rea: AUDITORA

Contenido:
INFORME ESPECIAL

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Papeles de Trabajo de Auditora .............................................................................................................................................................................. IX-1

Papeles de Trabajo de Auditora

C.P .C. Jos Luis Garca Quispe Miembro del staff interno de la revista Actualidad Empresarial

1. Introduccin Un medio para la organizacin y coordinacin de las diferentes fases de la auditora son los papeles de trabajo, el cual es utilizado por el auditor con la finalidad de asegurarse de que se han llevado a cabo o se ha completado todas las fases del examen que se ha practicado. Puede que en un trabajo de auditora se presenten interrupciones, por lo que el encargado de una fase de la auditora no pueda concluir su trabajo, este hecho queda registrado en los papeles de trabajo, utilizndose el mismo para la continuacin, ya sea por el mismo auditor o por otro que haya sido designado. Entre otras razones se puede mencionar que los papeles de trabajo, al constituirse en registros de los diferentes tipos de evidencia relevantes acumulada por el auditor en la realizacin de su examen, representan fuente principal de informacin que es incluida en el informe. 2. Propsitos de los Papeles de Trabajo Los papeles de trabajo son la base para planificar la auditora; en ella se van a ir registrando las evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas realizadas, por lo que los papeles de trabajo proporcionan de informacin que el auditor requiere para la elaboracin del informe de auditora, representar a la vez en un respaldo de la opinin vertida en tal informe. Estos papeles de trabajo tambin se utilizan como base de anlisis en el trabajo de los encargados de la supervisin del trabajo de auditora y de los socios de la firma. 3. Confidencialidad de los Papeles de Trabajo Al igual que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, as tambin los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen

que el auditor rinde con relacin a esos mismos balances y estados financieros. Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a travs de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o procedimientos administrativos. El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelar ninguna informacin confidencial que haya obtenido en el curso de una auditora profesional excepto con el consentimiento del cliente. Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado, el profesional puede recurrir y en algunos casos se ve obligado a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la correccin tcnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen. 4. Los Papeles de Trabajo como respaldo a la opinin del auditor El objetivo principal y final de una auditora es la opinin del auditor, del cual los papeles de trabajo sirven para respaldarla. El auditor al firmar el dictamen, afirma que la revisin se llev a cabo de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptadas; es por ello que los papeles de trabajo deben contener la evidencia de que el trabajo fue planeado de modo adecuado y que se bas sobre la revisin de los controles internos, que los auditores o dems miembros del equipo de auditora fueron supervisados con propiedad, y que se revis suficiente evidencia competente. En los papeles de trabajo quedan contenidas la evidencia del trabajo realizado y las conclusiones a que lleg cada una de estas personas (auditores, supervisores, auxiliares, etc.), y tambin evidencia de que el trabajo a cada nivel fue revisado apropiadamente por el supervisor inmediato. 5. Los Papeles de Trabajo como evidencia legal Frente a acciones legales relacionadas al trabajo final de la auditora, los papeles de trabajo constituyen una forma de evidencia que es utilizada, con la finalidad de apoyar las afirmaciones realizadas en la auditora.

Por ello la importancia de que durante la realizacin de la auditora, los jefes de grupo, deben preocuparse al revisar los papeles de trabajo, de superar la interrogacin respecto a la competencia (afirmaciones o ausencias de informacin) del trabajo que se est realizando. Los papeles de trabajo en ningn caso deben contener afirmaciones contradictorias, y cualquier conclusin final que se oponga a otra evidencia, debe ser plenamente justificada. En todos los asuntos dudosos tiene que existir la explicacin adecuada para la conclusin a que se lleg. 6. Tipos de Papeles de Trabajo Puesto que los papeles de trabajo son el medio para acumular toda la evidencia que necesita el auditor para emitir una opinin profesional, los tipos de papeles de trabajo tienen necesariamente que ser muy variados. Algunos papeles de trabajo siguen un formato estndar, mientras que otros son un simple memorando de una discusin que se llev a cabo relativa a la revisin de auditora. Los principales tipos de papeles de trabajo son: a. Planes de auditora, b. Hoja de trabajo y asientos de ajuste, c. Hojas detalle, confeccionadas para agrupar cuentas de un tema d. Sumarios descriptivos, para los casos de auditora financiera o certificacin de estados financieros e. Declaraciones y confirmaciones, y f. Actas y otros registros. Cada papel de trabajo debe ser tan completo como sea posible, y no dejar dudas relativas al asunto con el cual se relacionan. A continuacin se describen cada uno de los principales tipos de papeles de trabajo. 7. Requisitos a tener en cuenta respecto a los Papeles de Trabajo Los requisitos principales a tener en cuenta son: a. Expresar los objetivos, el alcance, la metodologa y los resultados de la Auditora Interna; b. Incluir aquellos programas que se requieran confeccionar especficamente para la ejecucin de la Auditora Interna; c. Ser completos y exactos de forma que permitan sustentar debidamente los

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d. Nombre de la persona que lo ha preparado e. Evidencia de que ha sido revisado por otra persona distinta de la que lo preparo f. Detalles, cifras y explicaciones necesarias, tanto en lo que se refiere a los datos financieros como a los procedimientos de verificacin utilizados . Fuentes de informacin de los datos incluidos. g. Conclusiones alcanzadas. 10. Sistemas de archivo de los Papeles de Trabajo Un complemento necesario a los papeles de trabajo lo constituye el archivo de trabajo. En l deben figurar recopilados todos los documentos utilizados en la actuacin profesional, as como cuantas informaciones se consideren de inters, tanto para el presente como para el futuro. Se pueden distinguir dos tipos de archivos: expediente de ejercicio y permanente. El contenido de este archivo se refiere a documentos y papeles de trabajo cuya vigencia se limita al perodo de realizacin de la auditora. a. Archivo general Agrupa toda informacin referente a la organizacin de la auditora, al mismo tiempo recoger la documentacin en la que se han ido reflejando los principales problemas que se han planteado en la ejecucin de la auditora y las conclusiones a las que a ha ido llegando el auditor. De esta forma, podramos destacar como apartados importantes de la seccin general del expediente del ejercicio: - Estados financieros a auditar. - Proceso de planificacin y programas de auditora. - Informe sobre el sistema de control interno contable. - Indicacin de quin realiz los procedimientos de auditora y cundo fueron realizados. - Constancia de que el trabajo realizado por colaboradores ha sido supervisado y revisado. - Puntos de informe. - Correspondencia con el cliente y resumen de las conversaciones mantenidas. - Hechos posteriores. - Terminacin de la auditora. b. Archivo por reas de trabajo En este segundo apartado se agruparn todos los papeles de trabajo que recogen la informacin relativa a cada una de las reas en que se ha dividido la empresa a efectos de la realizacin del mismo. Los puntos en que se ha de dividir esta seccin sern: Resumen de las partidas de los estados financieros: - Accionistas por desembolsos no exigidos. Inmovilizado. Gastos a distribuir en varios ejercicios. Circulante. Fondos propios. Ingresos a distribuir en varios ejercicios. Provisiones para riesgos y gastos. Acreedores a largo plazo. Acreedores a corto plazo. Provisiones para riesgos y gastos a corto plazo. - Gastos e ingresos de explotacin. - Gastos e ingresos extraordinarios. Programas de auditora para cada rea. Pruebas de cumplimiento sobre saldos. Arqueos, conciliaciones, confirmaciones, inventarios, etc. 11. El archivo permanente Su finalidad es organizar los papeles de trabajo, de manera que se cuente con la informacin necesaria en cualquier momento sobre la empresa auditada. Cuando el auditor interviene de forma continuada en una empresa, debe poner al da los datos, recogiendo los cambios que se produzcan y agregando los nuevos que sean de inters. Entre otros datos, el archivo permanente deber contener: - Copia de los estatutos y de otros documentos de naturaleza jurdica, referidos a la vida social. - Otros documentos legales y contratos importantes. - La descripcin de la empresa y de su actividad. - Un organigrama con la estructura de la direccin y la distribucin de las principales funciones. - La descripcin del sistema contable, incluyendo, en su caso, el tratamiento mediante ordenador. - Un cuestionario detallado de control interno o cualquier otro medio que permita apreciar la fiabilidad. - Una carta-propuesta, que exponga la manera en que el auditor conciba el trabajo a ejecutar y las responsabilidades que asumir. - La respuesta del cliente, en que se recoja su conformidad a la propuesta. - La correspondencia o notas de las entrevistas con el cliente relacionadas con los problemas de control interno. - Los principios contables seguidos, la evolucin de los principales ratios, de los beneficios y de las cuentas de reserva. - La descripcin y justificacin del procedimiento de auditora seguido. - Indicaciones sobre las principales cuestiones puestas de manifiesto con motivo de cada auditora, y la forma en que se trataron y resolvieron.
Fuentes consultadas: http://www.gestiopolis.com http://www.ilustrados.com Roberto Gmez L. Generalidades en la Auditora.

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hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado; Suficientemente claros, comprensibles y detallados para que un tercero, que no haya mantenido una relacin directa con la Auditora Interna, est en capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones, mediante su revisin. No deben requerir de explicaciones orales; Ser legibles y ordenados, pues de lo contrario podran perder su valor como evidencia. Deben contener ndices y referencias adecuados; Contener la identificacin del significado de las marcas de revisin utilizadas por los auditores internos, en los casos en que stas no estn establecidas centralmente; y Contener informacin relevante, esto es, limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado. Cada nivel debe establecer procedimientos para garantizar que los papeles de trabajo sean salvaguardados y conservados durante el tiempo establecido por la Ley. Si en el transcurso de dicho trmino no se ha ejecutado una nueva Auditora Interna, los papeles de trabajo deben conservarse hasta que sta se ejecute, oportunidad en la que se analizar la conveniencia de conservar o no, todos o una parte de stos.

8. Caractersticas y tamao de los Papeles de Trabajo Los papeles de trabajo pueden tener distintas caractersticas y tamaos los cuales se harn en funcin del contenido de la informacin que recogen. En cada hoja de trabajo son imprescindibles determinados requisitos relacionados con el contenido, fecha y responsable de la preparacin y referencias cruzadas. Respecto a las referencias cruzadas, es muy importante este requisito por cuanto estas permiten relacionar las distintas hojas de trabajo, que constituyen, la mayora de las veces, un todo en orden a las conclusiones. 9. Estructura de contenidos
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Respecto al contenido, son dos los aspectos a destacar: a. El contenido de los papeles de trabajo debe ser adecuado a la consecucin de los objetivos de los mismos. b. No hay una estructura uniforme, los papeles de trabajo depender de las circunstancias particulares de cada caso y de las necesidades de cada trabajo en concreto. No obstante, al contenido de los papeles de trabajo se deber incluir: a. Nombre del cliente (empresa a auditar) b. Fecha del examen c. Descripcin o propsito del papel de trabajo
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