LISTA DE CHEQUEO PARA EL CONTROL DE PROYECTOS La siguiente lista de chequeo tiene por objeto generar inquietudes especficas acerca

del proyecto, de manera que promueva que el Director de proyecto se pregunte, antes de iniciar el proyecto, sobre detalles y procedimientos que deber tener en cuenta durante su desarrollo y adems conteste estas preguntas en la propuesta o en el plan de calidad del proyecto. Para esto, se presentan adicionalmente 6 cuadros de control que ayudarn a planear y controlar el proceso. Los aspectos que se tratan son: programacin de actividades, participacin del personal, presupuesto interno, uso de equipos, uso de materiales y suministros, y condiciones ambientales. Estos cuadros funcionan como gua de la informacin que deber preverse pero no son de obligatorio diligenciamiento, pues todo depende de la complejidad del proyecto. Adems un proyecto podr contener procesos especiales y crticos que debern tenerse en cuenta. PROGRAMACIN GENERAL Identificacin de aspectos generales para el desarrollo del proyecto Pregunta Respuesta Sugerencia-observacion Si El problema es la precaria calidad de los planes de El problema que da origen al proyecto negocios y su falta de est claramente identificado y se ha estructuracin lo que genera realizado un anlisis de las posibles fracaso de empresas creadas y causas? poca generacin de estas. Si Falta de acompaamiento y Est claro de qu causa en particular se estructuracin de los proyectos va a hacer cargo el proyecto? productivos. Si La solucin consiste en proveer El proyecto apunta a desarrollar una un acompaamiento a los solucin tcnica o social a partir de los equipos de aprendices que resultados de la investigacin? trabajan una idea de negocios. Si Se analizo con personas del Se analiz la solucin con personas de cdhc y de la unidad de otras reas y disciplinas y en particular con Emprendimiento y de otras personas de las empresas u otras unidades de Emprendimiento del entidades que apoyaran al proyecto? SENA. Si La solucin de asesorar y La solucin se diferencia claramente de acompaar los planes de lo que existe o es mejor en algn sentido negocios de los aprendices es que las mejores alternativas disponibles? innovadora y muy prctica. La solucin planteada se puede ver NO CREO Todo el proceso se hace en un afectada por alguna patente existente, contexto acadmico y de reglamentacin u otro aspecto legal? formacin.
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Si La solucin puede transformarse en una innovacin de productos, procesos o servicios, colocados en el mercado productivo? Si Estn claramente identificados y caracterizados los usuarios finales? Estn identificados quines llevarn los productos, procesos y servicios a esos usuarios? Si El proyecto tiene teora cientficas, tecnolgicas y de mercado? Si El proyecto tiene un componente claro de exploracin? Si

El Nombre del proyecto est relacionado con la solucin del problema identificado? Para realizar la investigacin, se requiere Si de permisos especiales por parte de algn organismo regulador o fiscalizador? Si La metodologa a utilizar por el proyecto, permite lograr los objetivos? Se ha identificado a empresas u otras entidades que puedan participar en el proyecto, realizando aportes para su ejecucin? Municipios Se ha considerado a posibles entidades reguladoras o facilitadoras para que apoyen al proyecto? Los resultados ms importantes del proyecto esta sujetos al cumplimiento de las competencias laborales?
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Si

En la medida en que las empresas simuladas se acerquen a la realidad empresarial, entonces las soluciones plasmadas en productos o servicios sern exitosas. La idea tiene aplicacin amplia, porque se puede adecuar para los diferentes entornos geogrficos y sociales desarrolladas por los diferentes equipos de aprendices. En la medida en que se basa en la teora de fundamentacin empresarial. Hay un fuerte componente de investigacin y anlisis de sta para hacer una formulacin adecuada del proyecto que de solucin a un problema. Red de Empresas Simuladas se refiere precisamente a la simulacin de la creacin de una empresa en un escenario lo ms real posible y esta prctica permite minimizar los riesgos asociados. De la alcalda y de las secretarias y de la cmara de comercio del sur etc. Permite un desarrollo organizado y coherente de todas las fases que se necesitan para formar un formulador de proyectos. Hay acompaamiento y respaldo en el proceso de formacin. Por ahora reas del gobierno municipal, pero an no hay certeza, se est en etapa de fundamentacin . Se apunta a desarrollar las competencias requeridas por un formulador de proyectos.

Si

Si

Es posible generar un plan de negocio para los aprendices, a partir de esos resultados?

Si Si

El equipo de trabajo cuenta con personas que disponen de las capacidades necesarias para enfrentar el proyecto? Se ha considerado incorporar al equipo Si de trabajo a alguna persona o empresa con experiencia en el tema de transferencia tecnolgica? Si Las problemticas analizadas Es posible prever un impacto econmicoson reales e impactan de manera social claro, de lograrse los resultados negativa la calidad de vida de la esperados? comunidad. PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES Identificacin de las actividades necesarias para el desarrollo del proyecto Pregunta Respuesta Sugerencia Cree haber identificado todas las si Apyese en el Cuadro de actividades? Programacin Puede distinguir los eventos de inicio y si Desagregue o agrupe las final de cada actividad? actividades hasta que la respuesta sea S Puede distinguir los productos parciales de SI Desagregue o agrupe las cada actividad? actividades hasta que la respuesta sea S Puede distinguir el (los) responsable(s) de SI Desagregue o comprima las cada actividad? actividades hasta que la respuesta sea S Identific las actividades teniendo en SI Desagregue o comprima las cuenta el detalle de control requerido? actividades hasta que la respuesta sea S Programacin de actividades Se ayud de las herramientas de software si diseadas para control de proyectos? Asign tiempo y recursos por actividad si Consulte la seccin siguiente: (equipos, servicios, personas)? Recursos Estableci puntos de control? Los incluy NO Se refiere a puntos visibles en el cronograma? (entregas, productos parciales, llegada de equipos o suministros, etc.) Metodologa de trabajo Tiene escrito el proceso o la metodologa si Parcialmente y en borrador . especfica de trabajo para el proyecto?

Se est en la generacin de ideas y en la concepcin de negocio. Por ahora el equipo est conformado por personas que representan disciplinas diferentes y que tienen alto grado de profesionalismo. Vigilancia tecnolgica , expertos en constitucin de empresas y empresarismo.

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Le sirve esta metodologa, o parte de ella, para otros proyectos? Existen procesos de decisin en su metodologa, donde las alternativas sugieran caminos distintos? Elabor un diagrama de flujo para aclarar estos procesos? Quin controla? Quin aprueba?

Si Si No Todos ellos pueden aprobar

La metodologa de proyectos siempre es til para abordar todas las etapas del proyecto Compromtase con la alternativa menos riesgosa. No an. El Director del proyecto, el aprendiz, un asesor externo? La aprobacin depende de la etapa o fase del proyecto. Tareas, metodologas, productos, etc.?

Qu se controla? (No olvide incluir tareas crticas)

Cada cunto se controla?

Pregunta Recursos Humanos Identific el perfil profesional, las habilidades y la dedicacin (necesaria y disponible)?

Fases , actividades, productos o entregables , tiempos y recursos. Trimestral y Depende del control planeado y algunas de los resultados obtenidos. veces al terminar una actividad. IDENTIFICACIN DE RECURSOS Respuesta Sugerencia Si

Requiere contratar los servicios fuera de la Es posible institucion? La disponibilidad de las personas es crtica Si para el proyecto? Luego de identificar el perfil requerido y disponible, es ste calificado para realizar la labor: conocimiento, habilidades, experiencia? Si

Algunas directrices en cuanto a perfil tanto del aprendiz como del personal estn dados por los lineamientos del SENA o del CDHC. La Dedicacin necesaria depende en algunos casos de la evolucin del grupo. An no lo tengo muy definido en detalle. Es muy importante la participacin y apoyo del coordinador del rea de proyectos. La metodologa y la heterogeneidad y caractersticas de los asi lo exige.

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Requiere capacitar personal?

No creo

Si es as, tiene claras las respuestas a: En qu? A quin? Con qu intensidad? Quin lo ofrece? Requiere certificacin? Determin el costo del personal?

No se ha considerado Se calcula con costos SENA

Tenga en cuenta el costo de la capacitacin, inclyalo en el presupuesto interno y decida si debe afectar el valor externo. Programe estas actividades. Consulte Consulte las tarifas, los sueldos reales y el valor del mercado.

Equipos La disposicin adecuada de los equipos es SI crtica para el proyecto? Qu la hace crtica? Disponibilidad, capacidad, mantenimiento, calibracin, manejo, costo (adquisicin o uso)? Identific todos los equipos necesarios? Estn disponibles? Tiene control sobre ellos? Fuera de la institucion?

Es importante contar con recursos por ejemplo de tecnologa. Disponibilidad Apyese en el Cuadro de Equipos. Si Hasta ahora SI NO SI Consulte Control de Artculos Recibidos para Proyectos. Si la programacin de los equipos no depende de usted, hgalo con tiempo. Si no lo tiene, garantice disponibilidad y buen uso. Defina previamente la responsabilidad sobre su uso y los riesgos. De hecho la formacin se imparte en una institucin por fuera del centro de la construccin. CDHC Consulte que estas compras deben solicitarse con anticipacin. El no tenerlos dificulta el avance.

Requiere alquilarlos o comprarlos? Requiere importarlos? Suministros La disposicin adecuada de los suministros es crtica para el proyecto? Qu la hace crtica? Riesgo? Disponibilidad? Manejo? Existe riesgo de peligro a la salud humana? Qu? obtencin, almacenamiento, contacto, efectos? Identific todos los suministros necesarios? Estn disponibles? Requiere comprarlos?

NO

SI

Disponibilidad Apyese en el Cuadro de Materiales y Suministros. NO Apyese en el Cuadro de Materiales y Suministros. SI NO Para pruebas y ensayos de laboratorio, construccin de prototipos, etc.

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Identific su costo?

NO

Si son suministros especiales sugiera en la solicitud de compra los mejores proveedores y enve las cotizaciones.

Necesita importar materiales? Mandarlos a hacer? Conoce el procedimiento de la para hacerlo? Existen restricciones para su adquisicin? Legales, tiempo, cantidad, etc. Recursos del aprendiz: La disposicin adecuada de los recursos que suministra el aprendiz es crtica para el proyecto? Informacin La adquisicin de informacin es crtica para el proyecto?

NO NO SI Las condiciones de recibo y entrega de estos recursos deben ser claras. En la Formulacin de Proyectos la informacin es un insumo muy importante en la toma de decisiones y eleccin de alternativas.

SI

Tiene restricciones legales o tcnicas? No Conoce las normas? Condiciones ambientales Las condiciones ambientales son crticas No para el proyecto? (Calidad del aire, T, lluvia, presin, humedad, visibilidad, iluminacin, etc.) Se pueden controlar? Si no, entonces Si Apyese en el Cuadro de mitigar sus efectos? Condiciones Ambientales. OTRAS ACCIONES PREVENTIVAS Pregunta Respuesta Sugerencia Instrucciones de operacin1: Entre investigadores: Conocen todos su Si labor especfica? Conocen o participan en la presentacin Si de la propuesta? Tienen asignadas responsabilidades por No escrito? Tienen programadas reuniones peridicas No de avance? Con aprendices: Tienen asignadas No responsabilidades por escrito? Tienen un lder de proyecto asignado? Si Tienen acordado un sistema de control de No No est suficientemente avance? debatido con los aprendices. Participarn en las reuniones peridicas Es posible An no lo he definido de avance?
1 Evidencia de que alguien sabe cmo hacer su trabajo: Existen instrucciones de trabajo, las personas tienen capacitacin requerida con registro o existe el registro de la contratacin con la habilidad particular.

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Mantenimiento de equipos Existe el riesgo de que un mantenimiento no adecuado o suficiente afecte significativamente el proceso? Identific si los equipos requieren mantenimiento adicional? Quin lo ofrece? Cul es su costo? Quin lo paga?

No No El mantenimiento de los equipos que usamos se determina por parte de la institucin UNISABANETA

Quin usar los equipos en el desarrollo del proyecto? Pertenecen al equipo de trabajo o al taller? Requieren capacitacin? Conocen los manuales de operacin y mantenimiento? Conoce las caractersticas de calibracin del equipo y su estado de calibracin? (frecuencia, mtodo, registro?) Control de cambios al proceso Se prev la posibilidad de efectuar cambios ES POSIBLE Aclrelos en la propuesta. al proceso durante su desarrollo? Dependen de los procesos de decisin? Tiene claro qu tipos de cambios debern NO ser consultados con el cliente antes de realizarlos? (aquellos que modifiquen las condiciones contractuales) Determin la metodologa del cambio: NO Quin aprueba qu cambios? Dnde se registran los cambios (solicitudes y aprobaciones), las razones (prevencin, correccin, contingencia) y los efectos: actas, acuerdos internos, cartas etc. Manejo de productos Genera el proyecto productos fsicos (prototipos, etc.)? AN NO SE Consulte PC-MP Manejo de Productos.

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