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9.- Importaciones

GESTIONES Proveedores Tablas Seguro Pas Puertos Partida Arancelaria Tipo Forma de Pago Artculos Secuencias Nota de Pedidos Facturas Importaciones Devoluciones Ingresos Importaciones Liquidacin Importacin

PROCESOS Parmetros

GESTIONES Nota de Pedidos Facturas Importaciones Devoluciones Ingresos Importaciones Liquidacin Importacin

Carga Inicial

Procesamiento Importacin

IMPORTACIONES Y CXP
Carga Externa

Este captulo permite efectuar un estricto control acumulacin de costos por cada importacin que empresa realice, esto lo ejecuta mediante la creacin auxiliares de compras y de un proceso automtico liquidacin de costos y de Ingreso a Bodega.

de la de de

GESTIONES (MODULO DE VENTAS) Tipos de Servicios Servicios Varios

GESTIONES DE ORGANIZACIN

Puertos
Manifiesta, en una definicin bastante amplia, los diversos Lugares o Sitios desde donde la mercadera se embarca hacia su destino de llegada. Contiene por tanto a: Muelles Martimos, Plataformas Fluviales, Puertos Areos y Andenes Terrestres.

Seguros
Detalla las posibilidades de Seguros por Importaciones. Esta informacin, as como aquellas concernientes a las Tablas, constarn principalmente en la Nota de Pedido de Importacin.

Partidas Arancelarias Pases

Lista por cdigos los Pases Origen de donde se importarn los productos cuya liquidacin se controlar en el sistema. La codificacin puede ser aquella aceptada internacionalmente. Especifica el porcentaje de aranceles que las Aduanas aplicarn al precio CIF sobre una gama determinada de productos.

A esta tabla se remitirn en la Ficha de Artculos para especificar dicho porcentaje.

Tipo de Forma de Pago Indica las distintas formas y medios mediante los cuales se cancela o cancelar la factura de Mercaderas del Proveedor del Exterior.
Proveedores En esta ventana se ingresan los datos del proveedor, siendo necesario primero crear la Clase de Proveedor desde las Gestiones de Organizacin del Mdulo de Compras.

Como se mencion al inicio de esta seccin, todas las Tablas que se han revisado hacen relacin a la informacin atinente a la Nota de Pedido, que es la Gestin de Inclusin con la que se inicia el proceso de Importacin. A continuacin volveremos a esbozar aquellos elementos de informacin que se incorporan en el Men de Gestiones del Mdulo de Importaciones, tales como Proveedores e Inventarios; cuyo manejo se lo realiza primordialmente desde el Mdulo de Compras y Mdulo de Inventarios, respectivamente. Esto se lo hace con el fin de que el usuario no tenga que buscar en los mdulos antes mencionados dicha informacin con la cual se organiza la informacin.
.

Donde: Cdigo: Se recomienda ubicar los 8 primeros caracteres del RUC del proveedor. Esto facilita su bsqueda en el caso de una compra o retencin. Nombre: Esta casilla es de gran importancia, ya que el sistema emite los cheques y las retenciones bajo esta denominacin, por tanto, se debe establecer una poltica clara al respecto para que no exista inconvenientes en el momento de hacer efectivo el pago.

Esta poltica deber basarse en el Registro nico de Contribuyentes (RUC), el cual respalda a las empresas como entes econmicamente activos, pudiendo ser: 1. Para el caso de Empresas o Personas Jurdicas, independientemente de su tipo, se inscribir la razn social tal como conste en el Registro nico de Contribuyentes, 2. A las personas naturales que posean nombre comercial, se les inscribir tambin como conste en el Registro nico de Contribuyentes (RUC). 3. En el caso de personas naturales, que a peticin desean que conste su apelativo, ste considerar los apellidos, nombres e incluso ttulos en su orden.

Serie: Define la serie de facturacin del proveedor. Esta debe ir sin guiones o rayas. Por ejemplo.: 001002. No Desde y No Hasta: Estas casillas facilitan al sistema la verificacin de que el nmero de factura del proveedor coincida dentro de los rangos de la autorizacin de impresin dada por el SRI al proveedor. En caso de que no coincida le bloquea la entrada de informacin en el momento de la adquisicin. No Aut. Contribuyente: Seala el nmero de autorizacin para comprobantes de venta emitido por el Servicio de Rentas Internas sea para formularios computarizados o preimpresos No Autorizacin Imprenta: Indica el nmero con el cual el Servicio de Rentas Internas autoriza a la imprenta a imprimir comprobantes de venta y retencin. Provincia: Determina la provincia a la cual pertenece el proveedor en mencin. Ciudad: Ibdem prrafo anterior. Persona Contactar: Se refiere al nombre de alguna persona que sirva de referente para efectuar negociaciones sobre compras. Direccin: Se sugiere incluir las calles o barrios de localizacin. No Calle: Indica el nmero de casa en la cual se ubica el proveedor. E mail: Apunta el mail del proveedor o contacto. Telfono y Fax: Denota el telfono y fax. Estatus: Corresponde a una calificacin que se le da al proveedor. (ver Mdulo de Parmetros).

Clase de Proveedor: Escogemos de la lista la clase de Proveedor a la que pertenezca. Tipo: Se refiere el tipo de identificacin que aplicamos al proveedor, siendo las opciones principales: RUC, Cdula de Identidad o Pasaporte. Esta informacin se la define en el Mdulo de Parmetros y es gran de importancia para la generacin de los archivos planos del COA RUC C.I.: Corresponde al Registro nico de Contribuyentes asignado por el Servicio de Rentas Internas al proveedor y que deber contener 13 dgitos. Tan slo en el caso de un proveedor a quien la Ley faculte, va Liquidacin de Compras, se podr aceptar la cdula de identidad con 10 dgitos o pasaporte con cdigo alfanumrico. Verificar Cdula: Este es un proceso que activado, verifica que el nmero de la cdula o RUC contenga el algoritmo o frmula de generacin correctos. Se lo puede desactivar al ubicar pasaportes o documentos de identificacin no vlidos mediante el casillero correspondiente.

IVA: Si el casillero est 0, el sistema no gravar IVA en los productos que nos expenda el proveedor en mencin, y, si est con 1 ocurrir lo contrario. Esta casilla radica en que hace alrededor de 5 aos existan determinados proveedores, en especial empresas pblicas, que ha pesar que la Ley estipulaba que los productos eran gravados con tarifa IVA, el tipo de empresa que representaban les exoneraba de cancelar al proveedor dicho impuesto. Lmite Crdito: Se puede fijar un mximo de montos de valores adeudados con respecto de un proveedor. Cuenta Contable: Esta casilla se llena en forma automtica al escoger la Clase de Proveedor, siendo con la que contablemente se registren los anticipos y pagos. Contribuyente Especial: Fija la condicin de tal para que el sistema bloquee el intento de efectuarles retencin de IVA. Observaciones: Sirve para aadir datos adicionales relacionados con el proveedor.

el sistema los lea a travs del escner y lo presente en cualquiera de los dispositivos con que cuenta. Esto ahorrara una cantidad inmensa de tiempo y evitara colas por parte de los clientes del negocio. En el caso de otro tipo de negocio sera necesario efectuar un anlisis del impacto del cdigo en relacin con el tiempo de facturacin. Tipo de artculo: En el caso de productos de origen artesanal, por ejemplo, sus fabricantes no tienen la capacidad de establecer cdigos de barra, entonces, el intermediario ubica los cdigos en base a su propia clasificacin de artculos. Destino del artculo: Dependiendo si es una materia prima, un producto en proceso, o un producto terminado, debe diferenciarse el cdigo del artculo. En cualquiera de los casos, es recomendable utilizar un solo nombre y cdigo por artculo, incluso cuando existan promociones temporales que modifiquen su presentacin. Esto ayudar mucho en su manipulacin y control, y no har necesario mantener en el archivo varios cdigos cuyos movimientos sean escasos.

ARTICULOS Se ubicarn en esta ficha, para su control y costeo, todos aquellos productos que sern, en primer lugar producidos o adquiridos, para luego comercializarlos o consumirlos en el ejercicio y operacin normal de una empresa. Su codificacin va a depender de algunos factores, entre los que constan: Tipo de negocio: En un supermercado o un almacn de ventas al detal con gran movimiento, y luego de un anlisis costo beneficio, nos veremos obligados a utilizar un cdigo de barras, tipo EAN 14, para que

Donde: Cdigo: Delata el cdigo del articulo. Alterno: Optativamente puede ser el cdigo asignado al artculo por el proveedor, cdigo de barras si no se lo ubic como principal, o cualquier otro que permita su fcil ubicacin. Nombre: Este debe ser nico y debe conocerlo el personal inmiscuido en su venta, manipulacin y control. Clase: Depender de los grupos que se hayan creado segn lo explicado en la gestin de Organizacin del Mdulo de Compras. Familia: Ibdem prrafo anterior. Cod. Fbrica: Narra el cdigo asignado por el productor del artculo. Marca: Declara la marca del producto cuya ficha se est creando. Color: Indica la coloracin del artculo Tipo Iva: Con la opcin B la venta del artculo no se gravar con IVA, con la opcin A la venta ser gravada con IVA, con la opcin C la venta ser gravada en cada rengln y su total puede ser desglosado en la base imponible y el IVA. Precios: Existe, por lo menos en esta seccin, cuatro listas formales de precios, los cuales por ejemplo se pueden asignar as: Precio A: Distribuidores Quito Precio B: Distribuidores Provincia Precio C: Consumidor Quito Precio D: FOB EEUU Partida Arancelaria: Indica el nmero de la partida y porcentaje de aranceles a aplicarse a los artculos para el clculo de impuestos.

Costo FOB: Siglas en ingls que significa Freigth on Board. (Flete a Bordo). Implica una condicin del precio, en el caso de una importacin, en la cual el Proveedor del Exterior ubica el producto en el transporte sea martimo, terrestre o fluvial. Existencia mnima: Se refiere al nivel mnimo de existencias que debe mantener en bodega con el fin de satisfacer los pedidos de los clientes o los planes de produccin, en el caso de empresas comerciales o industriales respectivamente. Esta se determina en base a un anlisis de la demanda y el tiempo mnimo de reposicin o reemplazo. En caso de no reponerse los inventarios a tiempo no se podr satisfacer plenamente la demanda de los clientes, los cuales obviamente buscarn otros proveedores, esto a ms de dar una mala imagen de la empresa, traer como consecuencia una reduccin de ventas y utilidades. Existencia mxima: Se refiere al nivel mximo ptimo de existencias que debe mantener en bodega y que cubrir un periodo de ventas en circunstancias normales. Un exceso en el nivel mximo de inventarios, sin fundamentos vlidos, tiene algunas repercusiones entre las que constan: Capital de Trabajo ocioso, gastos adicionales en control, almacenamiento, seguros, vigilancia, la mercadera puede vencerse, daarse o volverse obsoleta. Tiempo de Entrega: Especifica el tiempo que media entre la Orden de Compra en firme y la recepcin del producto en las Bodegas del comprador. Su propsito est en el manejo de una cultura de Produccin JIT (Just in Time - Justo a Tiempo). Unidad: Explica la unidad de medida y/o presentacin del artculo. Esta lista se relaciona con la Tabla de Unidades del mdulo de Parmetros. Ubicacin Fsica: Esta opcin cuenta con tres casilleros de dos caracteres cada uno, los cuales optativamente pueden ser utilizados de la siguiente forma:

Ubicacin Fsica: 01-10-03 1 2 3 1. 2. Indica fsicamente la bodega donde se ubica los productos, Indica a nivel horizontal el sitio donde se encuentra el producto. Este a su vez puede tener divisiones que indican con mayor exactitud la posicin del producto. Indica a nivel vertical la altura donde se hallan los productos. Este a su vez puede tener segmentaciones que sealan con mayor exactitud la posicin del producto.

Costo Total: Seala el costo total actual de los artculos. Este costo en ocasiones se distorsiona cuando se haya parametrizado la facturacin en negativo. Por lo que se recomienda que dicho parmetro sea siempre ubicado en NO. Explicados los datos del Artculo, pasamos a exponer los accesos ubicados en la parte derecha de la ficha. Accesos:

3.

Juego Kit: Indica que si este artculo se compone a su vez de otros artculos. Es decir, si corresponde, a una especie de combo. Por ejemplo: para no facturar de producto en producto en un supermercado, podemos crear un Juego Kit de una canasta bsica que contenga varios productos. Tipo: Se accede a una lista de tipo cerrado con las siguientes opciones: Nacional, Importado o Pro. Terminado, los cuales sirven especialmente para el clculo de comisiones y/o clasificacin interna. Observaciones: Casilla que facilita sugerir cualquier detalle adicional del artculo. ltimo costo: Indica el ltimo costo al cual ingres, por cualquier mtodo, el artculo. Sirve para la fijacin manual o automtica de precios. Costo Promedio: Designa el costo promedio actual del artculo. }su objetivo tambin se relaciona con la fijacin de precios as como el control de costos. Existencia Actual: Muestra la sumatoria actual de todas las existencias de todas las bodegas donde se halle el artculo. Esta existencia puede ir cambiando incluso minuto a minuto, dependiendo de la rotacin del producto que se investigue.

Este acceso discrimina la presentacin de los artculos por bodega o almacn. Su ventana es la siguiente:

Para esto se procede a una a una las bodegas donde se desea controlar el artculo. Si se requiere que el artculo conste en todas las bodegas proceda a una a una las bodegas o . Puede . Luego presione .

En el ejemplo, se pueden visualizar las existencias y los diferentes tipos de costos individualizados por cada bodega. Al final tambin tenemos un casillero que muestra la existencia total del artculo.

Este es un proceso mediante el cual se indica al sistema los artculos o elementos de un artculo mayor.

Este acceso lo que hace es asignar un nico proveedor a un determinado Artculo.

Como podemos ver en este ejemplo, el artculo JUEGO ESCOLAR a su vez se compone de varios productos, los cuales SE DESCARGARN AUTOMTICAMENTE AL FACTURAR EL PRODUCTO PRINCIPAL

Facilita la emisin automtica de rdenes de Compra desde el Mdulo de Produccin al emitir una Orden de Produccin y no existan los artculos necesarios para llevar a efecto dicha orden..

Este proceso facilita la asignacin de descuentos a las listas de precios formales de acuerdo a una cantidad especfica de venta, en el momento de la facturacin.

Secuencias Estipula la numeracin y los formatos de impresin de todas las Gestiones de Inclusin del Mdulo de Importaciones. El caso de cuentas por Pagar no tiene formato, en vista de que es una secuencia de uso interno del sistema.

PARAMETROS

Editar Precio: Permite modificar o no el precio ingresado en la Orden de Compra e integrada a la Compra. Redondeo de decimales: Autoriza el redondeo de decimales en el total de la factura. Vlida cuando se trabajaba en sucres. Anular Facturas: Se recomienda poner No y cambiarlo solo el momento en que se vayan a anular por el personal autorizado. Escoger IVA: En conjunto con la lista de la derecha predetermina el porcentaje de IVA de las compras de servicios. Cta. Contable: Ubicaremos el Cdigo Contable del IVA de Crdito Tributario por adquisiciones locales (puede ser la misma para compra de bienes y servicios). Escoger lista de precios: Precisa la lista de precios que se afectar al efectuar la compra. Escoger Almacn: En el caso de compras de Servicios, por efectos de las Importaciones, es un dato referencial. Escoger Moneda: Define la moneda de registro de la compra. Escoger comprobante contable: Establece el Comprobante Contable con el cual se registrar la Compra. Esta lista proviene de las Gestiones de Organizacin del Mdulo de Contabilidad. Bsqueda de Artculos, Costo Promedio, Existencia y ltimo Costo: Son parmetros utilizables solo en la adquisicin de bienes, que no es el caso. Nmero de Renglones: Delimita el nmero de renglones de una factura. Un rengln es una lnea del cuerpo del formulario. Fecha de Cierre: Establece la fecha posterior a la cual se podr ingresar informacin referente a esta gestin.

Facturas

Donde: Editar nmero de factura: Facilita la asignacin automtica de secuencias de las facturas o de lo contrario la inscripcin manual del nmero de las mismas. Editar fecha de factura: Sita automticamente la fecha de la factura tomando aquella que est vigente en el computador o en el sistema, sino, puede ingresar libremente dicha fecha.

Devolucin en Compras: Son los mismos de la Gestin de Compras por lo que no lo detallaremos nuevamente.

Nota de Pedido e Ingresos a Bodega

Sin embargo, es necesario recalcar que se debe modificar, si as se considera necesario, dos parmetros: Escoger Iva: Determina la cuenta contable correspondiente a esta gestin, generalmente de Activo. En este ejemplo consta una cuenta de Pasivo ya que algunos contadores netean en una sola cuenta los IVAS, lo que tampoco est mal hecho. Escoger Comprobante Contable: Fija el comprobante de diario con el cual se registrar esta gestin. Esta lista proviene del Mdulo de Contabilidad en las Gestiones de Organizacin. Los siguientes parmetros mantienen la misma esencia.

GESTIONES DE INCLUSIN

Comprador: Indica la empresa que adquiere los artculos. Se ubica porque en determinadas empresas hacen importaciones propias y a nombre de terceros. Proveedor: Seala el Proveedor de los Productos, en este caso de importacin necesariamente tiene que ser del Exterior. Si no lo ha creado an puede hacerlo en la Barra de Herramientas Horizontal. No DUI: Ubicaremos el nmero del Documento nico de Importacin, que en la actualidad se denomina DAU Documento Aduanero nico, el cual respalda la legalidad de la importacin. Moneda: Rotula la Moneda de adquisicin y registro de la Factura del Proveedor. Cotizacin: Detalla el tipo de cambio de la moneda anteriormente inscrita. Almacn: Indica el almacn en donde se depositarn los artculos una vez que stos lleguen de la Importacin. Lista de Precios: Se utiliza este campo como referente para la aparicin del valor unitario en el cuerpo del formulario. En la informacin de la Forma de Pagos se escoger: Cdigo: Aparecer la denominacin de las Formas de pago listada en las Gestiones de Organizacin de este mdulo.

Nota de Pedido
El proceso de importacin se inicia con la Nota de Pedido, el cual es un documento formal con el cual se enuncia al Proveedor de Bienes del Exterior las condiciones aceptadas de adquisicin de los productos o activos fijos.

Donde en los datos referenciales de la compra tenemos: No y Fecha: Se ubica en la parte superior derecha y se asigna automtica y secuencialmente, o, se digita dependiendo del parmetro asignado.

Banco: Se podr escoger, del Listado de Bancos ingresado en el Mdulo de Parmetros, aquel con el cual se cancelar o servir de intermediario con el Proveedor. Seguro: Especifica el Tipo de Seguro de Importacin que se contratar. Sus datos provienen de la tabla respectiva ubicada en las Gestiones de Organizacin.

Entre los datos del Embarque se registrarn: Fecha: Denota la fecha posible de salida del Puerto de la mercadera. Tipo: Muestra el tipo de embarque en una lista cerrada con las opciones de: Terrestre, Areo, Martimo, Multimodal o Fluvial. Pas: Seala el pas de embarque de la mercadera. Puerto: Indica el nombre del Puerto de donde saldr la mercadera, este necesariamente debe pertenecer al Pas En el cuerpo de la Nota de pedido constan: Partida Arancelaria: Expresa el cdigo de la Partida Arancelaria a la que pertenezca el artculo a importar. Peso: Pronuncia el peso del producto a importar. Este dato es importante para efectos del clculo y pago de transporte. Cdigo: Solicita el cdigo del artculo a importar. Si no lo encuentre utilice los filtros de la Pantalla de Bsqueda o de lo contrario, en caso de ser un producto nuevo, puede crearlo a travs del icono de Artculos en la Barra de Herramientas ubicado en la parte superior. Uni: Explica la Unidad de Medida del artculo. Cantidad: Implica la cantidad de artculos que se van a adquirir. Valor Unitario: Involucra el costo FOB bajo el cual se compra los artculos de la importacin. Descuento: Abarca el porcentaje de descuento por cada artculo que se importe. Total: Implica la aplicacin de la formula: Cantidad * (Valor Unitario Descuento)

En el Pie del formulario tenemos: Subtotal Neto: Implica la sumatoria de los Totales por rengln. Descuento: En la primera casilla se ubica el porcentaje de descuento y en la segunda casilla se ubicar el monto de dicho descuento. Total FOB: Es el resultado de restar el Descuento del Subtotal Neto. Flete Martimo: Hay que ingresar el valor del Flete, entendindose a ste como el Transporte, sea martimo, terrestre o fluvial, de la carga. Total C&F: Corresponden a la sumatoria del Costo FOB + el Flete. Seguro: Denota el valor a ingresar del Seguro de Importacin. No necesariamente debe ser el mismo del de la compra. Total CIF: El costo CIF contiene: Costo FOB + Flete + Seguro. Como parte del Rengln tenemos tambin: Obs: Casilla para cualquier observacin a realizarse sobre la importacin o su Nota de Pedido. No Asignada: Muestra el nmero de la Liquidacin de Importacin. Este nmero aparece una vez corrido dicho proceso en el sistema. Nombre: Se refiere a la denominacin del artculo. Esta casilla se acciona cuando se resalta cualquiera de los cdigos de los renglones del cuerpo de la Nota de Pedido. Para aumentar renglones en el cuerpo se procede a .

Cuando se requiere disminuir un rengln se oprime . Y si desea borrar todos los renglones del cuerpo del formulario se ejecuta .

Facturas de Compra (Servicios). A travs de esta gestin se realiza nicamente el ingreso de todas aquellas compras de Servicios relacionadas con las Importaciones. Esto tiene una lgica total en vista de que stos son los nicos costos que se van incorporando en la Importacin, sea de Bienes o Activos Fijos. Veamos ahora los componentes de este formulario: Luego de la bsqueda respectiva, bastar dar un Aceptar y los datos que fueron ingresados en la Orden de Compra pasarn directamente a la Factura de Compra, sin necesidad de volverlos a digitar y pudiendo editarlos sin problema. Si no utilizamos la gestin de Orden de Compra procederemos a ingresar la informacin manualmente. A continuacin tenemos:

De derecha a izquierda consta de los siguientes datos: Dando un clic en este Acceso el sistema buscar, independientemente de su proveedor, todas las rdenes de Compra que estn en espera, apareciendo la siguiente ventana:

Proveedor: Ubicamos el cdigo del proveedor (8 caracteres del RUC) que consta en la factura que debi haber recibido por la Compra. De lo contrario digite los primeros caracteres y luego la tecla TAB, o si quiere que aparezca la pantalla de bsqueda digite las teclas: Espacio y Tab. No: Corresponde a la secuencia asignada a este formulario y parametrizada para que sea automtico o manual. Almacn: Indica de una lista la Bodega a la que se ingresarn los artculos solicitados en la Orden de Compra. Provincia: Especifica de una lista el cdigo y nombre de la provincia.

Fecha: Corresponde a la fecha de registro de la Compra. Moneda: Define la moneda de procesamiento de la Compra. Cotizacin: Determina, cuando se trabaje en bimoneda, la cotizacin de la segunda moneda con respecto de la principal. Observaciones: Espacio para inscribir cualquier anotacin. Si se deja vaco, el momento de Grabar el formulario se llenar automticamente con los nmeros de secuencia del sistema y de la factura del proveedor. No Pedido: Indica el nmero de Nota de Pedido a la cual hace referencia la Compra. Esta permitir tambin la acumulacin de costos. Lista de Precios: En este caso es un dato referencial.

Destino: Alude a la Tabla de Anexos de IVA impuesta por el SRI, donde se especifica el Tipo de Transaccin y la relacin con el Tipo de Identificacin del Cliente o Proveedor. Fecha Validez: Resalta la fecha de validez de impresin de la factura del Proveedor. Coa: Lista en la que se determina si la informacin de la Compra es direccionada para ser declarada o no en el COA. Crdito Tributario: Tabla proporcionada por el SRI para indicar bajo que cdigo y condicin se toma el IVA en Compras.

En lo que se refiere al Cuerpo de la Orden de Compra vemos: Serie: Atae a la serie de la factura del Proveedor. Este dato no debe contener guiones. Se alimenta automticamente al escoger el Proveedor, siempre y cuando, se haya ingresado en su ficha. No: Concierne al nmero de la factura del Proveedor para poder reconocer la cuenta por pagar correspondiente, y adicionalmente, este nmero conste en la Retencin de la Fuente e Iva. El sistema no deja ingresar dos nmeros iguales del mismo proveedor. Este nmero debe constar dentro del rango especificado para el nmero de autorizacin de impresin que est vigente en el sistema. No Autorizacin Contribuyente: Seala el nmero otorgado por el SRI al proveedor para que pueda ordenar la impresin de comprobantes de venta y retencin. Fecha Factura: Indica la fecha de emisin de la factura del proveedor. No. Imprenta: Indica el nmero de autorizacin para impresin de comprobantes de venta otorgado por el SRI a la imprenta. En la actualidad este es un atributo no requerido.

Cdigo: Ubicamos el cdigo de la siguiente forma:

Servicios: Efectuamos doble clic izquierdo en el ratn, con esto

aparecer la tabla con el listado de Servicios Varios de donde se escoger el auxiliar a registrarse. Este cdigo estar precedido del signo \. Si no tiene creado el auxiliar de compras, debe hacerlo en el Mdulo de Ventas, en las Gestiones de Organizacin Tipos de Servicios y luego en Servicios Varios, en la seccin Importaciones. Consulte con su proveedor esquemas de codificacin.

Und: Corresponde a la unidad de medida del artculo solicitado. Esto es un dato automtico que proviene de la ficha de artculos. En este caso por ser una compra de servicios puede estar vaco. Cantidad: Sealamos la cantidad del servicio requerido. Generalmente puede ser uno. Costo Unitario: Definimos el costo unitario de los servicios, antes del descuento. Precio Act.: Determinamos el precio al cual se va a vender el artculo. Este es un atributo no aplicable para este caso, en vista de que esta gestin se refiere solo a la adquisicin nicamente de servicios. Desc: Especificamos el porcentaje descuento en lnea, o sea por cada rengln. IVA: Definimos el porcentaje de IVA por cada servicio. Total: Muestra el Total de la Compra por cada rengln. Implica la aplicacin de la frmula: Cantidad * (Costo Unitario Descuento). Total Neto: Corresponde a la sumatoria de los Totales por rengln del cuerpo del formulario. Base Imponible: Refiere a la sumatoria de todas las bases imponibles de los productos gravados con IVA. Por diferencia con la anterior se deduce el total de las compras exentas. Descuento: Incumbe al porcentaje del descuento global, es decir sobre todos renglones del formulario. A su derecha se visualiza el monto en unidades monetarias de dicho descuento. IVA: Concierne al IVA calculado de acuerdo a la Base Imponible. Total Factura: Aplica la frmula: Total Neto Descuento + IVA. Donde:

Este acceso le mostrar esta ventana de Retenciones, que tiene el siguiente aspecto:

Retencin: Denota el concepto de la Retencin por Renta o IVA, segn se el caso. Esta tabla proviene de las Gestiones de Organizacin del Mdulo de Contabilidad. Base: Este valor el sistema lo invoca en forma automtica de la casilla de Base Imponible del cuerpo del formulario de compra. Sin embargo, este valor puede ser modificado. %: Corresponde al porcentaje de retencin en la Fuente por Renta o IVA, segn sea el caso. Viene encadenado al Concepto y no es modificable sino desde su tabla origen ubicada en la Gestin de Organizacin de Contabilidad. Total: Resalta el total de la retencin realizada por cada Rengln. D o H: Siempre debe ubicarse al HABER. Total: Sumariza las retenciones que se hayan ejecutado. Se recomienda efectuar una sola retencin por tipo para facilitar la generacin de archivos del COA, y en caso de tener dos porcentajes de retenciones distintos, de acuerdo al Reglamento de la Ley de Rgimen Tributario se puede aplicar el ms alto.

Estipula en que modo se va a cancelar la factura. Veamos un detalle de los mismos: Crdito:, Este puede ser con abono y sin abono. Para inscribir el abono es necesario activar el casillero ubicado en el Encabezado de esta caja de dilogo.

Informa, en una ventana, las fechas de vencimiento y los valores de las cuotas cuando se ha comprado a crdito y a varias cuotas (conocidos tambin como giros).

Esta tabla tiene directa relacin con la informacin ingresada en la Forma de Pago y puede ser modificada en sus fechas y valores, siempre y cuando el total sea el valor del crdito. Contado (Efectivo): A travs de efectivo, cheque, tarjeta de Crdito y Retencin, o una combinacin de varias de ellas. Independientemente de la forma de pago, para escoger cualquier medio de pago debe activar las casillas ubicadas al lado izquierdo de las opciones. Solo as el sistema facilita ingresar el monto por tipo, nmero de documento y activar las listas donde dice Nombre. En el mismo sentido, se determinan el No de pagos y el Plazo entre pagos en das, los cuales dependern de la negociacin o la costumbre con el Proveedor. Por ejemplo 6 pagos cada 30 das. Concepto: Es un detalle automtico cuando se graba la factura. Proveedor CXP: En esta opcin se puede redireccionar la Cuenta por Pagar cambiando el cdigo del Proveedor. Esto facilita la liquidacin de Caja Chica principalmente. Antes de efectuar la grabacin podemos apreciar el siguiente Acceso que se halla inactivo. Luego procedemos a Grabar la transaccin a travs de este cono. Una vez corrido este proceso en la esquina inferior izquierda deber aparecer el siguiente mensaje: . Ahora antes de Contabilizar vale efectuar la siguiente revisin: Aqu se determina, si ya no se lo hizo en la Parametrizacin, el Comprobante Contable de registro de la Compra, Aqu se inscribir en forma automtica, una vez corrido el proceso de Contabilizar, el nmero del asiento contable de registro de la Compra.

Grabada la transaccin podemos contabilizarla en forma automtica accionando este acceso. De esta forma nos trasladamos a la Gestin de Diarios del Mdulo de Contabilidad, el cual puede ser modificado si as lo requieren.

DEVOLUCIONES A travs de esta gestin se procesan todas aquellas Notas de Crdito de Proveedores por los siguientes conceptos: Devolucin: Se da sobre artculos y tiene directa incidencia sobre el Inventario y por tanto afecta al krdex. Descuento: Solo tienen incidencia contable. La creacin de los auxiliares se lo efecta en el Mdulo de Ventas en Servicios Varios.

De derecha a izquierda constan los siguientes datos: Dando un clic en este Acceso el sistema buscar, independientemente de su proveedor, todas las Compras satisfechas, apareciendo la ventana:

Igualmente procedemos a Guardar para que se asigne el Nmero al asiento contable, se reproduzcan los conceptos en cada lnea del asiento del diario y se genere la Retencin en Contabilidad. Ahora desde el Mdulo de Contabilidad podemos imprimir: Asiento contable: En cualquiera de los formatos establecidos para el formulario del diario. Retencin: Para lo cual revisaremos en el Acceso que la secuencia sea la correcta. Luego de esto salimos y retornamos a la Compra. Finalmente procedemos a cerrar la ventana del Diario en el icono ubicado en la esquina superior derecha.

Luego de la bsqueda respectiva, bastar dar un Aceptar y los datos que fueron ingresados en la Compra pasarn directamente a la Nota de Crdito, sin necesidad de volverlos a digitar y pudiendo editarlos sin problema. De esta forma el sistema relaciona tanto la informacin de la Compra y del Inventario para efectos de la generacin de los archivos del COA.

A continuacin tenemos:

Observaciones: Espacio para inscribir cualquier anotacin. Lista de Precios: Es un dato referencial no aplicable en esta gestin. Serie: Atae a la serie de la factura del Proveedor. Este dato no debe contener guiones. Se alimenta automticamente al escoger el Proveedor, siempre y cuando, se haya ingresado en su ficha. No: Concierne al nmero de la factura del Proveedor para poder relacionar con la cuenta por pagar correspondiente, y adicionalmente, este nmero conste en la Retencin de la Fuente e Iva. El sistema no deja ingresar dos nmeros iguales del mismo proveedor. Este nmero debe constar dentro del rango especificado para el nmero de autorizacin de impresin que est vigente en el sistema. No Autorizacin Contribuyente: Seala el nmero otorgado por el SRI al proveedor para que pueda ordena la impresinde comprobantes de venta y retencin. Fecha Factura: Indica la fecha de emisin de la factura del proveedor. No. Imprenta: Indica el nmero de autorizacin para impresin de comprobantes de venta otorgado por el SRI a la imprenta. Destino: Alude a la Tabla de los Anexos de IVA impuesta por el SRI, donde se especifica el Tipo de Transaccin y la relaciona con el Tipo de Identificacin del Cliente o Proveedor. En este caso debe constar como Nota de Crdito Fecha Validez: Resalta la fecha de validez de impresin de la factura del Proveedor. Coa: Lista en la que se determina si la Nota de Crdito es direccionada para ser declarada o no en el COA. Crdito Tributario: Tabla proporcionada por el SRI para indicar bajo que cdigo y condicin se toma el IVA en Compras.

Proveedor: Ubicamos el cdigo del proveedor (8 caracteres del RUC) que consta en la factura que debi haber recibido por la Compra . De lo contrario digite los primeros caracteres y luego la tecla TAB, o si quiere que aparezca la pantalla de bsqueda digite las teclas: Espacio y Tab. No: Corresponde a la secuencia asignada a este formulario y parametrizada para que sea automtico o manual. Este nmero aparecer nicamente cuando se grabe la gestin. Almacn: Indica de una lista la Bodega a la que se ingresarn los artculos solicitados en la Orden de Compra. Provincia: Especifica de una lista el cdigo y nombre de la provincia. Referencia: Denota la gestin desde la cual se gener la entrada de la mercadera, pudiendo ser: Compra, Nota de Entrega o Ingreso. Nmero: Resalta el nmero de orden secuencial otorgado por el sistema correspondiente a la gestin origen de la compra. Fecha: Corresponde a la fecha de registro de la Compra. Moneda: Define la moneda de procesamiento de la Compra. Cotizacin: Determina, cuando se trabaje en bimoneda, la cotizacin de la segunda moneda con respecto de la principal.

En lo que se refiere al Cuerpo de la Nota de Crdito tenemos: Cdigo: Ubicamos el cdigo de la siguiente forma: Artculos: Si conocemos, en parte o todo, el cdigo lo digitamos, de lo contrario digite Espacio y luego la tecla Tab para que aparezca la pantalla de bsqueda. Bienes y/o Servicios: Efectuamos doble clic izquierdo en el ratn, con esto aparecer la tabla con el listado de Servicios Varios de donde se escoger el auxiliar a registrarse. Este cdigo estar precedido del signo \. Und: Corresponde a la unidad de medida del artculo solicitado. Cantidad: Sealamos la cantidad del producto o servicio requerido. Prec. Unitario: Definimos el costo unitario de los bienes o servicios . Desc: Especificamos el descuento en lnea o sea por cada rengln. IVA: Definimos el porcentaje de IVA por cada bien o servicio. Total: Muestra el Total de la de Compra por cada rengln. Total Neto: Corresponde a la sumatoria de los Totales por rengln. Base Imponible: Refiere a la sumatoria de todas las bases imponibles de los productos gravados con IVA. Por diferencia con la anterior se deduce el total de las compras exentas. Descuento: Incumbe al porcentaje del descuento global aplicado originalmente en la factura de compra. IVA: Concierne al IVA calculado de acuerdo a la Base Imponible Total Factura: Aplica la frmula: Total Neto Descuento + IVA.

Estipula el modo en que se va a cancelar la devolucin. Puede ser al contado o a crdito.: Contado (Efectivo): A travs de efectivo, cheque, tarjeta de Crdito y Retencin, o una combinacin de varias de ellas.

Crdito:, Este puede ser con abono y sin abono. Para inscribir el abono es necesario activar el casillero correspondiente en el Encabezado de esta caja de dilogo. Independientemente de la forma de pago, para escoger cualquier medio de pago debe activar las casillas ubicadas al lado izquierdo de las opciones. Solo as el sistema facilita ingresar el monto por tipo, nmero de documento y activar las listas donde dice Nombre. En el mismo sentido se determinan el No de pagos y el Plazo entre pagos en das, los cuales dependern de la negociacin o la costumbre con el Proveedor. Por ejemplo 6 pagos cada 10 das. Concepto: Es un detalle automtico cuando se graba la factura. Proveedor CXP: En esta opcin se puede redireccionar la Cuenta por Pagar cambiando el cdigo del Proveedor. Esto facilita la liquidacin de Caja Chica principalmente.

Informa las fechas de vencimiento y los valores de las cuotas cuando se ha comprado a crdito y a varias cuotas (conocidos tambin como giros).

Grabada la transaccin podemos contabilizarla en forma automtica accionando este acceso. De esta forma nos trasladamos internamente a la Gestin de Diarios del Mdulo de Contabilidad, el cual puede ser modificado si as lo requieren.

Esta tabla tiene directa relacin con la informacin ingresada en la Forma de Pago y puede ser modificada en sus fechas y valores, siempre y cuando el total sea el valor de la nota de crdito. Antes de efectuar la grabacin podemos apreciar el siguiente Acceso que se halla inactivo. Luego procedemos a Grabar la transaccin a travs de este cono. Corrido este proceso en la esquina inferior izquierda aparecer el siguiente mensaje: Ahora antes de Contabilizar vale efectuar la siguiente revisin: Aqu se determina, si ya no se lo hizo en la Parametrizacin, el Comprobante Contable de registro de la Nota de Crdito de Compra, Aqu se inscribir, una vez corrido el proceso de Contabilizar, el nmero del asiento contable de registro de la Compra. Igualmente procedemos a Guardar para que se asigne el Nmero al asiento contable, se reproduzcan los conceptos en cada lnea del asiento del diario. Recordemos que el sistema puede contabilizar en linea o por lotes, lo cual depender de la cantidad de registros en el mdulo. Ahora desde el Mdulo de Contabilidad, en lo que respecta a esta gestin, podemos imprimir: Asiento contable: En cualquiera de los formatos establecidos para el formulario del diario. Estos formatos lo establecemos en las secuencias de Diarios del Mdulo de Contabilidad.

Ingresos
Esta gestin permite la entrada de artculos por efectos de la llegada de una Importacin. Obviamente, en la mayora de casos, los documentos que respaldan una importacin se demoran en llegar por diferentes motivos, y hasta tener todos stos, se ingresan por lo menos los artculos que lo componen, hasta su liquidacin definitiva y formal. El procedimiento para su ejecucin es el siguiente: En primer lugar, se invoca la Nota de Pedido a la cual hace referencia los artculos que se van a ingresar a los inventarios. Al accionar este botn aparecer la siguiente ventana de consulta:

Integrada la informacin, se insertarn automticamente desde la Nota de Pedido, los siguientes datos: Pedido: Indica el Nmero y Proveedor de la Nota de Pedido a la que hace referencia. Almacn: Es la bodega donde ingresan los artculos importados. Forma de pago: Es un dato referencial. Moneda: Implica la moneda de registro del Ingreso. Cotizacin: Denota el tipo de cambio de la moneda principal.

Aqu aparecern todas aquellas Importaciones en Trnsito que no se han realizado su ingreso fsico de unidades. La eleccin del Pedido se lo realiza con doble clic en el rengln resaltado con fondo azul. Luego se integra, en forma automtica, los datos de artculos de la Nota de Pedido en el Ingreso de Importacin-. Esto se lo realiza para que el usuario no tenga que volver a digitar y la informacin tenga consistencia.

Lista de Precios: Sirve para la impresin de este formulario. Recibo de: Se ingresa el nombre o denominacin de la persona, natural o jurdica, que entrega el contenedor de mercadera. Observaciones: Campo para cualquier anotacin circunstancial. No y fecha: Aparecern una vez grabado el formulario. La secuencia puede ser automtica o manual dependiendo de la parametrizacin de la gestin.

En el cuerpo del Ingreso tenemos:

Liquidacin De Importacin
Cdigo: Muestra el cdigo del artculo importado. Caducidad: Se puede indicar, cuando se trate de productos perecederos, la fecha de caducidad o vencimiento de su vida til. Unidad: Indica la unidad de medida del artculo a ingresar. Este atributo no es modificables sino desde su ficha origen. Cantidad Solicitada: Este dato lo toma desde la Nota de Pedido para su comparacin con la cantidad Recibida Cantidad Recibida: Se refiere a la cantidad de artculos que efectivamente se ingresaron por la Importacin. Puede verse alterada, en relacin con la cantidad solicitada, ya sea por: productos en mal estado, prdidas, robo, etc. Costo Unitario: Denota el costo unitario de los artculos ingresados por la Importacin. Costo Total: Explica el costo total de la Importacin. Observaciones: Campo para cualquier anotacin respecto del Ingreso a Bodega por Importacin. Luego se graba el formulario para posteriormente imprimirlo en dos opciones: Este formato puede utilizarse para respaldo del Jefe de Bodega sobre el Ingreso de Importacin. Este formato, en cambio, puede entregarse al Departamento de Contabilidad para su procesamiento. Esta gestin comprende la invocacin de todas las Compras referenciadas con una Nota de Pedido de Importacin especfica, con el objeto de efectuar la determinacin de su Costo Total. Como paso previo para este proceso, se debi haber realizado un Ingreso a Bodega por Importacin (acpite anterior). Asimismo en este formulario, se establece una relacin entre el Costo Total y el Costo FOB. A esta relacin se le denomina Factor de Costos el cual ser utilizado en la liquidacin de costos unitarios de los bienes importados a travs de la distribucin uniforme de los costos de importacin. Bajo este enfoque el procedimiento es como sigue: Con el cono de Abrir, ubicado en la Barra de Herramientas Vertical, procedemos a invocar todos aquellos Ingresos a Bodega por Importacin- no se hayan liquidado, apareciendo una ventana similar a la siguiente:

En esta ventana procedemos a buscar, por cualquiera de sus atributos el Ingreso a Bodega cuya liquidacin vamos a efectuar.

Al ubicarlo hacemos doble clic sobre el elemento.

Donde el Encabezado, si nos fijamos bien, es exactamente el mismo del Ingreso, razn por la cual no lo detallaremos. En el cuerpo del formulario tenemos: Fecha: Muestra la fecha de adquisicin del auxiliar de compras de importacin. Documento: Explica el nmero secuencial de la compra

Entonces se incorpora en el formulario de Liquidacin de Importacin la informacin concerniente al encabezado del Ingreso de Importacin. Luego se ejecuta este acceso, el cual acumular en el cuerpo del formulario de Liquidacin todos los costos registrados en las Compras de Importacin.

Concepto: Denota el nombre del auxiliar de la compra de importacin. Total: Revela el monto del auxiliar de compra En el pie del formulario observamos: Total Importacin en Trnsito: Comunica el costo total de la importacin. No incluye, por tanto, el IVA. Iva: Advierte el monto del IVA de Importacin. ste se registra como auxiliar el momento de ingresar como Compra el pago del DUI. Costo Neto Importacin: Este valor es tomado de la Factura del Proveedor del Exterior. Este auxiliar, as como el que corresponde al IVA importacin, por ser datos relevantes, responde a una codificacin exclusiva, para que el sistema los reconozca como tales. Favor consulte con su distribuidor autorizado de KOHINOR el esquema de codificacin. Factor: Este factor resulta de dividir el Costo Total de la importacin en Trnsito para el Costo Neto Importacin (Costo FOB). El resultado se repite en el encabezado del mismo formulario. Luego procedemos a Grabar la transaccin a travs de este cono. Una vez corrido este proceso en la esquina inferior izquierda deber aparecer el siguiente mensaje: .

Ahora antes de Contabilizar vale efectuar la siguiente revisin: Actualizacin De Costos Aqu se determina, si no se lo hizo en la Parametrizacin, el Tipo de Comprobante Contable de la Importacin, Aqu se inscribir en forma automtica, una vez corrido el proceso de Contabilizar, el nmero del asiento contable de registro de la Importacin. Contabilizamos el formulario a travs de este acceso. El cual nos transfiere internamente al Mdulo de Contabilidad, presentndonos la siguiente ventana: Este proceso est diseado con dos objetivos principales: Actualizar automticamente los costos unitarios preliminares inscritos en el Ingreso de Bodega por Importacin, y, Facilitar la fijacin automtica de precios de todos los artculos importados a travs de un Factor conocido como de Ventas.

Estos procesos se los realizarn basndose en el Ingreso por Importacin realizado con anterioridad, as como, en el Factor de Costos determinado en la Liquidacin de Importacin. Su procedimiento es el siguiente: Con el cono de Abrir, ubicado en la Barra de Herramientas Vertical, procedemos a invocar todos aquellos Ingresos a Bodega por Importacin- cuyos costos no se hayan actualizado, apareciendo una ventana similar a la que vemos a continuacin:

En sta, de igual forma, procedemos a Grabar para que se incorpore el nmero de diario, tanto en la Gestin de Contabilidad, como en el encabezado de la Liquidacn de Importacin. Una vez grabado el Diario, procedemos a imprimirlo en el formato correspondiente, a travs del cono de impresin contenido en el mismo formulario. En esta ventana procedemos a buscar, por cualquiera de sus atributos, el Ingreso a Bodega cuyos costos vamos a actualizar.

Seleccionado el Ingreso de Importacin, su informacin se integra en al formulario de Actualizacin de Costos, como lo apreciamos:

Ejecutamos este Botn con el fin de proceder a establecer los Costos en Bodega y fijar los precios de Venta de los artculos importados. Por efectos didcticos se presenta en dos filas el contenido del rengln del formulario.

En el encabezado se podrn ejercer cambios en los parmetros que se haya permitido realizarlos. En los renglones, las modificaciones no son autorizadas, por mantener consistencia en toda la informacin. Es as como cabe la siguiente explicacin: Cdigo: Muestra el cdigo del artculo importado. Caducidad: Se puede indicar, cuando se trate de productos perecederos, la fecha de caducidad o vencimiento de su vida til. Unidad: Indica la unidad de medida del artculo a ingresar. Este atributo no es modificables sino desde su ficha origen. Cantidad Solicitada: Este dato lo toma desde la Nota de Pedido para su comparacin con la cantidad Recibida Cantidad Recibida: Se refiere a la cantidad de artculos que efectivamente se ingresaron por la Importacin. Puede verse alterada, en relacin con la cantidad solicitada, ya sea por: productos en mal estado, prdidas, robo, etc. Precio M.E.: Denota el costo unitario FOB, en la segunda moneda, de los artculos ingresados por la Importacin. Dato de la Nota de Pedido. Como se puede apreciar, en primera instancia, se activan la mayora de campos de costos, los cuales contienen calculos interdependientes. Entre estos tenemos: Precio: Fija el costo unitario FOB de los artculos de la Importacin, en moneda local. Desc.: Establece el descuento en lnea por cada artculo importado. Total: Muestra el costo total FOB de la importacin. Pre. Neto: Denota el Precio FOB menos el Descuento en lnea. F. Costo: Valor tomado de la Liquidacin de Importacin y resulta de dividir el Costo Total de Importacin sobre el Costo FOB. Este sirve para la distribucin uniforme de costos de importacin sobre los artculos. Costo: Valor que resulta de multiplicar el Costo FOB por el Factor de Costos, anteriormente sealado. Este costo viene a ser con el que se ingresa los artculos al Inventario

En segunda instancia, fijados los costos en Bodega de los artculos, a continuacin del rengln, se procede a determinar los precios de venta:

CONSULTAS E INFORMES
Clases De Proveedores
Visualiza las diferentes clases de proveedores codificados.

Donde: F. Venta: Indica el Factor de Venta, que ser aplicado sobre el Costo ubicado en el casillero anterior- para el establecimiento de precios de Venta. Debe, como todo factor, ser mayor a 1. Para proseguir al clculo de los dems campos dige la tecla TAB. PVP: Ensea el precio de Venta al Pblico, y responde a la aplicacin del Factor de Venta sobre el Costo. IVA: Revela el porcentaje de IVA aplicado sobre el artculo importado. Pre. IVA: Destaca el Precio de Venta al Pblico incluido el IVA. PVP Lista: Realza Rentabilidad: Destaca la Rentabilidad esperada del artculo. Este dato se lo inscribe en la Ficha del Artculo. Dependiendo si se activa la casilla, actualiza o no el Costo FOB del artculo.importado. A travs de esta seccin se seala que Lista de Precios formal ser la que se actualiza con los datos del PVP. Recordemos que existen cuatro, las que observamos en la Ficha del Artculo.

Proveedores
Relata un listado de todos los proveedores que tenga la empresa.

Facturas
Este reporte nos permite visualizar un resumen de las compras de servicios por efectos de importacin.

Devoluciones
Muestra un listado de los descuentos de proveedores de importacin.

Estado De Cuenta Importaciones

Este reporte informa sobre todos los costos que se han acumulado por cada importacin. Esto lo hace en base a los Ingresos de Importacin. Los atributos ms importantes son: COA: No permite conocer si la informacin de la compra fue o no direccionada para su declaracin al COA. Esto Es importante en el sentido de que existen adquisiciones, como por ejemplo el flete del exterior, que se ingresan por la Gestin de compras pero que no se consideran para efectos de la declaracin de IVA y COA. Tributario: Explica la condicin bajo el cual se toma el crdito tributario del IVA. Tiene la misma connotacin del COA en cuanto a su consideracin para las declaraciones de impuestos.

Movimientos
Muestra los movimientos de las cuentas por pagar de proveedores.

Estado De Cuenta
Muestra, en forma cronolgica, por una parte, los movimientos, y por otra, los saldos pendientes de pago con los proveedores.