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CATLOGO DE AUTORIDAD TERMINOLGICO PARA EL ANLISIS DE LA INFORMACIN DOCUMENTAL DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA DE UNIDADES DE INFORMACIN ESPECIALIZADAS EN CIENCIAS SOCIALES
Luca Matamoros Segura Tutora Licda. Aracelly Ugalde Vquez Introduccin

e presentan los resultados de la prctica final de graduacin denominada Catlogo de Autoridad Terminolgico para el anlisis de la informacin documental de la Comunidad Universitaria de Unidades de Informacin Especializadas en Ciencias Sociales (CUUICS) que consisti en la revisin, correccin y normalizacin del vocabulario libre de las unidades de informacin documental: Biblioteca Eugenio Fonseca Torts de la Universidad de Costa Rica, el Fondo Bibliogrfico de la Escuela de Historia y el Centro de Informacin Documental de la Facultad de Ciencias Sociales de la Universidad Nacional (Costa Rica). Los objetivos consistieron en: 1. Realizar un diagnstico sobre el estado actual de los procesos de indizacin de la CUUICS y 2. Sistematizar y normalizar el lenguaje libre empleado por las unidades de informacin y proponer su uso dentro de la CUUICS. Los procesos ms importantes que se realizaron fueron: Diagnstico de los procesos tcnicos, especialmente los referentes a la indizacin de los documentos en la COMUNA, determinando las implicaciones de falta de uniformidad en el lenguaje incorporado, Integracin de tres bases de datos utilizadas en las unidades de informacin estudiadas, Normalizacin de la informacin, Diseo e implement una base de datos terminolgica, Elaboracin del catlogo de autoridad de materia, Validacin de los resultados Desarrollo: La prctica se desarroll en 13 etapas que fueron las siguientes: 1. Investigacin bibliogrfica para el desarrollo del marco terico. 2. Diagnstico de las tres Unidades de Informacin Documental, que comprendi investigar sobre la naturaleza de cada una de las unidades y las polticas de indizacin. 3. Compilacin de los trminos temticos de cada una de las bases de datos de las Unidades de Informacin Documental. 4. Identificacin y contrastacin en los tesauros del lenguaje controlado que utilizan las unidades de informacin documental para conocer el lenguaje libre.

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5. Descripcin de los tesauros utilizados para identificar el vocabulario controlado. 6. Correccin para la normalizacin de los trminos del lenguaje controlado. 7. Seleccin del lenguaje libre. Anlisis, correccin y normalizacin. Se realiz una tipologa por ndices geogrficos, nombres personales, siglas y conceptos) 8. Anlisis con especialistas de la disciplina de ciencias sociales de los conceptos del lenguaje libre utilizados por las unidades de informacin documental.. 9. Caractersticas y propuesta de la terminologa libre para el Catlogo de Autoridad Terminolgico para el proceso de Indizacin de la Comunidad de Unidades de Informacin Especializada en Ciencias Sociales (CUUICS). 10. Diseo de la base de datos y digitacin de los trminos del vocabulario libre normalizado. 11. Revisin del Catlogo impreso para su respectiva depuracin 12. Impresin del Catlogo definitivo 13. Validacin de los resultados Metodologa Esta investigacin fue exploratoria y descriptiva, con un enfoque cuantitativo y cualitativo. Se investig la situacin de las unidades de informacin sobre los procesos de indizacin, los instrumentos y la terminologa empleada en cada una de ellas. Con el propsito de determinar las polticas de indizacin. Se recopil la informacin por medio de entrevistas, cuestionarios y archivos generados por las bases de datos del programa winisis que se integraron para realizar una revisin minuciosa de los trminos controlados contra los instrumentos normalizados para luego identificar el vocabulario libre y proceder a su normalizacin. Mediante la revisin y anlisis de los trminos, se detectaron los problemas que presentaban y se propusieron los trminos apropiados. Se emple la tcnica de grupos focales para validar la informacin obtenida luego del proceso de normalizacin. Los sujetos y objetos de informacin en esta investigacin fueron: Primera poblacin: directores y coordinadores de las unidades de informacin estudiadas - Licda. Marjorie Solano Siles, Directora de la Biblioteca Eugenio Fonseca Torts de la Universidad de Costa Rica. - Dr. Carlos Cruz, Coordinador del Centro de Informacin Documental de Ciencias Sociales (CIDCSO) de la Facultad de Ciencias y del Fondo Bibliogrfico de la Escuela de Historia de la Universidad Nacional. Segunda poblacin: documentalistas encargados del anlisis documental en las unidades estudiadas Son dos los funcionarios, biblioteclogos documentalistas, encargados del proceso de indizacin y anlisis de informacin de la Biblioteca Eugenio Fonseca Torts de la Universidad de Costa Rica.

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Un funcionario especialista en economa y encargado del anlisis documental en el Centro de Informacin Documental de Ciencias Sociales y el Fondo Bibliogrfico de la Escuela de Historia de la Universidad Nacional. La tercera poblacin estuvo constituida por los usuarios de las unidades de informacin estudiadas, que son un promedio de 500 por mes. Esta poblacin incluye estudiantes, profesores, investigadores y particulares. Para consultar esta poblacin, se aplic la metodologa cualitativa mediante la tcnica de grupos focales y, por lo tanto, se seleccionaron cinco usuarios de cada universidad que cumplieron con las siguientes caractersticas: - Usuarios recurrentes de los centros de documentacin. - Expertos en el rea de Ciencias Sociales. - Estudiantes de tercer nivel y licenciatura en Ciencias Sociales. Cuarta poblacin estudiada compuesta por los descriptores de las tres unidades de informacin documental Se estudi la poblacin completa que esta distribuida de la siguiente forma: 8216 descriptores controlados, 7632 trminos libres y 643 trminos ambiguos. Resultados, Conclusiones y Recomendaciones Resultados El cuadro No. 24 muestra el resumen de trminos de lenguaje libre revisados para la normalizacin de las bases de datos de las unidades de informacin documental: CIDCSO, BEFT y FBEH.
Cuadro No. 24 Resumen del total de trminos de lenguaje libre revisados para la normalizacin de las bases de datos de las unidades de informacin documental: CIDCSO, BEFT Y FBEH

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Fuente: Matamoros Segura, L. (2005) Catlogo de Autoridad Terminolgico para el anlisis de la informacin documental de la Comunidad Universitaria de Unidades de Informacin de la Comunidad Universitaria de Unidades de Informacin Especializadas en Ciencias Sociales (CUUICS) Heredia, C.R. : L. Matamoros.

Conclusiones: La prctica permiti elaborar una propuesta que aporta al Proyecto interinstitucional denominado: Comunidad Universitaria de Unidades de Informacin Especializadas en Ciencias Sociales (CUUICS), un procedimiento de implementacin para normalizacin y un catlogo de autoridad de materia, al normalizar la terminologa que usan las siguientes unidades de informacin documental: Biblioteca Eugenio Fonseca Torts, de la Universidad de Costa Rica; Fondo Bibliogrfico de la Escuela de Historia y el Centro de Informacin Documental de la Facultad de Ciencias Sociales de la Universidad Nacional. Esto facilitar a los investigadores, docentes y estudiantes el acceso exacto, eficiente y eficaz a la informacin disponible a travs de la red de informacin en el mbito de las Ciencias Sociales, nica en el nivel nacional e internacional. Las unidades estudiadas utilizan herramientas para normalizar y realizar el anlisis documental siguiendo los procedimientos establecidos y contando con personal profesional y especializado en documentacin, en el rea de Ciencias Sociales; sin embargo, se demostr la falta de normalizacin. Por ejemplo, 2289 trminos controlados presentan incongruencias tanto en el uso del plural y singular, como digitacin y la no utilizacin de las referencias de los tesauros.

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En la compilacin de los trminos temticos de cada una de las bases de datos de las unidades de informacin documental para su anlisis se detect que la terminologa contena muchos errores ortogrficos, mala digitacin, diferentes entradas de nombres propios, diversos usos del plural y singular de los trminos y ambigedad. El mismo trmino est en plural y en singular indistintamente en una u otra unidad de informacin documental. Ejemplo:

Fuente: Matamoros Segura, L (2005) Catlogo de Autoridad Terminolgico para el anlisis de la informacin documental de la omunidad Universitaria de Unidades de Informacin Especializadas en Ciencias Sociales (CUUICS) / Heredia, C.R.: L.Matamoros

Trminos desconocidos o que generan confusin Ejemplo:

Fuente: Matamoros Segura, L (2005) Catlogo de Autoridad Terminolgico para el anlisis de la informacin documental de la Comunidad Universitaria de Unidades de Informacin Especializadas en Ciencias Sociales (CUUICS) / Heredia, C.R.: L.Matamoros

Faltan referencias de algunos trminos Ejemplo:

Fuente: Matamoros Segura, L (2005) Catlogo de Autoridad Terminolgico para el anlisis de la informacin documental de la Comunidad Universitaria de Unidades de Informacin Especializadas en Ciencias Sociales (CUUICS) / Heredia, C.R.: L. Matamoros

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En lo que se refiere al lenguaje controlado, se determin que las unidades de informacin documental no aplican correctamente las referencias sugeridas en los tesauros, no emplean bien el plural y el singular de los trminos a la hora de ingresar la informacin a la base de datos y hay errores digitacin. La BEFT lleva un control de su lenguaje libre en una lista en el programa Excel; el CIDCSO incluye estos trminos en una base de datos, sin embargo, a travs de la revisin en los tesauros, se identific que algunos de estos trminos ya se encuentran en los tesauros.. El FBEH no lleva ningn control. Al igual que el lenguaje controlado, el lenguaje libre presenta muchas incongruencias como las descritas seguidamente: En lo que se refiere a los nombres propios, se verific que existen diferentes entradas para un mismo nombre propio, muchos nombres estn incompletos y, en algunos casos, no se deja espacio entre la coma y el nombre. Los trminos geogrficos difieren mucho entre las unidades de informacin documental investigadas. Por ejemplo, CIDCSO realiza en su proceso de indizacin una jerarqua de los trminos geogrficos, donde identifica el pas, provincia, cantn, ciudad, barrio y poblado. La BEFT anota solamente la sigla del pas y provincia de donde es el trmino, y en algunos casos no se anota el lugar de procedencia. En el FBEH se anota el trmino, pero no se especifica el pas o la provincia de donde proviene. Las unidades de informacin emplean en sus procesos de indizacin indistintamente el nombre y la sigla de instituciones u organizaciones, pero en ningn caso no existen referencias que indiquen cul es el trmino usado. En cuanto al nombre de instituciones, se detect que tiene varias entradas para una misma institucin; adems, no se especifican los pases. En algunas instituciones, al existir ambos trminos, se localizara por los dos usos del trmino, pero no se logra un resultado satisfactorio del 100% de una institucin. Se detect que existen 99 mezclas de trminos, es decir, trminos que estn unidos cuando se digitaron, por ejemplo:

Fuente: Matamoros Segura, L (2005) Catlogo de Autoridad Terminolgico para el anlisis de la informacin documental de la Comunidad Universitaria de Unidades de Informacin Especializadas en Ciencias Sociales (CUUICS) / Heredia, C.R.: L. Matamoros

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Estas incongruencias se presentan en las tres unidades, pero especialmente en el FBEH. En cuanto a los trminos que se usan para indicar perodos de gobiernos se identific que la BEFT utiliza Administracin y el CIDCSO Gobierno, por lo cual no existe uniformidad. As, se propone el uso del trmino gobierno por ser un trmino usado en el Tesauro de Historia. Ejemplo:

Fuente: Matamoros Segura, L (2005) Catlogo de Autoridad Terminolgico para el anlisis de la informacin documental de la Comunidad Universitaria de Unidades de Informacin Especializadas en Ciencias Sociales (CUUICS) / Heredia, C.R.: L. Matamoros.

Los trminos que representan conceptos, como por ejemplo Columna, son ambiguos; algunos no tienen relacin con la temtica de los documentos y otros son parte de los ttulos de los artculos. Una fortaleza que se detecta en cada una de las unidades de informacin documental es el apoyo de un equipo multidisciplinario para el apoyo en los procesos de indizacin. Como recomendaciones se proponen las siguientes: Corregir las incongruencias detectadas en la base de datos de las unidades de informacin documental, para contar con un catlogo adecuado de autoridades que permita simplificar y agilizar el trabajo de la CUUICS. Proponer el uso del Catlogo de Autoridad Terminolgico para la normalizacin de las dems unidades participantes en el proyecto CUUICS. Crear una Comisin de Normalizacin, conformada por analistas y responsables en la toma de decisiones de las unidades participantes, en cuanto a la seleccin de trminos controlados y libres, con el fin de establecer polticas y criterios a la hora de crear trminos libres para mantener un lenguaje comn.

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Depurar, alimentar y dar un mantenimiento continuo a la base de datos del Catlogo de Autoridad Terminolgico para el anlisis de la informacin documental de la Comunidad Universitaria de Unidades de Informacin Especializadas en Ciencias Sociales. Establecer controles de calidad de los registros de la base de datos. Utilizar como uno de los instrumentos bsicos de normalizacin las Reglas de Catalogacin Angloamericanas. Utilizar correctamente el uso de los trminos de los tesauros y sus referencias. Establecer notas de alcance a los trminos que generen confusin o son desconocidos. Instalar el Catlogo en formato electrnico en la pgina de la CUUICS para que este disponible al usuario y al documentalista en el nivel nacional y en el internacional. Bibliografa
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Bibliotecas. Vol. XXIV, No.1 y No. 2. Enero-Diciembre, 2006 pp. 135-160