FECHA: Marzo 2010.

Decisin No. 3-A.

ASUNTO: DISTRIBUCIN Y ENTREGA DEL PERIDICO COPPEL. RESPONSABLE: Roco Guerrero - Mercadotecnia. CARPETA: Empleados. SECCIN: Especfica. CENTRO: Todos. MOTIVO: Actualizacin de informacin. ANTECEDENTES Y ESTUDIOS: A. Sustituye a la Decisin No. 3-A de Febrero de 2007. B. Desde 1979, el Peridico Coppel (antes El 30 Das) es distribuido casa por casa siendo hasta la fecha, el principal medio de comunicacin y promocin para Coppel. El cliente valora El Peridico Coppel porque le llega directo a su casa de forma gratuita, y es una combinacin de revista y catlogo de productos, donde adems de los productos, promociones y servicios que encuentra en las tiendas Coppel se incluyen textos de inters familiar, chistes, tips para uso de productos, recetas de cocina, testimoniales de clientes, etc. C. Es importante mencionar que El Peridico Coppel no es de un departamento en particular, es de todos los que formamos parte de Coppel, por ello debemos de asegurarnos cumplir cada uno con la parte que nos corresponde: desde la compra del producto, armado de peridico, el diseo grfico hasta su distribucin final al cliente. DECISIONES TOMADAS: 1.-DEPARTAMENTOS Y ACTIVIDADES RELACIONADAS A LA DISTRIBUCIN DEL PERIDICO. Coordinacin y envo a imprenta: Distribucin a ciudades: Solicitud de cheques: Sembrado del peridico: Entrega del peridico: Mercadotecnia Bodegas Regionales Coppel Cobranzas / Mercadotecnia / Contabilidad Distribucin / Cobranzas / Control Cobranzas

2.- FECHAS DE ENTREGA (MERCADOTECNIA) El Departamento de Mercadotecnia es el responsable de elaborar y circular un calendario con las fechas de entrega de El Peridico Coppel, mismas que son en da sbado. Dicho calendario ser circulado dos veces al ao.

1/3

3.- ENVOS A CENTROS (MERCADOTECNIA DISTRIBUCIN COBRANZAS) El tiraje que le corresponde a cada ciudad, se asigna en base al nmero de viviendas que hay en la ciudad; Cobranzas es quien autoriza el tiraje en cada ciudad. Para aumentar el tiraje a la ciudad debe ser solicitado por el Gte. de Zona de Cobranzas a Mercadotecnia para ser evaluado y modificado. Los peridicos que le corresponden a cada ciudad se envan flejados y rotulados con el nombre de la ciudad y la cantidad que le corresponde, los bultos sern de 125 ejemplares. Los proveedores de impresin enviarn directamente el peridico en tarimas separadas por ciudad a las Bodegas Regionales de Coppel por lo menos una semana antes y las Bodegas se encargarn de distribuirlo a los Centros de Distribucin forneos por medio de una transferencia manual (indicando el nmero de tarimas que se estn enviando), para que el da mircoles respectivo se enrute y se realice el sembrado. El Peridico Coppel tiene prioridad para ser enviado ya que tiene una vigencia.

4.- SEMBRADO DEL PERIDICO COPPEL (DISTRIBUCIN COBRANZAS CONTROL) El Gerente de Cobranzas de la ciudad ser el encargado de enviar a la Oficina de Control de la Bodega correspondiente, un listado con los domicilios previamente localizados en las diferentes colonias de cada ciudad, as como la cantidad de peridico que le corresponde a cada punto para que se capturen en el sistema. Es responsabilidad de Cobranzas negociar los domicilios donde se van a entregar las pacas del peridico para su sembrado, es decir, Cobranzas hace la labor con los domicilios para que reciban las pacas del peridico; as como, dar de alta en control todos los domicilios donde se acord que pueden recibir las pacas. Si no se capturan en control no podrn salir enrutadas las pacas de peridico en los domicilios requeridos. De igual forma, debe de dar mantenimiento en cuanto a bajas, altas y cambios de domicilios. Tres das antes de la entrega de El Peridico Coppel al cliente, saldr enrutado el peridico (siempre ser el da mircoles), posteriormente Distribucin ser el encargado de sembrar el peridico en todos los domicilios; si por algn motivo el da mircoles no logran entregar todo el peridico, el da jueves continuarn con el proceso de sembrado. Es muy importante que Distribucin cumpla con los tiempos de envo y sembrado porque El Peridico Coppel tiene una vigencia y una fecha de entrega que hay que respetar. La entrega de peridico por parte de Distribucin se tiene que trabajar como un servicio ms al cliente. Es responsabilidad de Distribucin realizar el sembrado de El Peridico Coppel el da que el sistema lo indica. Si tienen problemas como por ejemplo que el cliente ya no quiera recibir los bultos o que se visit el domicilio 3 veces y no estuvo nadie para recibir en el domicilio que enrut, Control debe de pedir ayuda a Cobranzas para solucionar el problema. Si no puede resolver Cobranzas en los dos das siguientes, se le entrega la paca a Cobranzas y se le recaba la firma del Gerente de Cobranzas para finiquitar el servicio. En este momento para la responsabilidad a Cobranzas para entregar esa paca.

5.- SOLICITUDES DE CHEQUES (COBRANZAS MERCADOTECNIA CONTABILIDAD) El rea de Mercadotecnia ser el responsable de solicitar a Contabilidad el pago de los corresponsales cuatro das antes de la entrega del peridico y Contabilidad debe de hacer los depsitos correspondientes dos das antes de la entrega. Cobranzas por su parte debe enviar dos das hbiles despus de cada entrega la solicitud de cheque (original) y el listado firmado de los corresponsales (original), es

2/3

importante que se enve en tiempo porque se debe de comprobar a Contabilidad el depsito realizado. El pago a los corresponsales ser de acuerdo con la tabla autorizada de pagos y es por cada 500 peridicos, se recomienda que cada corresponsal distribuya como mximo 8 bultos que equivale a 1,000 ejemplares; esto, para asegurar una mejor entrega.

6.- SISTEMA DE ENTREGA (COBRANZAS) Los corresponsales y el supervisor se van en una camioneta a la zona que les corresponde. Un par de corresponsales recorren cada calle en la misma direccin por las dos aceras con unos 125 peridicos cada uno hasta que terminen. El supervisor tiene que abastecer de peridicos a los corresponsales, contando con un centro de reabastecimiento cercano. El supervisor verificar que los peridicos sean entregados en cada casa, dejndolos debajo de la puerta; no debern dejarlo en los jardines. Este trabajo de supervisin es muy importante para asegurar una mejor entrega. Al terminar de entregar cada corresponsal sus 1000 peridicos se renen en un lugar previamente determinado por el supervisor y se les paga dependiendo de la cantidad asignada a cada ciudad por cada 500 peridicos y recaba la firma del corresponsal. El Gerente de Cobranzas y jefe de grupo debern supervisar que todos los grupos estn trabajando de la manera indicada mediante pequeos muestreos en cada zona.

7.- APLICACIN DE ENCUESTAS EN TIENDAS (COBRANZAS CAJAS) La encuesta se aplica en las Tiendas, la cual se activa de forma automtica dos das despus de entregado el peridico, la finalidad de esta encuesta es identificar en que colonias no se est entregando peridico e informar a Cobranzas los resultados. Como la encuesta es automtica, no se debe suspender la entrega sin causa justificada, slo en situaciones externas (como lluvia por ejemplo), se puede posponer una entrega, por lo que se debern de comunicar a Sistemas para dar aviso y se active la encuesta nuevamente la siguiente semana. (Ver decisin 3-B). El Gerente de Cajas ser el responsable de supervisar la aplicacin de las encuestas. (revisar decisin 3-B). Es responsabilidad del Gerente de Cajas, que el personal del rea a su cargo aplique correctamente las encuestas que el Sistema le indique. Control de informes enviar el reporte mensual a Cobranzas con su respectiva calificacin, para que de manera local cada jefe de grupo vea con su supervisor los resultados de la entrega de El Peridico Coppel de su zona que le corresponde.

8.- PERIDICO PARA TIENDAS COPPEL Y ZAPATERAS COPPEL CANADA Las Zapateras Coppel CANADA recibirn Peridico Coppel si cuentan con Tienda Coppel en la ciudad, el tiraje asignado ser dependiendo de su tamao, quedando de la siguiente manera: Tiendas chicas, medianas, zapateras Coppel CANADA y minitiendas: Tiendas grandes y extra grandes: 500 peridicos 1000 peridicos.

3/3