SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES Los subsistemas organizacionales desempean cinco funciones esenciales: de interaccin con el medio ambiente, produccin, mantenimiento,

adaptacin y administracin. Los subsistemas de interaccin con el medio se encargan de manejar las entradas y las salidas. Por el lado de las entradas los departamentos requieren de suministros y materiales, y lo hacen a trav s del departamento de compras! y por el lado de las salidas ellos generan demanda y satisfacen el mercado a trav s del departamento de "ar#eting. $l %ubsistema de produccin se encarga de elaborar o producir los productos y servicios de la organizacin. $n ste subsistema se efect&a el proceso de transformacin principal de la organizacin. $ste subsistema es el departamento de produccin en una empresa de manufactura! los profesores y clases en una universidad y las actividades m dicas en un hospital. $l %ubsistema de mantenimiento se encarga del mantenimiento de la infraestructura de la organizacin y de atender las necesidades del personal como salario, confort y bienestar del personal en general. $l subsistema de adaptacin es responsable del cambio organizacional, se encarga de analizar e investigar los problemas, oportunidades y desarrollo tecnolgico. $ste subsistema es encargado de generar innovaciones y ayuda a la organizacin al cambio y adaptacin. Los departamentos de '() e investigacin de mercado son responsables de la funcin de adaptacin. $l subsistema de *dministracin es el responsable de la direccin y coordinacin de los otros subsistemas de la organizacin. $ste subsistema provee direccin, estrategia, metas y pol+ticas a toda la organizacin as+ como tambi n es responsable del desarrollo de la estructura organizacional y del establecimiento de metas dentro de cada subsistema. ,n subsistema puede estar compuesto por diversos subsistemas, es decir, por partes que forman una unidad pero cuyo funcionamiento slo tiene sentido como parte de un sistema m-s amplio, es decir, una empresa est- formada por subsistemas o -reas

)ado que consideran los sistemas como una estructura de eventos o actividades, la clasificacin que .atz y .ahn /0122: 314516 hacen de los subsistemas organizacionales est- basada en el tipo de actividades. *s+ identifican cinco subsistemas dentro de la organizacin, que corresponden a la clasificacin m-s general de los sistemas sociales de 7alcott Parsons. %on los siguientes: %ubsistemas t cnicos de produccin %ubsistemas de apoyo %ubsistemas de mantenimiento %ubsistemas de adaptacin %ubsistemas de administracin Subsistemas tcnicos de producci n! 7ienen que ver con el proceso de transformacin o procesamiento de energ+a. 8an constituido el centro de atencin de las teor+as de la racionalizacin del trabajo /v ase cap+tulo 36 y de los principios administrativos o fayolismo /v ase cap+tulo 96. %u funcin es satisfacer los requerimientos de la tarea central de la organizacin mediante la divisin del trabajo! se deciden las especificaciones y est-ndares del mismo. Los subsistemas de produccin desarrollan una din-mica de eficiencia t cnica: aunque ste es un :valor natural; del sistema de produccin, :tal hecho no garantiza la eficiencia organizacional general; /.atz y .ahn, 0122: 0<<6, pues este subsistema se encuentra en interaccin! es interdependiente de los dem-s subsistemas. Subsistema de mantenimiento! $stos :aseguran la presencia de energ+a humana que permite ejecutar los papeles; /.atz y .ahn, 0122: 316 organizacionales. $st-n dirigidos a :mantener la estabilidad y la capacidad de produccin en la organizacin; /.atz y .ahn, 0122: 0<<6, mediando entre las demandas de la tarea y las necesidades humanas para mantener la estructura en funcionamiento. Para realizar estas funciones, los subsistemas de mantenimiento

elaboran mecanismos de seleccin del personal, socializacin e indoctrinacin, recompensas e incentivos y sanciones, buscando formalizar o institucionalizar todos los aspectos de la conducta organizacional, para disminuir la variabilidad y el cambio. =omo lo sealan .atz y .ahn /0122: 0<06 la caracter+stica distintiva de la estructura de mantenimiento es >como su nombre lo indica4 mantener las cosas como est-n y no permitir cambios;, mira hacia el interior de la organizacin y hacia s+ misma. $ste conservadurismo es fuente de frustracin para la gente en otros subsistemas, :las proposiciones ocasionales de cambio organizacional que emanan de las estructuras de mantenimiento ser-n superficiales por naturaleza, antes planeadas para aumentar la satisfaccin con lo que se tiene que para crear alternativas m-s satisfactorias...; /.atz y .ahn, 0122:0<?6. Subsistemas de apo"o! Proporcionan una fuente continua de insumos de produccin, ampliando el sistema de produccin y llev-ndolo al entorno para obtener materias primas y entregar producto, as+ como desarrollando un ambiente favorable con otros sistemas de la sociedad. La funcin de los subsistemas de apoyo /abastecimiento y ventas6 es mantener intercambios transaccionales en las fronteras del sistema, as+ como obtener apoyo y legitimacin sociales para la organizacin. %u din-mica es la manipulacin espec+ficamente enfocada al entorno de la organizacin. %us mecanismos permiten adquirir control sobre las fuentes de abastecimiento y crear una imagen para la organizacin. Subsistemas de adaptaci n! $stos se relacionan con la generacin de respuestas adecuadas a las cambiantes condiciones e@ternas. %on los subsistemas que tienen que ver con el cambio organizacional, con los problemas de ajuste. La funcin adaptativa al igual que la de mantenimiento est- dirigida a la supervivencia de la organizacin, aunque a diferencia de aquella est- dirigida hacia fuera. Ausca tener bajo control al entorno, lograr una :constancia ambiental;. .atz y .ahn /0122 0<56 aclaran que

La funcin adaptativa puede moverse en ambas direcciones: luchar por lograr el control de las fuerzas e@ternas y seguir siendo capaz de predecir su funcionamiento de este modo o buscar una modificacin interna de las estructuras organizacionales propias, para as+ satisfacer las necesidades de un mundo cambiante. *mbas tendencias funcionar-n en la misma organizacin y a veces la aparente falta de lgica de las actividades de la misma se debe a compromisos establecidos entre esas tendencias antagnicas. La funcin del subsistema adaptativo es una de inteligencia, investigacin, desarrollo y planeamiento, generalmente localizada en unidades de asesor+a, y su mecanismo son las recomendaciones que como resultado de esa inteligencia hace a la gerencia. %u din-mica distintiva es la de hacer presiones para los cambios organizacionales. %u importancia se deriva del hecho de que $l cambio es un elemento vital para la subsistencia del sistema, ya que en un medio de cambios r-pidos, los peligros de la obsolescencia son altos. ,n sistema que permanezca aislado del medio, un cierto per+odo m-s o menos prolongado, manteniendo una conducta uniforme, es muy probable que sea destruido por el medio; /Bohansen, 01C?: 0<96. Subsistemas #erencia$es o directi%os! $n t rminos generales, estos buscan dirigir, distribuir y controlar los diferentes subsistemas y actividades de la organizacin. $s el subsistema de toma de decisiones para la organizacin en conjunto. %us funciones son tres: resolver conflictos entre niveles jer-rquicos, coordinar y dirigir los subsistemas funcionales y coordinar los requerimientos e@ternos y los recursos y necesidades organizacionales. %u din-mica, en consecuencia, es tambi n m&ltiple: de control, de compromiso /entre niveles jer-rquicos as+ como entre subsistemas6 de supervivencia a largo plazo y de optimizacin. %us mecanismos son el uso de

sanciones de autoridad, el arbitraje, el aumento del volumen de negocios, la agregacin de funciones, el control del ambiente absorbi ndose o cambi-ndolo y la reestructuracin de la organizacin /.atz y .ahn, 0122: 116. $n la aplicacin de estos mecanismos, dicen estos autores hay que entender que: $n un momento dado, una subestructura puede influir m-s que otra sobre la gerencia... $n general, cuando la estructura gerencial se ha visto m-s influida por los subsistemas de produccin y mantenimiento que por los departamentos de desarrollo, de investigacin y de planeamiento, enfrenta los problemas aceptando la din-mica de formalizacin de su unidad de mantenimiento y el modo tecnolgico de pensar de la gente dedicada a la produccin. .atz y .ahn /0122: 0<140016. *dem-s del subsistema gerencial, e@iste el subsistema que Parsons llama :institucional; y que tiene que ver con los problemas de las relaciones e@ternas. $st- localizado no en la gerencia sino en la junta directiva. %u funcin apunta a las relaciones con el gobierno, la comunidad y diversos sectores sociales y econmicos. .ast y DozensEeig /01216 proponen una clasificacin diferente de los subsistemas organizacionales, cinco seg&n ellos: estructural, administracin, t cnico, de metas y valores y psico4social. SUBSISTEMAS &UE 'ORMAN UNA ORGANIZACI(N ,na organizacin es un sistema socio4t cnico incluido en otro m-s amplio que es la sociedad con la que interact&a influy ndose mutuamente. =ubriendo estos aspectos, se puede decir, de forma generalizada, que los subsistemas que conforman una organizacin son los siguientes: o Subsistema psicosocia$

$st- compuesto por individuos y grupos en interaccin. )icho subsistema est- formado por la conducta individual y la motivacin, las relaciones del status y del papel, din-mica de grupos y los sistemas de influencia. o Subsistema tcnico %e refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las t cnicas usadas para la transformacin de insumos en productos. o Subsistema administrati%o Delaciona a la organizacin con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integracin, estrategia y operacin, mediante el diseo de la estructura y el establecimiento de los procesos de control. SUBSISTEMAS )E UNA ORGANIZACI(N Los subsistemas de una organizacin son: %ubsistemas de metas y valores: %ubsistema que la organizacin debe satisfacer en sus relaciones con el medio ambiente. %ubsistema t cnico: 'ncluye el conocimiento requerido para desempear las tareas, y que afecta la estructura de la organizacin, as+ como al subsistema psico4social. %ubsistema psico4social: =ompuestos de individuos y grupos en

interaccin. =omprende comportamiento y motivacin individuales, relacionales de FstatusF y FrolesF, din-mica de grupos, sistemas de influencia, entre otros. %ubsistema estructural: =omprende la forma en que las tareas se dividen /diferenciacin6 y se coordinan /integracin6.

%ubsistema administrativo: =ubre toda la organizacin y la relaciona con el medio, estableciendo metas, formulando planes, determinando estructuras y procesos de control, es decir, es el proceso de dirigir las tareas y organizar los recursos para llegar a las metas de la organizacin. $@iste diferentes enfoques sobre este subsistema, a continuacin se dar- tres de ellos: %ubsistema administrativo ' : %ubsistema de planeacin %ubsistema organizacional %ubsistema de direccin %usbsistema de control %ubsistema administrativo '' : %ubsistema $strat gico %ubsistema =oordinativo /t-ctico6 %ubsistema operativo %ubsistema administrativo ''' : %ubsistema que involucra a toda la compa+a, todas sus divisiones y localizaciones. %ubsistema que involucra una divisin de la firma. %ubsistema que involucra la interaccin departamental dentro de la firma o divisin. %ubsistema que involucra las funciones de un departamento. %ubsistema que involucra una funcin dentro de la funcin de un departamento EEE.monografias.com SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES

Los departamentos de una organizacin act&an como subsistemas y ayudan a distinguir el diseo de la organizacin, algunos ejemplos pueden ser:G $nlace sobre los limites, estos manejan transacciones de entrada y salida, es decir, tienen la responsabilidad de realizar intercambios en el ambiente. $stos departamentos adquieren suministros y materiales necesarios. Los departamentos que se haya en los l+mites trabajan directamente con el ambiente e@terior, algunos departamentos que sirven de puentes sobre los l+mites pueden ser la mercadotecnia y el departamento de compras. G Produccin. $l subsistema de produccin manufactura el producto y los servicios de la organizacin. $ste subsistema fabrica productos de gran necesidad a los clientes. G "antenimiento. $ste subsistema es responsable de mantener en buen estado a la organizacin, se mencionan la limpieza, pintura, reparacin, servicio de maquinara, etc. Las actividades de mantenimiento tambi n tratan de satisfacer las necesidades humanas que pueden ser la cafeter+a del personal, el personal de porter+a, etc. G *daptacin. $ste es responsable del cambio organizacional. )etecta problemas, oportunidades y avances tecnolgicos en el ambiente. $s responsable de la creacin de las innovaciones y ayudar a la organizacin a cambiar y adaptarse. ,n ejemplo puede ser el departamento de tecnolog+a e investigacin de mercados. G *dministracin. $ste tiene a cargo la direccin y coordinacin de los dem-s subsistemas de la organizacin. Hsta proporciona direccin, estrategias, metas, pol+ticas, etc. $n general, se puede decir que dentro de los sistemas siempre estintegrado por los subsistemas y todos est-n interconectados para tener una relacin favorable con el ambiente e@terno y sobre todo con el ambiente interno de la organizacin. %on interdependientes entre s+ y un cambio en cualquiera de ellos interviene en las dem-s, es por ello que independientemente de la naturaleza del

cambio que se implante en una empresa, este debe ser planeado y debe ser precedido de un estudio que muestre el impacto en todo el sistema. )entro de la organizacin de gestin e@isten distintos subsistemas que se

interrelacionan entre si. $llos son:

%ubsistema o $stilos o )iseo o =ontrol %ubsistema o Ialores o =omportamientos o =reencias %ubsistema

de liderazgo de tareas y funciones cultural

de tecnolog+a

o 7ecnolog+as o7 o"

cnicas todos estructural

%ubsistema

o Procedimientos o Deglas o Delaciones %ubsistema o "isin o Iisin o Pol+ticas

estrat gico

*l entender que dentro de la organizacin e@isten estos subsistemas interrelacionados entre si, se llega a comprender que la organizacin es compleja y requiere de la b&squeda de problemas que se dan entre las relaciones que surgen entre estos subsistemas. Los subsistemas de $a empresa!

,n subsistema puede estar compuesto por diversos subsistemas, es decir, por partes que forman una unidad pero cuyo funcionamiento slo tiene sentido como parte de un sistema m-s amplio, es decir, una empresa est- formada por subsistemas o -reas: 04 %ubsistema de abastecimiento: debe encargarse de las siguientes cuestiones: a6 Previsin de las necesidades de materiales en el proceso productivo de la empresa. b6 =ontacto con los proveedores: estudio de ofertas, eleccin de las m-s adecuadas y establecimiento de acuerdos sobre precio y cualidad. c6 Decepcin de los materiales, inspeccin de la calidad y la cantidad y en su caso hacer reclamaciones. d6 almacenaje y gestin de almac n. e6 %uministrar los materiales a las diferentes secciones: el subsistema de aprovisionamiento se encarga de obtener los materiales y los servicios en el e@terior de la empresa. Junciona de manera efectiva siempre y cuando los materiales que se emplean en el proceso productivo est n disponibles en el momento y lugar adecuados: 04,na insuficiencia en el suministro de materias primas supone interrupciones en el proceso productivo, incapacidad para responder a la demanda, p rdida de ventas y p rdidas econmicas. $@ceso de suministros supone un volumen de recursos financiero importante para pagar a los proveedores y soportar los costes derivados de la gestin. ?4 %ubsistema de produccin. $l proceso de produccin transforma las materias primas en productos acabados, mediante la aplicacin de una tecnolog+a. *lgunos de los asuntos por los que se debe decidir son: 4tipo de proceso productivo a emplear, es decir, que tecnolog+a debe utilizar la empresa. 4La mejor forma de utilizar el trabajo

4=ual es el nivel de calidad que se pretende conseguir. $@isten dos tipos de produccin empresarial seg&n si el resultado final del proceso productivo es un bien o un servicio. Aien, por ejemplo un veh+culo, servicio, un banco. $n cualquier caso la calidad y la cantidad del producto obtenido dependen de: 4nK y calificacin de los trabajadores. 47ecnolog+a y efectividad con que se combinan unos y otros. 7ecnolog+a es un factor primordial en el proceso productivo. $l avance tecnolgico permite incrementar la produccin por encima de los costes, elaborar art+culos con un grado de calidad cada vez mayor y ofrecer nuevos bienes y servicios. $n nuestros d+as se est- desarrollando una gran revolucin tecnolgica que afecta a todos los -mbitos de la empresa ligada al museo de la inform-tica y de la telem-tica. Subsistema de comercia$i*aci n! $n un conte@to de competencia entre diversas empresas, el consumidor goza de libertad para elegir un bien determinado entre todos los que se ofrecen en el mercado. $ste subsistema se encarga de que los nuevos productos sean conocidos por los usuarios potenciales y de facilitar su distribucin, el departamento comercial es el que lleva a cabo esta tarea. *ctividades ligadas a la comercializacin: 4$studio de necesidades o gustos del consumidor 4)iseo de los productos que puedan satisfacerles. 4)efinicin de medidas sobre produccin en cuanta calidad y cantidad. 4Jormulacin del precio adecuado. 4Publicidad. 4%istemas de distribuciones del producto, tipo de venta: por correspondencia, en establecimientos, a domicilio.

$l comprador valora el grado de adaptacin del bien a sus necesidades o a sus gustos y compara con los que le ofrecen otras empresas de la competencia, por ello, un diseo adecuado, la calidad del producto y el precio son fundamentales, sin embargo, todo ello no garantiza el @ito en el mercado al menos a corto plazo. %i el producto es nuevo el consumidor tendr- que reconocer su e@istencia, por lo que puede confeccionarse una campaa publicitaria, que puede favorecer las ventas. *dem-s es necesario que el producto est a su alcance lo que supone que se encuentre en el lugar y momento adecuado, por ello habr- que planificar la forma de distribucin. La comercializacin influye de forma importante en los dem-s subsistemas que forman la empresa: el tipo y la cantidad de los materiales necesarios influyen en el aprovisionamiento. Pero las estrategias de comercializacin pueden ser tan agresivas que acaban por condicionar el comportamiento del consumidor, con lo que ste se ve+a privado a escoger. %in embargo la palabra final corresponde al comprador que es el que decide si el producto que se le ofrece satisface sus deseos. Subsistema +inanciero %e encarga de las actividades relacionadas con la obtencin de recursos financieros, con los que ha de contar la empresa. )e ello se ocupa el departamento de finanzas. $stos recursos pueden proceder de diversas fuentes: propietarios, venta de productos, subvenciones, pr stamos,L $l objetivo de este subsistema es el incremento de la rentabilidad. Subsistema de recursos ,umanos La actividad de la empresa depende fundamentalmente de las personas que trabajan en ella, desde los que dirigen hasta los trabajadores de produccin, as+ la responsabilidad de la toma de decisiones corresponde a las personas. Pueden establecerse 9 grupos seg&n su participacin en la realidad de la empresa:

4trabajadores: obtienen a cambio de la aportacin de su trabajo un salario. 4)irectivos: asumen la responsabilidad de la gestin y de la administracin. 4propietarios: en las empresas pequeas coincide con los directivos. $l @ito con el funcionamiento de la empresa depende por tanto del elemento humano que lo integra. $l subsistema de recursos humanos lleva a cabo diversas funciones: 4Mrganizacin del personal 4%eleccin 4*dministracin de recursos humanos. 4Jormacin 4=ontrol. 4Delacin con los representantes de los trabajadores. )ecide el n&mero y la formacin de sus integrantes lo que tendr- una importancia fundamental en la cantidad y en la calidad del producto que se lleva al mercado. Las necesidades del personal de las empresas son variables por varios motivos: 4preferencias de los consumidores. 4La competencia. 4$l cambio t cnico. Desulta e@tremadamente importante que la empresa organice los recursos humanos de que dispone de manera idnea a sus necesidades ya que una estructura organizativa inadecuada ser- una fuente constante de ineficacias e incluso de conflictos entre los miembros de la empresa lo que influir- sobre su produccin. Subsistema de direcci n " contro$! $l funcionamiento de cualquier subsistema afecta al funcionamiento de la totalidad. ,na empresa considerada en su conjunto no puede funcionar adecuadamente si por ejemplo no lo hacen el subsistema financiero o el de comercializacin. )e hecho, el funcionamiento de cualquier de estos subsistemas puede comprometer la misma e@istencia de la empresa. La complejidad de la actividad de cualquier empresa a partir de una cierta dimensin y de los diferentes subsistemas que la integran ponen de relieve la

necesidad de contar con una direccin que organice de forma correcta los recursos disponibles de la empresa, por este motivo el subsistema de direccin reviste una importancia esencial. La tarea de direccin est- estrechamente ligada a la definicin de los objetivos que en su conjunto se propone la empresa y a aquellos que en particular debe alcanzar cada uno de los subsistemas que se produzca un funcionamiento armnico. ,na vez fijados los objetivos hay que organizar de forma adecuada el personal de que dispone la empresa, de manera que cada uno ocupe el lugar acorde con sus capacidades. %er- tambi n necesario definir los mecanismos para seguir d+a a d+a la marcha del conjunto y comprobar que cada persona cumple con correccin la funcin que tiene asignada y finalmente contrastar los resultados obtenidos con los objetivos definidos. )esde el subsistema de direccin se aplican los recursos con los que cuenta una empresa para que se consigan unos objetivos definidos. La direccin lleva a cabo las siguientes tareas: 4%e deciden los objetivos que se propone la empresa. 4%e efect&an los planes para alcanzar dichos objetivos. 4%e organizan los recursos humanos y los materiales con vistas a su consecucin. 4%e comprueba que cada persona cumple con su responsabilidad. 4%e controla el resultado final para verificar que cumple las previsiones y en su casi tomar las decisiones adecuadas. $B$"PLM: El sistema de produccin TOYOTA Los gigantes en la manufactura Baponesa y =oreana deben su @ito no a una mejor administracin, no a una labor mas barata, no a una forma de gobierno favorable a la industria y no a una industria mejor financiada, si no que deben su

@ito a una mejor tecnolog+a de manufactura y el sistema de produccin 7oyota es uno de los cuales les ha dado esa ventaja competitiva en el mercado mundial. $l sistema de produccin 7oyota, es un revolucionario sistema adoptado por las compa+as Baponesas despu s de la crisis petrolera de 0129, la compa+a 7oyota lo empez a utilizar a principios de los aos 5<Ns y el propsito principal de este sistema es eliminar todos los elementos innecesarios en el -rea de produccin /que incluye desde el departamento de compras de materias primas, hasta el de servicio al cliente, pasando por recursos humanos, finanzas, etc.6 y es utilizado para alcanzar reducciones de costos nunca imaginados y cumpliendo con las necesidades de los clientes a los costos mas bajos posibles. Para lograr los objetivos anteriores el sistema debe cumplir con las metas de tres subsistemas, los cuales son : -!. Contro$ de Ca$idad, que disea y desarrolla un sistema que se adapte a las fluctuaciones de la demanda diaria o mensual en t rminos de la cantidad y variedad de productos. /!. Ase#uramiento de $a ca$idad , este componente asegura que cada proceso podr- &nicamente fabricar art+culos buenos /de calidad6 para los procesos siguientes. el manufacturero de clase mundial busca principalmente t cnicas de prevencin y la solucin de problemas es responsabilidad de todo el mundo, desde el empleado que acaba de ingresar a la compa+a hasta el director general. 0!. Respeto por e$ persona$ , que necesita ser capacitado y entrenado, durante el tiempo que el sistema utilice personas para alcanzar los objetivos, las personas constituyen el activo mas importante de toda la compa+a. Los empleados son capacitados para desempear un mayor numero de operaciones y son capaces de tomar diferentes y mayores responsabilidades y se les paga bas-ndose en la fle@ibilidad individual, la participacin del empleado, el conocimiento, las habilidades, la capacidad de resolver problemas y por la disposicin para trabajar en equipos.