Contabilidad Función Financiera en La Empresa

FUNCIN FINANCIERA EN LA EMPRESA:
Normalmente en toda Empresa se han identificado cuatro reas bsicas en las cuales se agrupan la totalidad de funciones que se requieren para su manejo. Ellas son: Mercadeo, Produccin, Personal y Finanzas. El xito de una Empresa depende en gran medida de que en las mencionadas reas funcionales se alcancen unos objetivos bsicos y complementarios, por lo que sus directores deben responder y para cuyo cumplimiento toman decisiones apoyadas en una serie de herramientas y tcnicas propias de cada rea. MERCADEO - Objetivo bsico: Satisfaccin de las necesidades de los consumidores Complementarios: Metas de Ventas, Canales de Distribucin, posicionamiento en el mercado. etc. Herramientas: Tcnicas de Ventas, Sistemas de distribucin y promocin, Publicidad, e Investigacin de Mercados entre otras. Usuario final: los consumidores. PRODUCCION - Objetivo bsico: Elaborar la cantidad optima de unidades al menor costo, con la mejor calidad y en el momento oportuno. Complementarios: Logro nivel de eficiencia tanto de personas como de mquinas, Niveles mnimos de desperdicio. etc. Herramientas: Estudios de tiempos y movimientos, Programacin lineal, Diseo y desarrollo de productos, Estadsticas, Indicadores de gestin etc. Usuario final: los consumidores. PERSONAL (RR.HH.) - Objetivo bsico: Satisfaccin necesidades de los trabajadores. Complementarios: Capacitacin, Recreacin, Bienestar social. etc. Herramientas: Tcnicas de motivacin, Estudios de salarios, Crculos de Calidad. etc. Usuario final: los trabajadores, el Recurso Humano. FINANCIERA- Objetivo Bsico.- Todo el esfuerzo desarrollado por la gestin Financiera debe tender hacia un fin: Maximizar el valor de la empresa como consecuencia de estrategias planificadas. Ese fin corresponde, por lo general, al propsito de los accionistas, inversionistas o dueos, de incrementar su propia riqueza, es decir, su inversin. Por excepcin, cuando las acciones estn muy diversificadas, el funcionario financiero puede, hasta cierto punto, sentirse con relativa libertad y trabajar para solamente mantener la riqueza de los inversionistas, dedicando parte del esfuerzo a otros propsitos personales, de carcter social o de beneficio para los trabajadores. Complementarios: Liquidez vs. Rentabilidad (Dilema en el Corto Plazo) Usuario final: Los propietarios o accionistas. HERRAMIENTAS DE MANEJO FINANCIERO: 1. Estados Financieros Bsicos y Contabilidad Administrativa.- Para los primeros los publicados por la empresa con el fin primordial de atender requerimiento externos y de Ley; respecto a la Contabilidad Administrativa se hace una utilizacin ms racional de la informacin contable en la medida en que deja de lado la consideracin de algunos principios y tcnicas contables que a veces impiden aplicar criterios lgicos en los anlisis de la informacin contable con propsitos de evaluacin de gestin y toma de decisiones.
Prepar/recopilo(de varios autores): Luis Francisco Duarte Poveda Contabilidad Financiera Universidad Libre de Colombia Bogot D.C.
2. Diagnostico Financiero: 2.1 Anlisis Vertical y Horizontal: El anlisis financiero dispone de dos herramientas para interpretar y analizar los estados financieros se denominan anlisis horizontal y vertical, que consiste en determinar el peso proporcional (en porcentaje) que tiene cada cuenta dentro del estado financiero analizado. Esto permite determinar la composicin y estructura de los estados financieros. 2.2 Indicadores Financieros.- Tambin llamados ndices Financieros y que al ser comparados con medidas ideales de comportamiento financiero de la empresa, permiten, por un lado, formarse una idea acerca de su fortaleza o debilidad Financiera, y por el otro, tomar acciones correctivas para ajustarse a los objetivos. 3. Estado de Fuentes y Aplicacin de Fondos.- Permite evaluar la calidad de las decisiones gerenciales, en la medida en que confronta la utilizacin que se ha dado a los recursos de la empresa, con la forma en que estos fueron provedos. 4. Matemticas Financieras.- Facilitan al administrador financiero el manejo de un concepto que est presente en la mayora de las decisiones que toma: La Tasa de inters. Alrededor de este concepto existen tcnicas de anlisis que l puede utilizar, por ejemplo entre otras: Calcular rendimientos (o costos) efectivos, determinar formas de amortizar prstamos, tomar decisiones de compra o arrendamiento financiero, calcular el costo de capital, evaluar fusiones y adquisiciones, evaluar el valor de una empresa, etc. 5. Tcnicas de Administracin del Activo Corriente y el Pasivo Corriente.- Estos dos bloques conforman la denominada estructura corriente de la empresa y son una serie de principios o normas que guan al ejecutivo financiero en el manejo del efectivo, las cuentas por cobrar, los inventarios y las cuentas por pagar a los proveedores de bienes y servicios. 6. Costos y Presupuestos.- Su utilizacin ayuda a determinar por anticipado el efecto que los planes propuestos tendrn sobre la liquidez y rentabilidad de la empresa. Tambin permiten el control de todas las operaciones y la evaluacin de la gestin administrativa. La planeacin y control de la liquidez a corto plazo se hace mediante el Presupuesto de efectivo; la proyeccin de estados financieros es un mtodo simplificado de presupuestacin que ayuda a la gerencia a evaluar y tomar decisiones en forma gil y oportuna. 7. Planeacin Financiera.- Cuyos pilares son la proyeccin de estados financieros, el presupuesto de efectivo y el proceso general de presupuestacin. Que son la base de la informacin necesaria para el adecuado control y toma de decisiones. 8. Evaluacin de Proyectos.-: combina los conceptos de matemticas financieras, presupuestos y entorno empresarial con el fin de permitir la seleccin de las alternativas de inversin que mejor contribuyan con el alcance del objetivo bsico financiero. All se involucran conceptos que permiten adems determinar criterios de inversin por ejemplo el Valor presente neto, Tasa interna de retorno TIR, TIR modificada, Costo anual uniforme equivalente CAUE. etc.
9. Valor econmico agregado EVA. - es un indicador que permite determinar si una empresa est creando o por el contrario destruyendo su valor econmico a travs del tiempo. 10. Costeo basado en actividades (ABC).- (por sus iniciales en ingls Activity Based Costing), ayuda a los gerentes a identificar oportunidades de reduccin de costos mediante el suministro de informacin ms precisa sobre los costos unitarios. MARCO CONCEPTUAL DE LA CONTABILIDAD Definicin de Contabilidad. La contabilidad, como cuerpo de conocimiento, es una ciencia emprica, de naturaleza econmica, cuyo objeto es la descripcin y prediccin, cualitativa y cuantitativa, del estado y la evolucin econmica de una entidad especfica, realizada a travs de mtodos propios de captacin, medida, valoracin, representacin e interpretacin, con el fin de poder comunicar a sus usuarios informacin, econmica y social, objetiva, relevante y vlida para la toma de decisiones. Usuarios y sus necesidades de informacin. Entre los usuarios de los estados financieros se encuentran los inversores presentes y potenciales, los empleados, los prestamistas, los proveedores y otros acreedores comerciales, los clientes, los gobiernos y sus organismos pblicos, as como el pblico en general. Estos usan los estados financieros para satisfacer algunas de sus variadas necesidades de informacin. Entre las citadas necesidades se encuentran las siguientes: a) Inversores. Los suministradores de capital-riesgo y sus asesores estn preocupados por el riesgo inherente y por la rentabilidad que van a proporcionar sus inversiones. Necesitan informacin que les ayuda a determinar si deben comprar, mantener o vender las participaciones. Los accionistas estn tambin interesados en la informacin que les permita evaluar la capacidad de la empresa para pagar dividendos. b) Empleados. Los empleados y los sindicatos estn interesados en la informacin acerca de la estabilidad y rentabilidad de sus empleadores. Tambin estn interesados en la informacin que les permita valorar la capacidad de la empresa para afrontar las remuneraciones, los compromisos de jubilacin y otras ventajas obtenidas de la empresa. c) Prestamistas. Los proveedores de prstamos estn interesados en la informacin que les permita determinar si sus prstamos, as como el inters asociado a los mismos, sern pagados al vencimiento. d) Proveedores y otros acreedores comerciales. Los proveedores y dems acreedores comerciales, estn interesados en la informacin que les permita determinar si las cantidades que se les adeudan sern pagadas cuando llegue su vencimiento. Probablemente, los acreedores comerciales estn interesados en la empresa por perodos ms cortos que los prestamistas, a menos que dependan de la continuidad de la empresa por ser un cliente importante. e) Clientes. Los clientes tienen inters en la informacin acerca de la continuidad de la empresa, especialmente cuando tienen compromisos a largo plazo, o dependen comercialmente de ella.
f) Gobierno y sus organismos pblicos. Los gobiernos y sus organismos pblicos estn interesados en la distribucin de los recursos, y por tanto, en la actividad de las empresas. Tambin recaban informacin para regular la actividad de las empresas, fijar polticas fiscales y como base para la construccin de las estadsticas de la renta nacional y otras similares. Finalidad y Usuarios de la Contabilidad. La finalidad principal de la contabilidad es suministrar informacin a las partes interesadas, respecto a la naturaleza e importancia de las operaciones econmicas. Los usuarios de la informacin contable necesitan frecuentemente informacin de diversos tipos para fines distintos. As, podemos distinguir dos clases de usuarios. 1. Internos (relacin directa) y 2. Externos (indirecta) En el primer caso, la informacin comprende toda la empresa y concierne al consejo de administracin de directores, administradores, gerentes, supervisores, jefes de departamento y al personal que cubra alguna responsabilidad en su actividad rutinaria. Por regla general, el responsable de tomar decisiones es quien debe valorar la marcha de las operaciones para decidir, en consecuencia, si debe conservar su inversin o bien retirarla. En el segundo caso, interesa a elementos externos que en forma indirecta tienen relacin con la empresa, como las instituciones gubernamentales, autoridades fiscales, profesionales de diversas reas, instituciones bancarias, proveedores, acreedores, etc. Muchas instituciones externas precisan obtener informacin de una empresa tambin para conocer resultados aunque con finalidades distintas, ya que se sirven de las cifras no para medir realizaciones ocurridas, sino ms bien para garantizar el pago correcto de cierto tipo de obligaciones. Los acreedores pueden tener una idea distinta acerca de los beneficios de este servicio puesto que ms les interesa que la empresa disponga de suficiente capacidad de pago Bsicamente existen tres tipos de informes: en el primer tipo se encuentran los que se presentan a personas e instituciones ajenas a la empresa. Estos reportes se conocen como informes no administrativos y se publican en perodos estandarizados de tiempo: semestrales, mensuales. Estn regidos por las normas contables y no cuentan con el detalle diario de las operaciones del negocio. Son el resumen de las actividades de la organizacin para un perodo y se caracterizan por mostrar informacin de acontecimientos que tuvieron lugar en ese lapso. Este proceso de generacin de informacin se conoce con el nombre de contabilidad Financiera y se ha diseado para preparar los estados financieros bsicos. El segundo tipo de informes que presenta la contabilidad, son los ms importantes desde el punto de vista administrativo, pues apuntan a satisfacer las necesidades de informacin internas de la empresa. No estn regidos necesariamente por las normas contables, siendo su caracterstica ms importante la oportunidad de su presentacin. Como se requieren bsicamente para tomar decisiones, prima sobre su exactitud la oportunidad en la presentacin. Estos reportes se conocen como informes administrativos y los prepara el Departamento Contable, o el rea designada para tal fin, por ej. presupuestos, para uso eminentemente interno. A esta rama contable se la conoce como contabilidad administrativa o gerencial.
La contabilidad tambin elabora otro tipo de informes especiales, los cuales se requieren para desarrollar estudios econmicos en las organizaciones o para presentarlos a instituciones gubernamentales o agremiaciones, como cmaras de comercio. El fin de la contabilidad no es tan slo generar la informacin, sino que sta sea aprovechada para lograr la misin del negocio y para realizar los objetivos, planes y proyectos de los diferentes usuarios de la misma, tanto internos como externos. Slo as se puede dar a la contabilidad un sentido y un uso verdaderamente til, un uso estratgico. Tan pronto como se le d este tipo de uso a la contabilidad, se percibir inmediatamente que la contabilidad estar apoyando o ser de hecho una clara herramienta de competitividad para los negocios. La magnitud del valor de la informacin es incalculable, ya que aquellas empresas que cuenten con la mayor cantidad y calidad de datos, podrn tomar las mejores decisiones. Es decir, la informacin es una herramienta de competencia que marca la diferencia, a la hora de realizar acciones que impactarn en la salud Financiera de una organizacin. CONCEPTO DE CONTABILIDAD FINANCIERA: Ya se ha mencionado que el objetivo general de la contabilidad es generar informacin til y oportuna para la toma de decisiones de los diferentes usuarios. Es un sistema de informacin que expresa, en trminos cuantitativos y monetarios, las transacciones financieras que realiza una entidad econmica, as como ciertos acontecimientos econmicos que la afectan, con el fin de proporcionar informacin til, confiable y oportuna a usuarios externos a la organizacin. CONCEPTO DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA: Sistema de informacin al servicio de las necesidades de la administracin, destinada a facilitar las funciones de planeacin, control y la toma de decisiones. Se basa principalmente en los Costos y Presupuestos ya que sus funciones se basan en planear y controlar. Principales diferencias existentes entre ambos sistemas: 1) La Contabilidad Administrativa est enfocada hacia el futuro, a diferencia de la Contabilidad Financiera que genera informacin del pasado o hechos histricos de la organizacin; pero claro est que esta ltima informacin es utilizada por la primera como punto de referencia o de partida con vistas al futuro. 2) La Contabilidad Administrativa no est regulada por los principios de Contabilidad generalmente aceptados, situacin que si ocurre con la Contabilidad Financiera, porque la informacin que se genere para fines externos tiene que ser producida con los mismos principios o reglas, de tal forma que cualquier usuario est plenamente seguro de que los estados financieros son uniformes en cuanto a su presentacin y, por tanto, puedan ser comparables: por esto la Contabilidad Financiera debe estar regulada. En cambio la informacin utilizada en la Contabilidad Administrativa se ajusta a las necesidades de cada empresa. 3) La Contabilidad Financiera es obligatoria segn leyes y normas legales; mientras que la Contabilidad Administrativa no lo es, es a criterio de las empresas.
4) La Contabilidad Administrativa no est dirigida a determinar la utilidad con mucha precisin, como la Contabilidad Financiera. La primera otorga ms relevancia a datos cualitativos y costos necesarios en el anlisis de las decisiones que, en algunos casos, son estimaciones que se efectan para predecir el futuro de la empresa, no siendo necesario preocuparse por la exactitud y precisin que regula la Contabilidad Financiera para determinar correctamente la utilidad. 5) La Contabilidad Administrativa hace nfasis en las reas de la empresa como centros de costos, divisiones, lneas de productos, etc. Para tomar decisiones sobre cada una de las partes que la componen, ms que de toda la empresa vista globalmente, tarea que tiene a su cargo la Contabilidad Financiera al informar sobre los eventos ocurridos en la empresa. 6) La Contabilidad Administrativa, como sistema de informacin administrativo, recurre a otras disciplinas como la Estadstica, la Economa, la investigacin de operaciones, las Finanzas etc... Para completar los datos presentados con el fin de aportar soluciones a los problemas de organizacin; de ah que exista una gran relacin con otras disciplinas, circunstancia que normalmente no sucede con la Contabilidad Financiera. 7) Las cifras en la Contabilidad Administrativa se trabajan en miles de pesos; mientras que en la Contabilidad Financiera, por aspectos regulatorios, no se debe hacer. EL PAPEL DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA EN LA PLANEACION Esta actividad de planeacin ha ganado actualmente gran importancia, originada en el permanente desarrollo de la tecnologa, la economa cambiante, el crecimiento acelerado de algunas empresas, la globalizacin, la competitividad, la productividad, las alianzas estratgicas, el libre comercio, el valor agregado y la reingeniera de procesos administrativos que se posee actualmente en las empresas. La planeacin se hace necesaria por diversos aspectos: 1. Permite prevenir los cambios del medio ambiente, ya que si se anticipan ser ms fcil la adaptacin de las organizaciones. 2. Con el fin de integrar los objetivos y decisiones de las organizaciones. 3. Como medio de coordinacin, comunicacin y cooperacin de las diversas reas que integran la empresa. Cuando una empresa planea o disea acciones a corto plazo se denomina planeacin de operacin y surge de la Contabilidad Administrativa, y consiste en el diseo de acciones cuya misin es alcanzar los objetivos que se desean en un perodo determinado, fundamentalmente en lo referente a la operacin de la empresa, usando diversas herramientas y en donde sobresalen los presupuestos y el modelo costo-volumenactividad. Respecto al presupuesto, es una herramienta que traduce en un lenguaje cuantitativo las acciones que formula la alta administracin. Cuando se planea o disea acciones en el largo plazo se inicia el proceso de la planeacin estratgica y recurre tambin a la herramienta costo volumen - actividad; este modelo permite utilizar el mtodo de simulacin sobre las variables: costos - precios y volumen, lo cual facilita la eleccin de un correcto curso de accin, pues esta tcnica permite analizar los posibles efectos en las utilidades al tomar la empresa determinada
decisin, y poder realizar proyecciones a largo plazo con modelos economtricos. El hecho de pensar en un incremento o disminucin de los precios, o modificar la estructura de costos, o el volumen a producir o vender, implica un anlisis profundo de su repercusin en las utilidades futuras. CONCEPTOS BSICOS DE INFORMACIN FINANCIERA: La estructura bsica de la contabilidad en todos los sistemas es sencilla. Hay varios conceptos, definiciones de trminos, clasificaciones, principios de contabilidad generalmente aceptados y disposiciones gubernamentales que rigen las partes de un sistema contable y cmo se relacionan entre s. El conocimiento de los conceptos, las definiciones y las reglas que gobiernan una parte de la estructura contable es esencial para comprender las otras y cmo trabajan en conjunto. Elaborar un sistema contable es similar a construir un edificio. Al principio puede ser difcil darse una idea de cmo lucir ya terminado, pero si se siguen con cuidado los planos y las instrucciones, todas las partes del proyecto quedarn en el lugar correcto. Esto tambin es cierto en un sistema contable bien elaborado. La estructura contable tiene cinco clasificaciones bsicas: 1. Activo 2. Pasivo 3. Patrimonio 4. Ingresos 5. Costos y/o Gastos Las tres primeras forman la ecuacin contable bsica: Activo = Pasivo + Patrimonio. Las dos ltimas forman la Ecuacin de la Utilidad Neta. Activo: Es un recurso econmico propiedad de una entidad, del cual se espera que rinda beneficios en el futuro. El valor del activo se determina por el costo de adquisicin del artculo, ms todas las erogaciones necesarias para su traslado, instalacin y arranque de operacin. Los tipos de activos de un negocio varan de acuerdo con la naturaleza de la empresa. Un pequeo negocio de servicio puede tener slo un camin, materiales y una oficina en la propia casa del dueo. Una gran Empresa puede tener edificios, mobiliario, mquinas y equipos. Algunos ejemplos de activos son: El efectivo que una entidad tiene en su poder o depositado en alguna Institucin bancaria. Las cuentas por cobrar que tiene pendientes con sus clientes o con sus empleados. Los documentos por cobrar. Los productos o mercancas disponibles para su manufactura o comercializacin (denominados Inventarios) Las instalaciones fsicas donde estn los almacenes, oficinas y plantas productivas. El terreno donde estn construidas dichas instalaciones. El equipo de transporte para movilizar la mercanca o el personal de la entidad. El mobiliario y equipo de las oficinas administrativas, de ventas y productivas. La maquinaria del rea de produccin.
Pasivo: Representa lo que el negocio debe a otras personas o entidades conocidas como acreedores. Tienen derecho prioritario sobre los activos del negocio, antecediendo a los dueos, quienes siempre vendrn en un ltimo lugar. En caso de disolucin o cierre de un negocio, con el producto de la venta de los activos se debe pagar primero a los trabajadores; en segundo lugar a los acreedores legales, y el remanente queda para los dueos. Como ejemplos de pasivos pueden mencionarse: Las cuentas por pagar a los proveedores, provenientes de compras efectuadas a crdito. Los documentos por pagar (pagars). Los sueldos o salarios pendientes de pago a empleados. Los impuestos por pagar. Los prstamos bancarios a corto y a largo plazo efectuados para la adquisicin de activos. Patrimonio: Es la aportacin de los dueos conocidos como accionistas. Representa la parte de los activos que pertenece a los dueos del negocio. Es la diferencia entre el monto de los activos que posee el negocio y los pasivos que debe. La participacin de los dueos, o capital contable, puede aumentar en dos formas: (forma tradicional) 1. Por el Capital: Por la aportacin en efectivo o por la aportacin de otros bienes al negocio. 2. Por las utilidades retenidas provenientes de la operacin del negocio y que an no han sido repartidas (ganado). El Patrimonio puede disminuir en dos formas: (forma tradicional) 1. Por el retiro de efectivo u otros activos del negocio por parte de los accionistas. Dicho retiro puede ser un reembolso del capital aportado o una reparticin de las utilidades obtenidas, llamndose en este caso dividendos. Es decir, los dividendos representan la distribucin de las utilidades obtenidas por la empresa a los accionistas. Los dividendos no son un gasto, sino reparticin de utilidades obtenidas. Las distribuciones suelen tener lugar en la forma de efectivo, o acciones adicionales a favor de los accionistas. 2. Por las prdidas provenientes de la operacin del negocio. Ingresos: Representan recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio o producto, en efectivo o a crdito. Cuando el cliente no paga en efectivo por el servicio o producto, se produce una venta a crdito y se conoce como cuenta por cobrar (clientes). Los ingresos se consideran como tales en el momento en que se presta el servicio o se vende el producto, y no en el que se recibe el efectivo. Esto se explicar con ms detalle ms adelante. Los ingresos aumentan el capital del negocio. Algunos ejemplos de ingresos son: Ventas. Ingresos percibidos por la venta de un producto a un cliente. Ingresos por honorarios. Los ingresos obtenidos por servicios profesionales que presta un mdico, abogado, dentista, arquitecto, contador, ingeniero, etc., o los honorarios percibidos a cambio de proporcionar cualquier otro servicio. Costos y/o Gastos: Se refieren a partidas que se han usado o consumido en el negocio con el fin de obtener ingresos. Los gastos disminuyen el capital del negocio cuando son mayores que los ingresos. Algunos tipos de gastos son: Los sueldos, salarios y Prestaciones Sociales, legales y extralegales, que se pagan a los empleados del negocio, junto a los respectivos aportes de Ley (patronales y de Seguridad social)
Las primas de seguro que se paga para diferentes ramos (incendio, robo, daos elctricos, etc.) Mantenimiento equipos (computo, maquinaria). Los servicios pblicos (telfono, luz, agua, gas, etc) Las comisiones sobre Ventas que se acuerdan con los empleados por vender cierta cantidad de mercancas. La publicidad que efecta la empresa. Algunas empresas los agrupan como gastos de: venta, administracin, financieros y otros. Como consecuencia de enfrentar los ingresos contra los gastos se genera una utilidad o una prdida. Dichos conceptos se definen a continuacin. La utilidad es la diferencia entre los ingresos obtenidos por un negocio y todos los gastos incurridos en la generacin de dichos ingresos. Obviamente, lo anterior implica que los ingresos superen a los gastos para que pueda registrarse una utilidad. Una prdida es el resultado de que los ingresos obtenidos por un negocio sean inferiores a sus gastos. Otra interpretacin a este concepto describe la prdida como una erogacin efectuada que no gener ningn ingreso, transformndose de esa manera de un gasto en una prdida. Hasta aqu se han resumido las cinco cuentas o clasificaciones bsicas que forman la estructura de todo el sistema contable: el activo, el pasivo, el Patrimonio, los ingresos y los gastos. A continuacin, se proceder a definir otros trminos que tambin son importantes para determinar los resultados de operacin de un negocio. BASE CAUSADA: PIEDRA ANGULAR DE LA TEORA CONTABLE - Base causada o devengada vs base efectivo o caja. - La forma ms sencilla de mantener el registro de las operaciones mercantiles es anotarlas en el momento en que se produce un cambio de efectivo. Este es el sistema de contabilidad con base en el efectivo. Por ejemplo, cuando un negocio vende servicios a sus clientes, el ingreso que se obtiene debera registrarse en el momento en que se recibiera el efectivo. Por tanto, slo se deberan considerar como ingresos del periodo las ventas de contado, mientras que las ventas a crdito se registraran hasta que el cliente pagase la cuenta. Un mtodo con ms sentido y sobre el cual se basa el registro contable de todas las transacciones se denomina sistema de contabilidad base devengada o causada. En este sistema se reconocen como obtenidos los ingresos en el momento en que se ganan, sin tomar en cuenta cundo se recibe el pago en efectivo. Periodo contable: Los resultados de las operaciones efectuadas por un negocio se resumen y presentan a los dueos, al final de un periodo determinado que se conoce como periodo contable. El periodo contable ms usual es el que abarca doce meses y puede coincidir con el ao normal (Dic/1x). Tambin se acostumbra contabilizar un periodo menor que un ao, como un mes (mensual) o tres meses (trimestral). Cada entidad determina sus propias necesidades de informacin Financiera as como su periodicidad. Sistema de partida doble: El sistema de partida doble para registrar las transacciones del negocio, significa el registro de los dos componentes de la operacin mercantil. Por ejemplo, si se compran materiales a crdito en $2000.000, el negocio posee $2000.000 de materiales y al mismo tiempo debe $2000.000 al proveedor por la compra a crdito. Deben registrarse ambas partes de la operacin, para mostrar el aumento de los
materiales (activo) y el aumento de las cuentas por pagar (pasivo), originadas por la compra. LA ECUACIN CONTABLE BSICA: Hasta este punto ya se han cubierto los diferentes elementos que forman parte de la ecuacin contable bsica: el activo, el pasivo y el capital contable. ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO Adicionalmente, con los conceptos aprendidos es posible descomponer el Patrimonio en sus principales elementos (se mencionan los principales): El Capital, las Reservas (obligatorias y estatutarias), y los Resultados del presente ejercicio y anteriores (denominadas Utilidades Retenidas). Patrimonio = Capital Social + Reservas + Resultados Ejercicio o anteriores (o Prdidas) Dentro de las reservas mencionaremos la Reserva Legal que en nuestro medio es de carcter obligatoria; equivale al 10% de la Utilidad del Ejercicio despus de Impuestos, y su clculo se hace anualmente. La utilidad del perodo actual est dado por los ingresos menos los gastos. Utilidad del ejercicio actual antes de impuestos = INGRESOS - COSTOS y/o GASTOS CONTABILIDAD POR PARTIDA DOBLE: Para las cuentas de: ACTIVO (reflejadas en el Balance General) y de COSTOS y GASTOS (reflejadas en el Estado de Ganancias y Prdidas) sus Saldos son de naturaleza DBITO; es decir estas cuentas AUMENTAN cuando se DEBITAN y DISMINUYEN cuando se ACREDITAN. Para las cuentas de: PASIVO y PATRIMONIO (reflejadas en el Balance General) y de INGRESOS (reflejados en el Estado de Ganancias y Prdidas) sus Saldos son de naturaleza CRDITO; es decir estas cuentas AUMENTAN cuando se ACREDITAN y DISMINUYEN cuando se DEBITAN.Primero se prepara el estado de resultados, pues para determinar el importe del capital final en el estado de situacin Financiera o balance general, es necesario tener la cifra de la utilidad neta. En segundo lugar, despus de elaborar el estado de resultados, se debe preparar el estado de situacin Financiera o Balance General. Toda la informacin que se necesita para este estado se encuentra bajo los encabezados de activo, pasivo y capital. En ambos estados financieros se pueden identificar con claridad cada una de las cinco cuentas bsicas o clasificaciones de la estructura contable. Las cifras en pesos se colocan en forma ordenada para facilitar al lector la informacin deseada. Debemos observar que el signo de pesos se coloca al inicio de cada columna de cifras y en la cantidad final, o sea, el total. El subrayado tambin es muy importante, ya que una sola lnea indica que las cifras que se encuentran arriba de ella se suman o restan, en tanto que la doble lnea indica una cantidad final o total.
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GENERALIDADES SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Objetivo: Revisar el contenido de los estados financieros, as como de algunos conceptos contables bsicos tales como: depreciacin, amortizacin, reserva y provisin, los cuales deben ser conocidos para comprender y manejar las herramientas financieras. Concepto de Estado Financiero: En trminos generales es una relacin de cifras monetarias vinculadas con uno o varios aspectos especficos del negocio y presentados con un ordenamiento determinado. Su objetivo fundamental es presentar informacin que permita, a quienes la utilizan, tomar decisiones que de alguna manera afecten la Empresa. Los Estados Financieros deben ser confiables, equitativos y comprensibles. Confiables: Quienes toman decisiones esperan que la informacin analizada minimice la posibilidad de error. Equitativos: Es decir que no permita poner en ventaja a un grupo de usuarios respecto a otro(s); sino que permitan alcanzar los objetivos especficos a cada uno de ellos. Comprensibles: Ya que no todos los usuarios estn en condiciones de descifrar muchos aspectos complejos que involucran los negocios; deben contener aclaraciones completas sobre aquellos hechos que a simple vista las solas cifras no permiten entender con facilidad. LOS ESTADOS FINANCIEROS BSICOS: El producto final del proceso contable es la informacin Financiera para que los diversos usuarios puedan tomar decisiones. La informacin Financiera que dichos usuarios requieren se centra primordialmente en: Evaluacin de la situacin Financiera. Evaluacin de la rentabilidad. Evaluacin de la liquidez. Tomando en cuenta las necesidades de informacin de los usuarios, la contabilidad considera tres informes bsicos que debe presentar todo negocio. De tal manera, existe el Estado de situacin Financiera o Balance General, cuyo fin es presentar una relacin de recursos (activos) de un negocio, as como de las fuentes de financiamiento (pasivo y capital) de dichos recursos; el Estado de Resultados que informa sobre la rentabilidad del mismo negocio, y el Estado de flujo de efectivo, cuyo objetivo es dar informacin acerca de la liquidez del negocio, es decir, presentar una lista de las fuentes de efectivo y de los desembolsos del mismo. Esto constituye una base para estimar las futuras necesidades de efectivo y sus probables fuentes. A continuacin analizaremos en detalle cada estado financiero bsico, principiando por el estado de situacin Financiera o Balance General. Dichos estados se presentan a un nivel de desglose tal, que permita al lector conocer detenidamente tanto la forma como el contenido del producto final del ciclo contable: los estados financieros. Lo anterior tiene como objetivo que el lector visualice, desde el inicio, hacia dnde conduce todo el esfuerzo que se realiza para elaborar informacin Financiera.
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Cabe aclarar que slo se pretende hacer ver la necesidad de elaborar el estado de situacin Financiera, el estado de resultados, as como el estado de flujo de efectivo, ya que satisfacen diferentes necesidades de informacin. Estado de situacin Financiera (Balance General): El estado de situacin Financiera, tambin conocido como Balance General, presenta en un mismo reporte la informacin necesaria para tomar decisiones en las reas de inversin y de financiamiento. Dicho estado incluye en el mismo informe ambos aspectos, porque parte de la idea de que los recursos con que cuenta el negocio deben estar correspondidos directamente con las fuentes necesarias para adquirirlos. El estado de situacin Financiera o Balance General es un estado financiero que muestra el monto del activo, pasivo y capital en una fecha especfica. En otras palabras, dicho estado financiero muestra los recursos que posee el negocio, lo que debe y el capital aportado por los dueos. Las primeras tres clasificaciones de la estructura contable: activo, pasivo y patrimonio forman la ecuacin bsica. El sistema de partida doble es el resultado directo de la ecuacin contable bsica. Cuando se anotan ambos aspectos de una operacin contable, se mantienen en balance los recursos con las fuentes de los mismos. Esta ecuacin muestra cmo se divide la propiedad de los activos entre los derechos de los acreedores, quienes tienen prioridad sobre los activos (estos derechos son los pasivos) y los derechos del dueo, quien va en segundo lugar en el orden de reclamacin (estos derechos son el capital). Contenido del estado de situacin Financiera (Balance General) Las cuentas de activo se presentan de acuerdo con la disposicin para su realizacin. Las partidas que se presentan en primer trmino corresponden al activo circulante, que representa todos aquellos activos que se han de convertir en efectivo en un ao (o dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa), mientras que el activo no circulante no es convertible con facilidad en efectivo. En la prctica, la costumbre es listar, a continuacin del circulante, los dems activos que la empresa posee. Con fines didcticos, se utiliza dicho encabezado para separar el activo circulante del no circulante. Clasificacin de los Activos: Se presentan de acuerdo con su grado de liquidez; primero se colocarn aquellos cuya convertibilidad en efectivo es ms inmediata hasta terminar con aquellos de lenta realizacin. 1) Activos Corrientes o Circulantes: Efectivo, Inversiones Temporales, Cuentas por Cobrar, Provisiones de Cartera o de Cuentas por cobrar y los Inventarios 2) Activos Fijos o Propiedad Planta y Equipo: Caractersticas: Que tenga relativa larga duracin, Que se utilice en las operaciones de la Empresa y Que no se tenga para la venta Clasificacin: Tangibles (depreciables, no depreciables y agotables) Intangibles ( Good will pagado, patentes, marcas, tc.)
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Concepto de Depreciacin: reconocimiento de un costo o de un gasto como consecuencia del deterioro u obsolescencia de los Activos Fijos. Para su clculo se requiere conocer su vida til. Vida til (aos) 20 10 5 Costo Depreciacin Acumulada Ao 10,000 8,000 2,000 20,000 Valor Neto en Libros
CONCEPTO
Edificios y similares Maquin., muebles y enseres Automotores/Equip. Computo Totales:
200,000 80,000 10,000 290,000
190,000 72,000 8,000 270.000
Existen diversos mtodos o sistemas de depreciacin: lnea recta (utilizado en el cuadro anterior), el de reduccin de saldos u otro sistema tcnico autorizado por la Direccin de Impuestos Nacionales. 3) Otros Activos: Se agrupan todos los dems activos siempre y cuando no se utilicen en la operacin del negocio (Prstamos a socios a Largo plazo; Inversin en un lote con opcin de venta etc.) Efectivo en caja y bancos: Algunas partidas ameritan ciertos comentarios para entender mejor su contenido. La primera partida que enlista la seccin de los activos circulantes es el Efectivo, ya que es la ms lquida. Dicha partida deber mostrarse bajo un solo rubro en el cuerpo del balance general, y se supone disponible para uso inmediato sin restricciones. Las existencias en efectivo estn constituidas por el total de moneda, depsitos en cuenta corriente, etc., siempre y cuando sean propiedad de la empresa. Muchas empresas la designan como Caja y bancos. Inversiones temporales: constituyen inversiones de efectivo en exceso que momentneamente no se requieren para las transacciones normales del negocio. Dicha partida es convertible en efectivo en el instante en que lo requiera la empresa adems de ser fcilmente negociable. Eje: CDTs, acciones etc. Cuentas por cobrar: representan los derechos del negocio contra deudores, que normalmente surgen de las ventas de mercanca o por la prestacin de servicios dentro de las operaciones normales de la empresa. Las cuentas por cobrar a clientes incluyen una provisin para cuentas malas o incobrables para determinar el valor que se espera cobrar: Cuentas por cobrar $ 20, 000,00 - Provisin de Cartera $ 1, 800,00 = Cuentas por cobrar netas $ 18, 200,00 La condicin para que sea considerada cuenta por cobrar, consiste en que sea cobrable dentro de un periodo de un ao o dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa.
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Los documentos por cobrar, importes por cobrar por la venta de activo no circulante y otras partidas cuyo vencimiento sea mayor de un ao o del ciclo de operaciones normales, debern presentarse inmediatamente despus de la seccin de activo circulante, dentro de la seccin de activo no circulante. La partida de Inventarios, incluye el valor de las mercancas disponibles para venderse directamente o para ser usadas en la prestacin de servicios. Es una partida de suma importancia para la administracin Financiera de un negocio. Los Gastos pagados por anticipado representan futuras partidas de gastos que ya han sido pagadas, ya que constituyen bienes y/o servicios que se van a consumir dentro de un ao ejs.: seguros, arriendos, ints. etc. Dentro de la seccin de activo no circulante cabe mencionar los Activos fijos (Propiedad, Planta y Equipo). Representan la propiedad de la empresa respecto a unidades fsicamente tangibles, las cuales contribuyen en la produccin y/o distribucin de los servicios y bienes que se dedican al giro normal de operaciones de la empresa. Todos los activos fijos se presentan al costo original, actualizado por inflacin menos su depreciacin acumulada, a excepcin del terreno que es el nico activo fijo que no se deprecia. La Depreciacin acumulada representa la suma de todos los cargos por depreciacin tanto del pasado como del presente ao sobre los activos que actualmente se poseen. No debe confundirse dicha partida con la de Gasto por depreciacin que se encuentra en el estado de resultados, la cual se tratar ms adelante. Entre los activos fijos ms relevantes se pueden considerar: terrenos, edificios, maquinaria y equipo, equipos de oficina., equipos de cmputo y vehculos (equipo de transporte en general.). Los Activos diferidos, a semejanza de los gastos pagados por anticipado, son bienes que se utilizarn para generar ingresos en periodos futuros. Los cargos diferidos son gastos pagados por anticipado a largo plazo y, en consecuencia, no se les puede clasificar como parte del activo circulante. Tambin se les llama cargos diferidos. ejs. : Costos en etapas de organizacin, instalacin y montaje, estudios de factibilidad etc. Dentro de la clasificacin de los activos no circulantes cabe mencionar los Activos intangibles, los cuales sin ser materiales, son aprovechables en el negocio. Como ejemplos de activos intangibles cabe citar: patentes, derechos de autor, marcas registradas, franquicias, entre otros. Los activos pueden financiarse ya sea a travs de pasivos o a travs de capital. El pasivo se clasifica conforme a su fecha de vencimiento en pasivo a corto plazo y en pasivo a largo plazo. Clasificacin de los Pasivos: Se presentan de acuerdo a su grado de exigibilidad. 1) Pasivos Corrientes: Obligaciones Financieras, Proveedores, Cuentas por pagar (dividendos, Retencin en la Fuente etc), Impuestos por pagar (Renta, IVA, Industria y Comercio, vehculos, predial etc) , Obligaciones laborales (salarios, Prestac. Sociales etc). 2) Pasivos Largo Plazo: Obligaciones Bancarias, Prstamos de Socios a Compaas Asociadas. Considerando el Pasivo a largo plazo, algunas de las partidas que se incluyen dentro de esta categora son los prstamos bancarios, con el fin de financiar la
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expansin del negocio, o con el objeto de liquidar alguna otra deuda de corto o largo plazo. Las obligaciones por pagar a largo plazo, como otro ejemplo, representan pagars a largo plazo emitidos por una empresa y representan la participacin individual de los obligacionistas en un crdito colectivo otorgado a dicha empresa. CLASIFICACIN DEL PATRIMONIO: En general cuatro grupos de cuentas conforman el Patrimonio de una Empresa. CAPITAL Capital: Annima = autorizado, suscrito y pagado; Limitada = Cuotas partes SUPERVIT DE CAPITAL Prima colocacin de acciones Donaciones Valorizaciones (Propiedad, planta y equipos) UTILIDADES RETENIDAS Reservas (obligatorias/legales, estatutarias y ocasionales) Resultados (presente ejercicio, ejercicios anteriores) Algunos conceptos claves en un Balance General: PROVISIN: Una provisin es el reconocimiento de un costo o un gasto, que tiene como propsito: 1) La proteccin de un Activo 2) El registro de una prdida conocida 3) El registro de un pasivo incurrido Ejemplo primer caso: establecimiento de provisiones para proteger activos, proteccin que se hace para aquellos que por su naturaleza son susceptibles de perder valor; tales como las Cuentas por Cobrar e Inventarios. Saldo de Cuentas por Cobrar (B/G) $ 6.000.000 Menos Provisin de Cartera (B/G) $ 600.000 Saldo de Cuentas por cobrar netas $ 5.400.000 Saldo de Inventarios (B/G) Menos Provisin por obsolescencia (B/G) Saldo de Inventarios netos $ 9.000.000 $ 810.000 $ 8.190.000
Ejemplo segundo caso: generalmente se utiliza para disminuir el valor de aquellos activos que como consecuencia de una baja en su valor de mercado producen una prdida para la Empresa. Supongamos el caso de una Empresa que tiene una Inversin de 1.000 acciones de otra Empresa, las cuales adquiri a $2.000 cada una y al final del perodo contable su valor de mercado es de $1.800. Inversin en acciones (B/G) $ 2.000.000 Menos Provisin por prdida de valor (B/G) $ 200.000 Valor neto Inversin en acciones $ 1.800.000
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Ejemplo tercer caso: Caben todos aquellos pasivos que al final del perodo contable la Empresa sabe que ha incurrido pero que no se han registrado por no existir documentos al respecto y por lo tanto se deben hacer una estimacin de estos, afectando el Estado de Resultados del perodo, es decir, aumentando los gastos o costos y aumentando tambin los Pasivos. Las Prestaciones Sociales y los Impuestos son dos de los casos ms comunes en los que se aplica este criterio. DEPRECIACIN: Es el reconocimiento de un costo o un gasto como consecuencia del deterioro o la obsolescencia de aquellos activos que son depreciables. Por lo tanto, perodo tras perodo deber afectarse o castigarse la utilidad con una parte proporcional del costo de dichos activos, con lo que su valor en libros para efectos de presentacin en el Balance General disminuir. La Contabilidad ha adoptado los trminos de duracin a los cuales se les denomina vida til. La depreciacin puede ser costo o gasto en la medida en que afecte los activos destinados a la produccin o a aquellos que se utilizan en las actividades administrativas y de ventas. AMORTIZACIN: Para comprender este concepto es indispensable mencionar los Activos Diferidos que son erogaciones que hace la Empresa y cuyo efecto cubre ms de un periodo, es decir, gastos que la Empresa paga por anticipado y que en algunos casos pueden ser recuperables (ej. intereses trimestrales pagados por anticipado, seguros pagados por anticipado). Como ejemplo en el caso de que los Activos diferidos no sean recuperables tenemos las siguientes situaciones: Organizacin y gastos preoperativos, Estudios e Investigaciones y Proyectos, Remodelaciones etc. A la primera clasificacin se le denominan Gastos pagados por anticipado (corto plazo) A la segunda clasificacin se le denominan Cargos Diferidos (largo plazo) RESERVAS: Son apropiaciones de las utilidades retenidas con algn propsito especifica. Dicho propsito puede adoptar tres formas: Legal, Estatutario u ocasional. Carcter Legal: la denominada Reserva Legal la cual se debe apropiar el 10% anual de las utilidades despus de impuestos hasta cubrir como mnimo el 50% del capital aportado. Carcter estatutario: son aquellas estipuladas por los socios al momento de crear la empresa y son de obligatorio cumplimiento hasta que la Asamblea General determine lo contrario (debe reformarse escritura de constitucin) Por ej. se puede estipular que con el 30% de las utilidades se constituya una reserva para futuros ensanches de fabrica (o ampliacin) y Carcter ocasional: se constituyen en un momento determinado con un fin especial. Por ej. al finalizar el ao la asamblea podr determinar que se apropie el 5% de las utilidades despus de impuestos con el fin de patrocinar actos culturales para celebrar el dcimo aniversario de creacin de la empresa. ESTADO DE RESULTADOS, O GANANCIAS Y PRDIDAS. El segundo de los estados financieros bsicos es el estado de resultados. Dicho estado financiero trata de determinar el monto por el cual los ingresos contables superan a los costos y/o gastos contables. Al remanente se le llama resultado, el cual puede ser positivo o negativo. Si es positivo se le llama utilidad, y si es negativo se le denomina prdida.
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Las ltimas dos clasificaciones de las cuentas bsicas (ingresos y costos y/o gastos) se encuentran en un estado financiero llamado estado de resultados, el cual resume los resultados de las operaciones de la compaa durante un periodo. La diferencia entre los ingresos y los costos y/o gastos se determina en este estado financiero y se refleja posteriormente en la seccin de capital dentro del balance general. En ocasiones se originan partidas de ingresos y de gastos que no corresponden al giro normal de la empresa, algunas ganancias o prdidas son tan poco usuales que es necesario mostrar en el estado de resultados cul hubiera sido la utilidad neta del ejercicio de no haberse presentado dichas partidas. Se denominan Ingresos y/o Egresos no operacionales; principalmente estn dados por los Ingresos o Rendimientos Financieros y Gastos Financieros respectivamente. La diferencia entre las dos ltimas clasificaciones bsicas, ingresos y costos y/o gastos, constituye la base de la frmula de la utilidad neta. Esta combinacin da como resultado un aumento o una disminucin en la cuenta de capital. Si los ingresos son mayores que los costos y/o gastos, la diferencia se llama utilidad neta, la cual aumenta el capital. Pero si los gastos son mayores que los ingresos, la compaa habra incurrido en una prdida neta, consecuentemente habr una disminucin en el capital. Contenido del estado de resultados.- El estado de resultados es el principal medio para medir la rentabilidad de la empresa a travs de un periodo, ya sea de un mes, tres meses o un ao etc. El estado se muestra en etapas, ya que al restar a los ingresos los costos y/o gastos del periodo se obtienen diferentes utilidades hasta llegar a la utilidad neta. Su formato depende del tipo de Empresa: Servicios, Comercial y Manufacturero. EMPRESAS DE SERVICIOS: Los Ingresos Operacionales surgen de transacciones ordinarias del negocio por la venta o prestacin de servicios que ofrecen al pblico ej.: Honorarios, Servicios (dependiendo del giro de negocios que sea - Mdicos, Publicitarios etc). Los Gastos operacionales se dividen entre Gastos de Administracin y Gastos de Ventas; a continuacin se mencionan los principales (no todos) gastos que conforman cada uno de estos rubros: Personal: sueldos, horas extras, comisiones, auxilio transporte, Prestaciones Sociales Legales y extralegales, dotaciones, capacitacin, aportes patronales y Ley 100. Honorarios: Revisora Fiscal, Auditora externa, avalos, asesoras etc. Impuestos: Industria y Comercio, Predial, Vehculos, valorizacin etc. Arriendos: Terrenos, edificios, bodegas, maquinaria y equipos en general. Seguros: Manejo, Cumplimiento, Incendio y Terremoto, Sustracc., Transp., Automviles, corriente dbil. etc. Mantenimiento y Reparaciones: Maquinaria y equipo, equipo de cmputo, vehculos etc. Depreciaciones: Edificios, Maquinaria y equipo, Equipo de Ofc., Equipo de computo, vehculos.
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La apropiada clasificacin de cada gasto entre Administracin y Ventas se hace en el momento de cada operacin. Los Ingresos Operacionales menos los Gastos Operacionales dan como resultado la denominada: Utilidad Operativa u Operacional o tambin llamada Utilidad antes de Intereses e Impuestos U.A.I.I. (as la abreviaremos de aqu en adelante). Se denomina as porque esta es precisamente la Utilidad que una Empresa genera como negocio y de acuerdo a sus actividades normales de operacin, independientemente de su Estructura Financiera. A la U.A.I.I., cuando aplique, se le adicionan los Ingresos no Operacionales y se le deducen los Gastos no Operacionales, que normalmente son resultados de operaciones financieras; es decir Ingresos Financieros (producto de rendimientos en Inversiones en CDTs por ej.) y Gastos Financieros (producto de los intereses que se generan por prstamos que se obtienen) respectivamente. El resultado es la denominada Utilidad antes de Impuestos - U.A.I. que es la que sirve de base para el clculo del Impuesto sobre la Renta (que actualmente su tarifa es del 33%). Al restarle a la U.A.I. la provisin de Imporrenta da el resultado final que es la Utilidad Neta que es la base para determinar las Utilidades a distribuir (una vez calculada la Reserva Legal) EMPRESAS COMERCIALES: El primer aspecto a destacar es la forma de obtener el Costo de la mercanca vendida (que involucra los Inventarios Iniciales y Finales de mercanca con sus respectivas compras). Esta forma de calcular el Costo de Ventas se denomina juego de inventarios y supone la elaboracin de un inventario fsico de las mercancas al final del perodo contable (Inventario final) cifra que combinada con el valor del inventario al inicio del perodo y las compras netas, determina el Costo de la Mercanca vendida. A las Ventas netas del perodo se les resta o deduce el Costo de la mercanca vendida y da como resultado la Utilidad Bruta en Ventas. Que se define como la utilidad que queda disponible para cubrir los gastos de operacin y financieros del negocio. A esta Utilidad Bruta en Ventas se le restan los Gastos Operacionales (Administracin y Ventas vistos anteriormente) y da como resultado la denominada Utilidad Operativa u Operacional, tambin llamada Utilidad antes de Intereses e Impuestos U.A.I.I.; la depuracin de aqu en adelante es similar a lo explicado anteriormente, para las Empresas de Servicio.
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NOTA: A continuacin se presenta un Resumen del Plan nico de Cuentas (PUC), estructurado por Grupos y por Cuentas Mayores tanto del Balance General, como del Estado de Resultados (Fuente: Rgimen Contable Colombiano Legis).
Catalogo de Cuentas segn el PUC del Balance General, estructurado por Grupos. 2 PASIVO 1 ACTIVO 21 Obligaciones Financieras 11 Disponible 22 Proveedores
12 Inversiones
23 Cuentas por Pagar 24 Impuestos, Gravmenes
13 Deudores 25 Obligaciones Laborales 14 Inventarios 26 Pasivos estimados y Provisiones 27 Diferidos 15 Propiedad Planta y Equipo 28 Otros Pasivos 16 Intangibles 29 Bonos y papeles Comerciales 3 PATRIMONIO 31 Capital Social 32 Supervit de Capital 33 Reservas (Utilidades Retenidas) 34 Revalorizacin Patrimonio 36 Resultados del ejercicio (Utilidades
Retenidas)
17 Diferidos
18 Otros Activos 19 Valorizaciones
37 Resultados ejercicios anteriores (Utilidades

Retenidas) 38 Supervit por Valorizaciones
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Catalogo de Cuentas, segn el PUC, del Estado de Resultados estructurado por Grupos
4 INGRESOS 41 Operacionales (por actividad/sector) 42 No Operacionales

Otras Ventas, Financieros, Arrendamientos Utilidad Venta de Inversiones / P.P.y equipo Recuperaciones deudas malas, Diversos 47 Ajustes por Inflacin
5 GASTOS 51 Operacionales de Administracin 52 Operacionales de Ventas 53 No Operacionales

Financieros, Perdida Venta Inversiones Perdida Venta P.P. y equipos, Diversos 6 COSTO DE VENTAS Por sectores / actividades
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Catalogo de Cuentas Balance General, segn el PUC, estructurado por Cuentas Mayores 1 ACTIVO 11 Disponible Caja - Bancos Cuentas de Ahorro Fondos 12 Inversiones Acciones, Certificados, Ttulos Provisiones 13 Deudores Clientes Comerciales Cuentas por Cobrar Empleados Cuentas por Cobrar Socios Anticipos y Avances Anticipos de Impuestos Deudores Varios Provisiones 14 Inventarios Materias Primas Productos en Proceso Productos Terminados Provisiones Nota: subcuenta ajustes x inflacin 2 PASIVO 21 Obligaciones Financieras Bancos, Corporaciones 22 Proveedores Nacionales; del Exterior 23 Cuentas por Pagar Costos y Gastos por Pagar Retencin en la Fuente Aportes de Nomina, Acreedores Varios 24 Impuestos, Gravmenes Renta y Complementarios Impuesto de Ventas por Pagar De Vehculos 25 Obligaciones Laborales Salarios por pagar Cesantas Consolidadas; Intereses s/Cesantas Prima de Servicios; Vacaciones 26 Pasivos estimados y Provisiones Para Costos y Gastos Para Obligaciones Laborales / Fiscales 28 Otros Pasivos Anticipos Recibidos de Clientes 29 Bonos y papeles Comerciales 3 PATRIMONIO 31 Capital Social Capital suscrito y pagado Aportes Sociales Capital personas naturales 32 Supervit de Capital Prima Colocacin acciones Donaciones; Crdito mercantil; Know How 33 Reservas ( Utilidades Retenidas) Obligatorias; Estatutarias y Ocasionales
15 Propiedad Planta y Equipo Terrenos Construcciones y edificaciones Maquinaria y Equipo Equipo de Oficina Equipo de Computo Nota: subcuenta ajustes x inflacin 16 Intangibles Crdito Mercantil Marcas, Patentes, Franquicias Know how Nota: subcuenta ajustes x inflacin 17 Diferidos Gastos pagados por anticipado Cargos Diferidos
34 Revalorizacin Patrimonio Ajustes por Inflacin 18 Otros Activos 36 Resultados del ejercicio (Utilidades Bienes de Arte, Diversos Retenidas) 37 Resultados ejercicios anteriores (Utilidades Retenidas) 19 Valorizaciones 38 Supervit por Valorizaciones De Inversiones De Inversiones De Propiedad Planta y Equipo De Propiedad Planta y Equipo Fuente: Rgimen Contable Colombiano Legis; se presentan las ms relevantes
Catalogo de Cuentas Balance General, segn el PUC, estructurado por Cuentas Mayores
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Catalogo Estado de deResultados, Resultados, segn PUC, estructurado por Cuentas Catalogo de de Cuentas Cuentas Estado segn elel PUC, estructurado por Cuentas Mayores Mayores 4 INGRESOS 41 Operacionales (por actividad/sector) 42 No Operacionales Otras Ventas, Financieros, Arrendamientos Utilidad Venta de Inversiones / Propied. Planta y equipo Recuperaciones deudas malas, Diversos. 47 Ajustes por Inflacin 5 GASTOS 51 Operacionales de Administracin Gastos de Personal Honorarios Impuestos (diferentes a Impuesto de Renta) Arrendamientos Seguros Servicios Gastos legales Mantenimiento y Reparaciones Gastos de Viaje Depreciaciones Amortizaciones Diversos ( suscripciones, aseo cafetera, tiles de papelera, Taxis, Otros) Provisiones 52 Operacionales de Ventas Pueden aplicar (todas o algunas) expuestas para Gastos de Administracin 53 No Operacionales Financieros, Perdida Venta Inversiones Perdida Venta P.P. y equipos Diversos 6 COSTO DE VENTAS Por sectores / actividades Fuente: Rgimen Contable Colombiano Legis; se presentan las ms relevantes
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ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO.- Anteriormente se coment que el proceso de registro contable se hace con base acumulativa (o devengada) y no con base en efectivo. Para entender esta aseveracin, es necesario precisar que bajo este punto de vista, un ingreso no es necesariamente una entrada de efectivo ni tampoco un gasto implica forzosamente una salida de efectivo. Por este motivo existen separadamente dos estados financieros adicionales al balance general: el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo. El primero, mencionado anteriormente, es un informe que incluye los ingresos y los gastos para determinar la utilidad o prdida del negocio con el fin de evaluar la rentabilidad del mismo. El estado de flujo de efectivo, a diferencia del estado de resultados es un informe que incluye las entradas y salidas de efectivo para determinar el saldo final o el flujo neto de efectivo, factor decisivo en la evaluacin de la liquidez de un negocio. Resumiendo, para evaluar la operacin de un negocio es necesario analizar conjuntamente los aspectos de rentabilidad (utilidad o prdida) y la liquidez de resultados como el estado de flujo de efectivo. El estado de flujo de efectivo es un estado financiero bsico que, junto con el estado de situacin Financiera o balance general y el estado de resultados proporciona informacin acerca de la situacin Financiera de un negocio. Las entradas de efectivo, como su nombre lo dice, son recursos en efectivo provenientes de transacciones tales como ventas al contado, cobranza de cuentas por cobrar, venta de equipo al contado y aportaciones de los accionistas. Las salidas de efectivo, por su parte, son desembolsos que se realizan al efectuar transacciones tales como compras de mercanca al contado, pago de cuentas por pagar, adquisicin de equipo de contado, pago de gastos y retiro de capital de parte de los accionistas. Adicionalmente cuando en este Estado Financiero se clasifican los diversos flujos de efectivo en las siguientes categoras: de OPERACIN, de INVERSION y de FINANCIACION, permite a los Inversionistas, acreedores y otros usuarios cumplir con los siguientes objetivos: 1) Examinar la capacidad de la Empresa para generar flujos futuros de efectivo. 2) Evaluar la capacidad del negocio para cumplir con sus obligaciones, pagar dividendos o utilidades y determinar el financiamiento interno o externo necesario. 3) Analizar los cambios experimentados en el efectivo derivados de las actividades de operacin, inversin y financiacin y 4) Establecer las diferencias entre la Utilidad Neta y los recaudos y desembolsos de efectivo asociados. Veamos que incluyen cada una de estas categoras: Los flujos de efectivo de actividades de OPERACIN son los efectos del efectivo de las transacciones de ingresos y costos y gastos que estn incluidas en el estado de resultados. Los flujos de efectivo de actividades de INVERSION son los efectos de efectivo de comprar y vender activos y Los flujos de efectivo de actividades de FINANCIACION son los efectos del efectivo de los propietarios que invierten en la compaa y los acreedores que prestan dinero, as como el pago de cualquiera o de ambos.
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GENERALIDADES SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Edificios y similares Maquin., muebles y enseres Automotores/Equip. Computo Totales:

200,000 80,000 10,000 290,000

190,000 72,000 8,000 270.000

23 Cuentas por Pagar 24 Impuestos, Gravmenes

18 Otros Activos 19 Valorizaciones

37 Resultados ejercicios anteriores (Utilidades

4 INGRESOS 41 Operacionales (por actividad/sector) 42 No Operacionales

5 GASTOS 51 Operacionales de Administracin 52 Operacionales de Ventas 53 No Operacionales

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