FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION

TRABAJO COLABORATIVO 2

Presentado por: BRIGITTE LIZETH RODRIGUEZ

Presentado a: JORGE ENRIQUE LEON RODRIGUEZ Tutor

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

INTRODUCCIN Este trabajo pretende que las empresa se convierta en un negocio, un conjunto de actividades cuya finalidad es mltiple. Desde el punto de vista econmico, ha de ganar dinero para poder asegurar su subsistencia, pero el fin de ganar dinero no tiene lmites y los fines han de tenerlos. De esta manera, el beneficio que se obtiene revierte en los propietarios, y, a veces, tambin en los directivos y empleados, en la medida en que stos consiguen los objetivos. Existen, adems, otras finalidades, aparte del lucro, que mueven a la creacin de empresas La comunicacin organizacional, las relaciones interpersonales, el liderazgo y la cultura organizacional se han convertido en procesos fundamentales para las empresas, hasta el punto que una estratgica administracin y planificacin de estas dinmicas, ejercen una gran influencia en la optimizacin de las labores y un mejor aprovechamiento del talento humano y de los servicios a un cliente.

OBJETIVO GENERAL: Lograr que se constituyen la funcin de planificacin, mientras que su Desarrollo requiere establecer la estructura orgnica que lo permita a las empresa sobrevivir en una globalizacin dad vez mas cambiante. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Establecer los medios materiales y humanos que requiera cada divisin, fijando el papel de cada uno de ellos en el servicio al cliente. proporciona un marco para las decisiones esenciales de la empresa, en base a una metodologa que invita a la reflexin sistematizada, y una actitud activa y orientada al futuro. Analizar cada uno de los puestos de trabajo, con base a la autoridad y el manejo y la supervisin de de los empleados en bsqueda de cumplir los objetivos propuestos por la empresa.

MISION: Alcanzar la satisfaccin y lealtad de nuestros clientes atendiendo sus necesidades, con trasparencia en la informacin y datos consolidados, garantizando el 100% de confiabilidad y seguridad, con el desarrollo de profesionales involucrados con las organizaciones y los empresarios. Garantizar la realizacin personal de quienes trabajamos en la empresa, permitiendo ofrecer firmemente los servicios profesionales en los departamentos administrativos, contables, financieras, logrando oportunos resultados de soluciones completas, mediante un estilo flexible y motivador y de trabajo en equipo. VISION: Ser la primera empresa reconocida en la prestacin de servicios contables, mediante la competencia leal de nuestro recurso humano, tecnolgico proceso logstico y procesos simultneos fsicos en los diferentes clientes, contribuir con el desarrollo econmico del pas, satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes. OBJETIVO: Gestionar oportunamente las necesidades de nuestros clientes, con resultados financieros contables de la empresa, con informacin til para la toma de decisiones.

METAS: Lograr alcanzar ms asesoras y servicios de contabilidad no solo a la comunidad del barrio Kennedy si no tambin a las comunidades vecinas en un ao. POLITICAS : Brindar un buen servicio a nuestros clientes que permitan el crecimiento y posicionamiento en el mercado, entregando valor agregado a nuestro cliente y accionistas OPORTUNIDAD:Conocer y satisfacer oportunamente las necesidades dl cliente con informacin de confiabilidad. RACIONALIZACIN: Mejorar y estar actualizado en todos los procesos del la prestacin de servicio, optimizando los recursos de nuestro clientes y de la empresa. Proporcionar a nuestros empelados un entorno favorable y de aplicacin de habilidades y constate actualizacin de sistemas tecnolgicos y normas que rigen en el pas, comprometidos con la empresa y desarrollo personal. 2. PLANEACION: De acuerdo con el objetivo y las 3 metas. Determinar cules son las actividades necesarias para llegar a cumplir con el objetivo y metas. Compromiso del equipo de trabajo de lograr y obtener los resultados en tiempo real y en el tiempo establecido. Adaptabilidad y flexibilidad en los diferentes cambios del sistema y constate actualizacin. Organizacin de la empresa y sus empleados con un horizonte de llegada Confianza en nuestros clientes en lograr sus objetivos. Responsabilidad que se adquiere con nuestros clientes con decisiones y conductas. Recursos financieros Recursos tcnico y/o tecnolgico Recurso Humano Recursos Fsicos PLANEACION Como nuestro objetivo es que nuestra empresa logre que las asesoras que brindamos sean de alto grado de satisfaccin no solo a la comunidad sino tambin poder alcanzar sectores aledaos y nuestras metas el lograrlo en un periodo de seis meses a un ao empezaremos por: Contratar personal humano, tcnico y con experiencia que logre este objetivo. Ir a la vanguardia en asesoras, hacindolo atreves de capacitaciones a nuestro personal.

Nuestro personal tendr charlas de auto superacin personal y sicolgicas logrando con ello que lleguen a nuestros clientes con calidez y amabilidad. Las actividades identificadas son: Recurso financiero: Esto nos permite afirmar que los recursos financieros son los activos que tienen algn grado de liquidez. El dinero en efectivo, los crditos, los depsitos en entidades financieros, las divisas y las tenencias de acciones y bonos forman parte de los recursos financieros. Las inversiones fijas y circulantes que se estimen necesarias (y siempre mnimas). Las posibles prdidas recogidas, en su caso, por el plan de empresa. Los posibles imprevistos o desviaciones razonables del plan de empresa. Recurso humano: Quienes conocen de contabilidad tienen muy claro que el recurso humano, es decir el personal de la empresa, constituye para esta un gasto, pero en realidad es el mejor activo que pueda tener la empresa. La empresa no es slo capital y activos fijos. Para poder administrar ese capital y poder operar esos activos fijos, la empresa requiere de personal, y en la medida en que este sea el ms adecuado, el ms competente, la eficiencia de la empresa ser mayor. Las empresas exitosas, competitivas, se esfuerzan por reclutar el mejor personal, el ms capacitado para desarrollar cada una de las tareas necesarios, pues de lo contrario la empresa no tendr oportunidad para sobrevivir a la competencia. Recurso fsico: Los recursos fsicos de las empresas son todos los bienes tangibles, en poder de la empresa, que son susceptibles de ser utilizados para el logro de los objetivos de la misma. Bienes inmuebles: oficinas, galpones, terrenos, campos, etc. Maquinaria Automviles y Camiones Material de oficina: computadoras, escritorios, muebles, impresoras, telfonos, Recurso tecnolgico: Un recurso es un medio que permite satisfacer necesidades o alcanzar objetivos. Los recursos tecnolgicos son medios con los que se vale la tecnologa para cumplir su propsito. Lo recursos tecnolgicos sirven para optimizar procesos, tiempos, recursos humanos; agilizando el trabajo y tiempos de respuesta que finalmente impactan en la productividad y muchas veces en la preferencia del cliente o consumidor final. Los recursos tecnolgicos considerados se clasifican como especficos (o tangibles) y transversales (o intangibles). Los recursos especficos incluyen herramientas, equipos, instrumentos, materiales, mquinas, dispositivos y software especficos necesarios para lograr el propsito tcnico establecido.10Por su parte, los recursos transversales son de tipo intangible, y pueden ser identificados como capital intelectual (estructural y humano) o de manera ms general como informacin y conocimiento. Recurso en asesoras: Nuestro grupo integral de consultores brinda el acceso a herramientas de visin global para alcanzar el xito y lograr los objetivos de las compaas. Buscamos maximizar el desempeo de las organizaciones construyendo relaciones de largo plazo, compartiendo los objetivos de nuestros clientes y generando valor al interior de las empresas. TAREAS Recurso financiero Recurso fsico Recurso tecnolgico Recurso humano Recurso en asesoras

3. ORGANIZACIN: Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los trabajadores (Realizar el organigrama) Establecer claramente los deberes de cada empleado. Establecer las reas de autoridad y responsabilidad. Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que desempeen su trabajo. LA ORGANIZACION Es la planificacin de las tareas y la determinacin de los recursos, para tomar decisiones, es ser flexible a los cambios que se presente dentro del sector de la economa en su constante cambio que pueden presentarse en los planes y los objetivos de las metas con los clientes. MANUAL DE FUNCIONES (Estableciendo deberes) Gerente general Sus deberes: Liderar el proceso de planeacin estratgica de la organizacin, determinando los factores crticos estableciendo objetivos y metas especficas de la empresa. Desarrollar estrategias para alcanzar estos objetivos y metas. Con la ayuda de los subordinados vuelve operativas estas metas, objetivos y estrategias desarrollando planes a corto, mediano y largo plazo. Crear un ambiente propicio para que las personas y grupos de trabajo puedan lograr las metas en menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, esto quiere decir optimizando los recursos disponibles. Implementar estructuras administrativas que contengan elementos necesarios para el desarrollo de los planes de accin. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (rea de apoyo) Gerente financiero (Depende del gerente general) Sus deberes: Formular polticas y planes referidos a la estructura econmica de la empresa. Elaborar y analizar la informacin contable para evaluar los resultados operativos. Desarrollar e implementar mecanismos de control sobre las actividades de la empresa. Contador: (Depende del gerente financiero) Debe suministrar de manera clara la informacin de relevancia importante a la administracin. Es responsabilidad del contador que las decisiones tomadas por la gerencia en bas a la informacin suministrada por el sean las mas correctas. Las aperturas de los libros de contabilidad. Establecimiento de sistema de contabilidad. Estudios de estados financieros y su anlisis. Certificacin de planillas para pagos de impuestos. aplicacin de beneficios y reportes de dividendos. La elaboracin de reportes financieros para la toma de decisiones. Asistente contable y nomina: (Depende del contador) Recolectar informacin de los libros contables y tenerlos al da. Entregar a tiempo la informacin para el pago de nomina. Prestar apoyo al contador en cuanto est lo requiera. Recepcionista: (Depende del asistente contable) Llevar organizadamente las agendas por fecha y hora. Estar al da con los trmites de expedientes. Debe tener conocimiento del departamento que pertenece. Tesorero: (Depende del contador) Llevar a cabo tareas que aseguren la salud financiera de la empresa. Crear el presupuesto anual de la empresa. Encargado de autorizar movimientos financieros en la empresa.

Mensajero: (Depende del tesorero) Distribuir correspondencia y encomiendas. Utilizar los medios adecuados para esta labor. Colaborar en cualquier eventualidad que se presenta en su departamento. DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION (rea de apoyo) Gerente de sistemas: (Depende del gerente general) Identificar y evaluar, administrar e informar los riesgos informticos que amenazan la seguridad, privacidad y continuidad de la empresa. Reunir informacin para que la gerencia entienda y comprenda ste riesgo, formulando planes de accin que s requieran. Analizar cmo aprovechar el potencial de la tecnologa para administrar ste riesgo. Consultor programa contable: (Depende del gerente de sistemas) Encargado de actualizar este programa. Recolectar informacin para actualizar el mismo. Informar sobre nuevas actualizaciones de ste programa. Asistente consultora: (Depende del consultor programa contable) Encargado de velar por el buen funcionamiento de este software. Prestar apoyo al consultor del programa contable en lo que este requiera. Auxiliar T.I:(Depende del gerente de sistemas) Encargado de hacer mantenimiento a los equipos de la empresa. velar por que el software de la empresa funcione bien y estn actualizados. Hacer mantenimiento al sistema y servidores. DEPARTAMENTO DE ASESORES (rea funcional) Gerente asesores: (Depende del gerente general) Orientar y ayudar a los asesores a cargo, como deben de ayudar a la comunidad con ptimos resultados. Prestar apoyo en capacitaciones al personal a cargo con el fin de que tengan una buena atencin al cliente. Jefe asesores: (Depende del gerente asesor) Supervisar que los asesores estn cumpliendo con las labores encomendadas. verificar que se est prestando una buena atencin al cliente. Informar sobre irregularidades que se estn presentando entre los asesores. Asesor contable, Asesor tributario, Asesor nomina: (Depende del jefe asesor) Encargados de prestar servicio en asesoras a la comunidad relacionados con esta rea. Transmitir y hablar con claridad sobre el tema a la comunidad. Ser transparentes y objetivos cuando estn prestando esta asesora. Tener conocimientos sobre atencin al cliente y aplicarlos. DEPARTAMENTO GESTION HUMANA (rea de apoyo) Gerente gestin humana: (Depende del gerente general) Capacidad para identificar los focos vitales de su funcin y establecer prioridad u orden para asegurar la ejecucin de los mismos. Buscar resultados con la participacin y valoracin de las diferencias de su equipo de trabajo. Capacidad de tratar los detalles de la operacin en todas sus areas tanto funcionales como de negocio. Siclogo: (Depende del gerente gestin humana) Mejora cualitativa de recursos humanos, cmo formacin, capacitacin, seleccin. Analizar procesos de la empresa para minimizar los riesgos de salud que hayan en estas. Asistente gestin humana: (Depende del gerente gestin humana) Cumplir con las labores de administracin personal efectuando informes y controles oportunamente para el buen funcionamiento de la empresa. velar porque la liquidacin de salarios, prestaciones sociales que se hagan con respecto al personal se ajusten a todas las normas legales. Cumplir r con todas las obligaciones y trabajos encomendados por gerencia y adems colaborar con todo el personal de la empresa. Personal aseo: (Depende del gerente gestin humana)

Encargados de mantener en optimas condiciones de limpieza la empresa. Tambin encargados de atender el personal administrativo. 4. Direccin Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armnica y eficientemente. Mantener una comunicacin eficaz con los empleados. Fomentar inters, iniciativa y participacin en el personal. Mantener la disciplina en el grupo de trabajo. CONTROL ESTRATEGIA DIRRECION EJECUCION PLANIFICACION ORGANIZACION ESTRETEGIA: Son los objetivos que la empresa busca en con seguir nuevos clientes desarrollando competencias competitivas. PLANIFICACION: son las bases de cmo realizar cada una de las actividades en cumplimiento con el cliente, ofreciendo un servicio claro y confiable. ORGANIZACIN: Es la racionalizacin de los recurso que la empresa invierte en desarrollar los planes de cumplimiento de los objetivos de los clientes. EJECUCUION: Ejecutar todas la tareas establecidas y compromisos adquiridos con los clientes, con los palanes programados. CONTROLAR: Es la actividad de los planes atrasados se cumplan a su cabalidad. Con los indicadores de cumplimiento de objetivos y el grado de informacin precisa u oportuna. 5. Control Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armnica y eficientemente: Tener informacin suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar. Realizar el control en el momento oportuno. (Cmo) Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores. (Cmo) Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite. (Cundo) CONTROL Es la funcin del sistema empresarial y el servicio que se presenta al cliente donde se corrige cada una de las desviaciones para su prevencin y analices de causas con respecto los planes propuestos para cumplir y que permita asegurar el conseguir los objetivos. SISTEMA DE INFORMACION: MEDICION DE RENDIMIENTO OBJETIVOS PLANIFICACION EJECUCION DE LOS RECURSOS DE ACCION PLANIFICADOS DESISCIONES DE CORRECION ESTANDERES DE CONTROL: MEDICION DE DESVACION CONTROL FINANCIERO: Es mediante los presupuestos generados por los planes de las necesidades de los recursos que es la expresin econmica, se control el presupuesto empleado en los planes y actividades encaminadas a satisfacer las necesidades del cliente. Esto se

traduce con los siguientes puntos: Por la provisiones de ventas del servicio, los ingresos y ventas (como) Por los gastos asignados a los planes y compromisos que se tiene con el cliente. (cuando) La tesorera que permite asegurar la liquidez de la empresa en cualquier momento.(como) Las inversiones del presupuesto del capital, que asegura el financiamiento a largo plazo de las inversiones, ms eficiencia del trabajo. ( cuando) Medir el desempeo (como) La supervisin directa (como) Los procedimientos y las normas del rgimen interno a nivel de la empresa como al del cliente.( cuando) Control de rendimiento por el logro de objetivos (como) 6. Comunicacin En una organizacin se entienden diferentes niveles de comunicacin: la comunicacin vertical, entre diferentes niveles de jerarquas y, la comunicacin horizontal, en el mismo nivel, entre pares. Estos niveles se desarrollan a su vez siguiendo canales formales (los organigramas) a travs de encuentros, reuniones, y entrevistas. El desarrollo de una adecuada poltica comunicacional, se propicia la integracin de los distintos niveles de la organizacin a travs de construir un cdigo comn, y se optimiza la participacin del personal a travs de una positiva motivacin, en todos sus niveles. Identificar la comunicacin a utilizar. COMUNICACIN: La comunicacin se ha vuelto una herramienta poderosa en el mundo de las organizaciones, ya que, su utilizacin inteligente puede trazar grandes ventajas dentro del entorno competitivo Implementar en la empresa 1.- Conocer la organizacin: su razn de ser, su misin, visin, valores y objetivos. 2.Interiorizarse con los procesos operativos cotidianos y el modo de ejecutarlos que habitualmente se utiliza. 3.- Analizar el ritmo usual de trabajo, en funcin de lo cual es necesario determinar con que celeridad se precisa la informacin. 4.- Indagar en el pblico interno la importancia que le otorga a la comunicacin y de qu manera se haya comprometido con la misma. 5.- Proponer a los miembros internos la participacin en el proceso de cambio para mejorar la comunicacin entre las reas. Escuchar sus reclamos y sugerencias, fundamentales para proponer alternativas para el progreso, ya que son ellos los protagonistas del mismo. Los medios para realizar una comunicacin oportuna en una empresa son la siguiente El memorando Buzn de sugerencias Carteleras Altoparlantes Informes Coreo interno institucional La comunicacin se realiza en forma interna, como son comunicar los objetivos de la empresa, saber cules son la cadena de mando, impartir rdenes y las actividades que se realizan dentro de la empresa. La comunicacin externa es hacer conocer el servicio que la empresa realiza, transmitir una imagen favorable. Se realiza a partir de publicidad avisos en televisin, revistas folletos y medios informticos como el internet.

CONCLUSIONES se pude concluir que atreves de este trabajo realizado hemos aprendido como funciona una empresa, como se establece su nivel jerrquico ,cuales son las funciones de cada persona que all labora ,que elementos utilizamos para medir el progreso de esta. Entendemos mejor como se estructura una empresa. Mediante este trabajo permite que el estudiante logre clarificar conceptos y promueva el desarrollo de que cada uno logre implementar empresa hacia al futuro, en la que permite que haya ms empleo y logrando de alguna manera ser ms competitivos a nivel personal y laboral.

BIBLIOGRAFIA Modulo fundamentos de administracion unad manual de funciones empresa buscar de colombia www.slideshare.net www.monografias.com www.iberoonline.com www.gestiopolis.com