Apostila Treinamento Importação

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Documentation / Manual Training Documentation
MM IMPORTATION
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1.1 INFORMAES GERAIS......................................................................................3 1.2 COMPRAR MATERIAL IMPORTADO:..................................................................7 1.3 TRANSMISSO DOS PEDIDOS.........................................................................12 1.4 ENVIO VIA EDI CONTROLE DO ENVIO ........................................................12 1.5 CONFIRMAR ENVIO VIA EDI. ..........................................................................13 1.6 GERAR UM ARQUIVO PDF E ENVIAR PEDIDO VIA EMAIL ..........................18 1.7 IMPRESSO DE PEDIDO...................................................................................22 1.8 ORDER CONFIRMATION...................................................................................22 1.9 SOLICITAO DE ADIANTAMENTO.................................................................23 1.10 PARA RECEBER OS MATERIAIS:...................................................................24 1.11 LOCALIZAO DAS MERCADORIAS NO ESTOQUE....................................28 1.12 MEMORIZAR DADOS.......................................................................................30 1.13 RELATRIO DE LANAMENTOS....................................................................33 1.14 ESTORNAR LANAMENTO.............................................................................34 1.15 LANAR FATURA DO FORNECEDOR ESTRANGEIRO:...............................34 1.16 LANAR DESPESAS ACESSRIAS IMPORTAO:.....................................38 1.17 LANAR OS IMPOSTOS A RECOLHER:........................................................42 1.18 CRIAR FATURAS/DESMEMBRAR DESPESAS ACESSRIAS......................43 1.19 LANAR NOTA FISCAL DE ENTRADA...........................................................49
........................................................................................................................................
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1.1 INFORMAES GERAIS No Sistema SAP implantado na Moeller no h o mdulo de importao. A aquisio desse mdulo deve ser em cada localizao/pas, porm a aquisio no Brasil no foi possvel (motivos financeiros) e por esse motivo os controles de embarque e relatrios foram desenvolvidos na Intranet na empresa. Encontra-se abaixo o fluxograma geral do processo para melhor entendimento:
Purchase Orders
Orders Confirmation
Follow-up dos Pedidos
Invoices
INTRANET
Embarque na Intranet Follow-up do Embarque Nota Fiscal De Entrada
MIGO (ESTOQUE FSICO)
MIRO 1 (Invoices)
MIRO 2 (DESPESAS E IMPOSTOS) *
* As despesas da importao sero lanadas na INTRANET e o relatrio do custo ser emitido diretamente para a equipe da contabilidade/fiscal.
1)
Purchase Orders 1. Os pedidos sero planejados e gerados via MRP. 2. O PDM ir definir o modal atravs do Incoterm ou campo texto disponvel. 3. O PDM ir enviar os pedidos para os fornecedores a. Moeller Gebaudeautomation KG e Moeller GmbH = EDI b. Moeller Eq. Suzhou (China), Larsen & Toubro Ltda (ndia) e Micro Innovation (Alemanha) = PDF (email). 4. Dever ser informado o valor do frete nos pedidos da Moeller GmbH. 5. Para previso de despesas com impostos (Cash Flow) deve-se utilizar a Opo Despesas Acessrias no pedido. O Relatrio ainda no foi desenvolvido.
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- Como vamos diferenciar pedidos srie 12 (completly delivery sign?), srie 10, srie 20.
2)
Order confirmation 1. Moeller Gebaudeautomation KG (ustria) e Moeller GmbH (Alemanha) = order confirmation envia por EDI. 2. Moeller Eq. Suzhou (China), Larsen & Toubro Ltda (ndia) e Micro Innovation (Alemanha) = order confirmation enviada via email e incluso manual no sistema SAP. Follow-up dos pedidos de importao Est sendo elaborado pelo Sascha. (falar com ele sobre o valor total)
Vendor number Purchase order number Vendor name Document date Total weight Requested delivery date Total volume Confirmed delivery date Total value Delay in days
3)
Item no. Material no. Short text Order quantity (requested./.Confirmed delivery days) Confirmed Quantity Unit
Delivered quantity
Remaining quantity
Total Price Gross weight/item in kg Volume/item in dm
Item no. Material no. Short text Order quantity (requested./.Confirmed delivery days) Confirmed Quantity Unit
Requested delivery date
Confirmed delivery date
Delay in days
Delivered quantity
Remaining quantity
Total Price Gross weight/item in kg Volume/item in dm
4)
Invoices As Invoices continuaro a ser enviadas em arquivo PDF ou Excel. A Moeller GmbH envia via FTP a invoice em arquivo TXT. Esse documento foi tratado ser automaticamente integrado no sistema desenvolvido na intranet. Atravs desse arquivo ser gerado o embarque e a Instruo de Embarque da(s) Invoice(s). Aos outros fornecedores foi solicitado um arquivo texto da fatura para que possamos utilizar o mesmo procedimento. Para queles que enviarem, o Marcelo ir desenvolver um meio de integrar na intranet, da mesma forma que feito com o Moeller GmbH. 20/04 ustria enviou um modelo de arquivo eletrnico para teste e em 27/04 confirmei com o Marcelo que poder ser utilizado na Intranet para a Incluso do Embarque.
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Para queles que no enviarem, a incluso ser manual. - Aguardar Micro Innovation enviar no modelo solicitado. - ndia e China no enviaram nenhum arquivo como modelo. 5) Embarques na Intranet Os embarques devero ser inclusos no Intranet como todos os dados, assim como no AS400. As datas constantes na Intranet no sero utilizadas pelo SAP. - Elaborar relatrio para Sonia (Cash flow) - INTRANET 6) 7) Follow-up do Embarque O Mapa de Desembarao ser emitido pela Intranet. Nota Fiscal de Entrada As Notas Fiscais sero emitidas pelo despachante no formulrio contnuo, como feito atualmente. A transferncia do formulrio contnuo para o formulrio em papel moeda ser realizada futuramente, aps a implantao do SAP. Ser emitida apenas 1 Nota Fiscal de Entrada, com todos os valores de impostos e sem separao de ICMS (as diferentes bases de clculo devero ser informadas no campo Dados Adicionais). O preenchimento da nota dever ser item a item e as notas complementares sero consideradas filhotes da primeira Nota, ou seja, no tero valor. Resumindo: teremos apenas 1 Nota Fiscal de Entrada por Embarque, ou seja, por DI. 8) MIGO: Entrada das mercadorias no estoque fisicamente. Informaes necessrias sero: nmero da DI, nmero de NF (que ser somente uma), nmero dos pedidos de importao, quantidades entregue. Atravs da transao MM03 possvel consultar a posio das mercadorias no almoxarifado. Foi solicitado acesso para o Onias na transao MM02 para que possa realizar modificaes de localizao no armazm dentro do cadastro de material. 9) cobrados. MIRO 1: Lanamento das Invoices informando/confirmando os valores
O Depto. Fiscal dever fazer o lanamento das invoices em dlar, gerando contas a pagar para as mesmas. Para as invoices que possuem frete incluso na fatura (atualmente Moeller GmbH e Moeller Gebaudeautomation), necessrio ratear o valor do frete na planilha Instruo de Embarque proporcionalmente a cada um dos itens. Assim ser possvel o lanamento do valor total da fatura. O procedimento acima no relatrio de Instruo de Embarque deve ser considerado apenas para a Moeller Gebaudeautomation onde o valor do frete no possvel de se prever. J no caso da Moeller GmbH, o sistema poder fazer o clculo automaticamente. Por isso muito importante no esquecer de incluir a porcentagem
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correta do frete nos pedidos desse fornecedor para que o sistema faa o calculo automaticamente e facilite o lanamento dessas faturas. 10) MIRO 2: Lanamento da soma das despesas de importao para clculo do custo da importao. Na Intranet haver a possibilidade do lanamento de todas as despesas envolvidas no processo de importao. A cada embarque finalizado, todas essas despesas devero ser informadas na Intranet e um relatrio completo ser emitido para a Contabilidade realizar o clculo do Custo da Importao. muito importante informar corretamente o prestador de srvio responsvel pela despesa e o nmero da Nota Fiscal correspondente despesa, pois ser necessrio para o controle da contabilidade em futuros lanamentos (desmembramento das despesas acessrias). Esse relatrio dever ser encaminhado para a Contabilidade juntamente com cpias de documentos que se fizerem necessrios para que seja lanado o custo.
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Ex:
Fornecedor/Cdigo........: Referncia da Importao: Nmero da DI.................: Taxa Dlar DI.................: Taxa Euro DI..................: Frete AWB/BL (USD).......: Impostos R$ II 162,63 Nmero Invoice 9080508877 9080508878 9080508879 ADIANTAMENTO Brasiliense Despesa no Brasil Frete Internacional Seguro Remoo Armazenagem Despachante Transporte Desconsolidao TOTAL DAS FATURAS TOTAL DAS DESPESAS TOTAL IPI, PIS E COFINS DATA 01/01/2007 Cdigo Prestador IPI 176,86 Data da Fatura
Moeller Gebaudeautomation KG 1257/07 07/0364544-1 2,0792 2,7662 472,24
012
PIS 23,89 Valor FOB Invoice USD $685,50 $889,38 $2.484,72 VALOR 2.000,00 Prestador de Servico AON Libra Port Campinas Grecchi Unipet Logismaters
COFINS 110,04 Valor Frete Invoice USD $410,26 $0,00 $0,00 335,82
ICMS Exonerado
Siscomex 58,00
Valor Total Invoice USD $1.095,76 $889,38 $2.484,72
Nmero NF 1254/47997 65824 28647 -
Valor Despesas R$ 0 0 301,25 153,34 669,96 0 200,00
$4.469,86 $1.545,18 $310,79
1.2 COMPRAR MATERIAL IMPORTADO: * A criao da requisio de compra e do pedido de importao ser feita pelo PDM, atravs do MRP. As informaes abaixo so apenas para conhecimento do processo manual. Menu: LogsticaAdministrao de materiaisComprasPedidoCriar
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Transaco: ME21N
Utilizar tipo de pedido NB
Entrar Cdigo do Fornecedor Estrangeiro
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Tabela de Cdigos Moeller GmbH Moeller Gebaudeautomation GmbH Moeller Equipment Suzhou Co Ltd Larsen & Toubro Limited Micro Innovation GmbH
8001020 8003714 8008082 21045951 21054926
Para pesquisar um cdigo, clique no boto do lado direito do campo desejado. Vrias opes de consulta aparecero. Para uma consulta mais ampla, coloque * no incio e final da palavra.
Abra o cabealho e prossiga como pede:
Preencher os seguintes dados como na figura acima: Organizao de Compras: BR01 Grupo Compradores: BR3 Material Importado Empresa: 5039 Prossiga com enter ou pressione Em Sntese de itens entrar: Material: Cdigo do material a ser comprado Qtd. Pedido: Quantidade do material a ser comprado Unidade de Medida: PE
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Data da Remessa: Data desejada do material Preo Lq: Preo lquido do material Moeda: (Moeda do Fornecedor) Centro: BR01 Depsito: 100
Prossiga com enter ou pressione
Na pasta Fatura escolher o cdigo de imposto que se adequa compra e flegar o campo RF bas. EM (Reviso de Fatura com base na entrada de material. S possvel fazer a MIRO se a MIGO estiver lanada.) Na importao o Cd Imposto sempre Z0 e essa informao foi adicionada no Info Record dos materiais, ou seja, ser automaticamente considerada no pedido de compra.
Na pasta Condies entrar os Custos Planejados, Despesas Acessrias e Frete: * possvel entrar as condies em nvel de cabealho tambm. Incluir Incoterm correto na aba REMESSA/FATURA Martimo Moeller Gebaudeautomation e Moeller GmbH = CRF Areo Moeller Gebaudeautomation e Moeller GmbH = CPT Areo e Martimo dos outros fornecedores = EXW OBS: Nos pedidos EXW deve ser includo na aba TEXTO qual o modal escolhido (Airfreight ou Seafreight). Incluir porcentagem de frete nos pedidos da Moeller GmbH (Alemanha)
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Na aba CONDIES localizada no cabealho do pedido, incluir a Condition Type ZI01 (porcentagem) e informar a porcentagem de frete coerente com o modal de transporte: Martimo: 0,91% Areo: 7,0%
Apenas as opes Frete e Despesas Acessrias devem ser utilizadas. A opo Seguro no est no procedimento e ser lanada de uma outra forma. A ferramenta Despesas Acessrias poder ser utilizada para previso do custo de um pedido e fluxo de caixa. O relatrio ainda no foi elaborado. A ferramenta Frete deve ser utilizada apenas quando o valor do frete for conhecido, como por exemplo, nos pedidos da Alemanha. A porcentagem do frete correspondente ao modal de transporte devem ser incluso no pedido atravs da condition type ZI01 ou ZI02 a nvel de cabealho.
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Prossiga com enter ou pressione compra
. Depois pressionar
para gravar o Pedido de
Uma mensagem de pedido criado surgir no canto inferior esquerdo da tela:
Para modificar ou exibir o pedido de compra utilizar as transaes ME22N e ME23N sucessivamente. 1.3 TRANSMISSO DOS PEDIDOS Os pedidos criados para os fornecedores Moeller Gebaudeautomation e Moeller GmbH sero transmitidos via EDI. Quando o pedido criado e salvo, automaticamente a transmisso realizada. J os pedidos criados para os fornecedores Moeller China, ndia e Micro Innovation devero ser salvos e enviados via e-mail para o fornecedor. (OBS: possvel que o prprio SAP envie esse documento, porm acredita-se que via e-mail seja possvel um melhor controle de recebimento do arquivo). 1.4 ENVIO VIA EDI CONTROLE DO ENVIO If you create a purchase order for a special vendor (e.g. 8001020) which uses EDI you must click on the button messages.
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Here you have the message type ZNED (means EDI). You can delete this message type and maintain it later manually. But this is not the idea for message control. The only way I see yet is to use the button Hold.
With this button you say to the system: I dont finish this purchase order but I wont lost the maintained data. If you click on this button you get a purchase order number and you can later finished and save this order. Try this purchase order (I click on the hold-button).
1.5 CONFIRMAR ENVIO VIA EDI. When you go into a purchase order with ME22N/ME23N use to get to messages.
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Its a good sign when the message type ZNED is marked with a green traffic light which means the message was processed successfully. If you want further information you can mark the line and use to get the protocol for the processing of the IDOC.
All further processing is monitored by central IT here in Bonn and the export department in Meckenheim. If you still need more information you can start transaction WE09.
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Specify date range and enter the purchase order number followed by * in field Por valor. Execute with You get a screen like this.
Double click on the younger line (in this example the second line)of the items marked ORDERS in the last column.
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Open the folder
Here you can see that a customer order 1420400 was saved successfully in the export department.
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1.6 GERAR UM ARQUIVO PDF E ENVIAR PEDIDO VIA EMAIL Em primeiro lugar necessrio ter uma impressora Acrobat instalada no seu computador e definida como padro. Acesse o pedido e, na barra de menu, clique em IR PARA MENSAGENS.
Selecione a linha com tipo de mensagem NEU. Obs: Cada vez que o pedido alterado, o sistema gera um arquivo texto informando apenas a alterao.
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Selecione Processar
Repetir Mensagem (F6)
Selecione a linha referente a mensagem repetida e clique em Meios de Comunicao.
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Digitar LOCL no campo Destino Lgico e clique em
Retorne para a tela anterior e clique em Dados Complementares
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Deve estar selecionada a opo 4.
Retorne e salve o documento. O SAP ir gerar automaticamente um arquivo e apresent-lo na tela para ser salvo em qualquer local do seu computador.
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1.7 IMPRESSO DE PEDIDO Os pedidos esto configurados para, aps a criao, gerarem uma sada de impresso automaticamente. Caso queira gerar outra impresso, siga os passos do item anterior (3.3). 1.8 ORDER CONFIRMATION As orders confirmations dos fornecedores Moeller GmbH e Moeller Gebaudeautomation GmbH sero automticas via EDI. As confirmaes e novas datas sero inclusas pelo fornecedor dentro do prprio sistema. Para os fornecedores Moeller China, ndia e Micro Innovation, a manuteno desse campo ser manual. Para visualizar se determinado pedido transmitido via EDI j possui ou no confirmao de entrega, consultar o pedido atravs da transao ME23N Exibir Pedido. TRANSAO ME22N ALTERAR PEDIDO Qualquer alterao que se fizer necessria no pedido dever ser realizada atravs dessa transao. A incluso da ORDER CONFIRMATION manualmente ser da seguinte forma:
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- Nvel de item - Acessar aba Confirmaes - Opo 0005 Confirmations e incluir o nmero da Order Confirmation. - CC = AB - Data Remessa = Data informada na Order Confirmation - Quantidade = Quantidade informada na Order Confirmation - Data da criao = Data de emisso da Order Confirmation Todas essas informaes devero ser inclusas item a item. 1.9 SOLICITAO DE ADIANTAMENTO
Transao F-47. (Solicitar informaes a Thereza. Marcado para 02/05/07 13h)
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PARA RECEBER OS MATERIAIS:
Menu: LogsticaAdministrao de materiaisComprasPedidoFunes subseqentes Transaco: MIGO
Entrar os dados abaixo:
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Nota Remessa: Nmero da DI. Data documento Data da DI ou da NF ou mantem data do lancamento Txt.cabe: Nmero da NF e Invoices. A entrada das mercadorias poder ser feita atravs da Instruo de Embarque, que ordenada por numero do pedido, ir facilitar o lanamento.
Digite o nmero dos pedidos de compras
Prossiga digitando enter ou clicando em
possvel receber materiais para vrios pedidos, prossiga digitando o nmero do pedido e confirme com enter.
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Digite o nmero do pedido de compras e confirme com enter Clique em para ver os itens de pedidos,
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Confirme a quantidade recebida rolando a tela para a direita pela barra de rolagem.
Na coluna Clique em
Entrar a quantidade efetivamente recebida. para fechar a pasta
clique em
e em
para o prximo item.
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Pressione VERIFICAR antes de salvar o lanamento. Essa funo auxilia na localizao de possveis erros de digitao, por exemplo.
Pressione
ou
Um nmero de documento gerado aparecer no canto inferior esquerdo da tela . 1.11 LOCALIZAO DAS MERCADORIAS NO ESTOQUE
Para consultar/alterar a localizao das mercadorias no estoque, acessar a transao MM03 e MM02, respectivamente. OBS: Aps o Go Live, importante verificar se o banco de dados do SAP (no item posio no estoque) est igual as ultimas atualizaes do AS. As posies que estiverem diferentes devem ser alteradas e adequadas durante o perodo do inventrio, quando no h movimentao de estoque e conseqentemente de posies no estoque.
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1.12
MEMORIZAR DADOS
Com esta funo, o usurio pode memorizar os dados que acabam de ser entrados. Nenhum documento ser lanado.
Digite os dados normalmente. Para memorizar, clique em MEMORIZAR e nomeie o documento como achar melhor.
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Para chamar o documento novamente, entre na transao e clique em SNTESE ON no canto esquerdo da tela:
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Localize os dados memorizados:
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Um duplo clique no documento memorizado e os dados voltam na tela.
- Elaborar relatrio em ordem alfabtica da entrada memorizada, para que auxilie no armazenamento. 1.13 RELATRIO DE LANAMENTOS
Foi solicitado ao Sascha em 27/04/2007 a criao do relatrio abaixo, que auxiliar o almoxarifado a confirmar o lanamento dos dados no estoque. O relatrio ir informar o valor total FOB incluso e todas as quantidades de material. Esse relatrio dever ser conferido com a Instruo de Embarque.
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1.14
ESTORNAR LANAMENTO
Para estornar qualquer lanamento da MIGO necessrio ter o nmero do documento lanado (refere-se ao documento criado no lanamento da MIGO. No confundir com nmero do pedido e nem nmero da remessa). O estorno feito na prpria transao MIGO.
1.15
LANAR FATURA DO FORNECEDOR ESTRANGEIRO:
Menu: LogsticaAdministrao de materiaisComprasPedidoFunes subseqentes Transaco: MIRO
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Entrar empresa
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Entrar : Data da Fatura: Data de emisso da Invoice. Data lanamento: Data do registro. Referncia: Nmero da DI. Montante: Valor em moeda estrangeira Moeda: USD Texto: Informar Nmero da NF Entrada, Invoices e Ref da Importao. Selecionar: 2 No ta Remessa Selecione a pasta DETALHE entre contedo Cd.Bco.Centr 020 e taxa de cmbio igual a taxa de cmbio informada na DI. Informar tambm, no campo ATRIBUIO e TEXTO CABEALHO o nmero da DI. (Essa informao aparece no histrico do pedido). OBS: O frete ref as invoices do fornecedor MOELLER GEBAUDEAUTOMATION GMBH deve ser lanado como dbito posterior, de acordo com os passos do item 7 abaixo.
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Digite enter para prosseguir. Entre o nmero da nota de remessa (MIGO nmero da DI).
O sistema mostrar todos os itens de pedidos recebidos para esta nota de remessa
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Clique em
e Confirme com enter.
1.16
LANAR DESPESAS ACESSRIAS IMPORTAO:
Neste item lanar a somatria das despesas complementares: Seguro,Armazenagem,Capatazias,Servios Despachante etc.. Transaco: MIRO Dbito Posterior
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Operao: Data da Fatura: Data lanamento: Referncia: Montante: Moeda: Cdigo do Imposto:
Dbito Posterior Data documento Data registro Nmero da DI Valor (soma de despesas da importao) BRL Z0.
Enter e selecione a pasta Detalhe:
Entrar: cdigo do fornecedor Despesas Acessrias 21056642 no campo Emissor Fatura. Entrar: cdigo do Bco. Cent: 020 Entrar : Nota remessa
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Atravs da Instruo de Embarque ser possvel ratear o valor das despesas por item para que sejam lanados um a um no sistema. Entrar : Os valores rateados por materiais e IVA Z0 para cada item.
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Clique em
para gravar
Confirme com enter ou clique em
Confirme com enter ou clique em
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1.17
LANAR OS IMPOSTOS A RECOLHER: Transao: FB60
Entrar: Fornecedor: Secretaria Fazenda a Recolher Data da Fatura: Data documento Data Lanamento: Referncia: Nmero da importao Montante: Texto: Nmero da importao Conta Razo: Conta de Impostos a dbito (ICMS/IPI/PIS E COFINS) Enter
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Confirmar condies de pagamento Clique em
1.18 CRIAR FATURAS/DESMEMBRAR DESPESAS ACESSRIAS Transao: F-04

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Marcar: Transferncia Compensao Entrar Chave lanamento: 31 Conta: Cdigo fornecedor (exemplo: seguro) Digite Enter
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Entrar: Montante: Valor Texto: Nmero do documento de referncia do fornecedor: exemplo : DI nmero Para prosseguir digite Enter
Digite Chave de Lanamento e Cdigo Fornecedor
Para prosseguir digite Enter ou clique em
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Entrar Montante: Atribuio: Texto Ao Final das partidas selecionar
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Se no houver diferena Selecione as linhas clique em Clique em Sntese para visualizar o lanamento
Clique em
Ateno: Proceder desta forma para os Impostos Recuperveis da Importao (ICMS/IPI/PIS/COFINS)

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1.19
LANAR NOTA FISCAL DE ENTRADA
Transao: J1B1N
digite enter ou clique em:
Enter
49 / 52
Rollout
Enter
Clique em
para entrar impostos no detalhe do item
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Entrar : Tipo de Condio: Montante Base : Taxa de Imposto: Montante Base Excudo: Outra Base:
Tipo de imposto Base de Clculo Alquota do Imposto Valor excludo da base do imposto ou Isento Outros
Selecione os itens
e clique em
para calcular o valor do imposto.
Obs.aqui possvel entrar o valor do imposto manualmente
Clique em
Sntese para voltar
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Clique em
para gravar
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Follow-up dos Pedidos

MIRO 2 (DESPESAS E IMPOSTOS) *

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Total Price Gross weight/item in kg Volume/item in dm

Requested delivery date

Confirmed delivery date

Total Price Gross weight/item in kg Volume/item in dm

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Moeller Gebaudeautomation KG 1257/07 07/0364544-1 2,0792 2,7662 472,24

Valor Total Invoice USD $1.095,76 $889,38 $2.484,72

Nmero NF 1254/47997 65824 28647 -

Valor Despesas R$ 0 0 301,25 153,34 669,96 0 200,00

$4.469,86 $1.545,18 $310,79

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Utilizar tipo de pedido NB

Entrar Cdigo do Fornecedor Estrangeiro

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8001020 8003714 8008082 21045951 21054926

Abra o cabealho e prossiga como pede:

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Prossiga com enter ou pressione

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Prossiga com enter ou pressione compra

para gravar o Pedido de

Uma mensagem de pedido criado surgir no canto inferior esquerdo da tela:

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Repetir Mensagem (F6)

Selecione a linha referente a mensagem repetida e clique em Meios de Comunicao.

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Digitar LOCL no campo Destino Lgico e clique em

Retorne para a tela anterior e clique em Dados Complementares

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Deve estar selecionada a opo 4.