Digitalizacin y Gestin Documental

Hugo Carrin Gordn hcarrion@imaginar.org

Agenda

Principios de Digitalizacin

Representacin Digital

Propiedades digitales Resolucin Dimensin Profundidad Rango Dinmico Tamao Compresin Formato

Resolucin

Profundidad

Tamao

Compresin

Sistemas de Gestin Electrnica de Documentos

Escneres Almacenamiento Unidad de Proceso Comunicaciones Impresoras

10

Tipos de escneres

11

Tipos de escneres

12

Tipos de escneres

13

Interfases Interfaz nivel fsico

SCSI 5-80 Mbps Paralelo 1 Mbps USB 1) 12 Mbps 2) 480 Mbps

Interfaz nivel lgico

TWAIN ISIS

14

Interfaz lgico - parametros

Resolucin (ptica o interpolada) Resolucin de escaneado rea de exploracin Velocidad profundidad Formato de archivos. TIFF, JPEG, PDF

15

Proyectos de Digitalizacin

Razones para digitalizar Facilitar nuevas formas de acceso y uso Preservacin Mejorar el acceso pblico Seleccin de criterios Contenido Demanda Estado fsico

17

Gestin del Proyecto Evaluacin de necesidades

Polticas y prcticas existentes (acceso y preservacin) Deficiencias identificadas Objetivos del Proyecto

18

Gestin del Proyecto Actividades

Formacin en informtica general Formacin en tcnicas de conversin digital Conversin digital de materiales originales Adaptacin de los procedimientos de catalogacin para la indizacin y captura de metadatos Diseo y publicacin en la web Negociacin sobre los derechos de autor

19

Gestin del Proyecto Indicadores de rendimiento

Reunir datos del progreso del proyecto Nivel de produccin de un escner Estimacin de captura de metadatos Valores medios produccin por persona

20

Gestin del Proyecto Personal

Perfiles por conocimiento, experiencia y capacidad Asignacin de responsabilidades Delegacin de tareas

Calendario
Comienzo, duracin, culminacin Proyectos pilotos, menos de 1 ao Objetivos de conversin. P. ejm. 200.000 pginas

21

Gestin del Proyecto

Estimacin de costos
Costos operativos
Materiales Equipamiento Transporte Servicios Gestin Administracin Desarrollo organizativo Gastos Generales

Costos de personal
A tiempo completo A tiempo parcial Personal contratado Consultores

Costos organizativos

22

Gestin del ciclo de digitalizacin Material original

Manipulacin sobre un escner de sobremesa que evite daos a los documentos originales Desencuadernacin Recolocacin de los documentos una vez que se ha realizado la copia Tratamiento de preservacin previo al escaneado y/o protector posterior al escaneado

Gestin de datos
Lugar de almacenamiento de datos Estructura de datos, distribucin y gestin

23

Gestin del ciclo de digitalizacin

Estndares
De imagen, de documentos Profundidad, resolucin, formato

Metadatos
Definir el enriquecimiento del catlogo Definir el tesauro

Formatos de publicacin y presentacin

Libros electrnicos Sitios web Seguridad y permisos Bases de datos

24

Gestin Documental

Desafos del ciclo de vida de un documento

26

Rol estratgico de los documentos

27

Estndares abiertos

Qu es Adobe PDF? PDF = Formato de Documento Porttil Se ve y se siente igual al Papel. Formato de archivo compacto y liviano. Preserva la originalidad y la fidelidad del documento original. Contiene incrustadas la fuentes tipogrficas e imgenes utilizadas en el original.

29

Otras caractersticas del PDF El documento PDF puede ser visto y ledo en cualquier sistema operativo. Ms de 1000 millones de usuarios de Acrobat Reader Es fcil de crear

30

Otras caractersticas del PDF

Especificacin estndar para documentos digitales. (PDF/A, PDF/X) Es un estndar de facto en la web. El mejor adjunto a un correo electrnico. Probado y usado por gobiernos y la industria por 10 aos. Mltiples orgenes
Aplicaciones de oficina y corporativas Documentos fsicos Pginas web Audio, video, animaciones

31

Estructura del documento PDF

32

Imgenes Buscables
Texto oculto detrs de la Imagen Bitmap original. selo cuando necesite una copia exacta del documento. Archivos algo ms pesados que el PDF estndar. El formato puede ser Compacto o Exacto

33

Formularios electrnicos Iguales a los formularios basados en Papel. Fcil diligenciamiento y uso: en-linea o fuera-de-linea. Formularios interactivos. Reduce los costos asociados a impresin y llenado. Se mantiene registro de la transaccin. Permite aprobacin y comentarios

34

Seguridad y Firma Electrnica Proteccin del Documento:

Previene acceso y cambio de informacin sensible.

Firma Digital:
Verificar la originalidad e integridad de los documentos.

35

Mayor Informacin
IMAGINAR -Centro de Investigacin para la Sociedad de la Informacin. Quito-Ecuador Telfono: +593-2-2400937 Fax: +593-2-3262733 Mvil: +593-9-9247095 Website: www.imaginar.org Email: info@imaginar.org

36