Sistema Nacional de Control, Auditora Gubernamental y Poltica Anticorrupcin

rea IX

Sistema Nacional de Control, Auditora Gubernamental y Poltica Anticorrupcin

IX

Memorando de planicacin - Caso prctico

Ficha Tcnica
Autor : C.P.C. Juan Francisco lvarez Illanes* Ttulo : Memorando de planicacin - Caso prctico - Parte I Fuente : Actualidad Gubernamental, N 37 - Noviembre 2011

I Parte
Informe Especial

tunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.

Memorando de planicacin
Es el documento que resume el resultado del proceso de planicacin en el cual se incluyen el alcance de auditora, los objetivos, la estimacin del tiempo a utilizar, los recursos necesarios y los factores a considerar para realizar la auditora, las consideraciones y decisiones signicativas pertinentes al enfoque de auditora incluyendo las matrices de los programas de auditora, con descripcin de los distintos procedimientos e indicacin del alcance y oportunidad, la evaluacin preliminar del control interno, y las condiciones para efectuar la auditora. En este documento se describe el plan general de auditora, sealando el alcance y la proyeccin de la ejecucin del examen, en forma detallada, a n de guiar el desarrollo del mismo. Describe su forma, su contenido y, adems, resume los factores, consideraciones y decisiones signicativas relacionadas con el enfoque de auditora. Estructura del memorando de planicacin
1. Objetivos del examen a. Generales b. Especcos 2. Alcance del examen (grado de extensin de las labores de auditora que incluyen reas, aspectos y perodos a examinar). 3. Descripcin de las actividades de la entidad a. Creacin b. Finalidad c. mbito geogrco d. Estructura orgnica 4. Normatividad aplicable a la entidad (criterios de auditora) 5. Resultados de la revisin estratgica. a. Acciones de control efectuadas por la CGR b. Informes periodsticos de relevancia c. Seguimiento de medidas correctivas

Sumario
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Objetivos del examen Alcance de la auditora Actividades de la entidad Normativa aplicable a la entidad Resultados de la revisin estratgica Identicacin de reas crticas Puntos de atencin Informes a emitir y fecha de entrega

Planicacin de auditora
La planicacin de la auditora es la fase inicial del compromiso de auditora y consiste en determinar de manera anticipada el alcance, el enfoque, los programas, procedimientos y otros mecanismos que se desarrollarn durante el proceso de auditora, el mismo que se resume en un memorando de planicacin cuya base normativa del proceso de planicacin se encuentra en la NIA 300 Planicacin de una auditora de estados nancieros versin 2010 y en la NAGU 2.20 Planeamiento de auditora modicada: Implica la preparacin de una estrategia general para su conduccin, con la nalidad de asegurar que el auditor tenga o actualice su conocimiento y comprensin del entorno en que se desarrolla la entidad, las principales actividades que ejecuta, la estructura de control interno y disposiciones legales aplicables que le permitan evaluar el nivel de riesgo de auditora, as como determinar las reas crticas, potenciales hallazgos y programar la naturaleza, opor* Asesor y consultor de gobiernos regionales y locales. Asesor de Sociedades de Auditora Externa. Conferencista a nivel nacional.

d. Anlisis preliminar de la informacin nanciera y presupuestaria e. Comprensin del control interno 6. Identicacin de reas crticas (deniendo el enfoque y el tipo de procedimiento a emplear). 7. Puntos de atencin (situacin importante a tener en cuenta durante la conduccin del examen). a. Componente 1 b. Componente 2 c. Componente 3 8. Informes a emitir y fecha de entrega 9. Funcionarios de la entidad examinada 10. Personal, nombre y categora de los auditores que conforman el equipo de auditora, asimismo las tareas asignadas a cada uno de acuerdo con su capacidad y experiencia 11. Cronograma de tiempo por categoras, reas, visitas y actividades 12. Participacin de otros profesionales y/o especialistas de acuerdo con las reas materia de evaluacin 13. Programas y procedimientos de auditora a utilizar

Desarrollo de la estructura del memorando

1. Objetivos del examen

El desarrollo de estos puntos comprende la descripcin de los objetivos generales y especcos. Los objetivos generales describen aspectos que se desean alcanzar en trminos globales, debiendo formularse utilizando verbos de accin en modo imperativo, tales como: determinar, analizar, establecer, vericar, etc., evitndose construir frases que indiquen acciones a realizar, las cuales son propias de los procedimientos de auditora sealados en los programas de auditora. Los objetivos establecidos en este memo, se sustentan en las apreciaciones generales resultantes de la revisin estratgica. Por lo tanto, describe en trminos globales lo que se desea lograr, como resultado de la auditora.

Actualidad Gubernamental

N 37 - Noviembre 2011

IX 1

IX
Objetivos Auditora Financiera

Informe Especial
a. Genricos Emitir dictamen de auditora sobre los estados nancieros e informacin complementaria relativos a la entidad, por el ao terminado en los aos 2009 y 2010. Emitir opinin sobre la informacin presupuestaria requerida por la Contadura Pblica de la Nacin, para la formulacin de la cuenta general de la Repblica, a n de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Directiva N 013-2001-CG/ aprobado por Resolucin de Contralora N 117-2001-CG. Evaluar la gestin administrativa y operativa de la entidad, determinando el nivel de cumplimiento de las metas y objetivos previstos. Emitir opinin sobre el grado de conanza en el sistema de control interno nanciero implementado en la entidad. Evaluar el cumplimiento de las normas de ejecucin presupuestal aplicadas a la entidad. Vericar la adopcin de acciones correctivas en relacin a recomendaciones derivadas de la auditora al perodo anterior. Evaluar la implementacin, funcionamiento y efectividad de la estructura del sistema de control interno de la entidad, en concordancia con las normas tcnicas de control interno y disposiciones legales vigentes. b. Especcos Determinar la consistencia de los rubros: Caja Banco, Cuentas por Cobrar, Cargas Diversas, Inmuebles, Maquinarias y Equipo, Cuentas por Pagar y Deudas a Largo Plazo y si cumplen con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados; asimismo, evaluar las partidas ms signicativas de la informacin presupuestal del ejercicio 2010. Evaluar la gestin del rea de rentas y/o ingresos en lo que se reere a la captacin del Impuesto al Patrimonio Predial, ya que en el ao 2010 los ingresos tributarios ascendieron a S/.16375, 685, segn el estado de gestin. Establecer si los sistemas administrativos de presupuesto y contabilidad, tesorera, abastecimientos y planicacin apoyan con eciencia la ejecucin de los componentes de proyectos de inversin en el logro de sus metas y objetivos, y si se realizan sus actividades de acuerdo con la normatividad vigente. Evaluar los proyectos de inversin en sus fases de estudio, ejecucin, supervisin, control y evaluacin, determinando el grado de cumplimiento de la metas y objetivos establecidos en el plan operativo institucional 2005 concordante con el plan integral de desarrollo, cuyo presupuesto ejecutado de inversin ascendi a S/.16,920,929. . Evaluar la liquidacin de obras, los pagos adicionales de obra, los intereses de crditos no utilizados, licitaciones, adquisiciones signicativas, donaciones y contratacin de plizas de seguros, entre otros. Determinar el grado de implementacin y adopcin de medidas correctivas dispuestas por la administracin de la entidad, respecto a las recomendaciones de los informes resultantes de auditora anterior efectuadas a la entidad por sociedades de auditora externa y/o el sistema nacional de control. Determinar que la convocatoria de los procesos licitarios para la adquisicin de BB. y SS. cumplen el marco de: legalidad, transparencia, economa, y oportunidad. Vericar si los proyectos de inversin y obras pblicas cuentan con los requisitos mnimos establecidos. Expedientes tcnicos aprobados, que sustenten su validez y existencia de especicaciones tcnicas. Si existe permanente y eciente supervisin de las obras en ejecucin, as como si se han aplicado controles de calidad e informacin sustentatoria de los indicados controles. Si en la ejecucin de obras se produjeron incrementos de presupuesto adicionales y si contaron con la respectiva aprobacin de la CGR. Si se efectuaron liquidaciones fsicas-nancieras de las obras ejecutadas y las correspondientes recepciones de obras respaldadas con el marco normativo legal (resoluciones respectivas). Si la infraestructura y los servicios producidos tienen por nalidad brindar servicios pblicos debidamente justicados con los estudios de factibilidad e ingeniera. Si los edicios o inmuebles estn registrados como patrimonio pblico e inscritos en los registros pblicos. Evaluar los controles implementados por la entidad respecto a las donaciones recibidas en funcin de propiedad de uso, aplicacin y destino, estableciendo su correcta aplicacin, utilizacin y registro contable. Respecto al control interno posterior, determinar si el rgano de auditora interna orienta sus esfuerzos en las reas y actividades que tienen mayor incidencia con el rol principal de la entidad, en el marco de sus nes y objetivos. Determinar si la gestin del programa de vaso de leche cumple con las metas, objetivos previstos y resultados esperados, as como los dispositivos legales que norman su funcionamiento. Determinar la eciente y econmica utilizacin de los recursos provenientes del Foncomn, Canon Minero, V.M, etc., estableciendo, si durante los recursos 2009-2010, la Administracin cumpli con las normas que regulan la aplicacin de estos recursos y si se encuentran debidamente justicados y sustentados tcnicamente.

Objetivos Auditora de Gestin

2. Alcance de la auditora
Describe la profundidad y extensin del examen a realizar, as como las reas de actividad a auditar, al igual que los perodos que sern materia de examen. Implica tambin la descripcin de la cobertura del trabajo respecto a las reas crticas, la metodologa a emplear para obtener evidencia, as como las tcnicas de auditora que se utilizarn.
La auditora se realiza de acuerdo con las Normas de Auditora General Aceptadas - NAGA, las Normas de Auditora Gubernamental - NAGU y las Normas Internacionales de Auditora - NIA. Comprender la revisin selectiva de las operaciones de los componentes de inversiones, rentas, tesorera, abastecimiento, contabilidad, as como los sistemas administrativos de planicacin, presupuesto y personal durante el periodo comprendido entre 1 de enero de los aos 2009-2010 al 31 de diciembre de 2009-2010, con proyeccin a la fecha de trminos del trabajo de campo sin perjuicio de revisar, de acuerdo con las circunstancias, operaciones de ejercicios anteriores y de ser necesario se incluir la evaluacin de los hechos subsecuentes que incidan en el examen respecto a las reas criticas objeto del examen. Los resultados alcanzados en la fase de planeamiento deben evaluarse cuidadosamente para seleccionar aquellas reas o asuntos que sern revisados a profundidad en la etapa de ejecucin de auditora de acuerdo a las NAGU y NIA, respectivamente.

3. Actividades de la entidad
Es la parte del memo de planicacin donde se hace referencia a la naturaleza de la entidad, creacin, nalidad de la entidad, etc., stos datos se obtienen del resultado de la revisin estratgica. Comprende la descripcin breve de los diversos aspectos, tales como: descripcin de la entidad, ley de creacin, nes de la entidad, estructura orgnica, naturaleza de las operaciones, lneas de autoridad, recursos pblicos autorizados, sistemas y controles internos gerenciales, identicacin de reas crticas o asuntos importantes, hallazgos potenciales identicados y cualquier otra informacin importante que se considere de inters para la auditora.
a. Creacin La entidad se cre en 1850 por decreto del ..... se eligi como provincia por ley ....... y se eleva al rango de departamento con las provincias de ....... Sealando a la ciudad metropolitana como capital de departamento. b. Finalidad La entidad de ............ es un rgano de gobierno y tiene personera jurdica de derecho pblico con autonoma poltica, econmica y administrativa en los asuntos de su competencia. Adems representa a su vecindario, promueve la adecuada prestacin de los servicios pblicos locales, fomenta el bienestar de los vecinos y el desarrollo integral y armnico de las circunstancias de su jurisdiccin; cuya actividad y funcionamiento en el sector pblico se regula de las disposiciones vigentes: Leyes y la Constitucin Poltica del Per. De acuerdo al Reglamento de Organizacin y Funciones la entidad de ....... tiene los siguientes objetivos bsicos: - Proporcionar al ciudadano el ambiente adecuado para la satisfaccin de sus necesidades bsicas. - Organizar el desarrollo urbano de la provincia. - Brindar las condiciones para el desarrollo integral de la persona, familia y sociedad; con calidad de vida y solidaridad.

Objetivos Especcos Auditora Financiera

IX 2

Actualidad Gubernamental

N 37 - Noviembre 2011

Sistema Nacional de Control, Auditora Gubernamental y Poltica Anticorrupcin

- Asegurar la calidad de los servicios de: abastecimiento y comercializacin de productos, transportes, circulacin, participacin social y seguridad ciudadana. - Asimismo, de acuerdo al referido documento de gestin, se establecen las funciones de la entidad: b.1 Funciones, competencias y atribuciones (determinado por los artculos 73 al 87 LOM Ley 27972) Corresponde a la entidad de ....; planicar, ejecutar e impulsar a travs de los organismos correspondientes, el conjunto de acciones destinadas a proporcionar al ciudadano el ambiente adecuado para la satisfaccin de sus necesidades vitales de: vivienda, salud, abastecimiento, educacin, recreacin, transporte y comunicacin. b.2 Funciones especcas y atribuciones especcas - Acondicionamiento territorial, vivienda y seguridad colectiva. - Poblacin, salud y saneamiento ambiental. - Educacin, cultura, conservacin de monumentos, turismo, recreacin, deportes, defensa y promocin de los derechos del nio y el adolescente. - Abastecimiento y comercializacin de productos. - Transporte colectivo y trnsito. c. mbito geogrco Segn informacin del Instituto Nacional de Estadstica e Informtica, cuenta con la siguiente supercie y poblacin. Supercie: 580.25 km2 Poblacin: 5,251,450 habitantes d. Estructura orgnica La entidad de ............. para el cumplimiento de sus funciones cuenta con la siguiente estructura orgnica administrativa, aprobada mediante Resolucin Municipal N 024-95 del 29.12.95: rganos de gobierno - Concejo municipal - Alcalda rganos de coordinacin - Participacin vecinal - Comits de coordinacin - Juntas vecinales rgano de control - Direccin general de auditora interna rgano de direccin - Gerencia municipal rganos de asesoramiento - Ocina de asesora jurdica - Ocina de planicacin y presupuesto - Procuradura municipal - rganos de apoyo general - Gerencia de administracin tributaria Gerencia de administracin - Secretara y nanzas rganos de lnea - Gerencia de desarrollo urbano e infraestructura - Gerencia de desarrollo urbano - Gerencia de servicios comunales - Direccin de comercializacin rganos desconcentrados - Proyectos especiales - Programas actividad empresarial - Programa vaso de leche y comedores populares - Terminal terrestre

IX

de medidas correctivas y anlisis preliminar a los EE.FF. y Estados Presupuestarios.

a. Acciones de control efectuados por la Contralora General - Informe N 425 - Contralora General de la Repblica. Examen especial practicado a la Municipalidad de .................. del perodo enero a diciembre del ....... - Informe 829 CG Accin de Control en la Entidad del perodo: 2010 y 2009 la que contiene (3) observaciones con responsabilidad penal y una (1) con responsabilidad civil como se detalla a continuacin: Observaciones penales: - Utilizacin de los recursos destinados al programa de vaso de leche, por importe de S/.180,550 y 120,530 den contravencin de dispositivos legales. - Irregular uso de recursos destinados a inversin pblica en gastos corrientes ascendentes a S/.580,825. - Pagos indebidos a regidores provinciales por concepto de dietas ascendente a S/.50,520 ms intereses. Observaciones responsabilidad civil: - Pagos permanentes a regidores provinciales por concepto de movilidad y refrigerio ascendente a S/.15,830 en contravencin de dispositivos legales. Estos hechos fueron puestos de conocimiento de la Procuradura Pblica, encargada de los asuntos judiciales de la Contralora General, a n que se inicien las acciones correspondientes. Informe N 1020-CG. Examen especial a la entidad, perodo marzo a setiembre 2004, este informe contiene una (1) observacin con responsabilidad penal por haberse efectuado pagos por concepto de plus, racionamiento y bonicacin al cargo, por responsabilidad directiva, ascendente a S/.48,580 contraviniendo las normas de austeridad. Estos hechos fueron puestos de conocimiento de la Procuradura Pblica encargada de los asuntos judiciales de la Contralora General, a n que se inicien las acciones correspondientes. Hoja Normativa N 585-CG. Examen Especial al Programa del Vaso de Leche de la Entidad del perodo: enero a diciembre de 2009. b. Informacin periodstica de relevancia Ao 2009 Apropiacin ilcita de las donaciones recibidas por el fenmeno de sequas Ao 2009 Apropiacin ilcita de las donaciones a poblacin afectada por el terremoto c. Seguimiento de medidas correctivas realizadas por el rgano de auditora interna - Informes de Contralora General - Informes de Sociedades de Auditora Debemos comentar, que en lo que respecta a los informes de la Contralora General N 1020-CG, el Jefe del rgano de Control Institucional de la Entidad ............. manifest que no cuenta con estos documentos, razn por la cual no ha podido efectuar el seguimiento de las medidas correctivas. Al respecto, debemos mencionar que en el Informe N 528, se recomend al jefe del rgano de Control Institucional con el titular de la entidad para que le proporcione los informes antes referidos, recomendacin que no adopt oportunamente, habiendo solicitado esta documentacin a la sede de Contralora General, con el Ocio N 708, al momento que la comisin de auditora le solicit informacin del seguimiento de las medidas correctivas.

4. Normativa aplicable a la entidad

Las leyes, reglamentos y otros que constituyen la base legal aplicable a la entidad son los siguientes: (...) - Constitucin Poltica del Estado - Ley Orgnica de Municipalidades, Ley 27972 - Ley de Bases de la Descentralizacin, Ley 27783 - Ley de Demarcacin y Organizacin Territorial, Ley 27795 (...)

5. Resultados de la revisin estratgica

Describe los asuntos ms importantes identicados durante la etapa de revisin estratgica, incluso los hallazgos potenciales que pudieran haberse detectado, acciones de control efectuados por la CGR, informacin periodstica de relevancia, seguimiento

Comprensin del Sistema de Control Interno de los aspectos nancieros y presupuestales i) Factores de riesgo en el ambiente de control interno Se ha tomado conocimiento respecto al manejo inadecuado de las nanzas municipales por parte de las exautoridades municipales, hecho que se evidencia en los estados nancieros de la entidad, los cuales reejan prdidas. Asimismo, se aprecia que la estructura orgnica de la entidad, aprobada mediante Edicto Municipal N del 15 de mayo, resulta adecuada para su nes y objetivos trazados. ii) Control administrativo de la gerencia La administracin est representada por el alcalde, quien coordina aspectos operativos y de gestin con el gerente municipal. A su vez, este funcionario coordina con el jefe de la ocina de administracin y nanzas, director de planicacin y desarrollo y los diversos rganos de lnea (planeamiento urbano, infraestructura, etc.)

Actualidad Gubernamental

N 37 - Noviembre 2011

IX 3

IX

Informe Especial
v) Sistema de contabilidad El sistema de contabilidad se basa en el registro de operaciones que realizan las reas de personal (planilla de haberes), tesorera (documentos bancarios, cheques, recibos de ingresos, etc.) y abastecimiento (registro de plizas de entrada y Pecosas) que son afectadas patrimonial y presupuestalmente por el rea contable, contando para ello, con un programa informtico, que permite registrar transacciones, efectuar consultas, emitir listados y reportes nancieros y presupuestales. Asimismo, la entidad financia sus actividades mediante transferencias mensuales del Gobierno Central, por
Partidas Cuentas por cobras/ingresos triburarios Activo jo

iii) Polticas de personal La entidad cuenta con personal que labora en la entidad, tiene condicin de nombrado y permanente. Sin embargo, en algunas reas, existen personal eventual y contratado por servicios no personales. A continuacin se exponen cuadros que reejen el nmero de personal que labor en la entidad por el ao 2010 y 2011.
Ao 2011 Nombrados y contratos personales Contratados Total Ao 2010 Nombrados y contratos personales Contratados Total

450 280 730 380 400 780

concepto de Fondo de Compensacin Municipal y Canon Petrolero, las que son transferidas a cuentas bancarias, de la cual se extraen recursos para atender gastos corrientes y proyectos de inversin. Adems, la entidad capta recursos tributarios y no tributarios. El manejo de sus recursos se administra de conformidad con su posicin nanciera en los bancos, no estando sujeto al proceso de calendario de compromisos y autoriaciaciones de giro. vi) Funcin de auditora interna La entidad cuenta con ocina de auditora interna vii) Identicacin de cuentas signicativas relacionadas con los EE.FF.
Tipo de Pruebas Sustantivas o de detalle Sustantivas

Riesgo de Auditora Alto nivel de morosidad en la cobranza de tributos municipales No fueron inventariados los bienes del activo jo Se ha producido ventas de terrenos, Margesi de bienes no estn actualizados Existen importantes deudas pendientes de pago con la banca comercial y con el IPSS, Sunat, etc. Existe ms de cuarenta cuentas bancarias, ahorros, ctas. ctes., soles y dlares

iv) Sistema de Informacin Computarizada Se dispone de un software desarrollado por el rea de cmputo, que permite el registro de las transacciones que realizan los rganos de apoyo (direcciones de contabilidad, tesorera y rentas) y los rganos de asesoramiento (direccin de presupuesto); sin embargo, este sistema no enlaza a los diversos rganos de lnea (poblacin y salud, comercializacin, etc.) Se ha tomado conocimiento que no existe inters de la gerencia en concluir el proceso de implementacin del sistema informtico integrado SIAF en implementacin.
Cuenta Caja Bancos Bancos/cuentas corrientes sobregiro Cuentas por cobrar % Total 9

Cuentas por pagar/gastos administrativos y nancieros Caja-Banco/gastos nancieros

Sustantivas

Sustantivas

6. Identicacin de reas crticas

Del estudio general de la normativa aplicable a la entidad y del anlisis de la situacin nanciera presupuestal y de la
Riesgo Moderado

orientacin o aplicacin de los recursos nancieros de la entidad, se han identicado las siguientes reas crticas, por su materialidad, riesgo e importancia.
Proced. de auditora a aplicar Circulacin de saldos. Revisin limitada de conciliaciones bancarias al cierre del ao. Revisin analtica sobre total de ingresos anuales, vericacin de la razonabilidad del control presupuestal sobre ingresos. Circularizacin de saldos al cierre del ao. Revisin de cobros posteriores. Revisin limitada de adiciones signicativas en el ao. Revisin de saldos iniciales, movimiento anual de cuentas de activo jo lquido. Vericacin de valores. Efectuar pruebas detalladas de las adiciones y retiros ms importantes al cierre del ao. Clculo global de la depreciacin. Observacin de inventarios, revisin de evaluacin.

Factores de riesgo Transacciones numerosas

Enfoque de auditora Pruebas analticas con anlisis en partidas conciliadas al cierre del ao. Enfoque sustantivo Enfoque sustantivo

Son determinados sobre la base de cotizaciones y estn sujetas a variaciones en precios

Moderado

Valores

No concilian las acciones suscritas y pagadas con el valor patrimonial de la empresa que se invirti Rubro importante en relacin con los EE.FF. tomados en su conjunto. Desde hace varios aos no se realiza inventarios de activos jos No se llevan controles especficos sobre altas y bajas de activo jo No se llevan conroles sobre la produccin en proceso as como los productos terminados

Bajo

Enfoque sustantivo

Inmuebles, maquinaria y equipo depreciacin

72

Bajo

Satisfaccin de control con procedimientos sustan-tivos limitados.

Adiciones y retiros de activos jos

Satisfaccin de control bajo y enfoque sustantivo por los movimiento ms signicativos. Enfoque sustantivo Alto Enfoque sustantivo

Produccin

12

Pruebas detalladas del costo de produccin sobre un mes, incluyendo la revisin de la imputacin contable de los elementos del costo.

IX 4

Actualidad Gubernamental

N 37 - Noviembre 2011

Sistema Nacional de Control, Auditora Gubernamental y Poltica Anticorrupcin

Cuenta Existencias/Costo de produccin % Total 59 Factores de riesgo Valuacin. El proceso de produccin consta de dos etapas, en la que existe una asignacin signicativa de costo. La entidad tiene un alto ndice de endeudamiento con bancos del interior, este es un rubro signicativo en relacin a los estados nancieros en su conjunto. 58 La estructura de accionariado es variable. Este rubro es signicativo en relacin a los estados nancieros en su conjunto. Riesgo Alto Enfoque de auditora Satisfaccin de control alto y procedimientos sustantivos

IX

Proced. de auditora a aplicar Revisin analtica del costo de produccin.

Prstamo/patrimonio. Deuda a largo plazo

Alto

Enfoque sustantivo

Cruce del anlisis de la deuda con los controles, circularizacin de saldos al cierre del ao. Revisin de documentacin sustentatoria de las amortizaciones. Cruce de los movimientos del ao con los acuerdos adoptados por el directorio y los accionistas.

Patrimonio

Moderado

Enfoque sustantivo

Cuentas del estado de gestin

Moderado

Satisfaccin moderada de control Revisin analtica de uctuaciones principales en el ao

Realizar pruebas de revisin analtica, en coordinacin con las cuentas relacionadas.

7. Puntos de atencin
a. Componente N 1: Proyecto de Inversin Durante el ao 2010, se inviertieron la suma de S/.3,605,025 distribuyndose en la siguiente forma:
Obras por adm. directa Obras por contrato Adquisiciones de bienes Estudios 15,802,050 534,135 189,744 165,000 16,690,929

El control de la ejecucin de las obras se lleva bsicamente con los cuadernos de obra y los informes de supervisin. Sin embargo, se ha tomado conocimiento que a la fecha, varias de las obras ejecutadas y concluidas en el perodo examinado se encuentra
Denominacin onstrucc. canales irrigacin Puenta San Rafael Terminal terrestre Asfaltado de vas Defensa riverea Construccin de plazas Lozas deportivas Proteccin ecolgica Obras por contrata Grifo municipal Total inversin obras Valorizaciones 12,045,567 Mat. de Construccin 2,106,083 752,145 2,415,740 1,955,572 921,383 966,296 1,283,242 1,648,106

sin liquidar. Esta funcin la realiza personal propio de esta direccin. a.2. Inversin realizada A continuacin se muestra el detalle de las obras ejecutadas durante el ao 2010:
Servicios 29,849 505,000 208,755 93,492 82,863 83,502 54,738 62,894 Remuneracin 768,093 92,855 225,505 289,936 273,754 290,202 122,045 573,000 Total de Inversin 2,901,025 1,350,000 2,850,000 2,339,000 1,278,000 1,340,000 1,460,000 2,284,000 534,135 1,121,093 2,635,3900 16,336,185

Debemos aclarar que en el monto sealado para las obras de administracin directa se encuentran incluidas el importe de S/.35,000, originado por los materiales de construccin aplicados en obras provenientes del inventario inicial, referencia Balance de Apertura. a.1. Direccin de Infraestructura La Direccin de Infraestructura se encarga de la elaboracin, direccin y supervisin de estudios de proyectos de inversin y ejecucin de obras en el mbito de la entidad, bajo las modalidades de Contrata, Administracin Directiva y Convenios, y cont durante el ao 2010 con nmero de personal de 6 integrantes. Est conformado por dos divisiones: la de estudios que elabora los expedientes tcnicos de las obras a ejecutar; en caso de convenios que consta de obras pequeas de apoyo comunal se realizaron perles tcnicos. La divisin de obras ejecuta las obras por administracin directa y supervisin, y eventualmente, el director de infraestructura, quien lo realiza selectivamente.

a.3. Riesgo de Auditora El riesgo inherente es moderado, pues la Direccin de Infraestructura tiene mecanismos de supervisin y control previamente establecidos. El riesgo de control es moderado, pues los sistemas de abastecimiento y personal llevan controles de materiales y mano de obra, respectivamente, y estn establecidos con anterioridad. El riesgo de deteccin es bajo, porque la muestra que se ha seleccionado representa un alto porcentaje del total de obras ejecutadas. Por tanto, el riesgo de auditora es moderado. b. Componente N 2: rea de Rentas Se ha considerado pertinente incluir como componente a revisar, el rea

de Rentas (Impuesto al Valor del Patrimonio Predial), ya que su principal funcin est orientada a captar oportunamente, los ingresos tributarios que sirven para mejorar la gestin municipal; sin embargo, aparentemente dicha rea, no vendra cumpliendo con su objetivo, ya que nancieramente se aprecia que los ingresos por este concepto han disminuido en el ao 2010 con respecto al ao 2010 en S/.5,850,925, con el agravante que las deudas (cuentas por cobrar) han aumentado en un 97% con relacin al ao 2009, consecuentemente consideremos de vital importancia dicha rea. Debemos aclarar que para el caso de la monografa, los ingresos tributarios y no tributarios ascendieron a S/.14,740,000 respecto al ao 2010 cuyo monto asciende

Actualidad Gubernamental

N 37 - Noviembre 2011

IX 5

IX

Informe Especial
a S/.20,590,825, denotndole una disminucin de 28.415%. Esta rea est considerada como un rgano de apoyo y sus principales funciones son: b.3. Unidad de Fiscalizacin - Programar, organizar, ejecutar y evaluar actividades de scalizacin. - Realizar investigacin y anlisis orientados a mejorar el subsistema de scalizacin. - Programar acciones de scalizacin especializada. - Colaborar en la elaboracin de la normativa para mejorar la aplicacin de los programas de scalizacin tributaria. b.4. Ambiente de Control De la informacin recogida en esta rea, se puede determinar como operaciones gravitantes las de tributacin y recaudacin, ya que estas involucran la percepcin de ingresos importantes para la entidad, as como el control del nivel de la captacin tributaria. Las operaciones de riesgo de cobro de tributos se realizan en ambientes mecanizados; operndose bajo un ambiente de redes informticas, la informacin de la recaudacin diaria puede conocerse desde los ambientes de las jefaturas de rentas, tesorera, contabilidad y administracin. Durante el perodo examinado se ha tomado conocimiento que las unidades referidas efectuaban directamente los depsitos a las entidades bancarias, debiendo entregar los reportes de ingresos diarios y las boletas de depsito al encargado de caja de la direccin de tesorera, para su revisin, ingreso al sistema contable y archivo correspondiente. Asimismo, se ha tomado conocimiento que los ingresos recaudados en la direccin de abastecimientos y comercializacin (divisin de mercados) estn en red informtica, sus ingresos diarios depositados en entidades bancarias, tambin eran reportados al encargado de la Direccin de Tesorera. No se cuenta con polticas establecidas formalmente para la realizacin de arqueos de caja, no se ha evidenciado que estos se hayan realizado a las cajas de las unidades citadas. Cabe aadir que se ha tomado conocimiento que no se ha venido efectuando conciliaciones de las cifras manejadas de la direccin de rentas y la informacin contable reejada en los estados nancieros. As como las cifras reportadas por la Direccin de Tesorera. De otro lado, un componente importante de los estados nancieros lo conforma el rubro de cuentas por cobrar, cuya conformacin est dada significativamente por los tributos por cobrar, de lo cual reeja que las funciones de la unidad recaudadora como son la formulacin y elaboracin de programas de recupero de la cartera pesada, no se han venido llevando a cabo. b.5. Riesgo de Auditora Riesgo inherente: considerado alto, ya que presentan las siguientes debilidades:
En el ao 2010 no se ha formulado un Plan Operativo. El Personal de la Unidad de Rentas efectuaba directamente la recaudacin y las entregaba posteriormente a tesorera y esta a su vez a las entidades bancarias, de lo recaudado diariamente. En la direccin de comercializacin tambin se realiza recaudacin de tributos, esta rea se encuentra ubicada en ambientes externos a la entidad (mercado modelo), habindose realizado durante el perodo examinado reportes de sus cobranzas y depsitos al banco, directamente a Tesorera. No se ha evidenciado polticas formalmente establecidas para la realizacin de arqueos de caja peridicos. No se ha realizado conciliaciones de la informacin procesada en el rea de rentas, el rea de contabilidad y el rea de tesorera. No se evidencia medidas y procedimientos para la supervisin de las operaciones desarrolladas en el rea de rentas. No se evidencia elaboracin de polticas orientadas a la disminucin de los tributos por cobrar, los cuales por el contrario reflejan un aumento considerable en 2010 con relacin al ejercicio anterior.

Organizar, controlar y actualizar el registro de contribuyentes y dems informacin que conforme la base de datos sobre rentas municipales. Administrar los procesos de registro, acotacin, distribucin y recepcin de las declaraciones de impuestos, recibos de cobranza, arbitrios y otros similares. Establecer los sistemas de cobranza en coordinacin con la direccin de tesorera y otros rangos recaudadores; as como ejecutar y controlar la recaudacin de impuestos, arbitrios y otros similares, generando la cuenta corriente individualizada de los constituyentes. Formular y ejecutar programas de reactivacin de rentas y de scalizacin tributaria para ampliar la base de contribuyentes y la deteccin de omisos. Coordinar, evaluar y proponer las tasas o tarifas de los servicios municipales. Orientar y difundir el calendario de obligaciones tributarias, proponer las acciones para optimizar su recaudacin y atender las quejas o reclamos respectivos. Coordinar, vericar y supervisar la aplicacin oportuna de las acciones de cobranza coactiva de acuerdo a Ley.

La Direccin de Rentas se encuentra conformada por tres unidades cuyas funciones son las siguientes: b.1. Unidad de Tributacin - Vericar la correcta emisin de los recibos de cobranza y de su oportuna remisin a la unidad de recaudacin. - Recopilar antecedentes, estudiando y analizando la documentacin necesaria para determinar la procedencia del recurso presentado y/o de la evasin tributaria. - Asesorar y orientar al usuario contribuyente, consultas de orden tributario. - Integrar comisiones y reuniones en asuntos de su especialidad. - Asesorar a la direccin en el mbito de su competencia. - Informar peridicamente a la direccin. b.2. Unidad de Recaudacin - Programar, organizar y controlar el subsistema de recaudacin. - Formular y elaborar programas de recuperacin de la cartera pesada. - Programar, organizar, supervisar y controlar el registro de especies valoradas y de las cobranzas de la unidad, conciliando los saldos correspondientes. - Realizar coordinaciones con otras dependencias al interior del municipio para optimizar el sistema de recaudacin.

Riesgo de control: se presenta alto, por la ausencia de controles adecuados; as tambin el volumen importante de tributos por cobrar de ejercicios anteriores refleja la carencia, de polticas aplicadas para controlar la recaudacn. Riesgo de deteccin: Se presenta alto debido a la diversidad de operaciones desarrolladas (recaudacin, procesamiento en sistemas mecanizados, depsito de lo recaudado en bancos, liquidaciones, reporte a tesorera, consultas al pblico contribuyente, alimentacin de informacin de otras reas generadoras de rentas al sistema mecanizado, supervisin de la cobranza coactiva, elaboracin de reportes varios, etc.). Asimismo, los distintos y variados conceptos que conforman la recaudacin en el perodo examinado determina el nivel de riesgo.

8. Informes a emitir y fecha de entrega

Como resultado del examen de auditora, se emitirn los respectivos informes de acuerdo con la NAGU 4.40 emisin de informe de acuerdo con lo siguiente: Dictamen o informe corto a los setenta y cinco (75) das hbiles de iniciado el examen. Informe largo a los ochenta (80) das hbiles de iniciado el examen.
Continuar en la siguiente edicin...

IX 6

Actualidad Gubernamental

N 37 - Noviembre 2011