Rodrigo Haruo Noguti rodrigoitachi.

com @itachi_rodrigo

Produtividade Sem Enrolao

Baseado no e-book Produtividade sem Enrolao da Empreendemia

O DOCUMENTO
Este documento foi criado por mim, Rodrigo Noguti, com base nos principais conceitos e ideias do e-book Produtividade sem enrolao elaborado pelo pessoal da Empreendemia. Para baixar o e-book (grtis!!!) basta clicar AQUI. O meu objetivo inicial era de, ao final da leitura do e-book, ter alguma forma rpida de relembrar todas as dicas de produtividade que podemos aplicar no dia-a-dia, seja no trabalho ou em afazeres pessoais. A priori, comecei a realizar as anotaes em um simples bloco de notas, porm, ao passo que algumas pessoas me pediam para repassar as anotaes, decidi fazer algo um pouco mais apresentvel, e a est =]. Em vrios momentos vocs iro notar que algumas dicas se repetem, isso te ajudar a fixar mais facilmente o contedo.

INTRODUO
Sempre que estiver perdido no meio de um grande projeto, divida esse monstro em pedaos menores e defina direitinho qual indicador te dir se voc fez um bom trabalho ou no. Sempre mantenha contato com outras pessoas que possam ter passado pelas mesmas experincias. Revise o seu foco, verificar se est indo na direo correta essencial. Sempre treine a equipe para que ela seja autnoma, saber delegar tarefas um dos segredos da produtividade. Sempre se pergunte "Realmente sou necessrio?" Nem sempre voc precisa estar presente (por exemplo, em certas reunies). Tenha um tempo fixo para reunies. Seja rigoroso com o horrio, respeite a sua agenda e a das outras pessoas. Exemplo: reunio na tera-feira, das 14h s 15h.

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CAP. 1 - AFINAL, O QUE SER PRODUTIVO?

Para ser produtivo, crie hbitos. Os hbitos nos torna mais produtivos naturalmente. Trabalhe com foco, sem interrupes (sem Skype, sem Facebook, qualquer coisa que gere distraes). Delegue tarefas. Faa as tarefas em que voc bom, delegue para as pessoas certas as tarefas em que voc no possui muito conhecimento.

CAP. 2 - UMA VIDA PRODUTIVA UMA VIDA FELIZ

Trabalhar mais no quer dizer trabalhar melhor. Felicidade, descanso e motivao so essenciais, afinal, qualidade de vida o que voc busca ao trabalhar, ento, por que acabar com ela sendo um workaholic? Lembre-se da pirmide de Maslow, se a base no estiver firme, ela perde estrutura e comea a tombar. Ou seja, no adianta querer ser produtivo sem ter cuidado com as suas necessidades bsicas.

Uma vida social essencial para uma vida produtiva: combate o estresse, a falta de motivao, a falta de criatividade e a chatice. Quando sair de uma situao ruim, pergunte-se: qual foi a causa daquela situao? Como voc faz pra evitar que aquilo acontea de novo? A motivao acontece principalmente porque a pessoa tem: autonomia (liberdade, criatividade, onde o erro faz parte do processo), maestria (realizar algo bem e que d orgulho), propsito (por que raios estou fazendo isso? ter um objetivo final em mente e sentir que faz a diferena em algo ainda maior). 2

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CAP. 3 - O ELEMENTO QUE TODA PESSOA PRODUTIVA PRECISA TER

1% de inspirao e 99% de transpirao: Uma boa ideia no vale nada se voc no se esforar e criar hbitos que o ajudem a realiz-la. Como criar um hbito: Conhecimento: Saber qual o objetivo claramente. Qual a barreira que o hbito ajudar a quebrar. Ter um objetivo especfico te ajuda a saber se est tendo algum progresso (quando falta conhecimento a soluo definir um objetivo bastante especfico. muito melhor falar Vou juntar 1250 reais por ms e ter 15 mil no fim do ano do que Vou juntar uma grana por ms e ficar rico no fim do ano). Uma dica criar gatilhos de ao. Por exemplo: Irei para a academia amanh, logo depois de deixar o meu filho na escola. Desejo: Sem motivao e um objetivo final que te instiga, ser muito difcil manter a fora de vontade e onde surgem as desculpinhas por no fazer algo. Habilidade: O hbito s se concretiza aps ganharmos a habilidade suficiente para execut-lo automaticamente. No ache que voc tem que mandar muito bem logo no incio do seu hbito (at os Beatles precisaram treinar muito para se tornarem Os Beatles). Ns somos aquilo que fazemos repetidamente. Excelncia, ento, no um modo de agir, mas um hbito, Aristteles.

CAP. 4 - COMO FAZER UM BOM PLANEJAMENTO

Mesmo com pouca experincia, deve-se ter um planejamento para saber quais so os seus objetivos. O planejamento no deve ser uma coleira, mas deve ser modificado com o aprendizado. Objetivos devem ser mensurveis, seno de nada servem. Exemplo: Quer faturar mais? Quanto mais? Como criar metas inteligentes. As metas (que compem o planejamento) devem ser: Especficas: A meta no deve ser ambgua e deve facilitar a criao de atividades. O que esperado, qual o propsito, quem so os envolvidos. Mensurvel: A meta deve ser mensurvel para servir de critrio e ver se ela foi alcanada. Alcanvel: A meta no deve ser to alta que desmotiva a equipe, mas no pode ser to baixa que dar uma falsa sensao de dever cumprido. Porm, sempre melhor errar para cima do que para baixo. 3

Rodrigo Haruo Noguti rodrigoitachi.com @itachi_rodrigo Relevante: Uma boa meta aquela cujo propsito trar progresso ao objetivo final e s outras metas. Temporal: Uma tarefa sem prazo uma tarefa que nunca ser cumprida. O trabalho se expande para preencher o tempo disponvel para ser concludo, Parkinson.

Quando voc se compromete e promete entregar uma coisa, h duas possibilidades: Entregue. Se no entregar, arrume o erro, aprenda o porqu e faa o mximo para no repeti-lo.

Planejamento da Empreendemia: 1. Reunio estratgica (trimestral): Como queremos estar daqui 3 meses. Metas finais e parciais. O que no ajuda a atingir as metas considerado distrao. 2. Reunio de sprint (quinzenal): Definir os objetivos principais at a prxima sprint. Analisar a sprint anterior, e se algo no foi feito analisar o motivo da falha. 3. Semanrio da alegria (semanal): Durao de 10 a 15 minutos. Troca rpida de mensagens sobre o que foi feito na ltima semana e o que ser feita na prxima. Sempre melhor se ocorrer no incio da semana, pois todos comeam j sabendo o que deve ser feito. 4. Reunio diria (diria): Durao de 10 a 15 minutos sempre em horrio fixo. Comentar o que foi feito no dia anterior e o que ser feito naquele dia.

CAP. 5 - A IMPORTNCIA DA DEFINIO DE PRIORIDADES

Por mais que surjam pequenos trabalhos imprevistos no seu dia-a-dia, pergunte-se se eles so realmente importantes e aprenda a dizer no se eles no forem a sua prioridade final. Defina anteriormente as prioridades do dia, da semana, do ms. Essencial para mostrar se as tarefas que surgem inesperadamente so mesmo importantes. Crie expectativas. As tarefas que ajudaro a alcanar as expectativas so as prioridades. Produtividade tem tudo a ver com expectativas: O que voc prometeu e o que voc entregou. Tome cuidado ao definir prazos.

As tarefas podem ser qualificadas com duas variveis: A urgncia e a importncia. Tarefa urgente e importante: Surgem porque no foi possvel prev-la ou porque voc empurrou com a barriga at o ltimo minuto. No 1 caso, a melhor coisa sempre ter

Rodrigo Haruo Noguti rodrigoitachi.com @itachi_rodrigo um tempo reservado para imprevistos. No 2 caso, importante reavaliar o porqu daquilo no ter sido feito antes e com mais calma. Tarefa urgente e no importante: Um telefone que toca, ou uma reunio que no agrega nada. Aprender a escapar destas urgncias te dar mais tempo para focar nas tarefas realmente importantes. Tarefa no urgente e importante: Um bom exemplo so as promessas de virada de ano. Com um prazo to abrangente muito fcil enrolar mais um pouco. Divida essas grandes tarefas em tarefas menores e estipule prazos. Tarefa no urgente e no importante: Pro-cras-ti-na-o. Ter um tempo para descansar essencial, ento sempre reserve um tempo para vagabundear vontade. Exceto por esses pequenos intervalos, para qualquer tarefa sem importncia e urgncia voc estar procrastinando.

CAP. 6 - AS TAREFAS NOSSAS DE CADA DIA

Separe um tempo para rever o que fez no dia anterior e para planejar o seu dia. Veja o que precisa fazer no dia e priorize. Deixe folgas para imprevistos. Foque no que importante, veja se a tarefa essencial. Reserve horrio para atividades especficas. Um perodo para as atividades repetitivas e deixar o resto do dia para as atividades criativas.

6 mandamentos de como gerenciar as suas tarefas: 1. Se voc comeou a fazer uma tarefa, termine-a antes de ver um e-mail ou checar o Facebook. Deixar para depois gera retrabalho, voc ter que lembrar no que era pra fazer e no que j tinha feito. 2. Todo dia defina as 6 tarefas mais importantes. legal considerar tarefas que traro algum progresso para a meta ou empresa, e no tarefas rotineiras. 3. Estime a durao de cada tarefa e saiba se elas cabem no seu dia. Quebrar tarefas grandes em pedaos menores ajuda a estipular um tempo adequado. 4. Defina quando, dentro do seu dia, voc far cada tarefa. Avaliar se uma pr-requisito da outra tambm ajuda. 5. Faa as tarefas difceis primeiro. A partir do ponto que voc est com energia e concentrao para produzir de verdade, faa primeiro os projetos mais difceis/importantes. 5

Rodrigo Haruo Noguti rodrigoitachi.com @itachi_rodrigo 6. Se eu no fizer isso, eu vou morrer? Essa pergunta extremista, mas ajuda a priorizar as tarefas mais importantes. Deixe para responder e-mails umas trs vezes por dia, o suficiente. A maioria dos e-mails parece urgente, mas geralmente no so importantes.

Home Office: No misture lazer com trabalho. Deixe o ambiente o mais longe possvel de formas de entretenimento e da sua casa e famlia. Estabelea pausas regulares, elas so fundamentais para manter a produtividade. Configure a internet e o computador para trabalhar. Tenha foco, mantenha-se longe de mensageiros instantneos e outras formas de procrastinao. No se torne um super-homem. Mesmo trabalhando em casa, voc ser mais produtivo se mantiver o foco no que importante e no que faz bem. Aprenda a delegar as tarefas que no precisam ser executadas por voc.

CAP. 7 - O PAPEL DA INFRAESTRUTURA NA PRODUTIVIDADE DA EMPRESA

Sempre que um risco for detectado, estude para avaliar a probabilidade de que ocorra com a sua empresa e decida o que vai fazer (mesmo que seja para decidir que no vai fazer nada). No deixe o Depois eu vejo isso tomar conta de voc. Se for relevante, defina um prazo, se no for, apague da sua lista de pendncia e seja feliz por ter se livrado daquele problema.

CAP. 8 - S UMA ANDORINHA PRODUTIVA NO FAZ O VERO

Aprenda a delegar tarefas. No adianta a sua empresa e todos nela dependerem de voc. Crie e treine funcionrios autnomos e garanta que se voc se ausentar por um ano, voc retornar e encontrar tudo melhor do que quando voc saiu. Crie valores, um mantra, e forme a cultura da sua empresa. A cultura de uma empresa a forma em que ela funciona internamente e tambm a forma com que os clientes a percebem. Crie valores e siga-os. D o exemplo. A cultura guia as decises da sua empresa. Contrate pessoas que se identifiquem com os valores da sua empresa. No trate todos da equipe da mesma forma, todos tiveram origens diferentes. Conhecer cada pessoa te ajudar a se relacionar melhor com ela, e assim, trazer o mximo de produtividade que cada pessoa capaz. 6

Rodrigo Haruo Noguti rodrigoitachi.com @itachi_rodrigo Feedbacks honestos e construtivos sobre cada pessoa podem causar mudanas incrveis que com certeza elevam a produtividade no s da pessoa, mas do time como um todo. Os 9 C's de um lder: Mostre CURIOSIDADE, oua pessoas que estejam fora do crculo do Sim, senhor. Teste suas crenas e opinies e descubra se elas esto certas. CRIATIVO. Um lder deve pensar diferente, pensar fora da caixa. Liderar administrar mudanas. Um lder deve COMUNICAR, encarar a realidade e falar a verdade. Um lder deve ser uma pessoa de CARTER. Saber a diferena entre o certo e o errado e ter coragem de fazer a coisa certa. Se voc quer testar o carter de um homem, d poder a ele, Abraham Lincoln. Um lder precisa ter CORAGEM. Coragem o comprometimento de sentar numa mesa de negociao e achar um acordo proveitoso para todas as partes. Um lder precisa ter CONVICO. Ter paixo e querer fazer algo at o fim. Um lder deve ter CARISMA. a qualidade que faz as pessoas se inspirarem, acreditarem e te seguirem. Um lder deve ser COMPETENTE. Deve saber o que est fazendo e se cercar de pessoas que tambm saibam o que esto fazendo. Voc no consegue ser um lder se no tiver SENSO COMUM (common sense).

Torne as suas reunies mais produtivas: Defina o produto da reunio. O que deve ser decidido ou entregue no fim da reunio? Por exemplo, em um brainstorming o produto pode ser sair com trs ideias para atacar certo problema. Com o objetivo da reunio fechado, decida quem realmente essencial para a reunio (no precisa de 50 pessoas, isso seria mais uma palestra do que uma reunio). Tenha um prazo para a reunio, uma hora pra comear e uma hora para terminar. No MXIMO uma hora e meia (seno todo mundo comea a viajar). Tenha uma agenda com a lista de itens a serem abordados na reunio. Tenha poucos itens, se tiver muitos, marque outras reunies. Antes do dia da reunio, prepare o local, arrume a sala, a parte tcnica, cadeiras, etc.. Durante a reunio aja como facilitador ou pea para algum que atue como o facilitador. o que facilita o fluxo da reunio: acaba com uma discusso, comea a discusso dos prximos tpicos, coloca algum mais calado para falar. 7

Rodrigo Haruo Noguti rodrigoitachi.com @itachi_rodrigo Pontualidade, para comear e para terminar, mesmo se estiver faltando algum. Termine mesmo que no tenham sido discutidos todos os tpicos (colocar esses tpicos para a prxima reunio e que sirva de experincia para medir melhor o tempo). Anote tudo. Produza uma ata confivel durante a reunio. Acompanhe os tpicos da sua agenda e divida o tempo. Avise as outras pessoas sobre isso. Prefira vrias reunies em uma semana a somente uma reunio de 4 horas. Otimize as suas sadas da empresa, procure marcar as reunies externas para o mesmo dia. Verifique se aquela reunio externa realmente vale a pena.