SUBSECRETARA DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN

DIRECCIN DE SOPORTE

INSTRUCTIVO PARA RESETEO DE CONSTRASEA DE USUARIOS CIUDADANOS EN EL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL QUIPUX

SUBSECRETARA DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN

INSTRUCTIVO PARA RESETEO DE CONTRASEA DE USUARIOS CIUDADANOS EN EL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL QUIPUX Cdigo: Versin: Nmero de Pginas

2.2.3.
Elaborado por:

01
Revisado por:

10
Aprobado por:

Lorena Torres (Ingeniera de Soporte) Eduardo Alvear (Director de Soporte)

Mario Albuja Senz (Subsecretario de Tecnologas de la Informacin)

CONTENIDO

1.- NOTAS DE CAMBIO....................................................................................................3 2.- INSTRUCTIVO..............................................................................................................4 2.1.- PROPSITO............................................................................................................... 4 2.2.- POLTICA...................................................................................................................4 2.3.- GLOSARIO Y SIGLAS.............................................................................................. 4 2.4.- ROLES Y RESPONSABILIDADES.......................................................................... 5 2.5.- INSTRUCCIONES......................................................................................................5

1.- NOTAS DE CAMBIO Resumen de las actualizaciones:

Versin del documento # 1 2

Fecha de Revisin 21/01/2011 26/04/2011

Cambio realizado

Creacin y formateo del documento Modificacin del documento

El dueo del instructivo propone los cambios, el Director de Soporte revisa los cambios propuestos y el Subsecretario de Tecnologas de la Informacin aprueba los cambios al documento.

Cmo encontrar la ltima versin de este documento? La ltima versin de este documento se encuentra en la Intranet o puede ser obtenida a travs del dueo del instructivo o del responsable designado quien controla la gestin documental de la Subsecretara de Tecnologas de la Informacin.

Copias en papel Las copias en papel solo son consideradas vlidas en la fecha de su impresin, de modo que, la ltima versin debe ser gestionada en la intranet o a travs del dueo del instructivo o del responsable designado, quien controlar la Gestin Documental.

2.- INSTRUCTIVO 2.1.- PROPSITO El presente instructivo tiene como propsito establecer los pasos que el usuario de tipo Ciudadano, debe realizar para resetear la contrasea de ingreso para el sistema Quipux. 2.2.- POLTICA Cuando un ciudadano deja un oficio en una Institucin pblica, se debe registrar en el Sistema Quipux, los datos del firmante del documento: nmero de cdula de identidad, nombres completos, correo electrnico, telfonos, direccin, etc. El correo electrnico es indispensable para poder resetear la contrasea nmero de cdula es obligatorio. La Institucin que recibe el documento debe entregar al ciudadano el comprobante, donde constan los datos del documento recibido y el usuario que el sistema le asign al ciudadano. 2.3.- GLOSARIO Y SIGLAS TRMINO / SIGLA STI SGDQ Ciudadano SIGNIFICADO Subsecretara de Tecnologas de la Informacin. Sistema de Gestin Documental Quipux Es el usuario externo a la Institucin y que no est asociado a ninguna Institucin registrada en el SGDQ. Unidad administrativa que se encarga de receptar documentacin externa del ciudadano y a quien se le entrega un comprobante que indica que su documento fue recibido por la Institucin y registrado en el sistema. Es la persona designada por la Institucin como administrador del sistema y cuyos datos constan registrados en la base de datos de administradores de la STI. Es el login con el que el ciudadano va a ingresar al sistema. Puede ser la cdula de identidad cuando se ha registrado este dato, de lo contrario el sistema asigna al ciudadano un nmero nico de 10 dgitos. y el

Bandeja de Entrada

Administrador Quipux Institucional Usuario Asignado por Quipux

2.4.- ROLES Y RESPONSABILIDADES ROL Ciudadano RESPONSABILIDAD - Proporcionar sus datos personales a la Institucin. - Solicitar el reseteo de la clave - De ser necesario crear el ciudadano que entrega la documentacin. - Solicitar informacin para crear al ciudadano: nmero de cdula de identidad, nombres completos, institucin, ttulo acadmico, puesto, correo electrnico, telfonos y direccin. - Verificar la informacin de los ciudadanos. - Notificar al Equipo de Soporte de la STI si se requiere inactivar usuarios de tipo Ciudadano que son Funcionarios o unificar datos de Ciudadanos duplicados.

Jefe de Bandeja de Entrada

Administrador Quipux Institucional

2.5.- INSTRUCCIONES Para resetear la contrasea de usuario, el ciudadano tiene 3 opciones: OPCIN A.- Cuando el ciudadano conoce el nmero de cdula registrada en el sistema para poder ingresar, deber realizar los siguientes pasos: 1. Ingresar al sistema, digitando en la URL del navegador de Internet Mozilla Firefox http://www.gestiondocumental.gob.ec 2. Dar clic en el enlace: Olvid su contrasea? Que se encuentra en la parte inferior de la pantalla antes de los botones de Ingresar y Borrar, Figura 1. 3. En la ventana que se despliega digitar el nmero de cdula o nmero de usuario asignado por el sistema y dar clic en Aceptar, Figura 2. 4. El sistema desplegar otra ventana donde deber (Figura 3): Completar los datos que le hagan falta: Cdula y/o correo electrnico. Digitar el texto que le solicita el sistema Dar clic en Aceptar para confirmar los cambios.

5. El sistema mostrar el mensaje que le indica que Se ha reiniciado su contrasea y enviar una notificacin al correo electrnico registrado. Figura 4 6. El ciudadano deber ingresar a su correo electrnico personal que se encuentre registrado en el sistema, para revisar la notificacin enviada, en la cual deber dar clic en el enlace que consta en el texto enviado. 7. El enlace le redirecciona a otra pgina donde debe (Figura 5):

Ingresar una contrasea alfanumrica (nmeros y letras), de mnimo de 6 caracteres, que le sean fciles de recordar. Repetir la contrasea antes ingresada. Dar clic en Aceptar para confirmar los cambios.

Si el proceso de definir la contrasea es correcto, se presentar un mensaje que indica: Su contrasea ha sido cambiada exitosamente, Figura 6. OPCIN B.- Cuando el ciudadano no conoce su usuario para ingresar al sistema, deber realizar los siguientes pasos: 1. Dirigirse a la Institucin donde dej el documento para averiguar el nmero de usuario que el sistema le asign. 2. Solicitar a la Institucin que le completen los datos en caso de ser necesario (nmero de cdula de identidad, nombres completos, institucin, ttulo acadmico, puesto, correo electrnico, telfonos y direccin). Si se registra la cdula de identidad, esta ser el usuario de ingreso al sistema. 3. Solicitar a la Institucin el reseteo de la contrasea del ciudadano. 4. Una vez realizado el reseteo, el ciudadano deber ingresar a su correo electrnico personal registrado en el sistema, para revisar la notificacin, en la cual deber dar clic en el enlace que se encuentra en el texto del correo enviado por el sistema. 5. El enlace le redirecciona a otra pgina donde debe (Figura 5): Ingresar una contrasea alfanumrica (nmeros y letras), de mnimo de 6 caracteres, que le sean fciles de recordar. Repetir la contrasea antes ingresada. Dar clic en Aceptar para confirmar los cambios.

Si el proceso de definir la contrasea es correcto, se presentar un mensaje que indica: Su contrasea ha sido cambiada exitosamente, Figura 6. OPCIN C.- Cuando el ciudadano no puede comunicarse o dirigirse con la Institucin donde dej el documento, deber realizar los siguientes pasos: 1. El ciudadano deber enviar un correo electrnico a soporte@informatica.gob.ec solicitando el reseteo de contrasea. La informacin que deber enviar al correo es: Asunto del correo: Reseteo de contrasea Quipux

En el correo electrnico especificar: Nombres completos del firmante del documento Cdula de identidad Usuario asignado por Quipux.- Puede ser la misma cdula o un nmero nico de 10 dgitos

2. Una vez que el personal de soporte de la STI ha realizado el reseteo, el mismo que ser notificado por correo electrnico, el ciudadano deber ingresar a su correo electrnico personal registrado en el sistema, para revisar la notificacin, en la cual deber dar clic en el enlace que el sistema le envi. 3. El enlace le redirecciona a otra pgina donde debe (Figura 5): Ingresar una contrasea alfanumrica (nmeros y letras), de mnimo de 6 caracteres, que le sean fciles de recordar. Repetir la contrasea antes ingresada. Dar clic en Aceptar para confirmar los cambios.

Si el proceso de definir la contrasea es correcto, se presentar un mensaje que indica: Su contrasea ha sido cambiada exitosamente, Figura 6. INGRESO AL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL QUIPUX 1. Una vez que el ciudadano ha cambiado su contrasea exitosamente podr ingresar al sistema digitando en la URL del navegador de Internet: www.gestiondocumental.gob.ec 2. Se le desplegar la pantalla donde debe ingresar (Figura 1): En el campo Cdula: Digitar el usuario asignado por el Sistema (Puede ser la misma cdula o un nmero nico de 10 dgitos) En el campo Contrasea: La contrasea que el ciudadano estableci. 3. Dar clic en el botn Ingresar. Nota: Para utilizar el sistema de Gestin Documental Quipux, se recomienda utilizar el navegador de internet Mozilla Firefox versin 3.5.9 o inferior. El navegador se puede descargar de: http://www.informatica.gob.ec/descargas/Firefox-Setup-3.5.2.exe

FIGURAS GUA DE INTRUCTIVO FIGURA 1.- Ingreso al sistema y enlace para reseteo de contrasea:

FIGURA 2.- Ingreso a la pantalla de cambio de contrasea para el usuario asignado

FIGURA 3.- Pantalla para completar datos y resetear la contrasea

FIGURA 4.- Mensaje de reinicio de contrasea

FIGURA 5.- Una vez que el ciudadano ha revisado la notificacin en su correo electrnico personal, el enlace del texto del correo enviado, redirige a la siguiente pantalla donde debe cambiar la contrasea.

FIGURA 6.- Mensaje de Cambio de contrasea exitoso

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