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UNIVERSIDAD DEL VALLE VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA

SOLICITUD DE OFERTAS 113 - 2010

OBJETO ADQUISICIN, LICENCIAMIENTO, CARGUE DE INFORMACIN EXISTENTE, AJUSTES, CAPACITACIN Y PUESTA EN MARCHA DE APLICACIONES DE SOFTWARE QUE ADMINISTREN DE MANERA INTEGRADA PROCESOS PROPIOS DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE

PRESUPUESTO $1.219.000.000

CAPITULO I CONDICIONES GENERALES 1. OBJETO

La Universidad del Valle est interesada en contratar la Adquisicin, licenciamiento, cargue de informacin existente, ajustes, capacitacin y puesta en marcha de aplicaciones de software que administren de manera integrada procesos propios de la Universidad del Valle, con las caractersticas estipuladas en el captulo II del presente pliego. 2. PRESUPUESTO OFICIAL

El presupuesto oficial para la presente Licitacin Pblica correspondiente del tem No 4.1 al 4.7 del presente numeral es de Mil doscientos diecinueve millones de pesos moneda corriente ($1.219.000.000) incluido IVA. La existencia de recursos para realizar la presente contratacin se encuentra soportada en los certificados de disponibilidad presupuestal No. 246501, 246460, 246458, 246496, 246593, 246594, 246877, 246911, 240370 del 2010 y la Resolucin del Consejo Superior, por la cual se autorizan recursos de vigencias futuras No.13 del 26 de marzo del 2010. Como se detalla a continuacin:
No. ITEM 4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.4 DESCRIPCIN PRESUPUESTO Integracin, estabilizacin e implantacin del mdulo de presupuesto del sistema 280.000.000 financiero - SIFI y Anlisis, Diseo del Mdulo de tesorera y contabilidad del mimo Sistema SIFI Sistema Financiero de la Universidad del Valle. Diseo y Construccin de los diferentes mdulos relacionados con la versin dos 280.000.000 del Sistema de Registro Acadmico de la Universidad. Actualizacin, ajuste y montaje de Sistemas de Informacin. (Sirh, Sabs, 280.000.000 Credenciales, Evaluacin Cursos, Asignacin de Carga Acadmica, Convenios y Contratos, Of. Comunicaciones Ajuste y desarrollo del Sistema de Informacin del Banco de Proyectos de 25.000.000 Inversin. Ajuste al Sistema de Informacin de Planeacin Institucional SIPI, por nueva 32.000.000 reglamentacin. Levantamiento de requerimientos, anlisis, diseo, construccin, pruebas, 41.000.000 migracin de informacin, capacitacin e implantacin de Sistema Soporte y Control de Actividades de Extensin de la Universidad del Valle. Anlisis, diseo, construccin, pruebas, migracin de informacin, capacitacin e 41.000.000 implantacin de Sistema de Informacin de la Vicerrectora de Bienestar Universitario Desarrollar la Versin dos del sistema de informacin para la Divisin de 190.000.000 Recursos Humanos Desarrollo del sistema de informacin para internacionalizacin de la universidad 50.000.000

4.5 4.6 4.7

3.

RGIMEN APLICABLE

El Rgimen aplicable al presente proceso es el Estatuto de Contratacin de la Universidad del Valle (Acuerdo 003 de 2009 expedido por El Consejo Superior), en la Resolucin 1.657 de 2010 expedida por la Rectora de la Universidad del Valle mediante la cual se reglamenta el Estatuto de Contratacin, El Cdigo de comercio y el Cdigo Civil. 4. 4.1 CONDICIONES PARA OFERTAR No hallarse incurso en el Rgimen de Inhabilidades e Incompatibilidades previsto legalmente para la contratacin estatal, especialmente en las Leyes 821 de 2003, 80 de 1993, 190 de 1995, 734 de 2002, Decreto 2150 de 1995 y dems normas que las desarrollen, modifiquen o adicionen. En todos los casos, el contratista u oferente, deber afirmar bajo juramento, el cual se entiende prestado con la presentacin de la oferta y de la firma del contrato, que no se encuentra incurso en las inhabilidades e incompatibilidades sealadas en el Estatuto de Contratacin de la Universidad, la Constitucin, o en la Ley. Quienes se encuentren a Paz y Salvo por concepto de pagos parafiscales, aportes a cajas de compensacin, salud y pensiones, de acuerdo con lo establecido en el artculo 50 de la Ley 789 de 2002 y las establecidas en la Ley 828 de 2003. Quienes no se encuentren en el boletn de responsables de la Contralora General de la Repblica, de acuerdo con lo establecido en la Ley 610 de 2000.

4.2 4.3

5. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA PRESENTAR LA OFERTA A la oferta debern anexarse los siguientes documentos, de tal manera que se suministre la informacin y documentacin exigida para efectos tanto de la evaluacin y calificacin correspondiente de la oferta recibida dentro del proceso: 5.1 DOCUMENTOS JURIDICOS

5.1.1 Carta de Presentacin de la Propuesta, segn formato Anexo No. 1, escrita y debidamente firmada por el representante legal del Proponente 5.1.2 Original o copia del Certificado de Existencia y Representacin Legal expedido por la Cmara de Comercio. 5.1.3 Certificacin expedida por el Revisor Fiscal si la sociedad est legalmente obligada a tenerlo o por el Representante Legal cuando no est obligada, en la cual se acredite el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a cajas de compensacin familiar, ICBF y SENA, si a ello hubiere lugar, durante los seis (6) meses anteriores a la presentacin de las ofertas, conforme al artculo 50 de la Ley 789 de 2002 y Ley 828 de 2003, (Anexo No. 2).

5.1.4 Registro nico Tributario. 5.1.5 Documento de identidad del proponente, en caso de ser persona natural, o del representante legal, en caso de ser persona jurdica. 5.2 DOCUMENTOS TECNICOS 5.2.1 Propuesta econmica 6. PRECIOS Y MONEDA DE LA OFERTA La propuesta debe ser presentada en pesos colombianos. Los precios dados por el Oferente debern incluir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto contractual y estar sujetos a las especificaciones tcnicas y dems requisitos del presente Pliego de Instrucciones. 7. FORMA DE PAGO

La Universidad del Valle pagar el valor del contrato de la siguiente manera: 20% como pago de anticipo de ejecucin del proyecto y el saldo mediante actas, previa presentacin del informe de la interventora del cumplimiento del debidamente aprobado y revisado por la Coordinacin del rea de Desarrollo de la Oficina de Informtica y Telecomunicaciones. Dicho pago se efectuar dentro de los treinta (30) das siguientes a la presentacin y aprobacin de la factura y se amortizar el porcentaje correspondiente al anticipo. Para cada pago se requiere presentar constancia de pago de aportes parafiscales y seguridad social del personal destinado para la ejecucin del contrato.

CAPITULO II INFORMACIN TCNICA 1. DESCRIPCIN. La solucin informtica requerida mediante la presente Solicitud de Ofertas debe enfocarse dentro del mbito de la visin que tiene la Oficina de Informtica y Telecomunicaciones de la Universidad OITEL - del proyecto de Integracin de Sistemas, de forma que la Universidad del Valle disponga de soluciones informticas que se puedan integrar a travs de mdulos para que a futuro pueda llegar a tener un Sistema de Informacin integral, completo, con un responsable nico, que garantice la consecucin de los objetivos marcados con un alto grado de calidad. La ejecucin de los tems contratados se realizar a travs del personal contratado, de acuerdo con su rol, para cada uno de los requerimientos especificados. Como se detalla a continuacin, la Universidad del Valle suministrar para el desarrollo del proyecto 15 puestos de trabajo con Sillas, mesas y computador, en las instalaciones de la OITEL. Nota el personal se requerir de acuerdo a las necesidades de cada proyecto y se ajustaran de acuerdo a la ejecucin del presupuesto. 2. ALCANCE. El objeto de este captulo es especificar todos los requerimientos tcnicos correspondientes a los anexos relacionados en el numeral 4 del presente capitulo y que debern ser tenidos en cuenta por el oferente en su propuesta, incluyendo las designacin de Horas hombre para cada uno de los tems para Adquisicin, licenciamiento, cargue de informacin existente, ajustes, capacitacin y puesta en marcha de aplicaciones de software que administren de manera integrada procesos propios de la Universidad del Valle. Se incluyen la descripcin de los requisitos mnimos exigidos. 3. CONSIDERACIONES GENERALES La(s) solucin(es) informtica(s) suministrada(s) por el personal del contratista debe(n) ser compatible(s) con la base instalada en la Universidad, bajo las caractersticas tcnicas definidas, de acuerdo con los anexos detallados por tem en los Anexos del No. 3 al No. 8 del presente pliego de condiciones. 4. CARACTERSTICAS MNIMAS DE LOS SERVICIOS A SUMINISTRAR 4.1 Integracin, estabilizacin e implantacin del mdulo de presupuesto del sistema financiero - SIFI y Anlisis, Diseo, construccin, pruebas, migracin de

4.2.

4.3.

4.3.1., 4.3.2 4.4

4.5

4.6.

4.7.

informacin, integracin, capacitacin e implantacin del Mdulo de tesorera y contabilidad del mismo Sistema SIFI Sistema Financiero de la Universidad del Valle. (Anexo 3) presupuesto $ 280.000.000. Revisin de los resultados obtenidos en el anlisis del levantamiento de los requerimientos, Diseo y Construccin de los diferentes mdulos estipulados de acuerdo al documento (Anexo 4, y 4.1, 4.2, 4.3, 4.4. y 4.5. ) relacionados con la versin dos del Sistema de Registro Acadmico de la Universidad. Presupuesto $280.000.000. Actividades para la sostenibilidad de la funcionalidad de los de Sistemas de Informacin de base instalada. (Sirh, Sabs, Credenciales, Evaluacin Cursos, Asignacin de Carga Acadmica, Convenios y Contratos, Of. Comunicaciones (Anexo 5 y 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5., 5.6, 5.7, 5.8, 5.9, 5.10, 5.11, 5.12, 5.13, 5.14 ). Presupuesto $280.000.000. Ajuste y desarrollo del Sistema de Informacin del Banco de Proyectos de Inversin. (Anexo 5.15). Presupuesto $25'000.000; Ajuste al Sistema de Informacin de Planeacin Institucional SIPI, por nueva reglamentacin. (Anexo 5.16). Presupuesto $32'000.000; Levantamiento de requerimientos, anlisis, diseo, construccin, pruebas, migracin de informacin, integracin, capacitacin, e implantacin de Sistema Soporte y Control de Actividades de Extensin de la Universidad del Valle. ( Anexo 6, 6.1). Presupuesto $41.000.000. Revisin de los resultados obtenidos en el anlisis del levantamiento de los requerimientos, Anlisis, diseo, construccin, pruebas, migracin de informacin, capacitacin e implantacin de Sistema de Informacin de la Vicerrectora de Bienestar Universitario. (Anexo 7, 7.1). Presupuesto $41.000.000. Levantamiento de requerimientos, anlisis, diseo, construccin, pruebas, migracin de informacin, integracin, capacitacin e implantacin de la versin dos del sistema de Informacin para la Divisin de Recursos Humanos presupuesto $190.000.000.(Anexo 9) Levantamiento de requerimientos, anlisis, diseo, construccin, pruebas, integracin con los sistemas de informacin institucionales, capacitacin e implantacin de Sistema de informacin para la internacionalizacin de la Universidad presupuesto $50.000.000. (Anexo 10)

NOTA: Es parte integral de las caractersticas de los servicios a suministrar, para todos los tems, el Anexo 8 - Tcnico General.

PERSONAL PROFESIONAL Y TCNICO MINIMO REQUERIDO PARA LOS ITEM No 4.1 AL 4.7

El recurso humano propuesto para la ejecucin de cada uno de los tems definidos en el numeral 4 debe cumplir al menos con los requisitos mnimos para las personas en experiencia y acreditacin especificados en los Anexos referenciados en cada tem del mismo numeral, para lo cual se debe consultar el Anexo 8 Tcnico General.

6. TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROYECTO El proyecto se ejecutar hasta el 30 de diciembre de 2011.

CAPITULO III INSTRUCCIONES PARA CONTRATAR, CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO 1. CALIDAD DE LOS SERVICIOS CONTRATADOS

El contratista deber Garantizar que los servicios ofrecidos en su propuesta y que sern entregados a la Universidad del Valle son de buena calidad y fabricados de acuerdo con las normas de calidad. 2. DOCUMENTOS DEL CONTRATO

Forman parte integral del contrato, el contrato mismo debidamente firmado por las partes y legalizado conforme a las Leyes Colombianas; adems los siguientes documentos: 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 3. El Pliego de Condiciones, sus anexos y adendos. La propuesta escrita presentada por el oferente y aceptada por la Universidad, incluidos sus anexos. Las comunicaciones y dems documentos donde conste cambios o nuevas condiciones convenidas entre las partes en desarrollo del contrato. Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Resolucin de adjudicacin. Las plizas o garantas. Comprobante de pago de publicacin del contrato en el Diario Oficial. Registros de Disponibilidad Presupuestal. Resolucin del Consejo Superior, por la cual se autorizan recursos de vigencias futuras No.13 del 26 de marzo del 2010. PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION DEL CONTRATO

El Proponente deber diligenciar toda la documentacin necesaria y proceder a suscribir el contrato y cumplir con todos y cada uno de los trmites de legalizacin del contrato, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la entrega del mismo por parte de la Universidad. Para la legalizacin del Contrato, el contratista deber acreditar el cumplimiento de los siguientes requisitos: Presentacin del original de las plizas de garanta o fianzas exigidas con su correspondiente recibo de pago. El pago de la publicacin del contrato en el Diario Oficial.

Todos los gastos que implique la legalizacin del contrato corren a cargo del contratista. 4. VIGENCIA DEL CONTRATO

El plazo de ejecucin del contrato ser hasta 30 de diciembre de 2011. Dentro de los tres (3) meses siguientes se realizar la liquidacin del mismo. Antes del plazo antes dicho, ste contrato se podr adicionar por periodos iguales o menores al inicial, previa la evaluacin tcnica, econmica y de calidad en el servicio por parte de LA UNIVERSIDAD, como tambin la constitucin de las apropiaciones presupuestales. 5. GARANTIAS DEL CONTRATO

El contratista deber constituir en favor de la Universidad del Valle y ante una Compaa de Seguros o Entidad Bancaria legalmente establecida en el pas cuya pliza matriz se encuentre debidamente aprobada por la Superintendencia Bancaria, las siguientes garantas: 5.1 DE CUMPLIMIENTO: Una garanta equivalente al quince por ciento (15%) del valor total del contrato con vigencia igual al plazo de ejecucin del contrato incluyendo sus prorrogas y cuatro (4) meses ms, constituida para precaver los perjuicios derivados del incumplimiento del contratista de cualquiera de sus obligaciones originadas en el contrato y garantizar la cancelacin de las multas que sean impuestas al contratista en desarrollo del mismo y la clusula penal pecuniaria. En todo caso la garanta deber permanecer vigente hasta que el contratista haya cumplido la totalidad de las obligaciones a su cargo. DE CALIDAD DEL SERVICIO: Por un valor igual al quince por ciento (15%) del valor de contrato y con vigencia igual al plazo de ejecucin del contrato incluyendo sus prorrogas y cuatro (4) meses ms. PRESTACIONES SOCIALES Y SALARIOS: por el cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y vigencia igual al tiempo del contrato y tres (3) aos ms.

5.2 5.3

Estas garantas debern ser presentadas por el contratista y aprobadas por la Universidad para la legalizacin del contrato. Cuando, de acuerdo con certificacin expedida por la Superintendencia Bancaria, en el mercado no se ofrezcan garantas que cubran la totalidad de la vigencia de un contrato, la Universidad podr aprobar una garanta por un trmino inferior, siempre y cuando el contratista se obligue por escrito a obtener, antes del vencimiento, la prrroga de la misma, en un trmino no superior a cinco das hbiles. En el evento en que el contratista no constituya o se niegue a prorrogar o a adicionar las garantas del contrato cuando a ello hubiere lugar, la Universidad del Valle podr ampliarlas o prorrogarlas a su favor y descontar el valor de las primas de las sumas que adeude el contratista o podr proceder a cobrarlas por proceso ejecutivo. 6. IMPUESTOS Y DERECHOS

El contratista deber cubrir todos los impuestos y derechos con los que sea gravado por el gobierno y todas las entidades polticas bajo cuya jurisdiccin se ejecute la negociacin, sin que tenga derecho a exigir compensacin diferente a los pagos estipulados en el Contrato. Estos impuestos son: % 2% 2% 1% 1% 0.2% 50% Retencin en la fuente el establecido por la ley Estampilla Pro-Desarrollo Departamental del Valle Estampilla Pro-Universidad del Valle Estampilla Pro-Hospitales Estampilla Pro-Cultura Seguridad Alimentaria Rete IVA Rete ICA (tabla segn actividad econmica)

Pagos para la legalizacin del contrato: Pago de la prima de la pliza Publicacin del contrato en el diario oficial Otros que establezca la ley

NOTA: En el evento que el Proponente est autorizado para efectuar retencin en la fuente, debe anexar fotocopia autenticada de la disposicin que lo autorice a ello. De igual forma, aquellas entidades que consideren que estn exentas de los impuestos antes enumerados, debern adjuntar copia de las normas que as lo acrediten. 7. LEYES DEL CONTRATO Y CONTROVERSIAS

La validez e interpretacin del contrato se regirn de conformidad con las leyes vigentes en Colombia, especialmente las contenidas en el Cdigo de Comercio, en el Acuerdo del Consejo Superior de la Universidad No. 003 del 11de junio de 2009, en la resolucin 1.657 de mayo 31 de 2010 emanada de la Rectora de la Universidad del Valle y en la Ley 30 de 1992 que organiza el servicio pblico de Educacin superior. Por lo tanto, cualquier controversia que se desprenda o est relacionada con el contrato o cualquier diferencia no resuelta directamente entre las partes, ser definida por los Jueces y Tribunales de la Repblica de Colombia. En caso de ser necesario y antes de acudir a las instancias jurdicas, se resolver la controversia en las siguientes instancias: 1. Acta de reunin de acuerdo o conciliacin entre OITEL Interventor y Proveedor. 2. Acta de acciones a seguir con miras a dirimir el desacuerdo, del Comit de Informtica de la Universidad. 3. Acta de conciliacin con la Junta de Contratacin.

8.

PROHIBICION DE CESION DEL CONTRATO

Celebrado el contrato, sus derechos y obligaciones no podrn cederse a ninguna persona natural o jurdica, nacional o extranjera. En todos los casos el Contratista es el nico responsable por la correcta ejecucin del contrato en fiel cumplimiento con las exigencias contractuales. 9. SUSPENSION DEL CONTRATO

Por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito se podr, de comn acuerdo entre las partes, suspender la ejecucin del contrato mediante la suscripcin de un acta en la que conste tal evento. 10. MULTAS Y CADUCIDAD DEL CONTRACTO

La Universidad, mediante Resolucin motivada, podr: Aplicar MULTAS POR INCUMPLIMIENTO PARCIAL: Si perfeccionado el Contrato, EL CONTRATISTA incumple con alguna o algunas de las obligaciones a su cargo, LA UNIVERSIDAD podr imponer multas proporcionales al valor del Contrato y a los perjuicios que sufra, hasta que EL CONTRATISTA cumpla con su obligacin, sin sobrepasar el diez por ciento (10%) del valor del Contracto. Aplicar MULTAS POR MORA EN EL CUMPLIMIENTO DEL TERMINO DE EJECUCIN DE LA ORDEN CONTRACTUAL: Si EL CONTRATISTA no efecta las entregas dentro del plazo sealado en su propuesta, deber pagar a LA UNIVERSIDAD, por cada da de atraso, el cero punto cinco por ciento (0,5%) del valor total de la Solicitud de Pedido, sin sobrepasar el diez por ciento (10%) de este valor. Declarar la CADUCIDAD ADMINISTRATIVA DEL CONTRATO en los siguientes casos: 1) Cuando se presente un hecho constitutivo de incumplimiento de las obligaciones a cargo del Contratista que afecte de manera grave y directa la debida ejecucin del contrato. 2) Cuando se presenten peticiones o amenazas de quienes acten por fuera de la ley con el fin de obligarlos a hacer u omitir algn acto o hecho. Cuando se presentaren tales peticiones o amenazas, los contratistas debern informar inmediatamente de su ocurrencia a la Universidad y a las dems autoridades competentes, para que se adopten las medidas y correctivos que fuesen necesarios. El incumplimiento de esta obligacin, y la celebracin de los pactos o acuerdos prohibidos, darn lugar a la declaratoria de caducidad en los contratos, sin perjuicio de las dems acciones legales a que hubiere lugar.

ANEXO No. 1 SOLICITUD DE OFERTAS 113-2010 CARTA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA Santiago de Cali, --------- de------------- 2010 Seores UNIVERSIDAD DEL VALLE SECCIN DE COMPRAS Y ADMINISTRACIN DE BIENES Cali - Valle El suscrito, en su calidad de Representante Legal de la Sociedad __________________________________________, por medio de la presente propuesta, somete a su consideracin el suministro de los bienes cotizados en la misma, los cuales estn de acuerdo con los requisitos establecidos en el Pliego de Condiciones de la Solicitud de Ofertas. El suscrito declara expresamente: 1. Que conoce todo el Pliego de Condiciones y sus Adendos (si los hubiere), y acepta todos los requisitos y condiciones en ellos exigidos. 2. Que ha tomado en cuenta todas las circunstancias que inciden en la determinacin de precios de la propuesta. 3. El suscrito acusa recibo del siguiente Adendo a los documentos de la Licitacin detallados a continuacin, de acuerdo con su nmero y fecha (si los hubiere): 4. El suscrito en su calidad de Representante Legal, declara bajo la gravedad del juramento, que la sociedad que representa no se halla incursa en ninguna inhabilidad e incompatibilidad contratar con entidades del Estado Colombiano 5. El suscrito informa que las comunicaciones relativas a esta Solicitud de Ofertas, deben enviarse a: Direccin: Apartado Areo: Telfono No.: Nombre del Proponente: (sin abreviaturas) _______________ FIRMA Y SELLO

ANEXO 2 MODELO CERTIFICACIN DE CUMPLIMIENTO ARTCULO 50 LEY 789 DE 2002

Yo ______________________________________, identificado con cdula de ciudadana No. _____________, en mi calidad de _________________ de


1

la

empresa

_______________________ con NIT No. _________ ("la empresa") bajo la gravedad del juramento manifiesto, que la empresa ha cumplido durante los seis (6) meses anteriores a la fecha de expedicin de la presente certificacin, con los pagos al sistema de seguridad social en salud, pensiones y riesgos profesionales y con los aportes parafiscales correspondientes a todos sus empleados vinculados por contrato de trabajo, por lo que declaro que se encuentra a PAZ Y SALVO con las Empresas Promotoras de Salud -EPS-, los Fondos de Pensiones, las Administradoras de Riesgos Profesionales -ARP-, las Caja de Compensacin Familiar, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF- y el Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA-.

____________________________ Firma Identificacin No. ________________________________ En calidad de: ___________________________________ Ciudad y fecha: __________________________________ NOTA: El presente anexo constituye slo un modelo. Su contenido podr ser ajustado por los OFERENTES.

La presente certificacin debe ser firmada por el Revisor Fiscal. En el evento en que la empresa no tenga Revisor Fiscal, la certificacin deber ser firmada por el Representante Legal de la misma. En caso que la empresa tenga menos de seis (6) meses de creada, deber certificar el cumplimiento a partir de la fecha de su constitucin.

Anexo 3 Integracin, estabilizacin e implantacin del mdulo de presupuesto del sistema financiero SIFI y Anlisis, Diseo del Mdulo de tesorera y contabilidad del mimo Sistema SIFI Sistema Financiero de la Universidad del Valle Dimensin de la Solucin a Contratar (Sistema Financiero - SIFI) Fase I: Planeacin del proyecto y adaptacin del Subproceso de Presupuesto a los mdulos bsicos ya instalados y en uso que integran el sistema. 1. Plan de Trabajo Inicial que describir el conjunto de actividades y tiempo necesarios para garantizar adaptacin, parametrizacin y capacitacin del Subproceso de Presupuesto, el anlisis, diseo, construccin, pruebas, capacitacin de la funcionalidad, implementacin y acompaamiento a usuarios para los Submdulos de Tesorera y Contabilidad de acuerdo al documento anexo. 2. Cargue y Poblacin inicial de informacin. Comprende: Plan de Migracin, Libreto de migracin, manejo de inconsistencias y Reglas de transformacin necesarias identificadas para el cargue y poblacin inicial de los datos. Definir estructura de los archivos requeridos para el cargue inicial de la informacin Subproceso de Presupuesto. 3. Anlisis: Revisin y afinamiento de los elementos de desarrollo disponibles asociados a la fase de anlisis y construccin de los faltantes que se consideren necesarios de mutuo acuerdo. 4. Configuracin del servidor de Base de datos para la adecuada operacin de los mdulos del sistema, en los ambientes respectivos de desarrollo, pruebas y produccin. La OITEL suministrar el hardware y el software base de la arquitectura y el Contratista ser responsable por la configuracin que garantice la operacin del sistema. Se incluye la respectiva documentacin que habilite la administracin interna. Fase II: Diseo, Construccin y pruebas de los Subprocesos de Tesorera y Contabilidad para integrarlos a la solucin y acceso de los usuarios al sistema. 5. Cdigo fuente asociado a la implementacin integral de las funcionalidades diseadas, al igual que los medios de integracin con otros sistemas. 6. Cargue y Poblacin de informacin. Comprende: Plan de Migracin, Libreto de migracin, manejo de inconsistencias y Reglas de transformacin necesarias identificadas para el cargue y poblacin inicial de los datos. Definir estructura de los archivos requeridos para el cargue inicial de la informacin. 7. Documentos tcnicos del anlisis y diseo referenciados en el numeral 1.3.1 (Modelo conceptual, Prototipos no Funcionales, Diagrama de clases, Diagrama de interaccin (secuencia o de navegacin), Diagrama de base de datos) 8. Actas de aceptacin de los documentos entregados. 9. Mdulos con el cargue de informacin existente, para los que as lo requieran. Pruebas e Integracin de los mdulos definidos. Fase III: Capacitacin y Plan de Implantacin. 9. Capacitacin y entrega de manuales del sistema al personal involucrado. 10. Definicin de Plan de Implantacin y Puesta en Marcha del sistema en la Universidad. 11. Formalizacin de la licencia de uso del sistema 12. Actas de capacitaciones departidas Marco Contextual

La Divisin Financiera pertenece a la Vicerrectora de Administracin y se compone de cuatro (4) Secciones: Presupuesto, Contabilidad, Pagadura y Recaudos. El Sistema de Informacin Financiero de la Universidad del Valle - SIFI usado principalmente por la Divisin Financiera, nace por la necesidad de reemplazar los dos (2) sistemas financieros actuales: Finanzas Plus e Interfinanzas. Finanzas Plus es un sistema creado sobre base de datos Oracle que contiene tres (3) mdulos principales: Presupuesto, Tesorera y Contabilidad. Interfinanzas es un sistema web que se conecta a la base de datos de Finanzas Plus para proveer acceso a todas las dependencias de la Universidad para realizar trmites presupuestales como: Solicitud de Presupuesto, Certificados de Disponibilidad, Registros Presupuestales y Ejecuciones Presupuestales. SIFI se compone de cuatro (4) Subsistemas: Bsico, Presupuesto, Contabilidad y Tesorera. EL Subsistema Bsico: se compone de los mdulos de IVA, Impuestos, Costos y CXC que estaban desarrollados anteriormente usando DataEase y que fueron los primeros en desarrollarse debido a la falta de soporte en esa plataforma. Se encuentra en Produccin y fue desarrollado en el lenguaje de programacin PHP 4 y el DBMS Postgres 7.4. Estos cuatro (4) mdulos se migrarn posteriormente a los Subsistemas de Contabilidad y Tesorera, haciendo uso del framework Symfony 1.2. Adicionalmente determinadas necesidades transversales al sistema de informacin deber ser involucradas como funcionalidades propias del producto, tales como: Mdulo de Administracin (roles, perfiles, usuarios), opciones de mantenimiento funcional de la aplicacin como son el manejo de reportes, del flujo de aprobacin, configuracin bsica del sistema, etc. Los Subsistemas bsicamente comprendidos en el proyecto y sus componentes son Presupuesto, Contabilidad y Tesorera y se definiran as: 1. Subsistema de Presupuesto Este subsistema permite realizar la Planeacin, los Ajustes y la Ejecucin del Presupuesto de la Universidad. Se encuentra pendiente por Integracin y Pruebas y fue desarrollado en el lenguaje de programacin PHP 5.2 y el DBMS Postgres 8.3, haciendo uso del framework Symfony 1.2. Los mdulos de los cuales se compone el subsistema de Presupuesto son: 1.1. Mdulo de solicitud del presupuesto Este mdulo permite solicitar y tramitar el presupuesto inicial aprobado para cada dependencia. 1.2. Mdulo de modificacin al presupuesto Este mdulo permite realizar modificaciones al presupuesto inicial aprobado para cada dependencia, tales como: adiciones, disminuciones, traslados y anticipos de PAC. 1.3. Mdulo de certificados de disponibilidad Este mdulo permite crear, ajustar y anular certificados de disponibilidad presupuestal. 1.4. Mdulo de registros de disponibilidad Este mdulo permite crear, ajustar y anular registros de disponibilidad presupuestal. 1.5. Mdulo de ejecucin del presupuesto Este mdulo permite realizar, ajustar y anular Ejecuciones presupuestales. 1.6. Mdulo de generacin de reportes Este mdulo permite generar todos los informes y reportes identificados y detallados, correspondientes al subsistema de Presupuesto. 2. Subsistema de Tesorera

Este subsistema permite el control y pago de las obligaciones adquiridas con los terceros y el control de los recaudos por caja o a travs de los bancos. 3. Subsistema de Contabilidad Este subsistema permite contabilizar todas las operaciones realizadas por la Universidad, generar automticamente todos los comprobantes contables necesarios, realizar ajustes por inflacin, las depreciaciones y los clculos diferidos. Para el desarrollo del proyecto El proyecto de desarrollo del Sistema de Informacin viene manteniendo las pautas para el desarrollo que se definen en la OITEL para cualquier Sistema de Informacin: especificacin de requerimientos, anlisis, diseo, construccin, pruebas capacitacin, implantacin y acompaamiento. El alcance del proyecto est enmarcado con la definicin de los requerimientos que se acuerden por subsistema a trabajar. Para el 2009, se continuar usando herramientas de dominio pblico para hacer los artefactos de cada etapa, conservando el estndar de desarrollo de los sistemas de informacin construidos en la OITEL y garantizando la comunicacin con los otros sistemas del Sistema de Informacin Institucional de la Universidad cuando amerite la relacin. Para garantizar que las funcionalidades del SIFI sean correctamente probadas y se acoplan perfectamente al sistema institucional y entre las funcionalidades de los subsistemas propios del SIFI, sin provocar fallos de integracin, la OITEL dispone un ambiente de desarrollo, (servidor web, base de datos y lenguaje de programacin) en el cual los ingenieros de desarrollo disean e implementan cada funcionalidad, otro ambiente en condiciones similares para hacer pruebas con datos reales y cuando se determine la implantacin de la funcionalidad respectiva, el ambiente de produccin en el cual se pondr en funcionamiento para todos sus usuarios. La OITEL ha determinado y puso en marcha un mecanismo para implantar las funcionalidades del SIFI de manera transparente al usuario de Finanzas Plus y de una manera lgica y solo de cambio de GUI's, para el usuario de INTERFINANZAS. Este mecanismo consiste en que mediante el manejo de interfaces automticas entre los subsistemas de Presupuesto, Tesorera y Contabilidad de SIFI y el FinanzasPlus, se debe generar la carga de datos en la base de datos correspondiente (SIFI, FP) en la medida en que se avanza con el desarrollo de las funcionalidades del SIFI, es decir no se van a tener, posiblemente, actividades de migracin inicial para poder poner en uso definitivo el Sistema Financiero SIFI. El manejo de la seguridad de la informacin en el Sistema est basado en la definicin de certificados de autenticacin entregados e instalados en cada una de las mquinas de los usuarios quienes tendrn el acceso al Sistema; se definen y mantienen los diferentes perfiles de trabajo segn las funciones a realizar en el sistema por los usuarios aprobados para realizar el acceso. Teniendo en cuenta lo expresado anteriormente se definen como objetivos de la continuacin del proyecto de desarrollo del Sistema Financiero de la Universidad del Valle -SIFI: 1. Realizar las Pruebas de Integracin de los mdulos del Subsistema de Presupuesto: Solicitud de Presupuesto Modificaciones al Presupuesto Certificados de Disponibilidad Presupuestal

Registros de Disponibilidad Presupuestal Ejecuciones Presupuestales

Estos cinco (5) mdulos fueron desarrollados por cinco (5) personas distintas que ejecutaron las correspondientes pruebas de unidad necesarias para garantizar que cada mdulo especfico funciona de manera correcta. 2. Realizar las Pruebas de Integracin del Subsistema de Presupuesto de SIFI con los Subsistemas de Tesorera y Contabilidad del Sistema Finanzas Plus. Debido a que el Subsistema de Presupuesto de SIFI se va a implantar para reemplazar el Subsistema de Presupuesto de Finanzas Plus, se debe garantizar que los Subsistemas de Tesorera y Contabilidad de Finanzas Plus continen funcionando de manera transparente mientras se termina la implementacin y posterior implantacin de estos dos (2) subsistemas en SIFI. 3. Ejecutar la Migracin de los datos del Subsistema de Presupuesto de la Base de Datos Oracle de Finanzas Plus del ao 2008 y lo que va corrido del ao 2009. Los scripts de migracin que queden como resultado de esta tarea, deben ser totalmente dinmicos y funcionar en cualquier instante de tiempo, para garantizar que los datos migrados estn completos cuando se implante el Subsistema de Presupuesto de SIFI. 4. Asistir las Pruebas que realizar la Oficina de Informtica y Telecomunicaciones, de tal manera que se d solucin a las No Conformidades resultado de la ejecucin del Plan de Pruebas de la empresa en los cinco (5) mdulos del Subsistema de Presupuesto y los tres (3) mdulos administrativos: Administracin, Flujo de Aprobacin y Generador de Reportes. Las pruebas ejecutadas son: Pruebas Funcionales Pruebas de Regresin Pruebas de Seguridad Pruebas de Rendimiento Pruebas de Sistema Pruebas de Empaquetamiento Pruebas de Aceptacin 5. Realizar la Capacitacin a los usuarios funcionales de los cinco (5) mdulos del Subsistema de Presupuesto y dos (2) mdulos administrativos: Administracin y Generador de Reportes. 6. Ejecutar la Implantacin de los cinco (5) mdulos del Subsistema de Presupuesto (Solicitud de Presupuesto, Modificaciones al Presupuesto, Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Registros de Disponibilidad Presupuestal, Ejecuciones Presupuestales) y los tres (3) mdulos administrativos (Administracin, Flujo de Aprobacin y Generador de Reportes). 7. Generacin de todos los documentos correspondientes a la etapa de Anlisis del Desarrollo de los Subsistemas de Tesorera y Contabilidad. (De acuerdo al anexo de requerimientos) Estos documentos son: Documento de Especificacin de Requerimientos Descripcin Detallada de Procesos Modelo Conceptual Diagrama de Casos de Uso Descripcin de Casos de Uso Documento de Arquitectura del Sistema

Documento de Interaccin con Otros Sistemas Plan de Pruebas

8. Generacin de todos los documentos correspondientes a la etapa del Diseo del Desarrollo de los Subsistemas de Tesorera y Contabilidad (segn anexo de requerimientos) Estos documentos son: Prototipos no funcionales Esquema de Base de Datos Diagramas de Base de Datos Equivalencias de Tablas con Otros Sistemas Scripts de Creacin de Base de Datos Scripts de Migracin de datos Diagramas de Clases Diagramas de Secuencia Diagramas de Paquetes Diseo de Pruebas El cumplimiento de estos objetivos debe ser llevado a cabo teniendo en cuenta que determinadas necesidades transversales al sistema de informacin deben ser involucradas como funcionalidades propias del producto, tales como: opciones de mantenimiento funcional de la aplicacin como son el manejo de reportes, del flujo de aprobacin, etc. y utilidades de consulta y auditoria de la informacin. Cabe recalcar que el anlisis realizado en las etapas respectivas, se debe hacer acorde con el estndar de la IEEE 830 para la obtencin del SRS Documento Lnea Base de Especificacin de Requerimientos del Sistema. Involucrando directamente personas con responsabilidades diferentes en el uso del Finanzas Plus y del Interfinanzas para logar obtener la informacin necesaria y suficiente que ser el insumo para las diferentes etapas del ciclo productivo del SIFI. Debe ser permanente filosofa del proceso de desarrollo del sistema, la bsqueda de la forma en que su funcionamiento se adapte a las diferencias que distinguen la manera en que deben ejecutarse los procedimientos financieros, siempre y cuando esas diferencias se deban a particularidades estructurales o a agentes externos que permanentemente condicionen su forma de proceder y no a necesidades singulares de un usuario que despus de transcurrido un tiempo ya no realizar ms los procedimientos. 1.2.4. Glosario Se proveer inicialmente un conjunto coherente y consistente de definiciones y trminos que se van a usar durante todo el proyecto y que permiten evitar interpretaciones inadecuadas y/o comunicacin ambigua entre los miembros del equipo del proyecto y los usuarios (Glosario de Trminos). Este documento ser objeto de actualizacin durante todo el transcurso del proyecto. Deber convertirse en un registro final del proyecto.

Anexo 4 Diseo y Construccin de los diferentes mdulos estipulados de acuerdo al documento relacionados con la versin dos del Sistema de Registro Acadmico de la Universidad Dimensin Solucin a Contratar (Segunda Versin del SIRA) Fase I: Planeacin del proyecto visionando los mdulos que integran el sistema. 1. Plan de Trabajo Inicial que describir el conjunto de actividades y tiempo necesarios para garantizar el diseo, construccin, pruebas, capacitacin de la funcionalidad, implementacin y acompaamiento a usuarios. 2. Anlisis: Revisin y afinamiento de los elementos de desarrollo disponibles asociados a la fase de anlisis y construccin de los faltantes que se consideren necesarios de mutuo acuerdo. 3. Configuracin del servidor de Base de datos para la adecuada operacin de los mdulos del sistema, en los ambientes respectivos de desarrollo, pruebas y produccin. La OITEL suministrar el hardware y el software base de la arquitectura y el Contratista ser responsable por la configuracin que garantice la operacin del sistema. Se incluye la respectiva documentacin que habilite la administracin interna. Fase II: Diseo, construccin y pruebas de los mdulos que integran la solucin y acceso de los usuarios al sistema. 4. Cdigo fuente asociado a la implementacin integral de las funcionalidades diseadas, al igual que los medios de integracin con otros sistemas. 5. Cargue y Poblacin de informacin. Comprende: Plan de Migracin, Libreto de migracin, manejo de inconsistencias y Reglas de transformacin necesarias identificadas para el cargue y poblacin inicial de los datos. Definir estructura de los archivos requeridos para el cargue inicial de la informacin. 6. Documentos tcnicos del anlisis y diseo referenciados en el numeral 1.3.1 (Modelo conceptual, Prototipos no Funcionales, Diagrama de clases, Diagrama de interaccin (secuencia o de navegacin), Diagrama de base de datos) 7. Actas de aceptacin de los documentos entregados. 8. Mdulos con el cargue de informacin existente, para los que as lo requieran. Pruebas e Integracin de los mdulos definidos. Fase III: Capacitacin y Plan de Implantacin. 8. Capacitacin y entrega de manuales del sistema al personal involucrado. 9. Definicin de Plan de Implantacin y Puesta en Marcha del sistema en la Universidad. 10. Formalizacin de la licencia de uso del sistema 11. Actas de capacitaciones departidas

Marco Contextual La nueva versin del SIRA debe estar conformada por las funcionalidades necesarias para facilitar la gestin de la informacin asociada a los procesos acadmico administrativos que la Divisin de Admisiones y Registro Acadmico debe controlar. Estas funcionalidades se identificaron a travs del proceso de anlisis de las funcionalidades que tiene la versin actual del SIRA, en la cual se determin cuales estn obsoletas, cules deben ser robustecidas y cuales faltan para garantizar la correcta y completa ejecucin de todos los procesos de la Divisin. Objetivo: Creacin de un sistema de informacin que permita la gestin de la informacin asociada a todos los procesos acadmicos que afectan o pueden afectar el devenir acadmico de los estudiantes de la Universidad del Valle y que a su vez contribuya con la consolidacin del Sistema de Informacin Institucional. Este Sistema de Informacin debe cumplir con las especificaciones funcionales y tcnicas en el documento que se gener en conjunto con los usuarios funcionales y finales del SIRA y la OITEL, a finales de la vigencia 2008. Los procesos o funcionalidades que la segunda versin de SIRA debe soportar son: Admisiones: Gestin de la informacin asociada a las actividades que se deben realizar para registrar la inscripcin de los aspirantes y determinar cules quedan admitidos como estudiantes de la Universidad, ya sea por inscripcin a primer semestre de pregrado o postgrados y por transferencia de otras universidades y de egresados de UNIVALLE a pregrado, Matrcula financiera: Generacin de reportes y captura de datos para liquidacin de matrcula financiera de cada aspirante admitido y estudiante activo en cada periodo acadmico. Programacin acadmica: Conjunto de actividades realizadas para planear, determinar y publicar la oferta acadmica de cada semestre (asignaturas, profesores, horario y espacio fsico), en la que interviene Registro Acadmico, los directores de cada plan acadmico y los jefes de unidades acadmicas. Matrcula acadmica: Es el proceso mediante el cual los estudiantes activos de la universidad hacen la seleccin y registro de las asignaturas que vern en el siguiente periodo acadmico. Adicin y Cancelacin de Asignaturas: Corresponde a la operacin de modificacin que un estudiante puede hacer a su matrcula acadmica durante un periodo determinado. Este proceso puede ser alterno (solo cancelar, o solo adicionar) a hacer cancelaciones y adiciones dentro de una misma operacin. Cancelacin de semestre: Gestin a travs de la cual un estudiante formaliza su retiro de la Universidad a partir de la fecha en el periodo acadmico que est transcurriendo y por lo cual sus derechos en esta institucin ya no tendrn efecto. Registro de calificaciones: Es la operacin que cada profesor realiza para registrar las calificaciones de los estudiantes matriculados en las asignaturas que tenga a su cargo en el periodo acadmico que este transcurriendo. Exmenes de clasificacin en Espaol y proficiencia en idioma extranjero: Este tipo de examen lo pueden realizar tanto los estudiantes admitidos a primer semestre o estudiantes regulares y si el

examen es aprobado, ser incluido en la ficha acadmica del estudiante con la respectiva nota. En el sistema se registrara la logstica de ejecucin de los exmenes (asignacin fechas, de aulas o espacios y citacin de los inscritos a presentar los exmenes) y la importacin de los resultados obtenidos por cada estudiante para ser incluidos en su ficha acadmica. Gestin deudas: Proceso mediante el cual diferentes dependencias de la universidad indican al sistema que estudiantes tienen una deuda con la respectiva dependencia y pueden tambin quitar la deuda. La informacin asociada a deudas de los estudiantes es usada para ejercer control en la cancelacin de las mismas a travs de los procesos acadmicos de matrcula, grado y cancelacin de semestre. Clculo de Bajos Rendimientos Acadmicos BRA: Proceso que determina a partir de las calificaciones obtenidas por cada estudiante y las condiciones que conducen a un BRA, que estudiantes incurren en esta situacin y de stos cuales, en consecuencia, deben ser retirados del programa acadmico que cursan. Clculo de estmulos acadmicos: Actividad que conduce a determinar, a partir de las calificaciones, que estudiantes con el mejor promedio de cada programa acadmico en el semestre que cursa, merece ser reconocido ante la comunidad y estimulado con descuentos en su liquidacin financiera del siguiente periodo acadmico. Grados: Conjunto de actividades para gestionar la informacin referente a los estudiantes candidatos a grado, graduandos y generacin de actas y diplomas, para pregrados, posgrados, grados honoris causa, de educacin desescolarizada, certificados, grados pstumos y de equivalencia de experiencia. Certificados: Corresponde a las operaciones implicadas en la generacin de los certificados y constancias acadmicas de las personas que hayan sido estudiantes de la Universidad. Matricula de Oficio: Proceso de matrcula acadmica para estudiantes admitidos a primer semestre. Movimiento de Estudiante: Proceso de gestin de la informacin asociada a la movilidad de un estudiante durante su devenir acadmico en la Universidad. Los posibles casos de movilidad son reingreso, traslado, cambio de sede, cambio de jornada, combinatoria de los anteriores y uso de convenios, para estudiantes de pre y posgrado segn aplique . Otras necesidades transversales al sistema de informacin deben ser involucradas como funcionalidades propias del producto, tales como: Gestin del calendario acadmico (cronograma de accesos al sistema y funcionalidades por perodos y/o procesos acadmicos), manejo de las equivalencias, opciones de mantenimiento funcional de la aplicacin como son el manejo de reportes, del flujo de aprobacin, etc. y utilidades de consulta y auditora de la informacin.

ANEXO 4.1 CONFIGURACION PARA ADMISIONES de pregrado REF. COA-01 COA-02 COA-03 COA-04 COA-05 COA-06 COA-07 COA-08 REQUERIMIENTO Registrar, consultar y modificar la convocatoria para la cual se abrir el proceso de inscripciones Registrar, consultar y modificar la Resolucin del Consejo Acadmico (RCA), vigente que define el Reglamento de Inscripcin y Admisin a los Programas Acadmicos de Pregrado que rige el proceso de admisiones a llevar a cabo Registrar, consultar y actualizar las sedes de la Universidad en las cuales se va a realizar el proceso de admisiones respectivo Registrar, consultar y modificar la RCA por la cual se establecen las fechas del proceso de Admisin a primer semestre Registrar, consultar y modificar las RCA que cambian las fechas establecidas en la RCA de COA04 Registrar, consultar y modificar la RCA por la cual se establecen los programas, los puntajes, los pesos y/o los cupos ofrecidos en el proceso de Admisin a primer semestre respectivo Registrar, consultar y modificar las RCA que cambian la oferta de programas, los puntajes, los pesos y/o los cupos ofrecidos establecidos en la RCA de COA-06 Registrar, consultar y modificar los diversos tipos de Examen de Estado para el Ingreso a la Educacin Superior, Entendindose por tipos de prueba, aquellos que identifican cada forma de avaluar el conocimiento de los bachilleres por parte del ICFES Determinar para cada actividad del proceso de admisiones, la convocatoria de admisiones correspondiente, la sede, el reglamento de admisiones vigente y las resoluciones emitidas para dicho proceso Registrar, consultar, modificar y desactivar la asociacin entre los programas acadmicos que ofrecern cupos para el proceso de admisiones correspondiente y la sede respectiva Registrar, consultar, modificar y desactivar para cada programa acadmico asociado a un proceso de admisin, cuntos cupos ofrecer en el respectivo proceso Para las sedes diferentes de Cali, en COA-11 se debe registrar el cupo mnimo y mximo definidos en la RCA correspondiente vigente Registrar, consultar, modificar y desactivar la asociacin entre el programa acadmico ofrecido y los tipos de Examen de Estado para el Ingreso a la Educacin Superior que sern admisibles para aspirar a dicho programa Registrar, consultar y modificar los puntajes mnimos requeridos asignados a cada una de las reas evaluadas en cada tipo de Examen de Estado ICFES que exige cada programa acadmico.

COA-09 COA-10 COA-11 COA-12 COA-13

COA-14

Registrar, consultar y modificar los pesos asignados a cada una de las reas evaluadas en cada COA-14.1 tipo de Examen de Estado ICFES que exige cada programa acadmico y que haya sido configurado en COA-13

COA-14.2

COA-15 COA-15.1 COA-15.2 COA-16 COA-16.1 COA-16.2 COA-17

Para los programas que no utilizan como criterio de seleccin el Examen de Estado ICFES sino que realizan nicamente Pruebas Especficas de Aptitud, se debe especificar que el Examen de Estado ICFES no ser evaluado y que las Pruebas Especficas de Aptitud constituyen el 100% de la calificacin. Registrar, consultar y actualizar el rango de cdigos, cada uno de los cuales identificar a cada aspirante, asocindolos a la convocatoria de admisin registrada para el proceso El rango de cdigos de COA-15 debe asignarse para cada sede Los cdigos de COA-15 deben cumplir con el estndar definido por la Universidad y cada cdigo debe ser nico para el aspirante. Generar, registrar, consultar y actualizar el nmero de referencia (clave) asociado al cdigo de identificacin de cada aspirante para hacer la inscripcin El nmero de referencia de COA-16 debe ser nico para cada cdigo El nmero de referencia de COA-16 debe generarse automticamente, debe ser criptogrficamente seguro y no debe poder ser deducido por terceros fcilmente Habilitar, modificar y desactivar los rangos de cdigos y los nmeros de referencia (claves) de COA-15 y COA-16 para que los aspirantes puedan ingresar y hacer la inscripcin a cada programa Registrar, consultar, modificar y desactivar la asociacin de cada programa acadmico con las Pruebas Especficas de Aptitud (calificables) y los Exmenes Adicionales (que no tienen peso en la calificacin). Para las Pruebas Especficas de Aptitud definidas en COA-18 se debe indicar el porcentaje que cada una representa en la calificacin de los aspirantes que se inscriban en el correspondiente programa Para las pruebas de COA-18.1, se debe poder consultar, modificar y desactivar los criterios de evaluacin y el porcentaje parcial que le corresponde a cada criterio respecto a la nota total de la prueba Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin publicada a los aspirantes sobre las Pruebas Especficas de Aptitud que cada programa acadmico exija para ingresar a l La informacin registrada en COA-19 deber poder desplegarse cuando el aspirante realice el proceso de inscripcin y deber aparecer en su constancia de inscripcin Registrar, consultar, modificar y desactivar la asociacin entre el programa acadmico ofertado y los documentos soportes que requieran ser presentado por los aspirantes a este programa. Registrar, consultar, modificar y desactivar la asociacin entre el programa acadmico ofertado y el porcentaje de cupo ofrecido para los aspirantes que certifiquen vnculo laboral y el porcentaje para los aspirantes que no tengan este vinculo Para las pruebas de aptitud que requieren cita, se debe registrar, consultar y modificar el cronograma de fechas de aplicacin de las pruebas de aptitud (personalizadas) que son requisito en el programa acadmico indicado. Para las pruebas definidas en COA-22, La asignacin de citas, se debe hacer de forma granular con restricciones de da, de hora, duracin de la cita y de cuntos aspirantes pueden atenderse simultneamente. La programacin de las citas debe ser flexible y adecuarse a los horarios especificados por los programas acadmicos Registrar, consultar, actualizar y desactivar la informacin de las condiciones de excepcin, teniendo en cuenta el porcentaje asignado, si es adicional o est incluido en el cupo ofrecido del programa, los documentos de soporte exigidos y cuntas veces el aspirante puede hacer uso de esa condicin.

COA-18

COA-18.1

COA-18.2 COA-19 COA-19.1 COA-20 COA-21

COA-22

COA-22.1

COA-23

Registrar, consultar y actualizar el porcentaje para la condicin de excepcin Indgena (IN), los documentos soporte exigidos y cuntas veces el aspirante puede hacer uso de esta condicin. Registrar, consultar y actualizar el porcentaje para la condicin de excepcin Programa de COA-23.2 Reinsercin (PR), los documentos soporte exigidos y cuntas veces el aspirante puede hacer uso de esta condicin. Registrar, consultar y actualizar el porcentaje para la condicin de excepcin Comunidades COA-23.3 Afrocolombianas (CA), los documentos soporte exigidos y cuntas veces el aspirante puede hacer uso de esta condicin. COA-23.1 Registrar, consultar y actualizar el porcentaje para la condicin de excepcin Bachilleres COA-23.4 provenientes de Departamentos donde no existen Instituciones de Educacin Superior (DNI), los documentos soporte exigidos y cuntas veces el aspirante puede hacer uso de esta condicin. Registrar, consultar y actualizar el porcentaje para la condicin de excepcin Bachilleres COA-23.5 provenientes de Municipios de Difcil Acceso o con Problemas de Orden Pblico (MDP), los documentos soporte exigidos y cuntas veces el aspirante puede hacer uso de esta condicin. Registrar, consultar y actualizar el porcentaje para la condicin de excepcin Los ms Altos Puntajes en el Examen de Estado de los Colegios Oficiales de los Municipios del Departamento del Valle del Cauca (MPM), los documentos soporte exigidos y cuntas veces el aspirante puede hacer uso de esta condicin. Registrar, consultar y actualizar la informacin de la condicin de excepcin Los ms Altos Puntajes en el Examen de Estado (Nivel Nacional y Departamental) (MAP), los documentos soporte exigidos y cuntas veces el aspirante puede hacer uso de esta condicin. Registrar, consultar y actualizar la informacin de la condicin Cupo (CUPO) y los documentos de soporte exigidos Registrar, consultar y actualizar la lista de programas acadmicos para los cuales las condiciones de excepcin no aplican. Estos programas son aquellos cuya admisin se hace mediante la aplicacin de Pruebas Especficas de Aptitud en un 100% Registrar, consultar, actualizar y desactivar la informacin de las discapacidades de los aspirantes, teniendo en cuenta el porcentaje de admitidos que recibe, si ese porcentaje es adicional o est incluido en el cupo ofrecido del programa y los documentos de soporte exigidos Registrar, consultar y modificar la lista de documentos requeridos para todos los programas (fotocopia del ltimo recibo de pago de servicios pblicos del sitio de residencia o de dnde va a residir, fotografa reciente, constancia expedida por el colegio donde especifique el valor de la matrcula y de la pensin mensual sin cargos adicionales o fotocopia de la constancia de validacin del bachillerato ante el ICFES, certificado de votacin si lo ha hecho en las ltimas elecciones) Registrar, consultar y modificar los comentarios y notas que sern desplegados en la constancia de inscripcin Registrar, consultar y modificar las advertencias legales que sern desplegadas cuando el aspirante ingrese a realizar su inscripcin va web y vaya a registrar su inscripcin Registrar, consultar y actualizar la asociacin de documentos soporte requeridos para respaldar el vnculo laboral Registrar, consultar y modificar el cronograma para la asignacin de citas para la entrega de la documentacin soporte de cada una de las condiciones de excepcin y vnculo laboral.

COA-23.6

COA-23.7 COA-23.8 COA-23.9

COA-23.10

COA-24

COA-24.1 COA-24.2 COA-25 COA-26

COA-26.1

COA-26.2

COA-27

COA-27.1 COA-27.2 COA-27.3 COA-27.4

COA-27.5

COA-27.6 COA-27.7

COA-27.8 COA-27.9

Para COA-26, la asignacin de citas, se debe hacer de forma granular con restricciones de da, de hora, duracin de la cita y de cuntos aspirantes pueden atenderse simultneamente. La programacin de las citas debe ser flexible y adecuarse a los horarios especificados por el rea de Admisiones Las citas definidas en COA-26 deben ser publicadas en la constancia de inscripcin de cada aspirante que se inscriba a alguno de los programas que aplique para el beneficio de vnculo laboral Generar el cdigo de barras y realizar la impresin de las claves de acceso para enviarlas a los bancos (centro de pago) para el proceso de inscripciones. El cdigo de barras contiene la informacin del cdigo del aspirante, el valor de la clave de acceso, la fecha de cierre de la venta de las claves. Ver documento entregado La clave de acceso consta de dos partes: una parte se entrega al aspirante con la informacin para realizar su inscripcin y la otra parte contiene el cdigo de barras la conserva el banco (ver formatos de PINs impresos) La parte de la clave de acceso para el aspirante debe contener el cdigo y el nmero de referencia para realizar su inscripcin La parte de la clave de acceso para el aspirante debe contener la fecha y hora lmites para realizar la inscripcin La parte de la clave de acceso para el aspirante debe contener la fecha de publicacin de los resultados del proceso de admisin La parte de la clave acceso para el aspirante debe contener la siguiente advertencia: Cuide esta clave. La Universidad no se hace responsable por la prdida o mal uso de la misma. En negrillas debajo de la advertencia anterior tambin debe decir Conserve esta clave. La necesitar si es admitido". La parte de la clave de acceso para el aspirante debe indicar que la inscripcin se har va web, que es a primer semestre y tambin especificar la sede y el periodo correspondiente La parte que conserva el banco debe contener especificado en letras y claramente identificados el cdigo del aspirante y el periodo acadmico (p.ej. Cdigo: 200838860 Periodo Acadmico: Agosto diciembre de 2008 La parte que conserva el banco debe contener el cdigo de barras con la estructura de los cdigos de barras para los recaudos en Colombia (ver documento anexo: cdigo de barras para recaudo.doc), usando el estndar UCC/EAN 128 En el cdigo de barras el ID del que paga debe ser el cdigo del aspirante

CONFIGURACION PARA ADMISIONES DE POSGRADO REF. COAP-01 COAP-02 COAP-03 COAP-04 COAP-05 COAP-06 COAP-07 COAP-08 COAP-09 COAP-10 COAP-11 REQUERIMIENTO Registrar, consultar y modificar la convocatoria para la cual se abrir el proceso de inscripciones a posgrado Registrar y consultar la Resolucin del Consejo Acadmico (RCA), vigente o el Acuerdo del Consejo Superior que define el Reglamento de Inscripcin y Admisin a los Programas Registrar, consultar y modificar la Resolucin por la cual se establecen las fechas del proceso de admisin a posgrado Registrar, consultar y modificar las Resoluciones que cambian las fechas establecidas en la Resolucin de COAP-03 Registrar, consultar y actualizar las sedes de la Universidad en las cuales se va a realizar el proceso de admisiones a posgrado respectivo Registrar, consultar y modificar la Resolucin por la cual se establecen los posgrados y los cupos ofrecidos en el proceso de Admisin a posgrado Registrar, consultar, modificar y desactivar la asociacin entre los programas de posgrado que ofrecern cupos para el proceso de admisiones correspondiente y la sede respectiva Verificar que los programas de posgrado ofrecidos estn activos y que su registro calificado est vigente. Los programas de posgrado que no cumplan estas condiciones no pueden ser ofrecidos Registrar, consultar y modificar las Resoluciones que cambian la oferta de posgrados y/o los cupos ofrecidos establecidos en la Resolucin de COAP-06 Registrar, consultar, modificar y desactivar para cada programa de posgrado asociado a un proceso de admisin, el cupo mnimo y mximo ofrecidos en el respectivo proceso Registrar, consultar, modificar y desactivar la asociacin entre el programa de posgrado ofrecido, los criterios de seleccin para dicho programa

Registrar, consultar y modificar los pesos dados a cada una de las reas o criterios evaluados que COAP-12 cada programa de posgrado que ofrezca cupos en proceso de admisiones exija y que haya sido configurado en COAP-11 COAP-13 Registrar, consultar, modificar y desactivar las resoluciones o circulares que definen los pesos de los criterios de COAP-12

Para los criterios de COAP-12, se debe poder consultar, modificar y desactivar los criterios de COAP-14 evaluacin y el porcentaje parcial que le corresponde a cada uno respecto a la nota total de la prueba COAP-15 Registrar, consultar y modificar las fechas y horarios de inicio y finalizacin de las diferentes actividades del proceso de admisiones a posgrado

Determinar para cada actividad del proceso de admisiones a posgrado, la convocatoria de COAP-16 admisiones correspondiente, la sede, el reglamento de admisiones vigente y las resoluciones emitidas para dicho proceso

COAP-17 COAP-18 COAP-19 COAP-20

Registrar, consultar, modificar y desactivar la asociacin entre el programa de posgrado que ofrezca cupos en el proceso de admisin y los documentos que requiera de los aspirantes La informacin registrada en COAP-17 deber desplegarse cuando el aspirante realice el proceso de inscripcin y deber aparecer en su constancia de inscripcin Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin de fechas y horario en los cuales debe ser entregada la documentacin solicitada por cada programa de posgrado Registrar, consultar y actualizar el rango de cdigos, cada uno de los cuales identificar a cada aspirante, asocindolos al periodo de admisin de posgrado registrado para el proceso

COAP-21 El rango de cdigos de COAP-20 debe poder asignarse por facultad o por sede de la Universidad COAP-22 COAP-23 Los cdigos de COAP-20 deben ser nicos para cada aspirante y deben cumplir el estndar de cdigos de estudiantes de posgrado definido en la Universidad Para las pruebas o criterios de evaluacin que requieren cita, se debe poder registrar, consultar y modificar el cronograma de citas, teniendo en cuenta la asignacin de la cita para cada aspirante.

Para las citas definidas en COAP-23, La asignacin se debe hacer de forma granular con restricciones de da, de hora, duracin de la cita y de cuntos aspirantes pueden atenderse COAP-24 simultneamente. La programacin de las citas debe ser flexible y adecuarse a los horarios especificados por los programas acadmicos COAP-25 Generar, registrar, consultar y actualizar el nmero de referencia (clave) asociado al cdigo de identificacin de cada aspirante para hacer la inscripcin El nmero de referencia de COAP-25 debe generarse automticamente, debe ser criptogrficamente seguro y no debe poder ser deducido por terceros fcilmente

COAP-26 El nmero de referencia de COAP-25 debe ser nico para cada cdigo COAP-27

Habilitar, modificar y desactivar los rangos de cdigos y los nmeros de referencia (claves) de COAP-28 COAP-20 y COAP-25 para que los aspirantes puedan ingresar y hacer la inscripcin a cada programa Generar los cdigos de barras y organizarlos en formato para impresin de los PINs que son COAP-29 entregados a los programas para el proceso de inscripciones a posgrado. El cdigo de barras contiene la informacin del cdigo del aspirante y el nmero de referencia asociado COAP-30 COAP-31 COAP-32 COAP-33 Registrar, consultar y modificar las advertencias legales que sern desplegadas cuando el aspirante ingrese a realizar su inscripcin va web y vaya a registrar su inscripcin Registrar, consultar y modificar los comentarios y notas que sern desplegados en la constancia de inscripcin Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin publicada a los aspirantes sobre los criterios de evaluacin del programa de posgrado al cual aspiran La informacin registrada en COAP-32 deber poder desplegarse cuando el aspirante realice el proceso de inscripcin y deber aparecer en su constancia de inscripcin INSCRIPCIN DE ASPIRANTES PARA PREGRADO REF. REQUERIMIENTO

INA-01 INA-02 INA-03 INA-04 INA-05 INA-06 INA-07

Habilitar el ingreso de los aspirantes a programas de pregrado a la pgina web de inscripciones en la fechas y horas definidas para el proceso de admisiones Capturar y validar los datos de acceso, cdigo y nmero de referencia, que el aspirante adquiri en el banco Capturar y permitir modificar el cdigo SNP del Examen de Estado ICFES con el cual desea presentarse el aspirante Capturar y permitir modificar el Programa Acadmico y la sede al cual desea presentarse el aspirante Desplegar al iniciar sesin el aspirante y antes de registrar la inscripcin, las advertencias legales a que haya lugar El aspirante debe aceptar las advertencias legales de INA-05 antes de continuar con el proceso Capturar y permitir modificar los puntajes obtenidos en los resultados del Examen de Estado ICFES, la prueba interdisciplinaria y el idioma. Verificar que los puntajes del Examen de Estado para el Ingreso a la Educacin Superior ingresados por el aspirante cumplan con los mnimos de admisin del programa a cual se presenta. Si no cumple con los puntajes mnimos, se debe advertir al aspirante y no permitirle continuar llenar otros campos hasta que corrija la inconsistencia Si el aspirante tiene reserva de cupo, INA-07 no aplica Capturar y permitir modificar los nombres y apellidos del aspirante Capturar y permitir modificar el nmero y tipo de identificacin del aspirante, as como los datos de expedicin del documento (TI, CC, CE, Registro Civil, Pasaporte, Contrasea de la Cdula, Nmero de Identidad Personal) Capturar y permitir modificar el gnero del aspirante Capturar y permitir modificar el estado civil del aspirante (Soltero, Casado, Unin Libre, Separado, Divorciado, Viudo, Religioso, Otro) Capturar y permitir modificar la fecha y lugar de nacimiento del aspirante Capturar y permitir modificar el lugar de residencia actual del aspirante, la comuna y su estrato Capturar y permitir modificar los nmeros telefnicos de contacto del aspirante (nmero fijo de la casa , nmero telefnico de contacto alternativo y nmero de celular) y su e-mail Capturar y permitir modificar los datos de la institucin de educacin secundaria de la cual egresa o egres el aspirante (Nombre del Colegio o Institucin / Estamento / Jornada / Calendario / Carcter) y el ao en que lo hizo Capturar y permitir modificar el ao de validacin del bachillerato para aquellos aspirantes que as lo hicieron Capturar y permitir modificar el valor pagado de la ltima matrcula y pensin del aspirante Capturar y permitir modificar los datos referentes a la condicin socioeconmica del aspirante (ingresos y egresos familiares, tipo de vivienda, composicin del grupo familiar) Capturar y permitir modificar los datos respecto a si el aspirante ha estado matriculado previamente en la Universidad del Valle (cdigo de estudiante, programa acadmico, ao de ingreso, ao en que fue retirado por BRA si aplica)

INA-08 INA-09 INA-10 INA-11 INA-12 INA-13 INA-14 INA-15 INA-16 INA-17 INA-18 INA-19 INA-20 INA-21

INA-22 INA-23 INA-24

INA-25 INA-26 INA-27 INA-28 INA-29 INA-30 INA-31 INA-32 INA-33 INA-34 INA-35 INA-36 INA-37 INA-38 INA-39 INA-40

Capturar y permitir modificar si el aspirante desea concursar con la condicin de vnculo laboral para aquellos programas que lo permitan, con el fin de que se le genere la cita para la entrega de los documentos soporte. Capturar y permitir modificar los datos laborales del aspirante, si este trabaja (cargo, empresa o lugar de trabajo, direccin, telfono oficina, cargo del jefe inmediato, antigedad, sueldo) Capturar y permitir modificar los datos respecto a la condicin de excepcin con la cual desea presentarse el aspirante, con el fin de que se le genere la cita para la entrega de los documentos soporte. Para aquellos programas acadmicos cuya calificacin depende en un 100% de las Pruebas Especficas de Aptitud, las condiciones de excepcin no deben ser desplegadas (esto no aplica para CUPO) Capturar y permitir modificar los datos respecto a la discapacidad que posee el aspirante Verificar que el aspirante solo puede presentarse con una condicin de excepcin. As mismo, hacer posible que el aspirante pueda presentarse con una condicin de excepcin y acreditar simultneamente vnculo laboral para aquellos programas que lo permitan Capturar y permitir modificar la opcin de cupo reservado y el cdigo de inscripcin con el que previamente qued admitido el aspirante y que solicit reserva de cupo Verificar que el cdigo de inscripcin con el que el aspirante fue previamente admitido est en la lista de aspirantes con cupo reservado. Si no se encuentra en dicha lista, el aspirante no podr hacer uso de esta condicin. Registrar en el sistema de logs y auditora todos los accesos del aspirante y las actividades realizadas (fecha, hora y modificacin de datos) Permitir al aspirante una vez haya completado los datos del formulario, registrar su inscripcin y generar de la constancia de inscripcin El sistema debe verificar antes de registrar la inscripcin del aspirante que todos los campos definidos como obligatorios en el formulario hayan sido diligenciados por el aspirante Registrar, con objeto de auditar el proceso de inscripcin, los datos de acceso incluido la fecha y hora de registro de la inscripcin exitosa (creacin de la constancia de inscripcin), de cada aspirante. Generar la constancia de inscripcin realizada por el aspirante, una vez haya terminado exitosamente su registro mostrando la fecha y hora en que se gener La constancia de inscripcin debe contener el cdigo del aspirante La constancia de inscripcin debe contener los nombres y apellidos del aspirante La constancia de inscripcin debe contener el tipo y nmero de documento de identificacin del aspirante La constancia de inscripcin debe contener el programa acadmico y sede al cual se presenta el aspirante La constancia de inscripcin debe contener el cdigo SNP de los resultados del Examen de Estado ICFES La constancia de inscripcin debe contener la lista de documentos soportes requeridos, las fechas y horarios para su presentacin, en caso de ser admitido.

INA-41 INA-42 INA-43

La constancia de inscripcin debe contener los comentarios y notas relevantes para el aspirante La constancia de inscripcin debe contener un cdigo de seguridad que garantice su autenticidad La constancia de inscripcin debe contener la fecha de publicacin de los resultados de admisin Si en el formulario de inscripcin el aspirante seleccion una condicin de excepcin, discapacidad o desea certificar vnculo laboral para aquellos programas que lo permiten, el sistema debe generar el horario de la cita para entregar la correspondiente documentacin de respaldo La constancia de inscripcin debe contener la lista de los documentos soporte de condicin de excepcin, discapacidad o vnculo laboral y el horario de la cita para la entrega de estos documentos. Para aquellos programas acadmicos que requieran Pruebas Especficas de Aptitud y/o Exmenes Adicionales con cita, esta se debe asignar al momento de registrar inscripcin La constancia de inscripcin debe contener el horario de las citas para la Prueba Especfica de Aptitud y/o Exmenes Adicionales. La constancia de inscripcin debe contener la informacin concerniente a la fecha de aplicacin de las Pruebas Especficas de Aptitud y/o Exmenes Adicionales que no requieren cita. En la constancia de inscripcin para los aspirantes con cupo reservado debe aparecer la informacin de la fecha y hora para la entrega del documento soporte de esta condicin. Generar y desplegar la constancia de inscripcin cada vez que un aspirante desee generarla, despus de haberse inscrito y mientras el ingreso al sistema est activo. Permitir al aspirante durante el lapso establecido en el reglamento de admisiones, contado a partir del momento en que registr por primera vez su inscripcin, modificar la informacin que ha ingresado en el formulario, excepto la relacionada con el Cdigo, Numero de Referencia, Programa Acadmico al cual aspira, el registro SNP de los resultados del Examen de Estado ICFES y la condicin de excepcin con la cual se presenta Una vez ha expirado el plazo de INA-50, el aspirante no podr modificar ninguno de los datos que ha ingresado en el formulario, solo podr consultar la constancia de inscripcin Ningn aspirante podr ingresar al sistema una vez ha pasado el periodo de inscripciones; ni siquiera para ver su constancia de registro de inscripcin Permitir la inscripcin del aspirante por va administrativa Desactivar la inscripcin del aspirante indicado. Reactivar la inscripcin del aspirante indicado. Generar reporte a partir de informacin de ventas en los bancos que muestre cules y cuntos cdigos han sido usados efectivamente para registro de inscripcin INSCRIPCIN DE ASPIRANTES PARA POSGRADO

INA-44

INA-45 INA-46 INA-47 INA-48 INA-49 INA-50

INA-51

INA-52 INA-53 INA-54 INA-55 INA-56 INA-57

REF.

REQUERIMIENTO

INAP-01 INAP-02 INAP-03 INAP-04 INAP-05 INAP-06 INAP-07 INAP-08 INAP-09 INAP-10 INAP-11 INAP-12 INAP-13 INAP-14 INAP-15 INAP-16 INAP-17 INAP-18 INAP-19 INAP-20 INAP-21 INAP-22

Habilitar el ingreso de los aspirantes a programas de posgrado a la pgina web de inscripciones en la fechas y horas definidas para el proceso de admisiones Capturar y validar los datos de acceso (cdigo y nmero de referencia que el aspirante adquiri en la secretara del programa), junto con el programa acadmico y la sede al cual desea presentarse el aspirante Capturar y permitir modificar el tipo de solicitud (admisin o transferencia). Si es transferencia, se debe solicitar el nombre de la institucin desde la cual se solicita transferencia Capturar y permitir modificar los datos relacionados con el examen de Estado ECAES (nmero de registro, ECAES, Jornada, Institucin, resultados individuales por componente y resultados individuales por competencia) Capturar y permitir modificar los nombres y apellidos del aspirante Capturar y permitir modificar la nacionalidad, el nmero y tipo de identificacin del aspirante, as como los datos de expedicin del documento (TI, CC, CE, Registro Civil, Pasaporte, Contrasea de la Cdula, Nmero de nico de Identificacin Personal NUIP) Capturar y permitir modificar el estado civil del aspirante (Soltero, Casado, Unin Libre, Separado, Divorciado, Viudo, Religioso, Otro) Capturar y permitir modificar el gnero del aspirante Capturar y permitir modificar la fecha y lugar de nacimiento del aspirante Capturar y permitir modificar el lugar de residencia actual del aspirante y su estrato (direccin, comuna, estrato, barrio, tipo municipio y su nombre, departamento, pas) Capturar y permitir modificar los nmeros telefnicos de contacto del aspirante (nmero fijo, nmero de celular, telfono alternativo) y su e-mail Capturar y permitir modificar los datos relacionados con los estudios profesionales de pregrado realizados por el aspirante (Institucin, ttulo obtenido, fecha de inicio y fecha de grado; municipio, departamento y pas donde est ubicada la institucin) El aspirante debe poder ingresar en INAP-12 la informacin de dos (2) programas Capturar y permitir modificar los datos relacionados con los estudios profesionales de posgrado realizados por el aspirante (Institucin, ttulo obtenido, fecha de inicio y fecha de grado; municipio, departamento y pas donde est ubicada la institucin) El aspirante debe poder ingresar en INAP-14 la informacin de un (1) programa Capturar y permitir modificar los datos de las investigaciones realizadas por el aspirante (ttulo de la investigacin, ao de inicio, ao de finalizacin, municipio, departamento y pas) El aspirante debe poder ingresar en el formulario tantos conjuntos de datos de INAP-16 como investigaciones haya realizado Capturar y permitir modificar los datos de las publicaciones realizadas por el aspirante (ttulo, ao, datos de la publicacin y extensin) El aspirante debe poder ingresar en INAP-18 la informacin de una (1) publicacin Capturar y permitir modificar cuntas horas adicionales a las presenciales el aspirante puede dedicar al trabajo relacionado con el programa acadmico Preguntar al aspirante si est en capacidad de asistir a todas las clases programadas Registrar y permitir modificar las observaciones que el aspirante considere pertinentes

INAP-23 INAP-24 INAP-25 INAP-26 INAP-27 INAP-28 INAP-29 INAP-30 INAP-31 INAP-32 INAP-33 INAP-34 INAP-35 INAP-36 INAP-37 INAP-38 INAP-39 INAP-40 INAP-41 INAP-42

Registrar en el sistema de logs y auditora todos los accesos del aspirante y las actividades realizadas (fecha, hora y modificacin de datos) Permitir al aspirante una vez haya completado los datos del formulario, registrar su inscripcin y generar de la constancia de inscripcin El sistema debe verificar antes de registrar la inscripcin del aspirante que todos los campos definidos como obligatorios en el formulario hayan sido llenados por el aspirante Registrar, con objeto de auditar el proceso de inscripcin, los datos de acceso incluido la fecha y hora de registro de la inscripcin exitosa (creacin de la constancia de inscripcin), de cada aspirante. Desplegar la constancia de inscripcin del aspirante, una vez haya terminado exitosamente su registro mostrando la fecha y hora en que se gener La constancia de inscripcin debe contener fecha de registro de la inscripcin La constancia de inscripcin debe contener el cdigo del aspirante La constancia de inscripcin debe contener los nombres y apellidos del aspirante La constancia de inscripcin debe contener el tipo y nmero de documento de identificacin del aspirante La constancia de inscripcin debe contener el programa de posgrado y sede al cual se presenta el aspirante La constancia de inscripcin debe contener la lista de documentos requeridos por el programa de posgrado al cual aspira y las fechas y horarios para su presentacin La constancia de inscripcin debe contener informacin sobre los criterios de evaluacin del programa de posgrado al cual aspiran La constancia de inscripcin debe contener los comentarios y notas relevantes para el aspirante La constancia de inscripcin debe contener la fecha de publicacin de los resultados de admisin La constancia de inscripcin debe contener un cdigo de seguridad que garantice su autenticidad Para aquellos criterios de evaluacin que requieran cita, esta se debe asignar al momento de registrar inscripcin La constancia de inscripcin debe contener el horario de las citas para los criterios de evaluacin que lo requieran Generar y desplegar la constancia de inscripcin cada vez que un aspirante desee verla, despus de haberse inscrito y mientras el ingreso al sistema est activo. Desplegar al iniciar sesin el aspirante y antes de registrar la inscripcin, las advertencias legales a que haya lugar El aspirante debe aceptar las advertencias legales de INAP-41 antes de continuar con el proceso

INAP-43

Una vez el aspirante ha registrado su inscripcin, podr modificar los datos que ha ingresado en el formulario hasta tres horas despus de haber realizado la inscripcin. Despus de este periodo, no podr modificar ninguno de los datos que ha ingresado en el formulario; solo podr consultar la constancia de inscripcin Ningn aspirante podr ingresar al sistema una vez ha pasado el periodo de inscripciones; ni siquiera para ver su constancia de inscripcin Permitir la inscripcin del aspirante por va administrativa Desactivar la inscripcin del aspirante indicado. Reactivar la inscripcin del aspirante indicado. VERIFICACIN DE DATOS DE INSCRIPCIN DE ASPIRANTES PARA PREGRADO

INAP-44 INAP-45 INAP-46 INAP-47

REF. VDI-01

REQUERIMIENTO Registrar la entrega de los documentos de soporte que acrediten la condicin de vnculo laboral del aspirante para aquellos que decidieron aspirar con esta condicin a los programas que lo permiten El sistema debe generar una constancia de entrega de los documentos de VDI-01 que contenga la fecha y hora de entrega, el cdigo del aspirante, nombres y apellidos del aspirante, la lista de documentos entregados y el cdigo de seguridad de la constancia Registrar la entrega de los documentos que acreditan que el aspirante cumple con la condicin de excepcin con la cual decidi presentarse o que acrediten la reserva de cupo. Se debe registrar qu documentos present el aspirante El sistema debe generar una constancia de entrega de los documentos de VDI-03 que contenga la fecha y hora de entrega, el cdigo del aspirante, Nombres y apellidos del aspirante, la lista de documentos entregados, la condicin de excepcin (o reserva de cupo) y el cdigo de seguridad de la constancia. Eliminar la condicin de excepcin a aquellos aspirantes que no hayan demostrado cabalmente que la cumplen o que ya hayan hecho uso de ella y esta sea vlida nicamente para un proceso de admisin Eliminar la condicin de vnculo laboral a aquellos aspirantes que no hayan demostrado cabalmente que cumplen tal condicin Generar el archivo plano de listado de cdigos SNP en el formato necesario para comparar la informacin ingresada por los aspirantes y los datos proporcionados por el ICFES Cargar los archivos planos con los datos suministrados por el ICFES Identificar entre los aspirantes inscritos a aquellos que hayan registrado ms de una inscripcin en la misma sede, teniendo en cuenta el documento de identidad y el registro SNP. Eliminar del proceso de admisin aquellos aspirantes de los cuales se haya detectado el registro de ms de una inscripcin en la misma sede Detectar a los aspirantes cuyos cdigos SNP de la prueba del ICFES registrados sean inconsistentes, teniendo en cuenta que los tipos de inconsistencias posibles son: SNP del aspirante pertenece a otra persona. SNP del aspirante no existe. Eliminar del proceso de admisin a los aspirantes cuya inconsistencia de SNP no haya podido resolverse

VDI-02

VDI-03

VDI-04

VDI-05 VDI-06 VDI-07 VDI-08 VDI-09 VDI-10

VDI-11

VDI-12

VDI-13 VDI-14 VDI-15 VDI-16 VDI-17 VDI-18 VDI-19 VDI-20 VDI-21 VDI-22 VDI-23 VDI-24 VDI-25 VDI-26 VDI-27

Marcar para sancin correspondiente a los aspirantes detectados en VDI-12 Detectar y retirar del proceso de admisin a los aspirantes que hayan sido sancionados en procesos anteriores Detectar las diferencias entre los nombres consignados por los aspirantes inscritos y la informacin suministrada por el ICFES. Detectar diferencias entre los puntajes obtenidos en los resultados del Examen de Estado registrados por el aspirante y los suministrados por el ICFES Asignar y registrar los puntajes obtenidos en los resultados del Examen de Estado de cada aspirante, tomndolos de la informacin suministrada por el ICFES Detectar los aspirantes cuyos puntajes del Examen de Estado no alcancen los mnimos exigidos por los respectivos programas acadmicos a los cuales se inscribieron Eliminar del proceso de admisin a aquellos aspirantes que han sido detectados en VDI-18 de tal forma que no sean tenidos en cuenta en el proceso de seleccin Marcar para sancin correspondiente a los aspirantes detectados en VDI-18 Determinar cules aspirantes han incurrido en BRA estando matriculados en periodos anteriores en el mismo programa acadmico u homologable al cual se inscribi indicando el nmero de BRA Listar y marcar los aspirantes que hayan incurrido en el mximo nmero de BRA permitidos para optar nuevamente por un cupo en el mismo programa acadmico o equivalente Marcar para sancin correspondiente a los aspirantes que han presentado documentacin falsa Marcar para sancin y retirar del proceso de admisin a aquellos aspirantes cuya informacin est incompleta o es inconsistente y no se pudieron localizar a travs de los nmeros telefnicos que suministr en el formulario de inscripcin Aplicar la sancin respectiva a todos los aspirantes que han sido marcados para sancin Despus de la actualizacin de los resultados del Examen de Estado se debe poder consultar la informacin consignada inicialmente por el aspirante en el formulario de inscripcin en cuanto a los puntajes mnimos se refiere. Para todos los requerimientos donde haya que marcar, eliminar y/o sancionar aspirantes del proceso de admisin, se deben mostrar anticipadamente listados de confirmacin VERIFICACIN DE DATOS DE INSCRIPCIN DE ASPIRANTES PARA POSGRADO

REF. VDIP-01 VDIP-02

REQUERIMIENTO Marcar en el sistema la entrega de los documentos exigidos por cada programa a los aspirantes de posgrado No permitir formalizar la inscripcin del aspirante, mientras no se marque en el sistema que este ha presentado todos los documentos requeridos al momento de formalizar su inscripcin en el respectivo programa Generar la constancia de entrega de los documentos exigidos por cada programa de posgrado. Dicha constancia debe contener la fecha y hora de entrega, un cdigo de seguridad, los nombres del aspirante, los datos del documento de identidad y el programa al cual al cual se presenta el aspirante

VDIP-03

VDIP-04 VDIP-05

Permitir eliminar del proceso de admisin a aquellos aspirantes que han presentado certificados de estudio falsos, hayan mentido en el formulario de inscripcin, o hayan presentado documentacin falsa Retirar del proceso de admisin a aquellos aspirantes que no presentaron la documentacin solicitada en las fechas especificadas para tal fin CALIFICACIN DE ASPIRANTES PARA PREGRADO

REF. CAS-01 CAS-01.1 CAS-02 CAS-03 CAS-04 CAS-05 CAS-06

REQUERIMIENTO Registrar, consultar y modificar las calificaciones obtenidas en cada criterio evaluado a cada aspirante que haya presentado Pruebas Especficas de Aptitud en el programa acadmico en el cual se inscribi Verificar que el Director de Programa solo pueda modificar las calificaciones, mientras se encuentre activo el proceso de Calificacin de Aspirantes. Calcular y guardar la nota final en la Prueba Especfica de Aptitud de cada aspirante cuando se registren las notas de todos los criterios evaluados en la respectiva prueba, segn se ejecuten las operaciones del requerimiento CAS-01 Listar las calificaciones obtenidas por los aspirantes en cada Prueba Especfica de Aptitud y generar el informe de notas correspondiente Permitir consultar, verificar y modificar las calificaciones y nota final en las Pruebas Especficas de Aptitud del aspirante con el soporte en papel de las mismas entregada por los programas que las aplican a la divisin de admisiones Los aspirantes que no presentaron las Pruebas Especficas de Aptitud no se retiran del proceso, aparecen en el listado descendente de posicin en los ltimos lugares sin nota.

Calcular y almacenar los resultados obtenidos por el aspirante en cada prueba Aquellos aspirantes que acreditaron reserva de cupo y hacen uso de esta condicin no son CAS-06.1 calificados, pero deben aparecer en el listado descendente y son admitidos automticamente. Para aquellos programas en los que las pruebas de aptitud equivalen al 100% de la calificacin, CAS-06.2 los puntajes de los resultados del Examen de Estado no debe ser tomado en consideracin al momento de calcular la calificacin del aspirante CAS-06.3 CAS-07 CAS-08 Realizar y capturar en el rea de Ciencias Sociales la ponderacin de las reas de Historia y Geografa para los aspirantes con ICFES anteriores al ao de 2006. La calificacin debe poder hacerse por programa, por facultad y tambin de forma global para todos los programas ofrecidos Los aspirantes retirados del proceso de admisin no deben ser calificados CALIFICACIN DE ASPIRANTES PARA POSGRADO REF. CASP-01 REQUERIMIENTO Registrar, consultar y modificar las calificaciones obtenidas en cada criterio evaluado a cada aspirante de posgrado

Calcular y guardar la nota final de cada aspirante cuando se registren las notas de todos los CASP-02 criterios evaluados en los respectivos criterios, segn se ejecuten las operaciones del requerimiento CASP-01. CASP-03 Listar las calificaciones obtenidas por los aspirantes en cada criterio de evaluacin y generar el informe de notas correspondiente

Permitir consultar, verificar y modificar las calificaciones y nota final en los criterios de evaluacin CASP-04 del aspirante con el soporte en papel de las mismas entregado por los Directores de programa a la divisin de admisiones Aquellos aspirantes que no presentaron las pruebas calificables definidas en los criterios de CASP-05 admisin para el programa de posgrado al cual se presentaron, no se califican y deben aparecer en las ltimas posiciones en los listados descendentes por calificacin CASP-06 Calcular y almacenar la calificacin obtenida por cada aspirante inscrito La calificacin obtenida por cada aspirante debe obtenerse a partir de los criterios de evaluacin CASP-07 definidos por cada programa de posgrado y configurados previamente en el sistema CASP-08 La calificacin debe poder hacerse por programa de posgrado, por facultad y tambin de forma global para todos los programas de posgrado ofrecidos

SELECCIN DE ASPIRANTES PARA PREGRADO REF. SEA-01 REQUERIMIENTO Generar el listado descendente por calificacin y por programa acadmico de los aspirantes mostrando la condicin de excepcin que tienen, si aplica

Para programas que ofrecen un porcentaje del cupo a los que acreditan la condicin de vnculo laboral se debe generar un listado descendente por calificacin para aquellos que acreditaron la SEA-02 condicin de vnculo laboral y otro para quienes no la acreditaron, mostrando la condicin de excepcin que tienen, si aplica Los aspirantes que reservaron su cupo se ubican en los ltimos lugares de los listados SEA-03 descendentes de SEA-01. Los MAP quedan ubicados dependiendo de su calificacin en cualquier posicin. Para programas que ofrecen un porcentaje del cupo a los que acreditan condicin de vnculo laboral los aspirantes con reserva de cupo se ubican en el listado descendente de la condicin de SEA-04 vnculo laboral si previamente se presentaron con dicha condicin. De lo contrario, se ubican en el listado descendente de aquellos que no acreditan tal condicin En caso de empate en la lnea de corte la posicin de los aspirantes en el listado descendente se SEA-05 define con base en los criterios de desempate establecidos en el reglamento de admisiones vigente En caso de que el desempate no pueda ser establecido por el sistema, se debe permitir al SEA-05.1 encargado del proceso realizar el desempate manualmente de los aspirantes involucrados y guardar el registro de ello SEA-06 Determinar los aspirantes admitidos a cada programa acadmico, teniendo en cuenta el cupo asignado.

Establecer una lnea de corte inicial en el puesto del nmero correspondiente al nmero de cupos aprobados en el programa. En los programas que tienen en cuenta el vnculo laboral los cupos se SEA-06.1 reparten de acuerdo al porcentaje establecido para cada listado descendente de aquellos que acreditan vnculo laboral y aquellos que no lo hacen SEA-06.2 Calcular la cantidad de cupos que requieren cada una de las condiciones de excepcin cuyo cupo est contemplado dentro del cupo del programa

SEA-06.3 Subir la lnea de corte inicial tantos puestos como cupos hayan sido calculados en SEA-07.2 Seleccionar y marcar como admitidos a los aspirantes que se encuentran debajo de la lnea de corte y cercanos a ella y que acrediten condiciones de excepcin cuyo cupo est contemplado SEA-06.4 dentro del cupo del programa, hasta completar los cupos asignados a cada condicin de excepcin Si los cupos asignados a las condiciones de excepcin cuyo cupo est contemplado dentro del cupo del programa no se completan, se deben asignar a los dems aspirantes que no se acogen a SEA-06.5 ninguna condicin y en estricto orden descendente de posicin debajo de la lnea de corte inicial. Dichos aspirantes deben ser marcados como admitidos SEA-06.6 Calcular la cantidad de cupos que requieren las condiciones de excepcin cuyo cupo es adicional al cupo del programa

Seleccionar y marcar como admitidos a los aspirantes que se encuentran debajo la lnea de corte SEA-06.7 y cercanos a ella y que acrediten condiciones de excepcin cuyo cupo es adicional al cupo del programa, hasta completar los cupos asignados a cada condicin de excepcin SEA-06.8 Los cupos de las condiciones de excepcin cuyo cupo es adicional del cupo del programa y que no sean utilizados, no sern reemplazados

Siempre se deben seleccionar primero los aspirantes con condiciones de excepcin cuyo cupo SEA-06.9 est contemplado dentro del cupo del programa y luego aquellos aspirantes con condiciones de excepcin cuyo cupo es adicional. SEA-07 SEA-08 SEA-09 SEA-10 SEA-11 SEA-12 SEA-13 BRA-14 Los aspirantes admitidos por condicin de excepcin se marcan como admitidos por condicin de excepcin Todos los aspirantes que estn por encima de la lnea de corte se marcan como admitidos Generar el listado descendente de calificacin de cada programa acadmico, mostrando los que fueron admitidos y por cul condicin de excepcin o reserva de cupo, si aplica. A todos los aspirantes marcados como admitidos se les debe asociar la resolucin del programa acadmico, el reglamento estudiantil que les corresponde, y el cdigo SNIES vigente del programa acadmico. Listar los admitidos de cada programa acadmico en orden alfabtico, de acuerdo al periodo de admisiones y la sede Generar listado de cdigos de admitidos para aviso de prensa en formato de hoja de clculo. PENDIENTE por parte de ADMISIONES enviar estructura y formato en que debe generarse este listado. Determinar, marcar y listar por programa acadmico en orden alfabtico aquellos admitidos que fueron admitidos en procesos de admisin anteriores. Registrar, consultar, modificar y desactivar la informacin pertinente de uno o ms aspirantes que han sido admitidos durante una Convocatoria de Admisin determinada. SELECCIN DE ASPIRANTES PARA POSGRADO REF. REQUERIMIENTO

SEAP-01 Generar el listado descendente por calificacin y por programa de posgrado de los aspirantes SEAP-02 Determinar los aspirantes admitidos a cada programa acadmico Establecer una lnea de corte en el puesto del nmero correspondiente al nmero de cupos SEAP-03 aprobados en el programa posgrado SEAP-04 Marcar como admitidos a los aspirantes que estn por encima de la lnea de corte establecida SEAP-05 Generar el listado descendente por calificacin y por programa de posgrado de los aspirantes mostrando los que fueron admitidos, incluyendo el periodo acadmico y la sede

A todos los aspirantes marcados como admitidos se les debe asociar la resolucin del programa SEAP-06 acadmico de posgrado, el reglamento estudiantil que les corresponde, y el cdigo del registro calificado vigente del programa de posgrado. SEAP-07 Listar los admitidos de cada programa de posgrado en orden alfabtico, incluyendo el periodo acadmico y la sede

LIBERACION DE CUPOS PARA PRIMER SEMESTRE Y LLAMADO ADICIONAL REF. LIC-01 LIC-02 LIC-03 REQUERIMIENTO Registrar, consultar, modificar y desactivar la solicitud de reserva de cupo de cada admitido que as lo requiera. En este registro debe quedar indicado el motivo y la justificacin por la cual se hace la solicitud Registrar en el sistema a cada aspirante al cual se le aprueba la reserva de cupo, la fecha en la cual se le efecta la reserva, el motivo de la reserva y su tiempo de vigencia

El registro en el sistema de los aspirantes admitidos a los cuales se les aprueba la reserva de cupo debe hacerse en bloque dependiendo de la causal de reserva (p.ej. servicio militar, intercambio estudiantil, calamidad domstica) Generar y desplegar carta de respuesta a la reserva de cupo de cada aspirante admitido que as lo haya solicitado. La carta debe contener nombre y apellidos completos, cdigo de inscripcin del LIC-04 aspirante, cdigo y nombre del programa acadmico, periodo de vigencia de la reserva, un cdigo de seguridad e informacin general al respecto Marcar en el sistema a los aspirantes admitidos que NO oficializaron su matrcula acadmica de LIC-05 oficio en el primer llamado por no presentar los documentos soporte requeridos en las fechas definidas en el calendario del desarrollo del semestre Registrar en el sistema los cupos que son liberados por los aspirantes admitidos que no ingresan a LIC-06 primer semestre sino que lo hacen a semestres superiores por alguna causa y que son detectados por el director del programa acadmico LIC-07 Determinar por programa acadmico, la cantidad de cupos que han sido liberados Los cupos que son adicionales, es decir aquellos cupos de las condiciones de excepcin cuyo cupo es adicional al cupo total del programa, que no son usados por sus beneficiarios no deben LIC-07.1 ser tomados en cuenta para calcular la cantidad de cupos que han sido liberados porque estos no se reemplazan Seleccionar y marcar en bloque por cada programa acadmico como admitidos por llamado adicional a aquellos aspirantes que se encuentren por debajo de la lnea de corte inicial, hasta LIC-08 completar la cantidad de cupos liberados. La seleccin debe hacerse en el listado en estricto orden descendente A los admitidos por llamado adicional se les debe registrar en el sistema el nmero de llamado LIC-08.1 bajo el cual fueron admitidos (por ejemplo: admitido por segundo llamado, admitido por tercer llamado) LIC-09 En los llamados adicionales no se debe aplicar ninguna condicin de excepcin Generar el listado en orden alfabtico de aspirantes admitidos por llamado adicional , mostrando LIC-10 tambin el nmero de llamado por el cual fueron admitidos para enviarlo a los Directores de Programa Generar el listado descendente de posicin actualizado con los aspirantes admitidos por llamado LIC-11 adicional , mostrando el nmero de llamado por el cual fueron admitidos para su Publicacin en la pgina Web de Admisiones LIC-12 Registrar en el sistema la recepcin de documentos de soporte para la liquidacin de los derechos econmicos de los admitidos en llamado adicional

LIC-13

A todos los aspirantes marcados como admitidos se les debe asociar la resolucin del programa acadmico, el reglamento estudiantil que les corresponde, y el cdigo SNIES vigente del programa acadmico. REINSCRIPCION Y REINSCRIPCION POR TRASLADO DE ASPIRANTE

REF. RTA-01 RTA-02 RTA-03 RTA-03.1

REQUERIMIENTO Generar el listado de aquellos programas acadmicos que no lograron completar el cupo ofrecido (cupo mximo en el caso de las sedes), despus de haber calificado a todos los aspirantes, con su respectiva cantidad de cupos disponibles Registrar en el sistema la RCA de Reinscripcin, si se va efectuar reinscripcin para completar el cupo del programa Generar la convocatoria para la reinscripcin de los aspirantes a los programas acadmicos en donde va a haber Reinscripcin Permitir definir en el sistema y validar que la reinscripcin a un programa solo la pueden realizar aspirantes que se hayan presentado a determinados programas si as se desea

Registrar la reinscripcin en la misma u otra sede, de aspirantes que no hayan sido admitidos en el primer llamado del proceso de admisin vigente. Marcar segn lo indique el aspirante, la opcin RTA-04 de volver al programa en que se inscribi originalmente si quedara admitido en ese programa por llamado adicional La reinscripcin debe hacerse a travs de un formulario va web al cual pueden ingresar los RTA-04.1 aspirantes no admitidos del proceso de admisin vigente ingresando con su cdigo y nmero de referencia que se encuentran en la clave de acceso El formulario de Reinscripcin debe permitir especificar los siguientes datos: programa al cual RTA-04.2 desea se efectuar la reinscripcin, sede, y si se desea permanecer en el programa original en caso de ser admitido Al hacer el aspirante la reinscripcin debe generar una constancia de Reinscripcin con la fecha de registro de la reinscripcin, un cdigo de seguridad, cdigo del aspirante, apellidos y nombres RTA-04.3 completos, el programa al cual se reinscribe, la sede y la informacin que indique si el aspirante desea permanecer en el programa original en caso de ser admitido por llamado adicional RTA-04.4 RTA-05 RTA-06 RTA-07 RTA-08 Una vez el aspirante registre su reinscripcin, no podr modificar los datos de esta; solo generar y desplegar la constancia de reinscripcin Verificar y solo permitir la reinscripcin de aquellos aspirantes que cumplan con los requisitos de inscripcin (puntajes mnimos) al programa especificado Verificar y solo permitir la reinscripcin de aquellos aspirantes que participaron las convocatorias de admisiones vigentes en cualquiera de las sedes de la Universidad Verificar y solo permitir la reinscripcin a aquellos aspirantes que no se encuentran con sanciones vigentes Calificar a los reinscritos con base en los requisitos y criterios exigidos por el programa acadmico y generar el listado de calificacin en orden descendente de posicin. En el proceso de calificacin, no aplican condiciones de excepcin o el beneficio de vnculo laboral

RTA-09 RTA-10 RTA-11

Listar los aspirantes reinscritos en los respectivos programas acadmicos en orden de posicin, indicando el programa acadmico donde inicialmente se haba inscrito y en cul quedaron admitidos Listar en orden alfabtico los aspirantes que fueron admitidos por reinscripcin en los respectivos programas acadmicos para ser enviados a los Directores de Programas. Registrar en el sistema como admitidos por Reinscripcin a aquellos aspirantes que quedaron admitidos

A todos los aspirantes marcados como admitidos por Reinscripcin se les debe asociar la RTA-11.1 resolucin del programa acadmico, el reglamento estudiantil que les corresponde, y el cdigo SNIES vigente del programa acadmico. Registrar la Reinscripcin con Traslado al mismo programa acadmico en otra sede o a diferente programa acadmico de cada aspirante que se someta a este proceso y que no haya sido RTA-12 admitido en el proceso de admisin vigente. Teniendo en cuenta marcar segn lo indique el aspirante, la opcin de volver al programa en que se inscribi originalmente si quedara admitido en ese programa por llamado adicional La Reinscripcin por Traslado debe contener el cdigo del aspirante, el programa a cual se hace la RTA-12.1 Reinscripcin por Traslado, la sede, y especificar si el aspirante desea permanecer en el programa original en caso de ser admitido por llamado adicional Verificar y solo permitir la Reinscripcin con Traslado de aquellos aspirantes que cumplan con RTA-13 todos los requisitos de inscripcin (puntajes mnimos) al programa al cual se reinscribe. RTA-14 RTA-15 Verificar y solo permitir la Reinscripcin con Traslado de aquellos aspirantes que no se encuentran con sanciones vigentes Registrar en el sistema como admitidos por Reinscripcin con Traslado a aquellos aspirantes que cumplieron con todas las condiciones de RTA-13 y RTA-14

A todos los aspirantes marcados como admitidos por Reinscripcin con Traslado se les debe RTA-15.1 asociar la resolucin del programa acadmico, el reglamento estudiantil que les corresponde, y el cdigo SNIES vigente del programa acadmico. RTA-16 Generar el listado por orden alfabtico de los aspirantes que fueron admitidos en la reinscripcin con traslado

Cambiar de programa (y de sede si es el caso), a los admitidos por Reinscripcin y por Reinscripcin con Traslado que fueron admitidos en el programa original en un llamado adicional y RTA-17 que especificaron su deseo de hacerlo. En ese caso, se les debe cambiar tambin la resolucin del programa acadmico y el condigo SNIES vigente del mismo. Tambin deben quedar marcados como admitidos por llamado adicional con el respectivo nmero del llamado (*) Nota: se sugiere que este requerimiento (RTA-12) lo efecte directamente el Director de Programa. El Director de Programa registra en el sistema a los aspirantes a los cuales se les va a hacer la Reinscripcin con Traslado. Posteriormente, Admisiones revisa y aprueba la admisin tal y como se consigna en RTA-15. Esto con el fin de simplificar el proceso para Admisiones y hacer que los Directores de Programa registren las solicitudes. Admisiones tan solo debe preocuparse por aprobar las inscripciones EXAMEN DE CLASIFICACION EN ESPAOL E INGLES REF. ECE-01 REQUERIMIENTO Registrar, consultar, modificar y desactivar la informacin maestra de los espacios, capacidad y horarios en los cuales se llevar a cabo el examen de clasificacin en espaol

ECE-02

Registrar, consultar y modificar la lista de programas acadmicos cuyos estudiantes estn eximidos de presentar los exmenes de proficiencia en espaol Asignar espacio y hora para la presentacin del examen de clasificacin en espaol a cada aspirante admitido. Esto se debe poder hacer para bloques de admitidos, incluyendo a los admitidos por transferencia, teniendo en cuenta el cupo disponible en cada espacio. No se deben asignar a aquellos estudiantes de programas acadmicos que estn eximidos presentar los exmenes de proficiencia en espaol Generar listado de admitidos, incluyendo a los admitidos por transferencia que presentarn el examen de espaol, con espacio para firma y nmero de documento de identidad de acuerdo a la distribucin en los salones correspondientes Obtener del Sistema de Exmenes Proficiencia en espaol el resultado obtenido por cada admitido que haya aprobado el examen de clasificacin en espaol y registrarlo en el sistema para que est eximido de cursar y aprobar las asignaturas equivalentes al examen de proficiencia en espaol Registrar, consultar, modificar y desactivar la informacin maestra de los espacios, capacidad y horarios en los cuales se llevar a cabo el examen de proficiencia en idioma extranjero Registrar, consultar y modificar la lista de programas acadmicos cuyos estudiantes estn eximidos de presentar los exmenes de proficiencia en idioma extranjero

ECE-03

ECE-04

ECE-05

ECE-06 ECE-07

Asignar espacio y hora para la presentacin del examen de proficiencia en idioma extranjero a cada aspirante admitido. Esto se debe poder hacer para bloques de admitidos, incluyendo a los ECE-08 admitidos por transferencia, teniendo en cuenta el cupo disponible en cada espacio. No se deben asignar a aquellos estudiantes de programas acadmicos eximidos de cursar y aprobar las asignaturas equivalentes al examen de proficiencia en idioma extranjero Generar listado de admitidos, incluyendo a los admitidos por transferencia que presentarn el ECE-09 examen proficiencia en idioma extranjero, con espacio para firma y nmero de documento de identidad de acuerdo a la distribucin en los salones correspondientes Obtener del Sistema de Exmenes Proficiencia en idioma extranjero el resultado obtenido por ECE-10 cada admitido que haya aprobado el examen y registrarlo en el sistema para que est eximido de cursar y aprobar las asignaturas equivalentes al examen de proficiencia en idioma extranjero Registrar, consultar, modificar y desactivar la informacin de la solicitud (cdigo del estudiante, tipo ECE-11 de examen) para presentar el Examen Proficiencia en espaol o en idioma extranjero. Verificar si el estudiante se encuentra apto para realizar el Examen Proficiencia en espaol o en ECE-11.1 idioma extranjero, es decir: a) an no ha presentado en examen, b) ya lo presento, y cancelo el costo de la nueva prueba. ECE-12 ECE-12.1 Registrar o desactivar en el sistema los estudiantes o admitidos que aprobaron el Examen Proficiencia en espaol o en idioma extranjero. El registro de las calificaciones se realiza mediante el ingreso de parmetros a travs de un archivo de texto plano. REINGRESO A PRIMER SEMESTRE REF. REQUERIMIENTO

RPS-01 RPS-01.1

Registrar, consultar, modificar y desactivar la informacin de solicitud de reingreso de un aspirante que haya cancelado su matrcula estando en primer semestre, teniendo en cuenta el programa al cual solicita reingreso y la justificacin La solicitud de reingreso debe contener el cdigo del estudiante y el programa al cual solicita el reingreso a primer semestre

Verificar, antes de registrar la solicitud de reingreso a primer semestre, que efectivamente se est haciendo en el proceso siguiente de admisin del respectivo programa acadmico. Es decir, no es RPS-02 vlido registrar la solicitud cuando ha pasado ms de un proceso de admisin para el correspondiente programa, despus de que el estudiante se retir de primer semestre Verificar, antes de registrar la solicitud de reingreso a primer semestre, que el estudiante no ha RPS-02.1 incurrido en bajo rendimiento Acadmico en primer semestre. En tal caso no podr solicitar reingreso Generar y desplegar una constancia de registro de la solicitud de reingreso a primer semestre. RPS-03 Incluyendo en la constancia informacin que ya haya sido almacenada en la base de datos acerca de la solicitud Generar un cdigo de seguridad que garantice la autenticidad de la constancia de registro y RPS-04 ponerlo en ella junto con la fecha de registro de la solicitud de reingreso a primer semestre RPS-05 RPS-06 RPS-07 RPS-08 RPS-09 Registrar, consultar y modificar la aprobacin o negacin de la solicitud de reingreso del estudiante, indicando la respectiva justificacin Generar las cartas de notificacin indicando segn corresponda la aprobacin o negacin de la solicitud para cada aspirante que haya registrado una solicitud de reingreso a primer semestre Registrar en el sistema el reingreso a primer semestre del estudiante para aquellos cuya solicitud fue aprobada Generar nmeros de referencia asociados a los cdigos de los aspirantes a quienes les fue aprobado el reingreso a primer semestre

Registrar, consultar y modificar las fechas y horario lmite en el calendario acadmico, para ejecucin de la actividad de actualizacin de datos financieros de los aspirantes admitidos por reingreso a primer semestre Habilitar el ingreso a los estudiantes cuyo reingreso ha sido aprobado a la pgina web del RPS-10 Formulario de Actualizacin de Datos Personales, de Ubicacin y Financieros en la fechas y horas definidas Capturar y validar los datos de acceso del estudiante admitido al Formulario de Actualizacin de RPS-11 Datos Personales, de Ubicacin y Financieros. Los datos de acceso son nmero de referencia, cdigo del estudiante y el programa acadmico Capturar y permitir modificar el nmero y tipo de identificacin del aspirante, as como los datos RPS-11.1 de expedicin del documento (TI, CC, CE, Registro Civil, Pasaporte, Contrasea de la Cdula, Nmero de Identidad Personal) RPS-11.2 RPS-11.3 RPS-11.4 Capturar y permitir modificar el estado civil del aspirante (Soltero, Casado, Unin Libre, Separado, Divorciado, Viudo, Religioso, Otro) Capturar y permitir modificar los nmeros telefnicos de contacto del aspirante (nmero fijo y nmero de celular) y su e-mail Capturar y permitir modificar los datos referentes a la condicin socioeconmica del aspirante (ingresos y egresos familiares, tipo de vivienda donde va a residir, composicin del grupo familiar)

Capturar y permitir modificar los datos laborales del aspirante, si este trabaja (cargo, empresa o lugar de trabajo, direccin, telfono oficina, cargo del jefe inmediato, antigedad, sueldo) Permitir al estudiante una vez haya completado los datos del formulario, registrar la actualizacin RPS-12 de los datos y generar de la constancia de registro del formulario El sistema debe verificar antes de registrar la actualizacin de los datos del estudiante que todos RPS-12.1 los campos definidos como obligatorios en el formulario hayan sido llenados Generar y desplegar la constancia de registro de la informacin del Formulario de Actualizacin de RPS-13 Datos Personales, de Ubicacin y Financieros, Incluyendo en la constancia un cdigo de seguridad, la informacin ingresada por el estudiante y la fecha de registro Una vez el estudiante ha hecho el registro de la informacin no podr modificar ninguno de los RPS-14 datos que ha ingresado en el formulario, solo podr consultar la constancia de registro del formulario Marcar aquellos estudiantes a quienes les fue aprobado el reingreso pero no actualizaron los RPS-15 datos en el Formulario de Actualizacin de Datos Personales, de Ubicacin y Financieros y/o no se matricularon pues pierden el cupo en el correspondiente programa acadmico RPS-11.5 RPS-16 Generar listado de admitidos por reingreso a primer semestre del programa acadmico indicado

TRANSFERENCIA A PRE Y POSGRADO DE ESTUDIANTES DE OTRAS UNIVERSIDADES Y GRADUADOS DE UNIVALLE REF. TOU-01 REQUERIMIENTO Registrar, consultar, modificar para cada programa acadmico asociado a un proceso de transferencia, cuantos cupos ofrecer en los semestres en los cuales puede recibir estudiantes, los tipos de pruebas del ICFES y el rango de aos, de esas pruebas, para los cuales acepta inscritos. Registrar, Modificar, Desactivar y Consultar informacin maestra de criterios de aceptacin en general y por programa acadmico, que sern tenidos en cuenta para aprobar una solicitud de transferencia, teniendo en cuenta cuales aplican para aspirantes de otras instituciones y cuales para candidatos a grado o graduados de univalle. Registrar, Modificar, Desactivar y Consultar criterios de aceptacin que sern tenidos en cuenta para aprobar una solicitud de transferencia, teniendo en cuenta cuales aplican para aspirantes de otras universidades (promedio acumulado, documentacin completa, certificado de no sanciones disciplinarias, Distinciones acadmicas, carta de motivacin, porcentaje de avance en la carrera, semestre X a partir del cual se acepta la transferencia, etc.) y cuales para egresados de univalle o candidatos a grado de univalle (puede ser que el Director de Programa no solicite ningn documento que soporte su solicitud o puede ser que s como por ejemplo: carta de motivacin, certificado de promedios acumulados, u otro que el Director considere necesario).

TOU-02

TOU-02.1

TOU-02.2 TOU-03

Consultar los criterios de aceptacin de los 3 ltimos perodos acadmicos, con el fin de tenerlos de base para establecer los nuevos. Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin de horario de citas para recepcin de documentacin, en Admisiones, de respaldo a la solicitud de transferencia de otras universidades. Capturar y verificar validez de datos de acceso a la solicitud de transferencia: Numero de referencia, cdigo de estudiante y programa acadmico al cual aspira. Registrar de forma automtica, para fines de auditoria, los datos de acceso (exitosos o fallidos) incluida la fecha y hora exacta en que se intent acceder al formulario de solicitud de transferencia. Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin requerida de los aspirantes en la solicitud de transferencia (Ver formulario inscripcin Pregrado Transferencia). Registrar, Consultar y Modificar TIPO DE INCAPACIDAD (invidente, auditiva, cognitiva, etc.), si el aspirante seala que SI presenta algn tipo de incapacidad. Generar CITA de forma automtica, para entrevista del aspirante que seala que si sufre de alguna incapacidad, en esta cita deber soportar su incapacidad, con documentacin respectiva.

TOU-04 TOU-05

TOU-06 TOU-06.1 TOU-06.2

TOU-06.3

Desactivar de forma automtica, los tipos de pruebas de ICFES y el rango de aos correspondiente de cada uno de los cuales acepta inscritos cuando el aspirante a transferencia sea un egresado o candidato a grado de univalle. Registrar de forma automtica, para fines de auditoria, los datos de acceso incluida la fecha y hora exacta en que se registr informacin en el respectivo formulario de solicitud de transferencia. Consultar y generar a partir de la informacin incluida en el formulario de solicitud de transferencia, una Constancia inmediata de Registro de Solicitud de Transferencia, incluyendo en ella: fecha de inscripcin, cdigo del estudiante, nombres, apellidos, programa al que aspira, documento de identidad, SNP (para aspirantes de otra institucin). Consultar y modificar informacin del aspirante en la Constancia de solicitud de transferencia. La informacin que no se puede modificar, en la Constancia de Registro de Solicitud de Transferencia, es el SNP, cdigo de estudiante y Programa de estudio al cual se est solicitando la transferencia. El tiempo durante el cual es aspirante podr editar la informacin permitida en la Constancia de Registro de solicitud de transferencia es de 1 hora, contada a partir del momento en que se gener la Constancia de Registro de solicitud. Consultar la Constancia de registros de solicitud de transferencia por parte del aspirante. Luego de pasada 1 hora de haberse generado la Constancia de registro de solicitud de transferencia, la misma estar disponible SOLO para CONSULTA hasta la fecha lmite de inscripcin al proceso. Generar e incluir en la constancia de registro de solicitud de transferencia un cdigo de seguridad que ayude a determinar la validez de la misma. Incluir en la Constancia de Registro de solicitud de Transferencia la documentacin soporte a presentar por parte del aspirante de otra institucin en la Oficina de Admisiones (ver Artculo 33 y Pargrafo 2 del Reglamento de Admisiones Resolucin 044 de Abril 19 de 2007) Incluir en la Constancia de Registro de solicitud de Transferencia la documentacin soporte a presentar por parte del egresado de univalle, o candidato a grado, en la Oficina del Programa Acadmico (ver Artculo 33 Pargrafo 1 y 2 del Reglamento de Admisiones Resolucin 044 de Abril 19 de 2007) Generar e Incluir en la Constancia de Registro de Solicitud de Transferencia del aspirante de otra institucin, el horario que le corresponde de cita para entrega de documentos de respaldo en la oficina de Admisiones y para el egresado de univalle o candidato a grado, el horario para la entrega de documentos soporte en el programa acadmico. Asociar a un aspirante su correspondiente horario de cita. Registrar de forma automtica, para fines de auditoria, los datos de acceso incluida la fecha y hora exacta en que se gener la Constancia de Registro de Solicitud de Transferencia. Registrar, consultar y modificar la recepcin de documentos de respaldo de la solicitud de transferencia, presentados en la oficina de Admisiones por parte de aspirantes de otras instituciones de educacin superior.

TOU-07

TOU-08

TOU-08.1

TOU-08.2

TOU-08.3 TOU-08.4

TOU-08.5

TOU-08.6

TOU-09 TOU-10 TOU-11

TOU-11.1

Registrar de forma automtica la asistencia en la fecha indicada para la recepcin de documentos, en Admisiones, que soportan una solicitud de transferencia de aspirantes de otra institucin de educacin superior. Generar Constancia de Recepcin de Documentos de Respaldo ( oficina de Admisiones) para el correspondiente aspirante de otra institucin, incluyendo Cdigo de seguridad, nombre, apellido, programa al cual aspira, fecha de entrega, hora, documentos entregados, y un campo de observacin. Esta constancia ser la que certifique la inscripcin en el proceso de transferencia. Marcar al aspirante de otra institucin, al cual ya se le ha generado la Constancia de Recepcin de Documentos de Respaldo, como apto para continuar en el proceso de Solicitud de Transferencia. Registrar, consultar y modificar las fechas y horario limite en el calendario acadmico, para ejecucin de la actividad de aprobacin y negacin de solicitudes de transferencia, para el periodo acadmico indicado. Registrar, consultar y modificar la aprobacin o negacin a la solicitud de transferencia de cada aspirante indicando respectivamente la justificacin. Sino es registrada, la solicitud de transferencia, en las fechas establecidas podr ser registrada por el funcionario de matrcula acadmica, previa solicitud del Director del programa (Solicitud extempornea). Si la solicitud del aspirante es aprobada, registrar, consultar y modificar las equivalencias a que haya lugar. Registrar la oficializacin de las equivalencias finalmente registradas al aspirante transferencia haya sido aprobada en el periodo acadmico indicado. cuya

TOU-12

TOU-12.1

TOU-13 TOU-14

TOU-15 TOU-15.1 TOU-16 TOU-17 TOU-17.1

Marcar al estudiante cuya solicitud de transferencia ha sido aprobada y se hayan oficializado las equivalencias a que haya lugar. Generar carta de notificacin para cada aspirante a transferencia indicndole segn corresponda la aprobacin con las equivalencias registradas, o negacin de su solicitud. Incluir en la Carta de Notificacin los trmites administrativos pendientes con Registro Acadmico de los admitidos por transferencia: documento de identidad. Libreta militar, Acta diploma de grado Recibo de pago de matrcula financiera Servicio mdico. Registrar automticamente la admisin por transferencia de los aspirantes que cada programa o facultad haya aprobado su solicitud. Marcar como apto para matricula acadmica al aspirante que se le haya aprobado la solicitud y oficializado las equivalencias. Generar un reporte, por programa, en orden alfabtico por apellido-nombre, de aspirantes marcados en TOU-19: Cdigo, apellido, nombre, programa acadmico al cual fue admitido. Registrar y consultar la recepcin de documentos soporte en Registro Acadmico de admitidos por transferencia.

TOU-18 TOU-19 TOU-20 TOU-21

TOU-21.1 TOU-21.2 TOU-22

Registrar la fecha de asistencia de la recepcin de documentos, en Registro Acadmico. Generar Constancia de Recepcin de Documentos en Registro Acadmico: nombre del documento, observacin. Generar listado de admitidos por transferencia, indicando el semestre al cual fueron admitidos.

REF. FGS-01 FGS-02 FGS-03 FGS-04

ANEXO 4.2. FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL SISTEMA REQUERIMIENTO Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de los procesos acadmicos, ejemplo: admisiones, grados, etc. Nombre y descripcin. Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de las actividades que conforman los procesos acadmicos, ejemplos: Nombre, descripcin y proceso al cual pertenece. Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de los tipos de periodos acadmicos, (vacaciones, regular, intermedio, etc.). Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de cada periodo acadmico. Teniendo en cuenta el tipo y las fechas de inicio y finalizacin. Registrar, consultar y modificar el calendario de los procesos acadmicos para cada periodo acadmico. Es decir las fechas entre las cuales se llevaran a cabo cada proceso acadmico asociado a un periodo acadmico. Teniendo en cuenta que un mismo proceso se puede ejecutar varias veces en el mismo periodo. Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de los das no hbiles o festivos en el calendario acadmico. Registrar, consultar, modificar y desactivar, cuando sea necesario que fechas del calendario acadmico definido para un proceso deban acceder determinados perfiles de usuario. Por ejemplo para adiciones y cancelaciones el primer da del proceso solo los directores de programa podrn ejecutarlo. Registrar, consultar, actualizar y desactivar informacin maestra que asocie a cada proceso acadmico de un periodo acadmico los programas acadmicos que realizarn el correspondiente proceso. Teniendo en cuenta de que sede es cada programa acadmico y que un mismo programa acadmico puede tener varios procesos acadmicos activos a la vez. Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de las instituciones educativas de secundaria y nivel superior aprobadas por el ICFES. Registrar, consultar, actualizar y desactivar informacin maestra de las seccionales que tiene la Universidad. Registrar, consultar, actualizar y desactivar informacin maestra de las sedes regionales que tiene la Universidad. Teniendo en cuenta la seccional a la pertenece. Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de los convenios acadmicos que tenga la Universidad. Registrar, consultar, actualizar y desactivar informacin maestra de las dependencias u organismos internos de la Universidad relacionados con la Divisin de Admisiones y Registro Acadmico, (rectora, vicerrectora acadmica, consejo directivo, etc.). Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de los nombres de los cargos en la universidad que tienen funciones asociadas a procesos acadmicos. (Decano de la Facultad de Ingenieras, Director de Programa Acadmico, Rector, Vicerrector Acadmico, etc.). Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de facultades e institutos. Teniendo en cuenta las sedes regionales en las cuales tienen presencia.

FGS-05

FGS-05.1

FGS-05.2

FGS-05.3

FGS-06 FGS-07 FGS-08 FGS-09 FGS-10

FGS-11

FGS-12

FGS-13

FGS-14

Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de escuelas, reas acadmicas y departamentos. Teniendo en cuenta las sedes regionales en las cuales tienen presencia. Registrar, consultar, actualizar y desactivar informacin maestra de las categoras para programas acadmicos (regular, desescolarizado, especial, etc.). Registrar, consultar, actualizar y desactivar informacin maestra de tipos de programas acadmicos que la universidad ofrece, (pregrado, tecnolgico, maestra, doctorado, etc.).

FGS-15 Registrar, consultar, actualizar y desactivar informacin maestra de las jornadas de estudio en que la Universidad tenga oferta acadmica (diurna, vespertina, nocturna, etc.) FGS-16 Registrar, consultar, actualizar y desactivar informacin maestra de los nfasis acadmicos que pueden tener los programas acadmicos de la universidad. (Entomologa, botnica, molecular, gentica, marina, ingeniera de sistemas, etc.). Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de programas acadmicos. Teniendo en cuenta las sedes regionales en las cuales tienen presencia, el nfasis, las jornadas en las cuales se ofrece y la categora a la cual pertenece. Registrar, consultar, modificar y desactivar relacin de homologacin (equivalencia) entre programas acadmicos, pueden ser de diferentes facultades. Registrar, consultar, modificar y desactivar la asociacin entre programa acadmico y el correspondiente cdigo SNIES, indicando la fecha a partir de la cual entra en vigencia. FGS-20 Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de los tipos y valores de calificaciones usadas para las asignaturas dictadas en la Universidad, (alfabtica, numrica, alfanumrica, etc.). Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de los componentes acadmicos, que pueden tener las asignaturas, (cientfico natural, filosfico, humanstico, tecnolgico, etc.). Registrar, consultar, modificar y desactivar los tipos de asignaturas impartidas en la Universidad, (obligatoria de ley, electiva complementaria, electiva profesional, etc.).

FGS-17

FGS-18

FGS-19

FGS-21

FGS-22

FGS-23

FGS-24

Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin de creacin de asignatura, indicando la unidad o rea acadmica que se debe responsabilizar, el nombre, el tipo, crditos, contenido temtico, objetivos de la asignatura y nmero de la resolucin emitida para la creacin de la misma. Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de ciclos acadmicos.

FGS-25 Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de los tipos de currculos acadmicos, (antiguo, reforma, contrarreforma, etc.). Registrar, consultar, actualizar y desactivar informacin maestra de las resoluciones acadmicas asociadas a cada plan acadmico, indicando la fecha a partir de la cual entra en vigencia, el tipo de currculo correspondiente y el nmero de crditos de cada tipo de asignatura que el estudiante debe cursar. Registrar, consultar, actualizar y desactivar informacin maestra que indique que los estudiantes de una resolucin acadmica de un programa acadmico de carrera profesional pueden graduarse de la tecnologa asociada y registrada como programa acadmico en la Universidad, al haber aprobado todos los cursos de la tecnologa. Registrar, consultar y desactivar la informacin que asocie las asignaturas que compongan cada resolucin acadmica de los correspondientes programas acadmicos, indicando para cada asignatura asociada de que tipo es, a que ciclo pertenece, el componente, en que semestre debe ser vista, si corresponde a una asignatura de trabajo de grado y si lo hay, el nmero mnimo de crditos que deben haber sido aprobados de asignaturas de la respectiva resolucin para poder cursar la asignatura.

FGS-26

FGS-27

FGS-28

FGS-29

FGS-30

Registrar, consultar, actualizar y desactivar informacin maestra de tipos de requisitos, (aprobado, cursado, etc.). Registrar, consultar, modificar y desactivar la relacin de requisito entre asignaturas de cada resolucin acadmica. Teniendo en cuenta que una asignatura puede tener varias asignaturas como pre requisito o correquisito. Registrar, consultar, modificar y desactivar la relacin de equivalencia entre asignaturas. Teniendo en cuenta que una asignatura puede ser equivalente a dos o ms cursadas.

FGS-31

FGS-32

FGS-32.1

Si la(s) asignatura(s) que se declara(n) equivalentes no son propias de la unidad duea de la(s) asignaturas que originalmente debiera(n) ser vista(s) por sus estudiantes, se debe registrar el programa acadmico y la resolucin a la cual se asociar la equivalencia y la relacin de equivalencia debe ser sometida a flujo de aprobacin. Los nodos del flujo sern la unidad que determina la equivalencia y la unidad que la aprueba. Ejemplo: La escuela de economa determina que su Calculo I es equivalente al Calculo I que dicta la escuela de matemticas, entonces se debe asociar la equivalencia a la resolucin de economa y someterla a flujo de aprobacin para que la escuela de matemtica indique si realmente la equivalencia es vlida.

FGS-32.2

Consultar las asignaturas de las cuales otras unidades acadmicas hayan declarado relacin de equivalencia con asignaturas de la unidad acadmica indicada o propia del usuario dueo de la sesin. Registrar, consultar o modificar aprobacin o negacin de la declaracin de equivalencia de una asignatura o ms asignaturas de la unidad indicada con las asignaturas indicadas de la unidad propia del usuario dueo de sesin. (flujo de aprobacin). Al aprobar se debe registrar si la equivalencia es unilateral o bilateral. Registrar, consultar y modificar el nmero de crditos asociado a una resolucin acadmica que un estudiante puede matricular mximo en un semestre. Registrar, consultar, modificar y desactivar las asignaturas que son de obligatoria aprobacin por cada estudiante de la universidad para ser candidato a grado. P.E.: Deporte Formativo, Constitucin Poltica de Colombia, Espaol, etc. Registrar, consultar, modificar y desactivar las asignaturas de obligatoria aprobacin en la Universidad de las cuales se debe eximir a los estudiantes candidatos a grado de la resolucin acadmica indicada. P.E: Los estudiantes de Licenciatura en Educacin Fsica deben ser eximidos de Deporte Formativo. Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de los tipos de ingreso a travs de los cuales una persona puede hacerse estudiante de un programa acadmico, (admisin, traslado, transferencia, convenio, etc.). Registrar, consultar, actualizar y desactivar informacin maestra de reglamentos estudiantiles que rijan la ejecucin de los procesos acadmicos.

FGS-32.3

FGS-33

FGS-34

FGS-35

FGS-36

FGS-37

FGS-38

Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de criterios (variables) de determinacin de cumplimiento o incumplimiento de normas incluidas en el reglamento indicado. Teniendo en cuenta el proceso acadmico en el cual aplica cada uno, si aplican para toda la universidad o el programa acadmico particular, pe: para determinar estimulo acadmico en algunos programas puede ser nmero de crditos aprobados hasta el momento.

FGS-38.1

Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin de las sanciones que pueden ser impuestas a un estudiante de la Universidad. Teniendo en cuenta los procesos acadmicos afectados como consecuencia de la sancin y el tiempo en que cada uno ser bloqueado para el estudiante. Registrar, consultar, actualizar y desactivar informacin maestra de documentos que sean soporte que los aspirantes o los estudiantes deben presentar a la DARA para el cumplimiento de procesos acadmicos, independientemente de cul de estos sea. Registrar, consultar, actualizar y desactivar informacin maestra de las dependencias que controlan las deudas de los estudiantes. Registrar, consultar, actualizar y desactivar informacin maestra de tipos de deudas que un estudiante pueden tener con cada dependencia de la Universidad Registrar, consultar, actualizar y desactivar informacin de deudas en que incurre un estudiante por dependencia. Estas operaciones sern realizadas en las respectivas dependencias. Tener en cuenta que debe poder asociarse deuda por estudiante o en bloque (deudas por estudiantes) en cada dependencia. Registrar, consultar, actualizar y desactivar informacin maestra de motivos (razones) de equivalencia. Registrar, consultar, actualizar y desactivar las equivalencias de materias cursadas y aprobadas por un estudiante en otro plan acadmico de la Universidad o de otra institucin aprobada por el MEN con asignaturas que debera ver en la resolucin acadmica que cursa. Teniendo en cuenta que pueden haber equivalencias mltiples de n asignaturas cursadas a m asignaturas equivalentes y equivalencias de pasantas en empresas.

FGS-39

FGS-40

FGS-40.1

FGS-40.2

FGS-43

FGS-43.1

Registrar los bajos del estudiante al momento de realizar equivalencias si este los tuvo con anterioridad en otro plan que sea homologable al que est solicitando las equivalencias, FGS-43.2 Verificar en el momento de registrar equivalencias que las asignaturas cursadas no hayan sido an usadas en un proceso de registro de equivalencias anterior o para una equivalencia previa en el mismo proceso. Cuando la asignatura cursada sea sealada como aprobada anteriormente en la Universidad, verificar en el historial acadmico del correspondiente estudiante, que efectivamente la curso y aprob. En ese caso debe ser obligatorio indicar el cdigo de la asignatura.

FGS-43.3

FGS-43.4

FGS-44

Registrar, consultar, modificar y desactivar equivalencias tipo por resolucin acadmica de programa. Esto solo servir para equivalencias tpicas p.e.: de estudiantes que cursaron tecnologa y se trasladan a la ingeniera respectiva. Registrar, consultar, modificar y desactivar equivalencias a un estudiante a partir de las equivalencias definidas como tpicas. Al hacer esto es necesario indicar el documento de identidad o el cdigo con el cual el estudiante curso las materias para desplegar y registrar de las tpicas las que apliquen al estudiante. Calcular el promedio semestral, segn corresponda al reglamento estudiantil del estudiante indicado. El resultado de este promedio debe ser truncado en la segunda cifra decimal.

FGS-44.1

FGS-45 Calcular el promedio acumulado hasta cada semestre, segn corresponda al reglamento estudiantil del estudiante indicado. El resultado de este promedio debe ser truncado en la segunda cifra decimal. Generar y desplegar la ficha acadmica del estudiante indicado. Mostrando la informacin que lo identifica, informacin de la facultad y programa acadmico al cual pertenece, modo y fecha de admisin, incluida la bitcora de movimientos (reingreso, traslado, etc.), nombre del reglamento estudiantil que le corresponde y listado de asignaturas de la resolucin que cursa y que ha aprobado, con la respectiva nota y los crditos que para cada una disponga la resolucin, incluidas las equivalencias, promedios semestrales y acumulados, B.R.A., estmulos, sanciones y observaciones.

FGS-46

FGS-47

FGS-48

Registrar, consultar, actualizar y desactivar informacin maestra de tipo de aula, (auditorio, sala de dibujo, normal, etc.). Registrar, consultar, actualizar y desactivar informacin maestra de cada aula de la Universidad, teniendo en cuenta la capacidad y equipamiento tecnolgico con el cual cuente.

FGS-49 Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de las empresas con las que los estudiantes han realizado pasantas. Ingresar los cambios de una asignatura en el sistema, cambios que previamente fueron aprobados. Registrar adicionalmente el flujo de aprobacin de asignaturas: nombre de la persona que registro la modificacin, fecha y hora y el estado: registrada. Activar la modificacin de una asignatura en el catlogo oficial de la universidad. FGS-52 Visualizar historial de cambios o la cartelera virtual para cada usuario. p.e. Para un estudiante, los estado por los cuales esta su solicitud de cancelacin de semestre. O las modificaciones en la ficha acadmica de un estudiante. Deudas pendientes que le impedirn realizar matricula acadmica Registrar, consultar o modificar informacin maestra relacionada de una persona: datos personales, etc.Registrar el historial de una persona en la universidad, es decir, todos los movimientos estudiantiles que ha realizado dicha persona en su estancia en la Universidad. Consultar el semforo de la resolucin por estudiante. En el cual se indicarn las asignaturas de la resolucin aprobadas, que le hace falta por aprobar y las matriculadas en el perodo acadmico vigente, en diferentes colores. BAJO RENDIMIENTO ACADEMICO REF. BRA-01 BRA-02 BRA-03 REQUERIMIENTO Registrar, consultar, modificar y desactivar la informacin maestra de los causales de bajos rendimientos. Registrar, consultar, modificar y desactivar la informacin maestra de los causales de retiro de la Universidad. Registrar la informacin maestra de las asignaturas que para un programa acadmico y para una resolucin acadmica no se deben tener en cuenta para el clculo de B.R.A.

FGS-50

FGS-51

FGS-53

FGS-54

FGS-55

FGS-56

BRA-04

BRA-04.1 BRA-04.2 BRA-05

BRA-06

BRA-07

Determinar y registrar la informacin necesaria que indique que estudiantes de cada programa acadmico incurren en situacin de Bajo Rendimiento Acadmico (B.R.A.), registrando cada causal de B.R.A. en que incurre el estudiante, para el periodo acadmico indicado (ver captulo VIII del Acuerdo 009 de 1997). Verificar las calificaciones de los cursos de vacaciones y si estas hacen que el estudiante incurra o no en alguno de los causales de B.R.A. Si el estudiante incurre en varias causales de B.R.A, se deben almacenar todas. Sin embargo, el estudiante solo ser acreedor a un B.R.A Determinar y registrar la informacin necesaria que indique que estudiantes de los que incurren en situacin de B.R.A. cumplen las condiciones para ser retirados del programa acadmico que cursan, durante la ejecucin del requerimiento BRA-02. Determinar y registrar la informacin necesaria que indique que estudiantes de los que incurren en situacin de B.R.A. cumplen las condiciones para ser retirados del programa acadmico que cursan, durante la ejecucin del requerimiento BRA-02. Si ya se han registrado matriculas acadmicas en el periodo sucesor en el mismo programa acadmico, cancelar la matrcula acadmica de los estudiantes que se determinen incurre en situacin de BRA y deban ser retirados del programa acadmico. No debe permitrseles realizar matricula acadmica, ni ingreso por alguno de los procesos de admisin o por traslado Si el estudiante es de posgrado e incurre en su primer BRA, debe ser retirado del programa acadmico y no permitrsele realizar matricula acadmica, ni ingreso por alguno de los procesos de admisin o por traslado (ver capitulo XI, articulo 35 del Acuerdo 007 de 1996). Listar los estudiantes que incurren en situacin de B.R.A., por programa acadmico. Mostrando para cada estudiante el nmero de B.R.A que ha acumulado en el respectivo programa, las causales de B.R.A en que incurri, si debe ser retirado y la causal del retiro correspondiente. Listar los estudiantes, de cada programa acadmico, que no hayan sido incluidos en el proceso de determinar quienes incurran en BRA por no tener todas las calificaciones de las asignaturas cursadas en el correspondiente periodo acadmico. Registrar, consultar, modificar y desactivar la informacin pertinente de B.R.A de cada estudiante en esta situacin. Debe quedar registrado en el sistema quin y por qu registra, desactiva o hace modificaciones a sta informacin. Generar carta de notificacin para cada estudiante de cada programa acadmico que haya sido determinado en situacin de B.R.A. en la cual se indique las causales del mismo y del retiro si el estudiante es merecedor de ste. ESTIMULO ACADEMICO REQUERIMIENTO Registrar, consultar, modificar y desactivar la informacin maestra de los criterios de estmulos rendimientos.

BRA-07.1

BRA-08

BRA-09

BRA-10

BRA-11

REF. ESA-01

ESA-02

ESA-02.1

ESA-03 ESA-04 ESA-05

ESA-06

Determinar la informacin pertinente que identifique a los estudiantes que en cada periodo acadmico sean merecedores de estmulo acadmico semestral, estableciendo el puesto que deben ocupar. Hay que tener en cuenta que para hacer esto es necesario identificar que semestre est cursando cada estudiante a partir de las asignaturas que tenga matriculadas o crditos aprobados en el semestre o acumulados hasta el momento, de acuerdo a la correspondiente resolucin acadmica. Los estudiantes con mayor promedio semestral, y que cumplan con los criterios establecidos en ESA-01, sern merecedores del Estimulo Acadmico. En caso de presentarse la situacin de empate hasta en el segundo decimal del promedio semestral, en alguno de los primeros cinco puestos de los estudiantes con mayor promedio semestral, se le entregara estimulo acadmico a todos los estudiantes involucrados en esa situacin. Consultar, modificar y desactivar la informacin pertinente de estmulos acadmicos del estudiante indicado. Debe quedar registrado en el sistema quin y por qu registra, desactiva o hace modificaciones a sta informacin. Generar carta de notificacin para cada estudiante de cada programa acadmico que sea merecedor de estmulo acadmico semestral. Generar listado de estudiantes merecedores de estmulo acadmico en orden de puestos ocupados por programa acadmico. Generar listado de estudiantes merecedores de estmulo acadmico para enviarlo a Matricula Financiera, con el fin de que se le hagan los respectivos descuentos en sus recibos de pago. El listado debe contener el cdigo del estudiante, el cdigo del programa acadmico y el puesto que ocupo.

ANEXO 4.3 CERTIFICADOS CALIFICACION DE ASIGNATURAS REF. CDA-01 REQUERIMIENTO Generar automticamente las contraseas de acceso al proceso de calificacin de asignaturas de los docentes que tengan cursos con estudiantes matriculados en el periodo acadmico indicado.

Consultar y desplegar en modo men el listado de las asignaturas que el docente, correspondiente, dicto con estudiantes matriculados en el periodo acadmico para el cual est activo el proceso de calificacin de asignaturas. Los docentes deben poder registrar calificaciones de asignaturas de diferentes periodos CDA-02.1 acadmicos que estn activos. Registrar, consultar y modificar las calificaciones de los estudiantes matriculados en la asignatura CDA-03 indicada del docente correspondiente. Se debe habilitar un campo para ingresar las observaciones pertinentes al momento de ingresar o CDA-03.1 modificar las calificaciones. CDA-03.2 Se le debe desplegar al usuario si la Asignatura es Habilitable y/o Validable. Si la Asignatura es Habilitable y si el usuario ha ingresado una calificacin mayor o igual a 2.0 se CDA-03.2.1 le debe generar automticamente un campo para ingresar la calificacin de la habilitacin. Durante el proceso de modificacin, se le debe desplegar al usuario constantemente la calificacin CDA-03.3 actual del estudiante. Si el estudiante tiene calificacin por habilitacin, no se podr modificar para dejar vaco el campo CDA-03.3.1 de la calificacin final. Si el estudiante tiene la condicin de graduado, no se le debe permitir al docente modificar su CDA-03.3.2 calificacin. CDA-03.4 Permitir el ingreso de las calificaciones de un curso a travs de un archivo de texto plano. CDA-02 CDA-04 CDA-05 CDA-06 Si ya se han calculado los bajos rendimientos acadmicos del respectivo periodo para el cual se est registrando o modificando la calificacin de un estudiante, verificar si esta hace que el estudiante incurra en condicin de B.R.A. Registrar el B.R.A correspondiente si el registro o modificacin de la calificacin lo implica para el correspondiente estudiante. Segn el resultado de la verificacin del requerimiento CDA-04. Si ya se han calculado los bajos rendimientos acadmicos del respectivo periodo para el cual se est registrando o modificando la calificacin de un estudiante, verificar si esta hace que el estudiante ya no incurra en el B.R.A que ya tena registrado, si lo tena. Cancelar el B.R.A del estudiante, si lo tena, si el registro o modificacin de la calificacin implica que ya no se cumplen las condiciones por las cuales incurri en el correspondiente B.R.A... Segn el resultado de la verificacin del requerimiento CDA-06. Consultar y desplegar permanentemente las calificaciones registradas por el profesor correspondiente al usuario que inicio sesin, de cada asignatura que durante su vinculacin con la Universidad le haya correspondido dictar, agrupando las asignaturas por periodo acadmico. Permitir a los directores de programa ingresar calificaciones de Trabajo de Grado durante cualquier momento del periodo acadmico. Permitir a los jefes de Unidad Acadmica ingresar calificaciones de Trabajo de Grado durante cualquier momento del periodo acadmico.

CDA-07

CDA-08 CDA-09 CDA-09.1

CDA-10 CDA-11 CDA-12 CDA-13

Generar automticamente un reporte con los cursos que no tienen almacenadas las calificaciones de todos los estudiantes matriculados en l. Generar automticamente un reporte con los cursos que tienen determinado porcentaje de calificaciones iguales asignadas a los estudiantes matriculados en l. Generar automticamente un reporte con los cursos que tienen calificaciones P.D. asignadas a algunos de los estudiantes matriculados en l. Registrar, consultar y modificar las calificaciones de los cursos matriculados por un estudiante en un periodo acadmico determinado. GESTION DE CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS ACDEMICOS REQUERIMIENTO Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de cargos y respectivos firmantes de los certificados y constancias acadmicas, as como la firma escaneada respectiva para cada uno de stos. Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de la asociacin por estado de estudiante y tipo de certificados, en los que se podr elegir los perodos acadmicos que deben verse reflejados en el certificado. Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de los tipos de certificados y constancias. Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de tipo de inconsistencias y el nmero de das que puede retrasarse la entrega de una constancia y/o certificado por ello... Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de cada certificado y constancia acadmica, teniendo en cuenta el nmero de das hbiles que cada uno puede tardar en ser entregado Registrar, consultar y modificar la asociacin entre certificados y constancias y estados de estudiante (activo, retirado, graduad y candidato a grado). Registrar, consultar y modificar el nmero de certificados y constancias acadmicas que se pueden generar diariamente, pe: se pueden generar 20 constancias acadmicas diarias, 20 certificados de notas de ltimo semestre, etc. Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de tipo de inconsistencias y el nmero de das que puede retrasarse la entrega de una constancia y/o certificado por ello. Registrar, consultar, modificar y desactivar la solicitud de una constancia o certificado acadmico. Teniendo en cuenta que para identificar el sujeto de la informacin solicitada se debe poder usar el nmero de documento de identidad, el cdigo o los nom Antes de registrar la solicitud de constancia o certificado acadmico verificar que al estado del sujeto del documento le corresponda el tipo de certificado o constancia solicitada. Si la solicitud que se intenta registrar es de un certificado de calificaciones de ltimo semestre, verificar que el sujeto tuvo matrcula acadmica en el periodo acadmico inmediatamente anterior. Si la solicitud que se intenta registrar es de un certificado de calificaciones de ltimo semestre, verificar que el correspondiente sujeto tiene asignado calificaciones en todas las asignaturas que curso en el periodo acadmico inmediatamente anterior. S Si la solicitud que se intenta registrar es de un certificado de calificaciones, verificar que el correspondiente sujeto tiene asignado calificaciones en todas las asignaturas que curso. Si falta alguna calificacin mostrar la advertencia si se desea regi

REF. CCA-01

CCA-02

CCA-03 CCA-04 CCA-05

CCA-06 CCA-07

CCA-08 CCA-09

CCA-09.1 CCA-09.2

CCA-09.3

CCA-09.4

CCA-09.5

Determinar de acuerdo al tipo de constancia o certificado solicitado la fecha en la sera entregado el correspondiente de acuerdo al nmero de das hbiles que tardar respectivamente. Segn corresponda, si para la fecha en que se determin se deba entregar la constancia o certificado ya se han registrado el nmero total de solicitudes que se pueden atender, aumentar a la fecha el nmero de das que implique, conservando que se entrega Si la solicitud que se intenta registrar es de un certificado de calificaciones, verificar que el sujeto tiene todas sus calificaciones asignadas, si no es as aumentar a la fecha de entrega para el tipo de certificado el nmero de das definido de retar Si la solicitud que se intenta registrar es de un certificado de calificaciones, verificar que todas las asignaturas cursadas por el sujeto tienen los respectivos crditos acadmicos, si no es as aumentar a la fecha de entrega para el tipo de certificad Marcar de acuerdo al flujo de aprobacin, (nuevo) el registro de la solicitud a la cual corresponde el certificado o constancia que se debe entregar, a nombre del usuario que registr la solicitud. Generar para impresin constancia de registro de solicitud de la constancia o certificado acadmico indicando datos del sujeto, el tipo de constancia o certificado solicitado y fecha de entrega. Generar para consulta listado de constancias y certificados que de acuerdo al flujo de aprobacin estn pendientes de generacin (Por Elaborar). Generar para consulta listado de constancias y certificados que de acuerdo al flujo de aprobacin estn pendientes de solucionar inconsistencias (Inconsistencia). Actualizar ficha acadmica del estudiante corrigiendo las posibles inconsistencias detectadas en la solicitud del certificado o constancia. Registrar notas faltantes en la ficha acadmica del sujeto para el cual se est haciendo el certificado y cuya ficha est incompleta en este sentido. Registrando adicionalmente la observacin pertinente en la ficha acadmica que indique el registro de las Si el sujeto para el cual de sebe generar un certificado tiene asignaturas sin crditos, determinar, automticamente, de acuerdo al periodo acadmico en el cual curso cada asignatura sin crditos los correspondientes y registrarlos. Registrando adicional Si el sujeto para el cual se debe generar el certificado tiene errada la asociacin del programa acadmico que en la solicitud indica que curs, despus de rectificar, se debe modificar la asociacin del sujeto con el programa acadmico que efectivamente Si el sujeto para el cual se debe generar el certificado tiene errados o faltantes datos personales, registrar las modificaciones correspondientes con la respectiva observacin que indique el cambio, registrar el nombre de la persona que realiz dicha mod Si el sujeto para quien se debe generar el certificado tiene una fecha de grado errada, registrar el cambio con la respectiva observacin en la ficha acadmica que documente el cambio y el nombre de la persona que realizo tal cambio. Si el sujeto tiene periodos acadmicos errados, cancelar todas las asignaturas vistas en el periodo acadmico indicado con informacin de auditora que muestre porque se hizo la cancelacin. Registrar y modificar cierre de ficha acadmica (solo datos acadmicos) de sujeto para quien se debe generar certificado y a quien se le completo o modific informacin de la misma.

CCA-09.6

CCA-09.7

CCA-09.8

CCA-09.9

CCA-09.10

CCA-10 CCA-11 CCA-12 CCA-12.1

CCA-12.2

CCA-12.3

CCA-12.4

CCA-12.5

CCA-12.6

CCA-12.7

CCA-13

CCA-13.1 CCA-13.1.1

CCA-13.1.2

CCA-13.1.3

CCA-13.1.4

CCA-13.1.5

CCA-13.2 CCA-13.2.1 CCA-13.2.2 CCA-13.2.3 CCA-13.3 CCA-13.3.1 CCA-13.3.2 CCA-13.3.3

CCA-13.3.4

CCA-13.4 CCA-13.4.1 CCA-13.4.2 CCA-13.5 CCA-13.5.1

CCA-13.6

Generar certificado o constancia acadmica indicada para el sujeto correspondiente. La informacin incluida debe corresponder a la que se encuentra en la respectiva ficha acadmica Se registra el en el flujo de aprobacin como Elaborado y se debe indic Si la constancia es de ltimo Semestre debe tenerse en cuenta lo siguiente: Identificar las notas obtenidas por: habilitacin, validacin y repeticin, agregando entre parntesis un identificador para este tipo de casos, as: Habilitacin - (HABILITACION), Repeticin (REPETICIN), Validacin - (VALIDACION) Si existe una asignatura perdida y habilitada en el mismo periodo acadmico, se debe desplegar la asignatura dos veces en el listado como perdida y como habilitada, con su respectiva nota, as: Nombre de la asignatura, nota , Nombre de la asignatura con l En los periodos acadmicos donde exista una asignatura perdida ms de una vez se debe desplegar el nombre de la asignatura con especificacin de tipo de matrcula REPETICION , as: Nombre asignatura (REPETICION) y la nota obtenida. Si el estudiante realiz curso de Vacaciones, ste debe verse reflejado en el certificado, pero tanto el perodo acadmico como el Curso de Vacaciones tendrn su respectivo promedio semestral y de ninguna manera habr promedio acumulado de estos dos perodos Si el estudiante slo tiene un perodo acadmico matriculado en su ficha acadmica y se le han realizado equivalencias, el listado de stas debe verse reflejada en la constancia, con la nota de cada una y el promedio respectivo de todas las equivalencias. Si la constancia es de Matricula Total debe tenerse en cuenta lo siguiente: Solamente se deben desplegar los periodos regulares e intermedios. Los periodos cancelados, los cursos de vacaciones y las equivalencias no deben incluirse. Los encabezados de la constancia deben aparecer en todas las hojas que conformen la constancia. S el nmero de periodos acadmicos es mayor de 7 se deben desplegar y distribuir los mismos en dos columnas centradas. Si la constancia es de No Sanciones debe tenerse en cuenta lo siguiente: Desplegar como sanciones acadmicas los bajos rendimientos incurridos por un estudiante, incluyendo el nmero de veces en que ha incurrido. Obtener y desplegar las sanciones disciplinarias de un estudiante. Si el estudiante que solicita la constancia es egresado o retirado se debe desplegar la constancia desde un periodo de inicio (primer mes del primer periodo matriculado) hasta un periodo de fin (ltimo mes del ltimo periodo matriculado). Si el estudiante tiene sancin disciplinaria y no acadmica se debe desplegar: Si tiene sanciones disciplinarias y NO tiene sanciones acadmicas. Si el estudiante tiene sanciones acadmicas y NO disciplinarias, se debe desplegar: Si tiene sanciones aca Si la constancia es de Validez de Titulo debe tenerse en cuenta lo siguiente: Si el estudiante es egresado de pregrado se debe incluir la idoneidad de profesional, se debe desplegar as: el cual tiene carcter profesional ... Si no se encuentra registrada informacin del folio registro, se debe omitir esta informacin en la constancia. Si la constancia es de Registro de Programa debe tenerse en cuenta lo siguiente: Desplegar la informacin referente al nmero de resolucin ICFES del programa acadmico en el cual se encuentra matriculado el estudiante. En los casos donde no se disponga de esta informacin desplegar el nmero de resolucin de la universidad, el numero Si la constancia es de Duracin de la Carrera debe tenerse en cuenta lo siguiente:

CCA-13.6.1 Desplegar el nmero de semestres de duracin de la carrera especificados en la resolucin que cobija al estudiante en un programa acadmico determinado o el nmero de crditos asociados al programa acadmico en los casos donde estos sean medidos por num CCA-13.6.2 Desplegar una nota explicativa de la equivalencia de un crdito, en los casos donde la informacin de duracin del programa acadmico este dado por nmero de crditos y no en nmero de semestres. CCA-13.7 Si la constancia es de Promedios debe tenerse en cuenta lo siguiente: CCA-13.7.1 Calcular y desplegar el promedio acumulado incluyendo en el clculo el promedio de equivalencias, donde se incluyan todas las asignaturas que se homologaron con motivo de equivalencia diferente de: Por Modificacin de Currculo o Reingreso. CCA-13.7.2 Desplegar como observaciones, posterior al listado de periodos acadmicos y promedios el listado de asignaturas con calificaciones cualitativas que el estudiante curs, con el siguiente orden: Listado exmenes clasificatorios. Listado de asignaturas co CCA-13.8 Si el certificado es de Calificaciones Activo/Retirado debe tenerse en cuenta lo siguiente: CCA-13.8.1 Desplegar las asignaturas cursadas en todos los periodos acadmicos en los que estuvo matriculado el estudiante durante su permanencia en el programa acadmico CCA-13.8.2 Desplegar en el certificado las asignaturas con notas cualitativas con equivalente numrico, as: nombre asignatura, nota alfabtica, equivalente numrico en letras. CCA-13.8.3 Desplegar en el certificado las notas cualitativas sin equivalente numrico de carcter Aprobatorio con su nota alfabtica, as: nombre asignatura, nota alfabtica, nota alfabtica en letras. CCA-13.8.4 Desplegar en el certificado por cada periodo acadmico: el nombre completo de cada asignatura, tantas veces como haya sido cursada, seguido del tipo de matrcula que se realiz para dicha asignatura (el tipo de matrcula realizado debe desplegarse entre CCA-13.8.5 Desplegar en el certificado las asignaturas cursadas en la modalidad de cursos de vacaciones en el periodo acadmico en el que se realiz el curso de vacaciones. CCA-13.8.6 Si existe una asignatura perdida y habilitada en el mismo periodo acadmico, se debe desplegar la asignatura dos veces en el listado, como perdida y como habilitada, con su respectiva nota, as: nombre de la asignatura, nota , nombre de la asignatura con CCA-13.8.7 En los periodos acadmicos donde exista una asignatura perdida ms de una vez se debe desplegar el nombre de la asignatura con especificacin de tipo de matrcula REPETICION , as: Nombre asignatura (REPETICION) y la nota obtenida. CCA-13.8.8 Desplegar un bloque de asignaturas sin periodo acadmico donde se listen las equivalencias realizadas al estudiante, siempre que estas equivalencias NO hayan sido realizadas con motivo de equivalencias : Por Modificacin de Currculo o Reingreso. CCA-13.8.9 Calcular y desplegar el promedio de equivalencias. CCA-13.8.10 Calcular y desplegar el promedio acumulado, incluyendo en el clculo las notas obtenidas en cada una de las asignaturas cursadas durante todos los periodos acadmicos y las asignaturas que se encuentran en el bloque de equivalencias. CCA-13.8.11 Desplegar las equivalencias realizadas con motivo de equivalencia: Por Modificacin de Currculo o Reingreso en el listado de asignaturas general en el periodo acadmico en el que fueron cursadas. CCA-13.8.12 Si el estudiante es del programa acadmico de Medicina y Ciruga y dado que en la ficha acadmica los perodos anuales(rotaciones) se muestran divididos en dos periodos, en el certificado debe mostrarse slo un perodo el cual tendr el mes en el que se i

CCA-13.8.13 Desplegar el puesto obtenido en cada periodo acadmico, cuando el puesto este entre los cinco primeros. CCA-13.8.14 Desplegar la escala de calificaciones al final del certificado. CCA-13.8.15 Desplegar el valor del crdito, en el caso de que las asignaturas sean estimadas en crditos. CCA-13.8.16 Desplegar las equivalencias realizadas por cambio de jornada o sede de la misma manera como se despliega en el caso de las equivalencias con motivo de equivalencia: Por Modificacin de Currculo. CCA-13.9 Si el certificado es de Calificaciones Egresado debe tenerse en cuenta lo siguiente: CCA-13.9.1 Generar el certificado desplegando las asignaturas cursadas y aprobadas en todos los periodos acadmicos en los que estuvo matriculado el estudiante durante su permanencia en el programa acadmico. CCA-13.9.2 Desplegar en el certificado por cada periodo acadmico: el nombre completo de cada asignatura, el nmero de crditos de cada asignatura (los crditos pueden ser decimales), las notas obtenidas en cada asignatura y el promedio semestral. CCA-13.9.3 Desplegar en el certificado las asignaturas con notas cualitativas con equivalente numrico, as: nombre asignatura, nota alfabtica, equivalente numrico en letras. CCA-13.9.4 Desplegar en el certificado las notas cualitativas sin equivalente numrico de carcter Aprobatorio con su nota alfabtica, as: nombre asignatura, nota alfabtica, nota alfabtica en letras. CCA-13.9.5 Desplegar en el certificado las asignaturas con nota cualitativa sin equivalente numrico de carcter Reprobatorio I.C, cuantas veces se encuentre registrado en la ficha acadmica, con su nota alfabtica, as: nombre asignatura, I.C, nota alfabtica en le CCA-13.9.6 Desplegar en el certificado las asignaturas cursadas y aprobadas en la modalidad de cursos de vacaciones en el periodo acadmico en el que se realiz el curso de vacaciones. CCA-13.9.7 Si el estudiante es del programa acadmico de Medicina y Ciruga y dado que en la ficha acadmica los perodos anuales(rotaciones) se muestran divididos en dos periodos, en el certificado debe mostrarse slo un perodo el cual tendr el mes en el que se i CCA-13.9.8 Desplegar un bloque de asignaturas sin periodo acadmico donde se listen las equivalencias realizadas al estudiante, siempre que estas equivalencias NO hayan sido realizadas con motivo de equivalencias : Por Modificacin de Currculo o Reingreso. CCA-13.9.9 Calcular y desplegar el promedio de equivalencias. CCA-13.9.10 Calcular y desplegar el promedio acumulado, incluyendo en el clculo las notas obtenidas en cada una de las asignaturas cursadas y aprobadas durante todos los periodos acadmicos y las asignaturas que se encuentran en el bloque de equivalencias. CCA-13.9.11 Desplegar las equivalencias realizadas con motivo de equivalencia: Por Modificacin de Currculo o Reingreso en el listado de asignaturas general en el periodo acadmico en el que fueron cursadas. CCA-13.9.12 Desplegar el puesto obtenido en cada periodo acadmico cuando el puesto este entre los cinco primeros. CCA-13.9.13 Desplegar la escala de calificaciones al final del certificado. CCA-13.9.14 Desplegar el valor del crdito, en el caso de que las asignaturas sean estimadas en crditos. CCA-13.9.15 Desplegar las equivalencias realizadas por cambio de jornada o sede de la misma manera como se despliega en el caso de las equivalencias con motivo de equivalencia: Por Modificacin de Currculo.

CCA-13.9.16 Desplegar posterior al listado de asignaturas el nmero de resolucin, fecha de grado y ttulo obtenido. En el caso de pregrado se debe agregar la idoneidad profesional, el texto: Tiene carcter profesional , para Tecnlogos y postgrado no aplica el ca CCA-13.9.17 Desplegar la resolucin por la que se confiere la distincin de mejor graduando, en el caso de que el estudiante la haya obtenido. CCA-13.10 Si el certificado es de Calificaciones Cupo Libre debe tenerse en cuenta lo siguiente: CCA-13.10.1 Generar el certificado desplegando las asignaturas cursadas en todos los periodos acadmicos en los que estuvo matriculado el estudiante en la modalidad de cupo libre. CCA-13.10.2 Desplegar en el certificado por cada periodo acadmico: el nombre completo de cada asignatura, el nmero de crditos de cada asignatura (decimales), las notas obtenidas en cada asignatura y el promedio semestral. CCA-13.10.3 Desplegar en el certificado las asignaturas con notas cualitativas con equivalente numrico, as: nombre asignatura, nota alfabtica, equivalente numrico en letras. CCA-13.10.4 Desplegar en el certificado las notas cualitativas sin equivalente numrico con su nota alfabtica, as: nombre asignatura, nota alfabtica, nota alfabtica en letras. CCA-13.10.5 Desplegar la escala de calificaciones al final del certificado. CCA-13.10.6 Desplegar el valor del crdito, en el caso de que las asignaturas sean estimadas en crditos. CCA-13.11 Si el certificado es de Calificaciones Egresado Auxiliar Higiene Oral/Salud Oral debe tenerse en cuenta lo siguiente: CCA-13.11.1 Generar el certificado desplegando las asignaturas cursadas en todos los periodos acadmicos en los que estuvo matriculado el estudiante en el Programa Acadmico de Auxiliares de Higiene Oral o el Programa Acadmico de Salud CCA-13.11.2 Desplegar en el certificado por cada periodo acadmico: el nombre completo de cada asignatura, la intensidad horaria terica y/o practica de cada asignatura o el nmero de crditos en caso de no existir informacin de la intensidad horaria, las notas ob CCA-13.11.3 Desplegar en el certificado las asignaturas con notas cualitativas con equivalente numrico, as: nombre asignatura, nota alfabtica, equivalente numrico en letras. CCA-13.11.4 Desplegar en el certificado las notas cualitativas sin equivalente numrico con su nota alfabtica, as: nombre asignatura, nota alfabtica, nota alfabtica en letras. CCA-13.11.5 Desplegar la escala de calificaciones. CCA-13.11.6 Desplegar el valor del crdito, en el caso de que las asignaturas sean estimadas en crditos. CCA-13.11.7 Calcular y desplegar el promedio acumulado, incluyendo en el clculo las notas obtenidas en cada una de las asignaturas cursadas durante todos los periodos acadmicos CCA-13.11.8 Desplegar posterior al listado de asignaturas la certificacin de aprobacin con: la fecha de certificado de aprobacin, el programa que aprob y nmero total de horas cursadas. CCA-13.12 Existe un formato general para cada tipo de constancia y certificado. Ver Anexo Formatos_Constancias_Certificados. CCA-14 Generar para consulta listado de constancias y certificados que de acuerdo al flujo de aprobacin estn pendientes de revisin (Por Revisin). CCA-15 Registrar y consultar revisin de las constancias o certificados elaborados y marcar en el flujo de aprobacin como Revisado, indicando el nombre de la persona que revis el certificado CCA-16 Generar para consulta listado de constancias y certificados que de acuerdo al flujo de aprobacin estn pendientes de aprobacin (Revisado).

CCA-17

CCA-18 CCA-19 CCA-20

Registrar, consultar y modificar la aprobacin de las constancias o certificados indicados que de acuerdo al flujo de aprobacin estn revisados y registrar en el flujo de Aprobacin como Listo para pblico, indicando el nombre de la persona que apro Anular certificado cuando este se encuentre en el flujo de aprobacin como aprobado y la informacin de este sea modificada. Generar para consulta listado de constancias y certificados que de acuerdo al flujo de aprobacin estn listo para el pblico Cambiar el estado del certificado y/o constancia en el Flujo de Aprobacin cuando estos sean entregados a Entregado, indicando el nombre de la persona quien recibi y el de quien la entreg

CCA-21 CCA-22

Generar reporte de certificados y constancias que han sido atendidos durante un periodo de tiempo indicando el nmero de cada tipo. Generar reporte diario de solicitudes atendidas organizadas por tipo de constancia y/o certificado.

REF. DUD-01

GESTION DE DUPLICADO DE DIPLOMA DE GRADO REQUERIMIENTO Registrar informacin maestra de los motivos por lo cual se solicita un duplicado de diploma y los documentos soportes que estn asociados a cada motivo de solicitud Registrar solicitud de duplicado de diploma o correccin de documentos, indicando motivo de la solicitud, datos de identificacin y personales del correspondiente graduado y del respectivo grado.

DUD-02

DUD-03

Generar constancia de registro de solicitud, mostrando en ella datos del solicitante, del grado, fecha de entrega, numero de recibo de pago o de consignacin, fecha del pago, e incluir en nmero de solicitud cedula o cdigo del estudiante, nombre del estudiante, observaciones.

DUD-04

Registrar estado de la solicitud de Correccin de documentos. Esto con el fin de saber en qu estado va la solicitud. Los tipo de datos que se podran modificar dependern del perfil que haya ingresado en el sistema. Los documentos que se podran corregir son: acta de grado, nfasis, diploma, carn. Registrar estado de la solicitud de duplicado de Diploma. Esto con el fin de saber en qu estado va la solicitud. Los tipos de datos que se pondrn modificar dependern del perfil que haya ingresado en el sistema. Verificar antes de marcar que el diploma se ha enviado al rector si ya se registr el nmero de diploma.

DUD-04

DUD-04.1

DUD-04.2 DUD-05

Verificar antes de marcar el estado de la resolucin, el nmero de resolucin. Consultar solicitudes de duplicado de diploma mostrando el estado de la solicitud. Con la posibilidad de generarlo en pdf, poder imprimirlo y realizar la bsqueda por rango de fechas. Actualizar datos del estudiante. (Datos a modificar: nmero de folio registro, observacin (si quita o agrega algn nombre). Registrar y asociar a la solicitud de duplicado de diploma de grado y a la ficha acadmica del estudiante el nmero y fecha de resolucin de duplicado indicado por la rectora. Generar informacin para duplicado del correspondiente diploma de grado a partir de los datos del graduado. La informacin debe corresponder exclusivamente a la del diploma solicitado.

DUD-06

DUD-07

DUD-08

DUD-09

Se debe registrar el nmero del duplicado del diploma que ha sido generado para una persona. Este nmero queda registrado en la ficha acadmica del estudiante - Historial de duplicados de diplomas. Generar informacin para duplicado de nfasis. Esto solo para aquellos programas que lo tengan segn autorizacin por el MEN. ANEXO 4.4. CARNETIZACION

DUD-10

REF. CAR-01

REQUERIMIENTO Generar Plantilla en tamao carta con las paginas numeradas para fotos con 30 cuadros (3*4 c/u 6 filas por 5 columnas) para las respectivas fotografas mostrando bajo cada cuadro la palabra Cdigo: seguido del cdigo del estudiante admitido para primer semestre (estudiante activo de pregrado o posgrado) Generar Plantilla por facultad, programa acadmico o todas las facultades. Generar la Plantilla Conservando el mismo orden del consecutivo de su correspondiente Listado CAR-05. Generar Plantilla para pregrado con los estudiantes admitidos. Y para posgrado con los estudiantes matriculados. Generar Plantilla con ttulo que incluya: Primer semestre - Pregrado o Posgrado - Nombre de la Sede Nombre del Perodo acadmico Nombre Facultad.

CAR-01.1 CAR-01.2 CAR-01.3 CAR-01.4

CAR-02

Generar Plantilla con las paginas numeradas para fotos con 30 cuadros (3*4 c/u - 6 filas por 5 columnas) para las respectivas fotografas mostrando bajo cada cuadro la palabra Cdula: seguido del nmero de cdula del respectivo egresado (sea de pregrado o posgrado). Generar Plantilla por facultad, programa acadmico o todas las facultades. Generar la Plantilla Conservando el mismo orden del consecutivo de su correspondiente Listado CAR-06. Generar Plantilla con ttulo que incluya: Egresados - Pregrado o Posgrado - Nombre de la Sede Nombre de la Facultad. Generar Plantilla para duplicado de carnet de estudiantes activos (sea de pregrado o posgrado). La Plantilla con cuadro (3*4 c/u) para cada foto, mostrando bajo cada cuadro la palabra Cdigo: seguido del cdigo del estudiante Generar Plantilla por facultad, programa acadmico o todas las facultades. Generar la Plantilla Conservando el mismo orden del consecutivo de su correspondiente Listado. Generar Plantilla con ttulo que incluya: Duplicados Activos - Pregrado o Posgrado - Nombre de la Sede Nombre del Perodo acadmico Nombre Facultad. Generar Plantilla para duplicado de carnet de egresados (sea de pregrado o posgrado). La Plantilla con cuadro (3*4 c/u) para cada foto, mostrando bajo cada cuadro la palabra Cdula: seguido del nmero de cdula del egresado. Generar Plantilla por facultad, programa acadmico o todas las facultades. Generar la Plantilla Conservando el mismo orden del consecutivo de su correspondiente Listado. Generar Plantilla con ttulo que incluya: Duplicados Egresados - Pregrado o Posgrado - Nombre de la Sede Nombre Facultad. Generar un Listado con los datos que deben aparecer en el carnet de identificacin estudiantil de cada estudiante de primer semestre (sea de pregrado o posgrado): apellidos (Mayscula sostenida), Nombres (tipo Ttulo), tipo documento identidad (T.I. - C.C. - C.R. - P.T.E. - C.E. R.C. ), nmero documento identidad, cdigo (7 dgitos), nombre completo programa acadmico, fecha vencimiento carnet. Generar e incluir en el Listado un nmero consecutivo. Generar Listado por facultad, programa acadmico o todas las facultades. Generar Listado para pregrado con los estudiantes admitidos. Y para posgrado con los estudiantes matriculados.

CAR-02.1 CAR-02.2 CAR-02.3 CAR-03

CAR-03.1 CAR-03.2 CAR-03.3 CAR-04

CAR-04.1 CAR-04.2 CAR-04.3 CAR-05

CAR-05.1 CAR-05.2 CAR-05.3

CAR-05.4 CAR-05.5 CAR-05.6 CAR-06

Generar Listado con ttulo que incluya: Primer semestre - Pregrado o Posgrado - Nombre de la Sede Nombre del Perodo acadmico Nombre Facultad. Generar el Listado en orden alfabtico de apellido. Incluir en el Listado la pgina de la plantilla, donde aparece el espacio para la foto de cada estudiante relacionado en el Listado. Generar un Listado con los datos que deben aparecer en el carnet de identificacin estudiantil de cada egresado (sea de pregrado o posgrado): apellidos (Mayscula sostenida), Nombres (tipo Ttulo), tipo documento identidad (C.C.), nmero documento identidad, ttulo obtenido. Generar e incluir en el Listado un nmero consecutivo. Generar Listado con los datos que deben aparecer en el carnet por facultad, programa acadmico o todas las facultades. Generar Listado con los datos que deben aparecer en el carnet con ttulo que incluya: Egresados Nombre de la Sede Nombre Facultad. Generar el Listado con los datos que deben aparecer en el carnet en orden alfabtico de apellido. Incluir en el Listado la pgina de la plantilla, donde aparece el espacio para la foto de cada estudiante relacionado en el Listado. Generar un Listado para duplicados de carnet de estudiantes activos (sea de pregrado o posgrado) con los datos que deben aparecer en el carnet de identificacin estudiantil: apellidos (Mayscula sostenida), Nombres (tipo Ttulo), tipo documento identidad (T.I. - C.C. - C.R. - P.T.E. C.E. - R.C. ), nmero documento identidad, cdigo (7 dgitos), nombre completo programa acadmico, fecha vencimiento carnet. Generar e incluir en el Listado un nmero consecutivo. Generar Listado por facultad, programa acadmico o todos o todas las facultades. Generar Listado con ttulo que incluya: Duplicados - Activos - Pregrado o Posgrado - Nombre de la Sede Nombre Facultad. Generar un Listado para duplicados con los datos que deben aparecer en el carnet de identificacin estudiantil de cada egresado (sea de pregrado o posgrado): apellidos (Mayscula sostenida), Nombres (tipo Ttulo), tipo documento identidad (C.C.), nmero documento identidad, ttulo obtenido. Generar e incluir en el Listado un nmero consecutivo. Generar Listado por facultad, programa acadmico o todas las facultades.

CAR-06.1 CAR-06.2 CAR-06.3 CAR-06.4 CAR-06.5 CAR-07

CAR-07.1 CAR-07.2 CAR-07.3 CAR-08

CAR-08.1 CAR-08.2

CAR-08.3 CAR-08.4 CAR-08.5 CAR-09 CAR-10

Generar Listado con ttulo que incluya: Duplicados - Egresados - Nombre de la Sede Nombre Facultad. Generar el Listado en orden alfabtico de apellido. Incluir en el Listado la pgina de la plantilla, donde aparece el espacio para la foto de cada estudiante relacionado en el Listado. Generar el Reporte y Listado por PREGRADO o POSGRADO. Generar los Listados y Reportes por FECHA DE MATRCULA. Es decir, indicando un DESDE y un HASTA. Esto permitira generar el carnet (CAR-01 y CAR-05) de forma oportuna para cada llamado de estudiantes. La Fecha de la Matrcula debe CORRESPONDER con la fecha de entrega de documentos, ya que es en ese momento en que se hace de forma automtica la MATRICULA DE OFICIO para estudiantes a primer semestre. Permitir generar los Reportes y Listados por SEDES (Cali u otra sede regional) Permitir generar los Reportes y Listados con los ADMITIDOS o MATRICULADOS para Pregrado o Posgrado Primer semestre. Capturar y verificar validez de datos de acceso a la solicitud de DUPLICADO DE CARNET :Numero de referencia (otorgado en el Banco o en Admisiones), cdigo (cuando el solicitante sea estudiante activo) nmero de documento de identidad (cuando el solicitante es egresado) Verificar que el cdigo del estudiante si corresponde con el de un estudiante ACTIVO. Registrar, Consultar y Modificar informacin requerida de los estudiantes en la solicitud de Duplicado de Carnet de Estudiante Activo (sea de pregrado o posgrado): foto, motivo de la solicitud del duplicado del carnet (prdida, traslado, deterioro, otro), programa acadmico, cdigo estudiante, nombre, apellidos, tipo de documento de identidad, nmero documento de identidad, telfono, e-mail. Consultar y Generar a partir de la informacin incluida en el formulario de Solicitud de Duplicado de Carnet, una Constancia inmediata de Registro de Solicitud de Duplicado de Carnet. Incluyendo en ella: fecha, cdigo del estudiante, nombres, apellidos, programa al que aspira. Asociar al aspirante e incluir en la Constancia de Registro de Solicitud de Duplicado de Carnet los documentos debe presentar para respaldar la solicitud: Foto, Prdida (Denuncio), Traslado (Carnet), (Deterioro) Carnet daado, Otros. Permitir a la Direccin del Programa registrar en el sistema la entrega del carnet para los estudiantes de primer semestre (pregrado o posgrado). Permitir registrar en el sistema la entrega del duplicado del carnet al estudiante(sea activo o egresado)

CAR-11 CAR-12 CAR-13

CAR-13.1 CAR-14

CAR-14.1

CAR-14.2

CAR-15 CAR-16

CAR-17 CAR-18

Registrar en el sistema, la entrega oportuna de los documentos que soportan la solicitud del carnet por parte del estudiante. Generar un Reporte con cdigo, nombre, carrera, forma de admisin (primer semestre, transferencia, reingreso a primer semestre, traslado de desescolarizada a presencial), el ndice de la fotografa (pagina donde va en la plantilla) y cdigo de la facultad, de acuerdo al cdigo ingresado. Generar Reporte con la siguiente informacin: documento identidad, cdigo, cedula, cdigo programa acadmico, tipo de documento, apellidos en mayscula sostenida, nombre en tipo ttulo, correo electrnico, titulo obtenido (como aparece en la resolucin) o nombre del programa (como aparecen en la resolucin). Si es activo, telfono y recibo de pago, motivo de la solicitud del carnet.

CAR-19

CAR-20 Generar Reporte con informacin de los estudiantes que han hecho la solicitud va web: nombre, apellido, cdigo (para estudiante activo de pregrado o posgrado) o cdula (para egresado de pregrado o posgrado), de estos quienes han entregado documentos soporte, quienes han reclamado el carnet, y quienes no lo han reclamado. CAR-21 Generar Reporte con informacin de los estudiantes que no han reclamado su carnet: nombre, apellido, cdigo, datos de contacto (e-mail, telfono fijo, telfono mvil) REF. TRP-01 TRASLADO REQUERIMIENTO Registrar, consultar y modificar fechas y horario limite en el calendario acadmico entre las cuales se deber ejecutar la actividad de registro de solicitudes de traslado a otro programa acadmico, en el periodo acadmico indicado. Registrar, consultar y modificar solicitud de traslado, teniendo en cuenta identificar el programa acadmico al cual pertenece el estudiante, el programa al cual solicita traslado, la justificacin de la solicitud y la actualizacin de datos de contacto Verificar que el estudiante no haya realizado otra solicitud de traslado para el mismo perodo. Verificar antes de guardar el registro de solicitud de traslado que el estudiante no haya sido retirado por BRA del Programa Acadmico al cual aspira trasladarse. Verificar que el estudiante se encuentra activo al momento de realizar la solicitud y que no sea candidato a grado. Verificar que el estudiante cumpla con los requisitos establecidos por el Programa Acadmico para realizar la solicitud. Cada Programa podr registrar los criterios que considere para aceptar este tipo de solicitudes. Verificar que el estudiante que registra la solicitud sea de pregrado. Verificar que el programa acadmico al cual solicitan traslado no sea de posgrado. Generar y desplegar una constancia de registro de solicitud de Traslado que incluya datos escritos en la solicitud. Informar al estudiante que si no se matricula en las fechas establecidas, el traslado ser anulado y tendr que volver a realizar la solicitud en procesos posteriores teniendo en cuenta el calendario acadmico.

TRP-02 TRP-02.1 TRP-02.2 TRP-02.3 TRP-02.4 TRP-02.5 TRP-02.6 TRP-03 TRP-03.1

TRP-03.2 TRP-04 TRP-05 TRP-06 TRP-06.1 TRP-06.2

Incluir en la constancia de registro de solicitud un cdigo de seguridad obtenido a partir de los datos de la solicitud. Registrar, consultar y modificar fechas y horario limite en el calendario acadmico entre las cuales se deber ejecutar la actividad de aprobacin o negacin de solicitudes de traslado. Listar estudiantes que han solicitado traslado al Programa Acadmico correspondiente, agrupando por sede y programa acadmico. Registrar, consultar y modificar aprobacin o negacin a la solicitud de traslado del estudiante, indicando para cada uno la respectiva justificacin. Asociar al estudiante la resolucin acadmica activa ms reciente del programa acadmico para la cual se le aprueba el traslado.

Si el Programa acadmico origen es homologable con el Programa Acadmico destino, debe quedar un registro del nmero de BRA en este ltimo. Registrar y oficializar las equivalencias a que haya lugar, teniendo en cuenta que el sistema debe TRP-06.3 verificar que el estudiante debe haber aprobado todas las asignaturas de primer semestre del Programa al cual se traslada. Marcar al estudiante cuya solicitud de traslado haya sido aprobada, como apto para ejecutar TRP-06.4 procesos acadmicos nicamente en el programa al cual se ha trasladado. TRP-06.5 Registrar en la bitcora de movimientos la informacin correspondiente a los traslados aprobados. TRP-06.6 Para traslados que involucran sede regional, quien da el Visto Bueno a la solicitud y registra las equivalencias, es la Coordinacin de Programa y quien la aprueba es la Direccin de Programa.

Cargar los trmites administrativos que correspondan (matrcula financiera en caso de estudiantes TRP-06.7 de sede regional que se trasladan a Cali y cambio de carn), al estudiante cuya solicitud de traslado haya sido aprobada. TRP-06.8 TRP-07 TRP-08 TRP-09 TRP-10 TRP-11 Si la solicitud no es aprobada en las fechas establecidas, podr ser aprobada por el funcionario de matrcula acadmica, previa solicitud del Director del programa (Solicitud extempornea). Generar carta de notificacin para cada estudiante que solicita traslado indicndole segn corresponda la aprobacin con las equivalencias registradas, o negacin de su solicitud. Generar listado de estudiantes cuyas solicitudes fueron aprobadas del programa acadmico indicado. Generar reporte de cantidad de traslados por Sede y Programa por perodo acadmico. Anular la informacin generada y almacenada por registro de traslado del estudiante indicado. (Anular traslado aprobado). Anular la informacin generada y almacenada al estudiante que no realice la matricula en las fechas establecidas, teniendo en cuenta el calendario acadmico. REINGRESO A SEMESTRES SUPERIORES REF. REQUERIMIENTO

RSS-01 RSS-02 RSS-03

Registrar, consultar y modificar fechas y horario limite en el calendario acadmico entre las cuales se deber ejecutar la actividad de registro de solicitudes de reingreso a semestres superiores, en el periodo acadmico indicado. Generar claves de acceso para autenticarse y realizar la solicitud de reingreso. Registrar, consultar y modificar solicitud de reingreso a semestres diferentes al primero, teniendo en cuenta identificar el programa acadmico al cual pertenece el estudiante, la justificacin de la solicitud y la actualizacin de datos personales y de

RSS-03.1 Verificar que el programa acadmico al cual se solicita reingreso est activo. Dado el caso en que una solicitud de reingreso deba incluir el movimiento de cambio de sede, se debe registrar, consultar y modificar la sede destino del cambio. Dado el caso en que una solicitud de reingreso deba incluir el movimiento de cambio de jornada, RSS-03.3 se debe registrar, consultar y modificar la jornada destino del cambio, para indicar que el reingreso involucra un cambio de jornada. Verificar antes de guardar el registro de solicitud de reingreso que el estudiante no haya sido RSS-03.4 retirado del Programa Acadmico por BRA. Vase los documentos: Acuerdos 007-96 y 009-97 del C.S., Respuesta a comunicado: AJ-0595-2008 y Memorando de la secret RSS-03.2 RSS-03.5 RSS-03.6 RSS-03.7 RSS-03.8 Verificar en caso de estudiantes de posgrado (Maestra y Doctorado) que no haya superado el plazo mximo de entrega de tesis. Ver Art 72 Acuerdo 007-96 del C.S. Verificar que el estudiante no haya realizado otra solicitud de reingreso o reingreso con traslado para el mismo perodo. Verificar antes de guardar el registro de solicitud de reingreso que el estudiante no haya superado el nmero mximo de matrculas de trabajo de grado segn el reglamento estudiantil Verificar antes de guardar el registro de solicitud de reingreso el estado NO ACTIVO del aspirante para llevar a cabo esta solicitud.

RSS-03.9 Verificar que el estudiante no sea de primer semestre (reingreso a primer semestre) RSS-04 RSS-04.1 RSS-05 RSS-06 RSS-06.1 RSS-06.2 Generar y desplegar una constancia de registro de solicitud que incluya datos escritos en la solicitud, obtenindolos de la base de datos y la informacin de los pasos a seguir. Generar e incluir en la constancia de registro de solicitud un cdigo de seguridad obtenido a partir de los datos de la solicitud. Registrar, consultar y modificar fechas y horario limite en el calendario acadmico entre las cuales se deber ejecutar la actividad de aprobacin o negacin de solicitudes de Reingreso a semestres superiores. Registrar, consultar y modificar aprobacin o negacin a la solicitud de Reingreso de estudiantes indicando para cada uno la respectiva justificacin. Asociar al estudiante la resolucin del programa acadmico vigente ms reciente, para la cual se le aprueba el reingreso. Si al momento del retiro, el estudiante tena asociada una resolucin diferente a la asignada en RSS-06.1, el sistema debe notificar al Director acerca del cambio de resolucin.

RSS-06.3 RSS-06.4 RSS-06.5 RSS-06.6 RSS-06.7

Si la resolucin que tena el estudiante antes del retiro se encuentra vigente, el Director podr reasignarla al estudiante y no podr registrarle equivalencias del mismo programa acadmico. Si se realiza cambio de resolucin al estudiante, el Director de Programa tendr que registrar las equivalencias respectivas. Registrar en la bitcora de movimientos la informacin correspondiente a los reingresos aprobados. Marcar al estudiante cuya solicitud de reingreso haya sido aprobada, como apto para ejecutar procesos acadmicos. Cargar Trmites Administrativos Pendientes que correspondan, al estudiante cuya solicitud de reingreso haya sido aprobada, segn sea de pregrado o posgrado.

Dado el caso en que una solicitud sea aprobada, registrar, consultar y modificar las equivalencias RSS-06.8 a que haya a lugar. Para el caso de las sedes regionales, la Coordinacin de Programa registra las equivalencias y el Director Oficializa. Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin de horario de citas para recepcin de RSS-07 documentacin solicitada por matricula financiera, para la actualizacin en esa dependencia de la informacin socio-econmica como: Recibo de servicios pblicos Registrar, consultar y modificar los documentos soportes solicitados por parte de matrcula RSS-08 financiera que se configuran como necesarios para la actualizacin de la informacin socioeconmica RSS-09 RSS-09.1 Generar carta de notificacin para cada estudiante que solicita reingreso, indicndole segn corresponda, la aprobacin con las equivalencias registradas o la negacin de su solicitud. Si la solicitud fue aprobada, incluir la informacin de los documentos soporte y la fecha y hora para entregarlos.

RSS-09.2 Incluir un cdigo de seguridad que garantice la validez de la carta de notificacin. RSS-10 RSS-11 RSS-12 RSS-13 Generar el listado de los estudiantes cuyo reingreso haya sido aprobado y/o negado del programa acadmico y en el periodo acadmico indicados. Anular la informacin generada y almacenada por registro de reingreso del estudiante indicado. Si la solicitud no es aprobada en las fechas establecidas, podr ser aprobada por el funcionario de matrcula acadmica, previa solicitud del Director del programa (Solicitud extempornea). Anular la informacin generada y almacenada al estudiante que no realice la matricula en las fechas establecidas, teniendo en cuenta el calendario acadmico. REINGRESO CON TRASLADO REF. RTR-01 REQUERIMIENTO Registrar, consultar y modificar fechas y horario limite en el calendario acadmico entre las cuales se deber ejecutar la actividad de registro de solicitudes de reingreso con traslado a semestres superiores, en el periodo acadmico indicado.

RTR-02 RTR-03

Generar claves de acceso para autenticarse y realizar la solicitud de reingreso con traslado. Registrar, consultar y modificar solicitud de reingreso con traslado a semestres diferentes al primero, teniendo en cuenta identificar el programa acadmico al cual pertenece el estudiante, la justificacin de la solicitud y la actualizacin de datos pe

RTR-03.1 Verificar que el programa acadmico al cual solicita reingreso con traslado est activo. RTR-03.2 Dado el caso en que una solicitud de reingreso con traslado deba incluir el movimiento de cambio de sede, se debe registrar, consultar y modificar la sede destino del cambio.

Dado el caso en que una solicitud de reingreso con traslado deba incluir el movimiento de cambio RTR-03.3 de jornada, se debe registrar, consultar y modificar la jornada destino del cambio, para indicar que el reingreso con traslado involucra un cambio de jornada. Verificar antes de guardar el registro de solicitud de reingreso con traslado que el estudiante no RTR-03.4 haya sido retirado del Programa Acadmico por BRA. Vase los documentos: Acuerdos 007-96 y 009-97 del C.S., Respuesta a comunicado: AJ-0595-2008 y Memorando RTR-03.5 Verificar que el estudiante que registra la solicitud sea de pregrado. RTR-03.6 Verificar que el programa acadmico al cual solicitan reingreso con traslado no sea de posgrado. RTR-03.7 RTR-03.8 RTR-03.9 Verificar que el estudiante no haya realizado otra solicitud de reingreso o reingreso con traslado para el mismo perodo. Verificar antes de guardar el registro de solicitud de reingreso que el estudiante no haya superado el nmero mximo de matrculas de trabajo de grado segn el reglamento estudiantil Verificar antes de guardar el registro de solicitud de reingreso con traslado el estado NO ACTIVO del aspirante para llevar a cabo esta solicitud.

Verificar que el estudiante cumpla con los requisitos establecidos por el Programa Acadmico para RTR-03.10 realizar la solicitud. Cada Programa podr registrar los criterios que considere para aceptar este tipo de solicitudes. RTR-04 RTR-04.1 Generar y desplegar una constancia de registro de solicitud que incluya datos escritos en la solicitud, obtenindolos de la base de datos y la informacin de los pasos a seguir. Generar e incluir en la constancia de registro de solicitud un cdigo de seguridad obtenido a partir de los datos de la solicitud.

Informar al estudiante que si no se matricula en las fechas establecidas, el reingreso con traslado RTR-04.2 ser anulado y tendr que volver a realizar la solicitud en procesos posteriores teniendo en cuenta el calendario acadmico. RTR-04.3 RTR-05 RTR-06 Incluir en la constancia de registro de solicitud un cdigo de seguridad obtenido a partir de los datos de la solicitud. Registrar, consultar y modificar fechas y horario limite en el calendario acadmico entre las cuales se deber ejecutar la actividad de aprobacin o negacin de solicitudes de reingreso con traslado. Listar estudiantes que han solicitado reingreso con traslado al Programa Acadmico correspondiente, agrupando por sede y programa acadmico.

RTR-07 RTR-07.1 RTR-07.2

Registrar, consultar y modificar aprobacin o negacin a la solicitud de reingreso con traslado del estudiante, indicando para cada uno la respectiva justificacin. Asociar al estudiante la resolucin acadmica activa ms reciente del programa acadmico para la cual se le aprueba el traslado. Si el Programa acadmico origen es homologable con el Programa Acadmico destino, debe quedar un registro del nmero de BRA en este ltimo.

Registrar y oficializar las equivalencias a que haya lugar, teniendo en cuenta que el sistema debe RTR-07.3 verificar que el estudiante debe haber aprobado todas las asignaturas de primer semestre del Programa al cual se traslada. RTR-07.4 RTR-07.5 Marcar al estudiante cuya solicitud de traslado haya sido aprobada, como apto para ejecutar procesos acadmicos nicamente en el programa al cual se ha trasladado. Registrar en la bitcora de movimientos la informacin correspondiente al reingreso con traslado aprobado.

Para reingresos con traslado que involucran sede regional, quien da el Visto Bueno a la solicitud y RTR-07.6 registra las equivalencias, es la Coordinacin de Programa y quien la aprueba es la Direccin de Programa. Cargar los trmites administrativos que correspondan (matrcula financiera en caso de estudiantes RTR-07.7 de sede regional que se trasladan a Cali y cambio de carn), al estudiante cuya solicitud de reingreso con traslado haya sido aprobada. RTR-07.8 RTR-08 RTR-09 RTR-10 RTR-11 RTR-12 Si la solicitud no es aprobada en las fechas establecidas, podr ser aprobada por el funcionario de matrcula acadmica, previa solicitud del Director del programa (Solicitud extempornea). Generar carta de notificacin para cada estudiante que solicita reingreso con traslado indicndole segn corresponda la aprobacin con las equivalencias registradas, o negacin de su solicitud. Generar listado de estudiantes cuyas solicitudes fueron aprobadas del programa acadmico indicado. Generar reporte de cantidad de reingresos con traslados por Sede y Programa por perodo acadmico. Anular la informacin generada y almacenada por registro de reingreso con traslado del estudiante indicado. (Anular traslado aprobado). Anular la informacin generada y almacenada al estudiante que no realice la matricula en las fechas establecidas, teniendo en cuenta el calendario acadmico. CAMBIO DE SEDE Y JORNADA REF. CSE-01 REQUERIMIENTO Registrar, consultar y modificar fechas y horario limite en el calendario acadmico entre las cuales se deber ejecutar la actividad de registro de solicitudes de cambio de sede y/o jornada, en el periodo acadmico indicado. Registrar, consultar y modificar solicitud de cambio de sede y/o jornada, teniendo en cuenta identificar el programa acadmico al cual pertenece el estudiante, la sede y/o jornada a la cual se solicita cambio, la justificacin de la solicitud y la actuali

CSE-02

CSE-02.1

Verificar que el estudiante no haya realizado otra solicitud de cambio de sede y/o jornada para el mismo periodo acadmico.

CSE-02.2 Verificar que el estudiante no sea candidato a grado. Verificar que el estudiante cumpla con los requisitos establecidos por el Programa Acadmico para CSE-02.3 realizar la solicitud. Cada Programa podr registrar los criterios que considere para aceptar este tipo de solicitudes. CSE-02.4 Verificar que el estudiante que registra la solicitud sea de pregrado. CSE-03 Generar y desplegar una constancia de registro de solicitud de cambio de sede y/o jornada que incluya datos escritos en la solicitud.

Informar al estudiante que si no se matricula en las fechas establecidas, el cambio de sede y/o CSE-03.1 jornada ser anulado y tendr que volver a realizar la solicitud en procesos posteriores teniendo en cuenta el calendario acadmico. CSE-03.2 CSE-04 CSE-05 CSE-06 CSE-06.1 CSE-06.2 CSE-06.3 Incluir en la constancia de registro de solicitud un cdigo de seguridad obtenido a partir de los datos de la solicitud. Registrar, consultar y modificar fechas y horario limite en el calendario acadmico entre las cuales se deber ejecutar la actividad de aprobacin o negacin de solicitudes de cambio de sede y/o jornada Listar estudiantes que han solicitado cambio de sede y/o jornada al Programa Acadmico correspondiente, agrupando por sede origen. Registrar, consultar y modificar aprobacin o negacin a la solicitud de cambio de sede y/o jornada del estudiante, indicando para cada uno la respectiva justificacin. Marcar al estudiante cuya solicitud de cambio de sede y/o jornada haya sido aprobada, como apto para ejecutar procesos acadmicos nicamente en la sede y/o jornada a la cual se ha cambiado. Registrar en la bitcora de movimientos la informacin correspondiente a los cambios de sede y/o jornada aprobados. Para cambio de sede, quien da el Visto Bueno a la solicitud es la Secretara Acadmica y quien la aprueba es la Direccin de Programa.

Cargar los trmites administrativos que correspondan (matrcula financiera, biblioteca, servicio CSE-06.4 mdico y carn estudiantil) a cada estudiante cuya solicitud de cambio de sede y/o jornada haya sido aprobada. CSE-06.5 CSE-07 CSE-08 CSE-09 CSE-10 Si la solicitud no es aprobada en las fechas establecidas, podr ser aprobada por el funcionario de matrcula acadmica, previa solicitud del Director del programa (Solicitud extempornea). Generar carta de notificacin para cada estudiante que solicita cambio de sede y/o jornada indicndole segn corresponda la aprobacin o negacin de su solicitud. Generar listado de estudiantes cuyas solicitudes fueron aprobadas del programa acadmico indicado por sede de origen. Generar reporte de cantidad de cambios de sede y/o jornadas por Sede origen, Programa y perodo acadmico. Anular la informacin generada y almacenada por registro de cambio de sede y/o jornada del estudiante indicado. (Anular cambio de sede y/o jornada aprobado).

CSE-11

Anular la informacin generada y almacenada al estudiante que no realice la matricula en las fechas establecidas, teniendo en cuenta el calendario acadmico. PROGRAMACION ACADEMICA

REF. PRA-01

REQUERIMIENTO Registrar, consultar y modificar fechas y horario limite en el calendario acadmico entre las cuales se deber ejecutar la actividad de registro de franjas horarias, en el periodo acadmico indicado. Registrar, consultar, modificar y desactivar la programacin de asignaturas que sern impartidas en franjas horarias, es decir, la informacin de HORARIOS FRANJAS en los cuales se ofrecern asignaturas de servicio - que son ofrecidas masivamente-. La informacin a manejar en los HORARIOS FRANJA es: nombre asignatura, cdigo asignatura, horario en que se ofrecer y programas para los cuales se establece la franja horaria, cupo mximo y cupo por programa. Consultar y Desplegar en un Calendario, los Horarios Franjas de las asignaturas programadas en franja horaria con cupo genrico, para el programa acadmico, unidad acadmica o cdigo asignatura indicada. La informacin desplegada en el calendario es: identificador de la franja, cdigo asignatura, nombre asignatura y programas acadmicos a los cuales se ofrece la asignatura. Consultar y Modificar el Horario de Franja del perodo acadmico indicado. La informacin a consultar y modificar es: horario, cupo mximo, programa acadmico a los que se ofrece. Calcular el nmero de estudiantes que son aptos para cursar la asignatura para el programa acadmico indicado. Teniendo en cuenta que un estudiante apto es aquel que haya aprobado o visto segn corresponda las asignaturas requisitos, no la haya aprobado an ni este cursando en el periodo acadmico actual la asignatura en cuestin. La asignatura y el programa deben estar por resolucin. Calcular el nmero de estudiantes que estn cursando la asignatura en el programa acadmico indicado. El resultado debe indicar cuantos estudiantes la estn cursando en total, cuantos por primera vez y cuantos la estn repitiendo. Calcular el nmero de estudiantes que han cursado hasta el final la asignatura del programa acadmico indicados, en los tres ltimos periodos acadmicos en que se imparti. El resultado debe indicar cuantos estudiantes llegaron al final del Perodo acadmico, cuantos aprobaron y cuantos perdieron la asignatura. Calcular el nmero de estudiantes que hasta el momento ya la han matriculado y la perdieron, la asignatura del programa acadmico indicado. El resultado NO debe incluir aquellos que la estn cursando actualmente. Calcular el nmero sugerido de estudiantes que deberan cursar la asignatura del Programa indicado. Teniendo en cuenta el nmero de estudiantes que han cursado hasta el final dicha asignatura en los ltimos 3 periodos acadmicos y el nmero de estudiantes aptos para cursarla. Registrar y actualizar en la base de datos los resultados de los clculos hechos en los requerimientos para 05,06, 07, 08 y 09 correspondientes a cada asignatura que haya sido programada en los 3 periodos acadmicos al menos una vez de cada programa acadmico de la universidad.

PRA-02

PRA-03

PRA-03.1

PRA-04

PRA-05

PRA-06

PRA-07

PRA-08

PRA-9

PRA-10

Registrar, consultar y modificar fechas y horario limite en el calendario acadmico entre las cuales se deber ejecutar la actividad de registro de necesidades, en el periodo acadmico indicado. Registrar, consultar, modificar y desactivar las asignaturas que el correspondiente programa acadmico requiera que sean impartidas para el periodo acadmico ingresado. Teniendo en cuenta que para las que lo requiera se debe poder indicar a travs de una observacin los cupos que requiera de forma fija con conocimiento de causa al respecto. La informacin a Ingresar o Modificar es: cdigo asignatura, nombre asignatura, cupos que se requieran de forma fija y su respectiva justificacin. Consultar la Programacin de las asignaturas en el Perodo Acadmico indicado. Registrar, consultar y modificar fechas y horario limite en el calendario acadmico entre las cuales se deber ejecutar la actividad de registro de programacin acadmica, en el periodo acadmico indicado. Consultar, editar y registrar como nueva la PROGRAMACIN ACADMICA INDICADA, sin modificar la informacin de la programacin anterior, principalmente para las asignaturas propias de la carrera. El Jefe de la Unidad Acadmica puede editar informacin (espacio, cupo, docente, asignatura y horario respecto a una asignatura, adems de eliminar, adicionar una nueva. etc.) de la asignatura ya registrada en la nueva programacin acadmica. Registrar, consultar, modificar, adicionar y desactivar informacin referida a la Asignatura a programar, Asignacin de cupos por programa y espacios si son propios, Docentes que participan en la asignatura y Horario asignatura. Esta informacin para cada grupo que se programar de las asignaturas de la respectiva unidad acadmica que hayan sido solicitadas en el registro de necesidades y aquellas que la unidad quiera y pueda ofrecer adicionalmente. Verificar que no haya cruce de horario entre las asignaturas que deban ser impartidas a estudiantes de un mismo semestre y Programa, (Horario Programa-Semestre), segn lo indique la resolucin a la que pertenezca la asignatura de la cual se est registrando o modificando informacin. Verificar que no haya cruce de horario de alguno de los docentes indicados para la asignatura cuya informacin se est registrando o modificando. Verificar que no haya cruce de uso de espacio fsico indicado para el horario de la asignatura cuya informacin se est registrando o modificando. Verificar que el horario en que es programada cada asignatura que solicita aula comn corresponda a los horarios permitidos establecidos por Registro Acadmico En el formulario de registro de programacin, para cada asignatura indicada se deber mostrar, a partir de consultas de los respectivos datos en la base de datos, el nmero de estudiantes que han cursado hasta el final la asignatura en los ltimos tres periodos acadmicos, los estudiantes que estn cursando actualmente la asignatura, los estudiantes que habindola cursado no han podido aprobar la asignatura, los estudiantes aptos para cursarla, el nmero sugerido por el sistema de cupos necesarios para los estudiantes que deben cursarla en el prximo perodo acadmico y si es el caso el nmero de cupos solicitados como fijos en el registro de necesidades de cada programa acadmico para el cual deba ser dictada la materia. Registrar, consultar y modificar la ASIGNACIN DE CUPOS (cupo genrico, cupo exclusivo, cupos compartidos) del mismo grupo de una asignatura, sea para uno o varios programas acadmicos.

PRA-11.1

PRA-11.1 PRA-12

PRA-28

PRA-13

PRA-13.1

PRA-13.2 PRA-18 PRA-19

PRA-14

PRA-15

PRA-20

PRA-21

Consultar el HORARIO PROGRAMA SEMESTRE para el Programa, la Unidad Acadmica y la Coordinacin Acadmica con la informacin de: la resolucin acadmica del semestre indicado, el nombre de la asignatura, el aula en que ser impartida (si ya la tiene) y el horario que le corresponde. Registrar, consultar, modificar y desactivar el registro de las asignaturas en las cuales a los estudiantes de primer semestre de cada programa acadmico hay que asegurarles el cupo. Las asignaturas indicadas deben estar programadas Registrar, consultar, modificar y desactivar en el sistema, la conformacin de grupos a partir del nmero de estudiantes matriculados en la franja horaria de la asignatura indicada. Debe poder hacerse automticamente con distribucin a partir de criterio numrico o de forma guiada para permitir reunir en un mismo grupo los estudiantes de un mismo Programa y repartir los matriculados en cupo genrico. Registrar, consultar, modificar la unin de dos o ms grupos de una misma asignatura en uno solo, teniendo en cuenta que al modificar la unin de dos grupos se debe cancelar el grupo que no presenta estudiantes. Registrar, consultar el CAMBIO DE GRUPO de estudiantes de un grupo al grupo indicado con la respectiva observacin que muestre la causa del movimiento. Notificar a los estudiantes afectados sobre el cambio de espacio asignado para un curso, cuando se haga un Cambio de grupo. El cambio de grupo se hace para algunos estudiantes. Registrar, consultar, modificar y desactivar la cancelacin del grupo indicado de una asignatura determinada. Notificando la existencia de estudiantes que tenan la respectiva como nica asignatura matriculada. Teniendo en cuenta que la operacin de desactivacin de la cancelacin implica que los estudiantes cuya matrcula haya sido cancelada por la operacin de cancelacin de la asignatura debe ser reactivada de forma transparente para el estudiante. Registrar, consultar y modificar la asignacin de espacios fsicos propios o comunes en los horarios en que fueron programadas las asignaturas que no tenga un espacio definido. Teniendo en cuenta los elementos de ayuda con que debe contar cada espacio segn lo requiera la asignatura. Consultar la Programacin Acadmica de los 3 (incluye en actual) ltimos perodos acadmicos por Programa Acadmico y Unidad Acadmica indicados. Es decir, con clculos registrados en la base de datos. Reporte de las asignaturas candidatas a cancelar, teniendo en cuenta cuantos estudiantes se matricularon y si esa cantidad corresponde al porcentaje indicado del cupo ofrecido. Los datos a presentar son: cdigo asignatura, nombre asignatura, cupo ofrecido, cantidad de estudiantes matriculados, valor del porcentaje indicado. MATRICULA ACADEMICA DE OFICIO

PRA-22

PRA-23 PRA-24.1 PRA-25

PRA-26

PRA-27

PRA-29

PRA-30

REF. MOF-01 MOF-01.01

REQUERIMIENTO Registrar, consultar y modificar fechas y horario lmite en el Calendario Acadmico entre las cuales se deber ejecutar el proceso de Registro de Asignaturas que ser matriculadas de oficio a los estudiantes de primer semestre, en el periodo indicado. Habilitar nicamente los usuarios correspondientes a los Programas Acadmicos de Pregrado de admiten estudiantes por proceso de admisin a primer semestre durante el periodo indicado

MOF-02 MOF-03

Registrar, consultar y modificar asignaturas que sern matriculadas de oficio a los estudiantes admitidos a un Programa Acadmico en un periodo indicado Desplegar listado de asignaturas (cursos) de la Resolucin del Programa Acadmico correspondiente que pertenezcan al Primer Semestre de dicho programa y que se encuentren programadas en el periodo acadmico indicado. Desplegar listado de asignaturas (cursos) que no pertenezcan a la Resolucin del Programa Acadmico pero que tengan cupos otorgados para dicho programa en la programacin acadmica del periodo acadmico indicado Verificar que el curso tiene cupo ofrecido para el Programa Acadmico correspondiente Mostrar para cada asignatura la informacin de cada curso (nmero del grupo) con el cupo asignado al programa en la programacin acadmica. Marcar del listado de cursos de MOF-03, MOF-04 aquellas que sern incluidas en las Asignaturas para Matricula de Oficio, especificando el nmero de cupos a tomar para matricular de oficio en cada grupo Registrar para Matricula de Oficio los cursos seleccionados en MOF-07 Verificar que el cupo especificado para matricular de oficio sea menor o igual que el cupo total ofrecido en la asignatura para el programa

MOF-04 MOF-05 MOF-06 MOF-07 MOF-08 MOF-08.01

Verificar para cada asignatura que al sumar los cupos asignados para matricula de oficio en cada MOF-08.02 uno de los cursos correspondientes, dicho valor sea igual al nmero de admitidos (Cupo oferta admisin). Ej. Si hay 2 grupos de Calculo y hay 40 admitidos, la MOF-08.03 Advertir cuando un curso de una asignatura se cruce con un curso de otra asignatura seleccionada para matricula de oficio. Advertir cuando la suma de crditos de las asignaturas exceda el mximo permitido segn el Reglamento Estudiantil Generar listado de cursos que sern matriculados de oficio a los estudiantes de un programa acadmico determinado. Los datos que incluir son: Cdigo y Nombre del Programa Acadmico, Sede, Jornada, Cupo Admitidos. Para cada asignatura se incluir: Codig Generar listado de asignaturas por programa acadmico en los cuales el nmero de admitidos final exceda el cupo establecido en la oferta de admisin Registrar, consultar y modificar para cada estudiante la entrega de Trmites Administrativos Pendientes asociados a la formalizacin de la matrcula como estudiante de primer semestre. Registrar, consultar, modificar y eliminar la matrcula de oficio a cada estudiante admitido a un programa acadmico en un periodo indicado

MOF-08.04 Verificar prerrequisitos de las asignaturas seleccionadas. MOF-08.05 MOF-09 MOF-10 MOF-11 MOF-12

Registrar en forma automtica, la asociacin de matrcula acadmica al estudiante de primer MOF-12.01 semestre en los grupos de las asignatura marcadas como asignaturas para matrcula de oficio del programa acadmico correspondiente MOF-12.02 Verificar que el estudiante no tenga Trmites Administrativos pendientes por entregar. MOF-12.03 Verificar que el estudiante no haya aprobado el examen de una asignatura equivalente a una de las que se va a matricular. Ej. Aprob examen de proficiencia entonces no se le matricula Ingles I

Asignar a cada estudiante el grupo por asignatura dada la disponibilidad de cupo en cada curso. MOF-12.04 Ej. Si hay 2 grupos de Clculo se deben agotar primero los de un grupo y luego continuar asignando los del siguiente grupo MOF-12.05 MOF-12.06 MOF-13 MOF-14 MOF-15 NOTA: Actualizar la informacin de cupos disponibles por curso para estudiantes de primer semestre en la programacin acadmica Generar tabulado de matrcula a cada estudiante con la informacin de asignaturas matriculadas y con las observaciones de las no matriculadas Ej. Ingls por haber aprobado proficiencia Generar listado de asignaturas matriculadas de oficio por programa acadmico con la siguiente informacin: cdigo, grupo y nombre de asignatura, cupo total, cupo matriculado, horario Generar listado de estudiantes que realizaron la entrega de los trmites administrativos y a los cuales no se les realiz Matricula de Oficio Ejecutar proceso para liberar cupos de primer semestre que no fueron utilizados despus del llamado adicional En la programacin acadmica se deben poder "marcar" el nmero de cupos asignados a primer semestre por programa para limitar el acceso a esos cupos durante la matricula acadmica de estudiantes antiguos MATRICULA ACADEMICA REF. MAC-01 MAC-01.1 MAC-02 REQUERIMIENTO Registrar, consultar y modificar fechas y horario limite en el calendario acadmico entre las cuales se deber ejecutar el proceso de Matrcula Acadmica, Adiciones y Cancelaciones, Cancelaciones o Adiciones en el periodo acadmico indicado. Para el caso de pregrado, los estudiantes podrn realizar proceso de Matrcula Acadmica durante el proceso de Adiciones y Cancelaciones.

Habilitar los usuarios que pueden acceder al Proceso correspondiente en MAC-01 Para el caso de las sedes regionales se debe poder establecer si los estudiantes estn o no MAC-02.1 autorizados para realizar el proceso correspondiente sin la mediacin de la Coordinacin del Programa Acadmico. MAC-02.2 Restringir aquellos Programas Acadmicos en los cuales los estudiantes no podrn acceder sin la mediacin del Director de Programa al Proceso correspondiente. Registrar, consultar, editar y desactivar, criterios de distribucin de acceso al proceso de matrcula, adicin y/o cancelacin acadmica a los estudiantes marcados como aptos acadmicamente y financieramente para el proceso. Las alternativas de criterios son: Cohorte (ao de ingreso), semestre y promedio de calificaciones (acumulado o semestral) o combinaciones de las mismas. Para la distribucin establecida en MAC-03 se podr configurar el acceso con asignacin de fecha, hora y duracin (cita para acceder al sistema) para que cada estudiante acceda a efectuar el proceso correspondiente. Para la configuracin de las citas se deber establecer la duracin de cada una, el nmero de estudiantes que pueden ingresar simultneamente y la hora a partir de la cual podrn acceder libremente los estudiantes que tuvieron cita durante el da. Asignar a cada estudiante la cita para acceder al proceso correspondiente. Registrar las fechas para las cuales no habr restriccin de acceso al proceso correspondiente.

MAC-03

MAC-03.1 MAC-03.2 MAC-03.3 MAC-03.4

MAC-03.5 MAC-04 MAC-04.1 MAC-04.2 MAC-04.3 MAC-04.4

Restringir y controlar el acceso al proceso correspondiente, de acuerdo al criterio de distribucin de acceso establecido en MAC-03 y MAC-03.1 Colocar aptos acadmicamente para efectuar movimientos de matrcula (matrcula, adicin y/o cancelacin) en el periodo acadmico indicado, a aquellos estudiantes que estuvieron matriculados en el periodo acadmico inmediatamente anterior (suministrado por el usuario) Marcar como aptos aquellos estudiantes que estuvieron matriculados en el periodo acadmico indicado y cuya matrcula acadmica no haya sido cancelado. Si ya se ha ejecutado el proceso de Bajos Rendimientos para el periodo acadmico origen, no se colocarn aptos aquellos estudiantes que hayan sido retirados por B.R.A Para el caso de los posgrados (Maestra y Doctorado), no se colocar apto acadmicamente a aquellos estudiantes que hayan excedido el tiempo lmite de entrega de tesis. El proceso de colocar apto se podr realizar de forma individual o para un grupo de estudiantes indicando el periodo acadmico, el tipo de programa (pregrado, posgrado) y sede(s)

Los estudiantes de primer semestre se colocarn aptos acadmicamente en el periodo MAC-04.5 correspondiente, de forma automtica, al momento de ejecutar el proceso de Matrcula Acadmica de Oficio (Ver Requerimientos Matricula Acadmica de Oficio) MAC-05 MAC-05.1 MAC-05.2 MAC-05.3 Colocar aptos financieramente para el periodo acadmico correspondiente a aquellos estudiantes que efectuaron matrcula financiera. El proceso de colocar apto financieramente se podr realizar para varios estudiantes cargando la informacin de un archivo plano. Verificar al momento de colocar apto financieramente, que el estudiante se encuentre apto acadmicamente para el mismo periodo acadmico Los estudiantes de posgrado sern colocados aptos financieramente si han cancelado por lo menos una cuota del valor de la matrcula financiera. Para los estudiantes de las Sedes Regionales se debe poder parametrizar si el Sistema debe o no verificar que el estudiante se encuentre apto financieramente.

MAC-05.4 Colocar apto financieramente a los primparos MAC-05.5 MAC-06

Registrar, consultar y desactivar las asignaturas que solo pueden ser adicionadas o canceladas por el Director de Programa. Es decir, que ningn estudiante puede realizar la operacin indicada sobre la asignatura restringida. Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de criterios por asignatura de un Programa Acadmico que puedan tomar valor verdadero o falso por estudiante y que deben ser MAC-07 evaluados en el proceso de matrcula de la asignatura indicada. Por ejemplo, entrega de carta de inscripcin de anteproyecto de grado, carta de prctica profesional o pasanta. Registrar, consultar, modificar y desactivar valor verdadero o falso del criterio indicado en MAC- al MAC-07.1 estudiante sealado, respecto a una asignatura indicada en MAC-07. MAC-08 Verificar que el estudiante cumpla con los requisitos para acceder al proceso correspondiente. MAC-08.1 MAC-08.2 Verificar que el estudiante se encuentre apto acadmicamente para acceder al proceso correspondiente en el periodo acadmico indicado. Verificar que el estudiante se encuentre apto financieramente para acceder al proceso correspondiente en el periodo acadmico indicado.

MAC-08.3 MAC-08.4 MAC-08.5

Verificar que el estudiante no tenga deudas y/o trmites administrativos pendientes. Informar todas aquellas que el estudiante tenga asociadas. Verificar si el estudiante tiene restriccin de acceso al correspondiente proceso. realizacin del proceso al usuario que impone la restriccin. Permitir la

Verificar que el estudiante no haya superado el nmero lmite de B.R.A. permitidos para ejecutar el proceso correspondiente.

MAC-08.6 Verificar que el estudiante no haya sido retirado de la universidad por B.R.A. MAC-08.7 MAC-09 Si el estudiante se encuentra como candidato a ser retirado del Programa Acadmico por B.R.A restringir el acceso al proceso correspondiente. Registrar y consultar la adicin de una asignatura en el grupo indicado, al estudiante correspondiente

MAC-09.1 Verificar que la asignatura indicada no tenga restriccin de acuerdo a MAC-06 Verificar que la asignatura indicada est incluida en la resolucin del Programa Acadmico que MAC-09.2 tiene asociada el estudiante o sea una electiva complementaria. En caso contrario la asignatura debe ser adicionada por el Director de Programa. MAC-09.3 MAC-09.4 MAC-09.4.1 MAC-09.4.2 Verificar que el estudiante cumple con los criterios establecidos por el Director de Programa para la adicin de la asignatura indicada. Verificar disponibilidad de cupo en el grupo indicado, teniendo en cuenta los cupos que deben ser reservados para estudiantes de primer semestre. Verificar que haya disponibilidad de cupo exclusivo para el correspondiente programa acadmico en el grupo de la asignatura indicada Verificar que haya disponibilidad de cupo compartido para el correspondiente programa acadmico en el grupo de la asignatura indicada

MAC-09.4.3 Verificar que haya disponibilidad de cupo genrico en el grupo de la asignatura indicada Verificar que el horario del grupo de la asignatura no se cruce con el de alguno ya matriculado en MAC-09.5 el mismo periodo acadmico. El Director de Programa podr autorizar la adicin de asignaturas con cruce de horario. Verificar que al adicionar la asignatura no se supere el mximo de crditos permitidos segn la MAC-09.6 resolucin correspondiente o segn el reglamento estudiantil. El Director de Programa podr realizar la adicin de la asignatura. Verificar que la asignatura o una equivalente, no haya sido previamente aprobada por el estudiante MAC-09.7 en un periodo acadmico o le haya sido aceptada como homologacin. El Director de Programa podr realizar la adicin de la asignatura. MAC-09.8 Verificar el cumplimiento de los prerrequisitos y correquisitos establecidos para la asignatura indicada.

Si el prerrequisito es VISTO, se debe verificar que el estudiante curs la asignatura y obtuvo una MAC-09.8.1 calificacin aprobatoria o una calificacin reprobatoria superior a 2.0, teniendo en cuenta la calificacin de habilitacin. MAC-09.8.2 Si la calificacin es reprobatoria alfabtica (Ej. N.C.) no es vlida como prerrequisito VISTO MAC-09.8.3 Si la calificacin no es ni aprobatoria ni reprobatoria (Ej: I.C), es vlido como prerrequisito VISTO

MAC-09.8.4

Para la verificacin de correquisitos se debe tener en cuenta las asignaturas que han sido previamente aprobadas o aceptadas como homologacin. Registrar la adicin de la asignatura en el grupo indicado asociando el tipo de matrcula que MAC-09.9 corresponda. Por Ejemplo: cursada por primera vez, cursada en repeticin, segunda repeticin, etc. Actualizar la informacin de cupos disponibles y matriculados en el grupo de la asignatura de MAC-09.10 acuerdo a MAC-09.4 Para la adicin de asignaturas que tienen correquisitos se debe realizar de forma simultnea la adicin de todos los correquisitos. Es decir, que no se registrar la adicin de la asignatura hasta MAC-09.11 que no se tenga la informacin de los grupos en los cuales se matricularn las asignaturas correquisito. Ej. Si el estudiante va a adicionar Fsica I, el sistema le pedir que indique el grupo de Lab. de Fsica I. En caso que no lo suministre no se adicionar ninguna de las 2 asignaturas. Restringir el registro de matrcula de aquellos estudiantes que no cumplen con los requisitos exigidos por la resolucin del Programa Acadmico y/o reglamento estudiantil. Ej: Mnimo de MAC-10 crditos permitidos por periodo acadmico. Estas matrculas debern ser realizadas por el Director de Programa. Registrar y consultar la cancelacin del grupo de la asignatura indicada, al estudiante MAC-11 correspondiente MAC-11.1 MAC-11.2 MAC-11.3 MAC-11.4 Verificar que el usuario que realiza la cancelacin es el mismo que efectu la adicin. Las asignaturas matriculadas de oficio podrn ser canceladas nicamente por el Director de Programa. Verificar que al cancelar la asignatura, el estudiante no quede con menos del mnimo de crditos exigidos por el reglamento estudiantil. El Director de Programa podr autorizar esta situacin. Verificar que el estudiante queda con al menos una asignatura matriculada en el periodo acadmico. Ningn usuario podr autorizar esta situacin ya que esto implicara una cancelacin de semestre. Registrar automticamente la cancelacin de las asignaturas correquisito que el estudiante tenga matriculadas en el mismo periodo acadmico cuando cancele alguna de las correspondientes asignaturas correquisito. El Director de Programa no podr autorizar esta situacin. Actualizar la informacin de cupos matriculados y disponibles teniendo en cuenta que el cupo que se est liberando sea reasignado al tipo de cupo del que se tom. Ej: si un estudiante adicion la asignatura haciendo uso de los cupos exclusivos para su programa acadmico, cuando realice la cancelacin de la asignatura, ese cupo debe ser devuelto al grupo de cupos exclusivos para ese programa y no a genrico u otro tipo. Registrar el cambio de grupo de la asignatura sealada al grupo indicado, al estudiante correspondiente. Verificar disponibilidad de cupo en el grupo al cual se quiere cambiar el estudiante, segn MAC09.4 Verificar que no exista cruce de horario entre las asignaturas matriculadas y el grupo al cual se quiere cambiar el estudiante. Se debe excluir al momento de la verificacin el grupo actual.

MAC-11.5

MAC-12 MAC-12.1 MAC-12.2

Garantizar que el estudiante no se quede sin matrcula de la asignatura dado el caso que al MAC-12.3 momento de hacer efectivo el registro del cambio de grupo se hayan agotado los cupos en el grupo destino. MAC-13 MAC-14 Registrar y consultar con fines de auditoria la informacin de fecha, hora, usuario, ip, estudiante, asignatura, grupo, sede, periodo acadmico del proceso realizado. Generar listado de estudiantes matriculados por periodo acadmico

MAC-15

Generar reportes estadsticos de nmero de estudiantes matriculados por periodo acadmico por diversos criterios: facultad, programa, sexo, etc. CANCELACION DE SEMESTRE

REF.

REQUERIMIENTO Registrar, consultar y modificar fechas y horario limite en el calendario acadmico entre las cuales se deber ejecutar la actividad de registro solicitud de cancelacin de semestre, en el periodo acadmico indicado. Registrar, consultar, modificar y desactivar la solicitud de cancelacin de semestre y documentacin que la respalde.

CNS-01

CNS-02

Verificar, antes de registrar la solicitud de cancelacin que el respectivo estudiante no tenga CNS-02.1 pendiente la cancelacin de deudas. Verificar que los documentos entregados correspondan al tipo de solicitud (ordinaria y CNS-02.2 extempornea) teniendo en cuenta el calendario acadmico. CNS-02.3 Verificar si el estudiante ha entregado carn estudiantil o denuncio de perdida de mismo. Registrar, consultar, modificar y desactivar la cancelacin de semestre de los estudiantes que CNS-03 hayan solicitado cancelacin de semestre y entregado los documentos de respaldo. Generar carta de notificacin para cada estudiante al que se la haya procesado la solicitud de CNS-04 cancelacin de semestre. El estudiante tendr acceso a esta carta despus de haberse hecho efectiva la cancelacin. Si el estudiante que realiza la cancelacin de matrcula es de primer semestre, debe informarse en CNS-04.1 la constancia, cual es el procedimiento para solicitar reingreso. Si el estudiante que realiza la cancelacin de matrcula es de segundo semestre e incurri en bajo CNS-04.2 rendimiento en el primero, se debe informar en la constancia que no podr solicitar reingreso en la Universidad al mismo programa acadmico. Si el estudiante que realiza la cancelacin de semestre no le aplican las verificaciones de los CNS-04.3 requerimientos CNS-04.1 y CNS-04.2 debe informarse en la constancia cual es el procedimiento para solicitar reingreso. Generar listado de estudiantes que en lo transcurrido del periodo acadmico han solicitado CNS-05 cancelacin de semestre y an no ha sido procesada. CNS-06 Generar listado de estudiantes que en lo transcurrido del periodo acadmico han cancelado semestre. Este listado debe estar disponible para todas las dependencias que manejan deudas de los estudiantes. Los directores de programa podrn ver nicamente el l Generar reportes estadsticos de estudiantes que han cancelado semestre de acuerdo a diferentes criterios. P.e.: Uno de los criterios es nmero de estudiantes de primer semestre que han cancelado matrcula en un periodo determinado.

CNS-07

CURSO DE VERANO REF. REQUERIMIENTO Registrar, consultar y modificar fechas y horario limite en el calendario acadmico entre las cuales se deber ejecutar la actividad de inscripcin de estudiantes en un curso de vacaciones Registrar, consultar, modificar y desactivar la oferta de cursos de vacaciones, a partir de un periodo acadmico especial de vacaciones indicado y una unidad acadmica a la que pertenece y cuantos salones son necesarios para dar cubrimiento a ese curso. Registrar, consultar y Modificar informacin requerida para realizar la inscripcin: 1. Cdigo estudiante. 2. Nombres y Apellidos. 3. Nombre y Cdigo del Programa Acadmico. 4. Tipo y Nmero de documento de identidad. 5. Nombre del curso a matricular. 6. Fecha en que se dictara el curso. 7. Tipo de matrcula (primera vez, repetida, habilitada). 8. Unidad Acadmica que ofrece el curso (forma automtica). Verificar de forma automtica, que el estudiante este apto para cursar el curso de vacaciones Un estudiante es apto si: 1. Estuvo matriculado acadmicamente el semestre inmediatamente anterior. 2. Estuvo matriculado financieramente el semestre inmediatamente anterior. 3. Si la est repitiendo o habilitando, que la asignatura la haya cursado en el semestre inmediatamente anterior. 4. Que el estudiante pueda cursar la asignatura del tipo indicado: primera vez, repetida, habilitada. 5. No estar en situacin de BRA. Registrar, Consultar, Modificar y Eliminar los criterios de aceptacin para la matrcula de un curso de verano 1. Copia documento de matrcula financiera del semestre inmediatamente anterior. 2. Copia tabulado semestre inmediatamente anterior. 3. Documento de tesorera que confirma el pago del curso. Luego de este paso se realiza la matricula acadmica. Registrar, consultar, modificar y desactivar asignacin de espacios acadmicos para un curso de vacaciones indicado. Registrar, Consultar, Modificar y desactivar la calificacin final de un curso de vacaciones indicado a partir del cdigo de un estudiante especifico Generar Reporte de los estudiantes matriculados en la asignatura indicada. Generar Reporte de los estudiantes que perdieron la asignatura indicada. Generar un reporte de los estudiantes que asistieron al curso de vacaciones indicado a partir del tipo de matrcula con la cual se hizo la matricula Generar un listado de estudiantes matriculados en un curso de vacaciones indicado Generar un listado de calificaciones de un curso de vacaciones indicado

PMCV-01

PMCV-02

PMCV-03

PMCV-04

PMCV-05

PMCV-06 PMCV-07 PMCV-08 PMCV-09 PMCV-10 PMCV-11 PMCV-12

REF. GRA-01

ANEXO 4.5 GRADO ESTUDIANTE REGULAR DE PREGRADO O POSGRADO REQUERIMIENTO Registrar, modificar, consultar informacin maestra de las asignaturas de entre las obligatorias estipuladas por la universidad de las cuales esta eximida la correspondiente resolucin acadmica. Ejemplo: licenciatura en literatura se exime de espaol. Registrar, consultar y modificar informacin maestra del cargo de las personas que pueden firmar actas de grado y resoluciones de grado.

GRA-02

GRA-03

Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de los organismos que pueden impartir los grados en la Universidad. Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de tipos de entregas de grado (ceremonia, ventanilla, tutela, etc.). Registrar estudiantes que han sido eximidos de cursar una asignatura de la resolucin correspondiente y la justificacin con el soporte del Consejo Superior y el Consejo Acadmico. Cuando un director realiza una exencin el sistema avisa a registro acadmico esta modificacin.

GRA-04

GRA-05

GRA-06 GRA-07 GRA-07.1

Generar el listado de personas que han sido eximidas de asignaturas de la resolucin. Registrar, consultar y modificar solicitud a candidato de grado. Verificar que el estudiante tenga nota asignada de aprobacin en la asignatura que corresponda al final de su trabajo de grado, (dependiendo del programa). Verificar que el estudiante que se intenta declarar como candidato a grado no este graduado con el mismo cdigo de estudiante, excepto si el programa en el cual se encuentra graduado corresponde a la tecnologas asociada al programa del cual aspira graduarse.

GRA-07.2

GRA-07.3

Verificar que el estudiante ha aprobado el 90% de los crditos de la resolucin que le corresponde.

GRA-07.4

Verificar que el estudiante que se intenta declarar como candidato a grado no tenga deudas, y se le despliegue al solicitante la informacin a modo de notificacin y no de restriccin.

GRA-07.5

Verificar que el estudiante no ha realizado de forma previa una solicitud de candidato a grado, no puede volver hacer esta solicitud hasta que no quede reprobada o aprobada y el estudiante este marcado como graduado. Generar comprobante de solicitud a candidato a grado. Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin de la resolucin de grado y el acta de grado y la asociacin con esta. Registrar, consultar y modificar datos de los firmantes de las actas y la asociacin a las correspondientes. Esto se hace luego que los candidatos a grado hayan sido ingresados por el director de programa. Registrar, consultar, modificar y desactivar los datos de los firmantes de la resolucin de grado, asocindolos a la correspondiente. Esto se hace luego que los candidatos a grado hayan sido ingresados por el director de programa. Generar listado de estudiantes quienes han solicitado candidatura a grado. Consultar y desplegar la ficha acadmica del estudiante indicado, mostrando en ella todas las asignaturas de la resolucin acadmica cursadas y aprobadas, las asignaturas que no sean de la resolucin cursadas y aprobadas y los crditos. Mostrar Consultar reporte semforo por estudiante, en este reporte se despliega que ha visto un estudiante, que est viendo y que le falta de la resolucin por medio de colores. Este reporte debe estar habilitado para registro y el director de programa. Gestionar equivalencias del estudiante. Registrar, consultar y modificar la asignacin de tipo a las asignaturas que el estudiante haya cursado y aprobado, que no pertenezcan a la resolucin acadmica correspondiente y de las cuales el sistema no pueda determinar el tipo. Por ejemplo las asignaturas que haya sido cursadas como electivas complementarias, aunque no sean de ese tipo.

GRA -08 GRA -09

GRA -10

GRA -11

GRA -12 GRA -13

GRA -14

GRA -15 GRA -16

GRA -17

Registrar, consultar y desactivar la candidatura a grado del estudiante indicado. Teniendo en cuenta los datos del trabajo de grado. Las solicitudes se pueden marcar aprobadas o reprobadas.

GRA-17.1

Verificar que el estudiante que se intenta declarar como candidato a grado no tenga deudas.

GRA-17.2

Verificar que todas las asignaturas obligatorias de la resolucin que cobija al estudiante a quien se est registrando como candidato a grado hayan sido aprobadas. Verificar que todos los crditos correspondientes a cada tipo de asignatura indicado en la respectiva resolucin acadmica del estudiante que est siendo registrado como candidato a grado, hayan sido aprobados. Verificar que el estudiante ha entregado documentos soporte.

GRA-17.3

GRA-17.4

GRA-18 GRA-19 GRA-20

Informar al estudiante si este es apto o no como candidato de grado Se registra la recepcin de la documentacin, junto con la fecha de entrega. Actualizar los datos de contacto del estudiante.

GRA-21 GRA-22 GRA-23

Oficializar candidatos a grados cuyos datos y soportes estn presentes y sean vlidos. Generar reporte de candidatos a grado que solicitan carn Consultar, o adicionar y/o eliminar posibles merecedores a distincin a mejor graduando segn las condiciones que existen para aspirar a mejor graduando. No aplica para grados posgrados.

GRA-24.1

Verificar que el estudiante no ha repetido ni habilitado ninguna asignatura de la resolucin del Programa Acadmico.

GRA-24.2

Verificar que el tiempo del estudiante en el programa sea de igual duracin al estipulado para el programa por el cual aspira graduarse. Verificar que el tipo de ingreso del estudiante al programa por el cual aspira graduarse sea solo por admisin al programa o por proyecto SIGUEME. Verificar que las equivalencias del estudiante sean solo por modificacin de currculo.

GRA-24.3

GRA-24.4

GRA-24.5

Verificar que el promedio acumulado sea superior o igual a 4,2 y sea el ms alto dentro del grupo, hay empate si el promedio es igual hasta la segunda cifra decimal sin aproximaciones.

GRA-25

Oficializar, Registrar, consultar y desactivar la informacin pertinente que identifique entre el grupo de candidatos a grado de cada programa acadmico cul o cules de ellos cumplen las condiciones para ser merecedores de la mencin de mejor graduando. Generar para impresin resolucin del correspondiente mejor graduando por programa acadmico con los datos personales del graduado, registrando e incluyendo en la respectiva, la fecha de entrega de la resolucin. Los datos de la resolucin de mejor graduando se debe actualizar en la ficha acadmica del estudiante. Los nicos datos que son ingresados por el usuario son los datos de la resolucin los dems son extrados a travs de una consulta.

GRA-26

GRA-22

Generar reporte de mejores graduandos. Ordenados en forma descendente segn el promedio acadmico. Datos del reporte: cdigo del estudiante, nombre completo, documento de identificacin, sede, jornada, promedio, colegio, direccin, y nmero de resolucin (nmero de radicacin de la resolucin de mejor graduando). Generar carta reporte de los candidatos a grado por programa. (cd. y nombre programa , titulo, observaciones por estudiante, nombre y telfono del plan, merecedor a distincin a mejor graduando o no+ los datos del reporte actual) Generar para impresin reporte de candidatos a grado, incluyendo el cdigo del respectivo programa acadmico y el titulo otorgado a los graduandos.

GRA-23

GRA-24

GRA-25

Publicar para consulta la informacin de ttulo obtenido, documento de identidad, nombre de trabajo de grado y la informacin de inters general del candidato de grado indicado. Esta consulta debe ser accedida pblicamente desde cualquier parte usando la contrasea del estudiante.

GRA-26 GRA-27 GRA-28

Registrar nmero de Folio Registro. Generar Reporte de Folio registro Generar reporte de candidatos a grado cuyo sexo sea masculino. Este es un reporte especial para las fuerzas militares Generar Reporte estadstico de los candidatos a grado o graduados segn se especifique. Este reporte arrojara el nmero de candidatos a grado segn diferentes criterios: Facultad, programa, sede, tipo, programa, rango de aos, colegios, ciudad, estrato, por sexo Despus de asignar el Folio Registro. Generar acta individual de grado para cada graduado. Generar acta general de grado con todos los graduados incluidos, organizados alfabticamente por programa acadmico, los programas acadmicos organizados por los correspondientes cdigos de forma creciente en la respectiva facultad, las facultades o institutos ordenados por sus cdigos de forma creciente en la respectiva sede y las sedes ordenadas por sus cdigos de forma creciente. Generar resolucin general de grado Generar Reporte Maestro Ceremonia, Este reporte es solo para grados solemnes, este reporte debe ser modificable ya que existen jornadas para los grados. Generar para impresin la informacin pertinente que deba aparecer en cada tipo de diploma: pregrado, posgrado, desescolarizada, tecnlogo. Generar para impresin la informacin pertinente que deba aparecer en el diploma para el nfasis

GRA-29

GRA-30 GRA-31

GRA-32 GRA-33

GRA-34

GRA-35

GRA-36

Generar reporte para controlar la entrega de certificados, diplomas, actas de grado y/o carne.

GRA-37

Graduar candidatos a grados, es decir marcar como graduados a los candidatos que segn el acta y resolucin merezcan esta condicin. Registrar en la ficha acadmica de cada candidato a grado que se marque como graduado la informacin de grado, como es el ttulo y nfasis obtenido, fecha, el nmero de acta y resolucin de grado, mencin y distincin si las tiene.

GRA-38

GRA-39

Cerrar la ficha acadmica (solamente datos acadmicos) del estudiante cuando el estudiante quede marcado como graduado. Esto con el objetivo de que la ficha no pueda ser modificada nuevamente. De igual forma para los estudiantes de la carrera profesional que se gradan de la tecnologa, solo se cierran hasta el ltimo periodo de la tecnologa. Asignar nmero de diploma luego que cada estudiante se ha graduado. (Nmero de diploma diferente a nmero de folio registro). No importa que sea de Cali o sede. El orden en que se registra es de menor a mayor: tecnologa...). Este nmero es asignado cuando los estudiantes ya son graduados. Consultar reporte de stickers. Marcar estudiante que ha cumplido con los requisitos para poder graduarse como egresado que no ha tomado el grado y en la solicitud mediante un parmetro de validacin determinar si se puede graduar o no. (por definir por el comit de currculo). GRADO DE AUXILIARES REQUERIMIENTO Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de los organismos que pueden impartir los grados en la Universidad. Registrar estudiantes que han sido eximidos de cursar una asignatura de la resolucin correspondiente y la justificacin con el soporte del Consejo de Facultad. Cuando un director realiza una exencin el sistema avisa a registro acadmico esta modificacin. Generar el listado de personas que han sido eximidas de asignaturas de la resolucin y la justificacin con el soporte del Consejo de Facultad.

GRA-40

GRA-41 GRA-42

REF. GEA-01

GEA-02

GEA-03

GEA-04 GEA-04.3

Registrar, consultar y modificar solicitud a candidato de grado. Verificar que el estudiante ha aprobado el 90% de los crditos.

GRA-04.4

Verificar que el estudiante que se intenta declarar como candidato a grado no tenga deudas, y se le despliegue al solicitante la informacin a modo de notificacin y no de restriccin.

GRA-04.5

Verificar que el estudiante no ha realizado de forma previa una solicitud de candidato a grado, no puede volver hacer esta solicitud hasta que no quede reprobada o aprobada y el estudiante este marcado como graduado. Generar comprobante de solicitud a candidato a grado. Generar listado de estudiantes quienes han solicitado candidatura a grado. Generar y registrar consecutivo que agrupe a los estudiantes que van a obtener grados de auxiliares en el periodo correspondiente. Consultar y desplegar la ficha acadmica del estudiante indicado, mostrando en ella todas las asignaturas de la resolucin acadmica cursadas y aprobadas, las asignaturas que no sean de la resolucin cursadas y aprobadas y todas las asignaturas con la nota asignada y con crditos.

GEA-05 GEA-06 GEA-07

GEA-08

GEA-09

Consultar reporte semforo por estudiante, en este reporte se despliega que ha visto un estudiante, que est viendo y que le falta de la resolucin por medio de colores. Este reporte debe estar habilitado para registro y el director de programa. Registrar, consultar y desactivar la candidatura a grado del estudiante indicado. Verificar que el estudiante que se intenta declarar como candidato a grado no tenga deudas.

GEA-10 GEA-10.1

GEA-10.2

Verificar que todas las asignaturas obligatorias de la resolucin acadmica cursada por el estudiante a quien se est registrando como candidato a grado hayan sido aprobadas. Teniendo en cuenta aquellas que son obligatorias estipuladas por la universidad de las cuales esta eximida la correspondiente resolucin acadmica (registradas en el sistema). Verificar que todos los crditos correspondientes a cada tipo de asignatura indicado en la respectiva resolucin acadmica del estudiante que est siendo registrado como candidato a grado, hayan sido aprobados. Teniendo en cuenta que solo se contaran las asignaturas de las cuales se identifique su tipo.

GEA-10.3

GEA-10.4

Verificar que el estudiante ha entregado documentos soporte.

GEA-11 GEA-12 GEA-13

Informar al estudiante si este es apto o no como candidato de grado Se registra la recepcin de la documentacin, junto con la fecha de entrega. Actualizar los datos de contacto del estudiante.

GEA-14 GEA-15

Oficializar candidatos a grados cuyos datos y soportes estn presentes y sean vlidos. Generar carta reporte de los candidatos a grado por programa. (cd. y nombre programa , titulo, observaciones por estudiante, nombre y telfono del plan+ los datos del reporte actual)

GEA-16 GEA-17

Generar reporte de candidatos a grado que solicitan carn Generar para impresin reporte de candidatos a grado, incluyendo el cdigo del respectivo programa acadmico, intensidad horaria y el titulo otorgado a los graduandos.

GEA-18

Publicar para consulta la informacin de ttulo obtenido, documento de identidad, nombre de trabajo de grado y la informacin de inters general del candidato de grado indicado. Esta consulta debe ser accedida pblicamente desde cualquier parte usando la contrasea del estudiante.

GEA-19 GEA-20

Generar para impresin la informacin pertinente que deba aparecer en el certificado. Generar reporte de candidatos a grado cuyo sexo sea masculino. Este es un reporte especial para las fuerzas militares Generar Reporte estadstico de los candidatos a grado o graduados segn se especifique. Este reporte arrojara el nmero de candidatos a grado segn diferentes criterios: Facultad, programa, sede, tipo, programa, rango de aos, colegios, ciudad, estrato, por sexo. Certificar los candidatos a obtener certificado, es decir marcar como ya certificados a los candidatos a grado del correspondiente plan de auxiliares del correspondiente consecutivo (resolucin y acta en grados regulares). Registrar en la ficha acadmica de cada candidato a grado que se marque como graduado la informacin de grado, como es el ttulo, fecha, el nmero de consecutivo de grado auxiliares, intensidad horaria, mencin y distincin si las tiene.

GEA-21

GEA-22

GEA-23

GEA-24

Cerrar la ficha acadmica (solo datos acadmicos) del estudiante cuando el estudiante quede marcado como graduado. Esto con el objetivo de que la ficha no pueda ser modificada nuevamente. Generar reporte de estudiantes egresados. Este reporte debe poder generarse por la combinacin de los criterios: programa acadmico, facultad, universidad, periodo acadmico, consecutivo de grado Auxiliares y tipo de grado. Generar reporte para controlar la entrega de certificados El sistema debe poder generar reportes por colegio, ciudad, estrato, programa, fecha, por nombre, ao, tipo de programa, por sexo, por sede, por rangos de fechas. (personalizar reportes)

GEA-25

GEA-26 GEA-27

GEA-28

Consultar reporte de stickers. GRADO DE HONORIS CAUSA

REF.

REQUERIMIENTO

GRH-01

Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de tipos de entregas de grado (ceremonia, ventanilla, tutela, etc.). Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de los organismos que pueden impartir los grados en la Universidad. Crear Resolucin de grado Honoris Causa. Con los datos de: Numero de resolucin, fecha de emisin de la resolucin, tipo de organismo que imparte el grado, informacin maestra del ttulo a otorgar, cdigo del ttulo, observaciones. Registrar, consultar, modificar y desactivar la informacin de la persona a quien vayan a dar el grado honoris. Se crea la persona en el sistema y se relaciona a la resolucin correspondiente, adems se le marca a la persona como graduada en Honoris Causa con los datos correspondientes del grado. Generar Reporte de graduado Honoris Causa: Esta consulta se puede realizar por nmero de resolucin. Se puede realizar la bsqueda de todos los graduados por honoris Causa. - Ver formato: ListadoGraduadosHonorisCausa-1.pdf Generar para impresin la informacin pertinente que deba aparecer en el diploma para Honoris Causa Revisar Formato : Maestro Omar Rayo.doc Consultar reporte estadstico de graduados honoris causa, similar a los criterios de los grados regulares. Generar reporte de stickers. Tener en cuenta que los stickers son cintas adhesivas con informacin impresa en la parte superior de las mismas y que son pegadas en la ficha acadmica del estudiante para identificar que l se gradu con cierto ttulo, una resolucin y en una fecha de grado. Para generar el reporte de stickers el usuario ingresa el nmero de resolucin que desea consultar. La consulta reporte de entrega de documentos se debe realizar consultando el nmero de resolucin, no se les entrega carn Ver Formato: Maestro Omar Rayo.doc GRADO POSTUMO REQUERIMIENTO Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de tipos de entregas de grado (ceremonia, ventanilla, tutela, etc.).

GRH-02

GRH-03

GRH-04

GRH-05

GRH-06

GRH-07

GRH-08

GRH-09

REF. GRP-01

GRP-02

Registrar o postular persona a grado pstumo. Teniendo en cuenta que las restricciones deben mostrarse a modo de advertencia. Las restricciones son: se debe haber aprobado por lo menos el 60 % del plan de estudio, y que el estudiante este activo en el presente semestre.

GRP-03

Registrar, consultar, modificar y desactivar informacin maestra de los organismos que pueden impartir los grados en la Universidad. Registrar, consultar y modificar informacin de resolucin que indique que el correspondiente aspirante a grado pstumo ya podr ser declarado como graduado. Marcar como graduados a la persona a quien se le solicito el grado pstumo que segn resolucin merezca esta condicin. Registrar en la ficha acadmica de la persona que se marque como graduado la informacin de grado, como es el ttulo, fecha y el nmero de resolucin de grado pstumo, tipo de grado, tipo de organismo que emite la resolucin.

GRP-04

GRP-04.1

GRP-05

GRP-06

Generar para impresin la informacin pertinente que deba aparecer en el diploma para Pstumo.

GRP-07

Cerrar la ficha acadmica (solamente datos acadmicos) del estudiante cuando este quede marcado como graduado. Esto con el objetivo de que la ficha no pueda ser modificada nuevamente. Generar reporte estadsticos de estudiantes con grado pstumo. Este reporte debe poder generarse por los criterios: programa acadmico, facultad, universidad, periodo acadmico, resolucin, por rango de fechas. El sistema debe poder generar reportes por colegio, ciudad, estrato, programa, fecha, por nombre, ao, tipo de programa, por sexo, por sede, por rangos de fechas. Generar reporte de stickers, para colocrselo en la ficha acadmica. La consulta se hace por medio del # de resolucin. Generar reporte de entrega por el nmero de resolucin, se genera el reporte a partir de este dato.

GRP-08

GRP-09

GRP-10

GRP-11

GRADO 003-022, POR EQUVALENCIA DE EXPERIENCIA Y CONOCIMIENTO ADQUIRIDO FUERA DE LA UNIVERSIDAD. REF. REQUERIMIENTO GEC-01 Ingresar en el sistema informacin maestra de las personas que alcanzaron a aplicar por el grado 022 GEC-02 Registrar, consultar, modificar y desactivar solicitud para optar por el grado de acuerdo a las condiciones de la 003-022. Indicando programa acadmico del cual quiere el grado, datos personales, de ubicacin del aspirante, estudios previos y experiencia. (Mostrar informacin para pago) Verificar que la persona se encuentra en la 022 sino deben acogerse a los requisitos de la 003.

GEC-02.1

Gec-03 GEC-04

Generar constancia de solicitud a candidato a grado. Consultar reporte de los aspirantes a grados 003-022, mostrar datos de la solicitud, ficha acadmica y estado de la solicitud. Registrar en la solicitud de cada estudiante el estado correspondiente, adems poder guardar datos del perfil que realizo el cambio, la fecha y las observaciones pertinentes. Registrar, consultar y modificar la aprobacin o negacin de la solicitud de cada aspirante indicando la respectiva justificacin. Generar carta de notificacin para cada aspirante indicndole la aprobacin o negacin de su solicitud. Crear como estudiante, si no existe, en el respectivo programa acadmico al aspirante inscrito para optar por grado 003-022, cuando se haya registrado exitosamente su aprobacin.

GEC-05

GEC-06

GEC-07

GEC-08

GEC-09

Registrar, consultar, modificar y desactivar equivalencias acadmicas del aspirante a grado 022003.

GEC-10

Generar resolucin notificando que el aspirante a grado 022-003 ya puede ser declarado candidato al respectivo grado. La resolucin debe incluir las equivalencias hechas. La resolucin debe quedar asociada a la ficha acadmica del correspondiente aspirante a grado y debe indicar adems si es 022 o 003. Consultar reporte de graduados cuya resolucin sea la 022-003 Revisar flujo normal del proceso de grados pregrado, posgrado, estudiantes de la carrera profesional que se gradan de la tecnologa.

GEC-11 GEC-12

Anexo 5 Actualizacin, ajuste y montaje de Sistemas de Informacin. (Sirh, Sabs, Credenciales, Evaluacin Cursos, Asignacin de Carga Acadmica, Convenios y Contratos, Of. Comunicaciones, SIP y SIPI Dimensin de la Solucin a Contratar ( Mantenimiento de los Sistemas en Base Instalada) Fase I: Planeacin del proyecto visionando los mdulos que integran el sistema. 1. Plan de Trabajo Inicial que describir el conjunto de actividades y tiempo necesarios para garantizar el diseo, construccin, pruebas, capacitacin de la funcionalidad, implementacin y acompaamiento a usuarios. 2. Anlisis: Revisin y afinamiento de los elementos de desarrollo disponibles asociados a la fase de anlisis y construccin de los faltantes que se consideren necesarios de mutuo acuerdo. 3. Configuracin del servidor de Base de datos para la adecuada operacin de los mdulos del sistema, en los ambientes respectivos de desarrollo, pruebas y produccin. La OITEL suministrar el hardware y el software base de la arquitectura y el Contratista ser responsable por la configuracin que garantice la operacin del sistema. Se incluye la respectiva documentacin que habilite la administracin interna. 4. Configuracin del servidor de Base de datos para la adecuada operacin de los mdulos del sistema, en los ambientes respectivos de desarrollo, pruebas y produccin. La OITEL suministrar el hardware y el software base de la arquitectura y el Contratista ser responsable por la configuracin que garantice la operacin del sistema. Se incluye la respectiva documentacin que habilite la administracin interna. Fase II: Diseo, construccin y pruebas de los mdulos que integran la solucin y acceso de los usuarios al sistema. 5. Cdigo fuente asociado a la implementacin integral de las funcionalidades diseadas, al igual que los medios de integracin con otros sistemas. 6. Cargue y Poblacin de informacin. Comprende: Plan de Migracin, Libreto de migracin, manejo de inconsistencias y Reglas de transformacin necesarias identificadas para el cargue y poblacin inicial de los datos. Definir estructura de los archivos requeridos para el cargue inicial de la informacin. 7. Documentos tcnicos del anlisis y diseo referenciados en el numeral 1.3.1 (Modelo conceptual, Prototipos no Funcionales, Diagrama de clases, Diagrama de interaccin (secuencia o de navegacin), Diagrama de base de datos) 8. Actas de aceptacin de los documentos entregados. 9. Mdulos con el cargue de informacin existente, para los que as lo requieran. Pruebas e Integracin de los mdulos definidos. Fase III: Capacitacin y Plan de Implantacin. 9. Capacitacin y entrega de manuales del sistema al personal involucrado. 10. Definicin de Plan de Implantacin y Puesta en Marcha del sistema en la Universidad. 11. Formalizacin de la licencia de uso del sistema 12. Actas de capacitaciones departidas. Marco Contextual La Oficina de Informtica y Telecomunicaciones de la Universidad del Valle viene desarrollando desde hace varios aos el Sistema de Informacin Institucional (SII), el cual est compuesto de

diversos sistemas (subsistemas del SII), de diferentes complejidades cada uno, y en muchos casos manejando informacin compartida. En su desarrollo se ha buscado construir mecanismos de interconexin entre los diferentes Sistemas instalados que permitan mantener unificada la informacin relativa a la Comunidad Universitaria, mantenindola actualizada para cualquier unidad administrativa o acadmica que la requiera, permitiendo mejor desempeo y productividad en los procedimientos definidos para su funcionamiento. Los sistemas desarrollados e implantados por la OITEL, mantienen caractersticas de alta tecnologa. El Sistema para el Control de la Asignacin Acadmica , necesita ser liberado para su uso desde las unidades Acadmicas; para ello es importante finalizar su desarrollo iniciado a finales de la vigencia 2007, es necesario planear y ajustar el producto para su implantacin en la Universidad. Es muy importante con este proceso de actualizacin que deben sufrir los diferentes Sistemas de informacin, minimizar el riesgo de obsolescencia en la infraestructura tecnolgica correspondiente a Sistemas de informacin en la Universidad. El Sistema de Evaluacin de Cursos y el Sistema Manejador de Credenciales vienen siendo usados en un porcentaje alto de su funcionalidad, de acuerdo a eso y al cambio procedimental que continuamente se presenta en la Universidad y que debe reflejarse en algunos casos en los sistemas de informacin, se hace necesario el ajuste para la actualizacin y modernizacin de estos sistemas. Se anexa una primera versin del documento de requerimientos del Sistema de gestin y Control de Credenciales. Del Sistema de Evaluaciones tenemos algunos de los requerimientos siguientes: Retirar la opcin de subir la informacin al Sistema. Asegurar el funcionamiento correcto evitando posibilidad de subida manual. Colocar subtotales y totales en la opcin de Reporte por Docente, Reporte por Unidad Acadmica- Agrupado por Profesor, Reporte por Unidad Acadmica agrupado por asignatura, Reporte por Facultad de sus dos ltimas columnas. En la opcin de reporte nmero de estudiantes permitir seleccionar desde el perodo 2004 que se aplic el Sistema de Evaluacin de Cursos a la fecha e incluirle el Nmero Total de Estudiantes vs el Nro. Total de Encuestas. As conocer el histrico del sistema. Participarle a las 9 Sedes en la utilizacin del sistema y cmo adquirir el usuario y clave. Poder generar reportes de cada una de las opciones dadas. Dar certeza a los estudiantes de la no relacin directa de las observaciones dadas al Docente con el estudiante mismo. En la opcin de Facultades slo debe aparecer las 9 y retirar las opciones de otras facultades y programas especiales Los totales si se realizan aparte nunca coinciden. Por ejemplo, la opcin reporte nmero de estudiantes en la fecha activa con las otras opciones en el mismo perodo. A veces aparece docente no asignado, sin nombre, pero los estudiantes han realizado la evaluacin y tiene asignada una calificacin. A veces evalan el nombre del docente que no corresponde en el sistema y los estudiantes en sus observaciones colocan el nombre del docente verdadero que corresponde a esa asignatura. Para el Sistema de SIRH y SABS es necesario mantener continuo soporte para ajuste y mantenimiento segn necesidades identificadas solo en el momento en que el usuario final lo est utilizando. Con el sistema de Control de Convenios y Contratos es necesario que una vez sea recibido por la

oficina jurdica, se implante en produccin y se ponga en funcionamiento institucionalmente. Para la Oficina de Comunicaciones se ha creado una aplicacin para el control de algunas de sus operaciones, con el fin de ayudar a sus labores administrativas. Es importante ajustarla de acuerdo a sus necesidades actuales y ponerla en funcionamiento en el rea. El Sistema SIP de la Oficina de Planeacin debe ser ajustado en su primera versin para salir a produccin y permitir ser operado institucionalmente, es decir, garantizar que la presentacin de los proyectos de inversin con recursos de estampilla corresponda al proceso llevado a cabo actualmente, el cual incluye adems, la validacin de cada actividad a travs de un flujo de aprobacin realizado por los perfiles de los usuarios involucrados. Adicionalmente es necesaria la definicin de los requerimientos de la segunda etapa del proyecto, la funcionalidad para la Seleccin. El Sistema SIPI de la Oficina de Planeacin, debe ser ajustado en su primera versin para salir a produccin y permitir ser operado institucionalmente. Adems, debe ser actualizado a nuevos requerimientos que han surgido como los nuevos indicadores SUE, nuevos requerimientos de informacin para el SNIES, requerimientos de funcionalidad y reportes en el mdulo de seguimiento al plan, administracin de usuarios e informacin institucional. De igual manera, el desarrollo del aplicativo para la sostenibilidad de programas acadmicos y los reportes para las Directivas Universitarias. Determinadas necesidades transversales al sistema de informacin institucional deben ser involucradas como funcionalidades propias de cada producto, tales como: opciones de mantenimiento funcional de la aplicacin como son el manejo de reportes, del flujo de aprobacin, etc. y utilidades de consulta y auditora de la informacin. La OITEL busca construir mecanismos de interconexin entre los diferentes Sistemas instalados que permiten mantener unificada la informacin relativa a la Comunidad Universitaria, mantenindola actualizada para cualquier unidad administrativa o acadmica que la requiera, provocando mejor desempeo y productividad en los procedimientos definidos para su funcionamiento.

Universidad del Valle Proyecto CREDENCIALES Anexo #:5.1 ERF-001 Rev: 001

Pgina de 1 Ttulo: Especificacin de Requerimientos para la aplicacin CREDENCIALES base instalada

Fecha: 2009/03/03

Revisin Histrica Rev. Descripcin del Cambio 1 Creacin del documento 2 Modificacin del documento

Autor Mnica Florin D.

Fecha 2009/03/03

Documentos de Referencia Id. Documento Descripcin Informe de Avance presentado por Guillermo Arango. 2008.

Formato Fsico

Resumen Este documento describe la especificacin de los requerimientos funcionales de la aplicacin CREDENCIALES correspondientes a base instalada.

Req. # 1.1

Funciones Flujo de Aprobacin Construir y mantener la cadena de actualizaciones de documentos en el sistema, de acuerdo a los puntos definidos (en el docente, Unidad Acadmica, comit credenciales unidad acadmica) para dichas actualizaciones, los roles permitidos, los criterios y documentos manejados.

1.2

2.1 2.2 2.3 3.1 3.2 3.3 3.4 4.1

5.1 5.2

Crear y mantener el tipo documento Solicitud de: actualizacin de puntos, inclusin en el escalafn docente, reajuste de una solicitud, ascenso de categora, correccin. Se detallarn datos en el formulario de la solicitud de acuerdo al tipo, en la etapa de anlisis detallado del requerimiento. Usabilidad Ajustar interfaces de usuario a los formatos que se manejan de acuerdo a la necesidad y pertinencia. Verificar y ajustar validaciones en la asignacin de puntajes referenciando los topes definidos en el decreto 1279 y la resolucin 115. Verificar y ajustar restricciones en los eventos de actualizaciones, inclusiones y/o ascensos, referenciando los topes definidos en el decreto 1279 y la resolucin 115. Reportes en General Hoja Acadmica de los Docentes. ( Informacin almacenada en las Bases de Datos del Sistema de Informacin Institucional) Hoja Resumen del Caso que se est presentando de un Docente para solicitar actualizacin de sus credenciales. Del Docente, su Productividad Acadmica, Nivel Acadmico alcanzado, Ascensos tenidos, experiencia Calificada, Docencia Destacada, Acadmico Administrativo Informe al Docente de su inclusin, actualizacin y/o ascenso. Normatividad De acuerdo a los requerimientos de validacin de puntaje de las reglamentaciones vigentes ( Decreto 1279 resolucin 115), definir la totalidad de reglas de validacin posibles e implementarlas. Interfaces Soportar las actualizaciones con las bases de datos del Sistema de Informacin Institucional, basndose en el mecanismo definido y usado en la OITEL para integracin de informacin. Crear y mantener las opciones (interfaces de usuario, scripts, sql's, cron's) necesarias, cumpliendo con normas de seguridad definidas y usadas en la OITEL, para activar y mantener la integracin de las bases de datos. Firma Firma Cargo Profesional Cargo Coordinador desarrollo Fecha 2009-03-03 Fecha

Realizado por: Aprobado por: Mnica Florin D.

2009 - Proyecto Credenciales, Universidad del Valle

Universidad del Valle Proyecto SIAC Anexo 5.2. ERF-001 Rev: 001

Pgina de 1 Ttulo: Especificacin de Requerimientos para la aplicacin SIAC base instalada

Fecha: 2009/03/03

Revisin Histrica Rev. Descripcin del Cambio 1 Creacin del documento 2 Modificacin del documento

Autor Mnica Florin D.

Fecha 2009/03/03

Documentos de Referencia Id. Documento Descripcin Informe de Avance presentado por Guillermo Arango. 2008.

Formato Fsico

Resumen Este documento describe la especificacin de los requerimientos funcionales de la aplicacin CREDENCIALES correspondientes a base instalada.

Req. # 1.1

Funciones Flujo de Aprobacin Ajustar y mantener las interfaces de usuario para soportar la cadena de actualizaciones del documento Asignacin Acadmica en el sistema, de acuerdo a los diferentes perfiles posibles operario, jefe o decano de una escuela o departamento de facultad o instituto. Usabilidad Ajustar las interfaces de usuario de acuerdo a la necesidad y pertinencia. Verificar y ajustar validaciones en la asignacin docente, referenciando la norma vigente y generando las condiciones violadas como informe y grficamente. Almacenar dichas violaciones a la norma. Verificar y ajustar la construccin de los formularios dinmicos correspondientes para realizar el CRUD (consultar, registrar, modificar, borrar) de datos para el proceso de asignacin acadmica de acuerdo al concepto o tipo de asignacin que se hace. Reportes en General A lo sumo y de acuerdo a la informacin almacenada en la Base de datos del SIAC, crear la opcin de generar diferentes informes a partir de una interface genrica que agrupe diferentes conceptos o criterios. Normatividad De acuerdo a los requerimientos de validacin para la asignacin acadmica de la reglamentacin vigente, definir la totalidad de reglas de validacin posibles e implementarlas; definir claramente las violaciones posibles a las condiciones definidas en la norma. Interfaces Soportar las actualizaciones con las bases de datos del Sistema de Informacin Institucional, basndose en el mecanismo definido y usado en la OITEL para integracin de informacin. Crear y mantener las opciones (interfaces de usuario, scripts, sql's, cron's) necesarias, cumpliendo con normas de seguridad definidas y usadas en la OITEL, para activar y mantener la integracin de las bases de datos. Firma Firma Cargo Profesional Cargo Coordinador desarrollo Fecha 2009-03-03 Fecha

2.1 2.2 2.3

3.1

4.1

5.1 5.2

Realizado por: Aprobado por: Mnica Florin D.

2009 - Proyecto Credenciales, Universidad del Valle

Anexo 5.3. SABS-MODULO GENERALES DESCRIPCION

REQ.

REFERENCIA SABS

Adaptacin del sistema SABS para el funcionamiento de las horas extras para biblioteca. Con base en el mdulo de servicios varios, crear tablas o acondicionar las ya existentes para que se pueda SMGRAL- guardar la informacin de las horas trabajadas, duplicar perfil de 01 funcionario servicios para creacin de nuevo funcionario biblioteca, validar los reportes que se necesitan (ya existen para servicios varios) para que actualicen el ambiente de integracin para actualizar en SIRH.

SMGRAL09_01

Asesora soporte para construccin y modificacin de la SMGRALdocumentacin tcnica de SABS: Diagramas de navegacin, 02 casos de uso, diagramas de bases de datos y objetos

SMGRAL09_03

Anexo 5.4. DESCRIPCION MDULO: COMPRAS: Permite generar las solicitudes de compras de artculos bsicos incluidos en contratos corporativos a travs del sistema; el operario de la Dependencia realiza los pedidos al proveedor, realizando los procedimientos bsicos de una compra, hasta finalizar en el rea de inventarios con el informe de recepcin y asignacin del nmero de inventario. SABS-MODULO COMPRAS REQ. DESCRIPCION REFERENCIA SABS Tener la posibilidad de Restringir a todas las dependencias de la Universidad a hacer pedidos por el mdulo de compras de SABS a los proveedores de contratos corporativos (a cualquier proveedor) en el mes de Diciembre cada ao. Debe quedar habilitado para esas dependencias solo la posibilidad en dicho mdulo de: - Confrontar Pedido SMCMPSMCMP08_02 - Generar Informe Recepcin 01 - Pre-Orden de Gasto - Reportes Se debe realizar la restriccin a nivel de mdulo segn lo requiere Gustavo bahamn. Ver arriba.

Revisar las validaciones javascript que estn en el envo del pedido que SMCMP- est sacando errores sql cuando no se ingresan algunos, hay que validar en php tambin y adems el campo del telfono no acepta No. celular y SMCMP09_08 02 sale error sql feo. Identificacin de solucin para las compras o importaciones que su aprobacin o que llegan los artculos un ao despus y ya ha cambiado el valor del Registro presupuestal y no deja seguir el flujo en el sistema o SMCMPporque ya estn canceladas en Contabilidad. Definir si se redefine el SMCMP09_09 03 proceso desde presupuesto o desde Compras para hacer cambios en finanzas o en sabs.

Anexo 5.5 DESCRIPCION MDULO: Radicador de Correspondencia: Permite a las dependencias de la Universidad ingresar los datos de los documentos que se reciben o se envan, permitiendo un mejor control sobre la ubicacin o trmite de stos. Tambin permite el manejo de la correspondencia a travs de la Oficina de Correo, donde las dependencias remitentes entregan a los funcionarios de correo los documentos que ya han sido radicados y al momento de ser generada la hoja de ruta en la Oficina de Correo, le debe aparecer a la oficina destino para que sea recibido tambin mediante el sistema. SABS-MODULO CORRESPONDENCIA REQ. SMCOR01 DESCRIPCION En el reenvo revisar segn informa Gustavo bahamn que lo fue a hacer y cuando agrega una copia se le borra la dependencia remitente. Escribi Nancy Hernndez: En la capacitacin de ayer 1 de octubre de 2008 surgieron las siguientes inquietudes sobre el sistema: REFERENCIA SABS SMCOR09_09

SMCOR02 1. INQUIETUD: En RECIBIR CORRESPONDENCIA. Cuando se da SMCOR09_10 recibir, bien sea en bloque o individualmente, el sistema te saca al panel de navegacin, no hay forma de quedar nuevamente en el listado de Correspondencia por recibir? 2. INQUIETUD: En Informacin del Destinatario, cuando el tipo de destino es Interno, y en el campo Dependencia Destino seleccionamos SMCOR03 la dependencia, no es posible que tambin se despliegue el listados de las personas de la dependencia en Persona Destino? SMCOR04 SMCOR05 En correspondencia recibida no est dejando consultar por el nmero solamente por la fecha de recibido. ej. R-2-2008

SMCOR09_11

SMCOR09_49

Del requerimiento de arriba falta la parte de Falta colocar esa opcin en SMCOR09_128 pendientes por enviar. de aprobacin en bloque. Hay un problema, cuando decimos que una funcionaria es de una dependencia para que puede recibir ah, y si quiere asignar la correspondencia le salen los funcionarios de la dependencia de donde realmente es, entonces nunca podr asignar funcionarios de donde est SMCOR06 realmente. Ej. el caso de Consuelo Gutirrez que por nmina est en SMCOR09_148 Secretara general y realmente est en comunicaciones, entonces ya puede enviar y recibir correspondencia de esa dependencia pero no asignar, cuando la quiere asignar le salen los funcionarios de secretara general. Que cuando de recibir a la correspondencia no lo vuelva a mandar al SMCOR07 SMCOR09_208 men sino que la deje ah mismo para volver a recibir.

SMCOR08

Imprimir los datos (nmero de gua, numero de radicacin, fecha y hora, dependencia, universidad) en el documento (correo) por medio de una impresora de punto similar a la impresin de documentos que se utiliza en los bancos, lo anterior para marcar lo recibido y quien entrega la correspondencia en ventanilla de gestin documental. Se utilizar un lector de cdigo de barras para leer los datos de los correos que llegan externos a la Universidad para esto se contar con un campo de textos en el formulario en el cual se visualizar el cdigo y que tambin puede ser digitado manualmente.

SMCOR09_223

No se pueden ver las observaciones realizadas sobre una SMCOR09 correspondencia cuando se ingresan en una hoja de ruta sobre un documento (la nota del porque no se recogi o entreg) Se debe dejar una validacin para que cuando ya est incluida una dependencia en una ruta, no la deje ingresar repetida en otro orden SMCOR10 como en este caso. Que sin quitar las que estaban en otro orden fueron agregadas como nuevas. (Ver caso arriba)...

SMCOR09_291

SMCOR09_18

Crear la OPCIN DE DEVOLVER, que salga en RECIBIR CORRESPONDENCIA, junto con la opcin de recibir o limpiar. (Realizar SMCOR11 SMCOR09_19 anlisis con funcionarios de correspondencia). Al devolverlo debe quedar nuevamente pendiente por recoger en una ruta?. Escribi Nancy Hernndez: Mira que los auxiliares estn haciendo las anotaciones al finalizar la ruta, cuando la correspondencia no est fsicamente. SMCOR12 Pero al llamar "estado de la correspondencia" no salen estas, y es importante para cuando nos hagan reclamos. Las anotaciones solo se ven en el listado de ruta.

SMCOR09_26

Escribi Nancy Hernndez: Otra cosa, es que el auxiliar que est en la ventanilla, si se equivoca al registrar la correspondencia no puede anularla. Ayer pas, y lo que hizo fue registrarla dos veces y cuando le SMCOR13 SMCOR09_27 salga en la ruta del otro auxiliar este coloca la anotacin. NOTA: Revisar o incluir la correspondencia registrada por auxiliares, dentro de la opcin Entregar/cancelar

Anexo 5.6 DESCRIPCION MDULO: Proponentes que van a tener alguna relacin comercial con la Universidad, es decir a quienes se les puede comprar, obtener servicio, donaciones entre otras, permite el ingreso de las Invitaciones, las propuestas y los contratos. SABS-MODULO PROPONENTES REQ. DESCRIPCION REFERENCIA SABS En cuentaproponente de Sabs se debe adicionar un campo booleano para que cuando tenga un proponente dos cuentas, se pueda identificar a cual se le consigna un pago. y Dejar solo en modo consulta todos los maestros mencionados SMPROP01 (proponente,cuentaproponente, oficinabanco, banco y SMPROP09_05 cuentaproponente) para que no se sigan creando directamente en Sabs sino desde SIFI, cuando ya se encuentre estable en SIFI.

Anexo 5.7 DESCRIPCION MDULO: SERVICIOS VARIOS: A travs de ste mdulo se lleva el registro de ingresos, salidas y novedades del personal de la seccin de Servicios Varios, se programan las actividades a realizar por los funcionarios de esa dependencia, los funcionarios de toda la Universidad podrn hacer solicitudes de apoyo a eventos por parte de integrantes de la Seccin de servicios varios cuando sea necesario, as como tambin un miembro de la Comunidad puede informar en una dependencia sobre diferentes sucesos que representen una alerta para la oficina de servicios varios y permite al funcionario de la Oficina de Servicios Varios Administrar el Almacn de los insumos que se utilizan en esta dependencia. SABS-MODULO SERVICIOS VARIOS REQ. DESCRIPCION REFERENCIA SABS Cuando ingresen solicitudes de servicios varios, validar para que para SMSERV_01 acepte este caracteres especiales y no saque error en las SMSERV08_02 aprobaciones Modificar el reporte siguiente para que el funcionario de serVarios pueda ver las solicitudes de evento y alerta de cualquier dependencia. SMSERV_02 C:\vhost\sabs\public_html\paquetes\serviciosVarios\reportes\solicitudes SMSERV08_04 En servicios varios, cuando van a hacer una modificacin o actualizacin de un plan semanal si seleccionan ej. el del 19 de noviembre y le quieren aumentar SABADO Y domingo sino SMINV-03 seleccionan el horario sale un error feo de SQL. Colocar validacin para que diga que falta el horario y no salga ese ERRORR SQL Se necesita un reporte donde pueda consultar el estado de una SMINV-04 solicitud de apoyo a evento o por alerta Colocar en el reporte de solicitudes aprobadas (apoyo a evento y SMINV-05 alerta), quien la aprob y ojal en que programacin qued y para cuando En orden de salida de insumos cuando se guarda no queda en SMINV-06 NUEVO queda en consulta. Debe quedar siempre en nuevo para guardar el siguiente si se desea. SMINV-07 En servicios varios sale error en control de tratamiento al guardar. Realizar script para la actualizacin de los datos de horas extras de SMINV-08 servicios varios hacia el ambiente de integracin. Anexo 5.8. DESCRIPCION MDULO:

SMSERV08_07

SMSERV08_10 y SMSERV09_02 SMSERV08_27 SMSERV08_33 SMSERV08_34 SMSERV09_03

Seguridad y Vigilancia : Permite llevar un control sobre los Puestos de Vigilancia que existen en los diferentes espacios de la Universidad, se realiza la programacin del mes de asignacin de turnos a los vigilantes, se registran novedades como retrasos, incumplimientos, registro de horas extras, se registra el ingreso y salidas de los vigilantes, y los funcionarios de la Universidad a travs de este sistema pueden solicitar apoyo a eventos por parte de la Unidad de Seguridad y Vigilancia, registrar el acceso en horas no laborables a los funcionarios de la dependencia respectiva. SABS-MODULO SEGURIDAD Y VIGILANCIA REQ. DESCRIPCION REFERENCIA SABS a pesar de que deja guardar el permiso de ingreso a dependencia, sale el mensaje de guardado pero tambin un mensaje de error ERROR 1460: La hora final del permiso debe ser mayor o igual a la hora inicial. Los datos ingresados fuero Inicial: Diciembre 20 de 2008 SMVIG01 Final: Enero 5 de 2009 Hora inicial: 08:00 Hora Final: 20:00

SMVIG08_01 y SMVIG09_01

SMVIG02

Un reporte para consultar los permisos de ingreso a dependencia que ha aprobado como jefe u ordenador de gasto entre un rango de fechas

SMVIG08_19

Revisar en SEGURIDAD Y VIGILANCIA, que cuando se asigna el perfil de ordenador de gasto y no se ha asignado la facultad por Decano Por Facultad, le sale todo pro aprobar de la Universidad, en el caso de SMVIG03 Martin Martnez, aprob cosas sin habrselas trasladado, porque tena el perfil de ordenador pero aun no le haba puesto la dependencia, seguridad y vigilancia Hacer una VALIDACION en PROGRAMACION PUESTOS, para que si SMVIG04 por equivocacin DE NO LEERR el letrero en AZUL se utiliza la opcin de REPROGRAMAR para los DUOS no salga un error fesimo de SQL No est replicando los dos en Diciembre 2006, enero y febrero de 2007 y no hace la rotacin a marzo. Revisin de la rotacin de los dos.

SMVIG08_22

SMVIG08_28

SMVIG05

SMVIG08_31

SMVIG06

Enero comparando el fsico con le generado en SABS, aparece muchas veces CB, esto no es normal ni siquiera dentro de los anormales de ellos, porque no podran terminar un turno de trasnocho y volver a las 2 pm a continuar. Lo normal sera BC o BC . Adems tambin est saliendo BA y lo normal sera AB. Porque primero se hace el A y luego contina con el B, para el caso que descanse el del turno A y el del turno B se lo est haciendo.

SMVIG08_32

SMVIG07 Que cuando imprimen el reporte en seguridad de los permisos quede como un registro que ya se imprimi para la gente poder saber. SMVIG08 Se puede cuando el jefe apruebe que vuelva y lo deje en los otros para aprobar y que no lo saque? SMVIG09 En el reporte del vigilancia que automticamente quede seleccionado por fecha de elaboracin del permiso SMVIG10 El ogasto si tiene aprobar en bloque pero no tiene para seleccionarlos todos SMVIG11 Consultar el histrico de un edificio o dependencia sobre las novedades operativas que se pudieron haber dado, ej. Puertas abiertas. Sacar Novedades dando un nmero de cdula, para ellos hacer las SMVIG12 evaluaciones de desempeo con base en esto para revisar que tantas observaciones se les han hecho. SMVIG13 Reporte que permita ver los estudiantes activos SMVIG14 Reporte que permita consultar los contratistas. Con base en la informacin que se ingresa de novedades sobre el SMVIG15 personal, sacar los reportes que Dora me dio sobre estadstica de ausentismo del personal, que la sacan mensual o anual.

SMVIG08_41 SMVIG08_48 SMVIG08_49 SMVIG08_51 SMVIG08_101

SMVIG08_102 SMVIG08_103 SMVIG08_104 SMVIG08_114

En el reporte de apoyo a evento colocar que muestre en qu estado se encuentra en el momento y que deje consulta ej. entre el 31 al 31 pq hay SMVIG16 SMVIG08_116 que coger un da despus para que los muestre. Y tambin la opcin para las solicitudes por Alerta que en el mismo reporte se puedan consultar. SMVIG17 Realizar script para la actualizacin de los datos de horas extras de servicios varios hacia el ambiente de integracin. Implantacin del mdulo de seguridad y vigilancia. Nota: Esta solicitud SMVIG18 depende del inicio en el uso del sistema por parte de la dependencia involucrada. SMVIG09_02 SMVIG09_03

Realizar los ajustes en el mdulo de seguridad y vigilancia de acuerdo a SMVIG19 la pertinencia y oportunidad de la necesidad que se genere durante la implantacin del mismo, igualmente capacitar y acompaar en su uso a los supervisores y funcionarios en general. Nota: Esta solicitud depende del inicio en el uso del sistema por parte de la dependencia involucrada.

SMVIG09_04

Anexo 5.9

DESCRIPCION MDULO:

OBRAS: Sistema que permite llevar un control de las obras solicitadas por las dependencias, ingresadas a travs de la Oficina de Planeacin, aprobadas por el jefe de la seccin de Obras, se podr entre otras cosas, llevar un control ms exacto de sus actividades, adiciones a las obras o extras, recibir la obra, enviar a calificacin a las dependencias solicitantes del servicio, y la finalizacin de las obras. A este mdulo tendrn acceso el Operario de Planeacin, Jefe rea de Mantenimiento y Ejecucin de Obras, Interventor de Obras de la propia seccin, Interventor de Obras de la seccin de Mantenimiento para control de obras outsourcing, Auxiliar Mantenimiento y Operario de Dependencias para efectos de Recibir y Evaluar las obras solicitadas o en las que se involucra la dependencia que corresponda SABS-MODULO OBRAS REQ. DESCRIPCION REFERENCIA SABS

SMOBR01 Implantacin del mdulo de Obras. Nota: Esta solicitud depende del inicio SMOBR09_02 en el uso del sistema por parte de la dependencia involucrada.

Realizar los ajustes en el mdulo de Obras de acuerdo a la pertinencia y SMOBR02 oportunidad de la necesidad que se genere durante la implantacin del SMOBR09_03 mismo, igualmente capacitar y acompaar en su uso a los supervisores y funcionarios en general. Nota: Esta solicitud depende del inicio en el uso del sistema por parte de la dependencia involucrada.

Anexo 5.10 DESCRIPCION MDULO: MANTENIMIENTO: Sistema que permite a los operarios de las dependencias hacer las solicitudes de mantenimiento sobre bienes inmuebles o devolutivos de la Universidad, esta solicitud es evaluada por el coordinador de la zona quien determina la forma de pago y el responsable a realizar el mantenimiento, genera orden de trabajo hace seguimiento y despus de ser calificado por el operario enva para generar pago del mismo. Deben estar configuradas las obras outsourcing para poder realizar las solicitudes. SABS-MODULO MANTENIMIENTO REQ. DESCRIPCION REFERENCIA SABS SMMANT09_01

Implantacin del mdulo de Mantenimiento. Nota: Esta solicitud SMMANT01 depende del inicio en el uso del sistema por parte de la dependencia involucrada.

Realizar los ajustes en el mdulo de Mantenimiento de acuerdo a la pertinencia y oportunidad de la necesidad que se genere SMMANT02 durante la implantacin del mismo, igualmente capacitar y SMMANT09_02 acompaar en su uso a los supervisores y funcionarios en general. Nota: Esta solicitud depende del inicio en el uso del sistema por parte de la dependencia involucrada.

Anexo 5.11 DESCRIPCION MDULO:

REQ.

ALMACEN: Permite llevar un control de los bienes consumibles almacenados por un periodo mayor a dos meses. (Ingresos y salidas). Para que se actualicen mensualmente los datos de la Contabilidad de la Universidad. SABS-MODULO ALMACN DESCRIPCION

REFERENCIA SABS SMALM08_02

Revisar cuando se ingresa un grupo/subgrupo para almacn, que SMBINM01 en el ingreso de centro de costos, inmediatamente sale un mensaje debe ingresar el CEIN Falta en Entrada Bienes Consumibles que muestre la MEDIDA, SMBINM02 ya lo est haciendo en insumos en entrada como se cambi a bsqueda con ajax ya no lo muestra. SMBINM03 Falta adecuar el reporte INSUMOS POR PERSONAS para que sea a nivel general porque est orientado a servicios varios. En la consulta del maestro subgrupo de inventarios ej. el que se cre DEPARTAMENTO DE QUIMICA sale toda la informacin cuenta 1518030002 sale mala la consulta porque trae los datos SMBINM04 pero de biologa, si uno consulta por pg_admin en la tabla subgrupobien, los datos estn bien. Es en el modo de consulta que est malo. Se hizo el cambio en las opciones correspondientes para poder ingresar valores con decimales, pero al guardar los saldos SMBINM05 mensuales en contabilidad en desarrollo sale (error por un valor -0 a una tabla de sabs (saldosalmacen) y falla la conexin a oracle. No he podido insertar a finanzas.) Unificacin de las dos opciones existentes en el sabs para manejo de almacn tanto devolutivo como consumibles, estandarizar el SMBINM06 nombre del funcionario tcnico elctrico como manejo almacn devolutivo.

SMALM08_13 SMALM08_14

SMALM09_03

SMALM09_04

SMALM09_07

Anexo 5.12

DESCRIPCION MDULO: BIENES INMUEBLES: Este mdulo permite un control sobre los Bienes Inmuebles, los impuestos sobre esos bienes, avalos y los espacios de la Universidad, tambin de los espacios comerciales, a los cuales se les programa los cobros de arrendamiento, su frecuencia, porcentaje de pago, servicios pblicos (consumo, intereses de moras, cuentas pendientes), Control sobre las exhibiciones promocionales y los bienes que se reciben o entregan en comodato. SABS-MODULO BIENES INMUEBLES REQ. DESCRIPCION REFERENCIA SABS Cuando se ingresa un bien inmueble, el automticamente inserta un espacio con estado que le enve desde el formulario del ingreso SMBINM01 del edificio, all hay un select una lista con activo, comodato etc., est insertando en esp_estado los cdigo de esa lista 1, 2, 3 y se debe insertar es pero el nombre ej. ACTIVO

SMBINM08_02

En la consulta de los contratos de arrendamientos de espacio al usar el botn consultar solo muestras los que estn vigentes, los inactivos no los deja ver. Ellos necesitan ver el proceso de ese contrato si qued al da o no. Para ellos poder actualizar los. Envi por correo a Jefes Gustavo y Mnica: Para poder realizar un nuevo contrato a un espacio comercial puede ser al mismo contratista o a uno nuevo es necesario inactivar el anterior contrato para poder liberar ese espacio y generar otro contrato sobre ste. SMBINM02 Pero al inactivar los anteriores contratos ya no los deja consultar para seguir actualizando los pagos que van realizando por arrendamiento y servicios pblicos, porque en ocasiones realizan acuerdos de pago, y ya se ha iniciado un nuevo contrato bien sea con el mismo contratista o con otro. En conclusin el sistema actualmente no permite actualizar pagos en viejos contratos. Definir con rea responsable que se debera seguir al respecto. Y realizar el ajuste pertinente. SMBINM08_04

El pasado mes de Julio se vencieron algunos contratos de espacios comerciales, lo que se entiende que dicho espacio comercial no se encuentra Activo. Actualmente el mdulo de Bienes Inmuebles no est reconociendo dicho estatus, pues tanto los vigentes como los vencidos, el sistema los muestra como activos. A mi modo de ver, el sistema SMBINM03 automticamente una vez finalizado un periodo vigente debe alternar la actividad (Activo No Activo), para permitir y a su vez requerir la actualizacin del mismo. Quedo atento ante los cambios que se realicen dentro del mdulo para proceder a la actualizacin (ingreso de las prrrogas) de los espacios comerciales. SMBINM04 SMBINM05 Mirar que al consultar un espacio comercial cuando se da clic en informacin bsica se bloquea Al ingresar datos de servicios pblicos si se olvida ingresar la fecha, me borra todo lo que haya ingresado.

SMBINM08_09

SMBINM08_11 SMBINM08_23

A medida que se van cancelando o haciendo la cuenta de cobro para los meses de servicios pblicos, debera desaparecer del SMBINM06 listado Mes facturado, as como en el cobro de arrendamiento, para no equivocarse. En los reportes Deudores Facturas y Factura de servicios pblicos. No me salen datos y ya haba ingresado algunos. Modificar el tamao en el formulario de ingreso de SMBINM08 bienesinmueblesexternos al campo nombre, ya se aument en la base de datos. SMBINM07

SMBINM08_27

SMBINM08_28 SMBINM08_39

Anexo 5.13

DESCRIPCION MDULO: DONACIONES: Este Mdulo permite a un operario de una dependencia realizar una solicitud de una donacin con el fin de recibir las donaciones ofrecidas, las cuales deben ser aprobadas por su jefe respectivo y la Seccin de Compras y Administracin de Bienes debe ingresar la resolucin de donacin y realiza la aprobacin por parte de esa oficina, despus de ser aceptada por el operario genera el informe de recepcin y asigna un responsable para el nuevo bien recibido en donacin para que luego el funcionario de inventario proceda con la asignacin de los nmeros de inventario SABS-MODULO DONACIONES REQ. DESCRIPCION No est dejando ingresar una donacin, sale: ERROR 21: El campo BIEN INMUEBLE del Registro No. 1 es obligatorio, ingrese la info. correspondiente SMDON08_01 ERROR! Los datos NO SE INGRESARON correctamente. SMDON08_01 Y SMDON08_02 REFERENCIA SABS

Universidad del Valle Proyecto SIRH

ANEXO 5.14 ERF-001 Rev: 001

Pgina de 1 Ttulo: Especificacin de Requerimientos para la aplicacin SIRH base instalada

Fecha: 2009/03/03

Revisin Histrica Rev. Descripcin del Cambio 1 Creacin del documento 2 Modificacin del documento

Autor Juan Manuel Bahamn Mena

Fecha 2006/07/24

Documentos de Referencia Nro. Documento

Descripcin

Formato

Resumen Este documento describe la especificacin de los requerimientos funcionales de la aplicacin SIRH correspondientes a base instalada.

Ref. # 1.1

1.2 1.3 1.4

Funciones Seguridad Social Cuando una persona recibe su liquidacin de vacaciones, se realizan clculos de valores correspondientes a meses diferentes al mes que se est liquidando, lo cual conlleva a que los clculos de los valores de seguridad social deban corresponder a cada uno de los meses involucrados y no solamente al mes actual de liquidacin. Ajustar el formato de salida del archivo PILA a las condiciones planteadas en las ltimas resoluciones y/o modificaciones generadas por ministerio de proteccin social. Elaboracin de nuevos reportes basados en los valores liquidados de seguridad social. Cantidad mxima de reportes ser de 15. En algunos reportes la informacin es similar pero cambia la presentacin y/o agrupacin. Ajuste de reportes segn necesidades generadas por la implementacin de la Planilla nica Integrada PILA Vacaciones La aplicacin calcula el periodo de disfrute de vacaciones al cual tiene derecho un empleado. Se deben realizar ajustes cuando una persona tenga novedades que afecten el periodo de disfrute de vacaciones (Ej. Licencia no remunerada). En esta novedad se genera una situacin en la que la persona reporta un periodo de das de disfrute de vacaciones, pero el periodo realmente disfrutado es diferente, lo que conlleva a que la fecha de reintegro de la persona no corresponde a la fecha que espera el sistema (novedad de reintegro), por lo tanto hay que hacer los ajustes necesarios para que se pueda ingresar la fecha real de reintegro. Ajustar el proceso de anulacin pues no est ejecutando todas las operaciones que debera. Ej. Cuando se anula una novedad de vacaciones con da pendientes, no est teniendo en cuenta estos das para sus respectivas operaciones. Reportes en General La universidad genera reportes a los empleados en donde certifica tanto la situacin laboral actual como la histrica de la misma. Estos reportes necesitan ajustes en: su formato de presentacin, en algunos valores que se estn calculando de manera incorrecta y de errores del sistema en la generacin de estos certificados. Quitar la palabra liquidacin de los reportes en donde se imprima informacin de personas que no son ni nombradas ni pensionados (Ej. monitores, docentes hora ctedra, etc.) Generar valores en archivos planos para la importacin de dichos datos en la aplicacin financiera para su posterior procesamiento en la misma. Cantidad mxima de archivos planos ser de 20. Vinculaciones Permitir que en la vinculacin de contratistas a trmino fijo se pueda ocupar una vacante de la planta de cargos. En la actualidad solo se pueden hacer la vinculacin de una persona que va a reemplazar a otra que ya ocupa un cupo en la planta de cargos pero que no se encuentra laborando en la actualidad. Se necesita que las vinculaciones que tienen trmino definido (supernumerarios, contratistas a trmino fijo, etc.) se puedan ingresar nuevamente con un nuevo periodo de fechas sin necesidad de ingresar la novedad de retiro para liberar el cupo de planta de cargos. Planta de Cargos Cuando se generan algunos movimientos en la planta de cargos, como por ejemplo: nombramiento de un docente a un cargo administrativo, estos movimientos no tienen una relacin clara y concisa en la planta de cargos lo que conlleva a que en algunas ocasiones las consultas generadas sobre estos movimientos retorne informacin errnea. Se debe replantear la forma en que se estn registrando estos movimientos.

2.1 2.2

2.3

3.1

3.2 3.3

4.1

4.2

5.1

Ref. # 5.2 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 7.1 7.2 7.3 7.4

7.5 7.6 7.7

8.1 9.1 10.1 11.1

Funciones Elaboracin de nuevos reportes al estado actual de la planta de cargos y sus movimientos. Cantidad mxima de reportes ser de 15. Liquidacin de Nmina Existen validaciones excepcin que provocan que el proceso de liquidacin pare para dar anuncio sobre la misma. Se debe ajustar para que genere el anuncio de la validacin pero que el proceso de liquidacin siga su curso normal. Elaboracin de nuevos reportes correspondiente a valores liquidados en prenmina y nmina final. Cantidad mxima de reportes ser de 30. Ajustes a la presentacin e inclusin de nuevos datos en los tabulados de pago. Ajustar el proceso de excedentes por nivelacin, para las nivelaciones de docentes nombrados y trabajadores oficiales. Ajustes a las funciones de liquidacin segn cambios en la normatividad vigente. Cantidad mximo de funciones ser de 60. Cuotas Partes Pensionales Organizar las liquidaciones de las cuotas partes pensionales por cobrar y por pagar con respecto a la no liquidacin de la mesada 13, cuando las jubilaciones se concedan a partir del 22 de julio de 2005. (Acto Legislativo 01 de julio 22 de 2005 Artculo 1). Organizar las liquidaciones de las cuotas partes pensionales por cobrar y por pagar, con respecto al tope de la mesada del mes de junio, que debe ser de quince (15) salarios mnimos (Ley 100 de Diciembre 23 de 1993 Articulo 142) Incluir la liquidacin del DTF pensional a partir de agosto de 2006 (intereses de mora) (Ley 1066 de julio 29 de 2006). Ajustar las liquidaciones de cuotas partes pensionales por cobrar y por pagar con respecto a la mesada adicional de junio y diciembre, es decir, establecer a partir de qu fecha se tiene derecho a estas mesadas. (derecho a la mesada adicional de junio: Los que tienen estatus de jubilados al 30 de mayo, derecho a la mesada adicional de diciembre: los que tienen estatus de jubilado al 30 de noviembre). Los procesos de liquidacin masiva deben poder distinguir entre las liquidaciones que tiene reajuste en salud y las que no tienen reajuste en salud. Actualmente todas las liquidaciones se hacen con reajuste. Se requiere realizar reliquidaciones a ajustes de las pensiones por sentencias del Consejo de Estado, conservando las normas legales que se entregaron inicialmente para el clculo de las mismas. Crear parmetros que puedan ser actualizados y/o creados por el usuario final para los procesos de liquidacin de cuotas partes, pues en la actualidad algunos de estos valores estn en el cdigo y solo pueden ser modificados por el equipo de desarrollo. Hoja de Vida Permitir eliminar o inactivar un familiar de una hoja de vida. En la actualidad existe la opcin borrar, pero esta opcin no borra los datos. Embargos Elaborar nuevos reportes de la informacin que se est almacenando en el embargo y de los valores liquidados en nmina. Cantidad mxima de reportes ser de 30. Nivelaciones Crear una novedad de nivelacin y actualizacin de puntos para docentes nombrados. Novedades en General Para las vinculaciones que no son de tiempo indefinido (supernumerarios, contratistas a trmino fijo, etc.) se debe estructurar un mecanismo para que las novedades asociadas a la vinculacin que termina, pueda ser tenida en cuenta para la siguiente vinculacin sin necesidad de tener que ingresarlas nuevamente.

Realizado por: Firma Juan Manuel Bahamn Mena Revisado por: Aprobado por: Mnica Florin Firma Firma

Cargo Profesional Cargo Cargo Coordinador desarrollo

Fecha 2009-03-03 Fecha Fecha

2009 - Proyecto SIRH, Universidad del Valle

Universidad del Valle Proyecto SIP

ANEXO 5.15 ERF-001 Rev: 001

Pgina de 1 Ttulo: Especificacin de Requerimientos para la aplicacin SIP Fecha: 2009/07/02

Revisin Histrica Rev. Descripcin del Cambio 1 Creacin del documento 2 Modificacin del documento

Autor

Fecha

Documentos de Referencia Nro. Documento

Descripcin

Formato

Resumen Este documento describe la especificacin de los requerimientos funcionales de la aplicacin SIP para realizar ajustes a la primera versin. Tambin incluye la descripcin del levantamiento de requerimientos para el mdulo de Seleccin de Proyectos.

Ref. # 1.1

Funciones Interfaz de la aplicacin Cambiar la presentacin actual de la aplicacin, Anexo 1, por el diseo propuesto de presentacin de mdulos, Anexo 2, de tal forma que no sea necesario que el usuario deba seleccionar su perfil sino que una vez ingrese al sistema pueda visualizar la divisin de los mdulos de la aplicacin y solo tenga acceso a aquellos permitidos por su perfil. En el Anexo 2 los mdulos a visualizar por los usuarios son: 1. Presentacin de Proyectos. 2. Seleccin de Proyectos. 3. Reportes. Dependiendo de su perfil tendrn acceso a los mdulos.

1.2

1.3

El mdulo de Administracin de usuarios no debe ser visualizado por los usuarios de la aplicacin. Mdulo de Presentacin de Proyectos Realizar la integracin de los cuadros de Presupuesto, Fuentes Financieras y Subgrupos de Inversin en una sola ventana. Ajustar el formato de Plan de Compras en su versin original. 2.2.1 Validar los valores presupuestados en los subgrupos de inversin del Requerimiento 2.1 coincidan con los valores generados para cada subgrupo en el Plan de Compras. 2.2.2 Incluya un campo que presente el precio unitarios de cada tem sin IVA y el valor luego de aplicar el impuesto. 2.2.3 Permitir que el Plan de Compras pueda ingresar el mismo tem con la misma configuracin e igual precio unitario para diferentes edificios, espacios y/o responsables. 2.2.4 Eliminar la restriccin de los 5 SMLV. Esto debe poder ser controlado por los funcionarios de la OPDI o de las Unidades Ejecutoras a travs de un reporte que incluya el nombre del proyecto, el bien solicitado que no supera los 5 SMLV, el valor de este bien y nombre la dependencia. 2.2.5 Dado a que los nombres de los tems del plan de compras no son necesariamente nicos y, las caractersticas de un tem pueden variar solo en unos pocos detalles (ejemplo: color) que no cambian ni la naturaleza del tem ni el precio; se requiere disear una forma de administracin de nombres que permita que no tenga que cambiar de nombre para tener una configuracin diferente. 2.2.6 Cuando el usuario cambie la configuracin de uno de los bienes estndar, debe permitir que l mismo introduzca el valor de este tem. 2.2.7 El plan de compras debe contar con un flujo de aprobacin, que le permita revisar, validar y confirmar a la OPDI y a las unidades ejecutoras relacionadas con la compra de tems la informacin consolidada en el mismo.

2.1 2.2

2.3

El mdulo no puede identificarse fcilmente dentro de la aplicacin pues se encuentra vinculado solo a unos perfiles. Ver Requerimiento 1.1. Mdulo de Seleccin de Proyectos El formato del proceso de valuacin vinculado al mdulo de Seleccin de Proyectos se

3.1

Ref. # 3.2 3.3

Funciones encuentra diseado, pero requiere ajustes en la interfaz, en busca de aprovechar los espacios y no dejar el formato tan extenso como se encuentra actualmente. En el proceso de Asignacin de Evaluadores se debe ajustar la interfaz de tal forma que el usuarios, en este caso el Evaluador, se le facilite esta accin, puesto que resulta compleja en el momento de seleccionar los proyectos a evaluar. El mdulo no puede identificarse fcilmente dentro de la aplicacin pues se encuentra vinculado solo a unos perfiles. Ver Requerimiento 1.1. Mdulo de Reportes Cada perfil de usuario tiene acceso a determinados reportes. Se requiere que exista un solo mdulo de reportes y que de acuerdo a cada perfil se tenga acceso o no a ellos. Lo reportes se encuentran documentados en la versin 1 de la aplicacin. Se requiere generar 2 reportes ms: 1. El Plan de Compras por proyecto, se anexo el modelo a seguir. 2. El Plan de Compras por dependencia, genera la misma informacin del Anexo 4 pero de manera consolidada dependencia. Debe generarse una lista desplegable que permita seleccionar la dependencia para posteriormente generar el reporte. Generar el reporte por tems con valores inferiores a los 5 SMLV. Ver Requerimiento 2.2.4. El mdulo no puede identificarse fcilmente dentro de la aplicacin pues se encuentra vinculado solo a unos perfiles. Ver Requerimiento 1.1. Flujo de aprobacin El flujo de aprobacin debe ser revisado de tal forma que se cumpla a cabalidad el proceso de aprobacin definido dentro de la versin 1. La bitcora del proyecto debe mostrar tanto el concepto de aprobacin/rechazo junto con el nombre del funcionario que lo emite. Debe permitirse crear un espacio especial para revisar la bitcora del proyecto en donde no se encuentre restringido el acceso a ningn perfil. Levantamiento de requerimientos versin 2 SIP Para la versin 2 del sistema se ha establecido el desarrollo total del Mdulo de Seleccin, el cual se encuentra en un porcentaje de avance del 15% (proceso de evaluacin), Ver Anexo 3. Definicin de la Etapa de Seleccin. Este Mdulo tiene como objetivo permitir al Jefe de la Oficina de Planeacin seleccionar aquellos proyectos que van a ser parte del Plan de Inversiones anual. Por lo tanto, el producto de este mdulo es el Plan de Inversiones. El Plan de Inversiones debe contener el nombre del proyecto, la dependencia que los solicita y el presupuesto de estampilla asignado. El Plan de Inversiones debe clasificarse segn la relacin con el Plan Estratgico de Desarrollo, Ver Mdulo de Presentacin, Presentacin del proyecto en la versin 1 del Sistema. Firma Firma Cargo Profesional Cargo Fecha 02/07/09 Fecha

4.1 4.2

4.3 4.4 5.1 5.2 5.3

6.1

6.2 6.3

Realizado por: Revisado por:

Aprobado por:

Firma

Cargo

Fecha

2009 - Proyecto SIP, Universidad del Valle

Anexo 1. Interfaz de seleccin de perfil actual.

Anexo 2. Interfaz de presentacin de mdulos para los usuarios

Anexo 3. Definicin proceso de Seleccin de Proyectos En el proceso de Seleccin de Proyectos, los proyectos son recepcionados y registrados en el BPUV por funcionarios de la Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional. Se realiza la revisin de requisitos mnimos y retroalimentacin del cumplimiento para que sean complementados por la Unidad Acadmica o Acadmico Administrativa de ser necesario. La Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional enva a diferentes Comits o a pares evaluadores para establecer la viabilidad de los proyectos. Como resultado del proceso de evaluacin por parte de los Comits y pares evaluadores la Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional emite concepto sobre elegibilidad y prioridad y elabora propuesta del Plan de Inversiones para ser revisada por la Direccin universitaria considerando el monto disponible para inversin. Una vez estructurada la propuesta del Plan de Inversiones es presentada al Consejo Superior quien aprueba el Plan de Inversiones definitivo mediante la expedicin de Resolucin de aprobacin del Plan.

Anexo 4. Plan de Compras

Universidad del Valle Proyecto SIPI

ANEXO 5.16 ERF-001 Rev: 001

Pgina de 1 Ttulo: Especificacin de Requerimientos para el SIPI Base Instalada

Fecha: 2009/07/07

Revisin Histrica Rev. Descripcin del Cambio 1 Creacin del documento

Autor Ludmila Medina- Fernando Balczar y Rodolfo Padilla

Fecha Julio 14/09

Documentos de Referencia Nro. Documento Descripcin 1 Manual de Usuario del SIPI

Formato pdf

Resumen Este documento describe la especificacin de los requerimientos funcionales de la aplicacin SIPI. Ref. # Funciones Indicadores SUE

Ref. # 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

Funciones Crear los indicadores vigencia 2008 y sus respectivas validaciones. Permitir la validacin de datos durante la carga de archivos planos. Mejorar la interface para la visualizacin de los datos cargados, de acuerdo al diseo presentado. Permitir generar el reporte de consolidado de los indicadores por intervalo de tiempo. Crear las ayudas para los usuarios en la aplicacin. Ordenar todas las listas de seleccin alfabticamente. Permitir el almacenamiento histrico de la informacin.

Informacin Institucional Submdulo Estadsticas Dinmicas 2.1 En las estadsticas dinmicas permitir graficar una sola opcin de una variable escogida contra la lnea de tiempo. 2.2 En la tabla 31 Docentes en nmero y TCEI dedicados a investigacin permitir una columna por ao donde se muestre los docentes en nmero. 2.3 En las estadsticas dinmicas en la opcin de programas ms demandados permitir que el usuario pueda escoger el nmero de programas que quiera consultar. 2.4 Crear una interface que permita cambiar los textos de introduccin de cada tem en el mdulo de estadsticas dinmicas. 2.5 Para cada una de las tablas que se muestran colocar en negrilla los nombres de las columnas en las tablas y la fila de totales y en la columna de totales cuando la tabla contenga dichas filas y columnas. 2.6 Crear las tablas 64, 65 con los clculos correspondientes. 2.7 En la tabla 41 cambiar el orden en que se presentan las columnas, estas deben quedar Doctorado, Maestra, Especializacin. 2.8 Crear las figuras 22 al 26 con los datos convertidos a pesos constantes (requerimiento que se hace para el submdulo de Anuario) 2.9 Para todas las pantallas permitir el desplazamiento horizontal cuando muestra los datos. 2.10 Crear una nueva opcin con Indicadores de Gestin del SUE. Esta opcin mostrar por aos una matrz con los resultados de los indicadores de gestin que se tiene en el mdulo de indicadores de gestin. Submdulo Anuario 2.11 En el Anuario hacer el clculo de conversin de pesos corrientes en constantes de la tabla 61 y 62 para luego hacer las figuras 21 a 26. De igual manera para las figuras de las Estadsticas. Una vez se haya realizado cambiar el ttulo de las tablas para que reflejen este cambio. 2.12 Realizar el suavizado de lneas en las figuras 9, 10, 13, 14,15 y 23. Submdulo Univalle en Cifras 2.16 Crear la interfaz para la introduccin de informacin manual. 2.17 Realizar el conteo de los programas acadmicos por cdigo SNIES, cdigo programa Universidad del Valle y titulacin de programa. 2.18 Mejorar la presentacin de los datos en Excel. Submdulo SNIES 2.19 Modificar las bases de integracin para poder verificar la informacin que se carga en el SNIES

Funciones con los datos de los sistemas de informacin de la Universidad del Valle. 2.20 Verificar la funcionalidad completa del submdulo. Anlisis de sostenibilidad de programas acadmicos (Nuevo independiente del SIPI) 3.1 Sistematizar el proceso de anlisis de sostenibilidad de acuerdo a la metodologa usada en Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional 3.2 Permitir parametrizar las variables usadas en el anlisis de ingresos y egresos 3.3 Permitir la definicin de variables adicionales en el anlisis de ingresos y egresos 3.4 Permitir realizar al usuario una simulacin del anlisis previo al envi de la solicitud. 3.5 Permitir realizar todas las comunicaciones entre el solicitante y la OPDI a travs de la aplicacin. Seguimiento al Plan 4.1 Permitir la creacin de otros planes que no son de dependencias sino transversales a la Universidad como Plan de Mejoramiento, Plan Institucional de Investigaciones que tienen los mismos privilegios y restricciones que tienen los planes de dependencia, a excepcin de las fechas de inicio y finalizacin las cuales pueden exceder las fechas tanto del Plan de Accin como del Plan Estratgico de Desarrollo. 4.2 Crear una interface que permita cambiar los textos de introduccin de cada opcin en el mdulo Seguimiento al Plan. 4.3 Suprimir la opcin Seguimiento a recursos y realizar la conexin con el sistema SIP para que se pueda consultar la informacin de los proyectos, de tal forma que sea transparente a los usuarios en que sistema se encuentra. 4.4 Suprimir la opcin Plan de Dependencia esta opcin quedar incluida como otro plan que se formula, define, se le hace seguimiento, ajuste, se evala y se producen reportes. 4.5 Cambiar a forma horizontal la presentacin del men principal. Este debe llevar las siguientes opciones: 1. Formulacin (nuevo mdulo). Esta opcin es una herramienta para el usuario que desee crear un plan. 2. Definicin (incluye las opciones Definir Plan Estratgico, Definir Plan de Accin y Planes de dependencia que se tenan anteriormente ms la opcin nueva de otros planes que son los referidos en el requerimiento 4.1). Esta opcin permite definir la estructura y llenar la informacin del Plan. 3. Seguimiento y ajuste (incluye las opciones Ajuste de metas y Seguimiento al Plan) 4. Evaluacin (nuevo mdulo que presenta la informacin de seguimiento ao a ao) 5. Reportes (incluye la opcin de reportes ms los reportes nuevos que se especifican a partir del requerimiento 4.40) 6. Ayuda (incluye la informacin del manual de usuario) Opcin Formulacin 4.6 Crear la nueva opcin Formulacin la cual permite a un usuario introducir una informacin bsica de ayuda para su formulacin. La informacin aqu incluida se guardar en el equipo que el usuario especifique no debe quedar guardada en el servidor de SIPI, solamente ser guardada la informacin que pasa a la siguiente opcin, es decir, la de la opcin xx. Las opciones que contendr este men son: 1. Referencia institucional (permitir incluir la misin, visin, principios, propsitos y otros) 2. Anlisis de entorno (Permitir incluir el entorno global, el entorno nacional, el entorno regional, anlisis del sector y competencia) 3. Anlisis interno (permitir incluir la informacin relevante de la Universidad al plan que se est construyendo) 4. Anlisis estratgico (permitir incluir la matrz DOFA, el cruce de la matriz DOFA, la calificacin de la Importancia-Gobernabilidad y otras herramientas para hacer el anlisis)

Ref. #

Funciones 5. Direccionamiento estratgico. Esta opcin es utilizada solamente por los planes de dependencias o por los planes que se crean segn el requerimiento 4.1. Permitir hacer una bsqueda en los planes Estratgico y de Accin vigentes de la Universidad para que la unidad pueda construir y llenar las categoras de sus planes. Esta opcin debe tener en cuenta que se enva para aprobacin segn flujo de aprobacin definido. Una vez este plan ha sido aprobado en su totalidad debe alimentar directamente la siguiente opcin llamada Definicin. En esa opcin si la Unidad decide crear una nueva categora inferior a la del plan de accin debe permitirse su creacin y su llenado en la opcin Definicin. Opcin Definicin 4.7 Cambiar el nombre del botn Establecer por Llenar Informacin 4.8 Eliminar el campo Cdigo que aparece cuando estoy llenando la informacin del Plan 4.9 Permitir asignar un indicador a una o varias dependencias dentro de una Unidad. 4.10 Permitir al Plan de Dependencia y a otros planes la creacin de otros niveles inferiores a los del Plan de Accin, estos niveles deben tener las mismas caractersticas de los anteriores, es decir, nombre, indicador, meta, responsable. 4.11 Permitir la identificacin de cada plan que se forma con las iniciales del mismo y el periodo. 4.12 Verificar que cada usuario solo pueda eliminar lo que ha introducido en el sistema, es decir, usuario OPDI rol Gestor de Planes podr eliminar categoras de los planes institucionales, usuario dependencia podr eliminar categoras de los planes de dependencia. Opcin Seguimiento y Ajuste 4.13 Permitir que el seguimiento y el ajuste a metas se realicen a la vez. 4.14 Permitir al usuario OPDI rol Gestor de Planes determinar cundo se hace solo seguimiento, solo ajuste o seguimiento y ajuste a metas a la vez. 4.15 Permitir al usuario OPDI rol Gestor de Planes introducir las fechas de corte para los procesos de seguimiento y/o ajuste de metas. 4.16 Generar un correo electrnico a cada dependencia y unidad en las fechas de corte de entrega de la informacin, y un correo semanal cada vez que se encuentre retrasado en el envo de la informacin. Permitir que el usuario OPDI rol Gestor de Planes introduzca el texto que se va a enviar en el correo. 4.17 4.18 Visualizar para el usuario OPDI rol Gestor de Planes una pantalla donde se muestre que dependencias y unidades han enviado informacin de seguimiento y/o ajuste de metas y en qu fecha. Permitir al usuario dependencia escoger el plan para llenar el seguimiento y ajuste, teniendo la opcin de escoger si quiere llenar todos los planes a la vez. En el caso que quiera llenar todos los planes a la vez permitir la introduccin de datos de seguimiento de todas las acciones en una sola pantalla y el usuario dependencia puede ir guardando su informacin a medida que la va llenando, una vez la tenga toda llena la enva al siguiente paso en el flujo de informacin. Permitir visualizar al usuario dependencia a medida que introduce la informacin de seguimiento los siguientes campos en una sola fila: el nombre del plan, la ruta, la accin, el indicador, la meta, lo ejecutado, el porcentaje de logro y la descripcin del avance para el caso de seguimiento solamente. Cuando hace seguimiento y ajuste de metas adems de la informacin anterior aparecer los campos: meta propuesta para el siguiente ao, el ajuste a la meta y la descripcin de la meta. Cuando el usuario de clic en el nombre del plan se debe mostrar en una ventana emergente el nombre del mismo, Cuando el usuario de clic en la ruta se le debe mostrar el nombre del plan y las categoras asociadas a las cuales corresponde esa ruta. Por ejemplo: 1.1.1.1. Se deber desplegar:

Ref. #

4.19

4.20 4.21

Ref. #

4.22 4.23 4.24

4.25

4.26

4.27 4.28

4.29

4.30

Funciones Plan Estratgico de Desarrollo 2005-2015 1. Calidad y Pertinencia 1.1. Mejoramiento y diversificacin de la oferta acadmica de pregrado y posgrado. 1.1.1 Actualizacin y reestructuracin continua y permanente de la oferta acadmica de la Universidad. Plan de Accin e Inversiones 2008-2011 1.1.1.1 Diversificacin pertinente de la oferta de programas... Cuando el usuario de clic en el indicador se le mostrar la informacin correspondiente a la descripcin, valor de inicio, forma de clculo, observaciones y responsables. Cuando el usuario de clic en la meta se le mostrar la informacin relacionada con la descripcin de la meta. Tener en cuenta que esta descripcin de la meta cambia y que se debe guardar esta informacin histrica. Permitir al usuario Unidad escoger el plan para revisar el seguimiento y /o ajuste, teniendo la opcin de escoger si quiere revisar todos los planes a la vez. Visualizar los datos de seguimiento y/o ajuste de todas las acciones en una sola pantalla y el usuario Unidad puede ir guardando su informacin a medida que la va llenando, una vez la haya revisado la enva al siguiente paso en el flujo de informacin. Permitir visualizar al usuario Unidad a medida que revisa la informacin de seguimiento los siguientes campos en una sola fila: el nombre del plan, la ruta, la accin, el indicador, la meta, lo ejecutado, el porcentaje de logro, la descripcin del avance y la dependencia para el caso de seguimiento solamente. Cuando hace seguimiento y ajuste de metas adems de la informacin anterior aparecer los campos: meta propuesta, el ajuste a la meta y la descripcin de la meta. En el caso en que intervengan varias dependencias en un solo indicador se deber crear una fila con el total para los campos: meta, ejecutado, % logro, meta propuesta y ajuste meta. Adems deber aparecer dos casillas Aprueba o Rechaza. En el caso de que el usuario Unidad Rechaza se debe abrir una ventana para que escriba porque lo rechaza y la fecha lmite para revisar. El sistema deber generar un correo electrnico a la Dependencia a la cual se le est rechazando informndole del caso. Vencida la fecha lmite si el usuario Dependencia no ha respondido se tendr la opcin de eliminar esta informacin y se notifica al usuario Dependencia de esta eliminacin por un correo electrnico. Permitir al usuario OPDI rol Gestor de Planes consultar los rechazos que han realizado los usuarios Unidad. Permitir al usuario OPDI rol Gestor de Planes escoger el plan para revisar el seguimiento y /o ajuste, teniendo la opcin de escoger si quiere revisar todos los planes a la vez. Visualizar los datos de seguimiento y/o ajuste de todas las acciones en una sola pantalla y el usuario OPDI rol Gestor de Planes puede ir guardando su informacin a medida que la va llenando, una vez la haya revisado toda consolida la informacin. Esta informacin consolidada ser la que se muestre en la siguiente opcin Evaluacin. Permitir al usuario OPDI rol Gestor de Planes visualizar a medida que revisa la informacin de seguimiento los siguientes campos en una sola fila: nombre del plan, ruta, accin, indicador, meta, ejecutado, % de logro, descripcin del avance, dependencia. Cuando revisa seguimiento y ajuste adems de los campos anteriores se deber visualizar meta propuesta, ajuste meta, descripcin de la meta. En el caso en que intervengan varias dependencias en un solo indicador se deber crear una fila con el total para los campos: meta, ejecutado, % logro, meta propuesta y ajuste meta. Al final tendr dos casillas aprueba o rechaza. En el caso de que el usuario OPDI rol Gestor de Planes rechaza se debe abrir una ventana para que escriba porque lo rechaza y la fecha lmite para revisar. El sistema deber generar un

Funciones correo electrnico a la Dependencia a la cual se le est rechazando informndole del caso. Vencida la fecha lmite si el usuario Dependencia no ha respondido se tendr la opcin de eliminar esta informacin, en caso de que se haga el sistema notifica al usuario Dependencia de esta eliminacin por un correo electrnico. 4.31 Permitir al usuario OPDI rol Gestor de Planes modificar las metas globales del indicador. En este caso se deber escribir el acto administrativo por medio del cual se aprueba este cambio y se guardar como informacin histrica esos cambios. 4.32 Permitir al usuario Dependencia responder al rechazo ya sea al usuario Unidad o al usuario OPDI rol Administrador del Sistema. 4.33 Permitir al usuario Dependencia durante el proceso de seguimiento y/o ajuste introducir los cambios que desea proponer para los planes institucionales, en un campo llamado Comentarios y en otro campo llamado ruta deber proponer en que categoras est proponiendo el cambio. Evaluacin 4.34 Permitir la visualizacin en pantalla de los planes que tenga el sistema, stos podrn ser consultados con dos opciones: el plan inicial y plan de seguimiento. En el plan inicial se visualiza la informacin con que arranc el plan, en el plan de seguimiento se muestra la informacin inicial ms los ajustes que se hayan dado ms el seguimiento a las metas. 4.35 Permitir al usuario Dependencia una vez haya finalizado la etapa de seguimiento y ajuste visualizar la informacin de seguimiento realizando los clculos de porcentaje de logro por las categoras del Plan que est revisando. De igual manera permitir visualizar la informacin de ajuste de metas. 4.36 Permitir al usuario Unidad una vez haya finalizado la etapa de seguimiento y ajuste visualizar la informacin de seguimiento realizando los clculos de porcentaje de logro por las categoras del Plan que est revisando y por los totales de cada categora (informacin agregada de las dependencias que la conforman). De igual manera mostrar la informacin de ajuste de metas. 4.37 Permitir al usuario Unidad una vez haya finalizado la etapa de seguimiento y ajuste visualizar el porcentaje de logro por Dependencia. Esta puede ser una grfica con la tabla de datos en la parte inferior. 4.38 Mostrar en un diagrama de barras el porcentaje de logro (todo el plan) por periodo y por unidad, del plan que haya escogido el usuario. Permitir adems la visualizacin del mismo por un periodo especfico que haya escogido el usuario. 4.39 Mostrar en un diagrama de barras el porcentaje de logro (todo el plan) por periodo y por categoras del plan que haya escogido el usuario. Permitir adems la visualizacin del mismo por un periodo especfico que haya escogido el usuario. Reportes 4.40 Permitir generar el Informe de Seguimiento del plan o planes que el usuario escoja y del periodo que seleccione. Este informe puede ser consultado en la pgina web de la OPDI http://planeacion.univalle.edu.co. 4.41 Permitir generar el Informe Ajuste a Metas del plan o planes que el usuario escoja y del periodo que seleccione. Este informe puede ser consultado en la pgina web de la OPDI http://planeacion.univalle.edu.co. 4.42 Generar el Informe histrico de las dependencias que no reportaron datos, de las que dejaron indicadores sin reportar (contando el # de indicadores) y presentar esta informacin en un diagrama de barras de acuerdo al periodo escogido. Este diagrama deber tener una tabla de datos en la parte inferior. 4.43 Para el usuario OPDI rol Gestor de Planes generar Informe de la fecha de reporte de resultados por cada dependencia en el proceso de seguimiento. La informacin se ilustra en una tabla donde se especifica la dependencia y la fecha del reporte de la informacin. 4.44 Generar informe para el usuario OPDI rol Gestor de Planes con la informacin que contiene los

Ref. #

Ref. #

5.1

5.2 6.1 6.2 6.3 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10

7.11 7.12 7.13 7.14 8.1 8.2

Funciones comentarios que las dependencias han realizado como propuestas de cambio durante el proceso de seguimiento y ajuste. Administracin de usuarios del SIPI En el acceso a la aplicacin permitir que en una sola pantalla el usuario digite el nombre, la contrasea y escoja el perfil con que va a entrar. Si el usuario no escoge el perfil se le asigna el que tenga por defecto. En caso de que el usuario no escoja el perfil y tenga varios perfiles no se le permite continuar hasta tanto no haya escogido un perfil. Permitir que el logo de acceso donde se pide nombre y contrasea se reduzca o ample de acuerdo a como el usuario tenga la pantalla. Para todo el SIPI Permitir que la aplicacin se ejecute en cualquier navegador. Permitir la visualizacin de la aplicacin en una resolucin mnima de 800 por 600 pixeles Actualizar las bases de integracin de toda la aplicacin de acuerdo a los requerimientos de informacin. Encuesta Anlisis Socioeconmico (independiente del SIPI) Permitir la conexin con las bases de integracin de la OITEL para actualizar los usuarios de la aplicacin con los admitidos del semestre. Permitir realizar consultas por semestre. Permitir control sobre las encuestas ya diligenciadas, es decir, una vez el estudiante haya terminado de ingresar los datos no se permitir modificarla de nuevo en ese semestre. Por el campo documento de identidad verificar si el usuario ya ha diligenciado la encuesta, en caso tal mostrar los ltimos datos diligenciados para el nuevo cdigo de estudiante para que el estudiante verifique, cambie los que haya lugar y vuelva a guardar. Permitir al administrador de la aplicacin consultar las encuestas diligenciadas por Programa Acadmico, Facultad y Sede. Permitir al usuario Registro Acadmico verificar si un cdigo de estudiante ya realiz la encuesta en un determinado periodo. Permitir al administrador de la aplicacin un mdulo para la administracin de los usuarios. Mejorar la apariencia de la encuesta (ver encuesta de la Universidad de Pamplona) Mejorar la apariencia de las consultas (tablas y grficos), ver ejemplo del submdulo de Estadsticas Dinmicas y para los grficos de las del Anuario. Permitir que al usuario Admitido cuando vaya llenando la encuesta tenga la posibilidad de ir guardando a medida que se llene cada pantalla de tal manera que si el estudiante no termina cuando ingrese de nuevo pueda recuperarse lo que se ha llenado hasta el momento. Al salir debe quedar en el estado de Incompleto Llevar un historial de las modificaciones realizadas a cada estudiante por un usuario diferente al estudiante. Crear un perfil de usuario que pueda realizar modificaciones a las encuestas. Crear un perfil de usuario que permita consultar la informacin predeterminada para el anlisis de las encuestas. Crear 26 reportes para el perfil de usuario Salud Ocupacional. Docentes Nombrados (Nuevo incluir en el submdulo Informacin Institucional) Crear el perfil de usuario para elaborar el documento con las tablas y grficos que se generan. Generar las consultas (tablas y grficos) correspondientes al estudio Docentes Nombrados. Firma Cargo Coordinadora Area Profesional Fecha Julio 14/09 Julio 14/09

Realizado por: Ludmila Medina Fernando Balczar

Rodolfo Padilla Revisado por: Ludmila Medina Aprobado por: Mnica Florin Firma Firma

Profesional Cargo Coordinadora Area Cargo Coordinadora Desarrollo

Julio 14/09 Fecha Julio 14/09 Fecha

Anexo 6 Levantamiento de requerimientos, anlisis, diseo, construccin, pruebas, migracin de informacin, capacitacin e implantacin de Sistema Soporte y Control de Actividades de Extensin de la Universidad del Valle. Dimensin de la Solucin Contratada (Sistema para la Direccin de Extensin) Fase I: Planeacin del proyecto visionando los mdulos que integran el sistema. 1. Plan de Trabajo Inicial que describir el conjunto de actividades y tiempo necesarios para garantizar el diseo, construccin, pruebas, capacitacin de la funcionalidad, implementacin y acompaamiento a usuarios. 2. Anlisis: Revisin y afinamiento de los elementos de desarrollo disponibles asociados a la fase de anlisis y construccin de los faltantes que se consideren necesarios de mutuo acuerdo. 3. Configuracin del servidor de Base de datos para la adecuada operacin de los mdulos del sistema, en los ambientes respectivos de desarrollo, pruebas y produccin. La OITEL suministrar el hardware y el software base de la arquitectura y el Contratista ser responsable por la configuracin que garantice la operacin del sistema. Se incluye la respectiva documentacin que habilite la administracin interna. 4. Configuracin del servidor de Base de datos para la adecuada operacin de los mdulos del sistema, en los ambientes respectivos de desarrollo, pruebas y produccin. La OITEL suministrar el hardware y el software base de la arquitectura y el Contratista ser responsable por la configuracin que garantice la operacin del sistema. Se incluye la respectiva documentacin que habilite la administracin interna. Fase II: Diseo, construccin y pruebas de los mdulos que integran la solucin y acceso de los usuarios al sistema. 5. Cdigo fuente asociado a la implementacin integral de las funcionalidades diseadas, al igual que los medios de integracin con otros sistemas. 6. Cargue y Poblacin de informacin. Comprende: Plan de Migracin, Libreto de migracin, manejo de inconsistencias y Reglas de transformacin necesarias identificadas para el cargue y poblacin inicial de los datos. Definir estructura de los archivos requeridos para el cargue inicial de la informacin. 7. Documentos tcnicos del anlisis y diseo referenciados en el numeral 1.3.1 (Modelo conceptual, Prototipos no Funcionales, Diagrama de clases, Diagrama de interaccin (secuencia o de navegacin), Diagrama de base de datos) 8. Actas de aceptacin de los documentos entregados. 9. Mdulos con el cargue de informacin existente, para los que as lo requieran. Pruebas e Integracin de los mdulos definidos. Fase III: Capacitacin y Plan de Implantacin. 9. Capacitacin y entrega de manuales del sistema al personal involucrado. 10. Definicin de Plan de Implantacin y Puesta en Marcha del sistema en la Universidad. 11. Formalizacin de la licencia de uso del sistema 12. Actas de capacitaciones departidas. Marco Contextual

Para la Direccin de Extensin y Educacin Continua es claro que no existen procesos adecuados de regulacin, planeacin, ejecucin, seguimiento, evaluacin y control de la informacin. Existe poca informacin y no est agregada a nivel de indicadores, y que en general, se torna compleja y de difcil acceso. Estas deficiencias de informacin conllevan otra serie de problemas que pueden ser sintetizados de la siguiente manera: Impiden la orientacin estratgica de la funcin y de los procesos de seguimiento, evaluacin y retroalimentacin a nivel institucional, as como la determinacin de los impactos sociales de la misma. Dificultan la existencia de una programacin y gestin estratgica, coordinada y pertinente con relacin a las necesidades, problemticas y los cambios suscitados en el mbito interno de la institucin. Limitan el conocimiento real de la demanda de servicios de Extensin de la Universidad, tanto por parte de la comunidad universitaria como de la sociedad, adems de la posibilidad de agenciar estrategias sistemticas de gestin en los diversos proyectos y programas de construccin de pas, regin y ciudad. Limitan el conocimiento real de la oferta de servicios por parte de la Universidad, adems de permitir el desconocimiento generalizado de las potencialidades de cada Unidad Acadmica por parte de otros miembros de la Universidad, generando la dispersin y posible despilfarro de recursos. La insuficiencia de la informacin para el desarrollo de la Extensin en la Universidad, se constituye en uno de los problemas prioritarios a resolver, y por lo tanto es necesario identificar y proponer criterios e instrumentos de apoyo que viabilicen y optimicen la gestin de la informacin de la funcin de Extensin, tal como el Sistema de Informacin de Extensin para la Universidad del Valle que se propone. Objetivo General Desarrollar para la Universidad del Valle el Sistema de Informacin de Extensin, a travs del cual se estructuren los procesos de gestin acadmica, social y administrativa propios de la funcin de Extensin y se registre, administre, consulte y actualice la informacin de la Extensin universitaria en cada una de las modalidades. Objetivos Especficos Determinar las variables o tipo de informacin necesaria para los diversos procesos y procedimientos, con miras a su posterior sistematizacin e incorporacin como elementos integrales del Sistema de Informacin. Esto implica la revisin y anlisis de informacin secundaria disponible, la recuperacin de procesos y procedimientos de la funcin de Extensin, y el anlisis de posibilidades de integracin con los sistemas de informacin existentes en la Universidad. Disear y desarrollar el software operativo, orientado al registro, almacenamiento, administracin y consulta de la informacin de Extensin de acuerdo con las polticas de la Universidad en torno a los Sistemas de Informacin y con los requerimientos y especificaciones funcionales provenientes de la Direccin de Extensin. Adelantar la instalacin, pruebas y ajustes, as como el proceso oficial de produccin del Sistema mediante su puesta en operacin en cada una de las oficinas de Extensin de las Facultades y en las Sedes Regionales, incluyendo su correspondiente seguimiento y evaluacin permanente. Disear del manual de procedimientos y procesos integrados del Sistema de Informacin, segn las modalidades de Extensin, los diagramas de flujo de proyectos, los formatos y guas, los indicadores

de pertinencia y de gestin, y en general, los trminos de referencia para los diseadores, que contengan los requerimientos y especificaciones tcnicas para el Sistema de Informacin. El proyecto Sistema de Informacin de Extensin de la Universidad del Valle , es una herramienta estratgica que permitir registrar todas las actividades de cada modalidad de Extensin que se realicen en la Universidad.

Otras necesidades transversales al sistema de informacin deben ser involucradas como funcionalidades propias del producto, tales como: opciones de mantenimiento funcional de la aplicacin como son el manejo de reportes, del flujo de aprobacin, etc. y utilidades de consulta y auditora de la informacin. Alcance Ser una herramienta estratgica de la funcin de Extensin para fortalecer los procesos de integracin e interaccin acadmica. Ser til a toda la comunidad Universitaria en sus distintos niveles (Facultades y Sedes) y en forma adecuada permitir que cada unidad acadmica registre todas las actividades de Extensin que se realicen en la Universidad. Reconocer y responder a las necesidades de regulacin, planeacin, prospeccin, organizacin, ejecucin y control de las modalidades de Extensin de la Universidad. Permitir la aplicacin de la normativa vigente tanto de Extensin como de los procesos y procedimientos que viabilizan y regulan la gestin interna en la Universidad. Esta herramienta permitir el acceso con diversos fines y condiciones a los entornos externos, internos e institucionales de la Universidad. La informacin del Sistema de Informacin de Extensin se originar y alimentar en la gestin, con procesos, procedimientos e indicadores estndar para todas las dependencias de la Universidad y con responsabilidades especficas en actores institucionales concretos. Incluir indicadores de gestin que posibilitarn el seguimiento y la evaluacin social, financiera y acadmica de los diversos proyectos de Extensin y sus impactos. Ser realizado bajo la coordinacin de la Direccin de Extensin y Educacin Continua, con la asesora permanente de la Oficina de Informtica y Telecomunicaciones - OITEL. Al implementar el Sistema de Informacin de Extensin, se contar con la informacin suficiente y necesaria para identificar todas las modalidades de Extensin, caracterizando tanto sus comportamientos generales como especficos, los manuales de procedimientos y procesos integrados, y los productos e impactos que cada una de estas modalidades genera en el desarrollo de sus actividades. Justificacin La Universidad, en su labor de atraer y convocar a la comunidad universitaria a las diferentes actividades de Extensin, debe contribuir en su empeo por mejorar su participacin y fortalecer los mecanismos que den respuesta a que su integracin sea mayor. La misma Universidad, debe generar estrategias y herramientas de comunicacin por medio del dispositivo o sistema de informacin dinmico con que cuenta, para optimizar los canales de comunicacin, e incrementar la participacin de todas las unidades acadmicas. Es necesario tener un Sistema de Informacin optimizado, esto le permite a la institucin contar con informacin real y sistematizada en un corto tiempo; por otra parte reduce la repeticin de procesos. En el propsito de vincularse efectivamente con los diversos sectores de la Universidad y de la sociedad, el Sistema de Informacin de Extensin responde a las necesidades y demandas de estos sectores, adems de que permite conocer el posicionamiento de la Universidad en el medio. Se propone desarrollar Sistemas de Informacin WEB integrados a otros sistemas de informacin

de la Universidad que permitan brindar control centralizado y manejo distribuido y pertinente de la informacin relativa a los procesos y procedimientos de la Direccin de Extensin de la Universidad. Los sistemas que hoy se tienen para manejar procesos crticos deben estar en continua interface con algunos de los sistemas manejados en la Universidad del Valle, como son el Financiero, el SIRH (Recursos Humanos) y el SIRA (Registro Acadmico). La OITEL busca construir mecanismos de interconexin entre los diferentes Sistemas instalados que permiten mantener unificada la informacin relativa a la Comunidad Universitaria, mantenindola actualizada para cualquier unidad administrativa o acadmica que la requiera, provocando mejor desempeo y productividad en los procedimientos definidos para su funcionamiento. Revisin Histrica Rev. Descripcin del Cambio 1 Creacin del documento 2 Modificacin del documento

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Resumen A continuacin de describe el alcance que se considera debe tener el Sistema de Informacin de Extensin, tendr los siguientes alcances:

Ser una herramienta estratgica de la funcin de Extensin para fortalecer los procesos de integracin e interaccin acadmica. Ser til a toda la comunidad Universitaria en sus distintos niveles (Facultades y Sedes) y en forma adecuada permitir que cada unidad acadmica registre todas las actividades de Extensin que se realicen en la Universidad. Reconocer y responder a las necesidades de regulacin, planeacin, prospeccin, organizacin, ejecucin y control de las modalidades de Extensin de la Universidad. Permitir la aplicacin de la normativa vigente tanto de Extensin como de los procesos y procedimientos que viabilizan y regulan la gestin interna en la Universidad. Esta herramienta permitir el acceso con diversos fines y condiciones a los entornos externos, internos e institucionales de la Universidad. La informacin del Sistema de Informacin de Extensin se originar y alimentar en la gestin, con procesos, procedimientos e indicadores estndar para todas las dependencias de la Universidad y con responsabilidades especficas en actores institucionales concretos. Incluir indicadores de gestin que posibilitarn el seguimiento y la evaluacin social, financiera y acadmica de los diversos proyectos de Extensin y sus impactos. Ser realizado bajo la coordinacin de la Direccin de Extensin y Educacin Continua, con la asesora e interventora permanente de la Oficina de Informtica y Telecomunicaciones - OITEL.

Al implementar el Sistema de Informacin de Extensin, se contar con la informacin suficiente y necesaria para identificar todas las modalidades de Extensin, caracterizando tanto sus comportamientos generales como especficos, los manuales de procedimientos y procesos integrados, y los productos e impactos que cada una de estas modalidades genera en el desarrollo de sus actividades.

Anexo 7 Anlisis, diseo, construccin, pruebas, migracin de informacin, capacitacin e implantacin de Sistema de Informacin de la Vice Rectora de Bienestar Universitario. Dimensin de la Solucin a Contratar (Sistema para la Vicerrectora de Bienestar) Fase I: Planeacin del proyecto visionando los mdulos que integran el sistema. Tiempo Mxima de Ejecucin: 1 MES 1. Plan de Trabajo Inicial que describir el conjunto de actividades y tiempo necesarios para garantizar el diseo, construccin, pruebas, capacitacin de la funcionalidad, implementacin y acompaamiento a usuarios. 2. Anlisis: Revisin y afinamiento de los elementos de desarrollo disponibles asociados a la fase de anlisis y construccin de los faltantes que se consideren necesarios de mutuo acuerdo. 3. Configuracin del servidor de Base de datos para la adecuada operacin de los mdulos del sistema, en los ambientes respectivos de desarrollo, pruebas y produccin. La OITEL suministrar el hardware y el software base de la arquitectura y el Contratista ser responsable por la configuracin que garantice la operacin del sistema. Se incluye la respectiva documentacin que habilite la administracin interna. 4. Configuracin del servidor de Base de datos para la adecuada operacin de los mdulos del sistema, en los ambientes respectivos de desarrollo, pruebas y produccin. La OITEL suministrar el hardware y el software base de la arquitectura y el Contratista ser responsable por la configuracin que garantice la operacin del sistema. Se incluye la respectiva documentacin que habilite la administracin interna. Fase II: Diseo, construccin y pruebas de los mdulos que integran la solucin y acceso de los usuarios al sistema. Tiempo Mximo de Ejecucin: 3 MESES 5. Cdigo fuente asociado a la implementacin integral de las funcionalidades diseadas, al igual que los medios de integracin con otros sistemas. 6. Cargue y Poblacin de informacin. Comprende: Plan de Migracin, Libreto de migracin, manejo de inconsistencias y Reglas de transformacin necesarias identificadas para el cargue y poblacin inicial de los datos. Definir estructura de los archivos requeridos para el cargue inicial de la informacin. 7. Documentos tcnicos del anlisis y diseo referenciados en el numeral 1.3.1 (Modelo conceptual, Prototipos no Funcionales, Diagrama de clases, Diagrama de interaccin (secuencia o de navegacin), Diagrama de base de datos) 8. Actas de aceptacin de los documentos entregados. 9. Mdulos con el cargue de informacin existente, para los que as lo requieran. Pruebas e Integracin de los mdulos definidos. Fase III: Capacitacin y Plan de Implantacin. Tiempo Mximo de Ejecucin: 1 MESES 9. Capacitacin y entrega de manuales del sistema al personal involucrado. 10. Definicin de Plan de Implantacin y Puesta en Marcha del sistema en la Universidad. 11. Formalizacin de la licencia de uso del sistema 12. Actas de capacitaciones departidas. Marco Contextual El sistema que existe en el Restaurante lleva diez aos en funcionamiento, y est hecho en INFORMIX-4GL, bajo el sistema operativo UNIX SCO, en otras palabras es un sistema que tiende rpidamente a quedar obsoleto a lo que se le une la necesidad de mejoras funcionales y tcnicas para su optimo desempeo. El sistema necesita una actualizacin y/o rediseo, de acuerdo con los

nuevos requerimientos tanto de informacin como de infraestructura tecnolgica incluyndose equipos necesarios para su instalacin y funcionamiento y adecuados puestos de trabajo para lograr dicho objetivo. No existe un sistema de informacin actualizado tecnolgicamente, para el manejo de los procesos que se dan al interior del Restaurante Universitario. Se detecta la necesidad de actualizar el sistema de informacin, incorporando las nuevas necesidades de informacin del Restaurante, que satisfaga completamente los requisitos de los clientes usuarios del sistema, con el fin de mejorar el desempeo, coordinacin y productividad de los mismos. Por otro lado, la seccin de Desarrollo Humano y Promocin Socioeconmica de la Vicerrectora de Bienestar Universitario tiene a su cargo los programas de subsidio para estudiantes de escasos recursos, beca de alimentacin, padrinazgo educativo, fomento para el empleo, fondo de prstamos estudiantiles, fondo rotatorio de vivienda y fondo de prstamos de bienestar profesoral. En algunos de ellos la informacin se maneja en un sistema realizado hace 8 aos, y los otros se manejan de forma manual. En ambos casos existen necesidades crticas de informacin que ameritan la modernizacin de sus procesos a travs de la implantacin de un sistema de informacin con caractersticas que permitan su escalabilidad en el tiempo. Los sistemas que hoy se tienen para manejar procesos crticos deben estar en continua interface con algunos de los sistemas manejados en la Universidad del Valle, como son el Financiero, el SIRH (Recursos Humanos) y el SIRA(Registro Acadmico). Objetivo Creacin de un sistema de informacin que permita la gestin de la informacin del Restaurante y de la Seccin de Desarrollo Humano y Promocin Socioeconmica de la Universidad del Valle y que a su vez contribuyan con la consolidacin del Sistema de Informacin Institucional; este Sistema de Informacin debe cumplir con las especificaciones funcionales y tcnicas en el documento que se gener en conjunto con los usuarios finales del Servicio de Restaurante y de la Seccin de Desarrollo Humano y Promocin Socio Econmica y la OITEL, a finales de la vigencia 2008. Se propone desarrollar Sistemas de Informacin WEB integrados a otros sistemas de informacin de la Universidad que permitan brindar control centralizado y manejo distribuido y pertinente de la informacin relativa a los procesos y procedimientos efectuados en el Restaurante Universitario y en la seccin de Desarrollo Humano y Promocin Socioeconmica de la Universidad del Valle. Otras necesidades transversales al sistema de informacin deben ser involucradas como funcionalidades propias del producto, tales como: opciones de mantenimiento funcional de la aplicacin como son el manejo de reportes, del flujo de aprobacin, etc. y utilidades de consulta y auditora de la informacin. Marco Contextual El sistema que existe en el Restaurante lleva diez aos en funcionamiento, y est hecho en INFORMIX-4GL, bajo el sistema operativo UNIX SCO, en otras palabras es un sistema que tiende rpidamente a quedar obsoleto a lo que se le une la necesidad de mejoras funcionales y tcnicas para su optimo desempeo. El sistema necesita una actualizacin y/o rediseo, de acuerdo con los nuevos requerimientos tanto de informacin como de infraestructura tecnolgica incluyndose equipos necesarios para su instalacin y funcionamiento y adecuados puestos de trabajo para lograr dicho objetivo. No existe un sistema de informacin actualizado tecnolgicamente, para el manejo de los procesos que se dan al interior del Restaurante Universitario. Se detecta la necesidad de actualizar el sistema de informacin, incorporando las nuevas necesidades de informacin del Restaurante, que satisfaga completamente los requisitos de los clientes usuarios del sistema, con el fin de mejorar el desempeo, coordinacin y productividad de los mismos. Por otro lado, la seccin de Desarrollo Humano y Promocin Socioeconmica de la Vicerrectora de

Bienestar Universitario tiene a su cargo los programas de subsidio para estudiantes de escasos recursos, beca de alimentacin, padrinazgo educativo, fomento para el empleo, fondo de prstamos estudiantiles, fondo rotatorio de vivienda y fondo de prstamos de bienestar profesoral. En algunos de ellos la informacin se maneja en un sistema realizado hace 8 aos, y los otros se manejan de forma manual. En ambos casos existen necesidades crticas de informacin que ameritan la modernizacin de sus procesos a travs de la implantacin de un sistema de informacin con caractersticas que permitan su escalabilidad en el tiempo. Los sistemas que hoy se tienen para manejar procesos crticos deben estar en continua interface con algunos de los sistemas manejados en la Universidad del Valle, como son el Financiero, el SIRH (Recursos Humanos) y el SIRA(Registro Acadmico). Objetivo Creacin de un sistema de informacin que permita la gestin de la informacin del Restaurante y de la Seccin de Desarrollo Humano y Promocin Socioeconmica de la Universidad del Valle y que a su vez contribuyan con la consolidacin del Sistema de Informacin Institucional; este Sistema de Informacin debe cumplir con las especificaciones funcionales y tcnicas en el documento que se gener en conjunto con los usuarios finales del Servicio de Restaurante y de la Seccin de Desarrollo Humano y Promocin Socio Econmica y la OITEL, a finales de la vigencia 2008. Se propone desarrollar Sistemas de Informacin WEB integrados a otros sistemas de informacin de la Universidad que permitan brindar control centralizado y manejo distribuido y pertinente de la informacin relativa a los procesos y procedimientos efectuados en el Restaurante Universitario y en la seccin de Desarrollo Humano y Promocin Socioeconmica de la Universidad del Valle. Otras necesidades transversales al sistema de informacin deben ser involucradas como funcionalidades propias del producto, tales como: opciones de mantenimiento funcional de la aplicacin como son el manejo de reportes, del flujo de aprobacin, etc. y utilidades de consulta y auditora de la informacin. Alcance El Sistema de Informacin para la VBU permitir realizar una prestacin gil del servicio a: La Seccin de Desarrollo Humano y Promocin Socioeconmica para los siguientes procesos: Revisin de Derechos Econmicos, Subsidios y Becas de Alimentacin, Gestin para el fomento del empleo, padrinazgo, Gestin de los grupos estudiantiles, Gestin de las monitorias, y Fondo de Prstamo a los estudiantes. La Seccin de Bienestar Profesoral para los siguientes procesos: Fondo Rotatorio de Vivienda, y Fomento de Bienestar Profesoral, y Fondo de Prstamo a los Estudiantes. El Restaurante Universitario para los siguientes procesos: venta de tiquetes, planeacin de la produccin y almacn. Sin embargo en su etapa inicial, para permitir la realizacin de los anteriores procesos, se propone el desarrollo de los siguientes mdulos que integraran el sistema: -Revisin de derechos econmicos -Subsidios y Becas de Alimentacin -Fondo Rotatorio de vivienda -Fomento de Bienestar profesoral -Fondo de Prstamo a los estudiantes -Venta de Tiquetes -Planeacin de la Produccin -Almacn.

Permitir la aplicacin de la normativa vigente de los procesos y procedimientos que viabilizan y regulan la gestin interna en la Universidad desde la Vicerrectora de Bienestar Universitario. Esta herramienta permitir el acceso con diversos fines y condiciones a los entornos externos, internos e institucionales de la Universidad. Incluir indicadores de gestin que posibilitarn el seguimiento y la evaluacin social de los diversos miembros de la Comunidad Universitaria que se vean impactados. Ser realizado bajo la coordinacin de la Vicerrectora de Bienestar Universitario, reas de Restaurante y Desarrollo Humano, con la asesora e interventora permanente de la Oficina de Informtica y Telecomunicaciones - OITEL.

Justificacin Los beneficios redundarn en toda la comunidad Universitaria usuaria del sistema de informacin institucional dado que se tendran la posibilidad de actuar sobre el componente o componentes del SII de una manera oportuna y de calidad. Con estos sistemas de informacin se vern beneficiados todos los miembros de la comunidad universitaria (empleados pblicos - docentes- estudiantes, etc.) por ejemplo minimizando la realizacin de filas y el tiempo de espera en las mismas en lo referente al servicio del restaurante y permitiendo una mejor gestin, unificando criterios con otras dependencias y/o sistemas usados en las diferentes dependencias de la Universidad y mayor rapidez en la prestacin de los servicios respectivos. La Universidad, en su labor de convocar al bienestar de la comunidad universitaria, debe contribuir en su empeo por mejorar su participacin y fortalecer los mecanismos que den respuesta a que su integracin sea mayor. La misma Universidad, debe generar estrategias y herramientas de comunicacin por medio del dispositivo o sistema de informacin dinmico con que cuenta, para optimizar los canales de comunicacin, e incrementar la participacin de todas las unidades y dependencias. Es necesario tener un Sistema de Informacin optimizado, esto le permite a la institucin contar con informacin real y sistematizada en un corto tiempo; por otra parte reduce la repeticin de procesos. Se propone desarrollar Sistemas de Informacin WEB integrados a otros sistemas de informacin de la Universidad que permitan brindar control centralizado y manejo distribuido y pertinente de la informacin relativa a los procesos y procedimientos del Restaurante y del Desarrollo Humano de la Vicerrectora de Bienestar Universitario. La OITEL busca construir mecanismos de interconexin entre los diferentes Sistemas instalados que permiten mantener unificada la informacin relativa a la Comunidad Universitaria, mantenindola actualizada para cualquier unidad administrativa o acadmica que la requiera, provocando mejor desempeo y productividad en los procedimientos definidos para su funcionamiento.

1.2.4. Glosario Se proveer inicialmente un conjunto coherente y consistente de definiciones y trminos que se van a usar durante todo el proyecto y que permiten evitar interpretaciones inadecuadas y/o comunicacin ambigua entre los miembros del equipo del proyecto y los usuarios (ANEXO Glosario de Trminos). Este documento ser objeto de actualizacin durante todo el transcurso del proyecto. Deber convertirse en un registro final del proyecto.

Revisin Histrica Rev. Descripcin del Cambio 1 Creacin del documento Autor Beatriz E. Villegas Nstor H. Mera Documentos de Referencia Nro. Documento GE-SDHPS-REV_DER_ECON GE-SDHPS-SUB_Y_BEC GE-SDHPS-SIST-SUB_Y_BEC Descripcin Entrevista realizada al profesional encargado del proceso de revisin de derechos econmicos. Entrevista realizada al profesional encargado del proceso de adjudicacin de subsidios y becas de alimentacin. Entrevista realizada al profesional encargado del manejo del sistema actual para el registro de subsidios y becas de alimentacin adjudicados. Fecha 2008/10/30

Resumen Este documento describe los requerimientos funcionales del proyecto para el desarrollo del Sistema de Informacin, para el mdulo de gestin de desarrollo humano y promocin socioeconmica de la Vicerrectora de Bienestar Universitario. Ref. DATOS MAESTROS 1. 2. 3. El sistema debe permitir definir el tipo de documento de identidad del estudiante, que podr ser: tarjeta de identidad, cedula de ciudadana, pasaporte, cedula de extranjera, entre otros. El sistema debe permitir definir los barrios y municipios de Cali. El sistema debe permitir definir el estrato socioeconmico estipulado por el DANE, que puede ser: 1. Bajo-bajo, 2. Bajo, 3. Medio-bajo, 4. Medio, 5. Medio-alto, 6. Alto. 4. 5. 6. 7. El sistema debe permitir definir el aspecto fsico de la vivienda, los cuales son: terminado, en construccin, obra negra, remodelacin, otro. El sistema debe permitir definir quien asume las obligaciones econmicas en la casa: solicitante, padre, madre, cnyuge, otro. El sistema debe definir los tipos de vivienda que pueden ser: casa, apartamento, cuarto. El sistema debe permitir definir el tipo de solicitud ha diligenciar, que podr ser: I. Revisin de Derechos Econmicos y II. Subsidios y becas O O O O O O O Descripcin Cat.

Ref. de alimentacin. 8. 9.

Descripcin El sistema debe permitir definir los motivos por los cuales se solicitud la revisin de derechos econmicos. El sistema debe permitir definir los motivos por los cuales se aprueba la solicitud de derechos econmicos.

Cat.

O O O O O O O O O O

10. El sistema debe permitir definir los motivos por los cules se niega la rebaja de matrcula de la solicitud de revisin de derechos econmicos de un estudiante. 11. El sistema debe permitir definir los motivos por los cuales se aprueba el descuento de la matricula por revisin de derechos econmicos. 12. El sistema debe permitir definir los periodos asignados para la adjudicacin de subsidios y becas de alimentacin. 13. El sistema debe permitir definir el tipo de asignacin del beneficio el cual podr ser: subsidio de residencia, y beca de alimentacin. 14. El sistema debe permitir definir los motivos por los cuales se asigna una beca de alimentacin o subsidio, los cuales pueden ser: 15. El sistema debe permitir definir los motivos por los cuales se prorroga un beneficio a un estudiante, los cuales pueden ser: 16. El sistema debe permitir definir los motivos por los cuales se retira un beneficio al estudiante. 17. El sistema debe permitir habilitar la recepcin de solicitud de subsidios y becas de alimentacin por fecha de inicio y finalizacin. El sistema debe permitir definir el tiempo por semestres que dura el 18. beneficio de subsidio y beca de alimentacin, el cual podr ser: 1. Semestre, 2. Semestres, 3. Semestres, 4. Semestres, y 5. Semestres. REVISION DE DERECHOS ECONMICOS Ref. 19. Descripcin El sistema debe permitir al estudiante diligenciar el formato de Solicitud de Revisin de Derechos Econmicos del Valor de la Matrcula Financiera. El formato se compone de dos secciones: I. Informacin del Solicitante y II. Matricula financiera. La seccin I. Informacin del Solicitante debe contener los siguientes campos: Fecha de Solicitud, Cdigo del Estudiante, Apellidos y nombre completo, plan de estudio, cdigo del plan, registrar direccin actual, barrio y ciudad, telfono, otro telfono de contacto, motivo por el cual solicita la revisin de derechos

Cat. E

REVISION DE DERECHOS ECONMICOS econmicos, sustentacin de la solicitud, y relacin de los documentos que soportan la solicitud. Y la seccin II. Matricula Financiera, debe contener los siguientes campos: Motivo por el cual se aprueba o niega la rebaja de matrcula al estudiante y observaciones. El sistema a travs del formato de Solicitud de Revisin de Derechos Econmicos del Valor de la Matrcula Financiera I. Informacin del Solicitante debe permitir al estudiante registrar la fecha de Solicitud, 20. Cdigo del Estudiante, Apellidos y nombre completo, seleccionar el plan de estudio, seleccionar el cdigo del plan, registrar direccin actual, seleccionar el barrio y ciudad, registrar el telfono, otro telfono de contacto, seleccionar el motivo por el cual solicita la revisin de derechos econmicos, registrar la sustentacin de la solicitud, y la relacin de los documentos que soportan la solicitud. El sistema a travs del formato de Solicitud de Revisin de Derechos 21. Econmicos del Valor de la Matrcula Financiera II. Matricula Financiera, debe permitir seleccionar un motivo por el cual se aprueba o niega la rebaja de la matrcula y registrar mediante un campo de texto las observaciones respectivas. 22. El sistema debe permitir habilitar por fechas de inicio y finalizacin el tiempo de recepcin de la solicitud de revisin de derechos econmicos El sistema deber validar durante el envo de la solicitud, si en la informacin registrada por el estudiante se han registrado todos los 23. campos obligatorios, y los que son numricos no tienen otro tipo de caracteres registrados, en caso de que las validaciones sean verdaderas, mostrar un mensaje indicando que la solicitud ha sido procesada exitosamente, sino que ha ocurrido un error. El sistema deber validar durante el envo de la solicitud, si el 24. estudiante ha solicitado anteriormente una revisin de derechos econmicos, y si es as, el sistema deber mostrar un mensaje indicando que no es posible realizar otra revisin. 25. El sistema deber asignar el estado en proceso a la solicitud diligenciada por el estudiante. 26. El sistema debe permitir al funcionario encargado marcar que el estudiante ha entregado los documentos requeridos para que se inicie el proceso de asignacin de casos a los trabajadores sociales. 27. El sistema deber cambiar al estado tramitada la solicitud diligenciada por el estudiante si esta ha sido marcada por el funcionario indicando que todos los documentos han sido entregados. 28. El sistema debe permitir al jefe de seccin asignar a los trabajadores sociales, las solicitudes de revisin de derechos econmicos que se encuentran en estado tramitadas para la rebaja de matrcula, es decir

O E

O E

REVISION DE DERECHOS ECONMICOS aquellas solicitudes que han completado su proceso y que tienen marcado los documentos anexados. El sistema debe permitir consultar y filtrar las solicitudes de revisin de 29. derechos econmicos diligenciadas por los estudiantes, de acuerdo a los siguientes criterios: estado en proceso, tramitadas, permitiendo conocer el total de solicitudes de cada estado. 30. El sistema debe permitir al funcionario encargado asignar las solicitudes que han completado su proceso y tienen marcado que los documentos han sido anexados. 31. El sistema debe permitir al trabajador social diligenciar el formato Informe de Visita Domiciliaria el cual se compone de: I. Informacin socioeconmica, II. Caractersticas de la Vivienda y III. Observaciones El sistema debe permitir a travs del formato Informe de Visita Domiciliaria I. Informacin Socioeconmica registrar la siguiente informacin: 1.1 Obligaciones econmicas, donde se podr seleccionar 32. quien asume las obligaciones econmicas en la casa, si es otro, ingresar quien, 1.2 Estrato DANE, donde se podr seleccionar el estrato, marcar (si, no) si paga arriendo, ingresar el valor del arriendo, marcar si cubre: cuarto, alimentacin, otros e indicar cuales, 1.4 Fuentes de ingreso del solicitante, en donde deber seleccionarlas. El sistema debe permitir a travs del formato Informe de Visita 33. Domiciliaria II. Caractersticas de la Vivienda, seleccionar el tipo de vivienda, seleccionar el aspecto fsico (en caso de seleccionar otro, especificar cul), y seleccionar si el cuarto es compartido o no, en caso de que si deber poder especificar con cuntas personas El sistema debe permitir a travs del formato Informe de Visita 34. Domiciliaria II. Caractersticas de la Vivienda, seleccionar el tipo de vivienda, seleccionar el aspecto fsico (en caso de seleccionar otro, especificar cul), y seleccionar si el cuarto es compartido o no, en caso de que si deber poder especificar con cuntas personas. 35. El sistema debe permitir a travs del formato Informe de Visita Domiciliaria III. Observaciones Generales, registrar en un campo de texto las observaciones que el trabajador social considere necesarias. El sistema debe permitir filtrar y realizar bsquedas a travs de los 36. siguientes criterios: por cdigos de admisin, estrato socioeconmico, tipo de situacin, montos de valor de la matrcula, nmero de descuentos realizados, facultades y programas acadmicos. 37. El sistema deber permitir consultar el nmero de estudiantes que fueron reliquidados y clasificarlos por cdigo, facultad, programa acadmico y/o estrato socioeconmico. 38. El sistema debe permitir elaborar un cronograma para controlar las E

E E

REVISION DE DERECHOS ECONMICOS entrevistas que se realizan durante el estudio de las solicitudes. 39. El sistema debe permitir registrar mediante un formato la informacin del anlisis realizada por el trabajador social. ADJUDICACIN DE SUBSIDIOS Y BECAS DE ALIMENTACIN Ref. 40. 1 41. Descripcin El sistema debe permitir diligenciar el formato de solicitud de El sistema debe permitir al trabajador social diligenciar el formato Informe de Visita Domiciliaria el cual se compone de: I. Informacin socioeconmica, II. Caractersticas de la Vivienda y III. Observaciones El sistema debe permitir a travs del formato Informe de Visita Domiciliaria I. Informacin Socioeconmica registrar la siguiente informacin: 1.1 Obligaciones econmicas, donde se podr seleccionar quien asume las obligaciones econmicas en la casa, si es otro, ingresar quien, 1.2 Estrato DANE, donde se podr seleccionar el estrato, marcar (si, no) si paga arriendo, ingresar el valor del arriendo, marcar si cubre: cuarto, alimentacin, otros e indicar cuales, 1.4 Fuentes de ingreso del solicitante, en donde deber seleccionarlas. El sistema debe permitir a travs del formato Informe de Visita Domiciliaria II. Caractersticas de la Vivienda, seleccionar el tipo de vivienda, seleccionar el aspecto fsico (en caso de seleccionar otro, especificar cul), y seleccionar si el cuarto es compartido o no, en caso de que si deber poder especificar con cuntas personas. El sistema debe permitir a travs del formato Informe de Visita Domiciliaria III. Observaciones Generales, registrar en un campo de texto las observaciones que el trabajador social considere necesarias. El sistema debe permitir registrar la adjudicacin de los subsidios y becas a un estudiante por primera vez, mediante el cual se deben poder mostrar ingresando el cdigo o nombre del estudiante, los datos bsicos tales como: nombre del estudiante, cdigo, plan de estudios, semestre, nmero de materias que cursa, promedio, lugar de procedencia, lugar de residencia, direccin, con quien vive, valor de la matrcula. El sistema debe permitir durante la adjudicacin de subsidios y becas marcar el (los) beneficio(s) asignados, los cuales podrn ser: subsidio de residencia, y/o beca de alimentacin, marcar las ayudas con las que cuenta actualmente, y seleccionar el tiempo por el cual dura cada beneficio asignado. En caso de que se marque como E Cat. E

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46.

beneficio el subsidio, el sistema deber mostrar el valor a recibir mensualmente, el total por semestre y el total de todos los semestres. El sistema debe permitir registrar la prrroga de Subsidios y Becas de Alimentacin a un estudiante, mediante el cual al ingresar el cdigo, nmero de documento o nombre del estudiante, se debern mostrar los beneficios que tiene el estudiante, y la fecha de inicio y de finalizacin de cada uno. Para el caso del subsidio se deber mostrar el valor de la cuota recibida mensualmente, y el valor total de acuerdo al tiempo que dur., El sistema debe permitir al gestionar la prrroga de Subsidios y Becas de Alimentacin marcar el beneficio que se va a prolongar, seleccionar junto a cada beneficio la causa por la cual ser prolongado, el tiempo de duracin y registrar mediante un campo de texto las observaciones que se deseen sobre la renovacin de los beneficios. El sistema debe permitir registrar el retiro de Subsidios y Becas de alimentacin a un estudiante, mediante el cual al ingresar el cdigo, nmero de documento o nombre del estudiante, El sistema debe permitir al estudiante la actualizacin de sus datos personales. El sistema debe permitir consultar las solicitudes de subsidios y becas de alimentacin por tipo de solicitud, si es: subsidios, becas o subsidios y becas. El sistema debe permitir consultar y filtrar los estudiantes que tienen beneficios asignados por tipo de beneficio, por plan acadmico, y por estrato socioeconmico. El sistema debe mostrar un mensaje de alerta que indique los nombres de los estudiantes que han finalizado el beneficio de subsidio.

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48.

49. 50. 51.

E O E

52.

53.

COMUNICACIN CON OTROS SISTEMAS Ref. Descripcin 54. El sistema debe permitir comunicacin con todas las reas de la seccin de desarrollo humano y promocin socioeconmica. El sistema debe permitir comunicacin con el sistema de planeacin de 55. la universidad (SIPI) para acceder a la informacin diligenciada por el estudiante en la Encuesta de Caractersticas Socioeconmicas de los Estudiantes Admitidos. 56. El sistema debe permitir comunicacin con el sistema de matrcula financiera (MATFIN) para consultar el valor de la matrcula del Cat. O

O O

estudiante y para el envo del reporte de los estudiantes que tiene aprobada la rebaja de la matrcula. 57. El sistema debe permitir comunicacin con el sistema de recursos humanos para consultar si el estudiante trabaja en alguna monitoria dentro de la universidad. 58. El sistema debe permitir comunicacin con el sistema de registro acadmico (SIRA) para consultar el promedio del estudiante y el nmero de crditos matriculados. REPORTES Ref. Descripcin Cat. El sistema debe permitir generar e imprimir el listado de los estudiantes que han sido aprobados para obtener la rebaja de matrcula financiera o 59. que les fue adjudicados subsidios y/o becas de alimentacin, el cual debe contener los siguientes campos: cdigo, nombre, plan de estudio, tipo de situacin, valor de la matricula inicial, y valor final de la matrcula. El sistema debe permitir generar e imprimir el listado de los estudiantes que les fue adjudicados subsidios y/o becas de alimentacin, el cual 60. debe contener los siguientes campos: cdigo, nombre completo, plan de estudio, tipo de situacin, beneficio adjudicado (subsidio y/o beca de alimentacin), valor a recibir y tiempo de duracin (cantidad de semestres). El sistema debe permitir generar e imprimir un cuadro donde se 61. muestre la siguiente informacin de los estudiantes que tienen la rebaja de matrcula aprobada: programa acadmico, ao de ingreso, y total de estudiantes. El sistema debe permitir generar e imprimir un cuadro donde se muestre la siguiente informacin de los estudiantes que tienen subsidios 62. y/o beca de alimentacin aprobados: programa acadmico, ao de ingreso, tipo de beneficio (subsidio, beca, o ambos) y el total de estudiantes. 63. El sistema debe permitir generar mediante un grfico de barras el porcentaje de los estudiantes que tienen aprobada la rebaja de matrcula financiera por motivos de solicitud. El sistema debe permitir generar mediante un grfico de tortas el porcentaje por ao de ingreso de los estudiantes a los cuales se les aprob la rebaja de matrcula. 1. Gestionar Almacn Revisin Histrica Rev. Descripcin del Cambio Autor Fecha O

64.

Creacin del documento

Beatriz E. Villegas Nstor H. Mera Mariela Calero

2008/10/30

Documentos de Referencia Nro. Documento Descripcin GE-SIRU-ALM Resumen Este documento describe requerimientos funcionales del proyecto SIRU para el mdulo de produccin del Restaurante Universitario. Ref. DATOS MAESTROS 1. El sistema debe permitir definir las clases de alimentos as: carnes, abarrotes, verduras, pulpas y los suministros. Cada clase se compone de los siguientes campos: cdigo, nombre. El cdigo debe ser la letra inicial de la clase, es decir carnes->C, verduras ->V, etc. El sistema debe permitir definir los grupos de alimentos por cada clase de alimento, los cuales pueden ser: Para las carnes: carne de res, carne de cerdo, carne de pescado, pollo, procesado de pollo, procesado de cerdo. 2. Para los abarrotes: granos, pastas etc. Para los suministros: artculos de aseo, y desechables. Cada grupo se compone de los siguientes campos: cdigo de la clase de alimentos, cdigo del grupo, y nombre. El cdigo del grupo corresponde a un nmero de tres cifras. 3. El sistema debe permitir definir los alimentos para cada grupo segn su clase as: Para la clase de las carnes: Grupo cortes de cerdo: pernil, etc. Grupo cortes de pollo: contramuslos, muslos, vsceras, etc. Grupo cortes de res: bola de pierna, pecho de res, etc. Grupo procesados de cerdo: chorizo Grupo procesados de pollo: filete Para la clase abarrotes: O O O Descripcin Cat. Entrevista realizada al profesional encargado del rea de Almacn del Restaurante Universitario.

Ref.

Descripcin Grupo de los granos: frijoles, lentejas, etc. Cada alimento se compone de los siguientes campos: cdigo de la clase, cdigo del grupo, cdigo del alimento, descripcin, unidad de medida.

Cat.

4.

El sistema debe permitir definir la tabla bsica de unidades de medida y sus respectivas conversiones. Esta tabla se compone de los siguientes campos: El sistema debe permitir definir los periodos para las contrataciones, los cuales podrn ser: mensual, bimensual, trimestral, semestral y anual.

5.

PEDIDO Ref. 6. Descripcin El sistema debe permitir crear, modificar y consultar la ficha tcnica para cada una de las materias primas del almacn, la cual debe contener la siguiente informacin: nombre del producto, calidad, caractersticas, requisitos, empaque y presentacin. El sistema debe permitir consultar el formato de necesidades por grupo de alimentos elaborado por produccin. El sistema deber calcular por medio del formato de necesidades por grupos de alimentos si la cantidad requerida de cada alimento se encuentra en el almacn, y mostrar como resultado la cantidad almacenada y la faltante. El sistema debe permitir registrar, consultar y modificar informacin de los comisionistas que se presentan a la convocatoria para la contratacin de la compra de alimentos. Debe contener los siguientes campos: Nombre, telfono, direccin y una tabla que contenga las siguientes columnas: Nombre del alimento, valor sin IVA, IVA, valor total y porcentaje de comisin. El sistema debe permitir diligenciar el formato de contratacin para un periodo determinado por clases de alimentos, es decir que debe permitir seleccionar la clase de alimentos, que puede ser: verduras, pulpas, carnes y abarrotes. Este formato se compone de los siguientes campos: clase de alimento, periodo, total de la compra (precio total sin IVA), IVA, y una tabla que contiene las siguientes columnas: producto, unidad de medida, cantidad a comprar, precio unitario sin IVA, precio total sin IVA, precio unitario con IVA, precio total con IVA. El sistema en el formato de contratacin, deber sumar y totalizar las columnas correspondientes a: precio unitario sin IVA, precio total sin Cat. E

7.

8.

9.

10.

11.

PEDIDO IVA, precio unitario con IVA, precio total con IVA. El sistema debe permitir generar el formato de contratacin total de alimentos, una vez se ha diligenciado cada formato por clase de alimento. Este formato se compone de los siguientes campos: periodo programado, total de la compra (precio sin IVA), IVA, y una tabla que contiene las siguientes columnas: clase de alimento, alimentos clasificados por grupo, valor total sin IVA, valor total del IVA, valor total con IVA. El sistema debe permitir listar los precios de los alimentos de las contrataciones por clases y grupos de alimentos, indicando el precio, IVA y comisin. El sistema debe permitir consultar las contrataciones realizadas por mes. El sistema debe permitir calcular los das de entrega de los pedidos, teniendo en cuenta la base de datos de los proveedores, la disponibilidad presupuestal y la programacin. El sistema debe permitir diligenciar el formato de pedido por clases de alimentos, el cual debe contener los siguientes campos: Clase de Alimento, No de Pedido, periodo, fecha de solicitud, y una tabla con las siguientes columnas: Fecha en la que debe llegar, nombre del alimento, unidad de medida, cantidad pedida, cantidad recibida, nombre del Proveedor, nombre del contacto. Adems al finalizar la tabla se debe poder registrar la siguiente informacin: solicitado por (profesional de produccin,), pedido por (profesional de almacn), aprobado por (jefe de seccin) y recibido por (auxiliar de suministros). El sistema debe permitir diligenciar el formato de solicitud de compras, el cual debe contener la siguiente informacin: No de Solicitud, Fecha de solicitud, rea, y una tabla que contenga las siguientes columnas: articulo, unidad, cantidad, valor unitario, valor total, y un cuadro de texto para registrar observaciones. El sistema debe almacenar consultar los pedidos realizados por mes. El sistema debe permitir consultar y filtrar los pedidos realizados, de acuerdo a los siguientes criterios: por fechas de pedido, por fechas de recepcin, y por clases y grupos de alimentos. El sistema debe permitir registrar los datos bsicos de un proveedor, como el nombre, telfono, direccin, y permitir registrar los alimentos que suministra este proveedor en una tabla, la cual debe contener los siguientes campos: Nombre del alimento, cantidad, unidad de medida, valor unitario sin

12.

13. 14. 15.

E E E

16.

17.

18. 19. 20.

O E E

PEDIDO IVA, valor del IVA, valor total con IVA. Al finalizar las columnas de valores, el sistema deber sumar y totalizar cada una de ellas. El sistema debe permitir consultar por grupos de alimentos en orden ascendente los precios y proveedores que los suministran, a travs de una tabla que contiene las siguientes columnas: nombre del alimento, unidad de medida, cantidad, valor sin IVA, valor del IVA, valor total con IVA, nombre del proveedor, y contacto.

21.

RECEPCION DE LA MERCANCIA Ref. 22. Descripcin El sistema debe permitir diligenciar el formato de recepcin de pedido por cada una de las clases de alimentos: carnes, abarrotes, verduras y pulpas. Este formato debe contener las siguientes columnas: El sistema debe permitir diligenciar la nota de recepcin de pedido, la cual debe contener la siguiente informacin: nmero de la nota de recepcin, fecha de diligenciamiento, y una tabla con los siguientes campos: nombre del alimento, cantidad, precio, proveedor. El sistema debe permitir diligenciar el formato de seguimiento de fechas de consumo y vencimiento de productos de almacenamiento seco, el cual debe contener una tabla con los siguientes campos: nombre del producto, proveedor, fecha de recibo de mercanca, cantidad total recibida, unidad de medida, fecha de vencimiento, registro sanitario, fecha de consumo, cantidad consumida, cantidad restante almacenada. Al finalizar debe permitir registrar la firma del auxiliar que despacha, firma del auxiliar que recibe, y firma del jefe de almacn. El sistema debe permitir parametrizar las causas de devolucin de un producto a un proveedor, las cuales pueden ser: El sistema debe permitir parametrizar las soluciones posibles para la devolucin de un producto, las cuales pueden ser: El sistema debe permitir diligenciar el formato de devolucin de productos, el cual se compone de: Fecha, Consecutivo, Nombre del Proveedor, Telfono, Nombre del Producto, Fecha de Recibo, Cantidad solicitada, Costo Cantidad Solicitada, Cantidad Recibida, Costo Cantidad Recibida, No de Factura, Fecha de Devolucin, Cantidad devuelta, Costo Cantidad Devuelta, Causa, Solucin, Observaciones, Nombre de quien entrega, nombre de quien recibe, y Nombre de quien autoriza. Cat. E

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E E

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SALIDA DE LA MERCANCIA Ref. 28. Descripcin El sistema debe permitir consultar la nota de pedido de alimentos emitida por produccin, permitiendo diligenciar los siguientes campos: despacho, adiciones, devoluciones, devuelto, utilizado y valor unitario promedio El sistema debe calcular por materia prima si la cantidad requerida se encuentra en el almacn. El sistema debe permitir consultar, aprobar e imprimir formato de adiciones materia prima diligenciado por produccin diariamente. Estas adiciones debern ser aprobadas por el funcionario autorizado para ello. El sistema debe calcular por insumo lo que se ha utilizado en un da con base en los campos diligenciados en la nota de pedido los cuales corresponden a: despacho, adicin y devuelto, y mostrar la cantidad total por alimento que ha sido despachada. El sistema debe permitir calcular el costo de la produccin diaria con base en la nota de pedido para un da determinado. Cat. E

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32.

AJUSTE DE INVENTARIO Ref. 33. Descripcin El sistema debe permitir definir el tipo de ajuste de inventario, los cuales podrn ser: sobrante, faltante, o baja. El sistema debe permitir parametrizar los motivos por tipo de ajuste por los cuales se da de baja un alimento, estos podrn ser: prolongado tiempo que permanecieron en los cuartos fros por receso acadmico-administrativo, mltiples frituras que han afectado sus propiedades organolpticas, sufrieron drsticos cambios organolpticos que las imposibilita, por el prolongado periodo de conservacin a que se sometieron, entre otros. El sistema debe permitir imprimir y posteriormente diligenciar el formato para realizar el cierre de inventario fsico. El sistema debe permitir realizar el cierre mensual de inventario. El sistema debe permitir realizar auditora de cierre mensual de inventario vs cierre fsico de inventario. El sistema debe permitir diligenciar el formato de solicitud de ajuste Cat. O

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35. 36. 37. 38.

E E E E

AJUSTE DE INVENTARIO de inventario, el cual debe permitir registrar la siguiente informacin: fecha, cdigo, articulo, unidad de medida, cantidad, precio unitario, precio total, permitir seleccionar el tipo de ajuste (si es sobrante, faltante u otro) y de acuerdo al tipo de ajuste permitir seleccionar el motivo. Adems de un campo de texto para registrar observaciones adicionales. Al finalizar debe permitir registrar los nombres y firmas: solicitado por (profesional de produccin), pedido por (profesional de almacn), aprobado por (jefe de seccin), recibido por (auxiliar de suministros). 39. El sistema debe permitir consultar los alimentos que han sido ajustados de acuerdo a los siguientes criterios: por alimentos, tipos de ajuste, motivos, y fechas. E

REPORTES Ref. Descripcin El sistema debe permitir generar el costo mensual y acumulado de consumos, das de servicio y usuarios por cada mes del ao, el cual debe contener un comparativo con la siguiente informacin por mes: das de servicio, usuarios, costo total de consumo por cada da del mes de abarrotes, carnes, verduras, pulpas y suministros y el total. Adems deber mostrar un total acumulado con el nmero total de das de servicio, de usuarios, y el total de consumo por abarrotes, carnes, verduras, pulpas y suministros. El sistema debe permitir generar el costo diario de materias primas, el cual debe contener una tabla con la siguiente informacin: fecha, da, total de usuarios, total de materia prima utilizada, costo promedio por plato. Al finalizar se deber totalizar cada una de las columnas, es decir el sistema deber calcular el total de das de servicio, el total de usuarios, el total del costo de la materia prima y con base en ello el costo promedio por plato. Tambin deber mostrar un cuadro resumen con el promedio de usuarios por da, y el costo promedio diario de materias primas. El sistema debe permitir generar el informe semanal de recibo de materias primas, en el que se debe mostrar una relacin de todos los proveedores, las facturas recibidas con su valor correspondiente y se indica si el proveedor ha cumplido a cabalidad con lo acordado. El sistema debe permitir generar el informe de inventario mensual indicando los faltantes, sobrantes, bajas, reajustes realizados y cierre de inventario. El sistema debe permitir generar el informe de precios de contratacin por cada una de los grupos de alimentos. Cat.

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E E

2. Gestionar Produccin Revisin Histrica Rev. Descripcin del Cambio 1 Creacin del documento Autor Beatriz E. Villegas Mariela Calero Nstor H. Mera Documentos de Referencia Nro. Documento Descripcin Resumen Este documento describe los requerimientos funcionales del proyecto SIRU para el mdulo de produccin del Restaurante Universitario. Formato Fecha 2008/10/30

Ref. 1. 2. 3.

Descripcin El sistema debe permitir definir los mens. Cada men contiene los siguientes campos: cdigo del men, nombre, y platos. El sistema debe permitir definir los platos de un men. Cada plato contiene los siguientes campos: tipo de plato, cdigo de la receta, y nombre de la receta. El sistema debe permitir definir los tipos de platos del men, los cules son: sopa, ensalada, arroz, principio y jugo.

Cat.

DATOS MAESTROS E O E

PLANEACIN DE LA PRODUCCIN El sistema debe permitir registrar, modificar y eliminar recetas. Cada receta debe contener los siguientes campos: cdigo de la receta, plato, nombre de la receta, cantidad de porciones, y una tabla que contiene los siguientes campos: cdigo del ingrediente, nombre del ingrediente, cantidad requerida, unidad de medida, valor unitario promedio, y al finalizar la tabla un campo para la preparacin. El sistema debe permitir asociar a cada receta un tipo de plato. El sistema debe permitir registrar, modificar y eliminar mens, permitiendo asociar los platos a cada men. El sistema deber validar al asignar a un plato a un men, que a ste no se le asignen dos platos del mismo tipo. En caso tal deber mostrar un mensaje indicando que no es posible asignar dos platos del mismo tipo a un men. El sistema debe permitir generar en pantalla el formato de Solicitud de Men Mensual, el cual debe contener los siguientes campos: Mes a programar, Fecha de Inicio y Fin del Mes, y cuatro cuadros que permitan diligenciar el formato de Solicitud de Men Semanal. El sistema debe permitir generar en pantalla el formato de Solicitud de Men Semanal (Ver Anexo No 1) el cual debe contener los siguientes campos: Fecha de inicio y fin de la semana, y un cuadro que contiene: Tipo de plato (sopa, arroz, carne, principio, ensalada y jugo), cdigo de la receta del plato, cada da de la semana con la fecha, y dentro de la informacin de cada da, debe aparecer el nmero de la nota de pedido (NP), cdigo del men, y nmero de usuarios programados (UP).

4.

5. 6.

E E

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9.

El sistema debe permitir diligenciar el formato de Solicitud de Men 10. Semanal mediante el cual se debe poder registrar la fecha de inicio y fin de la semana, mostrar el nmero de la nota de pedido (NP), registrar el cdigo del men, y el nmero de usuarios programados (UP).

11. El sistema debe permitir consultar y modificar el formato de Solicitud de Men Semanal. 12. El sistema deber generar ascendente y consecutivamente el nmero a cada Nota de Pedido El sistema debe permitir generar en pantalla el formato de Necesidad mensual de Alimentos con base en la informacin que se obtendr de la planeacin diaria de los mens contenida en el formato de Solicitud de 13. Men Mensual. Este formato se compone de los siguientes campos: Mes Programado, Clase de alimento, grupo de alimento, nmero de usuarios programados y una tabla que contiene las siguientes columnas: cdigo del ingrediente, nombre del ingrediente, cantidad requerida para 1000 personas, unidad de medida, y cantidad total requerida (de acuerdo al nmero de usuarios programados). 14. El sistema al generar el formato de Necesidad mensual de Alimentos deber mostrar el mes al que corresponde, y los alimentos por clases y grupos. El sistema al generar el formato de Necesidad mensual de Alimentos 15. deber sumar y totalizar las cantidades de cada ingrediente con base en el men, y nmero de usuarios programados que se encuentra especificado en el formato de Solicitud mensual de Alimentos El sistema deber permitir generar en pantalla el formato de Nota de Pedido a partir de la Solicitud de Men Semanal por cada men programado. Este formato se compone de los siguientes campos: Nmero de la nota de pedido, men, plato (tipo de plato, cdigo y 16. nombre de la receta), nmero de usuarios programados, y una tabla que contenga los siguientes campos: cdigo del ingrediente, nombre del ingrediente, cantidad requerida, unidad de medida, despacho, adicin, devolucin, y cantidad utilizada. Al finalizar deber mostrar los siguientes campos: Solicitado por (Profesional encargado de produccin), Vo Bo (Jefe de Seccin), y Realizado por (Oficina de sistemas). El sistema al permitir generar la Nota de Pedido a partir de la Solicitud de Men Semanal deber mostrar el nmero de la nota de 17. pedido, la fecha, el men programado, y por cada plato: el cdigo y nombre de la receta, el nmero de usuarios programados, y listar en una tabla para cada plato: el cdigo y nombre del ingrediente, cantidad requerida, y unidad de medida, de acuerdo a los usuarios programados. 18. El sistema debe permitir consultar, modificar y enviar notas de pedido al almacn. Los campos que se podrn modificar son: los platos del men, y el nmero de usuarios programados. 19. El sistema deber calcular en la Nota de Pedido la cantidad requerida de cada ingrediente por plato con base en el nmero de usuarios programados y las porciones registradas en cada receta

E E

E O

correspondiente. 20. El sistema debe permitir mostrar la tabla nacional de composicin de alimentos. La cual se compone de los siguientes campos: cdigo del ingrediente, nombre del ingrediente, tipo El sistema debe permitir generar en pantalla el anlisis nutricional de cada plato del men. Este debe mostrar la siguiente informacin: Cdigo del Men, y una tabla que contiene los siguientes campos: Plato (Sopa, 21. Arroz, Carne, Principio, Ensalada, Jugo), Cdigo del Plato, Nombre del Plato, Caloras, Protenas, Carbohidratos, y Grasa. Adems deber mostrar un cuadro resumen que muestre el porcentaje de protenas, carbohidratos y grasas de todo el men. El sistema al permitir generar en pantalla el anlisis nutricional de cada 22. plato del men, deber sumar y totalizar las siguientes columnas: Caloras, Protenas, Carbohidratos y Grasa, permitiendo conocer el total aportado. El sistema al permitir generar en pantalla el anlisis nutricional de cada 23. plato del men deber mostrar un grfico en forma de torta con la distribucin porcentual de los nutrientes por men (porcentaje de protenas, carbohidratos y grasas). Cada porcentaje deber estar representado por un color diferente. El sistema debe calcular el costo del men diario programado y real por 24. unidad. El costo del men programado se calcula con base en el nmero de usuarios programados y el real se calcula de acuerdo al nmero de almuerzos reales descontados a los usuarios en los comedores. El sistema debe permitir diligenciar el formato de Devolucin de Alimentos procesados, el cual debe contener la siguiente informacin: 25. Fecha de recibo de mercanca, cantidad total recibida, unidad de medida, fecha mxima de consumo, cantidad consumida, cantidad restante almacenada. Al finalizar debe permitir registrar la firma del auxiliar que despacha, firma del auxiliar que recibe, y firma del jefe de almacn. REPORTES 26. Informe estadstico mensual de nmero de Usuarios promedio diario. Anexo 1: Solicitud de Mens Mensual Solicitud de Mens Mensual Mes: Solicitud de Men Semana 1 Fecha de Inicio: Fecha de Fin: E O E

Solicitud de Men Semana 2

Solicitud de Men Semana 3 ANEXOS No 2: Solicitud de Men Semanal Plato C d i g o SOPA ARROZ CARNE PRINPICIO ENSALADA JUGO Lunes # NP Men UP C Martes d i g o # NP Men C d i g o

Solicitud de Men Semana 4 Mircoles # NP Men UP C d i g o Jueves # NP Men UP C d i g o Viernes # NP Men UP

Anexo 3: Formato de Necesidad de Alimentos FORMATO DE NECESIDAD MENSUAL DE ALIMENTOS Mes Programado: Clase de Alimento: Grupo de Alimento: Cdigo del Alimento Nombre Cant. Requerida para 1000 Usuarios Unidad Cantidad Requerida de Programada Medida Usuarios Programados:

Grupo de Alimento: Cdigo del Alimento Nombre Cant. Requerida para 1000 Usuarios Unidad Cantidad Requerida de Programada Medida

3. Gestionar Usuarios Revisin Histrica Rev. Descripcin del Cambio 1 Creacin del documento Documentos de Referencia Nro. Documento Descripcin GE-SIRU-SIST Entrevista realizada al profesional encargado del manejo del sistema, del registro de usuarios, del proceso de recaudo y de venta de tiquetes. Autor Beatriz E. Villegas Fecha 2008/10/30

Resumen Este documento describe los requerimientos funcionales del proyecto SIRU para el mdulo de gestionar usuarios del Restaurante Universitario. Ref. DATOS MAESTROS El sistema debe permitir definir los estamentos a los cules deber pertenecer un usuario del comedor, los cuales podrn ser: 01. Estudiantes con bono negociado, 02. Representantes estudiantiles, 03. Estudiantes con EX 006 y 009 (hijo trabajador oficial), 04.Estudiantes de Pregrado, 05. Estudiantes con beca de alimentacin, 06. Empleados pblicos docentes, 07. Empleados pblicos no docentes, 08. Trabajadores oficiales, 09. Estudiantes Ex 010, 010. Estudiantes de postgrado, 011.Estudiantes de pregrado monitores, 012. Estudiantes de postgrado asistentes, 013. Particulares, 014. Jubilado oficial, y 015. Jubilado Pblico Descripcin Cat.

1.

GESTIONAR USUARIOS 2. 3. El sistema debe permitir registrar y modificar un precio de tiquete por estamento. El sistema debe permitir asignar o modificar un estamento a un usuario del comedor. El sistema debe permitir registrar, actualizar y consultar los datos bsicos de los usuarios del comedor por estamento al que pertenezcan. Para el caso de los estudiantes de pregrado y postgrado que se encuentre activos deber poder realizarse a travs del Sistema de Acadmico (SRA), y para el caso de los empleados, jubilados, monitores, Registro y asistentes de docencia deber poder realizarse a travs del Sistema de Informacin de Recursos Humanos (SIRH). El sistema deber realizar la actualizacin automtica de becas de E E

4.

5.

Ref.

Descripcin alimentacin desde la Seccin de Desarrollo Humano y Promocin Socioeconmica.

Cat.

6. 7. 8. 9.

El sistema deber realizar la actualizacin automtica de los bonos de alimentacin negociados desde el rea de matrcula financiera. El sistema debe permitir parametrizar los estados de un usuario del comedor, los cuales podrn ser: activo o inactivo. El sistema debe permitir parametrizar las razones por las que un usuario se cambia a un estado a otro. El sistema debe permitir marcar a un usuario del comedor como activo o inactivo. Para ambos casos, se deber poder seleccionar la razn por la cual se cambia a dicho estado.

O O O E

10. El sistema debe permitir manejar varios perfiles de usuario, y permitir a los funcionarios ingresar a travs de un nombre de usuario y contrasea. 11. El sistema deber consultar los usuarios a los que se les ha modificado su estado. El sistema deber permitir consultar el estado en el que se encuentra un 12. usuario, de acuerdo a los siguientes criterios: por cdigo o nmero de documento de identidad, por nombre del usuario del comedor, por fecha, o estado. 13. El sistema debe permitir consultar el registro de todos los cambios que tienen los usuarios. COMUNICACIN CON OTROS SISTEMAS 1. El sistema debe permitir al Sistema de Registro Acadmico consultar la informacin de los estudiantes que se encuentran activos cada semestre. El sistema debe permitir al Sistema de Recursos Humanos consultar la informacin de los empleados y funcionarios que ingresan a laborar, o se retiran de la universidad. El sistema debe permitir al Sistema de Matricula Financiera consultar la informacin de los estudiantes que negocian el bono para el restaurante universitario.

E E

2.

3.

REPORTES

4.

El sistema debe permitir generar el reporte de los usuarios que se encuentran activos o inactivos, para ello deber mostrar los siguientes campos: estamento, cdigo o nmero de documento de identidad, y nombre completo. 4. Gestionar Recaudo

Revisin Histrica Rev. Descripcin del Cambio 1 Creacin del documento Autor Beatriz E. Villegas Mariela Calero Nstor H. Mera Documentos de Referencia Nro. Documento GE-SIRU-SIST Descripcin Entrevista realizada al profesional encargado del manejo del sistema, del registro de usuarios, del proceso de recaudo y de venta de tiquetes. Fecha 2008/10/30

Resumen Este documento describe los requerimientos funcionales del proyecto SIRU para el mdulo de gestionar recaudo del Restaurante Universitario. Ref. Datos Maestros El sistema debe permitir definir los estamentos a los cules deber pertenecer un usuario del comedor, los cuales podrn ser: 01. Estudiantes con bono negociado, 02. Representantes estudiantiles, 03. Estudiantes con EX 006 y 009 (hijo trabajador oficial), 04.Estudiantes de Pregrado, 05. Estudiantes con beca de alimentacin, 06. Empleados pblicos docentes, 07. Empleados pblicos no docentes, 08. Trabajadores oficiales, 09. Estudiantes Ex 010, 010. Estudiantes de postgrado, 011.Estudiantes de pregrado monitores, 012. Estudiantes de postgrado asistentes, 013. Particulares, 014. Jubilado oficial, y 015. Jubilado Pblico Descripcin Cat.

1.

VENTA DE TIQUETES 2. El sistema debe permitir registrar la venta de tiquetes a un usuario por cdigo o nmero del documento de identidad (segn el estamento al que pertenezca) y mostrar en pantalla los siguientes campos: Fecha y hora de Venta, Cdigo de Usuario (cdigo del estudiante o nmero del documento de identidad segn el estamento al que pertenezca), nombre del usuario, estamento, valor del tiquete, la cantidad comprada, valor

total de la compra, cantidad entregada, devolucin. El sistema debe mostrar automtica en pantalla durante la venta de tiquetes, luego de ingresar el cdigo o nmero del documento del usuario los siguientes campos: Fecha y hora de venta, Cdigo de Usuario (cdigo del estudiante o nmero del documento de identidad segn el estamento al que pertenezca), nombre del usuario, estamento, valor del tiquete. El sistema debe permitir registrar durante la venta de tiquetes la cantidad de tiquetes a comprar y calcular automticamente el valor total de la compra. El sistema debe permitir registrar durante la venta de tiquetes la cantidad de dinero entregada, y calcular automticamente la devolucin del mismo. El sistema deber permitir al registrar la venta imprimir el tiquete, el cual debe contener los siguientes campos: Fecha y hora de la venta, estamento, nombre del usuario, documento de identidad o cdigo del usuario (dependiendo del estamento al que pertenezca), cantidad de tiquetes comprados, valor total de la compra, total del dinero recibido, y la cantidad devuelta. El sistema deber verificar que no exista duplicidad en la venta de tiquetes a estudiantes que estn cursando dos o ms planes de estudio. El sistema al registrar la venta de tiquetes, deber almacenar el nmero total de tiquetes comprados por el usuario con los dems datos registrados del mismo y sumar esta cantidad con los dems que tenga almacenados. El sistema debe permitir consultar la cantidad de tiquetes que un usuario tiene registrados, por nmero del documento de identidad, cdigo del estudiante y/o nombre.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

El sistema deber validar cuando se registra la venta de tiquetes a un 10. usuario si la fecha de la ltima compra es diferente a la actual. En caso de que esta validacin sea verdadera deber permitir registrar la venta, y sino deber mostrar un mensaje de error indicando que la venta no puede realizarse. 11. El sistema debe consultar un histrico de todos los usuarios del comedor que han comprado tiquetes cada da. El sistema debe permitir descargar solamente un tiquete por usuario, y 12. deber restarlo automticamente de los que tenga registrados. Se entiende por descargar el registro que se realiza del tiquete que un usuario utiliza, el cual gasta por motivo del consumo de su almuerzo. 13. El sistema deber validar cuando se descarga un tiquete del usuario, si ste tiene como mnimo un tiquete registrado a su favor, y si la ltima fecha de consumo es diferente a la actual, en caso de que las dos

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validaciones sean verdaderas, el sistema deber restar automticamente un tiquete de los que tiene registrados. Sino deber mostrar un mensaje indicando que no es posible descargar el tiquete al usuario. RECAUDO 14. El sistema debe permitir a un cajero realizar el cuadre de caja, mediante el cual podr registrar por denominacin de monedas y billetes la cantidad que ha recibido de cada uno de ellos. El sistema deber calcular y mostrar por denominacin de monedas y billetes, la cantidad total de dinero por cada uno de ellos y la suma de todos. E

15.

E E E E E

16. El sistema debe permitir a un cajero enviar un cuadre parcial de entrega del dinero al administrador, para que ste apruebe el cierre diario. 17. El sistema debe permitir al administrador aprobar el cuadre parcial diario enviado por cada cajero. 18. El sistema debe permitir al administrador consultar la cantidad total de tiquetes registrados por un cajero y discriminarlos por estamento para conocer el valor total de la venta de cada cajero.

19. El sistema debe permitir a un cajero realizar el cierre total diario de las ventas realizadas. El sistema deber permitir consultar el cuadre total diario de cada cajero por denominacin de monedas y billetes, con la cantidad total de cada uno de ellos, especificando el valor total correspondiente de la venta por 20. cajero y el valor total entregado por cada uno, y un cuadro resumen que muestre por denominacin de monedas y billetes el valor total entregado por todos los cajeros y el valor total del dinero recaudado por el restaurante universitario. El sistema deber validar si el valor total de la venta de un cajero 21. corresponde al valor total entregado por ste, en caso de existir una diferencia deber registrarla como faltante si el valor entregado es menor o cmo sobrante si el valor entregado es mayor. 22. El sistema debe permitir consultar por cajero todos los faltantes y sobrantes que ha tenido con la fecha de cada uno de ellos. 23. El sistema debe permitir abonar el valor correspondiente a un faltante que haya tenido un cajero, y eliminarlo del registro una vez ha sido cancelado.

E E

SERVICIO DE COMEDOR 24. El sistema debe permitir capturar el comedor en el que ha comido el E

usuario del servicio y la fecha y hora exacta... 25. El sistema deber verificar que no exista duplicidad de usuarios en los comedores. 26. El sistema debe permitir consultar el nmero de usuarios del comedor, de acuerdo a los siguientes criterios: por hora, y por estamento. COMUNICACIN CON OTROS SISTEMAS 27. El sistema debe permitir al Sistema de Registro Acadmico consultar la informacin de los estudiantes que se encuentran activos cada semestre. 28. El sistema debe permitir al Sistema de Recursos Humanos consultar la informacin de los empleados y funcionarios que ingresan a laborar, o se retiran de la universidad. 29. El sistema debe permitir al Sistema de Matricula Financiera consultar la informacin de los estudiantes que negocian el bono para el restaurante universitario. REPORTES 30. El sistema debe permitir generar el reporte de los usuarios que ingresaron a los comedores por estamento. 31. El sistema debe permitir generar el reporte de los tiquetes comprados por cajero que los vendi, por estamento, y por sede (Melndez o San Fernando). E E O O E

ANEXO 8 INFORMACIN TCNICA GENERAL 1. ESPECIFICACIONES TCNICAS La solucin informtica debe enfocarse dentro del mbito de la visin que tiene la OITEL del proyecto de Integracin de Sistemas Institucionales de forma que la Universidad del Valle disponga de soluciones informticas que pueda integrar a travs de mdulos para que al futuro pueda llegar a tener un Sistema de Informacin integral, completo, con un responsable tcnico nico, que garantice la consecucin de los objetivos marcados con un alto grado de calidad. Se entiende como desarrollo de un sistema de informacin, la ejecucin de un conjunto de actividades ordenadas aplicando una metodologa, buenas prcticas y controles de calidad, as: Anlisis: Recoleccin de informacin necesaria y suficiente para identificar y especificar requerimientos funcionales y no funcionales, alcance del sistema, glosario de trminos, riesgos, construccin de la matriz de descomposicin funcional del sistema, construccin del modelo conceptual, definicin y de la vista conceptual (paquetes) de la arquitectura, identificacin y descripcin de casos de uso, construccin de prototipos no funcionales, identificacin de requerimientos de comunicacin con otros sistemas e identificacin y definicin de herramientas de desarrollo. Diseo: Identificacin de clases y asignacin de responsabilidades teniendo en cuenta patrones de diseo (vista lgica de la arquitectura), modelamiento de interaccin del sistema (diagramas de secuencia), identificacin y modelamiento de esquema relacional de datos, elaboracin de plan y de elementos para ejecucin de migracin y carga de datos, identificacin y modelamiento de la vista de despliegue (nodos: mquinas fsicas), definicin de plan de pruebas, identificacin y definicin de requerimientos de pruebas (diseo de pruebas), diseo de plan de capacitacin a lderes funcionales y usuarios finales. Implementacin: Construccin y adecuacin de cdigo fuente del sistema, aplicacin de pruebas unitarias y de rendimiento, y elaboracin de manuales tcnicos (de referencia y de usuario). Pruebas: Ejecucin de pruebas funcionales, de usabilidad, de regresin, de integracin, de rendimiento, de seguridad y de aceptacin. Implantacin: Capacitacin a lderes funcionales y usuarios finales, instalacin del sistema en produccin, acompaamiento en uso durante un tiempo limitado. Se entiende como mejoramiento y soporte de un sistema de informacin , las modificaciones al software requeridas despus de su entrada en operacin, siguiendo un plan previamente establecido para cubrir los siguientes tipos de servicios: Correccin de defectos urgentes encontrados en produccin y que no dan espera. (Urgente). Ajustes al software existente por: cambios en funcionalidad necesarias por la natural evolucin de los negocios de La entidad o por disposiciones legales; modificaciones por cambios tecnolgicos o por optimizacin y afinamiento de los sistemas (Ajustes). Adicin de nuevos mdulos o funcionalidades no contemplados en la versin existente del sistema (Desarrollo). Apoyo a: i) ejecucin de pruebas, ii) afinamiento de una solucin informtica y iii) asegurar el correcto funcionamiento en produccin de la Solucin implementada. (Apoyo).

Los requerimientos exigidos en este captulo son de carcter obligatorio, por lo tanto su no cumplimiento

constituye causal de rechazo de la propuesta. 1.1 Aspectos Generales El Marco Metodolgico est basado en las mejores prcticas y estndares adaptados en la OITel de aquellos conocidos en el medio como CMMI, ISO9000, IEEE, UML, permitiendo elaborar, desarrollar, aplicar y mantener mtodos, formatos y documentos de referencia para el desarrollo de las fases de anlisis, diseo, desarrollo, pruebas, capacitacin, implantacin del sistema de informacin, teniendo en cuenta que en cada oportunidad se debe evaluar la conveniencia del uso de los mismos con respecto a un tem especfico. La metodologa para la implementacin y mantenimiento adaptativo y evolutivo en mdulos de Sistemas de Informacin, transformando los requisitos funcionales, no funcionales y tcnicos en una Solucin Informtica, deber proveer una aproximacin disciplinada para: Gestionar el proyecto. Conformar un modelo de equipo con asignacin de roles y responsabilidades claras. Asignar y ejecutar tareas de acuerdo con un plan de trabajo, presupuesto y cronograma previamente acordado entre las partes. Definir y especificar los entregables para cada fase del desarrollo del proyecto. Identificar, administrar y controlar los riesgos identificados en el proyecto Usar estndares y guas. Fomentar una visin, una gua y una cultura comunes para usuarios y equipo de desarrollo basado en el uso de estndares. Proporcionar una gua para ordenar y vigilar las actividades del equipo de proyecto Controlar, informar y definir mtricas para determinar los avances y logros del proyecto Adaptarse y centrarse en la arquitectura tecnolgica que caracteriza a la Universidad del Valle Deber estar dirigido por casos de uso, enfatizar en las vistas de la arquitectura y ser iterativo e incremental

1.2 Disciplinas a Cumplir 1.2.1. Administracin del Proyecto El proponente describir el conjunto de actividades y tiempo, necesarios para garantizar el anlisis, diseo, construccin, la parametrizacin, pruebas, implantacin, y puesta en marcha de los mdulos que sern definidos teniendo en cuenta los anexos que se referencien, asociados a la solucin deseada. Las actividades reflejan la visin del proyecto la cual se plantea en fases que representarn la forma de pago al contratista por la prestacin de servicios al adjudicar el contrato. El proponente deber presentar un plan de proyecto que incluya numeral con actividades, tiempos y responsables (cronograma) para la ejecucin del proyecto, incluyendo todas las actividades necesarias, as stas no estn a cargo del proponente. El cronograma propuesto debe por lo menos incluir los siguientes aspectos: Organizacin del proyecto como etapa preliminar para elaborar la planeacin detallada. Conformacin de los grupos de trabajo y la estrategia de implantacin Capacitacin a los grupos de trabajo. Pruebas de unidad, de funcionalidad, de regresin, de rendimiento, de seguridad, de usabilidad

y de aceptacin. Pruebas en la plataforma de hardware en la cuales funcionar la solucin. Personalizacin del software de la aplicacin. Alistamiento de la infraestructura fsica y lgica para la puesta en funcionamiento de la solucin. Cargue de datos desde los sistemas de informacin actuales. Integracin con otros sistemas. Capacitacin a usuarios finales. Puesta en marcha de todos los mdulos que componen la solucin. Estabilizacin en produccin de los mdulos y de la solucin total. Acompaamiento y seguimiento posterior a la instalacin del Sistema de Informacin. Elementos entregables en cada uno de las fases Reuniones para conocer el avance del proyecto

El documento de plan de proyecto inicial debe ser realizado por el contratista, basado en el numeral 1.2.3 Requerimientos, definir las actividades mnimas en cada una de las fases que tendr la implementacin del proyecto, de acuerdo a su planeacin y los das y horas requeridos. Se insiste en que las actividades deben reflejar la visin del proyecto. ( Como complemento del cronograma a realizar por el Contratista la OITEL entregara (si lo tiene disponible) como documento inicial, un cronograma propuesto para el proyecto particular) Equipo y Plan de Comunicacin El propsito es definir y ejecutar los mecanismos y procedimientos mediante los cuales los integrantes del equipo del proyecto y otros involucrados se comunicarn durante el perodo en el que se ejecuta la labor de: inicio del proyecto, seguimiento y control de los avances del mismo, aclaracin de los requerimientos de negocio, aclaracin de los requerimientos funcionales, aclaracin de los requerimientos no funcionales, aclaracin de los requerimientos tcnicos, anlisis, diseo, implantacin, pruebas, capacitacin, puesta en produccin/uso y evolucin o mantenimiento post-produccin. El Modelo de Equipo del proyecto estar conformado por los siguientes roles y responsabilidades y debe ser integrado tanto por funcionarios de la Oficina de Informtica de la Universidad como del Contratista: Gerente de Producto - Oitel. Es el Coordinador del rea de Desarrollo de la OITEL, encargada de coordinar la especificacin, desarrollo y puesta en funcionamiento de los requerimientos del negocio, representar a la Universidad en el proyecto y asegurarse que el producto adquirido est orientado y cumpla con los requerimientos del usuario, del negocio y tcnicas de la Oitel. Lder Tcnico - Oitel. Es una persona de la Oitel, de la planta de cargos del rea de desarrollo encargada de controlar los procesos de anlisis, diseo, desarrollo y planeacin de sistemas, coordinar con el equipo de trabajo del contratista el cumplimiento del cronograma general, especificar y hacer cumplir la metodologa y mantener los estndares Institucionales. Gerente Proyecto . Es la persona del Contratista responsable por el proyecto, siendo el canal oficial de comunicacin con la OITEL para todas las actividades del proyecto. Sus principales funciones se centran en prevenir, reportar y solucionar problemas tcnicos, velar porque los compromisos contractuales y del cronograma de actividades se cumplan y no se produzcan desfases del proyecto en cuanto a objetivos, tiempo y costos.

Arquitecto del Sistema - . Es la persona del Contratista que vigilar que sean cumplidos los estndares definidos por la OITEL en lo que tiene que ver con la arquitectura funcional y tecnolgica del sistema y del producto del Software. Apoyar al Lder Tcnico en la correcta aplicacin de las fases fundamentales de la disciplina de desarrollo del proyecto de software (Anlisis, Diseo, Construccin, Implantacin, Desarrollo, Pruebas, Control de Cambios y Evolucin). Participar en los comits en los cuales sea necesario tomar decisiones que impacten la estructura de alguno de los componentes de la arquitectura tecnolgica (bases de datos, herramientas de desarrollo, plataforma de servidores, interaccin con otros sistemas y aplicaciones en produccin). Es la persona responsable de la capacitacin tcnica del sistema. DBA - OITEL. Har las veces de un arquitecto del sistema de la OITEL. Principalmente, apoyar al Lder Tcnico en la correcta aplicacin de las fases fundamentales de la disciplina de desarrollo del proyecto de software (Anlisis, Diseo, Construccin, Implantacin, Desarrollo, Pruebas, Control de Cambios y Evolucin), en lo que respecta a la persistencia de la informacin del sistema. Participar en los comits en los cuales sea necesario tomar decisiones que impacten la estructura de alguno de los componentes de la arquitectura tecnolgica (bases de datos, herramientas de desarrollo, plataforma de servidores, interaccin con otros sistemas y aplicaciones en produccin). Adicionalmente ser en la OITEL la persona que interacte con el personal de soporte de Infraestructura de servidores y de comunicaciones, quienes se encargan del montaje y mantenimiento de la se vista de despliegue de la arquitectura del sistema, es decir, disposicin fsica y lgica de los componentes del producto de software, bajo las polticas de seguridad de la OITel, respecto a los ambientes en que este debe estar alojado, desarrollo, pruebas y produccin. Desarrolladores e Implantadores . Es un grupo de personas del Contratista, expertas (cuando sea el caso conocedoras del producto de Software) en el proceso de desarrollo y/o mantenimiento de un producto de software y en las herramientas especificadas o usadas para el desarrollo del sistema y que por lo tanto se encargadas de analizar, disear y especificar mtodos de soluciones, escribir el cdigo fuente correspondiente, construir y ejecutar pruebas unitarias, afinar el desarrollo segn resultado de pruebas funcionales, de regresin, usabilidad, seguridad, rendimiento, integracin y aceptacin y finalmente implantar cada desarrollo o ajuste a su cargo. Especialistas Funcionales. Es un grupo de personas del Contratista y de la Universidad expertas en la funcionalidad de cada uno de los mdulos, quienes deben hacerse cargo de definir su alcance funcional y entregar los requerimientos funcionales y no funcionales y o ajustes al grupo de desarrollo e implantacin y de la capacitacin de los usuarios funcionales. Lderes Funcionales de Usuarios. Son personas del rea Usuaria encargadas de coordinar, verificar la redaccin, brindar claridad sobre los requerimientos del negocio, representar a la Universidad en el proyecto, asegurarse que las especificaciones funcionales estn orientadas a los requerimientos del usuario. Soporte y Operacin. Es un grupo de personas de la OITEL responsables por la calidad de los datos, de alistar, homologar, y depurar los datos, y el Contratista es responsable por definir el formato en el cual se requieren los datos y por el cargue al sistema de los archivos para poblar la base de datos correspondientes. Aseguramiento de Calidad y Pruebas. Es un grupo de personas de la OITEL, del rea usuaria y del Contratista encargadas de asegurar la buena calidad del producto aplicando las polticas de calidad de la OITEL, participar en la revisin del producto, definir y especificar el plan de pruebas y el diseo

correspondiente, ejecutar las pruebas funcionales, de regresin, de integracin, de usabilidad, de seguridad, rendimiento y de aceptacin, registrar defectos o inconsistencias o no conformidades encontrados al producto y asegurar la calidad en la liberacin del producto. Planeacin Logstica. Son personas de la OPDI de la Universidad, OITEL y el Contratista encargadas de asegurar una liberacin del producto sin inconvenientes, planear la instalacin del hardware y software requeridos. Procedimientos y Capacitacin a Usuarios . Son personas del Contratista responsables de apoyar la elaboracin de los documentos tcnicos asociados al proyecto, verificar la correcta aplicacin de los estndares para documentacin, asegurar que los manuales del producto respondan a las expectativas de los usuarios finales. Si el producto necesita materiales de soporte, este grupo debe disearlos, construirlos, probarlos y preparar la infraestructura necesaria para llevar a cabo la capacitacin. CUADRO PERSONAL PROFESIONAL Y TCNICO MINIMO REQUERIDO PARA LOS ITEM No 4.1 AL 4.7 ROL PERFIL Gerente de Desarrollo Ingeniero de Sistemas, industrial o electrnico con Especializacin o certificacin en gerencia de proyectos (PMP) con 5 aos de experiencia general y 3 aos de experiencia en gerencia de proyectos; la experiencia ser contada a partir de la fecha de grado. Responsable de Presentar informes de avance del Proyecto Presentar el resumen mensual de la gestin del Proyecto ante el comit directivo Asegurar el cumplimiento de las actividades del Proyecto Asegurar el cumplimiento del presupuesto del Proyecto Asignar las actividades a los diferentes grupos de trabajo Prever cualquier imprevisto del Proyecto y gestionarlo para garantizar el xito del Proyecto Debe tener matrcula profesional vigente a la fecha de apertura del presente proceso licitatorio. dedicacin en horas hombre al proyecto, 100%. Gerente de Calidad Ingeniero de Sistemas, con Maestra en Ingeniera y formacion en CMMI-Dev 1.2 , Familia de la Norma NTCISO 9000:2000, Auditor Interno Norma NTCISO 9000:2000 (ICONTEC), Pruebas Funcionales de Software, Tcnicas de diseo Pruebas . y con una experiencia mnima de 3 a 5 aos en cargo/rol de lder de pruebas de software., 1 a 3 aos en cargo/rol de desarrollador de software y 1 a 3 aos en cargo/rol de ingeniero de pruebas de software o equivalente. Dedicacin: 20% responsable de orientar y hacer seguimiento a los proyectos aprobados para el equipo de trabajo, velando por el cumplimiento del cronograma, el plan del proyecto y la metodologa acordada. Lider Tecnico Ingeniera de Sistemas con experiencia minima dee 3 aos en diseo y desarrollo de sistemas de informacin; la experiencia ser contada a partir de la fecha de grado.

Participar en todas las disciplinas de cada fase del Proyecto Responsable de evaluar las restricciones de arquitectura, identificar arquitecturas candidatas y definir la arquitectura base de la solucin Responsable de realizar las recomendaciones y lineamientos para hacer uso de las mejores prcticas de diseo e implementacin a partir de la arquitectura definida. Responsable de comunicar efectivamente la definicin de la arquitectura y validar su correcta aplicacin en el diseo, implementacin e implantacin de la solucin Participa en las actividades que requieren la revisin y toma de decisiones tcnicas que impliquen cambios en la arquitectura definida para la solucin. Construir las piezas de software de los mdulos que componen la solucin Seguir las directrices de arquitectura del Proyecto Realizar las pruebas unitarias de las piezas de software que construye Realizar la documentacin tcnica de las piezas de software construidas Participar en el modelamiento lgico y fsico de la arquitectura del sistema Participar en la fase de pruebas funcionales y de integracin de la solucin

Analista Funcional

Ingeniera de Sistemas con experiencia de 3 aos en el levantamiento de requerimientos de sistemas de informacin; la experiencia ser contada a partir de la fecha de grado. Realiza la elicitacin de requisitos Responsable de identificar los procesos de negocio que sern atendidos por la solucin Responsable de capturar, a partir del conocimiento y entendimiento de las necesidades de los usuarios, los requisitos de la solucin y modelarlos en casos de uso Generar los artefactos necesarios por cada caso de uso Ingeniero de Sistemas. Con formacin certificada en Pruebas Funcionales de Software, Tcnicas de diseo Pruebas , experiencia 1-2 aos como lder de pruebas de software., 1+ aos en cargo de Analista/Desarrollador/Probador de software. Que tiene como funcin Planear las actividades de pruebas de los proyectos en cuanto al equipo de trabajo, duracin, equipos fsicos, manejo de la configuracin, estrategias de pruebas, gestin de riesgos y problemas, entre otros. Coordinar y ejecutar el trabajo relacionado con las actividades de pruebas. Dedicacin: 100%

Lder de Pruebas

Ingeniero de Pruebas

Ingeniero de Sistemas o tecnologo titulado con experiencia especifica en Pruebas Funcionales de Software, Tcnicas de diseo Pruebas , Dedicacin: 100%

Analista Funcional

Ingeniero informtico o de sistemas o Tecnlogo titulado. Sugerido con experiencia especfica en levantamiento de requerimientos de proyectos de diseo y/o desarrollo de sistemas de informacin. El oferente propondr la asignacin de dedicacin en horas hombre al proyecto, siendo la mxima el 100%. Asegurador de Ingeniero informtico o de sistemas o Tecnlogo titulado. Sugerido Calidad con experiencia especfica en control de calidad y/o testing de proyectos de software. El oferente propondr la asignacin de dedicacin en horas hombre al proyecto, siendo la mxima el 100%. Ingeniero de Tecnlogos en sistemas o Ingeniero de sistemas, o Candidato a Desarrollo Junior grado con experiencia general y especfica en el desarrollo de sistemas de informacin de cero (0) a dos (2) aos sobre las plataformas tecnolgicas mencionadas en el inicio de esta seccin. Dedicacin 100% Soporte / Ingeniero de sistemas o informtico o Tecnlogo titulado. Sugerido Documentador / experiencia especfica, participando en al menos dos (2) proyectos de Capacitador / Apoyo implementacin de soluciones de software. El oferente propondr la asignacin de dedicacin en horas hombre al proyecto, siendo la mxima el 100%. Para todos los casos de debern adjuntar las certificaciones que demuestren las calidades del personal propuesto. NOTA: Para los roles de; Gerente de Proyecto, Arquitecto del Sistema, Analista Funcional, Asegurador de Calidad, la experiencia se contabilizar despus de obtenido el ttulo profesional.

Plan de Trabajo Inicial El proponente describir el conjunto de actividades y tiempo, necesarios para garantizar el anlisis, diseo, construccin, la parametrizacin, pruebas, implantacin, y puesta en marcha de los mdulos que sern definidos teniendo en cuenta los anexos, asociados a la solucin deseada. Las actividades reflejan la visin del proyecto la cual se plantea en fases que representarn la forma de pago al contratista por la prestacin de servicios al adjudicar el contrato. El proponente deber presentar un plan de proyecto, plan de trabajo y cronograma para la ejecucin del proyecto, incluyendo todas las actividades necesarias, as estas no estn a cargo del proponente.

El cronograma propuesto debe por lo menos incluir los siguientes aspectos:

Organizacin del proyecto como etapa preliminar para elaborar la planeacin detallada.

Conformacin de los grupos de trabajo y la estrategia de implantacin. Capacitacin a los grupos de trabajo. Pruebas de unidad, de funcionalidad, de regresin, de rendimiento, de seguridad, de usabilidad y de aceptacin. Pruebas en la plataforma de hardware en la cuales funcionar la solucin. Personalizacin del software de la aplicacin. Alistamiento de la infraestructura fsica y lgica para la puesta en funcionamiento de la solucin. Cargue de datos desde los sistemas de informacin actuales. Integracin con otros sistemas. Capacitacin a usuarios finales. Puesta en marcha de todos los mdulos que componen la solucin. Estabilizacin en produccin de los mdulos y de la solucin total. Acompaamiento y seguimiento posterior a la instalacin del Sistema de Informacin. Elementos entregables en cada uno de las fases Reuniones para conocer el avance del proyecto

El documento de plan de trabajo inicial debe ser realizado por el contratista, por esta razn en el numeral 1.2.3 Requerimientos, seccin Dimensin Solucin a Contratar, se definen las actividades mnimas en cada una de las fases que tendr la implementacin del proyecto, y el proponente debe ajustar las actividades que deben hacer parte, de acuerdo a su planeacin y los das requeridos. Se insiste en que las actividades deben reflejar la visin del proyecto. ( Como complemento del cronograma a realizar por el Contratista la OITEL entregara (si lo tiene disponible) a manera de anexo, un Cronograma de Desarrollo de Solucin Deseada) Plan de Aseguramiento de Calidad El Contratista proveer una visin clara de cmo se garantizar y lograr la calidad del producto, los entregables y el proceso. Contendr el plan de revisin, de pruebas y de aseguramiento de calidad para cada una de las fases o flujos de trabajo, ajustndose a los estndares de la OITEL para asegurar software cero errores. Lista de Riesgos y Plan de Administracin de Riesgos El Contratista elaborar una lista de los riesgos (funcionales, tcnicos y no tcnicos) relacionados con la complejidad del proyecto, el dominio de negocio que ser explorado, y cualquier tipo de restriccin externa (p.e. personal, costos, tiempos y cualquier tipo de reglamentacin aplicable). Los riesgos conocidos del proyecto sern priorizados por importancia, y se definir para cada uno, las acciones de mitigacin y/o contingencia respectivas. La OITEL entregara documento inicial, si se tiene, para ser complementado y/o ajustado. Establecer los mecanismos para llevar a cabo la administracin de los riesgos del proyecto. Definir la responsabilidad de administracin de cada riesgo en particular, a travs de un plan de mitigacin y planes de contingencia. Lista de Riesgos El Contratista elaborar una lista de los riesgos (funcionales, tcnicos y no tcnicos) relacionados con la complejidad del proyecto, el dominio de negocio que ser explorado, y cualquier tipo de restriccin externa (p.e. personal, costos, tiempos y cualquier tipo de reglamentacin aplicable). Los riesgos conocidos del proyecto sern priorizados por importancia, y se definir para cada uno, las acciones de mitigacin y/o contingencia respectivas. (Podra en algunos casos entregarse anexo con

el anlisis de riegos ya identificados). Plan de Administracin de Riesgos Permitir establecer los mecanismos para llevar a cabo la administracin de los riesgos del proyecto. Definir la responsabilidad de administracin de cada riesgo en particular, a travs de un plan de mitigacin y planes de contingencia. Plan de Aceptacin de Producto La OITEL describir cmo se llevar a cabo la evaluacin de los entregables que se dan como resultado de la ejecucin del proyecto. Definir los criterios de aceptacin como las tareas relacionadas con la aceptacin del producto final. Esta actividad se encuentra relacionada con las diferentes tipos de buenas prcticas y pruebas que se definan para el producto. La aceptacin formal funcional del software ser por parte de la OITEL. Se har en el momento que se hayan culminado todas las fases de la implantacin de cada uno de los mdulos debidamente probados y aceptados para las reas usuarias respectivas y la OITEL. Se disearan y aplicaran pruebas de integracin de los mdulos que conforman la solucin contratada, el diseo de las pruebas de integracin estaran a cargo del contratista, la OITEL y el rea funcional. Una vez concluidas estas pruebas sern debidamente documentadas, entregadas al Contratista para su evaluacin y ajustes segn el caso. Cuando las pruebas de integracin (se presuponen las ltimas en el plan de pruebas propuesto) hayan sido culminadas con xito se firma el acta de aceptacin del producto. 1.2.2. Modelamiento del Negocio Diagramas de Proceso del Negocio Describen el estado actual de la organizacin en el cual el sistema debe ser implantado. La descripcin se hace en trminos de los procesos y procedimientos actuales, reas y personas de la organizacin que conforman las reas, clientes y reas de mejoramiento. Incluir las reglas de negocio de la Universidad, es decir las polticas organizacionales y condiciones de negocio que deben ser satisfechas. Los Diagramas de Proceso elaborados en la OPDI de la Universidad se entregarn al Contratista, enmarcados en el acuerdo de confidencialidad que exige el tratamiento y conocimiento de la informacin interna de la Universidad. Se anexa formato Acuerdo de Confidencialidad. 1.2.3. Requerimientos Visin y Alcance Esta informacin es aportada por la OITEL, definir la visin de la solucin deseada o los requerimientos generales o de alto nivel y las restricciones de diseo para la implementacin de la solucin requerida, definiendo la perspectiva de todos los interesados en el proyecto, en trminos de sus necesidades principales y las caractersticas de la solucin que estos requieren. Permitir contextualizar a todo el equipo de proyecto en torno al alcance del sistema. Definir y describir actividades de parametrizacin e implantacin por mdulos de acuerdo con los objetivos estratgicos del rea respectiva en la Universidad. Es importante tener en cuenta que no todos los requerimientos cuentan con el mismo nivel de detalle

en la especificacin, visin o alcance inicial, por lo que en algunos casos ser necesario establecer una etapa de diseo detallado de los requerimientos asociados al producto y en otros se podr realizar la planificacin de la construccin a partir de la informacin recibida. En el caso de tratarse de un requerimiento de mantenimiento, se tendr como entrada el documento de requerimiento o documento de control de cambios que contiene: Proyecto relacionado, Descripcin del cambio, Especificacin del cambio, que incluye: alcance, tiempo previsto para el desarrollo o fecha de entrega mxima prevista, tipo de cambio (error, extensin, adaptacin o mejora) y resultados esperados. Nota: Para los casos en que se cuente con el Manual tcnico y el Manual de usuario, se entregarn los documentos respectivos. Situacin Actual La Universidad cuenta con un sistema de informacin integral que soporta el desarrollo de los planes y las actividades propias de las reas a las que impacta; adicionalmente la OITEL garantiza un adecuado mantenimiento a este Sistema de Informacin Institucional Integrado SII, por lo cual ha venido consolidando y registrando informacin de inters en diferentes bases de datos correspondientes a aplicaciones institucionales. La mayora de estas aplicaciones cuentan con una homologacin y uniformidad de una metodologa de anlisis y diseo, en el lenguaje de programacin y en el uso de una plataforma de desarrollo. El mecanismo de integracin de datos con el que se cuenta permite relacin entre los aplicativos, lo que conlleva a producir informacin disponible cuando se requiere, precisa, consistente y confiable. Esto se completa con algunas interfaces entre los distintos aplicativos, en particular con Estudiantes, Funcionarios, Administracin de Recursos, Inventarios, Nmina, Contratacin, etc.,.. Solucin Deseada Se desea adquirir y/o desarrollar una solucin que permita mantener la informacin pertinente a los objetivos del rea o reas respectivas de la Universidad y al cumplimiento de entrega de informacin a entes internos y/o externos de Control. La solucin informtica debe enfocarse dentro del mbito de un proyecto de Integracin de Sistemas de forma que la OITEL disponga de una solucin que se pueda integrar a travs de mdulos para que se mantenga el objetivo de tener un Sistema de Informacin completo, con un responsable tcnico, que garantice la consecucin de los objetivos marcados con un alto grado de calidad. Es necesario resaltar que se espera por parte del proponente que posea experiencia en desarrollo e implantacin de soluciones Informticas, ya que se requiere la asesora y apoyo del proveedor en cada una de las fases de la implantacin y procesos del negocio con respecto al Sistema de Informacin que se desea adquirir. El proponente debe garantizar que la solucin se adapte a los cambios que se presenten en la legislacin o normatividad para el caso de la Universidad, durante la ejecucin del proyecto y en la garanta del mismo. Los requerimientos exigidos en este captulo son de carcter obligatorio, por lo tanto su nocumplimiento constituye causal de rechazo de la propuesta. Caractersticas generales de la Solucin Deseada

Se necesita contar con un Sistema de Informacin con una base de datos centralizada, la cual debe permitir accederse desde cualquier punto, va WEB con el fin de automatizar los procesos del o las reas correspondientes de la Universidad. Debe contar con los mdulos que se definan de acuerdo a los requerimientos de alto nivel entregados como anexo a ste documento. (Especificacin de Requerimientos Iniciales del Sistema de Informacin y/o la Matriz de Descomposicin Funcional) El sistema debe generar los informes en formato de hoja de clculo y a medio magntico, permitiendo la posibilidad de imprimirlos posteriormente. El sistema debe contener la documentacin funcional en lnea, para que gue al usuario sobre la funcionalidad de la aplicacin o simulaciones de la gestin de cada formulario o de cada proceso que le muestre al usuario lo que el sistema espera de l. El sistema debe manejar y presentar los mensajes que indiquen al usuario posibles errores, alertas y ejecucin exitosa, durante la ejecucin de operaciones, con contenidos en espaol, claros y que segn corresponda indiquen al usuario en la forma de solucionar el inconveniente. El sistema debe consolidar la informacin de la operacin de la Universidad en una base de datos centralizada. Se debe almacenar informacin de cambios histricos de la informacin que funcionalmente se requiera en el mismo sistema para auditar o para traspaso de informacin a otros sistemas. La o las bases de datos requeridas para soportar la gestin de la informacin asociada a las operaciones del sistema deben ser diseadas teniendo en cuenta el dimensionamiento en cuanto a crecimiento de los datos y el nmero de registros, y el nivel de rendimiento esperado en los procesos crticos (de acceso masivo). La solucin debe brindar o soportar la posibilidad de integrarse con los Sistemas Institucionales. Se requiere que el sistema de informacin se ajuste de acuerdo a la legislacin aplicable, presentando un gran componente de auditora, seguridad, administracin de la aplicacin y de usuarios. Un software para ser usado como mecanismo que permita la administracin controlada y el uso distribuido del registro y proceso de la informacin que se maneje en el rea referenciada de la Universidad del Valle. Un software 100% web y desarrollado en herramientas de ltima generacin y de acceso libre, manteniendo la poltica de la Universidad de uso de software libre y capacidad instalada en la infraestructura fsica a disposicin del producto. El software debe ser extensible y adaptable a los cambios garantizando la integridad e independencia de los componentes que lo conformen. Un Software que cuente con el manejo de la seguridad necesaria en los datos y con las opciones respectivas de actualizacin y mantenimiento de la informacin. El proponente debe diligenciar (cuando aplique) el formato de Especificacin de Requerimientos del Sistema de informacin (Anexo) donde se especificar el cumplimiento de cada uno de los requerimientos funcionales mnimos de cada uno de los mdulos que integrarn la solucin de software que se desea adquirir.

Descripcin de Administracin y Acceso a la Aplicacin informtica Mdulo Administracin La propuesta debe especificar el modelo conceptual del mdulo de administracin, parte de la necesidad de una herramienta integral para la administracin del Sistema de Informacin en el

sentido que cubra no solo la administracin de accesos a diferentes usuario a los diferentes mdulos, sino tambin la Administracin de la seguridad a nivel de base de datos y de aplicacin y la administracin de los parmetros del sistema. Definicin de Roles El acceso a cualquiera de las opciones funcionales de la solucin informtica planteada, es realizado por diferentes tipos de personas. Por ello se debe establecer un trato diferenciado a cada uno de ellos, pues por cada uno se definen distintos tipos de actuaciones. Por esta razn la definicin de los grupos operativos de cada administracin se debe obtener como inventario para poder parametrizar el sistema de tal forma que se pueda distribuir fcilmente los funcionarios internos. La organizacin del acceso por niveles se define manteniendo perfiles de usuarios y cuentas en la aplicacin. Adems de estas cuentas definidas a nivel de aplicacin se crearn perfiles de usuarios en la base de datos para restringir las operaciones posibles sobre objetos como tablas y procedimientos almacenados. Para configurar este tipo de conceptos se deber consultar los grupos definidos y se le asignarn las acciones respectivas a las tareas definidas para cada uno de los trmites. Definicin de Usuarios Las personas que interacten con el sistema podrn ser identificadas a travs del registro de sus datos bsicos. Se establecen los siguientes criterios para la definicin de las mismas: Se precisa que todos los usuarios tendrn cuentas Institucionales. Se establecer la funcionalidad para que los Administradores de la aplicacin puedan consultar la tabla de sus grupos y usuarios. Definicin de fechas de expiracin de contraseas o acceso a la aplicacin. Autenticacin y autorizacin de usuarios La ventana de acceso al sistema verifica que el usuario firmante pueda entrar a operar el sistema y, en caso afirmativo, controla y coordina las aplicaciones que el usuario ejecutar durante su sesin de trabajo. Para el proceso de autenticacin se verificarn las siguientes reglas en particular: Se verificar el manejo del vencimiento de las cuentas o roles para poder aceptar o restringir el acceso al sistema. Implementar el bloqueo de usuarios cuando la fecha mxima de operacin llegue a su lmite. Para el proceso de autorizacin se determina y se despliega: Las opciones del sistema puede ejecutar el usuario autenticado segn los privilegios asignados a su perfil o particulares como usuario. Las funcionalidades requeridas para el mdulo de autenticacin y autorizacin deben encontrarse definidas para su anlisis detallado en el anexo de los requerimientos iniciales del Sistema. 1.3. Metodologa y Documentacin requerida para el desarrollo y/o ajustes de mdulos funcionales del Sistema de Informacin 1.3.1 Anlisis y Diseo

Especificacin de Requerimientos Funcionales Son documentos (anexos 3,4,5,6 y 7) con informacin de apoyo aportados por la Universidad con la descripcin de la funcionalidad necesaria y deseada en el sistema de solucin para mdulos desarrollados y a desarrollar. Dicha descripcin deber redactarse y presentarse utilizando el formato para la presentacin de requerimientos usado como estndar en la Metodologa de la OITEL. Ser un entregable incluido inicialmente en los trminos de referencia del proyecto sujeto a anlisis y evolucin a lo largo de la ejecucin del proyecto. (Especificacin de Requerimientos de Sistema ERS) Especificaciones Suplementarias - Especificacin de Requerimientos Tcnicos El proveedor junto con la OITEL capturar y especificar los requerimientos tcnicos correspondientes a: Herramientas de desarrollo, Visualizacin, Interaccin, Operacin, Desempeo, Compatibilidad, Robustez y Recuperacin de errores, Mantenibilidad y Control de Acceso, para mdulos desarrollados y a desarrollar. (Especificacin de requerimientos del Sistema - ERS) Plan de Administracin de Requerimientos y Control de Cambios Describir como las necesidades de los actores o usuarios sern capturadas y administradas en la documentacin de requerimientos. Especificar la informacin y mecanismos de control que se emplearn para hacer la medicin, reporte, control, prueba y puesta en produccin de los cambios de los requerimientos del proyecto y del sistema. La OITEL aportar un estndar para apoyar el Control de Cambios y Requerimientos y la metodologa para el control de cambios deber ser acordada entre las partes. Modelo Conceptual, de Descomposicin Funcional, Modelo de Casos de Uso del Sistema, Prototipos no Funcionales, Plan de Pruebas, Diseo de Pruebas, Diagrama de clases, Diagrama de interaccin (secuencia o de navegacin), Diagrama de base de datos El contratista entregar estos artefactos como insumos que permitirn modelar, visualizar y documentar la funcionalidad y el ambiente deseado en el sistema solucin para mdulos desarrollados y a desarrollar. A travs del modelo se especificar todas las instancias o escenarios de ejecucin, en donde cada una de estas instancias representa una secuencia de acciones que el sistema de informacin / software debe ejecutar, y que permite entregar un resultado de valor para un actor (usuario del sistema) en particular. La OITEL aportar la documentacin interna estndar para apoyar la generacin de esta documentacin soporte, la cual deber ser aplicada segn se acuerde entre las partes. 1.3.2 Parametrizacin, Adaptacin y Transferencia de Tecnologa La adaptacin o parametrizacin de la tecnologa licenciada deber ser entendida como el acondicionamiento del producto a la situacin concreta y especifica de los procesos y reglas de la Universidad del Valle, bajo el marco legal Colombiano, y el conocimiento que se adquiera sobre el producto y su operacin. Esta actividad deber ser cumplida por el Contratista. Requerimientos de Infraestructura a) Hardware Servidores en formato blade : Servidores Hewlett Packard proliant BL460c G6 Procesador: 2 Intel Xeon quad core 2267 MHz Memoria: 14 GB

Disco duro: 2 de 146 GB SAS 10 Krpm Arreglo RAID 0/1 1 slot mezzanine qlogic QMH2562 HBA de 8GB - 2 puertos b)Sistema Operativo A continuacin se presentan los elementos que constituyen el software base de la Universidad, sobre el cual funcionan sus aplicaciones y sobre el cual deber funcionar la solucin ofrecida: Servidor de Datos: Sistema Operativo FreeBsd 7.0 postgresql-client-8.3.5 postgresql-server-8.3.5 Servidor de Aplicacin o Servidor Web: Sistema Operativo FreeBsd 7.0 apache-2.2.6_2 symfony versin 1.1.4 php5-5.2.8 pear-1.7.2 perl-5.8.8_1 php5-5.2.8 php5-ctype-5.2.8 php5-dom-5.2.8 php5-extensions-1.2 php5-filter-5.2.8 php5-gettext-5.2.8 php5-iconv-5.2.8 php5-json-5.2.8 php5-mbstring-5.2.8 php5-mcrypt-5.2.8 php5-mhash-5.2.8 php5-openssl-5.2.8 php5-pdo-5.2.8 php5-pdo_pgsql-5.2.8 php5-pgsql-5.2.8 php5-posix-5.2.8 php5-session-5.2.8 php5-simplexml-5.2.8 php5-spl-5.2.8 php5-tokenizer-5.2.8 php5-xml-5.2.8 php5-xmlreader-5.2.8 php5-xmlwriter-5.2.8 php5-xsl-5.2.8 php5-zlib-5.2.8 postgresql-client-8.3.5 python25-2.5.2_3 subversion-1.5.5_1 PCs:

Cualquier equipo que ejecute un navegador web y tenga conexin a internet. c) Red de Comunicaciones La Universidad del Valle cuenta con accesos a 100 Mbps y algunos a 10 Mbps desde sus oficinas a la Red Corporativa. Actualmente se realiza asignacin esttica de IPs y no se requiere de autenticacin de los usuarios para acceder a la Red. Para el caso de las aplicaciones institucionales, la autenticacin se realiza a travs de dos factores: Login y contrasea, que son administrados desde las aplicaciones directamente, y Certificados Digitales. Requerimientos de Arquitectura de Desarrollo La combinacin de herramientas y estndares de la Universidad y que debern cumplir los proponentes en su entorno de desarrollo para garantizar compatibilidad del software que se desarrolle ser provedo en las instalaciones de la OITEL en la Universidad, para ser usado necesariamente en las instalaciones de la OITEL, reas de desarrollo determinadas. La OITEL rea de desarrollo de software ha desarrollado una serie de elementos o herramientas de desarrollo homogeneizando en un primer nivel la codificacin de las soluciones informticas. La solucin propuesta por el proveedor debe asumirse incluyendo el uso de dichas herramientas o elementos (Kernel, Generador de reportes, entre otras) Requerimientos de Arquitectura de Componentes de Aplicacin o de Software El sistema deber ser centralizado segn el repositorio y la gestin de los datos. Es decir, deber basarse en una arquitectura de datos centralizada, de un nico repositorio. El sistema deber aplicar todas sus transacciones y operaciones desde las Sedes de la Universidad en lnea contra la base de datos centralizada. El sistema deber ser web enable. Se requiere que el sistema se base en una arquitectura de tres capas web, tal como lo muestra la grfica a continuacin, denominadas: Capa de la base de datos, Capa de aplicacin, Capa de presentacin: La Capa de Datos en el nivel de servicios de datos es responsable de almacenar, recuperar, mantener los datos y de su integridad. El sistema administrador de bases de datos ser postgresqlserver-8.3.5 La Capa de Aplicacin y las Reglas de Negocio. Los servicios de negocios son el puente entre un usuario y los servicios de datos. Responden a peticiones del usuario (u otros servicios de negocios) para ejecutar una tarea de este tipo. Cumplen con esto aplicando procedimientos formales y reglas de negocio a los datos relevantes. Cuando los datos necesarios residen en un servidor de bases de datos, garantizan los servicios de datos indispensables para cumplir con la tarea de negocios o aplicar su regla. Esto asla al usuario de la interaccin directa con la base de datos. Una tarea de negocios es una operacin definida por los requerimientos de la aplicacin. Las reglas de negocio (business rules) son polticas organizacionales y condiciones de negocio que deben ser satisfechas. Como las reglas de negocio tienden a cambiar con mayor frecuencia que las tareas especficas de negocios a las que dan soporte, son candidatos ideales para encapsularlas en componentes que estn lgicamente separados de la lgica de la aplicacin en s. Las reglas del negocio quedan encapsuladas entre el nivel de presentacin y los programas de la

base de datos. El sistema deber ser compatible y poder operar con: apache-2.2.6_2 php5-5.2.8 php5-pdo_pgsql-5.2.8 symfony versin 1.1.4 subversion-1.5.5_1 Los productos adicionales requeridos por el sistema en la capa de aplicacin para cumplir con los requerimientos tcnicos descritos hasta ahora sern entregados y licenciados por el Contratista. La Capa de Presentacin . El visualizador del sistema deber ser el navegador Mozilla Firefox 2,0 o superior. Los protocolos a emplear para la comunicacin con el servidor de aplicaciones deben ser HTTP y HTTPS.

El sistema deber generar los informes en formato de hoja de clculo a medio magntico, permitiendo la posibilidad de imprimirlos posteriormente. El sistema debe contener un mdulo de ayuda en lnea, que gue al usuario sobre la funcionalidad de la aplicacin. El sistema debe manejar y presentar mensajes que indiquen al usuario posibles errores, alertas y ejecucin exitosa, durante la ejecucin de operaciones, con contenidos en espaol, claros y que segn corresponda indiquen al usuario en la forma de solucionar el inconveniente. El sistema debe funcionar en forma electrnica, permitiendo a los usuarios efectuar sus operaciones a travs de una pgina WEB.

Requerimientos de Arquitectura de Datos y Arquitectura de Integracin Escenario Requerido El proveedor conjuntamente con la OITEL levantar un Mapa Funcional o representacin grfica del producto a desarrollar, donde se muestre la integracin de los diferentes mdulos constitutivos de la solucin propuesta con el Sistema de Informacin Institucional, tanto en base de datos como en libreras

o paquetes bsicos de desarrollo existentes en la OITEL (Kernel para desarrollo, generador de reportes) La integracin y sincronizacin de las bases de datos se har a travs de mecanismos automticos de extraccin, transformacin y cargue desde la base de datos propia haca una base de datos integracin y desde la base de datos integracin hacia la base de datos del Sistema de Informacin que se construya, tipo WEB services. Deber establecerse una interface con las bases de datos requeridas a partir de datos bsicos de salida del Sistema de Informacin que se construya. El Sistema de Informacin deber generar interfaces de datos hacia los sistemas que as lo requieran de acuerdo con la estructura requerida por estas aplicaciones internas. Seguridad y Proteccin del Sistema Los requerimientos tcnicos para proteger al sistema son: Arquitectura de Red (Opcional): Incluye la incorporacin a la arquitectura de Firewalls y Proxies. Criptografa: Incluye la adopcin o construccin de algoritmos de Encripcin, Implantacin de Firmas Digitales, Implantacin de protocolos tales como HTTP / IIOP (SSL). Logs de Auditora: Es requerido automatizar y ejecutar este proceso sobre la lgica del negocio y los datos. Autenticacin y Autorizacin: Es requerida la creacin de roles con exclusin o inclusin de usuarios, grupos o ids digitales. Esto se logra integrando los procedimientos de autenticacin y autorizacin con la seguridad del sistema operativo para validar usuarios y grupos. Auditora Automtica El requerimiento especificado por las polticas del Administrador de la Base de Datos consiste en la funcionalidad de guardar informacin y auditar automticamente a los usuarios de acuerdo con: Monitoreo de roles y permisos a los usuarios, Identificacin del usuario que ingresa, El horario de ingresos y salidas en el sistema, La cantidad y tipo de transacciones realizadas en el sistema, Logs de auditora, El tipo de operacin realizada por los usuarios, Huellas electrnicas: Fecha, Usuario, Lugar Rendimiento y Desempeo Se requiere un ambiente capaz de soportar una alta transaccionalidad en lnea implementando tcnicas de conectividad que en ambiente multicapa garanticen disponibilidad del sistema a los usuarios. Las caractersticas tcnicas del Servidor de Aplicaciones debern permitir autorizar privilegios a usuarios de aplicacin que en forma automtica se conecten a la base de datos creando una nica conexin encargada de controlar las sesiones de los usuarios y crear adicionales en caso de necesitarlas. Funcionalmente, un Servidor de Aplicaciones contiene software ubicado en el nivel medio de una solucin empresarial orientado a soportar sistemas de misin crtica que integra la lgica del negocio y la base de datos con el objetivo de responder a los requerimientos y transacciones hechas por un cliente. El resultado es un sistema que ofrece alta disponibilidad, modularidad, escalabilidad y robustez. Los requerimientos de rendimiento y desempeo son: Se define como tiempo de respuesta ptimo para el sistema uno no mayor de 5 segundos. Cuando el procesamiento de informacin tome ms de los 5 segundos esperados el sistema debe notificar al usuario de la demora y mostrarle el avance del proceso. El sistema debe soportar un estimado de 500 usuarios concurrentes y en el peor de los casos un

promedio de 90,000 transacciones en un da. Seguridad y Acceso a travs del Portal de la Universidad Para la seguridad en el canal de Internet se cuenta con las siguientes caractersticas: Listas de Acceso en el enrutador de la conexin al ISP. Se cuenta con un Firewall PIX 525 Cisco que puede ser utilizado para realizar configuraciones especficas de seguridad. Certificados Digitales SSL - Secure Sockets Layer Firewall de Zona bajo FreeBSD: IPFW, PF, IPFilter Firewall en cada mquina fsica. Autenticacin de la aplicacin con php contra la base de datos.

La figura anterior ilustra la configuracin de los servidores de la Universidad del Valle, los cuales estn ubicados segn su funcin. Las aplicaciones generalmente se encuentran en la Zona de Acceso Pblico o la Zona de Acceso Mixto (dependiendo del pblico a quien va dirigida) y las bases de datos se encuentran en la zona de acceso mixto o en la zona segura, dependiendo del nivel de seguridad que se requiera, tomando como base la informacin que se est manipulando. Diseo Sistemas de Informacin Deben operar sobre la siguiente plataforma de servicios de Internet: apache-2.2.6_2 Todas las aplicaciones que requieran acceso a datos trabajaran dentro del siguiente esquema:

Operaciones de lectura sobre Bases de datos que se encuentran localizadas en los servidores de la OITEL, sern habilitadas a travs de un Firewall permitiendo exclusivamente un socket (Combinacin de Direccin IP y Puerto TCP) de conexin utilizando un nmero de puerto privado. El perfil de acceso a la informacin para los usuarios que se conecten desde Internet ser exclusivamente de lectura. Operaciones de adicin y actualizacin de registros sern realizadas en fases de acuerdo con: Fase 1. Sobre bases de datos locales en los servidores de la OITEL operando bajo postgreSQL 8.3.5, MySQL 5 Fase 2. Actualizacin posterior en el sistema Integrado mediante la utilizacin de herramientas de replicacin, Scripts o programas creados para este fin. El perfil de acceso a la informacin para los usuarios que realicen esta actividad ser de actualizacin. Documentacin Incluir la documentacin necesaria para realizar su instalacin en cualquier equipo; esta informacin debe incluir: Estructuras de Directorios, Libreras con sus procedimientos de catalogacin asociados, Definiciones ODBC. Pruebas Incluir documentacin de pruebas de carga y concurrencia efectuadas a la aplicacin con la herramienta Web Aplication Stress Tool (WAS) o herramientas similares, donde se puedan verificar las caractersticas de desempeo y operatividad del sistema para el nmero de usuarios esperados. 1.4 Ajustes e Implantacin Es responsabilidad del contratista velar por el cumplimiento y garanta de los requerimientos funcionales y tcnicos exigidos por la Universidad. El Proponente deber describir las caractersticas de los mdulos existentes que integran la solucin ofrecida y el esquema de desarrollo para aquellos que se construirn. Pruebas El propsito del plan de pruebas es explicitar el alcance, enfoque, recursos requeridos, cronograma y calendario, responsables y manejo de riesgos de un proceso de pruebas, verificacin, validacin y certificacin y deber garantizar y asegurar que el sistema cumpla con los requerimientos funcionales y desempeo as como con los estndares (diseo, construccin, documentacin) y facilidad de mantenimiento. El contratista entregar y acompaar el plan de pruebas que ser revisado de acuerdo con los estndares de la OITEL. Esta fase deber ejecutarse conjuntamente por el Contratista y la OITEL. Luego la OITEL define un marco conceptual que pretende unificar criterios en torno al proceso, la estrategia adoptada, los tipos de prueba a ser ejecutadas, la identificacin y especificacin de las mismas. Esta fase tiene por objetivos: Asegurar que el sistema cumple con los requerimientos de desempeo y funcionales as como con los estndares (diseo, construccin documentacin) y facilidad de mantenimiento. Garantizar que el sistema cumple las especificaciones y los requerimientos para su uso

y desempeo deseados. Estrategia La estrategia definida para la fase de prueba del software es la Prueba de Especificacin en donde se examinarn las especificaciones que sealan lo que el software debe hacer y como lo debe llevar a cabo, se desarrollan casos de prueba reales para cada condicin o combinacin de condiciones, se analizan los resultados que arroja el sistema para cada uno de los casos. Los casos reales corresponden a los escenarios que el usuario defina y a la funcionalidad que se encuentra descrita en el documento que se entrega asociado a los prototipos. Dichos casos de prueba deben ser verificados por los usuarios funcionales designados para ello. Diligenciamiento de un Acta de Pruebas. Niveles de Prueba Se establecen los siguientes niveles de prueba: Pruebas Parciales. En estas se prueban los programas que conforman el sistema. Las pruebas parciales se centran en los mdulos, independientes entre s. Esto permite encontrar errores dentro de un mdulo ms que en los que resultan de la interaccin entre mdulos. Las pruebas parciales se llevarn a cabo en forma bottom-up, iniciando con los mdulos ms pequeos y continuando de uno en uno hasta la integracin de mdulos. Son las de Unidad, por ejemplo. Pruebas de Integracin. En estas pruebas se verifican las conexiones de los diferentes mdulos del sistema. Las pruebas de integracin se harn top-down. Se inicia con los mdulos de nivel superior y se verifica que los mdulos de nivel superior llaman a los de nivel inferior de manera correcta, con los parmetros correctos.

Pruebas Especiales. Estas pruebas no dependen del funcionamiento normal del sistema y son: Prueba de carga mxima o de stress. Se probarn los tiempos crticos del sistema, particularmente las transacciones en lnea. Por ejemplo, cmo responde el sistema cuando todos los usuarios se encuentren trabajando al mismo tiempo, o se encuentren trabajando procesos paralelos o se encuentren trabajando informacin similar. Prueba de almacenamiento (capacidad). Se definen previamente el nmero de registros de un archivo. Estas capacidades estn ligadas al espacio en disco y al tamao de los ndices. Las pruebas de almacenamiento consisten en almacenar continuamente datos hasta que se alcanza su capacidad. Prueba de tiempo de ejecucin. El tiempo de ejecucin real de los sistemas se conoce solo en situaciones reales, solo hasta que el sistema ha sido instalado y cargado con los datos. Sin embargo, es necesario determinar cunto tiempo se lleva recibir una respuesta a una consulta. El sistema puede ser correcto, pero un sistema que corre bien con solo algunas transacciones puede ser inaceptablemente lento cuando est cargado por completo. Prueba de recuperacin (regresin). Que puede suceder si el sistema falla? Siempre debe suponerse que el sistema puede fallar y que los datos se daarn o perdern. Debe escribirse el plan o planes y procedimiento o procedimientos para cubrir estas situaciones y deben probarse.

Productos Los productos de esta revisin son:

Acta de Pruebas diligenciada y firmada (incluye observaciones) Reporte Resumen de la Revisin. El objetivo de este reporte es convertirlo en la tapa de las actas de pruebas asociadas a un mdulo revisado. Con este reporte se conocer de manera resumida si: Se acepta el producto sin ninguna modificacin, se rechaza el producto con errores severos o se acepta el producto provisionalmente debido a que los errores encontrados son menores y no se requieren revisiones adicionales.

1.5 Puesta en Produccin y Uso Plan de Puesta en Produccin Esta etapa es responsabilidad del contratista con el apoyo de la OITEL. El propsito de este plan es garantizar la entrega exitosa y puesta en marcha de las diferentes versiones del producto software o sistema, a los usuarios finales. Deber cubrir el siguiente rango de actividades: Configuracin de Servidores La OITEL suministrar el hardware y el software base (Sistema Operativo y Software para la Aplicacin o Servidor Web y Motor de Datos) de este componente de la arquitectura y el Contratista entregar la configuracin que garantice la operacin del producto con respectiva documentacin que habilite la administracin interna en la OITEL. Capacitacin Deber capacitarse a las personas de la Universidad designadas de acuerdo con una agenda de capacitacin pactada entre las partes. El lugar de capacitacin ser la OITEL Universidad del Valle y con el software instalado en los servidores de la OITEL. El proveedor deber presentar dentro de su propuesta y con cargo al valor de sta, el plan de capacitacin dirigido a los usuarios funcionales y tcnicos del sistema, este plan de capacitacin deber contener: Objetivo de la capacitacin Temas a capacitar por curso Perfil del auditorio Nmero de funcionarios por curso Nmero de horas por tema Nmero de jornadas por tema Recurso que emplear para la capacitacin Formatos de evaluacin por curso Material que entregar a la OITEL al finalizar cada curso Formato del acta de capacitacin

Manuales y Documentacin El contratista deber entregar manuales de usuario y manuales tcnicos (referenciados en el numeral 1.3.1 (Modelo conceptual, Prototipos no Funcionales, Diagrama de clases, Diagrama de interaccin (secuencia o de navegacin), Diagrama de base de datos), los cuales sern utilizados en las capacitaciones respectivas. Licenciamiento del software La Universidad podr adquirir la licencia corporativa de uso del sistema integral de informacin, como el cdigo del software respectivo para hacer su propio mantenimiento.

Se acordarn las acciones respectivas sobre el registro de derechos de autor. El proponente deber certificar si es distribuidor autorizado del software que ofrece y sus restricciones respecto del mismo. Asistencia a los usuarios finales El contratista debe proveer el personal necesario y la infraestructura para dar soporte a los usuarios del sistema a travs de servicio telefnico, servicio presencial y va e-mail. El servicio telefnico y de correo electrnico deber prestarse a todas las seccionales y sedes. El servicio presencial ser prestado nicamente para la Sede Melndez. El contratista debe colocar al momento de entrar en operacin una lnea telefnica para atencin a usuarios. Ser responsabilidad de esta asistencia la de capacitar a un grupo de usuarios que la OITEL defina, para el registro y manejo de los incidentes en la parte funcional y operacional de los mdulos, en una nica base de incidentes. O mesa de ayuda. Se define 1er. Nivel de asistencia, cuando el usuario del mdulo tiene dudas sobre la operacin del mismo, su tiempo de atencin es inmediato. Se define el 2do. Nivel de asistencia, cuando a partir del primer incidente, se detecte un problema que deba tener algn tipo de correccin ya sea Procedimental, Parametrizacin o de ajustes de la aplicacin, el tiempo mximo de asistencia de estos incidentes ser de 3 das hbiles. Se define el 3er. Nivel de asistencia, cuando para la solucin del incidente, se requieran adecuaciones o cambios de fondo a algn mdulo, para lo cual el contratista notificar al interventor, se llenar el control de cambio respectivo y se concertar el tiempo de solucin por cada incidente. El proveedor manejar un mecanismo de Mesa de Ayuda que debe entrar a funcionar a partir del momento que se encuentren los primeros mdulos en operacin y prestar el servicio hasta cuando se termine el proyecto. Para uso de la Mesa de Ayuda por un grupo de usuarios asignados por la OITEL debern ser capacitados con antelacin a la finalizacin del proyecto. Aceptacin formal del producto software La aceptacin formal del software ser por parte de la Universidad, se har en el momento que se hayan culminado todas las fases de la implantacin, cargue de informacin inicial ( migrada o parametrizada) de cada uno de los mdulos debidamente probados y aceptados para los usuarios finales. Se disearan y aplicaran pruebas de integracin de los mdulos que conforman la solucin contratada, el diseo de las pruebas estarn a cargo del contratista, la OITEL y el usuario funcional respectivo. Una vez concluidas estas pruebas sern debidamente documentadas y entregadas para su aplicacin y ajustes segn resultados. Cuando las pruebas de integracin hayan sido culminadas con xito, se har un seguimiento por parte de la OITEL y del Contratista, al funcionamiento Integral del sistema por un periodo de por lo menos dos (2) meses, al concluir este seguimiento se firmar el acta de aceptacin del producto. Soporte post-produccin

El soporte post-produccin debe estar cubierto en la garanta del sistema de informacin. Mantenimiento del Software El proponente debe presentar una propuesta para el servicio de mantenimiento a un ao, a dos aos y a tres aos; este mantenimiento tambin cubrir nuevas versiones de acuerdo a los cambios de ley. Este valor debe cotizarse de manera independiente del presupuesto oficial y esta etapa corresponde a otro proceso. La propuesta de mantenimiento, el negocio puede solicitar nuevos requerimientos con el fin de que se efecten cambios y o ajustes para mantener una atencin efectiva del negocio, independientemente de los procesos u operaciones que debe cubrir la garanta de calidad del sistema al implantarlo. Se debe especificar el porcentaje (%) de mantenimiento del costo. A continuacin se presenta el marco general y los aspectos que deber cubrir la propuesta de mantenimiento del software: El mantenimiento de software es un factor clave, un atributo de calidad y actividad principal definida e incluida por estndares internacionales (ISO 9126, ISO 12207, ISO 14764, IEEE 1219) que guan el proceso de desarrollo de software. Los sistemas deben ser mantenidos si se quiere que apoyen las necesidades reales de la organizacin. Mantenimiento de software deber entenderse como las modificaciones de los productos software despus de su entrega para, mejorar rendimiento u otros atributos o adaptar el producto a un cambio de entorno... (Tomado de ANSI/IEEE 1219) El mantenimiento o evolucin puede darse por correccin, mejora, adaptacin y extensin. Se recomienda que el proceso de mantenimiento inicie despus de la puesta en operacin de la versin 1.0 del sistema. Se activa cuando el software sufre modificaciones de cdigo o de documentacin asociada debido a una deficiencia, un problema o la necesidad de mejora/adaptacin. Deben reconocerse cuatro (4) tipos de mantenimiento: Adaptativo, para adaptar el software a un cambio de entorno; Perfectivo, para suplir nuevos requerimientos; Correctivo, para solucionar errores puntuales de programas; Preventivo, para evitar la aparicin de problemas. Ser necesario disear el Plan para el Proceso de Mantenimiento con fases y entregables muy precisos en trminos de tiempo y requerimientos. Se recomienda que dicho plan debe estar acompaado por una metodologa de control de cambios.

La propuesta de mantenimiento, el negocio puede solicitar nuevos requerimientos con el fin de que se efecten cambios y o ajustes para mantener una atencin efectiva del negocio, independientemente de los procesos u operaciones que debe cubrir la garanta de calidad del sistema al implantarlo. Garanta Se exige un periodo de garanta sobre la solucin implantada de un (1) ao a partir de la fecha de terminacin de la ejecucin del contrato. Se entiende por garanta el proceso por el cual el contratista coloca a disposicin del proyecto el recurso humano que sea necesario para atender las siguientes fallas que se presente en el software Implantado: Errores en los programas que conforman el sistema que generen fallas funcionales. La solucin de errores puntuales en los programas y adaptacin del software debido a un cambio de normatividad. Especificaciones no funcionales y tcnicas incumplidas. Requerimientos incluidos o especificados

en el anexo Especificacin de requerimientos del Sistema ERS o en el numeral 1.2.3 del presente documento y pueden referirse a concurrencia, tiempos de respuesta y desempeo del sistema. Fallas en el funcionamiento integrado del sistema internamente y en las Interfaces definidas. Es decir, inconsistencias detectadas en aquellos mdulos que deben interactuar con otros sistemas e inconsistencias detectadas en la integralidad de los mdulos que conforman el sistema. Fallas en la implementacin del esquema de seguridad del sistema. Fallas en la parametrizacin del sistema. Fallas en la configuracin del hardware de servidores que no permitan la operacin y produccin del sistema.

Este perodo no incluye nuevos requerimientos o funcionalidades. La garanta debe cubrir que se efecten los ajustes necesarios de existir cambios en la legislacin o normatividad sin ningn costo adicional. La garanta incluye el soporte post-produccin del sistema. Esta garanta de calidad quedar amparada dentro de la pliza de cumplimiento que debe constituir el contratista para legalizar el contrato que resulte de este proceso. Se exige un periodo de garanta sobre la solucin implantada de un (1) ao a partir de la fecha de terminacin de la ejecucin del Contrato que resulte de este proceso.

Anexo 9 Levantamiento de requerimientos, anlisis, diseo, construccin, pruebas, migracin de informacin, integracin, capacitacin e implantacin de la versin dos del sistema de Informacin para la Divisin de Recursos Humanos Se realiza de acuerdo con la Informacin Tcnica General del Anexo No. 8 Anexo 10 Levantamiento de requerimientos, anlisis, diseo, construccin, pruebas, integracin con los sistemas de informacin institucionales, capacitacin e implantacin de Sistema de informacin para la internacionalizacin de la Universidad Se realiza de acuerdo con la Informacin Tcnica General del Anexo No. 8 ANEXO No. PRESENTACION OFERTA rol Analista Lider Tecnico Gerente de Desarrollo Lider de pruebas Gerente de SQA Gerente Administrativo Ingenieros de desarrollo Ingenieros de pruebas Documentalista Recursos h/mes h/ao Costo