EL OFICIO

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De acuerdo con el Diccionario de la RAE, es la comunicacin escrita referente a los asuntos del servicio pblico, en las dependencias del Estado y por extensin, la que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a ellas. Oficiar, significa comunicar una cosa oficialmente y por escrito. En un intento de mxima precisin, podemos caracterizar el Oficio como la comunicacin escrita de carcter oficial que una autoridad emisora dirige a una autoridad receptora con alguno de los siguientes fines: Impartir normas. Comunicar decisiones. Dictar instrucciones. Solicitar informacin. Entregar informacin. Formular peticiones. Satisfacer peticiones. Aclarar Situaciones. Uso del Oficio Puede dirigirse de un Servicio a otro o bien puede usarse en el mbito interior de una reparticin, es decir, puede usarse interna o externamente. El Oficio es la comunicacin por excelencia en los Servicios Estatales, su importancia es manifiesta, por cuanto forma parte de la correspondencia oficial, lo que facilita la coordinacin y relacin entre los servicios pblicos o los diferentes niveles jerrquicos de una misma reparticin. Clasificacin El Decreto Supremo N291, del ao 1974, clasifica los Oficios del modo que sigue: 1.Secreto (SEC) Son conocidos por las autoridades o personas a las que vayan dirigidos y por quienes deban intervenir en su estudio o resolucin. Tratan temas muy delicados y por lo tanto tienen restricciones de todo tipo, es el nico Oficio que no lleva iniciales de responsabilidad, pues ni siquiera la secretaria tiene acceso a l, aunque esto depender de la confianza que el superior tenga en su asistente, como para que esta o este digite tal documento. Por lo anteriormente expuesto este tipo de documento slo es usado por los Jefes o Superiores de Servicio o Autoridades de nivel. 2.Reservado (RES) Este tipo de documento es conocido por un grupo reducido de personas, pues la temtica a tratar, sin ser secreta, slo puede ser conocida por quienes estn a cargo o integren un Departamento, Seccin u Oficina en cuestin (no ms de cuatro o cinco personas, ya que su contenido no puede ser dominio pblico). Segn su contenido se subdivide en Confidencial, Discreto, Cauteloso y Privado. 3.Ordinario (ORD) Es aqul que puede ser conocido por cualquier persona que tenga acceso a l, pues su temtica es de carcter general, su destino est dirigido a todo un Departamento o a toda una entidad pblica. Estructura del Oficio Las partes fundamentales que constituyen estructuralmente el Oficio son: 1.Membrete: Es la inscripcin o grupo de datos que van impresos en al ngulo superior izquierdo de un documento o comunicacin escrita. Aqu, especficamente se har mencin clara del Servicio Pblico que lo emite, encabezado por la frase Repblica de Chile. Le sigue la Institucin responsable del mensaje. En otras lneas, la divisin que lo imparte, el lugar de donde se manda, el remitente especfico (Secretara, Direccin, por ejemplo). Algunas veces puede ir la direccin postal y telefnica. De todas maneras, hay que tratar que el membrete sea lo ms sencillo posible, sin recargarlo en exceso. Todo membrete va con maysculas y al margen superior izquierdo. En estricto rigor, el orden de transcripcin sera: Repblica de Chile, Ministerio del que emana, Departamento, Seccin, Lugar especfico de emisin (ciudad). 2.Encabezado o Identificacin del Oficio: Est compuesto por la Identificacin del documento, sus Antecedentes, la Materia, los Inclusos, la Fecha, el Emisor y el Receptor, los que se explican a continuacin: Identificacin y nmero, Siempre debe sealarse el tipo de Oficio que se enva, y esto se hace en virtud del contenido (ORD, RES, SEC), anotando en seguida su nmero correlativo, dependiendo del orden y del nmero de oficios que la Institucin haya emitido. Antecedentes, en este se hace referencia a una comunicacin anterior que est ligada con el asunto tratado en el Oficio actual, cuando no existan antecedentes se anota la frase NO HAY. Materia, corresponde a un resumen breve de lo que tratar el oficio, es equivalente a la referencia de las cartas comerciales.

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Fecha, es el lugar, da, mes y ao de expedicin del documento, es de gran importancia sobre todo por los plazos para llevar a cabo las instrucciones, rdenes o asuntos encomendados a quienes va dirigido el oficio. De, identifica a la persona o autoridad que emite el mensaje, habitualmente se pone tanto el nombre como el cargo de la persona que emana el mensaje. Todo se transcribe con maysculas cerradas. A, identifica al receptor del mensaje. Tambin se consigna con maysculas cerradas. En pocas ocasiones, slo cuando se debe individualizar a muchos departamentos o personas slo se pone la frase SEGN DISTRIBUCIN, para no recargar demasiado la presentacin de esta parte del Oficio. 3.Cuerpo o Texto. Est constituido por tres prrafos que se explican a continuacin: Prrafo Introductivo: en l se pone al asunto de manifiesto, vale decir, aqu se identifica el tema que se va a tratar, para esto debemos hacer una introduccin que nos centre en la informacin, luego debemos incluir una relacin ordenada de los hechos y antecedentes relativos al asunto o tema, lo cual nos ayudar a clarificar la situacin expuesta; luego, si corresponde y es pertinente se deben nombrar algunas disposiciones legales y reglamentarias que contribuyan a determinar de forma ms explicita el asunto. Prrafo Considerativo, en l debemos determinar el problema central, establecer nuestro pensamiento respecto a l, despus se hace un anlisis minuciosos del asunto, considerando detalladamente los hechos y circunstancias que afectan la gravedad del problema y por ltimo se incluyen opiniones personales respecto a la situacin tratada. Prrafo Conclusivo, formalmente es el trmino del Oficio, aqu debemos mencionar el objetivo de ste y la decisin que hayamos tomado sobre el tema que lo origin. 4.Frase de Despedida, Es permitida en el Oficio, siempre y cuando sea breve y sobria, recordando siempre que estos documentos emana de autoridades y que las respuestas van dirigidas a ellas. 5.Pie de Firma; en esta parte del documento se especifica el nombre, apellidos, profesin y cargo que desempea el emisor o responsable del contenido del Oficio en cuestin. 6.Iniciales de Responsabilidad; sirven para identificar a quienes redactaron y transcribieron el documento, anotndose con maysculas las iniciales del emisor (persona o autoridad responsable del mensaje) , separadas por una diagonal, de las iniciales de la persona que lo elabor mediante el computador, las cuales van escritas en minsculas. 7.Distribucin: en este punto se indican las personas y organismos a quienes va la comunicacin, si ello no se indicara, se producira un desorden administrativo, por cuanto no se sabra con seguridad qu personas participan en el asunto y probablemente se enviar copia a quien ya la posee. Es importante tambin por un asunto de responsabilidad compartida en relacin al conocimiento del problema y las medidas que se tomen para solucionarlo. En la actualidad el slo conocimiento puede ser causal de despido, si no se ha hecho lo adecuado o de acciones legales si se incurre en dolo.

LA SOLICITUD (Concepto, Caractersticas, Estructura, Ejemplo) CONCEPTO: Por lo general, una solicitud (o instancia) es un documento escrito que va dirigido a un organismo pblico o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamacin con la exposicin de los motivos en los que se basan. La mayor parte de los organismos pblicos disponen de impresos destinados a este fin. Se debe preguntar por su existencia y, si no los hay, se puede hacer la instancia por uno mismo. CARACTERISTICAS La Solicitud, en cuanto a los APECTOS FORMALES, responde a las mismas directrices que la carta de presentacin, pero se suele dejar un margen izquierdo de, aproximadamente, la tercera parte del ancho del papel, para facilitar que la persona que ha de estudiar la instancia pueda hacer las anotaciones marginales que considere oportunas. ESTRUCTURA A) Encabezamiento. Consta de los datos personales de quien firma la solicitud: nombre y apellidos, lugar y fecha de nacimiento, domicilio, telfono y datos opcionales (profesin, centro de trabajo, etc.). B) Exposicin de motivos: Se debe describir las circunstancias y las causas que motivan la solicitud, de manera sistemtica y esquemtica; se deben

exponer todos los datos de forma argumentada y citar las disposiciones legales en que est basada la solicitud. Se inicia con la palabra EXPONGO, seguida de dos puntos y, normalmente, se termina con la expresin "por ello". Si es el caso, se har referencia a la documentacin aportada con frmulas del tipo: "lo que acredito con la documentacin anexa", seguida de la relacin de documentos incorporados a la solicitud.. El tratamiento personal del emisor puede ser en primera persona (yo), en tercera persona y el del receptor, la segunda persona del plural (os) o bien una frmula impersonal. En ocasiones, cuando la instancia va dirigida a una autoridad se hace uso del tratamiento que corresponde a la misma (V.E., V.M.E., V.I., etc.) C) Peticin o exposicin de la solicitud. Se comienza con la palabra SOLICITO, seguida de dos puntos. Si esta palabra va seguida de una oracin con un verbo conjugado, se debe introducir antes la conjuncin que. Por ejemplo, SOLICITO: Que sea concedido...., o bien SOLICITO: Que se acepte esta peticin de .... D) La despedida debe indicar: Fecha: lugar, da, mes y ao Firma de quien presenta la instancia Nombre del organismo, institucin, unidad o autoridad a quien se dirige la instancia; estos nombres deben ir escritos todos en maysculas. Por ejemplo, DECANATO DE LA FACULTAD DE BIOLOGIA DE LA UNIVERSIDAD DE EXCELENTISIMO SEOR RECTOR MAGNIFICO DE LA UNIVERSIDAD DE ILUSTRISIMO SEOR PRESIDENTE DEL EXCELENTISIMO Finalmente, hay que recordar que, segn los criterios de modernizacin de los documentos pblicos, debe evitarse el uso de formas arcaicas o de carcter humillante. Por ejemplo, son innecesarias y debe evitarse expresiones como: "es gracia que espero alcanzar", o "SUPLICO". EJEMPLOS DE INSTANCIAS (SOLICITUDES)===COMO TE PODRAS DAR CUENNTA ALGUNOS DATOS PUEDEN VARIAR=== Ejemplo 1 COMUNIDAD DE PROPIETARIOS C/ xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Att. Sr. Fulanito C/ domicilio presidente David Gonzlez 1900x Guadalajara C/ Piso 1900x Guadalajara

Guadalajara, ______ de __________ de 2003. Estimado seor Fulano: El motivo de la presente es dirigirme a usted como Presidente de mi Comunidad de Propietarios, solicitando su colaboracin para acceder a un nuevo servicio de telecomunicaciones, ms concretamente a una red inalambria de acceso a internet. Como usted sabe, conforme a lo previsto en el Real Decreto Ley 1/1998 de 27 de febrero, en el que se establece el rgimen jurdico de las infraestructuras en los edificios para el acceso a los servicios de telecomuinicaciones, reconoce de forma expresa el derecho de cualquier copropietario de un rgimen de propiedad horizontal a acceder a dichos servicios de telecomunicaciones. En tal sentido, le informo que se trata de un pequea instalacin, un receptor de no ms de 1,5 kilogramos de peso, que puede ser instalado en cualquier mastil existente y un pequeo cable de reducido dimetro. Ambas instalaciones son totalmente compatibles con cualesquiera otras instalaciones y servicios de telecomunicaciones. Por todo lo cual le rogara que una vez recabadas las autorizaciones pertinentes por parte de la Junta de Propietarios de nuestra Comunidad de la que usted es el representante legal, me indique las medidas a seguir para realizar la instalacin indicada. Esperando que comprender la exposicin realizada, y dada la importancia que personalmente le otorgo al caso que nos ocupa, quedo a disposicin de usted para cuantas contingencias y aclaraciones se precisen, reiterando que toda posible instalacin que se pudiera ejecutar contar con todas las medidas legales y se seguridad del caso. Atentamente, David Gonzlez Piso 1- Izquierda.........

__________________________________________________ EL OFICIO
El oficio es "una comunicacin escrita, referente a los asuntos del servicio pblico en las dependencias del Estado y por extensin la que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a ellas". Dentro de la amplitud que ofrece la exposicin de las ideas, puede contener los ms variados temas. Lo distingue la sobriedad en el estilo, lo cual se debe a que las comunicaciones oficiales

pretenden regular el despacho de los asuntos del Estado en todos los casos que requieren constancia escrita. Los elementos del OFICIO son: 1) MEMBRETE: nombre de la institucin que gira al oficio. 2) CUADRO CLASIFICADOR: Datos de la clasificacin para registro y archivo referentes a la oficina emisora que pueden ser los siguientes: a) ASUNTO: Sntesis de las principales ideas contenidas en el texto. b) MESA : La oficina que enva el oficio c) NUMERO: El nmero que se le designa al documento. 3.- DESTINATARIO. La persona o dependencia a quin nos dijimos, con sus datos de ubicacin y puesto que desempea. 4.- INTRODUCCIN 5.- TEXTO o DESARROLLO 6.- DESPEDIDA 7.- LUGAR Y FECHA 8.- LEMA: Leyenda que utiliza la dependencia (se escribe con maysculas y entrecomillado), por ejemplo. PIENSA Y TRABAJA SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCIN 9.- ANTEFIRMA: es la anotacin del nombre y cargo o categora del firmante (se escribe con maysculas). 10.- FIRMA o RUBRICA: Es la palabra o letra manuscrita que nos identifica. 11.- REFERENCIAS FINALES: son las iniciales que anotamos como C.C.P. (copia carbn para), esto nos sirve para facilitar los datos de archivo o copias que se envan y a quien. 12.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD EL MEMORNDUM: El Memorndum es un escrito que se utiliza esencialmente para auxiliar a la memoria como un apunte"; Es por tanto una nota o recado de carcter oficial. Memorndum significa "lo que se debe recordar o tenerse en mente". Se destina su uso en la correspondencia a consignar las ideas que han de estar presentes en nuestra memoria cuando, regularmente los superiores, dan indicaciones por escrito, por lo cual es de carcter netamente interno de la empresa u oficina que lo enva. La extensin del memorandum es de media carta (hay que recordar que es un recado y no una carta) y su estilo es sobrio en razn del propsito a que se destina. La mayor parte de oficinas o empresas de importancia usan papel impreso, exclusivo para esta comunicacin con el membrete y la palabra memorndum.

MEMORNDUM. 2) Los elementos del MEMORNDUM son: 1.- MEMBRETE. (Datos de la empresa o nicamente el nombre de memorndum) 2.- CUADRO CLASIFICADOR, asunto, fecha, mesa, etc. (datos de archivo) en la parte superior del lado derecho 3.- REMITENTE 4.- DESTINATARIO 5.- VOCATIVO o INTRODUCCIN 6.- TEXTO. 7.- DESPEDIDA. 8.- LUGAR Y FECHA 9.- FIRMA O RUBRICA 10.- ANTEFIRMA. 11.- PUESTO DE RESPONSABILIDAD 12.- REFERENCIAS FINALES 13.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD Estructura fsica de un MEMORNDUM. SISTEMAS BANCOMER DE MXICO S.A. MEMORANDUM De: Jefe de personal ASUNTO Suspensin Para: J. Benito Snchez p. FECHA 5/07/04 Jefe del Dpto. de cheques Por este conducto se le informa que el seor Enrique Cuesta Alvarado ha sido suspendido de sus labores a partir del presente y hasta el da 15 de Julio del 2004, esto en virtud de haber cometido faltas administrativas. Agradeceremos a usted tomar las medidas necesarias para tal efecto, se despide de usted. ATENTAMENTE Guadalajara Jalisco, 5 de Julio del 2004 JESS ESPINOZA IGLESIAS

JEFE DE PERSONAL C. c. P. Archivo JEI/lea 4) EJERCICIOS DE APLICACIN Y REPASO: Formule, un memorndum, con el siguiente asunto, completando los datos faltantes. 1.- El Jefe del Departamento Administrativo solicita al Jefe de la seccin de Compras que adquiera el material de escritorio para uso de la oficina, durante el mes prximo.

MODELO CARTA OFFICIO ________________________Modelo carta oficio LOGOTIPO EMPRESA OFICIO NUM. 23 345 - 1993 PA Seor Director Banca Idealista Alfonso Martnez Madrid Asunto: Denuncia pblica ante abuso de fuerza. Ref: 234-t -----------------------------------------------------------------------Mediante la siguiente carta queremos hacer mencin y hacer constar nuestra denuncia ante los hechos acaecidos el pasado da 2 en las independencias del Banco Ideal, situadas
Numero 1

Madrid 12 de marzo de 1993

en la calle Mandriles 34. Tras las discusiones y agresiones del guarda jurado al miembro honorfico de la asociacin de amigos del Oso panda, quede muestra de nuestra denuncia y as como constatan las cmaras de seguridad, nos libre a los responsables del banco de toda culpa e intercesin en los hechos. Adjuntamos la cinta de vdeo anteriormente citada y las denuncias fechadas de nuestro libro de reclamaciones. Sin otro particular me subscribo de usted Saluda atentamente Directiva Gral. Banco Ideal

EJEMPLO DE MEMORANDUM
Mxico, D. F. a ___ de ______ de _____. EJEMPLO DE MEMORANDUM .COM, S. A. DE C. V. Av. Col. Del. Mxico, D. F. C. P. 03900 Memorndum Va Memorando 45, Memorandum Jurez,

Benito

Para: De: Asunto:

Mauricio del Moral , Director General Luz Mara Durn Reunin de Ventas

El rea de ventas llevar a cabo su reunin mensual el da 22 de Abril del 2008. En la reunin se discutirn los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el ltimo trimestre. Es muy importante contar con su presencia.

Saludos a UD. Atentamente LuzMaraDurn Gerente Ventas

CARTA______________ Madrid, 13 de marzo de 2008 Asunto : Solicitud de asistencia Inauguracin Sr. Alfonso garca Director del Banco central de New York Los trabajadores de la pizzera "Al dente" queremos hacerle llegar esta invitacin, con motivo de la prxima inauguracin de nuestra pizzera. queremos agradecerle su apoyo a lo largo de estos aos, y la confianza que puso usted en nosotros al concedernos el prstamo. Como va a poder comprobar, la nueva pizzera "Aldente" ya no es un sueo y por fin es una realidad. No dude usted en acudir al evento con su mujer y sus hijos. Tras la charla inicial, presentada por Rizarlo Bales, habr actuacin de payasos para los nios, canaps y msica para bailar. A ltima hora de la tarde, en honor a usted, acudirn al evento un grupo de mujeres de moral distrada, que sabemos de antemano sern de su agrado. Sin mas que aadir, me despido cordialmente esperando su contestacin. Un abrazo fuerte Los Trabajadores de "Aldente".