:: Gerenciando Projetos

Jos Mauricio Santos Pinheiro em 30/11/2004

Um dos efeitos da globalizao tornar os mercados mais competitivos e exigentes, obrigando empresas por todo o mundo a se adaptem a este novo cenrio atravs de investimentos de melhoria ou na expanso de suas atividades. Dentre as medidas que podem ser tomadas para alcanar este objetivo, encontra-se a prtica de gerenciar projetos de uma forma mais profissional e planejada. Idealizao do Projeto Um projeto definido tecnicamente como um esforo temporrio (possui data para incio e trmino), que tem como finalidade produzir um bem (produto ou servio) com caractersticas prprias que o diferenciam de outros que, eventualmente, j existam. A partir do momento que se idealiza um projeto, seja para uma a implantao de uma nova infra-estrutura ou para a melhoria de uma estrutura existente, ficamos cercados por uma srie de problemas tcnicos que devem ser resolvidos para que o projeto prossiga. Por exemplo, para a implantao do cabeamento de uma rede de computadores necessrio estimar a quantidade de cabos que sero utilizados na interligao dos pontos de rede nas reas de trabalho at os armrios de telecomunicaes, calcular o custo desses cabos e dos demais acessrios, alm de mo de obra e outros itens mais. Esses problemas tcnicos podem ser resolvidos, desde que um outro problema, bem maior que estes, possa ser equalizado: Gerenciamento ineficiente. Um nico deslize em qualquer uma das fases de execuo de um projeto pode anular rapidamente toda a produtividade conseguida at aquele momento. Infelizmente, o fato que ocorre que o gerenciamento de projeto raramente recebe a ateno que merece e, particularmente o segmento de projetos de redes de computadores, ainda carece de profissionais devidamente capacitados para conduzir essa tarefa, ou seja, embora as respostas sejam simples de ser enunciadas e entendidas, acabam tornam-se complexas para serem implementadas e efetivadas pela falta de conhecimento de tcnicas bsicas para a execuo de um projeto de rede de comunicao. Viabilizando projetos Um projeto pode estar condenado ao fracasso mesmo antes de ser iniciado se no resultar em vantagens e melhorias prticas para as aplicaes dos usurios a que se destina. Afinal, os usurios de uma rede de computadores esperam solues, de preferncia econmicas, para seus problemas e no apenas paliativos. Muitas vezes a razo para um retorno negativo aps a concluso de uma melhoria est em uma falha ocorrida no incio do projeto, no momento de se fazer trs estimativas importantes: o custo para a implantao, os benefcios a serem alcanados e os recursos disponveis. Para que um projeto seja vivel (e econmico), ele deve prover benefcios que excedam os custos e no deve vincular custos que excedam os recursos disponveis. Benefcios X Custos muito importante calcular corretamente a proporo entre os benefcios de um projeto e seu custo de implementao. Se os benefcios no excedem os custos de maneira significativa, ainda h tempo para rever os objetivos e os critrios para alcan-los. Todavia, no se devem observar apenas os custos e ignorar completamente os benefcios. Uma abordagem mais equilibrada seria incluir consideraes sobre os benefcios potenciais do projeto de forma que possam ser comparados aos seus custos, atravs da medida das melhorias obtidas para as aplicaes dos usurios, tanto pela resoluo dos problemas como pelo oferecimento de novas facilidades

e novos servios de rede. Recursos X Custos Um projeto s deve ser iniciado se houver condies de termin-lo, ou seja, se no h condies de se custear as diversas etapas, um projeto no deve ser aprovado ou iniciado. Da mesma forma, se no houver profissionais que possam executar o projeto em sua totalidade, os usurios clientes devem aguardar o momento mais oportuno ou partir para outra soluo. Benefcios X Recursos Na vida real, a grande maioria dos projetos enfrenta a situao de ter mais oportunidades de gastar os recursos disponveis do que recursos disponveis para gastar. Por esse motivo, a utilizao dos recursos deve ser cuidadosamente planejada durante a execuo do projeto a fim de que se possa avaliar a vantagem dos benefcios obtidos sobre os custos.

Figura 1 Recursos X custos X benefcios Itenizao Na maioria das vezes tendemos a examinar um projeto como um todo, com um custo e benefcio nicos. Entretanto, cada etapa de um projeto rende seus prprios benefcios, acarreta seus prprios custos e, na mesma medida, exige recursos prprios. A ao de dividir um projeto entre partes independentes em termos de benefcios oferecidos chama-se itenizao. Torna-se necessrio analisar cada um desses aspectos (custos, benefcios, e recursos) individualmente por quatro motivos: Primeiro, para auxiliar a decidir como cada parte do projeto deve ser realizada; segundo, para ajudar a determinar como essas partes devero ser implementadas; terceiro, para auxiliar na deciso do que antecipar, retardar ou mesmo cancelar (analisar os riscos), de forma que o projeto possa prosseguir mesmo com menos recursos; e quarto, ajudar na estimativa dos custos e benefcios totais do projeto.

Figura 2 - Itenizao Concluso Para que o projeto de uma rede seja bem sucedido, o resultado do trabalho no deve apresentar apenas qualidade tcnica. Os ingredientes necessrios para um gerenciamento de projeto bem sucedido so objetivos claros do que se quer alcanar, planejamento para execuo das etapas envolvidas, consenso entre os participantes do grupo de trabalho e um cronograma realista para a execuo das atividades. Um projeto de rede bem sucedido se traduz, principalmente, em melhorias para os usurios, oferecendo benefcios que excedem seus custos de implantao, sem ultrapassar os recursos disponveis. Tais benefcios podem se caracterizar pelo aumento da produtividade, pela reduo de custos, pelo aprimoramento dos servios disponveis aos usurios, contribuindo decisivamente no aumento da competitividade da empresa.