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AS CONTABLES

CONTABILIDAD Y FINANZAS FECHA: ________________

COMPETENCIA No 1: CONTABILIZARLOS RECURSOS DE OPERACIN, INVERSION FINANCIACION DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y POLITICAS ORGANIZACIONALES. Provisin de cartera Se entiende por provisin de cartera el valor que la empresa, segn anlisis del comportamiento de su cartera, considera que no es posible recuperar, y por tanto debe provisionar. Siempre que una empresa realice ventas a crdito corre el riesgo que un porcentaje de los clientes no paguen sus deudas, constituyndose para la empresa una prdida, puesto que no le ser posible recuperar la totalidad de lo vendido a crdito. El valor de las ventas a crdito no pagado por los clientes constituye una prdida para le empresa que debe reconocerse en el resultado del ejerci, por tanto se debe llevar como un gasto. La provisin de cartera, una vez calculada disminuye el valor de la cartera y se reconoce como gasto. Mtodos de provisin La legislacin tributaria colombiana ha considerado dos mtodos para el clculo de la provisin de cartera, los cuales estn contemplados en el decreto 187 de 1975 en los artculos 74 y 75: Art. 74.- Como deduccin por concepto de provisin individual para deudas de dudoso o difcil cobro fijase como cuota razonable hasta un treinta y tres por ciento (33%) anual del valor nominal de cada deuda con ms de un ao de vencida. B. Provisin general Art. 75.- Los contribuyentes que lleven contabilidad de causacin y cuyo sistema de operaciones origine regular y permanentemente crditos a su favor tendrn derecho a que se les deduzca de su renta bruta, por concepto de provisin general para deudas de dudoso o difcil cobro, un porcentaje de la cartera vencida, as: El cinco por ciento (5%) para las deudas que en el ltimo da del y ejercicio gravable lleven ms de Y

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tres meses de vencidas sin exceder de seis (6) meses. El diez por ciento ( 10% ) para las deudas que en el ltimo da del ejercicio gravable lleven ms de seis (6) meses de vencidas sin exceder de un (1) ao. El quince por ciento (15%) para las deudas que en el ltimo da del ejercicio gravable lleven ms de un (1) ao de vencidas. Pargrafo 1. Esta deduccin slo se reconocer cuando las deudas y la provisin estn contabilizadas y el contribuyente no haya optado por la provisin individual. Pargrafo 2. El contribuyente que en aos anteriores haya solicitado la provisin individual para deudas de dudoso o difcil cobro y opte por la provisin general de que trata este artculo, deber hacer los ajustes correspondientes. Provisin individual Para determinar la provisin de cartera por ste mtodo, se toma el saldo que al final del ao o periodo en que se haga el clculo, y aquellas cuentas que tengan ms de un ao de vencimiento, se les aplica un 33% como provisin. Ejemplo: La cartera de NN S.A a 31 de diciembre de 2010 es de $120.000.000 y de esos $25.000.000 tienen ms de un ao de vencimiento, entonces: 25.000.000*33% = 8.250.000. La contabilizacin de este valor es: Cuenta 519910 139905 Debito 8.250.000 8.250.000 Crdito

En consecuencia, el valor de la cartera disminuye en el valor de la provisin y el nuevo saldo es de 120.000.000-8.250.000 = 111.7500.000

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Provisin general

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Igual que en la provisin individual, al final del periodo se determinan los vencimientos de la cartera y se clasifican en aquellas cuentas que tienen: Entre 3 y 6 meses de vencidas. Entre 6 y 12 meses de vencidas. Ms de 12 meses de vencidas Supongamos que la empresa N.N S.A tiene los siguientes valores de cartera vencida: Entre 3 y 6 meses $10.000.000. Entre 6 y 12 meses $6.000.000. Ms de 12 meses $4.000.000 Entonces 10.000.000*5% = 500.000. 6.000.000*10% = 600.000. 4.000.000*15% =600.000. Total provisin 1.700.000 La contabilizacin es la misma que en la provisin individual. Los porcentajes aqu expuestos son los exigidos fiscalmente pero la empresa puede determinar la provisin de cartera utilizando criterios y tarifas diferentes, lo cual slo tendr efecto contable y financiero. Qu es la provisin de cartera? En primer lugar trataremos de definir de una forma muy general lo que es cartera. La cartera son las deudas que los clientes tienen con nuestra empresa, y estn originadas en las ventas que se hacen a crdito o como popularmente las conocemos, ventas fiadas. Existe un riesgo normal que algunos clientes no paguen sus deudas. No falta el cliente que quiera vivir a costas del comerciante o empresario, as que estas personas no pagarn sus deudas a la empresa, por lo que stas perdern esos recursos.

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Lo que busca la provisin de cartera, es precisamente prever y reconocer ese riesgo constante de perder parte de lo vendido a crdito, de no poder recuperar esa cartera, de no poder cobrar esas deudas. As que la empresa, mensualmente hace una provisin sobre el valor total de la cartera. En Colombia existen dos mtodos para el clculo de la provisin de cartera: el mtodo general y el mtodo individual.. El valor provisionado disminuye el valor de la cartera y se reconoce como gasto, de modo que su contabilizacin ser un crdito a la cuenta provisin de cartera y un debito a la cuenta de gastos. La importancia que tiene la provisin de cartera, radica principalmente en que permite depurar lo que la empresa en realidad tiene. Permite determinar con exactitud qu es lo que le empresa efectivamente puede cobrar de sus deudas; y la parte que no se pueda cobrar, se lleva como un gasto, lo cual afecta directamente los resultados del ejercicio, es decir, disminuye la utilidad en el valor que los clientes no pagan, que es el valor provisionado. Si no se hiciera la respectiva provisin de cartera, los estados financieros mostraran unos valores irreales, puesto que mostrara unas cuentas por cobrar que si bien son reales, jams se podrn cobrar, por lo que se estara presentando una informacin contable inexacta, se estara mostrando algo de que la empresa nunca podr disponer. Intereses sobre cartera provisionada Cuando una deuda se provisiona, es porque tcnicamente se ha considerado que es improbable conseguir que el cliente la pague, por tanto mal se hara al causar o reconocer un inters cuando la deuda misma parece irrealizable. No sera prudente ni consecuente causar un ingreso sobre una deuda que previamente ha sido llevada al gasto mediante la figura de la provisin, puesto que precisamente por la posibilidad de perderse esa deuda es que se ha provisionado, de modo que no tiene objeto reconocer un ingreso sobre un valor que quizs nunca se recaudar. De otra parte, causar intereses sobre una deuda provisionada, implica por un lado reconocer un ingreso que seguramente nunca ser efectivo, y por otro lado incrementar en el activo una deuda que se asume no se recuperar, y que adems ya est provisionada, de modo que al reconocer intereses, se debera incrementar la provisin, es decir, que se terminara llevando al gasto el mismo valor que se lleva como ingreso, lo cual no tiene sentido alguno.

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Es un hecho que si no es posible cobrar la deuda principal, tampoco ser posible cobrar los intereses que llegara a generar esa deuda, por lo que sera inconveniente reconocer un ingreso de este tipo. Ahora, sujetndonos a los principios de contabilidad generalmente aceptados, dice el artculo 100 del decreto 2649 de 1993: Reconocimiento de otros ingresos. Los intereses, las regalas, dividendos y otras rentas semejantes, se reconocen en las cuentas de resultados cuando no exista incertidumbre sobre su cuanta y cobrabilidad , de acuerdo con las siguientes reglas: 1. Intereses: proporcionalmente al tiempo, tomando en consideracin el capital y la tasa. 2. Regalas: con base en su valor acumulado devengado, de conformidad con los trminos del contrato que les da origen. 3. Dividendos, participaciones o excedentes por inversiones que no se manejen por el mtodo de participacin: cuando quede establecido el derecho del asociado a recibirlos. La norma transcrita, afirma que los intereses se deben causar en la medida en que no exista incertidumbre sobre su cuanta y cobrabilidad, y en el caso de las deudas ya provisionadas, la incertidumbre sobre la posibilidad de ser cobradas, es elevada, por lo que se debe concluir que no hay que reconocer en la contabilidad intereses sobre este tipo de obligaciones. Los intereses se pueden reconocer en el momento en que el cliente pague la deuda junto con los intereses, caso en el cual se reconoce como ingreso, tanto la deuda recuperada como los intereses cobrados. Rotacin de cartera La rotacin de cartera es un indicador financiero que determina el tiempo en que las cuentas por cobrar toman en convertirse en efectivo, o en otras palabras, es el tiempo que la empresa toma en cobrar la cartera a sus clientes. Clculo de la rotacin de cartera Para el clculo de la rotacin de cartera se toma el valor de las ventas a crdito en un periodo determinado y se divide por el promedio de las cuentas por cobrar en el mismo periodo: Ventas a crdito/Promedio cuentas por cobrar

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Las ventas a crdito son la sumatoria de todas las ventas a crdito que se hicieron en un periodo o ejercicio. El promedio de cuentas por cobrar se determina por lo general, sumando los saldos al inicio del periodo y el saldo al finalizar el periodo y luego dividiendo por dos. Supongamos 2.000.000. Luego su rotacin de cartera es 30.000.000/((1.000.000+2.000.000/)2) = 30.000.000/1.5000 = 20 Quiere decir esto que la rotacin de cartera para esta empresa es de 20 Luego, si dividimos 360 en 20 tendremos que la empresa rota su cartera cada 18 das (360/20 = 18) La empresa tarda 18 das en recuperar su cartera, lo cual se puede interpretar como eficiente el manejo que le estn dando a su cartera. Importancia de un manejo eficiente de la cartera La cartera es una de las variables ms importantes que tiene una empresa para administrar su capital de trabajo. De la eficiencia como administre la cartera, el capital de trabajo y la liquidez de la empresa mejoran o empeoran. Las ventas a crdito implica que la empresa inmovilice una importante parte de sus recursos, pues est financiando con sus recursos a los clientes, y en muchas ocasiones, la empresa no cobra intereses a sus clientes por el hecho de venderles a crdito, por lo que vender a crdito es una inversin de recursos con cero rentabilidad. La gestin de cartera debe ser una poltica de primero orden en la empresa. De la eficiencia con que se administre depende el aprovechamiento de los recursos de la empresa. La rotacin de cartera debe ser ms acelerada que la rotacin de cuentas por pagar, o al menos igual. No se puede considerar que mientras a los clientes se les da crditos a 30 das, los proveedores slo den crdito a 15 das; de suceder as, se estara en una desventaja financiera puesto que mientras la empresa financia a sus clientes, debe pagar de contado o a muy corto plazo a sus proveedores. El hecho de tener recursos acumulados en cartera, implica que la empresa para poder operar o pagar su proveedores debe recurrir a financiacin externa que trae consigo una alto costo financiero, una empresa X que en el 2010 realiz ventas a crdito por 30.000.000.

Al iniciar el 2010 tena un saldo en cartera de 1.000.000 y al finalizar el 2010 su saldo en cartera era de

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razn por la cual la gestin de la cartera debe ser coherente con la gestin de las cuentas por cobrar, o la poltica de clientes debe ser ms favorable o cuanto menos igual que la poltica de proveedores. El Iva debe incluirse al calcular la provision de cartera Cuando se calcula la provisin de cartera, el valor del Iva debe incluirse dentro de la base sobre la cual se aplica el porcentaje a provisionar. Esto, debido que el valor a provisionar es el que est en la cuenta de clientes [1305], cuenta en la que se incluye la totalidad de lo adeudado por un cliente, incluyendo el valor de la mercanca, el Iva y los intereses de financiacin, si es que se cobran. Es por eso que no se acepta como descontable el Iva correspondiente a las ventas no cobradas, puesto que ese Iva se puede descontar en el impuesto de renta como deduccin por medio de la provisin de cartera. Muchas empresas, para evitar el problema del Iva que se debe pagar al estado aun cuando el cliente no pague la cuenta, tienen por poltica cobrar una cuota inicial que como mnimo cubra el impuesto a las ventas, puesto que aunque el cliente lo pague a crdito, la empresa debe pagar de contado ese Iva en la declaracin del respectivo semestre. Se concluye pues que el Iva cobrado y fiado al cliente, y no pagado por este, se puede provisionar o se puede tratar como una cuenta incobrable. Contabilizacin de la provisin de cartera La contabilizacin de la provisin de cartera se hace mediante un dbito al gasto por provisin y un crdito a la cuenta provisin del activo. La provisin de cartera es el reconocimiento de las deudas de difcil cobro, aquellas que se consideran que no ser posible recuperarlas, por tanto constituyen un gasto para la empresa, que entrar a disminuir la utilidad de la misma. Es por esta razn que la provisin de cartera se contabiliza como un gasto, en la cuenta 51910. La provisin de cartera disminuye las cuentas por cobrar en el valor que se provisione, puesto que la provisin es la consecuencia de reconocer que no es posible cobrar una cuenta o parte de ella, razn por la que la cuenta por cobrar se tiene que disminuir, pues no tiene objeto tener registrado un valor en la contabilidad que no ser posible cobrar. Es por eso que en el activo, la provisin se registra en el lado crdito de la cuenta.

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Pues bien, el registro contable de la provisin es el siguiente: Cuenta 519910 139905 Debito 100.000 Crdito 100.000

La contabilizacin de la provisin se realiza mediante una nota de contabilidad que es un documento interno de la empresa. La provisin de cartera se puede hacer mensual, semestral o mensual, pero por costumbre, se hace anual, cuando se puede determinar con mayor facilidad los das de mora de cada cuenta. Contabilizacin de la recuperacin de cartera provisionada Cuando una cartera, despus de haber sido provisionada se recupera, su contabilizacin tiene dos tratamientos, dependiendo del periodo en que fue realizada la provisin. Si la recuperacin de la cartera provisionada, corresponde a una cartera que se ha sido provisionada en el mismo periodo o ao, simplemente se revierte el asiendo inicial. Si la recuperacin de la cartera provisionada corresponde a una provisin realizada en un periodo o ao anterior, se debe contabilizar como un ingreso. Cuando se realiza una provisin, la contabilizacin es: Cuenta Debito 519910 1.000.000 139905 Crdito 1.000.000

Supongamos ahora que en el mismo ao la empresa recupera $500.000 de la cartera provisionada. La contabilizacin de esa recuperacin ser: Cuenta Debito 139905 500.000 519910 Crdito 500.000

En principio, acreditar una cuenta de gastos no parece una decisin acertada, pero el decreto 2650 o plan nico de cuentas para comerciantes, en la dinmica de la cuenta 5199 contempla: CREDITOS a. Por el valor de las reversiones de las provisiones excesivas o indebidas cuando correspondan al mismo ejercicio. b. Por la cancelacin del saldo al cierre del ejercicio.

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Se observa con claridad que al tratarse de provisiones del mismo ao, se debe revertir la cuenta de gastos por provisin. Ahora supongamos que en el siguiente ao se recupera el resto de cartera provisionada, es decir, los $500.000 restantes. La contabilizacin, por corresponder a una cartera provisionada un periodo diferente, se debe contabilizar de la siguiente manera: Cuenta 139905 425035 Debito 500.000 Crdito 500.000

En este caso, la recuperacin de cartera se convierte en ingreso, ingreso que debe ser declarado como gravado con el impuesto de renta. EN RESUMEN

Provisin cartera. Es la reserva que la empresa debe calcular para roteger la cartera de difcil cobro o recuperacin. Su valor constituye un gasto que disminuye el activo.

Provisin cartera - ajuste. El valor de cartera est constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancas a crdito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se puedan recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos. Por tanto, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera, y en el balance general1 en la seccin de activos, presentar el valor bruto de clientes.

Provisin cartera - cancelacin de documentos incobrables. Cuando el valor de las facturas que adeudan los clientes no ha sido recaudado en el plazo pactado, se traslada a la cuenta deudas de difcil cobro. Cuando se hayan agotado las gestiones de cobro se procede a castigar esta cuenta contra provisiones.

Provisin cartera - contabilizacin. Debe tenerse en cuenta que el valor de la provisin representa un gasto operacional para la empresa. Una vez calculado el valor de la provisin por cualquiera de los procedimientos anteriores, este valor se compara con el saldo de la
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cuenta provisiones y se realiza el ajuste necesario, aumentando o disminuyendo el valor del gasto y la provisin segn el caso que se presente, as:
o

Si la cuenta provisiones no tiene saldo, se realiza el ajuste por el valor resultante de calcular la provisin; para ello se aumenta y debita la cuenta de gastos, y aumenta y acredita la cuenta provisiones. Si al comparar el saldo anterior de la cuenta provisiones ste es menor que el valor resultante de calcular la provisin en el periodo actual, debe realizarse un ajuste por el valor de la diferencia, para ello se aumenta la cuenta de gastos y aumenta la cuenta provisiones por este valor, o sea, debita la primera cuenta y acredita la segunda. Si el saldo anterior correspondiente a provisiones es mayor que el valor resultante de calcular la nueva provisin, debe realizarse el ajuste por el valor de la diferencia, disminuyendo la cuenta de gastos y disminuyendo la cuenta de provisiones, es decir, debitando provisiones y acreditando gastos. Cancelacin de documentos incobrables: Cuando el valor de las facturas que adeudan los clientes no ha sido recaudado en el plazo pactado, se traslada a la cuenta deudas de difcil cobro. Cuando se hayan agotado las gestiones de cobro se procede a castigar esta cuenta contra provisiones.

Provisin cartera - mtodos para calcular la provisin. Como mtodos de provisin de cartera se encuentran los siguientes:
1. Provisin individual de cartera: se acepta como provisin individual hasta un 33% anual del

valor nominal de cada deuda con ms de un ao de vencida.

2. Provisin general: analizando el vencimiento de los saldos por cobrar de cada cliente, este

mtodo consiste en determinar la provisin por medio de porcentajes variables, de acuerdo con la fecha de vencimiento. A medida que transcurre el tiempo en que un cliente deje de pagar su obligacin, aumenta el riesgo de cobrarla, por lo cual se calcula un mayor porcentaje de
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provisin.

La

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escala

aceptada

por

la

Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales es la siguiente:

De 0 a 3meses 0% De ms de 3 meses a 6 meses 5% De ms de 6 meses a 1 ao 10% De ms de 1 ao en adelante 15%

3. Los valores y la fecha de vencimiento de cada uno de los clientes se toman del libro auxiliar de

clientes o del libro auxiliar de vencimientos de cartera.

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