Excel 2007 (RRHH)

Programa
Contar, media, nmero de celdas, buscar/sustituir Funciones promedio y estadsticas Funciones condicionales (if, countif) Funcin concatenar (concatenate) Funcin Buscar-V (V-look up) Funciones de Texto y fecha Tipos de grficos y su configuracin Exportacin de grficos y tablas a Word y PowerPoint Incremento salarial Protocolos bsicos de seguridad

Sumar, contar, media:

se activa haciendo clic en el botn derecho sobre barra inferior derecha

En el ejemplo: al seleccionar la columna se ve en la barra inferior derecha la media de los valores, el nmero de celdas seleccionadas y la suma de los valores. Se pueden elegir tambin mximos, mnimos

en el icono indicado seleccionar la pestaa de reemplazar. Escribir qu buscas y por qu lo reemplazas. Hace todos los cambios automticamente si seleccionas Replace All una por una con Replace y Find Next (en el ejemplo busca todas las As y las sustituye por B)

Buscar/Reemplazar:

Ejercicio propuesto: Reemplazar en la columna de Pas (en pestaa Buscar/Reemplazar de la hoja de exercicios) todas las celdas en las que figure PORTUGAL por UK.

Funciones promedio y estadsticas: Clic en fx. Seleccionar categora Estadstica. Elegir en ventana la funcin deseada (media)

Se seleccionan las celdas cuya media queremos calcular arrastrando el ratn

Al hacer clic en OK saldr la media en la celda en que hemos insertado la funcin

Funciones condicionales: funcin if

en este caso se seleccina Fx, categora=lgica ( todas), if (Condicional)

En el ejemplo: si el valor de A es igual a B, escribir el mensaje iguales, sino pondr distintos. Tambin se pueden utilizar otro tipo de caracteres, por ejemplo, nmeros

Arrastrando la frmula hacia el resto de la columna se aplica automticamente a todas las filas. Para ello hacer clic en la esquina inferior derecha de la celda y arrastrarla hacia abajo hasta donde se quiera.

Funciones condicionales: funcin countif

Se selecciona la funcin COUNTIF en la tecla de funcin fx, OK

Figuran dos campos a rellenar, el primero es la columna en la que queremos hacer la bsqueda, y el segundo la condicin que imponemos.

Ejemplo: Buscar el nmero de empleados cuyo premio es superior a 320000. Con el cursor en Range se selecciona la columna premio, despus se sita el cursor en Criteria y se escribe >32000

Se obtiene el resultado de 308.

Condiciones y sintaxis en Countif:

En range podemos utilizar los siguientes condicionantes (ms usuales): *es: cuenta las celdas en la columna elegida que terminan en es

<>SPAIN: cuenta las celdas en la columna elegida que son distintas a SPAIN ojo, tambin cuenta las celdas que estn en blanco!
*: cuenta las celdas de la columna elegida que contienen algn texto (las que no estn en blanco) <>f*: cuenta las celdas en la columna elegida que no contiene la letra f

Funcin concatenar (concatenate):

Sirve para unir los textos de dos celdas. Ejemplo: vamos a concatenar el nmero de empleado con la cuenta de cotizacin en una nueva columna.

- Seleccionar la celda a concatenar de la columna employee (se ver que aparece C2 en Text1) - Colocar el cursor en Text2 - Seleccionar la celda a concatenar de la columna Cuenta de Cotizacin (aparece D2 en la columna Text2) - Clic en OK

A continuacin se puede arrastrar la frmula al resto de la columna arrastrando la celda a toda la columna.

Ejercicio propuesto: se propone concatenar las columnas de country y loc trabajo en la hoja Concatenate del fichero de ejercicios.

Funcin Buscar-V (V-look up)

En fx seleccionar la funcin vlookup (se puede encontrar en la categora lookup&Reference en All

Ejemplo Buscar_V:
Vamos a trabajar con el fichero Curso Excell v-lookup. En l hay dos tablas. Queremos aadir una columna a la tabla de la hoja completo que indique qu pas tienen asignados los empleados de la tabla de lahojaSheet2 ,. Pasos a seguir: 1. El elemento por el que buscamos es employee (de la tabla completo). Hemos de colocar la columna de employee en la tabla sheet2 en primer lugar para que haga la bsqueda, y ordenarla por orden alfabtico (ascendente). 2. Nos ponemos en la tabla completo en una nueva columna y activamos la funcin V lookup. La filosofa para rellenar los cuatro campos siguientes es la indicada: - Primer campo: por qu elemento estamos buscando? Buscamos por employee (hacemos clic en la celda que contine el employee en esa misma fila) -Segundo campo: dnde lo buscamos? Vamos a la hoja Sheet2 y seleccionamos la tabla (no es necersario seleccionar toda la tabla, es suficiente seleccionar desde la columna employee hasta la que queremos comparar, en este caso es Country) - Tercer campo: Qu queremos comparar? El Pas (se escribe el nmero de columna en que se encuentra el pas). En este caso es 2. - Cuarto campo: escribir FALSE (si no lo encuentra indicar N#A)

Campos del Vlook-up a rellenar:

Finalmente se extiende la frmula al resto de la columna arrastrndola hacia

abajo

A continuacin figura el resultado del v-lookup extendido a toda la columna. Nota: si el resultado de Vlookup es #N/A indica que no se ha encontrado el employee correspondiente en la tabla sheet2 (no es el caso en el ejemplo). Si el resultado fuese #N/A para toda la columna habra que revisar si el v-lookup se ha hecho corrctamente.

Una vez se ha extendido a toda la columna se podra insertar la opcin if para ver en qu casos la columna country difiere entre las dos tablas.

Se propone realizar el ejercicio de comparar si las dos columnas de pases son iguales no, con la funcin if tal y como se indic con anterioridad.

Tipos de grficos y su configuracin

Trabajaremos con la tabla de la pestaa Auxiliar. En primer lugar seleccionamos la tabla a

representar, vamos a la pestaa Insert del men y seleccionamos uno de los iconos de grficos (estilo columnas, lneas, tarta, barras horizonatales). En el ejemplo seleccionaremos estilo lneas.

Se obtiene el siguiente grfico:

Sobre l podemos hacer modificaciones diversas, tal y como vamos a comentar. Cambio de estilo en grficos: seleccionando el grfico, hacer clic en el botn derecho y seleccionar Cambiar estilo grfico

A continuacin se selecciona el estilo deseado. Si se selecciona, por ejemplo, el estilo de columnas se obtendra el grfico indicado en la prxima diapositiva

Crear en el mismo grfico dos ejes de diferentes escalas: Seleccionar una de las curvas de las grficas, hacer Clic en botn derecho y seleccionar Format Data Series. Cambiar de Primary Axis a Secundary Axis

Se observa el nuevo eje en la derecha asociado a la curva elegida

Suavizar curvas: seleccionar una curva, en la opcin de Format Data Series indicada anteriormente seleccionar Lyne Style y hacer clic en Smoothed line.

Cambiar datos en la grfica:

Seleccionar la grfica, hacer clic en botn derecho y seleccionar Select Data Source. Ejm: eliminar la curva de cuadro en la grfica. Se debe seleccionar cuadro en la ventana de Entries y hacer clic en Remove

La curva de cuadro habr desaparecido de la grfica

Aadir ttulo, nombre de ejes, leyenda Seleccionar el grfico (sin seleccionar ninguna curva en concreto). Se activar automticamente la pestaa Layout . En ella se pueden ver los iconos para realizar las operaciones de aadir ttulo, nombres de los ejes, leyenda, definir un fondo

Extraccin de grficas y Tablas a Word y PowerPoint

Hay varias formas de hacerlo: -Copiar y pegar la grfica (a modo de imagen, no se puede modificar) - En Word: Insertat Objeto, en la pestaa Create New seleccionar Excel.

Este mtodo abre una tabla en blanco, habra que copiar y pegar la tabla de excel en ella, como en el ejemplo.

En Word se va a Insert, y se selecciona el modelo de tabla deseada (columnas, lneas)

Se obtiene la tabla deseada en Word

Si en insert Object selecionamos la pestaa Desde Archivo y hacemos clic en mostra como icono lo importar en word como un icono.

Al hacer clic en el icono se abrir el documento, que podra tratarse de una grfica culaquier otro documento.

Incremento salarial
Se introduce la frmula indicada en la pestaa Incremento Salarial (fichero Excell RRHH incremento salarial) . Hay que tener en cuenta que el formato de la celda incremento salarial ha de ser en %.

Al igual que se ha hecho otras veces, se puede extender la frmula hacia el resto de la columna, si esta fuese ms larga

Protocolos bsicos de seguridad:

-Guardar como, Herramientas, Opciones generales. Se introducen las claves indicadas para que slo la persona con dichas claves pueda abrir y modificar el fichero. Si se selecciona la opcin Read Only Recomended no es posible hacer modificaciones, tan slo permitira hacer Guardar Como

Se propone proteger una copia del fichero de ejercicios con las claves lcc/lcc de modo que no sea posible modificar el fichero. Comprobar su correcto funcionamiento.