Cmo crear un "Project Charter"

Uno de los pasos o elementos ms crticos en el ciclo de vida de un proyecto es la creacin del documento denominado Project Charter, (Definicin del Proyecto) sin este documento su proyecto puede ser un barco a la deriva, sin direccin ni control. Los invitamos a seguir leyendo para comprender de qu se trata En este documento se describe entre otros tpicos la visin del proyecto, objetivos, alcance, organizacin y el plan de ejecucin. Le ayuda a establecer la direccin para el proyecto y es un instrumento valioso para la aceptacin de las partes interesadas en cuanto a cmo el proyecto ser organizado y ejecutado. Tambin le ayudar a controlar el alcance de su proyecto, al definir exactamente cules son los entregables y qu es lo que se pretende alcanzar. Para definir este documento del proyecto, siga estos pasos: Paso 1: Identificar la visin del proyecto Visin: El primer paso en la definicin del Project charter es identificar la visin del proyecto. La visin que resume el propsito del proyecto y es el objetivo final definido por el equipo del proyecto. Objetivos: Entonces, sobre la base de la visin, una lista de tres a cinco objetivos a ser alcanzados por el proyecto. Cada objetivo debera ser especfico, medible, alcanzable, realista y de duracin determinada (SMART). Alcance: Con una visin clara de la visin y objetivos del proyecto, es el momento de definir el alcance del proyecto. El Alcance del proyecto define los lmites formales del proyecto, describiendo cmo el negocio ser modificado o alterado por la entrega del proyecto. Entregables: Se describen y si es posible se detallan los entregables, ya sea un producto o un servicio que se deben entregar durante o al finalizar el proyecto. Paso 2: Describir la organizacin del proyecto El siguiente paso es determinar cmo ser la estructura de ejecucin del proyecto que podr contener una lista de los clientes, los interesados, funciones, responsabilidades y lneas jerrquicas u organigrama. Clientes: En primer lugar, identificar a los clientes del proyecto. Un cliente es una persona o entidad que es responsable de aceptar los resultados cuando el proyecto est completo o si hay entregables en fases intermedias aceptacin de las mismas. Las partes interesadas: Luego de identificar las partes interesadas o implicadas en el proyecto. Un interesado es una persona o entidad, dentro o fuera del proyecto con un inters especfico o la participacin en el proyecto. Por ejemplo, un interventor estar interesado en el costo del proyecto, y un director ejecutivo estar interesado en saber si el proyecto contribuye a lograr la visin de la empresa, entre otros intereses. Funciones o roles: Ahora la lista de las funciones o roles claves que participan en la entrega o fases del proyecto. Ejemplos de funciones o roles incluyen el promotor del proyecto, Junta del Proyecto y Gerente de Proyecto. A continuacin un resumen de cada una de las principales responsabilidades de cada funcin identificada.

Estructura: Una vez que haya una visin clara de los papeles o roles necesarios para llevar a cabo el proyecto, pueden representarse las relaciones jerrquicas entre los diferentes roles dentro de un organigrama del proyecto. Paso 3: Plan de Aplicacin del Enfoque del proyecto Ahora tiene una definicin slida y clara de lo que el proyecto debe lograr y cmo se organizarn para lograrlo. El siguiente paso es describir el enfoque de aplicacin de la siguiente manera: Plan de Implementacin: Proporcionar al cliente y las partes interesadas la confianza de que la ejecucin del proyecto ha sido bien pensada teniendo en cuenta todas las variables, para crear el Plan de Implementacin con la lista de las fases, actividades y plazos involucrados en la realizacin del proyecto. (Tener presente los elementos contractuales; muy frecuentemente las fechas y los plazos ya se encuentran predeterminadas en un contrato y el incumplimiento de las mismas ocasiona multas y consecuencias para el contratista). Hitos: Adems, la lista de los hitos importantes y describir por qu son esenciales para el proyecto. Un hito es tpicamente un evento importante para el proyecto, tales como el logro de una prestacin de servicio o entrega de un producto o el cumplimiento de un requerimiento clave. Dependencias: Lista de las dependencias o prerrequisitos clave y su carcter crtico para el proyecto. Una dependencia se define como una actividad que es probable que tenga un impacto en el proyecto durante su ciclo de vida o ejecucin. Igualmente la ejecucin de la misma puede impactar las actividades siguientes. Plan de recursos para crear un plan que resuma los recursos involucrados en la realizacin o ejecucin del proyecto, involucra la mano de obra, equipos y materiales necesarios. Incluye el presupuesto de los recursos financieros necesarios. Paso 4: Lista de los riesgos y las posibles problemas o dificultades El ltimo paso necesario para completar el documento de especificaciones del proyecto es identificar los riesgos del proyecto, los problemas, los supuestos y limitaciones relacionadas con el proyecto. Y eso es todo. Si usted completa cada uno de los pasos anteriores, entonces usted va a crear un documento slido de especificaciones del proyecto, le ayudaran a administrar el alcance y ofrecer consistentemente a tiempo y dentro del presupuesto la ejecucin del mismo.

Qu nos dice el PMBOK?

El pmbok nos dice que Desarrollar el acta de constitucin del proyecto o Project charter es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y en documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados. En proyectos de fase mltiple este proceso se usa para validar o refinar las decisiones tomadas durante la repeticin anterior del proceso Desarrollar el Project Charter

Mulcahy tambin nos dice en su libro de @PMP exam, que el Project Charter no es necesariamente elaborado por el PM sino por el Sponsor del proyecto; que debe ser creado en la fase temprana del proyecto y que debe ser elaborado de manera amplia de tal forma que ninguna solicitud de cambio pueda afectarlo, en caso que esto ocurra se debera de cuestionar la continuidad del proyecto o en su defecto crear uno nuevo. Sobre el contenido general de un documento de Project Charter podramos tomar las siguientes secciones a modo de gua: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) Nombre del Proyecto Descripcin del Proyecto ( Que es?) Definicin del Producto o servicio del Proyecto Definicin de los requerimientos del Proyecto Lista de Stakeholders y sus requerimientos Caso de Negocio Justificacin del Proyecto Designacin del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad Principales Entregables (WBS a segundo nivel) Cronograma de Hitos Presupuesto del Proyecto Organizacin del proyecto y recursos pre asignados Supuestos y Restricciones Principales Riesgos del Proyecto

Comentario final
Creo que uno de los prinicplaes puntos de falla en un proyecto es iniciar el mismo sin tener firmado el Project Charte. Este documento nos da un marco y limites aunque a veces de muy alto nivel - vlidos para navegar con seguridad hasta el final del proyecto. En mi experiencia he visto varias veces a gerentes de proyecto comenzar sus proyectos en base a la informacin entregada por el rea comercial, llmese contrato y/o propuesta tcnica sin mucho xito o con tpicos problemas de alcance y sobrecostos a la mitad del proyecto.

Es necesario que cada vez que usted sea asignado a un proyecto piense en el Project charter como la partida de nacimiento del proyecto y que este tenga toda la informacin necesaria para iniciar el proyecto Recuerde este articulo y aplique siempre las buenas practicas del Pmbok, valide la informacin entregada de su nuevo proyecto contra el contenido general del Project Chrter que aqu le recomendamos y si no lo tiene tmese el tiempo para hacerlo antes de presentarse en la reunin de Kick off, le aseguro que si sigue estos consejos su proyecto y usted tendr una alta probabilidad de xito.