UNIDAD IV.

- DESARROLLAR BASES DE DATOS MEDIANTE UNPROGRAMA ADMINISTRADOR Un RDBMS es un Sistema Administrador de Bases de Datos Relacionales RDBMS viene del acrnimo en ingls Relational Data Base Management System Los RDBMS proporcionan el ambiente adecuado para gestionar una base de datos Los sistemas de gestin de bases de datos (en ingls database management system , abreviado DBMS ) son un tipo de software muy especfico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan

4.1.- CREAR TABLAS DE ACUERDO A LAS ENTIDADES DISEADAS Una tabla es una estructura lgica que sirve para almacenar los datos de un mismo tipo, esto significa que cada entidad se almacena en estructuras separadas. Por ejemplo: la entidad factura se almacena en estructuras diseadas para ese tipo de entidad: la tabla FACTURA. Cada elemento almacenado dentro de la tabla recibe el nombre de //registro// o //fila.// As, si la tabla FACTURA almacena 1.000 facturas, se dice que la tabla FACTURA contiene 1.000 registros o filas. Una tabla se compone de //campos// o //columnas, //que son conjuntos de datos del mismo tipo, los datos de una columna son de todos del mismo tipo: numricos, alfanumricos, fechas la estructura de una tabla es esta: Cada fila almacena los datos de una factura, y cada columna almacena los datos de un mismo tipo (las descripciones, los clientes, etc.). De este modo se pude crear una tabla para cada tipo de entidad, y almacenar en ella los valores correspondientes

Para crear una tabla debes crear una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automticamente una nueva tabla vaca. A continuacin, puede escribir datos para empezar a definir los campos.

Para crear una tabla Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, tal vez desee partir de una de las plantillas de tablas para estos temas que se incluyen en Office Access 2007 Generalmente en un Sistema de Base de Datos relacional, la informacin se almacena en tablas. Cada tabla contiene un conjunto de informacin asociada aun grupo de similar entidad. Una columna representa un tipo nico de informacin acerca de la entidad(atributo). Una fila es un conjunto de tipos de informacin que describe una entidad. Generalmente, la tabla est compuesta de mltiples filas, que constituyen un conjunto de entidades similares que son descritas de acuerdo con un criterio predefinido.

4.2.-ASIGNAR CLAVES PRINCIPALES A LAS TABLAS CREADAS Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen inequvocamente cada registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal. Qu es una clave principal? Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la informacin se divide en tablas distintas en funcin del tema. Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizaren otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo , un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podra aparecer tambin en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en trminos simples, es la clave principal de otra tabla. A menudo, un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id. o un nmero de serie o cdigo, sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podra tener un nmero de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sera, en ese caso, la clave principal. Clave principal

Clave externa

Un buen candidato para una clave principal debe tener varias caractersticas. En primer lugar, debe identificar inequvocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vaco ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir rpidamente los datos de varias tablas. Un ejemplo de una mala eleccin de clave principal sera un nombre o una direccin, ya que tanto el nombre como la direccin contienen informacin que puede cambiar con el tiempo. Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automticamente un ndice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba tambin que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que ste es siempre distinto. Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Auto numrico. El campo est oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseo. el tipo de datos Auto numrico de identificador no es "fctico", es decir, no contiene informacin objetiva sobre la fila que representa. Es aconsejable utilizar este tipo de identificadores porque sus valores no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila (un nmero de telfono o el nombre de un cliente, por ejemplo) es ms probable que cambie, ya que la propia informacin "fctica" podra cambiar. 1 Una columna con el tipo de datos Auto numrico suele ser una buena clave principal, porque garantiza que no habr dos Id. de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o ms campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artculos de lnea de pedidos tendra dos columnas en su clave principal :Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal est formada por ms de una columna se denomina clave compuesta. Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id. o un nmero de serie o cdigo, ese campo podra convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequvocamente cada

fila, no debe contener un valor vaco o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Para definir explcitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseo. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir En el cuadro de dilogo Abrir , seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el men contextual, haga clic en Vista Diseo Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo. En la ficha Diseo , en el grupo Herramientas , haga clic en Clave principal. Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.

Quitar la clave principal Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacan la funcin de clave principal ya no servirn como identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designacin de clave principal de esos campos. Al quitar la clave principal se quita tambin el ndice que se cre para ella. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir En el cuadro de dilogo Abrir , seleccione y abra la base de datos. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relacin de tabla. Si intenta quitar una clave principal para la que existe una relacin, Access le advertir de que debe eliminar primero la relacin. 4.3.-Establecer relaciones entre las tablas creadas La Relacin se define como una asociacin establecida entre campos comunes dedos tablas, en la que se pueden combinar informacin de varias tablas, por medio de campos comunes. Una vez creadas tablas independientes para cada tema de la base de datos, se necesita una forma de indicar a Access cmo debe combinar la informacin. El primer paso de este proceso consiste en definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operacin, ya se puede comenzar a crear otros tipos de objetos, como consultas, formularios e informes para mostrar informacin de varias tablas a la vez.

En una relacin se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayora de los casos, estos campos coincidentes son la //clave principal// de una tabla, que proporciona un identificador nico para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, una tabla con informacin sobre empleados puede relacionarse con otra con datos de pedidos a travs de un campo comn que podra ser id. De empleado. A la hora de establecer relaciones entre tablas pueden presentarse tressituaciones diferentes:====== Relacin un====== La relacin uno a varios es el tipo de relacin ms comn. En este tipo derelacin, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en laTabla B, pero un registro de la Tabla B slo tiene un registro coincidente en laTablaEn una relacin uno a uno, cada registro de la Tabla A slo puede tener unregistro coincidente en la Tabla V, y viceversa. Este tipo de relacin no eshabitual, debido a que la mayora de la informacin relacionada de esta formaestara en una sola tabla. Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir unatabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla puto por razones deseguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de latabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los empleadosacogidos a un determinado plan de jubilacin.====== Definir relaciones ======Para definir una relacin es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablasque se desea relacionar y, a continuacin, arrastrar el campo clave de una tabla ycolocarlo sobre el campo clave de la otra tabla.