PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS Versin: 10 Fecha: 2013-08-23 Cdigo: SGC-PRO-002 Pgina 1 de 18

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

NTC ISO - 9001:2008 NTC GP - 1000:2009 NTC-ISO/IEC 17025:2005 NTC-ISO/IEC 17020:2002 NTC-ISO/IEC 17021:2011

ORIGINAL
2013-08-23

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS Versin: 10 Fecha: 2013-08-23 Cdigo: SGC-PRO-002 Pgina 2 de 18

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. ABREVIATURAS / DEFINICIONES 4. CONTENIDO 4.1. CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD 4.2. ASPECTOS DE FORMA 4.3. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD 4.4 TIPOS DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD 4.5. REVISIN, APROBACIN Y ACTUALIZACIN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD 4.6. CONTROL DE DOCUMENTOS 5. RESPONSABILIDADES 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 7. ANEXOS

3 3 3 4 4 7 6 8

11 14 17 18 18

ORIGINAL
2013-08-23

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS Versin: 10 1. OBJETIVO. Fecha: 2013-08-23 Cdigo: SGC-PRO-002 Pgina 3 de 18

Describir y unificar la elaboracin y estructura de los documentos; as mismo, establecer los criterios para la revisin, aprobacin, actualizacin y control de todos los documentos del Sistema de Gestin de Calidad de la Universidad Tecnolgica de Pereira.

2. ALCANCE.

Las instrucciones de este procedimiento se aplican a los documentos internos (Manual de Calidad, Procedimientos documentados, Manual de Funciones y Responsabilidades, procedimientos, formatos e instructivos) y a los documentos externos (Leyes, Decretos, Resoluciones, Normas Internacionales y Especificaciones Tcnicas) que hacen parte del Sistema de Gestin de Calidad de la Universidad Tecnolgica de Pereira.

3. ABREVIATURAS / DEFINICIONES. Documento: Informacin y su medio de soporte. Procedimiento: Documento que describe con alto grado de detalle el modo de realizar las actividades principales del Sistema de Calidad. Registro: Resultados obtenidos y consignados en un documento que proporciona evidencia de las actividades desempeadas. UTP: Universidad Tecnolgica de Pereira. Personal de planta: Personas que prestan sus servicios a la Universidad como empleados pblicos y se hallan vinculados por una relacin legal y reglamentaria Personal transitorio: Personas naturales para el apoyo y gestin de labores administrativas, donde no exista el personal de planta, provendrn de una seleccin objetiva al perfil del cargo. Copias controladas: Son copias de los documentos del Sistema de Gestin de Calidad que circulan dentro de las instalaciones de la Universidad cumpliendo con los

ORIGINAL
2013-08-23

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS Versin: 10 Fecha: 2013-08-23 Cdigo: SGC-PRO-002 Pgina 4 de 18

controles establecidos, conservacin y buen uso por parte del usuario. Copias no controladas: Son copias de los documentos del Sistema de Gestin de Calidad cuya circulacin no se controla. Copias obsoletas: Son documentos del Sistema de Gestin de Calidad cuya aplicabilidad y/o veracidad no es vigente. Documento: Informacin y su medio de soporte. Formato: Documentos donde se registra la informacin que evidencia las actividades o servicios que prestan cada uno de los procesos que pertenece al Sistema de Calidad. Informacin: Datos que poseen significado. Registros: Documentos que contienen los resultados obtenidos y que evidencian las actividades desempeadas por los procesos del SGC. Organismo Evaluador de la Conformidad: Organismo que realiza servicios de evaluacin de la conformidad y que puede ser objeto de la acreditacin. 4. CONTENIDO

4.1.

CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

La codificacin de los documentos, es una combinacin alfanumrica que se ubica en el encabezado del formato. Como se establece en la Tabla 1 y en la Tabla 2.

TABLA 1. Codificacin de documentos del Sistema de Gestin de Calidad Cdigo del documento SGC- MC SGC-MC-XXX Definicin SGC: Sistema de Gestin de Calidad MC: Manual de Calidad. MC001: Manual de Calidad 9001 GP 1000. MC002: Manual de Calidad 17025. MC003: Manual de Calidad 17020. MC004: Manual de Calidad 17021. ORIGINAL
2013-08-23

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS Versin: 10 Fecha: 2013-08-23 Cdigo: SGC-PRO-002 Pgina 5 de 18

SGC-MC-FOR-XX

FOR: Formato del Manual de Calidad XX: Consecutivo del formato para el Manual de Calidad. MFR: Manual de Funciones y Responsabilidades XXX: Nmero de identificacin del Proceso (P/T): Identifica si es personal de planta o transitorio. FOR: Formato del Manual de Funciones y Responsabilidades XXX: Nmero de identificacin del proceso XX: Consecutivo del formato para el Manual de Funciones y Responsabilidades. PRO: Procedimiento XXX: Consecutivo del documento FOR: Formato del Procedimiento XXX: Consecutivo del procedimiento documentado XX: Consecutivo del formato

SGC- MFR-XXX-(P/T)

SGC-MFR-XXX-FOR-XX

SGC-PRO-XXX

SGC-FOR-XXX-XX

TABLA 2. Codificacin de los documentos que hacen parte de los procesos y organismos evaluadores de la conformidad de la Universidad Tecnolgica de Pereira

Cdigo del documento

Definicin 000: Nmero de identificacin del proceso XXX: Letras identificadoras del procedimiento. Tres (3) letras, se usan generalmente las iniciales del nombre del procedimiento. XX: Nmero consecutivo del procedimiento. Dos (2) dgitos.

000-XXX-XX

ORIGINAL
2013-08-23

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS Versin: 10 Fecha: 2013-08-23 Cdigo: SGC-PRO-002 Pgina 6 de 18

000-XXX-INT-XX

000: Nmero de identificacin del proceso XXX: Letras identificadoras del procedimiento. Tres (3) letras, se usan generalmente las iniciales del nombre del procedimiento al que est asociado. Para los organismos evaluadores de la conformidad XXXrepresenta la identificacin del organismo. INT: Indica que es un instructivo. XX: Nmero consecutivo del instructivo. 000: Nmero de identificacin del proceso F: Formato X: Consecutivo de los formatos XXX: Para los Organismos evaluadores de la conformidad es la identificacin del organismo

000- -FX 000-XXX-FX

TABLA 3. Codificacin de los registros que hacen parte de los procesos y organismos evaluadores de la conformidad de la Universidad Tecnolgica de Pereira

Esta codificacin es utilizada para los documentos que se encuentran registrados dentro del aplicativo de documentacin en el tem registros de los procesos y organismos evaluadores de la conformidad tales como cuadernos, guas entre otros.

Codificacin del registro (etiqueta)

Definicin

XX:Nmero consecutivo de registro.

ORIGINAL
2013-08-23

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS Versin: 10 Fecha: 2013-08-23 Cdigo: SGC-PRO-002 Pgina 7 de 18

4.2. ASPECTOS DE FORMA

4.2.1. Redaccin La redaccin de los documentos se realiza de manera clara, con trminos apropiados sin el uso de jergas y limitado uso de extranjerismos previamente descritos, todos los documentos se elaboran en el editor de texto Word redactados en idioma espaol, en tiempo presente, modo impersonal y sin errores ortogrficos. 4.3 TIPOS DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD Los criterios a adoptar por los Procesos de la UTP para el control de los documentos internos y externos del Sistema Gestin de la Calidad son los siguientes:

4.3.1 Documentos internos: Aquellos que emite la Universidad y que son de importancia relevante para el buen funcionamiento de la misma. Ellos son:

4.3.1.1.

Manual de Calidad: Documento donde se establece el alcance del sistema,

incluyendo los procedimientos documentados o referencia a los mismos, la poltica y objetivos de calidad, detalles y la justificacin de cualquier exclusin.

4.3.1.2. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso.

4.3.1.3. Formato: Documento en el que se recopilan datos referentes a las actividades desarrolladas en los procedimientos. 4.3.1.4. Instructivo: Documento que describe de forma detallada el cmo desarrollar una actividad. .

ORIGINAL
2013-08-23

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS Versin: 10 Fecha: 2013-08-23 Cdigo: SGC-PRO-002 Pgina 8 de 18

4.3.2. Documentos externos: Son emitidos por entidades externas a la Universidad y contienen informacin tcnica o reglamentaria relacionada con las actividades que se desarrollan como leyes, resoluciones, normas de calidad, decretos entre otros.

4.4

CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA

CALIDAD

4.4.1 Contenido de los documentos 4.4.1.1 Encabezado: Todos los documentos deben tener en la parte superior izquierda el escudo de la Universidad Tecnolgica de Pereira, en el centro tal como se muestra a continuacin el texto siguiente en negrita y a la derecha el logo del Sistema de Gestin de Calidad.

NOMBRE DEL DOCUMENTO

4.4.1.2.

Para los

manuales de funciones y procedimientos, en la parte inferior del

encabezado una fila donde se registra, la versin, la fecha, el cdigo que identifica el documento y el paginado.

Versin: X

Fecha: AAAA-MM-DD

Cdigo: SGC-PRO-XXX

4.4.1.3. Para los formatos e instructivos, en la parte superior derecha del encabezado, se registra el cdigo, la versin, fecha y paginado.

4.4.1.4.

Al final de cada documento (manual de funciones, procedimientos, guas e

instructivos), se registra la responsabilidad de elaboracin, revisin y aprobacin:

Elaborado por

Revisado por:

Aprobado por

ORIGINAL
2013-08-23

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS Versin: 10 Fecha: 2013-08-23 Cdigo: SGC-PRO-002 Pgina 9 de 18

__________________________ Cargo

_______________________ Cargo

________________________ Cargo

4.4.2 Contenido de los procedimientos del Sistema de Gestin de Calidad. 4.4.2.1 Objetivo: Define el propsito que se busca con el procedimiento. 4.4.2.2 Alcance: Expresa el mbito y aplicabilidad del procedimiento 4.4.2.3 Abreviaturas / Definiciones: Explica los trminos y/o abreviaturas utilizados en el texto. 4.4.2.4 Contenido: Describe las actividades a realizar. 4.4.2.5 Documentos de Referencia: Relaciona los documentos que sirven como elementos de consulta para la correcta interpretacin y aplicacin del documento.

4.3.2.6. Anexos: Documento de apoyo, se utilizan para dar claridad, complementar o esquematizar una actividad. 4.4.3 Contenido mnimo de los Procedimientos de la Universidad Tecnolgica de Pereira

4.3.3.1. Nombre del procedimiento: Nombre con el que se identifica el procedimiento. 4.3.3.2. Responsable: Cargo del responsable del procedimiento. 4.3.3.3. Objetivos: Define el propsito que se busca con el procedimiento. 4.3.3.4. Resultados esperados: Resultado que se obtiene del procedimiento. 4.3.3.5. Lmites: Se identifica el punto inicial y final de cada procedimiento. 4.3.3.6. Formatos o impresos: Son todos aquellos formatos o registros impresos que se requieran para llevar a cabo el procedimiento y dejar evidencia de su realizacin. 4.3.3.7. Descripcin especfica: Redaccin de cada una de las actividades que se realizan de manera consecutiva para lograr el objetivo propuesto, se relacionan los cargos de las personas involucradas en la realizacin de cada una.

ORIGINAL
2013-08-23

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS Versin: 10 Fecha: 2013-08-23 Cdigo: SGC-PRO-002 Pgina 10 de 18

4.3.4. Contenido mnimo de los Manuales de Funciones y Responsabilidades de los Procesos del SGC de la Universidad Tecnolgica de Pereira

4.3.4.1 Identificacin del cargo:

Denominacin del Cargo: Nombre que identifica el cargo. Nivel: Incluye el cdigo y el grado del cargo. Dependencia Jerrquica: Es la dependencia a la cual est adscrito el cargo. Nmero de cargos con la misma denominacin: Describe el nmero de cargos que existente en el proceso con la misma denominacin.

4.3.4.2 Objetivo: Define el propsito que tiene el cargo. 4.3.4.3 Funciones del cargo: Agrupacin de las actividades que desempea cada cargo, describen la realizacin de los procedimientos que involucra.

4.3.4.4 Responsabilidades: Deberes relacionados con la realizacin de las funciones y el tipo de cargo desempeado. 4.3.4.5 Perfil del cargo: Define el rol del cargo, los requisitos, competencias y niveles requeridos, para desempear cada uno de los cargos establecidos en la institucin. Es la base para el proceso de seleccin y evaluacin del personal.

4.4.4 Contenido de los formatos

Los formatos se estructuran de acuerdo con las necesidades de informacin que se requiere acopiar en los mismos. Presentan de manera clara y ordenada el conjunto de datos requeridos de acuerdo con cada procedimiento y son el registro necesario para evidenciar una labor determinada. 4.4.5 Contenido de los Instructivos, manuales o guas

ORIGINAL
2013-08-23

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS Versin: 10 Fecha: 2013-08-23 Cdigo: SGC-PRO-002 Pgina 11 de 18

Estos documentos se estructuran de acuerdo a los requerimientos del proceso u organismo evaluador de la conformidad, con el fin de profundizar en la informacin relacionada con algn procedimiento o tema; se, identifica claramente el nombre del instructivo, el proceso u organismo evaluador de la conformidad, cdigo, versin, fecha y paginado.

4.5. REVISIN, APROBACIN Y ACTUALIZACIN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

4.5.1 Revisin: Los documentos una vez elaborados deben tener una primera revisin por el responsable del proceso para verificar que los mismos aporten valor al proceso y solicita una segunda revisin por parte de la Oficina de Gestin de Calidad, que verifica la coherencia del documento con los parmetros establecidos por el Sistema de Gestin de Calidad y los requisitos del usuario a travs del uso del aplicativo de documentacin del Sistema de Gestin de Calidad. 4.5.2. Aprobacin: Se realiza una vez haya culminado la revisin final del documento. Las actividades a desarrollar son las siguientes:

4.5.2.1. El responsable del proceso o director del organismo evaluador de la conformidad aprueba los documentos pertinentes del sistema que son parte de su gestin, los cuales fueron ingresados al aplicativo de documentacin.

4.5.2.2. La oficina de Gestin de Calidad verifica la informacin correspondiente y aprueba las solicitudes, de tal manera que la informacin se actualiza dentro del aplicativo y en la pgina web del sistema de manera automtica. 4.5.3. Actualizacin: Se realiza cuando se estima necesario editar, modificar o anular un documento. Cualquier modificacin requiere que el responsable del proceso u organismo evaluador de la conformidad realice la solicitud de actualizacin a travs del aplicativo, la

ORIGINAL
2013-08-23

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS Versin: 10 Fecha: 2013-08-23 Cdigo: SGC-PRO-002 Pgina 12 de 18

oficina de Gestin de Calidad revisa la solicitud aprueba o realiza las sugerencias a que haya lugar. En el caso de cambios en manuales de funciones y responsabilidades del personal de algn proceso u organismo evaluador de la conformidad, solicitud de nuevos manuales cambios en el nivel de contratacin, la oficina de Gestin de Calidad recibe la solicitud a travs del aplicativo, revisa que cumpla con las caractersticas de los documentos del sistema, aprueba o realiza sugerencias segn el caso; una vez aprobados por el Sistema de Gestin de Calidad, se requiere la revisin y aprobacin de la Jefatura de del Proceso de Personal. Nota: Cuando sea necesario incorporar un nuevo cargo o cambiar el nivel a uno ya existente, se siguen los parmetros establecidos en el instructivo Metodologa para Evaluar Cargos Existentes y Nuevos en la UTP del proceso de Personal 132-PTH-04-01. Los cambios a manuales de funciones del personal de los organismos evaluadores de la conformidad, deben ser solicitados por el director del organismo evaluador de la conformidad, revisados por el Sistema de Gestin de Calidad y aprobados finalmente por el Vicerrector de Investigaciones, Innovacin y Extensin.

Es responsabilidad del jefe de proceso o director de organismo evaluador de la conformidad, socializar los cambios realizados en la documentacin dentro de su personal.

Toda modificacin dentro del periodo de vigencia da lugar a una nueva versin del documento afectado, excepto lo contemplado en el numeral 4.6.1.5 de este procedimiento, la revisin y aprobacin de los documentos se realizar de acuerdo con los numerales 4.5.1. y 4.5.2. Las actividades a considerar por parte de la Oficina de Gestin de Calidad son las siguientes:

4.5.3.1. Verificar las actualizaciones automticas de los documentos en la pgina web del sistema y el aplicativo, en caso de tener copias controladas retirarlas de su lugar de uso y reemplazarlas por el actual.

ORIGINAL
2013-08-23

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS Versin: 10 Fecha: 2013-08-23 Cdigo: SGC-PRO-002 Pgina 13 de 18

4.5.3.2. Informar a los interesados sobre las actualizaciones realizadas.

4.5.3.3. Administrar los documentos obsoletos del Sistema a travs del aplicativo y el archivo anterior a la fecha de implementacin de la herramienta electrnica.

4.5.3.4. Registrar los cambios en el formato Control de Cambios en los Documentos. (SGCFOR-002-02), para el caso de los documentos que se ingresan al aplicativo en formato pdf y hoja de clculo, cuyos cambios no se identifican por medio del aplicativo (instructivos, guas, manuales y formatos).

TABLA 4. Administracin de la documentacin del Sistema Gestin de la Calidad

Documento Elabora Revisa Aprueba Receptor Oficina de Gestin de Calidad Jefe de Proceso Director del Organismo evaluador de la conformidad

Manual de Calidad Funcionarios UTP

Coordinador de Calidad Coordinador de Organismo Evaluador de la Calidad Conformidad

Manual de Funciones y Responsabilidades

Jefe de proceso u Jefe de Personal organismo Funcionarios UTP evaluador de la Vicerrector de conformidad Investigaciones, Innovacin y Extensin Profesional Calidad Coordinador Calidad

Procedimientos del Funcionarios UTP Profesional SGC Calidad

Oficina Gestin de Calidad

ORIGINAL
2013-08-23

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS Versin: 10

Procedimientos, instructivos, manuales, guas , formatos y registros Administrativos

Fecha: 2013-08-23

Cdigo: SGC-PRO-002

Pgina 14 de 18
Jefe de Proceso Director del Organismo evaluador de la conformidad

Profesional Funcionarios UTP Calidad

Jefe de proceso y Organismo Evaluador de la Conformidad Coordinador de Calidad

4.6.

CONTROL DE DOCUMENTOS

Para asegurar que los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad se identifican plenamente, las ediciones autorizadas se encuentran disponibles en la Red, a la cual tienen acceso los funcionarios de la Universidad. La UTP ha establecido los siguientes controles para el funcionamiento de la documentacin:

4.6.1. Control de documentos internos 4.6.1.1. Los documentos del Sistema de Gestin de Calidad de la Universidad, poseen un cdigo nico de acuerdo a lo establecido en el punto 4.1.

4.6.1.2. Los documentos originales son los que se encuentran disponibles en la Red, se identifican con la palabra ORIGINAL ubicada en la parte inferior derecha de cada hoja del documento con la fecha en que se genera el documento y permanecen bajo la responsabilidad de la Oficina de Gestin de Calidad, en caso de que se requieran copias no controladas estarn bajo la responsabilidad del Jefe de proceso o director de organismo evaluador de la conformidad y sern solicitadas a la oficina de gestin de calidad. Cualquier impresin del original que se encuentre sin previa autorizacin, se tomar como documento no controlado.

4.6.1.3.

Todos los documentos cuya aplicabilidad y/o veracidad no es vigente, se

conservan dentro del aplicativo como obsoletos.

ORIGINAL
2013-08-23

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS Versin: 10 Fecha: 2013-08-23 Cdigo: SGC-PRO-002 Pgina 15 de 18

Las copias controladas que se emitan se identifican con la palabra CONTROLADA ubicada en la parte inferior derecha de cada hoja del documento con la fecha de su emisin.

4.6.1.4. Cuando se requiera realizar una correccin en un documento por un problema de redaccin o de digitacin, se solicita mediante el correo electrnico o por comunicacin oficial a la Oficina de Gestin de Calidad para que realice las modificaciones pertinentes al documento y se realicen los comentarios al mismo, sin afectar la versin vigente.

Cuando sea necesario la correccin inmediata en los documentos que se encuentran en copia controlada impresa, la correccin se puede realizar tachando la palabra remplazada, pero no hacerla ilegible y al lado la firma y fecha del director del organismo evaluador de la conformidad o quien haya sido autorizado, hasta que se pueda hacer la solicitud oficial del cambio.

4.6.1.5 La retencin de los documentos del Sistema de Gestin de Calidad se realiza de acuerdo con la tabla de retencin establecida en Gestin de Documentos de la Universidad Tecnolgica de Pereira.

4.6.1.6. Los documentos internos del Sistema de Gestin de Calidad de la Universidad, se almacenan como se relaciona a continuacin:

Todos los documentos del Sistema de Gestin de Calidad se encuentran almacenados en el aplicativo de documentacin del Sistema de Gestin de Calidad, las copias de seguridad del contenido del aplicativo las realiza la divisin de sistemas segn el cronograma que ellos tengan establecido.

Los documentos obsoletos se guardan dentro del aplicativo en todas las versiones que en l se generan, las versiones de los documentos anteriores a la fecha de implementacin del

ORIGINAL
2013-08-23

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS Versin: 10 Fecha: 2013-08-23 Cdigo: SGC-PRO-002 Pgina 16 de 18

aplicativo, se guardan en una carpeta marcada con este fin y est a cargo de la Oficina de Gestin de Calidad.

4.6.1.7. Registros: El control de registros se realiza de acuerdo como lo establece el procedimiento (SGC-PRO-003) y se archivan segn la tabla de retencin de documentos dispuesto por Gestin de documentos de la Universidad.

4.6.1.8. Los acuerdos, resoluciones, contratos y convenios emitidos por la Universidad cuentan con su respectiva revisin y aprobacin tal y como se establece en los procedimientos (112-SGO-01 y 112-AJU-02 de la Secretara General). 4.6.2. Control de documentos externos

4.6.2.1. Todo documento de origen externo que afecte el desempeo del Sistema de Gestin de Calidad deber estar debidamente dado de alta de los documentos externos dentro del aplicativo de documentacin.

Para garantizar que la Universidad cuenta con la ltima edicin valida de las normas que influyen en la calidad de la labor, la Presidencia, Contralora, Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de Educacin, actualizan e informan los cambios que se originan en sus documentos normativos, igualmente, todos los documentos que ingresen por medio de suscripciones son actualizados peridicamente; se tienen acuerdos con entidades para notificar de forma escrita o va Internet, cualquier modificacin parcial o total a las normas.

ORIGINAL
2013-08-23

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS Versin: 10 Fecha: 2013-08-23 Cdigo: SGC-PRO-002 Pgina 17 de 18

5. RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE

Oficina Gestin de Calidad

Jefe de Personal

RESPONSABILIDAD(ES) Verificar la coherencia de los documentos con los parmetros establecidos por el Sistema de Gestin de Calidad. Aprobar la documentacin relacionada con el Sistema de Gestin de Calidad de la Universidad. Administrar la informacin dentro del aplicativo de documentacin. Autorizar las modificaciones a los documentos, informar a los interesados sobre las mismas y retirar las copias controladas del lugar de uso de la versin anterior. Identificar los documentos obsoletos y administrar su almacenamiento. Registrar las modificaciones a los documentos en el Formato Control de Cambios para los documentos ingresados al aplicativo en formato pdf. Custodiar la documentacin que est bajo su cargo. Implementar, actualizar y divulgar este procedimiento Revisar y aprobar la solicitud de cambios en los Manuales de Funciones y Responsabilidades que le sean dirigidas por la Oficina de gestin de Calidad. Comunicar las actualizaciones de las normas que influyen en la calidad de la labor administrativa que ingresan por suscripciones o por comunicacin directa de los organismos gubernamentales. Revisar la documentacin que pertenezca a su rea. Custodiar la documentacin que est bajo su cargo. (Documentos internos, documentos externos, registros). Revisar la documentacin que pertenezca a su rea, verificando que la misma aporte valor a su proceso y solicitar su incorporacin al Sistema de Gestin de Calidad. Aprobar los documentos pertinentes del sistema que son parte de su gestin. Solicitar los cambios pertinentes de los documentos que hacen parte de su proceso. Realizar y mantener actualizado el backup del Sistema de Gestin de Calidad.

Secretario General

Funcionarios Administrativos Responsables de procesos y Organismos evaluadores de la conformidad Sistemas

ORIGINAL
2013-08-23

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS Versin: 10 Fecha: 2013-08-23 Cdigo: SGC-PRO-002 Pgina 18 de 18

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA NTC-ISO 9000:2005 Sistema de Gestin de Calidad. Fundamentos y vocabulario. NTC-ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de Calidad. Requisitos. NTC-GP 1000:2009 Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica. Requisitos. NTC-ISO/IEC 17025:2005 Norma Tcnica. Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibracin. NTC-ISO/IEC 17020.2002 Norma Tcnica Criterios Generales para la Operacin de Varios Tipos de Organismos de Inspeccin. NTC-ISO/IEC 17021:2011 Evaluacin de la Conformidad. Requisitos para los Organismos que Realizan la Auditora y la Certificacin de Sistemas de Gestin. Ley 57 del 5 de Junio de 1985. Publicacin de actos administrativos. Ley 594 del 14 de Julio de 2000. Ley General de Archivos Anexo 1 de la Gua prctica de Gestin del Talento Humano - Metodologa para Evaluar Cargos Existentes y Nuevos en la UTP. 7. ANEXOS ANEXO 2. (SGC-FOR-002-02) Control de cambios en los Documentos.

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

_________________________ Personal UTP

_______________________ Profesional Calidad

________________________ Coordinadora de Calidad

ORIGINAL
2013-08-23