Archivos Gubernamentales Ensayo2 PDF

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Ensayos para la Transparencia de la Ciudad de Mxico
Archivos gubernamentales: Un dilema de la Transparencia

Jos Antonio Ramrez Delen
Directorio
INFODF
Oscar Mauricio Guerra Ford Comisionado Ciudadano Presidente Jorge Bustillos Roque Comisionado Ciudadano Areli Cano Guadiana Comisionada Ciudadana Salvador Guerrero Chiprs Comisionado Ciudadano Agustn Milln Gmez Comisionado Ciudadano Mara Elena Prez-Jan Zermeo Comisionada Ciudadana
Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal
Comit Editorial
Jorge Bustillos Roque Presidente del Comit Editorial - INFODF Salvador Guerrero Chiprs INFODF John Mill Ackerman Rose Instituto de Investigaciones Jurdicas - UNAM Miguel Carbonell Snchez Instituto de Investigaciones Jurdicas - UNAM Jess Rodrguez Zepeda Universidad Autnoma Metropolitana - Iztapalapa
Ismael Prez Castillo ismaelperez02@prodigy.net.mx
Ma. ngeles Hernndez Snchez Directora de Capacitacin e Investigacin
Jos Antonio Ramrez Delen

Licenciado en Economa por la UNAM, socio director del despacho de consultora en Sistemas de Administracin de Documentos y Gestin de Archivos JARD Corporativo SC desde 1998. Fue director del Sistema Nacional de Archivos en el Archivo General de la Nacin de Mxico. Conferencista, miembro del Grupo Iberoamericano de Gestin de Documentos y asesor internacional del Archivo General de la Nacin de Colombia. Ha publicado mltiples artculos en materia de Administracin de Documentos, incluyendo como coautor el Libro "Archivos Administrativos Iberoamericanos. Modelo y perspectivas de una Tradicin Archivstica" publicado por el Ministerio de Cultura de Espaa y el Archivo General de la Nacin de Colombia.
Introduccin
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Archivos gubernamentales: escenarios de un desastre Acceso a la informacin archivstica: usos y desusos de la informacin documental Tendencias actuales y perspectivas en la organizacin de archivos Hacia una nueva cultura de la informacin archivstica en el Distrito Federal Sugerencias de poltica pblica a manera de conclusiones
Bibliografa
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Introduccin
Las leyes de transparencia y acceso a la informacin emitidas en los ltimos aos en nuestro pas han reconocido la importancia de los archivos para impulsar, fortalecer, institucionalizar y socializar una nueva cultura de gobernabilidad democrtica, basada en el derecho ciudadano a la informacin, la transparencia de los actos gubernamentales y la rendicin de cuentas. Adems de reconocer la importancia de los archivos, dichas leyes identifican tambin la necesidad de mejorar y modernizar su organizacin y funcionamiento, por lo que, para citar un par de ejemplos significativos, tanto el Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica (IFAI), en coordinacin con el Archivo General de la Nacin (AGN) para el caso federal, como el Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal (INFODF) para el caso de los entes pblicos del gobierno de la ciudad de Mxico, emitieron lineamientos generales en materia de archivos, como respuesta a la necesidad de instrumentar un nuevo diseo institucional en su operacin, capaz de responder con eficacia a los requerimientos de la transparencia, identificada como una manera de hacer visible al gobierno frente a la sociedad y el ciudadano. En este contexto, los avances registrados han sido sin duda notables; destaca especialmente el hecho de que el tema de los archivos, tradicionalmente a la zaga de las prioridades gubernamentales, se haya puesto por vez primera de manera sistemtica en la mesa de las discusiones, como parte de un proceso de anlisis no exclusivamente tcnico, sino, ante todo, bajo una perspectiva jurdica, lo que permite pensar en el desarrollo ulterior de una pertinente legislacin en la materia y de polticas pblicas complementarias en este campo, cuya instrumentacin y consolidacin pueda favorecer el fortalecimiento
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de las instituciones, su capacidad de respuesta organizada frente a los ciudadanos y, en consecuencia, el mejoramiento de las relaciones democrticas entre sociedad y gobierno.1 A pesar de este notable esfuerzo, la situacin de los archivos no se ha modificado sustancialmente, prevalece en ellos una serie de problemas que cuestiona y pone en entredicho su contribucin al desarrollo de una cultura de transparencia y rendicin de cuentas, situacin que, sin ser privativa de stos, destaca particularmente en al mbito de los entes pblicos del Distrito Federal. En tal virtud, a poco ms de cuatro aos de la entrada en vigor de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, conviene hacer una reflexin sobre el estado del arte en cuanto a la situacin de los archivos gubernamentales, especialmente del DF. De igual forma, resulta indispensable hacer un breve balance sobre el impacto que la Ley ha tenido sobre el universo de los archivos y, en contraparte, evaluar la contribucin de stos a los propsitos de la propia Ley. Esta reflexin intenta, entre otras cosas, dar una respuesta a algunas interrogantes: Puede usarse la informacin archivstica para responder con eficacia a las demandas ciudadanas de informacin? Si es as, es factible para los entes pblicos del Distrito Federal obtener la informacin archivstica para ofrecerla en respuesta a estas demandas? Qu problemas enfrenta el acceso a la informacin archivstica en los entes pblicos del DF? Constituyen realmente los archivos un recurso de informacin o su uso se limita al embodegamiento de papeles? Pueden ser los archivos un recurso para la transparencia o constituyen un elemento de opacidad?
1 La modernizacin de archivos ha sido un tema recurrente en la administracin pblica federal y en las propias entidades federativas de nuestro pas. Desde la emisin del programa de Reforma Administrativa de mediados de los aos sesenta del pasado siglo XX, impulsado por la Comisin de Administracin Pblica de la Presidencia de la Repblica, hasta la emisin del Programa Nacional de Informacin y Archivos Pblicos 19901994, impulsado por el Archivo General de la Nacin, el esfuerzo por mejorar la calidad de los servicios archivsticos,
En el presente texto se aborda, sin nimo de agotarla, una discusin que sita los problemas de los archivos y pone en perspectiva algunos elementos de este dilema de la transparencia, especialmente en el Distrito Federal. Para estar en condiciones de desahogar sus contenidos, el presente texto se ha dividido en cuatro secciones esenciales en nuestra argumentacin. En la primera, Archivos gubernamentales: escenarios de un desastre, se abordan los principales problemas que caracterizan la crisis funcional que prevalece en la operacin de los archivos y la influencia que tienen, como factor que los inhibe, tanto para la organizacin sistmica de los archivos gubernamentales como para facilitar el acceso a la informacin archivstica. En la segunda seccin, Acceso a la informacin archivstica: usos y desusos de la informacin documental, centramos la argumentacin en la importancia de la informacin archivstica y el uso e incorporacin de tecnologas en el universo de los archivos, destacando su subutilizacin institucional y social, en el marco de los procesos de acceso a la informacin, transparencia gubernamental y rendicin de cuentas. En la tercera seccin, Tendencias actuales y perspectivas en la organizacin de archivos, se hace una breve referencia en torno a los principales aspectos que hoy en da influyen sobre la organizacin de los archivos gubernamentales, destacando particularmente los ejes sobre los que resulta factible impulsar nuevas estrategias para su mejoramiento, asociadas con el andamiaje tcnico - jurdico que a raz de la reforma al artculo sexto constitucional, las administraciones pblicas deben atender con un cierto sentido de urgencia en este campo.
con independencia de sus resultados, ha sido constante. Al respecto se sugiere consultar los textos siguientes: Quintana Pali, Guadalupe, et al. Los Archivos Administrativos en Mxico. (Cuadernos de Formacin Archivstica. Serie principios bsicos de Administracin de Documentos). Mxico: AGN, 1986 y Ampudia Mello, Jos Enrique, Institucionalidad y Gobierno: Un ensayo sobre la dimensin archivstica de la administracin pblica. Mxico: INAP/AGN, 1988.
Finalmente la ltima seccin, Hacia una nueva cultura de la informacin archivstica, destacamos brevemente la importancia de disear estrategias de formacin de cultura institucional y su extensin social, as como la importancia y difusin de los archivos como un recurso esencial para el fortalecimiento de las acciones de transparencia. Cierra el texto una breve conclusin general de sus contenidos.
1. Archivos gubernamentales: escenarios de un desastre

1.1 Aproximaciones al desastre Los archivos, ni duda cabe, son esenciales para la construccin de una gobernabilidad democrtica, no nicamente a escala del gobierno de la ciudad de Mxico sino en el nivel nacional. En ellos, bajo condiciones operativas complejas y desiguales, se resguarda informacin de gran valor, tanto para el desempeo de la gestin pblica como para su conservacin y difusin como memoria histrica.
La riqueza informativa de los archivos gubernamentales es muy vasta, tanto como los seculares problemas que condicionan su eficiencia y su capacidad para ser considerados y constituirse como el sistema de informacin por excelencia.
La riqueza informativa de los archivos gubernamentales es muy vasta, tanto como los seculares problemas que condicionan su eficiencia y su capacidad para ser considerados y constituirse como el sistema de informacin por excelencia de las administraciones pblicas, en cualquier nivel de gobierno. Diversos estudios y numerosos diagnsticos realizados en el pasado, tanto en nuestro pas como en el mbito internacional2, as como la evidente contundencia de la realidad cotidiana de su operacin, revelan la lamentable situacin, an vigente, de los archivos gubernamentales: las malas condiciones en las que generalmente se brindan sus servicios, las dificultades que enfrentan para desempear sus procesos tcnicos, la obsolescencia de sus instrumentos, mtodos
2 Ver los estudios siguientes: Fundacin Histrica Tavera. Primer Borrador sobre la situacin del patrimonio documental de Amrica Latina. Madrid: Fundacin Histrica Tavera, 1999. Tambin el Censo Gua de Archivos. Ministerio de Cultura de Espaa, Direccin de Archivos Estatales: http:aer.mcu.es/sgac/index y del autor Estadsticas Documentales del Gobierno Federal: conocer la realidad para transformarla, en Revista de la Asociacin Latinoamericana de Archivos, No. X, Mxico: AGN, 1987.
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y sistemas de trabajo; as como la precariedad y mala calidad de los recursos operativos involucrados en la administracin de documentos.3 La situacin descrita, desde luego, no es en modo alguno idntica para todos los archivos gubernamentales, especialmente entre los entes pblicos del Distrito Federal. Persisten en ellos serias desigualdades que debieran obligar a la realizacin constante de diagnsticos y mapas de riesgos que permitan generar informacin eficaz, como parte de un esquema permanente de planeacin del desarrollo archivstico; sin embargo, puede afirmarse que, con variantes de grado, los archivos gubernamentales padecen en la prctica de la misma enfermedad, por lo que requieren de soluciones integrales para modificar radicalmente sus actuales condiciones organizativas y de funcionamiento. Ms all de los problemas tcnicos asociados al funcionamiento de los archivos, cabra preguntarse si los fenmenos que los afectan negativamente son recientes o ms an, si pueden identificarse sus causas y, mejor todava, si en el marco de la situacin que en ellos prevalece y ante los profundos cambios que tienen lugar en la llamada sociedad de la informacin, los archivos pueden, efectivamente, encontrar soluciones que tiendan a mejorar sus condiciones operativas actuales, y con ello favorecer su utilidad y contribucin en los procesos de transparencia y rendicin de cuentas. Cabra preguntarse tambin si los archivos tienen algo que ver con los ms altos valores de la poltica y la democracia, si tienen un espacio en la transformacin del paradigma de la llamada sociedad de la informacin hacia la sociedad del conocimiento y, en sntesis, si
3 Al respecto se sugiere consultar el Manual de Autoformacin en Administracin de Documentos y Gestin de Archivos publicado por el Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal (Info DF), como parte del Aula Virtual del organismo, particularmente en su mdulo uno, tema dos Problemas esenciales de la actividad archivstica, Coleccin de Capacitacin a Distancia, No 3, primera edicin, septiembre de 2006.
su uso en la condicin en la que se encuentran, puede contribuir de alguna forma al desarrollo de inteligencia social.4 Responder a tales cuestionamientos rebasara en extremo los propsitos del presente texto, si bien ms adelante se har un breve comentario sobre estas interrogantes pero, por el momento, interesa reconocer aqu los principales escenarios que han configurado la severa crisis funcional a la que han llegado los archivos y, a partir de su anlisis, reconocer las posibles opciones del desarrollo archivstico, especialmente de los entes pblicos del DF. Son tres los escenarios a destacar primordialmente como factores que condicionan la organizacin y el acceso y uso de la informacin archivstica. En primer trmino, el carcter marginal de los archivos en su medio ambiente institucional y social. En segundo lugar, el carcter estructural de los problemas archivsticos y, en tercer trmino, la errnea concepcin que las administraciones pblicas tienen de los archivos, lo que obliga a una transformacin cultural en torno a su importancia y utilidad como sistema de informacin.
4 Sobre el particular, una diversidad de definiciones se han desarrollado en torno a los conceptos citados, especialmente el de sociedad de la informacin. Como se determin acertadamente por la Comisin temtica de sistemas de informacin cientfica y tecnolgica del Mercosur en 1999, en su resumen ejecutivo, citado por Jos Mara Jardim, la sociedad de la informacin es definida como cualquier conglomerado humano cuyas acciones de supervivencia y desarrollo estn basadas predominantemente en un uso intensivo, distribucin, almacenamiento y creacin de recursos de informacin y conocimientos, mediados por las nuevas tecnologas de la informacin y las comunicaciones Ver Jardim, Jos Mara, Archivos y capacidad gubernativa en la sociedad de la informacin. Serie Estudios Culturales No. 7, Organizacin de los Estados Americanos, 2000. p. 6.

1.2 Primer escenario: marginalidad de los archivos gubernamentales Sin duda, los archivos se encuentran en una situacin marginal en varios sentidos: de la administracin pblica, que lejos de concebirlos como su sistema de informacin natural, los sita como bodegas de papeles inservibles; de las polticas culturales, con las que se les relaciona comnmente en tanto habitaciones de la memoria; esto es, en tanto instituciones que custodian un poco conocido y explorado legado histrico; de la agenda poltica de los actores sociales, que difcilmente consideran la consulta de archivos para la toma de decisiones de gobierno. Del desarrollo y las innovaciones tecnolgicas, cuya incorporacin en el mundo de los archivos busca afanosamente sustituirlos por archivos virtuales, para operar improbables oficinas sin papel y, final y contradictoriamente, de la propia agenda de la transparencia, dada la mejor rentabilidad y prestigio intelectual de otras prioridades.5
El carcter marginal de los archivos en su entorno institucional y social dificulta en grado extremo las condiciones de acceso fsico e intelectual a la informacin documental.
El carcter marginal de los archivos en su entorno institucional y social dificulta en grado extremo las condiciones de acceso fsico e intelectual a la informacin documental, a la vez que limita considerablemente su utilizacin en los procesos de la gestin pblica, as como para la construccin ordenada de la memoria documental de instituciones y organismos.
Resulta sintomtico, por ejemplo, que a varios aos de emitidas las leyes de transparencia y acceso a la informacin no haya, a la fecha, un slo diagnstico actualizado sobre la situacin de los archivos pblicos y su impacto en el contexto de la transparencia y la rendicin de cuentas, as como un slo reporte que evale las tendencias de su desarrollo y una sola propuesta estratgica integral de planeacin archivstica, salvo la incorporada muy recientemente en los Lineamientos en Materia de Archivos del Distrito Federal. Cabe recordar tambin aqu la ausencia de una Ley de Archivos, plenamente consensuada, que de emitirse bajo estas circunstancias correra el riesgo de quedarse nicamente en el mbito de las formalidades jurdicas.
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La incomprensin del valor de los archivos como sistema de informacin y el desdn con que es vista la funcin archivstica, especialmente por parte de la autoridad, los condena a una permanente posicin de rezago, en la que los archivos son vistos ms como un pesado lastre que hay que arrastrar que como un recurso informativo esencial, con carcter probatorio, para el correcto ejercicio de las gestiones pblicas, y como testimonio de la evolucin jurdica y administrativa de las instituciones gubernamentales. Las razones que estn por detrs de la marginalidad de los archivos no son nuevas, son varias ya las dcadas en las que los archivos padecen de severos problemas en su organizacin y funcionamiento, con el consecuente aislamiento que padecen en el mbito gubernamental, y cuyas causas pueden encontrarse tanto en fenmenos contundentemente objetivos, condicionantes de su eficiencia, como la llamada explosin de documentos6, as como en la limitada visin y conceptualizacin que las administraciones pblicas tienen de la informacin archivstica que ellas mismas producen y usan. Un breve anlisis de estos fenmenos se hace seguidamente. 1.3 Segundo escenario: races estructurales de los problemas archivsticos Pese a lo gastado del trmino, los problemas de los archivos pueden calificarse como estructurales, pues sus races tienen origen en el seno de la propia administracin pblica; esto es, se sitan en el centro de los procesos de gestin y los mecanismos y procedimientos asociados a ellos,
Los problemas de los archivos pueden calificarse como estructurales, pues sus races tienen origen en el seno de la propia administracin pblica.
6 Sobre este fenmeno se sugiere consultar el Manual de Autoformacin en Administracin de Documentos y Gestin de Archivos del Info DF, ya citado, en su primer mdulo, tema 1:Desarrollo y conceptualizacin de la Administracin de Documentos.
influyentes, de manera decisiva, en la forma como las instituciones gubernamentales producen, organizan, manejan y, sobre todo, perciben a la informacin documental y archivstica. La produccin explosiva de documentos en las administraciones pblicas constituye un problema estructural que puede calificarse como central en la gestin de archivos, alrededor del cual se generan y tejen una serie de problemas de ndole y magnitudes diversas. Este fenmeno resulta del crecimiento, complejidad y diversificacin de las instituciones gubernamentales y el consecuente aumento de las relaciones documentadas, por as llamarlas, entre sociedad y gobierno, dado el propio crecimiento de la poblacin y sus demandas de bienes y servicios. Dicho fenmeno obedece tambin a vicios, inercias y falsas tradiciones administrativas en la produccin y uso de documentos, como la cultura de las mil y una copias, los usos y abusos de las tecnologas reprogrficas o la exacerbada tramitologa de los asuntos burocrticos. La excesiva produccin de documentos, con independencia de sus causas, provoca serios disturbios en la administracin de la informacin archivstica de las organizaciones, pues por un lado afecta las tcnicas, los mtodos y sistemas de trabajo de los archivos, volvindolos obsoletos7 e ineficaces y, por otra parte, afecta y hace insuficientes los ya de por s
La excesiva produccin de documentos, provoca serios disturbios en la administracin de la informacin archivstica de las organizaciones.
7 Por citar un ejemplo, en el caso de la clasificacin archivstica, el sistema de mayor uso hasta antes de la emisin de lineamientos en materia de archivos en el Distrito Federal era el conocido como Sistema de Clasificacin Decimal de Melvin Dewey, ms apropiado para su uso en bibliotecas que en archivos. Otras tcnicas del trabajo archivstico, en materia de descripcin o valoracin documental, empiezan apenas a ser reconocidas por los entes pblicos del DF, salvo, desde luego, contadas excepciones.
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inapropiados espacios fsicos, el mobiliario y el equipo, y en general todos los recursos destinados para la administracin y conservacin de los archivos pblicos. Por otra parte, el control intelectual de la informacin documental producida masivamente se dificulta en extremo, haciendo que el personal asignado a la funcin archivstica, carente en general de un perfil profesional adecuado para su desempeo, posea una imagen negativa, de burcrata indolente, al que se enva al archivo como castigo por su ineficiencia. De este modo se ha afirmado, no sin razn, que los archivos han cado en un una suerte de crculo vicioso que se distingue por la carencia de apoyos gubernamentales para ellos, ante el escaso control que tienen sobre los documentos que manejan, mismos que, al producirse masivamente, aumentan la obsolescencia de las tcnicas, recursos y mtodos del trabajo archivstico, colapsando a ste, junto con su propia imagen, en el marco de un entorno institucional hostil, extremadamente cambiante, y del que se rezagan an ms, da tras da8. Esta situacin les ha ganado a los archivos tambin ser identificados El universo archivstico y como el retrato de Dorian Gray la fenomenologa asociada de las administraciones pblicas, a la operacin de los pues mientras stas se modernizan, archivos gubernamentales rindiendo culto a las normas ISO y exige una comprensin los sistemas de gestin de la calidad, ms inteligente y en los que se invierten cuantiosos comprometida por parte recursos, los archivos, perdidos en las de la administraciones oscuras bodegas de las instituciones, pblicas respecto de su se deterioran progresivamente junto a valor y utilidad. los muebles viejos y otros recursos de desecho de la propia administracin. La organizacin de los archivos y el acceso a la informacin documental bajo estas condiciones no resultan tareas de fcil resolucin. El
8 Vase Revista Cambio Archivstico, No. 2, seccin Concentrarse, Mxico, AGN, 1984.
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universo archivstico y la fenomenologa asociada a la operacin de los archivos gubernamentales exige una comprensin ms inteligente y comprometida por parte de la administraciones pblicas respecto de su valor y utilidad, as como de la instrumentacin de proyectos integrales de corto, mediano y largo alcance, que se siten justo en la propia dimensin de los problemas estructurales que prevalecen en los archivos. Los problemas de los archivos, en resumen, no tienen entonces un carcter exclusivamente tcnico, su naturaleza se asocia tambin con nocivos comportamientos institucionales y con una seria incomprensin de su estatuto y utilidad gubernamental y social. Por estas razones impulsar un conjunto de medidas integrales que adems de normar la operacin tcnica de los archivos, fijen su atencin tambin en el entorno o medio ambiente institucional en el que stos se producen, organizan, controlan y usan, resulta una medida de poltica pblica absolutamente indispensable y urgente.
El diseo e instrumentacin de polticas pblicas, debidamente articuladas alrededor de una pertinente Ley de Archivos, podr favorecer la planeacin permanente del desarrollo archivstico de las instituciones y tambin la adopcin de una cultura social sobre su importancia.
Rebasar los problemas estructurales de los archivos constituye una responsabilidad ineludible de gobierno y no solamente de archivistas. El diseo e instrumentacin de polticas pblicas, debidamente articuladas alrededor de una pertinente Ley de Archivos, podr favorecer la planeacin permanente del desarrollo archivstico de las instituciones y tambin la adopcin de una cultura social sobre su importancia, que modifique la limitada visin y conceptualizacin que se tiene de los archivos en la actualidad.
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1.4 Tercer escenario: visin y conceptualizacin de los archivos desde la administracin pblica A la situacin descrita previamente se suma una equvoca visin social y, particularmente, institucional de los archivos. El trato indiferente, desdeoso, y podra decirse que hasta ignorante, que prevalece en las administraciones pblicas sobre la actividad archivstica y el personal que la ejerce, dificulta el diseo de polticas pblicas de alto impacto en esta materia, de forma tal que los archivos, lejos de contribuir a la facilitacin al acceso a la informacin contenida en ellos y, por tanto, al fomento de una cultura de transparencia, constituyen su eslabn ms dbil y un serio obstculo para su construccin eficaz. Como acertadamente afirma Ramn Alberch Fugeras, prestigiado archivista cataln: Uno de los obstculos de ms relieve que impiden la normalizacin de la funcin archivstica proviene del gran arraigo de una deformada percepcin y visualizacin pblica de la profesin que se concreta en una fluctuacin que oscila entre el estereotipo y la invisibilidad. As la imagen ciudadana de los archivos se asocia frecuentemente, o bien a unos depsitos donde se acumulan grandes volmenes de documentos y en cuyo marco se emprenden enjundiosos estudios aptos slo para el consumo de una minora erudita, o contrariamente se constata un lamentable olvido derivado del desconocimiento sobre nuestros objetivos y funciones. El ciudadano, pero tambin una parte sustancial de los gestores y polticos, tienen grandes dificultades para establecer una correlacin positiva entre sus necesidades de informacin y la existencia de un servicio de archivos gil y eficaz.9
9 Alberch i Fugeras, Ramn, Ampliacin del uso social de los archivos. Estrategias y perspectivas Ponencia presentada durante el I Seminario Internacional de Archivos de Tradicin Ibrica, Ro de Janeiro, Brasil. 2000 (http:www. arquivonacional/gov.br/pub/virtual/seminario_cp.htm).
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La actividad archivstica transita as entre un conjunto de estereotipos y falsas dualidades que nublan la visin que de los archivos tienen las propias administraciones pblicas. Equvocamente se concibe como una actividad al servicio de historiadores o, en el otro extremo, como una actividad emprica, carente de inters intelectual.10 Esta rgida visin est ligada tambin a la limitada conceptualizacin que se tiene de los archivos en el entorno de las instituciones gubernamentales, asociada nicamente con los depsitos de archivo, esto es, con informacin que debe resguardarse para usos exclusivamente testimoniales. Actualmente, - afirma Jardm -se recurre con frecuencia a la temtica de la memoria, expresin de intereses y pasiones y objeto de un campo interdisciplinario. Diversos trminos tienden a ser relacionados con la memoria: rescate, preservacin, conservacin, registro, seleccin, etc. En este sentido, la memoria parece visualizada sobre todo como dato a ser arqueologizado y raramente como proceso y construccin sociales.11 Tal visin y conceptualizacin desnaturaliza el espritu de la ciencia archivstica y su ejercicio prctico, pues desconoce el conjunto de funciones asociadas a los archivos, al entenderlos nicamente desde su definicin espacial (el depsito del archivo) y no en concordancia con su definicin conceptual e institucional, (esto es, como conjuntos orgnicos y organizados de informacin, y como instituciones archivsticas formalmente establecidas, susceptibles de integrase como sistema institucional de archivos).
Ver del autor el texto Archivos pblicos en el Distrito Federal: Dualidades de la informacin archivstica: entre la opacidad y transparencia de la Administracin Pblica. Guerrero Chiprs, Salvador (compilador) Claroscuros de la Transparencia en el DF. Horizontes en el escrutinio de la gestin pblica. Coleccin Transparencia y Democracia. Info DF Diciembre, 2006 p.p. 247 255. 11 Jardm, Jos Mara, Op. cit. p. 37.
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Esta conceptualizacin impide La Administracin de tambin a las administraciones Documentos es una pblicas considerar a los archivos teora y metodologa que se concibe como una como centros neurlgicos de disciplina actuante, en informacin y a los archivistas como la que los archivos se administradores de informacin, en oposicin a su consideracin todava visualizan no slo desde vigente como archivos-almacn la ptica de su guarda y y archivistas-bodegueros, con el conservacin en beneficio nicamente de la historia consecuente desprestigio social e sino, desde la ptica de la institucional de esta disciplina como administracin. ciencia aplicada.12 Por el contrario, la evolucin de la ciencia archivstica ha sido muy dinmica, a partir precisamente del combate al grave fenmeno de explosin de documentos, que dio lugar a un intenso debate entre los especialistas a mediados del siglo XX, y cuyo resultado fue la conversin de la ciencia archivstica tradicional en Administracin de Documentos. La Administracin de Documentos es una teora y metodologa que se concibe como una disciplina actuante, en la que los archivos se visualizan no slo desde la ptica de su guarda y conservacin en beneficio nicamente de la historia sino, desde la ptica de la administracin, como informacin que cumple con un ciclo vital, a lo largo del cual se llevan a cabo un conjunto de procesos que pueden permitir la integracin de los archivos como modelo organizativo unificado a escala institucional, esto es, como sistema de informacin.13
Esta es la razn que explica la dependencia y adscripcin orgnica de los servicios archivsticos en las instituciones pblicas, a las reas de servicios generales, equiparando el servicio de archivos, con los servicios de mantenimiento e intendencia. 13 Para una explicacin detallada de la administracin de documentos y los conceptos de ciclo vital, valoracin, sistemas institucionales de archivos, etc., se sugiere consultar el mdulo uno Administracin de Documentos: paradigma del desarrollo archivstico del Manual de Autoformacin en Administracin de Documentos y Gestin de Archivos del Info DF, ya citado.
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De acuerdo con la administracin de documentos y su concepto central, el ciclo vital de la informacin documental,14 los archivos recorren tres fases o edades que permiten diferenciar tanto los usos y usuarios de la informacin, como especializar los procesos, instrumentos de trabajo y recursos utilizados para la gestin de archivos. As, en la primera fase del ciclo, denominada activa o de gestin, los documentos se producen e integran como informacin archivstica en expedientes y series, que tienen, adems de un alto valor administrativo, legal y fiscal, un uso constante y utilidad inmediata para las oficinas productoras de la informacin. Es en esta fase del ciclo que se construyen, a travs de un proceso de agrupaciones sucesivas de la informacin documental y mediante la utilizacin de una serie de mtodos e instrumentos de control tcnico, los conjuntos orgnicos y organizados de informacin denominados archivos. El ciclo vital establece tambin que para la correcta administracin de los recursos y las operaciones documentales que son inherentes a su primera fase, debe crearse una unidad o entidad archivstica, formalmente establecida, que brinde los servicios de administracin de documentos en forma especializada. A esta unidad se le denomina genricamente archivo de trmite. La segunda fase del ciclo se conoce como la etapa semiactiva o de conservacin precautoria de la informacin, dados sus posibles valores de referencia legal o fiscal, y cuyo manejo especializado debe confiarse a otra unidad archivstica denominada archivo de concentracin.
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Sin ser su propsito central, quiz valga la pena aqu hacer una breve referencia en relacin con algunos aspectos tcnicos asociados a la administracin de documentos, a fin de contrastarlos con la realidad archivstica que prevalece en las Administraciones Pblicas, si bien se recomienda para los interesados consultar el ya citado Manual de Autoaprendizaje del Info DF y la bibliografa incorporada al final del presente texto.
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Finalmente, al concluir esta segunda fase del ciclo y despus de un intenso proceso de valoracin documental, cuyo propsito central es la seleccin de la informacin que posea valores histricos y la depuracin de aquella que no los posea, proceso que, desde luego, no es tarea fcil, los documentos son transferidos para su conservacin permanente y difusin social, a una unidad de archivo histrico, cuestin que ocurre cuando los documentos arriban a la tercera fase de su ciclo. As, el ciclo vital ofrece una orientacin metodolgica esencial, que permite tanto la especializacin del trabajo de las diversas entidades archivsticas de una institucin, como la construccin de un sistema institucional de archivos, como paradigma para la gestin de documentos a lo largo de su ciclo vital. En oposicin a este modelo, los entes pblicos del Distrito Federal y, en general, buena parte de las administraciones pblicas de nuestro pas, dados los tres escenarios del desastre que hasta aqu hemos descrito, operan con sus archivos en forma accidentada, brindando un servicio que no cuenta con organizaciones archivsticas formales, sin mtodos, procedimientos y sistemas de gestin documental pertinentes, sin recursos suficientes y adecuados, en forma aislada y confiando la muy sensible informacin documental de las instituciones, al criterio personal de los archivistas, del personal secretarial o de los propios administradores, lo que provoca e influye decisivamente en la administracin patrimonialista de la informacin, el secretismo y el fomento a la corrupcin. Como parte de este cuadro, afirma Jardm las restricciones de consulta y las condiciones de acceso fsico e intelectual de los archivos limitan considerablemente su utilizacin por el administrador pblico y el ciudadano. El acceso del ciudadano a la informacin gubernamental con objetivos cientficos o de comprobacin de derechos, resulta, por tanto, sumamente limitado.15
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Jardm, Jos Mara, Op. cit. p. 36
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Operando as, los archivos pierden su capacidad como recurso de gestin, como espacios de transparencia, memoria y cultura. Es esta, en resumen, la dialctica de la gestin de documentos, en plena era de la transparencia.
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2. Acceso a la informacin archivstica: usos y desusos de la informacin documental

2.1 Acceso social a la informacin archivstica El acceso a la informacin archivstica por parte del ciudadano, ante los problemas estructurales de los archivos destacados en la primera seccin del presente texto, representa una seria dificultad para las instituciones que tienden, o bien a negar la informacin por no encontrarla, o bien a declarar su inexistencia real. No se tienen datos precisos El acceso a la informacin sobre esta situacin, tanto a nivel archivstica por parte del ciudadano representa federal como en el caso de los entes pblicos del Distrito una seria dificultad para las instituciones que Federal, en virtud de no haberse levantado propiamente un diag- tienden, o bien a negar la informacin por no nstico especial en torno a los encontrarla, o bien a archivos y a las condiciones de acceso a la informacin archi- declarar su inexistencia real. vstica.16 En el reporte de informacin estadstica del ejercicio del derecho ciudadano a la informacin, correspondiente al primer semestre
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El Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica (IFAI) formul recientemente, como resultado de una encuesta, un estudio, en el que no obstante que se reconoce una percepcin de cambio respecto al funcionamiento de los archivos, centrado en la guarda de la documentacin dentro de las instituciones pblicas, se reconoce la urgente necesidad de un diagnstico actualizado de los archivos que permita reforzar sus reglas y operacin. Ver: La cultura de los servidores pblicos alrededor de los temas de transparencia y acceso a la informacin Encuesta CETA/IFAI 2007 Documento en formato PDF, www.ifai. org.mx/SitiosInteres/estudios
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de 2007, el INFODF17 destaca el aumento exponencial de solicitudes de informacin, as como los porcentajes de atencin y solicitudes tramitadas, tanto como las que corresponden a las negadas por inexistencia o por su caracterizacin como informacin restringida; sin embargo, dicho reporte no especfica si la informacin tanto aceptada como negada, fue buscada en los archivos de los entes pblicos del Distrito Federal, refirindonos, desde luego, a unidades de archivo formalmente establecidas y, en su caso, los porcentajes correspondientes al origen de la informacin solicitada. El incremento de 181.9% de solicitudes de informacin en relacin con el mismo perodo en el 2006, de acuerdo con el reporte citado, tanto como las tendencias respecto a los medios utilizados para ejercer el derecho a la informacin, as como el perfil sociodemogrfico de los solicitantes, son bastante reveladores en el sentido de que, gradualmente, la sociedad cada vez hace un mayor uso de los mecanismos establecidos para el ejercicio de este derecho. Destaca por su importancia la utilizacin de los medios tecnolgicos para que el ciudadano acceda en forma expedita a la informacin, pues tanto el sistema denominado Infomex, como la reciente opcin de atencin telefnica (TELINFODF) han disparado exponencialmente las solicitudes de acceso a la informacin gubernamental. En este mismo sentido es bastante revelador el dato relativo a la disminucin de las solicitudes de acceso presentadas en forma personal, a travs de las oficinas de informacin pblica (OIP) establecidas como parte del
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Ver portal Web del Info DF Informacin Estadstica del Ejercicio del Derecho Ciudadano a la Informacin, primer semestre del 2007.
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diseo institucional propiciado por la Ley de Acceso a la Informacin, cuyas razones no pueden identificarse, desde luego, en un reporte estadstico, pero que ameritaran un serio estudio respecto a sus causas. Las preguntas respecto del uso Las respuestas a las de la informacin archivstica para solicitudes de accso atender estas demandas siguen, sin a la informacin, son embargo, en el aire, las respuestas buscadas en el mundo a las solicitudes de acceso a la de los archivos?, Cul informacin, son buscadas en el es la procedencia de la mundo de los archivos?, cul informacin atendida y es la procedencia de la informacin tramitada? atendiday tramitada?, puede explicarse, con suficiencia, la inexistencia de la informacin? No lo sabemos con certeza, lo cierto es que dadas las condiciones de los archivos podemos afirmar que tambin en este sentido estn siendo especialmente subutilizados. La carencia de instrumentos tcnicos de control archivstico, la ya mencionada obsolescencia de sus mtodos de trabajo y, en general, la deficiente integracin y organizacin de la informacin documental, plantea serias interrogantes al uso de la informacin archivstica, ya no digamos para facilitar las peticiones de acceso de la ciudadana, sino incluso en el marco de los propios procesos de la gestin institucional. Muchos archivos carecen de inventarios, catlogos y otros documentos descriptivos que puedan facilitar su control intelectual y el acceso a la informacin que contienen, lo que queda de manifiesto cuando se observa el desorden organizacional de los acervos.
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La inexistencia de estos instrumentos descriptivos, que habitualmente se formulan bajo normas tcnicas cuidadosamente establecidas18, sumada a la mala integracin y clasificacin de la informacin documental, entendida como un proceso de identificacin, agrupacin y sistematizacin de la informacin archivstica, no permite el uso intensivo de los archivos en los procesos de gestin, as como en la ejecucin ordenada de los procesos deliberativos y, consecuentemente, en la toma de decisiones gubernamentales. Es por esto que como parte de las estrategias para facilitar el acceso a la informacin archivstica, resulta esencial la formulacin de estas herramientas de trabajo, respaldadas en metodologas claras y en la necesaria preparacin profesional y multidisciplinaria del personal que labora en las reas de archivo. Ante la explosin y masificacin de la informacin archivstica en las instituciones, la generacin de estos instrumentos de trabajo puede hacer posible privilegiar la calidad de la informacin integrada a los archivos, por encima o a pesar El correcto y eficiente de la cantidad de documentos que uso de la informacin suelen recibir y conservar en sus archivstica debe acervos. pasar por la previa organizacin de los materiales documentales El correcto y eficiente uso de la informacin archivstica debe y el mejoramiento de pasar por la previa organizacin de las condiciones de produccin e integracin los materiales documentales y el mejoramiento de las condiciones de la informacin de produccin e integracin de archivstica.
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Se sugiere consultar en el portal Web del Archivo General de la Nacin la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica (ISAD G, por sus siglas en ingls) reconocida como una directriz pertinente a nivel mundial para la integracin de descripciones archivsticas.
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la informacin archivstica, cuestiones que implican un serio proceso de cooperacin y comunicacin entre archivistas y administradores en el diseo de polticas y procedimientos institucionales que favorezcan el uso intensivo y controlado de la informacin documental, cuestin que resulta particularmente importante cuando se incorporan nuevas tecnologas en el universo de los archivos. 2.2 Uso y abuso de tecnologas en el manejo de la informacin archivstica La incorporacin de tecnologas de la informacin y comunicacin en prcticamente todos los procesos de la gestin institucional es un fenmeno irreversible que, por el contrario, habr de incrementarse exponencialmente en los prximos aos. Las estrategias de gobierno electrnico y en general el uso de informacin en nuevos soportes documentales, legibles por mquina, ha trado consigo el desarrollo de nuevos modelos en el desempeo de la gestin pblica y las relaciones de gobierno con el ciudadano. Pese a los cambios que introduce la adopcin El uso de nuevas tecnologas de nuevas tecnologas, para el manejo de la informacin la produccin de gubernamental, as como la creacin documentos de archivo de estructuras y diseos instituciotradicionales no se ha nales de operacin centrados en la cancelado, en virtud del informacin electrnica y el uso de carcter jurdicamente la Internet, no escapan, sin embargo, probatorio de stos. a una serie de riesgos, especialmente porque acentan las diferencias sociales y las posibilidades reales de acceso ciudadano a la informacin, abriendo la
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llamada brecha digital.19 Pese a los cambios que introduce la adopcin de nuevas tecnologas, la produccin de documentos de archivo tradicionales no se ha cancelado, en virtud del carcter jurdicamente probatorio de stos, por lo que puede afirmarse que la mayor parte de la informacin gubernamental sigue depositada en los archivos de las instituciones pblicas. Adems de las limitaciones jurdicas de la informacin electrnica, se han planteado una diversidad de dilemas que cuestionan el uso de este tipo de informacin, especialmente si se concibe como sustitutiva de los archivos. La seguridad, autenticidad, integridad y fiabilidad de la informacin electrnica, as como las dificultades que representa su manejo archivstico y conservacin a largo plazo, como informacin histrica o testimonial, recrudecen el debate que desde los aos noventas se ha venido dando en relacin con este tema.20 El uso de tecnologas y la formulacin de sistemas automatizados, incorporados en cambio en forma inteligente y ordenada, puede traer enormes beneficios para potenciar el acceso a la informacin archivstica. De este modo, la apuesta por las tecnologas de la informacin incorporadas a los archivos, sin una revisin crtica del contexto en el que habrn de aplicarse, slo puede traer consecuencias catastrficas para su manejo, pues un requisito previo para u n uso inteligente de tecnologas en este campo lo constituye la sistematizacin antes que la automatizacin de la informacin documental.
Para un estudio detallado de la importancia de los archivos en las estrategias de gobierno electrnico ver: Gobierno Basado en la Evidencia Documental en la Era Electrnica. Informacin para el buen gobierno. Banco Mundial- International Records Management Trust www.worldbank.org/evidence. 20 Conde Villaverde, Mara Luisa, La produccin de documentos en soporte electrnico y su control archivstico en La administracin electrnica y los archivos. Amenazas y oportunidades para la Archivstica Toledo, Junta de Comunidades de Castilla La Mancha, 2003, pp. 11 - 50
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El uso de tecnologas y la formulacin de sistemas automatizados, incorporados en cambio en forma inteligente y ordenada, puede traer enormes beneficios para potenciar el acceso a la informacin archivstica, por eso resulta en extremo alentador para el universo de los archivos adscritos a los entes pblicos del Distrito Federal, que los lineamientos que los rigen a partir de este ao, pongan especial atencin en el uso razonado de estas tecnologas. Como afirma Carlos Romn Garca: Las instituciones pblicas y los archivos en particular reconocen cada vez ms que las tecnologas de la informacin no resuelven por s mismas los problemas derivados de un inadecuado manejo de la informacin documental que constituye los archivos y por lo tanto la memoria de las instituciones. Por el contrario, impone nuevos retos que es necesario afrontar con imaginacin para proponer soluciones prcticas, de bajo costo y adecuadamente articuladas con los procesos de gobierno que recurren a ellas cada vez ms.21 Facilitar entonces la incorporacin de tecnologas de la informacin, especialmente para la automatizacin de los instrumentos de consulta que previamente se hayan diseado en el espectro de las actividades archivsticas, puede traer consigo el uso potenciado de los archivos, respondiendo a la demanda que, sin duda, aumentar an ms en los prximos aos, por parte de la ciudadana.22
Romn Garca, Carlos, De la memoria de papel al bit: documentos y archivos electrnicos en Mxico en Gestin de Documentos Electrnicos (Antologa). Mxico, AGN, 2002. p.69. 22 Millar Laura, Authenticity of Electronics Records, en A Report Prepared for UNESCO and the International Council of Archives, January, 2004. International Records Management Trust.
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El uso de tecnologas eficaces cada vez ms depuradas instrumentalmente, que tienden a facilitar las peticiones de acceso a la informacin por parte de la sociedad, como lo demuestra el sistema Infomex, debe ligarse necesariamente con la incorporacin ordenada de tecnologas en el universo de los archivos. Si los archivos se encuentran cabalmente organizados y sus instrumentos de control debidamente automatizados, la construccin de un puente o interfaz entre las peticiones de acceso a la informacin y la fuente de la que se nutren, permitir una ms eficiente relacin de los archivos con las oficinas de informacin pblica o las unidades de enlace, en beneficio de un gil acceso social a la informacin documental. Para facilitar este propsito es necesario que los archivos salgan de su aislamiento al seno de las organizaciones gubernamentales, as como asumir actitudes prospectivas ms eficientes por parte del personal que se dedica a la funcin, y en concordancia con un ms serio compromiso y apuesta por los archivos por parte de las administraciones pblicas. Las acciones de capacitacin, la cooperacin multidisciplinaria y la adopcin de un conjunto de habilidades tcnicas y competencias profesionales de archivistas y administradores estn ciertamente relacionadas con la modernizacin de los servicios documentales. Bajo esta perspectiva, y nicamente as, es que puede afirmarse que el establecimiento de sistemas automatizados de informacin, basados en la documentacin archivstica, podrn contribuir al desarrollo de canales de comunicacin ms eficaces entre sociedad y gobierno. Mantener archivos pblicos 26
en lnea ampliar la cobertura de los servicios pblicos, mejorar la calidad de la gestin y har viable una participacin ms informada de los ciudadanos en los actos de gobierno.
Mantener archivos pblicos en lnea ampliar la cobertura de los servicios pblicos, mejorar la calidad de la gestin y har viable una participacin El acceso a la informacin archims informada de los vstica y la consecuente participa- ciudadanos en los actos de cin informada de la sociedad gobierno. en los procesos de gestin gubernamental, tornan a la transparencia no solo como una manera de hacerlos visibles, sino esencialmente, inteligibles frente al ciudadano.
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3. Tendencias actuales y perspectivas en la organizacin de archivos

3.1 Nuevas estrategias para la creacin y consolidacin de los sistemas archivsticos? A raz de la reforma al Artculo 6 constitucional (DOF, 20 de julio de 2007) se fortalece la posibilidad de unificar los criterios y el andamiaje tcnico y jurdico en materia de transparencia, acceso a la informacin, proteccin de datos personales y, particularmente, la gestin de los archivos pblicos.
La emisin de una ley de datos personales y una ley de archivos en los diversos mbitos de gobierno, se considera indispensable para favorecer los esfuerzos de transparencia y rendicin de cuentas y, especialmente, para acceder a la informacin en posesin de los rganos gubernamentales, la mayor parte de la cual se encuentra depositada, no siempre en las mejores condiciones de organizacin y con graves riesgos de prdida de la misma, como hasta aqu se ha comentado, en los archivos de las instituciones pblicas. En efecto, en los archivos, particularmente de los entes pblicos del Distrito Federal, se resguarda informacin de gran valor, no slo por su carcter testimonial, sino tambin por su carcter instrumental; esto es, por ser un recurso informativo esencial para el desempeo
de los procesos de gestin, deliberacin y toma de decisiones. Se trata de informacin de uso social cotidiano, con un alto valor probatorio por ser la expresin concreta de las relaciones del gobierno con los ciudadanos. Los archivos resguardan informacin pblica, confidencial y de datos personales en prcticamente todas las esferas del ejercicio de gobierno, lo que hace evidente la necesidad de disear una 28
legislacin pertinente que haga posible, complementariamente, el diseo de polticas pblicas y acciones de regulacin normativa para la administracin de documentos y la gestin de los archivos gubernamentales. De acuerdo con lo anterior, partimos de la conviccin de que el mejoramiento de los archivos gubernamentales, en el contexto de la reforma constitucional al Artculo 6, ser viable si descansa eficientemente sobre tres ejes fundamentales: primero, la construccin de un andamiaje jurdico, especialmente de cara al diseo y emisin de una pertinente ley de archivos; segundo, la adopcin e instrumentacin del diseo institucional de operacin archivstica basado en la construccin de sistemas institucionales de archivos, con la gua metodolgica de la administracin de documentos y el ciclo vital de la informacin documental y, finalmente, el fortalecimiento de la capacidad administrativa y financiera de las instituciones para favorecer la inversin de recursos mnimos indispensables para la gestin de archivos. Slo mediante la convergencia de estos tres ejes podr favorecerse una estrategia de planeacin del desarrollo archivstico en las administraciones pblicas y, particularmente, en los entes pblicos del Distrito Federal, que han empezado ya a dar algunos pasos, orientados en esta perspectiva.23
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Lineamientos en materia de Archivos del Distrito Federal (GO, 9 de mayo de 2007).
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3.2 Primer eje del desarrollo archivstico: el problema jurdico. A raz del fortalecimiento del Archivo General de la Nacin, adscrito a la Secretara de Gobernacin, en 1977 y del diseo de un Sistema Nacional de Archivos en 1978, los esfuerzos por formular una ley de archivos a nivel federal han sido constantes.24 La emisin de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, la creacin del Instituto Federal de Acceso a la Informacin (IFAI) y la posterior generacin de leyes e integracin de institutos y comisiones de transparencia en las entidades federativas del pas, el Distrito Federal incluido, han profundizado su necesidad, ms sigue incierta su viabilidad. De ah la importancia que para el caso de los archivos tiene la reciente reforma constitucional. Ms all de las discusiones en torno a su promulgacin, vale la pena mencionar que una ley de archivos, aunque indispensable, no es la nica garanta para que los archivos mejoren. La cobertura jurdica de la Ley deber centrarse, desde nuestro punto de vista, en algunos requisitos bsicos, a efecto de no hacer de ella letra muerta o una camisa de fuerza que en lugar de favorecer el desarrollo archivstico, lo inhiba. Entre estos requisitos consideramos esenciales los siguientes: La cobertura jurdica de la Ley deber centrarse, desde nuestro punto de vista, en algunos requisitos bsicos, a efecto de no hacer de ella letra muerta o una camisa de fuerza que en lugar de favorecer el desarrollo archivstico, lo inhiba.
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Sobre el particular se sugiere el texto ya citado de Quintana Pali, et. al. Los Archivos Administrativos en Mxico y de Herrera Huerta, Juan Manuel y Ramrez Delen, Jos Antonio el libro Archivos Administrativos Iberoamericanos. Modelo y perspectivas de una tradicin archivstica. Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos, Ministerio de Cultura de Espaa y Archivo General de la Nacin de Colombia, 1996. pp.117 -212
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- Una definicin clara del objeto de la ley, basada en el pleno conocimiento tcnico y conceptual de los archivos como sistemas de informacin. - Promulgar la ley despus de un amplio, incluyente y eficaz proceso de consenso, especialmente entre los actores directamente involucrados en la gestin de archivos y sus usuarios institucionales y sociales. - Considerar la emisin de la ley como un primer paso que pueda dar cobertura al diseo e instrumentacin de polticas pblicas y normatividad complementarias que fortalezcan la organizacin de los archivos y, especialmente, los mecanismos de acceso a la informacin gubernamental contenida en ellos. - Finalmente, respaldar la emisin de la ley a travs del diseo de estrategias de planeacin archivstica y mecanismos de cooperacin entre las instituciones. En el Distrito Federal se han dado importantes pasos con la emisin de los Lineamientos Generales en Materia de Archivos (GO, 9 de mayo de 2007) por parte del INFODF. En ellos se consideran estrategias similares a las comentadas, cuya instrumentacin depender de la voluntad poltica, la capacidad tcnica y la inteligente inversin de recursos por parte de los entes pblicos del Distrito Federal. Evaluar el alcance de los lineamientos y referenciar sus contenidos para la emisin pronta de una ley de archivos del Distrito Federal, forma parte tambin de estos esfuerzos gubernamentales.
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3.3 Segundo eje del desarrollo archivstico: construccin de los sistemas institucionales de archivos Con fundamento en la administracin de documentos y su concepto central, el ciclo vital de la informacin, es que resulta factible, metodolgicamente, construir un nuevo diseo institucional para la gestin de archivos. Cabe destacar que este diseo no es, en realidad, tan nuevo. En efecto, tiene su origen en la normatividad tcnica diseada hace ms de veinte aos por el Archivo General de la Nacin en el marco de los Sistemas Red de Archivos/25, y cuya instrumentacin operativa hacia los aos ochenta del pasado siglo XX, tuvo un relativo xito al seno de las dependencias pblicas de nivel federal. No obstante, y a pesar de contener una clara definicin conceptual basada en el ciclo vital de la informacin, al carecerse de una estructura jurdica apropiada, en la prctica, fueron muy pocas las instituciones pblicas las que lograron, as sea parcialmente, instrumentar y formalizar la creacin y operacin de sus sistemas institucionales de archivos.26 En muchas otras instituciones tal hecho no fue posible ante la ausencia de un marco jurdico que propiciara su integracin obligatoria, cobrando as mayor importancia el establecimiento del andamiaje legal comentado en el punto anterior. El modelo conceptual del que se parte concibe la operacin de los archivos como un conjunto de elementos que comparten fines comunes: la administracin de documentos a lo largo de su
Ver Manuales del Sistema Red de Archivos de Gobierno Federal. Mxico, AGN, 1986. 8 V. 26 Tales fueron los casos de la Secretara de Salud, la Secretara de Comunicaciones y Transportes y el extinto Departamento del Distrito Federal.
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ciclo vital, la eficiente organizacin, el eficaz uso de la el eficaz uso de la informacin informacin archivista en archivstica en los procesos de los procesos de gestin, gestin para la construccin la divisin social de la de la memoria histrica de las informacn y el fomento inatituciones, la difusin social de de una nueva cultura la informacin archivistica, como institucional y social en un elemento clave para las acciones torno de los archivos. de transparencia y rendicin de cuentas y el fomento de una nueva cultura intitucional y social en torno de los archivos. Sobre esta base y despus de un amplio proceso de consenso, el Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal emiti sus lineamientos en materia de archivos, donde destacan, particularmente, la integracin de los siguientes mecanismos de operacin archivstica, como parte de los sistemas institucionales de archivos: - Primero. Organizar los sistemas institucionales de archivos de los entes pblicos del Distrito Federal, con arreglo a sus modalidades jurdicoadministrativas internas, pero sobre la base del ciclo vital de los documentos y la integracin de los componentes normativos y operativos del sistema, en el que destacan la creacin de las unidades coordinadoras de archivos y los comits tcnicos institucionales de administracin de documentos. - Segundo. La regulacin de los principales procesos tcnicos de los archivos, especialmente en materia de clasificacin, descripcin y valoracin documentales, instruyendo a los entes pblicos del DF para la emisin de los instrumentos de control archivstico correspondientes. 33
- Tercero. El mejoramiento de los recursos operativos destinados al desempeo de la funcin archivstica, especialmente en lo tocante a la incorporacin ordenada de recursos materiales y tecnolgicos, y la capacitacin y el desarrollo profesional del personal archivstico. - Cuarto. La instrumentacin de estrategias de planeacin del desarrollo archivstico y el establecimiento de mecanismos de cooperacin interinstitucional para el fomento de una nueva cultura de la informacin archivstica tanto institucional como socialmente. Tal es el nuevo diseo institucional que, de contar con acciones de seguimiento, retroalimentacin y evaluacin permanentes de su desempeo, podr garantizar un mayor compromiso en el ejercicio de las actividades archivsticas, puestas al servicio del ciudadano. 3.4 Tercer eje del desarrollo archivstico: fortalecimiento de la capacidad administrativa y financiera de las instituciones La inversin inteligente de recursos en materia de archivos ha sido siempre un dficit de las administraciones pblicas. La ausencia de polticas y programas estratgicos de archivo ha influido en extremo en la incorporacin desordenada de recursos operativos en el universo de los archivos gubernamentales. La condicin de stos, descrita en el primer captulo, revela tambin la vocacin de las administraciones pblicas por dotar a los archivos con materiales de desecho y personal no apto para el desempeo de las labores archivsticas. 34 Para favorecer los procesos de transparencia se requiere de la incorporacin de recursos suficientes.
Llama la atencin, en esta lnea, que para favorecer los procesos de transparencia se requiera de la incorporacin de recursos suficientes, lo cual no siempre encuentra eco, ante los seculares problemas de austeridad presupuestal, usados como condicin y como pretexto, entre las administraciones pblicas del pas, divorciando as, el discurso de la transparencia con respecto al recurso que debe destinarse para hacerla efectiva.27 Paradjicamente, al menos en el kafkiano mundo de los documentos, aunque parezca extrao, las administraciones pblicas gastan buena parte de su presupuesto en la operacin de archivos, el problema es que tales erogaciones no corresponden con inversiones inteligentes, sino ms bien, con gastos realizados al calor de la improvisacin y el accidente. Muestra de ello es el afn de las administraciones pblicas por digitalizar toda la informacin de las instituciones, cual si se tratara de una varita mgica que puede resolver los estructurales problemas de los archivos, o bien, en el alquiler de bodegas para depositar archivos cuya frecuencia de consulta ha disminuido, pero que nadie se atreve a sujetar a un proceso de valoracin, con la posible depuracin de documentos resultante de dicho proceso, y tambin erogando fuertes gastos en la contratacin de empresas privadas, especialistas en el almacenamiento de archivos, con el consecuente riesgo jurdico que ello implica. Es por tales razones que afirmamos que una inteligente planeacin del desarrollo archivstico podr propiciar la adquisicin ordenada de recursos bsicos para la gestin de
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Sergio Aguayo durante la semana nacional de transparencia 2005 organizada por el IFAI, seal que el raqutico presupuesto del Archivo General de la Nacin, era equivalente al que se destin a organizaciones espurias como PROVIDA presidida por Jorge Serrano Limn.
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documentos, fomentando as inversiones inteligentes que coadyuven a la solucin integral de los problemas archivsticos ya comentados. La adquisicin de recursos materiales para los archivos: mobiliario, equipo tcnico y de seguridad, apropiadas edificaciones y espacios adecuados para el resguardo y conservacin de los materiales documentales; la incorporacin de tecnologas y sistemas automatizados, con arreglo al uso intensivo de la informacin archivstica en el desempeo de los procesos de gestin y para propiciar un adecuado acceso a la documentacin pblica, solo puede hacerse en forma planificada y no como producto de la moda y la fascinacin por sofisticadas tecnologas, que resultan con frecuencia inaplicables en las condiciones primitivas de los archivos. La inversin en el capital humano de los archivos, particularmente en el diseo e instrumentacin de procesos de capacitacin y profesionalizacin y el fomento de acciones que tiendan a la estabilidad laboral y el crecimiento y desarrollo institucional de los archivistas, requiere de recursos financieros bsicos que no pueden escamotearse ms por parte de las administraciones pblicas, si en verdad stas tienen un compromiso que vaya ms all del discurso poltico de la transparencia. De no mediar, en resumen, la convergencia de los tres ejes mencionados, la gestin de archivos y la facilitacin al acceso a la valiosa informacin que contienen, har que el esfuerzo por arribar a mejores horizontes en esta materia, sea slo un pronunciamiento de buenas intenciones.
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Las leyes de transparencia han Facilitar el acceso sin duda contribuido a poner la ciudadano a la informacin atencin en los archivos, en ellas archivstica se reconoce su importancia y modificar sus problemas, tanto como una sustancialmente incipiente propuesta para modificar el papel del ciudadano en sus condiciones de operacin. Toca el conocimiento a las administraciones pblicas, de la accin en el marco de un ordenamiento gubernamental. constitucional ms preciso, dotar a los archivos del herramental tcnico, organizativo, jurdico y financiero, para que stos sean, efectivamente, un instrumento eficaz para la transparencia y la rendicin de cuentas. La contribucin de los archivos para una gobernabilidad democrtica puede ser, sin duda, fundamental, en virtud de la sensible y rica informacin econmica, social, poltica y cultural que contienen. Facilitar el acceso ciudadano a la informacin archivstica, entendida como informacin orgnica y organizada y no como papeles viejos y malolientes, modificar sustancialmente el papel del ciudadano en el conocimiento de la accin gubernamental, lo que habr de propiciar, progresivamente, una participacin ms informada de la sociedad en la toma de decisiones gubernamentales, que lo involucran en forma directa. Las tendencias observadas, al menos en el mbito de los entes pblicos del Distrito Federal, nos hacen pensar en un futuro optimista en esta materia, siempre que estos procesos se consideren a partir de la bsqueda de resultados en el corto, mediano y largo alcance, pues poner lmites y fechas
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inamovibles para la plena organizacin de los archivos pblicos, slo revela el desconocimiento de sus problemas y la ausencia de una estrategia clara para su atencin.
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4. Hacia una nueva cultura de la informacin archivstica en el Distrito Federal

4.1 Una nueva visin de los archivos Es ya un lugar comn sealar que el papel que juega la informacin en el mundo contemporneo es esencial: las organizaciones concretan sus acciones a partir de la produccin y uso de informacin. La informacin es un recurso esencial en la vida cotidiana de los ciudadanos, el uso de la Internet permea cada vez ms, al igual que los medios, el comportamiento de sociedades e individuos, cabra aclarar que no necesariamente en su beneficio. La sociedad de la informacin es a un tiempo, una realidad y una utopa; al menos, no puede decirse que sea del todo incluyente. En los tiempos de la informacin se desplaza y margina a grandes sectores de la sociedad, se acentan como nunca antes las desigualdades y la llamada brecha digital se ampla en forma ocenica. Algo similar ocurre con los archivos, como afirmara acertadamente Juan Manuel Herrera: El tiempo de los archivos parece ser distinto al del resto de las instituciones.28
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Herrera Huerta, Juan Manuel, Los Archivos de Mxico: un Sistema Nacional en Construccin en Memorias del Primer Seminario del Sistema Nacional de Archivos, Santa F de Bogot, noviembre de 1992. Colombia, AGN, 1992. p. 100.
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En efecto, an los archivos corren el riesgo de quedar desplazados de las nuevas corrientes de la informacin, perpetuando la marginacin que de suyo padecen. Tales son las razones que justifican observar, especialmente del lado gubernamental, de manera distinta a los archivos. Del mismo modo los archivos deben subsumirse, si vale el trmino, de manera ms comprometida con las instituciones pblicas y extender sus compromisos de cara a la sociedad. Salir, en sntesis, de su aislamiento. La divulgacin de las tareas de los archivos debe situarse en el epicentro de los programas archivsticos a efecto de ganar voluntades y consolidar su muy relevante espacio como instrumento de gestin, como constructor de memoria y como factor de transparencia. El fomento de nuevas culturas, institucional y ciudadana, respecto del papel que juegan los archivos en tanto sistemas de informacin es crucial, no slo como una estrategia de supervivencia o una tctica para la obtencin de mejores recursos, sino para tener una mejor identificacin de su prioridades, entre las que destaca apostar por la democracia. La divulgacin de las tareas de los archivos debe situarse en el epicentro de los programas archivsticos a efecto de ganar voluntades y consolidar su muy relevante espacio como instrumento de gestin, como constructor de memoria y como factor de transparencia. El papel de los archivos, la atencin a sus problemas, no son slo cuestiones que ataen de manera exclusiva a los archivistas, tienen un impacto social insoslayable en distintas esferas, afectan el inters ciudadano tanto como a la administracin e inciden de manera directa en el mbito de la cultura. Los archivos deben ser, por tanto, prioridad de la administracin y de la sociedad. 40

4.2 Elementos integrantes de una cultura institucional en el manejo de la informacin archivstica. Para renovar la visin de los archivos al seno de las administraciones, debe efectuarse de manera sostenida un conjunto de acciones. En el Distrito Federal se ha identificado como una de las principales la constante imparticin de actividades de capacitacin y formacin de administradores y archivistas en el reconocimiento de los principales perfiles asociados a la administracin de documentos. El papel de INFODF ha sido El papel de INFODF ha sido central central en esta estrategia, no en esta estrategia, no nicamente nicamente para cumplir para cumplir con su obligatoriedad con su obligatoriedad jurdica, sino para situarse como jurdica, sino para situarse un activo promotor de la cultura como un activo promotor de de transparencia y la rendicin de la cultura de transparencia cuentas. y la rendicin de cuentas. Las acciones de divulgacin, las relativas a la formacin presencial y a distancia en los diversos campos involucrados, as como su accin normativa y de regulacin, a pesar de sus limitaciones presupuestales, han sido notables. Por su parte, los entes pblicos, a pesar de sus resistencias e inercias, asumen gradualmente un papel mucho ms activo en la atencin a los problemas de los archivos. No de manera homognea y tersa, sino como producto de sus compromisos con la transparencia y la democracia. Cabe decir que esto se da ms del lado de los archivistas que de la autoridad, como es habitual. Un elemento central de la accin institucional lo constituye el planteamiento de construir un mecanismo de comunicacin y 41
colaboracin permanente en materia de archivos, que vincule a los diversos sistemas institucionales. La formacin de stos, a su vez, representa una condicin sine qua non para fomentar en cada ente pblico una participacin colectiva en la cultura de transparencia y el papel que en ella juegan los archivos. La creacin y consolidacin especialmente de la figura de los comits institucionales de administracin de documentos ser fundamental en este proceso. Dar identidad a la funcin archivstica y formalizarla jurdicamente, procurando su desarrollo armnico, parecen ser las tareas en el corto plazo, de los entes pblicos y el INFODF. La formacin de una cultura institucional alrededor de los archivos tiene, sin embargo, de frente, una tarea titnica, especialmente si se pretende combatir los perversos efectos causados por el patrimonialismo en el manejo de la informacin y las viciadas prcticas de clientelismo y corrupcin que estn por detrs de procesos de gestin extremadamente burocratizados. Los espacios de opacidad son muy fuertes an entre los administradores pblicos que, habituados a tomar decisiones desde la jerarqua de sus escritorios, oponen resistencias a la transparencia y la rendicin de cuentas. El secretismo sigue asocindose a la supervivencia de una gestin pblica autoritaria, incompatible con la democracia, que implica el acceso social a la informacin, la participacin ciudadana, el debate pblico, la consideracin del ciudadano como tal y no como entidad administrable, sujeto a decisiones de una administracin pblica invisible que lo trata como sbdito o en el mejor de los casos, como cliente incmodo. 42
Como bien seala Domnguez Luiz: Privados del acceso a las fuente de informacin e ignorando los motivos de las decisiones con ellos relacionadas, los ciudadanos se encuentran a merced de una administracin annima, sin rostro e impenetrable.29 La construccin de esta cultura La construccin de esta institucional en el manejo de la cultura institucional en el informacin y, particularmente, en manejo de la informacin el manejo de los archivos, enfrenta y, particularmente, en el as tendencias histricas que manejo de los archivos, habrn de resolverse de manera enfrenta as tendencias gradual, con el fin de crear un histricas que habrn clima de confianza compartida de resolverse de manera entre ciudadanos y gobierno. gradual, con el fin de crear un clima de confianza La reforma del Estado no se compartida entre agota en la reestructuracin ciudadanos y gobierno. de los medios con que ste participa en la actividad econmica y conduce el desarrollo del pas: implica tambin la transparencia de la funcin pblica, esto es, el pleno sometimiento de las decisiones y acciones del Estado a la ley y la voluntad ciudadana, mantenindose abierto y permeable a la iniciativa y el escrutinio de la sociedad que le da origen y mandato.30
Domnguez Luiz, Jos Antonio. El derecho de informacin administrativa: informacin documentada y transparencia administrativa. Revista Espaola de Derecho Administrativo .Madrid, n.88, 1995. 30 Esta afirmacin, contrariamente a lo que pudiera pensarse, no se encuentra en los considerandos de ninguna Ley de Transparencia, es una tesis sostenida, desde hace ms de diecisiete aos, incluida en la introduccin del Programa Nacional de Informacin y Archivos Pblicos, diseado por el Archivo General de la Nacin, durante su presentacin en el marco del primer bicentenario de esta institucin. Ver. Programa Nacional de Informacin y Archivos Pblicos 1990 1994. Secretara de Gobernacin, Archivo General de la Nacin. Mxico. P. 3.
29
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Recuperar la credibilidad social hacia las administraciones pblicas, constituye un proceso que est ntimamente relacionado con el diseo de un sistema adecuado de archivos, al que el ciudadano pueda acceder con facilidad. Un modelo de gestin pblica que cuente con un sistema de informacin archivstica cabalmente organizado debe incluir una serie de aspectos que involucran en forma directa al ciudadano en su diseo y construccin, siendo particularmente importante la simplificacin de los procesos administrativos, el establecimiento de canales de comunicacin giles, el diseo de mecanismos que permitan orientar al ciudadano en la bsqueda de respuestas organizadas a sus peticiones de acceso a la informacin, en sntesis, combatir los factores de opacidad que todava prevalecen tanto en la esfera administrativa como sobre todo en el mbito poltico. La construccin de esta nueva cultura institucional constituye entonces un reto para todas las administraciones pblicas del pas, reto que, para fortuna de la sociedad, parece ya irreversible. La construccin de esta nueva cultura institucional constituye entonces un reto para todas las administraciones pblicas del pas, reto que, para fortuna de la sociedad, parece ya irreversible. 4.3 Cultura social de los archivos: extendiendo horizontes Para concluir con estas reflexiones, es necesario referir que la extensin hacia la sociedad de las acciones institucionales de formacin y divulgacin sobre la importancia de los archivos, resulta esencial. 44
El papel de las organizaciones no gubernamentales debe ser protagnico, no nicamente como receptores de informacin, sino como promotores de cultura archivstica. Para decirlo en palabras de Ramn Alberch Fugueras: La utilizacin de los documentos con finalidades culturales fue, durante un tiempo, claramente elitista al dirigirse casi nicamente a los investigadores con formacin universitaria. Este impulso a las actividades dirigidas tanto a la promocin cultural como a la formacin de los ciudadanos, precisan del recurso a profesionales especializados, de una infraestructura estable y de unos presupuestos econmicos suficientes. Cabe pensar que debemos dirigirnos a diferentes pblicos, tanto del mundo de la enseanza bsica y universitaria, como de las instituciones y a los ciudadanos que requieren de una informacin veraz y puntual, y que en la mayora de los casos deben acometerse en estrecha colaboracin con instituciones educativas, asociaciones y entidades culturales.31 La participacin social organizada Los archivos no son museos, en las acciones de transparencia inamovibles y eternos, ha sido notable, diversas organiconstituyen, tanto en la zaciones juegan hoy en da un esfera de las organizaciones relevante papel que permite pblicas como privadas, pensar en la gradual apropiacin organizaciones vivas que del espacio pblico, que durante no solamente resguardan dcadas les haban confiscado las testimonios de eventos estructuras gubernamentales a los pasados. ciudadanos. El control ciudadano
31
Fugueras Alberch. Op. cit.
45
de los actos de gobierno y la participacin ms informada de la sociedad en el desempeo gubernamental empieza a perfilarse con mayor eficacia, no obstante lo cual es an mucho lo que falta por hacer para consolidar una plena gobernabilidad democrtica. Entre estos retos, el reconocimiento de los archivos y el papel que juegan en los procesos de transparencia, acceso a la informacin y rendicin de cuentas, ocupan un lugar central en las acciones de divulgacin que deben emprenderse en diversos mbitos de la vida nacional. Los archivos no son museos, inamovibles y eternos, constituyen, tanto en la esfera de las organizaciones pblicas como privadas, organizaciones vivas que no solamente resguardan testimonios de eventos pasados, lo que de suyo los hace muy relevantes, sino, ms an, deben concebirse como gestores de informacin con un gran valor jurdico, administrativo y tcnico en diversas materias. La exclusividad de la informacin archivstica, como sedimento y producto natural de las gestiones gubernamentales, los hace singulares. La promocin del papel que juegan en tanto centros neurlgicos de informacin debe ser reconocida tanto institucional como socialmente, de ah la importancia de involucrar en su divulgacin a las organizaciones sociales y los centros educativos. Nada se hace, como acertadamente afirma Fugueras, de manera exclusiva, slo con la voluntad, se requiere para esta divulgacin de recursos invertidos con inteligencia, pero sin la voluntad institucional y social para hacer de los archivos un factor de transparencia, en oposicin a su condicin actual como elemento de opacidad, no se logra tampoco nada. 46
5. Sugerencias de poltica pblica a manera de conclusiones

La situacin de los archivos pblicos, especialmente en el Distrito Federal, revela uno de los principales dficit de la administracin pblica. El uso institucional y social de los archivos en los procesos de transparencia, rendicin de cuentas y acceso a la informacin, se ve limitado dada su marginacin en el seno de las instituciones pblicas. Los problemas estructurales de los archivos condicionan su utilidad, en la prctica, tanto para su eficaz uso en el mbito de las instituciones y los procesos de gestin que les son inherentes, como para la construccin de la memoria histrica de las instituciones y, de manera especial, para dotar de informacin a una ciudadana cada vez ms demandante y activa. La integracin de sistemas institucionales de archivos, as como la formulacin de estrategias de desarrollo archivstico, debern impulsarse, sobre la base de tres ejes fundamentales y convergentes por necesidad: la construccin de un andamiaje jurdico eficaz, que promueva la promulgacin de una ley de archivos y la adopcin de polticas pblicas complementarias, la instrumentacin, sobre la base terica y metodolgica de la administracin de documentos, de los sistemas institucionales de archivos, y el fortalecimiento de la capacidad administrativa y financiera de las instituciones para invertir inteligentemente recursos bsicos para la operacin de las instituciones archivsticas. Una nueva conceptualizacin del valor e importancia de los archivos, que incida sobre la generacin de una cultura institucional y social que los rescate del olvido y los convierta 47
en agentes de cambio, tendr que instrumentarse de manera urgente con el fin de favorecer el uso real de la informacin archivstica en el contexto del desarrollo de una ms amplia cultura de transparencia. Emprender todos estos retos no es tarea fcil, pero tampoco imposible. Los archivos contienen informacin que posee una enorme significacin institucional y social, facilitar el acceso ciudadano a esta informacin y reconocer su importancia como instrumento de gestin y espacios de memoria y cultura, permitir un uso ms intensivo de los mismos en las acciones de transparencia y rendicin de cuentas, as como en la construccin de una cultura de gobernabilidad democrtica, en tanto que permiten una participacin ms informada, comprometida y consciente de los ciudadanos en el ejercicio de gobierno. La informacin, y los archivos no pueden entenderse sino como conjuntos orgnicos y organizados de informacin, contribuye a la transformacin de sociedades y gobiernos, siempre que su uso se efecte a partir de un manejo institucionalmente eficaz al seno de las organizaciones y cabalmente responsable ante la sociedad que la requiere. Los archivos, en consecuencia, s pueden favorecer el desarrollo de inteligencia social, juegan, por ello mismo, un papel relevante en la construccin de una sociedad del conocimiento, an cuando este paradigma sea apenas un planteamiento intelectual, acaso una utopa, en nuestra sociedad. Para estar en condiciones de asegurar la contribucin de los archivos en estos procesos y hacerlos realmente eficaces, estables y permanentes, el desarrollo de un conjunto de polticas 48
pblicas, plenamente articuladas en el marco de una pertinente legislacin archivstica, resulta absolutamente indispensable. Dirigir estas polticas haca los campos que se sugieren seguidamente, especialmente en el marco de la reforma constitucional al artculo sexto, hecha recientemente, y a manera de conclusin de estas reflexiones, nos atrevemos a aventurarlas en el nimo de involucrar en su desarrollo tanto a las administraciones pblicas, como a los gestores y usuarios de la informacin archivstica. Primera poltica: Creacin, fortalecimiento y formalizacin de estructuras organizacionales archivsticas al seno de las administraciones pblicas, bajo la figura de Sistemas Institucionales de Archivos, como continente operativo que combata el aislamiento de los archivos pblicos en su medio ambiente institucional y social. Segunda Poltica: Propiciar un permanente proceso de Planeacin del desarrollo archivstico, que adems de generar diagnsticos actualizados y procesos de rediseo institucional de la funcin documental al seno de las instituciones gubernamentales, cohesione y articule el desempeo de proyectos de corto, mediano y largo alcance, capaces de transformar el ejercicio pblico de la gestin documental y superar los problemas histricos de su administracin. Tercera poltica: Propiciar la modernizacin de los archivos, de sus sistemas, mtodos e instrumentos de trabajo al tiempo que se vigile su constante actualizacin. Cuarta poltica: Mejorar la adquisicin y uso de los recursos archivsticos, materiales y tecnolgicos y, especialmente, propiciar el desarrollo, estabilidad, crecimiento institucional y profesionalizacin de los archivistas y, sealadamente, la 49

capacitacin de los administradores en la materia, en tanto productores y usuarios de la informacin archivstica. Quinta poltica: Incrementar ordenada e inteligentemente el uso de nuevas tecnologas de la informacin para la administracin de archivos, que garanticen un acceso equitativo a la informacin documental, as como el control archivstico de la informacin electrnica como memoria de largo plazo. Sexta poltica: Consolidar una accin permanente de dotacin de recursos financieros para los archivos, en el marco de las acciones de programacin y presupuestacin de las entidades pblicas. Sptima poltica: Divulgar la importancia de los archivos como instrumento de gestin y espacios de memoria y cultura, propiciando una activa participacin de la sociedad en las acciones de difusin archivstica. Octava poltica: Consolidar el marco jurdico de los archivos, con la emisin de leyes de archivos, plenamente consensuadas, que propicien y enmarquen el desarrollo de los sistemas institucionales de archivos. Novena poltica: Establecer, consolidar y sostener mecanismos de cooperacin y comunicacin permanente entre los archivos y la administracin, entre los archivos y entre los archivos y sus usuarios institucionales y sociales. Dcima poltica: Establecer metas y propsitos que vinculen a sociedad y gobierno en la construccin de una cultura institucional y social de los archivos y su papel en el marco de la transparencia y la rendicin de cuentas.
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Instituto de Acceso a la Informacin Publica del Distrito Federal Ensayos para la transparencia de la Ciudad de Mxico Diciembre, 2007 Tiraje: 1000 Ejemplares Impreso por: Corporacin Mexicana de Impresin, S.A. de C.V.

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Ismael Prez Castillo ismaelperez02@prodigy.net.mx

Ma. ngeles Hernndez Snchez Directora de Capacitacin e Investigacin

Jos Antonio Ramrez Delen

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1. Archivos gubernamentales: escenarios de un desastre

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Jardm, Jos Mara, Op. cit. p. 36

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2. Acceso a la informacin archivstica: usos y desusos de la informacin documental

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3. Tendencias actuales y perspectivas en la organizacin de archivos

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Lineamientos en materia de Archivos del Distrito Federal (GO, 9 de mayo de 2007).

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4. Hacia una nueva cultura de la informacin archivstica en el Distrito Federal

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Fugueras Alberch. Op. cit.

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5. Sugerencias de poltica pblica a manera de conclusiones

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