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Logro de la Unidad
CICLO: 2013 I Mdulo: I
Unidad: I Semana: 03

Ing. Marco Snchez R. M_SANCHEZ_R@doc.uap.edu.pe

Al finalizar la unidad, el alumno analiza, disea e implementa estructura organizacionales para constituir el sistema de la organizacin de acuerdo a la legislacin vigente

Logro Semanal
Al terminar la Semana de Estudio 3 el alumno: Conceptualiza la importancia del desempeo basado en normas. Comprende el cuerpo normativo que contiene las polticas de la organizacin. Establecer los mecanismos y procedimientos para la ejecucin adecuada de las funciones y procesos de negocio.

Diseo Organizacional
Perfil Situacional Determinacin de Fines Especificacin de Objetivos Las Polticas Definicin de Estrategias Determinacin de Funciones
Determinacin de Funciones Bsicas Departamentalizacin

NORMATIVIDAD LABORAL
Constituye la base legal de las relaciones de trabajo. Objetivos:
Garantizar la armona y paz laboral en las organizaciones. Es fuente de consulta frente a cualquier controversia. Marco de referencia que define el mbito de derechos y deberes del empleador y trabajador. Herramienta que pone por escrito la naturaleza de las tareas, polticas, estructura organizacional, etc. Jerarqua de instancias: OIT, legislacin nacional, rama industrial, empresa. A nivel de empresa: Reglamentos internos, manuales, normas administrativas, pactos, actas, etc.

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

En concordancia con la legislacin laboral, precisa todas las condiciones y modos de solucin a cualquier situacin contenciosa al interior de la empresa. Su vigencia es de naturaleza permanente. Cuando existen organizaciones gremiales, en conjunto solicitan su aprobacin en el Ministerio de Trabajo. Marco de referencia que define el mbito de deberes y derechos naturales y adquiridos trabajador. Establece las atribuciones de la empresa en condicin de empleador. Frente a situaciones no contempladas en l o, frente a interpretaciones controversiales, se acude a la autoridad de trabajo.

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MANUALES ADMINISTRATIVOS
Documentos elaborados sistemticamente que indicar las actividades a ser realizadas por los miembros de una institucin y la forma en que debern realizarse, ya sea conjunta o separadamente. El manual representan un medio de comunicacin de las decisiones de la administracin concernientes a objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, etc.

Objetivos de los Manuales

Instruir al personal. Precisar funciones y relaciones para deslindar responsabilidades. Propiciar la uniformidad en el trabajo Servir como medio de integracin y orientacin. Proporcionar la informacin bsica para la planeacin e implementacin de reformas administrativas.

Posibilidades
Son fuente permanente de informacin. Ayudan a establecer objetivos. Evitan discusiones y malos entendidos. Aseguran continuidad y coherencia. Incrementan la coordinacin en el trabajo. Permiten delegar en forma efectiva.

Limitaciones
Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes. El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto. Si no se les actualiza pierden efectividad. Si se sintetizan demasiado pierden su utilidad, pero si se abunda en detalles pueden volverse complicados.

Clases de Manuales Administrativos

Por su contenido
De historia De organizacin De polticas De procedimientos De contenido mltiple De adiestramiento o instructivo Tcnicos

Clases de Manuales Administrativos

General
Organizacin Procedimientos Polticas

Por su funcin especfica

Produccin Compras Ventas Finanzas Contabilidad Crditos y Cobranzas De personal Generales

Especfico
Reclutamiento y Seleccin Auditoria Interna Polticas del personal Procedimientos de tesorera

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Elaboracin de Manuales
Recoleccin de Informacin Recopilar Datos Dpto A Fuentes de Informacin Procesamiento de Informacin Redaccin del Primer Borrador Dpto A Aprobacin Correccin Autorizacin

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

Definicin: El Manual de Organizacin es un documento que contiene en forma ordenada y sistemtica la informacin y/o las instrucciones sobre el marco jurdico administrativo, atribuciones, historia, organizacin, objetivo y funciones de la dependencia o entidad, constituyndose en un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgnicas que se dan entre los elementos de la estructura organizacional.

Esquematizacin Del Manual

Revisin Por parte Del Responsable Cambios y Correcciones Revisin Final

Imprimir Y Encuadernar

Recopilar Datos Dpto B

Redaccin del Primer Borrador Dpto B

Revision Por parte Del Responsable Control Distribuir

Elaboracin De Grficas

Formato de Los Manuales

Manual de Organizacin y Funciones

Objetivo:
Proporcionar al personal informacin necesaria para el mejor desempeo de sus funciones. Adiestrar a los miembros de la organizacin

Manual de Organizacin y Funciones

Estructura: Informacin General del Manual
Nombre de la Entidad Ttulo y cdigo del Manual Nivel de Aprobacin y Fecha Nmero y fecha de la correspondiente revisin y/o actualizacin.

Contenido:
Objetivo Finalidad Funcin Actividad Accin Operacin o Tarea Puesto Autoridad de Lnea Autoridad Formal Autoridad Funcional Estructura Orgnica Organigrama

Estructura propiamente dicha

ndice Introduccin
Finalidad Alcance Aprobacin Revisin y/o actualizacin

Manual de Organizacin y Funciones

Estructura: Cuerpo Principal
Objetivo (del rea) Base Legal (opcional) Funciones Generales Lneas de dependencia y coordinacin (tambin se le denomina Relaciones) Estructura Orgnica Organigrama (Estructural) Cuadro de Estructura de Cargos Atribuciones o responsabilidades de los Cargos (o funciones)

Manual de Organizacin y Funciones

Descripcin de la Funcin: Descripcin de lo que hace una persona o unidad orgnica; sin que contenga necesariamente la secuencia ni el mtodo conforme a los cuales deben ejecutarse.

Glosario

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Manual de Organizacin y Funciones

Relacin de lo que hace una persona o unidad orgnica. Clasificacin de las funciones
Funciones generales o fundamentales Funciones especficas o de rama

Las funciones y el MOF

Las funciones que realizan las unidades orgnicas deben registrarse en el MOF teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:
Los nombres de las unidades orgnicas deben corresponder a las estructuras orgnicas. Al redactar las funciones se debe empezar con el verbo en infinitivo Se deben colocar las funciones conforme estos criterios:
1. Anotar las funciones por orden de importancia 2. Redactar las funciones sustantivas primero y luego las de apoyo, las funciones primarias y despus las secundarias. 3. Redactar las funciones siguiendo el proceso administrativo.

Objeto de las funciones

De lnea o sustantivas Funciones de asesora, adjetivas o de apoyo Funciones complementarias, adjetivas o de apoyo

Nivel de rgano responsable o grado de especializacin

Funciones primarias Funciones secundarias

Ventajas del uso del MOF

Fuente de informacin: Objetivos, obligaciones y atribuciones de cada cargo. Constituye instrumento eficaz para normar, supervisar y controlar cumplimiento de funciones asignadas. Contribuye a implementar normas tcnicas de control y facilita las auditorias administrativas. Proporciona elementos de juicio para implementar clasificacin de cargos y realizacin de estudios para mejorar mtodos. Contribuye a incrementar la eficiencia de la organizacin. Sirve para seleccionar personal. Orienta y capacita al personal nuevo.

Manual de Organizacin y Funciones

Manual de Organizacin y Funciones

ORGANIGRAMA Oficina Central de Planificacin UNFV

Manual de Organizacin y Funciones

CUADRO ORGNICO DE CARGOS Oficina Central de Planificacin UNFV

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Manual de Organizacin y Funciones

DESCRIPCIN DE CARGOS Oficina Central de Planificacin UNFV

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Definicin: Instrumento de informacin en el que se consignan en forma metdica, las operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones de una o varias entidades. Se les conoce tambin con el nombre de manuales de operacin, de prcticas estndar, de introduccin sobre el trabajo, de trmites y de mtodos de trabajo.

Manual de Procedimientos
Objetivos Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin. Precisar la secuencia lgica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos. Precisar la responsabilidad operativa del personal. Describir grficamente el flujo de operaciones. Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se efectan, los rganos que intervienen y los formularios que se van a utilizar. Servir como medio de integracin y orientacin para el personal. Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos. Establecer formalmente los mtodos y tcnicas de trabajo que deben seguirse para la realizacin de actividades.

Manuales de Procedimientos
Tipos: Caractersticas Generales:
Manuales de procedimientos de Oficina Manuales de procedimientos de Fbrica

mbito de Aplicacin:
Procedimiento General Procedimiento Especfico

Manual de Procedimientos
Cmo elaborarlo? Cul es el objetivo del organismo al crear el manual de procedimientos? Qu beneficios proporcionar el manual de procedimientos? Qu espero lograr o que mi departamento logre con el manual de procedimientos?

Manual de Procedimientos
Estructura:
ndice Introduccin
Finalidad Alcance Cmo usar el manual Revisin y recomendaciones.

Organigrama Grficas
Diagramas de Flujo (Flujogramas)

Estructura Procedimental
Descripcin Narrativa de los Procedimientos

Formularios
Formularios Empleados Instructivos

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Diagrama de Flujo
Proporcionan una descripcin del conjunto de las operaciones a las unidades orgnicas o puestos que intervienen en el procedimiento. Nos servir para entender ms fcilmente el funcionamiento de nuestros procesos en la organizacin, considerando sus diferentes pasos, los actores que participan de l y los tiempos involucrados Los smbolos utilizados son de dos tipos:
Smbolos abstractos Smbolos figurativos

Flujograma de Trabajo
Relaciona actividades y puestos de trabajo Utilizan los siguientes smbolos

Flujograma de Bloques
Relaciona actividades y puestos de trabajo Utilizan los siguientes smbolos

Manual de Procedimientos

Manual de Procedimientos

Flujogramas Cursogramas

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MANUAL DE POLTICAS
Definicin: Qu es una poltica? Una decisin permanente que se toma sobre ciertos asuntos y sus problemas. Qu es un manual de polticas? Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administracin que es probable que se presenten en determinadas circunstancia.

Manual de Polticas
Objetivos: Presentar una visin de conjunto de la organizacin Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones. Proporcionar expresiones para agilizar el proceso de toma de decisiones. Orientar e informar al personal Facilitar la descentralizacin. Servir de base para una constante y efectiva revisin administrativa.

Manual de Polticas
Contenido: ndice Introduccin
Objetivos Alcance Cmo usar el manual Revisiones y Recomendaciones

Manual de Polticas Ejemplo

Organigrama Declaracin de Polticas

Manual de Polticas Ejemplo

MANUAL DE PROCESOS
Base para la Preparacin y Estandarizacin Las descripcin y documentacin de los procesos se realiza en varios niveles de detalle con el fin de manejar su complejidad. Por eso, es necesario jerarquizarlos de arriba hacia abajo, partiendo de un nivel general (Macroprocesos, Procesos, Subprocesos) hasta llegar a un nivel de detalle adecuado (Actividades, Tareas). De acuerdo al nivel que nos encontremos las tcnica de diagramacin que se utiliza es el Diagrama de Bloque y los Diagramas de Flujos (forman parte del Manual de Procesos) ; el Diccionario de Datos / Descripcin de Entradas y Salidas(describe cada flujo de datos, estructura de datos y elementos del dato, es decir lo que entra y lo que sale de cada proceso), este documento es parte el paquete de procesos que se entrega al Programador, cuando se trata de procesos a automatizar.

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Manual de Procesos
INDICE

Manual de Procesos

Estratgicos

Introduccin

1. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL

Objetivo Conceptos Bsicos Uso, Utilizacin y Localizacin del Manual Valores

3. INVENTARIO DE PROCESOS

Claves o Fundamentales Soporte o Apoyo

2. MODELO ESTRATGICO

Visin Misin Objetivos

4. VISION GENERAL DEL MACROPROCE SO

Nombre Objetivo

Insumos y Exsumos

Procesos Base Legal Formularios

Diagrama de Involucrados Bloque Clientes Fronteras

Manual de Procesos
Nombre

5. VISION GENERAL DEL PROCESO

Objetivo

Insumos y Exsumos

Subprocesos Base Legal Formularios

Diagrama de Involucrados Bloque Clientes Fronteras Nombre Objetivo Diagrama de Bloque Fronteras Insumos y Exsumos Involucrados Clientes Actividades /Tareas

6. VISION GENERAL DEL SUBPROCESO

Base Legal Formularios Procedimientos Diagrama de Flujo

GRACIAS