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MICROSOFT EXCEL
1.1 EXCEL..Pg. -11.2 MENU PRINCIPAL DE EXCEL.Pg. -11.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 ARCHIVO EDICIN VER INSERTAR FORMATO HERRAMIENTAS
1.3 AYUDA..Pg. -41.3.1 CONTENIDO 1.3.2 INDICE CAPITULO II MANEJO DE BARRAS DE HERRAMINETAS
Objetivo: Al finalizar el tema, l o la participante ser capaz de identificar las barras de herramientas, correctamente.
3.1 MANEJO DE HOJA DE CLCULO...Pg. -83.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 DESPLAZAMIENTO DENTRO DE LA HOJA DE CALCULO INTRODUCCION DE DATOS BORDES GUARDANDO LA HOJA DE TRABAJO ABRIENDO UNA HOJA DE CLCULO INSERTANDO FILAS Y COLUMNAS ELIMINANDO FILAS Y COLUMNAS CAMBIANDO EL ANCHO DE FILAS Y COLUMNAS
3.2 CREANDO UNA HOJA DE TRABAJO.Pg. -153.2.1 EDITAR Y BORRAR DATOS 3.2.2 RANGOS 3.2.3 REPRODUCIENDO UN RANGO DE CELDAS
3.3 TRABAJANDO CON FORMULAS....Pg. -183.3.1 OPERADORES ARITMETICOS Y SU JERARQUIA 3.3.2 INTRODUCIENDO UNA FORMULA PARA CALULAR UN VALOR 3.3.3 FUNCIONES
3.4 OPCIONES DE EXCEL COMO HOJA DE CLCULO...Pg. -193.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 FORMATO DE CELDAS ESTILO BUSQUEDA Y REEMPLAZO INSERTAR OBJETOS EN LAS HOJAS DE CALCULO IMPORTANDO DATOS
4 IMPRESIN DE LA HOJA DE TRABAJOPg. -274.1 CONFIGURAR LA PGINA...Pg. -274.2 VISTA PRELIMINAR Pg. -284.3 IMPRIMIENDO UN LIBRO DE TRABAJO.Pg. -29-
5.1 GRAFICAS...Pg. -315.2 TIPOS DE GRAFICAS..Pg. -315.3 PARTES DE UNA GRAFICA...Pg. -325.4 CREANDO UNA GRAFICA..Pg. -335.5 MODIFICANDO UNA GRAFICAPg. -34CAPITULO VI CONCEPTOS DE MACROS
Objetivo: Al finalizar el tema, l o la participante ser capaz de manejar los conceptos de macros, correctamente.
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1.2.1 ARCHIVO.
Agrupa todas las operaciones para el manejo general de la hoja de clculo como archivo. Por ejemplo: guardar, abrir, imprimir, vista preliminar, Etc.
1.2.2 EDICIN.
Contiene el conjunto de operaciones para el manejo de filas y columnas en la hoja de clculo as como operaciones de reproduccin de informacin. Ejemplo: copiar, pegar, eliminar, reemplazar, etc.
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1.2.3 VER.
Contiene el conjunto de opciones que permiten cambiar la visualizacin de la hoja de clculo as como la activacin de las barras de herramientas, barra de formulas, etc.
1.2.4 INSERTAR.
Contiene las opciones que permiten modificar la estructura de la hoja de clculo insertando elementos en ella como son: filas, columnas, grficas, imgenes, etc.
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1.2.5 FORMATO.
Aqu aparecen el conjunto de opciones que permiten cambiar el formato de presentacin de los datos contenidos en las celdas de una hoja de clculo, as como las dimensiones de las filas y columnas.
1.2.6 HERRAMIENTAS.
Contiene el conjunto de opciones para definir el lenguaje de ortografa de Excel, as como opciones de configuracin del programa en general.
1.3 AYUDA.
EXCEL proporciona una ayuda interactiva que asiste al usuario en un momento determinado que se presente un problema del que no se tenga mucha informacin a mano. Adems Excel tiene un asistente de ayuda que nos permite localizar informacin referente a un tema con solo escribir el tema y presionar el botn Buscar''.
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1.3.1 CONTENIDO.
Adems de esta forma Excel tiene su informacin de asistencia contenida en un libro de ayuda clasificada de acuerdo al tema que trate. Pasos para activar el contenido de ayuda:
2. Seleccione la opcin Ayuda de Microsoft Excel. 3. Seleccione la opcin Contenido. Aparece el dialogo de contenido con una lista identificada con iconos en formato de libro.
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1.3.2 INDICE.
Adems del asistente y de la lista de contenido EXCEL proporciona una forma de bsqueda a travs de un ndice. En esta forma usted escribe la palabra sobre la que desea obtener ayuda y el asistente localiza la informacin relativa a sta. Pasos para activar el ndice de ayuda:
1. Active el men ?.
Aparece la ventana de contenido. 2. Seleccione el recuadro ndice. 3. Escriba la palabra sobre la cual desea obtener ayuda.
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EXCEL incluye un conjunto de barras de herramientas que proporcionan un acceso directo a las principales opciones o comando del programa. Estas barras contienen las opciones agrupadas segn el tipo de operacin que se ejecuta en ellas.
Estndar
Formato
TECLA
HOME Ctrl + Home Ctrl + Fin Av. Pg. Ret. Pg. Flechas del Cursor
DESCRIPCION
Mueve el cursor a la primera fila de la columna actual. Mueve el cursor a la primera columna y la primera. Mueve el cursor a la ltima celda que posee informacin. Mueve 16 filas hacia abajo (una pagina) Mueve 16 filas hacia arriba Mueve el cursor una posicin en la direccin del cursor.
DATOS DE TEXTO (ALFANUMERICOS): Son aquellos datos que pueden contener letras, nmeros y caracteres especiales, pero el primer carcter debe ser una letra. Sirven como etiquetas en la hoja de clculo. Ejemplo NOMBRE, SUELDO, IMPUESTO/RENTA, YMTS102 Los datos de tipo texto se alinean automticamente a la izquierda. En una celda con datos alfanumricos se pueden introducir hasta 255 caracteres. Si el texto es ms largo que la celda activa ste se supone en las celdas vacas a la derecha. DATOS NUMERICOS: son datos constantes que se utilizan para realizar clculos matemticos. Los datos numricos se identifican porque comienzan con un digito (0-9) o con un signo operacional.
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Ejemplo 5432,-233,8734 Si el nmero es ms largo que el ancho de la celda, EXCEL lo representa en forma de notacin cientfica, Ejemplo 1, 000,000 = IE + 06. en caso de que el valor no pueda ser representado en formato cientfico, los despliega como una serie de signos de nmero (###). La siguiente pantalla muestra una hoja de trabajo con datos de texto y datos numricos.
DATOS DE FECHAS Y HORAS: EXCEL reconoce diferentes formatos de fechas y horas. Para introducir datos de tipo fecha puede utilizar los siguientes formatos: 12:15PM 10:45:30PM 7:30 5:45:10 22:00 Puede utilizar (-) o (/) para separar das, meses y aos. Usted puede introducir ambos tipos de datos, Fecha y Hora en una celda utilizando el siguiente formato: 24/10/6512:00 Inserte espacio para separar los indicadores AM o PM de la hora. FORMULAS: Es la combinacin de operndos y operadores que dan solucin a un problema determinado. Las frmulas se introducen para realizar clculos que van desde simples sumas hasta clculos financieros, estadsticos o cientficos. Cuando usted utiliza en una frmula un valor que est contenido en una celda, nunca coloque el valor propiamente dicho, sino la direccin de la celda, de esta forma si usted altera el valor de la celda EXCEL automticamente altera el resultado de la frmula. Ejemplo.
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+ B5 + C9 + D14 * A2 =A10*0.5
3.1.3 GUARDANDO LA HOJA DE TRABAJO. Una vez que usted ha elaborado una hoja de clculo, est debe ser guardada para que no se pierda la informacin al apagar la computadora. Adems, si por alguna razn usted no termina el trabajo en este momento puede continuarlo luego.
Pasos para guardar una hoja de trabajo: 1. Active el men Archivo. 2. Seleccione la opcin Guardar.
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Si la hoja ha sido previamente grabada, EXCEL utiliza ste mismo nombre para guardarla.
Aparece el dilogo para abrir archivos. Donde dice Buscar en: seleccionar la unidad de disco en donde se guard la hoja. 4. Donde dice Nombre de Archivo escriba el nombre de su hoja de trabajo. Si no recuerda el nombre puede buscarlo en la lista de archivos colocada en el centro de la ventana y seleccionarlo. 5. Presionar el botn Abrir.
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Pasos para eliminar columnas: 1. Seleccione el conjunto de columnas que desee eliminar. 2. Active el men Edicin. 3. Seleccione la opcin Eliminar.
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1. Coloque el puntero sobre la lnea que separa los nmeros de las dos
filas hasta que aparezca una flecha doble cabeza. 2. Arrastre el ratn en la direccin deseada, hacia abajo para aumentar o hacia arriba para disminuir.
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3.2.2 RANGOS.
Un rango es la seleccin de un conjunto de celdas de una hoja de clculo que pueden estar adyacentes o no. Un rango puede ser establecido por una hoja, una columna, una fila o varias celdas. La diferencia de celdas de un rango consiste en las direcciones de la celda de inicio y La ltima separadas por dos puntos (:). La seleccin de un rango de celdas se puede hacer de varias formas: Seleccionando un rango con el ratn: 1. Haga clic en la celda inicial del rango. 2. Presione y sostenga el botn izquierdo del botn. 3. Mueva el ratn en la direccin deseada para marcar el rango.
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2. 3.
4. Seleccione las celdas en donde desea reproducir el rango. 5. Active el men Edicin. 6. Seleccione la opcin Pegar.
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3.3.2 INTRODUCIENDO UNA FORMULA PARA CALULAR UN VALOR. 1. Haga clic en la celda que desea introducir la frmula.
2. Escriba el signo igual (=). 3. Introduzca la frmula. 4. Presione la tecla ENTER. Si la frmula introducida est mal construida, EXCEL presenta un mensaje de error en la celda activa, esta mensaje comienza con el signo #.
Tabla posibles mensajes de error:
Definicin Este mensaje indica que se est tratando de dividir entre cero. Especifica una interseccin no valida entre dos reas. Indica que no hay ningn valor en alguna de las celdas utilizadas en la frmula. Indica que el resultado no cabe en la celda. Indica que el valor de una celda no es valido. Indica que una referencia de una celda no es valido.
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3.3.3 FUNCIONES.
EXCEL contiene un conjunto de frmulas predefinidas o integradas llamadas funciones. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. LA funcin ms comn en las hojas de clculo es la funcin SUMA que se utiliza para sumar rangos de celdas.
Pasos para aplicar auto suma:
2. Haga clic sobre el botn autosuma que est sobre la barra estndar y
se identifica con el siguiente smbolo
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Pasos para acceder al dilogo de formato de celdas. 1. Seleccione el rango de celdas que desea formatear. 2. Active el men Formato.
Aparece el dilogo de formato con diferentes recuadros: Recuadro nmero: Permite dar formato a los nmeros de la celda o rango de celdas seleccionadas, permitiendo especificar la categora a la que corresponde dichos datos.
Recuadro Alineacin: Permite especificar la alineacin vertical u horizontal al contenido de las celdas y la 0rientacin del texto en las celdas permitindoles dar un giro en el grado seleccionado.
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Recuadro Fuente: Permite modificar el tipo de letra, tamao, color y permite efectos especiales a las mismas.
Recuadro Bordes: En este recuadro se selecciona el tipo de bordes que desea utilizar para su tabla o rango de datos, el estilo de lnea a utilizar para los bordes y color de la misma.
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Los bordes a las celdas tambin se pueden aplicar desde la barra de herramientas formato. 1. Seleccione las celdas a las que desea agregar bordes. 2. Haga clic en la flechita que aparece junto al botn borde. 3. Seleccione el estilo de borde deseado. Recuadro Trama: Aqu se selecciona el color de sombreado a utilizar dentro del rango de celda o tabla seleccionado y permite insertar un diseo de trama.
3.4.2 ESTILO.
Nos permite modificar o definir el formato bsico de presentacin de los datos por defecto. Paso para modificar el estilo de las celdas:
1. 2.
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Para modificar o aadir uno de estos elementos selecciones el nombre del estilo desde la lista desplegable, haga clic sobre el cuadro de chequeo y presione el botn modificar. Aparece la siguiente ventana. Modifique los elementos deseados y presiones el botn Aceptar.
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3.
4. 5. 6. 7.
Escriba el valor o texto que desea buscar. Escriba el valor con que se desea reemplazar. Seleccione las opciones de bsqueda que desea que EXCEL aplique. Seleccione el tipo de bsqueda que desea realizar.
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3.
4. Seleccionar de la lista el tipo de objeto que desea insertar. 5. Presione el botn Aceptar. Aparece el programa que permite crear el
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3.
Donde dice Tipo de Archivo seleccione el tipo de archivo desde donde desea importar los datos. 5. Especifique el nombre del archivo. 6. Presione el botn Abrir.
4.
Los datos del archivo importando sern transformados y colocados dentro de su hoja de clculo actual con el nuevo formato de EXCEL.
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TIPO DE GRAFICAS Columnas Anillos Barras Radial Lneas Superficie Circular Burbujas XY (Dispersin) Cilndrico reas Piramidal
Ejemplos:
Una grfica est compuesta por un conjunto de elementos que se detallan a continuacin.
PARTE
EJE Y EJE X Serie de Datos Rotulo categora de
DESCRIPCION
Este es el eje vertical o mejor llamado eje de valores ya que representa los valores de la informacin tratada. Este es el eje horizontal o eje de elementos. Contiene la clasificacin d elementos que se desean graficar. Son los puntos de datos agrupados que corresponde a los valores en las celdas de la hoja de trabajo. Describe las categoras que se encuentran bajo el eje horizontal y provienen de los encabezados de las columnas de datos. Consiste en las barras, lneas u otros elementos que representen la serie de datos dentro de un grafico. Esta compuesta por rtulos de la serie del grafico que sirve como0 clave para identificar los elementos del grafico. Al crear un grafico la leyenda aparece en el lado derecho de los datos y puede ser colocada posteriormente en la parte superior, inferior o la izquierda del mismo. Son lneas punteadas utilizadas para analizar los de datos con mejor precisin. Hay tres tipos de lneas de divisin de divisin: Horizontales, verticales y combinadas.
rea de trazado
Leyenda
Lneas divisin
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1.
2. 3.
Active el men Insertar. Seleccione la opcin Graficar. En este momento aparece el asistente para graficas que nos guiar a travs de cuatro pasos. PASO 1: Tipo de grfico seleccione el tipo de grafico de la lista desplegable as como el subtipo en el cuadro de al lado. Presione el botn Siguiente.
PASO 2: Datos de origen muestra una vista previa de la grfica, as como de los rangos de datos utilizados. Presione el botn Siguiente.
PASO 3: Opciones de grficos muestra el cuadro de las opciones para el grfico en donde se colocan los ttulos y se configura el grfico con las opciones necesarias. Presione el botn Siguiente.
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Aqu se completan las opciones del grfico como son: ttulos, ejes, lneas de divisin, leyendas, rtulos, etc.
PASO 4: Ubicacin de grfico aqu se indica la ubicacin del grfico, que puede ser en la misma hoja de clculo o en una hoja separada. presione el botn Terminar.
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3. Seleccione el nombre de la macro que desea ejecutar. 4. Haga clic en el botn Ejecutar.
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