CODIGO PAGINAS

DESCRIPCION DE CARGO CAN-04-05 1 DE 3

FECHA
DIRECCION NACIONAL DE RR HH 28/05/2009

1 DATOS GENERALES
DENOMINACIN DEL CARGO departamento: dto rr hh
Auxliar de archivo area: direccion nacional rr hh
OBJETO DEL CARGO

controlar la documentacion especifica del departamento rr hh

cargo del jefe inmediato proceso en el que interviene

director rr hh
administrativo
personal a cargo si No x total personas a cargo
2 perfil del cargo
2.1 especifico
edad: sexo estado civil
indiferente x indiferente x indiferente x
especifico especifico especifico
entre:_____y _____años M_____ F_____ casado_____ soltero_____
competencias del cargo
2.2 Experiencia
Tiempo temas
1 año experencia en cargos a fines
2.3 educacion
nivel area
bachillerato comercial
tecnico
profesional
especializacion
maestria
otro C.A.P Archivistica SENA
cual x
2.4 formacion
Tiempo temas
6 meses archivo y organización

formacion tecnica especifica al cargo

1 mes identificacion con la organización

homologacion EXPLICACION
SI NO induccion corporativa, induccion al sgc, conocimiento del area y
entrenamineto al cargo
2.5 habilidades y competencias personales
practicidad,resultados,veracidad,innovacion
habilidad para adoptar los intereses, necesidades, prioridades y objetivos de la organización
2.6 resposabilidad y autoridad
SI NO requiere un grado minimo de responsabilidad en el manejo
la informacion confidencial, y para la solucion de conflictos
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FECHA
DIRECCION NACIONAL DE RR HH 28/05/2009

3 naturaleza y amplitud de las actividades

3.1 funciones/reponsabilidades del cargo
funciones y responsabilidades AO: accion-objeto las funciones
referencia al
deben describirse en terminos cualitativos y cuantitativos (metas frecuencia
proceso
de desempeño)
controla el prestamo y la consulta de documentos especificos del
administrativo
area RR HH diario
clasifica,ordena y organiza la documentacion especifica del area
administrativo
de RR HH diario
controla las transferencias documentales tanto del archivo activo
administrativo
como el inactivo diario
organiza y recepcion documentos varios para envio a la diario administrativo
analisis de procesos e indicadores
controlar el adecuado manejo del archivo del area de RR HH administrativo
verificar la conformidad de su producto
revision de los procesos concernientes al cargo para minimizar
administrativo
tiempo y desempeñar las tareas de manera eficiente.
desarollar de los planes de mejora, acciones corecctivas y/o preventivas que requieran su
proceso
3.2.1 niveles de acceso de acceso de informacion (software,aplicativos,internet)
Bases de datos actuales en la organización
DE CONSULTA inventarios documentales

DE MODIFICACION
consultas varias
INTERNET

ELABORO REVISO APROBÓ

FECHA FECHA FECHA
FIRMA FIRMA FIRMA

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DESCRIPCION DE CARGO CAN-04-05 3 DE 3
FECHA
DIRECCION NACIONAL DE RR HH 28/05/2009
3.3 RELACIONES INTERNAS
CON QUIEN? PARA QUE
Directora de RR HH control de documentos y respectiva autorizacion
de prestamos documentos
NOMINA requerimientosde prestamos HV
Personal activo de la compañía
asistente administrativa de rr hh
3. 4 relaciones externas
con quien?
personal inactivo de la compañía
datos varios de documentascion
consultas varias de documentos y personal
para que
consultas d novedades de pagos y otros

3.4 elementos de trabajo

SI X NO VALOR 3,000,000
Cuales? equipos de oficina, estanteria

Observaciones generales
todas las decisiones claves que requieren consulta
(depende directamente de la direccion de RR HH)

ELABORO REVISO APROBÓ

FECHA FECHA FECHA
FIRMA FIRMA FIRMA
PREGUNTA S N
I O
¿Cree que el día no tiene bastantes horas para todas las cosas que debería usted
hacer
¿Siempre se mueve, camina o come con rapidez?
¿Se siente impaciente por el ritmo al que se desarrollan los acontecimientos?
¿Acostumbra a decir: "Ah, ajá" o "sí, sí, sí", "bien, bien", cuando le habla una persona
apremiándola inconscientemente a que acabe de decir lo que tiene que decir?
¿Tiene tendencia a terminar las frases de otras personas?
¿Se siente exageradamente irritado incluso rabioso cuando el coche que le precede
en una carretera rueda a una marcha que usted considera demasiado lenta?
¿Considera angustioso tener que hacer cola o esperar turno para conseguir una
mesa en un restaurante?
¿Encuentra intolerable observar cómo otras personas realizan tareas que usted sabe
que puede hacer más deprisa?
¿Se impacienta consigo mismo si se ve obligado a realizar tareas repetitivas (rellenar
resguardos, firmar talones, lavar platos, etc.), que son necesarias pero le impiden
hacer las cosas que a usted le interesan realmente?
¿Es usted de esas personas que leen a toda prisa o intentan siempre conseguir
condensaciones o sumarios de obras literarias realmente interesantes y valiosas?
¿Se esfuerza por pensar o hacer dos o más cosas simultáneamente? Por ejemplo, al
tiempo que intenta escuchar la charla de una persona, sigue dando vueltas a otro
tema sin ninguna relevancia con lo que escucha.
¿Mientras disfruta de un descanso, continúa pensando en sus problemas laborales,
domésticos o profesionales?
¿Tiene usted el hábito de acentuar excesivamente varias palabras que usted
considera clave en su conversación ordinaria o la tendencia a articular las últimas
palabras de sus frases más rápidamente que las palabras iniciales?
¿Encuentra difícil abstenerse de llevar cualquier conversación hacia los temas que le
interesan especialmente, y cuando no lo consigue, pretende usted escuchar pero en
realidad sigue ocupado en sus propios pensamientos?
¿Se siente vagamente culpable, cuando descansa y no hace nada durante varias
horas o varios días?
¿Intenta siempre programar más y más cosas en menos tiempo, y al hacerlo así deja
cada vez menos margen para los imprevistos?
Al conversar, ¿da con frecuencia puñetazos o palmadas en la mesa, o golpea con un
puño la palma de la otra mano para dar más énfasis a un punto particular de la
discusión?
¿Se somete a ciertos plazos en su trabajo que con frecuencia son difíciles de
cumplir?
¿Aprieta con frecuencia las mandíbulas, hasta el punto que le rechinan los dientes?
¿Lleva con frecuencia material relacionado con su trabajo o sus estudios a su casa
por la noche?
¿Acostumbra usted a evaluar en términos numéricos no sólo su propio trabajo, sino
también las actividades de los demás
¿Se siente usted insatisfecho con su actual trabajo?

Este test ha sido creado para conocer a qué tipo de patrón de personalidad pertenece una
persona. El tipo de personalidad A corresponde a aquellas personas que necesitan afirmarse
permanentemente a través de logros personales para alcanzar la percepción de auto-control.
Experimentan una constante urgencia de tiempo que les hace intolerable el reposo y la
inactividad.

Estas personas también presentan una percepción de amenaza casi continua a su

autoestima, eligiendo la acción como estrategia de enfrentamiento a sus problemas. Tienen
tendencia a la dominación, una profunda inclinación a competir y una elevada agresividad
que les induce a vivir en un constantestado de lucha.

Las enfermedades más frecuentes en estos sujetos son las de tipo coronario, problemas
psicosomáticos y síndromes de ansiedad generalizada. El patrón de conducta A se adquiere a
través del aprendizaje y se puede detectar ya en la adolescencia.
El patrón de personalidad B es, evidentemente, lo opuesto al anterior. Son personas con un
adecuado nivel de auto-control y autoestima que no les hace falta mantener actitudes
compensadoras para reafirmarse. No son competitivas ni tan fácilmente irritables, y en
general se toman la vida con mayor tranquilidad.

Valoración:

14 puntos o más:

Si se encuentra dentro de esta puntuación, es usted persona con un carácter del tipo A,
debería relajarse y tomarse las cosas con más filosofía, pues tiene mayor peligro de padecer
enfermedades coronarias, problemas psicosomáticos y estados de ansiedad. El mundo no se
acaba sin usted.

Entre 9 y 13 puntos:

Usted se encuentra dentro de una puntuación normal, su carácter es un equilibrio entre la

personalidad A y la B. Dentro de estos parámetros es donde se encuentra la mayoría de
personas. Se activa lo suficiente para ser productivo y eficiente en el trabajo o estudios, pero
sabe mantener la calma en las situaciones que así lo requieren, aunque en ocasiones
también se sienta nervioso.

9 puntos o menos:

Es usted una personalidad del tipo B. Es bastante menos vulnerable a sufrir ansiedad que
otras personas, no se muestra ambicioso ni dominante, deja que las cosas sigan su cauce sin
preocuparse en exceso. No quiere decir que nunca se muestre nervioso o angustiado si la
situación le desborda, pero en general tiene un temperamento templado.

TEST DE PERSONALIDAD

Pueden ser de muy diversos tipos pero todos hacen referencia al mismo tema: la
personalidad.

Las pruebas de personalidad, tratan de indagar sobre tu mundo sentimental y afectivo, tus
reacciones, comportamientos, actitudes, traumas representativos de tú carácter; en general,
interesa tu forma de actuar ante el mundo.

Los más utilizados en las pruebas de selección de personal son:

• El 16 PF de Catell.

• GZ de Guilford y Zimmerman.

Suelen presentarse en desorden temático para evitar que el examinado/a averigüe sobre que
se le evalúa. Trata de responder de forma espontánea y franca. Además te damos algunos
consejos:

Tipos de test de personalidad:

1. Cuestionarios:

Consisten en series de preguntas variadas y en algunos casos ambiguas sobre tu persona. Se

recomienda sinceridad, hay preguntas aparentemente diferentes diseñadas con el propósito
de medir tu sinceridad partiendo de una actitud positiva hacia nosotros/as mismos. Escucha
con atención las instrucciones que te den para cada test. Si el tiempo es limitado, no te
estanques en una pregunta, pasa a la siguiente.

El objetivo que persiguen es descubrir rasgos como:

estabilidad emocional

extroversión

introversión

iniciativa

dominio de sí mismo

responsabilidad

sentido del deber

flexibilidad

independencia

autonomía

decisión

grado de sociabilidad

sinceridad

autoconfianza

autodisciplina

lealtad

agresividad

2. Test Proyectivos:

Láminas proyectivas: son diferentes láminas con manchas de tinta o dibujos poco definidos
que tenemos que interpretar. Evalúan la interpretación que hacemos de las mismas.

En este tipo de pruebas no se puede trampear ni andar con engaños. No hay respuestas ni
correctas ni incorrectas, sino respuestas que reflejan tu personalidad.

Es fundamental pensar en positivo, ya que nos permitirá ser más abiertos/as a la hora de las
interpretaciones. No conviene mencionar objetos bélicos, oscuros o negativos a la hora de
interpretar una mancha.

El test de Koch o más conocido como el test del árbol, consiste en dibujar uno o
varios árboles. El psicólogo/a tratará de saber indicaciones relativas a tu personalidad. Se
aconseja ser espontáneo.

El test de Rorschach, es quizás el más conocido y una de las pruebas más completas.
Esta basado en lo que las personas perciben, ya que visualizan e interpretan manchas de
tinta.
 TAT o Test de Apercepción Temática. Consiste en una serie de láminas con escenas en
las que intervienen diferentes personajes.

3. Test de aptitudes:

Estas pruebas indagan la cantidad y calidad de tu capacidad intelectual (rendimiento y el

nivel de conocimientos), al objeto de conocer en que tipo de actividades eres más hábil. Se
pueden identificar distintos tipos de test dependiendo de lo que interese evaluar en relación
con el puesto de trabajo al que se opte.

En general, estos tests pueden evaluar tres tipos de aptitudes:

Aptitud numérica: miden tu capacidad para realizar cálculos numéricos.

Aptitud verbal: miden tu capacidad de comprensión, fluidez verbal.

Aptitud abstracta: miden tu capacidad de pensar con flexibilidad, centrarte en lo

relevante…

Por otra parte, los test de aptitudes pueden clasificarse en función de lo que evalúen en:

Test de memoria: test de memoria de cifras, test de memoria visual.

Test manipulativos, por ejemplo, los cubos de Kohs, donde se valora la desenvoltura
del candidato y la rapidez en la realización de la prueba.

El bloque de Wiggly o rompecabezas, donde se evalúan las destrezas, reacciones,

carácter, sentido del método, perseverancia, emotividad, ingenio…

Bur. Esta reservado para el personal administrativo, mide la capacidad para realizar
las actividades normales de una oficina. Se valora la calidad del trabajo, la rapidez de
ejecución y la atención, nivel intelectual y la amplitud de conocimientos.

Test de comparación. Se realizan tareas de comparación y verificación de números y

nombres. Se valora la capacidad de mantener la atención y precisión del evaluado así como
su rapidez y exactitud de la ejecución.

Test de matrices de Raven. Estos tipos de test están orientados a la valoración de

inteligencia concreta. En este tipo de test, se pide que establezcas las relaciones existentes
entre las sucesiones de figuras y objetos que aparecen.

Aconsejamos, no ceñirse a uno de los ejercicios y perder el tiempo buscando la respuesta

acertada. Es mejor avanzar y seguir con demás, para descubrir la ley que rige las sucesiones
de figuras, fichas o naipes. Además, evitarás bloquearte y ponerte nervioso/a por dedicar
demasiado tiempo a una sucesión.

Test de fichas de dominó. Evalúan las capacidades racionales de la inteligencia y las

capacidades de abstracción lógica. Es decir, hace una estimación del nivel de inteligencia en
función de tus facultades lógicas.

El conocimiento del juego del dominó no supone en principio una ventaja, sólo una mayor
familiaridad con las fichas.

Test de razonamiento. Evalúa la inteligencia como facultad de adaptación. Trata de

estimar la agilidad mental, flexibilidad de la inteligencia, adaptabilidad a nuevas situaciones
y facilidad de resolución de problemas de distinto tipo.
 Los problemas que se presentan son muy variados y se presentan de un modo muy diverso,
de forma que puede parecerte desconcertante. El evaluador/a puede observar la conducta y
los métodos de trabajo del evaluado.

Pueden ser: series de números, de letras, completar anagramas o palabras que hay que
descubrir. En cada serie se da una alternancia distinta, por lo que cada una planteará un
problema y una solución independiente de las demás.

Se aconseja conservar una determinada simpleza mental, no busques trampas o significados

imposibles.

Test de comprensión verbal. Evalúa la inteligencia como capacidad de comprensión

de ideas. Se emplean para determinar las facultades de análisis y de síntesis del candidato/a.

CARGO Auxiliar Archivo DEPENDENCIA Talento Humano

Responsable de Talento
REPORTA A No. DE OCUPANTE Según la necesidad
Humano

MISIÓN

Ejecutar de acuerdo con las políticas de la Dirección de Talento Humano los procedimientos y
registros establecidos en el archivo de Personal realizando un
trabajo con calidad que permita a la Compañía la integración del factor humano y el tecnológico.
FUNCIONES

1. Mantener organizado y actualizado el archivo y la base de datos de la Dirección de Talento

Humano para garantizar que los procesos correspondientes a la administración del personal se
realicen de manera eficiente.

2. Realizar las afiliaciones y novedades del personal de la compañía al Sistema General de

Seguridad social así como a las Cajas de Compensación Familiar de manera oportuna, para
asegurar el cumplimiento de los derechos de los trabajadores de la Compañía.

3. Recibir y elaborar diariamente la correspondencia correspondiente a la Dirección de Talento

Humano.

4. Radicar y cobrar mensualmente las incapacidades ante las EPS de manera oportuna para dar
cumplimiento a las disposiciones legales.

5. Radicar las pólizas de seguro de vida así como las novedades de retiro.

6. Cumplir las responsabilidades del Programa de SOMA, remitirse al Manual del RUC.

6. Todas aquellas funciones que se le indiquen por necesidad de la Compañía.

Decisiones claves que NO requieren consulta

1. Coordinación de las actividades operativas dentro del área.

Decisiones claves que SI requieren consulta

1. Modificación a los procesos, formatos o bases de datos existentes.

PERFIL OCUPACIONAL

FACTORES ESPECIFICACIONES
HABILIDAD Y
Bachiller Básico, con conocimientos en sistemas y/o archivo
FORMACION
y/o aprendiz en fase lectiva.

Hoja de Vida
Fotocopia que acredite su formación
Fotocopia de cursos y seminarios que acrediten formación y
REQUISITOS
actualización en el área requerida
Fotocopia Pasado judicial vigente
Fotocopia de Cédula y para los hombres libreta militar

Sistemas.
TEMÁTICAS Técnicas de oficina. Conocimiento inherente a la
ESPECÍFICAS QUE formación profesional.
DEBE MANEJAR Nociones de
Legislación laboral.

Mínimo seis (6) meses de

EXPERIENCIA experiencia en el área o afines.
Areas afines a la descrita
LABORAL En caso de ser aprendiz
no requiere experiencia.
 Capacidad de escuchar y
comprender al otro, de hacer
preguntas, expresar conceptos e
Comunicación Eficaz ideas en forma efectiva, expresando
emociones positivas, lo que
fortalece la motivación de las
personas y el equipo de trabajo.

Es la capacidad para tomar determinaciones

ante los problemas frecuentes o de
Solución de problemas
consultar, evitando
Interrumpir las funciones habituales.

Es la capacidad de trabajar con otros para

COMPETENCIAS
conseguir metas comunes, tiene
Trabajo en Equipo disposición para colaborar, así como
claramente definida la primacía de
Los intereses colectivos sobre
Los particulares.

Es la capacidad de trabajar con autonomía

Proactividad y autodeterminación para cumplir con las
metas propuestas.

Es la habilidad para adoptar los

Identificación con laIntereses, necesidades, prioridades
Organización y objetivos de la organización.

Hace referencia al compromiso, a los

valores morales y éticos que brindan
un alto sentido del deber, al
Responsabilidad cumplimiento de las obligaciones y
COMPETENCIAS
compromisos adquiridos, puede
asumir las consecuencias de sus
actos. Se esfuerza por dar más de lo
que se pide.
 Requiere un grado normal de
Ejecución responsabilidad para llevar a cabo las
labores encomendadas.
RESPONSABILIDAD
Requiere un grado superior de
Información responsabilidad en el manejo de
información confidencial.

Requiere un grado superior de

responsabilidad en la asignación
Documentos Valores
para custodiar todo tipo
de valores que representen dinero.

Requiere un grado superior de

responsabilidad en el manejo de
MANEJO DE Documentos Confidenciales documentos que por sus
BIENES características deben mantenerse en
reserva.

Requiere un grado normal de

responsabilidad en el manejo de los
Equipos de Oficina elementos asignados para el logro de
un objetivo y que queden bajo su
custodia.

CONDICIONES En este puesto de trabajo sé está expuesto a los siguientes factores

FISICAS DE de riesgo: posturas inadecuadas, movimientos y posiciones de riesgo.
TRABAJO