NAGU 4.

10 ELABORACIN DEL INFORME

Como producto final del trabajo de campo, la comisin auditora proceder a la elaboracin del informe correspondiente, considerando las caractersticas y estructura sealadas en las Normas de Auditora Gubernamental.

El informe es el documento escrito mediante el cual la Comisin de Auditora expone el resultado final de su trabajo, a travs de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas durante la fase de ejecucin, con la finalidad de brindar suficiente informacin a los funcionarios de la Entidad auditada y estamentos pertinentes, sobre las deficiencias o desviaciones ms significativas, e incluir las recomendaciones que permitan promover mejoras en la conduccin de las actividades u operaciones del rea o reas examinadas.- Las deficiencias referidas a aspectos de control interno, se revelarn en el Memorandum de Control Interno, de acuerdo a lo prescrito en la Norma correspondiente.

Las caractersticas y estructuras especficas del Informe, segn el tipo de Auditora, que deben ser materia de cumplimiento, se encuentran establecidas en las NAGU 4.20, 4.30, 4.40, as como en la NAGU 4.50 Informe Especial, en su caso.

NAGU. 4.20 OPORTUNIDAD DEL INFORME

La Comisin Auditora deber adecuarse a los plazos estipulados en el programa correspondiente, a fin de que el Informe pueda emitirse en el tiempo previsto, permitiendo que la informacin en l revelada sea utilizada oportunamente por el Titular de la Entidad y/o autoridades de los niveles apropiados del Estado.

A fin de que sea de la mayor utilidad posible, el informe debe ser oportuno para lo cual es importante el cumplimiento de las fechas programadas para las distintas fases de la accin de control. Los usuarios de los Informes requieren de la informacin en l

contenida, a fin de cumplir con sus tareas legislativas, fiscalizadoras o de procesos de Direccin o Gerencia.- Un informe preparado cuidadosamente puede ser de escaso valor para quienes se encarguen de tomar las decisiones si se recibe demasiado tarde.

En tal sentido, la Comisin Auditora debe preveer que la elaboracin del informe concluya en el plazo otorgado, a fin de permitir su emisin oportuna y tener presente ese propsito al ejecutar la accin de control.

NAGU. 4.30 CARACTERSTICAS DEL INFORME

Los Informes que se emitan deben caracterizarse por su alta calidad, para lo cual se deber tener especial cuidado en la redaccin, as como en la concisin, exactitud y objetividad al exponer los hechos.

El informe debe redactarse en forma narrativa, de manera ordenada, sistemtica y lgica, empleando un tono constructivo; cuidando de utilizar un lenguaje sencillo y fcilmente entendible, a fin de permitir su comprensin incluso por los usuarios que no tengan conocimientos detallados sobre los temas incluidos en el mismo.- De considerarse pertinente, se incluirn grficos, fotos y/o cuadros que apoyen a la exposicin.

Los asuntos se debern tratar en forma concreta y concisa, los que deben coincidir de manera exacta y objetiva con los hechos observados.

Para que un Informe sea conciso no debe ser mas extenso de lo necesario para transmitir su mensaje, por tanto requiere: a. Un adecuado uso de las palabras, en especial de los adjetivos, evitando las innecesarias; b. La inclusin de detalles especficos cuando fuese necesario a juicio del auditor. La concisin en el Informe, no implica el omitir asuntos importantes, sino el evitar utilizar palabras o conceptos superfluos que lleven a interpretaciones erradas. Es importante que el Auditor tenga en cuenta que un exceso de detalle puede confundir al usuario e incluso minimizar el objetivo principal del informe.

La exactitud requiere que la evidencia presentada fluya de los papeles de trabajo y que las observaciones sean correctamente expuestas.Se basa en la necesidad de

asegurarse que la informacin que se presenta sea confiable a fin de evitar errores en la

presentacin de los hechos o en el significado de los mismos, que podran restar credibilidad y generar cuestionamiento a la validez sustancial del informe.

Los hechos deben ser presentados de manera objetiva y ponderada, es decir, con la suficiente informacin que permita al usuario una adecuada interpretacin de los asuntos mencionados.

NAGU. 4.40 CONTENIDO DEL INFORME

El contenido del informe expondr ordenada y apropiadamente los resultados de la accin de control, sealando que se realiz de acuerdo a las Normas de Auditora Gubernamental y mostrando los beneficios que reportar a la Entidad.

Esta norma tiene por finalidad regular el contenido del informe de la accin de control, trtese sta de una auditora financiera (Informe largo), Auditora de gestin o Examen Especial segn sea el caso, con el objeto de asegurar que su denominacin, estructura y el desarrollo de sus resultados guarden la debida uniformidad, ordenamiento, consistencia y calidad, para fines de su mxima utilidad por la Entidad examinada.

DENOMINACIN El Informe ser denominado teniendo en consideracin, la naturaleza o tipo de la accin de control practicada, con indicacin de los datos correspondientes a su numeracin e incluyendo adicionalmente un ttulo, el cual deber ser breve, especfico y redactado en tono constructivo, si fuere pertinente.- En ningn caso, incluir informacin confidencial o nombres de personas.

ESTRUCTURA El informe debe presentar la siguiente estructura:

I.

INTRODUCCION y a la

Comprender la informacin general concerniente a la accin de control entidad examinada, desarrollando los aspectos siguientes: 1. Origen del examen

Estar referido a los antecedentes o razones que motivaron la realizacin de la accin de control, tales como: Planes anuales de auditora, denuncias, solicitudes expresas ( del Titular de la Entidad, de la Contralora General de la Repblica, del Congreso, etc). entre otros; debindose hacer mencin al documento y fecha de acreditacin. 2. Naturaleza y Objetivos del Examen En este rubro se sealar la naturaleza o tipo de la accin de control practicada (Auditora Financiera, Auditora de Gestin, o Examen Especial); as como los

objetivos previstos respecto de la misma; exponindose ellos segn su grado de significacin o importancia para la Entidad, incluyendo las precisiones que correspondan respecto del nivel de cumplimiento alcanzado en cada caso. 3. Alcance del Examen Se indicar claramente la cobertura y profundidad del trabajo realizado para el logro de los objetivos de la accin de control, precisando el periodo y reas de la Entidad examinadas, mbito geogrfico donde se realiz el examen y, as mismo, dejndose constancia que ste se llev a cabo de acuerdo con las Normas de Auditora

Gubernamental; tratndose de Auditora Financiera; se har mencin adicionalmente a las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, Normas Internacionales de Auditora y dems disposiciones aplicables al efecto. Igualmente, de ser pertinente, la Comisin Auditora revelar aqu las limitaciones de informacin u otras relativas al alcance del examen que se hubiera presentado y afectado el proceso de la accin de control as como las modificaciones efectuadas al enfoque o curso de la misma como consecuencia de dichas limitaciones.

4. Antecedentes y base legal de la Entidad Se har referencia, de manera breve y concisa, a los aspectos de mayor relevancia que guarden vinculacin directa con la accin de control realizada, sobre la misin, naturaleza legal, ubicacin orgnica y funciones relacionadas de la Entidad y/o rea(s) examinada(s), as como las principales normas legales que le(s) sean de aplicacin, con el objeto de situar y mostrar apropiadamente el mbito tcnico y jurdico que es materia de control ; evitndose; en tal sentido, insertar simples o tediosas transcripciones literales de textos y/o relaciones de actividades o disposiciones normativas.

5. Comunicacin de Hallazgos Se deber indicar haberse dado cumplimiento a la comunicacin oportuna de los hallazgos efectuada al personal que labora o haya laborado en la Entidad comprendido en ellos. As mismo, en este punto se sealar que se incluye un anexo en el Informe con la relacin del personal al servicio de la Entidad examinada, finalmente considerado en las observaciones contenidas en el mismo, consignndose en dicha nmina los nombres y apellidos, documento de identidad, cargo(s) desempeado(s), periodo(s) de gestin, condicin laboral y domicilio correspondiente, con indicacin de aquellas en que estuvieren incurso en cada caso. 6. Memorndum de Control Interno Se indicar que durante la accin de control se ha emitido el Memorndum de Control Interno, en el cual se inform al Titular sobre la efectividad de los controles internos implantados en la Entidad.- Dicho documento as como el reporte de las acciones correctivas que en virtud del mismo se hayan adoptado, se deber adjuntar como anexo del Informe. 7. Otros aspectos de importancia Podr referirse bajo el presente rubro aquella informacin verificada que la Comisin Auditora, basada en su opinin profesional competente, considere de importancia o significacin, para fines del informe, dar a conocer sobre hechos, acciones o circunstancias que, por su naturaleza e implicancias, tengan relacin con la situacin evidenciada en la Entidad o los objetivos de la accin de control y, cuya revelacin permita mostrar la objetividad e imparcialidad del trabajo desarrollado por la Comisin tal como: a) El reconocimiento de las dificultades o limitaciones, de carcter excepcional,

en las que se desenvolvi la gestin realizada por los responsables de la Entidad o rea examinada, b) El reconocimiento de logros significativos alcanzados durante la gestin

examinada, c) La adopcin de correctivos por la propia administracin, durante la

ejecucin de la accin de control, que hayan permitido superar hechos observables, d) Informar de aquellos asuntos importantes que requieran un trabajo

adicional, siempre que no se encuentren directamente comprendidos en los

objetivos de la accin de control, e) Eventos posteriores a la ejecucin del trabajo de campo que hayan sido de

conocimiento de la Comisin Auditora y que afecten o modifiquen el funcionamiento de la entidad o de las reas examinadas. Si alguno de los aspectos considerados en ste punto por la Comisin Auditora, demandar una exposicin o desarrollo extenso, ser incluido como anexo del Informe. Dichos aspectos, asimismo, podrn dar lugar a la formulacin de conclusiones y/o recomendaciones, si hubiese mrito para ello.

II.

OBSERVACIONES

En esta parte del informe, la Comisin Auditora desarrollar las observaciones que, como consecuencia del trabajo de campo realizado y la aplicacin de los procedimientos de control gubernamental, hayan sido determinadas como tales, una vez concluido el proceso de evaluacin y contrastacin de los hallazgos comunicados con los correspondientes comentarios y/o aclaraciones formulados por el personal comprendido en los mismos, as como la documentacin y evidencia sustentatoria respectiva.

Las observaciones se debern referir a hechos o situaciones de carcter significativo y de inters para la entidad examinada, cuya naturaleza deficiente permita oportunidades de mejora y/o correccin, incluyendo sobre ellos informacin suficiente y competente relacionada con los resultados de la evaluacin efectuada a la gestin de la entidad examinada.

Las observaciones, para su mejor comprensin, se presentarn de manera ordenada, sistemtica, lgica y numerada correlativamente, evitando el uso de calificativos innecesarios y describiendo apropiadamente sus elementos o atributos

caractersticos. Con tal propsito, dicha presentacin considerar en su desarrollo expositivo los aspectos esenciales siguientes: 1. Sumilla

2.- Elementos de la observacin (condicin, criterio, efecto y causa) a) Condicin: Es el hecho o situacin deficiente detectada, cuyo nivel o

curso de desviacin debe ser evidenciado.

b)

Criterio: Es la norma, disposicin o parmetro de medicin aplicable

al hecho o situacin observada. c) Efecto: Es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa, indispensable para

ocasionada por el hecho o situacin observada,

establecer su importancia y recomendar a la entidad que adopte las acciones requeridas. d) Causa: Es la razn o motivo que dio lugar al hecho o situacin

observada ,cuya identificacin requiere de la habilidad y juicio profesional de la Comisin Auditora y es necesaria para la formulacin de una

recomendacin constructiva que prevenga la recurrencia de la condicin.

3.-

Comentarios

y/o

aclaraciones

del

personal

comprendido

en

las

observaciones. Son las respuestas brindadas a la comunicacin de los hallazgos respectivos, por el personal comprendido finalmente en la observacin, las mismas que en lo

esencial y sucintamente deben ser expuestas con la propiedad debida; indicndose, en su caso, si se acompa documentacin sustentatoria pertinente. De no haberse dado respuesta a la comunicacin de hallazgo o de haber sido sta extempornea, se referenciar tal circunstancia. 4.- Evaluacin de los comentarios y/o aclaraciones presentados. Es el resultado del anlisis realizado por la Comisin Auditora sobre los comentarios y/o aclaraciones y documentacin presentada por el personal comprendido en la observacin, debiendo sustentarse los argumentos invocados y consignarse la opinin resultante de dicha evaluacin. La mencionada opinin incluir, al trmino del desarrollo de cada observacin, la determinacin de responsabilidades administrativas a que hubiere lugar, de haber mrito para ello. En caso de considerarse indicios razonables de la comisin de delito o de perjuicio econmico, se dejar constancia expresa que tal aspecto es tratado en el Informe Especial correspondiente.

III.

CONCLUSIONES

En este rubro la Comisin Auditora deber expresar las conclusiones del Informe de la accin de control, entendindose como tales los juicios de carcter profesional,

basados en las observaciones establecidas, que se formulan como consecuencia del examen practicado a la entidad auditada. Al final de cada conclusin se identificar el nmero de la(s) observacin(es) correspondiente(s) a cuyos hechos se refiere.

La Comisin Auditora, en casos debidamente justificados, podr tambin formular conclusiones sobre aspectos distintos a las observaciones, verificados en el curso de la accin de control, siempre que stos hayan sido expuestos en el informe.

IV.

RECOMENDACIONES

Las recomendaciones constituyen las medidas especficas y posibles que, con el propsito de mostrar los beneficios que reportar la accin de control, se sugieren a la Administracin de la entidad, para promover la superacin de las causas y las

deficiencias evidenciadas durante el examen. Estarn dirigidas al Titular o en su caso a los funcionarios que tengan competencia para disponer su aplicacin.

Las recomendaciones se formularn con orientacin constructiva para propiciar el mejoramiento de la gestin de la entidad y el desempeo de los funcionarios y servidores pblicos a su servicio, con nfasis en contribuir al logro de los objetivos institucionales dentro de parmetros de economa, eficiencia y eficacia; aplicando criterios de

oportunidad de acuerdo a la naturaleza de las observaciones y de costo proporcional a los beneficios esperados.

Para efecto de su presentacin, las recomendaciones se realizarn siguiendo el rden jerrquico de los funcionarios responsables a quienes va dirigida, referencindolas en su caso a las conclusiones, o aspectos distintas a stas, que las han originado.

Tambin se incluir como recomendacin, cuando existiera mrito de acuerdo a los hechos revelados en las observaciones, el procesamiento de las responsabilidades administrativas que se hubiesen determinado en el Informe, conforme a lo previsto en el rgimen laboral pertinente.

V.

ANEXOS

A fin de lograr el mximo de concisin y claridad en el Informe, solo se incluir como Anexos , adems de los expresamente considerados en la presente norma, aquella documentacin indispensable que contenga importante informacin complementaria o ampliatoria de los datos contenidos en el Informe y que no obre en la entidad examinada. FIRMA El informe, una vez efectuado el control de calidad correspondiente previo a su aprobacin, deber ser firmado por el Jefe de Comisin, el Supervisor y el nivel gerencial competente de la Contralora General de la Repblica. En el caso de los rganos de Auditora Interna del Sistema Nacional de Control, por el Jefe de Comisin, el Supervisor y el jefe del respectivo rgano.

Los Informes emitidos por las Sociedades de Auditora sern suscritos por el socio participante y auditor responsable de la auditora.

De ameritarlo por la naturaleza y contenido del Informe, tambin ser suscrito por el abogado u otro profesional y/o especialista participante en la accin de control.

Excepciones del alcance a) En la formulacin de los informes de Auditora Financiera (Informe Corto o Dictamen) , se tendrn en cuenta las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas (NAGA), las Normas Internacionales de Auditora (NIA) y las disposiciones emitidas por los organismos oficiales competentes sobre la materia. b) Para la formulacin de los Informes de Auditora de los prstamos y

donaciones de Organismos Internacionales (BID, BIRF, AID, USAID, Banco Mundial, etc.) o similares, sern aplicables las normas y requisitos legales pertinentes para el efecto.

Sntesis Gerencial Adicionalmente al informe de la accin de control podr emitirse una Stesis Gerencial del Informe, de contenido necesariamente breve y preciso.

La Alta Direccin de la Contralora General de la Repblica y el Titular del rgano de Auditora Interna, segn el caso y dentro de su mbito de competencia, podrn eximir a la Comisin Auditora de la Emisin de dicha Sntesis.

Utilizacin de fotografas y otros medios visuales La informacin financiera y presupuestaria que corresponda al perodo examinado y sea de inters o tenga relacin con las observaciones formuladas, deber incluirse como anexo al informe. Para tal efecto, la naturaleza de la informacin y su grado de detalle debe ser determinada por el auditor encargado.

Las fotografas a color u otros medios visuales, dibujos o mapas, pueden ser ms efectivas si son utilizadas como parte del informe para sustentar las observaciones identificadas o, en la evaluacin de los comentarios de la entidad, en lugar de considerarla como anexos. Cuando se incluya tales ayudas en el informe debe utilizarse un ttulo que describa en forma breve lo que muestra, por ejemplo cada fotografa. Si tales elementos son adecuadamente utilizados, ellos pueden enfatizar los puntos clave del informe y reducir la cantidad de detalles que seria necesario revelar en el texto.

Las fotografas y otros medios visuales deben incluirse en el borrador del informe.

Ellas sern revisadas por el jefe de equipo encargado y el supervisor como parte del proceso de elaboracin del informe con el objeto de asegurarse que son apropiadas antes de aprobar su inclusin en el informe.

APROBACIN DEL INFORME DE AUDITORA Y REMISIN A LA ENTIDAD Concluido el procesamiento del informe, este es elevado sucesivamente al nivel

gerencial correspondiente y al Despacho del Contralor General para su aprobacin final y remisin a los funcionarios de la entidad auditada responsables de adoptar acciones correctivas, respecto a sus observaciones, conclusiones y recomendaciones y, a las dems personas autorizadas para recibir los informes. De acuerdo a las polticas la Contralora General de la Repblica sobre distribucin de informes, se podr remitir copia de ellos a otros funcionarios de la entidad auditada que estn en

capacidad de adoptar acciones correctivas, as como tambin ponerlos a disposicin del pblico.

Los rganos de Auditora Interna que lleven a cabo auditoras en las entidades a la que pertenecen, deben remitir los informes resultantes a la autoridad de mayor

jerarqua institucional, y simultneamente a la Contralora General de la Repblica.

En el caso de informes elaborados por Sociedades de Auditora Independiente designadas por la Contralora General de la Repblica para auditar entidades del Estado, su remisin se realizar directamente a la entidad contratante y simultneamente al Organismo Superior de Control.