DERECHO NOTARIAL

TEMA VI
EL PROTOCOLO NOTARIAL -----------------------------------------------------
CORTESA DE: JOS BATISTA

PROTOCOLO NOTARIAL El protocolo notarial es una recopilacin anual de documentos notariales La fe pblica notarial esencialmente es documental y nunca verbal, por esta razn las actas y escrituras pblicas slo pueden autorizarse en el protocolo y de ellas pueden expedirse copias, testimonios y certificaciones.
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El protocolo es un libro o conjunto de libros que se forman con los sellos separados y numerados progresivamente en los que el notario sienta, con las formalidades de ley, los actos y hechos jurdicos otorgados ante su fe, como los libros de cotejo y sus correspondientes apndices e ndice. Etimolgicamente, de acuerdo con el Diccionario de la Lengua Espaola, el termino protocolo est compuesto por dos palabras de origen griego protos primero y colao pegar. Segn el diccionario de legislacin de Joaqun Escriche ... Entre los romanos protocolum era lo que estaba escrito a la cabeza del papel de donde sola ponerse el tiempo de su fabricacin. El protocolo, denominado Registro de Instrumentos se encuadernaba al final de cada ao

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OJO.- En pocas palabras el protocolo notarial es el archivo fundamental del notario. IMPORTANCIA DEL ESTUDIO DEL PROTOCOLO.El estudio del protocolo es muy importante porque es la gnesis etolgico de todos los instrumentos pblicos autorizados por el notario, es la historia misma de cada pas, por ello es importante analizar si existe una conservacin eficiente, y si son ptimas las condiciones de depsito. CONCEPTO DE PROTOCOLO NOTARIAL Etimolgicamente la palabra protocolo, proviene del latn protocollum significa la primera hoja pegada o encolada. Escriche, considera que la palabra protocolo proviene de la voz griega protos, que significa: lo que esta primero en su lnea y de la voz latina collium o collatio, que significa comparacin o cotejo. DEFINICION DEL PROTOCOLO El protocolo es
escribano. el libro registro numerado, sellado o rubricado que lleva el notario o

El Protocolo notarial es la coleccin ordenada de registros sobre la misma materia en los que el notario extiende, autoriza Y custodia los instrumentos pblicos
protocolares con arreglo a las formalidades de ley de cada pas.

Esta una coleccin ordenada adems de escrituras matrices puede comprender otros documentos que el notario ha protocolizado en virtud del mandato de la autoridad judicial o administrativa. Cuando decimos escrituras matrices hacemos referencia a todas las escrituras elaboradas durante un bienio que deben estar ordenadas alfabtica y cronolgicamente, en la forma que la ley notarial lo prescribe.

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Esta conservacin ordenada y prolija otorga perdurabilidad y seguridad jurdica a los millones de actos, negocios jurdicos, contratos y declaraciones de voluntad desarrollados por los ciudadanos en las notaras. Paralelamente al protocolo notarial, existen los minutarios donde obra copia de los otros documentos como ttulos, certificados, informes, recibos del pago de impuestos y declaraciones relacionadas al contenido de cada una de ellas, que generalmente han sido insertados en la Escritura Pblica. FORMACIN DEL PROTOCOLO Se forma con todos los volmenes de las actuaciones del notario, conteniendo cada uno todas las actas que se escrituren entre el 1. de enero y el 321 de diciembre de cada ao, ambas fechas inclusive. Dichas actas debe llevar el nmero que les corresponda, escrito en letra y por escrito orden de fecha, las hojas deben ser foliadas, es decir, marcadas con el nmero que les pertenezca y escribrsele en letras y nmeros. Todas las hojas de las escrituras motrices deben estar firmadas por el notario, con la nica excepcin de aquellas que por el contenido del documento se hallan con notas debidamente firmadas por el notario, las partes y los testigos. 6.1.- ANTECEDENTES HISTRICOS. El protocolo histricamente es el nombre con que denominaban los formularios en donde constaban los modelos de actos pblicos. Jurdicamente, protocolo, es la coleccin ordenada de las escrituras matrices autorizadas durante un ao, y que forman libros integrados por uno o ms tomos encuadernados.

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En pocas palabras se repite que el protocolo notarial es el archivo fundamental del notario. Segn el tratadista Nez Lagos y con l remontndonos a la evolucin del principio de la rogacin o requerimiento el Notario, pona nota en el dorso del pergamino, redactando el contrato en el anverso y por ltimo entregando el documento, sin que nada guardar para s, posteriormente el Contrato fue escrito por el Notario en un pergamino de su propiedad que retena en su poder, que hoy da constituira la minuta (en la mayora de las legislaciones ha ido desapareciendo la minuta, en cambio nuestra actual Ley del Notariado aun exige su uso). En Espaa, la pragmtica de Alcal de 1503 de Isabel la Catlica dispuso que los documentos se inscribieran in extenso con las expresiones y requisitos que detalla. Cada Notario deba tener un libro de protocolos encuadernado, debiendo ser diligente en guardar los libros de registros y protocolos.
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6.2.- DISPOSICIONES LEGALES SOBRE EL PROTOCOLO. CONCEPTO JURDICO DE LEY NO. 301 Sobre el Notariado Articulo 33. Expresa que: los notarios estn obligados a conservar los originales de los actos autnticos que escrituren y tendrn un protocolo de la misma cuando se trate de legalizacin de firma slo deber hacerse mencin del acta correspondiente en un registro que se llevar al efecto. La protocolizacin, es el hecho material o mecnico de insertar datos a las actas autnticas, son sus documentos anexos como comprobantes, con la finalidad de su guarda y conservacin.

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OJO.- Conste que ni en la antigua ley notarial No. 770 ni en la actual No. 301 se menciona la palabra Protocolizacin. MATRICES Son los documentos originales firmados por las partes y selladas por el notario, quedando en poder de ste, bajo su custodia y con la obligacin de su conservacin, y de expedir copias a favor de quienes tengan derecho a ellas. LA PROTOCOLARIZACIN Protocolizar un acto o protocolizar un documento, es a archivar dicho acto o dicho documento por medio de un acto pblico, introducindolo en el protocolo, para que el mismo, entre la forma parte integrada de dicho protocolo, para siempre. Cuando se trata de protocolizar un documento bajo firma privada, esto es diferente, pues es necesario elaborar un acta con esa finalidad, y anexar a la misma el o los documentos de que se trata, y es voluntario de las partes. Cundo se debe protocolizar un documento? Cuando se trate de conservarlo legalmente seguro en los protocolos de un notario serio que tiene una buena caja de seguridad y que responde por su conservacin y legalmente, cuando se trata de hacer que un documento bajo firma privada, tenga fecha cierta contra los terceros y ser punible a ellos. La protocolarizacin supone: 1.- Una reunin de actos ms anexos. 2.- Un prembulo o presentacin de tomo 3.- Un cierre de tomo. 4.- Una numeracin de fojas (post-foliado) 5.- Una divisin en tomos 6.- ndice remitido. VALOR JURDICO DE LA PROTOCOLIZACIN
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La misma no es contemplada por la Ley No. 301. El Artculo 1328 del Cdigo Civil que establece que: los documentos bajo firma privada no tienen fecha contra los terceros, sino: 1.- desde el da en que han sido registrados 2.- desde el da de la muerte de cualquiera que los haya suscrito; 3.- desde el da en que su sustancia se ha hecho contar en actos autorizados por oficiales pblicos, tales como los expedientes de colocacin de sellos o de inventarios. Consiste en levantar un acta anexando el documento en cuestin a dicha acta autntica y haciendo contar su esencia, su contenido, en dicho documento. A partir de la protocolizacin este documento entra a formar parte del protocolo, pues el levantamiento del acta le incorpora al mismo, y el notario tiene el deber y la obligacin de conservar dicho documento y de expedir copia del mismo. Cuando el no notario registra dicha acta, el contenido del documento se hace oponible a los terceros y adquiere fecha cierta. La utilidad de la protocolizacin, reside en la conservacin de un documento que no se quiera correr riesgo de prdida. Una forma de protocolizacin que convierte en ttulo ejecutorio un acto bajo firma privada, es la de establecer todas las estipulaciones bajo firma privada legalizada por el notario y firmada ante l, esto hace que la firma del acto no se puedan negar. A continuacin se protocoliza el acto en cuestin anexndolo a un acta autntica con la presencia y firma de las partes que se obligan, o sea, de los deudores. Estos firman como comparecientes obligndose, particularmente al contenido de dicho documento, esta acta, pero sin reproducir en la misma, ya que el documento est anexo a la minuta en el rango de los originales y esto se ha dicho en el original, luego en la primera copia.

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Este es el archivo de ley de los originales o matrices de las actas o instrumentos pblicos, que instrumenta el notario. El cdigo de comercio de su artculo 176 lo denomina repertorio. Esta parte del ejercicio notarial, est regida por los artculos 33 al 56 de la ley, y adems por el 63 y el 64 que han relacionados con el artculo 41. El artculo 33 se refiere a la obligacin de conservacin de los originales de los actos y de tener un protocolo de los mismos. Esta palabra solemne, puede desconcertar a los notarios nuevos o inexpertos, pero en realidad lo que quiere significar, es un libro encuadernado, hecho con las a de la minuta de las actas que durante un cierto periodo, ha instrumentado cierto notario, o lo que es lo mismo, el encuadramiento, de las hojas de los originales de las actas y sus anexos, folindolas en cada pgina (numerndolas) y numerando cada acta para indicar el contenido de cada volumen, hacindolo de estas un libro perfectamente encuadernado, con pasta slida de lomo de piel, so pena de $50.00 pesos de multa para el notario. Este libro encuadernado estar dividido en tantos volmenes como sea necesario 6.3.- REQUISITOS Y FORMALIDADES DEL PROTOCOLO. EL REGISTRO DEL ACTO. El Registro es una anotacin que tiene las siguientes caractersticas. Parte de un libro pre-numerado, con la consistencia del Gobierno y el aprovechamiento del municipio. Es un libro que expide el gobierno para los municipios. No se tiene claro si quien lo expide es el gobierno o si es un atributo municipal. Los libros de este tipo de registro los vende el gobierno dominicano pero los arbitrios son divididos 50% + 50% entre municipio y gobierno y el municipio se queda con el 70% de los impuestos cancelados.

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Los resultados bsicos del registro son: 1.- Individualizacin de los actos 2.- Registro del acto: INDIVIDUALIZACIN DE LOS ACTOS: se individualiza en razn de que el acto original aparecer un estampado que lo individualiza ese papel respecto de cualquier otro. De ah se deduce que el original es uno solo. Se individualiza el acto mediante el estampado de un nico sello que hace que ste sea el original nico. REGISTRO DEL ACTO: el estampado dar de ese acto el nmero del libro, el nmero de folio, de acto, la fecha y finalmente un nmero de orden. El registro no hace ni una ni la otra, se llama simplemente registro; muy a pesar de que cuando un acto de carcter autntico se combina con nuestra legislacin ordinaria de terrenos no registrados, debe de hacer el registro, el registro civil hace una inscripcin hipotecaria. La ley exige que el notario lleve un registro de las legalizaciones hechas, pero no establece las menciones que debe llevar el registro ni cmo debe llevarse dicho registr. Algunos notarios ponen en el registro el nombre del acto, la fecha y las personas firmantes. Un acto no registrado no pueden ser expedidas copias del mismo.

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6.4.- CONTENIDO DEL PROTOCOLO. EL INDICE. El ndice es un libro encuadernado, foliado, reconocido e individualizado por primera instancia. Esto significa que en el mismo momento de la apertura de la notara los notarios han de llevar este libro a Primera Instancia y presentarlo como el libro ndice futuro que el secretario de la cmara civil en conjunto con el juez debern abrirlo y cerrarlo para el futuro. El ndice debe llevarse manuscrito. No se puede ni tachar ni romper, ni quitarle pginas. Puede tener un ao o puede tener fracciones de un ao. El ndice en realidad es un libro que hizo visar el notario por el tribunal de primera instancia correspondiente a la jurisdiccin que iba a ser destacado o que estaba destacado, de tal suerte que el ndice es un libro encuadernado pre-numerado y visado (en el visado se advertir el nmero de fojas que corresponde tener el ndice y la secretaria del tribunal de primera instancia dar fe de que los nmeros son continuos y que van de tal nmero a tal nmero). EL ndice puede tener varios aos de ejercicio notarial. El ndice tiene que tener las mismas previsiones y cuidados que los actos autnticos (no arrancar hojas, no mutilaciones, no tachaduras, no sobre escrituras, no lagunas). Los Notarios llevarn un libro ndice de todas las actas autnticas que escrituren. Este ndice contendr la fecha y naturaleza del acta, los nombres de las partes y testigos y la relacin del registro. Art. 41. DE LA LEY 301 SOBRE EL NOTARIO.

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El libro ndice ser firmado y sellado en la primera y ltima hoja por el Presidente del Juzgado de Primera Instancia del Distrito Judicial a que pertenezca el Notario, libre de derecho. Art. 42. DE LA LEY 301 SOBRE EL NOTARIO. El derecho a expedir copias pertenece solamente al Notario o funcionario que posea legalmente el original . Art. 43. DE LA LEY 301 SOBRE EL NOTARIO. Los Notarios no podrn expedir copias de ningn acta que deba ser registrada antes de haber cumplido con esa formalidad. Art. 44. DE LA LEY 301 SOBRE EL NOTARIO. De cada acta notarial que contenga obligacin de pagar sumas de dinero o entregar objetos susceptibles de evaluacin, se expedir copia a cada parte que tenga derecho a perseguir la ejecucin de las obligaciones contenidas en el acta. Art. 45. DE LA LEY 301 SOBRE EL NOTARIO. nicamente las primeras copias o las ulteriores que sean expedidas con autorizacin del Juez de Primera Instancia de acuerdo con el artculo siguiente, podr servir de ttulo para realizar actos de ejecucin. Art. 46. DE LA LEY 301 SOBRE EL NOTARIO. La protocolarizacin supone: 1.- Una reunin de actos ms anexos. 2.- Un prembulo o presentacin de tomo 3.- Un cierre de tomo. 4.- Una numeracin de fojas (post-foliado) 5.- Una divisin en tomos 6.- ndice remitido. Los actos sern reunidos primero en orden cardinal, que supone tambin en un orden cronolgico, detrs de cada acto se colocan los anexos si los hay.

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Los actos deben ser puestos en original tal y como son los actos notariales. Los Notarios estn obligados a conservar los originales de las actas autnticas que escrituren y tendrn un protocolo de las mismas. Cuando se trate de legalizacin de firma slo deber hacerse mencin del acta correspondiente en un registro que se llevar al efecto. Art. 33. DE LA LEY 301 SOBRE EL NOTARIO. El protocolo estar dividido en volmenes contentivos de las actas escrituradas entre el 1ro de Enero y el 31 de Diciembre de cada ao, ambas fechas inclusive. A seguida de cada acta se colocarn los documentos que se anexen al mismo como comprobantes. Art. 34. DE LA LEY 301 SOBRE EL NOTARIO. Todas las actas protocolizadas llevarn el nmero que les corresponda, escrito en letras y por orden de fecha. Art. 35. LEY 301. Todas las hojas de cada volumen sern foliadas con el nmero que les pertenezca por su orden, escrito en letras y guarismos. Art. 35. DE LA LEY 301 SOBRE EL NOTARIO. Todas las hojas de las escrituras matrices, tendrn un margen blanco de cuatro centmetros por la parte en que haya de encuadernarse y uno de dos centmetros por la opuesta. Adems se dejar en las dos plantas de la hoja, otro margen de cinco centmetros por la parte donde comienzan a escribirse los renglones. Todas las hojas del protocolo, sern firmadas por el Notario en el margen de cinco centmetros, a excepcin de aquellas que por el contenido del documento se hallan llenas con notas debidamente firmadas por el Notario, las partes y los testigos. Art. 37. DE LA LEY 301 SOBRE EL NOTARIO.

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APERTURA DEL PROTOCOLO Es ordenado por la Ley No. 301 sobre Notariado en artculo 38, el primer da de cada ao, los notarios abrirn el correspondiente volumen del protocolo extendiendo una nota que diga as volumen del protocolo de los instrumentos pblicos correspondientes ao de ( ). En la ciudad de., municipio de.., provincia de., al primer (1er.) da del mes de enero del ao... ( ). A seguida se coloca la firma y el sello profesional del notario. Fechar en letras, firmar y sellara Extender una nota anloga el ltimo da del ao para cerrar el volumen que diga as: "Concluye el volumen del Protocolo del ao de...., que contiene tantos instrumentos y folios, escriturados durante el mismo por el infrascrito Notario". Fechar en letras, firmar y sellar. Art. 38. DE LA LEY 301 SOBRE EL NOTARIO. 6.5.- CIERRE DEL PROTOCOLO. El ltimo da de cada ao, al hacer el cierre del protocolo se debe hacer constar los siguientes: Concluye el volumen del protocolo de los instrumentos pblicos correspondientes al ao ( ), que contiene. ( ) Instrumentos y ( ) Folio e hiturado, durante el mismo por el infrascrito notario. En la ciudad de. Municipio de., provincia de, al ltimo (30.) da del mes de enero del ao ( ) A seguida se coloca la firma y el sello profesional del Notario. DEPSITO DEL PROTOCOLO. Las certificaciones y daciones de fe que realiza el notario, el legislador incluy, so pena de multa, la obligatoriedad de tener encuadernado todos sus volmenes y depositar, dentro del primer trimestre de cada ao, o sea, a ms tardar el da 31 de marzo de cada ao, una copia del ndice de todas las actas autnticas que escritura.

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Este ndice debe contener la fecha y la naturaleza del acto, los nombres de las partes y de los testigos, as como una relacin del registro. PARA TENER EN CUENTA Cuando el volumen anual, por su grosor, a juicio prudente del Notario, deba encuadernarse en ms de un tomo, se cerrar el primero y se empezar el segundo con las notas expresadas en el artculo anterior, variadas en lo necesario para designar los meses que contiene cada tomo. Los diferentes tomos no se consideran como distintos volmenes, por lo cual no se interrumpir ni volver a empezar en el segundo la foliacin del primero, debiendo expresarse en la nota final del ltimo tomo de cada volumen, adems del nmero de actas y folios del tomo, el nmero de actas y folios que formen el volumen, so pena de CINCUENTA PESOS (RD$50.00) de multa contra el Notario contraventor. A ms tardar el 31 de marzo de cada ao, todos los volmenes de los Notarios debern estar perfectamente encuadernados con pasta slida de lomo de piel, so pena de CINCUENTA PESOS (RD$50.00) de multa contra el Notario contraventor. Art. 39. DE LA LEY 301 SOBRE EL NOTARIO. Los Notarios sern responsables de la integridad y conservacin de los protocolos. Si se deterioran por falta de cuidado, debern reponerlos a sus expensas, incurriendo adems en multa o sancin disciplinaria, segn se estimare conveniente. Art. 40. DE LA LEY 301 SOBRE EL NOTARIO.

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6.6.- QU SON LOS FOLIOS Y LA MINUTA. LOS FOLIOS Un documento tiene un nmero que lo identifica y diferencia de los documentos similares. Esta numeracin individual recibe el nombre de folio.

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MINUTA. Borrador o extracto de un documento que se hace anotando los puntos principales que sern utilizados en su redaccin final. REFLEXIN ---------------------------------------------No saltes de tu sombra digamos no. A la transculturacin Mantengamos en alto nuestra identidad y libre a nuestra patria.
Jos Batista

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