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NOVEDADES WEB Implementacin del Registro de Ventas y Registro de Compras electrnicos - Gua Prctica
Autor: Javier Pazos Pingo
El presente apunte pretende mostrar en lneas generales el sistema de Libros electrnicos considerando las modificatorias introducidas, los plazos que se tienen para su presentacin a la SUNAT, otros tipos de obligaciones formales, entre otros temas. Sin perjuicio de lo mencionado, daremos un especial nfasis al registro de compras y registro de ventas, abordando los principales puntos a tener en cuenta para la elaboracin de los archivos y posterior envo a travs del Programa de Libros Electrnicos (PLE).
Contable que permita la generacin de archivos, de lo contrario no podremos iniciar el procedimiento. De manera grfica se pasa a describir el proceso:

Software Contable
Genera archivos

I. Antecedentes
A travs de la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT, se dict el marco general para pasar de un sistema contable fsico a uno electrnico, pero lo cierto es que la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT fue vital para este gran paso, debido que esta ltima norma fue la que logr estandarizar los diferentes formatos que se utilizaban hasta ese entonces, y una vez logrado ello adecuarlo a un sistema electrnico; pero para llegar hasta donde nos encontramos, la misma SUNAT ha tenido que repensar varias veces lo que quera de este nuevo sistema, cuestin que se ve reflejada en las constantes modificaciones a las Tablas y anexos, situacin que ha sido necesaria, por un lado por el nivel de diversificacin y casustica existente y por otro el afn fiscalizador, tan es as que por ejemplo el anexo dos (2) que contiene las estructuras e informacin de los Libros Electrnicos ha sido modificado en cuatro (4) oportunidades, lo que ha generado a algunas empresas estar cambiando o ajustando el software a los nuevos requerimientos exigidos, esperemos pues que no haya ms modificaciones de este tipo para poder asegurar as una aplicacin ptima por parte de los contribuyentes.

Registro de Compras Registro de Ventas

LE20102420706201212000 80100001111.txt LE2010242070620121200 140100001111.txt

Proceso de Validacin

PLE

Si pasa las validaciones genera un resumen (Determinada Informacin del Archivo + Hash), el mismo que es remitido a SUNAT a travs del mismo PLE

SUNAT posteriormente genera una constancia de recepcin la que contiene una firma digital Esta informacin debe ser guardada junto al archivo validado

II. Libros Electrnicos

2.1. Qu es el Programa de Libros Electrnicos - PLE? Inicialmente muchos pensaban que la SUNAT iba a desarrollar un software como el Programa de Declaracin Telemtica (PDT) para el llevado de los Libros Contables, incluso a la fecha existen algunas personas que mantienen este concepto, pero lo cierto es que el Programa de Libros Electrnicos (en adelante PLE) es ms bien un programa que verifica si el archivo que gener su software contable est de acuerdo a unas instrucciones impartidas a travs de estructuras y anexos aprobados por Resolucin de Superintendencia, y una vez que su archivo pase por estos filtros, el aplicativo genera un resumen que contiene adems un algoritmo matemtico denominado hash que permite verificar la autenticidad del libro, todo ello es enviado a travs de internet, y una vez recibida por SUNAT est entidad entrega una constancia de recepcin la que incluye un mecanismo de seguridad que garantiza la autenticidad e integridad de la informacin y que la transaccin se ha generado con xito. En ese sentido, queda claro que se hace vital contar con un Sistema

2.2. Qu es un libro electrnico? El libro electrnico est conformado por el archivo que ha sido validado en el PLE ms la constancia de recepcin que nos entreg SUNAT al momento del envo, por ello es importante guardar esta informacin no slo en la computadora donde procesamos la informacin sino tambin en un lugar distinto por seguridad, recomendacin que resulta obligatoria en el caso de los Principales Contribuyentes (en adelante PRICOS) y cuya direccin adicional debe ser informada a travs de SUNAT Operaciones en Lnea (SOL). 2.3. Para quines es obligatorio los Libros Electrnicos? Eventualmente los Libros Electrnicos son obligatorios para los PRICOS a partir del 01 de enero de 2013, con excepcin de aquellos que, por primera vez, hubieran sido designados como tales en la modificacin de directorios establecida por la Resolucin de Superintendencia N 309-2012/SUNAT, en cuyo caso se encontrarn afiliados al sistema a partir del 01 de marzo del 2013, en virtud a lo que dispone la Resolucin de Superintendencia N 008-2013/SUNAT. En el siguiente esquema mostramos la obligacin de implementar los Libros Electrnicos, en virtud a las normas emitidas:

(*) Contador Pblico por la Universidad Nacional de Piura. Ex-servidor pblico de la SUNAT.

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Si por primera vez adquiere la condicin de PRICO Incorporacin al sistema de libros electrnicos a partir del Libros periodo obligatorios A partir de 06/2013

Antes de 01/01/2013 Enero 2013

Despus del 01/01/2013(*) Marzo 2013

CDIGO 1 3 4

NOMBRE O DESCRIPCIN LIBRO CAJA Y BANCOS LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ARTICULO 34 DE LA LEY DEL IMPUESTO A LA RENTA REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS REGISTRO DE CONSIGNACIONES REGISTRO DE COSTOS REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FSICAS REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO

Registro de Compras y Ventas

Registro de Compras y Ventas

7 9 10 12 13

Libro Mayor, Libro Diario Libro Mayor, Libro Diario o Libro Diario de formato o Libro Diario de formato simplificado de ser el caso simplificado de ser el caso

(*) Fecha de entrada en vigencia de la Resolucin de Superintendencia N 3092012/SUNAT

Cabe manifestar que para los contribuyentes no nombrados como Principales, sigue siendo opcional la afiliacin.

2.4. Si me incorporaron al sistema de Libros Electrnicos, estoy obligado a llevar todos los libros va electrnica? No, los siguientes libros opcionalmente pueden ser llevados en forma electrnica:

2.5. Existe un plazo para la presentacin de los Libros electrnicos? A travs de la Resolucin de Superintendencia N 008-2013/ SUNAT (12.01.2013) se ha establecido un cronograma vinculado al plazo mximo de atraso de los libros de acuerdo al perodo de obligacin que corresponda.

ANEXO: FECHA MXIMA DE ATRASO DEL REGISTRO DE COMPRAS Y DEL REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS MES(*) / RUC Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Setiembre Octubre Noviembre Diciembre FECHA MXIMA DE ATRASO SEGN EL LTIMO DGITO DEL RUC 0 24.05.2013 24.06.2013 23.07.2013 23.08.2013 24.09.2013 24.10.2013 25.11.2013 24.12.2013 24.01.2013 1 06.06.2013 05.07.2013 06.08.2013 06.09.2013 07.10.2013 07.11.2013 06.12.2003 08.01.2014 06.02.2014 2 05.06.2013 04.07.2013 05.08.2013 05.09.2013 04.10.2013 05.11.2013 05.12.2013 07.01.2014 05.02.2014 3 04.06.2013 03.07.2013 02.08.2013 04.09.2013 03.10.2013 05.11.2013 04.12.2015 06.01.2014 04.02.2014 4 03.06.2013 02.07.2013 01.08.2013 03.09.2013 02.10.2013 04.11.2013 03.12.2013 03.01.2014 01.02.2014 5 31.05.2013 01.07.2013 31.07.2013 02.09.2013 01.10.2013 31.10.2013 02.12.2013 02.01.2014 31.01.2014 6 30.05.2013 28.06.2013 30.07.2013 29.08.2013 30.09.2013 30.10.2013 29.11.2013 31.12.2013 30.01.2014 7 29.05.2013 27.06.2013 26.07.2013 28.08.2013 27.09.2013 29.10.2013 26.11.2013 30.12.2013 29.01.2014 8 28.05.2013 26.06.2013 25.07.2013 27.08.2013 26.09.2013 28.10.2013 27.11.2013 27.12.2003 28.01.2014 9 27.05.2013 25.06.2013 24.07.2013 26.08.2013 25.09.2013 25.10.2013 26.11.2013 26.12.2013 27.01.2014

(*) En el caso del Registro de Compras se refiere al mes al que corresponde el registro de operaciones segn las normas de la materia. En el caso del Registro de Ventas e ingresos se refiere al mes en que se emite el comprobante de pago respectivo.

III. Gua Prctica

3.1. Nomenclatura del Libro Electrnico Lo primero que debemos tener en cuenta en la generacin de un libro electrnico es el nombre con el cual se identifica, el mismo que est compuesto por diferentes nmeros y letras los cuales pasamos a explicar: 1. LE: Es un indicador Fijo, el mismo que indica al PLE que se trata de un Libro Electrnico 2. RUC: Es el Nmero del RUC del generador del libro, con ello se identifica a la empresa que est realizando el envo. 3. Perodo: Es el perodo por el cual estoy realizando el envo del libro, se expresa en ao (2013) y aplica a todos libros; Mes (De 01 a 12, slo aplica a los libros de periodicidad mensual a los dems es 00) y da (Slo aplica da para el Libro de Inventarios y balances, para los dems es 00). 4. Identificador del Libro: Es el nmero por el cual el PLE reconoce de que libro se trata, est compuesto por 6 nmeros, los dos primeros caracteres representan el libro, los siguientes el

Sub Libro y los dos finales el Sub- Sub Libro, as por ejemplo tenemos: El libro Caja Bancos es cdigo 01, pero dentro de ese libro existen dos Sub libros: El Libro caja y Bancos Detalle de los Movimientos del Efectivo y el Libro Caja y Bancos-Detalle de los Movimientos de la Cuenta Corriente, y para reconocer a cada uno de ellos existe el cdigo sub libro 01 y 02 respectivamente, y considerando que no existe sub-sub libro el cdigo final es 00; as pues si unimos todos los cdigos sealados, determinamos que el nombre para el Libro caja y Bancos Detalle de los Movimientos del Efectivo es 010100 y para el Libro Caja y BancosDetalle de los Movimientos de la Cuenta Corriente es 010200. Procede precisar que el nico libro que posee sub - sub libro es el Libro de inventarios y balances, el cual posee el DETALLE DEL SALDO DE LA CUENTA 50 - CAPITAL Cdigo: 031601 y el libro de la ESTRUCTURA DE LA PARTICIPACIN ACCIONARIA O DE PARTICIPACIONES SOCIALES cdigo: 031602, todos los Cdigos nombres han sido aprobados mediante el anexo 2 de la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT y modificatorias. Para el caso del ejemplo, se ha colocado el nombre del Registro de Ventas, 140100.

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LE 20516317494 20130100140100 00 1 1 1 1.TXT

1

5 6 7 8 9

Libro Electrnico (fijo)

RUC del Generador

Periodo Ao Mes Da

Identificador del OportuLibro 14.1 PLE (fijo) nidad Moneda (solo Con informacin LIB) Operacin (cierre)

A continuacin los principales Cdigos de los libros:

Libro Electrnico Cdigo

8. Indicador de Moneda: Es la Moneda con la cual se est informando el libro, si esta en soles el cdigo es 1 si esta en Moneda Extranjera el cdigo es 2 (previa autorizacin expresa de la SUNAT). 9. Indicador de Libro Electrnico: Nmero que permite identificar que estamos enviando un Libro Electrnico, es de carcter fijo y siempre es 1. 3.2. Generacin del Libro Electrnico Como se sealaba en los aspectos generales el PLE es un programa que verifica que se cumplan las estructuras y tablas aprobadas por Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT, las mismas que tienen su origen en la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT, y que varan bsicamente en la posicin de los campos y en dos columnas: Perodo y estado.
LIBROS ELECTRNICOS PERIODO ENERO 2013 Periodo Periodo 20130100 20130100 20130100 20130100 LIBROS FSICOS Col 1 1 2 3 4 Col 2 002 001 001 001 Col 3 55 56 57 58 Col 4 xx xx xx xx ... xx xx xx xx Col n 200 100 250 150 Libre Estado Estado 1 1 1 1

Libro Diario 5.1 LIBRO DIARIO 050100

Libro Diario de Formato Simplificado 5.2 LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO 050200

Libro Mayor 6.1 LIBRO MAYOR 060100

Registro de Compras 8.1 REGISTRO DE COMPRAS 080100

Registro de Ventas e Ingresos 14.1 REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS 140100

5. Oportunidad: Slo aplica para el caso del libro Inventarios y Balances, en los dems libros se coloca 00 y el cdigo depende del momento de presentacin del referido libro. Existen los siguientes cdigos:
01 Al 31 de diciembre 02 Al 31 de enero o 30 de abril, por modificacin del porcentaje 03 Al 30 de junio o 31 de julio, por modificacin del porcentaje 04 Al 30 de junio o 31 de julio, por modificacin del coeficiente Al da anterior a la entrada en vigencia de la fusin, escisin y dems formas de reorganizacin de sociedades o empresas o 05 extincin de la persona jurdica A la fecha del balance de liquidacin, cierre o cese definitivo 06 del deudor tributario 07 A la fecha de presentacin para libre propsito

El campo perodo est conformado por el ao (2013), mes (De 01 hasta 12) y da (Que slo aplica para el Libro de Inventarios y balances, para los dems es 00),

El estado es uno de los campos esenciales de los libros electrnicos, pues estos reflejan la operacin que se est informando.

6. Operacin: Es un indicador que busca verificar si la empresa est operativa (Cdigo 1) o cerrada (Cdigo 2) o si va dar baja de operaciones por baja del RUC (Cdigo 0). 7. Contenido: A travs de este indicador se puede verificar si la entidad generadora posee informacin (Cdigo 1) o no posee (Cdigo 2)

3.3. Estados en un Registro de Ventas En el registro de Ventas se pueden presentar los siguientes estados: 1. Estado 1 cuando la operacin (ventas gravadas, exoneradas, inafectas y/o exportaciones) corresponde al periodo, as como a las Notas de Crdito y Dbito emitidas en el periodo. Ejemplo: Operacin de ventas del mes de enero del 2013, cuyo comprobante de pago tiene el mismo mes de emisin.

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3. Estado 2 cuando el documento ha sido inutilizado durante el periodo previamente a ser entregado, emitido o durante su emisin. . Ejemplo: Operacin de ventas del mes de enero del 2013, cuyo comprobante de pago es anulado. 4. Estado 8 cuando la operacin (ventas gravadas, exoneradas, inafectas y/o exportaciones) corresponde a un periodo anterior y NO ha sido anotada en dicho periodo. . Ejemplo: Operacin de ventas del mes de enero el 2013, cuyo comprobante de pago no fue informado en su momento y lo inform en febrero del 2013. 5. Estado 9 cuando la operacin (ventas gravadas, exoneradas, inafectas y/o exportaciones) corresponde a un periodo anterior y que SI ha sido informado en dicho periodo. Ejemplo: Operacin de ventas del mes de enero del 2013, cuya operacin original era en dlares y se inform en soles. En este caso se consignar como periodo enero 2013 para efectos del envo de la informacin as como el importe correcto. 3.4. Estados en el Registro de Compras 1. Estado 1 cuando se anota el Comprobante de Pago o documento en el periodo que se emiti o que se pag el impuesto, segn corresponda. Ejemplo: Operacin de enero que es informado en el mismo perodo. 2. Estado 6 cuando la fecha de emisin del Comprobante de Pago o de pago del impuesto, por operaciones que otorguen derecho a crdito fiscal, es anterior al periodo informado y esta se produce dentro de los doce meses siguientes a la emisin o pago del impuesto, segn corresponda. Ejemplo: Factura de febrero 2013 que es informada en marzo 2013. 3. Estado 7 cuando la fecha de emisin del Comprobante de Pago o pago del impuesto, por operaciones que otorgaban derecho a crdito fiscal, es anterior al periodo informado y este se produce luego de los doce meses siguientes a la emisin o pago del impuesto, segn corresponda. Ejemplo: Factura de enero 2013 informada en febrero del 2014. 4. Estado 9 cuando se realice un ajuste o rectificacin en la informacin de una operacin registrada en un periodo anterior. Ejemplo: el nmero de comprobante era el 222 y lo registre como 22. 3.5. Libros electrnicos utilizando el Software Contable A continuacin mostramos la implementacin de Libros Electrnicos a travs del Sistema Contable ECB-CONT, tanto para el Registro de Ventas como para el Registro de Compras electrnicos que permite su generacin y posterior envo a travs del PLE. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Registre la operacin (Compra o venta) de forma habitual en el Sistema ECB-CONT 2. Para generar los libros electrnicos realice un clic en Utilitarios y seleccione la opcin Libros Electrnicos, Generar Libros Electrnicos.

3. Seleccione el Libro y mes a generar:

4. El sistema le consultar si est seguro de generar el archivo, el mismo que luego ser enviado a la SUNAT, le recomendamos verificar la informacin que ha sido ingresada al sistema, antes de la generacin.

5. De estar de acuerdo en generar el archivo este se generar en la unidad C:/ECBWIN de su computadora y adicionalmente una Copia de seguridad en la misma ruta sealada anteriormente, esto para efectos de que recupere la informacin en caso de prdida o eliminacin indebida; se recomienda guardar la informacin en otra computadora o en una memoria porttil para su seguridad, para el caso de los PRICOS es obligatoria que se guarde en un lugar adicional al domicilio fiscal.

3.6. Envo a travs de PLE Una vez generado el archivo, debe ingresar al PLE con su clave SOL y proceder al envo, es importante guardar la constancia de recepcin y el archivo validado. n