INVENTARIOS

Inventarios: El control de inventario previste especial importancia, puesto que despus del efectivo es el activo que ms fcilmente estn expuestos a mermas o sustracciones, a descuido o a errores en los registros destinado a su control. Aparte de las medidas generales de control interno tales como bodegas especiales, aisladas y cuya llave esta bajo la responsabilidad de un funcionario, se deben aplicar ciertas, medidas de control consistente en: - El almacn de inventario (materiales, mercaderas), debe estar separado de otro departamento de la empresa ay conviene que est subdividido en secciones: almacenamiento recepcin y despacho a cargo de funcionarios diferentes. - Mantener totalmente separado el manejo de caja, del movimiento de inventarlos, para evitar fraudes derivados del control que una persona tuviere sobre ambos departamentos.

- Usar comprobantes que registren todas las operaciones de ingreso y egreso de inventarlos en los cuales conste la firma del funcionario responsable de la operacin y de los cuales quede siempre una copia archivada en bodega. - Uso de registros especiales cuya finalidad es controlar los inventarlos que debe haber en existencia. Estos auxiliares (kardex de existencia) deben registrar los ingresos y egresos de inventarlos y su saldo debe coincidir con la existencia fisica. - Prctica de inventarlos fisicos parciales que permita un control peridico de los saldos de existencias indicados en la tarjeta del kardex. - Uso de anlisis adicionales estadsticas que verifiquen si la relacin en las ventas y el margen de utilidad bruta se mantenga en los lmites normales de la empresa. Si esto no se cumple se deben rea izar las variaciones para determinar la justificacin de ellos, que pueden ser por aumento de precios en los costos y otros, se puede presumir que el costo de ventas ha aumentado debido a disminuciones de los inventarios.

Inventario Fsico: Es el mejor medio de control de bodega y para su realizacin existen tcnicas especiales aplicables tanto a inventario fisico total como a los recursos parciales. Pasos para una realizacin de inventario - El inventario debe ser debidamente planificado, en lo concerniente a la fecha en que debe realizarse y a las personas que debern intervenir en l. - Las mercaderas deben ser almacenadas debidamente separadas en una agrupacin en lotes o depsitos que sea ms fcilmente posible indicar la cantidad de productos que contienen. - Utilizar los equipos de personas, para que efecten el inventario, con el objeto de que un grupo cuente las existencias y el otro proceda a su recuento para detectar cualquier error voluntario o involuntario.

El inventario permanente o perpetuo. Registra las entradas de (compras) y egresos (ventas) de inventario en el momento que se producen. De esta manera permanentemente se muestra el saldo de mercaderas que debe corresponder a la existencia que hay en bodega. Las anotaciones se efectan tomando como base los datos unitarios de las guas de recepcin (entradas) y las guas de despacho (salidas). Valorizacin de inventario o existencia Los inventarios de existencias, sean fisicos o permanentes se refieren a cantidades de productos almacenados en bodega. Para efectos de demostracin de costo de las mercaderas vendidas y el monto de resultado bruto obtenido se requiere previamente que el inventario sea valorizado. El proceso de valorizacin significa identificar el precio de compra con los artculos en existencia.

Mtodos de valorizacin de Existencias

Mtodo Fifo La sigla Fifo corresponde a la expresin inglesa First in First out que en espaol equivale, a primeras en entrar, primera en salir. Este significado ha dado lugar a la abreviatura PEPS con la que tambin se conoce este mtodo de valorizacin de mercaderas. El mtodo Fifo o Peps considera, para efectos de costo, que los precios unitarios de las primeras unida des recibidas son los que primero se utilizan, por tanto, el solo de salida o costo de venta corresponde a los precios ms antiguos, mientras que las unidades que quedan en existencia se valorizan a los ltimos precios de compra. Si, por ejemplo, se efecta una compra a $ 100 la unidad, luego otra a $ 110 la unidad y una tercera compra a $ 120 por unidad; al vender debe emplearse el precio de la primera compra para valorizar las unidades que salen, es decir, $ 100 por unidad. Este valor se utilizar hasta agotar las existencias de la primera partida comprada, luego, las ventas siguientes se valorizarn con el precio que le sigue en antigedad, en este caso $ 110, hasta agotar stock a este precio. A continuacin se emplear el precio que sigue y as sucesivamente se continuar con las dems salidas. Las
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unidades que se mantiene en existencia, por su parte, deben valorizarse a los precios de las ltimas compras, o sea, a $120 la unidad. Y, si quedan productos de las compras anteriores se valorizarn con los precios de esas compras, en este caso, con $ 110 por unidad, o incluso con el precio de 100. A modo de ejemplo planteamos el funcionamiento de este mtodo con las siguientes transacciones de compras y de ventas del producto XYZ y el empleo de la tarjeta de control de existencia antes estudiada. Compras 1 julio800 unidades a$ 10 5 julio900 unidades a $ 12 l5 julio500 unidades a $ 13 20 julio400 unidades a $ 14 Ventas 10 Julio300 unidades a $ 6.000 30 julio1.500 unidades a $ 30.000

Producto XYZ Mtodo FIFO

Fecha Detalle 2.7 5.7 10.7 15.7 20.7 30.7 Compra Compra Venta Compra Compra Venta Unidades Precio Ent. Sal. Unit. 10 800 12 900 300 13 500 14 400 1.500 Valores Saldo Ent. Salida Saldo 800 1.700 1.400 1.900 2.300 800 8.000 10.800 Costo Unit.

8.000 10 18.800 3.000 15.800 6.500 22.300 5.600 27.900 17.100 10.800

Como puede observarse, para dar salida a las 300 unidades de venta se emple el precio unitario de $ 10 por ser el primer precio de compra (recurdese la expresin del mtodo FIFO primeras en entrar, primeras en salir). Luego de esta ventas las 1.400 unidades que quedan en existencia al 10 de julio, tienen un costo de $ 15.800, el que se compone de 900 unidades a $12 c/u ($ 1 0. 800) ms de 500 unidades a $ 10 c/u ($ 5.000). Estos valores indican que las existencias quedan valorizadas a los precios ms recientes.

El costo de las existencias de los das 15 y 20 de julio corresponde al valor de $ 15.800 antes explicado ms la suma de las nuevas compras efectuadas en las citadas fechas. En cuanto a la venta de 1.500 unidades del da 30 de julio, se te asign los precios ms antiguos de compras para determinar su costo, esto es: 500 unidades a $10 c/u ($5.000) ms de 900 unidades a $ 12 ($ 10.800) y ms de 100 unidades a $ 13 c/u ($ 1.300 ) contemplando as el costo de $ 17.100 con que se les dio salida. Las 800 unidades en existencia, a ese mismo da quedan con un costo de $ 10.800, desglosado en 400 unidades a $ 13 ($ 5.200) ms 400 unidades a $ 14 ($ 5.600). De esta manera se cumple el procedimiento de costeo de este mtodo en cuanto a valorizar las salidas de mercaderas a los primeros precios de compra (precios ms antiguos) y las unidades que quedan en existencia a los ltimos precios de compra (precios ms recientes).

Mtodo Lifo La abreviatura Lifo con que se identifica a este mtodo corresponde a la expresin inglesa last in - firt out. La traduccin o expresin en espaol viene a ser ltimas en entrar, primeras en salir y cuya abreviatura es UEPS. Con este mtodo, las salidas de mercaderas se valorizan a los ltimos precios de compra y las existencias en Inventario se valorizan a los primeros precios; procedindose de manera inversa al funcionamiento del mtodo Fifo.
Fecha Detalle 2.7 5.7 10.7 15.7 20.7 30.7 Compra Compra Venta Compra Compra Venta Unidades Precio Entr. Sal. Unit. 10 800 12 900 300 13 500 14 400 1.500 Valores Saldo Entr. Sal. 800 1.700 1.400 1.900 2.300 800 8.000 10.800 Costo Saldo Unit.

8.000 10 18.800 3.600 15.200 6.500 21.700 5.600 27.300 19.300 8.000

Como se observa en esta tarjeta, el mtodo de valorizacin Lifo no presenta diferencia alguna con los datos del mtodo Fifo sino hasta la misma columna salida de valores.
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En efecto, el costo de venta aqu es diferente porque las salidas de mercaderas, con este mtodo, se valorizan al ltimo precio que haba ingresado, es decir, las 300 unidades de venta se valorizaron a $ 12 c/u resultando el costo de $ 3.600 para dicha venta. Las 1.400 unidades que se mantienen en existencia, luego de esta venta, quedan valorizadas a los precios unitarios ms antiguos, en este caso 800 unidades a $ 10 ($ 8.000) ms 600 unidades a $ 12 ($ 7.200), lo que explica el costo de $ 15.200 para dichas 1.400 unidades. A los saldos de estas existencias (unidades y valores) se van sumando las compras siguientes, obtenindose nuevos saldos como se aprecia en las transacciones del da 15 y 20 de julio. Con la venta del da 30, se disminuyen las unidades en existencia a 800 y las 1.500 que salen se valorizan a partir del ltimo precio de compra, o sea a $ 14 por unidad. Agotada esta partida se recurre al precio inmediatamente anterior y as sucesivamente hasta completar las unidades vendidas con su respectivo costo. Esto es: 400 unidades a $ 14 ($ 5.600) ms 500 unidades a $ 13 ($ 6.500) y ms 600 unidades a $ 12 ($ 7.200), lo que totaliza el costo de $ 19.300 para las 1.500 unidades vendidas.

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El costo de venta as determinado se rebajara al saldo anterior para mostrar un nuevo saldo de existencia: $ 8.000, el cual corresponde a las 800 unidades que permanecen en stock, valorizadas, segn este mtodo, al precio de entrada ms antiguo, o sea, a $ 10 por unidad. Mtodo PMP Esta abreviatura se refiere al precio medio ponderado que constituye el tercer mtodo de nuestro estudio. Con este mtodo se valorizan las salidas y las existencias a un mismo precio unitario, el precio promedio. El PMP se obtiene al dividir el costo total de las existencias por el nmero total de unidades en existencia (saldo de valores sobre el saldo de unidades). El precio promedio se modifica cuando hay nuevas compras a precios unitarios diferentes a los del promedio que tienen las unidades en existencia, debindose calcular un nuevo PMP de la manera antes indicada. Ilustremos lo dicho en la tarjeta de existencia, siguiendo los datos del ejemplo anterior:

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Producto XYZ
Fecha Detalle 2.7 5.7 10.7 15.7 20.7 30.7 Compra Compra Venta Compra Compra Venta Unidades Precio Ent. Sal. Unit. 10 800 12 900 300 13 500 14 400 1.500 Valores Costo Saldo Ent. Salida Saldo Unit. 800 1.700 1.400 1.900 2.300 800 8.000 10.800 8.000 18.800 3.318 15.482 6.500 21.982 5.600 27.582 17.998 9.594 10 11,059 11,059 11,569 11,992 11,992

Obsrvese que las diferencias en el ordenamiento de los datos al emplear el mtodo PMP de valorizacin, respecto de los otros dos mtodos, se presentan slo a partir de la columna salidas de valores, mantenindose iguales todas las anteriores. Ntese tambin, que el costo de las 300 unidades vendidas el da 10 no es de $ 10 ni de $ 12 por unidad como ocurri al aplicar los anteriores mtodos; ni tampoco es el promedio simple entre los precios unitarios de las compras anteriores a esta venta (10+12:2= $ 11). El costo unitario, calculado y empleado en el caso del PMP, es de $ 11.059 y corresponde al cuociente de la divisin 18.800:1.700 (saldo de valores dividido por el saldo de unidades). Con este precio medio, debidamente
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ponderado, se determin el costo de las 300 unidades vendidas, el que asciende a $ 3.318 (300 unidades x $ 11,059). De igual manera, con este mismo precio medio ponderado, se valorizaron las 1.400 unidades que permanecen en existencia al da 10 de julio (1.400 unidades x $ 11.059 = $ 15.482). Como el PMP es el cuociente de la divisin descrito, para afectos de exactitud en la aplicacin del costo unitario as determinado, es recomendable usar no menos de tres decimales en dicho precio unitario. Este costo promedio se fue modificando con las siguientes compras, pues los precios unitarios de stas fueron diferentes al promedio anterior, as se observa en la tarjeta de control para los das 15 y 20. Al momento de la venta del da 30 el precio promedio vigente es de $ 11.992 y con l se valorizan las 1.500 unidades que salen por concepto de la venta ; emplendose este mismo precio promedio en la valorizacin de las 800 unidades que quedan en existencia.

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