PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Y BODEGA. 1.

- OBJETIVOS Establecer la metodologa que permita normalizar la cotizacin y posterior Adquisicin de los insumos y servicios necesarios para el desarrollo de los Procesos productivos. Recepcionar, almacenar, manipular, preservar y controlar los insumos Adquiridos y/o proporcionados por el cliente, adems de llevar un Inventario fsico, valorizado y actualizado. 2.- ALCANCE Este Procedimiento se aplica a toda adquisicin de insumos, servicios y la Recepcin de ellos en las diferentes bodegas tanto en obras como en oficina central. 3.- DEFINICIONES Insumo: Se refiere a todo material, repuestos, equipo y herramientas. Insumo proporcionado por el cliente: Se refiere a aquellos materiales, repuestos, equipos y herramientas que, de acuerdo a los trminos contractuales, el Cliente deba poner a disposicin de SOGAR INGENIERIA. Vale pedido/devolucin de insumo a Bodega: Documento que especifica el pedido o la devolucin a bodega de un insumo. Servicio: Se refiere a la contratacin de actividades y/o arriendo de Equipos necesarios para la ejecucin de la Obra. Cargo bodega: Ficha personal donde se registran los insumos que estn bajo responsabilidad del trabajador. Acta de baja de insumo: Documento que registra el motivo por el que se rebaja uno o ms insumos del inventario. Gua de Despacho (GD): Documento legal que especifica y describe los insumos trasladados y recepcionados. Orden de compra (O.C.): Documento comercial destinado a indicar los insumos a comprar y las condiciones comerciales de esta .

Compra Dirigida: Cuando un insumo o servicio es comprado directamente a un proveedor por razones de costos, ocasin, disponibilidad, calidad o ubicacin, sin la debida cotizacin con sus competidores. 4.- DOCUMENTOS RELACIONADOS 4.1 4.2 4.3. 4.4. 4.5. 4.6 4.7 4.8 4.9 Facturas. Guas de Despacho. Vale de Consumo. Parte de Entrada. Requisicin solicitud de cotizacin. Orden de compras. Ficha de cargos. Acta de baja de insumos.

5.- RESPONSABILIDADES 5.1 Del Administrador de Obra. Revisa y modifica el programa de materiales definido en el estudio de la Propuesta. Aprueba los Pedidos de Materiales que confirman dicho programa. 5.2 Del Encargado de Compras o Adquisiciones. Revisa y comprueba que los Pedidos de Materiales estn de acuerdo al Programa de Materiales y si existe stock en bodega. Evala los proveedores y posteriormente Ingresa y modifica la Base de Datos de los mismos. Emite las rdenes de Compra a los proveedores favorecidos con la misma. 5.3 Del Jefe de Bodega. Es el responsable de Recepcionar, almacenar, manipular, preservar y controlar los insumos adquiridos por SOGAR INGENIERIA. y/o proporcionados por el cliente, adems de llevar un inventario fsico, valorizado y actualizado. ADQUISICIONES Y BODEGA 6.- DESCRIPCIN. 6.1.- ADQUISICIONES.

6.1.1.- Recepcin del Programa de Compras. El Administrador de obra revisa y modifica el Programa de Materiales determinado en el proceso de estudio del proyecto, previa revisin del Ingeniero Visitador y posteriormente lo hace llegar al departamento de Adquisiciones para establecer cules sern los materiales por adquirir para la obra en cuestin. Este programa deber indicar lo siguiente: - Identificacin de la Obra. - Identificacin del insumo ordenado por importancia. - Cantidad. - Identificacin de Materiales Crticos. - Precio Unitario de referencia (considerado en la propuesta). - Fechas para las cuales requiere los productos. Con esta informacin el Jefe o encargado de Adquisiciones proceder a realizar las cotizaciones y compra de Productos e insumos. 6.1.2.- Pedidos para compra de Materiales . 6.1.2.1.- El pedido de materiales para su compra slo se realizar si el material solicitado no esta en stock en bodega. El encargado de bodega proceder a completar (DOCUMENTO DE SOLICITUD DE MATERIALES) con letra de imprenta, asegurndose de anotar todos los detalles para evitar posibles errores en el pedido. Si se justifica y es factible, pedir muestras de lo solicitado. El solicitante deber obtener las firmas de su jefe del rea y del Ingeniero Administrador o Gerente General, segn sea el caso. 6.1.2.2.- El Jefe de Adquisiciones o Encargado de Compras slo recibir formularios de Solicitud de pedidos de materiales que estn debidamente llenados y posteriormente firmados por el administrador de la obra, o por el Gerente General, para el caso de compras generadas en oficina central. Este formulario deber ser confeccionado en original y dos copias, cuya distribucin ser: Original : Para Adquisiciones. 1 copia : Para Bodega. 2 copia : Para Interesado. 6.1.2.3.- Si la compra es gestionada a travs de la oficina central, el encargado de compras de la obra, remitir el formulario va mail. El envo de pedidos va mail slo ser permitido si tiene como documento adjunto el formulario Solicitud de Pedido de Materiales, debidamente escaneado con la firma del Ingeniero Administrador o jefe de terreno. 6.1.2.4.- Los pedidos de Materiales deben realizarse considerando a lo menos dos das para efectuar la compra y uno para el despacho. Este plazo podr

modificarse dependiendo del lugar de destino y disponibilidad de entrega por parte del proveedor. 6.1.3.- Ejecucin del proceso de compras 6.1.3.1.- El Jefe o encargado de Adquisiciones solicitar cotizaciones a distintos proveedores del rea, (2 o ms), identificndolos en el registro de proveedores, de acuerdo a los requerimientos de compra y posteriormente emite la orden de compra. 6.1.3.2.- El Jefe de Adquisiciones, firma la orden de compra del proveedor que ofrezca mejores condiciones de: - Cumplimiento de requerimientos (Calidad, Especificaciones Tcnicas, seguridad, limpieza, etc.) - Cantidades (entrega total o parcial) - Plazo y lugar de entrega definido (transporte o retiro) - Precio y condiciones de pago. 6.1.3.3.- El Jefe de Adquisiciones solicitar al Administrador de la obra, Gerente General o a quienes ellos designen para este efecto, la autorizacin y firma definitiva de la Orden de Compra, la que debe considerar. - Nmero de Orden de Compra - Identificacin completa del Proveedor - Identificacin de la Obra - N del Formulario Pedido de Materiales - Cantidad - Unidad - Descripcin del producto a comprar - P.U. - Moneda - Total - Condiciones de Pago - Fecha orden de compra - Fecha y Lugar de Entrega del Producto - Centro de Costo. 6.1.3.4.- Para el caso que las OC deban ser generadas en oficina central, el Jefe de Adquisiciones, solicitar al Administrador de la Obra el envo del registro de su firma y/o el envo de un documento escrito con el nombre y firma de la persona autorizada para visar los pedidos de la Obra. 6.1.3.5.- Para compra de Materiales que por su naturaleza deban ser validados, se deber solicitar Cerificados de Calidad del Producto (por ejemplo, tubos, fierros, pernos, mallas, hormigones).

6.1.4.- Compras Dirigidas 6.1.4.1.- Sern compras dirigidas, aquellas compras donde no es posible conseguir otras alternativas, o bien, aquellas que por factores que se indican a continuacin, deben ser realizadas a un proveedor especfico: - nico proveedor en el mercado - Stock de productos de los otros proveedores. - Ocasin de compra. - Costos de transportes. - Horarios. - Ubicacin geogrfica del vehculo de transporte. Entonces esa compra ser dirigida a un proveedor especfico, sin la necesidad de tener que respaldar las dos o ms cotizaciones referidas en el punto 6.1.3.1. Esta situacin ser registrada en el formulario Pedido de materiales" mediante la utilizacin de un timbre que diga Compra Dirigida, anotando adems, las razones que generaron este tipo de compra. 6.1.4.2.- La Orden de Compra se emite en un original y tres copias, con la siguiente distribucin: Original: Proveedor. 1 copia : Departamento de Finanzas. 2 copia : Archivo de Adquisiciones. 3 copia : Bodega y obra. La que debe ser comparada con el formulario de Pedido de Materiales. 6.1.5.- Recepcin 6.1.5.1.- La recepcin de los Materiales comprados se hace en bodega, de acuerdo al punto 6.2.2, comparando la Orden de Compra con la Gua de Despacho o Factura que trae el proveedor. 6.1.5.2.- Al momento de recibir la Factura, el Jefe de Administracin o quien l designe, compara la misma con la copia de la orden de compra y solicita se le enve la gua de despacho del material ingresado, revisa estos tres documentos y si no hay diferencias entre ellos, entrega la factura para que sea visada por el Ingeniero Administrador o el Jefe de Administracin, en el caso de la oficina central. En caso de tener diferencias, se solicitan las aclaraciones necesarias a bodega, adquisiciones o proveedor, segn corresponda, o bien la factura es devuelta 6.1.5.3.- Obtenida la firma, la factura es entregada a tesorera para su cancelacin. 6.1.6.- Control de las rdenes rezagadas en obra Para controlar que los pedidos solicitados a oficina central hayan sido despachados, se deber contrastar las Guas de Despacho de los productos llegados a obra v/s las Solicitudes de pedido de insumos, como mximo una vez

por semana. Si se detecta la no llegada de algn insumo, habiendo sido pedido con la debida antelacin, se deber enviar un correo, dirigido al jefe de adquisiciones con copia al jefe de Administracin, indicando adems de su descripcin, la fecha y el N de la solicitud con que fue requerido el insumo. El Jefe de Adquisiciones deber dar respuesta a este correo, con copia al Jefe de Administracin, indicando la fecha de envo del insumo rezagado. ADQUISICIONES Y BODEGA 6.2.- BODEGA 6.2.1.- Pedido de Insumos a Bodega 6.2.1.1.- El Jefe de Terreno ser el encargado de autorizar al personal que podr solicitar insumos en bodega de obra, informando al Jefe de Bodega o Encargado de Bodega a travs de un memorndum que contemple la firma de la persona autorizada, para su registro en Bodega. 6.2.1.2.- El Jefe de Bodega o Encargado de Bodega deber entregar los talonarios de vales pedido/devolucin insumo a las personas autorizadas, previo registro y firma de ellos en el formulario Entrega de Vales de Pedido/Devolucin 6.2.1.3.-Para solicitar a bodega la entrega de insumos, el personal autorizado por el Jefe de Terreno deber emitir y firmar un vale pedido/devolucin de insumo, y lo entregar al trabajador que designe para retirarlo. Este ltimo se lo entregar al Paolero o encargado de bodega, quien revisar la correcta emisin del vale, verificando que ste no tenga enmendaduras, debiendo registrar la cantidad entregada en el mismo vale. 6.2.1.4.- Los vales pedido/devolucin de insumo a Bodega enmendados sern anulados por el Paolero y devueltos al trabajador que lo porta. 6.2.1.5.- Los Jefes de Obra, Supervisores y Capataces podrn autorizar por medio de los vales pedido/devolucin de Insumo, la tenencia de equipos y/o herramientas a cargo de los trabajadores. Para ello, stos ltimos debern firmar en su Ficha de Cargo la Recepcin del insumo cargado.

6.2.1.6.- El Encargado de Bodega verificar cada 14 das corridos, que los equipos y/o herramientas continan en poder de los trabajadores que lo solicitaron. Quedando registro de esto, en la Ficha de Cargo. 6.2.1.7.- La entrega de Lubricantes y Combustibles se realizar de acuerdo al formato Entrega de Lubricantes y Combustibles. La persona de bodega encargada de despachar el combustible o Lubricante deber anotar en este vale, nombre del operador al que se le suministr el insumo, RUT, Equipo, Patente,

hormetro del equipo, cantidad suministrada y fecha cuando se realiz. Este vale ser confeccionado en duplicado segn la siguiente distribucin: - Original (blanco) : interesado - Duplicado (verde): control de Bodega. En el caso que el proveedor sea un subcontrato, o bien una estacin de servicio autorizada, el operador deber realizar el retiro del combustible o lubricante contra entrega del vale de entrega de lubricantes y combustibles. A su vez el proveedor entregar una GD o un comprobante, que deber ser firmado, acusando la recepcin del combustible o lubricante. Esta GD deber ser entregada al encargado de bodega para su contabilizacin y registro. 6.2.2.- Recepcin de insumos. 6.2.2.1.- Toda vez que se recepcione algn insumo en la obra, el Jefe de Bodega o quien l designe, constatar la veracidad de los datos de las Guas de Despacho o Facturas. Para esto verificar la existencia de la O.C. en el computador o archivador manual de O.C. pendientes. Si el documento est mal emitido, vale decir Razn Social o Rut no corresponden a SOGAR INGENIERIA, o no existe una O.C. que avale el despacho, este debe ser rechazado por el Jefe de Bodega y no permitir la descarga de materiales en obra. 6.2.2.2.- Durante la descarga del material, el Jefe de Bodega, o quien ste asigne, recepcionar los insumos con la GD o Factura del proveedor, realizando en ese acto una revisin fsica y conteo de lo recibido, teniendo en cuenta lo solicitado en la O.C. (cantidad, tipo y calidad). 6.2.2.3.- De no existir ninguna diferencia entre lo recepcionado, lo solicitado y lo contenido en la GD o Factura, el Jefe o encargado de Bodega proceder a firmar y timbrar la GD o Factura, como aceptacin de conformidad de acuerdo al formato de timbre indicado. 6.2.2.4.- En el caso de recibir cantidades menores de insumos, a los indicados en la GD, el Encargado de Bodega deber dejar constancia escrita en la factura y/o GD del proveedor, procediendo de igual forma a firmar y timbrar la GD o Factura. En ningn caso se recibir una cantidad mayor a lo especificado en la GD o Factura del proveedor. 6.2.2.5.- De generarse una devolucin, el Jefe de Bodega o Encargado de Bodega devolver fsicamente al proveedor, el material inapropiado o la cantidad en exceso, dejando registrado este evento por escrito en la GD o Factura. 6.2.2.6.- El Jefe o encargado de Bodega ingresar al sistema la Gua de despacho, generando as el parte de entrada. Posteriormente anotar en todas las copias de las Guas de Despacho o Facturas del proveedor:

- N O.C. recepcionada, - Fecha, hora, nombre y firma del responsable de la recepcin. - Observaciones en caso que las hubiera. 6.2.2.7.- Para aquellos materiales descargados directamente en terreno o faena y que no sern almacenados dentro de la bodega, el Jefe de Bodega o encargado de bodega generar un vale de Pedido/Devolucin de Insumo tickeando la palabra Pedido, para as registrar la salida de Inventario del material. Esta salida puede ser registrada mediante un Vale de Consumo o Algun comprobante emitido por algn sistema de gestin computarizado. 6.2.2.8.- En caso de que el Encargado de Bodega no tenga claridad respecto al cumplimiento de los requisitos de calidad del insumo que est recepcionando, solicitar asesora Al asesor o Jefe del departamento de Calidad. 6.2.2.9.- Si en la O.C. se indica la entrega de certificados, el Encargado de Bodega verificar que stos lleguen y cumplan las exigencias indicadas en la O.C., para posteriormente hacerlos llegar al Jefe de Calidad, Guardando una copia siempre en el archivador CERTIFICADOS DE CALIDAD 6.2.2.10.- La recepcin de insumos proporcionados por el cliente se har segn el detalle indicado en la GD de conduccin de stos insumos. Adems el Encargado de Bodega, solicitar por escrito al Jefe de Oficina Tcnica las consideraciones respecto a la manipulacin, preservacin y almacenaje de los insumos proporcionados por ste. 6.2.3.- Almacenamiento. 6.2.3.1.- Una vez recepcionados los insumos Encargado de Bodega, los deber almacenar en obra para el uso de la Bodega, o donde se atendiendo las caractersticas y naturaleza de lo se adoptarn los siguientes criterios: en obra, el Jefe de bodega o las instalaciones previstas por la haya convenido el almacenaje, adquirido o arrendado. Para ello

Separar e identificar los insumos proporcionados por el cliente. Estos insumos no sern ingresados al control de inventario de Obra, bastando slo el control mantenido por el Jefe Oficina Tcnica. Sin perjuicio de ello, el Jefe de Bodega ser responsable por la custodia de stos hasta su retiro desde las instalaciones dispuestas para ello. Separar e identificar los insumos no aptos para ser utilizados en el proceso productivo. (Insumos no conformes) Separar e identificar las sustancias peligrosas, inflamables o explosivas tomando las medidas de proteccin determinadas por ley y por las especificaciones del cliente.

 Separar e identificar equipos de proteccin personal respecto al uso, es decir, los nuevos de los reutilizables. Identificar y separar materiales vencidos, segn las fechas otorgadas por el fabricante como plazo mximo para su uso. Almacenar de acuerdo a indicaciones de: los fabricantes, fichas tcnicas, indicaciones de los profesionales de la obra, normas, etc. 6.2.3.2.- La eliminacin final de los insumos no aptos y/o vencidos ser resuelta por el Ingeniero Administrador antes del trmino de la obra y por escrito, segn punto 6.2.7.2. 6.2.3.3.- El Jefe Oficina Tcnica junto al encargado de bodegas, determinarn el stock mnimo de aquellos insumos de mayor rotacin o considerados crticos para la obra. El Encargado de Bodega proceder a solicitar su reposicin cuando se alcancen los niveles mnimos permitidos. 6.2.4.- Control de inventarios. 6.2.4.1.- El Encargado de Bodega deber mantener un inventario valorizado (cantidad del insumo * precio promedio) en todo momento durante la vigencia de la obra, para ello utilizar un software especializado, como herramienta principal en la ejecucin de esta funcin. 6.2.4.2.- El sistema de control de inventarios estar compuesto bsicamente de dos datos: ingreso de materiales y equipos, respaldados con GD o Facturas v/s salidas de materiales y equipos, respaldados con vales de pedido/devolucin de insumo a Bodega, Acta de Baja de insumos y GD propia.

6.2.5.- Traslados a Bodegas Auxiliares y/o Paoles 6.2.5.1.- Podrn existir bodegas auxiliares segn las dimensiones de la obra o del espacio fsico donde ste se desarrolla. Sin embargo, el Encargado de Bodega controlar todas las tareas relacionadas con la administracin de insumos en las otras bodegas. Estas bodegas secundarias deben llevar un inventario manual con tarjetas de kardex que reflejen la entrada y salidas de los insumos. 6.2.5.2.- Todo traslado de insumos entre bodegas, deber efectuarse utilizando GD, slo si ello involucra el uso de la va pblica. Debiendo ser confeccionadas en quintuplicado segn la normativa vigente: - Original Cliente (Blanco): Su destino es la bodega receptora del insumo. - Duplicado Servicio de Impuestos Internos (celeste): Desde bodega

emisora deben ser enviadas por mano o va correo externo a Contabilidad en Oficina central, indicando en un memo, Obra de procedencia, la cantidad de guas y sus nmeros. - Triplicado Control Tributario (Amarilla): Destino control en carreteras. En caso de no ser requerida se archivarn en bodega receptora. - Cuadruplicado Cobro Ejecutivo Cedible con su Factura (rosada): Queda en poder de la Bodega emisora. - Quintuplicado control Interno (verde): Debe ser devuelta a la brevedad a la bodega emisora firmada y timbrada, acusando recibo de lo indicado en la gua. La Distribucin de talonarios de Guas de despacho, le corresponde a Bodega Central, por tanto es imprescindible que las copias celestes del SII sean devueltas en su totalidad. En caso que el traslado no involucre transitar por va pblica, se deber realizar utilizando Guas de Traslado de materiales Interno. Esta gua de traslado interna deber ser confeccionada en tres ejemplares: Original (blanca) : Bodega o Paol Receptor. 1 Copia (verde) : Devuelta a Bodega o Paol Emisor, timbrada y firmada acusando recibo de lo indicado en la gua. 2 Copia (rosada) : En talonario para control interno. 6.2.5.3.- Los vales pedido/devolucin insumo, Guas de Traslado de Material Interno recibidos por las bodegas auxiliares, segn se trate de insumos Entregados para su uso o devueltos desde terreno, debern ser entregados diariamente a la Bodega Principal, para su rebaje o reintegro al inventario general de la obra. Previo a la entrega, estos sern rebajados o reintegrados en las tarjetas de kardex de cada paol o bodega secundaria. 6.2.6.- Devolucin de insumos y del acta de baja. 6.2.6.1.-El personal que devuelva insumos desde terreno a bodega, deber confeccionar un vale de Pedido/devolucin insumo, debiendo tickear la palabra Devolucin. En este caso el insumo ser ingresado al inventario por el Encargado de Bodega. 6.2.6.2.-En el caso de que el o los insumos, devueltos desde terreno, presenten merma o un dao mayor, el Encargado de Bodega verificar la viabilidad de su reutilizacin o reparacin, en caso contrario deber emitir el formulario Acta de Baja de Insumo, el que presentar al Ingeniero Administrador para su aprobacin y observacin de posibles descuentos a quienes resulten responsables del deterioro. Para los Insumos mantenidos en bodega que presenten un deterioro tal, que haga inviable su uso en obra o que se encuentren vencidos, tambin se deber emitir el formulario Acta de Baja de Insumo, el que se presentara al ingeniero Administrador para su aprobacin.

6.2.6.3.- En caso que un insumo haya sido extraviado por un trabajador, el Encargado de Bodega deber emitir el formulario Acta de Baja de Insumo, debiendo indicar el nmero de ficha y nombre del trabajador en la casilla de observaciones, el formulario debe ser aprobado por el Ingeniero Administrador y se deber entregar una copia al encargado de personal para proceder a evaluar y realizar el descuento correspondiente. 6.2.6.4.- El formulario Acta de Baja de Insumo, deber ser ingresado al sistema computacional de bodega disminuyendo el inventario. 6.2.7.- Cierre de bodega de obra. 6.2.7.1.- Una vez concluida la obra el Encargado de Bodega proceder al cierre de bodega de obra. En este acto se procede a contabilizar y separa los insumos segn su naturaleza ( EPP, herramientas, mangueras, etc.) y estado (bueno, regular, malo). 6.2.7.2.- El Administrador de Obra podr enajenar o dar de baja, los insumos que por su cantidad, calidad, uso, reutilizacin y estado no justifique su devolucin a bodega central, previa autorizacin por escrito del Ingeniero Visitador de la obra. 6.2.7.3.- Se efectuara un inventario final valorizado a precio promedio ponderado. El que se presentara al Jefe Administrativo y Administrador de Obra para su firma, validacin y envo a bodega Central. 6.2.7.4.- El Jefe de Bodega ser responsable de embalar, estibar y despachar todos los insumos a bodega central, con el fin de que estos, no se deterioren durante el transporte. 6.2.7.5.- El despacho se efectuar con G.D. identificando y detallando claramente los insumos devueltos a bodega central, quien verificar que estos materiales sean los detallados en el Inventario final de la obra. 6.2.8.- Insumos de los Subcontratistas. 6.2.8.1.- Insumos adquiridos por subcontratistas y que tengan despacho directo a nuestras Obras, debern ser recepcionado por personal del subcontratista, acopindolos en el lugar que se les asigne y entregando una gua de despacho con el detalle del material descargado al Encargado de Bodega. 6.2.8.2.- Al momento de ingresar equipos y/o mquinas a la obra, el Subcontratista deber entregar al Encargado de Bodega, una copia de la GD, donde se detalle el tipo y la cantidad de elementos, en caso que no la tuviera, se proceder a levantar un acta con la fecha y el detalle de los elementos ingresados, firmando al pie de la misma, un representante del subcontratista y el encargado de bodega de S&P. que recepcion.

6.2.8.3.- En el momento del retiro de elementos de la obra, el Subcontratista deber presentar al Encargado de Bodega la GD con la cual los ingres y una segunda GD para el retiro indicando el detalle de estos. 6.2.8.4.- El Encargado de Bodega deber mantener un archivo para los Subcontratistas, con la documentacin referente a los elementos ingresados o retirados de la obra. 7.- CRITERIOS DE ACEPTACIN Los pedidos de materiales deben ser formulados con un tiempo mnimo como lo establece el numeral 6.1.2.4. 8.- REGISTROS 8.1. Programa de Materiales 8.2. Solicitud de Pedido de materiales 8.3.- Orden de Compra 8.4.- Parte de Entrada 8.5.- Vale Pedido/Devolucin de Insumo 8.6.- Vale de Consumo 8.7.- Entrega de Vales de Pedido/Devolucin de Insumos. 8.8.- Ficha de Cargo. 8.9.- Traslado de Material Interno. 8.10.- Acta de Baja de Insumo 8.11.- Entrega de Lubricantes y Combustibles