FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, ECONMICAS Y FINANCIERAS ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

MANUAL:

AUDITORA GUBERNAMENTAL

CICLO IX

SEMESTRE ACADMICO 2008 I II Material didctico para uso exclusivo de clase.

LIMA - PER

UNIVERSIDAD DE SAN MARTIN DE PORRES

Rector(e) Ing. Ral E Bao Garca Vicerrector Ing. Ral E Bao Garca FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, ECONMICAS Y FINANCIERAS Decano Dr. Domingo Senz Yaya Director de la Escuela Profesional de Contabilidad y Finanzas Dr. Juan Amadeo Alva Gmez Director del Departamento Acadmico de Contabilidad y Finanzas Dr. Enrique Loo Ayne Secretario de Facultad Dr. Augusto H. Blanco Falcn Directora de la Seccin Postgrado Dra. Yolanda Salinas Guerrero Director del Instituto de Investigacin Mo. Vctor Loret de Mola Cobarrubias Director de la Oficina de Grados y Ttulos Dr. Sebastin Ferril Mrquez Jefa de la Oficina de Registros Acadmicos Sra. Belinda Quicao Macedo Jefa de la Oficina de Bienestar Universitario Lic. Maria Pizarro Dioses Jefe de la Oficina de Administracin Dr. Luis Flores Barros

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AUDITORIA GUBERNAMENTAL
UNIDAD I FUNDAMENTOS DE LA AUDITORA GUBERNAMENTAL TIPOS DE ACCIONES DE CONTROL Que es la Accin de Control? Se denomina accin de control a la que desarrolla el personal conformante de los Organos del Sistema y/o el de las Sociedades de Auditoras designadas y contratadas para tal fin, mediante la aplicacin de un conjunto de procedimientos y mtodos, en el ejercicio de las atribuciones que le confiere la ley. Quin desarrolla las acciones de Control? El personal de los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control y/o de las Sociedades de Auditora designadas y contratadas para tal fin. LAS ACCIONES DE CONTROL SE EJECUTAN MEDIANTE: a) Auditora Es el examen profesional que comprenden los campos financiero y administrativo, con la finalidad de formular un dictamen sobre la razonabilidad de los estados financieros en su conjunto e informar sobre la confiabilidad de controles internos, as como el cumplimiento de los dispositivos legales en vigencia y la consecucin de objetivos y metas previstas (gestin). Segn las Normas de Auditora Gubernamental: a.1. Auditora Financiera. Comprende a la auditora de estados financieros y la auditora de asuntos financieros en particular. El objetivo de la auditora de estados financieros es determinar si estos presentan razonablemente la situacin financiera, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. La auditora de asuntos financieros en particular se aplica a programas, actividades, funciones o segmentos, con el propsito de determinar si estos se presentan de acuerdo con criterios establecidos o declarados expresamente. a.2. Auditora de Gestin. Tiene por objeto evaluar el grado de economa, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos pblicos, as como el desempeo de los servidores y funcionarios del Estado, respecto al cumplimiento de las metas programadas y el grado con que se estn logrando los resultados o beneficios Pgina 3 de 106

previstos por la Ley de Presupuesto o por la entidad que haya el programa o la inversin correspondiente.

aprobado

Otros propsitos son : Determinar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera econmica y eficiente. Establecer las causas de ineficiencias o prcticas antieconmicas. Evaluar si los objetivos de un programa son apropiados, suficientes o pertinentes y el grado en que produce los resultados deseados. Examen Especial Es una auditora limitada que comprende la verificacin, revisin o estudio de una parte de las operaciones financier1as o administrativas. El alcance es menor al requerido para la emisin de un dictamen, con la finalidad de evaluarlas, verificarlas y elaborar el correspondiente informe que contenga observaciones, conclusiones y recomendaciones. Asimismo se efecta exmenes especiales para investigar denuncias de diversa ndole y ejercer el control de las donaciones recibidas, as como de los procesos licitarios, del endeudamiento pblico y cumplimiento de contratos de gestin gubernamental, entre otros. El examen especial es efectuado por la Contralora General de la Repblica y por los Organos de Auditora Interna del Sistema, como parte del alcance del trabajo necesario para emitir el informe sobre la Cuenta General de la Repblica presentada por la Contadura Pblica de la Nacin. DEFINICIN Es el examen objetivo, sistemtico y profesional, realizado con el fin obtener las evidencias necesarias y de proporcionar una evaluacin independiente sobre el desempeo (rendimiento) de una entidad, programa, proyecto o actividad, orientada evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, observando la normativa vigente y a mejorar la efectividad, eficiencia, economa en el uso de los recursos y el control gerencial, para facilitar, segn corresponda, a la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su gestin ante el pblico. La Auditora GUBERNAMENTAL se ocupar de estudiar si las personas responsables de la administracin de estas actividades tcnicas han tomado las medidas necesarias para la implantacin de los controles administrativos, adecuados que aseguren que la Pgina 4 de 106

b)

calidad del trabajo llegue al standard establecido, que los programas se cumplan y que la labor se efecte en una forma econmica. 1.- Arthur W. Holmes y Wayne S. Overmyer en Auditora, Principios y Procedimientos 7ma. Edicin La Auditora GUBERNAMENTAL Y DE GESTIN o Administrativa significa la extensin de la auditora a todas las operaciones de un negocio y no se limita a las reas financieras o contables. 2.- Edward F. Norberk en Auditora Administrativa La Auditora GUBERNAMENTAL Y DE GESTIN o Administrativa ha sido definida como una nueva disciplina de control para evaluar la efectividad de los procedimientos operativos y los controles internos. 3.- La Asociacin de Contadores del Gobierno Federal de los Estados Unidos de Norteamrica La Auditora GUBERNAMENTAL Y DE GESTIN de rendimiento o administrativa, son conceptos relativamente sinnimos los que: (1) Describen los enfoques dinmicos de auditora y las tcnicas empleadas para extender el alcance de una auditora ms all de los aspectos tradicionales de control financiero y de custodia, para abarcar una dimensin e identificar las oportunidades de incrementar la eficiencia, reducir costos y mejorar la efectividad operacional o de programas. (2) Proporcionar un mtodo efectivo de satisfacer la demanda cada vez mayor, por parte de legislaturas, consejos, etc., de informacin definitiva sobre el uso productivo de los recursos presupuestarios asignados, de conclusiones basadas en criterios apropiados sobre la eficiencia de las operaciones de las diferentes reparticiones, y de la evaluacin por medio de las auditorias de la efectividad de los programas y el cumplimiento de la legislacin vigente. 4.- Lennis M. Knighton en La Auditora Posterior de Rendimiento en el Gobierno Estatal Una auditora posterior de rendimiento es un examen independiente con el fin de proveer a la legislatura una evaluacin e informe sobre la marcha en que los administradores de las entidades y dependencias del estado han descargado sus responsabilidades de administrar los programas del Estado de manera fiel, eficiente y efectiva. Pgina 5 de 106

5.- William T. Greenwood en la Poltica del Neogico Un enfoque de la Auditora Gerencial Una auditora Gerencia es un enfoque tipo lista de verificacin del anlisis de las funciones gerenciales y de las operaciones y decisiones de la empresa. 6.- James P. Wesberry, en Auditora Operacional, instrumento de Gerencia Dinmica Auditora GUBERNAMENTAL Y DE GESTIN l.- Es el Examen y evaluacin de las actividades realizadas en una entidad para establecer y aumentar el grado de eficiencia, efectividad y economa de su planificacin, organizacin, direccin y control interno. AUDITORIA GUBERNAMENTAL La Auditora Gubernamental es un examen general de documentos, registros, informes, sistemas de control, sistemas contables, procedimientos financieros y otras evidencias, para cumplir con determinados propsitos : Servir como un medio de control para evitar o descubrir la prdida de fondos pblicos, ya sean estos por ineficiencia o fraude; Determinar la propiedad, legalidad y exactitud numrica de las transacciones financieras de la entidad Gubernamental; Determinar que todas las transacciones financieras han sido debidamente registradas; Sugerir ciertas mejoras para una administracin efectiva, luego de determinar si son adecuados los registros, documentos, procedimientos contables y controles internos; Determinar si la gestin de los funcionarios encargados de la administracin de los recursos financieros de una entidad gubernamental, son correctos. Determinar si los estados financieros han sido formulados en base a las cuentas contables, presentando razonablemente la posicin y los resultados de las operaciones financieras de la entidad gubernamental, de conformidad con los principios de contabilidad gubernamental y aplicados sobre bases uniformes con los del ao anterior. Establecer las responsabilidades penales, civiles y administrativas.

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Una vez aclarado el concepto de Auditora Gubernamental, podemos observar el amplio campo de accin que posee, lo mismo que la gran importancia otorgada al aspecto legal. Otra definicin de Auditora Gubernamental es la siguiente: Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecucin en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, elaborando el correspondiente informe. Se debe aplicar las tcnicas, mtodos y procedimientos establecidos por la profesin del Contador Pblico. En tal sentido, comprueba si las operaciones administrativas y financieras se han enmarcado dentro de las normas legales en vigencia en una correcta gestin y utilizacin de los recursos pblicos dentro de los objetivos y planes de la entidad. Se debe dejar bien en claro, para evitar confusiones con otros trminos mal aplicados (post auditora, pre auditora, auditora posterior, etc), que la auditora se realiza despus de llevar a cabo las transacciones examinadas, y la post auditora y otros no son mas que trminos redundantes, pudiendo encontrar otros trminos como "Auditora Limitada", "Auditora Especial", "Auditora de Balance", "Auditora de Ingresos", no vienen a ser sino un examen especial como por ejemplo un 'Examen Especial de Ingresos, pudiendo basarse, por su puesto en tcnicas y procedimientos de Auditora. FINALIDADES DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL La Auditora Gubernamental tiene como finalidad, efectuar exmenes independientes sobre la manera en que las entidades pblicas y sus funcionarios descargan sus responsabilidades financieras y administrativas. Tales responsabilidades incluyen una administracin prudente y control directo del patrimonio y fondos pblicos, y su utilizacin efectiva, eficiente y econmica destinada solamente para programas, actividades o proyectos autorizados que permitan alcanzar las metas propuestas por las entidades. COMPONENTES Efectividad Se refiere al grado en que una entidad programa o proyecto gubernamental logran sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendan alcanzarse, previstos en la legislacin o fijados por otra autoridad. Eficiencia La eficiencia esta referida a la relacin existente entre los bienes y servicios producidos o entregados y recursos utilizados para ese fin servicios producidos o entregados y recurso Pgina 7 de 106

utilizados para ese fin (productividad), en comparacin con un estndar de desempeo establecido. Economa La economa est relacionada con los trminos y condiciones bajo los cuales las entidades adquiere recursos sean stos financieros, humanos, fsicos o tecnolgicos (Sistema de Informacin Computarizada), obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad en la oportunidad y lugar apropiado y al menor costo posible. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL Dentro de los objetivos de la Auditora Gubernamental podemos citar los siguientes: 1. Es necesario tener presente que la Auditora Gubernamental va para promover mejoras y reformas constructivas en las operaciones financieras gubernamentales. 2. Evaluar la correcta utilizacin de los recursos pblicos, verificando el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias. Determinar las responsabilidades administrativas y fiscales u otras irregularidades que se puedan encontrar, aportando la evidencia suficiente para as poder formar la base de los juicios ya sean estos administrativos, civiles o penales. Determinar si todas las rentas e ingresos obtenidos de las operaciones pblicas han sido cobrados y adecuadamente contabilizados. Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los resultados obtenidos en relacin a los recursos asignados y al cumplimiento de los planes y programas aprobados por la entidad bajo examen. Tambin tiene como objetivo ver si los programas, actividades y proyectos han sido llevados a cabo y si los gastos han sido efectuados de manera transparente, efectiva, eficiente y econmica de acuerdo con las leyes y reglamentos vigentes, poniendo nfasis en la verificacin del cumplimiento de la Ley del Presupuesto correspondiente al ao del ejercicio por auditarse. Determinar si el sistema financiero cumple con los principios, normas, mtodos y requisitos prescritos; normas sobre control tanto interno como externo, contabilidad, presupuestos, activos fijos, etc. Determinar el grado de confiabilidad que se puede tener en los estados e informes financieros.

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Dictaminar sobre si los estados financieros examinados razonablemente la situacin financiera y resultados de operaciones.

presenta

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Comprobar si las operaciones administrativas y financieras se han efectuado de conformidad con los dispositivos legales en vigencia, principios contables y de administracin. Determinar si las Areas funcionales de la entidad vienen operando con eficiencia, efectividad, y economa y cumplen con las normas directivas emanadas de los sistemas administrativos (personal, contabilidad, presupuesto, abastecimiento, tesorera, etc.). Verificar el cumplimiento de los objetivos y metas programadas, como consecuencia de una correcta gestin y utilizacin de los recursos pblicos dentro de los objetivos y planes de la entidad. Determinar el grado de confiabilidad de los controles internos a efectos de determinar la naturaleza, extensin y alcance de los procedimientos de auditora y recomendar mejoras. Revelar las desviaciones y/o anormalidades suscitadas en la gestin administrativa y financiera de la entidad, a efectos de que se adopten las medidas correctivas pertinentes y/o se apliquen las sanciones correspondientes. Fortalecer el sistema de control interno de la entidad bajo examen.

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VENTAJAS DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL Es necesario implantar ciertos sistemas de control que deben ser seguidos por los empleados pblicos, cuyo cumplimiento sern examinados por los Auditores, quienes con sus recomendaciones y crticas constructivas orientarn cada vez ms hacia una mejor Administracin Pblica. Por lo dicho anteriormente podemos citar algunas de las ventajas de la Auditora Gubernamental : 1. Suministrar al Congreso Nacional, a los Ministros de Estado y a los Funcionarios Pblicos y a las personas interesadas, estados financieros confiables a intervalos regulares, los cuales son interpretados por una autoridad independiente a la entidad pblica auditada. Que auditores independientes efecten anlisis de la situacin financiera de las entidades pblicas. Trata de regular, evitar y reducir al mnimo las probabilidades que puedan existir fraude y desfalcos en el Sector Pblico Nacional. Pgina 9 de 106

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Sirve como base para evaluar la calidad, economa y eficiencia de la administracin financiera de las entidades Pblicas. Servir como un mtodo de resguardo de los intereses del pueblo. Determinar si las hubiera las responsabilidades fiscales de los funcionarios y empleados pblicos. Busca evaluar y mejorar cada vez ms el Sistema Nacional de Control. Velar que los programas llevados a cabo sean aquellos que hayan sido autorizados y administrados segn los poderes delegados. Velar por que las operaciones financieras llevadas a cabo por las entidades pblicas estn de acuerdo con las leyes, dispositivos legales y reglamentos vigentes. Podr determinar el correcto control de los recursos pblicos. Averiguar si las rentas pblicas han sido cobradas y depositadas. Velar por que el sistema de contabilidad gubernamental est de conformidad con los principios, normas y ciertos requisitos prescritos.

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PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA GUBERNAMENTAL Y AUDITORIA FINANCIERA Podramos decir que existen muchas similitudes as como diferencias entre la Auditora Financiera y la Auditora Gubernamental, obviamente que una se refiere a la Auditora del sector privado y otra a la Auditora del sector pblico respectivamente. El proceso del examen y muchos de los procedimientos de Auditora no varan, sea en el sector privado como en el sector pblico. Los principios bsicos de Contabilidad y Auditora son uniformes, con pocas excepciones. Podemos decir que la Auditora de las empresas pblicas es casi idntica a la Auditora de las empresas privadas similares, estando los informes en la Auditora privada dirigidas a la Junta Directiva y a los Accionistas de la empresa, mientras que los de la Auditora Gubernamental estn dirigidas al poder Legislativo y al pueblo, y as podemos ir viendo algunas diferencias principales: 1. Podramos decir que mientras la Auditora Financiera va dirigida ms a descubrir si los estados financieros presentan o no razonablemente la situacin financiera y los estados de operaciones de la entidad, la Auditora Gubernamental va Pgina 10 de 106

dirigida ms a descubrir si las entidades y funcionarios pblicos han descargado sus responsabilidades financieras de manera efectiva, eficiente, econmica y honesta o transparente. 2. En la empresa privada no existe la restriccin legislativa, que s hay en las entidades pblicas, de ah que la Auditora Gubernamental va dirigida a determinar si las operaciones financieras se encuentran o no de acuerdo a las disposiciones legales vigentes y reglamentos internos, poniendo nfasis en lo presupuestal. En las empresas privadas existe una flexibilidad mucho mas amplia que en la administracin pblica, por lo tanto la Auditora Financiera es algo mas flexible que la Auditora Gubernamental. En la Auditora financiera la oportunidad del examen lo decide la propia entidad, en la Auditora Gubernamental lo decide la Contralora General de la Repblica de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. Los valores que puedan tener los inventarios y activos fijos no son tan importantes en la Auditora Gubernamental como en la Financiera. (excepto en las empresas pblicas). Por ser los propsitos de las empresas privadas distintas a las del gobierno, la contabilidad es distinta, lo que trae consigo que la Auditora tambin difiera. La Auditora Gubernamental no se encuentra muy desarrollada, de ah que se hace difcil y necesario de que cada vez que se presenta la oportunidad, la Auditora Gubernamental, deba beneficiarse de las tcnicas y avances de la Auditora Financiera.

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A PARTIR DEL AO 1971 HASTA LA ACTUALIDAD En el Per, durante el ao 1971 con la reorganizacin de la CGR, la Auditora Operativa se introduce en la Auditora Gubernamental. 19711972 El D.L. 19039 y su Reglamento que crea el Sistema Nacional de Control, establece que la Auditora Gubernamental comprende el campo de administracin y financiero y la evaluacin de la gestin. 19721973 Se elabora las NTC, entre las cuales se incluye guas relativas a evaluaciones en el campo administrativo y financiero. 19821984 La CGR elabora Programas de Auditora y Cuestionarios de Evaluacin de Control Interno que incide en el aspecto administrativo y financiero. Pgina 11 de 106

19721985 La CGR a travs de la Escuela de Control Gubernamental (ESCOG), propici la divulgacin y capacitacin a los Auditores de la Contralora y de los Organos de Auditora Interna de las tcnicas y procedimientos que utiliza la Auditora Operativa. 19721995 A travs de los Lineamientos de Poltica de Control que se emite anualmente para los Organos de Control Interno a nivel nacional, tambin se orienta las acciones de control hacia el campo administrativo y financiero. 19721995 En las contrataciones de Sociedades de Auditora Privada para auditar las entidades del gobierno, siempre se considera los campos de la Auditora Financiera y Operativa. 19931995 A travs de la Nueva Ley del Sistema Nacional de Control D. Ley N 26162 del 24.12.92, publicado el 30.12.92, contempla en su artculo 5, que el Control Gubernamental consiste en: - La verificacin peridica del resultado de la gestin pblica. - Verificacin del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de poltica y planes de accin. - Evala la eficacia de los sistemas de administracin y control y establece las causas de los errores e irregularidades para recomendar las medidas concretas.
LEY ORGNICA DEL SISTEMA GENERAL DE LA REPBLICA NACIONAL DE LEY N 27785 CONTROL Y DE LA CONTRALORA

CONSTITUCION POLITICA DEL PERU Los artculos referentes al Sistema Nacional de Control y Contralora General de la Repblica son los siguientes : El artculo 81 seala que la Cuenta General de la Repblica, acompaada del informe de auditora de la Contralora General, es remitida por el Presidente de la Repblica al Congreso en un plazo que vence el 15 de noviembre del ao siguiente al de ejecucin del presupuesto. Como se puede apreciar, se seala claramente que el informe de la Contralora General de la Repblica, sobre la Cuenta General es el resultado de una auditora y no como lo sealaba anteriormente la Constitucin Poltica del Per de 1979 (art. 200), que se refera solo a un informe. El artculo 82 seala que la Contralora General de la Repblica es una entidad descentralizada de Derecho Pblico que goza de autonoma conforme a su ley orgnica. Es el rgano superior del Sistema Nacional de Control. Supervisa la legalidad Pgina 12 de 106

de la ejecucin del Presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pblica y de los actos de las instituciones sujetas a control. El Contralor General es designado por el Congreso a propuesta del Poder Ejecutivo por siete aos. Puede ser removido por el Congreso por falta grave. En este artculo debemos resaltar que al hablar de la supervisin de los actos de las instituciones, estamos hablando de la Auditora de Gestin, es decir de eficiencia, eficacia y economa. Adems debemos indicar que la Contralora General de la Repblica, como rgano superior del Sistema Nacional de Control es quien dicta las disposiciones que regula su funcionamiento. El artculo 96 precisa que cualquier representante a Congreso puede pedir a los Ministros de Estado, al Jurado Nacional de Elecciones, Al Contralor General, al Banco Central de Reserva, a la Superintendencia de Banca y Seguros, a los gobiernos locales y a las instituciones que seala la ley los informes que estime necesario. El pedido se hace por escrito y de acuerdo al Reglamento del Congreso. La falta de respuesta da lugar a las responsabilidades de ley. El artculo 99 dice que corresponde a la Comisin Permanente acusar ante el Congreso : al Presidente de la Repblica; a los representantes a Congreso; a los Ministros de Estado; a los miembros del Tribunal Constitucional; a los miembros del Consejo Nacional de la Magistratura; los vocales de la Corte Suprema; a los fiscales supremos al Defensor del Pueblo y al Contralor General por infraccin de la Constitucin y por todo delito que cometan en el ejercicio de sus funciones y hasta cinco aos despus de que hayan cesado stas. El artculo 170 nos dice que la ley asigna los fondos destinados a satisfacer los requerimientos logsticos de las Fuerzas Armadas y la Polica Nacional. Tales fondos deben ser dedicados exclusivamente a fines institucionales, bajo el control de la autoridad sealada por la ley. El artculo 199 seala que las Regiones y las municipalidades rinden cuenta de la ejecucin de su presupuesto a la Contralora General de la Repblica. Son fiscalizadas de acuerdo a Ley. LEY ORGNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA - LEY N 27785 I.I. ALCANCE, OBJETO Y MBITO Pgina 13 de 106 Y DE LA

La Ley N 27785, establece las normas que regula el mbito, organizacin, atribuciones y funcionamiento del SNC y CGR como ente tcnico rector de dicho sistema. (Art. 1). Es objeto de la ley propender al apropiado, oportuno y efectivo ejercicio del control gubernamental, para prevenir y verificar la correcta, eficiente y transparente utilizacin y gestin de los recursos y bienes del estado, el desarrollo honesto y probo de las funciones y actos de las autoridades, funcionarios y servidores pblicos, as como el cumplimiento de metas y resultados obtenidos de las instituciones sujetas a control. (art. 2) Se aplica la presente Ley a toda entidad sujeta a control por el Sistema. Ej: Entidades y rganos que bajo cualquier denominacin formen parte del Poder Ejecutivo, incluyendo las Fuerzas Armadas y Polica Nacional y sus respectivas instituciones. Gobiernos Regionales y Locales e instituciones y empresas pertenecientes a los mismos, por los recursos y bienes materia de su participacin accionaria. Las unidades administrativas del Poder Legislativo, del Poder Judicial y del Ministerio Pblico. Los Organismos Autnomos e instituciones y personas de derecho pblico. Los organismos reguladores de los servicios pblicos y las entidades a cargo de supervisar el cumplimiento de los compromisos de inversin provenientes de contratos de privatizacin. Las empresas del Estado, as como aquellas empresas en las que ste participe en el accionariado, cualquiera sea la forma societaria que adopten, por los recursos y bienes materia de dicha participacin. Las entidades privadas, las entidades no gubernamentales y las entidades internacionales, exclusivamente por los recursos y bienes del Estado que perciban o administren. (Art. 3).

Regula que las entidades que se encuentran sujetas al Sistema Nacional de Control y que destinan recursos a otra no sujeta, se encuentran obligadas a informar a la Contralora General sobre la inversin y sus resultados, derivados de la evaluacin permanente que debe practicarse sobre tales recursos. (Art.4).

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Las disposiciones de sta Ley y aquellas que expida la CGR prevalecen en materia de control gubernamental sobre las que, en oposicin o menoscabo de stas, pueden dictarse por las entidades. (Art. 5)

I.II.

DEL CONTROL GUBERNAMENTAL

Define al Control Gubernamental como la supervisin, vigilancia y verificacin de los actos y resultado de la gestin pblica, en atencin al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economa en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado; as como el cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de poltica y planes de accin, tambin evala los sistemas de administracin, gerencia y control con fines de su mejoramiento a travs de la adopcin de acciones preventivas y correctivas pertinentes. Es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente. (Art. 6). INTERNO : Acciones de cautela previa, simultnea y de verificacin posterior que realiza la entidad sujeta a control. Su ejercicio es previo, simultneo y posterior. El Control Interno Previo y Simultaneo compete exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores pblicos de las entidades como responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes. El Control Interno Posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o funcionario ejecutor, as como por el rgano de control institucional segn sus planes y programas anuales. EXTERNO : Conjunto de polticas, normas, mtodos y procedimientos tcnicos que compete aplicar a la CGR u otro rgano del Sistema. Se realiza fundamentalmente mediante acciones de control con carcter selectivo y posterior. Podr ser preventivo y simultaneo cuando se determine taxativamente por la presente Ley o por normativa expresa. Podr llevarse a cabo inspecciones y verificaciones, as como las diligencias, estudios e investigaciones necesarias para fines de control. (Art.7 8). PRINCIPIOS DEL CONTROL GUBERNAMENTAL Son principios que rigen el ejercicio del control Gubernamental: a. Universalidad: b. Carcter Integral: c. Autonoma Funcional Pgina 15 de 106

d. El carcter permanente e. El carcter Tcnico y Especializado f. La legalidad g. El debido proceso de control h. La eficiencia, eficacia y economa i. La oportunidad j. Objetividad k. La materialidad l. El carcter selectivo del control ll. La presuncin de licitud m. El acceso a la informacin n. La reserva o. La continuidad de las actividades o funcionamiento de la entidad al efectuar una accin de control p. La publicidad q. La participacin ciudadana r. La flexibilidad Los citados principios son de observancia obligatoria por los rganos de control y pueden ser ampliados o modificados por la CGR, a quien compete su interpretacin. (Art. 9). ACCIN DE CONTROL Es la herramienta esencial del Sistema, mediante la aplicacin de las normas, procedimientos y principios que regulan el control gubernamental, efecta la verificacin y evaluacin, objetiva y sistemtica de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestin y ejecucin de los recursos, bienes y operaciones institucionales. Las acciones de control se realizan con sujecin al Plan Nacional de Control y a los planes aprobados para cada rgano del Sistema. Dichos planes deben contar con los recursos presupuestales y se encuentran protegidos por el principio de la reserva. Como consecuencia de las acciones de control se emitirn los informes correspondientes. Sus resultados se exponen al Titular de la entidad, salvo que se encuentre comprendido como presunto responsable civil y/o penal (Art.10). RESPONSABILIDADES Y SANCIONES DERIVADAS DEL PROCESO DE CONTROL Las acciones de control no sern concluidas sin antes otorgar al personal responsable la oportunidad de conocer y hacer sus comentarios y aclaraciones sobre los hallazgos en que estuvieran incursos, salvo en los casos justificados sealados en las normas reglamentarias. Pgina 16 de 106

En caso de que se identifiquen responsabilidad de naturaleza administrativa funcional, civil o penal, las autoridades institucionales y las ompetentes de acuerdo a ley, adoptarn inmediatamente las acciones para el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y aplicacin de la respectiva sancin, e iniciarn, ante el fuero respectivo, aquellas de orden legal que consecuentemente correspondan a la responsabilidad sealada. Las sanciones se imponen por el Titular y respecto de ste en su caso por el organismo o sector jerrquico superior o el llamado por ley. (Art. 11) II.I. CONCEPTO Y CONFORMACIN DEL SISTEMA El SNC es el conjunto de rganos de control, normas, mtodos y procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente, destinsdos a conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada.Est conformada por la CGR, Todas las unidades orgnicas responsables del control gubernamental en las entidades sealadas en el art. 3 y las SOA cuando son designadas por la CGR.El ejercicio del control gubernamental se efecta bajo la autoridad normativa y funcional de la CGR. (Art. 12-13-14) II.II. ATRIBUCIONES DEL SISTEMA NACIONAL DEL CONTROL. a. Efectuar la supervisin, vigilancia y verificacin de la correcta gestin y utilizacin de los recursos y bienes del Estado. b. Formular oportunamente recomendaciones para mejorar la capacidad y eficiencia de las entidades en la toma de sus decisiones y en elmanejo de sus recursos. c. Impulsar la modernizacin y el mejoramiento de la gestin pblica d. Propugnar la capacitacin permanente de los funcionarios y servidores pblicos en materias de administracin y control gubernamental. Los Titulares de las entidades estn obligados a disponer que el personal que labora en los sistemas administrativos participe en los eventos de capacitacin en la Escuela Nacional de Control. e. Exigir a los funcionarios y servidores pblicos la plena responsabilidad por sus actos, sea administrativa funcional, civil y/o penal. f. Emitir informes con el debido sustento tcnico y legal, constituyendo prueba pre constituida para el inicio de las acciones administrativas y/o legales que sean recomendadas en dichos informes.

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g. Brindar apoyo tcnico al Procurador Pblico o al representante legal de la entidad, en los casos en que deban iniciarse acciones judiciales. (Art. 15) II.III ORGANOS DEL SISTEMA

CONTRALORA GENERAL La Contralora General es el ente tcnico Rector del Sistema Nacional de Control, tiene autonoma administrativa, funcional, econmica y financiera que tiene por misin dirigir y supervisar con eficiencia y eficacia el control gubernamental, orientando su accionar al fortalecimiento y transparencia de la gestin de las entidades, la promocin de valores y la responsabilidad de los funcionarios y servidores pblicos, as como contribuir con los Poderes del Estado en la toma de decisiones y con la ciudadana para su adecuada participacin en el control social. (Art.16) RGANO DE AUDITORA INTERNA Las entidades comprendidas en los incisos a), b), c) y d), del articulo 3, as como en las empresas donde el Estado tengan una participacin accionaria total o mayoritaria tendrn un OAI ubicado en el mayor nivel jerrquico de la estructura de la entidad. El titular tiene la obligacin de cautelar la adecuada implementacin del OAI.El citado rgano mantiene una relacin funcional con la CGR.El Jefe del OAI mantiene una vinculacin de dependencia funcional y administrativa con la CGR. Su designacin y separacin se efecta por la CGR. (Art. 17 18 19) Las SOA, son las personas jurdicas calificadas e independientes en la realizacin de labores de control posterior externo, designados mediante Concurso Pblico de Mritos, cuyo proceso de designacin y contratacin, el seguimiento y evaluacin de informes, las responsabilidades, as como su registro, es regulado por la CGR. Los rganos del SNC ejercen su funcin de control gubernamental con arreglo a lo establecido en la presente Ley y las disposiciones que emite la CGR. (Art. 20 21) III.I. Son atribuciones de la CGR: a. Tener acceso en cualquier momento y sin limitacin a los registros, documentos e informacin de las entidades aun cuando sean secretos. Requerir informacin a particulares que mantengan o hayan mantenido relaciones con las entidades, siempre y cuando no violen la libertad individual. b. Ordenar que los rganos del Sistema realicen las acciones de control que sean necesarios o ejercer en forma directa el control externo posterior sobre los actos de las entidades.. c. Supervisar y garantizar el cumplimiento de las recomendaciones. Pgina 18 de 106

d. Disponer el inicio de las acciones legales pertinentes en forma inmediata por el Procurador Pblico de la CGR. e. Normar y velar por la adecuada implantacin de los OAI. f. Presentar anualmente al Congreso de la Repblica el Informe de evaluacin a la Cuenta General de la Repblica, para cuya formulacin la CGR dictar las disposiciones pertinentes. g. Absolver consultas e interpretar la normativa de control gubernamental con carcter vinculante. h. Aprobar el Plan Nacional de Control y los planes anuales de control de las entidades. i. Efectuar acciones de control ambiental, recursos naturales, Patrimonio cultural, informando peridicamente a la comisin correspondiente del Congreso de la Repblica. j. Emitir opinin previa vinculante sobre adquisiciones y contrataciones de bienes, servicios y obras que tengan carcter de secreto militar. k. Otorgar autorizacin previa a la ejecucin y al pago de los presupuestos adicionales de obra pblica. l. Informar previamente sobre las operaciones, fianzas, avales y otras garantas que otorgue el Estado. ll. Designar en forma exclusiva, SOA que se requieran, a travs de Concurso Pblico de Mritos. m. Requerir el apoyo y/o destaque de funcionarios y servidores de entidades para ejecutar control gubernamental. n. Recibir y atender denuncias y sugerencias de la ciudadana. . Promover la participacin ciudadana, mediante audiencias pblicas y/o sistemas de vigilancia en las entidades, con el fin de coadyuvar en el control gubernamental. o. Participar directamente y/o en coordinacin con las entidades en los procesos judiciales, administrativos, arbitrales u otros. Pgina 19 de 106

p. Recibir, registrar, examinar y fiscalizar las Declaraciones Juradas de Bienes y Rentas de los funcionarios y servidores pblicos. q. Verificar y supervisas el cumplimiento de las disposiciones sobre prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores pblicos y otros. r. Citar y tomar declaraciones a cualquier persona cuyo testimonio puede ser til para el esclarecimiento de hechos. s. Dictar disposiciones necesarias para articular los procesos de control con los Planes y programas nacionales. t. Emitir disposiciones y/o procedimientos para implementar operativamente medidas y acciones contra la corrupcin administrativa, promoviendo una cultura de honestidad y probidad de la gestin pblica. u. Establecer los procedimientos para que los titulares de las entidades rindan cuenta oportuna ante el rgano Rector, por los fondos o bienes del Estado a su cargo, as como de los resultados de su gestin. v. Asumir la defensa personal de la institucin. w. Establecer el procedimiento selectivo de control sobre las entidades pblicas beneficiarias por las mercancas donadas provenientes del extranjero. x. Ejercer el control de desempeo de la ejecucin presupuestal. y. Regular el procedimiento, requisitos, plazos y excepciones para el ejercicio del control previo externo, de los literales j), k), y l). z. Celebrar convenios de cooperacin interinstitucional. (Art. 22). Las decisiones que emita la CGR no podrn ser objeto de arbitraje . Los Informes de control emitidos por el Sistema constituyen actos de administracin interna y pueden ser revisados de oficio por la CGR, quien podr disponer su reformulacin. El Congreso de la Repblica fiscaliza la gestin de la Contralora General. (Art. 23 24 25). VI. CONTROL DE LAS FUERZAS ARMADAS Y POLICA NACIONAL Sin perjuicio de las Inspectoras Generales del Ejrcito, Marina de Guerra, Fuerza Aerea y de la Polica Nacional, cuyas competencias es a asuntos netamente castrenses y disciplinarios, contarn con un OAI encargado de efectuar exclusivamente Pgina 20 de 106

el control de la gestin administrativa, econmica y financiera de los recursos del Estado asignados de acuerdo a las normas del SNC. Las Jefaturas son designados por el Contralor General de la Repblica. Responden directamente al Contralor General de la Repblica, con arreglo a las normas del SNC. Para su separacin se sujetan a lo prescrito en el artculo 19. (Art. 39 40).

OTRAS ACCIONES ENCOMENDADAS A LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA 1.En el caso que el monto de los presupuestos adicionales de obras excedan, el 15% del valor de la obra contratada, el pago requiere la autorizacin previa de la Contralora General de la Repblica la que tendr diez (10) das hbiles improrrogables para revisar si la documentacin presentada est completa y veinte (20) das hbiles para su calificacin. De no emitirse la autorizacin respectiva en el perodo sealado, se aplica el silencio administrativo positivo, entendindose que el pago adicional es procedente y podr continuar con la ejecucin de la obra. La Contralora General de la Repblica informar a la Comisin de Presupuesto y Cuenta General de Congreso de la Repblica, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes de emitido el informe. Igualmente informar a dicha Comisin si ha operado el silencio administrativo positivo dentro de los diez (10) das hbiles siguientes de producido ste. 2.La Contralora General de la Repblica debe evaluar las causas que motivaron de que las entidades declaren desiertas las Licitaciones Pblicas, Concursos Pblicos de Precios o Concursos Pblicos de Mritos en forma reiterativa. Para cuyo efecto las entidades remiten a la a la Contralora General de la Repblica, (C. G. R.) dentro de los quince (15) das calendario siguientes al cierre de cada trimestre, una relacin de todas las convocatorias a Licitacin Pblica y Concurso Pblico de Precios y de Mritos realizados durante dicho perodo, con la documentacin que permita apreciar sus resultados. Las evaluaciones del presupuesto del sector pblico se remiten a la Comisin de Presupuesto y Cuenta General de la Repblica del Congreso de la Repblica, a la Contralora General de la Repblica y a la Direccin General de Presupuesto Pblico de acuerdo a lo siguiente : a. Las evaluaciones financieras y globales, as como las del Comit de Caja dentro de los quince (15) das de efectuadas. Pgina 21 de 106

3.-

b.

Las evaluaciones institucionales, de Gobiernos Locales, de las Empresas Financieras y no Financieras, del Programa de Promocin de la Inversin Privada, y del programa de la mejora de la calidad de los servicios sociales bsicos, dentro de los cinco (5) das de efectuadas. Las evaluaciones institucionales de los Programas de Mejora del Gasto Social Bsico, dentro de los cinco (5) das de efectuadas. Estas evaluaciones tambin son remitidas a la Presidencia del Consejo de Ministros.

c.

4.-

La Contralora General de la Repblica y los Organos de Control Interno de cada entidad quedan encargadas de cautelar el estricto cumplimiento de las disposiciones dictadas en la Ley de Presupuesto General de la Repblica. El Organo Rector del Sistema Nacional de Control asume la responsabilidad de la supervisin y control del gasto en lo que se refiere al Programa del Vaso de Leche, los recursos financian la racin alimenticia diaria compuesta por leche y/o alimento equivalente: avena, soya, quiwicha, quinua, o cualquier otro alimento, prioritariamente producidos en la zona, utilizado, por los pobladores de una regin o zona como desayuno, de acuerdo a sus hbitos de consumo; as como otros insumos que complementen o mejoren el valor nutritivo de la racin. Todos los excedentes que se generen como resultado del uso alternativo de donaciones en especie de los productos antes mencionados, se orientan, necesariamente, a la adquisicin de alimentos complementarios para el Programa del Vaso de Leche.

5.-

LA AUDITORIA EN EL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL La Auditora Gubernamental es un examen general de documentos, registros, informes, sistemas de control, sistemas contables, procedimientos financieros y otras evidencias, para cumplir con determinados propsitos : Servir como un medio de control para evitar o descubrir la prdida de fondos pblicos, ya sean estos por ineficiencia o fraude; Determinar la propiedad, legalidad y exactitud numrica de las financieras de la entidad Gubernamental; transacciones

Determinar que todas las transacciones financieras han sido debidamente registradas; Sugerir ciertas mejoras para una administracin efectiva, luego de determinar si son adecuados los registros, documentos, procedimientos contables y controles internos; Pgina 22 de 106

Determinar si la gestin de los funcionarios encargados de la administracin de los recursos financieros de una entidad gubernamental, son correctos. Determinar si los estados financieros han sido formulados en base a las cuentas contables, presentando razonablemente la posicin y los resultados de las operaciones financieras de la entidad gubernamental, de conformidad con los principios de contabilidad gubernamental y aplicados sobre bases uniformes con los del ao anterior. Establecer las responsabilidades penales, civiles y administrativas.

EL AUDITOR GUBERNAMENTAL Es el profesional con entrenamiento y experiencia, tanto en Contabilidad como en Auditora, cuyas labores las efecta para el Gobierno. Las cualidades personales y responsabilidades del Auditor Gubernamental, son similares a las del Auditor Financiero independiente, ya que si bien la responsabilidad del Auditor Financiero es ante los accionistas, el Auditor Gubernamental es ante la ciudadana (que se puede considerar como accionistas del estado). Por ser una especializacin que busca su categora, es objetivo del Auditor Gubernamental tratar de mejorar y adelantar su desarrollo profesional. El Auditor Gubernamental se encuentra con una administracin financiera gubernamental bastante distinta de la gerencia comercial, lo mismo que la Contabilidad Gubernamental es distinta a la comercial. Es pues necesario que el Auditor Gubernamental adems de sus conocimientos de contabilidad y auditora deba conocer el funcionamiento del gobierno en general, saber interpretar la legislacin y reglamentaciones gubernamentales, poder juzgar con acierto las transacciones relacionadas con el presupuesto y cualquier otro aspecto propio de la administracin Pblica. AUTORIDAD PARA EFECTUAR LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL Para ser posible llevar a cabo una Auditora, es necesario as como todo trabajo organizado, tener una autoridad delegada. Mientras en el sector privado la autoridad para efectuar una auditora resulta del convenio o contrato entre la Empresa y la firma de Auditores, en el Sector pblico, la autoridad se encuentra en las disposiciones legales.

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La Ley Orgnica del Presupuesto Funcional, N 14816, en su art. 67 , designa al Organismo Superior de Control Presupuestal, que se encargue del control de la ejecucin del Presupuesto General de la Repblica y la gestin de las entidades que recauden o administren rentas o bienes del Estado. El artculo 82 de la Constitucin Poltica del Estado seala que la C.G.R. es una entidad descentralizada de Derecho Pblico que goza de autonoma conforme a su ley orgnica. Es el rgano superior del S.N.C. Supervisa la legalidad de la ejecucin del Presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pblica y de los actos de las instituciones sujetas a control. El Contralor General es designado por el Congreso a propuesta del Poder Ejecutivo por siete aos. Puede ser removido por el Congreso por falta grave y en su artculo 81 se seala a la C.G.R. como el organismo encargado de emitir un informe de Auditora de la Cuenta General de la Repblica. IMPORTANCIA DEL CONTROL GUBERNAMENTAL Para tener una mayor visin de la gran importancia que tiene la Auditora Gubernamental, podemos decir que facilita encontrar una efectiva direccin de las operaciones, las que permitir alcanzar los niveles deseados para la Administracin Pblica. Permitir tambin una efectiva coordinacin entre las funciones y las operaciones de las entidades auditadas, al verificar si las acciones se estn llevando de acuerdo al plan financiero, para as poder aplicar los correctivos necesarios a las irregularidades que se puedan encontrar. Se podr comparar permanentemente los planes originalmente trazados, con las metas alcanzadas, para determinar a travs de las auditoras, algunas causas discrepantes que pudieran existir, ya que al describir las deficiencias o irregularidades, posibilita su correccin evitando al mismo tiempo esfuerzos intiles y la mala utilizacin de los recursos pblicos. Con la aplicacin del presupuesto por programas y la aplicacin de sistemas administrativos de apoyo, nacen otros sistemas de control y no como en el presupuesto tradicional en donde se daba importancia solo a los montos que se gastaban y no as se prestaba atencin a los resultados obtenidos y mucho menos a la forma como se obtenan, es decir solo exista el control previo y el control posterior. El control no puede solo limitarse a descubrir irregularidades o deficiencias, sino que debe sealar medidas CORRECTIVAS para los errores detectados, siendo necesario que recaiga sobre aquello que justifique el gasto de su aplicacin, es decir debe existir ECONOMICIDAD y por ltimo los resultados de una Auditora deben ser elaborados en forma SENCILLA, para que puedan ser captados y entendidos por los funcionarios de la entidad auditada. AMBITO DE COMPETENCIA Pgina 24 de 106

El campo de accin de la Contralora General de la Repblica en su condicin de organismo central del Sistema Nacional de Control, comprende a las entidades que integran el Sector Pblico Nacional. DESIGNACIN DE SOCIEDADES DE AUDITORA Las Entidades comprendidas en el SNC no podrn contratar a la misma SOA para que ejecute servicios de consultora, asesora y trabajos contables que deriben de las auditoras ejecutadas. No podrn contratar directamente para ejecutar auditoras y exmenes especiales sin autorizacin de la CGR. AUDITORA GUBERNAMENTAL Se debe efectuar de acuerdo a las NAGU y disposiciones especializadas emitidas por la CGR, aplicando las tcnicas, mtodos y procedimientos establecidos por la profesin del contador pblico. NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL - NAGU (R.C. N 162-95-CG DE 22.09.95, R.C. N 246-95-CG DE 28.12.95, R.C. N 112-97-CG DE 20.06.97, R.C. N 141-99-CG DE 25.11.99, N259-2000-CG DE 07.12.2000 Y N 012-2002-CG DE 21.01.2002 ). PRESENTACION PROLOGO I. INTRODUCCION II. MARCO CONCEPTUAL III. NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL 1. NORMAS GENERALES 1.10 Entrenamiento Tcnico y Capacidad Profesional 1.20 Independencia 1.30 Cuidado y Esmero Profesional 1.40 Confidencialidad 1.50 Participacin de Profesionales y/o Especialistas 1.60 Control de Calidad 2. NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL 2.10 Planificacin General 2.20 Planeamiento de la Auditora 2.30 Programas de Auditora 2.40 Archivo Permanente 3. NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL 3.10 Evaluacin de la Estructura del Control Interno 3.20 Evaluacin del Cumplimiento de Disposiciones Legales y Reglamentarias Pgina 25 de 106

4.

3.30 Supervisin del Trabajo de Auditora 3.40 Evidencia Suficiente, Competente y Relevante 3.50 Papeles de Trabajo 3.60 Comunicacin de Hallazgos 3.70 Carta de Representacin NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL 4.10 Elaboracin del Informe 4.20 Oportunidad del Informe 4.30 Caractersticas del Informe 4.40 Contenido del Informe 4.50 Informe Especial 4.60 Seguimiento de Recomendaciones de Auditoras Anteriores

NAGU. 1. NORMAS GENERALES La normas que conforman este grupo se relacionan con las cualidades y calificaciones del auditor y la calidad de su trabajo. Estas normas que se aplican tambin para la ejecucin del trabajo y la preparacin del informe, se refieren al entrenamiento tcnico y capacidad profesional, independencia, cuidado y esmero profesional, confidencialidad, participacin de profesionales y/o especialistas, y control de calidad. NAGU 1.10 ENTRENAMIENTO TECNICO Y CAPACIDAD PROFESIONAL El auditor gubernamental debe poseer un adecuado entrenamiento tcnico, la experiencia y competencia profesional necesarios para la ejecucin de su trabajo. El entrenamiento tcnico constituye la preparacin en las tcnicas de auditora y la constante actualizacin profesional, as como el desarrollo de habilidades necesarias para asegurar la calidad del trabajo de auditora. A fin de lograr el cumplimiento de esta Norma, los Organos conformantes del Sistema Nacional de Control, deben promover y realizar programas de capacitacin en tcnicas necesarias para garantizar la capacidad e idoneidad profesional del personal que participa en el proceso de la auditora gubernamental. La competencia profesional es la cualidad que caracteriza al auditor por el nivel de idoneidad y habilidad profesional que ostenta para efectuar su labor acorde con los requerimientos y exigencias que demanda el trabajo de auditora. NAGU 1.20 INDEPENDENCIA

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El auditor debe adoptar una actitud de independencia de criterio respecto de la entidad examinada y se mantendr libre de cualquier situacin que pudiera sealarse como incompatible con su integridad y objetividad. La independencia de criterio es la cualidad que permite apreciar que los juicios formulados por el auditor estn fundados en elementos objetivos de los aspectos examinados. El auditor deber considerar no solamente si es independiente y si sus actitudes y actividades le permiten proceder de acuerdo a ello, sino tambin si existe motivo que pudiera dar lugar a que otros cuestionaran su independencia. Deber abstenerse de participar en la realizacin de una auditora en caso de incompatibilidad o conflictos de inters manifiestos. El auditor estar libre de impedimentos personales y profesionales para garantizar una labor imparcial y objetiva en la entidad examinada. Se halla impedido de participar en la ejecucin de acciones de control en la entidad donde haya laborado anteriormente y que comprendan reas y/o aspectos en los cuales intervino o particip directa o indirectamente. El auditor gubernamental se encuentra impedido de recibir beneficios en cualquier forma, para s o para otro, proveniente de personas naturales o jurdicas vinculadas a la entidad en la cual se efecta la accin de control. Tampoco deber realizar actividad poltica partidaria durante el ejercicio funcional del cargo ni emitir opinin, intervenir o participar en actos de decisin, gestin o administracin de la entidad donde realice su examen. En los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control se establecern los mecanismos adecuados que cautelen debidamente la independencia del auditor, que incluyan la presentacin de una manifestacin personal de Independencia. NAGU 1.30 CUIDADO Y ESMERO PROFESIONAL El auditor debe actuar con el debido cuidado profesional a efectos de cumplir con las normas de auditora durante la ejecucin de su trabajo y en la elaboracin del informe. El debido cuidado y esmero profesional significa emplear correctamente el criterio para determinar el alcance de la auditora y para seleccionar los mtodos, tcnicas y procedimientos de auditora que habrn de aplicarse en ella.

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Implica tambin que basndose en su buen juicio, aplique correctamente las pruebas y dems procedimientos de auditora y evale los resultados para la preparacin del informe correspondiente. El auditor adquiere la capacidad, madurez de juicio y habilidad necesaria a base de la prctica constante, bajo supervisin adecuada y entrenamiento permanente. Los niveles jerrquicos superiores cautelarn que el personal a su cargo mantenga un desempeo y conducta funcional acorde con las normas que rigen el Sistema Nacional de Control. En caso de apreciar un incumplimiento o transgresin debern informar a los funcionarios competentes sobre dichos actos a fin que se apliquen las correspondientes medidas correctivas. NAGU. 1.40 CONFIDENCIALIDAD

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El auditor gubernamental debe mantener absoluta reserva respecto a la informacin que conozca en el transcurso de su trabajo. La confidencialidad conlleva mantener estricta reserva respecto al proceso y los resultados de la auditora, no revelando los hechos, datos y situaciones que sean de conocimiento del auditor por el ejercicio de su actividad profesional. Slo podr acceder a la informacin relacionada con el examen, el personal vinculado directamente con la direccin y ejecucin del trabajo de auditora. En los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control se establecern polticas orientadas a asegurar la debida confidencialidad. Esta obligacin subsistir an despus de cesar en sus funciones. El auditor gubernamental debe desarrollar sus actividades profesionales de acuerdo a los correspondientes Cdigos de Etica Profesional. NAGU 1.50 PARTICIPACION DE PROFESIONALES Y/O ESPECIALISTAS Integrarn el equipo de auditora, en calidad de apoyo, los profesionales y/o especialistas que ejercen sus actividades en campos diferentes a la auditora gubernamental, cuando sus servicios se consideren necesarios para el desarrollo del examen. De ser pertinente, los resultados de sus labores se incluirn en el Informe o como anexos al mismo. Los profesionales y/o especialistas, son personas naturales o jurdicas, que poseen idoneidad, conocimiento y experiencia en determinado campo tcnico distinto al ejercicio de la auditora gubernamental, cuyos servicios podrn ser utilizados de acuerdo a los objetivos y alcance del examen. Cuando se requiera el trabajo del indicado personal de apoyo especializado, el auditor, previamente a su incorporacin, debe cerciorarse de su competencia y habilidad en sus respectivas especialidades. Ejercern su labor bajo la direccin del auditor encargado, estando obligados, bajo responsabilidad, a sujetar su accionar a las normas de auditora gubernamental en lo que resulte aplicable. Peridicamente presentarn avances de su trabajo, debiendo al trmino del mismo alcanzar un Informe documentado, que incluya las respectivas conclusiones, observaciones y recomendaciones, en concordancia con los objetivos del examen y la normativa vigente. NAGU. 1.60 CONTROL DE CALIDAD Los Organos conformantes del Sistema Nacional de Control y las Sociedades de Auditora designadas, que ejecuten Auditora Gubernamental de acuerdo con estas normas deben establecer y mantener un adecuado sistema de control de

calidad que permita ofrecer seguridad razonable que la Auditora se ejecuta en concordancia con las Normas de Auditora Gubernamental, el Manual de Auditora Gubernamental y las Guas de Auditora. El control de calidad es el conjunto de polticas y procedimientos, as como los recursos tcnicos especializados para cerciorarse que las auditoras se realizan de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental, el Manual de Auditora Gubernamental y las Guas de Auditora. CONTROL DE CALIDAD INTERNO La Contralora General de la Repblica, los Organos de Auditora Interna, conformantes del Sistema Nacional de Control, y las Sociedades de Auditora designadas, deben establecer un apropiado sistema de control de calidad interno que permita obtener una razonable seguridad de haberse establecido polticas y procedimientos, respecto a: a) Controles generales de calidad, relativos al desarrollo de instrumentos tcnicos normativos bsicos para la ejecucin de la auditora gubernamental; seleccin, capacitacin y entrenamiento de los auditores; y cualidades personales. Controles durante el desarrollo de la auditora, relativos a la supervisin sobre el trabajo delegado en personal idneo; direccin sobre el equipo de trabajo, con instrucciones adecuadas; e inspeccin respecto al grado de aplicacin de los procedimientos diseados para mantener la calidad de los trabajos de auditora. Controles despus de culminada la auditora, relativos al establecimiento de polticas y procedimientos para confirmar que los procedimientos de control de calidad han funcionado en forma satisfactoria y asegurar la calidad de los informes.

b)

c)

CONTROL DE CALIDAD EXTERNO La Contralora General de la Repblica, adoptar las polticas y procedimientos que permitan efectuar peridicamente el control de calidad externo de los Organos de Auditora Interna y las Sociedades de Auditora designadas. El Control de Calidad Externo, debe incluir entre otros, la revisin de los informes de auditora y los correspondientes papeles de trabajo, as como, la idoneidad de los programas de capacitacin y entrenamiento. Las Sociedades de Auditora designadas que, de acuerdo con sus polticas internas, se encuentran sujetas a revisiones de control de calidad externa, pondrn a disposicin a requerimiento de la Contralora General de la Repblica, constancia del resultado de la supervisin correspondiente. Pgina 30 de 106

TCNICAS DE AUDITORA Son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que el Auditor utiliza para lograr la evidencia necesaria para fundamentar su opinin. Dependiendo de la forma en que el Auditor las aplica, la podemos clasificar en : 1.Tcnicas oculares 1.1.- COMPARAR.- Observar la similitud o diferencia de los dos conceptos. 1.2.OBSERVAR.- Examinar ocularmente.

1.3.- REVISAR SELECTIVAMENTE.- Examinar ocularmente con rapidez con fines de separar asuntos no tpicos o normales. 1.4.- RASTREAR.- Seguir una operacin o transaccin de un punto a otro dentro de su procedimiento contable para determinar su registro correcto.

2.-

Tcnicas verbales 2.1.- INDAGAR.- Obtener informacin verbal a travs de averiguaciones y conversaciones. Tcnicas escritas 3.1.- ANALIZAR.- Separar en elementos o partes 3.2- CONCILIAR.- Hacer que concuerden dos conjuntos de datos, separados e independientes. 3.3.- CONFIRMAR O CIRCULARIZAR.- Obtener comprobacin por escrito completamente independiente. Pueden ser de dos tipos: - Positiva Pide respuesta - Directa, se seala los datos - Indirecta, se pide los datos - Negativa No pide respuesta, solo se contesta en caso de inconformidad.

3.-

4.-

Tcnicas de revisin 4.1.- COMPROBAR.- Examinar fundamentando la evidencia, verificar un asiento, demostrando autoridad y legalidad. 4.2.- COMPUTAR.- Verificar la exactitud matemtica de las operaciones, efectuar clculos. Pgina 31 de 106

5.-

Tcnicas combinadas 5.1.- INSPECCIONAR.- Examinar fsica y ocularmente.

SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FUNCIONES DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL Con la vigencia de la Carta Magna en Julio de 1980, se reconoce a la Contralora General de la Repblica, su importancia como organismo autnomo y central del Sistema Nacional de Control. Conforme a su ley de creacin el Sistema Nacional de Control orienta su accionar, no slo a la realizacin de auditoras de regularidad, es decir, el examen de la legalidad de las operaciones, sino igualmente comprende el ejercicio de las auditoras de gestin, es decir si el gasto pblico se efecta con eficiencia, eficacia, economa y transparencia, cuyo nfasis se dirige a los procesos de planeamiento, organizacin, direccin y control administrativo interno, con el propsito de establecer los niveles de eficacia y eficiencia de la gestin pblica. Para : asegurar su funcionamiento el Sistema dispone de tres elementos fundamentales los organismos que lo conforman, la normatividad legal y los medios tcnicos para su realizacin.

Normas Mtodos y Nivel Legales Procedimientos -----------------------------------------------------------------------------------------------------Contralora Constitucin Auditoras de General de la Poltica regularidad y la Repblica Nacional Ley N 27785 gestin ejecutadas por Contralora General. ____________________________________________________________ Organos de Leyes OrgAuditoras Auditora nicas de Ent. ejecutadas por Interna Gob. Central OAI del Sistema. * Inspectora Regional Inst. Pub. y Regional Org. Auton. * Inspectora Sectorial Ley General Ministerial de Sociedades * OAI InstituLey de Empresas cional Estatales. Normas de Sistemas Administrativos. Pgina 32 de 106

Organismos

Normas de Auditora Gubernamental. ____________________________________________________________ Las acciones que llevan a cabo los Organos de Auditora Interna son independientes de las tareas de control previo y concurrente, cuya responsabilidad es exclusiva de los funcionarios de cada entidad pblica, como actividades inherentes a los procesos de direccin y gerencia. Este accionar sistemtico hace posible que los Informes de Auditora que emiten los Organos de Auditora Interna del Sistema, sean puestos en conocimiento de los titulares de la propia entidad para los fines de ley, as como de la Contralora General de la Repblica quien en su condicin de organismo superior efecta el control de calidad sobre tales informes y al mismo tiempo el seguimiento del proceso de adopcin de correctivos que es competencia de los funcionarios a cargo de las reas examinadas en sus entidades. El Sistema Nacional de Control, consiste en comprobar si todo ocurre conforme a lo programado, a las ordenes dadas y a determinados principios con el objeto de sealar las faltas y los errores con el fin de superarlos y evitar que se vuelvan a repetir. Es la accin aplicada a verificar si los planes trazados y los resultados previstos se cumplen y que por su naturaleza sistemtica permite a los niveles superiores poder disponer de una informacin continua acerca de los resultados de las operaciones. Desde el momento que se aprueban los recursos que las diferentes entidades del Sector Pblico precisan para solventar sus gastos, los que les permiten desarrollar las actividades a efecto de alcanzar sus metas y objetivos que deben encontrarse en el Presupuesto, nace el control, el cual no solo debe estar orientado a la ejecucin de los gastos y los ingresos, sino que tambin es necesario realizar un anlisis del avance de las operaciones realizadas, comparndolas con las metas originalmente previstas, explicando cualquier discrepancia que pueda descubrir. Tradicionalmente este control fue destinado solo al aspecto financiero, verificando la legalidad del gasto a fin de evitar malversaciones o despilfarros. Postulados bsicos de la Auditora Gubernamental Postulado N 1.- Autoridad legal para ejercer las actividades de auditora gubernamental AUTORIDAD PARA EFECTUAR LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

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Para ser posible llevar a cabo una Auditora, es necesario as como todo trabajo organizado, tener una autoridad delegada. Mientras en el sector privado la autoridad para efectuar una auditora resulta del convenio o contrato entre la Empresa y la firma de Auditores, en el Sector pblico, la autoridad se encuentra en las disposiciones legales. Postulado N 2.- Aplicabilidad de las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU) Las NAGU son criterios que determinan los requisitos de orden personal y profesional del auditor, y se orientan a uniformar el trabajo de la auditora gubernamental y obtener resultados de calidad. Las NAGU deben ser cumplidas por la Contralora General de la Repblica y rganos de Auditora Interna de las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control; as como por el personal de las Sociedades de Auditora Independiente cuando son designadas para el desarrollo de la auditora gubernamental. Su incumplimiento conlleva responsabilidad administrativa, sin perjuicio de responsabilidades de distinta naturaleza que pudieran derivarse. Postulado N 3.- Importancia Relativa Se considera importancia relativa a la magnitud o naturaleza de un monto errneo, incluyendo una omisin en la informacin que, sea individualmente o en total, conforme a las circunstancias, hace probable que se vea influenciado el juicio razonable de una persona que confa en la informacin, o que su decisin sea afectada como consecuencia de tales errores omisiones. Postulado N 4.- La auditora gubernamental se dirige a la mejora de las operaciones de las entidades La auditora gubernamental propende a mejorar la administracin pblica, orientando con medidas efectivas, eficientes y econmicas que eleven el desempeo y la calidad de los servicios de las entidades del Estado, evitando la reiteracin de circunstancias adversas reveladas por la auditora. Postulado N 5.- Juicio imparcial de los auditores Postulado N 6.- El ejercicio de la auditora gubernamental impone obligaciones profesionales a los auditores. Los auditores deben conservar su independencia y objetividad. El Cdigo de tica Profesional constituye un grupo de reglas que resultan obligatorias en funcin del vnculo jurdico que las une. Pgina 34 de 106

Las reas de obligacin profesional son cubiertas por la Ley del Sistema Nacional de Control, las Normas de Auditora Gubernamental y las directivas emanadas por la C.G.R. Postulado N 7.- Acceso a todo tipo de informacin pblicaLos auditores gubernamentales tienen la autoridad para exigir la presentacin de evidencias y tomar declaraciones, adems, tienen un mecanismo de coordinacin con funcionarios de la entidad auditada, cuando la situacin lo amerita. La C.G.R. tiene la facultad de acceder en cualquier momento y sin limitacin a los registros, documentos e informacin de las entidades del sector pblico, an cuando sean secretos. Postulado N 8.- Aplicacin de la materialidad en la auditora gubernamental Postulado N 9.- Perfeccionamiento de los mtodos y tcnicas de auditora Postulado N 10.- Existencia de controles internos apropiados Postulado N 11.- Las operaciones y contratos gubernamentales estn libres de irregularidades y actos de colusin El Estado asume como premisa que sus servidores son honestos en ausencia de evidencia en contrario. Tiene que inculcar valores ticos y honestidad a sus servidores. Postulado N 12.- Respondabilidad y Auditora Gubernamental Respondabilidad, es el deber de los funcionarios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el pblico por los fondos o bienes del Estado a su cargo y/o por una misin objetivo encargado y aceptado. Constituye un concepto que tiene una relacin directa con la moral del individuo que gua su propia conciencia y se refleja en las creencias y compromisos sociales, culturales, religiosos, fraternales, cvicos e ideolgicos, adquiridos durante su existencia. Por ser el control aplicable a todas las entidades del sector Pblico Nacional de acuerdo con la naturaleza de ellas, debe tener el principio de la GENERALIDAD, el mismo que deber aplicarse en el momento OPORTUNO para lo cual se establecer un plan de accin que permita la comparabilidad con la gestin estatal, ya que es necesario descubrir los efectos en el momento PRECISO, para poder aplicar los correctivos respectivos. Adems el control debe abarcar la INTEGRIDAD de la gestin de las entidades auditadas, es decir el plan financiero y los sistemas administrativos, el mismo que debe ser FLEXIBLE, ya que por ser el Presupuesto una tcnica de probabilidades, est sujeto a circunstancias cambiantes.

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UNIDAD II FASE DE PLANEAMIENTO

PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL La Planificacin es uno de los elementos importantes para el xito de una accin de control, llmese esta Auditora o Examen Especial CONCEPTO E IMPORTANCIA Establecer previamente la estrategia a seguir en cuanto a: Qu es lo que va hacer? En qu oportunidad se va hacer? Cmo se va realizar? Quin lo va efectuar? El planeamiento es un plan de accin. La planeacin es importante en todo tipo de trabajo profesional ya que sin ello no se podra obtener calidad. PLANIFICACION GENERAL En la Auditora Gubernamental, todos los rganos de Auditora Interna que conforman el Sistema Nacional de Control, incluyendo a la Contralora General de la Repblica, estn obligados a planificar sus actividades de auditora a travs de sus Planes Anuales de Auditora Gubernamental, de acuerdo los criterios de materialidad, economa, objetividad y oportunidad.

El Contralor General de la Repblica es quien dicta los lineamientos de poltica que rigen la planificacin de la Auditora Gubernamental en armona con los Planes y Programas de Desarrollo Nacional y aprueba los Planes Anuales de Auditora de las entidades sujetas al sistema. Este Plan Anual de Auditora Gubernamental, contiene todas las actividades de auditora a ejecutarse en las reas o entidades comprendidas en el mbito del O A I que lo presenta. Su carcter es de naturaleza reservada, siendo de obligacin del personal vinculado a estas acciones de auditora, mantener una absoluta confidencialidad de su contenido. As mismo los Planes Anuales de Auditora Gubernamental deben ser flexibles a fin de permitir cambios que debidamente autorizados, se puedan efectuar de acuerdo a las circunstancias. La Estructura y lineamientos de poltica y Directiva marco de formulacin, ejecucin y evaluacin del Plan Anual de Auditora Gubernamental y Seguimiento Pgina 36 de 106

de Medidas Correctivas, es aprobada por la Contralora General de la Repblica mediante la Resolucin de Contralora. NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL Este grupo de normas tiene por objeto establecer los criterios tcnicos generales que permitan una apropiada planificacin de la auditora en entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, a fin de alcanzar los objetivos propuestos. Las normas que se presentan en los acpites siguientes, se refieren a : Planificacin general, planificacin especfica, programas de auditora y archivo permanente. NAGU. 2.10 PLANIFICACION GENERAL La Contralora General de la Repblica y los Organos de Auditora Interna conformantes del Sistema Nacional de Control, planificarn sus actividades de auditora a travs de sus Planes Anuales, aplicando criterios de materialidad, economa, objetividad y oportunidad, y evaluarn peridicamente la ejecucin de sus planes. El Plan Anual de Auditora Gubernamental, es el documento que contiene el conjunto de actividades de auditora y el universo de entidades y/o reas, segn corresponda, a examinar durante el perodo de un ao y ser elaborado en concordancia con las polticas y disposiciones establecidas por la Contralora General de la Repblica. El citado Plan es de naturaleza reservada, para cuyo efecto los niveles pertinentes adoptarn medidas cautelatorias siendo obligacin del personal vinculado con las acciones de auditora, mantener una absoluta confidencialidad de su contenido. El Contralor General, en uso de las atribuciones conferidas por la Ley del Sistema Nacional de Control, dicta los lineamientos de poltica que rigen la planificacin de la Auditora Gubernamental en armona con los Planes y Programas de Desarrollo Nacional y aprueba los Planes Anuales de Auditora de las entidades sujetas al Sistema. En la Contralora General cada unidad orgnica de lnea planificar anualmente sus acciones. En el caso de las entidades sujetas al Sistema lo efectuar el Jefe del Organo de Auditora Interna, de acuerdo a las prioridades establecidas para el logro de los objetivos y metas institucionales o sectoriales segn sea el caso. Los Planes Anuales de Auditora sern flexibles a fin de permitir cambios que previa autorizacin se considere necesario efectuar de acuerdo a las circunstancias. Los citados planes sern objeto de consolidacin en el denominado Plan Nacional Anual de Auditora Gubernamental y sern elaborados de conformidad con los Objetivos y Lineamientos de Poltica Institucional aprobados por la Contralora General. Pgina 37 de 106

La estructura del contenido de los planes, guardar armona con los objetivos y lineamientos de Poltica Institucional del Plan Nacional que apruebe la Contralora General de la Repblica. La Contralora General y los Organos de Auditora Interna conformantes del Sistema evaluarn peridicamente la ejecucin de los Planes Anuales de Auditora, formulando el correspondiente Informe. LIMITACIONES AL ALCANCE Las Sociedades de Auditora estn exceptuadas del cumplimiento de la presente norma debido a la naturaleza de su designacin por la Contralora General de la Repblica.

ESTRUCTURA BASICA A CONSIDERAR EN EL PLAN ANUAL DE AUDITORA GUBERNAMENTAL

PLAN ANUAL DE CONTROL 2008

PROBLEMTICA DE LA ENTIDAD PROBLEMTICA DEL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL PROGRAMACIN ACCIONES DE CONTROL POSTERIOR ACTIVIDADES DE CONTROL ANEXOS FORMATO A-1 PROGRAMACIN DE ACCIONES DE CONTROL FORMATO A-2 PROGRAMACION DE ACTIVIDADES DE CONTROL CAPACIDAD OPERATIVA DEL OCI

NAGU 2.2O PLANEAMIENTO DE LA AUDITORA El trabajo del auditor debe ser adecuadamente planeado a fin de asegurar la realizacin de una auditora de calidad, debe estar basado en el conocimiento de las actividades que ejecuta la entidad a examinar, as como el anlisis del entorno en que se desarrolla, el tipo de auditora a efectuarse y las disposiciones legales vigentes y aplicables. Pgina 38 de 106

El planeamiento de una auditora implica la preparacin de una estrategia general para su conduccin, con la finalidad de asegurar que el auditor tenga o actualice su conocimiento y comprensin del entorno en que se desarrolla la entidad, las principales actividades que ejecuta, la estructura de control interno y disposiciones legales aplicables que le permitan evaluar el nivel de riesgo de auditora, as como determinar las reas crticas, potenciales hallazgos y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar. El planeamiento de la auditora tambin debe incluir la revisin de la de la informacin relacionada con la gestin de la entidad a examinar, con relacin a los objetivos, metas y programas previstos en el periodo bajo examen, as como el seguimiento de la implementacin de las recomendaciones efectuadas como resultado de las observaciones formuladas con anterioridad. La informacin que necesita el auditor para el planeamiento de la auditora vara de acuerdo con los objetivos de la misma y con las reas de la entidad sujeta a examen. El planeamiento se inicia a partir de la evaluacin de la informacin que contiene el archivo permanente y debe continuar con la ejecucin de un programa de actividades en las instalaciones de las reas de la entidad que permita completar la informacin necesaria para la mejor comprensin y conocimiento de sus principales objetivos, funciones, estructura de control interno, procesos, bienes y/o servicios producidos, recursos utilizados y sistemas administrativos. Durante la ejecucin de esta etapa de la auditora, as como al concluir la recoleccin y estudio de la informacin, el auditor documentar su trabajo mediante: a) La actualizacin del Archivo Permanente b) Emisin del Plan y Programas de Auditora para ejecutar el trabajo de campo, en el que se precisarn los objetivos de la auditora, su alcance, criterios de materialidad, cronograma de actividades, recursos necesarios y su costo, informes a emitir, participacin de especialistas, entre otros. El contenido del plan y programas de auditora se presentan como orientacin en el Manual de Auditora Gubernamental. La responsabilidad por la preparacin, revisin y aprobacin del Planeamiento corresponde a los niveles gerenciales competentes, tomndose en cuenta las Normas Internacionales de Auditora vigentes y aplicables para el planeamiento de la auditora. PLANIFICACION DE LA AUDITORA Una vez determinada la entidad y/o rea por examinar y designada la Comisin de Auditora y con el propsito de asegurar la realizacin de un examen de calidad es necesario preparar una estrategia general y establecer un enfoque apropiado respecto Pgina 39 de 106

a la naturaleza, oportunidad y alcance de la auditora . El Auditor formula su plan para llevar a cabo el trabajo de auditora de modo eficiente, eficaz y oportuno, basado en el conocimiento que el auditor debe tener de la entidad o rea a examinar, principalmente del anlisis del entorno en que se desarrolla y de las disposiciones legales que norman su funcionamiento. Esta estrategia vara de acuerdo a los objetivos y alcance del examen, la misma que se inicia con el estudio y anlisis del archivo permanente que todo OAI debe mantener de su entidad y de las entidades de su mbito, as como la Contralora General de la Repblica debe mantener de las entidades comprendidas en el mbito del Sistema Nacional de Control. La Planificacin debe asegurar la realizacin de una auditora de alta calidad y debe estar basado tanto en el conocimiento de la actividad que desarrolla la entidad a examinar como de las disposiciones legales que la afectan. Debe incluir la evaluacin de los resultados de la gestin de la entidad a examinar, en relacin a los objetivos, metas y programas previstos. MEMORANDUM DE PLANEAMIENTO Al concluir la recoleccin y estudio de informacin para la realizacin de una Auditora Financiera, se debe documentar el trabajo mediante la emisin del Memorandum de Planeamiento, cuya estructura bsica es la siguiente : 1.- Objetivos del examen, resultados que se esperan alcanzar. 2.- Alcance del examen, extencin de las labores de auditora, perodos, aspectos y reas a examinar. 3.- Descripcin de las actividades de la entidad. 4.- Normatividad aplicable a la entidad, especialmente las relacionadas con las reas a examinar. 5.- Informes a emitir y fecha de entrega. 6.- Identificacin de reas crticas, incluye pruebas a aplicar. 7.-Puntos de atencin, incluye denuncias que se pudieran haber recibido. 8.- Personal, nombre y categora de los auditores que conforman la comisin de auditora, incluyendo las tareas asignadas a cada uno. 9.- Funcionarios de la entidad a examinar. 10.- Presupuesto de tiempo, por categoras, reas y visitas. 11.- Participacin de otros profesionales y/o especialistas. Aspectos denunciados referidos a hechos de importancia.

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SUPERVISIN DEL TRABAJO DE AUDITORA El trabajo de Auditora debe ser permanentemente supervisado, en todas las etapas de su proceso a fin de asegurar el logro de los objetivos propuestos y emitir informes de calidad. El objetivo principal es asegurarse que el proceso de la auditora fue ejecutado adecuadamente y est documentado y sustentado adecuadamente. Se debe considerar que una cdula est terminada cuando podemos afirmar que de su revisin, no surgirn preguntas o comentarios que requieran respuestas o trabajo adicional. La Supervisin, consiste en dirigir y controlar las actividades desarrolladas por los miembros de la comisin de auditora, desde que se dispone su ejecucin hasta la aprobacin del informe. La supervisin es ejercitado por el Auditor Encargado, el Supervisor y los niveles Gerenciales, vinculados directamente con el proceso. Una adecuada supervisin, permite asegurar la eficiencia, eficacia y economa en la utilizacin de los recursos de la auditora, promueve el entrenamiento tcnico y la capacitacin profesional de los auditores, orientando el trabajo hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos. Toda supervisin debe dejar evidencia de su participacin en los papeles de trabajo, a efectos de establecer la oportunidad y el aporte tcnico del trabajo de auditora. Su participacin o el alcance de su participacin, depender de los objetivos y alcance de la auditora, complejidad del trabajo y condiciones externas como la lejana de la entidad a examinar. Al supervisar, el Auditor Encargado deber tener en cuenta lo siguiente: - Conformidad con la aplicacin de las normas , criterios y el programa de auditora. - Que la informacin en l contenida debe ser de importancia, pertinentes y tiles con relacin a los objetivos del examen. - Que las evidencias obtenidas sean suficientes, competentes y relevantes. - Que los papeles de trabajo sean legibles , comprensibles, completos, precisos y pulcros. - Que los archivos estn organizados adecuadamente y no sean voluminosos, ya que dificultan su manipulacin y se deterioran rpidamente por el uso. El Supervisor, en su trabajo debe verificar lo siguiente: - Que la planificacin del trabajo sea adecuadamente planificado. - Que la ejecucin del trabajo de campo se est realizando de conformidad con las normas, criterios y procedimientos establecidos y que las evidencias obtenidas sean suficientes, competentes y relevantes. - Que el informe se haya preparado de acuerdo con normas y criterios tcnicos establecidos. - Que la supervisin se efecte a medida que exista un avance en la labor del examen. Pgina 41 de 106

A nivel gerencial, la supervisin tiene la finalidad de cerciorarse que se cuenta con evidencia clara, demostrable y objetiva, en respaldo de las labores de auditora y de los hallazgos encontrados. NAGU. 3.30 SUPERVISION DEL TRABAJO DE AUDITORIA El trabajo de auditora debe ser apropiadamente supervisado durante todo el proceso para asegurar el logro de los objetivos propuestos y mejorar la calidad del Informe de Auditora. La supervisin es un proceso tcnico que consiste en dirigir y controlar las actividades desarrolladas por los miembros del equipo de auditora, desde que se dispone su ejecucin hasta la aprobacin del informe de auditora por el nivel competente. En la auditora gubernamental, la supervisin ser ejercida por el auditor encargado, el supervisor y los niveles inmediatos superiores vinculados directamente con su; para tal efecto, deben asegurarse que los auditores integrantes del equipo de auditora comprendan los objetivos propuestos, as como el grado en que su participacin permitir el cumplimiento de los mismos. El cumplimiento de esta norma permite asegurar la eficiencia, eficacia y economa en la utilizacin de los recursos de auditora, promueve el entrenamiento tcnico y la capacidad profesional de los auditores y, permite orientar su trabajo hacia el logro de los objetivos de la auditora. Los integrantes del equipo, as como los niveles pertinentes que ejercen la funcin de supervisin, deben dejar evidencia de la labor realizada en los papeles de trabajo durante el desarrollo de la auditora, a efectos de establecer la oportunidad y el aporte tcnico al trabajo de auditora. La participacin en los trabajos de auditora a supervisar depender de los objetivos y alcance de la auditora, complejidad del trabajo y condiciones externas, como la distancia de las entidad4es a examinar, para estimar las horas/hombre de supervisin de la auditora considerado en el cronograma de trabajo que forma parte del Planeamiento. NAGU. 2.30. PROGRAMAS DE AUDITORIA Para cada auditora gubernamental se prepararn programas especficos que incluyan objetivos, procedimientos que deben aplicarse, naturaleza, alcance y oportunidad de su ejecucin, as como el personal encargado de su desarrollo. Los programas de auditora comprenden una relacin lgica, secuencial y ordenada de los procedimientos a ejecutarse, su alcance, el personal y el momento en que debern ser aplicados, a efecto de obtener evidencias competente, suficiente y relevante, Pgina 42 de 106

necesaria para alcanzar el logro de los objetivos de auditora. Debe ser lo suficientemente flexible para permitir modificaciones durante el proceso de la auditora que a juicio del auditor encargado y supervisor, se consideren pertinentes. Los programas de auditora guan la accin del auditor, sustentan la determinacin de los recursos necesarios para efectuar la auditora, su costo y los plazos que demanda su ejecucin; as mismo, permiten la evaluacin de su avance y que los resultados estn de acuerdo con los objetivos propuestos. El programa de auditora debe ser lo suficientemente detallado de manera que sirva de gua y como medio para supervisar y controlar la adecuada ejecucin del trabajo. Un procedimiento de auditora es la instruccin detallada para la recopilacin de evidencia que se ha de obtener durante la ejecucin de la auditora, deben desarrollarse en trminos especficos para que puedan ser utilizados por los auditores a cargo de su ejecucin , su contenido debe corresponder a la aplicacin de una tcnica de auditora. Los cambios que se hagan a los programas de auditora, deben ser evaluados adecuadamente en funcin de los objetivos previstos y las circunstancias que pueden originar su modificacin, debiendo documentarse apropiadamente. La responsabilidad de la elaboracin y modificacin de los programas de auditora, corresponde al auditor supervisor y al nivel jerrquico superior. NAGU. 2.40 ARCHIVO PERMANENTE Para cada entidad sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente. Es la informacin bsica de la entidad o rea a auditar, sobre la cual se deber mantener un conocimiento actualizado de las actividades que se llevan a cabo, estructura organizacional, el marco legislativo que le es aplicable, as como, las reas crticas, los componentes sujetos a examen y el cumplimiento de sus logros y metas; a fin de efectuar un planeamiento y programacin de auditora efectiva. La documentacin bsica que conforma el Archivo Permanente, se detalla en el Manual de Auditora Gubernamental. Excepcin El cumplimiento de esta norma no es de aplicacin a las Sociedades de Auditora debido a que sus exmenes, se supeditan a la designacin de la Contralora General, debiendo limitarse a mantener el archivo correspondiente a las auditoras que hayan realizado en armona con la normativa vigente. PROGRAMA DE AUDITORIA Pgina 43 de 106

Es la experiencia quien se encarga de dar al Auditor Gubernamental, el conjunto mas vigoroso de pruebas de la eficiencia y de la necesidad del plan de Auditora. Desde el punto de vista del costo de los servicios, el plan de Auditora viene a disminuir sensiblemente las posibilidades de tareas duplicadas, tornndose protector del resultado y as prevenir los costos y el precio de la Auditora, ya que si bien es cierto que el cliente no paga el servicio, es el Estado quien realiza el desembolso de pago a los Auditores Gubernamentales. Tambin podramos decir que facilita la divisin del trabajo y responsabilidades. Sirve como base de lo que fue hecho en el pasado, auxiliando las tareas futuras, convirtindose de esta forma en elemento permanente de consulta. La flexibilidad es muy ventajosa porque impide que los funcionarios de las entidades pblicas lleguen a conocer plenamente la conducta del auditor, a tal punto que le permita el estudio de los fraudes. Si bien es cierto que el plan por s solo no puede hacer la coordinacin, si es elemento bsico para que esta sea conseguida. Por eso las Normas de Auditora Gubernamental seala que para cada auditora, se debe preparar programas especficos que incluya objetivos, alcance de la muestra, procedimientos detallados y oportunidad de su aplicacin, as como el personal encargado de su desarrollo. El Programa de Auditora es un esquema detallado del trabajo por realizar y los procedimientos a emplearse, determinando la extensin y oportunidad en que sern aplicados, as como los papeles de trabajo que han de ser elaborados. Tambin ha sido definido como un enunciado, lgicamente ordenado y clasificado, de los procedimientos de Auditora que han de emplearse, la extensin que se les va a dar y la oportunidad en que se han de aplicar. Consiste en una serie de instrucciones en detalle para el auditor acerca de las tareas de trabajo por hacer y los procedimientos especficos por llevar a cabo. Establece la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora planeados y que se requieren para implementar el plan de auditora. El Programa de Auditora sirve como un conjunto de instrucciones para los asistentes que participan en el examen y como un medio de control de la debida ejecucin del trabajo. Es una relacin ordenada de los procedimientos a ser aplicados en el proceso de la auditora, que permiten obtener las evidencias para alcanzar el logro de los objetivos establecidos. Pgina 44 de 106

La responsabilidad de la elaboracin y modificacin de los programas de auditora, corresponden al auditor supervisor y al nivel jerrquico superior. PROPSITOS DEL PROGRAMA. a. Sirve como gua de orientacin a travs de los procedimientos mnimos para ser aplicados durante el desarrollo de la Auditora. b. Sirve como un registro de control de la labor realizada, evitando as omitir algn procedimiento importante.

PREPARACION PARA LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL Una buena preparacin para la Auditora Gubernamental, permite familiarizarse con la entidad bajo examen, su organizacin, fines, personal, problemas posibles de encontrar, lo mismo que la legislacin y reglamentacin que le puedan ser aplicables. Tambin nos permite aprovechar al mximo el tiempo disponible, permitiendo asegurar una adecuada planeacin y programacin de la auditora, familiarizndose con la entidad antes de visitarlo, evitando as desconocer los fines, evitando al mismo tiempo la aplicacin de procedimientos de auditora o labores innecesarias, permitiendo evaluar en forma preliminar el sistema financiero y de control interno, anotando cualquier asunto que se considere necesario aclarar o pedir una mayor informacin antes de empezar la auditora. Siendo necesario tener un conocimiento comprensible de los libros y registros de las entidades bajo auditora. Podramos decir que la revisin de los informes de auditoras de aos anteriores es muy importante, sobre todo si no se conoce a la entidad, el archivo permanente nos servir para conocer los datos relativos de la entidad, as como funciones, objetivos, organigrama, legislacin, etc. As los papeles de trabajo de auditoras anteriores nos permiten conocer el programa anterior, las variaciones necesarias, el grado de control interno, notas y observaciones sobre problemas encontrados, etc. El auditor tambin deber conocer las disposiciones legales, en especial la Ley Anual del Presupuesto, as como los estatutos y Leyes Orgnicas que gobiernan determinado sector o pliego. Es necesario que el Auditor Encargado al elaborar el programa de Auditora lo realice de acuerdo a las auditoras anteriores y de la legislacin y reglamentacin vigente, en tal forma que no se incluyan procedimientos innecesarios de poca importancia, as como la elaboracin del Cuestionario de Control Interno el cual debe incluir preguntas que a su criterio las considere necesarias. Una vez que la Comisin de auditora se haya instalado es necesario indagar sobre los cambios en poltica interna y cualquier reglamentacin interna que se ha emitido desde la auditora anterior, as como conocer el sistema de contabilidad. Pgina 45 de 106

El auditor debe revisar los estados financieros de la entidad bajo examen, tomando nota de las reas problemticas y de su materialidad. Tambin es importante conocer si es que los hay, los informes de las auditoras internas y as conocer su alcance, sus conclusiones y recomendaciones as como para ver que campos necesitan una mayor atencin. Es pues necesario realizar una programacin adecuada fijando responsabilidades y distribucin del trabajo, es por esto que el programa de auditora es tan importante, motivo por el cual es necesario que est revisado y posea una flexibilidad que permita realizar cambios o reajustes de acuerdo a las circunstancias encontradas en el campo, tales como mejoras en el sistema contable, control interno, etc., as como eliminar procedimientos por un bajo volumen de operaciones. Por ltimo podramos decir que los Programas Uniformes de Auditora son muy usados en vista que tienen la ventaja que son completos y evitan cualquier omisin de procedimiento, pero siempre usndolos con cuidado ya que se podra efectuar labores innecesarias por el temor de omitir procedimientos. Es decir, es como cualquier otro tipo de planeacin bien ideada, siendo el programa cuidadosamente trazado y ejecutado, el instrumento que nos proporciona orden, puntualiza y coordina la realizacin de Auditora. DESARROLLO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA El auditor debe preparar un programa de auditora por escrito, estableciendo los procedimientos que se necesitan para poner en ejecucin el respectivo plan. El programa tambin puede contener los objetivos de auditora por cada rea y debe estar lo suficientemente detallado para servir como conjunto de instrucciones para los asistentes que intervendrn en la auditora y como un medio para controlar la adecuada ejecucin del trabajo. Al preparar el programa de auditora, el auditor, habindose compenetrado del sistema de contabilidad y de los correspondientes controles internos, puede querer apoyarse en determinados controles internos para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora por emplear. Puede llegar a la conclusin de que el apoyarse en estos controles constituye una forma eficaz y eficiente de conducir su auditora. Normalmente el programa es flexible para decidir cuando aplicar los procedimientos de auditora, ya que muy pocos de ellos necesitan ser aplicados dentro de lmites de tiempos especficos. Por ejemplo, para observar la toma de inventarios realizada por personal del cliente. El plan de auditora y su correspondiente programa deben ser considerados a medida que el trabajo avance. Esta consideracin tendr como base la revisin Pgina 46 de 106

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que el auditor haga del control interno, su evaluacin preliminar del mismo y los resultados que obtenga de sus procedimientos de cumplimiento y procedimientos sustantivos. VENTAJAS DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA Las ventajas que proporciona un programa bien planeado son las siguientes : 1. Proporciona un plan sistemtico de cada fase del trabajo, el cual puede ser comunicado tanto a los miembros el equipo de auditora como a los supervisores. Permite fijar las responsabilidades por cada procedimiento de auditora. Proporciona una base sistemtica para asignar tareas a los auditores y asistentes al efectuar la distribucin del trabajo entre los miembros del equipo y una coordinacin de labores entre los auditores y asistentes. Establecer una rutina de trabajo econmica y eficiente. Hace hincapi en los procedimientos esenciales para el examen de cada entidad. Ayuda a evitar la omisin de procedimientos necesarios. Sirve como un historial del trabajo efectuado y como una gua para futuras auditoras de la misma entidad, ayudando a futuros equipos de auditora a familiarizarse con la naturaleza de la labor efectuada anteriormente. Facilita la revisin del trabajo al auditor jefe de equipo y al auditor supervisor. Proporciona una ayuda al disminuir la cantidad de supervisin directa necesaria. Asegura la adherencia a los principios de contabilidad y normas de auditora. Documenta el alcance de la auditora. Proporciona las pruebas que demuestran el trabajo efectivamente realizado. Proporciona un registro resumido de las labores que se han efectuado durante la auditora. Proporciona ayuda al personal sin experiencia en lo que es el alcance, objetivos y pasos de una labor de auditora. Pgina 47 de 106

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Proporciona el medio a travs del cual los funcionarios competentes de la unidad de auditora interna, pueden comparar su rendimiento con los planes aprobados, con las normas y los requerimientos del sistema.

Aunque los programas de trabajo escritos son esenciales para una direccin eficiente y eficaz de una auditora, nunca deben utilizarse como una lista de comprobacin para los pasos del trabajo, de manera que se suprima la iniciativa individual, imaginacin e ingenio en el logro de los objetivos deseados. PROCESO DE PROGRAMACIN Todo proceso de programacin de las acciones de control consiste en formular el programa de auditora antes del inicio de cada examen, con el fin de establecer un esquema detallado del trabajo de campo por realizar y los procedimientos a emplearse, determinando asimismo la extensin y oportunidad en que sern aplicados y los papeles de trabajo que han de ser elaborados. En cumplimiento del Plan Anual de Control, as como de acuerdo a las decisiones adoptadas por las denuncias en cada caso y oportunidad se formular el programa de la accin de control correspondiente. En cada caso, el Supervisor de Auditora designado conjuntamente con el jefe de comisin respectivo y teniendo en consideracin la informacin sobre los antecedentes de la entidad a examinarse, formularn la propuesta del Programa de la Accin de Control. El Programa de la Accin de Control precisar, entre otros aspectos, los siguientes: finalidad, objetivos generales y especficos, alcance, antecedentes, plazos, personal participante, procedimientos mnimos y cronograma de actividades. Los Jefes de Comisin cautelarn que el personal a su cargo tenga pleno conocimiento de los objetivos, alcance y procedimientos a utilizar en la accin de control. CONTENIDO DEL PROGRAMA Contiene bsicamente una relacin ordenada de procedimientos de Auditora para los profesionales que realizan la auditora. Que son procedimientos de Auditora? Son combinaciones de tcnicas de auditora o pasos a seguir en el desarrollo del examen, es una instruccin detallada para la recopilacin de evidencia que se ha de obtener durante el desarrollo del examen.. Muchas veces se incluyen varios procedimientos a fin de estar seguros de que lo que estamos revisando est completo o que el control interno es satisfactorio, sin embargo muchas veces esto depende de empleados honestos y competentes. Siempre es Pgina 48 de 106

necesario incluir una cantidad suficiente de procedimientos, que permita al programa ser para el auditor una gua durante el desarrollo del examen, le permita sustentar la necesidades de los recursos para efectuar la auditora y sea un medio para supervisar y controlar la buena calidad en la ejecucin del trabajo de campo. UNIDAD III FASE DE EJECUCIN TRABAJO DE CAMPO Cuando existe un sistema contable complejo o complicado, o si los documentos no se encuentran en orden, podra ser muy difcil la fiscalizacin; sucedera lo contrario, facilitando la labor del Auditor Gubernamental si en el sistema contable aparte de la documentacin se incluye tambin los caminos de la auditora, es decir que con un sistema contable bien planificado, la auditora ser llevada en forma rpida y eficiente y por consiguiente con un menor costo para el estado. Si bien es cierto que el objetivo de la contabilidad no es facilitar la auditora, si se puede, al mantener por ejemplo los libros de entrada original al da, en forma correcta y en orden, con su propia y completa referencia a los documentos cronolgicamente. Podramos decir que cualquier desviacin o mal empleo de los requerimientos contables complican indebidamente la Auditora. En esta etapa el Auditor debe emplear toda su experiencia a fin de recopilar toda la informacin para su evaluacin y posterior inclusin en el informe correspondiente. NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL Este grupo est integrado esencialmente por normas utilizadas en la realizacin de la auditora, tienen el propsito que las pruebas y dems procedimientos que se seleccionen, segn el criterio profesional del auditor, sean apropiados en las circunstancias para cumplir los objetivos de cada auditora. Las normas que se establecen a continuacin, estn referidas a: Estudio y evaluacin del control interno, evaluacion del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias, supervisin del trabajo de auditora, evidencia suficiente, competente y relevante, papeles de trabajo, comunicacin de observaciones y carta de representacin. EVALUACIN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO La estructura del Control Interno es el conjunto de planes, mtodos y procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la direccin de la entidad para ofrecer seguridad razonable, referente a que si se estn logrando los objetivos del Control Interno. El Control Interno comprende el Plan de Organizacin y conjunto coordinado de los mtodos y medidas adoptadas dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, Pgina 49 de 106

verificar la exactitud y confiabilidad de su informacin contable, promover la eficiencia operativa y alentar la adhesin a las polticas prescritas por la Gerencia. Puede conceptuarse al Sistema de Control Interno como un conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr, a travs de una efectiva planificacin, ejecucin y control, el ejercicio eficiente de la gestin para el logro de los fines de la organizacin. Debe estar bsicamente dirigidos a proporcionar una seguridad razonable, respecto a si estn logrndose los objetivos de control interno siguientes: Promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones y la calidad en los servicios que debe brindar cada entidad pblica. Proteger y conservar los recursos pblicos contra cualquier prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y Elaborar informacin financiera vlida y confiable, presentada con oportunidad. En su estructura existen cinco componentes interrelacionados, que son los siguientes: 1. Ambiente de control, que est referido a como los rganos de direccin y de la administracin de una entidad estimulan e influyen en su personal para crear conciencia de control. Se considera como el fundamento de los otros componentes. 2. Evaluacin de Riesgo, es como la entidad identifica, analiza y maneja los riesgos que afectan el cumplimiento de sus objetivos. 3. Actividades de Control Gerencial, que son las polticas y procedimientos que colaboran en asegurar que se tomarn acciones a fin de cumplir con las funciones asignadas. 4. Sistema de Informacin y Comunicacin, que son los mtodos y procedimientos establecidos por la administracin para procesar la informacin e informar de las operaciones de la entidad. 5. Actividades de monitoreo, que consiste en evaluar la calidad del control interno, del cual la administracin es responsable de su establecimiento y mantencin. En esta parte de la auditora gubernamental debemos tener en cuenta las Normas de Control Interno para el Sector Pblico, emitidas por la Contralora General de la Repblica y aprobada con Resolucin de Contralora N 072 98 CG del 26 de junio de 1998.

NAGU 3.10 EVALUACION DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO Se debe efectuar un apropiada evaluacin de la estructura del control interno de la entidad a examinar, a efecto de formarse una opinin sobre la efectividad de los controles internos implementados y determinar el riesgo de control, as como identificar las reas crticas; e informar al titular de la entidad de las debilidades Pgina 50 de 106

detectadas recomendando las medidas que correspondan para el mejoramiento de las actividades institucionales. La estructura del control interno es el conjunto de planes, mtodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la direccin de una entidad, para ofrecer seguridad razonable, respecto a que estn logrndose los objetivos del Control Interno. El Control Interno es un proceso continuo establecidos por los funcionarios de la entidad y dems personal en razn a sus atribuciones y competencias funcionales, que permite administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para el logro de los resultados deseados en funcin de objetivos como : promover la efectividad, eficiencia, economa en las operaciones, proteger y conservar los recursos pblicos; cumplir las leyes, reglamentos y otras normas aplicables; y elaborar informacin confiable y oportuna que propicie una adecuada toma de decisiones. Un apropiado sistema de control interno, tambin permite detectar posibles deficiencias y aquellos aspectos relacionados con la existencia de actos ilcitos , a fin de adoptar las acciones pertinentes en forma oportuna. La Estructura de Control Interno est conformada por cinco componentes interrelacionados: a) Ambiente de Control Est referido a como los rganos de direccin y de la administracin de una organizacin estimulan e influyen en su personal para crear conciencia sobre los beneficios de un adecuado control. Es el fundamento de los otros componentes. b) Evaluacin del Riesgo Consiste en la forma como la entidad identifica, analiza y administra los riesgos que afectan el cumplimiento de sus objetivos. c) Actividades de Control Gerencial Son las polticas y procedimientos de control que imparte la direccin, gerencia y los niveles ejecutivos competentes en relacin con las funciones asignadas al personal , a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad. d) Sistemas de Informacin y Comunicacin Consiste en los mtodos y registros establecidos por la administracin para procesar apropiadamente la informacin y dar cuenta de las operaciones de la entidad para fines de toma de decisiones. e) Actividades de Monitoreo La administracin es responsable de implementar y mantener el control interno para lo cual evala la calidad del mismo en el tiempo, a fin de promover su reforzamiento de ser necesario. La evaluacin y comprensin de la estructura de control interno, tiene por objeto conocer con mayor precisin la implementacin de los controles internos establecidos Pgina 51 de 106

por la entidad, sus niveles de cumplimiento y validar las aseveraciones de la gerencia, lo permite formarse una fundamentada opinin sobre la solidez de los mismos, determinando el riesgo de control existente, as como identificar reas crticas. La evaluacin de la estructura de control interno debe realizarse de acuerdo al tipo de auditora que se ejecuta, sea financiera, de gestin o se trate de exmenes especiales, tomando en cuenta las Normas y estndares profesionales pertinentes as como las disposiciones especficas para las diferentes reas de la entidad previstas en la normativa vigente . El relevamiento de informacin debe documentarse adecuadamente. La evaluacin de la estructura de control interno comprende dos etapas: 1.- Obtencin de informacin relacionada con el diseo e implementacin de los controles sujetos a evaluacin. 2.- Comprobacin de que los controles identificados funcionan efectivamente y logran sus objetivos. Al trmino de esta evaluacin la Comisin Auditora emitir el documento denominado Memorndum de Control Interno, en el cual se consignarn las debilidades detectadas, as como las correspondientes recomendaciones tendentes a su superacin. Dicho documento ser remitido al titular de la entidad para su implementacin, con copia al rgano de Auditora Interna, si fuere el caso. En concordancia con lo preceptuado en la NAGU 4.40 Contenido del Informe, copia del Memorndum de Control Interno, as como el reporte de las acciones correctivas que en virtud del mismo haya adoptado la entidad, se adjuntarn como anexo del informe correspondiente a la accin de control. Asimismo, en dicho informe se considerar como conclusin y recomendacin los aspectos de control interno que lo ameriten, para el seguimiento correspondiente. CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS En la Auditora Gubernamental es de vital importancia la evaluacin del cumplimiento de las normas legales y reglamentarias, debido a que todas las entidades del estado, as como el Presupuesto Pblico, se crean generalmente por norma expresa y su competencia, presupuesto y limitaciones estn sujetos a disposiciones legales y reglamentarias de un modo mas especfico que las que rigen al Sector Privado. Esta normativa establece entre otras cosas, que debe hacerse, quien debe hacerlo, las metas y objetivos por alcanzar, la poblacin beneficiaria, cuanto y en que deber gastarse. Para poder evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias es necesario que el auditor tenga un entendimiento suficiente de los objetivos que persiguen las exigencias normativas que se aplican a las entidades o reas que se estn auditando, as como los tipos potenciales de incumplimiento significativos que se asocian con ella. En estos casos el auditor, deber: Pgina 52 de 106

Determinar la normativa que puede tener un efecto directo y significativo en los estados financieros, informacin presupuestaria o rea auditada. Elaborar procedimientos de auditora que permitan verificar el cumplimiento de la normativa aplicable o de estipulaciones contractuales. Evaluar los resultados de dichas pruebas.

En los casos en que la legislacin vigente autorice a los funcionarios expresamente algn grado de discrecionalidad para determinada toma de decisiones , el auditor no puede cuestionar su ejercicio por el solo hecho de tener una opinin diferente, solo pueden observarse si fueron tomadas sin una consideracin adecuada de los hechos o riesgo en el momento oportuno o por los resultados adversos que la decisin conllev a la entidad NAGU.3.20 EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS En la ejecucin de la auditora gubernamental debe evaluarse el cumplimiento de las leyes y reglamentos vigentes y aplicables cuando sea necesario para los objetivos de la auditora. En el desarrollo de la auditora gubernamental, la evaluacin del cumplimiento de las leyes y reglamentarias es importante debido a que los organismos, programas, servicios, actividades y funciones gubernamentales, ejecutores del Presupuesto Pblico, se crean generalmente por norma expresa y sus competencias, presupuestos y limitaciones estn sujetos a disposiciones legales y reglamentarias de un modo ms especfico que las que rigen en el Sector Privado. Dicha normativa establece, entre otros aspectos, qu debe hacerse, quin debe hacerlo, las metas y objetivos por alcanzar, la poblacin que se va a beneficiar, cunto y en qu deber gastarse. Cuando sea necesario evaluar el cumplimiento de las normas y reglamentos vigentes y aplicables para los fines de la auditora, el auditor debe planificar su labor en forma tal que tenga una razonable seguridad de que los procesos y operaciones a evaluar estn libres de hechos observables derivados de incumplimientos de normas legales y reglamentarias y que le ser posible identificar y evidenciar posibles abusos o actos indebidos que puedan influir significativamente en los resultados de la Auditora. As mismo, el auditor, est obligado a tomar conocimiento de las caractersticas y clases de riesgos que puedan afectar el rea auditada, a fin de estar en capacidad de disear procedimientos de auditora que posibiliten identificar irregularidades que puedan derivar en indicios de actos ilcitos. Para ello, el auditor, debe tener un entendimiento suficiente de los objetivos que persiguen las exigencias normativas que se aplican al rea o procesos auditados, as como los tipos potenciales de incumplimiento significativos que se asocian con el rea o los procesos auditados. Para Tal efecto el auditor deber: Pgina 53 de 106

a) Determinar las normativa que pueda tener un efecto directo y significativo en los estados financieros, informacin presupuestaria o rea auditada; b) Elaborar procedimientos de auditora que permitan verificar el cumplimiento de la normativa aplicable o de estipulaciones contractuales. c) Evaluar los resultados de dichas pruebas. Las fuentes de informacin sobre las normas aplicables son diversas. Una adecuada fuente primaria constituye la entidad auditada, dado que conoce su entorno normativo. Cuando la citada entidad perciba financiamiento de organismos internacionales de crdito o de otro nivel, los auditores podrn recurrir a la organizacin que suministre los fondos para obtener y./7o verificar informacin relacionada con las normas pertinentes. Cuando la legislacin vigente autorice a los funcionarios expresamente algn grado de discrecionalidad para determinada toma de decisin, el auditor no puede cuestionar su ejercicio por el solo hecho de tener una opinin distinta. Tales decisiones solo pueden observarse si fueron tomadas sin una consideracin adecuada de los hechos o riesgos en el momento oportuno o por resultados adversos que la decisin conllev a la entidad. Es responsabilidad del auditor informar sobre los casos en que la entidad no est cumpliendo con las normas legales u reglamentarias, se encuentra en situacin de riesgo jurdico, no est ejerciendo respectivamente las facultades legales para alcanzar sus objetivos y metas, as como tambin recomendar las medidas necesarias para evitar la ocurrencia de tales hechos. El auditor no est en capacidad de conocer las caractersticas y tipos de irregularidades y actos ilcitos significativos susceptibles de incurrirse en el ejercicio de la funcin pblica y en la administracin de los recursos y bienes de las entidades, as como en sus efectos en los estados financieros e informacin presupuestaria de la entidad, con la finalidad que durante la planeacin de la auditora, disee procedimientos que le permitan tener una seguridad razonable, que estos puedan detectarse durante la ejecucin del trabajo de campo y ser informados oportunamente a los estamentos correspondientes del Estado. Si el auditor, como resultado de la aplicacin de sus programas y procedimientos, determina que existe indicios de un acto ilcito significativo lo reporta segn la NAGU 4.50. El auditor, debe proceder con el debido cuidado profesional al buscar indicios de posibles irregularidades y actos ilcitos de manera que no interfieran con las investigaciones y/o procedimientos legales que puedan emprenderse en el futuro. La ejecucin de una auditora de conformidad con las normas de auditora gubernamental, no ser garanta para describirse todos los actos ilcitos. An el descubrimientos posterior de tales actos incurridos durante el periodo objeto de Pgina 54 de 106

auditora, tampoco significar necesariamente, que el desempeo del auditor fue inadecuado, a condicin de que la auditora se haya efectuado de acuerdo con las presentes normas. EVIDENCIA Son los elementos de juicio que obtiene el auditor como el resultado de las pruebas realizadas. A fin de que el Auditor pueda fundamentar razonablemente sus conclusiones, es necesario que obtenga evidencias y que estas sean suficientes, competentes y relevantes. Suficiencia, la evidencia es suficiente, cuando basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones expresadas en el informe. Tambin es suficiente cuando por los resultados de la aplicacin de procedimientos de auditora se comprueben razonablemente los hechos revelados. Competencia, quiere decir que la competencia debe ser vlida y confiable.El anlisis se debe efectuar en el sentido de que si existen razones para dudar de su validez o de su integridad. Algunos criterios para considerar si la evidencia es competente son: La evidencia obtenida de fuentes independientes es mas confiable que la obtenida en la entidad auditada. La evidencia que se obtiene cuando el sistema de control interno es mas confiable, que aquella que se obtiene cuando el sistema de control interno es deficiente. Los documentos originales son ms confiables que las copias. La evidencia testimonial merece ms crdito o confiabilidad cuando se obtiene en circunstancias en que los informantes puedan expresarse libremente. Relevancia, Es la relacin que existe entre la evidencia y su uso.

CLASIFICACIN DE LA EVIDENCIA Segn la fuente de donde se obtenga puede ser : a) De Control.- Son aquellas que proporciona al auditor satisfaccin de que los controles en los cuales puede confiar, existen y operan efectivamente en el ejercicio. Sustantivas.- Son los que brindan al auditor satisfaccin referida a los estados financieros y se obtiene al examinar las transacciones y la informacin producida por los sistemas. Segn el caso, ambas evidencias pueden combinarse modificando la naturaleza y alcance de los procedimientos seleccionados. Pgina 55 de 106

b)

Debe haber equilibrio entre los beneficios de obtener la evidencia y el costo de obtener.

Tambin pueden clasificarse en : 1.Evidencia fsica.- Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades, bienes o sucesos. Estas evidencias se presentan en forma de memorndum, fotografas, grficos, mapas o muestras materiales. Evidencia documental.- Consiste en informacin elaborada, como la contenida en catas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administracin relacionados con su desempeo; as como las normas procesales pertinentes en caso de determinacin de responsabilidades civiles yu penales. Evidencia testimonial.- Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Las declaraciones importantes para la Auditora, debern corroborarse, siempre que sea posible, con evidencia adicional. Evidencia analtica.- Comprende clculos, comparaciones, razonamiento y separacin de la informacin en sus componentes; cuyas bases deben ser sustentadas documentadamente, en caso necesario y especialmente en el deslinde de responsabilidades civiles y penales.

2.-

3.-

4.-

NAGU. 3.40 EVIDENCIA SUFICIENTE, COMPETENTE Y RELEVANTE El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicacin de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o funcin que sea objeto de la auditora. La evidencia deber someterse a revisin para asegurarse que cumpla los requisitos bsicos de suficiencia, competencia y relevancia. Los papeles de trabajo debern mostrar los detalles de la evidencia y revelar la forma en que se obtuvo.

CARACTERISTICAS DE LA EVIDENCIA a. Suficiencia. Es suficiente la evidencia objetiva y convincente que basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones expresadas en el Informe. La evidencia ser suficiente cuando por los resultados de la aplicacin de Pgina 56 de 106

procedimientos de auditora se comprueban razonablemente los hechos revelados. Para determinar si la evidencia es suficiente se requiere aplicar el criterio profesional. Cuando sea conveniente, se podr emplear mtodos estadsticos con ese propsito. b. Competencia. Para que sea competente, la evidencia debe ser vlida y confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia, se deber considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de su validez o de su integridad. De ser as, deber obtener evidencia adicional o revelar esa situacin en su informe. Los siguientes supuestos constituyen algunos criterios tiles para juzgar si la evidencia es competente: La evidencia que se obtiene de fuentes independientes es ms confiable que la obtenida del propio organismo auditado. La evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno apropiado es ms confiable que aqulla que se obtiene cuando el sistema de control interno es deficiente, no es satisfactorio o no se ha establecido. Los documentos originales son ms confiables que sus copias. La evidencia testimonial que se obtiene en circunstancias que permite a los Informantes expresarse libremente merece ms crdito que aqulla que se obtiene en circunstancias comprometedoras (por ejemplo, cuando los informantes pueden sentirse intimidados). c. Relevancia. Se refiere a la relacin que existe entre la evidencia y su uso. La informacin que se utilice para demostrar o refutar un hecho ser relevante si guarda una relacin lgica y patente con ese hecho. Si no lo hace, ser irrelevante y, por consiguiente, no deber incluirse como evidencia. Cuando lo estimen conveniente, el auditor deber obtener de los funcionarios de la entidad auditada declaraciones por escrito respecto a la relevancia y competencia de la evidencia que haya obtenido. CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA PROVENIENTE DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS Cuando la informacin procesada por medios electrnicos constituya una parte importante o integral de la auditora y su confiabilidad sea esencial para cumplir los objetivos del examen, se deber tener certeza de la importancia y de la confiabilidad de esa informacin, como en el Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF. Para determinar la confiabilidad de la informacin, el auditor: a) Podr efectuar una revisin de los controles generales de los sistemas computarizados y de los relacionados especficamente con sus aplicaciones, que incluya todas las pruebas que sean permitidas; o Pgina 57 de 106

Si no revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o comprueba que esos controles no son confiables, podr practicar pruebas adicionales o emplear otros procedimientos. Cuando el auditor utilice datos procesados por medios electrnicos o los incluya en su informe a manera de antecedentes o con fines informativos, por no ser significativos para los resultados de la auditora, bastar generalmente que en el informe se cite la fuente de esos datos para cumplir las normas relacionadas con la exactitud e integridad de su informe.

b)

NAGU. 3.50 PAPELES DE TRABAJO El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo. Los papeles de trabajo constituyen el vnculo entre el trabajo de planeamiento y ejecucin, y el informe de auditora. Por tanto, debern contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones y conclusiones que se presenten en el informe. Podrn incluir medios de almacenamiento magnticos, electrnicos, informticos y otros. No hay nada que sustituya a una comprensin adecuada de los objetivos de la auditora, las razones por las cuales se emprender determinada tarea y la forma en que esa tarea contribuir al cumplimiento de los objetivos. Esa comprensin se logra cuando el auditor dispone de papeles de trabajo debidamente planificados y organizados y, reciben instrucciones idneas de sus supervisores. La prctica de indicar claramente en los papeles de trabajo los fines que se persigan ser muy til para asegurarse que la informacin obtenida estar relacionada directamente con los objetivos de la auditora y del informe correspondiente. PROPOSITO a. b. c. Contribuir a la planeacin y realizacin de la auditora. Proporcionar el principal sustento del informe del auditor. Permitir una adecuada ejecucin, revisin y supervisin del trabajo de auditora. d. Constituir la evidencia del trabajo realizado y el soporte de las conclusiones, comentarios y recomendaciones incluidas en el informe y como prueba preconstituida para los procesos judiciales, de ser el caso. e. Permitir las revisiones de calidad de la auditora. ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los archivos de papeles de trabajo para cada labor deben dividirse en dos grupos bsicos : Archivo corriente Archivo permanente

ARCHIVO CORRIENTE El material que se coloque en el archivo corriente debe estar constituido por la informacin relacionada principalmente con las fases corrientes de la auditora y que no se consideran de uso continuo en auditoras posteriores. El tipo de material que debe incluirse en este archivo es el siguiente : Revisiones corrientes del control interno; Anlisis y otros papeles que respalden el examen y prueba detallada; Memorndums de las discusiones con funcionarios de la entidad u otros ejecutivos; 1. Correspondencia corriente; ARCHIVO PERMANENTE Para cada entidad que se encuentra bajo el mbito de control del Sistema Nacional de control se debe implementar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente. Es la informacin bsica de la entidad o rea a examinar, debindose tener un amplio conocimiento de sus actividades, organizacin, normativa aplicable, reas crticas y los logros y metas, a fin de poder lograr un planeamiento y programacin de auditora efectiva. Este archivo, est conformado bsicamente por la documentacin siguiente: Estructura orgnica de la entidad Reglamento de organizacin y funciones Manuales de organizacin y funciones Manual de procedimientos Leyes de creacin, modificatorias y normas legales que regulan su funcionamiento. Estatuto social Plan operativo institucional Presupuesto autorizado Memoria Acuerdo de Directorio o decisiones importantes adoptadas por la alta direccin. Resoluciones y directivas emitidas por la entidad Donaciones Extractos, polticas y flujogramas sobre el sistema de contabilidad. Estados Financieros. Plan anual de Auditora Gubernamental. Informes de Auditora. Informe de evaluacin del Plan Anual de Auditora Gubernamental. Denuncias Pgina 60 de 106 1. 2. 3.

Direccin. Convenios y contratos trascendentes.

El archivo permanente debe servir como informacin bsica al planificar futuras auditoras. Debe proporcionar informacin resumida de rpida utilizacin y acceso, sobre las labores efectuadas e informes emitidos de exmenes anteriores incluyendo una lista de las principales reas cubiertas en las auditoras efectuadas, las fechas en que se efectuaron y los resultados obtenidos. Normalmente, se debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente completo, el mismo que se mantendr en cada una de las Sedes Regionales y en la Sede Central de la Contralora General de la Repblica. El archivo permanente debe revisarse y actualizarse peridicamente. Para que los archivos activos no se tornen demasiado voluminosos, se debe retirar el material que no es de uso corriente, pero tiene que retenerse y trasladarlo a los archivos inactivos identificando y registrando los motivos de dicho traslado. Por lo general, el archivo corriente o papeles de trabajo de las dos ltimas auditoras y el archivo permanente actualizado, deben estar a disposicin del auditor. El archivo corriente de las auditoras anteriores a las indicadas deben guardarse por el perodo establecido por la ley para la retencin de documentos financieros o cualquier perodo adicional necesario para los procesos judiciales si los hubiese. NATURALEZA CONFIDENCIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO La naturaleza confidencial de los papeles de trabajo es una condicin de especial importancia debido al hecho que su contenido revela el alcance de la auditora y la extensin y naturaleza de las pruebas aplicadas en forma selectiva. Esta naturaleza confidencial se mantiene durante el curso de la auditora y despus de realizada sta, de manera permanente en los archivos de dichos documentos. En ninguna circunstancia, el auditor debe divulgar el contenido de los papeles de trabajo, mostrrselos a otras personas o hacer copias o extractos de los mismos. Debe dejar los papeles de trabajo guardados bajo las debidas seguridades, cuando no estn en su poder. El acceso al archivo de los papeles de trabajo de las diversas auditoras, tiene que limitarse exclusivamente al personal de auditora. PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son de propiedad de los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control, y de las Sociedades de Auditora, cuyos exmenes practicados Pgina 61 de 106

contaron con la autorizacin de la Contralora General, destacndose que en el caso de auditoras practicadas por Sociedades de Auditora contratadas directamente por el organismo rector del Sistema, los papeles de trabajo sern de propiedad de la Contralora General de la Repblica. PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son todos los documentos elaborados por el auditor durante el curso de la auditora que fundamentan y respaldan su informe. Pueden definirse en los siguientes trminos: Los papeles de trabajo, son la evidencia documental del trabajo del Auditor y estn constituidos por el conjunto de cdulas y documentos en los cuales el auditor registra los datos y la informacin obtenidos, as como los resultados de las pruebas realizadas durante su examen, desde la planificacin hasta la emisin del Informe de Auditora. Constituyen el vnculo entre el trabajo de planeamiento, ejecucin y el informe de auditora y muestran los mtodos y procedimientos que se ha seguido y las conclusiones que se han obtenido. Contienen la base para el informe, la evidencia del alcance del examen y la prueba de la responsabilidad profesional. PROPSITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los principales propsitos de los papeles de trabajo son los siguientes : 1. 2. Contribuir a la planificacin y realizacin de la auditora. Registrar las Labores - Proporcionan un registro sistemtico y detallado de la labor efectuada al llevar a cabo una auditora. Registrar los Resultados - Proporcionan un registro de la informacin y evidencias obtenidas y desarrolladas, en respaldo de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones resultantes de la labor de auditora. Respaldar el Informe del Auditor - El contenido de los papeles de trabajo tiene que ser suficiente para respaldar las opiniones, conclusiones y el contenido total del informe de auditora. Este informe bajo ninguna circunstancia debe contener informacin o datos no respaldados por los papeles de trabajo. Dichos papeles deben fundamentar la evidencia o la falta de ella, en la cual se basan las reservas del juicio del auditor y constituyen la prueba de la validez de las operaciones y registro examinados y del contenido del informe de auditora. Pgina 62 de 106

3.

4.

5.

Indicar el Grado de Confianza del Sistema de Control Interno - Los papeles de trabajo incluyen los resultados del examen y evaluacin del sistema de control interno, as como los comentarios sobre el mismo. Servir como Fuente de Informacin - Los datos utilizados por el auditor al redactar el informe, se encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces sirven como fuentes de consulta en el futuro, cuando se necesitan algunos datos especficos. Mejorar la Calidad del Examen - Los papeles de trabajo bien elaborados llaman la atencin sobre asuntos importantes y garantizan el que se de atencin adecuada a los asuntos ms significativos. Facilitar la Revisin y Supervisin - Los papeles de trabajo son indispensables para la etapa de revisin del informe antes de emitirlo. Permiten a una persona ajena al equipo (el auditor supervisor u otro funcionario) revisar los detalles del examen registrados en dichos papeles. En el caso de cualquier pregunta o duda sobre el contenido del borrador del informe, los papeles de trabajo estn para responderlas o aclararlas. Ayudar en el Desarrollo Profesional - La elaboracin correcta de los papeles de trabajo puede ser una ayuda importante en el desarrollo profesional del personal de auditora. El requisito de establecer por escrito los procedimientos empleados y las conclusiones resultantes de su aplicacin, exige que el auditor piense tanto en los propsitos de los procedimientos, como en la claridad de su expresin y la organizacin de los materiales de informacin. Los papeles de trabajo proporcionan una evidencia de la competencia del personal de auditora y basados en dicha evidencia se puede reconocer la competencia especial o la falta de ella en el personal y tomar las medidas ms convenientes.

6.

7.

8.-

9.

10.

Respaldar el Informe de Auditora en los Procesos Judiciales - En los casos que se llevan a los tribunales, normalmente asociados con fraudes u otros delitos encontrados, los papeles de trabajo son de gran importancia para respaldar el contenido del informe de auditora. Muchas veces el auditor tiene que presentarse como testigo y los papeles de trabajo pueden ayudarlo a recordar la situacin y su examen, a pesar de haber transcurrido varios aos de su ejecucin. En el caso de una Pgina 63 de 106

demanda legal, los papeles de trabajo sirven para defender la posicin del auditor. 11.12.Permite las revisiones de calidad de la auditora. Sirve como antecedente para futuras auditoras, por significar una permanente fuente de consulta proporcionando datos especficos para planificar una nueva auditora.

De lo expuesto se concluye, que la calidad de los papeles de trabajo es de una importancia similar a la del informe de auditora. El auditor gubernamental no solo debe saber planear y efectuar la auditora, as como redactar el informe correspondiente, sino que tambin debe saber que la naturaleza de su trabajo exige la elaboracin, durante todo el proceso de la auditora, de una documentacin completa de sus procedimientos, hallazgos y la evidencia en la cual va a fundamentar su informe. La informacin obtenida al realizar una auditora es de poco o ningn valor, si el personal la retiene solo mentalmente. Para disminuir errores u omisiones, la informacin obtenida verbalmente debe registrarse en los papeles de trabajo lo antes posible. CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo incluyen toda la informacin relativa a una auditora especfica. Los papeles de trabajo contienen lo siguiente : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Copia en borrador del informe del auditor. Programa de auditora. Cuestionarios sobre el examen y evaluacin del control interno. Hoja Principal de Trabajo o Balance de Comprobacin. Asientos de ajustes y reclasificaciones recomendados por el auditor. Conciliaciones. Computaciones. Extractos y copias de documentos importantes, por Pgina 64 de 106 ejemplo :

copias de la legislacin vigente y organizacin de la entidad, contratos, etc. 9. 10. 11. Anlisis de Cuentas. Confirmaciones obtenidas de terceros. Notas y observaciones del auditor sobre : a. b.

su

reglamentacin,

Procedimientos empleados y su alcance. Asuntos por aclarar durante el curso de la auditora ( notas recordatorias ). Excepciones, irregularidades, desviaciones de normas, etc. Recomendaciones posibles.

c. d. 12.

Otros documentos o informacin pertinentes a la auditora.

Obviamente el orden, ndice y cuidado de los diversos papeles de trabajo es muy importante. El auditor tiene que emplear su buen juicio en la determinacin de lo que constituye material significativo para los papeles de trabajo, con el fin de evitar que stos lleguen a ser una transcripcin completa de todos los documentos de la entidad bajo examen, en lugar de un resumen de las labores de auditora. El contenido de los papeles de trabajo debe estar constituido por todos los asuntos de informacin, datos y evidencias significativas, que haya acumulado el auditor durante su examen. Dicho contenido se puede dividir en dos importantes aspectos : La informacin acumulada necesaria para elaborar el informe de auditora y apoyar su contenido. La informacin que demuestra la extensin de las pruebas realizadas por el auditor. IMPORTANCIA PARA EL AUDITOR En general, el elemento de juicio para la evaluacin del auditor se basa en sus papeles de trabajo. Cuando stos estn elaborados en forma debida, en orden y legibles, con encabezamientos completos, explicaciones de fuentes de datos y labores de Pgina 65 de 106

verificacin llevados a cabo, crean en los supervisores y otros superiores una confianza plena en el auditor y en su trabajo. Si los papeles de trabajo no estn en orden, son ilegibles, estn mal redactados o tienen otras fallas, el supervisor y otros superiores, no tendrn confianza en el auditor ni en el contenido de su informe. El progreso del auditor en su carrera profesional depende directamente de la calidad de sus papeles de trabajo, tanto en la elaboracin como en su contenido. Por ste motivo, su atencin siempre debe dirigirse a las tcnicas y prcticas sanas para preparar buenos papeles de trabajo. PREPARACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Algunos principios que fundamentan la preparacin de los papeles de trabajo son los siguientes : 1. Deben ser totalmente preparados partiendo del punto de vista de la inclusin de todos los datos necesarios. Debern incluirse en ellos los datos que son pertinentes. Incluirn los datos que sustenten alguna afirmacin o concepto expresado. Presentarn todos los datos necesarios que han de respaldar la propiedad de los registros y operaciones. Todos los papeles de trabajo debern elaborarse con limpieza y ser matemticamente exactos. Debern contener un enunciado conciso del trabajo ejecutado, en conexin con su preparacin.

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CLARIDAD Y EXPLICACIN COMPLETA Es de suma importancia que cada hoja de los papeles de trabajo, sea clara y de una explicacin completa del asunto que trata. El encabezamiento de cada hoja debe contener el nombre de la entidad bajo examen, ttulo de su contenido y el perodo o la fecha correspondiente.

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Ejemplo : (Entidad) (Ttulo) (Fechas) Instituto "X" Cuentas por cobrar 31.12.19XX __________________

Significa que en la entidad "Instituto X" se est examinando el rubro del Balance General "Cuentas por Cobrar" por el ejercicio correspondiente al ao 19XX (12 meses). CLASES DE PAPELES DE TRABAJO Se agrupan en dos categoras : Papeles de trabajo generales Papeles de trabajo especficos

PAPELES DE TRABAJO GENERALES Los papeles generales son aquellos que no corresponden a una cuenta u operacin especfica y que por su naturaleza o significado tienen uso y aplicacin general. Bsicamente comprenden los siguientes : Borrador del informe Programa de auditora Evaluacin del control interno Hoja principal de trabajo o balance de comprobacin (auditora financiera) Resumen de asientos de ajustes y reclasificaciones determinados por el auditor. (auditora financiera) Resultados de entrevistas iniciales y otras de naturaleza general.

PAPELES DE TRABAJO ESPECFICOS Los papeles especficos comprenden bsicamente los siguientes: - Cdula matriz o principal de las cuentas del mayor general, preparadas por el auditor (auditora financiera). Pgina 67 de 106

Presenta de manera global los montos que son objeto de examen y a partir de la cual se generarn las cdulas auxiliares. Todas ellas deben referenciarse al documento fuente, que puede ser el Balance General. - Cdulas auxiliares y otros documentos que prepara o solicite el auditor, relacionados con : Anlisis de cuentas elaborados por el auditor interno o personal de la entidad. (auditora financiera) Confirmaciones recibidas de : bancos, clientes, proveedores y otros. (auditora financiera) Anlisis de operaciones y actividades. Resultados de entrevistas y conferencias especficas. Cualquier otro documento relacionado con el examen, que directa o indirectamente se utilice para la sustentacin del informe.

Se originan de las cdulas matrices y son empleadas por el auditor para presentar las diferentes cuentas que conforman un rubro del Balance General. Pueden denominarse: Cdulas sumarias, es la desagrega la informacin proveniente de la cdula matriz. Cdulas analticas, son las que sustentan analticamente cada cdula sumaria. NOTAS DEL AUDITOR Un grupo especial de papeles de trabajo son las "notas del auditor". En realidad, este tipo de papeles de trabajo sirven al auditor para registrar ciertos asuntos que debe recordar para beneficio propio y del examen. Existen tres clases distintas de stas notas : Notas recordatorias sobre asuntos que estn pendientes de examinarse, aspectos que requieren investigacin adicional, etc. Son asuntos que deben ser aclarados o terminados antes de empezar la redaccin del informe. Notas sobre observaciones, hallazgos, excepciones o deficiencias que han de ser incluidos en el informe como conclusiones. Notas que han recomendaciones. de ser incluidas Pgina 68 de 106 en el informe en calidad de

Algunos auditores prefieren hacer una sola lista de las notas, pero la manera ms ordenada es hacer tres listas separadas e ir registrando cada clase de nota. En las hojas de notas, el auditor registra la informacin suficiente para recordar el asunto en referencia a otros papeles de trabajo relacionados, si los hubiese. Las notas deben ser explicativas y completas, pero no deben repetir o duplicar datos que estn contenidos en otros papeles de trabajo. MARCAS DEL AUDITOR Las marcas del auditor (tambin llamadas "claves de auditora", "tildes", etc.) son signos particulares y distintivos que hace el auditor para sealar el tipo de trabajo o prueba efectuado. Las marcas del auditor se encuentran en los registros y documentos de la entidad bajo examen y en los papeles de trabajo. Sirven como prueba para recordar al auditor las labores efectuadas. Las marcas bsicas de auditora pueden ser utilizadas en todos los papeles de trabajo y son de dos clases : con significado uniforme y contenido a criterio del auditor, es decir sin significado permanente. Las marcas con significado uniforme son aquellas cuyo concepto se emplea frecuentemente en cualquier auditora o examen especial y que han sido adoptadas uniformemente por la C.G.R. o la Oficina de Auditora Interna. Estas marcas son: Marcas Significado S Documentacin sustentatoria Chequeo, comprobado Verificado con documentacin sustentatoria Verificado con libros oficiales y auxiliares Rastreo Suma Clculo Liquidacin posterior C Circularizacin Circularizacin Confirmada Operacin no autorizada O Inspeccin fsica Documento no conforme Pgina 69 de 106

Las marcas sin significado permanente son utilizadas por el personal de auditora para expresar concepto o procedimientos empleados. El significado de la marca utilizada se debe presentar en forma obligatoria en cada cdula. Si durante el curso de la auditora fuese necesario utilizar marcas adicionales, se emplear stas a criterio del auditor describiendo obligatoriamente su significado en las cdulas respectivas. EL empleo de las marcas en los registros de la entidad es til, exclusivamente, para que el auditor pueda determinar el progreso de su labor en el caso de una interrupcin y para evitar duplicaciones en su trabajo. Por supuesto, los empleados de la entidad no deben conocer el significado de las diversas marcas, pero la explicacin debe incluirse en los papeles de trabajo. El empleo de las marcas de auditora en los papeles de trabajo es para la informacin futura del mismo auditor, para fines de revisin y supervisin y para usar dichas marcas como posibles referencias en el futuro. Por ejemplo, en la conciliacin bancaria al fin del ao, el auditor puede marcar los cheques pendientes de pago y que fueron pagados en el primer mes del ao siguiente , colocando al final del papel de trabajo lo siguiente: "Cheques pagados por el banco en el mes de Enero, segn estado bancario". Es importante que los papeles de trabajo indiquen claramente el significado de cada marca empleada, para que tanto el auditor como otros auditores comprendan dicho significado, aun en aos futuros. Para las marcas de significado uniforme una hoja explicando los significados ubicada al principio del juego de papeles de trabajo es suficiente. El significado de las otras debe indicarse en cada hoja en la cual se utiliza. REGLAS GENERALES PARA LA ELABORACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Las siguientes son las reglas mnimas para la elaboracin de adecuados : 1. papeles de trabajo

Identifique cada hoja .- El encabezamiento debe incluir el orden siguiente : a. b. c. El nombre de la entidad. La descripcin de la informacin presentada. El perodo cubierto o fecha correspondiente.

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Use una hoja separada para cada asunto .- Cualquier dato que sea de suficiente valor para ser incluido en los papeles de trabajo, merece una hoja completa con encabezamiento explicativo. Use slo una cara de cada hoja .- Esto evita el olvidar los datos que estn al dorso de una hoja, as todos los datos sern ms legibles. Identifique a la persona que elabor el papel de trabajo .- El responsable de cada papel debe registrar sus iniciales y la fecha de elaboracin. Identifique al Supervisor.- La persona que revisa los papeles antes de aprobar el informe final y los papeles de trabajo, debe registrar sus iniciales, indicando su aprobacin. Incluya la informacin completa y especfica .El auditor debe proporcionar datos completos, nombres, ttulos, cdigos, etc., en cada caso de anlisis de cuentas, entrevistas con empleados, examen de documentos, etc. Suministre ndices completos .- Todos los papeles de trabajo deben tener su ndice. Cada hoja debe incluir su propio nmero o letra que le identifique y cuando sea necesario, las referencias cruzadas. Proporcione en forma clara la fuente de los datos .- No de lugar a dudar sobre la fuente de donde extrajo la informacin para los papeles de trabajo ya sea libro, registro, documento, cuenta del mayor u otra fuente. Indique la naturaleza de las labores de verificacin.- Se debe incluir una descripcin de las labores efectuadas por el auditor. Debe efectuarse una descripcin de los procedimientos de verificacin aplicados, antes que los detalles de cifras y datos. Incluya la extensin y alcance de las pruebas selectivas aplicadas .Cuando se aplique pruebas selectivas, debe reflejar los procedimientos de seleccin del muestreo y el porcentaje de transacciones examinadas en relacin a todas las transacciones similares. Determine claramente el propsito de cada papel de trabajo y su relacin con los objetivos de la auditora .- No se debe incluir datos insignificantes o sin importancia para los objetivos de la auditora. Mantenga hojas de notas, para recordar asuntos por aclarar o examinar durante el curso del examen. Todos estos puntos deben ser aclarados o resueltos antes de terminarse la auditora. Pgina 71 de 106

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Incluya en cada papel de trabajo el cdigo de las marcas de auditora sin significado uniforme. Es imposible recordar el significado de las marcas de auditora. Adems su leyenda, es necesaria en las etapas de revisin. Efecte el procedimiento correspondiente antes de registrar una marca de auditora .- Una interrupcin puede hacer que no se cumpla con el procedimiento, pero la marca significara que se ha cumplido con l. Incluya observaciones generales o resmenes de comentarios sobre los resultados de cada fase o aspectos del examen .- El auditor debe registrar sus observaciones sobre todos sus hallazgos. Coloque los papeles de trabajo en su sitio apenas acabe de prepararlos.Cada vez que el auditor termine un papel de trabajo, debe ponerlo en el orden que le corresponde entre todos los papeles. Normalmente, todos los papeles terminados deben ser guardados en el orden establecido para la auditora. El empleo de carpeta con las hojas sueltas es aconsejable para guardarlos en orden, permitiendo su fcil identificacin cuando sea necesaria.

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No redacte de nuevo hojas ya elaboradas .- La repeticin de los papeles de trabajo es evidencia de falta de eficiencia y de planeamiento. El auditor, como el contador, deben "redactar una vez y de manera correcta". Utilice lpiz.- Los papeles de trabajo deben prepararse a lpiz. Ahorre tiempo .- Para ganar tiempo obtenga copias extras de material impreso o utilice el equipo reproductor. Sin embargo, se debe velar por que la utilizacin de tal equipo no de como resultado el sacar ms copias de las que en realidad se necesitan. Indique las fuentes de documentacin.- Se deben indicar clara y especficamente las fuentes de documentacin incluida en los papeles de trabajo. Cuando se trate de un documento de una entidad se debe indicar en dicho papel quin prepar el documento y por qu, si dicha informacin no aparece en el documento. Escriba los comentarios a doble espacio .Para facilitar futuras aadiduras y revisiones y para mejorar la legibilidad, los comentarios incluidos en los papeles de trabajo deben estar escritos a doble espacio. Pgina 72 de 106

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Utilice la tcnica de referenciacin cruzada.- Hasta donde sea posible, los papeles de trabajo deben tener una referencia cruzada con otros relacionados. Asimismo, deben tener una referencia cruzada con el programa de auditora. Una efectiva referencia cruzada a menudo disminuye la necesidad de copiar los datos. Verifique los totales de las columnas.- Se debe efectuar una verificacin independiente de los totales de las columnas, totales cruzados y computaciones de datos numricos. Totalidad y precisin .- Los papeles de trabajo deben ser completos y precisos para proporcionar un respaldo apropiado para los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y para permitir demostrar la naturaleza y alcance del examen, cuando sea necesario. Claridad y comprensibilidad.- Los papeles de trabajo deben ser claros y comprensibles sin necesidad de explicaciones verbales suplementarias. La informacin que revelen debe ser clara, completa y concisa. Cualquier persona que utilice los papeles de trabajo debe poder determinar de inmediato su propsito, la naturaleza y alcance de la labor efectuada y las conclusiones de quien los prepar. El que sean concisos es importante pero no se debe sacrificar la claridad ni la comprensin slo por ahorrar tiempo o papel.

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Legibilidad y pulcritud .- Los papeles de trabajo deben ser legibles y lo ms pulcros posible. De no ser as, se desperdiciar tiempo al revisarlos y al preparar y referenciar los informes. Papeles de trabajo sucios pueden perder su valor como evidencia. Debe evitarse el amontonar las palabras y escribir entre lneas, dejando espacios adecuados antes de escribirlas. Pertenencia.- La informacin contenida en los papeles de trabajo debe limitarse a los asuntos que son materialmente importante, pertinentes y tiles con relacin a los objetivos establecidos para la auditora. Es costumbre que todos los papeles de trabajo contengan una declaracin clara del propsito, lo cual es muy til para asegurar que la informacin acumulada est en relacin con los objetivos y el informe de auditora. No debe preparase ni acumularse papeles y documentos innecesarios para el logro de los objetivos de la auditora. La acumulacin Pgina 73 de 106

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y retencin de stos papeles estorban en el administracin de un examen y complican las operaciones de almacenaje y archivo. Antes de terminar una auditora, el supervisor debe hacer los arreglos necesarios para retirar o segregar todos los papeles de trabajo que no son necesarios o pertinentes en respaldo a la labor efectuada. Si se rene una gran cantidad de informacin o papeles innecesarios, la informacin importante puede pasarse por alto u obscurecerse. El costo de preparacin de papeles de trabajo es parte importante del costo total del examen que se efecta y debe estar justificado por la informacin que figura en ellos. 28. Evitar detalles excesivos .Es necesario cuidarse de los detalles excesivos en los papeles de trabajo. Identificar los archivos.- La cubierta de cada archivo debe incluir una identificacin como la siguiente : 30. Nombre de la Sub Gerencia de auditora y nmero de cdigo; Nombre y ubicacin de la entidad examinada; Tema de la labor efectuada; Perodo abarcado por la auditora u otra fecha aplicable; Clasificacin de seguridad.

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Evitar archivos voluminosos .- Se debe evitar los archivos o carpetas individuales excesivamente gruesos ya que son difciles de manipular y se deterioran rpidamente con el uso. Incluir ndices del archivo .- En cada archivo de los papeles de trabajo debe haber un ndice de su contenido.

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INDICE DE LOS PAPELES DE TRABAJO El ndice de los papeles de trabajo permite al auditor aplicar un ordenamiento lgico y adecuado del contenido de los mismos, lo que facilita la identificacin en forma rpida y oportuna de los resultados obtenidos. Cada hoja de los papeles de trabajo que se archiven deben llevar una letra, nmero o una combinacin de stos que la distinga de los dems. Pgina 74 de 106

Podemos sealar tres sistemas: 1.- Numeracin correlativa de los anlisis de cuentas: es el ms comn y sirve para trabajos menores Ej. : 1. Fondo de Caja Chica 2. Bancos 2.1 Conciliacin Bancaria Banco zzzz 2.2 Conciliacin Bancaria Banco YYYY 3. Cuentas por Cobrar 2.- Combinacin de letras y nmeros: se utilizan letras para las selecciones ms importantes de los papeles de trabajo Ej.: A Borrador del Informe B Programa de Auditora C Caja Bancos C.1 Fondo de Caja Chica C.2 Bancos C.2.1 Conciliacin Bancaria Banco ZZZ C.2.2 Conciliacin Bancaria Banco YYY D Cuentas por Cobrar 3.- Sistema de dgitos: Se utiliza ms de un dgito Ej.: 1000 Borrador del Informe 1100 Programa de Auditora 1200 Balance General 2000 Caja Bancos 2001 Fondo de Caja Chica 2002 Conciliacin Bancaria Banco ZZZ 2003 Conciliacin Bancaria Banco YYY 2100 Cuentas por Cobrar REFERENCIA CRUZADA Los papeles de trabajo deben ser identificados y referenciados a fin de permitir su interrelacin y facilitar su acceso a las evidencias en cualquier fase de la auditora. La referenciacin debe efectuarse durante el curso del trabajo. La informacin recibida, que sustenta la cdula, se referencia por el lado izquierdo. La informacin que se enva como sustente de una cdula sumsria se referencia por el lado derecho.

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Ref. CA CB CC CD

Balance de Comprobacin Concepto Saldo Caja Bancos 10,000 Valores negociables 50,000 Cuentas por cobrar 15,000 Existencias 70,000 Total Activo Corriente 145,000 ========= Hecho por: Rev. Por: Fecha:

C1 CDULA MATRIZ CAJA BANCO Ref. CA.1 CA.2 CA.3 Concepto Caja Fondo fijo Bancos Saldo 2,000 1,000 7,000 10,000 C1 ========

Hecho por: Rev. Por: Fecha: CAJA Ref. CA.1.1 CA.1.2 Concepto Caja Lima Caja Sucursal Saldo 1,500 500 2,000 CA ========

CA

Hecho por: Rev. Por: Fecha:

CA.1

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NAGU. 3.60 COMUNICACIN DE HALLAZGOS Durante el proceso de la auditora, en la entidad examinada, se deben comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprometidas en los mismos, a fin que, en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente, para su debida evaluacin y consideracin en el Informe correspondiente. Para los efectos de esta norma, los hallazgos se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicacin de los procedimientos de control gubernamental empleados.- Su formulacin y comunicacin se realiza teniendo en consideracin los principios y criterios que orientan el ejercicio del control. La comunicacin de hallazgos es el proceso mediante el cual, una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con hacerlas de conocimiento de las personas comprendidas en los mismos, estn o no prestando servicios en la entidad examinada, con el objeto de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados y facilitar, en su caso, la adopcin oportuna de acciones correctivas. Los hallazgos a ser comunicados revelarn necesariamente la situacin o hecho detectado (condicin); la norma, disposicin o parmetro de medicin transgredido (criterio); el resultado adverso o riesgo potencial identificado (efecto); as como la razn que motiv el hecho o incumplimiento establecido (causa), cuando esta ltimo haya podido ser determinada a la fecha de la comunicacin. Para efectos de la comunicacin de los hallazgos se considerar su materialidad y/o importancia relativa, su vinculacin a la participacin y competencia personal del destinatario, as como en su redaccin, la utilizacin de un lenguaje sencillo y facilmente entendible que refiera su contenido en forma objetiva, concreta y concisa. La comunicacin se efecta por escrito y su entrega al destinatario es directa y reservada, debiendo acreditarse la recepcin correspondiente.- De no encontrarse la persona se le dejar una notificacin para que se apersone a recabar los hallazgos en un plazo de dos (2) das hbiles.- En caso de no apersonarse o de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de comunicacin, sern citados para recabarlos dentro de igual plazo, mediante publicacin, por una sola vez, en el Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulacin en la localidad donde se halle la entidad auditada.- Los hallazgos podrn ser recabados personalmente o a travs de representante debidamente acreditado mediante carta poder con firma legalizada.Vencido el plazo otorgado para recabar los hallazgos, se tendr por agotado el procedimiento de comunicacin de los mismos.

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En el documento que se curse para comunicar los hallazgos, se sealar el plazo perentorio para la recepcin de las aclaraciones o comentarios que debern formular individualmente las personas comprendidas, el cual ser establecido por la comisin auditora teniendo en cuenta la naturaleza del hallazgo, el alcance de la accin de control y si la persona labora o no en la entidad auditada, no debiendo ser menor de dos (2) ni mayor de cinco (5) das hbiles, mas el trmino de la distancia; precisndose que a su vencimiento sin recibirse respuesta o ser sta extemporanea, tal situacin constar en el informe respectivo, conjuntamente con los hechos que sean materia de observacin, no siendo obligatorio, en su caso, la evaluacin e incorporacin de los comentarios presentados extemporaneamente al plazo otorgado.- Excepcionalmente el citado plazo podr prorrogarse por nica vez y hasta por tres (3) das hbiles adicionales en casos debidamente justificados por el solicitante; en estos casos, se entender que el pedido ha sido aceptado a su recepcin, salvo denegacin expresa. El inicio del proceso de comunicacin de hallazgos ser puesto oportunamente en conocimiento del Titular de la entidad auditada , con el propsito que ste disponga que por las reas correspondientes, se presten las facilidades pertinentes que pudieran requerir las personas comunicadas para fines de la presentacin de sus aclaraciones o comentarios documentados. Para tal efecto, la comunicacin cursada por la Comisin Auditora servir como acreditacin. Unicamente, bajo responsabilidad de la Comisin Auditora y previa autorizacin del nivel gerencial competente, podr exceptuarse la comunicacin de hallazgos, en los casos que, por existir absoluta certeza en cuanto a su comisin, tipicidad, sustento e identificacin de los presuntos responsables, la citada comunicacin resulte irrelevante, debindose en dichos casos emitirse con inmediatez el correspondiente Informe Especial para su remisin a las autoridades competentes. NAGU 3.70 CARTA DE REPRESENTACION El auditor debe obtener una carta de representacin del titular y/o del nivel gerencial competente de la entidad auditada. La carta de representacin es el documento por el cual el titular y/o nivel gerencial competente de la entidad auditada reconoce haber puesto a disposicin del auditor la informacin requerida, as como cualquier hecho significativo ocurrido durante el perodo bajo examen y hasta la fecha de terminacin del trabajo de campo. Si el titular y/o niveles gerenciales se rehusaran a proporcionar al auditor el citado requerimiento, dicha situacin se revelar en el informe de auditora. MUESTREO DE AUDITORIA La Norma Internacional de Auditora 3, Normas Bsicas de Auditora, establece

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"El auditor debe obtener evidencia adecuada en grado suficiente y competente, mediante la aplicacin de pruebas de cumplimiento y sustantivas, que le permitan obtener conclusiones razonables en las cuales base su dictamen sobre la informacin Financiera". La Norma Internacional de Auditora 8, Evidencia de Auditora, establece: "En conjunto, la evidencia de auditora deber permitir al auditor formarse una opinin sobre la informacin Financiera. Durante este proceso, el auditor generalmente no examina toda la informacin a que tiene acceso porque puede llegar a una conclusin sobre el saldo de una cuenta, el tipo de transacciones o un control, por medio de procedimientos de muestreo estadsticos o de criterios". 2. Se debe identificar los factores que el auditor debe considerar cuando disea y selecciona su muestra de auditora y evala los resultados de los procedimientos de auditora aplicados sobre ella. En esta Gua, el trmino "informacin financiera" comprende a los estados financieros. El muestreo de auditora consiste en la aplicacin de un procedimiento sustantivo o de cumplimiento a menos del 100% de las partidas incluidas en el saldo de una cuenta o en una clase de transacciones que permitan al auditor obtener y evaluar evidencia de alguna caracterstica de dicho saldo o clase de transacciones y formar, o ayudar a formar una conclusin sobre dicha caracterstica. Cualquier mtodo adecuadamente aplicado, puede proporcionar evidencia de auditora adecuada en grado suficiente y competente. Ambos mtodos requieren del auditor el uso de su juicio profesional al disear y seleccionar la muestra, al realizar sus procedimientos de auditora y al evaluar los resultados obtenidos. Al disear una muestra de auditora, el auditor aplicar su juicio para considerar: * Los objetivos de auditora, * La poblacin, * El riesgo y seguridad, * El error tolerable, * El error esperado en la poblacin. El auditor debe considerar, en primer trmino, los objetivos de auditora especficos a ser alcanzados para que le permitan determinar el procedimiento o la combinacin de procedimientos de auditora con los que es posible alcanzar dichos objetivos. Pgina 79 de 106

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Adicionalmente, cuando el muestreo de auditora es apropiado, la naturaleza de la evidencia de auditora investigada y las condiciones de error posible u otras caractersticas de esa evidencia ayudarn al auditor a definir qu constituye un error y qu poblacin debe ser usada para el muestreo. Por ejemplo, cuando se realizan pruebas de cumplimiento de los procedimientos de compra de una compaa, el auditor estar interesado en asuntos tales como si una factura fue verificada y adecuadamente aprobada. De otro lado, cuando se realizan pruebas sustantivas de facturas procesadas durante el perodo, el auditor estar interesado en asuntos tales como el apropiado reflejo de los montos de tales facturas en la informacin financiera. 7. La poblacin es el universo de informacin que el auditor desea muestrear para llegar a una conclusin. El auditor debe determinar que la poblacin de la cual extrae la muestra es apropiada para el objetivo especfico de auditora. Por ejemplo, si el objetivo del auditor fue probar la sobre estimacin de las cuentas por cobrar, la poblacin podra ser definida como la lista de saldos de las cuentas por cobrar. Las partidas individuales que constituyen la poblacin son conocidas como unidades de muestreo. La poblacin puede ser dividida en unidades de muestreo de diferentes maneras, por ejemplo, si el objetivo del auditor es probar la validez de las cuentas por cobrar de la entidad, l podra definir como unidad de muestreo, para propsitos de confirmacin, los saldos de los clientes. El auditor debe definir la unidad de muestreo con el propsito de obtener una muestra eficiente y efectiva que le permita alcanzar el objetivo de auditora. Al planificar la auditora, el auditor usa su juicio profesional para evaluar el nivel de riesgo de auditora que es apropiado. El riesgo de auditora incluye: * El riesgo de que ocurran errores significativos (riesgo inherente); * * El riesgo de que el sistema de control interno del cliente no prevenga o corrija tales errores (riesgo de control); y El riesgo de que otros errores significativos no sean detectados por el auditor (riesgo deteccin).

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El riesgo inherente y el riesgo de control existen independientemente de los procedimientos de muestreo de auditora. El auditor debe considerar el riesgo de deteccin originado tanto por las incertidumbres del muestreo (riesgo de muestreo) como por otros factores distintos al del muestreo (riesgo de no muestreo). Pgina 80 de 106

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El riesgo de muestreo, ya sea para pruebas de cumplimiento o sustantivas, surge de la posibilidad de que la conclusin del auditor, basada en una muestra, puede ser diferente de la conclusin a que llegara si la poblacin completa estuviera sujeta al mismo procedimiento de auditora. Tanto en las pruebas de cumplimiento como en las sustantivas, el auditor, se enfrenta al riesgo de muestreo como sigue: * Riesgo de menor confiabilidad - es el riesgo de que, aunque el resultado de la muestra no sustente el grado de confianza en el control interno planeado por el auditor, la tasa real de cumplimiento si sustenta tal confianza. Riesgo de sobre confiabilidad - es el riesgo de que, aunque el resultado de la muestra sustente el grado de confianza en el control interno planeado por el auditor, la tasa real de cumplimiento no sustente tal confianza. Riesgo de rechazo incorrecto - es el riesgo de que, aunque el resultado de la muestra sustente la conclusin de que el saldo de una cuenta est significativamente equivocado, en realidad no lo est. Riesgo de aceptacin incorrecta - es el riesgo de que, aunque el resultado de la muestra sustenta la conclusin de que el saldo de una cuenta no est significativamente equivocado en realidad si lo est.

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El tamao de la muestra es afectado por el grado de seguridad que el auditor planea obtener de los resultados de dicha muestra. Cuando ms grande sea la seguridad que el auditor requiere, ms grande debe ser el tamao de la muestra. Al determinar la seguridad requerida, el auditor debe preocuparse por el riesgo (complemento de seguridad) de que las conclusiones obtenidas mediante sus procedimientos de auditora pudieran no ser vlidas.

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El error tolerable es el mximo de error en la poblacin que el auditor estara dispuesto a aceptar y an concluir que con el resultado de la muestra logr su objetivo de auditora. El error tolerable es considerado durante la etapa de planeamiento y se relaciona con el juicio preliminar del auditor sobre la importancia de las cifras.

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Si el auditor espera la presencia de un error, normalmente tendr que examinar una muestra ms grande para concluir que el valor de la poblacin est razonablemente establecido dentro de los lmites del error tolerable planeado o que la confianza planeada sobre un control relacionado es justificada. Cuando se espera que la poblacin est libre de error, se justifican tamaos de muestras ms pequeos. Las partidas de la muestra deben ser seleccionadas de tal forma que la muestra que se espera obtener sea representativa de la poblacin. Esto requiere que todas las partidas de la poblacin tenga una oportunidad de ser seleccionadas. Aunque existen varios mtodos de seleccin, tres son los mtodos comnmente usados: * * * Seleccin aleatoria Seleccin sistemtica, y Seleccin al azar.

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La seleccin aleatoria asegura que todas las partidas de la poblacin o dentro de cada estrato tienen una oportunidad de seleccin conocida, por ejemplo, mediante el uso de tablas de nmeros aleatorios. La seleccin sistemtica consiste en elegir las partidas usando un intervalo constante entre cada seleccin, empezando con una partida elegida en forma aleatoria. El intervalo podra basarse en un cierto nmero de partidas: ejemplo, cada S/. 1,000 en el valor acumulado de la poblacin. La seleccin al azar puede ser alternativa a la seleccin aleatoria siempre que el auditor extraiga una muestra representativa de la poblacin completa sin intentar incluir o excluir unidades especficas. Cuando el auditor use este mtodo, debe cuidar que la seleccin se haga sin inclinaciones hacia determinadas partidas, por ejemplo, hacia partidas que son fcilmente localizadas ya que ellas pueden no ser representativas.

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Al analizar los errores detectados en la muestra, el auditor debe considerar que una partida en duda es en realidad un error. Al disear la muestra, el auditor tendr definidas aquellas condiciones que constituyen un error con referencia a sus objetivos de auditora. Cuando la documentacin sustentatoria de las partidas especficas de la muestra no puede ser localizada, el auditor puede obtener apropiada evidencia de auditora a travs de la aplicacin de procedimientos alternativos relacionados con las partidas faltantes de la muestra. Por ejemplo, si una Pgina 82 de 106

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solicitud de confirmacin positiva ha sido enviada a un cliente para confirmar una cuenta a cobrar y no se ha obtenido respuesta, el auditor puede obtener apropiadamente evidencia de auditora de que la cuenta por cobrar al cliente es vlida, revisando los pagos posteriores del cliente. Si el auditor no aplica o no puede aplicar procedimientos alternativas relacionados con la partida faltante de la muestra (cuenta por cobrar al cliente), debe tratar esta partida como un error para propsitos de su evaluacin de la evidencia de auditora proporcionada por la muestra. 23. El auditor tambin debe considerar los aspectos cualitativos de los errores. Estos incluyen la naturaleza y causa del error y el posible impacto del error en otras fases de la auditora por ejemplo, el nivel de confianza planeado en los procedimientos de control interno. Al evaluar los errores descubiertos, el auditor puede concluir que muchos tienen una caracterstica comn, por ejemplo, tipo de transaccin, localizacin, lnea de producto, perodo de tiempo u otra caracterstica pertinente. En tales circunstancias, el auditor puede decidir identificar todas las partidas de la poblacin que posean la misma caracterstica produciendo de este modo, una sub - poblacin, y extender sus procedimientos en esta rea. En tal caso, debe realizar evaluaciones separadas basadas en las partidas nominadas para cada sub - poblacin. 25. Luego de evaluar los resultados del muestreo, el auditor debe concluir sobre si ha obtenido evidencia adecuada en el grado suficiente y competente para sustentar la caracterstica particular del saldo de la cuenta o tipo de transaccin por l examinada.

24.

DETERMINACION DE LA NECESIDAD DE UTILIZAR EL TRABAJO DE UN EXPERTO. 1. Durante la auditora, el auditor puede tratar de obtener conjuntamente con su cliente o independientemente, evidencia de auditora en forma de opiniones, valuaciones, declaraciones e informes, provenientes de un experto. Por ejemplo : * La valuacin de cierto tipo de activos, por ejemplo, terrenos y edificios, planta y maquinaria, obras de arte, piedras preciosas, etc. La determinacin de la cantidad o condicin fsica de activos, por ejemplo, de minerales apilados, minerales subterrneos, reservas petroleras y la vida til de la planta y maquinaria. Pgina 83 de 106

La determinacin de montos utilizando tcnicas o mtodos especializados, por ejemplo, clculos actuariales. La medicin de un trabajo ya terminado o por terminarse, en el caso de contra tos en proceso, con el propsito de reconocimiento de ingresos. Las opiniones legales relacionadas con la interpretacin de acuerdos, estatutos y regulaciones.

2.

Al determinar si se utiliza o no los trabajos de un experto, el auditor debe considerar lo siguiente: * La importancia de la partida que est siendo examinada con relacin a la informacin financiera tomada en conjunto, La naturaleza y complejidad de la partida, incluyendo el riesgo de error en la misma, y La evidencia adicional disponible con respecto a la partida.

COMUNICACIN DE HALLAZGOS Los hallazgos de auditora se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas durante la auditora. Son criterios de materialidad o significacin econmica, debidamente desarrollados, referenciados y documentados en los papeles de trabajo. En la comunicacin de hallazgos se consideran los atributos de Condicin, Criterio Causa y Efecto, pudindose excluir stos dos ltimos, cuando la naturaleza de los hallazgos y el tipo de Auditora Gubernamental lo exija. En la redaccin de los hallazgos de auditora debe tenerse cuidado de utilizar un lenguaje sencillo y fcilmente entendible, tratando los asuntos en forma objetiva, concreta y concisa. La comunicacin de hallazgos debe efectuarse oportunamente durante el proceso de la auditora en la entidad examinada, por escrito, en forma personal y reservada a la persona directamente vinculada con el hallazgo, debiendo acreditarse su recepcin. Si no son ubicadas, debern ser citados a travs del Diario Oficial el Peruano u otro de mayor circulacin en el lugar donde se encuentre la entidad examinada. El plazo para la entrega de las aclaraciones y comentarios, debidamente documentados en los plazos fijados. Pgina 84 de 106

Cuando existan indicios razonables de comisin de delito o de responsabilidad civil, se excepta de la comunicacin de hallazgos, emitindose directamente el Informe Especial Legal y remitindolos a los organismos legales competentes. Se deber indicar haberse dado cumplimiento a la comunicacin oportuna de los hallazgos efectuada al personal que labora o haya laborado en la Entidad comprendido en ellos. As mismo, en este punto se sealar que se incluye un anexo en el Informe con la relacin del personal al servicio de la Entidad examinada, finalmente considerado en las observaciones contenidas en el mismo, consignndose en dicha nmina los nombres y apellidos, documento de identidad, cargo(s) desempeado(s), periodo(s) de gestin, condicin laboral y domicilio correspondiente, con indicacin de aquellas en que estuvieren incurso en cada caso.

UNIDAD IV FASE DE INFORME EL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL En el informe de Auditora Gubernamental se describe el alcance del examen, se presenta comentarios de interpretacin y de explicacin, se emite opinin y recomendaciones y se exhibe los estados financieros y cuadros que los apoyan. Al terminar su trabajo, el auditor deber presentar un informe de lo que ha encontrado. Existen informes cortos y largos, siendo recomendable para la Auditora Gubernamental, emitir siempre informes largos ya que en ellos se presenta en forma clara y precisa lo que al Estado le conviene o interesa conocer de sus entidades. El informe representa el trabajo del auditor en el cual expone como encontr lo que fue objeto de su examen. Un informe para que sea bueno tiene que observar : a) Claridad, ya que muchas veces va a ser ledo por quienes no entienden profundamente la contabilidad, ya que de dejar ciertas dudas, podran comprometer a ciertas personas o de no ser claro, se podra considerar como un informe intil ya que todo informe no debe llevar expresiones que permitan doble interpretacin, porque para afirmar algo hay que estar convencido realmente de ello. Tcnica, ya que debe tenerse presente que es una pieza contable y que por lo tanto debe seguir las normas dictadas por la ciencia de la contabilidad.

b)

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c)

Precisin, por ser un requisito esencial el informe del Auditor Gubernamental no debe estribar en hechos que no sean concretamente demostrables y susceptibles de pruebas, ya que en casos necesarios el Auditor tendr que defender hasta en los Tribunales, lo expresado en su informe.

El Informe de auditora es un instrumento de narracin sincera y comprobable , ms no de narraciones supuestas. Porque siempre se necesita de la Auditora Gubernamental para conocer ciertos puntos de la entidad auditada, que no estn en condiciones de obtenerse por s solos, el informe debe ser claro y preciso. Desde el momento que el Auditor Gubernamental examina los Estados Financieros de una entidad Pblica, asume una responsabilidad directa con ella o con terceros interesados y otra responsabilidad no menos importante aunque si menos tangible, con el pblico en general. Esta responsabilidad es expresar una opinin acerca de que si los estados financieros examinados presentan o no , razonablemente la posicin financiera de la empresa de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados; y si estos adems se aplicaron sobre las mismas bases empleadas en el ejercicio anterior. Esta opinin se dar despus que el Auditor se haya satisfecho completamente de la razonabilidad o no de los estados financieros, despus de aplicar ciertas normas y tcnicas as como procedimientos requeridos en el campo. La independencia es requisito esencial en la preparacin del informe ya que la esencia misma de la profesin se basa en el espritu de equidad que lo hace semejante a un juez en conciencia. NAGU. 4. NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL Este grupo de normas establecen los criterios tcnicos para el contenido, elaboracin y presentacin del Informe de Auditora Gubernamental relacionado con la auditora de gestin y exmenes especiales. Las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas - NAGA y las Normas Internacionales de Auditora - NIA, que rigen a la profesin contable en el pas, son aplicables a todos los aspectos de contenido, elaboracin y presentacin del Informe de Auditora Financiera Gubernamental. Las normas agrupadas en el presente acpite tambin pueden ser aplicables a algunas auditoras financieras. Las normas que se mencionan a continuacin regulan la formulacin del informe, estableciendo la forma escrita, la oportunidad, presentacin y contenido del informe; y el informe especial.

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NAGU 4.10 ELABORACIN DEL INFORME Como producto final del trabajo de campo, la comisin auditora proceder a la elaboracin del informe correspondiente, considerando las caractersticas y estructura sealadas en las Normas de Auditora Gubernamental. El informe es el documento escrito mediante el cual la Comisin de Auditora expone el resultado final de su trabajo, a travs de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas durante la fase de ejecucin, con la finalidad de brindar suficiente informacin a los funcionarios de la Entidad auditada y estamentos pertinentes, sobre las deficiencias o desviaciones ms significativas,e incluir las recomendaciones que permitan promover mejoras en la conduccin de las actividades u operaciones del rea o reas examinadas.- Las deficiencias referidas a aspectos de control interno, se revelarn en el Memorandum de Control Interno, de acuerdo a lo prescrito en la Norma correspondiente. Las caractersticas y estructuras especficas del Informe, segn el tipo de Auditora, que deben ser materia de cumplimiento, se encuentran establecidas en las NAGU 4.20, 4.30, 4.40, as como en la NAGU 4.50 Informe Especial, en su caso. NAGU. 4.20 OPORTUNIDAD DEL INFORME La Comisin Auditora deber adecuarse a los plazos estipulados en el programa correspondiente, a fin de que el Informe pueda emitirse en el tiempo previsto, permitiendo que la informacin en l revelada sea utilizada oportunamente por el Titular de la Entidad y/o autoridades de los niveles apropiados del Estado. A fin de que sea de la mayor utilidad posible, el informe debe ser oportuno para lo cual es importante el cumplimiento de las fechas programadas para las distintas fases de la accin de control. Los usuarios de los Informes requieren de la informacin en l contenida, a fin de cumplir con sus tareas legislativas, fiscalizadoras o de procesos de Direccin o Gerencia.- Un informe preparado cuidadosamente puede ser de escaso valor para quienes se encarguen de tomar las decisiones si se recibe demasiado tarde. En tal sentido, la Comisin Auditora debe preveer que la elaboracin del informe concluya en el plazo otorgado, a fin de permitir su emisin oportuna y tener presente ese propsito al ejecutar la accin de control. NAGU. 4.30 CARACTERSTICAS DEL INFORME Los Informes que se emitan deben caracterizarse por su alta calidad, para lo cual se deber tener especial cuidado en la redaccin, as como en la concisin, exactitud y objetividad al exponer los hechos. El informe debe redactarse en forma narrativa, de manera ordenada, sistemtica y lgica, empleando un tono constructivo; cuidando de utilizar un lenguaje sencillo y fcilmente entendible, a fin de permitir su comprensin incluso por los usuarios que no Pgina 87 de 106

tengan conocimientos detallados sobre los temas incluidos en el mismo.- De considerarse pertinente, se incluirn grficos, fotos y/o cuadros que apoyen a la exposicin. Los asuntos se debern tratar en forma concreta y concisa, los que deben coincidir de manera exacta y objetiva con los hechos observados. Para que un Informe sea conciso no debe ser mas extenso de lo necesario para transmitir su mensaje, por tanto requiere: a. Un adecuado uso de las palabras, en especial de los adjetivos, evitando las innecesarias; b. La inclusin de detalles especficos cuando fuese necesario a juicio del auditor. La concisin en el Informe, no implica el omitir asuntos importantes, sino el evitar utilizar palabras o conceptos superfluos que lleven a interpretaciones erradas. Es importante que el Auditor tenga en cuenta que un exceso de detalle puede confundir al usuario e incluso minimizar el objetivo principal del informe. La exactitud requiere que la evidencia presentada fluya de los papeles de trabajo y que las observaciones sean correctamente expuestas.- Se basa en la necesidad de asegurarse que la informacin que se presenta sea confiable a fin de evitar errores en la presentacin de los hechos o en el significado de los mismos, que podran restar credibilidad y generar cuestionamiento a la validez sustancial del informe. Los hechos deben ser presentados de manera objetiva y ponderada, es decir, con la suficiente informacin que permita al usuario una adecuada interpretacin de los asuntos mencionados. NAGU. 4.40 CONTENIDO DEL INFORME El contenido del informe expondr ordenada y apropiadamente los resultados de la accin de control, sealando que se realiz de acuerdo a las Normas de Auditora Gubernamental y mostrando los beneficios que reportar a la Entidad. Esta norma tiene por finalidad regular el contenido del informe de la accin de control, trtese sta de una auditora financiera (Informe largo), Auditora de gestin o Examen Especial segn sea el caso, con el objeto de asegurar que su denominacin, estructura y el desarrollo de sus resultados guarden la debida uniformidad, ordenamiento, consistencia y calidad, para fines de su mxima utilidad por la Entidad examinada. DENOMINACIN El Informe ser denominado teniendo en consideracin, la naturaleza o tipo de la accin de control practicada, con indicacin de los datos correspondientes a su Pgina 88 de 106

numeracin e incluyendo adicionalmente un ttulo, el cual deber ser breve, especfico y redactado en tono constructivo, si fuere pertinente.- En ningn caso, incluir informacin confidencial o nombres de personas. ESTRUCTURA El informe debe presentar la siguiente estructura: I. INTRODUCCION Comprender la informacin general concerniente a la accin de control y a la entidad examinada, desarrollando los aspectos siguientes: 1. Origen del examen Estar referido a los antecedentes o razones que motivaron la realizacin de la accin de control, tales como: Planes anuales de auditora, denuncias, solicitudes expresas ( del Titular de la Entidad, de la Contralora General de la Repblica, del Congreso, etc). entre otros; debindose hacer mencin al documento y fecha de acreditacin. Naturaleza y Objetivos del Examen En este rubro se sealar la naturaleza o tipo de la accin de control practicada (Auditora Financiera, Auditora de Gestin, o Examen Especial); as como los objetivos previstos respecto de la misma; exponindose ellos segn su grado de significacin o importancia para la Entidad, incluyendo las precisiones que correspondan respecto del nivel de cumplimiento alcanzado en cada caso. Alcance del Examen Se indicar claramente la cobertura y profundidad del trabajo realizado para el logro de los objetivos de la accin de control, precisando el periodo y reas de la Entidad examinadas, mbito geogrfico donde se realiz el examen y, as mismo, dejndose constancia que ste se llev a cabo de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental; tratndose de Auditora Financiera; se har mencin adicionalmente a las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, Normas Internacionales de Auditora y dems disposiciones aplicables al efecto. Igualmente, de ser pertinente, la Comisin Auditora revelar aqu las limitaciones de informacin u otras relativas al alcance del examen que se hubiera presentado y afectado el proceso de la accin de control as como las modificaciones efectuadas al enfoque o curso de la misma como consecuencia de dichas limitaciones. Antecedentes y base legal de la Entidad Pgina 89 de 106

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Se har referencia, de manera breve y concisa, a los aspectos de mayor relevancia que guarden vinculacin directa con la accin de control realizada, sobre la misin, naturaleza legal, ubicacin orgnica y funciones relacionadas de la Entidad y/o rea(s) examinada(s), as como las principales normas legales que le(s) sean de aplicacin, con el objeto de situar y mostrar apropiadamente el mbito tcnico y jurdico que es materia de control ; evitndose; en tal sentido, insertar simples o tediosas transcripciones literales de textos y/o relaciones de actividades o disposiciones normativas. Comunicacin de Hallazgos Se deber indicar haberse dado cumplimiento a la comunicacin oportuna de los hallazgos efectuada al personal que labora o haya laborado en la Entidad comprendido en ellos. As mismo, en este punto se sealar que se incluye un anexo en el Informe con la relacin del personal al servicio de la Entidad examinada, finalmente considerado en las observaciones contenidas en el mismo, consignndose en dicha nmina los nombres y apellidos, documento de identidad, cargo(s) desempeado(s), periodo(s) de gestin, condicin laboral y domicilio correspondiente, con indicacin de aquellas en que estuvieren incurso en cada caso. Memorandum de Control Interno Se indicar que durante la accin de control se ha emitido el Memorandum de Control Interno, en el cual se inform al Titular sobre la efectividad de los controles internos implantados en la Entidad.- Dicho documento as como el reporte de las acciones correctivas que en virtud del mismo se hayan adoptado, se deber adjuntar como anexo del Informe. Otros aspectos de importancia Podr referirse bajo el presente rubro aquella informacin verificada que la Comisin Auditora, basada en su opinin profesional competente, considere de importancia o significacin, para fines del informe, dar a conocer sobre hechos, acciones o circunstancias que, por su naturaleza e implicancias, tengan relacin con la situacin evidenciada en la Entidad o los objetivos de la accin de control y, cuya revelacin permita mostrar la objetividad e imparcialidad del trabajo desarrollado por la Comisin tal como: a) El reconocimiento de las dificultades o limitaciones, de carcter excepcional, en las que se desenvolvi la gestin realizada por los responsables de la Entidad o rea examinada, b) El reconocimiento de logros significativos alcanzados durante la gestin examinada, Pgina 90 de 106

c) La adopcin de correctivos por la propia administracin, durante la ejecucin de la accin de control, que hayan permitido superar hechos observables, d) Informar de aquellos asuntos importantes que requieran un trabajo adicional, siempre que no se encuentren directamente comprendidos en los objetivos de la accin de control, e) Eventos posteriores a la ejecucin del trabajo de campo que hayan sido de conocimiento de la Comisin Auditora y que afecten o modifiquen el funcionamiento de la entidad o de las reas examinadas. Si alguno de los aspectos considerados en ste punto por la Comisin Auditora, demandar una exposicin o desarrollo extenso, ser incluido como anexo del Informe. Dichos aspectos, asimismo, podrn dar lugar a la formulacin de conclusiones y/o recomendaciones, si hubiese mrito para ello. II. OBSERVACIONES En esta parte del informe, la Comisin Auditora desarrollar las observaciones que, como consecuencia del trabajo de campo realizado y la aplicacin de los procedimientos de control gubernamental, hayan sido determinadas como tales, una vez concluido el proceso de evaluacin y contrastacin de los hallazgos comunicados con los correspondientes comentarios y/o aclaraciones formulados por el personal comprendido en los mismos, as como la documentacin y evidencia sustentatoria respectiva. Las observaciones se debern referir a hechos o situaciones de carcter significativo y de inters para la entidad examinada, cuya naturaleza deficiente permita oportunidades de mejora y/o correccin, incluyendo sobre ellos informacin suficiente y competente relacionada con los resultados de la evaluacin efectuada a la gestin de la entidad examinada. Las observaciones, para su mejor comprensin, se presentarn de manera ordenada, sistemtica, lgica y numerada correlativamente, evitando el uso de calificativos innecesarios y describiendo apropiadamente sus elementos o atributos caractersticos. Con tal propsito, dicha presentacin considerar en su desarrollo expositivo los aspectos esenciales siguientes: 1. Sumilla 2.- Elementos de la observacin (condicin, criterio, efecto y causa) a) Condicin: Es el hecho o situacin deficiente detectada, cuyo nivel o curso de desviacin debe ser evidenciado. b) Criterio: Es la norma, disposicin o parmetro de medicin aplicable al hecho o situacin observada. c) Efecto: Es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o Pgina 91 de 106

cualitativa, ocasionada por el hecho o situacin observada, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la entidad que adopte las acciones requeridas. d. Causa: Es la razn o motivo que dio lugar al hecho o situacin observada ,cuya identificacin requiere de la habilidad y juicio profesional de la Comisin Auditora y es necesaria para la formulacin de una recomendacin constructiva que prevenga la recurrencia de la condicin. 3.- Comentarios y/o aclaraciones del personal comprendido en las observaciones. Son las respuestas brindadas a la comunicacin de los hallazgos respectivos, por el personal comprendido finalmente en la observacin, las mismas que en lo esencial y suscintamente deben ser expuestas con la propiedad debida; indicndose, en su caso, si se acompa documentacin sustentatoria pertinente. De no haberse dado respuesta a la comunicacin de hallazgo o de haber sido sta extemporanea, se referenciar tal circunstancia. 4.- Evaluacin de los comentarios y/o aclaraciones presentados. Es el resultado del anlisis realizado por la Comisin Auditora sobre los comentarios y/o aclaraciones y documentacin presentada por el personal comprendido en la observacin, debiendo sustentarse los argumentos invocados y consignarse la opinin resultante de dicha evaluacin. La mencionada opinin incluir, al trmino del desarrollo de cada observacin, la determinacin de responsabilidades administrativas a que hubiere lugar, de haber mrito para ello. En caso de considerarse indicios razonables de la comisin de delito o de perjuicio econmico, se dejar constancia expresa que tal aspecto es tratado en el Informe Especial correspondiente.

III. .

CONCLUSIONES

En este rubro la Comisin Auditora deber expresar las conclusiones del Informe de la accin de control, entendindose como tales los juicios de carcter profesional, basados en las observaciones establecidas, que se formulan como consecuencia del examen practicado a la entidad auditada. Al final de cada conclusin se identificar el nmero de la(s) observacin(es) correspondiente(s) a cuyos hechos se refiere.

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La Comisin Auditora, en casos debidamente justificados, podr tambin formular conclusiones sobre aspectos distintos a las observaciones, verificados en el curso de la accin de control, siempre que stos hayan sido expuestos en el informe.

IV.

RECOMENDACIONES

Las recomendaciones constituyen las medidas especficas y posibles que, con el propsito de mostrar los beneficios que reportar la accin de control, se sugieren a la Administracin de la entidad, para promover la superacin de las causas y las deficiencias evidenciadas durante el examen. Estarn dirigidas al Titular o en su caso a los funcionarios que tengan competencia para disponer su aplicacin. Las recomendaciones se formularn con orientacin constructiva para propiciar el mejoramiento de la gestin de la entidad y el desempeo de los funcionarios y servidores pblicos a su servicio, con nfasis en contribuir al logro de los objetivos institucionales dentro de parmetros de economa, eficiencia y eficacia; aplicando criterios de oportunidad de acuerdo a la naturaleza de las observaciones y de costo proporcional a los beneficios esperados. Para efecto de su presentacin, las recomendaciones se realizarn siguiendo el rden jerrquico de los funcionarios responsables a quienes va dirigida, referencindolas en su caso a las conclusiones, o aspectos distintas a stas, que las han originado. Tambin se incluir como recomendacin, cuando existiera mrito de acuerdo a los hechos revelados en las observaciones, el procesamiento de las responsabilidades administrativas que se hubiesen determinado en el Informe, conforme a lo previsto en el rgimen laboral pertinente. V. ANEXOS

A fin de lograr el mximo de concisin y claridad en el Informe, solo se incluir como Anexos , adems de los expresamente considerados en la presente norma, aquella documentacin indispensable que contenga importante informacin complementaria o ampliatoria de los datos contenidos en el Informe y que no obre en la entidad examinada.

FIRMA El informe, una vez efectuado el control de calidad correspondiente previo a su aprobacin, deber ser firmado por el Jefe de Comisin, el Supervisor y el nivel gerencial competente de la Contralora General de la Repblica. En el caso de los Pgina 93 de 106

rganos de Auditora Interna del Sistema Nacional de Control, por el Jefe de Comisin, el Supervisor y el jefe del respectivo rgano. Los Informes emitidos por las Sociedades de Auditora sern suscritos por el socio participante y auditor responsable de la auditora. De ameritarlo por la naturaleza y contenido del Informe, tambin ser suscrito por el abogado u otro profesional y/o especialista participante en la accin de control. Excepciones del alcance a) En la formulacin de los informes de Auditora Financiera (Informe Corto o Dictamen) , se tendrn en cuenta las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas (NAGA), las Normas Internacionales de Auditora (NIA) y las disposiciones emitidas por los organismos oficiales competentes sobre la materia. b) Para la formulacin de los Informes de Auditora de los prstamos y donaciones de Organismos Internacionales (BID, BIRF, AID, USAID, Banco Mundial, etc.) o similares, sern aplicables las normas y requisitos legales pertinentes para el efecto. Sntesis Gerencial Adicionalmente al informe de la accin de control podr emitirse una Stesis Gerencial del Informe, de contenido necesariamente breve y preciso. La Alta Direccin de la Contralora General de la Repblica y el Titular del rgano de Auditora Interna, segn el caso y dentro de su mbito de competencia, podrn eximir a la Comisin Auditora de la Emisin de dicha Sntesis. NAGU 4.50 INFORME ESPECIAL Cuando en la ejecucin de la accin de control se evidencien indicios razonables de la comisin de delito, la comisin auditora, en cautela de los intereses del Estado, sin perjuicio de la continuidad de la respectiva accin de control, y previa evaluacin de las aclaraciones y comentarios a que se refiere la NAGU 3.60, emitir con la celeridad del caso, un Informe Especial con el debido sustento tcnico y legal, el cual se remitir al Comit de Calidad de la Contralora General para su revisin, el mismo que podr recepcionar, por nica vez, informacin adicional de las personas comprendidas en el Informe Especial; haciendo las coordinaciones pertinentes con el Ministerio Pblico, de ser el caso. Igualmente dicho Informe ser emitido para fines de la accin civil respectiva, si se evidencia la existencia de perjuicio econmico, siempre que se sustente que el mismo no sea susceptible de recupero por la entidad auditada en la va administrativa.

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El objetivo de la presente norma es garantizar y facilitar la oportuna, efectiva y adecuada implementacin de las acciones correctivas, legales pertinentes en los casos que, durante el desarrollo de la accin de control, se evidencien indicios razonables de comisin de delito as como, excepcionalmente la existencia de perjuicio econmico no sujeto a recupero administrativo. Su aplicacin permitir a la Comisin Auditora, a travs de su personal responsable y especializado competente, realizar apropiada y oportunamente su labor en los casos indicados, basada en su opinin profesional debidamente sustentada en los respectivos fundamentos tcnicos y legales aplicables. En ejercicio de las atribuciones establecidas en la ley del Sistema Nacional de Control, la Comisin Auditora formular el informe especial para revelar especficamente, con orden y claridad, los hechos y circunstancias que configuran la presunta responsabilidad penal o civil, las consideraciones jurdicas que los califican y las pruebas sustentatorias correspondientes, recomendando la adopcin de las acciones legales respectivas por la instancia competente. A fin de racionalizar el uso de los recursos pblicos, optimizar los resultados de las acciones judiciales del Sistema Nacional de Control, y uniformizar los criterios en la determinacin de responsabilidades, los Informes Especiales sern sometidos a la revisin del Comit de Calidad de la Contralora General de la Repblica, el cual se regir por las normas que para tal fin establezca dicho rgano Rector. DENOMINACIN El Informe ser denominado Informe Especial, con indicacin de los datos correspondientes a su numeracin e incluyendo adicionalmente un ttulo, el cual deber ser breve, especfico y estar referido a la materia abordada en el informe. En ningn caso, incluir informacin confidencial o nombres de personas. I. INTRODUCCION Origen, motivo y alcance de la accin de control, con indicacin del Oficio de acreditacin o, en su caso, de la Resolucin de Contralora de designacin, entidad, perodo, reas y mbito geogrfico materia de examen, haciendo referencia a las disposiciones que sustentan la emisin del Informe Especial ( Ley del Sistema Nacional de Control y NAGU 4.50), as como a su carcter de prueba preconstituida para el inicio de acciones legales. FUNDAMENTOS DE HECHO Breve sumilla y relato ordenado y objetivo de los hechos y circunstancias que constituyen indicios de la comisin de delito o de responsabilidad civil, en su caso, con indicacin de los atributos: condicin , criterio, efecto y causa, cuando esta ltima sea determinable, incluyndose las Pgina 95 de 106

II.

aclaraciones o comentarios que hubieren presentado las personas comprendidas, as como el resultado de la evaluacin de los mismos; salvo los casos de excepcin previstos en la NAGU 3.60, debiendo incidirse en la materialidad y/o importancia relativa, as como el carcter doloso de su comisin, de ser el caso. En casos de responsabilidad penal, los hechos sern necesariamente revelados en trminos de indicios. Tratndose de responsabilidad civil, el perjuicio econmico deber ser cuantificado, sealndose que el mismo no es materialmente posible de recupero por la entidad en la va administrativa. III. FUNDAMENTOS DE DERECHO Anlisis del tipo de responsabilidad que se determina, sustentando la tipificacin y/o elementos antijurdicos de los hechos materia de la presunta responsabilidad penal y/o responsabilidad civil incurrida, con indicacin de los artculos pertinentes del Cdigo Penal y/o Civil u otra normativa adicional considerada, segn corresponda, por cada uno de los hechos, con la respectiva exposicin de los fundamentos jurdicos aplicables. De haber sido identificado, se sealar el plazo de prescripcin para el inicio de la accin penal o civil. IDENTIFICACION DE PARTICIPES EN LOS HECHOS Individualizacin de las personas que prestan o prestaron servicio en la entidad, con participacin y/o competencia funcional en cada uno de los hechos calificados como indicios en los casos de responsabilidad penal, o constitutivos del perjuicio econmico determinado en los casos de responsabilidad civil. Incluye, asimismo, a los terceros identificados que hayan participado en dichos hechos. Se indicar los nombres y apellidos completos, documento de identidad, el cargo o funcin desempeada, el rea y/o dependencia de actuacin, as como el perodo o fechas de sta. V. PRUEBAS Identificacin de las pruebas en forma ordenada y detallada por cada hecho, refiriendo el anexo correspondiente en que se adjuntan, debidamente autenticadas en su caso. Adicionalmente, de ser pertinente, se incluir el Informe Tcnico de los profesionales especializados que hubieren participado en apoyo a la Comisin Auditora, el cual deber ser elaborado con observancia de las Pgina 96 de 106

IV.

formalidades exigibles para cada profesin (Ej. Tasacin, informe de ingeniera, informe bromatolgico,. etc.). VI. RECOMENDACIN Este rubro consigna la recomendacin para que se interponga la accin legal respectiva, segn el tipo de responsabilidad determinada, penal o civil , la cual deber estar dirigida a los funcionarios que, en razn a su cargo o funcin, sern responsables de la correspondiente autorizacin e implementacin para su ejecucin. Si la accin de control es realizada por la Contralora General de la Repblica o por Sociedades de Auditora designadas o autorizadas, el Informe Especial recomendar al nivel correspondiente, el inicio de las acciones legales a travs de los rganos que ejerzan la representacin legal para la defensa judicial de los intereses del Estado en dicha entidad. Cuando se considere que existen razones justificadas para ello, podr recomendarse alternativamente, se autorice al Procurador Pblico encargado de los asuntos judiciales de la Contralora General de la Repblica, el inicio de las acciones legales que corresponda. En ste ltimo caso, el Informe Especial ser puesto en conocimiento del Titular de la entidad auditada, en la misma fecha de iniciada la accin legal, siempre que el Titular no se encuentre comprendido en los indicios razonables de la comisin de delito o en la responsabilidad civil establecida. De encontrarse comprendido el Titular de la entidad el Informe se remitir al Titular del Sector, u otro estamento que resulte competente de no pertenecer la entidad a ningn Sector. VII. ANEXOS Contienen las pruebas que sustentan los hechos que son materia del Informe Especial. Necesariamente deben ser precedidos de una relacin que indique su numeracin y asunto a que se refiere cada anexo, guardando un debido ordenamiento concatenado a la exposicin de los hechos contenidos en el Informe. En tales casos, se deber incluir como Anexo N 01, la nmina de las personas identificadas como partcipes en los hechos revelados, con indicacin de su cargo, documento de identidad, perodo de desempeo de la funcin y domicilio. REMISIN DE LOS INFORMES ESPECIALES A LA CGR Los rganos de Auditora Interna remitirn a la Contralora General de la Repblica los Informes Especiales que emitan en ejercicio de sus funciones, para su revisin por el Comit de Calidad, el cual podr recepcionar por nica vez, informacin adicional de las Pgina 97 de 106

personas comprendidas en el Informe Especial; haciendo las coordinaciones pertinentes con el Ministerio Pblico de ser el caso. El Pronunciamiento del Comit de Calidad estar orientado a garantizar la calidad y objetividad de la accin de control realizada, no constituyendo por tanto instancia administrativa alguna. Efectuado el control de calidad correspondiente, los rganos de Auditora Interna conformantes del Sistema Nacional de Control, remitirn el Informe Especial al Titular de la Entidad , recomendando que ste autorice, disponga o implemente, segn el caso, el inicio de las acciones legales correspondientes a travs de los rganos que ejerzan la representacin legal para la defensa judicial de los intereses del Estado, conforme a sus atribuciones funcionales y la normativa vigente sobre la materia; salvo que el Titular se encuentre comprendido en los hechos, en cuyo caso el Informe, con la recomendacin respectiva, ser dirigido directamente al Titular del Sector. Si la entidad no perteneciera a ningn Sector, se tramitar ante la Contralora General de la Repblica para que dicho inicio se lleve a cabo a travs de la Procuradura Pblica encargada de sus asuntos judiciales. En concordancia con lo preceptuado en la NAGU 4.60, dichos rganos se encuentran obligados a realizar el seguimiento y verificacin oportuna del efectivo inicio de las acciones legales recomendadas e informar de stas al Organismo Superior de Control, acompaando copia de la denuncia y/o demanda, segn el caso, dentro de los cinco (5) das de haberse materializado. El seguimiento y verificacin respectivos se extienden hasta la conclusin del proceso judicial correspondiente, cuyos resultados debern ser igualmente informados oportunamente a la Contralora General de la Repblica. NIVELES DE APROBACION DEL INFORME ESPECIAL 1. El Informe Especial formulado por la Comisin Auditora de la Contralora General de la Repblica ser suscrito por el auditor y/o abogado interviniente(s), el Jefe de Comisin, el Supervisor y los niveles gerenciales competentes. 2. El Informe Especial formulado por el Organo de Auditora Interna del Sistema Nacional de Control, ser suscrito por el auditor y/o abogado, Jefe de Comisin y Supervisor interviniente(s), segn sea el caso, as como por el Titular del respectivo Organo. Cuando por razones de capacidad operativa, alguna de dichas funciones haya recado en una misma persona, se referir el cargo de mayor nivel de responsabilidad. 3. Tratndose de Sociedades de Auditora designadas o autorizadas por la Contralora General de la Repblica, el Informe Especial que pudiera formularse ser suscrito por el abogado y socio participante. Pgina 98 de 106

SITUACIONES ESPECIALES - Cuando se determine la existencia de perjuicio econmico que a juicio de la Comisin Auditora sea susceptible de ser recuperado en la va administrativa, los hechos relativos a dicho perjuicio econmico seguirn siendo tratados por la Comisin Auditora y revelados en el correspondiente informe de la accin de control, recomendndose en el mismo las medidas inmediatas para materializar dicho recupero. - Cuando se determine que en los hechos que constituyen los indicios razonables de comisin de delito y/o responsabilidad civil, los partcipes son nicamente terceros y no funcionarios o servidores que presten o hayan prestado servicios en la entidad, tales hechos sern revelados en el informe de la accin de control, recomendando en ste las acciones correspondientes. - De ser necesario se podr formular ms de un Informe Especial emergente de la misma accin de control, siempre que resulte justificado por la conveniencia procesal de tratar por separado los hechos de connotacin penal y los relativos a responsabilidad civil, as como en razn de la oportunidad de la accin legal respectiva o no ser posible la acumulacin. En todos los casos que se produzca la emisin de un Informe Especial, la Comisin Auditora ser responsable que el correspondiente Informe de la accin de control contenga las referencias necesarias sobre dicha emisin y las recomendaciones orientadas a corregir las causas que dieron lugar a los hechos contenidos en el Informe Especial. LIMITACIONES AL ALCANCE La revisin por parte del Comit de Calidad de los Informes Especiales emitidos por rganos de Auditora Interna, se realizar en un primer momento, nicamente respecto de aquellos que resulten de acciones de control efectuadas en entidades de la Provincia de Lima. En los dems casos dichos rganos remitirn el Informe Especial al Titular de la entidad, salvo que ste se encuentre comprendido en los hechos, en tal caso ser dirigido directamente al Titular del Sector, en ambos casos se remitir, simultaneamente un ejemplar a la Contralora General de la Repblica, para su conocimiento y control selectivo posterior; si la entidad no perteneciera a ningn Sector se tramitar directamente ante la Contralora General de la Repblica. INFORME ESPECIAL LEGAL Son emitidos con el apoyo legal necesario, cuando en la ejecucin del trabajo de auditora se evidencia indicios razonables de comisin de delito y/o responsabilidad civil en cautela de los intereses del Estado. Todo Informe Especial Legal debe tener el respectivo sustento tcnico y legal, para que se inicien las acciones legales pertinentes en forma inmediata. Pgina 99 de 106

De acuerdo a la competencia funcional de los Organos conformantes del Sistema Nacional de Control; cuando la responsabilidad es de carcter penal y/o civil, stas debern ser reveladas en trminos de indicios. La instancia correspondiente para el inicio de las acciones legales sern las Fiscalas y/o la Procuradira Pblica adscrita al sector respectivo, segn corresponda. A fin de no poner en riesgo los resultados de la investigacin del Ministerio Pblico y el Poder Judicial a iniciarse y en resguardo de un ejercicio efectivo del derecho de defensa ante las autoridades competentes, no se informar a quienes estn comprendidos en los indicios razonables de comisin de delito o de responsabilidad civil, emitindose el Informe Especial Legal sin comunicacin de hallazgos, lo que quiere decir que no se aplicar la NAGU 3.60. Cuando el perjuicio econmico a juicio del auditor y el abogado sea suceptible de ser recuperado va la comunicacin de hallazgos, dichos hechos seguirn siendo tratados por la Comisin de Auditora y revelados en el Informe Largo de auditora. ESTRUCTURA DEL INFORME ESPECIAL LEGAL INTRODUCCIN Motivo y origen de la auditora Oficio de acreditacin Ambito geogrfico donde se haya practicado la auditora Entidad Periodo y reas materia de examen, haciendo referencia al sustento legal del Informe Especial Legal NAGU 4.50, as como a su carcter de prueba preconstituida para la iniciacin de acciones legales segn el literal ) del artculo de la Ley N 27785. I. FUNDAMENTOS DE HECHO ( CONDICIN, CRITERIO Y EFECTO) Breve sumilla y relato sucinto de los hechos que constituyen indicios razonables de comisin de delito o responsabilidad civil, sealando la norma legal infringida. La responsabilidad civil debe ser cuantificada. FUNDAMENTOS DE DERECHO (TIPIFICACIN Y SUSTENTO DE LA RESPONSABILIDAD) Artculos pertinentes del Cdigo Penal o Civil, segn corresponda por cada una de las responsabilidades, idicando si es que se ha identificado el periodo de prescripcin para el inicio de la accin penal y/o civil. IV. IDENTIFICACIN DE PARTICIPES EN LOS HECHOS Pgina 100 de 106

III.

Indicar las personas al servicio de la entidad con competencia funcional sobre los hechos calificados como indicios, as como de otros partcipes en ellos, segn sea el caso. V. PRUEBAS Identificacin de las pruebas en forma detallada y ordenada por cada hecho, refiriendo el anexo en el cual se adjunta, debidamente autenticadas. Adicionalmente se puede incluir el Informe Tcnico de los profesionales, de acuerdo a las formalidades de cada profesin. Ejemplo: Tasacin, informe de Ingeniera, informe bromatolgico, etc. ANEXOS En el anexo N 1, se consignar la nmina de las personas al servicio de las entidades con competencia funcional sobre los hechos calificados como indicios, indicando el cargo, periodo de desempeo de la funcin y domicilio. A partir del anexo N 2 se presentarn las pruebas que sustentan el Informe Especial Legal.

VI.

NIVELES DE APROBACIN DEL INFORME ESPECIAL LEGAL El Informe Especial Legal deber ser suscrito por el Abogado. Slo en el caso de las Sociedades de Auditora designadas por la Contralora General de la Repblica, para auditar entidades sujetas al mbito del Sistema Nacional de Control, deber ser suscrito por el Socio y el Abogado. NAGU 4.60 SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORAS ANTERIORES, Los rganos conformantes del sistema Nacional de Control deben efectuar el seguimiento a la implementacin de las recomendaciones planteadas en los informes de auditoras anteriores, con la finalidad de determinar si se emprendieron acciones correctivas por parte de los funcionarios responsables de las organizaciones auditadas. 1.- La administracin de la organizacin auditada es la responsable de superar las observaciones mediante la implementacin de las recomendaciones y de mantener un proceso permanente para efectuar el seguimiento que pueda contribuir a que cumpla de mejor manera con sus responsabilidades de gestin. Corresponde al titular de la entidad auditada dictar las disposiciones necesarias para la aplicacin de las recomendaciones formuladas en el informe, cautelando su cumplimiento. En concordancia con el Artculo 24 literal g) del Decreto Ley N 26162, en caso el titular de la entidad no ejecute las recomendaciones de una accin de control que conlleven la asuncin de decisiones administrativas y el titular de la entidad que ejerce tuicin no obliga a su cumplimiento, la Contralora General de la Repblica puede sancionar a quienes incumplieron. Pgina 101 de 106

2.- Al Organo de Auditora Interna le corresponde realizar el seguimiento de la implementacin de las recomendaciones como actividad permanente, con la respectiva verificacin directa en cada rea responsable, informando de sus resultados a la Contralora General y a su titular. Las auditoras a cargo de la Contralora General, de los Organos de Auditora Interna y de las Sociedades de Auditora designadas deben incluir como objetivos el seguimiento a la implementacin de las medidas correctivas, por parte de los responsables de la administracin. 3.- El seguimiento a la implementacin de las recomendaciones que realizan los rganos del Sistema Nacional de Control debe incluir la evaluacin de los resultados de las acciones adoptadas por la entidad que fuere examinada con anterioridad a efecto de establecer si fueron implementadas las recomendaciones y superadas las observaciones reveladas en el informe de auditora. 4.- Para efecto del seguimiento, las recomendaciones se reportarn siguientes estados de implementacin: segn los

4.1

Pendiente Cuando el titular an no ha designado a los responsables de aplicar las recomendaciones o habindolos designado, stos no han iniciado las acciones de implementacin efectivas. En Proceso Cuando el titular ha designado a los funcionarios responsables de la aplicacin y stos han iniciado las acciones de implementacin correspondientes. Superada Cuando se haya aplicado las medidas sugeridas en las recomendaciones, corrigiendo as la desviacin detectada y desapareciendo la causa que motiv la observacin. Para calificar como superada, en el seguimiento de las recomendaciones, el auditor debe poner ms atencin en que las deficiencias evidenciadas hayan sido corregidas.

4.2

4.3

SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORAS ANTERIORES

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Los rganos conformantes del S. N. C. , estn en la obligacin de efectuar el seguimiento a la implementacin de las recomendaciones planteadas en los informes emitidos por la C. G. R. , los O.A.I. y las Sociedades de Auditora, con la finalidad de determinar si los funcionarios de las entidades auditadas cumplieron con las acciones correctivas recomendadas.

ABREVIATURAS S.N.C. C.G.R. NAGU MAGU O.A.I. C.G. R.C. E.N.C. Sistema Nacional de Control. Contralora General de la Repblica. Normas de Auditora Gubernamental. Manual de Auditora Gubernamental Organos de Auditora Interna. Contralor General de la Repblica. Resolucin de Contralora. Escuela Nacional de Control. Pgina 103 de 106

D.L. D. LEG.

Decreto Ley Decreto Legislativo

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