UNIVERSIDAD TECNICA FEDERICO SANTA MARIA. SEDE CONCEPCION. REY BALDUINO DE BELGICA.

PROGRAMA INGENIERA DE EJECUCIN

ADMINISTRACIN
P r o fe s or : Lu i s B ol a o H e l l e r

PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO ADMINISTRATIVO

CONTROL El control consiste En la medicin y correccin de la actuacin de los subalternos con el fin de asegurar la obtencin de los objetivos de la empresa. Tiene como fin el sealar las debilidades y errores con la misin da rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Acta tanto sobre las cosas como sobre personas y acciones. El control, por lo tanto est estrechamente relacionado con la Planificacin ya que una vez que un plan se ha puesto en marcha, el Control es necesario para medir el avance, para descubrir las desviaciones y para indicar las medidas correctivas. Dentro de los sistemas de Control empleado podemos mencionar el Control Preventivo el cual implica prever las desviaciones antes que ocurran es decir, permite detectar de inmediato cuando nos estamos desviando del plan a fin da evitar errores, actuando antes de que se realicen. Otro sistema empleado es el detectar las desviaciones a medida que van ocurriendo, estableciendo medidas correctivas. Entre un Control Preventivo y uno Correctivo, es mejor el primero pues evita que sucedan las distorsiones o desviaciones. Es importante tener en cuenta que el Control cuesta, es un costo no productivo por lo que no es econmico tomar medidas de Control en todos 1os factores que afectan a los objetivos y planes. COMO COMPLEMENTO A LO ANTERIOR SON UTILES LOS SIGUIENTES PRINCIPIOS DE CONTROL 1) PRINCIPIO DE LA CAUSA MINIMA : Es una serie de acontecimientos, un nmero reducido de causas producen frecuentemente los mayores resultados.

Ejemplo: Esto es evidente en cualquier aspecto de la vida y tambin en la empresa en que: a) b) c) d) La mayor cantidad de trabajo lo realiza un pequeo grupo de operarios. La mayor cantidad de reclamaciones la efecta un nmero pequeo de empleados. Las mayores ganancias las producirn un pequeo nmero de productos. El mayor volumen de ventas lo realizan un nmero escaso de vendedores.

Esta Evidencia ilustra lo manifestado por el economista Pareto con respecto a la causa y efecto: La mayora da los efectos puedan atribuirse a una minora de causas. A este principio lo llaman Ley 20/80 segn la cual el 80% de los resultados son originados por el 20% de las causas posibles. 2) PRINCIPIO SOBRE EL PUNTO DE CONTROL : Las mejores posibilidades para el Control existen donde se realizan los trabajos. Los problemas, los errores, las desviaciones, sern resueltas ms rpidamente y ms econmicamente a nivel de supervisin directa. Otro factor importante a tener en cuenta es el de establecer puntos crticos para realizar el Control. Estos puntos crticos deben ser estratgicos en el sentido de que son factores limitativos o condicionantes en la operacin o que destaquen si los planes se estn desarrollando correctamente. Un buen Control depende de la eleccin de estos puntos crticos.

PARA ESTABLECER UN CORRECTO SISTEMA DE CONTROL SE SEALAN LOS SIGUIENTES REQUISITOS: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Los controles deben reflejar la naturaleza y las necesidades de la actividad. Los controles deben indicar rpidamente las desviaciones. Los controles deben mirar hacia adelante y motivar. Los controles deben sealar las excepciones en los puntos estratgicos. Los controles deben ser objetivos. Los controles deben ser flexibles. Los controles deben reflejar el modelo de organizacin. Los controles deben ser econmicos. Los controles deben ser comprensibles. Los controles deben indicar una accin correctiva.

LOS ELEMENTOS DEL CONTROL. El control al igual que la Planificacin, puede concebirse como un proceso secuencial en el que se da una sucesin de fases de tal forma que este proceso implica que existe un plan previo y la puesta en marcha del mismo lo que da lugar a poner en funcionamiento el Control. PARA CONTROLAR ES PRECISO RECONOCER LAS SIGUIENTES ETAPAS: a) Establecimiento de estndares. b) Medicin (accin de controlar) c) Comparaci6n con el plan. d) Deteccin de las desviaciones. e) Interpretar y evaluar la informacin. f) Establecimiento de acciones correctoras. Supuesto que los planes son claros, completos e integrales comienza el Control de su puesta en marcha. El primer paso consiste en el establecimiento de estndares o medidas que nos permitan evaluar el funcionamiento de los planes. Estos estndares son la expresin de las metas buscadas con la Planificacin. Qu es un estndar? Un estndar es un indicador que permite establecer bases de comparacin a fin de medir la ejecucin efectiva en la obtencin de los objetivos. Normalmente, son cuantitativos para medir actividades tangibles y estn referidas en unidades especficas tales como:
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a) b) c) d)

Nmeros: (horas, unidades de producto / da de trabajo horas / hombre... etc.) Pesos: (Ventas, costos, gastos... etc.) Porcentajes: (horas extras, rechazos, utilizacin de maquinaria, rotacin... etc.) Lapso de tiempo: (Perodo de duracin de una actividad, rotacin de inventario,... etc.)

Pero muchas veces es necesario medir y valorar situaciones no tangibles como la motivacin de las gentes, el grado de participacin, el clima laboral, el grado de entrenamiento,... etc. En este caso se recomienda medir estos objetivos cualitativos en funcin de patrones cuantitativos y en caso de no existir mediante la comprobacin a travs de la observacin y apreciacin. Pueden darnos una evaluacin objetiva algunos patrones numricos como rotacin y ausentismo (la gente motivada y satisfecha no cambia de trabajo y suele asistir con regularidad), promocin, nmero de quejas, etc. Es evidente que si estos ratios son correctos seran indicadores vlidos (aunque no suficientes) para valorar el grado de motivacin. En el establecimiento de los estndares deber tenerse en cuenta que no se trata de fijar algo ideal ni una meta mnima. El estndar satisfactorio debe ser el mismo tiempo realista, retador, asequible y estimulante. Existen diferentes tipos de Control en relacin con los objetivos perseguidos. A MODO DE EJEMPLO SE MENCIONARAN LOS SIGUIENTES EN LA GESTION EMPRESARIAL 1. CONTROL SOBRE LAS POLITICAS.

Dado que las polticas son guas de pensamiento para los miembros de la organizacin, su objetivo en cierta forma es la uniformidad de criterios en las decisiones. Una poltica no especifica como debe hacerse algo. (El cmo lo dan los procedimientos). Es necesario no solo controlar que las Polticas se cumplen, es decir, que las diferentes decisiones que se toman dentro de la organizacin se ajusten a las polticas correspondientes, sino tambin, controlar que todo el conjunto de polticas se encamine a servir los intereses de la organizacin. Si la poltica es en la prctica imposible cumplirla esto nos conducir a su modificacin.

2.

CONTROL SOBRE LOS PROCEDIMIENTOS.

Los procedimientos son guas de accin que detallan de una manera exacta cmo se debe realizar una cierta actividad. En general, los procedimientos especifican aspectos tcnicos y como las tcnicas se van perfeccionando con el tiempo, es 1gico mantener un estrecho control sobre los procedimientos en uso para ver el modo de aumentar su eficiencia.

3.

CONTROL SOBRE EL PERSONAL.

Dentro de la estructura de la organizacin, existe la necesidad constante de lograr que los individuos que la forman, participen realmente en ella, lo que significa no solo asistencia fsica, sino la asistencia psicolgica, es decir, que est dispuesto a cumplir con su tarea o comprometerse y responsabilizarse de ella e identificarse con su trabajo. Desde este punto de vista, es necesario mantener un control constante sobre la calidad de los individuos que operan dentro de la empresa en todos los niveles y la motivacin personal. Como se mencionaba anteriormente algunas formas de medir hechos intangibles como la moral, motivacin, etc. era mediante informaciones a travs de sistemas de sugerencias y crticas, reclamos, etc. que de alguna manera nos demostraba el grado de participacin e integracin de los trabajadores con la empresa. 4. CONTROL SOBRE LAS VENTAS.

En la gestin venta existirn planes o programas donde se fijarn las cantidades de productos que se vendern anual, semestral o mensual de terminndose adems el volumen de venta de cada unidad. En base a lo anterior se comparan las ventas reales y se determinan las desviaciones siendo estos puntos de partida para iniciar las investigaciones y descubrir las causas. 5. CONTROL SOBRE PRODUCCION.

En el control de produccin se deriva la necesidad de dirigir la produccin y combinar los equipos y recursos existentes con el fin de obtener de ellos una alta productividad. Adems existirn otros controles en produccin como el control de calidad a objeto de garantizar un buen producto y su competencia en el mercado. 6. CONTROL SOBRE LAS EXISTENCIAS.

Este es un control muy ligado a produccin ya que involucra la existencia de materias primas y otros elementos que utiliza produccin y en relacin a ventas para el caso de la existencia de productos terminados. La funcin del control de existencias es verificar que siempre exista la cantidad mnima (stock de seguridad), como a su vez determinar si la calidad corresponde a las especificaciones con que se pidi. Tambin deber tenerse en cuenta la mantencin de estas materias primas o productos terminados y controlar su estado sobre todo si son perecibles.