni i externi; determinarea punctelor de control ntru evaluarea diverselor aspecte de realizare a indicatorilor concrei, de executarea a responsabilitilor i activitilor concrete, de evaluare a strii sau existenei activelor respective, stabilirea parametrilor de control a obiectelor controlului, stabilirea punctelor critice ale controlului, n care riscul erorilor, fraudelor, nclcrilor este deosebit de mare; selectarea tipurilor, metodelor i procedurilor de efectuare a controlului. 22. Structura organizatoric a Organizaiei se va consider eficient dac asigur mprirea responsabilitilor astfel, ca funciile incompatibile s fie separate. Funciile unui angajat sunt incompatibile n cazul n care concentrarea lor la o singur persoan poate facilita comiterea erorilor i/sau admiterea neregulilor incontiente sau intenionate i a mpiedica descoperirea unor astfel de erori i nclcri. D. Controalele interne administrative i de organizare 23. SCI este determinat de specificul i obiectivele activitii Organizaiei, care sunt reglementate prin normele legislaiei n vigoare, politici i regulamente interne, ordine, decizii etc ., n baza crora se formeaz o structur a controlului intern. 24. Politicile i Regulamentele Organizaiei: 1) se aprob la nivelul de conducere n conformitate cu scopurile i sarcinile organizaiei; 2) se emit n form scris; 3) se aduc la cunotina tuturor colaboratorilor; 4) periodic se revizuiesc i se rennoiesc, dup necesitate. 25. Controalele interne administrative i de organizare a activitii se realizeaz n baza urmtoarelor acte, Regulamente i Politici ale entitii: Politica i scopurile strategice ale activitii sunt stabilite n Statutul i Regulamentul intern al entitii. strategia financiar i principiile managementului financiar sunt stabilite i descrise n Politica financiar a entitii. 27

gestionarea cu personalul entitii i politica de retribuire a muncii sunt stabilite n Regulamentul cu privire la gestionarea resurselor umane ale entitii. funciile, responsabilitile, obligaiunile i mputernicirile personalului sunt stabilite i descrise n contractele de munc i fiele de post ale angajailor. regulile privind modul de achiziionare a bunurilor i serviciilor se stabilesc n Regulamentul cu privire la achiziiile de bunuri i servicii. reguli viznd politicile, practicile i procedurile contabile, stabilite n cadrul entitii sunt descrise i aprobate n Politica de contabilitate. liniile de subordonare, informare i raportare, precum responsabilii pentru aceasta, sunt aprobate n organigrama entitii. forma i periodicitatea comunicrii de informaii financiare i prezentrii documentelor primare i a rapoartelor n contabilitate cu indicaia funciilor persoanelor mputernicite, sunt stabilite i aprobate ca Anex 1 la Politica de contabilitate a entitii. lista documentelor primare justificative pentru scopurile contabilitii i a sistemelor de control, care confirm efectuarea faptelor economice n cadrul entitii cu indicaia funciilor persoanelor mputernicite pentru asigurarea, ntocmirea, semnarea, coordonarea acestora, se aprob ca Anex 2 la Politica de contabilitate a entitii. Obligaiile (responsabilitile) i mputernicirile serviciului contabil, al fiecrui contabil, sunt stabilite n Regulamentul privind serviciul contabil i fiele de post ale contabililor (n condiiile contractului cu firma de audit, dup caz). obiectivele, tehnicile i procedurile controlului intern sunt descrise i aprobate n Politica cu privire la organizarea sistemului de control intern al entitii, inclusiv, cu descrierea procedurilor operaionale i de control (verificri) zilnice (manuale i computerizate). nivelul mputernicirilor este stabilit i aprobat prin Registrul cu semnturile persoanelor mputernicite, inclusiv modelele semnturilor acestora (periodic actualizat). regulile privind comportamentul personalului i evitarea conflictelor de interes se stabilesc i aprob prin Codul purtrii angajailor i regulamentul privind politica reglementrilor conflictelor de interese n cadrul entitii. asigurarea calitii personalului implicat n activitile entitii se realizeaz n baza Politicii de selectare a cadrelor i a Programului de instruire a cadrelor n baza sugestiilor i analizelor efectuate (periodic actualizat). pstrarea i arhivarea documentelor primare, contabile, manageriale, a diverselor materiale ce in de activitatea entitii se realizeaz n baza Nomenclatorului dosarelor entitii i Regulilor de arhivare (nimicire) a documentelor cu termenele expirate. nregistrarea corespondenei se realizeaz n Registrul corespondenei cu organele de drept, fiscale, alte organe de administrare public, precum i cu persoanele fizice i juridice. nregistrarea problemelor, chestiunilor aferente activitii curente se efectueaz n Registrul problemelor discutate la adunrile importante, Registru notelor de serviciu de nivel intern.

26.

Bugetele reprezint un instrument al controlului intern i: 1) servesc la planificarea activitilor i surselor corespunztoare de finanare, pentru controlul i analiza executrii bugetelor; 2) contribuie la mbuntirea gestionrii i coordonrii activitii; 3)se realizeaz n baza Politici de bugetare a Organizaiei. 27. Factorii menionai determin structura general a politicii cu privire la sistemul de control intern al organizaiei. 28

E. Metodele de gestionare. Mijloacele de control 28. Directorul executiv va crea condiii necesare n care se va asigura maximal delimitarea funciilor critice(incompatibile), metodele de gestionare vor fi maximal de simple i clare (inteligibile), nu se vor contrazice i/sau dubla, periodic se vor revizui i rennoi, dup necesitate. Directorul executiv numete (aprob) prin ordin: managerii responsabili pentru controlul regulat a drilor de seama; procedurile elaborate, inclusiv, responsabilii, care s asigure transmiterea regulat i actualizat a informaiei veridice ctre conducere (stabilirea termenilor de executare a obligaiunilor contractuale, ordinelor i deciziilor, termeni i condiii de respectare a graficelor evenimentelor, regularitatea efecturii acestora, termenele prezentrii informaiilor i rapoartelor n contabilitate (managerului financiar) i conducerii, etc.); Mijloacele de control a SCI trebuie s asigure atingerea urmtoarelor scopuri: faptele (tranzaciile) economice nregistrate sunt fundamentate (argumentate); (aspectul valabilitii); toate faptele (tranzaciile) economice se efectueaz cu aprobarea (permisiunea) corespunztoare a conducerii, att n general, ct i n cazuri specifice (aspect de autorizare); toate faptele (tranzaciile) economice existente se nregistreaz n contabilitate/se reflect n rapoartele financiare (aspectul de exhaustivitate); toate faptele (tranzaciile) economice sunt evaluate n sume corecte, n mod adecvat (aspect de evaluare); toate faptele (tranzaciile) economice sunt corect clasificate i se nregistreaz n conturile contabile corespunztoare (aspect de clasificare); toate faptele (tranzaciile) economice se nregistreaz n perioada de timp respectiv, n conformitate cu politica de contabilitate a entitii i ofer posibilitatea de a ntocmi rapoarte financiare credibile (aspectul dimensiunii temporale) accesul la active este posibil doar cu aprobarea conducerii; corespunderea activelor nregistrate n contabilitatea cu activele efectiv disponibile este monitorizat i verificat de conducere la intervale de timp stabilite periodic, i, n cazul n care exist diferene (devieri) conducerea ia msurile corespunztoare.

29.

30.

F. Procedurile de control 31. SCI trebuie s conin urmtoarele proceduri de control: verificarea exactitii aritmetice a nregistrrilor; pregtirea, verificarea i aprobarea rezultatelor reconcilierilor; controlul ordinii de circulaie i de aprobare a documentelor i existena pe acestea a meniunilor managerilor responsabili privind autorizarea (permiterea) tranzaciei; controlul programelor aplicate din mediul sistemelor informatice computerizate, de exemplu, prin stabilirea controlului asupra: modificrilor n programele de calculator, accesului la fiierele (bazele) de date, 29

prelucrrii datelor;

efectuarea, n conformitate cu procedurile stabilite a inventarierii periodice; compararea rezultatelor inventarierii a numerarului n casierie, a formularelor cu regim special, titlurilor de valoare, bunurilor material, a creanelor i datoriilor, n scopul asigurrii conformitii disponibilitii (existenei) efective a elementelor inventar iate cu nregistrrile i datele din contabile; utilizarea n scopuri de control a informaiilor din surse din afara entitii, compararea datelor interne cu sursele externe a informaiilor; punerea n aplicare a msurilor care vizeaz limitarea accesului fizic a persoanelor neautorizate la activele organizaiei, la sistemul de perfectare a documentelor i de nregistrri n contabilitate; Studiul dinamicii indicatorilor economici, compararea indicatorilor planificai (bugetai) cu indicatorii real obinui i determinarea cauzelor diferenelor semnificative.

32.

Tehnicile de control elaborate de management asigur fiabilitatea (sigurana) operaiunilor efectuate, n special, sistemul de control intern trebuie s includ tehnici de control care s asigure: testarea indicatorilor economici, de performan i a etapelor de activitate; urmrirea i supravegherea circulaiei bunurilor n aflate posesie direct i a celor aflate la extrabilan (pstrare, folosin, posesie temporar a bunurilor care nu aparin organizaiei); urmrirea i supravegherea persoanelor (angajailor) cu rspundere material i financiar; urmrirea i supravegherea asupra utilizrii raionale a resurselor material i nemateriale; urmrirea i supravegherea activitilor de comunicare cu partenerii, beneficiarii i clienii: pstrarea imaginii organizaiei. Tehnici de baz ale controlului intern sunt: nelegerea clar i definirea responsabilitilor managerilor; controlul dreptului de acces la active; nivelul corespunztor de supravegere a muncii subalternilor; asigurarea autorizrii tuturor tranzaciilor; asigurarea reflectrii (nregistrrii) n termenii stabilii a tranzaciei n documentele, registrele i rapoartele corespunztoare; politicile, procedurile, tehnicile i instruciunile de activitate i de contol sunt documentate i se execut; repartizarea responsabilitilor (funciilor) critice (incompatibile); verificarea existenei fizice a activelor cu datele evidenei (petrecerea regulat inventarierii activelor). Pentru testarea tehnicilor CI se evalueaz urmtoarele aspecte: Exist documente justificative i dispoziii privind efectuarea operaiunilor; Exist graficul circulaiei documentaiei i a rapoartelor, sunt aprobate lista, termenele pregtirii, transmiterii, primirii, modelele, persoanele responsabile; Pe documentele, informaiile respective exist semntura de aprobare/control a conductorului ierarhic, a contabilului ef, a persoanelor cu care coninutul documentului terbuie s fie neaprat coordonat; 30

33.

34.

Exist lista aprobat de conductorul Organizaiei a modelelor semnturilor persoanelor mputernicite; Se efectueaz controlul periodic a calitii i oportOrganizaiei executrii documentelor; Exist instruciuni de serviciu detaliate, n baza crora este determinat formal i se documenteaz ordinea activitii i relaiilor de munc a colaboratorilor respectivi, inclusiv, funciile de planificare, organizare a activitii, monitorizarea, control, eviden i analiz a realizrii operaiunilor concrete ale organizaiei; Exist lista documentelor primare i justificative aprobate, sau a altor purttori de informaie, n care se reflect informaia, care confirm executarea de ctre colaboratorii respectivi a funciilor sale i starea realizrii etapelor respective ale activitii; exist ordinea documentat i aprobat a micrii documentelor sau altor purttori de informaie, ncepnd cu momentul apariiei lor i terminnd cu stadia arhivrii sau nimicirii; Calitatea informaiei, pregtite i prezentate de sistemul managerial, conform criteriilor: - necesitatea, care este caracterizat de calitatea coninutului i nivelului de utilizare a acesteea pentru luarea deciziilor n scopul conducerii; - suficiena, care se caracterizeaz prin plenitudine, descrierea cantitativ i calitativ a evenimentelor, faptelor, precum i nivelului de semnificaie a informaiei, ce depinde de posibilitatea aplicrii ei practice; - veridicitatea (confirmarea i certitudinea), care este determinat de sursa de obinere a informaiei, calitatea mijloacelor tehnice de msurare i control a acesteea, tehnologiei primirii, prelucrrii i pstrrii informaiei; - oportunitatea primirii informaiei informaia respectiv trebuie prezentat persoanelor, mputernicite s ia decizii, n termenii ct mai restrni. n cazul n care informaia vine cu ntrziere, ea i pierde sensul, valoarea, poate s intervin n rezultat pierderi semnificative din motivul c aceast informaie nu a fost pus la dispoziie la timp. Se efectueaz controlul periodic a corectitudinii oformrii documentelor justificative, primare i existena semnturilor de confirmare,verificare, aprobare, coordonare, consultare, control; Se efectueaz verificarea corectitudinii calculelor de ctre executorul principal i controlul ulterior; Se efectueaz verificri de ntmpinare a datelor , cifrelor circulante n diferite rapoarte, documente, informaii i la diferite niveluri,exist elaborate rapoarte de verificare, aprobate de pri, controlate; Se efctueaz verificri cu contabilitatea, direcia planificare; Se verific corectitudinea reflectrii datelor la conturile contabile respective , se verivic corespunderea documentelor acumulate i nregistrate cu nscrierile n registrele respective, se verific respectarea termenilor, regulilor de nregistrare, persoanele responsabile; Se verific respectarea consecutivitii nregistrrii operaiunilor i documenetelor aferente, a migraiei ulterioare a informaiei n documentele i rapoartele respective,ncheidu-se procesul cu nregistrrile n contabilitate; Se monitorizeaz executarea i devierea de la plan a indicilor activitii i de buget, se efectueaz compararea indicilor planificai cu indicii efectivi, se clarific motivele devierilor semnificative, informaia respectiv se aduce la cunotina conducerii.

G. Repartizarea funciilor i mputernicirilor 35. Repartizarea obligaiilor ntre colaboratori i competena funciilor este bazat pe strategia de activitate a Organizaiei, diagrama organizaional i este stabilit n fiele de 31

post, contractele de munc i de prestare a serviciilor ale colaboratorilor Organizaiei i prestatorilor de servicii, implicai n realizarea programelor/proiectelor. Procedurile indicate n p.1 asigur la un nivel mediu repartizarea responsabilitilor astfel, ca diferite persoane s rspund de: - nregistrarea activelor i pstrarea acestor register; - pstrarea fizic a activelor; - repartizarea activelor; - de autorizarea tranzaciilor cu activele. 37. Procedurile de repartizare a responsabilitilor sunt stabilite astfel, c nici o persoan intenionat sau neintenionat s nu aib posibilitate s ntre n posesia activelor, a face vreo declaraie fals n privina pasivelor, sau s nregistreze incorect operaiunile fr a fi depistate ulterior. 36. H. Eviden 38. 39. Contabilitatea este asigurat n cadrul Organizaiei i: este necesar pentru luarea deciziilor efective; se ine n funcie de sursele de finanare, direciile de activitate; se ine n corespundere cu regulamentele, instruciunile i standardele de contabilitate.

Sunt stabilite responsabiliti (n fiele de post, ordine i decizii, n contractele de munc i de prestri servicii) pentru ca s se asigure c Rapoartele Organizaiei: se ntocmesc la termenele stabilite, n mod consecvent; sunt simple i accesibile utilizatorilor, se ntocmesc n corespundere cu standardele de contabilitate; conin informaie exact, veridic, util i ampl.

40.

Politica financiar a Organizaiei, Politica de contabilitate, Politica de CI asigur condiii pentru: nregistrarea corect a operaiilor autorizate n contabilitate n perioada, n care acestea au avut loc, imposibilitatea nregistrrii operaiilor fictive; existena real a activelor i pasivelor nregistrate n contabilitate i alte registre; nregistrarea cotidian a operaiilor financiare i balansarea lor; verificarea aritmetic a datelor contabile nregistrate, pstrarea i verificarea soldurilor; verificarea conturilor i balanelor de verificare, verificarea documentelor contabile primare; ntiinarea conducerii despre erorile i inexactitile depistate; efectuarea controalelor curente i testrilor ulterioare n cazurile c nd registrele se pstreaz n sistemul automatizat de contabilitate; evidena strict a documentelor primare, n baza crora s-au efectuat nregistrrile n contabilitate i care demonstreaz sumele i autorizrile corespunztoare; c toate operaiunile efectuate sunt n plin msur i la timp reflectate n contabilitate. Obiectivele sistemului de contabilitate a Organizaiei includ: Politica de contabilitate i principiile fundamentale de inere a contabilitii; 32

41.

structura organizatoric a Organizaiei responsabile de contabilitate i ntocmirea situaiilor financiare sau condiii adecvate pentru exercitarea acestor funcii de ctre o persoan responsabil; responsabiliti i mputerniciri repartizate ntre angajaii implicai n inerea contabilitii i pregtirea rapoartelor financiare; un sistem organizat de formare, circulaie i pstrare a documentelor care reflect i justific faptele (tranzaciile) economice; un sistem de nregistrare a faptelor (tranzaciilor) economice n registrele contabile, forme i metode de generalizare a datelor nregistrate; proceduri pentru ntocmirea rapoartelor financiare periodice i veridice pe baza datelor contabile; utilizarea tehnologiilor informaionale n inerea contabilitii i pregtirii rapoartelor financiare; identificarea periodic a zonele critice n sistemul contabil, n cazul n care riscul de eroare sau denaturare a rapoartelor financiare este deosebit de mare; existena mijloacelor de control prevzute n anumite domenii ale sistemului de contabilitate.

42.

Sistemul de contabilitate al Organizaiei este elaborat astfel, pentru ca s se conformeze actelor normative n vigoare n domeniu i se consider eficace n cazul n care va rspunde urmtoarelor cerine: faptele economice (tranzaciile) se reflect n perioada n care au avut loc; faptele economice (tranzaciile) se reflect n sume corecte; faptele economice (tranzaciile) n mod corespunztor i n conformitate cu reglementrile n vigoare i politica de contabilitate se nregistreaz n conturi contabile; sunt nregistrate toate detaliile semnificative aferente tranzaciilor, care sunt eseniale pentru contabilitate i raportare; informaia contabil este protejat i este limitat posibilitatea de acces neautorizat la datele acesteia n scopuri de nelare sau fraud.

I. Permisiunea i autorizarea 43. Permisiunea este procesul de acceptare a unei propuneri de a efectua o tr anzacie, un fapt economic (de exemplu, semnarea deciziilor, ordinelor ect). Auotrizarea este procesul de aplicare a permisiunilor n practic (de exemplu, semnarea documentelor primare, care justific nemijlocit tranzacia, faptul economic efectuat). Repartizarea permisiunilor i autorizrilor n cadrul Organizaiei trebuie s asigure faptul, c toate responsabilitile sunt ndeplinite cu nvoirea i n corespundere cu mputernicirile i cu aprobarea conductorului. Se asigur implementarea unei politici n cadrul Organizaiei care prevede limitarea mputernicirilor (permisiunilor) generale i particulare i existena listei persoanelor responsabile pentru fiecare mputernicire (conform fielor de post, contractelor de munc i de prestare a serviciilor ale colaboratorilor Organizaiei i prestatorilor de servicii, implicai n realizarea programelor/proiectelor). n cazuri necesare pentru asigurarea respectrii maximale a cerinelor ,enionate se vor emite mputerniciri a conductorului executivului asupra mputernicirilor de nivel mai jos. Plile bneti sau alte operaii legate cu mputernicirile indicate mai sus sunt aprobate n corespundere cu aceste cerine.

44.

J. Protecia 33

45.

Politica SCI include existena i descrierea procedurilor de securitate i ms urile de acordare a responsabilitilor de pstrare a activelor persoanelor mputernicite, care s fie independeni de funciile contabilitii. Persoanele mputernicite limiteaz accesul direct i indirect la active. Protejarea activelor include proceduri privind: metodele de protecie a tuturor tipurilor de registre, inclusiv contabile; protecia fizic a activelor transportabile, de schimb, bneti; proceduri de securitate a activelor din numele clienilor sau altor persoane.

46.

Accesul la activele fizice/informaionale/intelectuale este limitat (prin procedurile i responsabilitile respective) i se permite numai executorului direct i de conducerea ierarhic respectiv. n scopul protejrii i controlului activelor: se efectueaz inventarierea periodic i de control a activelor, persoanele cu rspundere material sunt la curent; exist lista activelor i a informaiei care urmeaz a fi protejat de erori, furt, deteriorri, denaturri ect.; se utilizeaz parole pentru accesul la informaii i programe; accesul persoanelor nemputernicite este limitat la active, documente, registre i informaie,la datele din baza de date automatizat; n subdiviziune exist o politic de limitare a accesului i de protejare a activelor i informaiei. Exist proceduri concrete de limitarea a accesului i de control periodic a executrii acestor proceduri; toate documentele aplicate sunt consecutiv numerotate, codificate i nregistrate n registre speciale, cu indicarea datelor persoanei care le-a ntocmit, primit, nregistrat; pentru operaiunile critice, semnificative se practic cusutul copiilor documentelor n dosare separate.

K. Testarea 47. Organizaia va utiliza urmtoarele metode de testare: a existenei SCI existena metodelor care pot s asigure c: confirmarea tranzaciilor, faptelor economice, se petrece cu participarea (coordonarea) persoanei a treia; registrele contabile se verific regulat i oportun cu activele fizice, documentele i conturile corespunztoare care confirm dreptul de proprietate (de exemplu, ef ectuarea inventarierii n cazurile prevzute de legislaie); diferenele depistate n timpul verificrilor sunt determinate ca caracter i volum, sunt corectate cu permisiunea conducerii de nivelul corespunztor; exist explicaii autorizate la necoincidena datelor din balana la sfritul perioadei i nceputul perioadei ulterioare, care sunt comunicate conducerii de nivelul corespunztor. se asigur periodicitatea testrilor, care depinde de numrul i tipul operaiilor.

L. Evaluarea 48. n cadrul inventarierilor anuale i la momentul efecturii faptelor economice (intrarea/ieirea activelor, pasivelor, drepturilor) va fi revzut sau se va reevalua valoarea activelor, pasivelor a drepturilor i obligaiilor extrabilaniere.

34

M. Sisteme de control intern a datelor prelucrate automatizat 49. Managerul financiar este responsabil de: identificarea regulat i descrierea riscurilor ce pot interveni n cazul prelucrrii automatizate a datelor (de exemplu, accesul nelimitat la baza de date a persoanelor neautorizate, imperfeciunile programului aplicat, etc.); identificarea tipurilor de erori care pot aprea n cazul prelucrrii automatizate a datelor i descrierea procedurilor de nlturarea a acestora; asigurarea implementrii procedurilor pentru lucrul nentrerupt al si temelor automatizate; asigurarea msurilor ntru neadmiterea nesancionat la bazele de date; asigurarea ntroducerii sistemului de parole; limitarea accesului la bazele de date; elaborarea unor msuri ntru asigurarea pstrrii confidenialitii informaiei asigurarea pstrrii copiilor bazelor de date; elaborarea msurilor ntru neadmiterea modificrilor nesancionate n programele aplicate; asigurarea sancionrii i nregistrrii tuturor modificrilor n programele aplicate; implementarea noilor programe i procurarea tehnicii de calcul n baza planurilor i analizelor strategice. Testarea obligatorie din partea beneficiarului de program i nregistrarea acestor testri; existena procedurilor descrise de verificare i corectare a erorilor, elaborar ea procedurilor de verificare i confirmare a veridicitii datelor, telecomunicaiilor; identificarea riscurilor de efectuare a fraudelor n sistemele de prelucrare automatizat a datelor i elaborarea procedurilor ntru eliminarea sau minimizarea lor.

N. Controlul intern aferent cadrelor 50. 51. Personalul: se asigur evaluarea calitilor personale a candidailor n perioada angajrii la serviciu; cursuri i treninguri profesionale; sunt determinate clar rolurile i responsabilitile fiecrui angajat. Controlul intern aferent cadrelor va include urmtoarele proceduri: responsabilitile de control intern sunt repartizate i clar delimitate; controlul este efectuat de conductori sau de ctre persoanele cu drepturi respective; nivelul I de control: conducerea apeleaz la rezultatele controalelor externe; nivelul II de control personalul, n funciile cruia nu intr executarea nemijlocit a funciilor de control, dar n pofida necesitatii ei l execut (de exemplu oferul supravegheaz calitatea funcionrii automobilului); nivelul III de control personalul execut controlul asupra acelor funcii, pentru realizarea crora ei sunt responsabili (cadrele pentru calitatea lucrului n cadre, planificarea n cadrul funciilor realizate, ect.); nivelul IV de control personalul, n funciile crora ntr efectuarea controlului i gestionrii generale asupra proceselor de activitate respective (efii de departamente, direcii, secii); nivelul V de control personalul, n funciile crora ntr efectuarea nemijlocit a controlului (direciile de control, auditul intern).

O. Evaluarea riscului mijloacelor de control 35

52.

Evaluarea riscului mijloacelor de control

Riscul mijloacelor de control este determin de nivelul siguranei sistemului de control intern SCI. Acest risc depinde de faptul, n ce msur mijloacele de control existente i regulat/neregulat aplicate vor depista/nu vor depista la timp nclcrile, vor asigura/nu vor asigura nlturarea sau corectarea/necorectarea acestora, care sunt semnificative n particular i la general. n ce msur aplicarea mijloacelor de control intern vor asigura/nu vor asigura prevenirea apariiei erorilor i nclcrilor. Riscul mijloacelor de control este nalt, n cazul, n care sigurana general a mijloacelor de control este mic (joas). Riscul mijloacelor de control este mediu, n cazul, n care sigurana general a mijloacelor de control este medie. Riscul mijloacelor de control este mic, n cazul, n care sigurana general a mijloacelor de control este nalt.

P. Documentarea SCI 53. Documentele statutare (de constituire) i altele: Certificat de nregistrare de stat emis de Ministerul Justiiei RM (sau actul de constituire emis de organul administraiei publice locale); Extras din Registrul de stat al ONG-urilor; Statutul i/sau alte documente de constituire, nregistrate n modul corespunztor; Contract de asociere (ar putea fi un cazul crerii parteneriatelor n asociere); Certificatele (notificrile) de nregistrare n organul fiscal, Casa Naional De Asigurri Sociale i Compania Naional de Asigurri Medicale, emise de autoritile respective; Regulamentul cu privire la Comisia de revizie (de cenzori) (dac este prevzut n documentele de constituire), inclusiv, modelul raportului revizorului (cenzorului); Formatul raportului organului de conducere a (dac este prevzut n documentele de constituire); Informaii despre reedina organizaiei (inclusiv, contractul de locaiune sau de comodat, n cazul chiriei sau folosirii gratuite a localului). Procese-verbale (decizii) a organelor de conducere i executive: Procese-verbale sau decizii privind instituirea organizaiei; Procese-verbale sau decizii privind cu privire la alegerea sau numirea organelor de conducere ale organizaiei; Procese-verbale sau decizii privind chestiunile sau tranzaciile, care n temeiul statutului se refer la competena exclusiv a organului de conducere suprem (cum ar fi, de exemplu, stabilirea activitilor prioritare, efectuare tranzaciilor financiare n mrimea care depete limita stabilit .a.); Procese-verbale sau decizii ale organului de conducere i/sau organelor executive privind alte chestiuni, aferente activitii curente; Procese-verbale ale edinelor (reuniunilor) organului de control i revizie al organizaiei (Comisiei de revizie (de Cenzori), n cazul existenei unui astfel de organism); Procesele-verbale ale reuniunilor Consiliului de Administraie (n cazul existenei unui astfel de organism); 36

54.

Procesele-verbale de creare a unitilor (subdiviziunilor) structurale (de exemplu, nfiinarea de filialelor, sucursalelor sau birourilor de reprezenta al organizaiei) . Not: Informaiile despre subdiviziuni, filiale i birouri ale organizaiei trebuie s fie nregistrate n organele fiscale. Documente de eviden a membrilor organizaiei:

55.

Regulamentul pentru membrii organizaiei: Cererile persoanelor fizice i/sau juridice pentru admiterea n cal itate de membru al organizaiei; Cererile persoanelor fizice i/sau juridice pentru excluderea din membrii organizaiei; Procesul-verbal al organului de conducere al organizaiei autorizat (conform actelor de constituire) privind admiterea sau excluderea membrilor - persoane fizice i / sau persoane juridice; Modelul biletului (adeverinei) de membru al organizaiei (dac este prevzut n documentele de constituire); Procesul-verbal al organului de conducere al organizaiei (conform actelor de constituire) autorizat privind aprobarea mrimii cotizaiilor de intrare i de membru i termenelor de plat a lor. Ordine i dispoziii:

56.

Cu privire la aprobarea Bugetului Organizaiei; Cu privire la aprobarea Politicii de contabilitate; Cu privire la aprobarea Nomenclatorului formularelor tipizate ale documentelor de evifen primar (poate fi aprobat ca anex la Politica de contabilitate); Cu privire la aprobarea Nomenclatorului formularelor tipizate ale formularelor de eviden primar cu regim special (poate fi aprobat ca anex la Politica de contabilitate); Cu privire la aprobarea ordinii de circulaie a documentelor i a funciilor/persoa nelor responsabile pentru acestea (poate fi aprobat ca anex la Politica de contabilitate); Cu privire la aprobarea Ordinii i termenelor de efectuare a inventarierilor (inventarieri anuale, n legtur cu schimbarea persoanelor gestionare, a conductorulu i, n cazul pierderi, furtului, calamitilor naturale etc; alte aspecte legate de organizarea i efectuarea inventarierilor); Cu privire la aprobarea listei componenei comisiei de inventarierte; Cu privire la aprobarea listei persoanelor care autorizeaz tranzaciile financiare (inclusiv se aprob modelul semnturilor acestor persoane); Politica de sancionare a operaiunilor n cadrul organizaiei; Cu privire la efectuarea cheltuielilor de reprezentan; Cu privire la numirea n funcie a managerului financiar (contabilului ef) i responsabililor pe sectoarele contabilitii; Cu privire la numirea persoanelor cu rspundere material i ncheiearea contractelor respective; Cu privire la aprobarea componenei comisiei pentru primirea donaiilor, ajutorul ui umanitar, activelor materiale transmise de persoane fizice i juridice cu titlu gratuit; Cu privire la aprobarea componenei comisiei pentru evaluarea i eliberarea ctigurilor n cadrul concursurilor organizate; Cu privire la aprobarea componenei comisiei pentru efectuarea donaiilor; Cu privire la aprobarea comisiei pentru procurarea, evaluarea i nstrinarea mijloacelor fixe; 37

Cu privire la aprobarea componenei comisiilor de casare i trecere la cheltuieli a activelor consumate, utilizate, donate; Cu privire la aprobarea componenei comisiei pentru primirea i evaluarea donaiilor filantropice; Cu privire la aprobarea Normelele de consum a combustibilului, normele de parcurs si exploatare a anvelopelor pentru mijloacele de transport auto. Documente (de baz) aferente personalului:

57.

Regulamentul intern cu privire la gestionarea cu personalul; Statele de personal; Ordinul de aprobare a statelor de personal; Registrul de eviden a carnetelor de munc; Registrul de eviden a folilor (blanki) carnetelor de munc; Graficul concediilor; Ordine privind acordarea concediilor formularul MR-6; Contractele de munc cu personalul din cadrul organizaiei Obligaiunile de serviciu pentru fiecare post (funcie) conform statelor de persoanal; Ordine de ncadrare formularul MR-1; Ordine de transfer la alt munc formularul MR-5; Ordine de ncetare a contractului de munc- formularul MR-8; Ordine pe activitatea de baz; Cererile angajailor cu privire la acordarea concediului fr plat; Fia personal a salariatului- formularul R-2; Carnetele de munc; Contractele de rspundere material deplin; Registrul de nregistrare a ordinelor privind ativitatea curent; Registrul de eviden a ordinelor aferente personalului; Registrul de eviden a CIM; Tabele de pontaj- formularul R-13; Ordinul de numire n funcie a contabilului ef , n caz de absena n state a acestei funcii, ordinul privind atribuirea funciilor de inere a contabilitii conductorului organizaiei sau unei companii de audit (de xervicii contabile); Contractul de munc cu directorul organizaiei (din partea organizaiei se semneaz de un membru fondator sau membru al organului colectiv de conducere); Cu privire la executarea funciilor prin cumul; Stat de calcul i plat - formularul R-49 (stat de calcul, formularul MR-51); Borderouri de calcul a salariilor; Politici administrative (de exemplu, regulamentul intern, regulamentul de etic i comportament etc) i financiare; Registrul de eviden a controallelor inspecilor munciiFormularele tip izate pentru evdena i remunerarea muncii (aprobate de ctre Departamentul Statstic din RM); Ordin privind persoanele responsabile pentru evidena timpului de munc acordat n cadrul proiectelor, programelor; Cu privire la delegarea n deplasare (pentru calculul salariului mediu pe perioada deplasrii); Alte documente relevante (documente primare interne elaborate, care conin date necesare pentru evidena timpului i volumului de lucru al angajailor, conform politicii de salarizare stabilite n entitate i specificului activitii (borderoul lucrrilor ndeplinite, acte /rapoarte privind munca efectuat primit de ctre persoana responsabil de 38

evden. La elaborarea documentelor primare interne urmeaz s fie respectate cerinele legii contabilitii fa de documentele primare). 58. Documente de drept civil: Contractele civile cu contractori, prestatorii de servicii i lucrri, acte privind recepionarea lucrrilor (prestarea serviciilor) aferente condiiilor contractuale ndeplinite (facturi de plat emisee de executori, atunci cnd este cazul, copia facturii fiscale sau a facturii cu regim special, n cazul prestrii serviciilor de ctre persoane guridice, Acte de achiziie a serviciilor si/sau de achiziie a bunurilor de la persoane fizi ce- formulare u regim special); Contractele pentru munca n baz de voluntariat; Contracte de locaiune a localurilor (inclusiv, acte de recepionare a serviciilor, facturi fiscale sau facturi de la persoanele juridice, Acte de achiziie a servicilor formulare tipizate de documente cu regim special, n cazul chiriei de la persoane fizice); Contracte de locaiune a transportului auto (inclusiv, acte de recepionare a serviciilor, facturi fiscale sau facturi de la persoanele juridice, Acte de achiziie a servicilor formulare tipizate de documente cu regim special, n cazul chiriei de la persoane fizice. Alte documente de drept civil. Documente cu privire la procedurile de achiziii Regulamentul intern cu privire la procedura de achiziii; Dosarul documentelor aferente licitaiilor organizate, inclusiv ofertele naintate i rspunsurile primite, analizele i evalurile pieii de preuri; Extrase din Contractele de grant privind condiiile achiziiilor de mrfuri i servicii; Acceptul n scris al finanatorilor privind aprobarea furnizorilor selectai; Contractele civile cu furnizorii, prestatorii de servicii; Actele de recepionare a serviciilor/lucrrilor; Factura fiscal sau factura (pentru nepltitorii de TVA) care confirm procurarea activelor/serviciilo/lucrrilor; Dispoziiile de plat, extrase din cont, care confirm achitarea activelor achiziionate; Deconturi de avans cu anexarea documentelor care justific procurarea i achitarea activelor (n cazul procurrilor prin intermediul titularilor de avans); Formularele tipizate interdepartamentale tipizate pentru evidena mijloacelor fixe, n care sunt nregistrate mijloacele fixe achiziionate (aprobate prin Hotrrea Departamentului de Statistic al RM nr.8 din 12.04.95): - MF-1 Proces-verbal (bon) de primire predare (micare) a mijloacelor fixe, - MF-2 Proces-verbal de recepie predare a obiectelor reparate, reconstruite, modernizate, - MF-3 Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe, - MF-4 Proces-verbal de casare a mijloacelor de transport auto, - MF-6 Fia de eviden a mijloacelor fixe, - MF-7 Lista fielor mijloacelor fixe, - MF-8 Fia de eviden a micrii mijloacelor fixe, - MF-9 Inventar de mijloace fixe; Alte documente relevante procesului de achiziii. Politica de contabilitate i Registrele contabile

59.

60.

39

Politica de contabilitate, aprobat de organul de conducere (se elaboreaz de sine stttor, n baza prevederilor Legii contabilitii i standardelor de contabilitate); Nomenclatorul registrelor contabile, aprobate prin Politica de contabilitate; Modelul (structura) registrelor contabile aplicate n organizaie, aprobate prin Politica de contabilitate (se elaboreaz de sine stttor, pornind de la necesitile informaionale ale entitii, inndu-se cont de normele metodologice i cerinele Legii contabilitii, incl usiv elementele obligatorii a registrelor contabile). Documente justficative Formulare tipizate ale documentelor de eviden primar (pentru evidena operaiunilor cu activele organizaiei, inclusiv, salarizarea personalului): - de eviden a utilajului pentru montare, - de eviden a mijloacelor fixe, - de eviden a obiectelor de mic valoare i scurt durat, - de eviden a mrfurilor, altor valori material, - de eviden a lucrului transportului auto, - de eviden a operaiunilor de cas, - de eviden a muncii i remunerrii acesteia, - de eviden a organizrii i rezultatelor inventarierii; Formulare tipizate ale documentelor de eviden primar cu regim special (pentru evidena operaiunilor cu activele organizaiei, inclusiv, salarizarea personalului): - de eviden a procurrilor, - de evden a foilor de parcurs; Acte /procese verbale de casare/trecere la cheltuieli a activelor utilizate, consumate, donate, nstrinate ; Graficul circulaiei documentelor primare.

61.

Q. Funciile de baz ale managerilor i responsabilitile n cadrul SCI, inclusiv, pentru asigurarea informaiilor financiar-contabile calitative sunt: elaborarea Regulamentelor i politicilor interne (statutul, politica cadrelor, salarizrii, politica de protejare a activelor organizaiei, de evaluare a riscurilor, politica de contabilitate, politica desfurrii activitilor/msurilor cu destinaie special (proiecte, programe) care sunt legate cu misiunea organizaiei; asigurarea existenei i rotaiei n organizaie a documentelor primare care care justific faptele economice efectuate, a deciziilor (ordinelor, dispoziiilor, contractelor de munc, contractelor civile, fielor de post, tabellor de pontaj, actelor de recepionare a lucrrilor i serviciilor, documentelor justificative aferente procurrii i nstrinrii activelor, recepionarii serviciilor i lucrrilor, consumului activelor i servicilor, altor documente primare i contabile), a registrelor contabile, rapoartelor financiare, rapoartele conducerii, rapoartelor ctre diveri finanatori i donatori, altor raporte relevante; cunoaterea legislaiei relevante activitii i a domeniului de aplicare a acesteia; nelegerea legturii contabilitii cu legislaia fiscal; obligativitatea inerii contabilitii n corespundere cu cerinele Legii contabilitii; rspunderea pentru inerea contabilitii i raportarea financiar; elaborarea i aprobarea Politicii de contabilitate (reguli generale de contabilitate a elementelor patrimoniale, ciclul contabil, conturile contabile aplicate, registreale contabile, modul de corectare a erorilor contabile etc); asigurarea existenei documentelor primare, inclusiv, a documentelor cu regim special; efectuarea inventarierii patrimoniului, n modul stabilit de legislaie; 40

elaborarea rapoartelor financiare i ale conducerii (stabilirea mputernicirilor privind rspunderea pentru ntocmirea, semnarea rapoartelor); stabilirea, susinerea i dezvoltarea sistemul de control intern; pstrarea documentelor; rspunderea pentru nerespectarea legii contabiliti.

Efectuarea i monitorizarea controlului intern n cadrul ONG-urilor Managementul de vrf al ONG-ului se efectueaz controlul intern cotidian i primar al tranzaciilor i operaiunilor efectuate. Revizorul (comisia de revizie) poate fi responsabil pentru efectuarea monitorizrii controlului intern i pentru supravegherea asupra procedurilor de control intern aplicate.

Anexa 4. Politica de contabilitate

Structura politicii de contabilitate trebuie s cuprind urmtoarele compartimente principale: dispoziii generale; procedee contabile pentru care actele normative prevd diferite variante; procedee contabile elaborate de organizaie de sine stttor; anexe la politica de contabilitate.

4.1. Politica de contabilitate (model)

Hotrrea Consiliului director nr. 10 din 29 decembrie 201X Ordinul directorului executiv nr. 89 din 30 decembrie 201X Politica de contabilitate a asociaiei obteti X pe anul 201X 1. Dispoziii generale 1.1. (Date despre asociaie: denumirea, data i locul nregistrrii, organul care a nregistrat, adresa; obiectivele statutare, direciile principale de activitate). 1.2. Contabilitatea se ine de serviciul contabil (art. 13 alin. (3) lit. b) din Legea contabilitii): Variante la pct. 1.2: contabilitatea se ine de ctre o organizaie specializat sau o firm de audit n baz contractual; contabilitatea se ine de ctre o firm de audit n baz contractual; contabilitatea se ine de ctre conductorul organizaiei. 1.3. Rspunderea pentru inerea contabilitii i ntocmirea rapoartelor financiare revine directorului executiv al asociaiei (art. 13 alin. (1) din Legea contabilitii). Variant la pct. 1.3: rspunderea pentru inerea contabilitii i ntocmirea rapoartelor financiare revine organului executiv (direciei) al organizaiei. 1.4. Asociaia aplic sistemul contabil complet n partid dubl (art. 15 alin. (1) lit. c) din Legea con tabilitii). Variante la pct. 1.4: asociaia aplic sistemul contabil n partid simpl; asociaia aplic sistemul contabil simplificat n partid dubl. 1.5. Asociaia nregistreaz elementele contabile n baza contabilitii de angajamente (art. 17 alin. (2) din Legea contabilitii) Variant la pct. 1.5: asociaia nregistreaz elementele contabile (de exemplu, mijloacele cu destinaie special, cotizaiile membrilor etc.) n baza contabilitii de cas. 41

1.6. Faptele economice se perfecteaz prin formulare-tip de documente primare, precum i formulare elaborate de asociaie de sine stttor (art. 19 alin. (3) din Legea contabilitii) care snt prezentate n anexa 1 la prezenta Hotrre. 1.7. Documentele primare se ntocmesc pe suport de hrtie (art. 19 alin. (4) din Legea contabilitii).Variant la pct. 1.7: documentele primare se ntocmesc n form electronic. 1.8. Responsabilitatea pentru ntocmirea i semnarea documentelor primare o poart persoanele prevzute n anexa 2 la prezenta Hotrre (art. 19 alin. (11) din Legea contabilitii). 1.9. Documentele de cas, bancare i de decontare se semneaz de ctre directorul executiv i contabilulef al asociaiei (art. 19 alin. (12) din Legea contabilitii) Variant la pct. 1.9: documentele de cas, bancare i de decontare se semneaz unipersonal de directorul executiv al asociaiei. 1.10. Asociaia utilizeaz planul de conturi de lucru (anexa 3 la prezenta Hotrre) elaborat n baza Planului de conturi general, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanelor al Republicii Moldova nr. 174 din 25.12.1997. 1.11. Asociaia utilizeaz formularele registrelor contabile, elaborate de sine stttor (art. 23 alin. (2) din Legea contabilitii), care snt incluse n anexa 4 la prezenta Hotrre. 1.12. Registrele contabile se ntocmesc n form electronic (art. 23 alin. (5) din Legea contabilitii). Variant la pct. 1.12: registrele contabile se ntocmesc pe suport de hrtie . 1.13. Registrul contabil obligatoriu care servete drept baz pentru ntocmirea rapoartelor financia re este Cartea mare (art. 23 alin. (6) din Legea contabilitii). Variante la pct. 1.13: registrul contabil obligatoriu este balana de verificare; registrul contabil obligatoriu este registrul-jurnal de eviden a operaiunilor economice; registrul contabil obligatoriu este (de indicat denumirea altui registru centralizator care servete drept baz pentru ntocmirea rapoartelor financiare). 1.14. Rapoartele financiare se semneaz de ctre membrii direciei executive ai asociaiei (art. 36 alin. (1) lit. c) din Legea contabilitii).Variant la pct. 1.14: rapoartele financiare se semneaz de ctre directorul executiv i preedintele consiliului de supraveghere al asociaiei. 1.15. Inventarierea elementelor contabile se efectueaz n termenele prevzute n anexa 5 la prezenta Hotrre (art. 24 din Legea contabilitii). 1.16. Rspunderea pentru organizarea i aplicarea controlului intern o poart directorul executiv al asociaiei (art. 41 alin. (3) din Legea contabilitii). 1.17. Documentele contabile6 se pstreaz pe suport de hrtie (art. 43 alin. (1) din Legea contabilitii). Variant la pct. 1.17: documentele contabile primare se pstreaz n form electronic. 1.18. Perioada de gestiune coincide cu anul calendaristic (art. 32 alin. (1) din Legea contabilitii). 1.19. Asociaia aplic normele de consum al carburanilor i lubrifianilor i normele de parcurs i de exploatare a anvelopelor pentru mijloacele de transport auto elaborate n baza normelor aprobate prin Ordinele Ministerului Transporturilor i Gospodriei Drumurilor al Republicii Moldova nr. 172 din 09.12.2005 i nr. 124 din 29.07.2005 (anexele 6 i 7 la prezenta Hotrre). 2. Procedee contabile pentru care actele normative prevd diferite variante 2.1. Activele nemateriale i mijloacele fixe se reflect n bilanul contabil la valoarea de intrare diminuat cu suma amortizrii/uzurii acumulate ( 20 din S.N.C. 13, 29 din S.N.C.16). Variant la pct. 2.1: activele nemateriale i mijloacele fixe se reflect n bilanul contabil la valoarea reevaluat. 2.2. Amortizarea activelor nemateriale i uzura mijloacelor fixe se calculeaz prin metoda liniar ( 43 din S.N.C. 13, 47 din S.N.C. 16). Variante la pct. 2.2: amortizarea activelor nemateriale i uzura mijloacelor fixe se calculeaz prin metoda proporional cu volumul produselor (serviciilor); amortizarea activelor nemateriale i uzura mijloacelor fixe se calculeaz prin metoda soldului degresiv; uzura mijloacelor fixe se calculeaz prin metoda degresiv cu rat descresctoare7. 42

2.3. Contabilitatea stocurilor se ine n expresie cantitativ i valoric (art. 17 alin. (5) din Legea contabilitii). Variant la pct. 2.3: contabilitatea stocurilor se ine numai n expresie valoric. 2.4. Stocurile ieite (consumate, vndute etc.) se evalueaz la costul mediu ponderat ( 26 din S.N.C. 2). Variante la pct. 2.4: stocurile ieite se evalueaz prin metoda de identificare; stocurile ieite se evalueaz prin metoda FIFO; stocurile ieite se evalueaz prin metoda LIFO. 2.5. Cheltuielile i veniturile anticipate se deconteaz uniform n cursul perioadei la care acestea se atribuie ( 92 din Bazele conceptuale). Variante la pct. 2.5: cheltuielile i veniturile anticipate se deconteaz n baza volumului serviciilor prestate; cheltuielile i veniturile anticipate se deconteaz n baza (de indicat metoda concret aplicat de asociaie). 2.6. Veniturile din vnzri includ ncasrile din comercializarea produselor i prestarea serviciilor, iar costul vnzrilor costul acestor produse i servicii ( 68 din Bazele conceptuale). 2.7. Veniturile din prestarea serviciilor se recunosc dup finalizarea tranzaciei ( 20 din S.N.C. 18). Variant la pct. 2.9: veniturile din prestarea serviciilor se recunosc pe stadii distincte ale tranzaciei (procentajul ndeplinit). 2.8. Dobnzile aferente creditelor i mprumuturilor organizaiei se contabilizeaz n componena altor cheltuieli operaionale ( 9 din S.N.C. 23). 3. Procedee contabile elaborate de sine stttor (art. 16 alin. (4) din Legea contabilitii) 3.1. Fondurile asociaiei cuprind: a) fondul aferent activelor pe termen lung, b) fondul de autofinanare. 3.2. Finanrile i ncasrile cu destinaie special se deconteaz pe msura utilizrii la: a) fondurile organizaiei, uzura mijloacelor fixe se calculeaz prin metoda degresiv cu rat descresctoare7. 3.3. Contabilitatea stocurilor se ine n expresie cantitativ i valoric (art. 17 alin. (5) din Legea contabilitii). Variant la pct. 3.3: contabilitatea stocurilor se ine numai n expresie valoric. 3.4. Stocurile ieite (consumate, vndute etc.) se evalueaz la costul mediu ponderat ( 26 din S.N.C. 2). Variante la pct. 3.4: stocurile ieite se evalueaz prin metoda de identificare; stocurile ieite se evalueaz prin metoda FIFO; stocurile ieite se evalueaz prin metoda LIFO. 3.5. Cheltuielile i veniturile anticipate se deconteaz uniform n cursul perioadei la care acestea se atribuie ( 92 din Bazele conceptuale). Variante la pct. 3.5: cheltuielile i veniturile anticipate se deconteaz n baza volumului serviciilor prestat e; cheltuielile i veniturile anticipate se deconteaz n baza (de indicat metoda concret aplicat de asociaie). 3.6. Veniturile din vnzri includ ncasrile din comercializarea produselor i prestarea serviciilor, iar costul vnzrilor costul acestor produse i servicii ( 68 din Bazele conceptuale). 3.7. Veniturile din prestarea serviciilor se recunosc dup finalizarea tranzaciei ( 20 din S.N.C. 18). Variant la pct. 3.7: veniturile din prestarea serviciilor se recunosc pe stadii distincte ale tranzaciei (procentajul ndeplinit). 3.8. Dobnzile aferente creditelor i mprumuturilor organizaiei se contabilizeaz n componena altor cheltuieli operaionale ( 9 din S.N.C. 23). 4. Procedee contabile elaborate de sine stttor (art. 16 alin. (4) din Legea contabilitii) 4.1. Fondurile asociaiei cuprind: a) fondul aferent activelor pe termen lung, 43

b) fondul de autofinanare. 4.2. Finanrile i ncasrile cu destinaie special se deconteaz pe msura utilizrii la: a) fondurile organizaiei, b) venituri anticipate curente, c) venituri operaionale curente8. 4.3. Dobnzile aferente soldurilor mijloacelor cu destinaie special de pe conturile curente n valut naional i strin se reflect la majorarea finanrilor cu destinaie special respective. 4.4. Rezultatul din activitile economice se deconteaz la majorarea fondului de autofinanare a organizaiei. 4.5. Diferenele de curs favorabile i nefavorabile aferente mijloacelor cu destinaie special n valut strin se nregistreaz ca majorare sau diminuare a finanrilor i ncasrilor cu destinaie special. 4.6. Diferenele de sum se contabilizeaz n componena veniturilor i cheltuielilor curente. Anexe la Hotrrea cu privire la politicade contabilitate: Anexa 1 Documente primare elaborate de asociaie; Anexa 2 Lista persoanelor responsabile pentru ntocmirea i semnarea documentelor primare; Anexa 3 Planul de conturi de lucru;Anexa 4 Registre contabile elaborate de asociaie; Anexa 5 Obiectele i termenele de efectuare a inventarierii; Anexa 6 Normele de consum al carburanilor i lubrifianilor; Anexa 7 Normele de parcurs i exploatare a anvelopelor pentru mijloacele de transport auto. Modelul politicii de contabilitate prezentat mai sus conine doar unele variante de eviden a elementelor contabile. La elaborarea politicii de contabilitate proprii organizaia trebuie s ia n considerare toate aspectele organizaionale i metodice aferente inerii contabilitii financiare i de gesti une. Politica de contabilitate a organizaiilor necomerciale mari poate include, dup caz, i un compartiment suplimentar Procedee interne privind contabilitatea de gestiune.

Anexa 5. Obligativitatea inerii contabilitii

n practic se ntlnesc cazuri cnd managerii (conductorii) ONG-ului consider inoportun organizarea i inerea contabilitii, ntocmirea i prezentarea rapoartelor financiare organelor abilitate. Referitor la aceast opinie greit vom meniona c obligativitatea organizrii i inerii contabilitii elementelor patrimoniale reiese din prevederile art. 17 (alin. (1) din Legea contabilitii, potrivit cruia deinerea de ctre entitate a activelor cu orice titlu, nregistrarea surselor de provenien a acestora i a faptelor economice fr documentarea i reflectarea acestora n contabilitate se interzic. n conformitate cu art. 2 din Legea contabilitii ONG-ul reprezint o entitate care este obligat s in contabilitatea, indiferent de tipul acestea1. Astfel, ONG-ul trebuie s: elaboreze i s aplice politica de contabilitate proprie; utilizeze unul din sistemele contabile n conformitate cu criteriile stabilite n art. 15 din Legea contabilitii; efectueze toate etapele ciclului contabil (art. 18 din Legea contabilitii).

Contabilului-ef (efului serviciului contabil) i se interzice s primeasc spre executare documente privind faptele economice ce contravin actelor legislative i normative, informnd despre aceasta n scris conductorul entitii. Astfel de documente se primesc spre executare numai cu indicaiile suplimentare n scris ale conductorului entitii cruia, ulterior, i revine rspunderea pentru aceasta. (Legea contabilitii nr. 113-XVI din 27.04.2007, art. 19).

44

n cazul schimbrii contabilului sau a persoanei responsabile pentru inerea contabilitii, se ntocmete un Proces-verbal (act) de primire-predare a documentelor financiar contabile). Ca baz poate fi folosit o form liber a actulu, deoarece nu exist un model aprobat oficial prin act normativ. n actul respectiv se indic data i locul efecturii transmiterii-prelurii documentelor Cea mai simpl form de act este o list a dosarelor cu documentele financiar contabile primite de contabilul nou. Cu toate acestea, n opinia noastr, acest lucru nu este suficient pentru continuarea lucrrilor de contabilitate, deoarece exist riscul identificrii n viitor, n procesul de lucru, a lipsei unor document cu informaii financiar-contabile semnificative. Informaia inclus n act trebuie s fie relevant situaiei, codiiilor i volumului de activiti a organizaiei

Anexa 6. Sisteme de inere a contabilitii

Legea contabilitii (art. 15) prevede urmtoarele sisteme contabile: - n partid simpl; - simplificat n partid dubl; - complet n partid dubl. Alegerea sistemului contabil este deosebit de important pentru ONG datorit faptului c acesta: identific standardele de contabilitate care urmeaz a fi aplicate i, care, la r ndul sau, stabilesc structura rapoartelor financiare, criteriile de recunoatere i regulile de evaluare a elementelor contabile (art. 4 din Legea contabilitii); determin condiiile i modul de aplicare Planului de conturi contabile (art. 22 din Legea contabilitii); stabilete obligativitatea sau scutirea de ntocmirea i prezentarea rapoartelor financiare (art. 15 i 33 din Legea contabilitii); condiioneaz nomenclatorul i structura registrelor contabile aplicate de organizaie; influeneaz volumul de lucru contabil; asigur obinerea informaiilor care servesc drept baz pentru determinarea obligaiunilor fiscale.

6.1. Modalitatea de aplicare a sistemului contabil n partid simpl

n funcie de particularitile activitii n cadrul sistemului n partid simpl, pentru ONG pot fi recomandate urmtoarele registre contabile principale: 1) 2) 3) 4) Registrul de eviden a mijloacelor cu destinaie special; ( model 1) Registrul de eviden a veniturilor i cheltuielilor; (model 2) Registrul de eviden a activelor; (model 3) Registrul de eviden a decontrilor cu creditorii i debitorii.

Formularele registrelor 1 i 3 nu sunt stabilite n mod centralizat i trebuie s fie elaborate de ctre fiecare ONG de sine stttor, iar registrele 2 i 4 sunt prevzute de S.N.C. 62, dar urmeaz s fie adaptate la specificul ONG. Registrele sus-menionate pot fi deschise pe fiecare lun, trimestru sau anul de gestiune n ntregime i se semneaz de ctre conductorul organizaiei i contabilul -ef (persoana responsabil de inerea contabilitii). Sistemul contabil simplificat are dou variante: 1) n baza Registrului-jurnal de eviden a operaiunilor economice; 2) cu utilizarea Borderourilor de eviden a operaiunilor economice pe conturi (grupe de conturi) contabile. 45

Indiferent de varianta aplicat a sistemului contabil simplificat, ONG-ul este obligat s ntocmeasc rapoarte financiare simplificate care, conform art. 33 alin. (3) din Legea contabilitii, cuprind bilanul contabil, raportul de profit i pierdere i notele explicative

46

Model 1
Asociaia obteasc X Registrul de eviden a mijloacelor cu destinaie special pe luna_____ 201X (n lei)

Data

Denumirea i numrul documentului 2

Nr. crt. 3

Coninutul operaiunii

Casa ncasri pli 5 6

Conturi curente ncasri pli 7 8

Creane Active primite/ utilizate 9 10

Sursa de finanare 11

Modul de ntocmire a Registrului de eviden a mijloacelor cu destinaie special. n col. 1 Data se indic data, luna i anul operaiunii economice. n col. 2 Denumirea i numrul documentului se reflect denumirea i numrul documentului, n baza cruia s-a efectuat nregistrarea operaiunii economice. n col. 7 Se reflect ncasrile mijloacelor cu destinaie special n conturile curente n valut strin i/sau naional. Mijloacele valutare pot fi menionate cu simbolul V i se reflect concomitent n valut strin i echivalentul acesteia calculat n valut naional, conform cursului valutar la data efecturii operaiunii. Tot n aceast coloan se reflect i diferena de curs favorabil (n valut naional) aferent soldului mijloacelor cu destinaie special, nregistrat conform extraselor de cont. La contul bancar n moned naional se nregistreaz mijloacele convertate i transferate de la contul curent n valut strin, precum i mijloacele cu destinaie special primite de organizaie n valut naional. La nceputul i sfritul fiecrei perioade (an) se calculeaz soldul mijloacelor bneti la conturile n valut strin i/sau n moned naional prin relaia: soldul la nceputul perioadei de n col. 3 Se nscrie numrul de ordine a operaiunii economice. n col. 4 n ordine cronologic prin metoda poziional (pe fiecare rnd), n baza documentelor justificative, se nregistreaz i se descrie coninutul fiecrei operaiuni economice. n col. 5 Se nregistreaz numerarul ncasat n casieria organizaiei pentru realizarea msurilor speciale. n col. 6 Se indic plile n numerar efectuate din casieria organizaiei. gestiune + ncasrile n conturi pe perioad plile din conturi pe perioad. Soldul mijloacelor bneti n conturile curente nu poate fi negativ. n cazul existenei concomitente a mai multor proiecte (programe) cu destinaie special i n scopul transparenei operaiunilor organizaia trebuie s asigure nregistrarea distinct a soldurilor aferente acestor proiecte, programe. n col. 8 Se nregistreaz plile (ieirile) de mijloace cu destinaie special din conturile curente n valut strin i/sau naional. Ieirea mijloacelor din contul n valut strin are loc sub form de vnzare a valutei contra monedei naionale i a transferului acesteia la conturile curente n moned naional sau sub form transferurilor efectuate peste hotarele rii n cazul achitrii datoriilor fa de furnizorii strini pentru mrfurile i serviciile primite. n aceast coloan se nregistreaz de asemenea diferena de curs nefavorabil (n valut naional) aferent soldului mijloacelor cu destinaie special, nregistrat conform extraselor de cont. Plile (ieirile) mijloacelor bneti din conturile curente n valut naional se nregistreaz n cazul achitrii datoriilor fa de furnizori, buget, salariai, bnci, precum i la compensarea altor cheltuieli prevzute de planurile bugetare aferente msurilor cu destinaie special. n col. 9 Se reflect cu nregistrare obinuit suma avansurilor acordate i cu semnul -, adic ntre paranteze suma avansurilor decontate n cazul primirii bunurilor i serviciilor confirmate prin documente justificative. 47

n col. 10 Se nregistreaz valoarea activelor curente i pe termen lung intrate i cheltuielile de achiziie i de pregtirea acestora pentru utilizare dup destinaie, de exemplu , valoarea produselor alimentare procurate pentru participanii seminarului efectuate din contul mijloacelor cu destinaie special . n baza documentelor justificative (procese-verbale de casare, bonuri de consum i alte documente care justific transmiterea activelor unor categorii de beneficiari etc.) se nregistreaz activele consumate (transmise) cu semnul -, adic ntre paranteze. Activele se nregistreaz n baza documentelor justificative de procurare (factur fiscal, factur de expediie, act de donaie, act de transmitere-predare). Soldurile activelor organizaiei la nceputul i sfritul perioadei, precum i micare acestora (intrare-ieire) se reflect n Registrul activelor pe termen lung curente. n col. 11 Se indic tipul sursei de finanare a msurilor cu destinaie special (de exemplu, pentru mijloace de grant se indic numr ul grantului, pentru mijloace din fondul de autofinanare a organizaiei - FA), conform planului bugetar al organizaiei. La sfritul perioadei, dup nregistrarea tuturor operaiunilor efectuate, se calculeaz rulajul i soldurile indicatorilor din co loanele 6, 8, 10-12. Mrimea total a soldului mijloacelor cu destinaie special rmas pentru utilizare n perioada urmtoare trebuie s fie egal cu suma mijloacelor bneti reflectate n col. 6 i 8 ale registrului. Registrul de eviden a mijloacelor cu destinaie special se semneaz de ctre de conductorul organizaiei i persoana responsabil pentru inerea contabilitii. Datele din acest registru servesc drept baz pentru ntocmirea raportului cu privire la executarea planului bugetar al organizaiei necomerciale.

48

Model 2
Asociaia obteasc X Registrul de eviden a veniturilor i cheltuielilor pe luna___ 201X (n lei)

Data Denumirea i numrul Nr. documentului crt.

Coninutul operaiunii

2 Sold la 01.07.10 04.07 Cont de plat. Ordin de .2012 plat. Extras de cont.

3 1

4 nregistrarea avansului achitat pentru locaiune (oficiul organizaiei).

Conturi Crean Datorii Venitu Cheltu Active Sursa curente e ri ieli primite/ de utilizate finanncas pli ncasr pli are ri i 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 57 25900 4600 12900 x 8 000 8000 AE Casa

Not. La ndeplinirea registrului pot fi utilizate abreviaturi, de exemplu: AE activiti economice; CM cotizaii de membru; AV alte venituri statutare; ;DN donaii necondiionate. Modul de ntocmire a Registrului de eviden a veniturilor i cheltuielilor. n col. 1 Data, luna, anul se indic data, luna i anul cnd a fost efectuat tranzacia economic. n col. 2 Denumirea i numrul documentului se reflect denumirea i numrul documentului, n baza cruia s-a efectuat nregistrarea tranzaciei economice. n col. 3 se nscrie numrul de ordine al tranzaciei. n col. 4, n ordine cronologic prin metoda poziional (pe fiecare rnd), n baza fiecrui document justificativ, se nregistreaz i se descrie coninutul fiecrei tranzacii economice. n col. 5 se nregistreaz numerarul ncasat n casieria organizaiei din conturile curente. Tot aici se reflect i depunerile directe n cas ale fondatorilor i membrilor organizaiei, altor persoane tere. La sfritul fiecrei perioade de gestiune se determin soldul mijloacelor bneti n numerar prin relaia: soldul la nceputul perioadei de gestiune + ncasrile n numerar pe perioad plile n numerar pe perioad. Acest sold n numerar nu poate fi negativ. n col. 6 se nregistreaz plile n numerar efectuate din casa organizaiei. n col. 7 se nregistreaz intrrile de mijloace bneti la conturile curente n valut strin i/sau naional. Mijloacele intrate la conturile curente n valut strin se menioneaz cu simbolul V i se reflect concomitent n valut strin i echivalentul acesteia calculat n moned naional, n baza documentului n care se stabilete cursul tranzaciei, suma i alte condiii ale bncii deservente. Tot aici se reflect i diferena de curs favorabil, nregistrat conform extraselor de cont . La contul bancar n moned naional se nregistreaz mijloacele bneti ncasate n rezultatul activitilor economice i altor activiti statutare. La nceputul i sf ritul fiecrei perioade de gestiune se nregistreaz soldul mijloacelor bneti la conturile n valut strin i/sau n moned naional. El se calculeaz astfel: soldul la nceputul perioadei de gestiune + ncasrile n conturi plile din conturi. Soldul mijloacelor bneti n conturile curente bancare nu poate fi negativ. n col. 8 se nregistreaz ieirile de mijloace bneti din contul n valut strin i/sau moned naional. Ieirea mijloacelor din contul n valut strin are loc sub form de vnzare a valutei contra monedei naionale i a transferului acesteia la contul curent n moned naional sau sub form transferurilor efectuate peste hotarele rii n cazul achitrii datoriilor 49

pentru mrfurile i serviciile primite de la furnizorii din strintate. Tot aici se nregistreaz diferena de curs nefavorabil (n moned naional) aferent soldului mijloacelor bneti la contul valutar, nregistrat conform extraselor de cont. Ieirea mijloacelor bneti din contul curent n moned naional se nregistreaz n cazul achitrii datoriilor ctre furnizorii de mrfuri, lucrri i servicii, datoriilor fa de buget privind impozitele i taxele calculate, datoriilor fa de salariaii organizaiei, comisioanelor bancare, altor cheltuieli aferente activitii statutare. n col. 9 se nregistreaz suma avansurilor pltite furnizorilor de mrfuri, lucrri i servicii. (ex., tranz.1 din Registrul model). La momentul primirii mrfurilor, lucrrilor, serviciilor, n baza documentelor justificative, cu semnul - se nregistreaz stingerea avansurilor pltite anterior. Tot aici se nregistreaz creanele calculate aferente produselor realizate, serviciilor prestate, lucrrilor efectuate, creanele aferente cotizaiilor de membru calculate. La momentul achitrii creanelor, suma achitat se nregistreaz cu semnul -. . n col. 10 se nregistreaz datoriile fa de furnizori aferente mrfurilor, lucrrilor, serviciilor primite, pentru care nc nu s -au efectuat pli. Tot aici se nregistreaz datoriile necompensate fa de titularii de avans n baza rapoartelor prezentate de aceste privind cheltuielile efectuate. Avansurile de mijloace bneti primite de la clienii organizaiei se nregistreaz pe msura ncasrilor de la acetia. (ex., tranz.6 din Registrul model). Stingerea datoriilor fa de furnizrii de mrfuri, lucrri i servicii, fa de titularii de avans, precum i stingerea avansurilor primite de la clieni se nregistreaz concomitent cu achitarea acestora cu semnul - . n col. 11 se nregistreaz venitul operaional rezultat din activitile economice i alte venituri statutare, recunoscut n baza contabilitii d e angajamente. n col. 12 se nregistreaz cheltuielile aferente activitilor economice i altor activiti statutare, pe msura suportrii acestora. Tot aici se nregistreaz suma amortizrii/uzurii/epuizrii activelor pe termen lung, calculat pe perioada de gestiune. n col. 13 se nregistreaz activele achiziionate (sau primite cu titlu gratuit sub form de donaii necondiionate) de organizaie n perioada de gestiune. Activele se nregistreaz n baza documentelor justificative de procurare (factur fiscal, factur de expediie, act de donaie, act de transmitere -predare). Micarea activelor organizaiei (sold la nceputul perioadei intrri-ieiri-sold la sfritul perioade) se nregistreaz n Registrul activelor curente i pe termen lung. n col. 14 se indic tipul venitului ctigat (ncasat) i a cheltuielilor aferente. La sfritul perioadei de gestiune, dup generalizarea tuturor tranzaciilor efectuate, se calculeaz totalul pe perioada dat i soldurile indicatorilor din coloanele 5,7, 9-13. Rezultat financiar se determin ca diferen ntre veniturile (col. 11) i cheltuielile (col. 12) nregistrate n perioada de gestiune.

50

Model 3
Registrul de eviden a activelor pe termen lung i curente pe trimestrul _____ al anului 201X (in lei) Ieiri n perioada de gestiune cantit Suma . (lei) 13 14 15 valoarea contab. curenta 18 51 uzura/ amortiz. acumulata. 17 Data procurrii uzura/ amortiz. anuala 16 Sold la sfritul perioade i de gestiune Suma (lei) 1 Sold 2 3 total la 31.12.2009, inclusiv: 4 5

un/masur

Nr. nr.tr. Intr. Denumirea activului . act.

docum./

Data ie.

doc. ieire

sursa proc. cantit 7 8

val.intr suma/ nr.ref./int . r. val.uz. 9 10 11

destinaia 12

mijloace fixe OMVSD materiale active transferabile

Modul de ntocmire a Registrului de eviden a activelor pe termen lung i curente. n col. 1 se nscrie numrul de ordine al tranzaciei economice efectuate cu activele (cumulativ, de la nceputul anului). n col. 2 se nscrie numrul de ordine al activului intrat. n col. 3 se indic denumirea activului intrat (mijloacelor fixe i activelor nemateriale, a obiectelor de mic valoare i scurt durat, materia lelor, activelor transferabile, altor active) aflate n proprietatea organizaiei. n acest borderou pot fi nregistrate i activele primite cu titlu gratuit, destinate repartizrii gratuite unor categorii de beneficiari. n col. 4 se indic unitatea de msur a activului intrat. n col. 5 se totalizeaz i se indic soldul activelor la sfritul perioadei de gestiune (suma n lei) , clasificat pe tipuri de active. n col. 6 se indic data i luna primirii activului, conform documentelor justificative.

durata exploatrii

Intrari n perioada de gestiune

n col. 7 se nscrie documentul, n baza cruia s-a efectuat nregistrarea i sursa de procurare (din contul grantului, donaiei, sau din contul surselor de autofinanare, etc., indicndu-se, dup caz, numrul concret al grantului, proiectului); n col. 8, 9 i 10 se indic cantitatea, preul i suma total (n lei) a activelor intrate; n col. 11 se indic data ieirii activului din evidena organizaiei i se face referin la numrul de intrare a acestuia; n col. 12 se indic documentul de ieire a activului i destinaia utilizrii acestuia (motivul casrii, ieirii) n col. 13-14 se indic cantitatea i suma activelor ieite. Valoarea activelor curente ieite n rezultatul utilizrii lor n cadrul realizrii msurilor cu destinaie special, activitii curente, sau n scopul vnzrii, donaiei etc. poate fi evaluat aplicnd metodele recomandabile n condiiile contabilitii n partid simpl: metoda de identificare i metoda costului mediu ponderat. Definiiile acestor metode i exemple de calculare a valorii de ieire sunt descrise n p.29 din S.N.C.62; n col. 15 se indic numrul de ani planificai pentru exploatarea mijloacelor fixe sau a activelor nemateriale. Pentru obiectele de mic valoare i scurt durat aceast coloan nu se completeaz; n col. 16 se indic suma anual a uzurii mijloacelor fixe sau a amortizrii activelor nemateriale, calculat reieind din durata exploatrii activului; n col. 17 se indic suma uzurii/amortizrii acumulate n perioada de gestiune ; n col. 18 se indic valoarea contabil curent , care se determin ca valoarea de intrare a mijloacelor fixe sau a activel or nemateriale diminuat cu suma uzurii/amortizrii acumulate; Operaiunile de reevaluare, reparaii capitale etc., se vor nregistra n borderou ca tranzacie economic cu nscriere ntr-un rnd separat. Valoarea calculat n borderou a uzurii mijloacelor fixe i activelor nemateriale procurate din contul mijloacelor cu destinaie special se va nregistra doar n scopul urmririi termenului de exploatare a acestora i determinrii momentului scoaterii din uz. Valoarea de intrare a acestora se va deconta la cheltuieli n momentul achitrii i primirii lor. n cazul mijloacelor fixe i activelor nemateriale procurate din contul surselor de autofinanare, suma uzurii/amortizrii calculate se va raporta la cheltuieli per iodic pe parcursul duratei de exploatare a acestora, cu nscriere concomitent a aceste operaiuni n Registrul de eviden a veniturilor i cheltuielilor rezultate din activiti economice i din alte activiti statutar.

52

6.2. Modalitatea de aplicare a sistemului contabil simplificat n partid dubl

Sistemul contabil simplificat are dou variante: 1) n baza Registrului-jurnal de eviden a operaiunilor economice; 2) cu utilizarea Borderourilor de eviden a operaiunilor economice pe conturi (grupe de conturi) contabile. Modelele acestor registre se conin n S.N.C. 4 Particularitile contabilitii la ntreprinderile micului business (http://www.minfin.md/ro/actnorm/contabil/standarts) Indiferent de varianta aplicat a sistemului contabil simplificat, ONG-ul este obligat s ntocmeasc rapoarte financiare simplificate care, conform art. 33 alin. (3) din Legea contabilitii, cuprind bilanul contabil, raportul de profit i pierdere i notele explicative La aplicarea sistemului contabil complet ONG-ul trebuie s efectueze toate etapele ciclului contabil (Articolul 18 din Legea contabilitii): - ntocmirea documentelor primare i centralizatoare; - evaluarea i recunoaterea elementelor contabile; - reflectarea informaiilor n conturile contabile; - ntocmirea registrelor contabile; - inventarierea elementelor contabile; - ntocmirea balanei de verificare, a Crii mari i a rapoartelor financiare (art. 18 din Legea contabilitii).

Anexa 7. Nomenclatorul conturilor contabile

Nomenclatorul conturilor sintetice i subconturilor recomandate pentru evidena veniturilor i cheltuielilor ONG

Nr. crt. 1 1.

Codul i denumirea contului sintetic 2 611 Venituri din vnzri

Codul i denumirea subcontului recomandat 3 6111 Venituri din activiti economice statutare 6121 Venituri aferente mijloacelor cu destinaie special utilizate 6122 Venituri aferente altor activiti statutare 6123 Venituri din contribuiile fondatorilor i membrilor organizaiei 7111 Cheltuieli aferente activitilor economice statutare 7131 Cheltuieli cu personalul 7132 Cheltuieli de locaiune i ntreinere a oficiului 7133 Cheltuieli privind deplasrile 7141 Cheltuieli aferente mijloacelor cu destinaie special utilizate 7142 Cheltuieli aferente altor activiti statutare

2.

612 Alte venituri operaionale

3.

711 Costul vnzrilor 713 Cheltuieli generale i administrative** 714 Alte cheltuieli operaionale

4.

5.

Nomenclatorul conturilor sintetice i a subconturilor de eviden a veniturilor i cheltuielilor, prezentat n tabel, are un caracter de recomandare. n planul de conturi de lucru ONG poate s prevad i alte conturi 53

sintetice i subconturi, de exemplu, pentru evidena veniturilor i cheltuielilor din activitatea de investiii i/sau financiar pot fi aplicate respectiv conturile 621 i 721 i/sau 622 i 722. Deseori ONG sunt impuse s repartizeze cheltuielile administrative i de ntreinere a organizaiei ntre diferite surse de finanare. n aa cazuri este relevant a deschide n planul de conturi de lucru un cont de regularizare a cheltuielilor, pe care se vor acumula cheltuielile supuse repartizrii ulterioare. Periodic, acest cont se va nchide, iar soldul acestuia se va deconta la cheltuielile aferente anumitor proiecte, programe, fiind distribuite i acoperite din contul surselor, care finaneaz activitile respective. n politica de contabilitate trebuie s fie descris metoda sau baza de repartizare a cheltuielilor administrative i de ntreinere a organizaiei ntre diferite surse de finanare, n conformitate cu specificul activitii i tipul surselor de finanare.

Anexa 8. Raportarea financiar conform legislaiei

ONG-urile ntocmesc i prezint rapoarte financiare pentru perioada de gestiune care este anul calendaristic (cuprinde perioada de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie), cu excepia cazurilor de reorganizare i lichidare a entitii. n cazul nregistrrii ONG-ului, prima perioad de gestiune se consider perioada de la data nregistrrii de stat pn la 31 decembrie al aceluiai an calendaristic. n cazul n care nregistrarea de stat a entitii are loc dup 1 octombrie, prima perioad de gestiune se va considera perioada de la data nregistrrii de stat pn la 31 decembrie al anului calendaristic ce urmeaz dup anul nregistrrii de stat. Data ntocmirii rapoartelor financiare este ultima zi calendaristic a perioadei de gestiune, cu excepia cazurilor de reorganizare i lichidare a entitii Rapoartele financiare se ntocmesc i se prezint de ONG care aplic sistemul simplificat (set de rapoarte simplificate) sau complet n partid dubl. Rapoartele financiare includ indicatorii activitii tuturor filialelor, reprezentanelor i subdiviziunilor interioare ale entitii, indiferent de locul amplasrii acestora. Rapoartele financiare se ntocmesc cu utilizarea datelor inventarierii pentru autentificarea existenei i strii activelor i datoriilor. Rapoartele financiare reflect valoarea elementelor aferente perioadelor de gestiune curent i precedent. Dac aceast valoare nu este comparabil, datele perioadei pre cedente vor fi ajustate. Absena comparabilitii i orice ajustare vor fi prezentate n notele explicative.

Cerine de raportare sunt prevzute n art.29, 32, 33, inclusiv, n cazul reorganizrii sau lichidrii n art.34-35 a Legii contabilitii 113/ 27.04.2007, ONG.

Anexa 9. Raportarea ctre finanatori

Responsabilitatea donatorului n cazul, n care ONG - Beneficiarul donaiilor (granturilor) ncalc legislaia n vigoare a Moldovei n procesul realizrii unui proiect Efectuarea serviciilor, producerea materialelor, procurarea i repartizarea activelor, alte operaiuni care se efectueaz de ctre Beneficiar n procesul realizrii proiectului i care vin n contradicie cu legislaia n vigoare, conduc la rspunderea integral a Beneficiarului n faa legii. n condiiile in care donatorii sunt pui la cunotin despre astfel de fapte, acetia au dreptul de a ntrerupe finanarea proiectelor, de reziliere unilaterala a contractelor (de grant, de exemplu) i nu poart nici o rspundere pentru nclcr ile legislaiei admise de ctre Beneficiar. n cazul n care Beneficiarul utilizeaz mijloacele donatorului pentru achitarea sanciunilor i amenzilor, acestea nu vor fi recunoscute ca cheltuieli predestinate (legate de activitatea statutar) i se vor supune impozitrii. Totodat, donatorul fa fi n drept s fac declaraii mass-media, despre astfel de fapte, n diferite forme (presa, TV, radio, internet, video, conferine de pres, alte modaliti).

54

Obligaia beneficiarului - ONG de a pregti rapoarte financiare finanatorilor, cu privire la realizarea proiectelor, programelor, altor msuri cu destinaie special? Organizaia este obligat s pregteasc rapoarte financiare aferente cheltuielilor efectuate n cadrul proiectelor, programelor, altor msuri cu destinaie special n toate cazurile, n care sunt utilizate mijloacele finanatorului i cerina de ntocmire a raportului respectiv este stipulat n contractele cu finanatorii. n cazul n care astfel de cerine nu exist, ONG trebuie s se conduc de prevederile politicilor i regulamentelor interne i este obligat s ntocmeasc doar rapoartele financiare, conform Legii contabilitii. Setul standard de rapoarte i documente solicitat de ctre finanatori - raportul financiar, aprobat (semnat) de ctre directorul de program (proiect), sau de ctre conductorul beneficiarului grantului i de ctre contabil, conform formularului -model i periodicitatea prezentrii stabilite de ctre finanator, - raportul de activitate narativ, conform formularului-model stabilit de ctre finanator, aprobat (semnat) de ctre directorul de program (proiect), sau de ctre conductorul beneficiarului grantului. Raportul financiar finanatorului se ntocmete n conformitate cu bugetul cheltuielilor de proiect aproba t concomitent cu semnarea contractelor, la care aceste bugete sunt anexe. n rapoartele narative se descrie situaia privind executarea de ctre beneficiar a angajamentelor contractuale fa de finanator, inclusiv, evenimentele petrecute, volumul serviciilor/lucrrilor, numrul i caracteristica participanilor n activitile desfurate, materialele care au rezultat din proiect etc .). Cerinele standarde pentru respectare de ctre beneficiarul mijloacelor de grant, asistenei tehnice sau altor finanri predestinate. Cerinele i condiiile aferente utilizrii mijloacelor oferite de diveri finanatori, sunt, de obicei, stipulate n contractele de grant, asisten tehnic, sau alte asemenea contracte i cuprind: respectarea legislaiei n vigoare a Moldovei, n procesul realizrii proiectelor i programelor, indiferent de sursa de finanare; inerea evidenei contabile a tuturor faptelor economice n general pe organizaie i n particular pe fiecare program, proiect, eveniment, asigurarea transparenei activitii, n particular, acordarea, n caz de necesitate a accesului nelimitat reprezentailor societii civile, beneficiarilor serviciilor, utilizatorilor informaiei, la documentele primare i contabile aferente, folosirea mijloacelor financiare i materiale oferite de ctre donatori i finanatori, a propriilor mijloace, strict conform destinaiei, n modul stabilit n contractul sau documentul respectiv i conform scopurilor statutare; cheltuirea mijloacelor financiare oferite n corespundere cu scopurile proiectului/programului, conform bugetului (devizul de cheltuieli) aprobat (acestea pot fi planul bugetar al ONG sau bugetul proiectului, anexat la contractul cu finanatorul); respectarea cerinelor i restriciilor specificate n contracte referitor la utilizarea mijloacelor acordate, precum i la produsele rezultate n urma desfurrii proiectului/programului finanat; n particular, respectarea condiiilor privind procurarea bunurilor/serviciilor, preul crora depete plafonul stabilit de ctre finanator (de exemplu, exist plafoane de pre, stabilite de ctre diferii finanatori, n mrime de 500 , 1000 , 10,000 etc ., uniti convenionale (exprimate n valut strin), n cazul crora bunurile se procur exclusiv pe baz de licitaie, conform Regulamentelor finanatorilor i/sau Regulamentelor interne ale ONG cu privire la achiziia bunurilor i serviciilor ale beneficiarilor mijloacelor speciale. n asemenea cazuri, p n la procurarea mrfurilor sau plata serviciilor preul crora depete limitele stabilite, beneficiarul 55

prezint finanatorului setul documentelor, care argumenteaz selectarea ofertei optimale. Acestea sunt: ofertele agenilor economici (de obicei, finanatorul solicit nu mai puin de trei oferte), examinate de ctre comisia intern a beneficiarului), cu indicarea adresei, telefonului, rechizitelor bancare ale ofertantului, data, semntura conductorului, amprenta tampilei); procesele verbale ale comisiei beneficiarului, n care sunt comparate i analizate ofertele i argument alegerea respectiv, existena n cadrul ONG a unui sistem de control intern, care asigur condiii pentru gestionarea eficient a mijloacelor financiare acordate i resurselor n ntregime; gestionarea mijloacelor financiare la conturi bancare separate; neutilizarea mijloacelor n alte scopuri dect cele prestabilite; neutilizarea fr acordul n scris al finanatorului a n alte scopuri dect cele prevzute n buget, neadmiterea transferului de mijloace de la o linie de cheltuieli a bugetului la alta, fr acordul finanatorului; coordonarea n scris cu finanatorul a cazurilor de modificare a bugetelor pe parcursul realizrii proiectelor (programelor); informarea finanatorilor, donatorilor, dup caz, despre schimbrile intervenite n statele de personal, nlocuirea persoanelor cheie, responsabile de realizarea activitilor finanate (direc torul de proiect, contabilul etc.), de asemenea , informarea n scris n cazul iniierii procedurii de lichidare sau reorganizare a ONG; respectarea termenilor (graficului) de realizare a activitilor finanate, precum i a termenilor de prezentarea a rapoartelor financiare i narative; depunerea la conturile bancare de depozit a mijloacelor temporar neutilizate numai cu anunarea i acordul n scris al finanatorului, folosirea n scopuri similare (stabilite de condiiile finanatorului pentru activitile finanate) a veniturilor rezultate din astfel de investiii, sau a altor venituri, rezultate din aciunile pentru realizarea activitilor finanate (proiecte/programe); respectarea cerinelor finanatorului referitor la cursul de schimb valutar, care trebuie aplicat la ntocmirea rapoartelor financiare, n caz dac finanatorul nu stabilete astfel de cerine, a prevede modalitatea de convertare a valutei n scopuri de raportare financiar n politica de contabilitate a ONG; ca regul de baz se ia cursul oficial al BNM la ziua transferului, pentru mijloacele care sunt transferate n lei moldoveneti, prin virament la contul bancar al beneficiarului,conform graficului tranelor; activitile realizate de ctre ONG din contul mijloacelor financiare ale donatorului, nu vor produce daune asupra mediului nconjurtor; prezentarea Raportului financiar i a Raportului narativ, se efectueaz conform formularelor modele, aprobate de ctre finanator, i cu anexarea documentelor justificative (ca regul, acestea sunt anexate la contract); n cazul n care finanatorul nu stabilete cerine pentru formatul rapoartelor financiare i narative, ONG elaboreaz astfel de modele standarde de sine stttor i le aprob la nivel de conducere (ca variant, ca anexe la Politica de contabilitate a ONG); asigurarea condiiilor de securitate i de folosire eficien a bunurilor procurate din contul mijloacelor acordate de ctre finanator (de exemplu, aprobarea persoanelor cu rspundere material pentru bunurile entitii, pstrarea bunurilor n ncperi dotate cu sistem de alarm, formarea copiilor de rezerv a bazei de date informaionale, inclusiv, finaciar -contabile, alte condiii ce asigur pstrarea cu siguran a bunurilor); respectarea condiiilor care asigur obinerea dreptului de proprietate asupra bunurilor procurate/create din contul mijloacelor finanatorului (deinerea documentelor justificative: facturi, facturi fiscale, acte de donaii, declaraii vamale etc.) sau alte condiii, care prevd dreptul de utilizare/posesie temporar, fr transmiterea dreptului de proprietate asupra bunurilor (contracte de grant, de locaiune, de comodat, alte documente); informarea beneficiarilor despre impactul fiscal, care reiese din beneficiile, donaiile, serviciile, alte cazuri de utilizare a mijloacelor financiare oferite, n particular n cazurile n care obligaiunile fiscale sunt n responsabilitatea exclusiv i deplin a beneficiarului; 56

condiiile de suspendare a finanrii activitilor de proiect al beneficiarului n cazul n care acesta nu respect condiiile finanatorului sau admite cazuri de nclcare grav a legislaiei Republicii Moldova, respectarea condiiei de neutilizare a mijloacelor acordate de ctre finanator n interesul fondatorilor, angajailor sau rudelor acestora.

La ncheierea contractelor (proiectelor, programelor) i prezentarea rapoartelor finale, finanatorul examineaz documentele prezentate de ctre beneficiar, evalueaz rezultatele activitii desfurate i respectarea condiiilor contractuale. n urma evalurilor efectuate, finanatorul poate s ia decizia de a prelungi sau a ntrerupe n viitor colaborarea cu beneficiarul respectiv. n cazul soldurilor de mijloace nefolosite de ctre beneficiar, acestea se vor restitui finanatorului sau se va solicita n scris acordul acestuia pentru lsarea lor n dispoziia beneficiarului i utilizarea ulterioar n alte scopuri statutare. n cazul nclcrilor grave a legislaiei sau condiiilor contractuale, finanatorul poate iniia rezilierea anticipat a contractelor de colaborare (de grant), a ntrerupe finanarea organizaiei beneficiar, precum, poate recurge i la msuri mai aspre, de exemplu, solicitarea ntoarcerii mijloacelor bneti i/sau a bunurilor procurate din contul acestor mijloace. Dac donaiile persoanelor fizice i juridice nu sunt condiionate, ONG trebuie s se conforme cerinelor legislaiei contabile i fiscale n vigoare, politicilor i regulamentelor interne, elaborate i aprobate n scopul asigurrii transparenei i eficienei activitilor desfurate, precum i n scopul asigurrii dezvoltrii durabile a organizaiei.

Anexa 10. Inventarierea

Formularele listelor de inventariere, proceselor-verbale, balanelor de verificare i a altor documente privind inventarierea sunt aprobate prin Ordinul comun al Departamentului Statistic i Sociologie nr. 15 din 18.02.2000 i Ministerului Finanelor nr. 24 din 21.02.2000. Aceste formulare sunt prezentate n anexele la Regulamentul privind inventarierea, au un caracter de recomandare i, n conformitate cu paragraful 118 din regulamentul specificat, pot fi adaptate i la cerinele ONG.

Recomandri la efectuarea inventarierii inventarierea ntregului patrimoniu se efectueaz n mod obligatoriu odat n an, nainte de ntocmirea rapoartelor financiare anuale, n scopul confirmrii soldurilor de active i datorii, nregistrate n bilanul ONG; inventarierea se efectueaz obligatoriu n cazul schimbrii conducerii, persoanelor cu rspundere material, precum i n cazul situaiilor extraordinare (incendiu, calamiti naturale, furt etc ., cnd are loc pierderea sau nimicirea activelor); pentru efectuarea inventarierii se formeaz i se aprob prin ordinul directorului ONG comisiile de inventariere (comisia central, scopul creia este organizarea general a procesului i comisiile locale, corespunztoare locurilor de pstrare a activelor i de nregistrare a datoriilor); la efectuarea inventarierii trebuie s fie prezeni toi membrii comisiei (se confirm prin semnturile membrilor comisiei respective n listele de inventariere i procesele verbale); nainte de inventariere gestionarii (persoanele cu rspundere material) trebuie s prezinte toate documentele de intrri i ieiri ale bunurilor i declaraiile de inventar; persoana gestionar trebuie s fie prezent n cazul verificrii efective a bunurilor; listele de inventariere nu trebuie s conin corectri nestipulate; persoanele strine nu li se permite n timpul pauzei acces la ncperile n care se efectueaz inventarierea, precum i la listele de inventariere, orice acces trebuie s fie limitat pn la sfritul inventarierii; informaia privind rezultatele inventarierii bunurilor trebuie reflectate n Nota explicativ la raportul financiar anual. 57

a) b) c) d) e) f) g) -

conform paragrafului 117 din Regulamentul privind inventarierea, ONG trebuie s dezvluie n Nota explicativ informaii cu privire la: confirmarea datelor reflectate n rapoartele financiare prin intermediul inventarierii; efectuarea total sau parial a inventarierii patrimoniului i indicarea gestiunilor care nu au fost inventariate; rezultatele inventarierii (plusurile i lipsurile finale, compensrile efectuate, valoarea bunurilor supuse perisabilitii naturale etc.); reflectarea rezultatelor inventarierii n contabilitate; msurile luate pentru recuperarea lipsurilor constatate; minusurile i plusurile constatate din vina persoanelor, modul de recuperare a prejudi ciului material (achitarea n numerar, reineri din salariu, prin judecat etc.); recuperarea de la persoanele vinovate n anul curent a sumelor aferente pierderilor rezultate din anii precedeni. rezultatele inventarierii se documenteaz n procesele verbale a comisiilor de inventariere, n care se semneaz toi membrii comisiei. termenele i condiiile de efectuare a inventarierilor se indic n Politica de contabilitate a ONG i se aprob de conducerea organizaiei.

Anexa 11. Contracte de munc i civile (modele) Model 1 Contractul individual de munc (tipizat)
CONTRACT INDIVIDUAL DE MUNC nr. _____ ____________201_ Chiinu

ONG n persoana Directorului executiv ______________________ numit n continuare ,,Angajator" i persoana fizic ________________________________________________ numit n continuare ,,Salariat", conducndu-se de prevederile articolelor 45 - 94 din Codul muncii, nr.154- XV din 28 martie 2003 au ncheiat prezentul contract individual de munc convenind asupra urmtoarelor: Titlul I DISPOZIII GENERALE. EXECUTAREA CONTRACTULUI 1.Contractul este ntocmit pe o durat nedeterminat (determinat). 2. Salariatul este agajat la lucru n calitate de ______________________________________________ 3. Locul de munc ____________________________________________________________________ 4. Perioada de prob (o lun) 5. Salariatul are dreptul: a) la ncheierea, modificarea, suspendarea i desfacerea prezentului contract, n modul stabilit de Codul muncii; b) la munc, conform clauselor contractului; c) la un loc de munc, n condiiile prevzute de standardele de stat privind organizarea, protecia i igiena muncii, de contractul colectiv de munca i de conveniile colective; d) la achitarea la timp i integral a salariului, n corespundere cu calificarea sa, cu complexitatea, cantitatea i calitatea lucrului efectuat; e) la odihn, asigurat prin stabilirea duratei normale a timpului de munc, prin reducerea timpului de munc pentru unele profesii i categorii de salariai, prin acordarea zilelor de repaus i de srbtoare nelucrtoare, a concediilor anuale pltite; 58

f) la informare deplin i veridic despre condiiile de munc i cerinele fa de protecia i igiena muncii la locul de munc; g) la adresare ctre angajator, patronate, sindicate, organele administraiei publice centrale i locale, h) organele dejurisdicie a muncii; i) la formare profesional, reciclare i perfecionare, n conformitate cu Codul muncii i cu alte acte normative; j) la libera asociere n sindicate, inclusiv la constituirea de organizaii sindicale i aderarea la acestea pentru aprarea drepturilor sale de munc, a libertilor i intereselor sale legitime; k) la participare n administrarea unitii, n conformitate cu Codul muncii i contractul colectiv de munc; l) la purtare de negocieri colective i ncheiere a contractului colectiv de munc i a conveniilor colective, prin reprezentanii si, la informare privind executarea contractelor i conveniilor respective; m) la aprare, prin metode neinterzise de lege, a drepturilor sale de munc, a libertilor i intereselor sale legitime; n) la soluionarea litigiilor individuale de munca i a conflictelor colective de munc, inclusiv dreptul la grev, n modul stabilit de Codul muncii i de alte acte normative; o) la repararea prejudicial material i a celui moral cauzat n legtur cu indeplinirea obligatiilor de munca, in modul stabilit de Codul muncii si de alte acte normative; p) la asigurarea social obiigatorie, n modul prevzut de legislaia n vigoare; 6. Salariatul se oblig: a) s-i ndeplineasc contiincios obligaiile de munc prevzute de prezentul contract; b) ndeplineasc normele de munc stabilite; c) s respecte regulamentul intern al unitii; d) s respecte disciplina muncii; e) s respecte cerinele de protecie i igiena a muncii; f) s manifeste o atitudine gospodreasca fa de bunurile angajatorului i ale altor salariai; g) s informeze ndat angajatorul sau conductorul nemijiocit despre orice situaie care prezint pericol pentru viaa i sntatea oamenilor sau pentru integritatea patrimoniului angajatorului; h) s ndeplineasc alte obligaiuni ___________________________________________ 7. Angajatorul are dreptul: a. s ncheie, s modifice, s suspende i s desfac prezentul contract cu salariatul n modul i n condiiile stabilite de Codul muncii i de alte acte normative; b. s cear salariatului ndeplinirea obligaiilor de munc i mani festarea unei atitudini gospodreti fa de bunurile angajatorului; c. s stimuleze salariatul pentru munca eficient i contiincioas; d. s trag salariatul la rspundere disciplinar i material n modul stabilit de Codul muncii i de alte acte normative; e. s emit acte normative la nivel de unitate; f. s creeze patronate pentru reprezentarea i aprarea intereselor sale i s adere la ele; g. la alte drepturi _________________________________________________________ 8. Angajatorul se oblig: a) s respecte legile i alte acte normative, clauzele contractului colectiv de munca i ale conveniilor colective; b) s respecte clauzele prezentului contract; 59

c) s aprobe anual statele de personal ale unitii; d) s acorde salariatului munca prevazut de prezentul contract; e) s asigure salariatului condiiile de munc corespunztoare cerinelor de protecie i igiena a muncii; f) s asigure salariatul cu utilaj, instrumente, documentaie tehnic i alte mijioace necesare pentru ndeplinirea obligaiilor lui de munca; g) s asigure o plat egala pentru o munca de valoare egal; h) s plateasca integral salariul n termenele stabilite de Codul muncii, de contractul colectiv de munc i de prezentul contract; i) s poarte negocieri colective i s ncheie contractul colectiv de munca n mod ul stabilit de Codul muncii; j) s furnizeze reprezentanilor salariailor informaia complet i veridic necesar ncheierei contractului colectiv de munca i controlului asupra ndeplinirii lui; k) s ndeplineasca la timp prescripiile organelor de stat de supraveghere i control, s plteasc amenzile aplicate pentru nclcarea actelor legislative i altor acte normative ce conin norme ale dreptului muncii; l) s examineze sesizrile salariatului i ale reprezentanilor lui privind nclcrile actelor legislative i ale altor acte normative ce conin norme ale dreptului muncii, sa ia masuri pentru inlaturarea lor, informind despre aceasta persoanele menionate n termenele stabilite de lege; m) s creeze condiii pentru participarea salariatului la administrarea unitii n modul stabilit de Codul muncii i de alte acte normative; n) s asigure salariatului condiiile social-sanitare necesare pentru ndeplinirea obligaiilor lui de munc; o) s efectueze asigurarea social obligatorie a salariatului n modul prevzut de legislaia n vigoare; p) s repare prejudiciul material i cel moral cauzat salariatului n legatur cu ndeplinirea obligaiilor de munc, n modul stabilit de Codul muncii i de alte acte normative; 9.Condiiile de retribuire a muncii salariatului____________________________________________________________________________ ________ (salariul funciei s-au salariul tarifar, suplimentele, sporurile, adaosurile, premiile, ajutorul material, compensaiile _____________________________________________________________________________________ _________ i alocaiile, inclusiv pentru munca prestat n condiii grele, vtmatoare i/sau periculoase, intensitatea muncii etc.) 10. Regimul de munc i de odihn____________________________________________________________ (durata normal sau redus a timpului de munca, tipul sptmnii de munc, durata zilnica a timpului de munc, timpul de munc parial, munca n schimburi, munca de noapte, dura ta repausului zilnic, durata repausului sptmnal etc.) 11. Durata concediului de odihn anual i condiiile de acordare a acestuia a) concediul de baza _________________________________________________ (durata) b) concediul suplimentar,_________________________________________________ (timpul, durata) 12. Prevederile contractului colectiv de munc i ale regulamentului intern al unitii referitoare condiiile de munc ale salariatului

la

60

(ce indic condiiile concrete de munc i sociale fa de funciile, specialitate, calificare, locul de munc etc.) 13. Condiiile de asigurare social__________________________________________________________________ (angajatorului i salariatului, mrimea contribuiei) 14. Condiiile de asigurare medical din partea angajatorului i salariatului, mrimea primelor etc.) _____________________________________________________________________________________ ________ 15. Cauze specifice (mobilitatea, confidentialitatea, nlesniri, avantaje)

Titlul II MODIFICAREA CONTRACTULUI 1. Prezentul contract poate fi modificat i completat numai printr-un acord suplimentar semnat de pri, care se anexeaza la contract i este parte integranta a acestuia. 2. Modificrile i completrile n contract pot fi operate de pri privitor la: a) durata contractului; b) locul de munc; c) specificul muncii (condiii grele, vtmtoare i/sau periculoase, ntroducerea clauzelor specifice conform art.51 din Codul muncii); d) cuantimul retribuirii muncii; e) regimul de munca i de odihn; f) specialitatea, profesia, calificarea, funcia; g) caracterul nlesnirilor i modul de acordare a acestora. 3. Angajatorul este n drept s modifice prezentul contract n mod unilateral, ca excepie, numai n cazurile i n condiiile prevzute de Codul muncii. 4. Salariatul trebuie s fie prevenit n scris despre necesitatea modificrii contractului conform p. 3 din prezentul titlu cel puin cu doua luni nainte. 5. Schimbarea temporar a locului de munc se admite: a) n caz de trimitere a salariatului n deplasare (independent de acordul lui); b) n caz de detaate a salariatului (cu acordul lui n scris). 6. Schimbarea temporar a locului i specificului muncii salariatului pe o perioad de pna la o lun se admite fr consimmntul acestuia. 7. Transferul salariatului la o alta munc i permutarea lui se admite cu respectarea strict de ctre pri a prevederilor articolelor 68 i 74 din Codul muncii i punctelor 1-2 din prezentul titlu. Titlul III SUSPENDAREA CONTRACTULUI

1. Suspendarea prezentului contract poate interveni: a) n circumstane ce nu mai depind de voina prilor (art.76 din Codul muncii); b) prin acordul prilor (art.77 din Codul muncii); 61

c) la iniiativa uneia din pri (art. 78 din Codul muncii). 2. Prile se oblig s respecte strict prevederile Codului muncii i altor acte normative ce reglementeaz suspendarea contractului individual de munca. Titlul IV NCETAREA CONTRACTULUI 1. Prezentui contract poate inceta: a) in circumstante ce nu depind de vointa prilor (art.82, 305 si 310 din Codul muncii); b) la iniiativa salariatului (art. 8 5 din Codul muncii); c) la iniiativa angajatorului (art.86 din Codul muncii). 2. Prile se oblig s respecte strict prevederile Codului muncii i altor acte normative de munc n cazul apariiei i aplicrii temeiurilor de ncetare a prezentului contract.

Titlul V DISPOZIII FINALE 1. Prile se oblig s respecte strict prevederile Codului muncii i altor acte normative privind protecia datelor personale ale salariatului. 2. Prile poart rspundere pentu nerespectarea condiiilor prezentului contract n conformitate cu Codul muncii i alte acte normative, conveniile colective, contractul colectiv de munc i prezentul contract. 3. Rechizitele i adresele prilor: SALARIAT"

,,ANGAJATOR"

Model 2 Contract individual de munc

Director executiv _______________ Salariat __________________

CONTRACT INDIVIDUAL DE MUNC nr. ______ Chiinu, Republica Moldova Prezentul Contract individual de munc (n continuare, Contractul) este semnat la data de 3 octombrie 2012 ntre: Asociaia Obteasc _______________________________________ (adresa juridic:____________________________________________________________________; adresa sediului: ____________________________________________________________), n persoana Directorului Executiv__________________, care acioneaz n baza Statutului, nregistrat la Ministerul Justiiei cu nr. __________ la data de ______________, c od fiscal ___________________, numit n continuare Angajator i 62

 ______________, domiciliat n ____________________________, deintor (deintoarea) buletinului de identitate ____________________, eliberat la data _____________ de oficiul _______ cod fiscal ________________________, numit n continuare Salariat () i care, conducndu-se de prevederile articolelor 45-94 din Codul Muncii al Republicii Moldova, aprobat prin Legea nr. 154-XV din 28 martie 2003 cu modificrile ulterioare, au ncheiat prezentul contract individual de munc i au convenit asupra urmtoarelor: 1. OBIECTUL CONTRACTULUI Salariata este angajat de ctre Angajator n calitate de Director Serviciu Administrativ, Financiar i Comunicare, fiind salariat de baz a Angajatorului. Salariata va respecta ntocmai specificrile fcute n prezentul contract, precum i n fiele de ncadrare aferente fiecrui proiect n care Salariata va fi ncadrat. 2. RESPONSABILITI GENERALE I SPECIFICE a. Responsabilitile generale ale funciei menionate n articolul 1 al prezentului contract sunt: 1. Elaborarea i meninerea sistemului informaional integrat de management i planificare financiar; 2. Acordarea de asisten Directorului Executiv n organizarea i asigurarea evidenei resurselor umane, financiare i materiale ale Angajatorului; 3. Pregtirea i luarea la eviden a contractelor, actelor de predare -primire, actelor de donaie i altor documente ale Angajatorului; 4. Acordarea de asisten Directorului Executiv n elaborarea i monitorizarea bugetelor pro iectelor i n planificarea financiar a Angajatorului; 5. Acordarea de asisten Directorului Executiv n pregtirea documentaiei administrative aferente propunerilor de proiect i n gestionare; 6. Pregtirea solicitrilor de plat (invoice), transmiterea acestora pentru avizare ctre Directorul Executiv, emiterea acestora ctre finanatori/clieni i comunicarea cu acetia pe marginea efecturii plilor; 7. Solicitarea ctre Directorul Executiv a aprobrii plilor (inclusiv salariilor) n cadrul proiectelor; 8. inerea evidenei volumului lucrrilor prestate n antrepriz i calcularea onorariilor lunare ce urmeaz a fi achitate; 9. Asigurarea efecturii transparente i competitive a achiziiilor Angajatorului i concursurilor de ocupare a locurilor de munc vacante; 10. Verificarea rapoartelor privind cheltuielile i veniturile furnizate de contabilitate; 11. Integrarea activitilor proiectelor n sistemul intern de gestiune a activitilor Angajatorului; 12. Monitorizarea financiar a implementrii proiectelor i pregtirea ra poartelor financiare pentru Directorul Executiv i pentru donatori; 13. Participarea la exerciiile de planificare strategic i operaional; 14. Comunicarea operaional cu persoanele fizice / juridice prestatoare de servicii pentru Angajator; 15. inerea lucrrilor de secretariat i pstrarea corespondenei Angajatorului; 16. n coordonare cu Directorul Executiv, stabilirea sarcinilor pentru personalul angajat n cadrul Serviciului Administrativ, Financiar i Marketing i monitorizarea executrii sarcinilor; 17. Completarea rapoartelor individuale de activitate lunare i a fielor de pontaj. b. Responsabilitile generale ale funciei vor fi detaliate i operaionalizate n responsabiliti specifice n cadrul fielor de ncadrare n proiecte i care, cumulativ cu prevederile acestui Contract, vor servi ca fie de post ale funciei. 63

3. SUBORDONAREA I RAPORTAREA n exercitarea funciei sale, Salariata se subordoneaz i raporteaz Directorului Executiv. 4. DURATA CONTRACTULUI I PERIOADA DE PROB Contractul este semnat la 3 octombrie 2012 pe un termen nedeterminat i nu presupune perioad de prob. 5. REGIMUL DE MUNC I CONCEDII 1. Regimul de munc al Salariatei este de 8 (opt) ore zilnic. Zilele de smbt i duminic sunt zile de odihn. Detalierea i modificarea regimul de odihn se efectueaz n corespundere cu Codul Muncii al Republicii Moldova i regulamentul intern al Angajatorului. 2. Concediile anuale pltite se stabilesc n conformitate cu prevederile Codului Muncii, n luna decembrie a anului n curs pentru urmtorul an calendaristic i prin coordonarea prealabil a perioadei concediului cu Directorul Executiv. Durata concediului este de 28 de zile calendaristice. 6. SALARIZAREA Pentru prestarea calitativ a muncii n conformitate cu condiiile acestui Contract i cu fiele de post aferente proiectelor la care particip, Salariata va fi remunerat n conformitate cu stipulrile fcute n dispoziiile de ncadrare n proiectele respective. Remunerarea minim pentru o zi complet de munc n cadrul proiectelor Angajatorului (8 ore) va constitui ______ USD brut, achitat n lei moldoveneti conform cursului valutar la care a fost vndut valuta n care este bugetat proiectul din care face parte Salariata. n cazul proiectelor bugetate n lei moldoveneti, se va utiliza cursul oficia l stabilit de Banca Naional a Moldovei la data calculului contabil. Angajatorul va depune toate eforturile pentru asigurarea unui volum de munc deplin i a unui program stabil, dar prile neleg c mrimea salariului lunar poate varia i va depinde astfel de numrul de proiecte n care va fi ncadrat Salariat i de numrul de zile efectiv lucrate de Salariat n cadrul proiectelor. Achitarea va fi efectuat prin virament la urmtorul cont bancar: Denumirea bncii: __________________________________ Cod bancar: ______________________ Contul de decontare: _______________ Achitarea salariului va fi efectuat lunar pn la data de 5 a lunii succesive lunii de calculare. Angajatorul va reine din salariu i va achita taxele i impozitele prevzute de legislaia Republicii Moldova. 7. DREPTURILE I OBLIGAILE PRILOR 1. Drepturile i obligaiile Salariatei i Angajatorului sunt limitate la prevederile Codului Muncii (alin. 1 al art. 9 i alin. 1. Art. 10) i a prezentului Contract i nu pot fi extinse dect cu acordul ambelor pri. Salariata nu va solicita nici un fel de beneficii, pli, subsidii sau compensaii suplimentare dect cele prevzute n mod expres de acest Contract. Angajatorul nu va solicita nici un fel de prestaii suplimentare dect cele prevzute n mod expres de acest Contract. 2. n perioada n care Contractul este n vigoare Salariata se oblig: - s-i exercite n mod contiincios responsabilitile generale i specifice prevzute de Contract; - s ndeplineasc normele, graficul i planurile de munc stabilite; - s respecte regulamentul intern al Angajatorului; - s respecte disciplina muncii; - s manifeste un comportament nediscriminatoriu n raport cu ceilali salariai i cu Angajatorul; - s respecte dreptul la demnitate n munc al celorlali salariai; 64

s respecte cerinele de protecie i igien a muncii; s manifeste o atitudine gospodreasc fa de bunurile Angajatorului i ale altor salariai; s informeze de ndat Angajatorul sau conductorul nemijlocit despre orice situaie care prezint pericol pentru viaa i sntatea oamenilor sau pentru integritatea patrimoniului Angajatorului; s accepte reinerea de ctre Angajator i achitarea contribuiilor de asigurri sociale de stat obligatorii i primelor de asigurare obligatorie de asisten medical n modul stabilit; s exploateze i s pstreze ntr-o stare bun utilajul, tehnica i alt patrimoniu ncredinat de Angajator; s nu divulge persoanelor tere fr acordul Angajatorului informaiile nepublicate care i se vor aduce la cunotin n procesul de lucru; s ndeplineasc alte obligaii prevzute de legislaia n vigoare.

3. n perioada de aciune a Contractului Angajatorul se oblig: s acorde Salariatei sarcinile de munc prevzute de Contract; s asigure Salariatei condiiile de munc corespunztoare cerinelor de protecie i igien a muncii; s asigure Salariata cu utilaj, instrumente, documentaie tehnic i alte mijloace necesare pentru ndeplinirea obligaiilor de munc; s asigure egalitatea de anse i de tratament la formare i instruire profesional, la promovare n serviciu, fr nici un fel de discriminare; s aplice criterii clare de evaluare a calitii muncii, de sancionare i de concediere; s ntreprind msuri de prevenire a hruirii sexuale la locul de munc, precum i msuri de prevenire a persecutrii pentru depunere n organul competent a plngerilor privind discriminarea; s asigure condiii egale, pentru femei i brbai, de mbinare a obligaiilor de serviciu cu cele familiale; s asigure respectarea demnitii n munc a Salariatei; s asigure o plat egal pentru o munc de valoare egal; s plteasc integral remunerarea pentru munc n termenele stabilite de Codul Muncii i prezentul Contract; s asigure condiiile social-sanitare necesare pentru ndeplinirea obligaiilor de munc; s efectueze asigurarea social i medical obligatorie n modul prevzut de legislaia n vigoare; s achite toate impozitele i taxele prevzute de legislaia Republicii Moldova aferente muncii prestate de Salariat; s repare prejudiciul material i cel moral cauzat Salariatei n legtur cu ndeplinirea obligaiilor de munc, n modul stabilit de Codul Muncii i de alte acte normative; s ndeplineasc alte obligaii stabilite de legislaia n vigoare; 8. MODIFICAREA CONTRACTULUI 1. Prezentul Contract nu poate fi modificat (completat) dect printr-un Acord Suplimentar semnat de pri, care se anexeaz la Contract i devine parte integral a acestuia. 2. Va fi considerat drept modificare (completare) a prezentului Contract orice schimbare ce se refer la: - durata contractului; - locul de munc; - specificul muncii (condiii grele, vtmtoare i / sau periculoase, introducerea clauzelor specifice conform art. 51 din Codul muncii); 65

cuantumul retribuirii muncii; regimul de munc i de odihn; specialitatea, profesia, calificarea, funcia; caracterul nlesnirilor i modul de acordare a acestora.

3. Cu titlu de excepie, modificarea unilateral de ctre Angajator a prezentului Contract este posibil numai n cazurile i n condiiile prevzute de Codul Muncii. n aceste cazuri, salariatul va fi prevenit despre necesitatea modificrii Contractului cu 2 luni nainte de operarea modificrilor.

9. LOCUL DE MUNC I TRANSFERUL 1. Locul de munc al Salariatei este oficiul Angajatorului, localizat pe adresa: _____________________________________________________________________________; 2. Locul de munc al Salariatei poate fi schimbat temporar de ctre angajator prin deplasarea n interes de serviciu sau detaarea la alt loc de munc n conformitate cu Codul Muncii; 3. Transferul Salariatei la o alt munc, permutarea lui i schimbarea temporar a locului i specificului muncii Salariatei poate avea loc n strict corespundere cu prevederile Codul Muncii. 10. SUSPENDAREA I REZILIEREA CONTRACTULUI 1. Suspendarea prezentului Contract poate surveni: n circumstane ce nu depind de voina prilor n caz de: - concediu de maternitate; - boal sau traumatism; - carantin; - alte cazuri prevzute de legislaia n vigoare. Prin acordul prilor, exprimat n form scris, n caz de: - acordare a concediului fr plat pe o perioad mai mare de o lun; - urmare a unui curs de formare profesional cu scoaterea din activitate pe o perioad mai mare de 60 de zile calendaristice; - omaj tehnic; - ngrijire a copilului bolnav n vrst de pn la 10 ani; - n alte cazuri prevzute de legislaia n vigoare. La iniiativa Salariatei n caz de: - concediu pentru ngrijirea copilului n vrst de pn la 6 ani; - concediu pentru ngrijirea unui membru bolnav al familiei cu durata de pn la un a n, conform certificatului medical; - ocupare a unei funcii elective n autoritile publice, n organele sindicale sau n cele patronale; - n alte cazuri prevzute de legislaia n vigoare. La iniiativa Angajatorului: - pe durata anchetei de serviciu; - n alte cazuri prevzute de legislaia n vigoare. 2. Prezentul Contract poate fi reziliat n caz de: - demisie a Salariatei, prin cerere scris, cu 14 zile calendaristice nainte i conform prevederilor Codului Muncii; - concediere a Salariatei, efectuat de Angajator pe motivele i n condiiile stabilite de Codul Muncii; - apariie a unor circumstane ce nu depind de voina prilor, conform prevederilor Codului Muncii; 66

3. n cazul suspendrii sau rezilierii Contractului, Salariata va fi remunerat pentru munca care a fost realmente prestat n condiii satisfctoare. 11. ARBITRAREA Orice litigiu n legtur cu prezentul Contract va fi soluionat n conformitate cu modul stabilit de Codul Muncii i de alte acte normative ale Republicii Moldova 12. DISPOZIII FINALE 1. Prezentul Contract i produce efectul din ziua semnrii. 2. Prezentul Contract este ntocmit n dou exemplare, ambele avnd aceleai putere juridic, unul dintre care se pstreaz la Angajator, iar al doilea la Salariat (). Semnturile prilor Contractului: Angajatorul ________________________ _________________________ Salariatul (a) _______________________ ________________________

Loc pentru tampil

Model 3 Contract civil de prestri servicii (de consultan)

CONTRACT DE CONSULTAN 1. DECLARAIE GENERAL Acest contract de consultan (acord) intr n vigoare la dat a de ........... ntre ..............................................................................................................., numit consultant, cu adresa n .......................................................,codul personal., numrul buletinului de identitate.. i .............., numit client, cu sediul n ..................................., codul fiscsl 2. TERMENUL Consultantul va fi la dispoziia clientului ncepnd cu data de ........ pn la data de ..........., cu excepia situaiei n care acest acord nceteaz la o dat anterioar, potrivit condiiilor stabilite n prezentul acord. 3. DESCRIEREA SERVICIILOR DE CONSULTAN A. Consultantul va asigura urmtoarele servicii, inclusiv avize scrise (se enumer i se descriu serviciile). B. Consultantul va asigura aceste servicii la capacitatea i cu eficiena sa maxim timp de minimum ...... ore pe lun. Clientul i consultantul pot s hotrasc de comun acord, n scris, mrirea numrului de ore pe lun. 4. PLATA

67

A. Clientul este de acord s plteasc consultantului o sum de ......... lei pe ora de lucru efectuat potrivit acestui acord. B. Clientul este de acord s ramburseze consultantului pentru cheltuielile pe care acesta le face n numele clientului i cu care clientul este de acord n prealabil. Cheltuielile rambursabile includ ........................................... Pentru rambursarea cheltuielilor, consultantul trebuie s prezinte clientului o list amnunit a cheltuielilor nsoite de chitane. 5. CONSULTANTUL ESTE COMERCIANT INDEPENDENT n asigurarea serviciilor pentru client, consultantul este comerciant independent i angajat, agent sau partener al clientului. Clientul, rspunde de reinerea i plata tuturor impozitelor, taxelor pentru asigurarea social i medical prevzute de lege. 6. CONSULTANTULUI NU I SE PERMITE S SE ANGAJEZE N NICI O ACTIVITATE N CONFLICT CU INTERESELE CLIENTULUI Pe perioada acestui acord, consultantului nu i este permis s se angajeze n nici o activitate sau afacere n conflict cu interesele clientului. Clientul poate determina dac o activitate sau afacere intr n contradicie cu afacerea lui. 7. NCETAREA ACORDULUI Acest acord ia sfrit n una din urmtoarele situaii: A. Expirarea acestui acord; B. Clientul probeaz c, consultantul este angajat sau pe cale s se angajeze ntr -o activitate sau afacere care contrazice interesele afacerii clientului; C. Dup ce clientul i d consultantului un preaviz de ..... zile anunndu-l c intenioneaz s pun capt acordului; D. Dup ce consultantul i d clientului un preaviz de ..... zile anunndu-l c intenioneaz sa pun capt acordului; E. Clientul ncalc obligaiile prevzute n acord fa de consultant. Consultantul notific nclcarea, iar clientul nu o corecteaz n termen de ....... zile de la primirea notificrii de la consultant. F. Consultantul ncalc obligaiile prevzute de acord fa de client, clientul notific nclcarea, iar consultantul nu repar nclcarea n termen de ..... zile de la primirea notificrii de la client. Dac acest acord ia sfrit dintr-un motiv sau altul, clientul trebuie s plteasc consultantul pentru munca efectuat de consultant pn la data ncetrii acordului. 8. NOTIFICRI Toate notificrile prevzute n acest acord trebuie s se fac n scris i s se remit la urmtoarele adrese: Partea: Client Adresa: Partea: Consultant Adresa:

Numele clientului:

Numele consultantului:

68

Semnturile de mai jos atest c clientul i consultantul au ncheiat acest acord la data de .201.... (Client) (Consultant) ................ ................. Prin: Prin: ................ ................. Not: Contractele civile de ndeplinire a lucrrilor (prestare a serviciilor) pot include i clauze referitor la modul de recepionare a lucrrilor (serviciilor) i asigurare cu resursele necesare. De exemplu, coni nitul clauzelor menionate poate fi urmtor:

Recepionarea serviciilor
Recepionarea Serviciilor prestate se va efectua de ctre Responsabilul Beneficiarului n urma verificrii calitii i volumelor acestora. Actul de recepionare a serviciilor prestate se va perfecta n scris, n 2 (dou) exemplare i va fi semnat de Responsabilii prilor contractante, n termen de 5 (cinci) zile lucrtoare de la recepionarea ntiinrii despre finalizarea ndeplinirii Serviciilor. Prile cad de acord c recepionarea lucrrilor nu scutete pe Executor (Prestator de rspunderea pentru viciile sau neregulile acestora depistate ulterior recepionrii. Procesul verbal (Actul) de recepie a lucrrilor (serviciilor) trebuie s conin urmtoarea informaie: 1) volumul lucrrilor (serviciilor) prestate; 2) calitatea lucrrilor (serviciilor) prestate; 3) termenul de executare a acestora; 4) preul total al serviciilor recepionate.

Resurse
n scopul prestrii corespunztoare a Serviciilor prevzute n prezentul contract, Prestatorul declar c dispune de resurse : Executorul declar c dispune de instrumente, utilaj i alte materiale necesare ndeplinirii lucrrilor (prestrii serviciilor). Toate accesoriile necesare funcionrii utilajului i instrumentelor sunt sau vor fi procurate de ctre Executor din cont propriu. Pe tot parcursul executrii Contractului, Executorul se oblig s menin tot utilajul i instrumentele antrenate n procesul de ndeplinire a lucrrilor (de prestare a serviciilor) n stare corespunztoare, adaptndu-le n continuu ultimelor tehnologii de producie, excluznd, astfel, pericolele i riscurile laborale i asigurnd totodat calitatea corespunztoare a serviciilor prestate. Beneficiarul va fi n drept s cear schimbarea materialelor folosite de Execu tor n cazurile n care acestea nu asigur calitatea cerviciilor, conform indicelor de calitate stabilii n prezentul Contract. Operaiunile de transportare a materialului i persoanelor, dup caz, la i de la locul ndeplinirii lucrrilor (prestrii serviciilor) sunt n sarcina Executorului (Prestatorului). Executorul declar c dispune de: 1)tehnologia i know-how-ul necesare prestrii corespunztoare a serviciilor prevzute de Contract; 2) resursele umane necesare prestrii serviciilor n mod corespunztor, asigurnd Beneficiarul c personalul su asistent la ndeplinirea lucrrilor, prestarea serviciilor, posed instruirea, experiena i nivelul profesional adecvat ndeplinirii corespunztoare a angajamentelor contractuale.

Model 4 Proces-verbal de recepionare a lucrrilor (serviciilor)

PROCES-VERBAL DE RECEPTIE A LUCRRILOR (SERVICIILOR) Nr. ........ din ................ 69

LUCRRILE (SERVICIILE) ____________________, prestate n cadrul contractului nr._________din data _________, incheiat ntre _____________, n calitate de Beneficiar, i. _________ , n calitate de Executor, au fost examinate (evaluate) de Responsabilul Beneficiarului_______________ (variant: Comisia de recepie constituit prin Decizia nr. ____ din data _________ a Beneficiarului), avnd o valoare de _______ lei (variant:la care se adaug TVA____________ Lei.) Responsabilul Beneficiarului pentru recepia lucrrilor (serviciilor) (variant: Comisia de receptie) constat i consemneaz c lucrrile (serviciile) care au fcut obiectul contractului au fost prestate de Executor cu respectarea cerintelor i n termenele (graficul de timp) prevzute n contract. De asemenea, Responsabilul Beneficiarului (variant: Comisia de recepie) constat c Executorul i-a ndeplinit obligaiile asumate prin contractul ncheiat ntre pri. Valoarea lucrrilor (a serviciilor) prestate este de _______ lei (variant: la care se adaug TVA ______lei) i corespunde cu preul nscris n contractul ncheiat ntre pri. Prezentul proces-verbal, coninnd ____ file a fost ncheiat astzi ____________ la sediul____________ n 2 exemplare.

Beneficiar: _________________ Responcabil: (Variant: Comisia de recepie: 1. ___________ preedinte 2. ____________ membru 3. __________ - membru 4. ____________ membru 5. _________ membru)

Executor: ___________ _

Model 5 Contract civil de voluntariat CONTRACT DE VOLUNTARIAT Nr._________/Data_____________ I. PRILE CONTRACTULUI Art.1. Prile prezentului contract sunt: a. Organizaia/instituia:
Adresa: Tel. Fax: .. Email . Reprezentat prin: . b. Voluntarul Numele: __________________ ________________________________________________________________ Adresa:______________________________________telefon: _________________________________ _______ 70

Email: ______________________________________ Act de identitate: ________________________________

II.

OBIECTUL CONTRACTULUI

Art. 2. Obiectul contractului l constituie derularea activitii aferente poziiei de _________ (descris n fia postului, anexat) care urmeaz s fie desfurat de ctre voluntar.

III.

DURATA CONTRACTULUI

Art. 3. Durata prezentului contract este de: __________

IV.
Art. 4. Drepturile voluntarului

DREPTURILE I OBLIGAIILE PRILOR

1. Dreptul de a fi tratat ca i coleg cu drepturi egale att de ctre conducerea organizaiei ct i de angajai; 2. Dreptul de a fi respectat ca persoan, fr deosebire de ras, etnie, sex sau orientare sexual, convingeri plitice sau religioase, abilitate fizic/psihic, nivel de educaie, stare civil, situaie economic sau orice alte asemenea criterii; 3. Dreptul de a avea acces la ct mai multe informaii despre organizaia n cadrul creia urmeaz s activeze; 4. Dreptul de a participa activ la elaborarea i derularea programului la care urmeaz s participe; 5. Dreptul de a i desfura activitatea n concordan cu preferinele personale, temperamentul, experiena de via, studiile i experiena profesional; 6. Dreptul de a participa la sesiuni de formare n domeniul n care presteaz activitatea, att la nceputul activitii ct i pe parcurs pentru a beneficia tot timput de cele mai noi informaii n domeniu; 7. Dreptul la supervizare - orientare din partea unei persoane cu experien, bine informat, cu rbdare, atent i care dispune de timp pentru a rspunde nevoilor sale; 8. Dreptul la un loc unde s i desfoare activitatea i accesul la echipamentul i consumabilele necesare derulrii activitii; 9. Dreptul de i se asigura (de ctre organizaie/instituie) protecia muncii (n condiiile legale), n funcie de natura i de caracteristicile activitii pe care o desfoar; 10. Dreptul de a fi asigurat (de ctre organizaie/instituie, n condiiile prevzute de lege) mpotriva riscurilor de accident i de boal care decurg din natura activitii pe care o desfoar; n lipsa asigurrii, costul prestaiilor medicale se suport integral de ctre organizaia/instituia; 11. Dreptul de a i se rambursa (de ctre organizaie/instituie, n condiiile convenite prin contract, potrivit legii) cheltuielile efectuate pentru derularea activitii; 12. Dreptul la o durat a timpului de lucru (stabilit n condiiile legii) caree s nu i afecteze sntatea i resursele psihofizice; 13. Dreptul de a i se elibera de ctre organizaia/instituia un certificat nominal care s ateste calitatea de voluntar; 14. Dreptul de a fi promovat n conformitate cu rezultatele avute; 15. Dreptul de a beneficia de titluri onorifice, decoraii i premii, n condiiile legii. Art. 5. Aceste drepturi constituie obligaiile organizaiei/instituiei. Alte obligaii ale organizaiei/instituiei sunt: 71

 Obligaia de a organiza o ntlnire de orientare a voluntarului (referitoare la organizaie n general, programul n care va activa voluntarul, prezentarea locului de desfiurare a activitii, prezentarea colegilor, sarcinile concrete ale voluntarului etc.); Obligaia de a pune la dispoziia voluntarului o fi a postului clar, din care s reias 1) titlul postului 2) scopul i durata postului 3) sarcinile de ndeplinit 4) programul de lucru 5) numele i telefonul persoanei creia i se subordoneaz direct voluntarul 6) modalitile de raportare 7) accesul la echipament 8) alte date n funcie de post; Obligaia de a desemna o persoan care s supervizeze activitatea voluntarului. Art. 6. Obligaiile voluntarului: Obligaia de a ndeplini la timp sarcinile primite din partea organizaiei/instituiei prin fia de post; Obligaia de a anuna din timp orice schimbare survenit n derularea programului (inclusiv ntrzieri, absene etc.); Obligaia de a pstra i proteja confidenialitatea informaiilor la care are acces n cadrul activitii de voluntariat, inclusiv dup ncetarea activitii; Obligaia de a participa la cursurile de instruire organizate, iniiate sau propuse de ctre organizaie/instituie; Obligaia de a fi la curent cu misiunea i activitile organizaiei/instituiei; Obligaia de a respecta procedurile, politicile i regulamentele interne ale organizaiei/instituiei; Obligaia de a ocroti bunurile pe care le folosete n cadrul activitii de voluntariat; Obligaia de a oferi servicii de calitate i de a solicita sprijin persoanei creia i se subordoneaz n situaiile n care este nevoit/ s desfoare activiti ntr-un domeniu necunoscut sau n care abilitile sale sunt limitate; Obligaia de a completa corect i la timp toate formularele sau rapoartele necesare i convenite prin fia de post; Obligaia de a trata cu respect toate persoanele cu care vine n contact (clieni ai organizaiei/instituiei, ali voluntari sau personal angajat i de a i oferi serviciile cu respect pentru fiina uman i pentru mediul nconjurtor i fr a discrimina n funcie de ras, etnie, sex sau orintare sexual, convingeri politice sau religioase, abilitate fizic/psihic, nivel de educaie, stare civil, situaie economic sau orice alte asemenea criterii; Obligaia de a aduce n discuie cu persoana creia i se subordoneaz direct toate situaiile n care ar putea s apar confliecte de interese. Drepturile organizaiei/instituiei: Art. 7. Aceste obligaii constituie drepturile organizaiei/instituiei.

V.

RSPUNDEREA, RENEGOCIEREA, REZILIEREA I LITIGIILE

Art. 8. Rspunderea pentru neexecutarea sau pentru executarea necorespunztoare a contractului de voluntariat este supus regulilor prevzutre de Codul Civil. Art. 9. Renegocierea contractului de voluntariat se face n cazul apariiei unei modificri a unei situaii de natur s ngreuneze executarea obligaiilor care revin voluntarului, renegocierea are 72

loc la cererea scris a oricrei pri, formulat n termen de 15 zile de la apariia situaiei mai sus menionate. Art. 10. n cazul n care situaia descris la articolul 9 face imposibil executarea n continuare a contractului, acesta va fi reziliat de drept. Art. 11. Denunarea unilateral a contractului de voluntariat are loc din iniiativa voluntarului sau a organizaiei/instituiei cu un preaviz de 15 zile. Art. 12. Litigiile izvorte din ncheierea, modificarea, executarea sau ncetarea contractului de voluntariat sunt de competena instanelor judectoreti dac prile contractului nu le pot rezolva pe cale amiabil; aciunile izvorte din contractul de voluntariat sunt scutite de tax de timbru.

Voluntarul (semntura)

Pentru Organizaia/instituia (semntura i tampila)

Model 6 Contract civil de prestri servicii cu o persoan nerezident

CONTRACT CU PERSOANA NEREZIDENT nr.____ din ___ ________________ 2012.

ONG, numit n continuare, ____________________________________, pe de ___________________________________ (numele, prenumele )

BENEFICIAR n persoana o parte, i

Codul fiscal ____________________________________________________________________ Adresa domiciliului permanent, numrul de telefon_____________________________________ Buletin de identitate (paaportul) seria__________nr._________________________ eliberat _______________________________________________________________________ numit n continuare EXECUTOR pe de alt parte, au ncheiat urmtorul contract. 1. Obiectul contractului 1.1. BENEFICIARUL face comand, iar EXECUTORUL i asum angajamentul de a executa urmtoarele lucrri (servicii)___________________________________________________ __________________________________________________________________________ 1.2. nceputul lucrrii (prestrii serviciilor) ________________201_. Sfritul lucrrii (prestrii serviciilor) ________________201_. 2. bligaiile i drepturile prilor contractante 2.1. BENEFICIARUL i asum obligaia de a: - coordona cu EXECUTORUL tema lucrrii (serviciilor) i termenul de prezentare a acesteia - achita EXECUTORULUI costul lucrrilor (serviciilor) executate n suma i n termenul prevzut de prezentul contract. 2.2. EXECUTORUL i asum obligaia de a prezenta n termenul prevzut de prezentul contract materiale calitative elaborate n conformitate cu prevederile legislaiei n vigoare.

73

2.3.Drepturile asupra lucrrii elaborate vor aparine Beneficiarului sau altor persoane juridice desemnate de Beneficiar. 2.4. BENEFICIARUL sau deintorii drepturilor desemnai de Beneficiar au dreptul de a utiliza materialele lucrrii (serviciilor). 3. Recepionarea serviciilor 3.1. Recepionarea lucrrilor (serviciilor) prestate se va efectua de ctre Re sponsabilul Beneficiarului n urma verificrii calitii i volumelor acestora. Procesul verbal de recepionare a lucrrilor ndeplinite (serviciilor prestate) se va perfecta n scris, n 2 (dou) exemplare i va fi semnat de Responsabilii prilor contractante, n termen de 5 (cinci) zile lucrtoare de la recepionarea ntiinrii despre finalizarea ndeplinirii Serviciilor. Prile cad de acord c recepionarea lucrrilor nu scutete EXECUTORUL de rspunderea pentru viciile sau neregulile acestora depistate ulterior recepionrii. 3.2. Procesul verbal de recepionare a serviciilor prestate trebuie s conin urmtoarea informaie: 5) volumul lucrrilor ndeplinite (serviciilor prestate); 6) calitatea lucrrilor ndeplinite (serviciilor prestate); 7) termenul de executare a acestora; 8) preul total al lucrrilor (serviciilor) recepionate. 4. Modalitatea de plat 4.1.Plata pentru lucrrile efectuate se stabilete n sum de __________________________ i va fi achitat nu mai trziu de _______________ din ziua recepiei lucrrilor (serviciilor), n baza procesului verbal de recepionare a lucrrilor (serviciilor). 4.2.Predarea lucrrilor (serviciilor) privind prezentul Contract se efectueaz prin intermediul Actelor de predare-primire, semnate de BENEFICIAR i EXECUTOR. 4.3. BENEFICIARUL i asum rspunderea pentru reinerea i plata impozitelor din suma plii achitate n conformitate cu legislaia n vigoare a Republicii Moldova. BENEFICIAR _______________ semntura EXECUTOR ________________ semntura

Not: n scopul scutirii de impozitul pe venit sau aplicrii unei rate de impozit mai favorabile conform tratatului internaional de evitare a dublei impuneri, nerezidentul, conform art.793 din Codul fiscal, are obligaia de a prezenta Beneficiarului, pltitorului de venit, pn la data achitrii venitului, un certificat de reziden eliberat de autoritatea competent din statul su de reziden. Certificatul de reziden emis ntr o limb strin se prezint pltitorului de venit cu traducere n limba de stat, cu excepia celui emis n limba englez sau n limba rus. Certificatul de reziden se prezint n original pentru fiecare perioad fiscal n care se achit venitul, indiferent de numrul, regularitatea plilor i de tipul venitului achitat . n cazul n care certificatul de reziden nu a fost prezentat pentru perioada fiscal respectiv, se vor aplica prevederile legislaiei fiscale din Republica Moldova. n cazul n care impozitul a fost reinut la surs nainte de prezentarea certificatului de reziden, suma impozitului reinut n plus pe parcursul anului este restituit pltitorului de venit sau nerezidentului, la cererea nerezidentului, n termenul de prescripie stabilit de legislaia fiscal din Republica Moldova. Tratatele internaionale http://www.minfin.md/ro/actnorm/taxes/contractintern/ Convenia Model i modul de aplicare a conveniilor http://www.minfin.md/ro/actnorm/taxes/minfinacts/ 74

Certificatul de reziden http://www.minfin.md/ro/actnorm/taxes/govdecesion/ Pentru a determina modalitatea de impozitare a nerezidentului sau scutirea de impozit, recomandm pentru consultare comentariile Ministerului finanelor Republicii Moldova la Modelul Conveniei fiscale http://www.minfin.md/ro/actnorm/taxes/minfinacts/ n care sunt stabilite criteriile de delimitare a venitului nerezidentului n cazul contractului de munc (servicii profesionale dependente) i a venitului n cazul activitii profesionale independente (pentru care n convenie exist un nomenclator a activitilor independente, inclusiv a sportivilor i a oamenilor de art). Convenia stipuleaz c venitul obinut n rezultatul activitii profesionale independente se egaleaz venitului obinut de o ntreprindere (activitate de ntreprinztor) i respectiv, se impoziteaz diferit de modul stanbilit pentrui persoane fizice nerezideni angajai n munc profesional dependent de patron.

Anexa 12. Fie i borderouri de calcul a salariului, tabele de pontaj (modele)

75

Model 1 Fi de salarizare preliminar pentru luna mai 2012

Aprobat:_______________________________ Anexa: Borderoul de calcul a salariului (model 1) Fi de salarizare preliminar pentru luna mai 2012 NP Salariul de funcie Salariul Proiect 1 Salariul Proiect 2 Total calculat spre plat MDL

ore

MDL brut

ore curs proiect

USD brut 1 1 200 320 1 520

MDL brut 12,2350 14 682 3 915 18 597

ore

EUR brut

MDL brut 15,1450 5 300,7 5 300,7

curs proiect 1 40 43 350 350

Muntean Nicolae Grosu Ion Total

30 40 70

2 500 1 800 4300

127 80 207

17 182 11 015,7 28 197,7

Asig. Soc. 23% 989 Asig. Med. 3,5% 150,5

349,6 53,2

4 277,31 650,89

80,5 12,25

1 219,16 185,52

6485,47 986,92

Coordonator de proiect:_____________ Director de proiect:_________________ Contabil__________________________

_____________________ _____________________ _____________________

Nota:Modelul poate fi adaptat de organizaie n funcie de cerinele informaionale, inclusiv ale donatorului. Totodat, indiferent de modelul utilizat, ONG trebuie s respecte cerinele legislaie n vigoare a Republicii Moldova. n particular, la calcularea impozitului pe venit, a contribuiilor de asigurri sociale i medicale lunare, acestea urmeaz s fie 77

calculate din suma total ndreptat spre plat salariatului, care include: salariul lunar de funcie i toate alte salarii pentru aceeai lun, stabilite conform bugetelor proiectelor n realizarea crora a fost implicat angajatul n luna gestionar.

78

Model 2 Borderoul de calcul al salariului

Aprobat:_______________________ Borderoul de calcul a salariului c/f:xxxxxxx Denumirea organizatiei pentru luna _____________ anul 201X Cursul de schimb Retineri TOTAL calculat Scutirea personala Cote de asig. sociala 6% 7 7=5*6% 1 2 3 4 Buzu Gutu Ivanov Petrov Total: 217.13 108.56 108.56 108.56 542.81 33.04 16.52 16.52 16.52 82.60 944.03 472.00 472.00 472.00 2,360.03 56.64 28.32 28.32 28.32 141.60 Cote de asig. medic.3,5 % 8 8=5*3,5% 33.04 16.52 16.52 16.52 82.60 Suma de primit net (la mina) 10 10=5-7-8-9 794.54 397.26 397.26 397.26 1,986.32 1194.20 597.08 597.08 597.08 100.00 50.00 50.00 50.00 11.942

de rind

Nume,prenume

Contributii asigurari sociale 23% 3

Contributii asigurari medicale 3,5% 4

Impozit pe venit 9 9=(5-6-(7+8))*7% & 18% 59.80 29.90 29.90 29.90 149.51

fond total LEI

fond total USD

2985.44

250.0

Coordonator proiect _______________ semnatura Contabil --------------------------

( (

)Numele,prenumele )Numele,prenumele

79

Nota:Modelul poate fi adaptat de organizaie n funcie de cerinele informaionale, inclusiv ale donatorului. Totodat, indiferent de modelul utilizat, ONG trebuie s respecte cerinele legislaie n vigoare a Republicii Moldova. n particular, la calcularea impozitului pe venit, a contribuiilor de asigurri sociale i medicale lunare, acestea urmeaz s fie calculate din suma total ndreptat spre plat salariatului, care include: salariul lunar de funcie i toate alte salarii pentru aceeai lun, stabilite conform bugetelor proiectelor n realizarea crora a fost implicat angajatul n luna gestionar.

Model 3 Borderoul de calcul al salariului

Aprobat:_______________________ Borderoul de calcul a salariului

Grant nr.: __11555501998_________________________________ Beneficiarul grantului: XYZ Lista de calcul salariu nr. 2 CFNMF luna__________ 201X Salariul Calculat Euro 3 395.26 316.21 237.15 948.62 Asig. Soc. 23% Asig. Med. 3,5%

Nr

Nume,prenume 1 1 Ivancia 2 Pavlov 3 Beliaev

Salariul Calculat MDL 4 6,074.59 4,859.71 3,644.66 14,578.96 3,353.16 510.26

Impozit pe venit 5 488.55 791.65 593.72 1,873.91

Med 3,5% 6 212.61 170.09 127.56 510.26

Soc. 6% 7 364.48 291.58 218.68 874.74

Salariu / Onorariu Net 8 5,008.96 3,606.39 2,704.70 11,320.05

total MDL total euro

18,442.39 1,200.00

Coordonator de proiect:_____________ Director de proiect:_________________

_____________________ _____________________ 80

Contabil__________________________

_____________________

Nota:Modelul poate fi adaptat de organizaie n funcie de cerinele informaionale, inclusiv ale donatorului. Totodat, indiferent de modelul utilizat, ONG trebuie s respecte cerinele legislaie n vigoare a Republicii Moldova. n particular, la calcularea impozitului pe venit, a contribuiilor de asigurri sociale i medicale lunare, acestea urmeaz s fie calculate din suma total ndreptat spre plat salariatului, care include: salariul lunar de funcie i toate alte salarii pentru aceeai lun, stabilite conform bugetelor proiectelor n realizarea crora a fost implicat angajatul n luna gestionar.

Model 4 Tabel de pontaj

Evidena timpului de munc (modele) Evidena timpului de munc se ine obligatoriu pentru angajaii de baz (ncadrai n baza contractului individual de munc). n cazul cnd cu angajaii ONG sunt ncheieate contracte civile de prestri a serviciilor/de ndeplinire a lucrrilor, evidena timpului de munc pentru angajaii n baza acestor contracte nu se efectueaz (cu excepia cazurilor n care aceast eviden este solicitat de finanator sau conform cerinelor informaionale ale ONG), dar se ine la control ndeplinirea lucrrilor (serviciilor) conform condiiilor i termenilor stabilite n contractul respectiv. Tabel de pontaj TABEL DE PONTAJ Cojocaru Prenumele Director Functie Orele Lucra te Total 0 8 8 4 8 81 2 2 Orele Lucrat e priect OSF Orele Lucrate proiect FSM Orele Lucrate proiect EEF Concediul Acordat Vaca ntia Buleti n Zilile de sarbat oare Conce diu neplt it Lucru efectuat OSF Remarka / Lucru efectuat Lucru efectuat FSM Lucru efectuat EEF Ion Numele Contract de munca Modul de anjare Mai luna 2012 anul

Zi

Data

Lu ni Ma rti Me rcu

mai 1 mai 2 mai 3

ri Joi Vi ner i Sa mb ata Du mi nic a Lu ni Ma rti Me rcu ri Joi Vi ner i Sa mb ata Du mi nic a Lu ni Ma mai 4 8 1 1 6

mai 5

mai 6

mai 7 mai 8 mai 9 mai 10 mai 11 mai 12 mai 13

0 8 0 2 4 2

8 8

4 1

4 3 4

mai 14 mai 15 mai

0 8 8 1 4 1 1 6 3 82

rti Me rcu ri Joi Vi ner i Sa mb ata Du mi nic a Lu ni Ma rti Me rcu ri Joi Vi ner i Sa mb ata Du mi nic

16 mai 17 mai 18 mai 19 mai 20

8 8 8

mai 21 mai 22 mai 23 mai 24 mai 25 mai 26 mai 27 mai 28

0 8 8 4 1 1 3 7

8 8

1 4

1 1

6 3

0 83

a Lu ni Ma rti Me rcu ri

mai 29 mai 30 mai 31 TOT AL

8 8

1 1

3 7

8 168

3 55

2 34

3 79 0 0 0 55 34 FSM 20 79 EEF 47 100 168.0 Total Ore Surse de Finantare % orelor lucrate

EU COFIRM CA ACEST TABEL DE PONTAJ ESTE CORECT. ANGAJAT VERIFICAT DE APPROBAT Data Data Data

OSF 33

Model 5 Tabel de pontaj

Tabel de pontaj Co - concedii de odihna Bo - boala obisnuita Bp - boala profesionala Am - accident de munca M - maternitate I - invoiri si concediu fara retrib O - obligatii cetatenesti N - Absente nemotivate Prm - program redus maternitate Prb - program redus boala 84

TABEL DE PONTAJ Cojocaru Prenumele Director Functie N r Denumire Proiectului 1 2 3 Ion Numele Contract de munca Modul de anjare Mai luna 2012 anul

9 10

11

12

Ore zilnic 13 14 15 16 17 18

19 20 21 22 23 24 25

26 27 28

29 30 31

Total

Subtotal -----OSF Subtotal ----- FSM Subtotal ----- EEF Total pe zi

Data __________________

Intocmit ______________________ Numele angajatului

___________________ semnatura

Approbat ______________________

___________________ semnatura

85

Anexa 13. Deosebirile principale ntre contractele individuale de munc i contractele civile
Caracteristici comune pentru contractele individuale de munc i contractele civile de prestri de servicii Contractele individuale de munc sunt reglementate de legislaia muncii, iar contractele de prestri servicii/ndeplinire a lucrrilor sunt reglementate de legislaia civil. Pentru ambele tipuri de contracte sunt comune urmtoarele caracteristici: - se ncheie n form scris, - n contracte se indic termenul valabilitii acestuia, - se indic mrimea salariului/remuneraiei i modul de efectuare a achitrilor cu salariatul sau persoana fizic angajat n baza contractului civil, - se stabilete modul de introducere a modificrilor i completrilor n contractele respective, - obligaiunile contractuale trebuie s fie ndeplinite strict de ctre prile contractante (cu excepia prevederilor art. 936 din Codul civil) modul de calculare i reinere a impozitului pe venit, a contribuiilor sociale i primelor medicale oblicatorii de stat este stabilit de Codul fiscal i actele normative care reglementeaz formarea i utilizarea bugetului asigurrilor sociale de stat i bugetul Fondului de asisten medical de stat.

Deosebirile principale ntre contractele individuale de munc i contractele civile Contractul individual de munc I.Reglementarea Codul muncii (CM RM) II. Determinarea contractului Conform art. 45 din CM, este un contract ncheiat ntre Angajat i Angajator, n folosul cruia angajatul se oblig s ndeplineasc un volum de lucru, corespunztor unei specialiti, calificri sau funciei, cu respectarea ordinii interne de munc a entitii. Angajatorul se oblig s asigure angajatului condiii de munc, prevzute de legislaia muncii, contractul colectiv de munc i s achite n mod regulat i n mrime total, salariul prevzut conform contractului de munc. Conform art. 45, p.9 CIM se ncheie cu o persoan fizicCodul civil (CC RM) Contractul civil

Conform art. 946 din CC RM, prin contractul de antrepriz o parte (antreprenor, executor) se oblig s efectueze pe riscul su o anumit lucrare celeilalte pri (client, beneficiar), iar aceasta se oblig s recepioneze lucrarea i s plteasc preul convenit. Obiectul contractului de antrepriz poate fi att producerea sau transformarea unui bun, ct i obinerea unor alte rezultate prin efectuarea de lucrri. Conform art.970 din CC RM, prin contractul de prestri servicii, o parte (prestator, executor) se oblig s presteze celeilalte pri 87

cetean a Moldovei sau cetean din strintate, sau o persoan fr cetenie (ultimele dou trebuie s dein dreptul la edere n Moldova i dreptul de munc, oferit de organele abilitate din Republica Moldova (art.25din Legea despre migraie 1518 din 06.12.2002).

(beneficiar) anumite servicii, iar aceasta se oblig s plteasc retribuia convenit. Obiectul contractului de prestri servicii l constituie serviciile de orice natur. (nu este contract de munc, care sunt reglementate prin legislaia muncii). Conform art.1030 din CC RM, prin contractul de mandat o parte (mandant) mputernicete cealalt parte (mandatar) de a o reprezenta la ncheierea de acte juridice, iar aceasta, prin acceptarea mandatului, se oblig s acioneze n numele i pe contul mandantului. Mandantul este obligat s coopereze cu mandatarul n scopul exercitrii mandatului.

III.Competena persoanei fizice Angajatul trebuie s dein o diplom i s dispun de cunotine corespunztoare specialitii, funciei. Beneficiarul este liber n alegerea partenerului contractual. n unele cazuri stabilite de legislaie, executorul de servicii trebuie s dein o licen special sau patent de ntreprinztor.

IV. Relaii de subordonare

Exist relaii de subordonare, n particular: -

Nu exist relaii de subordonare:

funcia, prevzut de statele de personal, aprobate n modul stabilit de legislaie i conform statutului; respectarea ordinii de munc interne; timpul fixat a nceputului i sfritului muncii zilnice; munca supra orelor normative numai n cazuri prevzute de legislaie (art.104-105 din CM RM); evidena obligatorie a orelor de munc n tabelul de pontaj, fia personal de eviden, evidena militar (art. 106 din CM RM); timpul de munc se include n stagiul de munc; timpul de odihn e strict determinat i este

relaiile de colaborare se reglementeaz numai de clauzele contractuale, acceptate n comun acord de ctre prile contractului; conform art. 954 din CC RM, termenele de executare a angajamentului contractual se determin de prile contractante, care pot conveni asupra unui termen general de executare, iar n caz de necesitate, i asupra termenului de demarare a lucrrilor, asupra termenului de executare a unor pri din lucrare i asupra termenului de finisare a lucrrii. Termenul poate fi modificat numai cu acordul comun al prilor. Dac prile convin, executarea poate avea loc ntr-un termen redus sau imediat, n prezena 88

garantat de legislaie; -

clientului; prile contractante pot conveni asupra unui termen general de executare, iar n caz de necesitate, i asupra termenului de demarare a lucrrilor, asupra termenului de executare a unor pri din lucrare i asupra termenului de finisare a lucrrii. Termenul poate fi modificat numai cu acordul comun al prilor. Dac prile convin, executarea poate avea loc ntr-un termen redus sau imediat, n prezena clientului. executorul de sine stttor alege timpul de ndeplinire i ritmul munci;; pentru ambele pri este important, ca munca s fie executat n termenele stabilite n contract; evidena timpului de munc nu se ine de ctre Beneficiar, dac contractul nu prevede o astfel de condiie (unii finanatori solicit evidena timpului de munc a persoanelor implicate n proiecte) i executorul determin procesul muncii de sine stttor; timpul lucrat n baza contractului civil nu se include n stagiul de munc al prestatorului;

V. Drepturi Angajatul, care muncete n baza CIM, are dreptul la concediul garantat anual, la ndemnizaii pentru incapacitatea temporar de munc, alte garanii , prevzute de Codul muncii RM pentru salariai. Nu are dreptul la concediu, ndemnizaii sociale, inclusiv la ndemnizaii pentru incapacitate temporar de munc, nici la oricare alt garanie sau ndemnizaie care sunt garantate angajailor n baza CIM i reglementate de CM RM. Remunerarea se achit pentru lucrul ndeplinit (serviciile prestate), care se confirm prin Procesul verbal de recepionare a lucrrilor (serviciilor). Contractul poate prevedea achitare avansului pentru procurarea materialelor necesare pentru ndeplinirea angajamentului contractual.

Mrimea remuneraiei pentru munc este stabilit reieind din legislaia muncii, se achit regulat, lunar, fr legtur cu vre-0 sarcin separat. Salarizarea se efectueaz pentru ndeplinirea obligaiunilor de munc, determinate de specialitate i funcia deinut, conform obligaiunilor de serviciu. n cazul muncii n baza CIM ne se ntocmesc procese verbale de recepionare a lucrrilor

89

(serviciilor) care confirm lucrul ndeplinit. Statul garanteaz salariul minim, care se determin n modul prevzut de legislaie (art. 131136,139 din CM RM). CM RM stabilete termenii i condiiile de achitare a salariului (art.141-143 din CM RM). Nu se permite remunerarea muncii n form natural. Pentru nclcarea termenilor de achitare a salariului sunt prevzute sanciuni financiare fa de persoanele vinovate, precum i efectuarea obligatorie a indexrii salariului n caz de reinere (art.145-146din CM RM). n cazul traumelor la locul de munc, sau altor cazuri de pierdere a capacitii de munc, legislaia muncii garanteaz salariailor diverse pli compensatorii, care sunt strict monitorizate i controlate de organele abilitate. n salariul nu se include costul materialelor, altor resurse care se folosesc n procesul de munc. Angajatorul este obligat s asigure procesul de producie, de prestare a serviciilor cu toate resursele necesare. Rezultatele procesului de producie, de prestare a serviciilor, toate activele obinute n rezultatul procesului de munc aparin pe drept de proprietate angajatorului. Aceast regul se extinde i asupra proprietii intelectuale.

Modul, termenii i forma remunerrii se stabilesc de ctre pri n comun acord i se fixeaz n contractul de antrepriz sau de prestri servicii.

n cele mai dese cazuri Beneficiarul serviciilor nu duce rspundere pentru traumele prestatorului obinute n procesul executrii angajamentului contractual i nu achit nici un fel de ndemnizaii sau pli compensatorii. Costul materialelor, altor resurse necesare, poate fi inclus cu acordul prilor n suma total a remunerrii.

Dreptul de proprietate asupra bunurilor rezultate n urma executrii angajamentului, ca regul, aparin beneficiarului dup semnarea procesului verbal de recepie a lucrrilor (serviciilor), dac contractul nu prevede alte clauze speciale, inclusiv referitor la proprietatea intelectual.

VI. Rspunderea disciplinar i material. Angajatorul are dreptul de aplicare a sanciunilor disciplinare i materiale fa de angajaii care au admis pagube materiale sau ndeplinesc necalitativ munca. n cazul neacceptrii rezultatului muncii de ctre beneficiar, executorul poate s prefac rezultatul, s nlture neajunsurile, folosind modalitile 90

Legislaia n vigoare stabilete clar aceast rspundere (Titlul XI din CM RM). Angajatorul este obligat s achite angajatului salariu minim i n cazul cnd este nesatisfcut de munca acestuia. Salariu se va achita lunar chiar i n cazul n care angajatul preface rezultatul muncii. n aa mod reiese c una i aceeai munc se va remunera de dou ori.

la discreia sa, sau s ndeplineasc lucrrile din nou. Deoarece executorul muncete pe riscul propriu, beneficiarul nu are nici o obligaie de a achita sau compensa n alt mod neajunsurile identificate. Pierderile obinute n aa cazuri, cheltuielile adugtoare, executorul le suport din cont propriu (de transport, materiale, de timp etc.). Mai mult ca att, executorul este obligat s compenseze beneficiarului pagubele evaluate, aduse din motivul ndeplinirii necalitative sau nendeplinirii a lucrului sau serviciilor. Conform art. 964,966 din CM RM, n funcie de calitatea lucrului, mrimea remuneraiei poate fi redus unilateral de ctre beneficiar. Totodat, conform art.967 din CM RM, beneficiarul este obligat s achite executorului remuneraia contractual. Termenele i modul de nlturare a neajunsurilor se determin n baza termenilor de garanie sau n baza condiiilor contractuale Pentru contractul de antrepriz acest termen constituie 1 an de la momentul recepionrii lucrrilor (serviciilor) art. 960, 968 din CC RM.

Preteniile fa de calitatea muncii i termenele de prescripie n cazul pricinuirii pagubelor materiale n limita obligaiunilor de funcie ale angajatului sunt prevzute n timp de o lun (n cazul emiterii ordinului) i n timp de un an de la data stabilirii mrimii pagubei materiale (dac ordinul nu a fost emis sau paguba material depete salariul mediu lunar al angajatului) - art. 344 din CM RM.

VII. Desfacerea contractelor Baz pentru desfacerea contractului servesc prevederile art.81 din CM RM, n cazul circumstanelor care nu depind de voin prilor art.. 82,305,310 din CM RM, la iniiativa unei pri, conform art.85-86 din CM RM. Legea stabilete foarte clar ordinea, termenele i condiiile de Art. 942 din CC RM acord dreptul beneficiarului n orice moment pn la sfritul lucrrilor sau serviciilor, a desface contractul. Concomitent, suma care a fost achitat executorului ca avans urmeaz s fie rambursat de ultimul (art. 943, p.2 din CC REM), ceea ce 91

ncetare a aciunii CIM.

nu este permis n cazul CIM. Termenele de ntiinare preliminar despre intenia desfacerii contractului se stipuleaz n condiiile contractului.

Anexa 14. Proces-verbal de decshidere a cutiei pentru donaiile caritabile Aprobat:_____________

Asociaia obteasc: Adresa: Cod fiscal:

Proces-verbal ______
de deschidere a cutiei pentru donaii caritabile M._______________ Prezentul proces verbal este ntocmit de urmtoarele persoane: 1. ________________________________________________________________________
(NP, functia, organizatia)

____ ____________201___.

2. ________________________________________________________________________
(NP, functia, organizatia)

3. ________________________________________________________________________
(NP, functia, organizatia)

precum c au deschis cutia pentru donaii, instalat pe adresa:

cu scopul de a strnge mijloace bneti pentru n cadrul realizrii programului (scopului statutar) . Cutia pentru donaii indicat mai sus este instalata conform deciziei organizaiei nr.______________ din _____ ______________a.201_
(denumirea organului care a primit decizia)

La decupare in cutia pentru donaii se aflau lei. Membrului comisiei i se poruncete a transmite imediat banii colectai n casa asociaiei. Membrii comisiei:

(NP si semnaturile membrilor comisiei)

92

Acest proces-verbal se anexeaz la dispoziia de ncasare de cas, eliberat la suma ncasat conform prezentului act. Suma ncasat se va atribui la realizarea proiectului (programului)________________________________________________________________________ _ i se va reflecta n contabilitate la contul analitic a finanrilor cu destinaie special aferent programului dat_________________________________________________________________________________

Anexa 15. Autorizaia de plat (model)

Acest document servete pentru controlul i evidena separat a plilor pentru diverse cheltuieli de program (proiect) i de birou, efectuate din surse de finanare diferite. Documentul permite a autoriza tranzaciilor de procurare la nivelul responsabililor de proiect (program, eveniment, activitate), de exemplu, la nivelul directorului sau coordonatorului de proiect i la nivelul conducerii de v rf (directorul executiv). De asemenea, acest document asigur transparen i uureaz munca contabilului vizavi la gruparea cheltuielilor i plilor n funcie de sursele de finanare, bugete, proiecte, programe. Este o procedur eficient de control intern a plilor i responsabilitilor. Documentul model poate fi modificat, perfecionat n funcie de cerinele informaionale ale ONG.

Autorizaia de plat Asociaia obteasc _____________________cod fiscal_______________________________________ Aprobat: Data: A comandat: Data Proiect(program, activitate) Sursa de finanare (cod grant, proiect, program, activitate): Linia de buget (cod cheltuieli): Beneficiar (denumirea furnizorului de mrfuri,servicii, a partenerilor de proiect) : Destinaia plii (denumirea bunurilor,serviciilor etc): Achitat avans, Data: Achitat suma rmasa, Data: Contabil-ef: Data: Director executiv: Persoana responsabil (director, coordonator de proiect, contabilul ef): (se nscrie denumirea) (se nscrie codul) (se nscrie codul) Moldtelecom x x x NPP Semntura:

Servicii de telefonie

93

Anexa 16. Contractul de donaie filantropic (model)

Contractul donaiei de caritate nr.4

m. Chiinu, 28 ianuarie 2012 Fundaia Non-profit "Olimpus", denumit n continuare Donator, reprezentat de directorul executiv I. Rusu, acionnd n conformitate cu Statutul, pe de o parte, i coal internat, denumit n continuare Beneficiar, reprezentat de directorul A. Stolear, acionnd n conformitate cu ordinul nr. 59 din 23.08.2004, au ncheiat urmtorul contract. 1. Dispoziii generale 1.1. Donatorul transmite Beneficiarului echipamente sportive n valoare de 65 000 lei, ca parte a programului de caritate "Sperana". 1.2. Scopul programului: de a promova modul activ de via pentru copiii cu dizabiliti. 1.3. Procesul verbal de primire-predare i lista echipamentelor sportive sunt ataate i fac parte integrant din prezentul contract. 1.4. Prezentul contract intr n vigoare la data semnrii lui i a Procesului verbal de primire -predare a echipamentelor sportive de ctre pri. Data expirrii se consider data de livrare a raportului final Beneficiarului. 2. Modul de transmitere i d folosire a donaiei filantropice 2.1. Valoarea total a donaiei caritabile constituie 65.000 de lei (aizeci i cinci de mii lei 00 bani). 2.2. Echipamentul sportiv furnizat n conformitate cu prezentul contract urmeaz s fie utilizat n strict corespundere cu obiectivele programului. 2.3. Pentru a modifica scopul de utilizare a donaiei Beneficiarul trebuie s obin acordul scris al Donatorului. 2.4. Beneficiarul asigur accesul reprezentantului Donatorului la toate documentele legate de evidena echipamentului donat, precum i accesul nemijlocit la echipamentele sportiv, n scopul de a controla utilizarea acestuia conform destinaiei. 2.5. n cazul n care nu sunt ndeplinite condiiile Donatorului, prevzute de prezentul contract i de program, Donatorul este n drept a solicita returnarea echipamentelor, notificnd despre acest fapt n form scris Beneficiarul. 2.6. Echipamentul sportiv este transmis cu dreptul de folosin, fr transmiterea dreptului de proprietate. La finalizarea programului, precum i n cazul n care toate condiiile Donatorului vor fi respectate, ultimul va transmite Beneficiarului dreptul de proprietate asupra echi pamentului la valoarea sa contabil evaluat la data transmiterii. Beneficiarii trebuie s ia n evidena contabil echipamentele sportive transmise Beneficiarului, n conformitate cu legislaia n vigoare. 3. Raportarea 3.1. Beneficiarul va prezenta Donatorului un raport anual privind utilizarea de echipamentelor sportive, inclusiv un raport final, n termen de 15 zile de la sfritul fiecrui an. 4. Procedura de reziliere a contractului 4.1. Modificarea i rezilierea contractului pot fi convenite de ctre pri. Acordul privind modificarea sau rezilierea contractului se face n scris. 4.2. Beneficiarul este n drept, n orice moment, nainte de transmiterea acestuia a echipamentului s se refuze de acesta. n acest caz, contractul se va considera reziliat. 4.3. Donatorul poate rezilia sau modifica prezentul acord n orice moment, integral sau parial, 94

printr-o notificare scris ctre Beneficiar, n cazul n care se va stabili, c acesta din urm nu se conformeaz cu orice prevedere a prezentului Contract. Prezentul contract este ntocmit n dou exemplare (cte unul - pentru fiecare parte) i intr n vigoare la data semnrii. 5. Adresa i semnturile prilor Donator: (Numele i adresa organizaiei) (detalii bancare, cont bancar) (numele i semntura persoanei autorizate) L.. 28 ianuarie 2012. Beneficiar: (Numele i adresa organizaiei) (detalii bancare, cont bancar) (numele i semntura persoanei autorizate) L.. 28 ianuarie 2012 .

Anexa 17. Exemple de tehnici i proceduri ale controlului intern Exemplul 1

Crearea SCI n cadrul ONG presupune introducerea anumitor procedee stricte prin care s se previn pierderea activelor care i aparin i care se identific pe parcursul efecturii faptelor economice aferente activitii sale. Activul principal al ONG l constituie mijloacele financiare, resursele materiale i nemateriale, care permit realizarea scopurilor statutare, asigur condiii de munc (patrimoniul) i care urmeaz s fie utilizate strict dup destinaie, conform sarcinilor statutare i cerinelor legislaiei n vigoare. Alte active importante ale ONG sunt: informaia (inclusiv, bazele de date informaionale automatizate, bazele de date privind plile efectuate, rapoartele financiare, rapoartele manageriale, ect., informaii); personalul (profesionalismul, competena i experiena managerilor de vrf (conducerea), competena, experiena i onestitatea angajailor; imaginea organizaiei (ncrederea cetenilor, beneficiarilor, donatorilor, sponsorilor, organizaiilor i instituiilor internaionale, partenerilor sociali, organizaiilor i instituiilor publice din ar, a societii civile, ncrederea personalului, ect.); Dup identificarea activelor dup relevan, managerii stabilesc obiectivele corespunztoare de protejare i sporire a acestora (obiectivele controlului intern), totodat stabilind i instrumentele (procedeele) de control ntru atingerea obiectivelor trasate. De exemplu, referitor la atingerea obiectivului de acumulare a mijloacele financiare necesare, din punctual de vedere a gestionrii riscurilor se efectueaz identificarea obstacolelor (evenimentelor) care pot mpiedica atingerea acestui scop (de exemplu, schimbarea de ctre donatori a prioritilor tematice de finanare a proiectelor, modificrile n legislaie, lipsa personalului competent, informaii denaturate n rapoartele financiare i manageriale, condiii neadecvate de munc etc.). Aceste riscuri se evalueaz dup prioritate i se elaboreaz msuri (proceduri) de evitare sau micorare a efectului negativ ateptat de la aceste riscuri.Ca exemplu a procedurii de control, care ar asigura meninerea unui nivel suficient al mijloacelor financiare necesare pe parcursul anului curent, este bugetarea proiectarea veniturilor anuale, n concordan cu cheltuielile planificate (de program, administrative, de ntreinere a ONG etc.). Exemplul 2 Tehnici ale controlului intern

95

Exemple de tehnici ale controlului intern care nu s-au stabilit sau sun ineficiente: nelegerea clar i definirea responsabilitilor managerilor responsabilitatea pentru tehnica de calcul neutilizat nu a fost stabilit, n rezultat acest tehnic a nceput s dispar; controlul dreptului de acces la active un colaborator neautorizat a avut acces la baza de date i a ntrodus modificri n aceasta n interes personal; nivelul corespunztor de supravegere a muncii subalternilor activitatea unui contabil nu a fost controlat, n rezultat au fost admise fraude cu mijloace bneti, care au adus pagub organizaie; asigurarea autorizrii tuturor tranzaciilor contabilul a achitat un cont de plat, care nu a fost autorizat de managerul responsabil, n rezultat s-au achitat serviciile care nu s-au prestat efectiv (admiterea plilor neautorizate; . asigurarea reflectrii (nregistrrii) n termenii stabilii a tranzaciei n documentele, registrele i rapoartele corespunztoare din motivul nereflectrii la timp (n perioada n care au avut loc efectiv) n contabilitte a cheltuielilor, rapoartele pentru perioada respectiv au fost prezentate cu date denaturate; politicile, procedurile, tehnicile i instruciunile de activitate i de contol sunt documentate i se execut nu s-au stabilit limite la unele tipuri de cheltuieli, n rezultat au fost admise supracheltuieli (pierderi) i amenzi fiscale; repartizarea responsabilitilor (funciilor) critice (incompatibile) ntru prevenirea fraudelor i utilizrii nepredestinate a resurselor, procesele cheie nu trebuie s se afle n gestionarea unei persoane.Contabilul a fost mputernicit ca persoan cu rspundere material pentru activele ONG, n rezultat a nregistrat n contabilitate trecerea la cheltuieli de program a activelor care le-a nsuit n scopuri personale.

Anexa 18. Exemple de modificri a politicii de contabilitate

Exemplul 3 Asociaia obteasc X Ordin nr. 24 din 21 mai 2010 Cu privire la modificrile operate n politica de contabilitate n legtur cu modificrile operate n (se indic denumirea actului normativ supus modificrilor) i modificarea procedeelor (metodelor) de eviden a elementelor contabile (se indic elementele contabile pentru care s-a schimbat modul de contabilizare) ORDON: 96

1. A aproba politica de contabilitate n redacie nou conform anexei 1 (n anexa respectiv se prezint redacia nou a paragrafelor respective din politica de contabilitate). 2. Modificrile n politica de contabilitate vor intra n vigoare din (se indic data intrrii n vigoare a modificrilor operate). 3. Rspunderea pentru executarea prezentului ordin i prezentarea informaiei privind modificarea politicii de contabilitate n notele explicative la raportul financiar anual i revine contabilului-ef (sau se indic alte persoane responsabile de executarea politicii de contabilitate n organizaie). Director executiv (semntura) Exemplul 4 Asociaia obteasc X Ordin nr. 36 din 28 mai 2010 Cu privire la completrile operate n politica de contabilitate n legtur cu deschiderea de la 1 iunie 2010 a conturilor curente n valut strin i apariia tranzaciilor cu mijloace bneti valutare (n calitate de motiv al completrilor n politica de contabilitate pot fi indicate i alte fapte economice i elemente contabile noi, aprute n activitatea organizaiei n perioada de gestiune respectiv) ORDON: 1. A completa compartimentul 2 al politicii de contabilitate cu paragraful 2.5 cu urmtorul cuprins: Diferenele de curs favorabile i nefavorabile aferente mijloacelor cu destinaie special n valut strin se nregistreaz ca majorare sau diminuare a finanrilor i ncasrilor cu destinaie special. 2. Completrile n politica de contabilitate vor intra n vigoare ncepnd cu 1 iunie 2010. 3. Rspunderea pentru executarea prezentului ordin i revine contabilului-ef. Director executiv (semntura)

Anexa 19. Contabilizarea lipsurilor de bunuri (Inventarierea)

Exemplul 1 Contabilizarea lipsurilor de bunuri i a operaiunilor de recuperare a prejudiciului material n noiembrie 2011 n asociaia obteasc X cu ocazia inventarierii mijloacelor fixe a fost depistat l ipsa unui computer din oficiu, valoarea de intrare a cruia a constituit 8 200 lei, iar suma uzurii acumulate 5 600 lei. Lipsa computerului a fost comis din vina administratorului oficiului cu care este ncheiat contract privind rspunderea material deplin. Administratorul i-a recunoscut vina i a prezentat Angajamentul de plat cu rugmintea de a reine suma prejudiciului n rate n mrime de 30% din salariul lunar care constituie 3 200 lei. Directorul executiv al asociaiei obteti X a emis Deci zia de recuperare a sumei prejudiciului material de 2 600 lei (8 200 5 600) n rate prin reinerea din salariul administratorului ncepnd cu 1 decembrie 2011. n baza datelor din exemplul trebuie ntocmite formulele contabile care urmeaz. Dt 342= Kt 123 - 2 600 lei - Reflectarea valorii de bilan a computerului constatat lips (8 200 5 600); Doc.just.:Procesul-verbal al comisiei de inventariere, balana de verificare, procesul-verbal de casare a mijloacelor fixe, nota de contabilitate; Dt 124= Kt 123 - 5 600 lei - Decontarea sumei uzurii acumulate a computerului constatat lips; Doc.just.:Procesul-verbal de casare a mijloacelor fixe, nota de contabilitate;

97

Dt 531= Kt 227 - 960 lei - Reinerea din salariul persoanei vinovate a sumei prejudiciului mat erial pe luna decembrie (3 200 lei x 30%); Doc.just.:Decizia de recuperare, angajamentul de plat; Exemplul 2 Contabilizarea lipsurilor de mrfuri i a operaiunilor de recuperare a prejudiciului material prin instana judectoreasc. n noiembrie 2011 n asociaia obteasc X au fost stabilite lipsuri de materiale, valoarea de bilan a crora a constituit 2 100 lei, iar valoarea de pia - 3 000 lei. Lipsurile au fost comise din vina magazionerului cu care este ncheiat contract privind rspunderea material deplin. Magazionerul nu i-a recunoscut vina i reclamaiile privind recuperarea prejudiciului material au fost transmise n instana judectoreasc. S admitem c n martie 2012 instana judectoreasc a recunoscut magazionerul ca vinovat de cauzarea prejudiciului material n sum de 3 000 lei. Prejudiciul material a fost recuperat integral n numerar n aceeai lun. n baza datelor din exemplul trebuie ntocmite formulele contabile care urmeaz. Dt 714= Kt 217 2 100 lei n luna noiembrie 2011 (pn la decizia instanei judectoreti), decontarea valorii de bilan a lipsurilor de mrfuri constatate la inventariere; Doc.just.:Procesul-verbal al comisiei de inventariere, balana de verificare, not contabil; Dt 960 (cont extrabilanier) 3 000 lei n luna noiembrie 2011 (pn la decizia instanei judectoreti), Reflectarea sumei prejudiciului material (creanei contingente) imputat persoanei vinovate; Doc.just.:Procesul-verbal al comisiei de inventariere, balana de verificare, not contabil; Dt 227= Kt 612 3 000 lei n luna martie 2012 (dup decizia instanei judectoreti), reflectarea creanelor privind recuperarea prejudiciului material; Doc.just.:Decizia instanei judectoreti, titlul executoriu al instanei judectoreti; Dt 241= Kt 227 3 000 lei n luna martie 2012 (dup decizia instanei judectoreti), ncasarea mijloacelor bneti de la magazioner pentru recuperarea prejudiciului cauzat; Doc.just.:Dispoziia de ncasare, registrul de cas; Kt 946 (cont extrabilanier) 3 000 lei n luna martie 2012 (dup decizia instanei judectoreti), decontarea sumei creanelor contingente privind prejudiciul material; Doc.just.:Decizia instanei judectoreti, nota de contabilitate;

Anexa 20. Contabilizarea n cazul aplicrii sistemului contabil simplificat n partid dubl
Exemplul 1 Intrarea mijloacelor cu destinaie special n cazul aplicrii contabilitii de angajamente. Exist urmtoarele date: Organizaia necomercial a ncheiat la data de 10.12.2012 un contract de grant cu un finanator local, la suma total de 540 000 lei; Perioada realizrii proiectului finanat de grant ncepnd cu 24.12.2012 pn la 23.12.2013; Conform condiiilor contractului i a graficului de pli, finanatorul se oblig s transfere 98

mijloacele de grant n 4 trane, prima tran fiind planificat pentru primire de ctre ONG la 25.12.2012, n sum de 324 000 lei; Efectiv, din unele motive obiective, prima tran a fost primit de ctre ONG la 10.01.2013.

Organizaia necomercial are o certitudine ntemeiat c mijloacele bneti (prima tran) vor fi primite i aplicnd metoda de angajamente va ntocmi urmtoarele formule contabile. Dt 229= Kt 539 324 000 lei n luna decembrie 2012, la suma mijloacelor de grant ce urmeaz s fie primite, aferente primei trane; Doc.just.:Contractul de grant, bugetul cheltuielilor grantului, graficul plilor de grant (tranelor) ; Dt 242= Kt 229 324 000 lei n luna ianuarie 2013, la suma mijloacelor de grant intrate efectiv, aferente primei trane; Doc.just.:Extras de cont, dispoziia de plat bancar; Exemplul 2 Intrarea mijloacelor cu destinaie special n cazul aplicrii contabilitii de cas. Exist urmtoarele date: Organizaia necomercial a ncheiat la data de 17.12.2012 un contract de grant cu un finanator local, la suma total de 200 000 lei; Perioada realizrii proiectului finanat de grant ncepnd cu 01.01.2013 pn la 01.01.2014; Conform condiiilor contractului i a graficului de pli, finanatorul se oblig s transfere mijloacele de grant n 4 trane, prima tran fiind planificat pentru primire de ctre ONG la 21.01.2013, n sum de 50 000 lei; Efectiv, prima tran a fost primit de ctre ONG conform graficului de pli, la 21.01.2013.

Organizaia necomercial nu are nici o certitudine ntemeiat c mijloacele de grant (prima tran) vor fi primite n luna ncheierii contractului (decembrie 2012) i aplicnd metoda de cas va ntocmi urmtoarele formule contabile. Dt 242= Kt 539 50 000 lei n luna ianuarie 2013, la suma mijloacelor de grant intrate efectiv, aferente primei trane; Doc.just.:Contractul de grant, bugetul cheltuielilor grantului, graficul plilor de grant (tranelor) ;Extras de cont, dispoziia de plat bancar;

Anexa 21. Contabilitatea faptelor economice

Exemplul 1 Recepionarea i achitarea cheltuielilor curente din contul mijloacelor de grant. Exist urmtoarele date: 1. n cadrul realizrii unui proiect, organizaia necomercial a recepionat n luna august 2012 conturile furnizorilor pentru urmtoarele servicii: - servicii pentru chiria spaiului n luna august 2500 lei (furnizorul serviciilor persoan fizic); - servicii de telecomunicaie pentru luna august 1900 lei, inclusiv avans pentru luna septembrie - 950 lei; 99

2. n aceeai lun au fost achitate din contul mijloacelor de grant: - servicii pentru chiria spaiului 2500 lei; - servicii de telecomunicaie 1900 lei; - servicii bancare 128 lei. 3. n luna august au fost calculate i achitate salarii i onorarii, din contul mijloacelor de grant, n suma total 28600 lei, impozitul pe venit din salarii, contribuii de asigurri sociale i medicale datorate de patron, respectiv 2450, 6578 i 1001 lei; 4. Conform politicii de contabilitate a organizaiei, mijloacele cu destinaie special, primite pentru realizarea proiectelor pe termen scurt se contabilizeaz la contul 539, la un subcont analitic n funcie de numrul i tipul finanrilor, iar toate cheltuielile care se refer la proiectele realizate din contul finanrilor respective se contabilizeaz la subconturile analitice a contului 714. 5. Serviciile pentru chirie au fost achitate prin intermediul titularului de avans al organizaiei, din contul mijloacelor proprii ale acestuia, iar impozitul pe venit, reinut din plata pentru locaiune, n mrime de 10% (250 lei) - au fost achitate prin transfer. Viznd operaiunile lunii august, ONG-ul va ntocmi urmtoarele formule contabile: Dt 714= Kt 521 950 lei* n luna august, la suma mijloacelor de grant utilizate pentru acoperirea cheltuielilor curente de comunicaie; Doc.just.:Conturile, facturile, facturile fiscale, actele de recepionare a serviciilor ale fur nizorilor de servicii, extrase bancare, dispoziii de plat bancare, deconturi de avans (n cazul achitrii prin intermediul titularilor de avans); Dt 714= Kt 539 2500 lei n luna august, la suma mijloacelor de grant utilizate pentru acoperirea cheltuielilor curente de chirie a spaiului; Doc.just.:Actul de achiziie a serviciilor de la persoana fizic pentru luna august, a contractului de locaiune i a decontului de avans, prezentat contabilitii de ctre titularul de avans; Dt 714= Kt 531 28 600 lei n luna august, la suma mijloacelor de grant utilizate pentru acoperirea cheltuielilor curente aferente salariilor i onorariilor calculate pentru luna august; Doc.just.:Contractele individuale de munc, tabele de pontaj, contractele civile de prestri servicii, actele de recepionare a serviciilor (lucrrilor), registrele de calculare a salariilor i reinere a impozitelor din salarii; Dt 714= Kt 533 6578 lei n luna august, la suma mijloacelor de grant utilizate pentru acoperirea cheltuielilor curente aferente contribuiilor de asigurri sociale calculate pentru luna august; Doc.just.:Contractele individuale de munc, tabele de pontaj, contractele civile de prestri servicii, actele de recepionare a serviciilor (lucrrilor), registrele de calculare a salariilor i reinere a impozitelor din salarii; Dt 714= Kt 533 1001 lei n luna august, la suma mijloacelor de grant utilizate pentru acoperirea cheltuielilor curente aferente primelor de asisten medical, calculate pentru luna august; Doc.just.:Registrele de calculare a salariilor i reinere a impozitelor din salarii; Dt 714= Kt 5347 2450 lei n luna august, la suma mijloacelor de grant utilizate pentru acoperirea cheltuielilor curente aferente impozitului pe venit, reinut din salariu, calculat pentru luna august; Doc.just.:Registrele de calculare a salariilor i reinere a impozitelor din salarii;

100

Dt 521= Kt 242 950 lei n luna august, la suma cheltuielilor pentru serviciile de comunicaie, achitate n luna august; Doc.just.:Extras de cont, dispoziia de plat bancar; Dt 714 = Kt 242 128 lei n luna august, la suma cheltuielilor aferente serviciilor bancare, achitate n luna august; Doc.just.:Extras de cont, contractul cu banca deservent; Dt 539 = Kt 532** 2250 lei (2500 -250) lei n luna august, la suma cheltuielilor de chirie, achitate persoanei fizice din contul mijloacelor proprii ale titularului de avans; Doc.just.: Decont (raport) de avans (prezentat contabilitii de ctre titularul de avans); Dt 539 = Kt 532 250 lei n luna august, la suma cheltuielilor aferente impozitului pe venit, reinut din plata pentru chirie, achitate bugetului din contul mijloacelor proprii ale titularului de avans; Doc.just.: Decont (raport) de avans (prezentat contabilitii de ctre titularul de avans); Dt 539 = Kt 5347 250 lei n luna august, la suma impozitului pe venit calculat i reinut din plata de locaiune (chirie) i transferat bugetului; Doc.just.: Decont (raport) de avans (prezentat contabilitii de ctre titularul de avans); Dt 5347 = Kt 242 250 lei n luna august, la suma impozitului pe venit transferat bugetului; Doc.just.: Exstras de cont, dispoziie de plat bancar; Dt 531 = Kt 242 28600 lei *** n luna august, la suma cheltuielilor aferente salariilor i onorariilor, achitate n luna august; Doc.just.: Exstras de cont, dispoziie de plat bancar; Dt 533 = Kt 242 7579 lei (6578 +1001) n luna august, la suma cheltuielilor aferente contribuiilor de asigurri sociale i primelor de asisten medical, datorate bugetului, datorate de patron i achitate n luna august; Doc.just.: Exstras de cont, dispoziie de plat bancar; Dt 539 = Kt 612 39 757 lei (950+2500+128+28600+6578 +1001) n luna august, recunoaterea venitului curent, aferent mijloacelor de grant utilizate n luna august, n suma egal pentru acoperirea cheltuielilor curente; Doc.just.: Raportul privind bugetul de grant executat n luna august, registrele contabile aferente cheltuielilor; *Avansul pentru luna septembrie, n sum de 950 lei, conform metodei de angajamente, se va reflecta la cheltuielile lunii septembrie. ** Suma reflectat la contul 532 reprezint datoria organizaiei fa de titularul de avans, care i va fi compensat ulterior din contul mijloacelor de grant, prin una din formulele contabile: debit 532 i credit 241 sau 242, dup caz. ***Salariile i onorariile s-au achitat la cardurile bancare ale persoanelor fizice. Exemplul 2 Procurarea, reparaia i vnzarea imobilizrilor corporale din contul mijloacelor de grant. Exist urmtoarele date:

101

1. ONG realizeaz un proiect pe termen lung, finanat n baza unui contract de asisten tehnic . n luna martie 2012, din contul mijloacelor proiectului se procur o cldire (cu drept de proprietate) la valoarea de 960 000 lei. 2. n luna aprilie 2012, pn la punerea obiectului n exploatare, de ctre o persoan ter-antrepenor se efectueaz reparaia cldirii. Costul lucrrilor de reparaie constituie 55 000 lei. 3. Cldirea este pus n exploatare n luna aprilie 2012. Teremenul de funcionare util 35 ani, metoda de calculare a uzurii liniar, valoarea probabil rmas 50 000 lei. 4. n luna decembrie 2012 are loc vnzarea cldirii, la preul 1 000 000 lei. Mijloacele bneti obinute din vnzarea cldirii au fost ndreptate la finanarea prelungirii proiectului. 5. Conform politicii de contabilitate, pentru contabilizarea finanrilor cu destinaie special pe termen lung, entitatea utilizeaz contul 423. Pe baza datelor din exemplu, entitatea va ntocmi urmtoarele formule contabile. Dt 121 = Kt 521 960 000 lei n luna martie, nregistrarea preului de procurare a cldirii; Doc.just.: Contractul de asisten tehnic cu finanatorul, bugetul proiectului, documentele de licitaie aferente procurrii cldirii, contractul de vnzare-cumprare cu vnztorul imobilului. Factura (formular tipizat cu regim special); Dt 521 = Kt 242 960 000 lei n luna martie, stingerea datoriei fa de furnizorul cldirii; Doc.just.: Contul de plat al furnizorului, ordinul de plat, extras din contul bancar; Dt 423 = Kt 342 960 000 lei n luna martie, decontarea mijloacelor finanrii cu destinaie special utilizate pentru procurarea cldirii; Doc.just.: Politica de contabilitate, regitrele de eviden a imobilizrilor corporale, nota contabil; Dt 121 = Kt 521 55 000 lei n luna aprilie, nregistrarea cheltuielilor aferernte reparaiei cldirii; Doc.just.: Contractul cu antreprenorul privind efectuarea lucrrilor de reparaie, actul de primire -predare a lucrrilor de reparaii, factura (formular tipizat cu regim special), procesul verbal al comisiei interne privind primirea lucrrilor de reparaie a cldirii i luarea deciziei cu privire la capitalizarea cheltuielilor de reparaie; Dt 521 = Kt 242 55 000 lei n luna aprilie, stingerea datoriei fa de prestatorul lucrrilor de reparaie a cldirii; Doc.just.: Contul de plat al prestatorului lucrrilor de reparaie, ordinul de plat, extras din contul bancar; Dt 423 = Kt 342 55 000 lei n luna aprilie, decontarea mijloacelor finanrii cu destinaie special utilizate pentru reparaia cldirii ; Doc.just.: Politica de contabilitate, regitrele de eviden a imobilizrilor corporale, nota contabil; Dt 123 = Kt 121 1 015 000 lei (960 000 + 55 000) n luna aprilie, nregistrarea valorii de intrare a cldirii puse n exploatare; Doc.just.: Ordinul directorului executive cu privire la punerea obiectului n exploatare. Actul de punere n exploatare a obiectului (formularul tipizat al documentului primar MF-1). Registrul mijloacelor fixe. Fia de inventar a obiectului pus n exploatare; Dt 342 = Kt 124 18 381 lei [(1 015 000 lei- 50 000 lei) : 35 ani (8 luni : 12 luni)] n luna maidecembrie, calcularea uzurii cldirii ; 102

Doc.just.: Registrul mijloacelor fixe (imobilizrilor corporale). Borderoul de calculare a uzurii mijloacelor fixe. Formularul tipizat MF-1; Dt 124 = Kt 123 18 381 lei n luna decembrie, decontarea uzurii accumulate a cldirii; Doc.just.: Registrul mijloacelor fixe (imobilizrilor corporale). Borderoul de calculare a uzurii mijloacelor fixe. Formularul tipizat MF-1; Dt 342 = Kt 123 996 619 lei n luna decembrie, Decontarea valorii de bilan a cldirii vndute; Doc.just.: Registrul mijloacelor fixe (imobilizrilor corporale). Procesul verbal de scoatere din eviden a obiectuului; Dt 229 = Kt 423 1 000 000 lei n luna decembrie, nregistrarea valorii de vnzare a cldirii i direcionarea concomitent a mijloacelor bneti obinute din vnzarea cldirii la continuarea proiectului; Doc.just.: Contract de vnzare cumprare a cldirii. Factur (formular tipizat cu regim special); Dt 242 = Kt 229 1 000 000 lei n luna decembrie, stingerea de ctre cumprtor a creanei aferente cldirii vndute; Doc.just.: Extras de cont; Exemplul 3 Evaluarea imobilizrilor a cror valoare este exprimat n valut strin Temei pentru evaluarea i nregistrarea imobilizrilor corporale, a cror valoare este exprimat n valut strin (inclusiv, importate) servesc documentele primare ale donatorului sau ageniei strine, care au efectuat donaia (acte de donaie (de binefacere), procese verbale de primire -predare a imobilizrilor necorporale, alte documente, n baza crora se ntocmete declaraia vamal la momentul introducerii obiectului pe teritoriul Republicii Moldova). Conform p. 45 la Indicaiilor metodice, valoarea obiectului indicat n declaraia vamal se va aplica pentru evaluarea iniial a acestuia doar n cazul, n care alt valoare nu este indicat n documentele donatorului strin. Data operaiunii se va considera acea dat, la care organizaia necomercial a obinut temei juridic pentru a nregistra obiectul n contabilitate (n baza documentelor justificative de procurare, care confirm obinerea dreptului de proprietate asupra obiectului). n cazul importului imobilizrilor corporale (mijloacelor fixe), data operaiunii n valut strin aferent obiectelor importate se consider data obinerii de ctre ONG a dreptului de proprietate asupra lor. n cazul contractelor internaionale de vnzare-cumprare data trecerii dreptului de proprietate se determin la momentul semnrii documentelor de primire predare a imobilizrilor sau la data transferului riscurilor de la donator beneficiarului (conform regulilor INCOMTERMS). De asemenea, data trecerii dreptului de proprietate poate fi stabilit conform altor condiii contractuale. De exemplu, n cazul importului mijloacelor fixe, donate de donatorii strini, moment al trecerii dreptului de proprietate poate fi considerat data semnrii documentelor de primire predare a acestora. Daca astfel de documente lipsesc, atunci se va lua in consideraie data ntocmirii declaraiei vamale sau data semnrii Procesului verbal al comisiei interne a ONG-lui, cu privire la nregistrarea la bilanul organizaiei a bunurilor primite cu titlu gratuit. Anume la aceasta data se va evalua activul primit i se va aplica rata de schimb a cursului valutar al BNM. Mijloacele fixe care se doneaz organizaiei de ctre donatorul strin cu scopul transmiterii altor beneficiari, se evalueaz analogic, in modul descris mai sus, dar se nregistreaz la conturile extrabilaniere ale organizaiei (conturile aferente activelor ce nu aparin organizaiei). Modul de evaluare i contabilizare a imobilizrilor corporale (mijloacelor fixe) i altor active se determin n politica de contabilitate a organizaiei. Exist urmtoarele date:

103

1. n luna ianuarie 2013, ONG primete n calitate de donaie un microbus de al un donator strin. Valoarea obiectului indicat n Actul de donaie i n procesul verbal de primire - predare a microbusului, constituie 20 800 EURO. 2. Rata de schimb a valutei strine fa de moneda naional la data semnrii Procesului verbal de transmitere predare i la data transmiterii efective a microbusului, a constituit 15,9800 MDL/EUR. 3. Valoarea iniial a microbusului se determina la data oformrii actelor de transmitere a dreptului de proprietate (Procesului verbal de transmitere -predare a microbusului) i constituie 332 384 lei (20 800 EURO 15,9800). 4. Deoarece microbusul a fost donat necondiionat, operaiunea n contabilitate se va nregistra conform par. 31 din Indicaiile Metodice, ca majorare concomitent a imobilizrilor corporale i a fondurilor imobilizrilor corporale: Dt 123 = Kt 3421 332 384 lei n luna ianuarie 2013, la suma valorii evaluate conform documentelor justificative i ratei oficiale de schimb a BNM la data obinerii dreptului de proprietate asupra obiectului. Doc.just.: Actul de donaie, procesul verbal de primire-predare a microbusului, datele oficiale ale BNM privind rata de schimb valutar; La fiecare dat ulterioar a ntocmirii bilanului contabil, valoarea iniial a microbusului nu se fa recalcula n funcie de modificarea ratei de schimb a valutei strine (euro) fa de moneda naional (lei). Uzura se va calcula de la valoarea evaluat iniial, nregistrndu-se n contabilitate concomitent ca majorare a uzurii acumulate i micorare a fondului de imobilizri corporale: Dt 342 = Kt 124 lunar, pe parcursul ntregii perioade de exploatare, la suma uzurii calculate; Doc.just.: Politica de contabilitate (metodele de calculare a uzurii), Procesul verbal de punere n funciune a microbusului, Registrele de eviden a imobilizrilor corporale i de calculare a uzurii acestora; Exemplul 4 Procurarea stocurilor din contul surselor de finanare mixte i utilizrii lor pentru diferite scopuri. Exist urmtoarele date: 1. ONG realizeaz un proiect de grant, n cadrul cruia, n luna septembrie 2012, se planifica organizarea unui training pentru 45 de participani. 2. Conform bugetului proiectului, cheltuielile pentru materiale participanilor sunt prevzute n sum de 2 800 lei. 3. n luna septembrie 2012 organizaia procur materiale i OMVSD (obiecte de mic valoare i scurt durat) din surse financiare mixte i le utilizeaz dup cum urmeaz: Activele procurate n luna septembrie 2012 Nr/o Activul Cantitatea , buci 3 45 buc. 45 buc. 45 buc. 3. Stilouri 10 buc. Pre unitar, lei 4 25 15 5 5 Sursa procurare 6 de Direcia ulterioare 7 utilizrii

Suma, lei 5 1 125 675 225 50

1 1. 2. Mape Caiete

Mijloace de grant Pentru proiect (training) Mijloace de grant Pentru proiect (training) Mijloace de grant Pentru proiect (training) Mijloace proprii (autofinanare) Cheltuieli pentru oficiu

104

5 buc. 4. Creioane 10 buc. 20 buc. 8 pach. 5. 6. 7. 8. 9. Hrtie Toner pentru imprimant Calculatoare mici Aparat de telefon Fotolii 10 pach. 1 buc. 5 buc. 2 buc. 6 buc.

30 2,50 1,50 60 60 120 120 380 1 600

150 25 30 480 600 120 600 760 9 600

Mijloace proprii (autofinanare) Mijloace proprii (autofinanare) Mijloace proprii (autofinanare) Mijloace proprii (autofinanare)

Cheltuieli pentru oficiu Cheltuieli pentru oficiu Cheltuieli pentru oficiu

Mijloace de grant Pentru proiect Cheltuieli pentru oficiu

Mijloace de grant Pentru proiect (training) Mijloace proprii (autofinanare) Mijloace proprii (autofinanare) Mijloace proprii (autofinanare) Cheltuieli pentru oficiu Cheltuieli pentru oficiu Cheltuieli pentru oficiu

4. n cadrul trainingului, organizat n luna septembrie, participanilor li s -au repartizat toate mapele, caietele i stilourile (45 buc), i pentru pregtirea i multiplicarea materialelor s -a consumat tot tonerul i 5 pachete de hrtie. 5. n scopuri administrative (de oficiu), n luna septembrie s-au consumat 4 pachete de hrtie, s-au pus n funciune aparatele de telefon i fotoliile procurate. Au fost repartizate angajailor toate stilourile i creioanele procurate pentru oficiu. 6. Conform Politicii de contabilitate, mijloacelor cu destinaie special se contabilizeaz la contul 539Alte datorii pe termen scurt. 7. Conform Politicii de contabilitate organizaia ine evidena separat a stocurilor procurate din contul mijloacelor proprii (de autofinanare), la subcontul 2111 Materiale procurate din contul mijloacelor proprii, iar a celor primite din contul mijloacelor predestinate - la subcontul 2112 Materiale procurate din contul mijloacelor cu destinaie special, deschise la contul sintetic 211 Materiale. 8. OMVSD se contabilizeaz analogic materialelor, separat la subconturile analitice ale contului 213 Obiecte de mic valoare i scurt durat, n funcie de sursa de finanare. 9. ONG nu este nregistrat n calitate de pltitor a TVA. Toate activele primite de la diferii furnizori, care include TVA, includ n valoarea iniial iniial nregistrat n bilan i suma TVA. Conform datelor din exemplu, organizaia va contabiliza operaiunile din luna septembrie, dup cum urmeaz: Dt 2111 = Kt 521 855 lei (150+50+55+600) n luna septembrie, la valoarea intrrii materialelor, procurate din contul mijloacelor proprii (op.3,4 si 5 din tabel); Doc.just.: Facturi, facturi fiscale ale furnizorilor de mrfuri; Dt 2131 = Kt 521 10 960 lei (600+760+9600) n luna septembrie, la valoarea intrrii OMVSD, procurate din contul mijloacelor proprii (op.7,8 si 9 din tabel); Doc.just.: Facturi, facturi fiscale ale furnizorilor de mrfuri; Dt 2112 = Kt 521 2 625 lei (1125+675+225+480+120) n luna septembrie, la valoarea intrrii materialelor, procurate din contul mijloacelor de grant (op.1,2,3,5 si 6 din tabel); Doc.just.: Facturi, facturi fiscale ale furnizorilor de mrfuri; 105

Dt 521 = Kt 242 11 815 lei (10960+855) n luna septembrie, achitarea conturilor furnizorilor pentru materiale i OMVSD procurate din contul mijloacelor proprii; Doc.just.: Facturi a furnizorilor, extrase bancare, ordine de plat bancare; Dt 521 = Kt 242 2 625 lei n luna septembrie, achitarea conturilor furnizorilor pentru materiale i OMVSD procurate din contul mijloacelor de grant; Doc.just.: Facturi a furnizorilor, extrase bancare, ordine de plat bancare; Dt 539 = Kt 515 2 625 lei n luna septembrie, nregistrarea mijloacelor cu destinaie special utilizate pentru scopuri de proiect; Doc.just.: Contractul de grant, bugetul cheltuielilor de grant, facturile furnizorilor, extrasele bancare, ordine de plat bancare; Dt 713 = Kt 2132 10 960 lei n luna septembrie, trecerea la cheltuieli a OMVSD puse n funciune; Doc.just.: Procese verbale de punere n funciune i actele de casare (de trecere la cheltuieli) a OMVSD; Dt 713 = Kt 2111 495 lei (200+240+55) n luna septembrie, trecerea la cheltuieli a materialelor utilizate in scopuri administrative(op.3,4 si 5); Doc.just.: Procesele verbale de trecere la cheltuieli (actele de casare) a materialelor; Dt 714 = Kt 2112 2 445 lei (1125+675+225+300+120) n luna septembrie, trecerea la cheltuieli a materialelor utilizate in scopuri de proiect(op.1,2,3,5 si 6); Doc.just.: Bugetul cheltuielilor de grant, Rapoartele coordonatorilor si altor responsabili de proiect, procesele verbale de trecere la cheltuieli (actele de casare) a materialelor; Dt 515 = Kt 612 2 445 lei n luna septembrie, decontarea la venituri curente a venitului anticipat, aferent mijloacelor cu destinaie special utilizate efectiv; Doc.just.: Politica de contabilitate, Registrul de eviden a cheltuielilor de proiect, Registrul de eviden a cheltuielilor anticipate curente; Not: n cazul n care la momentul finisrii proiectului n stocuri rmn active neutilizate, procurate din contul mijlaocelor pentru proiect, organizaia trebuie s nchid soldul contului 515 Venituri curente anticipate, la suma corespunztoare soldului rmas, innd cont de decizia care va fi luat privitor la utilizarea ulterioar a acestor active. Decizia se ia cu acordul donatorului sau, dup caz, de ctre organul mputernicit al ONG-lui pentru planificarea i repartizarea mijloacelor predestinate. nregistrrile contabile se vor efectua n funcie de direcia utilizrii ulterioare a activelor. Vom exemplifica situaia. innd cont de datele din exemplul dat, s admitem c la momentul finalizrii proiectului (luna octombrie 2012) soldul hrtiei neutilizate (3 pach. 60 lei), n sum de 180 lei a fost consumat pentru necesiti administrative (de oficiu). n acest caz se for nregistra urmtoarele formule contabile: Dt 713 = Kt 2112 180 lei n luna octombrie, la valoarea materialelor rmase n stoc (neutilizate), procurate din contul mijloacelor de grant; Doc.just.: Decizia Consiliului de conducere, ordinul directorului executiv, acordul n scris al donatorului (dup caz), actul de trecere la cheltuieli a materialelor consumate n scopuri administrative ; Concomitent: Dt 515 = Kt 612 180 lei n luna octombrie, la suma decontat a venitului anticipat, aferent stocului de hrtie neutilizat, procurate din contul mijloacelor de grant; Doc.just.: Decizia Consiliului de conducere, ordinul directorului executiv, acordul n scris al donatorului (dup caz), actul de trecere la cheltuieli a materialelor consumate n scopuri administrative;

106

Exemplul 5 Mijloacele cu destinaie special utilizate pentru abonarea la reviste i ziare. Exist urmtoarele date: 1. n luna martie 2012, organizaia a primit un grant pe termen scurt, n mrime de 5000 lei. 2. Conform bugetului grantului, pentru abonarea la reviste i ziare sunt prevzute 960 lei, inclusiv 160 lei TVA. 3. n luna martie 2012 s-a achitat avansul pentru abonament pe lunile apriliedecembrie 2012. 4. Organizaia nu este nregistrat n calitate de pltitor a TVA. Conform datelor din exemplu, organizaia va efectua urmtoarele nregistrri n contabilitate. Dt 229 = Kt 539 5 000 lei n luna martie, la suma mijloacelor de grant care urmeaz s fie primite; Doc.just.: Contractul de grant, bugetul cheltuielilor de grant, graficul tranelor mijloacelor de grant; Dt 242 = Kt 229 5 000 lei n luna martie, la suma mijloacelor de grant primite; Doc.just.: Extrasul de cont; Dt 521 = Kt 242 960 lei n luna martie, la suma achitat furnizorului de servicii, pentru abonarea la ziare i reviste; Doc.just.: Conturi de plat ale furnizorilor, extras de cont bancar, ordin de plat bancar; Dt 539 = Kt 515 960 lei n luna martie, nregistrarea la venituri anticipate curente a mijloacelor de grant utilizate pentru plata avansului pentru abonament; Doc.just.: Politica de contabilitate, extrase de cont bancare, ordine de plat bancare; Dt 251 = Kt 521 960 lei n luna martie, nregistrarea cheltuielilor anticipate curente aferente sumei achitate pentru abonare;n funcie de tipul finanrilor cu destinaie special i diversitatea finanatorilor Doc.just.: Politica de contabilitate, extrase de cont bancare, ordine de plat bancare; Dt 714 = Kt 251 960 lei (suma anual) pe parcursul perioadei abonamentului, lunar, pe msura primirii revistelor i ziarelor, nregistrarea cheltuielilor curente 1/9 din valoarea abonamentului (106,67 lei x 9 luni), total pe 9 luni 960 lei; Doc.just.: Politica de contabilitate, acte sau alte documente care confirm primirea ziarelor i revistelor; Dt 515 = Kt 612 960 lei (suma anual) lunar, concomitent cu nregistrarea cheltuielilor curente aferente abonamentului primit, n aceeai sum, se reflect decontarea venitului anticipat la venituri curente; Doc.just.: Politica de contabilitate, acte sau alte documente care confirm primirea ziarelor i revistelor; Not: 1.Actualmente majoritatea finanatorilor din strintate cer ca ONG-urile s deschid conturi curente separate la bnci, pentru asigurarea transparenei privind mijloacele primite i utilizate din sursa respectiv. 2.Subconturile analitice separate pentru fiecare cont sintetic utilizat de ctre ONG, se deschid n funcie de tipul finanrilor cu destinaie special i diversitatea finanatorilor. Ca regul , nomenclatorul subconturilor analitice aplicate se aprob n Planul de conturi de lucru, concomitent cu aprobarea Politicii de contabilitate. 3. n cazul n care ONG nu este nregistrat n calitate de pltitor a TVA, aceasta nu are dreptul la trecerea n cont a sumei TVA incluse n factura furnizorului de mrfuri (servicii). n acest caz, suma TVA se include de ctre ONG n costul serviciilor. 107

Exemplul 6 Mijloacele cu destinaie special utilizate pentru plata serviciilor de locaiune. Exist urmtoarele date: 1. Bugetul unui proiect de grant pe termen scurt prevede finanarea cheltuielilor de locaiune. 2. Conform contractului de locaiune, suma anual pentru serviciile respective constituie 17280 lei. Serviciile de locaiune se acord de ctre o persoan fizic. Conform condiiilor contractului, ONG trebuie s achite persoanei fizice un avans pentru 12 luni ale anului curent. Mijloacele bneti urmeaz s fie achitate la contul bancar personal al locatarului. Costul serviciului de locaiune include t oate serviciile comunale i de telecomunicaie (conform contractului, ONG nu va trebui s le achite separat). 3. Suma avansului care urmeaz s fie ndreptat spre plat persoanei fizice n luna ianuarie, pentru 12 luni ale anului curent va constitui 17 280 lei. Conform alin.3 art.901 din Codul fiscal Reinerea final a impozitului din unele tipuri de venit, persoanele specificate la art.90 rein un impozit n mrime de 10% din veniturile obinute de ctre persoanele fizice care nu desfoar activitate de ntreprinztor, de la transmiterea n posesie i/sau folosin (locaiune, arend, uzufruct) a proprietii mobiliare i imobiliare, cu excepia arendei terenurilor agricole. 4. Impozitul pe veni, care urmeaz a fi reinut la sursa de plat i transferat la buget de ctre ONG (din suma avansului), n mrime de 10% , va constitui 1728 lei (17280x 10%). Suma avansului care se va achita locatarului va constitui 15 552 lei (17 280 1728). Conform datelor din exemplu, ONG va nregistra urmtoarele formule contabile: Dt 251 = Kt 539 (cont analitic al furnizorului de servicii - persoan fizic) 17 280 lei n luna ianuarie, la suma venitului annual care urmeaz a fi achitat locatarului-persoan fizic, inclusivimpozitul reinut la sursa de plat; Doc.just.: Contractul de locaiune, Extras de cont, ordin de plat bancar; Dt 539 = Kt 242 15 552 lei n luna ianuarie, la suma avansului achitat locatarului-persoan, exceptnd impozitul reinut la sursa de plat; Doc.just.: Contractul de locaiune, Extras de cont, ordin de plat bancar; Dt 539 = Kt 5341 1 728 lei n luna ianuarie, nregistrarea sumei impozitului pe venit reinut la sursa de plat din suma avansului pentru locaiune ndreptat spre plat (achitat); Doc.just.: Contractul de locaiune, calculul impozitului pe venit reinut la sursa de plat; Dt 5341 = Kt 242 1 728 lei n luna ianuarie, nregistrarea sumei impozitului pe venit reinute la sursa de plat i transferat bugetului; Doc.just.: Extras de cont bancar, ordin de plat bancar; Dt 539 (cont analitic al grantului) = Kt 515 17 280 lei concomitent, n luna ianuarie, decontarea mijloacelor de grant utilizate la venituri anticipate curente, n suma avansului pentru locaiune ndreptat spre plat; Doc.just.: Politica de contabilitate, contractul de grant, bugetul cheltuielilor de grant, extras de cont, ordin de plat bancar;

108

Dt 714 = Kt 251 1440 (17 280:12) lei (suma anual 17 280 lei) lunar, concomitent cu folosirea spaiului nchiriat, nregistrarea la cheltuieli curente a serviciilor de locaiune, n mrime de 1/12 parte din suma anual; Doc.just.: Politica de contabilitate, contractul de grant, bugetul cheltuielilor de grant, raportul coordonatorului de proiect privind utilizarea spaiului nchiriat conform destianiei, registrul cheltuielilor de proiect; Concomitent Dt 515 = Kt 612 1440 lei (suma anual 17 280 lei) lunar, concomitent cu nregistrarea cheltuielilor curente aferente locaiunii, n aceeai sum, se reflect decontarea venitului anticipat la ven ituri curente; Doc.just.: Politica de contabilitate, contractul de grant, bugetul cheltuielilor de grant, raportul coordonatorului de proiect privind utilizarea spaiului nchiriat conform destianiei, registrul cheltuielilor de proiect; Not: 1. n cazul ncheierii contractului de locaiune cu persoan fizic, ONG este responsabil s ntocmeasc Actul de achiziie a serviciilor de locaiune, formular tipizat cu regim special, care urmeaz s fie semnat de locatar-persoan fizic. 2. n cazul n care, suma avansului achitat din careva motive va depi mrimea valorii serviciilor acordate efectiv (de exemplu, se va rezilia contractul nainte de termen) i suma supraplii va fi rambursat de ctre locatara organizaiei, n contabilitate se vor reflect suplimentar urmtoarele nregistrri: Dt 242 (241) = Kt 251 la suma plii rambursate, achitate n plus locatarului; Doc.just.: Contractul de locaiune, Acordul adiional la contractul de locaiune privind rezilierea contractului, Actul de achiziie a serviciilor de la persoana fizic, Extras de cont sau dispoziie de ncasare de cas; Dt 515 = Kt 539 la suma plii rambursate, achitate n plus locatarului, decontarea venitului anticipat la mijloacele cu destinaie special neutilizate; Doc.just.: Contractul de locaiune, Acordul adiional la contractul de locaiune privind rezilierea contractului, Actul de achiziie a serviciilor de la persoana fizic, Extras de cont sau dispoziie de ncasare de cas; Exemplul 7 Contabilitatea veniturilor i cheltuielilor aferente activitilor economice statutare. Exist urmtoarele date: 1.Conform documentelor de constituire, ONG desfoar activitate n direcia educaiei moral -spirituale a tinerilor i organizeaz seminare, tema i caracterul crora rezult din scopurile statutare. 2. n luna august 2012 se organizeaz un seminar cu participarea a 50 de persoane. Taxa de participare la seminar constituie 150 lei pentru o persoan. 3. Pentru petrecerea seminarului s-au angajat 2 lectori din afara organizaiei, crora li se vor achita onorarii. 4. Conform politicii de contabilitate, taxa de participare la seminar se reflect n contul 611 Venituri din activiti economice statutare, respectiv, cheltuielile aferente se reflect la contul 711 Cheltuieli aferente activitilor economice statutare. 5. Bugetul seminarului prevede urmtoarele cheltuieli: Bugetul seminarului Nr. crt. Liniile de buget Cantitatea, buci, uniti Pre unitar Suma, lei (inclusiv TVA), lei 109

1 1.

2 Materiale pentru participani: mape caiete stilouri ecusoane chestionare 2. 3. 4. 5. 6. 7. Total materiale Chiria ncperii Onorariile lectorilor Contribuii de asigurri sociale de stat obligatorii 23 % Prime de asigurare obligatorie de asisten medical 3,5 % Instalarea i deservirea ecranului, proiectorului pentru demonstrarea imaginilor video Pauza de cafea: - plcinte - ceai - cafea - zahr - vesel de o singur folosin - erveele Total Total general

3 52 52 52 50 50 1pers. 2 pers. 2 pers. 2 pers. 1

4 3 2,5 2,5 1,5 2 1 400 500 115 17,5 1 500

5 156 130 130 75 100 591 1 400 1 000 230 35 1 500

60 2 pachete 2 pachete 3 kg 100 3 pachete

2,5 37 80 13 0,75 5

150 74 160 39 75 31 529 5 300

Not: Valoarea activelor i serviciilor include suma TVA achitat furnizorilor, deoarece ONG nu este nregistrat n calitate de pltitor a TVA. Conform datelor din exemplu, organizaia va nregistra formulele contabile aferente operaiunilor legate de organizarea seminarului dup cum urmeaz. Dt 242 = Kt 611 7 800 (150 lei x 52 persoane)- n luna august, la suma taxelor ncasate de la participanii seminarului, nregistrarea venitului curent; Doc.just.: Contractul de grant, extras de cont sau dispoziie de ncasare de cas (n cazul n care taxa de participare se achit de ctre o persoan fizic, ONG este obligat s nregistreze suma ncasat la maina de cas i control (MCC) i s elibereze persoanei cecul (bonul) de cas a MCC ; Dt 242 = Kt 611 7 800 lei (150 lei x 52 persoane)- n luna august, la suma taxelor ncasate de la participanii seminarului, nregistrarea venitului curent; Doc.just.: Contractul de grant, extras de cont sau dispoziie de ncasare de cas (n cazul n care taxa de participare se achit de ctre o persoan fizic, ONG este obligat s nregistreze suma ncasat la maina de cas i control (MCC) i s elibereze persoanei cecul (bonul) de cas a MCC ; Dt 521 = Kt 242 591lei - n luna august, la suma achitat furnizorului de materiale (inclusiv TVA); Doc.just.: Factura furnizorului, Extras bancar, ordinul de plat bancar; Dt 211 = Kt 521 591 lei- n luna august, la suma materialelor procurate (inclusiv TVA); Doc.just.: Factura fiscal (sau factura furnizorul nepltitor de TVA);

110

Dt 711 (714) = Kt 211 591 lei - n luna august, la suma materialelor consumate, nregistrarea cheltuielilor curente; Doc.just.: Raportul managerului, Procesul-verbal de trecere la cheltuieli (de casare) a materialelor; Dt 521 = Kt 242 1400 lei - n luna august, la suma achitate pentru servicii locaiune (chirie) persoanei juridice; Doc.just.: Factura furnizorului, Extras bancar, ordinul de plat bancar; Dt 521 = Kt 242 1400 lei - n luna august, la suma achitate pentru locaiune (chirie); Doc.just.: Factura furnizorului, Extras bancar, ordinul de plat bancar; Dt 711 (714) = Kt 521 1400 lei - n luna august, la suma cheltuielilor curente aferente serviciilor de locaiune; Doc.just.: Contractul de locaiune, factura fiscal (sau factura de la furnizorul nepltitor de TVA); Dt 711 (714) = Kt 531 1000 lei - n luna august, la suma la suma cheltuielilor curente aferente onorariilor calculate lectorilor; Doc.just.: Contractul de prestri servicii, procesul verbal de recepie a serviciilor de predare (adiional,copia patentei de ntreprinztor, dup caz), borderoul de calculare a salariilor; (Not: n cazul deinerii patentei de ntreprinztor, din venitul ndreptat sprea plat persoanei fizice nu se reine impozitul pe venit. Primele de asigurare medical i contribuiile de asigurare obligatorie social se vor reine conform legislaiei n vigoare, n funcie de situaii concrete) Dt 711 (714) = Kt 533 230 lei - n luna august, la suma cheltuielilor curente aferente contribuiilor de asigurri sociale de stat obligatorii calculate (23% la fondul de retribuire a muncii); Doc.just.: Borderoul de calculare a salariilor, darea de seam 4-BASS; Dt 711 (714) = Kt 533 35 lei - n luna august, la suma cheltuielilor curente aferente primelor de asigurri obligatorii medicale de stat calculate (3,5% aplicate la fondul de retribuire a muncii aplicat ); Doc.just.: Borderoul de calculare a salariilor, calculul primelor, darea de seam privind primele de asigurri medicale calculate i transferate; Dt 531 = Kt 533, 5347 158,4 lei {(17,5+30+31,7)x2} - n luna august, la suma impozitului pe venit, contribuiilor de asigurri sociale i medicale obligatorii de stat, reinute din salariu; Doc.just.: Borderoul de calculare a salariilor, calculul primelor de asigurare medical obligatorie de stat, Darea de seam 4-BASS, darea de seam privind primele de asigurri medicale calculate i transferate, Fia personal de evidenta a veniturilor sub forma de salariu si alte plai efectuate de ctre patron n folosul angajatului, precum i a impozitului pe venit reinut din aceste pli; Dt 533 = Kt 242 360 lei {(115+30+35)x2} - n luna august, la suma contribuiilor de asigurri sociale (23%+6%), medicale (3,5%+3,5%) achitate la buget; Doc.just.: Borderoul de calculare a salariilor, calculul primelor de asigurare medical obligatorie de stat, Darea de seam 4-BASS, darea de seam privind primele de asigurri medicale calculate i transferate; Dt 533 = Kt 242 63,4 lei (31,7+31,7) - n luna august, la suma impozitului pe venit reinut din onorariul lectorilor i achitat la buget; Doc.just.: Borderoul de calculare a salariilor, calculul primelor de asigurare medical obligatorie de stat, Darea de seam 4-BASS, darea de seam privind primele de asigurri medicale calculate i transferate, 111

Fia personal de evidenta a veniturilor sub forma de salariu si alte pli efectuate de ctre patron n folosul angajatului, precum i a impozitului pe venit reinut din aceste pli; Dt 531 = Kt 241 (sau 242, la cardul bancar ) 841,6 lei - n luna august, la suma onorariilor achitate lectorilor; Doc.just.: Borderoul de calculare a salariilor, calculul primelor de asigurare medical obligatorie de stat, Darea de seam 4-BASS, darea de seam privind primele de asigurri medicale calculate i transferate, Fia personal de evidenta a veniturilor sub forma de salariu si alte pl i efectuate de ctre patron n folosul angajatului, precum i a impozitului pe venit reinut din aceste pli; Dt 521 = Kt 242 1500 lei - n luna august, la suma achitat furnizorului pentru servicii tehnice; Doc.just.: Factura furnizorului, extras de cont, ordinul de plat bancar; Dt 711 (714) = Kt 521 1500 lei - n luna august, la suma cheltuielilor aferente serviciilor de instalare i deservire a ecranului, proiectorului pentru demonstrarea imaginilor video (inclusiv TVA); Doc.just.: Factura fiscal, extras de cont, ordinul de plat bancar; Dt 521 = Kt 242 529 lei - n luna august, la suma achitat furnizorului de produse alimentare pentru pauza de cafea (inclusiv TVA); Doc.just.: Factura de plat, extras de cont, ordinul de plat bancar; Dt 711 (714) = Kt 521 529 lei - n luna august, la suma cheltuielilor aferente produselor consumate pentru pauza de cafea; Doc.just.: Factura fiscal, Raportul managerului, Procesul-verbal de trecere la cheltuieli a produselor consumate; Dt 711 (714) = Kt 521 529 lei - n luna august, la suma cheltuielilor aferente produselor consumate pentru pauza de cafea; Doc.just.: Factura fiscal, Raportul managerului, Meniul descifrat al produselor pentru seminar, Procesulverbal de trecere la cheltuieli a produselor consumate; Not: Conturile contabile aplicate de ONG pentru reflectarea n contabilitate a cheltuielilor i veniturilor aferente activitii economice statutare trebuie s fie aprobate n Planul de conturi de lucru, concomitent cu aprobarea Politicii de contabilitate. Veniturile i cheltuielile aferente activitii economice i cele aferente utilizrii mijloacelor cu destinaie special se contabilizeaz separat, respectiv, se reflect n conturile contabile respective. Exemplul 8 Editarea i elaborarea brourilor metodice Exist urmtoarele date: 1.Organizaia necomercial realizeaz un proiect de grant pe termen scurt (3 luni), finanat de o fundaie local, n mrime de 60 000 lei. 2.Conform contractului de grant, din contul mijloacelor acordate urmeaz a fi elaborate i editate 1100 exemplare de brouri metodice pentru pedagogi, din care, 1000 de brouri se vor transmite cu titlu gratuit, iar 100 se vor comercializa. 3. Pentru elaborarea i editarea brourilor bugetul proiectului prevede urmtoarele linii de cheltuieli: - salariu directorului de proiect 3 000 lei (1 000 lei 3 luni); 112

onorariile elaboratorilor brourii, angajai n baza contractelor civile 20 000 lei (10 000 lei 2 pers.); - contribuiile obligatorii de asigurri sociale i medicale obligatorii de stat, aferente fondului de retribuire a muncii, achitate de angajator (23% + 3,5%) 6 095 lei [(3 000lei + 20 000 lei) 26,5 %]; - servicii de tipografie (de editare) 25 905 lei; - diverse servicii i cheltuieli de oficiu 5 000 lei. 4. Suma total a impozitului pe venit i a contribuiilor sociale i medicale, reinute din salarii i onorarii constituie, respectiv 1380 (6%), 805 (3,5%) i, 1398 lei. 5. Conform Politicii de contabilitate, organizaia contabilizeaz consumurile legate de elaborarea i editarea brourilor la contul 811 Activitate de baz, iar mijloacele cu destinaie special pe termen scurt la contul 539 Alte datorii pe termen scurt. 5. Toate cheltuielile prevzute de bugetul proiectului pentru elaborarea i editarea brourilor (cu excepia cheltuielilor de oficiu) se includ n costul efectiv al acestora. Conform datelor din exemplu, ONG va nregistra urmtoarele formulele contabile: Dt 229= Kt 539 60 000 lei - la suma mijloacelor de grant, vare urmeaz s fie primite; Doc.just.: Contractul de grant, graficul tranelor de transfer a mijloacelor de grant; Dt 242= Kt 229 60 000 lei - la suma mijloacelor de grant primite; Doc.just.: Contractul de grant, graficul tranelor de transfer a mijloacelor de grant, extras de cont; Dt 811= Kt 531 23 000 lei (1000x1x3 +10000x2) - la suma salariilor i onorariilor calculate, nregistrate la consumuri; Doc.just.: Contractul de grant, bugetul grantului, contractele individuale de munc i civile, procesele verbale de prestare a serviciilor,borderoul de calcul al salariului; Dt 811= Kt 533 6 095 (23 000 x 26,5%) - la suma contribuiilor de asigurri sociale i medicale calculate, nregistrate la consumuri; Doc.just.: Contractul de grant, bugetul grantului, Borderoul de calcul a salariului, calculele i drile de seam aferente impozitului pe venit i contribuiilor de asigurri sociale i medicale obligatorii de stat ; Dt 531= Kt 533,5347 4 388 lei (1610+1380+1398) - la suma contribuiilor de asigurri sociale i medicale calculate, a impozitului pe venit reinute din salarii i onorarii; Doc.just.: Contractul de grant, bugetul grantului, Borderoul de calculare a salariilor, calculul primelor de asigurare medical obligatorie de stat, Darea de seam 4 -BASS, darea de seam privind primele de asigurri medicale calculate i transferate, Fia personal de eviden a veniturilor sub form de salariu i alte pli efectuate de ctre patron n folosul angajatului, precum i a impozitului pe venit reinut din aceste pli; Dt 531 = Kt 242 18 612 lei (23 000- 4 388) - la suma salariilor i onorariilor achitate la cardurile bancare ale angajailor; Doc.just.: Borderoul de calculare a salariilor, extras de cont, ordin de plat bancar, lista persoanelor crora li se transfer salariul la cardul bancar, aprobat de conductorul ONG; Dt 5347 = Kt 242 1 398 lei - la suma impozitului pe venit calculat i reinut din salarii i onorarii, transferat la buget; Doc.just.: Borderoul de calculare a salariilor, extras de cont, ordin de plat bancar,

113

Dt 533 = Kt 242 8 280 lei (5 290 + 1610+1 380) - la suma contribuiilor de asigurri sociale i medicale obligatorii de stat calculate de patron i reinute din salarii i onorarii, transferat la buget (26%+3,5%+6%); Doc.just.: Borderoul de calculare a salariilor, extras de cont, ordin de plat bancar, Dt 539 = Kt 515 29 095 lei (23 000 + 6 095) - la suma salariilor, onorariilor, contribuiilor de asigurri sociale i medicale calculate i achitate, decontarea mijloacelor de grant utilizate la venituri anticipate curente; Doc.just.: Politica de contabilitate, bugetul de grant, Borderoul consumurilor, borderoul de calculare a salariilor; Dt 811= Kt 521 25 905 lei - la suma serviciilor tipografice, nregistrate la consumuri; Doc.just.: Dup caz (la cerina finanatorului), documentele aferente selectrii prin licitaie a furnizorului de servicii (ofertele, cerinele tehnice, procesele verbale privind rezultatele selectrii furnizorului de servicii), factura fiscl a furnizorului de servicii tipografice, actul lucrrilor ndeplinite, politica de contabilitate, bugetul de grant, Borderoul consumurilor; Dt 521= Kt 242 25 905 lei - la suma serviciilor tipografice, achitate furnizorului, nregistrate la consumuri; Doc.just.: Factura de plat a furnizorului de servicii tipografice, extras de cont, ordin de plat bancar; Dt 539= Kt 515 25 905 lei - la suma serviciilor tipografice, achitate furnizorului,decontarea mijloacelor de grant utilizate la venituri anticipate curente; Doc.just.: Politica de contabilitate, bugetul de grant, Borderoul consumurilor, Dt 714= Kt 521 5 000 lei - la suma serviciilor furnizorilor, nregistrarea cheltuielilor curente; Doc.just.: Factura fiscal, factura furnizorilor, procese verbale de recepie a serviciilor, alte documente aferente serviciilor acordate de ctre furnizori, contractul de grant, bugetul proiectului; Dt 521= Kt 242 5 000 lei - la suma serviciilor pentru oficiu achitate, nregistrarea stingerii datoriei fa de furnizori; Doc.just.: Factura de plat a furnizorului (contul de plat), extras de cont, ordin de plat bancar; Dt 539= Kt 612 5 000 lei - concomitent cu nregistrarea cheltuielilor curente aferente serviciilor pentru oficiu achitate, se reflect decontarea venitului anticipat la venituri curente; Doc.just.: Politica de contabilitate, contractul de grant, bugetul cheltuielilor de proiect, Registrul cheltuielilor de proiect; Dt 216= Kt 811 55 000 lei ((3 000 + 795 + 20 000 + 5 300 + 25 905) - la suma consumurilor acumulate, nregistrarea la intrri a costului efectiv aferent brourilor editate; Costul efectiv pentru 1 brour 50 lei (55 000:1100 buc.); Doc.just.:Borderoul de eviden a consumurilor, bonul de trecere la intrri a produciei gata, raportul coordonatorului de proiect privind cheltuielile efective i documentele justificative primare, bugetul cheltuielilor de proiect, raportul financiar privind cheltuielile de proiect suportate; Dt 714= Kt 216 50 000 lei (50 lei x 1000 buc) - nregistrarea costului efectiv al brourilor donate colilor la cheltuielile curente; Doc.just.:Actul de donaie, factura privind brourile donate, emis de ONG (formular tipizat cu regim special), dup caz, procesul verbal de transmitere predare a brourilor, raportul coordonatorului de proiect 114

cu privire la lista colilor care au procurat brourile, inclusiv, a persoanelor responsabile pentru primire, procesul verbal de trecere la cheltuieli a brourilor donate, raportul financiar privind cheltuielile de proiect realizate; Dt 515 = Kt 612 50 000 lei concomitent cu nregistrarea cheltuielilor curente aferente brourilor donate, n aceeai sum, se reflect decontarea venitului anticipat la venituri curente; Doc.just.: Politica de contabilitate, contractul de grant, bugetul cheltuielilor de grant, raportul coordonatorului de proiect privind brourile donate, registrul cheltuielilor de proiect ; Dt 221 = Kt 612 5 000 lei (50 lei x 100 buc) la valoarea de vnzare a brourilor, nregistrarea creanelor cumprtorilor i a venitului din vnzri; Doc.just.: Factura emis cumprtorului de ctre ONG (formular tipizat cu regim special), contul de plat cumprtorilor; Dt 242 = Kt 221 5 000 lei (50 lei x 100 buc) la valoarea de vnzare a brourilor, nregistrarea creanelor cumprtorilor i a veniturilor curente; Doc.just.: Factura emis cumprtorului de ctre ONG (formular tipizat cu regim special); Not:n cazul vnzrii persoanelor fizice ONG emite factura la cererea cumprtorului i nregistreaz ncasarea mijloacelor bneti prin maina de cas i control, cu emiterea obligatorie a cecului ( bonului fiscal al MCC); Dt 714 = Kt 216 5 000 lei - nregistrarea costului efectiv al brourilor vndute la cheltuielile curente; Doc.just.: Factura emis de ONG (formular tipizat cu regim special), actul de trecere la cheltuieli a brourilor vndute; Dt 515 = Kt 612 5 000 lei concomitent cu nregistrarea cheltuielilor curente aferente brourilor vndute, n aceeai sum, se reflect decontarea venitului anticipat la venituri curente; Doc.just.: Politica de contabilitate, contractul de grant, bugetul cheltuielilor de grant, raportul coordonatorului de proiect privind brourile vndute, registrul cheltuielilor de proiect; Exemplul 9 Contabilitatea calculrii salariului. Tipuri de reineri din salariu Pentru generalizarea informaiei privind decontrile cu personalul aferente retribu irii muncii, este destinat contul de pasiv 531 Datorii fa de personal privind retribuirea muncii. n creditul acestui cont se reflect remuneraiile calculate, iar n debit sumele achitate i reinute. Soldul acestui cont este creditor i reprezint datoriile entitii fa de personal privind retribuirea muncii la finele perioadei de gestiune. Contabilitatea decontrilor cu personalul privind retribuirea muncii n cadrul ONG cuprinde urmtoarele momente: Salariile calculate personalului constituie un element al cheltuielilor care, n funcie de destinaie, se contabilizeaz astfel: n cazul cnd salariile calculate reprezint cheltuieli aferente mijloacelor cu destinaie special utilizate sau cheltuieli aferente altor activiti statutare acestea se reflect prin formula contabil: Debitul contului 7141 Cheltuieli aferente mijloacelor cu destinaie special utilizate Creditul contului 531 Datorii fa de personal privind retribuirea muncii Din salariile personalului pot fi efectuate urmtoarele reineri: 115

fiscale: impozitul pe venitul persoanelor fizice; sociale: - 6 % - contribuia individual de asigurri sociale de stat obligatorii (n fondul de pensii), - 3,5 % - primele de asigurare obligatorie de asisten medical; diverse alte reineri: - avansurile din salariu acordate anterior; - restituirea sumelor pltite n plus n urma unor greeli de calcul; - avansul nerestituit la timp pentru deplasarea de serviciu; - n cazul concedierii salariatului nainte de expirarea anului de munc, n contul cruia el a primit de acum concediu, - pentru zilele nelucrate ale concediului; - reineri pentru daune materiale cauzate ONG, comise din vina lucrtorului i recunoscute de el; - reineri privind executarea titlurilor executorii (pensii alimentare etc.); - etc. Toate reinerile se efectueaz pe baza urmtoarelor documente justificative: - fia personal de calcul al impozitului pe venit, - actul de inventariere, - lista de plat, - diferite contracte, - titluri executorii etc. Reflectarea n contabilitate a reinerilor din salariu, se efectueaz cu aplicarea conturilor i subconturilor (conturilor analitice) contabile din Planul de conturi de lucru, aprobat concomitent cu Politica de contabilitate. Formulele contabile generale pentru nregistrarea reinerilor din salariu sunt urmtoarele: Debitul contului 531 Datorii fa de personal privind retribuirea muncii Creditul contului 534 Datorii privind decontrile cu bugetul la suma impozitului pe venit reinut; Creditul contului 533 Datorii privind asigurrile la suma contribuiilor de asigurri sociale obligatorii de stat, reinute din salariu; Creditul contului 533 Datorii privind asigurrile la suma primelor de asigurri medicale obligatorii de stat, reinute din salariu; Creditul contului 227 Creane pe termen scurt ale personalului la suma avansului de salariu,oferit anterior; Creditul contului 227 Creane pe termen scurt ale personalului alte tipuri de reineri; Eliberarea salariului se reflect n funcie de modul de achitare (cu bani lichizi din casa entitii sau prin transfer la cardul bancar personal al angajatului): Debitul contului 531 Datorii fa de personal privind retribuirea muncii Creditul contului 241 Casa la suma salariului eliberat din casa entitii; Debitul contului 531 Datorii fa de personal privind retribuirea muncii Creditul contului 242 Cont de decontare la suma salariului transferat la cardul bancar al angajatului; Suma salariilor neachitate se trece pe un subcont distinct deschis n cadrul contului 531 Datorii fa de personal privind retribuirea muncii.

116

Transferul impozitului pe venit i al contribuiilor cosiale i medicale la buget se reflect prin formulele contabile: Debitul contului 534 Datorii privind decontrile cu bugetul la suma impozitului pe venit calculat i transferat; Debitul contului 533 Datorii privind asigurrile- la suma contribuiilor de asigurri sociale calculate i achitate (separat 23%, 6%); Debitul contului 533 Datorii privind asigurrile- la suma primelor de asigurri medicale calculate i achitate (3,5%+3,5%); Creditul contului 242 Cont de decontare Transferul impozitului pe venit i al contribuiilor sociale i medicale se efectueaz la conturi speciale, indicate n Ordinul Ministerului finanelor RM 165 din 19.12.12 . (Monitorul Oficial 273-279 din 28.12. 2012). Conform art.15 din Codul fiscal, se aplic cotele impozitului pe venitul persoanelor fizice i ntreprinztorii individuali. n anul 2013 sunt urmtoarele: - 7 % din suma venitului impozabil anual care nu depete suma de 25 200 lei; - 18 % din suma venitului impozabil anual care depete 25 200 lei. Venitul impozabil al salariatului cuprinde: - orice form de salarizare, premiile, suplimentele, onorariile, indemnizaiile, comisioanele i alte pli, - precum i facilitile acordate salariatului de ctre ONG (de exemplu, achitarea pentru acesta a unor servicii, oferirea utilizrii automobilului sau altor bunuri ale entitii etc .), conform art.19 din Codul fiscal. n venitul impozabil nu se includ: - despgubirile de asigurare primite conform contractului de asigurare, - despgubirile primite pentru repararea daunelor n caz de vtmare a sntii, inclusiv n caz de invaliditate, - bursele elevilor, studenilor, - pensiile alimentare i indemnizaiile pentru copii, - dividendele de la rezideni, - patrimoniul primit ca donaie, motenire, - ctigurile din loterie i alte forme de venituri stabilite de Codul fiscal. Impozitul pe veniturile persoanelor fizice se calculeaz i se reine la sursa de plat, n momentul plii salariului, de la suma venitului impozabil, care se determin ca: Venitul impozabil =suma venitului brut - suma scutirilor acordate salariatului - suma contribuiilor de asigurri medicale i sociale. Scutirile se acord numai la locul de munc de baz, unde se ine evidena carnetului de munc al salariailor rezideni ai Republicii Moldova. Scutirea personal (art.33 din Codul fiscal) constituie: - 9120 lei anual (8 640 lei a fost n anul 2012); - 13 560 lei anual (12 840 lei n 2012) pentru lucrtorul care: s-a mbolnvit i a suferit de boala actinic provocat de consecinele avariei de la C.A.E. Cernobl; este invalid i s-a stabilit c invaliditatea sa este n legtur cauzal cu avaria de la C.A.E. Cernobl;

117

este printele sau soia (soul) unui participant czut sau dat disprut n aciunile de lupt pentru aprarea integritii teritoriale i a independenei Republicii Moldova, ct i n aciunile de lupt din Republica Afghanistan; este invalid ca urmare a participrii la aciunile de lupt pentru aprarea integritii teritoriale i a independenei Republicii Moldova, precum i n aciunile de lupt din Republica Afghanistan; este invalid de rzboi, invalid din copilrie, invalid de gradul I i II; este pensionar-victim a represiunilor politice, ulterior reabilitat.

Fiecare salariat care se afl n relaii de cstorie pe parcursul ntregului an fiscal are dreptul la scutiri suplimentare (art.34 din Codul fiscal) n sum de 9 120 lei anual (8 640 lei n 2012), n cazul cnd soul (soia) nu beneficiaz de scutirea personal. Salariatul are dreptul la scutiri n mrime de 2040 lei anual (1 920 lei n 2012) pentru fiecare persoan ntreinut (art.35 din Codul fiscal), cu excepia invalizilor din copilrie pentru care scutirea constituie 9 120 lei (8 640 lei n 2012). Persoana ntreinut este persoana care ntrunete condiiile de mai jos: - are relaii de rudenie n ascensiune sau descenden (copii, prini); - locuiete mpreun cu contribuabilul sau nu, dar nva la secia de zi cu frecven a unei instituii de nvmnt mai mult de 5 luni pe parcursul anului fiscal; - este ntreinut de contribuabil; - primete un venit anual mai mic de 9 120 lei (8 640 lei n 2012). Pentru a acorda scutirile sus-menionate, salariatul prezint angajatorului cererea de scutire pn la data ncadrrii n munca ca angajat sau pn la nceputul anului, anexnd la aceasta documentele necesare pentru confirmarea poziiei sale de rezident, strii sociale, familiale sau sntii. Calculul venitului impozabil i impozitului pe venit se face n baz cumulativ, de la nceputul anului sau din momentul angajrii la serviciu, n Fia personal de evidenta a veniturilor sub forma de salariu i alte pli efectuate de ctre patron in folosul angajatului, precum si a impozitului pe venit reinut din aceste pli. Venitul impozabil se determin prin scderea mrimii scutirilor i contribuiilor de asigurri sociale i medicale din venitul ndreptat spre plat. Impozitul pe venit se calculeaz reieind din cotele stabilite de Codul fiscal. Specificul impozitrii n ONG const n faptul, c personalul acestora primete, ca regul, un salariu lunar brut, cumulat din salariile aferente mai multor proiecte n care este implicat concomitent angajatul. O greeal rspndit este calcularea impozitului pe venit din salariul fiecrui proiect separat. Astfel suma total a impozitului pe venit este denaturat, ca regul, diminuat. Ca consecin se denatureaz i drile de seam fiscale n care se indic sumele de venituri ndreptate spre plat i impozitul pe venit aferent, se diminueaz suma impozitului achitat la buget. Conform Codului fiscal, impozitul pe venit se calculeaz lunar n Fia personal de eviden a veniturilor sub forma de salariu i alte pli efectuate de ctre patron n folosul angajatului, precum i a impozitului pe venit reinut din aceste pli deschis la nceputul anului (sau de la nceperea activitii de munc) pentru fiecare salariat. n fia respectiv, impozitul se calculeaz de la suma cumulativ, care cuprinde toate veniturile impozabile (art.18 din Codul Fiscal), inclusiv, facilitile acordate de patron (conform art.19 din Codul fiscal), exceptnd veniturile neimpozabile (art.20 din Codul fiscal) scutirile (art.33,34,35 din Codul fiscal), contribuiile sociale n fondul de pensii i cele medicale, n cuantumul stabilit de legislaie (art.36 din Codul fiscal). n cazul n care persoana angajat a efectuat o donaie filantropic, acesta are dreptul la deducerea acesteia din venitul impozabil n cuantumul stabilit de lege(conform art.36 din Codul fiscal), ns, aceast deducere nu se efectueaz de angajator. Pentru a beneficia de aceast deducere angajatul trebuie s prezinte declaraia cu privire la impozitul pe venit de sine stttor la organul fiscal, la finele anului.

118

ONG care a efectuat reinerea impozitului este obligat n termen de o lun de la ncheierea lunii n care au fost efectuate plile s prezinte Inspectoratului Fiscal de Stat teritorial Darea de seam privind suma venitului achitat i impozitul pe venit reinut din acesta pentru luna raportat, iar n termen de o lun de la ncheierea anului fiscal Nota de informare privind plile salariale i alte pli efectuate de ctre patron n folosul angajailor i privind impozitul pe venit reinut din aceste pli pe anul fiscal respectiv. Modul de prezentare a rapoartelor fiscale aferente impozitului pe venit este stabilit n art.92 din Codul fiscal, iar formularele i instruciunile de ntocmire a acestora pot fi gsite pe sit e-ul http://www.fisc.md/

Anexa 22. Declaraia persoanei juridice cu privire la impozitul pe venit

Exemplul 1 Procedura general de prezentare i ntocmire a Declaraiei persoanei juridice cu privire la impozitul pe venit Conform p.65 din Indicaiile metodice/158, Fondul de autofinanare include rezultatul (proficitul/deficitul) obinut n urma activitii desfurate de organizaie, inclusiv, a activitii economice. Noiunile proficit i deficit corespund noiunilor profit i pierdere la societile comerciale. Potrivit p. 4 din Indicaiile metodice/158, Mijloace cu destinaie special reprezint activele i serviciile, primite sau care urmeaz a fi primite de ctre organizaia necomercial sub form de granturi, ajutoare financiare i de asisten tehnic, subvenii de stat, donaii de binefacere i filantropice, depuneri ale fondatorilor, alte asemenea mijloace, utilizarea crora este condiionat prin realizarea unor msuri predestinate (crearea/procurarea anumitor active, realizarea unor proiecte, programe etc.). Exist urmtoarele date: 1. ONG a obinut n anul 2012 un grant n mrime de 800 000 lei i a realizat un proiect n perioada ianuarie-septembrie 2012. 2. Conform Politicii de contabilitate, mijloacele de grant primite se nregistreaz n contabilitate n creditul contului 539. Pe msura realizrii proiectului, mijloacele de grant utilizate se reflect n debitul contului de cheltuieli 714. Concomitent, la aceeai sum, mijloacele de grant utilizate se deconteaz n (debitul contului 539) la venituri curente (creditul contului de venituri 612). 3. La finele anului fiscal, mijloacele de grant au fost utilizate n ntregime n scopul realizrii proiectului, iar sumele cheltuielilor (acumulate n debitul contului 714) i veniturilor (acumulate n creditul contului 612) au constituit, respectiv, a cte 800 000 lei. 4. Alte activiti pe parcursul anului fiscal organizaia nu a desfurat. 5. ONG a utilizat integral mijloacele primite conform destinaiei i n conf ormitate cu scopurile statutare, deci, s-au respectat condiiile art.52 din Codul fiscal pentru obinerea dreptului de scutire de plata impozitului pe venit. Deoarece organizaia s-a finanat doar din contul mijloacelor cu destinaie special (mijloace de grant) careva ajustri a veniturilor i/sau a cheltuielilor, conform Codului fiscal, nu se vor produce n Declaraie. Conform datelor exemplului, n declaraie se vor reflecta urmtorii indicatori: DECLARAIA nr. de ordine 1 cu privire la impozitul pe venit pe perioada fiscal 2012 (extras) (n lei) 119

Rand.010 Profitul (pierderi) obinut in perioada gestionar pan la impozitare (rnd. 0101 rnd. 0102) Rand.0101 Suma total a veniturilor constatate conform datelor contabilitii financiare (suma clasei VI Venituri) Rand.0102 Suma total a cheltuielilor constatate conform datelor contabilitii financiare (suma clasei VII Cheltuieli ) Rand.070 Suma venitului impozabil fr luarea in calcul a pierderilor fiscale ale anilor precedeni: Rand.090 Suma venitului impozabil (rand. 0901 rand. 0902) Rand.110 Cota impozitului pe venit, % Rand.120 Suma impozitului pe venit: pentru contribuabilii cu statut de persoan juridic: ( rand. 090 x rand. 110) Rand.130 Suma facilitilor acordate din suma calculat a impozitului pe venit (anexa 3.3D) Rand.150 Suma impozitului pe venit in perioada fiscal curent, exceptand facilitile fiscale (rand. 120 rand. 130) Rand.190 Total impozitul pe venit spre plat ( rand. 150 rand. 160 rand. 180)

0 800 000 800 000 0 0 12% 0

0 0 0

Utiliznd datele Exemplului 16, s admitem, c mijloacele grantului nu s-au utilizat complet conform destinaiei i vom examina cteva variante de procesare a soldului de grant neutilizat: 1) varianta 1 au fost utilizate conform destinaiei 795 000 lei. Suma n mrime de 5 000 lei a fost rambursat donatorului. n contabilitate suma rambursat s-a nregistrat : Dt 539=Ct 242 5 000 lei- la suma rambursat donatorului; Doc.just.:decizia n scris a donatorului sau clauzele respective a contractului de grant, pentru aa situaii, extrasul de cont, ordinul de plat bancar, raportul financiar aferent mijloacelor de grant utilizate. 2) varianta 2 - au fost utilizate conform destinaiei 795 000 lei. Suma neutilizat, n mrime de 5000 lei, cu acceptul donatorului, a fost redirecionat la alt proiect, dar nu a fost utilizat n anul 2012. n contabilitate suma redirecionat la alt proiect s-a nregistrat dup cum urmeaz: Dt 539/cont analitic al proiectului nchis =Ct 539/cont analitic al proiectului la care a fost redirecionat suma neutilizat 5 000 lei - la suma mijloacelor de grant redirecionate; Doc.just.: Acceptul n scris a donatorului, decizia Consiliului de conducere al ONG, privind redirecionarea mijloacelor de grant neutilizate, modificri a bugetelor de cheltuieli a proiectelor, acordate cu finanatorii. 3) varianta 3 au fost utilizate conform destinaiei 795 000 lei. Cu acceptul donatorului i n baza deciziei Consiliului de conducere al ONG, suma mijloacelor de grant neutilizate a fost redirecionat pentru compensarea cheltuielilor de ntreinere a organizaiei. n anul 2012 din aceast sum s-au folosit pentru achitarea serviciilor de chirie 2 600 lei, unei persoane juridice. n contabilitate suma neutilizat a grantului, n mrime de 5 000 lei s-a nregistrat dup cum urmeaz: Dt 539 =Ct 612 5 000 lei - la suma mijloacelor de grant redirecionate pentru scopuri administrative, nregistrarea mijloacelor de grant neutilizate la venituri curente;

120

Doc.just.: Acceptul n scris a donatorului, decizia Consiliului de conducere al ONG, privind redirecionarea mijloacelor de grant neutilizate, modificri a bugetelor de cheltuieli a proiectelor, acordate cu finanatorii. Dt 713 = Ct 521 2 600 lei - la valoarea serviciilor de locaiune achitate, nregistrarea cheltuielilor curente i a datoriei fa de furnizori aferente; Doc.just.: Factura fiscal furnizorului de servicii (sau factura, n cazul cnd acesta nu este pltitor de TVA), actul de primire-predare a spaiului, Registrul cheltuielilor, planul bugetar al ONG. Dt 521 = Ct 242 2 600 lei - la valoarea serviciilor de locaiune achitate, nregistrarea stingerii datoriei fa de furnizor; Doc.just.: Factura (contul) de plat al furnizorului de servicii, extras de cont, ordinul de plat bancar. 4) varianta 4 - au fost utilizate conform destinaiei 795 000 lei. Cu acceptul donatorului i n baza deciziei Consiliului de conducere al ONG, suma mijloacelor de grant neutilizate a fost redirecionat pentru compensarea cheltuielilor de ntreinere a organizaiei. n anul 2012 din aceast sum s -au folosit pentru achitarea serviciilor de chirie 2600 lei i au fost achitate sanciuni financiare pentru nclcarea prevederilor Codului fiscal n mrime de 1400 lei. n contabilitate suma neutilizat a grantului i operaiunile care au urmat, s-a contabilizat n modul urmtor: Suplimentar la primele trei formule contabile prezentate n varianta 3 s-a ntocmit formula contabil: Dt 714 =Ct 534 1 400 lei- la suma sanciunilor financiare achitate bugetului, nregistrarea cheltuielilor curente i a datoriei fa de buget aferente; Doc.just.: art. 30 din Codul fiscal Nu se permite deducerea impozitului pe venit, instituit n prezentul titlu, a penalitilor i a amenzilor aferente lui, precum i a amenzilor i penalitilor aferente altor impozite, taxe i pli obligatorii la buget, a amenzilor i penalitilor aplicate pentru nclcarea actelor normative, extras de cont, ordinul de plat bancar. n variantele 1,2 i 3, ONG a respectat condiiile art. 52 din Codul fiscal pentru obinerea dreptului la scutire de plata impozitului pe venit. n variantei 4, o parte a mijloacelor de grant nu s-a utilizat conform destinaiei i conform art. 30 din Codul fiscal, nu se permite deducerea penalitilor i a amenzilor aferente impozitelor, taxelor, altor pli obligatorii la buget, a amenzilor i penalitilor aplicate pentru nclcarea actelor normative. Din acest motiv, cheltuielile ONG aferente sanciunilor achitate la buget, urmeaz s fie ajustate n Declaraia cu privire la impozitul pe venit. Pentru condiiile din variantele descrise mai sus, Declaraia cu privire la impozitul pe venit se va completa n modul demonstrat n continuare. n cazul variantelor 1 i 2, suma cheltuielilor i a venitului (mijloacelor cu destinaie special utilizate) a constituit, respectiv, a cte 795 000 lei, deci, indicatorii n Declaraia cu privire la impozitul pe venit vor fi identici pentru ambele variante: D E C L A R A I A (pentru varianta I i 2) cu privire la impozitul pe venit pe perioada fiscal 2012 (extras) (n lei) Rand.010 Profitul (pierderi) obinut in perioada gestionar pan la 0 impozitare (rnd. 0101 rnd. 0102) Rand.0101 Suma total a veniturilor constatate conform datelor 795 000 contabilitii financiare (suma clasei VI Venituri) 121

Rand.0102 Suma total a cheltuielilor constatate conform datelor contabilitii financiare (suma clasei VII Cheltuieli ) Rand.070 Suma venitului impozabil fr luarea in calcul a pierderilor fiscale ale anilor precedeni: Rand.090 Suma venitului impozabil (rand. 0901 rand. 0902) Rand.110 Cota impozitului pe venit, % Rand.120 Suma impozitului pe venit: pentru contribuabilii cu statut de persoan juridic: ( rand. 090 x rand. 110) Rand.130 Suma facilitilor acordate din suma calculat a impozitului pe venit (anexa 3.3D) Rand.150 Suma impozitului pe venit in perioada fiscal curent, exceptand facilitile fiscale (rand. 120 rand. 130) Rand.190 Total impozitul pe venit spre plat ( rand. 150 rand. 160 rand. 180)

795 000 0 0 12% 0

0 0 0

n cazul variantei 3, suma total a veniturilor n anul fiscal a constituit 800 000 lei (795000 utilizate n cadrul proiectului i 5000 lei, neutilizate, decontate la venituri), iar suma cheltuielilor 797 600 lei (795 000 utilizate n cadrul proiectului i 2600 lei pltite pentru chiria spaiului). Rezultatul financiar total la finele anului fiscal a constituit 2400 lei (800 000-797 600). Cerinele art. 52 din Codul fiscal au fost respectate, deoarece toate mijloacele cheltuite s-au conformat scopurilor statutare, inclusiv, cheltuielile aferente ntreinerii organizaiei (serviciile de chirie). Indicatorii n Declaraia cu privire la impozitul pe venit se vor prezenta n modul urmtor: D E C L A R A I A (varianta 3) nr. de ordine 1 cu privire la impozitul pe venit pe perioada fiscal 2012 (extras) (n lei) Rand.010 Profitul (pierderi) obinut in perioada gestionar pan la impozitare (rnd. 0101 rnd. 0102) Rand.0101 Suma total a veniturilor constatate conform datelor contabilitii financiare (suma clasei VI Venituri) Rand.0102 Suma total a cheltuielilor constatate conform datelor contabilitii financiare (suma clasei VII Cheltuieli ) Rand.070 Suma venitului impozabil fr luarea in calcul a pierderilor fiscale ale anilor precedeni: Rand.090 Suma venitului impozabil (rand. 0901 rand. 0902) Rand.110 Cota impozitului pe venit, % Rand.120 Suma impozitului pe venit: pentru contribuabilii cu statut de persoan juridic: ( rand. 090 x rand. 110) Rand.130 Suma facilitilor acordate din suma calculat a impozitului pe venit (anexa 3.3D) Rand.150 Suma impozitului pe venit in perioada fiscal curent, exceptand facilitile fiscale (rand. 120 rand. 130) Rand.190 Total impozitul pe venit spre plat Anexa 3.3 D Not la randul 130 122 2 400 800 000 797 600 2 400 2 400 12% 288

288 0 (288288) 0

 Suma facilitilor acordate din suma calculat a impozitului pe venit / , Codul facilitil or14 Numrul i data legii care prevede acordare a scutirii Suma impozitu lui pe venit de la care se determin facilitate a 3 288 % facilitii care se acord din impozitu l pe venit Suma impozitu lui pe venit nesupus achitrii (col.3 x col.4) (rand. 130) 5 288

2 Legea nr. 1163XIII din 24.04.97 , art.52 TOTAL

4 100

288

100

288

14Din suplimentul privind nomenclatorul facilitilor la impozitul pe venit pe anul corespunztor (forma FACILITI). n cazul variantei 4, suma total a veniturilor n anul fiscal a c onstituit 800 000 lei (795000 utilizate n cadrul proiectului i 5000 lei, neutilizate, decontate la venituri), iar suma cheltuielilor 799 000 lei (795 000 lei utilizate n cadrul proiectului + 2600 lei pltite pentru chiria spaiului +1400 lei pltite sanciuni). Rezultatul financiar total la finele anului fiscal a constituit 1000 lei (800 000-799 000). Cerinele art. 52 din Codul fiscal au fost respectate, toate mijloacele cheltuite s -au conformat scopurilor statutare, cu excepia sumei n mrime de 1400 lei, utilizate pentru achitarea sanciunilor pentru nclcarea legislaiei fiscale. Deci, scutirea de plata impozitului pe venit nu se rsfrnge doar asupra venitului impozabil n mrime de 1000 lei, iar suma impozitului care revine cheltuielilor aferente sanciunilor financiare (1400 lei) nu este scutit de plat, deoarece se refer la cheltuieli nedeductibile conform art.30 din Codul fiscal. n acest caz organizaia va reflecta ajustri a cheltuielilor n Anexa 2D la Declaraie, rnd.03019 i va calcula procentul facilitii n Anexa 3.3D. Indicatorii n Declaraia cu privire la impozitul pe venit i n anexele respective se vor prezenta n modul urmtor:

D E C L A R A I A (varianta 4) cu privire la impozitul pe venit pe perioada fiscal 2012 (extras) Rand.010 Profitul (pierderi) obinut in perioada gestionar pan la impozitare (rnd. 0101 rnd. 0102) Rand.0101 Suma total a veniturilor constatate conform datelor contabilitii financiare (suma clasei VI Venituri) Rand.0102 Suma total a cheltuielilor constatate conform datelor contabilitii financiare (suma clasei VII Cheltuieli ) Rand.020 Ajustarea (majorarea/micorarea) veniturilor conform prevederilor legislaiei fiscale2(anexa 1D) (n lei) 1 000 800 000 799 000 0

123

Rand.030 Ajustarea (majorarea/micorarea) cheltuielilor conform prevederilor legislaiei fiscale (anexa 2D) Rand.030 Venitul (pierderi) obinut in perioada fiscal, luand in considerare ajustrile (majorrile/micorrile) (rand. 010 + rand. 020 rand. 030) Rand.070 Suma venitului impozabil fr luarea in calcul a pierderilor fiscale ale anilor precedeni: Rand.090 Suma venitului impozabil (rand. 0901 rand. 0902) Rand.110 Cota impozitului pe venit, % Rand.120 Suma impozitului pe venit: pentru contribuabilii cu statut de persoan juridic: ( rand. 090 x rand. 110) Rand.130 Suma facilitilor acordate din suma calculat a impozitului pe venit (anexa 3.3D) Rand.150 Suma impozitului pe venit in perioada fiscal curent, exceptand facilitile fiscale (rand. 120 rand. 130) Rand.190 Total impozitul pe venit spre plat

(1400) 2400 (1000+0+14 00) 2 400 2 400 12% 288

120 0 (288-120) 168

Anexa 2 D Not la rndul 030 Ajustarea (majorarea/micorarea) cheltuielilor conform prevederilor legislaiei fiscale (extras) Corectri Co d Constatat Corectri in Diferen a / col.3 / . 3 col. 3/ .2

contabilita tea financiar Penaliti, amenzi i alte sanciuni 03019 aplicate pentru inclcarea actelor normative (CF, art. 30, alin. (1)) Total 1400

scopuri fiscale

(1400)

1400

(1400)

Anexa 3.3 D Not la randul 130 Suma facilitilor acordate din suma calculat a impozitului pe venit / ,

124

Codul faciliti lor14

Numru l i data legii care prevede acordar ea scutirii

Suma impozit ului pe venit de la care se determi n facilitat ea 3 288

% faciliti i care se acord din impozit ul pe venit

2 Legea nr. 1163XIII din 24.04.97 , art.52 TOTAL

4 168 (1400x12%)

Suma impozit ului pe venit nesupus achitrii (col.3 x col.4) (rand. 130) 5 120 (1000 x 12%)

288

168

120

14Din suplimentul privind nomenclatorul facilitilor la impozitul pe venit pe anul corespunztor (forma FACILITI). Documente justificative

Anexa 23. Cerinele generale legislaiei n vigoare aferente documentelor primare justificative
Conform Legii contabilitii, orice entitate, inclusiv, organizaiile necomerciale trebuie s organizeze sistemul de control intern, inclusiv efectuarea inventarierii i s asigure documentarea faptelor economice ale entitii i reflectarea acestora n contabilitate. Deasemenea, entitile au rspundere s asigure elaborarea i aprobarea: formularelor documentelor primare i registrelor contabile, n cazul lipsei formularelor tipizate sau dac acestea nu satisfac necesitile entitii; regulilor circulaiei documentelor i tehnologiei de prelucrare a informaiei contabile; ntocmirea i prezentarea oportun, complet i corect a documentelor primare, a registrelor contabile conform regulilor stabilite de Ministerul Finanelor, precum i integritatea i pstrarea acestora conform cerinelor Organului de Stat pentru Supravegherea i Administrarea Fondului Arhivistic al Republicii Moldova.

Documentele primare justificative, conform crora se nregistreaz toate faptele economice n contabilitate, servesc drept baz i n cazul calculrii impozitelor. Pentru existena i corecti tudinea acestor documente este responsabil conductorul organizaiei, care trebuie s emit i s asigure aprobarea ordinelor i dispoziiilor respective, cu aducerea lor la cunotina tuturor colaboratorilor (prin semntur) care particip n executarea acestora. Este necesar a asigura existena n entitate a unui ordin (dispoziiei) conductorului, prin care se aprob lista persoanelor care sunt mputernicite pentru autorizarea tranzaciilor economice i care au drept de semntur a documentelor respecti ve, cu anexarea modelului semnturilor individuale.

125

Conducerea ONG trebuie s asigure, c toate documentele de confirmare a procurrilor i platilor sunt aprobate de ctre persoanele mputernicite (de obicei, acestea sunt reprezentate prin directorul exe cutiv si contabilul ONG). Se aprob n general: Documentele de plata bancare, Documentele de plata de casa, Documentele justificative aferente procurarilor, Documentele justificative interne, care confirm utilizarea, consumul, trecerea, casarea i trecerea la cheltuieli a activelor, inclusiv a celor deteriorate. Documentele justificative, care confirm instrainarea activelor (vnzarea, donarea, transmiterea cu titlu gratuit, inclusiv, n folosin temporar.

n ONG de dimensiuni mai mari, managerii pot asigura efectuarea procedurilor de aprobare, dupa cum urmeaza: aprobarea general pe documentele justificative: asigurarea faptului ca in fiecare caz persoanele mputernicite aplic semnatura de aprobare pe facturi fiscale, de expeditie, acte de predare - primire a serviciilor/lucrarilor, achitarea salariilor, contractelor de procurare, ect., pan la efectuarea plailor. Sau, aplic semnatura de aprobare pe conturile de plata ale furnizorilor de mrfuri i servicii, in cazul achitarii sumelor in avans; se aplic semntura de aprobare pe drile de seam a gestionarilor, pe procesele -verbale (actele de casare), facturile de nstrinare a activelor ONG, actele de transmitere a bunurilor cu titlu gratuit, actele, contractele de donaie, etc, pn la de trecere activelor utilizate sau nstrinate la cheltuieli (pierderi), aprobarea prealabila a plilor pentru procurri: verificarea corespunderii pretului si numarului de unitati livrate/servicii prestate. Reconcilierea documentelor de plata bancare (dispozitii de plata bancare) si de casa (dispozitii de plata de casa) propuse pentru aprobare (semntur) cu sumele aprobate in rapoartele titularilor de avans cu pretul, numarul de unitati livrate/servicii prestate si suma, indicate in documentele justificative de procurare (facuri fiscale, facturi de expeditie, actele de primire - predare a lucrarilor, serviciilor ect), aprobarea finala verificarea, daca pe toate documentele de plata a fost aplicata semnatura directorului executiv si a contabilului (sau altor persoane mputernicite pentru semnarea documentelor de plat).

Anexa 24. Justificarea relevanei sistemului de contabilitate 24.1. Evaluarea sistemului de eviden contabil i a sistemului de control intern (SCI)
Prin implementarea si funcionarea SCI consiliul, managementul i alt personal al ONG stabilesc criterii de evaluare a sistemului de contabilitate n vederea obinerii certitudinii c sunt atinse urmtoarele obiective: 1. Sistemul de contabilitate, n ansamblu, este relevant activit ii, innd cont de volumul i modul administrrii veniturilor i cheltuielilor. 2. Operaiunile sistemului contabil corespund scopului i sunt eficiente n rezultat (emit informaia relevant i necesar). 3. Rapoartele financiare emise de sistem sunt credibile. 4. Operaiunile produse de sistemul contabil corespund legislaiei n vigoare i altor reglementri aplicabile. 5. Sistemul este organizat astfel, c asigura prevenirea i evaluarea riscurilor si identificarea neajunsurilor n acesta, inclusiv, riscurile legate de gestionarea cu mijloacele predestinate.

126

6. Asigur administrarea eficienta a activitii entitii n ansamblu i a proiectelor (programelor) n particular (gestionarea mijloacelor finanatorilor n conformitate cu cerinele contractuale, de parteneriat, instruciunilor speciale ale finanatorilor, etc.).

24.2. Documente care justific posibilitatea evalurii sistemului de contabilitate:

1. Regulamentul cu privire la organizarea sistemul de control intern n cadrul ONG. 2. Politica de contabilitate i anexele la aceasta. 3. Regulamentul de funcionare a serviciului contabil. 4. Fiele de post ale contabililor. 5. Program de contabilitate adecvat volumului de operaiuni i adaptat la specificul de activitate al ONG. 6. Competena i experiena contabilului ef. 7. Graficul (documentul, termenii, responsabilii, aprobrile) de prezentare a documentelor n contabilitate. 8. Emiterea rapoartelor contabile lunare,analiza, verificarea i aprobarea lor de ctre directorul executiv. 9. Repartizarea responsabilitilor pentru ntocmirea, acceptarea, autorizarea i controlul documentelor primare (document, responsabil de ntocmire sau prezentare, responsabil de coordonare, avizare, verificare, aprobare i prezentare n contabilitate). 10. Nomenclatorul dosarelor n contabilitate (clasificarea, nregi strarea i pstrarea funcional i de scop a documentelor contabile), inclusiv, asigurarea separrii documentelor care reflecta operaiunile de primire i utilizare a mijloacelor cu destinaie special, grupate pe proiecte (programe), finanatori. 11. Rulajul lunar al conturilor de activ si pasiv, tranzaciile atribuite conturilor de bilan i de rezultate, materialele de verificare i reconciliere a acestora. 12. Rapoarte financiare generale pe entitate, pregtite n termenii stabilii de legislaie i aproba te de conducerea ONG. 13. Rapoartele ctre finanatori, aprobate de conducerea ONG i de finanator. 14. Documente care justific efectuarea regulat a reconcilierilor, verificrilor mijloacelor bneti. Dovezi de reconciliere a soldului mijloacelor pe conturile bancare lunar cu extrasele bancare si registrele contabile. 15. Documente care justific evidena, gestionarea i inventarierea imobilizrilor i activelor curente ale ONG. 16. Copii de rezerv a bazei de date financiar-contabile. 17. Dovezi documentate i materiale de asigurare a pazei (proteciei) documentelor primare, registrelor contabile i a bazei de date financiar-contabile.

127

Anexa 25. Lista general a cerinelor controlului intern (SCI) i documentele justificative aferente
Nro 1. Sectorul de gestiune Active materiale i nemateriale Cerinele SCI Documentele justificative Not

Se procur n scopul realizrii activitii statutare, inclusiv, in scopul realizrii proiectelor, programelor, evenimentelor i, dup caz, n cadrul desfurrii activitii economice statutare. Prin Hotrrea de Guvern a RM Nr.294 din 17.03.98 Cu privire la ndeplinirea Decretului Preedintelui RM Nr.406-II din 23.12.97 sunt aprobate formularele tipizate de documente cu regim special, care trebuie aplicate obligatoriu n cazurile stabilite, de ctre toate entitile, inclusiv ONG. - reparizarea responsabilitatilor privind 1. Documentele primite justificative aferente procurrii, gestionarea bunurilor entitatii, utilizrii interne, donrii /nstrinrii/ bunurilor. - controale interne asupra miscarii bunurilor si 2. Documentele de trecere la cheltuieli (casare) a utilizarii lor predestinate, bunurilor utilizate (procese-verbale, acte de casare, - existena comisiilor de casare a bunurilor acte, procese verbale ale comisiilor de inventariere). folosite, instrainate, 3. Darile de seama a persoanelor cu rspundere material - existena contractelor de raspundere materiala, aferente bunurilor gestionate. - efectuarea n modul stabilit de legislaie a 4. Contractele de raspundere materiala cu persoanele cu inventarierii bunurilor si mijloacelor baneti, funcii sau obligaiuni de gestionare a bunurilor. - corespunderea datelor din documentele 5. Registrele contabile de evidenta analitica a activelor primare justificative, registrele de evidenta a separate pe conturi distincte pe categorii de bunuri, in bunurilor cu datele inregistrate in functie de directia utilizarii, etc. (de exemplu, contabilitate, contabilitatea separata a produselor procurate pentru - respectarea cerintelor legislatiei in vigoare alimentaie intern, pentru scopuri de donatie, aferente procurrii, pstrrii i nstrinrii materiale pentru oficiu, pentru scopuri de proiect, activelor. inclusiv, piese de schimb, combustibil, alte categorii de active folosite in activitate). 6. Registrele (crile) contabile pentru contabilizarea activelor intrate, utilizate (trecute la cheltuieli, consumuri), nstrinate n alt mod. 128

1.1

Procurri (achiziii)

1.2

Cerine fa de documentele de confirmare a pla ilor si procurrilor

Toate procurarile si achiziiile de bunuri si servicii se efectueaz in corespundere cu legislaia in vigoare a Republicii Moldova i conform cerinelor donatorilor de granturi (asisten tehnic), care pot fi stipulate n contracte, instruciuni speciale ale donatorilor. - existena regulilor, regulamentelor interne 1. Decizii ale conducerii ONG asupra procurarilor si An. scrise aferentre achiziiilor (de exemplu, vanzarilor de imobil, automobile si inventar, bunuri politica procurrilor), sau servicii cu pret mai mare dect limitele stabilite, i - aprobarea managerilor responsabili de daca toate investitiile au fost aprobate i corespund procesul achiziionrii (autorizarea i bugetelor respective. verificarea procurrilor, gestiunea, 2. Documentele justificative aferente procurarilor n repartizarea, contabilizarea). cadrul licitaiilor (doevzi ca ofertele si preurile provin cel putin de la 3 furnizori, sau conform altor condiii ale donatorilor). 3. Procesele - verbale i decizii ale comisiilor interne pentru achiziii, privind argumentarea fiecarei procurri preul creia depete limitele stabilite de donator (se pastreaza impreuna cu ofertele). 4. Procesele - verbale ale comisiilor de evaluare periodic a preurilor de pia pentru bunuri, inclusiv, dovezi ca managerii efectueaza cel putin odata in an controlul preturilor pentru bunurile de uz cotidian. urmarirea procurarilor predestinate in scopuri 1. Lista aprobat a documentelor justificative si de proiecte, persoanelor responsabile de inocmirea, verificarea, - autorizarea tuturor plilor pentru procurri de autorizarea acestora. mrfuri i servicii dectre persoanele 2. Procesele verbale, alte dovezi, precum c personalul mputernicite, ONG este cunoscut cu cerinele actelor normative n - urmrirea respectrii bugetului cheltuielilor, vigoare, a cerinelor donatorilor, regulamentelor inclusiv, coordonarea regulat cu finantatorii interne ale entitii care se refer la procurari (inclusiv, a cheltuielilor bugetate i a celor neprevazute, a celor, pentru care sunt stabilite reguli speciale de - urmarirea utilizarii predestinate a activelor procurare). procurate, 3. Documentele primare de confirmare a platilor si a 129

Mijloace bneti

urmrirea neadmiterii cheltuielilor nebugetate, procurrilor de marfuri, servicii, a tranzaciilor interne care nu au referinta la proiectele realizate, a cu bunurile procurate, documente de micare intern a cheltuielilor neintemeiate, nejustificate bunurilor procurate, documente care valideaza documental sau interzise (de conditiile veniturile si cheltuielile inregistrate, finantatorului sau de cerintele legale), 4. Confirmri de achitare a procurrilor cu bonuri ale efectuate fara acordul prealabil al masinilor de casa si control cu memorie fiscala, n finantatorului sau fara coordonarea cu acesta, cazul plilor n numerar, dispoziii de plat de cas - nregistrarea deplin a operaiunilor de numerotate in mod consecutiv, cronologic cu procurare in contabilitate, numerotatia respectiva inregistrata in evidenta - toate documentele justificative, dupa coninut, contabila forma, validitate, corespund cerintelor 5. Confirmri de achitare a procurrilor prin ordine de legislaiei n vigoare (in particular, legii plat bancare n cazul plilor prin virament. Contabilitaii), cerinelor finanatorilor Documentele de plata bancare sunt numerotate in mod stabilite in contracte i/sau instruciuni consecutiv, cronologic cu numerotatia respectiva speciale, inregistrata in evidenta contabila. - semnarea de catre directorul executiv si contabil a documentelor nregistrate i de confirmare a platilor (bancare, de casa), - pastrarea in ordine numerica, separat pentru fiecare luna a documentelor de confirmare a platilor. Consiliul de conducere a ONG numete i aprob persoana sau persoanele responsbile de autorizarea plilor bancare i de cas. n practica ONG, ca regul, Directorului executiv si contabilul sunt responsabili pentru mijloacele financiare si autorizeaza toate platile, sau, conform deciziei, directorul executiv are dreptul la dou semnturi n documentele de plat (inclusiv bancare). respectarrea legislaiei n vigoare privind decontrile cu furnizorii pentru bunuri i servicii, inclusiv, respectarea cerinelor finanatorilor n aceast privin, 1. Actele statutare (n care se stabilete nivelul de competena i responsabilitate privind gestionarea activitii ONG). 2. Contractele de munca (stabilesc funciile i condiiile 130

2.1

Mijloacele financiare la conturi bancare

aprobarea persoanelor mputernicite a gestiona cu mijloacele financiare, inclusiv cu mijloacele acordate de finantatori, aprobarea persoanelor mputernicite de semnarea documentelor de plata, asigurarea evidentei zilnice a mijloacelor de pe conturile bancare, asigurarea existentei si pastrarii extraselor bancare, anexelor la acestea, sigurarea evidentei contabile a mijloacelor de pe conturile bancare, asigurarea reconcilierii regulate a datelor reflectate in extrasele bancare si anexele la acestea cu datele reflectate in registrele (crile) contabile si n informatia indicat n rapoartele financiare ale ONG i n rapoartele pregtite finanatorilor.

3.

4.

5.

6. 7.

8.

9.

de munc). Obligatiunile de serviciu sau fiele de post (stabilesc competenele, mputernicirile, responsabilitile angajailor). Documentele de plata (ordine de plat, extrase de cont, carduri bancare corporative, decizii i autorizare a plilor, etc). nclusiv, totalitatea anexelor la extrasele bancare, care confirma operatiunile bancare efectuate n moned naional i n valut strin. Confirmari (semnaturi) ale personalului care justific cunoasterea Instructiunilor de contabilitate ale SMC de catre managerii ONG. Decizia privind numarul conturilor bancare necesare pentru gestionarea mijloacelor financiare ale ONG. Confirmri a conturilor deschise la banc (bnci), aprobate i nregistrate n contabilitate (existena contractelor cu instituiile bancare). Dovezi de reconciliere regulata a datelor reflectate in extrasele bancare si anexele la acestea cu datele reflectate in registrele contabile (registrele de evidenta sintetica si analitica la conturile mijloacelor banesti in valuta straina si moneda nationala, verificate i semnate de persoanele responsabile). Confirmri a soldulului mijloacelor bneti la conturile bancare.

131

2.2

Mijloace bneti n numerar (banii lichizi)

Banii lichizi prmiti in casieria entitii de pe conturile bancare alimentate din contul mijloacelor cu destinaie special, precum i din contul venitului din activiti economice, trebuie gestionati eficient si cheltui in corespundere cu scopurile predestinate (i statutare). Este obligatorie respectarea cerintelor legislatiei Republicii Moldova cu privire la regulile de efectuare a operatiunilor de casa. Modul de achitare a obligaiunilor cu mijloace n numerar se reglementeaz prin Hotrrea Guvernului RM r.764 din 5 noiembrie 1992 Normele pentru efectuarea operaiunilor de cas n economia naional a Republicii Moldova Hotrrea Guvernului Republicii Moldova Nr. 474 din 28 aprilie 1998 oblig toate entitile, indiferent de forma de proprietate, care efectueaz decontri bneti cu populaia n cadrul operaiunilor de comercializare sau prestare de servicii, s aplice maini de cas i control. respectarea cerinelor legislaiei n vigoare a Republicii Moldova cu privire la operaiunile de cas; respectarea cerinelor legislaiei i regulamentelor interne cu privire la titularii de avans, in vederea confirmarii, daca: 1)exist lista aprobat a titularilor de avans (persoanelor angajate care au dreptul de a primi i cheltui banii lichizi ai entitii) 2)este aprobat data limit de prezentare a decontului de avans (raportul titularului de avans privind cheltuielile efectuate) sau de rambursare a banilor n cas, 3)avansurile de bani lichizi pentru efectuarea cheltuielilor curente, inclusiv, a celor de proiect, se acorda persoanelor imputernicite, 1. Documentele statutare si alte documente interne care confirm persoanele responsabile pentru gestiunea banilor lichizi. 2. Dovezi documentate, care confirm ca directorul verifica cu regularitate miscarea si bilantul banilor lichizi (in ce mod, cu ce periodicitate), cum ar fi: semnaturile in registrul de casa, n ordinele de incasare si de plata de casa, anexele la acestea. 3. Documentele primare justificative, registrele i bilanurile contabile, rapoartele financiare, privind miscarea fluxului de mijloace banest n numerar. 4. Dispozitiile de plata de casa i anexele la acestea. 5. Contractele de mprumut cu bani lichizi (dup caz). 6. Dovezi de reeconciliere si verivicare a banilor lichiuzi in casierie (pot servi semnturile 132

4) sumele de avans acordate, inclusiv pentru deplasari, se inregistreaza in contabilitate, 5) in ordinele de plata de casa se indica in toate cazurile numele, data si scopul eliberarii avansului, 6) darea de seama privind utilizarea predestinata a avnsurilor acordate pentru deplasrile de serviciu se inregistreaza ndata dupa intoarcere, 7) titularilor de avans nu li se acorda un nou avans pana la prezentarea raportului privind utilizarea predestinata a avansului anterior sau intoarcerea banilor nefolositi, 8) se compar data si sumele nregistrate in deconturile de avans cu data si sumele reflectata in registrul contului pentru evidenta decontrilor cu titularii de avans. banii lichizi ai ONG, banii angajatilor si banii membrilor entitatii nu sunt amestecati, banii lichizi pentru cheltuieli curente se acorda titularilor de avans un suma ce nu depaseste necesarul, cu banii ONG nu se efectueaza tranzactii private, directorul executiv, sau persoana mputernicit, autorizeaza fiecare eliberare de bani lichizi din casieria entitatii, directorul executiv sau persoana mputernicit

contabilului n documentele de cas i registrele sau crile contabile). 7. Deconturile de avans ntocmite, semnate i aprobate. 8. Anexele la deconturile de avans: documente care justifica cheltuielile efectuate de catre titularii de avans (bonuri de plat a mainilor de cas i control cu memorie fiscal, facturi fiscale, facturi, acte de achiziie de la persoane fizice, alte documente justificative relevante).

133

3.

aproba cheltuielile raportate la finele lunii efectuate din contul sumelor eliberate anterior. Salariaii i angajaii n n privina gestionarii cu personalul entitii, inclusiv angajaii implicai n realizarea proiectelor (programelor) trebuie s fie respectate cerinele actelor normative a Republicii n domeniul muncii, legislaiei civile, contractelor cu baza contractelor civile finanatorii, regulamentelor interne ale ONG. Tabelele de pontaj privind evidena orelor de munc a salariailor, Actele de recepionare a lucrrilor, serviciilor angajailor n baza contractelor civile, calculele salariilor, onorariilor - trebuie s fie aprobate de ctre directorul executiv nainte de achitare.

existena Regulamentului intern cu privire la gestionarea cu personalul, respectarea cerinelor Codului muncii i actelor normative aferente reglementrii n domeniul muncii, respectarea Codului civil i actelor normative aferente reglementrii muncii angajailor n baza contractelor civile, existena ordinelor i deciziilor cu privire la personal , reconcilierea regulat a calculelor i plilor salariale i a altor remunerri efectuate (compararea documentelor de angajare, recepionare a muncii, calculare a remuneraiilor pentru munc, a plilor efectuate cu nregistrrile n contabilitate).

1. Contractele individuale de munc i civile cu salariaii i angajaii ONG, inclusiv cu cei implicati in realizarea proiectului. Anexele la aceste documente (modificrile condiiilor de munc i de salarizare, actele de recepionare a lucrrilor, serviciilor, rapoarte privind volumul de munc efectuat, cerei, explicaii, etc). 2. Borderourile de calcul a salariilor i onorariilor, altor remunerri, listele de plata, documentele de plata de casa si bancare. 3. Calculele impozitelor si taxelor aferente salariilor i altor remunerri calculate si achitate. 4. Documentele de plat bancare i de cas, care confirma plile salariale efectuate i impozitele si taxele achitate. 5. Registrele (crile) contabile de eviden a decontrilor cu salariaii i persoanele angajate n baza contractelor civile; registrele contabile privind decontrile cu bugetul public naional. 134

4.

Gestionarea automobilelor/unitilor de transport

Procurarea, exploatarea, deservirea i ntreinerea i transportului se efectueaz conform cerinelor legislaiei n vigoare, inclusiv, a transportului procurat/folosit, ntreinut din contul mijloacelor speciale ale donatorilor, cerinelor, instruciunilor acestora. ONG trebuie s tind, ca cheltuielile aferente ntreinerii i exploatrii transportului s fie raionale dup cost, corect documentate, s fie legate de activitatea statutar i nregistrate n evidena contabil. respectarea legislaiei n vigoare a Republicii 1. Documente primare justificative, care Moldova, cu privire la modul de exploatare, confirm procurarea/primirea n folosin a eviden i impozitare, aferente transportului, unitilor de transport (facturi fiscale, facturi, existena i controlul respectrii contracte de locaiune, contracte de comodat, regulamentelor interne i a cerinelor actele de primire-predare a unitilor de finanatorilor aferente evidenei, exploatrii i transport, procesele verbale de punere n ntreinerii unitilor de transport, exploatare). verificarea regulat a documentelor 2. Ordinul pe entitate privind aprobarea justificative aferente procurrii, exploatrii, responsabilului pentru unitatea de transport si ntreinerii i evidenei unitilor de transport, a condiiilor de ntreinere i exploatare a inclusiv, verificarea foilor de parcurs aferente acestuia. unitilor de transport exploatate n scopul 3. Ordin cu privire la modul de tinere a evidentei realizrii proiectelor, periodicitatea si combustibilului (motorinei, uleiurilor, etc.) corectitudinea ndeplinirii lor, veridicitatea procurate si consumate, normele de consum datelor nregistrate n foile de parcurs, modul pentru 100 km. de eviden a foilor de parcurs, inclusiv, daca 4. Documentele justificative de beneficiere i de este nregistrat zi de zi urmtoarea plata a serviciilor, care confirma ca deservirea informaie: /ziua, ora de nceput i sfrit a (ngrijirea i curirea) transportului. cltoriei, km parcurs, km la nceputul 5. Documente care confirm rutele, distanele cltoriei, scopul cltoriei, persoanele sau parcurse cu transportul entitii, scopurile (foi locurile vizitate, semntura de aprobare, de parcurs, registre, jurnale speciale, aprobate prin regulamente interne i/sau la cerina finanatorilor). 6. Registrele contabile (crile) de eviden a 135

5.

Servici prestate persoane fizice

de

unitilor de transport, a combustibilului, lubrifianilor, pieselor de schimb procurate i consumate. n cazul serviciilor prestate de ctre persoane fizice trebuie s fie respectate cerinele legislaiei n vigoare a Republicii Moldova cu privire la ntocmirea obligatorie a documentelor primare cu regim special care justific tranzaciile cu persoanele fizice (actele de achiziie a mrfurilor, acte de achizizie a produselor agricole, acte de aciziie a serviciilor, patentele de ntreprinztor, ncheierea contractelor civile n cazul oferirii serviciilor pe termen scurt, sau singulare. Persoanele fizice tere care acord servicii nu se includ in lista generala cu angajatii entitatii.

136

6.

Donaii

n cazul primirii i acordrii donaiilor filantropice, ONG trebuie s respecte prevederile Legii cu privire la filantropie i sponsorizare, care reglementeaz acest domeniu, Codului civil, care reglementeaz aspectul juridic de efectuare a acestora, drepturile i obligaiunile prilor (donator i beneficiar), prevederile Codului fiscal i a HG 489, care reglementeaz aspectele fiscale ale tranzaciilor de donaie i modul de justificare documentat a acestora. Documentele justificative n cazul donaiilor sunt: 1. Contractele, Actele de donaie necondiionat, donaie filantropic, n folosul ONG, sau a diverselor categorii de persoane fizice si juridice (btrni, persoane din familii social vulnerabile, bolnavi cu dizabiliti mentale i fizice, coli, case de copii, case de btrni, instituii medicale, etc. ). Acte de primire predare a echipamentelor, bunurilor materiale i nemateriale. 2. Facturi - formulare cu regim special, care confirm trecerea dreptului de proprietate sau transmiterea n folosin temporar a bunurilor transmise beneficiarilor. 3. Procese-verbale de trecere la cheltuieli a bunurilor transmise ca donaie. 4. Liste aprobate i semnate de membrii comisiilor interne speciale ale entitii, cu privire la repartizarea bunurilor cu titlu gratuit persoanelor btrne, din familii social vulnerabile, alte categorii de beneficiari. 5. Registrele contabile de eviden a bunurilor primite cu scop de dona-ie ulterioar. n cazul documentrii tranzaciilor de donaie, e necesar a asigura: 1) corespunderea datei de nregistrare a donaiei n contabilitate cu data/ perioada efecturii efective a donaiei; 2) emiterea facturilor-formularelor cu regim special, in cazul donaiilor efectuate ctre persoanele juridic; 3) ntocmirea actelor de primire predare a activelor transmise n calitate de donaie, semnate de pri, cu indicarea in detaliu a activelor donate, cantitii i valorii acestora; 4) a dispune de cerere de solicitare a donaiei de la persoanele juridice i de confirmare a necesitii acesteia; 5) corespunderea datelor din documentele de procurare, anexate la actele de donaie (dup caz), cu datele din actele de dona ie i datele, privind intrrile i ieirile bunurilor donate, nregistrate n contabilitate; 6) indicarea zilei i locului n listele de repartizare a bunurilor persoanelor fizice, cu semnturile acestora (dup posibilitate) sau a persoanelor responsabile de primire predare. Trebuie de inut cont, c conform legislaiei, donaie de binefacere are dreptul s acorde orice persoan fizic sau juridic, totodat, donaiile nemijlocit n folosul persoanelor fizice se permit doar ONG, care sunt nregistrate ca organizaii de filantropie.

137

Conform art.5 al Hotrrii Guvernului Nr. 294 din 17 martie, 1998, toi agenii economici cu orice form de proprietate sunt obligai s utilizeze formulare tipizate de documente primare cu regim special. n cadrul ONG trebuie s fie aprobat lista formularelor tipizate (de strict eviden, tipizate-fr strict eviden, elaborate de organizaie) care justific intrarea (n cazul procurrii, primirii ca donaie), ieirea (consumul n cadrul prestrii serviciilor, transmitere gratuit beneficiarilor, alte ieiri) materialelor i OMVSD. A elabora formulare interne necesare, innd cont de specificul activitii organizaiei, pentru care nu exist formulare tipizate. De exemplu, n funcie de destinaia utilizrii, pot fi elaborate fiele (actele) tipizate de consum (casare) a medicamentelor i altor materiale utilizate n legtur cu prestarea serviciilor beneficiarilor ONG, iar pentru transmiterea gratuit, se vor utiliza acte de donaie tipizate i facturi de expediie (formulare de strict eviden, care confirm transmiterea dreptului de proprietate, aprobate prin HG RM nr.294 din 17.03.98). Documentele primare de intrare i ieire (casare) a materialelor se ntocmesc (se aprob, i semneaz) imediat pentru fiecare operaiune produs (n aceeai zi, n care a avut loc operaiunea).

Anexa 26 Cerine aferente documentelor primare justificative 26.1. Documentarea procurrilor de bunuri i servicii
Orice cheltuieli aferente procurrilor de mrfuri sau servicii (lucrri) urmeaz s fie confirmate din dou puncte de vedere: 6. confirmarea procurrii, ca fapt economic (confirmarea transmiterii dreptului de proprietate asupra bunurilor, sau a dreptului de folosire (posesie) temporar, a cantitii bunurilor, volumului lucrrilor/serviciilor, preului de procurare, confirmarea furnizorului i cumprtorului respectivi, alte informaii), 7. confirmarea achitrii bunurilor (lucrrilor, serviciilor), ca fapt economic (forma achitrii, valuta, valoarea achitat, locul achitrii, persoana care achit procurarea, persoana n folosul creia se face plata, alte condiii de achitare). Conform Legii contabilitii, la inerea contabilitii este necesar a asigura confirmarea documentar, temeiul juridic, plenitudinea i continuitatea reflectrii n eviden a tuturor operaiunilor economice, efectuate n perioada de gestiune. n cazul operaiunilor de vnzare cumprare a serviciilor, mrfurilor, lucrrilor, aceste condiii se refer concomitent ct la unitatea economic care efectueaz livrarea, att i la unitatea, care procur. De aceia, documentele primare justificative se ntocmesc n mai multe exemplare. n baza informaiei coninute n aceste documente, denumite documente contabile primare, contabilul acumuleaz i reflect informaia despre faptul procurrii -vnzrii n registrele i borderourile contabile, n baza crora, n continuare se ntocmesc drile de seam financiare i fiscale.

26.2. Documentele de confirmare a faptelor economice (Hotrrea de Guvern a RM Nr.294 din 17.03.98 Cu privire la ndeplinirea Decretului Preedintelui RM Nr.406-II din 23.12.97 )
Pentru confirmarea faptului de procurare a bunurilor, serviciilor, lucrrilor de la persoanele juridice i fizice, inclusiv, de la ntreprinderi Individuale (II), Gospodrii rneti (de fermier), este obligatorie utilizarea documentelor cu regim special, aprobate HG 294/17.03.98. Conform p.1 al anexei 2 la acest act normativ, toi agenii economici, indiferent de forma organizatoric juridic, aplic n procesul activitii sale financiare formularele tipice respective de strict eviden. Aceste formulare se utilizeaz n toate operaiunile de nstrinare a activelor (transmiterea dreptului de proprietate), inclusiv, n cazul transportrii activelor n cadrul organizaiei, n cazurile n care activul a fost scos din hotarele acesteia i n operaiunile de primire a mijloacelor bneti. 138

26.3. Tiprirea centralizat a urmtoarelor formulare tipizate de documente primare cu regim special
(Hotrrea de Guvern a RM nr. 1008 din 28.12.2012 cu privire la aprobarea modificrilor i completrilor ce se opereaz n unele hotrri ale Guvernului)

Conform acestei Hotrri, se modific Hotrrea Guvernului HG 294/17.03.98. Tiprirea formularelor cu regim special, prevzute cu nsemne de protecie, serie i numr, se face n mod centralizat sub conducerea Biroului Naional de Statistic, iar a 1) actului de achiziie a mrfurilor, 2)actului de achiziie a serviciilor de locaiune i a cheltuielilor aferente, 3) bonului de plat, 4)chitanei de recepie a plilor nefiscale 1-SF, 5) chitanei de recepie a plilor fiscale 2-SF, 6) facturii i anexei la factur, 7) facturii fiscale i anexei la factura fiscal, 8) foii de parcurs - de ctre Inspectoratul Fiscal Principal de Stat, care prin intermediul inspectoratelor fiscale de stat teritoriale, contra plat i exclusiv contra semntur persoanelor autorizate conform statutului, la prezentarea delegaiei i certificatului de atribuire a codului fiscal va asigura nregistrarea, evidena, pstrarea i eliberarea acestora ctre entiti.

26.4. Cerinele obligatorii, care trebuie s fie respectate de ctre furnizorii i cumprtorii bunurilor, serviciilor, lucrrilor
Toate entitile sunt obligate, conform HG 294/17.03.98, s utilizeze n mod obligatoriu documentele aprobate prin aceasta Hotrre i s respecte urmtoarele cerine: Modelele tip a documentelor primare cu regim special (Anexa 1 la Hotrre), Instruciunea cu privirea la modul de eviden, eliberare, pstrare i utilizare a modelelor tip a documentelor primare cu regim special (Anexa 2 la Hotrre), Regulamentul activitii cu privire la confecionarea tampilelor (Anexa 3 la Hotrre), Instruciune cu privire la eliberarea procurilor pentru procurarea valorilor materiale (Anexa 4 la Hotrre); respectarea indicaiei stricte a Biroului Naional de Statistic cu privire la editarea i emiterea documentelor cu regim special, asigurnd protecia maximal a acestora; eliberarea agenilor economici a documentelor cu regim special n baza procurii i certificatului de atribuire a codului fiscal; respectarea indicaiei IFPS de a edita i a emite actele de achiziie a mrfurilor,actele de achiziie a serviciilor de locaiune i a cheltuielilor aferente, bonuri de plat, chitane de recepie a plilor nefiscale 1-SF, chitane de recepie a plilor fiscale 2-SF, facturi i anexe la factur, 7) facturi fiscale i anexe la factura fiscal, 8) foi de parcurs, asigurnd protecia maximal a acestora, evidena i pstrarea strict i eliberarea lor numai prin structurile teritoriale, n baza procurii i certificatului de atribuire a codului fiscal; permisiunea agenilor economici care dispun de un sistem computerizat de a edita facturi fiscale i alte documente de strict eviden de sine stttor, pe hrtie special, cu semne de protecie i n corespundere cu cerinele Regulamentului, seria i numrul fiind atribuite de Biroului Naional de Statistic i IFPS. aplicarea obligatorie a documentelor cu regim special, conform p.1 al Instruciunii cu privirea la modul de eviden, eliberare, pstrare i utilizare a modelelor tip a documentelor primare cu regim specia, care se rspndete asupra tuturor agenilor economici, indiferent de tipul de proprietate ; documentele - tip cu regim special se utilizeaz n tranzaciile privind: - nstrinarea activelor (transmiterea dreptului de proprietate), - ncasarea mijloacelor bneti, - transportarea activelor n limitele unei organizaii n cazul n care activul este transportat peste hotarele oficiale ale ntreprinderii (de exemplu, de la o filial la alta, care se afl n diferite localiti). 139

eliberarea documentelor cu regim special se efectueaz centralizat, n baza contractului i contra plat.

26.5. Corectarea documentelor primare

(Legea contabilitii nr. 113-XVI din 27.04.2007, art. 19) Corectri n documentele primare care justific operaiunile de cas, bancare, de livrare i achiziie a bunurilor economice i a serviciilor nu se admit. Contabilului-ef (efului serviciului contabil) i se interzice s primeasc spre executare documente privind faptele economice ce contravin actelor legislative i normative, informnd despre aceasta n scris conductorul entitii. Astfel de documente se primesc spre executare numai cu indicaiile suplimentare n scris ale conductorului entitii cruia, ulterior, i revine rspunderea pentru aceasta.

Anexa 27. Norme pentru efectuarea operaiunilor de cas n economia naional a Republicii Moldova (Hotrrea Guvernului 764/25.11.92 Hotrre privind aprobarea Normelor pentru efectuarea operaiunilor de cas n economia naional a Republicii Moldova)
Conform Hotrrii Guvernului toate entitile, inclusiv ONG sunt obligate s consemneze mijloacele lor bneti n instituiile financiare. Decontrile pe angajamentele financiare se efectueaz, de regul, prin virament la instituiile financiare. Numerarul primit de ntreprinderi de la instituiile financiare este utilizat n scopurile pentru care a fost eliberat, inclusiv, pentru:retribuirea muncii, plata pensiilor i indemnizaiilor, achiziionarea produciei agricole,procurarea ambalajului i obiectelor de la populaie, acoperirea cheltuielilor de deplasare i pentru alte scopuri prevzute de Instruciunea n vigoare a Bncii Naionale a Moldovei cu privire la modul de ntocmire de ctre bnci a Raportului privind volumul operaiunilor de cas la instituiile financiare din Republica Moldova (Hotrre nr.256 din 17.11.2011. n particular, noiunea n alte scopuri (Simbolul 39. Eliberri n alte scopuri) cuprinde: eliberrile punctelor i magazinelor de achiziionare aferente procurrii obiectelor, metalelor i pietrelor preioase, magazinelor de consignaie i celor comerciale privind plile comitetelor; eliberrile organizaiilor de cultur pentru procurarea operelor de art i anticariat; pentru achiziionarea deeurilor de materie prim, a metalului uzat i a articolelor rudimentar-meteugreti, pentru procurarea recipientelor de sticl de la populaie; pentru plile donatorilor, pentru restituirea impozitelor, cotelor i taxelor de participare la construcia de locuine (fr constituirea cooperativei) i altor pli; eliberrile aferente plii adaosurilor i diurnelor specialitilor strini, eliberrile privind plata taxelor de transport feroviar etc., transportului auto de la diverse persoane, cheltuieli de pot i telegraf; eliberrile aferente plii cheltuielilor de cancelarie i altor cheltuieli de gospodrie; eliberrile de mijloace aferente operaiunilor efectuate de lombard; alte eliberri.

Entitile sunt obligate s predea instituiilor financiare ce le deservesc toate surplusurile de numerar ce depesc necesarul minim pentru efectuarea decontrilor la nceputul zilei urmtoare, pentru nscrierea lor n conturile curente. Entitile au dreptul s pstreze n casele lor numerar, pentru retribuirea muncii, plata subveniilor de asigurare social, burselor, pensiilor, numai pe un termen de cel mai mult 3 zile lucrtoare, inclusiv ziua de primire a banilor la instituia financiar. 140

Eliberarea numerarului spre decontare se efectueaz din casele entitilor. n cazul cnd acestea nu dispun de cas proprie, li se permite s elibereze casierilor sau persoanelor, ce le nlocuiesc, cecuri pentru primirea banilor n numerar direct din casa instituiei financiare. Entitile elibereaz numerar spre decontare pentru cheltuieli operaionale i gospodrire n proporii i termene, stabilite de conductor, dar nu mai mult de o lun. de

Eliberarea de numerar spre decontare pentru cheltuieli legate de deplasri de serviciu, se efectueaz n limitele sumelor aferente persoanelor detaate conform regulamentului n vigoare. Numerarul neutilizat, eliberat spre decontare, trebuie s fie restituit n casa entitii cel mai trziu la 3 zile dup expirarea termenului pentru care a fost eliberat. Eliberarea de numerar spre decontare se efectueaz numai cu condiia unei dri de seam complete asupra sumelor eliberate anterior spre decontare. Persoanele care au primit numerar spre decontare sunt obligate s prezinte n contabilitatea ntreprinderii o dare de seam cu anexarea actelor doveditoare privind sumele utilizate. dri de seam complete asupra sumelor eliberate anterior spre decontare. Asupra operaiunilor de cas se ntocmesc documente, formularele-tip interdepartamentale ale cror se aprob de Biroului Naional de Statistic, de comun acord cu Ministerul Finanelor, n mod obligator aplicate, fr schimbri, n toate entitile, indiferent de subordonarea lor departamental i formele de proprietate. Normele stabilesc, de asemenea, modul de primire i eliberare a numerarului i de ntocmire a scriptelor de cas, de inere a registrului de cas i pstrarea banilor, de efectuare a reviziei casei i controlul respectrii disciplinei de cas. n registrul de cas a entitii se ine evidena tuturor ncasrilor i eliberrilor de numerar. Fiecare entitate ine un singur registru de cas, care trebuie numerotat, nuruit i sigilat cu cear roie sau de parchet. Numrul de foi din registrul de cas se adeverete prin semnturile conductorului i a contabilului-ef al entitii sa ai organului ierarhic superior. n registrul de cas nu se admit tersturi i rectificri neprevzute. Rectificrile fcute se confirm prin semnturile casierului, precum i a contabilului-ef sau a persoanei care l nlocuiete. Controlul asupra inerii corecte a registrului de cas se pune n sarcina contabilului-ef. Eliberarea de bani din cas, neconfirmat prin chitana beneficiarului din dispoziia de plat sau alt document care o substituie, nu se accept ca justificare a restului de numerar n casierie. Aceast sum se consider lips de bani n cas i se percepe de la casier. Numerarul, neconfirmat prin dispoziia de ncasri se consider excedent n cas i se trece la venit. La fiecare entitate se efectueaz revizii inopinate ale casei n termenele stabilite de conductori, dar nu mai rar dect o dat n trimestru, numrnd toi banii i alte valori aflate n casierie. Pentru efectuarea reviziei casei prin ordinul conductorului se desemneaz o comisie, care ntocmete un act. n cazul cnd revizia a descoperit n cas lips de bani sau excedente de cas, n act se arat suma de excedent sau lipsa de bani i circumstanele apariiei acestora. Formularul actului de inventariere a umerarului este indicat n anexa nr. 3. n organizaiile obteti, acolo, unde este prevzut de statut, astfel de revizii sunt efectuate de comisii de revizie. 141

Persoanele vinovate de nerespectarea disciplinei de cas sunt trase la rspundere conform modului stabilit de legislaia n vigoare. Rspunderea pentru respectarea disciplinei de cas este pus n sarcina conductorilor, contabililor-ef, conductorilor serviciilor financiare i casierilor. Normele cuprind domeniul de activitate a casieriilor entitilor, indiferent de forma lor de proprietate,cu excepia instituiilor financiare, care deservesc clienii.

Anexa 28. Aplicarea mainii de cas i control cu memorie fiscal i a Bonului de plat (Hotrrea Guvernului 474/28.04.98 cu privire la aplicarea mainilor de cas i control cu memorie fiscal pentru efectuarea decontrilor n numerar)
n scopul asigurrii executrii prevederilor Codului fiscal nr.1163-XIII din 24 aprilie 1997 i ale Legii nr.105-XV din 13 martie 2003 privind protecia consumatorilor, Guvernul Republicii Moldova, toi contribuabilii, inclusiv, ONG, care, potrivit legislaiei n vigoare, au obligativitatea inerii contabilitii, sunt obligai s efectueze decontrile bneti n numerar cu utilizarea mainilor de cas i de control cu memorie fiscal. Prin Hotrrea Guvernului 474/28.04.98 cu privire la aplicarea mainilor de cas i control cu memorie fiscal pentru efectuarea decontrilor n numerar se aprob: Regulamentul cu privire la Registrul unic al mainilor de cas i control (anexa nr.2); nr.3); nr.4); Regulamentul cu privire la Comisia interdepartamental pentru mainile de cas i control (anexa Componena nominal a Comisiei interdepartamentale pentru mainile de cas i control (anexa

Regulamentul cu privire la aplicarea mainilor de cas i control pentru efectuarea decontrilor n numerar (anexa nr.5). La efectuarea decontrilor bneti n numerar pentru operaiunile economice cu consumatorii, contribuabilii sunt obligai s utilizeze MCC. (vezi no. consumator n Glosar) Aceast obligativitate se extinde asupra tuturor subdiviziunilor (filial, reprezentan, oficiu, secie, magazin, depozit, unitate comercial, unitate de prestri servicii (inclusiv unitate de transport-taxi) etc.) n care contribuabilul primete plile pentru operaiunile economice (consumatorul achit plata). (vezi no. operaiune economic n Glosar) Mainile de cas i control se instaleaz n fiecare din locurile special destinate (loc de lucru al casierului, operatorului-casier, vnztorului, prestatorului, etc.), amenajate pentru primirea i pstrarea temporar a mijloacelor bneti, conform normelor n vigoare. Dac n cadrul decontrilor bneti n numerar contribuabilul accept, n modul stabilit, cardurile bancare n calitate de instrument de plat fr numerar sau alt mod de plat, decontrile respective se efectueaz de asemenea prin intermediul MCC. Se permite efectuarea decontrilor bneti n numerar fr aplicarea MCC la desfurarea activitilor stipulate n anexa la Regulamentul cu privire la aplicarea mainilor de cas i control pentru efectuarea decontrilor n numerar. Bonul de plat, care se elibereaz n cazurile prevzute n acest Regulament, se consider echivalentul bonului de cas emis de MCC. n cazul altor tipuri de comercializri, dect cele indicate n Anex aplicarea mainilor de cas i control cu memorie fiscal este obligatorie i formularul cu regim special Bon de plat nu este recunoscut n calitate de document justificativ care confirm faptul achitrii, n lipsa cecului mainii de cas i control. Eliberarea de ctre contribuabil a documentelor de tip aviz de plat n numerar, factur, bon de comand-livrare, not de plat etc. nu-l scutete pe acesta de obligaia de a utiliza MCC. 142

Anex la Regulamentul cu privire la aplicarea mainilor de cas i control pentru efectuarea decontrilor n numerar LISTA genurilor de activitate al cror specific permite efectuarea decontrilor bneti n numerar fr aplicarea mainilor de cas i control 1. Comercializarea ctre populaie a produselor agricole crescute de agenii economici, care nu snt pltitori ai taxei pe valoarea adugat, pe terenurile proprii sau arendate n piee, iarmaroace i alte locuri autorizate de organele administraiei publice locale. 2. Comercializarea de ctre gospodriile rneti (de fermier) a produselor agricole altor ageni economici, precum i serviciile pentru agricultur prestate de acestea, cu eliberarea bonurilor de plat. 3. Comercializarea obiectelor de cult religios i a literaturii religioase, ritualurile i ceremoniile efectuate de ctre organizaiile religioase n locaurile de cult. 4. Comercializarea ziarelor, revistelor, biletelor de loterie. 5. Serviciile prestate de transportul n comun urban n baza biletelor i/sau abonamentelor de cltorie (la pre fix, executate n mod tipografic). 6. Serviciile veterinare, serviciile de reparare urgent a spaiului locativ, instalaiilor inginereti, mobilierului, tehnicii de uz casnic, prestate de agenii economici populaiei deplasndu -se la clientel, cu eliberarea bonurilor de plat. 7. Desfurarea activitii farmaceutice n punctele medicale din localitile rurale n care nu snt farmacii, cu eliberarea bonurilor de plat. 8. Activitile desfurate de titularii patentelor pe baza patentei de ntreprinztor. 9. Activitile pentru care sistemele de eviden i gestiune computerizat asigur emiterea facturilor fiscale pe hrtie special cu nsemne de protecie, imprimnd seria i numrul facturii fiscale din diapazonul atribuit de Inspectoratul Fiscal Principal de Stat, care ndeplinesc i funcia bonurilor de plat (achitare n numerar). 10. Activitatea instituiilor financiare care se liceniaz i se reglementeaz prin actele normative ale Bncii Naionale a Moldovei, cu excepia operaiunilor de schimb valutar ctre persoanele fizice. 11. Recepionarea (colectarea) plilor fiscale obligatorii, precum i a plilor nefiscale de ctre organele fiscale i/sau primrii, cu eliberarea documentelor de eviden strict ale Serviciului Fiscal de Stat. 15. Asigurarea alimentaiei elevilor i personalului din instituiile de nvmnt primar i secundar general pe durata anului de studii. La finele gestiunii zilnice se ntocmete documentul primar cu regim special bonul de plat, care conine totalitatea operaiunilor economice efectuate. 16. Comercializarea ctre populaie a bunurilor i serviciilor de alimentaie public, n perioada desfurrii iarmaroacelor, expoziiilor, festivalurilor i diverselor msuri cultural -sportive n parcuri i strzi, precum i n alte locuri publice, autorizate de autoritile publice locale i/sau centrale cu informarea organului fiscal respectiv. La finele gestiunii zilnice se ntocmete documentul primar cu regim special bonul de plat, care conine totalitatea operaiunilor economice efectuate.

Anexa 29. Patenta de ntreprinztor (Legile Republicii Moldova93/15.07.98 Lege cu privire la patenta de ntreprinztor)
Patenta de ntreprinztor este un certificat de stat nominativ, ce atest dreptul de a desfura genul de activitate de ntreprinztor indicat n ea n decursul unei anumite perioade de timp i se elibereaz pentru unul din genurile de activitate, a cror list se anexeaz la lege. Patenta este valabil numai pentru titularul ei i nu poate fi transmis altei persoane. Desfurarea activitii de ntreprinztor n baza patentei nu impune nregistrarea de stat a titularulu i acesteia i primirea licenei. Asupra titularului patentei nu se extind cerinele privind prezentarea drilor de seam financiare i statistice, inerea evidenei contabile i financiare, efectuarea operaiilor de cas i 143

decontrilor, precum i prevederile art.90 din Codul fiscal. n relaiile de drept civil, titularul patentei acioneaz n numele su. Titularul patentei rspunde pentru obligaiile aferente desfurrii activitii de ntreprinztor pe parcursul duratei de prescripie stabilit de lege, indiferent de durata patentei. Titularul patentei poate desfura activitatea de ntreprinztor specificat n patent pe ntreg teritoriul rii dac n patent nu este indicat altfel i este obligat s afieze patenta sau copia ei, autentificat de notar, ntr-un loc vizibil la locurile unde i desfoar activitatea de ntreprinztor, iar n caz de necesitate s o prezinte la cererea organului de control sau a consumatorilor. Titularul patentei nu este n drept: a) s angajeze lucrtori pentru desfurarea activitii de ntreprinztor specificate n patent; b) s ncheie tranzacii cu ntreprinderea individual al crei fondator este el sau careva dintre membrii familiei sale, cu societatea n nume colectiv ori n comandit, al crei asociat cu rspundere deplin este el sau careva dintre membrii familiei sale. Doi sau civa titulari de patente se pot asocia n scopul desfurrii n comun a activitii de ntreprinztor, n baza contractului de activitate n comun. Impunerea fiscal a titularului patentei se efectueaz sub form de tax pentru patent, care include impozitul pe venit, taxele pentru resursele naturale, taxa pentru unitile comerciale i/sau unitile de deservire social, taxa pentru amenajarea teritoriului. Alte impozite, taxe i ncasri se pltesc de titularul patentei pe principii generale. Titularii patentei achit n mod obligatoriu contribuia de asigurare social de stat. Achitarea contribuiei de asigurare social de stat i asigur titularului patentei dreptul la o pensie minim i la un ajutor de deces prevzute n legislaie. n cazul n care ONG beneficiaz de serviciile titularului de patent, aceasta trebuie s fie valabil n perioada nemijlocit de acordare a serviciului, dar nu la momentul achitrii onorariului pentru serviciu. Prestatorul serviciilor n baza patentei terbuie s prezinte copia patentei autentificat de notar. Conform hotrrii Guvernului 474/28.04.98 cu privire la aplicarea mainilor de cas i control cu memorie fiscal pentru efectuarea decontrilor n numerar titularul patentei nu are obligaiunea de aplicare a MCC, iar conform Regulamentul cu privire la aplicarea mainilor de cas i control pentru efectuarea decontrilor n numerar (Anexa la Regulament), acesta nu este obligat a emite i bonul de plat.

Anexa 30. Documentele primare justificative pentru operaiunile de vnzarecumprare a bunurilor i serviciilor
n funcie de caz, confirmarea procurrii se justific prin documentele cu regim special, indicate n continuare:

30.1. Procurare de la o persoan juridic.

Documentul care justific procurarea: factura fiscal (Formular tipizat cu regim special, aprobat prin HG Nr.294 din 17.03.98, care se utilizeaz dac persoana juridic de la care se procur, este nregistrat n calitate de pltitor a TVA, indiferent de faptul, este sau nu pltitor a TVA persoana care procur. Acest document servete, concomitent, ca temei pentru confirmarea transmiterii dreptului de proprietate, document primar pentru scopurile contabile i care justific operaiunea); factura (Formular tipizat cu regim special, aprobat prin HG Nr.294 din 17.03.98, care se utilizeaz dac persoana juridic de la care se procur, nu este nregistrat n calitate de pltitor a TVA. Acest document servete, concomitent, ca temei pentru confirmarea transmiterii dreptului de proprietate, document primar pentru scopurile contabile i care justific operaiunea.);

Document care justific achitarea:

144

ordin de plat bancar (Document, care confirm faptul achitrii n cazul decontrilor prin virament); bonul de cas a MCC cu memorie fiscal (Document, care confirm faptul achitrii n cazul decontrilor cu bani lichizi (prin numerar), cu aplicarea obligatorie a mainii de cas i control cu memorie fiscal. Bonul de cas a MCC fr factur sau factur fiscal nu prezint un document suficient pentru confirmarea procurrii, n cazul cnd pe acesta nu este indicat cumprtorul concret); Bon de plat (Formular tipizat cu regim special, aprobat prin HG Nr.294 din 17.03.98, care se utilizeaz dac persoana juridic de la care se procur, are dreptul s efectueze decontri n numerar, fr aplicarea mainii de cas i control cu memorie fiscal (este indicat n Anexa la Regulamentul cu privire la aplicarea mainilor de cas i control pentru efectuarea decontrilor n numerar (Anexa 5 la HG 474 din 28.04.1998). Acest document nlocuiete bonul de cas a mainii de cas i control cu memorie fiscal (MCC)); Documente adiionale (dup caz):conturi sau facturi de plat ale furnizorului de mrfuri (lucrri, servicii); Contracte de vnzare-cumprare, devize de cheltuieli, Procese verbale (acte) de recepionare a serviciilor, lucrrilor, Procese verbale de primire predare a mijloacelor fixe. n cazul locaiunii: contract de locaiune, act de primire predare n locaiune. Contractul de locaiune ncheiat pe o perioad ce depete 3 ani, se nregistreaz n modul stabilit de legislaie la organele abilitate pentru evidena bunurilor imobiliare. De asemenea, contractele de locaiune a spaiilor n care se afl oficiul sau alte subdiviziuni structurale ale ONG, se nregistreaz n termenele stabilite conform Codului fiscal, la organul teritorial fiscal, unde se afl la eviden entitatea.

30.2. Procurare de la o persoan fizic, nenregistrat n calitate de ntreprinztor marf

Documentul care justific procurarea: Act de achiziie a mrfurilor (Formular tipizat cu regim special, aprobat prin HG Nr.294 din 17.03.98, care se completeaz de ctre organizaia, care efectueaz procurarea de l a persoana fizic. Acest document servete, concomitent, ca temei pentru confirmarea operaiunii economice i a transmiterii dreptului de proprietate asupra mrfurilor vndute);

Conform art. 90 din Codul fiscal Reinerile din alte pli efectuate n folosul rezidentului, se reine, n prealabil, ca parte a impozitului, o sum n mrime de 7% din plile efectuate n folosul persoanei fizice, cu excepia deintorilor de patente de ntreprinztor, a ntreprinztorilor individuali i a gospodriilor rneti (de fermier), pe veniturile obinute de ctre aceasta conform art.18. Nu se reine n prealabil suma n mrime de 7% din plile efectuate n folosul persoanei fizice pe veniturile obinute de ctre aceasta, conform art.20, 88, 89, 901 i 91, precum i din suma arendei terenurilor agricole. n Actul de achiziie, semnat de reprezentantul ONG (titular de avans) i persoana fizic, se indic suma impozitului reinut i suma eliberat persoanei fizice. Document care justific achitarea: Dispoziia de plat de cas, decontul de avans al titularului de avans care a efectuat tranzacia de vnzare-cumprare i plat cu persoana fizic. La decontul de avans se anexeaz Actul de achiziie sau copia acestuia, n dependena de modul de clasificare a documentelor n dosarele ONG. n cazul n care persoana fizic solicit achitarea la contul su bancar ordinul de plat bancar, anexat la extrasul de cont bancar respectiv, va justifica achitarea prin virament

30.3. Procurare de la o gospodrie rneasc (de fermier)

Documentul care justific procurarea: 145

Factur, sau factur fiscal (vezi cazul n p.1, pentru mrfuri, servicii, lucrri); Borderou de achiziie a produselor agricole, sau Chitane de achiziie (formularele tip FR 19, 11,15,18-23)- (Dup caz, formulare tipizate cu regim special, aprobate prin HG Nr.294 din 17.03.98, care se utilizeaz n scopul reflectrii informaiei specifice aferente produsele achiziionate i care urmeaz n continuare s fie prelucrate (pentru organizarea evidenei conform normelor tehnologice stabilite, etc.). Fr factur fiscal sau factur de expediie, aceste documente nu confirm trecerea dreptului de proprietate i sunt documente suplimentare, care se folosesc la necesitate).

Din plile efectuate n folosul gospodriilor rneti (de fermier), conform art. 90 din Codul fiscal, nu se reine impozit n prealabil, n mrime de 7%. Document care justific achitarea: (explicaie n p.2, analogic) - Dispoziia de plat de cas, decontul de avans al titularului de avans care a efectuat tranzacia de vnzare cumprare i plat cu persoana fizic. La decontul de avans se anexeaz Actul de achiziie sau copia acestuia, n dependena de modul de clasificare a documentelor n dosarele ONG. n cazul n care persoana fizic solicit achitarea la contul su bancar ordinul de plat bancar, anexat la extrasul de cont bancar respectiv, va justifica achitarea prin virament. - Bonul de plat se elibereaz de ctre gospodria rneasc conform Anexei la Regulamentul cu privire la aplicarea mainilor de cas i control pentru efectuarea decontrilor n numerar (Anexa 5 la HG 474 din 28.04.98). Gospodriile rneti care comercializeaz produse proprii sunt incluse n Lista genurilor de activitate al cror specific permite efectuarea decontrilor bneti n numerar fr aplicarea mainilor de cas i control.

30.4. Procurare de la persoan fizic, nenregistrat n calitate de ntreprinztor produse agricole

Documentul care justific procurarea: Act de achiziie a produselor agricole (Formular tipizat cu regim special, aprobat prin HG Nr.294 din 17.03.98, care se completeaz de ctre organizaia, care efectueaz procurar ea de la persoan fizic.)

Din plile efectuate n folosul persoanei fizice, care nu reprezint gospodria rneasc (de fermier), conform art. 90 din Codul fiscal, din plata efectuat n folosul persoanei se reine impozit n prealabil, n mrime de 7%. Nu se reine n prealabil suma n mrime de 7% din plile efectuate n folosul persoanei fizice pe veniturile obinute de ctre aceasta, conform art.20, 88, 89, 901 i 91, precum i din suma arendei terenurilor agricole. n Actul de achiziie, semnat de reprezentantul ONG (titular de avans) i persoana fizic, se indic suma impozitului reinut i suma eliberat persoanei fizice. Document care justific achitarea: - Dispoziia de plat de cas, decontul de avans al titularului de avans care a efectuat tranzacia de vnzare-cumprare i plat cu persoana fizic. La decontul de avans se anexeaz Actul de achiziie sau copia acestuia, n dependena de modul de clasificare a documentelor n dosarele ONG. n cazul n care persoana fizic solicit achitarea la contul su bancar ordinul de plat bancar, anexat la extrasul de cont bancar respectiv, va justifica achitarea prin virament.

30.5. Procurare de la o ntreprindere individual bunuri, servicii

146

Documentele care confirm procurarea i achitarea, sunt analogice celor indicate n p.1, n cazul procurrilor de la persoane juridice. Impozit pe venit n prealabil la sursa de plat, conform art. 90 di Codul fiscal nu se reine.

30.6. Procurare de la o persoan fizic, titular al patentei de ntreprinztor (mrfuri, servicii)

Documentul care justific procurarea: - Act de achiziie a mrfurilor, - Copia patentei de ntreprinztor,autentificat de notar i mrfurilor, - Contract de vnzare-cumprare, dup caz.

valabil la data vnzrii

Din plile efectuate n folosul deintorului patentei, impozit n prealabil, n mrime de 7%, confo rm art. 90 din Codul fiscal, nu se reine. Document care justific achitarea: - Dispoziia de plat de cas, decontul de avans al titularului de avans care a efectuat tranzacia de vnzare-cumprare i plat cu persoana fizic. La decontul de avans se anexeaz Actul de achiziie sau copia acestuia, n dependena de modul de clasificare a documentelor n dosarele ONG. n cazul n care persoana fizic solicit achitarea la contul su bancar ordinul de plat bancar, anexat la extrasul de cont bancar respectiv, va justifica achitarea prin virament. Conform legii cu privire la patenta de ntreprinztor deintorul patentei nu are obligaiune de inere a casei i aplicrii mainii de cas i control cu memorie fiscal. ncepnd cu 1 ianuarie 2004, cheltuielile achitate n folosul acestuia nu se permit spre deducere. Iar conform scrisorii IFS 01-92-22/225-2727 din 17.09.01 deintorul de patent nu este obligat prin lege s elibereze document cu regim special la comercializarea mrfurilor i serviciilor, totodat legea nu interzice eliberarea acestor documente. n cazul prestrii serviciilor n baza patentei de ntreprinztor de ctre o persoan, care este ncadrat n munc ntr-o organizaie i nu este asigurat individual, din plata efectuat n folosul acesteia pentru serviciile prestate se rein prime de asigurare medical obligatorie n mrime de 7% (3,5% +3,5%). Procurare de la o persoan fizic, care nu desfoar activitate de ntreprinztor a serviciilor de transmitere n posesie i/sau folosin (locaiune, arend, uzufruct) a proprietii mobiliare i imobiliare, arendei terenurilor agricole. Documentul care justific procurarea: - Contract de locaiune, - Act de primire-predare a proprietii n locaiune, - Act de achiziie a serviciilor (Formular tipizat cu regim special, aprobat prin HG Nr.294 din 17.03.98, care se completeaz de ctre organizaia, care beneficiaz de servicii de la o persoan fizic.) Contractul de locaiune ncheiat pe o perioad ce depete 3 ani, se nregistreaz n modul stabilit de legislaie la organele abilitate pentru evidena bunurilor imobiliare. De asemenea, contractele de locaiune a spaiilor n care se afl oficiul sau alte subdiviziuni structurale ale ONG, se nregistreaz n termenele stabilite conform Codului fiscal, la organul teritorial fiscal, unde se afl la eviden entitatea. Conform art.901. Reinerea final a impozitului din unele tipuri de venit din Codul fiscal, din veniturile obinute de ctre persoanele fizice menionate, se reine n prealabil un impozit n mrime de 10%. Cu excepia venitului achitat din plile pentru arenda terenurilor agricole. 147

Document care justific achitarea: - Dispoziia de plat de cas, decontul de avans al titularului de avans care a efectuat tranzacia de vnzare-cumprare i plat cu persoana fizic. La decontul de avans se anexeaz Actul de achiziie sau copia acestuia, n dependena de modul de clasificare a documentelor n dosarele ONG. n cazul n care persoana fizic solicit achitarea la contul su bancar ordinul de plat bancar, anexat la extrasul de cont bancar respectiv, va justifica achitarea prin virament. Conform legii cu privire la patenta de ntreprinztor deintorul patentei nu are obligaiune de inere a casei i aplicrii mainii de cas i control cu memorie fiscal. n cazul n care ONG n-a respectat cerinele art.52 din Codul fiscal privind scutirea de plata impozitului pe venit i n cazul lipsei documentelor justificative, cheltuielile se vor permite spre deducere numai n limita 0,1 % din venitul impozabil (temei: HG a RM Nr.485 din 4 mai 1998).

Anexa 31. Modul de pstrare, nimicire i arhivare a documentelor (Legea contabilitii nr. 113-XVI din 27.04.2007, art. 43)
Reieind din prevederile legii, ONG, similar altor entiti, sunt obligate s pstreze pe suport de h rtie sau n form electronic documentele contabile (documentele primare, registrele contabile, rapoartele financiare i alte documente aferente organizrii i inerii contabilitii). Documentele contabile trebuie s fie sistematizate i pstrate n termenele i conform regulilor prevzute de Organul de Stat pentru Supravegherea i Administrarea Fondului Arhivistic al Republicii Moldova. Aceast instituie deine Indicatorul documentelor-tip, scopul cruia este stabilirea termenilor de pstrare i selectrii pentru arhivare sau nimicire a documentelor tipice pentru majoritatea entitilor. De asemenea, acest indicator servete temei pentru completarea arhivei de stat, precum i ca cluz -model organizaiilor n procesul clasificrii documentelor i formrii dosarelor (nomenclatorului de documente). Indicatorul conine doar denumirea general, dar nu concret a documentaiei, care sunt unificate n baza aspectului de gestionare. Documentele entitii pot fi sau nu ca surs de completare a arhivei de stat. Fondul Arhivei de Stat determin documentaia de valoare semnificativ, care se primete la pstrare de la entiti. nceputul calculrii termenului de pstrare se ncepe cu 1 ianuarie a anului imediat urmtorului n care s -a ncheiat dosarul. Pentru documente care conin informaii de nsemntate practic neesenial, termen de pstrare nu se stabilete, entitatea determin de sine stttor acest termen conform necesitilor. Entitatea trebuie s urmreasc termenele de pstrare a documentaiei prevzute n indicatorul dat i anual, s formeze lista documentelor (dosarelor ncheiate) termenul crora expir i s -o prezinte reprezentantului arhivei de stat, care va expertiza documentele i va ntocmi un proces verbal privind soarta ulterioar a documentelor ncheiate. Decizia privind luarea la pstrare n arhiva de stat sau nimicirea documentaiei o primete comisia de expertiz i control a documentelor. Rspunderea pentru organizarea pstrrii i integritatea documentelor contabile o poart conductorul ONG-uluii. n cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor contabile, conductorul ONG -ului este obligat s le restabileasc n termen de pn la 3 luni, ncepnd cu data constatrii faptului respectiv. n continuare sunt prezentate dou extrase din Indicatorul documentelor-tip i al termenelor lor de pstrare pentru organele administraiei publice, pentru instituiile, organizaiile i ntreprinderile Republicii Moldova aprobat de ctre Serviciul de Stat de Arhiv al Republicii Moldova aprobat de ctre Serviciul de Stat de Arhiv al Republicii Moldova la 03.12.1997. Primul extras conine lista documentelor tip care se formeaz n activitatea de gestiune tipic pentru orice tip de organizaii, iar al doilea extras completeaz documentaia tip care reflect funciile i chestiunile specifice organizaiilor necomerciale. Extras 1 Indicatorul documentelor-tip i al termenelor lor de pstrare pentru organele administraiei publice, pentru instituiile, organizaiile i ntreprinderile Republicii Moldova

148

Par.

Tipul documentelor

Perioada de pstrare Se transmit la arhiva de stat de organul superior 3 ani 5 ani 3 ani pn la expirarea necesitii 3 ani 3 ani 3 ani 10 ani 3 ani 3 ani 10 ani 5 an

1.1 Organizarea sistemului de management. Activitate de reglementare

21 Reguli, regulamente, instruciuni,indicaii i recomandri metodice

1.3 Organizarea sistemului de management. Cadrul instituional de gestionare 35 Statutul, regulamentul de constituire 45 Coresponden cu autoritile superioare referitoare la structur, statele, reorganizare 49 Regulamente ale subdiviziunilor structurale 52 Documente privind istoria organizaiei 54 Statele de personal 55 Clauzele model cu privire la drepturile i obligaiunile persoanelor cu funcii 56 58 59 Regulamente i instruciuni cu privire la drepturile i obligaiunile persoanelor cu funcii (fiele de post) Documente (contracte, acorduri, rapoarte, etc.) de stabilire a relaiilor de producere, culturale i de alt natur ntre organizaii Corespondena cu privire la stabilirea relaiilor de producere, culturale i de alt natur ntre organizaii Documente (condiii, regulamente, programe, certificate, rapoarte, recenzii) privind concursuri i spectacole (artistice, tiinifice, executive) Corespondena cu privire la organizarea i petrecerea evenimentelor n legtur cu datele jubiliare ale colectivelor i persoane aparte

60 Documente privind cltoriile in Republica Moldova (pe chestiuni importante) 62 65

1.4 Organizarea sistemului de management. Asigurarea juridic a managementului 66 Corespondena cu privire la chestiuni juridice 67 Contracte de arend a terenurilor, de locaiune a imobilizrilor corporale (mijloacelor fixe) 5 ani 5 ani pn la expirarea necesitii 3 ani 5 ani 3 ani 3 ani 3 ani 3 ani 3 ani

68 Contracte de vnzare-cumprare a imobilizrilor corporale (mijloacelor fixe) 69 Corespondena cu privire la ntocmirea contractelor, acordurilor 71 Concluzii privind aplicarea legislaiei muncii i a dreptului muncii 74 75 Cazuri judiciare de arbitraj (cereri de aciune, cerere n instana de judecat, procuri, certificate, procese verbale) Corespondena cu privire la practica juridic de arbitraj i conducerea cazurilor juridice de arbitraj

78 Documente (avize, decizii, coresponden), cu privire la sanciuni administrative 79 Documente (avize, coresponden, etc) privind conflictele legate de munc 81 Contracte, acorduri cu privire la acordarea consultanei juridice organizaiilor 1.5 Organizarea procesului de documentare, organizarea pstrrii documentaiei

149

84 Nomenclatura afacerilor (dosarelor) a subdiviziunilor organizaiilor 99 Corespondena cu privire la transferul-recepionarea dosarelor n arhiva de stat 100 2.2 118 Actele, informaiile privind rezultatele cercetrii (controlului) de ctre instituia de arhivare a strii i condiiilor de pstrare a documentelor Prognosticul, planificarea, formarea preurilor. Pronosticul prospectiv Rapoarte analitice, comentarii, informaii ale situaiei sociale i economice, proporiile i tendinele dezvoltrii republicii, teritoriului, organizaiei.

5 ani 5 ani 5 ani

10 ani

2.3 Prognosticul, planificarea, formarea preurilor. Pronosticul curent 127 Planurile anuale privind activitile de baz 132 Analize, informaii, certificate, rapoarte privind activitatea social i economic 2.4 Prognosticul, planificarea, formarea preurilor. Formarea preurilor i tarifelor 137 Corespondena privind chestiunile de formare, modificare i aplicare a preurilor i tarifelor 5 ani 10 ani 10 ani

3.1 Finanarea. Creditarea. Finanarea 176 Corespondena privind finanarea tuturor activitilor 3.2 Finanarea. Creditarea. Creditarea 205 Corespondena cu autoritatile legislative i executive, cu autoritile administraiei publice centrale i bncile pe probleme de credit 10 ani 3 ani Documente (declaraii, acorduri de mprumut, cereri, obligaii ipotecale, gajuri, 207 bilanuri, rapoarte, liste etc) privind nregistrarea , eliberarea i asigurarea rambursrii creditelor 208 Rapoarte i alte informaii privind alocarea, utilizarea i rambursarea mprumuturilor 4.1 Eviden i raportare. Evidena i raportarea statistic Rapoartele statistice, tabele, declaraii, informaii, informaii cu privire la toate activitile de baz a organizaiilor: a) anual consolidat 216 b) anual c) semistriale d) trimestriale 218 Rapoartele statistice ale subdiviziunilor 221 Informaii analitice, comentarii privind rezultatele activitii organizaiei 4.2 Eviden i raportare. Evidena i raportarea contabil Declaraiile i bilanurile organizatiilor, rapoarte de performan i note explicative la acestea: 227 a) anual consolidat b) anual a) trimestriale Rapoarte specifice (de profit i pierdere, declaraii de stocuri i titluri de valoare, 228 investitii si beneficii financiare, structura costurilor i de investiii, etc) societilor pe aciuni i fonduri de investiii 229 Rapoarte cu privire la finanarea: a) raportul anual consolidat a) anual 10 ani 150 ---10 ani 3 ani 10 ani ---10 ani 5 ani 3 ani 3 ani 5 ani dup stingerea obligaiunii 3 ani 3 ani

b) trimestriale 230 Bilanuri de lichidare, anexe, notele explicative la aceasta Procese-verbale ale adunarilor privind revizuirea i aprobarea rapoartelor i bilanului: 231 a) anual b) trimestrial Documente primare i anexele la acestea, care justific faptele economice i care reprezint baza nregistrrilor contabile (documente de casa, documente bancare, anunuri, la bnci i cerinele de transfer, extrase de cont, ordine de lucru, tabele de pontaj, ordine de ncadrare n munc, acte de recepie, transmitere i casare a 235 proprietii i materialelor, chitane, bonuri i facturi, deconturi de avans, s.a.) Not: 5 ani, cu condiia c documentele au fost revizuite (control fiscal) i n cazuri de judecat, cu condiia ncetrii litigiului. 236 Acte de transmitere recepionare a activelor materiale Fie personale (cri de eviden a decontrilor cu salariaii) 237 a) muncitorilor, funcionarilor, omeri b) beneficiarii pensiilor i a indemnizaiilor de stat Borderourile de calcul si plata a 238 ) salariilor b) dividendelor Fiele de inventar i registrul mijloacelor fixe, documentele primare privind tranzaciile cu mijloacele fixe Not: 5 ani dup lichidarea mijloacelor fixe 240 Fiele de inventar i registrele de eviden a obiectelor de mic valoare i scurt durat 241 Procurile pentru primi rea mijloacelor banesti si bunurilor materiale (inclusiv, procurile anulate)

3 ani 10 ani

10 ani 3 ani

5 ani

5 ani 75 ani 5 ani 5 ani 5 ani

239

5 ani

5 ani 5 ani 3 ani 5 ani 3 ani 3 ani

242 Scrisori de garanie Registre contabile (cartea mare, jurnale ordere, s.a. ) 243 Not: 5 ani, cu condiia c documentele au fost revizuite (control fiscal) i n cazuri de judecat, cu condiia ncetrii litigiului 245 Crile de nregistrare a salariului depozitat, registrul litelor de executare 246 Registre privind evidenta veniturilor, decontarilor, operatiunilor de casa, dispozitii de casa, s.a.

Informaii privind limitele salariilor i controlul asupra distribuiei lor, calculul 249 cheltuielilor, i restanele de salarii, reinere de salarii din fondurile de asigurri soci ale, plata prestaiilor, etc Documentele cu privire la inventariere (procesele verbale ale comisiilor de inventariere, listele de inventariere, atele) 250 Not: 5 ani, cu condiia c documentele au fost revizuite (control fiscal) i n cazuri de judecat, cu condiia ncetrii litigiului Paapoartele cldirilor, construciilor, utilajului 257 Not. 5 anil dup lichidarea lor 259 Documente privind efectuarea reviziilor i lucrul de control 260 Actele reviziilor documentale, auditului activitiilor financiare i economice ale organizaiilor i informaiile aferente acestora, rapoartele de audit . Not: n cazul

3 ani

5 ani

5 ani 5 ani 5 ani 151

apariiei litigiilor, 5 ani dup ncetarea litigiului 262 Acte de revizie a casei 263 Contracte, acorduri (economice, de munc operaionale,, etc) Contracte de rspundere material 265 Not: 5 ani dup eliberarea gestionarului 266 Modelul semnturilor persoanelor cu rspundere Organizarea utilizrii resurselor umane. ncadrarea i utilizarea resurselor umane Documente (certificate, informaii, liste) de concediere a angajailor n legtur cu reducerea, reorganizare sau de lichidare a agenilor economici Organizarea utilizrii resurselor umane. Organizarea muncii, productivitatea i disciplina muncii 10 ani 1 ani 3 ani Pn la expirarea necesitii 5 ani 5 ani 5 ani

5.1 270 5.2

282 Contracte colective 289 Tabele de pontaj, graficul de ieire a muncitorilor i slujbailor la serviciu 291 Documente privind tragerea la rspundere pentru nclcarea disciplinei de munc 5.3 Organizarea utilizrii resurselor umane. Normarea tehnic. Tarificarea. Salariul 304 Documente (certificate, memorii, documente) privind monitorizarea respectrii normelor de munc de evaluare, cheltuieli de salarizare, dreptul muncii

5 ani

Documente (Regulamente interne, instruciuni, indicaii) privind aplicarea diverselor 314 forme de retribuire a muncii, stabilirea salariilor de funcie, aplicarea reelelor tarifare, de reglementare a fondului de salarizare. 5.4 Organizarea utilizrii resurselor umane. Protecia muncii 327 Registre privind instruirile pentru protectia muncii 6.1 Lucrul cu cadrele. ncadrarea, repartizarea, transferul i evidena. 351 Inregistrari privind angajarea, transferal sau concedierea angajatilor

3 ani

10 ani 75 ani

Fie personale (cereri, formulare, curriculum vitae, copii i extrase din comenzi pentru 75 ani Bangajare, transfer, detaare, concediere, copii ale documentelor personale): virsta la nchiderae 353 c) lucrtorilor, lucrtorii de birou, lucrtorii tehnice, oamenii de tiin, de grade nondosarului academic i titluri; d) omeri 357 Fie personale ale lucrtorilor, angajai, ingineri i muncitori tehnice (inclusiv personal 75 ani B angajat temporar) 50 ani 3 ani 3 ani

370 Registre privind evidena eliberrii carnetelor de munca, contractelor de munca 387 Registrele de eviden a concediilor 390 Registrul de eviden a certificatelor eliberate cu privire la salariu, locul de munc i vechimea n munc

6.2 Lucrul cu cadrele. Pregtirea cadrelor 391 Documente privind pregtirea cadrelor Not: n tabele sunt prezentate doar extrase a documentelor mai generale i importante, care trebuie s existe i s fie transmise n arhiva de stat, dup caz. Totodat, ONG ul concret trebuie s examineze Indicatorul documentelor tip i s selecteze suplimentar lista documentelor relevante activitii. De exemplu, n extrasele prezentate nu sunt indicate documentele tip care se refer la documentaia privi nd 152

asigurarea material a entitii i organizarea proteciei patrimoniului (cap.10), documentaia privind deservirea administrativ a organizaiei, exploatarea cldirilor, transportului, pazei etc. Extras 2 (suplimentar, pentru organizaii obteti) Indicatorul documentelor-tip i al termenelor lor de pstrare pentru organele administraiei publice, pentru instituiile, organizaiile i ntreprinderile Republicii Moldova aprobat de ctre Serviciul de Stat de Arhiv al Republicii Moldova, 1998 Termenul de pstrare al documentelor In organizaiile ce nu sunt In organizaiile surse de Art. Tipul documentului surse de completare completare a a Fondului Fondului Arhivistic al RM Arhivistic al RM 1 2 3 4 12. ACTIVITATEA ORGANIZAIILOR OBTETI Procese-verbale, stenograme i documente alturate lor ale congreselor, conferinelor, adunrilor partidelor politice. ale organizaiilor si micrilor 94 social-politice, asociaiilor Perm. 10a 5. culturale, ale organizaiilor sindicale, obteti, cooperatiste, ale uniunilor de creaie i ale societilor tiinifice1 94 6. Procese-verbale ale edinelor organelor executive ale organizaiilor obteti i documente alturate lor Hotrri i decizii ale congreselor, conferinelor i adunrilor organizaiilor obteti i ale organelor lor executive: a) la locul elaborrii b) in alte organizaii Planuri de realizare a observaiilor critice i a propunerilor acceptate la congrese, conferine, adunri Procese-verbale ale comisiilor de revizie Procese-verbale de constatare ale comisiilor de revizie ale organizaiilor obteti Coresponden privind

Observaii

5 n continuare expresia partide politice, organizai! i micri social-politice, asociaii culturale, organizaii sindicale, obteti, cooperatiste, uniuni de creaie i societi tiinifice va fi nlocuit cu expresia organizai obteti.

Perm.

10a.

94 7.

Perm. Dup necesitai

10 a. Dup necesitai

94 8

Perm.

10a.

94 9 95 0 95

10 a. CEC. 3 a. 3 a.

10a. 3a. 3a. 153

95 2 95 3

95 4

95 5 95 6 95 7

95 8 95 9

96 0

organizarea i desfurarea campaniilor de dare de seam i alegeri Planuri calendaristice de desfurare a manifestrilor obteti Documente (condiii, regulamente, programe, note informative, dri de seam) privind desfurarea concursurilor, trecerilor n revist i a altor aciuni Documente (procese-verbale. stenograme, rezoluii, hotrri) ale organelor de conducere ale organizaiilor obteti rurale, teritoriale i primare Corespondenta privind organizarea activitii organizaiilor obteti Cereri cu privire la primirea in rndurile membrilor organizaiilor obteti Liste de membri ai organizaiilor obteti i de persoane mputernicite de ctre ei Cereri pentru primirea carnetelor de membru Dri de seam privind numrul biletelor i blanchetelor primite i utilizate Condici, fie, registre de evident a eliberrii i expedierii biletelor de membru. Informaii privind eliberarea, renregistrarea i schimbul biletelor de membru, bilete de membru anulate i fie de evidena Fise de evidenta a membrilor organizaiilor obteti Dri de seam privind numrul de membri, informaii, borderouri de intrare i utilizare a cotizaiilor Coresponden privind

2 a.

2a.

Perm.

10a.

Perm.

10a.

3 a.

3a.

3 a.

3a.
1

3 a1

3a1.

Listele membrilor partidelor politice si ale celor social-politice perm

3 a.

3a.

3 a.

3a.

3 a.

3a.

96 1 96 2

Pan la scoaterea de la evident

Pan la scoaterea de la evident

3 a.

3a.

96

3 a.

3a. 154

96 4

96 5

96 6

restantele, regulile de plat a cotizaiilor i cheltuirea mijloacelor bneti de ctre organizaiile obteti Documente (planuri de studii, programe. recomandri) privind instruirea cadrelor i a activului organizaiilor obteti Documente (cereri, note informative, coresponden) privind acordarea ajutorului material membrilor organizaiilor obteti Documente (procese-verbale de edin i de constatare, borderouri. memorii, note informative) privind activitatea comisiilor organizaiilor obteti Cereri ctre comisiile de examinare a litigiilor de munc Documente (procese-verbale de edin i de constatare, decizii, note informativele comisiilor de examinare a litigiilor de munc

3 a.

3a.

3 a.

3a.

3 a.

3a.

96 7

3 a.

3a.

96 8

5 a.

5a

Anexa 32. Formulare pentru evidena obiectelor de mic valoare i scurt durat (OMVSD)
Evidena stocurilor de materiale i a OMVSD trebuie inut n liste (caiete) separate. Este necesar a ine evidena analitic separat a OMVSD aflate n stoc i a celor, care au fost date n exploatare. Precum i a celor care se trec la cheltuieli prin uzura lor (OMVSD cu valoarea ce depete 3000 lei, dar este mai mic de 6000 lei). Valoarea OMVSD, care nu depete 3000 lei, dar acestea se utilizeaz pe o perioad care nu depete 1 an, se trece la cheltuieli pe msura transmiterii n exploatare, totodat, se ine evidena lor operativ pe persoanele care le utilizeaz, pn la momentul consumrii totale a lor. De asemenea, n ONG, este important a ine pe conturi contabile separate evidena OMVSD destinate activitii economice statutare i a celor aferente proiectelor i programelor procurate din contul mijloacelor cu destinaie special. La fel, trebuie inut separat evidena OMVSD care sunt destinate utilizrii n cadrul activitii ONG, iar acele obiecte, care se conform criteriilor OMVSD dar sunt destinate transmiterii altor beneficiari sau utilizate n cadrul proiectelor, nu se nregistreaz ca OMVSD, dar ca active curente destinate transmiterii ulterioare sau pentru alte evenimente. Pentru evidena OMVSD se utilizeaz urmtoarele formulare interdepartamentale tipizate (aprobate prin Hotrrea B.N.S. al RM nr.8 din 12.04.95): 155

1. nr.M-4 Bon de intrri-se ntocmete ntr-un exemplar la momentul achiziionrii de organizaie, n ziua procurrii, de persoana responsabil pentru evidena operaional, 2. nr.OV-2Fia de eviden a obiectelor de mic valoare se ntocmete pentru OMVSD transmise n exploatare lucrtorului contra semntur pentru utilizare, ntr -un singur exemplar, pentru fiecare angajat, care le folosete n procesul de prestare a serviciilor; 3. nr.OV-4 Procesul verbal de ieire din uz a obiectelor de mic valoare i scurt durat -se ntocmete n cazul ieirii OMVSD din motivul deteriorrii, pierderii din vina lucrtorului responsabil. Se ntocmete n 2 exemplare:unul rmne la persoana gestionar, altul se transmite n contabilitate pentru efectuarea reinerilor n modul stabilit; 4. nr.OV-8 Proces verbal de scoatere din uz a obiectelor de mic valoare i scurt durat -se ntocmete a momentul casrii (scoaterii din exploatare) a OMVSD uzate, nvechite, care nu mai pot fi folosite n continuare (pentru echipament, dispozitive de protecie -la momentul expirrii termenului de folosire). Pentru diferite tipuri de OMVSD, se ntocmesc formulare separate. Se ntocmesc ntr-un exemplar, se semneaz de preedintele i membrii comisiei i se transmit n contabilitate pentru scoaterea OMVSD de la bilan. Entitatea poate s completeze i s adapteze formularele tipizate n acord cu necesitile informaionale, de gestiune i specificul activitii. Toate formularele trebuie s fie semnate de ctre persoanele responsabile mputernicite. Actele de casare se ntocmesc n baza drilor de seam a persoanelor cu rspundere material (gestionarii) i se semneaz de membrii comisiei de casare, se aprob de conductor. n cazul n care OMVSD sunt consumate n cadrul proiectelor, programelor, altor evenimente, darea de seam privind cantitatea, locul, destinaia utilizrii trebuie s fie ntocmit de coordonatorul sau directorul de proiect, dup caz, care a organizat evenimentul , a repartizat bunurile i a urmrit procesul de utilizare a acestora.

Anexa 33. Formulare pentru evidena materialelor

n scopul evidenei i controlului asupra micrii stocurilor de materiale, se utilizeaz urmtoarele formulare interdepartamentale tipizate (aprobate prin Hotrrea B.N.S. al RM nr.8 din 12.04.95): 1. nr.M-1Registru de eviden a mrfii intrate pe perioad-se aplic n scopul asigurrii controlului privind evidena valorilor procurate i achitarea lor; 2. nr.M-2 Procura; 3. nr.M-3 Registrul de eviden a procurilor eliberate-se aplic pentru nregistrarea procurilor eliberate,semnturilor privind primirea acestora, ct i pentru confirmarea ndeplinirii comenzii pe fiecare procur; 4. nr.M-4 Bon de intrri-se ntocmete ntr-un exemplar la momentul achiziionrii de organizaie, n ziua procurrii, de persoana responsabil pentru evidena operaional a materialelor; 5. nr.M-7Proces-verbal de recepie a materialelor- se aplic n cazul lipsei documentelor de achiziie i n cazul necorespunderii cantitii efective cu datele nscrise n documentele de nsoire; 6. nr.M-11 Dispoziie de livrare a materialelor-se aplic pentru evidena materialelor care au fost transmise pentru consumare, sau n cazul transmiterii interne de la o persoan gestionar alteia; Servete document informativ pentru raportarea valorii materialelor la costul efectiv al serviciilor prestate; 7. nr.M-12 Fi sau registru de magazie - servete pentru evidena micrii materialelor la depozit (pn la transmiterea acestora pentru consumare). nregistrarea se face n baza documentelor de intrare (bon de intrare) i documentelor de ieire (nr.M -11, factur de expediie, etc.); 156

8. Proces verbal de casare (trecere la cheltuieli) a materialelor, ntocmi t n baza drilor de seam a persoanelor cu rspundere material (gestionarii). Entitatea poate s completeze i s adapteze formularele tipizate n acord cu necesitile informaionale, de gestiune i specificul activitii. Toate formularele trebuie s fie semnate de ctre persoanele responsabile mputernicite. Actele de casare se ntocmesc n baza drilor de seam a persoanelor cu rspundere material (gestionarii) i se semneaz de membrii comisiei de casare, se aprob de conductor. Recomandm a elabora i aproba n cadrul ONG, n cazul volumului esenial de micare a materialelor Regulamentul intern privind primirea, pstrarea i eliberarea valorilor materiale, cu divizarea i indicarea a funciilor de aprobare a tranzaciilor cu valorile materiale, primire i repartizare a acestora (ca variant a introduce dispoziiile respective n Regulamentul intern de activitate al organizaiei, sau ca anex la politica de contabilitate). Evidena stocurilor de materiale i a OMVSD trebuie organizat n aa fel , nct s fie clar responsabilitatea pentru pstrarea i folosirea conform destinaiei a acestora. Rspunderea material urmeaz s fie prevzut n Contractele individuale de munc sau n contractele de rspundere material. Lunar, persoanele responsabile urmeaz s prezinte contabilului raport ntocmit i semnat n modul stabilit, cu privire la soldul iniial, intrri de perioad, ieiri (casri) de perioad, sold final i anexele la acesta (documentele de intrare i ieire). n cazul n care materialel e sunt consumate n cadrul proiectelor, programelor, altor evenimente, darea de seam privind cantitatea, locul, destinaia utilizrii trebuie s fie ntocmit de coordonatorul sau directorul de proiect, dup caz, care a organizat evenimentul , a repartizat bunurile i a urmrit procesul de utilizare a acestora. Modelul raportului menionat poate s fie elaborat de organizaie sau s fie utilizate formulare tipizate, prevzute pentru aceste operaiuni.

Anexa 34. Formulare pentru evidena transportului i cheltuielilor aferente Documentele, necesare pentru evidena lucrului transportului: 1. Ordin cu privire la aprobarea conditiilor de gestionare a transportului entitatii. Prin ordin se aproba: - Normele de consum a combustibilului (inclusiv pe timp de iarna si de var, innd cont i de coeficienii respectivi), - Normele de parcurs si exploatare a anvelopelor pentru mijloacele de transport auto (ord.124 din 29.07.2005, Agenia transporturilor), - Persoanele gestionare responsabile de ntreinerea i exploatarea unitilor de transport, inclusiv, de evidenta consumului motorinei si lubrifianilor. 2. Foile de parcurs
Conform ordinului Departamentului statisticii 108 din 17 decembrie,1998, a fost elaborat Instruciunea cu privire la ordinea de completare i prelucrare a foii de parcurs a autovehiculului. n corespundere cu p.1 al Instruciunii, n cazul exploatrii autoturismelor, agenii economici sunt obligai s utilizeze foile de parcurs. Totodat, n acest document se menioneaz, c n cazul utilizrii de ct re agentul economic a transportului su personal n scopuri de serviciu (care nu se afl la balana organizaiei), utilizarea foilor de parcurs nu este necesar. Cu toate acestea, inem s menionm, c n cazul n care procurarea combustibilului se efectueaz din contul organizaiei, foaia de parcurs reprezint unicul document de strict eviden cu regim special, n baza creia poate fi decontat benzina, deoarece, n acest formular se completeaz n mod obligatoriu ruta parcurs (n km), cantitatea benzinei utilizate (conform normelor i efectiv). Modelul curent al foilor de parcurs este cam nvechit, dar este obligatoriu de aplicat, reprezentnd un formular tipizat cu regim special. Prin Instruciunea menionata se aprob i modelul foii de parcurs. Conform Legii contabilitii, baz pentru nscriere n registrele contabile servesc documentele 157

justificative, ntocmite la momentul efecturii operaiunii economice, iar dac aceasta e imposibil nemijlocit dup sfritul operaiunii. Foia de parcurs reprezint un document primar cu regim special, privind utilizarea n scopuri de serviciu (producere) a combustibilului consumat i servete temei pentru raportarea acestuia la costul efectiv al serviciilor prestate sau la cheltuielile administrative ale perioadei. Foile de parcurs se recunosc ca documente primare justificative pentru reflectarea combustibilului consumat n evidena contabil i recunoaterea cheltuielilor respective n scopuri fiscale, numai n cazul, n care acestea reprezint formulare tipizate cu regim special (Anexa 1 la Hotrrea Guvernului RM nr.294 din 17.03.98) i sunt nregistrate i completate conform regulilor stabilite. Foile de parcurs confirm calcularea salariului conductorilor auto (dup caz) i caracterul de serviciu (produ cere) a cheltuielilor suportate n legtur cu exploatarea mijlocului de transport. inerea registrului de eviden a foilor de parcurs se face n baza Instruciunii privind evidena, eliberarea, pstrarea i utilizarea formularelor tipizate de documente primare cu regim special (Anexa2 la HG nr. 294). Controlul corectitudinii ntocmirii foilor de parcurs cuprinde respectarea regulilor generale de completare a acestora, inclusiv, dac n foile de parcurs se completeaz informaia privind: - numrul de ordine a foii de parcurs, - data eliberrii, - tampila ntreprinderii, - indicaiile vitezometrului la nceputul i sfritul zilei de lucru (la ntoarcere n garaj). Corespunderea diferenelor ntre indicatorii vitezometrului la sfritul i nceputul perioadei pentru care a fost completat foaia de parcurs, sumei totale de kilometraj parcurse n aceeai perioad, Indicarea pe partea verso a foilor de parcurs a punctelor destinaiei concrete, timpul sosirii i plecrii. Emiterea foilor de parcurs oferilor se face de ctre mecanic sau alt persoan autorizat de conductorul entitii. Ieirea autovehiculului pe rut i nmnarea foii de parcurs se confirm prin semntura mecanicului sau a persoanei responsabile, ntr-un registru special. Pe foaia de parcurs trebuie neaprat s fie tampila organizaiei care a eliberat-o. Rspunderea pentru completarea corect i veridic a foilor de parcurs o poart conductorul organizaiei i persoana responsabil nemijlocit de completarea i evidena acestora. n cazul n care foaia de parcurs se elibereaz i completeaz cu nclcri, organele fiscale au tot temeiul s nu recunoasc cheltuielile aferente exploatrii mijloacelor de transport conform destinaiei statutare. Ca i alte documente cu regim special, evidena foilor de parcurs se ine conform Instruciunii privind evidena, eliberarea, pstrarea i utilizarea formularelor tipizate de documente primare cu regim special (anexa nr.2 a HG Nr.294). 3. Calculul si casarea combustibilului consumat in scopuri de serviciu Temei pentru casarea combustibilului in evidenta contabil servesc: foia de parcurs, darea de seama a persoanei gestionare privind micarea combustibilului (sold iniial, intrri, ieiri, sold final), actul de casare a motorinei, semnat de comisia aprobata prin ordinul conductorului, registrul de evidenta contabil analitic a combustibilului (cantitatea, preul, persoana gestionar), normele de casare a combustibilului (aprobate prin ordin), calculul cantitii si sumei combustibilului consumat in perioada de gestiune. 4. Utilizarea transportului in scopuri personale n cazul utilizrii transportului de serviciu n scopuri personale se emite un ordin al conductorului, n care se aprob condiiile de oferire angajailor a transportului entitii n folosire personal, inclusiv ordinul va conine urmtoarele: depunerea cererii de ctre angajat pentru folosirea unitii de transport, condiii privind modul de compensare, daca este cazul, a costului combustibilului consumat, nregistrarea obligatorie in registrul de evidena a utilizrii transportului, 158

calcularea sumei facilitaii pentru calculul impozitului pe venitul angajatului conform art.19 din Codul Fiscal, care se adaug la salariul angajatului n luna folosirii transportului, n scopul impozitrii cu impozitul pe venit (n cazul n care angajatul nu compenseaz entitii costurile pentru folosirea transportului). alte condiii stabilite de conducerea entitii.

Anexa 35. Formulare pentru evidena mijloacelor fixe (imobilizrilor corporale)

Documentarea operaiunilor cu mijloacele fixe 1.Documente justificative de procurare: Factura fiscal sau factura (pentru nepltitorii de TVA) care confirm procurarea; Ordinul de plat bancar, extras de cont, care confirm achitarea; Decontul de avans cu documentele care justific procurarea i achitarea (n cazul procurrii prin intermediul titularilor de avans); Contract de vnzare-cumprare, dup caz; Act de achiziie de la persoana fizica, n cazul procurrii de la persoan fizic; Devizul lucrrilor de construcie, acte de ndeplinire a lucrrilor, bonuri de consum, borderouri de calculare a salariilor, alte documente aferente consumurilor si cheltuielilor, actul de punere n funciune n cazul construciei sau capitalizrii cheltuielilor de reparaie a mijloacelor fixe; Contract de donaie, n cazul primirii cu titlu gratuit (ca donaie); Contract de locaiune (de leasing financiar); Alte documente relevante i necesare conform legislaiei n vigoare, n funcie de caz.

2. Documente justificative de ieire/nstrinare:

Acte de scoatere din exploatare /casare, cu indicarea motivelor; Facturi de expediie, facturi fiscale/vnzare, n cazul nstrinrii; Act de donaie, factura de expediie/donaie, n cazul donaiei, transmiterii cu titlu gratuit; Acte de inventariere, contracte de asigurare, acte de casare/ieire forat, calamiti, urturi, avarii, n cazul constatrii lipsurilor la inventariere, n cazul situaiilor extraordinare (furt, incendiu, calamiti naturale, etc.); Contractul de locaiune, de leasing financiar.

3. Modelul formularelor tipizate pentru mijloacele fixe - se conine n Catalogul formularelor tipizate ale documentelor de eviden primar pentru subiecii economici din Republica Moldova (Departamentul Statistica, Ministerul Finanelor al RM, 1 995). Catalogul conine o scurt descriere a modului de completare i utilizare a formularelor tipizate. Formularele tipizate aferente evidenei mijloacelor fixe, conform catalogului menionat sunt urmtoarele: MF-1 Proces-verbal (bon) Se utilizeaz pentru confirmarea intrrii MF i punerii lor n exploatare, de primire predare (micare) pentru evidena transferului MF dintr-o subdiviziune n alta, trecerea din componena rezervelor /depozit/ n exploatare. a mijloacelor fixe,

MF-2 Proces-verbal de Se utilizeaz pentru confirmarea MF care au fost supuse reparaiilor, recepie predare a obiectelor reconstruciei, modernizrii. reparate, reconstruite, 159

modernizate MF-3 Proces-verbal de Se utilizeaz pentru confirmarea ieirii MF (cu excepia mijloacelor de casare a mijloacelor fixe transport auto) n cazul casrii lor complete sau pariale. Servete ca document justificativ pentru metalul uzat, deeurile transmise la depozit.

MF-4 Proces-verbal de Se utilizeaz pentru confirmarea ieirea mijloacelor de transport auto i se casare a mijloacelor de completeaz analogic formularului MF-3. transport auto MF-6 Fia de eviden a Se utilizeaz pentru evidena pe fiecare obiect separat al mijloacelor fixe, mijloacelor fixe a grupelor de obiecte de acelai tip, intrate concomitent n evidena contabil, care au aceeai destinaie i caracteristici tehnice. Fiele de inventar pot fi grupate conform clasificatorului mijloacelor fixe, pe locuri de pstrare, pe persoane de rspundere. n cazul numrului mic de obiecte de MF, evidena lor se ine n cartea de inventar. n compartiment separat se indic MF luate n arend operaional. MF-7 Lista fielor Se utilizeaz pentru nregistrarea fielor de inventar MF-6. Scopul: mijloacelor fixe controlul integritii fielor de inventar. Lista se ntocmete pe categorii de mijloace fixe. MF-8 Fia de eviden a Se utilizeaz pentru nregistrarea micrilor MF, n cazul inerii micrii mijloacelor fixe contabilitii manuale. n baza acestui formular se ntocmesc rapoartele despre micarea MF. MF-9 Inventar de mijloace Se utilizeaz pentru evidena MF pe locurile de exploatare sau pstrare. fixe Servesc baz pentru evidena contabil a MF n raza persoanelor cu rspundere material. Unitatea de eviden a mijloacelor fixe obiectul de inventar. Obiect de inventar obiect destinat unor funcii concrete, separate sau un complex de obiecte care reprezint un tot ntreg, destinate exercitrii unor funcii determinate. n cazul complexului de obiecte, elementele separate ale acestuia pot s-i ndeplineasc funciile numai n cadrul complexului i nicidecum separat. 5. Evidena analitic i sintetic a mijloacelor fixe (MF) Se organizeaz n baza registrelor contabile recomandate de Ministerul Finanelor al RM sa u elaborate de alte departamente ramurale, cu respectarea cerinelor i principiilor metodologice general acceptate. n aceste entiti pot fi utilizate urmtoarele registre contabile: Registrul de eviden a micrii MF (sold iniial, intrri, ieiri, sold final); Borderoul MF, care conine urmtoarea informaie: denumirea obiectului, data intrrii, data punerii n funciune, valoarea iniial (de intrare), valoarea probabil rmas, termenul de funcionare util, norma i suma uzurii, valoarea uzat, valoarea de bilan. Registrul de calculare a uzurii mijloacelor fixe, ntocmit n baza Registrului de eviden a acestora.

6. Gestionarea cu MF Evidena mijloacelor fixe trebuie s fie organizat i pe persoane responsabile (gestionare). Rspunderea acestor persoane pentru activele respective urmeaz s fie prevzut n Contractele individuale de munc sau n contractele de rspundere material, inclusiv, rspundere pentru mijloacele fixe arendate, luate n folosin temporar. 7.n politica de contabilitate urmeaz s fie descrise: 160

termenele i cazurile de efectuare a inventarierii MF; termenul de funcionare util a MF, metodele aplicate de calculare a uzurii, politica de evaluare iniial i ulterioar a MF n rapoartele financiare, politica de eviden a cheltuielilor ce in de reparaia mijloacelor fixe (criteriul de evaluare i repartizare a cheltuielilor aferente reparaiei la cheltuieli curente i la majorarea valorii lor).

Pentru determinarea orientativ a termenului de exploatare util a mijloacelor fixe i activelor nemateriale, se recomand aplicarea termenilor prevzute n Catalogul mijloacelor fixe i activelor nemateriale (aprobat prin Hotrrea de Guvern a RM nr.338 din 21 martie 2003, cu modificrile operate prin HG RM nr.458 din 23.05.2005); n cazul reparaiei mijloacelor fixe, persoanele gestionare (sau responsabile pentru reparaie) vor ntocmi i prezenta contabilului dri de seam privind materialele casate n aceste scopuri, sau, n cazul reparaiilor eseniale, se vor ntocmi acte respective, cu indicarea tuturor cheltuielilor aferente reparaiei, semnate de comisia respectiv aprobat prin ordinul conductorului ONG. n cazul, n care reparaia MF se va efectua de persoane tere, de ctre ultimii se va prezenta un document justificativ (factur fiscal, act de ndeplinire a lucrrilor de reparaie, etc.). Printr-un ordin special se aprob componena permanent a comisiei de primire n exploatare a obiectelor de mijloace fixe (inclusiv, pentru examinarea obiectului primit) i cu dreptul de casare a mijloacelor fixe. Conform S.N.C nr.16 Active materiale pe termen lung, la mijloacele fixe pentru care uzura s -a calculat n mrime de 100%, mai departe uzura nu se mai calculeaz. Totodat, mijloacele fixe pot fi lsate la bilanul organizaiei cu valoarea de bilan egal cu 0. n ONG, n aceste cazuri, fondul imobilizrilor va avea aceiai valoare. Pentru casarea mijloacelor fixe care au ieit din funciune, s-au nvechit moral, dar care mai au valoare de bilan (uzura lor n contabilitate nu s-a calculat la 100%), recomandam consultarea Regulamentului privind casarea bunurilor uzate, raportate la mijloacele (fondurile) fixe, aprobat prin Hotr rea Guvernului Republicii Moldova Nr.500, din 12 mai, 1998 HG RM nr.500 din 12.05.98 (elaborata pentru instituii bugetare). Conform p.3 al Regulamentului, m#G0ijloacele fixe se caseaz (se trec la pierderi) doar n cazul cnd restabilirea lor este imposibil sau economic neraional, precum i atunci c nd ele nu pot fi vndute sau transmise n modul stabilit altor ntreprinderi. Conform p.4, din bilanul entitii pot fi casate i scoase din funciune mijloacele fixe: a) uzate fizic integral (cu gradul de uzur de 100%); b) devenite inutilizabile n urma avariilor, calamitilor naturale ori nclcrii condiiilor normale de exploatare; c) moral nvechite; d) n legtur cu construcia, extinderea, reconstrucia sau reutilarea tehnic a ntreprinderilor. Gradul de uzur fizic a mijloacelor fixe se determin reieind din norma anual de amortizare i numrul anilor de exploatare (sau kilometrii parcuri). n cazul casrii mijloacelor fixe, devenite inutilizabile n urma avariilor sau delapidrilor, la actul de casare se va anexa actul privind cauzele avariilor sau delapidrilor i se vor indica msurile aplicate persoanelor culpabile (transmiterea materialelor n organele competente, deciziile pronunate de instana judectoreasc etc.). Uniunile profesionale, organizaiile obteti, religioase i ntreprinderile cu capital majoritar sau integral privat i caseaz mijloacele fixe prin decizia propriilor structuri de conducere. Comisiile de casare: 161

verific nemijlocit la faa locului starea obiectului ce urmeaz s fie casat, cluzindu -se de documentaia lui tehnic (paapoarte, instruciuni etc.), precum i de datele evidenei contabile, i stabilete dac obiectul n cauz este sau nu inutilizabil ori mai poate fi reparat; stabilete motivele concrete de casare a obiectului (uzura, reconstrucia, reparaiile capitale, nclcarea condiiilor normale de exploatare, avarii etc.); depisteaz persoanele, din vina crora s-a produs scoaterea nainte de termen din exploatare a mijloacelor fixe i nainteaz propuneri privind tragerea lor la rspundere n conformitate cu legislaia n vigoare; determin oportunitatea utilizrii anumitor agregate, piese i materiale ale obiectului ce urmeaz s fie casat i stabilete valoarea lor; efectueaz controlul asupra scoaterii din exploatare a mijloacelor fixe casate; ntocmete acte pentru casarea mijloacelor fixe potrivit formularelor MF-3, MF-4 i MF-4 Buget, aprobate de ctre Departamentul Statisticii.

Actele de casare a mijloacelor fixe, semnate de comisia de casare, devin valabile dup aprobarea lor de ctre conductorul ntreprinderii. Venituri i cheltuieli n rezultatul casrii mijloacelor fixe Sumele obinute de ntreprinderi (cu excepia instituiilor publice) n urma comercializrii valorilor materiale, raportate la mijloacele fixe preconizate spre casare, i valoarea bunurilor rezultate din demontarea anumitor ansambluri (agregate, obiecte) ale mijloacelor fixe, cu excepia cheltuielilor suportate pentru aceste scopuri, rmn la dispoziia ntreprinderilor i se trec la beneficii. Pierderile n urma casrii mijloacelor fixe parial amortizate se suport de ctre ntreprinderi conform actelor normative n vigoare. (Model) Aprobat__________ Data____________ Locul__________ Registrul mijloacelor fixe casate i scoase de la bilan (denumirea entitii) Nr. D/o Denumirea obiectului Marca Nr. De Anul inventar produceri sau Valoarea Codul de Norma de Suma inilial, amortizare amortizare uzurii lei lei Valoare restant, lei

2 3 4 5 6 7 8 9 Comisia de casare a ____________________ (se indic toi membrii comisiei de casare) (denumirea entitii) Lista actelor normative

10

Anexa 36. Legislaia care reglementeaz crearea i activitatea organizaiilor necomerciale neguvernamentale de diferit tip
1. Lege cu privire la asociaiile obteti nr. 837-XIII din 17.05.1996 Reglementeaz relaiile sociale legate de realizarea dreptului de asociere al persoanelor i stabilete principiile de constituire, nregistrare, desfurare i ncetare a activitii asociaiilor obteti. 2. Lege privind partidele politice nr. 294-XVI din 21.12.2007 162

Reglementez activitatea partidelor politice, care snt asociaii benevole, cu statut de persoan juridic, ale cetenilor Republicii Moldova cu drept de vot, care, prin activiti comune i n baza principiului liberei participri, contribuie la conceperea, exprimarea i realizarea voinei lor politice. 3. Lege cu privire la fundaii Nr.581-XIV din 30.07.99 Reglementeaz modul de constituire a fundaiilor, de desfurare i ncetare a activitii acestora. 4. Lege cu privire la filantropie i sponsorizare Nr.1420-XV din 31.10.2002 Stabilete bazele reglementrii juridice a activitilor filantropice i de sponsorizare, inclusiv a crerii i funcionrii organizaiilor filantropice, garaniile statului privind activitile filantropice i de sponsorizare i determin formele de susinere a acestora de ctre autoritile publice centrale i locale. 5. Lege privind libertatea de contiin, de gndire i de religie nr. 125-XVI din 11.05.2007 Reglementeaz raporturile ce in de libertatea de contiin, de gndire i de religie, garantate de Constituia Republicii Moldova i de tratatele internaionale n domeniul drepturilor omului la care Republica Moldova este parte, precum i de statutul juridic al cultelor religioase i al prilor lor componente. 6.Legea sindicatelor Nr.1129-XIV din 07.07.2000 Reglementeaz raporturile sociale ce apar n legtur cu realizarea de ctre ceteni a dreptului constituional de a ntemeia i de a se nscrie n sindicate, stabilete cadrul juridic al ntemeierii lor, garaniile activitii, reglementeaz relaiile lor cu autoritile publice, patronii i cu asociaiile patronilor. 7. Lege patronatelor Nr.976-XIV din 11.05.2000 Reglementeaz modul de constituire, funcionare i ncetare a activitii patronatelor n Republica Moldova n conformitate cu Concepia pentru dezvoltarea sistemului de dialog social. 8. Lege privind deetatizarea publicaiilor periodice publice Nr.221 din 17.09.2010 Confirmnd adeziunea Republicii Moldova la standardele internaionale i cele mai bune practici privind libertatea de exprimare n mass-media, necesitatea ca autoritile i instituiile publice s protejeze concurena loial n domeniul presei scrise i s combat orice tentativ de a o limita, n temeiul art.72 din Constituia Republicii Moldova. Legea se aplic publicaiilor periodice publice, inclusiv: a) publicaiei periodice Monitorul Oficial al Republicii Moldova; monitoarelor oficiale ale raioanelor, municipiilor i al unitii teritoriale autonome Gguzia; c) altor publicaii periodice incluse pe Lista publicaiilor periodice publice din cadrul Anexei Lista bunurilor nepasibile de privatizare la Legea privind administrarea i deetatizarea proprietii publice. 9. Hotrre cu privire la Registrul de stat al organizaiilor necomerciale nr. 345 din 30.04.2009 Prin aceast Hotrre se instituie Registrul de stat al organizaiilor necomerciale, se aprob Regulamentul cu privire la Registrul de stat al organizaiilor necomerciale, care este resursa informaional ce conine date despre organizaiile necomerciale i este parte component a Registrului de stat al unitilor de drept. Registrul este constituit din urmtoarele subregistre: 5) subregistrul asociaiilor, cu urmtoarele cmpuri: asociaie obteasc, uniune de persoane juridice; 6) subregistrul fundaiilor; 7) subregistrul instituiilor, cu urmtoarele cmpuri: instituie privat, instituie public; 8) subregistrul cultelor religioase i prile lor componente, cu urmtoarele cmpuri: cult religios, comunitate religioas, instituie religioas; 9) subregistrul partidelor politice i altor organizaii social-politice, cu urmtoarele cmpuri: partid politic, organizaie social-politic; 10) subregistrul sindicatelor; 163

11) subregistrul patronatelor; 12) subregistrul publicaiilor periodice i ageniilor de pres; 13) subregistrul publicaiilor periodice publice.

Anexa 37. Legislaia care reglementaz norme n domenii specifice

10. Lege Codul civil al RM nr.1107-XV din 06.06.02; Legislaia civil determin statutul juridic al participanilor la circuitul civil, temeiurile apariiei dreptului de proprietate i modul de exercitare a acestuia, reglementeaz obligaiile contractuale i de alt natur, alte raporturi patrimoniale i personale nepatrimoniale conexe lor. Raporturile familiale, locative, raporturile de munc, de exploatare a resurselor naturale i de protecie a mediului nconjurtor, snt reglementate de prezentul cod i de alte legi. Raporturile privind realizarea i aprarea drepturilor i libertilor fundamentale ale omului, a altor valori nepatrimoniale sunt reglementate de prezentul cod i de alte legi. Subiecte ale raporturilor juridice civile sunt persoanele fizice i juridice, cele care practic, precum i cele care nu practic activitate de ntreprinztor. 11. Lege Codul fiscal nr. 1163-XIII din 24.04.1997 Stabilete principiile generale ale impozitrii n Republica Moldova, statutul juridic al contribuabililor, al organelor fiscale i al altor participani la relaiile reglementate de legislaia fiscal, principiile de determinare a obiectului impunerii, principiile evidenei veniturilor i cheltuielilor deduse, modul i condiiile de tragere la rspundere pentru nclcarea legislaiei fiscale, precum i modul de c ontestare a aciunilor organelor fiscale i ale persoanelor cu funcii de rspundere ale acestora. Reglementeaz relaiile ce in de executarea obligaiilor fiscale n ce privete impozitele i taxele generale de stat, stabilind, de asemenea, principiile generale de determinare i percepere a impozitelor i taxelor locale. 12.Lege Codul contravenional al Republicii Moldova nr. 218-XVI din 24.10.2008 Legea cuprinde norme de drept ce stabilesc principiile i dispoziiile generale i speciale n materie contravenional, determin faptele ce constituie contravenii i prevede procesul contravenional i sanciunile contravenionale. Scopul legii contravenionale const n aprarea drepturilor i libertilor legitime ale persoanei, aprarea proprietii, ordinii publice, a altor valori ocrotite de lege, n soluionarea cauzelor contravenionale, precum i n prevenirea svririi de noi contravenii . 13. Lege Codul muncii RM nr.154-XV din 28.03.03; Reglementeaz raporturile de munc i a alte raporturi legate nemijlocit de acestea. Reglementeaz totalitatea raporturilor individuale i colective de munc, controlul aplicrii reglementrilor din domeniul raporturilor de munc, jurisdicia muncii, precum i alte raporturi legate nemijlocit de raporturile de munc. Se aplic i raporturilor de munc reglementate prin legi organice i prin alte acte normative. n cazul n care instana de judecat stabilete c, printr-un contract civil, se reglementeaz de fapt raporturile de munc dintre salariat i angajator, acestor raporturi li se aplic prevederile legislaiei muncii. Dispoziiile prezentului cod se aplic: a) salariailor ceteni ai Republicii Moldova, ncadrai n baza unui contract individual de munc, inclusiv celor cu contract de formare profesional continu sau de calificare profesional, care presteaz munc n Republica Moldova; b) salariailor ceteni strini sau apatrizi, ncadrai n baza unui contract individual de munc, care presteaz munc pentru un angajator care i desfoar activitatea n Republica Moldova; c) salariailor ceteni ai Republicii Moldova care activeaz la misiunile diplomatice ale Republicii Moldova de peste hotare; d) angajatorilor persoane fizice sau juridice din sectorul public, privat sau mixt care folosesc munca salari at; e) salariailor din aparatul asociaiilor obteti, religioase, sindicale, patronale, al fundaiilor, partidelor i altor organizaii necomerciale care folosesc munca salariat. 14. Legea salarizrii nr.847-XV din 14 februarie 2002; Determin principiile retribuirii salariailor aflai n relaii de munc cu angajatorii n baza contractelor individuale de munc (CIM). n lege se explic noiunile privind salariul, Indrumarul tarifar de calificare, 164

lista profesiilor, funciilor i specialitilor, gril de salarii, diapasonul de retribuire, n limitele cruia se stabilesc salariile de baz conductorilor, specialitilor, funcionarilor, salariu tarifar, salariul funciei, salariat, sistemul de salarizare .a. 15. Legea Cu privire la modul de stabilire i examinare a salariului minim nr.1432/28.12.2000; Conine reglementrile aferente salariului minim stabilit de stat, sub nivelul cruia patronul nu are dreptul s plateasc angajatului pentru o norma de munc pe luna sau pe ora, ndeplinit de aangajat. La salariul minim se raporteaz numai plaile provenite din munc, fr includerea adausurilor, sporurilor, ndemnizaiilor i compensaiilor i plilor sociale. Surs plii - mijloacele financiare proprii, pentru organizaii cu autonomie financiar; pentru bugetari- sursele n limita bugetelor respective 16. Legea contabilitii nr. 113-XVI din 27.04.2007; http://www.minfin.md/ro/actnorm/contabil/ Scopul legi este stabilirea cadrului juridic, a cerinelor unice i a mecanismului de reglementare a contabilitii i raportrii financiare n Republica Moldova. 17. Bazele conceptuale de pregtire i prezentare a rapoartelor financiare (ord.MF RM nr.174 din 25.12.97); (http://www.minfin.md/ro/actnorm/contabil/reglinstruct/) 18. Standardele Naionale de Contabilitate;http://www.minfin.md/ro/actnorm/contabil/standarts/ Planul de conturi contabile al activitii economico-financiare a ntreprinderilor, ordinul Ministerului finanelor nr. nr.174 din 25.12.97.(http://www.minfin.md/ro/actnorm/contabil/reglinstruct/) 19. Indicaii metodice privind particularitile contabilitii n organizaiile necomerciale, ordinul Ministerului finanelor nr. 158 din 06.12.2010; (http://www.minfin.md/ro/actnorm/contabil/ind/) Hotrirea Guvernului "Cu privire la criteriile de inere a contabilitii de ctre unele categorii de ageni economici" Nr.1476 din 14 noiembrie 2002 (http://www.minfin.md/ro/actnorm/contabil/guvern/) Regulamentul privind inventarierea Ordinul comun al Departamentului Statistic i Sociologie nr. 15 din 18.02.2000 i Ministerului Finanelor nr. 24 din 21.02.2000. (http://www.minfin.md/ro/actnorm/contabil/reglinstruct/) Conine formularele listelor de inventariere, proceselor-verbale, balanelor de verificare i a altor documente aferente inventarierii. Aceste formulare snt prezentate n anexele la Regulamen, au un caracter de recomandare i, n conformitate cu paragraful 118 din regulamentul specificat, pot fi adaptate la cerinele fiecrei entiti, inclusiv la Hotrrea Guvernului Republicii Moldova N 474, 28 aprilie 1998. Hotrrea oblig toate entitile, indiferent de forma de proprietate, care efectueaz decontri bneti cu populaia n cadrul operaiunilor de comercializare sau prestare de servicii, s aplice maini de cas i control. Excepie fac entitile activitile crora se ncadeaz n Lista tipurilor de activiti (Anexa 1 la Hotrre), specificul crora permite efectuarea decontrilor bneti contra numerar fr aplicarea mainilor de cas i control. Hotrrea de Guvern a RM Nr.294 din 17.03.98 Cu privire la ndeplinirea Decretului Preedintelui RM Nr.406-II din 23.12.97 Prin aceast Hotrre este aprobat Nomenclatorul formularelor tipizate de documente primare cu regim special, Instruciunea privind evidena, eliberarea, pstrarea i utilizarea formularelor tipizate de documente primare cu regim special, Regulamentul cu privire la activitatea n domeniul confecionrii tampilelor, Instruciunea cu privire la eliberarea delegaiilor pentru ridicarea valorilor materiale. Conform p.1 al anexei 2 la acest act, toi agenii economici, indiferent de forma organizatoric juridic, aplic n procesul activitii sale financiare formularele tipice respective de strict eviden. Documentul stabilete modul de editare, eliberare, procurare, pstrare, eviden i utilizare a formularelor tipizate cu regim special. 165

Prin Hotrrea Guvernului nr. 1008 din 28.12.2012 s-au operat modificri n Hotrrea Nr.294 . n particular s-a hotrt c Biroul Naional de Statistic va transmite Inspectoratulu i Fiscal Principal de Stat n termen de 45 zile de la data publicrii prezentei hotrri, stocurile existente de formulare tipizate de documente primare cu regim special ce se refer la actul de achiziie a mrfurilor, actul de achiziie a serviciilor de locaiune i a cheltuielilor aferente, bonul de plat, chitana de recepie a plilor nefiscale 1 SF, chitana de recepie a plilor fiscale 2-SF, factura i anexa la factur i foaia de parcurs. Se pune n sarcina Inspectoratului Fiscal Principal de Stat tiprirea centralizat a urmtoarelor formulare tipizate de documente primare cu regim special:act de achiziie a mrfurilor; act de achiziie a serviciilor de locaiune i a cheltuielilor aferente; bon de plat; 1-SF; chitan de recepie a plilor nefiscale; 2-SF ; chitan de recepie a plilor fiscale; factur i anex la factur, prevzute cu nsemne de protecie, serie i numr, precum i nregistrarea, evidena, pstrarea i eliberarea acestora ctre entiti prin intermediul inspectoratelor fiscale de stat teritoriale, contra plat i exclusiv contra semntur persoanelor autorizate conform statutului, la prezentarea delegaiei i certificatului de atribuire a codului fiscal; factur fiscal i anex la factura fiscal, prevzute cu nsemne de protecie, serie i numr, precum i nregistrarea, evidena, pstrarea i eliberarea acestora ctre entiti prin intermediul inspectoratelor fiscale de stat teritoriale, contra plat i exclusiv contra semntur persoanelor autorizate conform statutului, la prezentarea delegaiei i certificatului de atribuire a codului fiscal; foaie de parcurs.

Anexa 38. Hotrrile Guvernului aferente impozitrii

Hotrrile Guvernului (http://www.minfin.md/ro/actnorm/taxes/govdecesion/) Acte normative fiscale /http://www.fisc.md/Legislatia_fiscala.aspx/

Despre aprobarea Regulamentului cu privire la modul de confirmare a donaiilor pentru scopuri filantropice i/sau de sponsorizare nr.489 din 04.05.1998 Hotrrea Guvernului cu privire la modul de aplicare a cotei zero a TVA la livrrile de mrfuri, servicii efectuate pe teritoriul rii i de acordare a facilitilor fiscale i vamale pentru proiectele de asisten tehnic i investiional n derulare, care cad sub incidena tratatelor internaionale la care Republica Moldova este parte nr.246 din 08.04.2010 Hotrrea Guvernului pentru aprobarea Regulamentului cu privire la modul de acordare a scutirii de TVA la importul materiei prime, materialelor, articolelor de completare i accesoriilor necesare procesului propriu de producie de ctre organizaiile i ntreprinderile societilor orbilor, societilor surzilor i societilor invalizilor nr.929 din 08.10.2010 Despre aprobarea Regulamentului cu privire la evaluarea bunurilor imobile n scopul impozitrii nr.1303 din 24.11.2004 Hotrrea Guvernului cu privire la aprobarea formelor tipizate ce atest rezidena i impozitul pe venit achitat de ctre nerezident n Republica Moldova nr.9 din 19.01.2010 Hotrrea Guvernului pentru aprobarea formularului declaraiei persoanei fizice cu privire la impozitul pe venit i modul de completare a acesteia nr.1398 din 08.12.2008 Hotrrea Guvernului privind Declaraia persoanei juridice cu privire la impozitul pe venit nr.1498 din 29.12.2008 Cu privire la aplicarea mainilor de cas i control cu memorie fiscal pentru efectuarea decontrilor n numerar nr.474 din 28.04.1998 166

Hotrrea Guvernului pentru aprobarea Regulamentului privind evidena i calcularea uzurii mijloacelor fixe n scopuri fiscale nr.289 din 14.03.2007 Cu privire la limitarea unor tipuri de cheltuieli permise spre deducere din venitul brut nr.130 din 06.02.1998 Cu privire la limitele cheltuielilor de asigurare ale agenilor economici i persoanelor fizice care practic activitatea de ntreprinztor, permise ca deduceri de cheltuieli aferente activitii de ntreprinztor pentru scopuri fiscale nr.484 din 04.05.1998 Cu privire la modul i cuantumul de deducere a cheltuielilor neconfirmate de contribuabili documentar nr.485 din 04.05.1998 Despre aprobarea Regulamentului privind modul de calcularea obligaiilor fiscale n cazul efecturii operaiilor n valut strin nr.488 din 04.05.1998 Privind activitatea serviciului de colectare a impozitelor i taxelor locale din cadrul primriei din 20.08.2003 nr.998

Pentru aprobarea Regulamentului cu privire la modul de aplicare a facilitilor fiscale stabilite n art.103 alin.(1) pct.23) al Codului fiscal nr.1163-XIII din 24.04.1997 i art.28 lit.q) al Legii nr.1380-XIII din 20.11.1997 cu privire la tariful vamal nr.102 din 30.01.2007 Acte normative vamale Hotrrea Guvernului cu privire la regulile de origine a mrfurilor nr.1599 din 13.12.2002 Hotrrea Guvernului despre aprobarea Regulamentului privind transportarea mrfurilor prin posturile vamale interne de control nr.792 din 08.07.2004 Hotrrea Guvernului cu privire la aprobarea Regulamentului privind modul de declarare a valorii n vam a mrfurilor introduse pe teritoriul Republicii Moldova nr.600 din 14.05.2002 Hotrrea Guvernului pentru aprobarea Regulamentului de aplicare a destinaiilor vamale prevzute de Codul Vamal al Republicii Moldova nr.1140 din 02.11.2005 Hotrrea Guvernului pentru aprobarea Regulamentului cu privire la activitatea brokerului vamal i a specialistului n domeniul vmuirii nr.1290 din 09.12.2005 Hotrrea Guvernului cu privire la Tariful Vamal Integrat al Republicii Moldova nr.501 din 14.08.2009

167

Glosar
Noiune Active reale Definiie totul, ce aparine organizaiei i asigur activitatea acesteia (mijloacele bneti, imobilizrile, activele materiale, etc.) includ recompensele conform rezultatelor activitii anuale, premiile potrivit sistemelor i regulamentelor speciale, plile de compensare, precum i alte pli neprevzute de legislaie care nu contravin acesteia document confirmativ, imprimat de MCC pe suport de hrtie, care conine copia datelor fiscale imprimate pe bonurile de cas nmnate consumatorilor raport financiar, n care se generalizeaz , grupeaz i se reflect n form valoric i la o anumit dat activele i pasivele (sursele de provenire a activelor i obligaiunile) entitii. Bilanul contabil al ONG este o situaie a activelor, pasivelor i a fondurilor la un moment dat document confirmativ, emis de MCC la efectuarea decontrilor bneti n numerar, care atest operaiunea economic i achitarea plii i se nmneaz n mod obligatoriu consumatorului. Bonul de cas trebuie s conin elementele obligatorii enumerate n cerinele tehnice fa de MCC i/sau alte norme tehnice sau metodologice de aplicare, aprobate n modul stabilit. n anumite cazuri, bonul de cas poate fi imprimat nemijlocit pe documentul de nsoire aferent operaiunii economice (aviz de plat n numerar, factur, bon de comand-livrare, not de plat etc.) formulare tipizate de documente primare cu regim special, prevzute de actele normative n vigoare document de planificare financiar a organizaiei necomerciale pentru o serie de evenimente i activiti statutare aferente unei perioade de gestiune, care conine date previzionate despre sursele de finanare estimate i nivelul limit al cheltuielilor corespunztoare este un document financiar important i, mpreun cu rapoartele financiare, confirm faptul, ca organizaia acioneaz n corespundere cu scopurile statutare element al reelei tarifare ce caracterizeaz nivelul de calificare al muncitorului. Nivelul inferior de calificare se tarific cu categoria I

Alte pli de stimulare i compensare

Band de control

Bilanul contabil

Bon de cas

Bon de plat, factur etc.

Buget (plan bugetar)

Bugetul

Categorie de calificare

168

Categorie de salarizare

element al reelei tarifare unice de salarizare a angajailor din sectorul bugetar, n baza cruia se determin grila de salarii, stabilit pentru angajai n funcie de diferenierea lor conform criteriilor aplicate n domeniile respective de activitate elemente ale reelei tarifare care indic de cte ori salariul tarifar pentru categoria II i cele urmtoare ale reelei tarifare este mai mare dect salariul tarifar pentru categoria I de calificare, al crui coeficient tarifar ntotdeauna este egal cu 1,0 orice persoan care comand, procur sau folosete bunuri, lucrri sau servicii nregistrarea ntr-o anumit ordine a informaiei despre operaiunile i faptele economice care au loc n entitate, ntr-o perioad de gestiune analizat (lun, trimestru, an) este nelegerea dintre salariat i angajator, prin care salariatul se oblig s presteze o munc ntr-o anumit specialitate, calificare sau funcie, s respecte regulamentul intern al unitii, iar angajatorul se oblig s-i asigure condiiile de munc prevzute de prezentul cod, de alte acte normative ce conin norme ale dreptului muncii, de contractul colectiv de munc, precum i s achite la timp i integral salariul cuprinde procesele de msurare i comparare a performanelor (rezultatelor obinute, indicatorilor atini) cu obiectivele trasate, planurile, deciziile, standardele stabilite iniial. Managementul trebuie s controleze permanent procesele, starea sistemului managerial n general i s asigure aciuni de reglare prin evitarea, prevenirea, nlturarea factorilor interni i externi dezorganizatori. Aceast funcie trebuie s fie continuu, flexibil, adaptiv, evaluativ, cu caracter preventiv i de corectare. proces de punere n acord n timp, spaiu i resurse a tuturor activitilor lansate, coordonarea deciziilor cu aciunile, organizarea cooperrii ntre activiti, funcii, oameni, asigurarea comunicrii pe diferite verigi ierarhice, delegarea de atribuii i competene, urmrirea prioritilor, prevenirea dublrii, supraeforturilor valoarea minim obligatorie a retribuiei muncii garantat de ctre stat pentru munca prestat de salariai n sectorul real

Coeficieni tarifari

Consumator (cumprtor, client, beneficiar)

Contabilitate

Contractul individual de munc

Controlul

Coordonarea

Cuantumul minim garantat al salariului n sectorul real

169

Datele

materia prima a vieii organizaiei; ele sunt compuse din cifre, cuvinte, simboluri si se refera la evenimente si procese din organizaie Textul deciziei trebuie s fie laconic, cu formulri clare, s fie alctuit din dou pri: partea de constatare i cea de decizie. n partea de constatare se descriu cauzele adoptrii deciziei, scopul i sarcinile aciunilor preconizate. Partea de constatare poate s lipseasc n cazul cnd aciunile preconizate nu au nevoie de explicare. n ultimul punct al prii de decizie se indic organizaia sau preconizate nu au nevoie de explicare. n ultimul punct al prii de decizie se indic organizaia sau persoana oficial, n seama creia este pus controlul ndeplinirii deciziei. De exemplu: "Controlul asupra rezolvrii prezentei decizii se pune n sarcina..." Not: n cazul n care organul de conducere const dintr-o persoan fizic sau juridic, se emite decizie, n cazul n care organul de conducere este colegial, se emite proces-verbal unde i ct s fie investite mijloacele financiare (s fie utilizate activele reale) de unde i n ce mod pot fi obinute mijloace financiare (active financiare) Dispoziia, de regul, trebuie s fie alctuit dintro singur parte de dispoziie. Partea de constatare este, de fapt, partea introductiv a frazei i ncepe cu formulri de tipul "n conformitate cu", "n scopul", "n vederea realizrii". n aa caz partea dispozitiv trebuie separat de partea de constatare prin alineat. Dispoziiile se numeroteaz consecutiv pentru fiecare an calendaristic confirmare documentar (pe suport de hrtie sau n form electronic) care justific efectuarea operaiunii economice, acord dreptul de a o efectua sau certific producerea unui eveniment sunt actele scrise ntocmite cu prilejul efecturii operaiilor economico-financiare, pentru a servi ca dovada a nfptuirii lor i ca mijloc de fundamentare a nregistrrilor contabile

Decizia.

Decizii de investiii Decizii financiare

Dispoziia.

Document primar

Documentele

170

Documentele primare (justificative)

sunt un mijloc de informare operativa a managementului, inclusiv, a managementului financiar-contabil, care justific operaiunile de cas, bancare, de livrare i achiziie a bunurilor economice i a serviciilor nu se admit Corectri n documentele primare care justific operaiunile de cas, bancare, de livrare i achiziie a bunurilor economice i a serviciilor nu se admit (Legea contabilitii nr. 113XVI din 27.04.2007, art. 19) tranzacie, operaiune, eveniment care au modificat sau pot modifica activele, drepturile i datoriile, consumurile, cheltuielile, veniturile, rezultatele financiare ale entitii riscul de instabilitate economic i politic diapazon de salarii n limitele cruia se stabilesc salariile de baz concrete pentru funcii aparte sau grupuri funcionale de conductori, specialiti sau funcionari culegere de caracteristici de calificare a profesiilor sau specialitilor i funciilor, clasificate n compartimente pe uniti de producie i feluri de ocupaii, destinat pentru tarificarea lucrrilor i conferirea categoriilor (claselor) de calificare muncitorilor i specialitilor date care au fost analizate sau interpretate intr-un anumit mod, pentru a-i comunica destinatarului lor anumite semnificaii sau cunotine (date care au fost fcute utile) procedeu de control i autentificare documentar a existenei elementelor contabile care aparin i/sau se afl n gestiunea temporar a entiti scopul general pentru care exista si funcioneaz o organizaie inta, nivel al rezultatelor unor activiti, punctul final al planului fapt economic care const n vnzarea de bunuri, executarea de lucrri, prestarea de servicii, recepionarea de pli pentru bunuri, lucrri, servicii, recepionarea de pli fiscale i nefiscale, recepionarea altor pli i cotizaii

Fapt economic

Forme tipice de risc

Gril de salarii

ndrumar tarifar de calificare

Informaiile

Inventariere

Misiune Obiectiv

Operaiune economic

171

Ordinul.

textul ordinului este alctuit, din dou pri: dou pri: de constatare i de dispoziie n partea de constatare se expun faptele ce au servit drept motiv pentru emiterea ordinului, n partea de dispoziie se enumer aciunile preconizate. Dac ordinul se emite n baza unui document respectiv al organului ierarhic superior, n partea de constatare trebuie indicate: denumirea,numrul, data i titlul acestui document. Ordinele se numeroteaz consecutiv pentru fiecare an calendaristic. La numrul ordinului referitor la personal, dup titlul se adaug litera "p"

Organizarea

funcie a managementului care organizeaz procesul de munc n dependen de sarcini, operaiuni, lucrri, timp, resurse etc. Prin organizare se gestioneaz toate resursele: umane, materiale, financiare, etc. , se organizeaz conducerea (structura organizatoric a entitii, stabilirea competenelor, funciilor, politicilor, responsabilitilor i mputernicirilor, elaborarea sistemului informaional etc.), procesul activitii nemijlocit (ndeplinirea politicilor, sarcinilor, hotrrilor, comenzilor, etc.), munca colectivului n legtur cu politicile de diviziune a muncii, de remunerare i stimulare, disciplinare, de protecie a muncii, etc.). Comanda, ca o parte important a procesului de organizare, se exprim prin darea ordinului de a aciona, care presupune informarea executanilor asupra sarcinilor care le revin, a modalitilor de lucru, a regulilor de respectat, etc.. (desemnat uneori i drept organizaie nonprofit) este o entitate a crui scop nu este obinerea de profit. Acestea pot lua forma juridic de asociaie (asociaie obteasc, asociaie religioas, partid sau de alt organizaie social-politic, de sindicat, uniune de persoane juridice, de patronat, alte forme n conformitate cu legislaia), fundaie sau instituie act normativ care stabilete nomenclatorul sistematizat al conturilor contabile i normele metodologice de utilizare a acestora funcie de baz a managementului, deoarece toate aciunile manageriale de organizare, conducere i control urmresc aducerea la ndeplinire a deciziilor planificrii

Organizaie necomercial

Plan de conturi contabile

Planificare

172

Planificare

funcie de baz a managementului, deoarece toate aciunile manageriale de organizare, conducere i control urmresc aducerea la ndeplinire a deciziilor planificrii formularea atitudinii manageriale n raport cu obiectivele, un ghid general totalitate a conceptelor de baz, caracteristicilor calitative, regulilor, metodelor i procedeelor, aprobate de conducerea entitii, pentru inerea contabilitii i ntocmirea rapoartelor financiare

Politic

Politic de contabilitate

Previziunea (prognozarea, planificarea, bugetarea, programarea).

Prin intermediul previziunii se determin principalele obiective ale entitii, tendinele, resursele si mijloacele realizrii lor. Aceast funcie a managementului permite a prevedea evoluia activitii viitoare, a orienta organizarea activitii n direcia realizrii scopurilor formulate , a preveni riscurile posibile, a corecta aciunile n caz de abatere i a pregti soluii pentru situaiile i sarcinile de viitor. Prognoza este o previziune strategic, pe termen lung (minimum 10 ani), planificareapreveziune pe termen mediu i scurt. Bugetarea, este o planificare financiar pentru o perioad stabilit n funcie de activiti, sau grupe de activiti i surse de finanare. Programarea este o previzionare detaliat, aferent sarcinilor i funciilor curente i pe perioade foarte scurte (decad, sptmn, zi, schimb, or). detalierea manierei in care se realizeaz o activitate se ntocmete de ctre secretarii organelor respective sau de ctre persoane nsrcinate cu redactarea lor. Procesul-verbal al edinei are urmtoarea structur:titlul, cu indicarea felului edinei i data ei;meniuni prealabile; ordinea de zi; redarea discuiilor, cu indicarea persoanelor care au luat cuvntul i a ideilor, opiniilor i propunerilor prezentate; deciziile luate; semnturile. Se ntocmete de ctre secretarii organelor respective sau de ctre persoane nsrcinate cu redactarea lor. Titlul procesului-verbal este alctuit din denumirea organului colegial. De exemplu: "... al edinei consiliului de conducere". La proceseleverbale se anexeaz lista membrilor prezeni, celor abseni.

Proceduri

Procesul-verbal al edinei

173

Program (proiect)

complexitatea aciunilor, n concordan cu resursele i termenele de realizare, direcionate spre realizarea unor misiuni speciale ce corespund obiectivelor statutare i cerinelor finanatorilor ale organizaiei necomerciale un sistem de indicatori interdependeni care reflect starea i modificarea situaie financiare i patrimoniale a entitii pe o perioad de gestiune document de eviden a gestiunii zilnice (zi de lucru, schimb), care conine sinteza datelor fiscale ce se nscriu n memoria fiscal odat cu imprimarea acestui totalitate sistematizat de indicatori ce caracterizeaz situaia patrimonial i financiar, existena i fluxul capitalului propriu i al mijloacelor bneti ale entitii pe o perioad de gestiune registre destinate gruprii, sistematizrii, nregistrrii i generalizrii informaiei privind existena i micarea elementelor contabile reflectate n documentele primare i centralizatoare aciuni specifice ce trebuie desfurate ntr-o anumit etap. totalitatea categoriilor de calificare (de salarizare) i a coeficienilor tarifari (grilelor de salarii) corespunztori, prin intermediul crora se stabilesc salariile de baz ale salariailor apare n cazul necorespunderii obiectivelor strategice stabilite de ONG cu nevoile actuale ale societii (comunitii civile) apar n cazul discrepanelor ntre obiectivele strategice ale ONG i politica donatorilor, necorespunderii activitilor planificate cu resursele disponibile necesare pentru realizarea acestora Standarde Internaionale de Raportare Financiar Standarde Naionale de Contabilitate persoan fizic (brbat sau femeie) care presteaz o munc conform unei anumite specialiti, calificri sau ntr-o anumit funcie, n schimbul unui salariu, n baza contractului individual de munc componenta de baz a sistemului tarifar ce determin mrimea salariului de baz al salariatului pe unitate de timp (or, zi)

Rapoarte financiare

Raport de nchidere zilnic

Raport financiar

Registre contabile

Reguli

Reea tarifar

Riscul principal operaional

Riscuri financiare

S.i.r.f. S.n.c

Salariat

Salariu tarifar

174

Salariu

orice recompens sau ctig evaluat n bani, pltit angajailor de ctre angajator sau de organul mputernicit de acesta, n temeiul contractului individual de munc, pentru munca executat sau ce urmeaz a fi executat se stabilete sub form de salarii tarifare pentru muncitori i salarii ale funciei pentru funcionari, specialiti i conductori pentru munca executat n conformitate cu normele de munc stabilite potrivit calificrii, gradului de pregtire profesional i competenei salariatului, calitii, gradului de rspundere pe care l implic lucrrile executate i complexitii lor mrimea lunar a salariului de baz stabilit pentru conductori, specialiti i funcionari n dependen de funcia deinut, calificarea i specificul ramurii reprezint o recompens pentru munca peste normele stabilite, pentru munc eficient i inventivitate i pentru condiii deosebite de munc. El include adaosurile i sporurile la salariul de baz, alte pli garantate i premii curente, care se stabilesc n conformitate cu rezultatele obinute, condiiile de munc concrete, iar n unele cazuri prevzute de legislaie - i lundu-se n considerare vechimea n munc totalitatea unitilor cu autonomie financiar, inclusiv a celor care beneficiaz de dotaii bugetare, indiferent de subordonarea ramural, tipul de proprietate i forma de organizare juridic totalitate a politicilor i procedurilor adoptate de conducerea entitii pentru a asigura desfurarea organizat i eficient a activitii economice, inclusiv respectarea strict a integritii activelor, prevenirea i descoperirea cauzelor de fraud i eroare, exactitatea i plenitudinea nregistrrilor contabile, precum i pregtirea oportun a unor informaii financiare credibile program general de aciune, de dimensionare si alocare a resurselor pentru atingerea obiectivelor n sistemul tarifar i sistemele netarifare salariul include salariul de baz (salariul tarifar, salariul funciei), salariul suplimentar (adaosurile i sporurile la salariul de baz) i alte pli de stimulare i compensare

Salariul de baz

Salariul funciei

Salariul suplimentar

Sector real

Sistem de control intern

Strategie

Structura salariului

175