Metodologia otimizada

Eduardo Montes, PMP

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Metodologia otimizada - Agenda Introduo Iniciao Planejamento Execuo e Controle Encerramento

10/29/2012

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Introduo Objetivo: descrever a metodologia otimizada para gerenciar projetos e suas principais ferramentas. A metodologia est baseada no PMI e na aplicao e integrao dos grupos de processos de gerenciamento de projetos. Um grupo de processo um conjunto de processos que suportam o desenvolvimento do projeto. Para gerenciar melhor as atividades desses processos so usados templates que so aperfeioados continuamente de acordo com as lies aprendidas e as melhores prticas identificadas.

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Grupo de Processos de GP

Um processo um conjunto de atividades inter-relacionadas realizadas para obter um conjunto pr-especificado de produtos, resultados ou servios. Iniciao: Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto. Planejamento: Define e refina os objetivos e planeja a ao para alcanar os objetivos e o escopo do projeto. Execuo: Integra pessoas e recursos para realizar o plano de projeto. Controle: Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variaes em relao ao planejado para se tomar as devidas aes corretivas. Encerramento: Formaliza a aceitao do produto e conclu o projeto.
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Principais Templates
Documento Termo de Abertura Registro das partes interessadas Declarao Escopo Plano de Projeto Cronograma Gesto de Risco Solicitao de Mudana Status Report Ata de reunio Issues Log Termo de Aceite Lies aprendidas
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Descrio I I Processo de autorizao formal do projeto. Termo de notificao de conhecimento de projeto para a empresa. Identifica as partes interessadas no projeto e define estratgias para ganhar suporte ou reduzir obstculos

P Determina qual trabalho ser realizado e quais entregas produzidas. P O plano de projeto guia a execuo, controle e encerramento do projeto. P Determina datas de incio e trmino das atividades do projeto P Identifica os riscos associados ao projeto e descreve como sero tratados C Toda mudana solicitada deve ser avaliada pelo GP e precisa ser aceita ou rejeitada por uma autoridade ou comit. C Divulga informaes pertinentes ao projeto. C Descreve as decises importantes tomadas durante a reunio C Lista todos os problemas / situaes no previstas enfrentados durante o projeto e como foram solucionadas. E Documento de aceitao formal de entrega pelo cliente. E Sumariza principais problemas enfrentados como foram solucionados para evitar ocorrncias em futuros projetos.
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Iniciao Objetivo: Aprovar o projeto ou no. Projetada para auxiliar os stakeholders a avaliar a viabilidade do projeto proposto. Esta fase concluda assim que o projeto aprovado e um gerente de projeto atribudo. Fatores Crticos de Sucesso

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Definir com clareza o objetivo e a abrangncia do projeto. Alinhamento com o plano estratgico da empresa. Identificao de um patrocinador. Identificar partes interessadas no projeto e definir estratgias para ganhar suporte ou reduzir obstculos. Identificao do gerente de projeto. Identificao da data de incio e das dependncias do projeto. Reconhecer no ambiente externo, oportunidades e ameaas. Aprovao do termo de abertura pelo patrocinador e principais envolvidos (Custos; Prazo; Escopo; ...).
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Iniciao Solicitao do Projeto O projeto inicia para atender uma demanda ou desenvolver uma ideia. O objetivo do projeto pode ser:
Criar um novo produto; Atender uma exigncia legal; Aperfeioar um processo ou um produto; Atender a solicitao de um cliente.

A pessoa que identificou a necessidade deve descrever:

Necessidades do negcio; Requisitos e caractersticas dos produtos; Razes para seleo do projeto.

Output: Solicitao do projeto Pode ser gerada via e-mail, telefone, reunio no cliente, etc.
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Iniciao - Seleo do Projeto Ocorre atravs de um comit ou de uma autoridade com base na solicitao do projeto e de critrios pr-definidos. Tipos de critrio:
Payback: Nmero de perodos necessrios para a recuperao do investimento inicial. TIR- IRR Taxa Interna de Retorno: Taxa de desconto que iguala o valor presente dos fluxos de caixa futuros ao investimento inicial. VPL - NPVValor Presente Lquido: Diferena entre o valor presente das entradas e sadas de caixa presentes e futuras, descontadas a uma taxa de juros. ROI Return on Investment: Resultado do investimento / Custo do Investimento. Depende do que considerado como resultado e o que considerado custo.

Output: Portflio de Projetos atualizado.

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Iniciao Desenvolver o termo de abertura do projeto

Desenvolver o Termo de abertura do projeto
Gerente de projetos designado e nvel de autoridade atribuda para toda equipe do projeto, fronteiras entre o gestor de rea e o GP. Requisitos que satisfazem as necessidades do cliente, do patrocinador e de outras partes interessadas Necessidades de negcios, descrio de alto nvel do projeto ou requisitos do produto para o qual o projeto realizado Objetivo ou justificativa do projeto Cronograma de marcos sumarizado Influncia das partes interessadas Organizaes funcionais e sua participao Premissas organizacionais, ambientais e externas: Fatores considerados verdadeiros sem prova para fins de planejamento Restries organizacionais, ambientais e externas: Sentido de estar restrito a uma determinada ao ou inatividade. Caso de negcios justificando o projeto, incluindo o retorno sobre o investimento Oramento sumarizado.

Encaminhar o termo de abertura para os principais stakeholders do projeto. Output: Termo de abertura do projeto
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Iniciao - Identificar as partes interessadas Em relao s partes interessadas, o GP deve:

Identific-las Ser tico e respeitoso (Cdigo de tica e Conduta Profissional) Determinar necessidades e expectativas Gerenciar influncia sobre os requisitos Adaptar aos diferentes interesses balanceando as restries conflitantes Definir estratgias para ganhar suporte ou reduzir obstculos das partes interessadas O GP o maestro e as partes interessadas so os integrantes da sinfnica

Output: Registro das partes interessadas / Estratgia para gerenciamento das partes interessadas

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Planejamento
Objetivo: Refinar os objetivos do projeto e planejar o trabalho necessrio para alcan-los. GP desenvolve o plano de projeto e seus planos complementares (cronograma, qualidade, riscos e matriz de responsabilidade). Pr-requisitos
Solicitao do projeto aprovada; Gerente de projeto definido.

Fatores crticos de sucesso:

Definir o escopo e assegurar que as entregas estejam bem definidas; Definir equipe adequada as necessidades do projeto e assegurar que os recursos estejam disponveis; Avaliar os riscos e criar plano de repostas; Definir a estratgia de comunicao do projeto; Salvar as linhas de base de prazo, custo e escopo; Definir a forma de monitorar as linhas de base de prazo, custo e escopo; Criar um ambiente no qual as partes interessadas possam contribuir de forma adequada.

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Planejamento - Desenvolver o plano de projeto Objetivo: Definir como executar, monitorar, controlar e encerrar o projeto; O GP deve definir, integrar e coordenar todos os planos auxiliares em um plano de projeto. O plano de projeto se torna a principal fonte de informaes de como o projeto ser planejado, executado, controlado e encerrado. Pode ser considerado um termo de abertura detalhado. Checklist
Plano de projeto concludo e aprovado. Plano de projeto distribudo conforme definido no plano. Linhas de base de prazo, custo e escopo salvas aps a aprovao do plano do projeto.
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Planejamento - Definir o escopo do projeto

Objetivos:
Desenvolver uma declarao do escopo detalhada do projeto Subdividir as principais entregas do projeto e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciveis (EAP).

Contm:
Objetivos, Premissas e Restries do Projeto; Estrutura Analtica do Projeto; Lista das entregas com seus requisitos e critrios de aceitao; Fora do escopo do projeto (O que no est includo no projeto);

CheckList
Definir os objetivos do projeto. Definir todas entregas e marcos de forma clara (Especfico, Mensurvel e Alcanvel). Desenvolver um processo de aceitao de entrega.

Output:
Declarao de Escopo (Seo do plano de projeto ou documento auxiliar); Estrutura Analtica do Projeto (EAP ou WBS)
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Planejamento - Planejar a qualidade

Objetivo:
Identificar os padres de qualidade relevantes ao projeto e determinar como satisfaz-los. Garantir que toda a atividade do projeto aderente com as polticas e padres de qualidade da empresa e que todas as entregas esto em conformidade com seus critrios de aceitao.

Composto pelas seguintes atividades:

Definir os padres de qualidade aplicveis ao projeto; Descrever os critrios necessrios para atender os padres de qualidade definidos e como e quando sero verificados (pontos de verificao). Critrios Critrios de aceitao Aplica para Descrio Entregas e Define os critrios que sero usados para aprovar ou Projeto no a entrega. Podem ser entregas, aprovaes ou eventos que devem ocorrer antes de sua concluso.

Pr-requisitos Atividades, Define os pr-requisitos que devem estar disponveis Dependncias Entregas e antes do incio da atividade (materiais, pessoal, Fases aprovaes)
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Planejamento - Planejar a qualidade

CheckList
Projeto aderente com as polticas e padres definidos pela empresa. Processo de auditoria para avaliar o desempenho do projeto definido. Definido processo que assegurar o cumprimento dos requisitos do cliente e as polticas e padres da empresa. Estabelecido os critrios de aceitao das entregas e como e quando sero verificados. Estabelecido pr-requisitos para as principais atividades do projeto

Output:
Plano de qualidade (Seo do plano de projeto ou documento auxiliar)

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Planejamento - Definir a organizao do projeto Objetivo: Identificar e documentar funes, responsabilidades e relaes hierrquicas do projeto. Considerando restries de recursos tais como, projetos simultneos, atividades do dia-a-dia e diferentes prioridades, o GP deve garantir o comprometimento de cada membro da equipe e definir suas responsabilidades. CheckList
Conjunto de habilidades requeridas por funo identificado. Membros da equipe do projeto alocados ou contratados. Organizao do projeto incluindo funes e responsabilidades descritas no plano do projeto. Membros da equipe esto alocados e comprometidos com o projeto.

Output: Matriz de responsabilidade / seo do plano de projeto

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Criar o cronograma e o oramento do projeto

Objetivo: Definir todas as atividades do projeto, suas dependncias, os recursos para cada atividade e o custo para cada recurso. Composto por:
Identificar as atividades especficas que precisam ser realizadas para produzir as vrias entregas do projeto. Identificar as dependncias entre as atividades do cronograma. Estimar o tipo e as quantidades de recursos necessrios para realizar cada atividade do cronograma. Incluir restries do cronograma. Podem ser:
Deadline: Data indicativa do trmino de uma atividade. Tipo de restrio: ASAP, ALAP, FNET, SNET, FNLT, SNLT, MFO, MSO. Calendrio da atividade: dias teis para a atividade especfica. Calendrio do recurso: dias teis para o recurso especfico usado na atividade. Calendrio do projeto: dias teis para o projeto.

Incluir valor unitrio por recurso.

CheckList
Cronograma e Oramento criado e validado pela equipe de projeto com todas as atividades do projeto e os recursos necessrios para execut-las.

Outputs: Cronograma e Oramento.

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Desenvolver a estratgia de comunicao

Objetivos:
Determinar as necessidades de informao e de comunicao das partes interessadas no projeto. Assegurar gerao, distribuio, armazenamento, recuperao e disposio das informaes do projeto de forma adequada e em tempo hbil. Definir como, quando e qual informao ser comunicada, quem ir ger-la e quem ir receb-la.

Status report: principal ferramenta para comunicao. Recomendado status report semanal para a maioria dos projetos. Templates padres de comunicao do PMO:
Status Report, Issues Log, Ata de reunio.

CheckList
Definido qual informao necessria, quem gera, quem recebe, quando e como ser comunicado.

Output: Seo do plano de projeto atualizada.

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Anlise dos riscos Objetivo: Identificar os riscos do projeto e para cada um dos riscos, definir probabilidade, impacto e ao. Composto por:
Identificao dos riscos Anlise qualitativa de riscos: Probabilidade de ocorrncia e impacto. Planejamento de respostas a riscos: Desenvolve opes e aes para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaas aos objetivos do projeto.

CheckList
Riscos potenciais identificados. Impacto e a probabilidade de ocorrncia dos riscos identificados. Determinado o plano de resposta aos riscos.

Outputs:
Plano complementar de riscos
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Determinar o controle de mudanas Objetivo:

Determinar como as solicitaes de mudana sero determinadas, revisadas, aprovadas e controladas. Garantir implementao somente de mudanas aprovadas. Manter integridade das linhas de base incorporando somente mudanas aprovadas e mantendo documentao de planejamento.

Toda mudana solicitada deve ser avaliada pelo GP e precisa ser aceita ou rejeitada por uma autoridade ou comit. Responsabilidades desse comit so definidas e acordadas com o patrocinador e com o cliente. CheckList
Definir a abordagem, ferramentas e workflow usado para avaliar os pedidos de mudana. O gerenciamento do controle de mudanas aprovado atravs do plano de projeto.

Output: Seo do plano de projeto.

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Execuo e Controle Objetivo: coordenar os recursos para realizar o que foi planejado e controlar variao ocorrida. Variaes identificadas por comparao do realizado com linhas de base de prazo, custo e escopo salvas no planejamento. GP:
Certifica-se que as entregas estejam alinhadas com o escopo; Defende o escopo de mudanas; Confirma o nvel de qualidade do trabalho executado; Controla variaes ocorridas; Comunica o progresso do projeto aos principais interessados.

Equipe do projeto executa suas atividades e relata o progresso ao GP.

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Execuo e Controle
Pr-requisitos
Clara definio dos objetivos do projeto; Plano de projeto detalhado e aprovado; Comprometimento da equipe do projeto em relao as entregas e seus marcos. Linhas de base de prazo, custo e escopo salvas.

Fatores crticos de sucesso

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Executar, monitorar e controlar conforme definido no plano de projeto; Status Report peridico conforme definido no plano de projeto; Mudanas solicitadas devem seguir workflow definido; Atualizao de documentos para mudanas aprovadas; Participao do cliente; Processo proativo de governana do projeto; Comprometimento dos membros da equipe com suas entregas e marcos; Execuo dos checkpoints especificados para validao das entregas; Documentao dos problemas identificados no Issues Log. Gesto dos riscos e implementao das atividades de respostas a riscos
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Monitorar prazo e custo Objetivos:

Determinar se existem desvios em relao as linhas de base de prazo e custo e influenciar os fatores que causam esses desvios. Gerenciar as mudanas quando ocorrerem.

Composto por:
Coleta das informaes de desempenho das atividades. Atualizao do cronograma. Identificao das variaes de prazo e custo e de suas causas.

CheckList
Trabalho relatado descreve exatamente o realizado. Andamento das atividades monitorado. Se houver desvio, alternativas avaliadas e executadas. Quando no for mais possvel cumprir com o planejado, aprovao dos stakeholders para salvar uma nova linha de base solicitada. Stakeholders informados sobre as mudanas.

Output: Cronograma atualizado.

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Controlar mudanas no escopo Objetivos:

Assegurar que o projeto inclua todo o trabalho requerido, e somente o requerido, para terminar o projeto com sucesso. Identificar elementos que solicitam mudanas no escopo e influenci-los para assegurar que as mudanas sejam benficas; Planejar a execuo das mudanas aprovadas atualizando os documentos necessrios e alocando os recursos necessrios.

CheckList
Mudana do escopo benfica e aprovada de acordo com o controle integrado de mudanas definido no plano de projeto. Impacto da mudana de escopo avaliado. Integrantes do projeto informados sobre as mudanas de escopo e as implicaes nas atividades de sua responsabilidade; Plano de projeto e documentos auxiliares atualizados com as mudanas de escopo aprovadas.
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Gerenciar qualidade Objetivos:

Atender requisitos especificados e formalizar aceitao das entregas. Aperfeioar de forma contnua os processos relacionados ao projeto.

CheckList
Entregas e desempenho de custo e prazo monitorados para determinar no conformidade com as linhas de base. Meios de eliminar as causas das no conformidades identificados. Membros da equipe de projeto comprometidos por qualidade. Critrios da entrada para fases subsequentes revisados. Critrios da sada e entregas associados fase concluda revisados. Plano da qualidade executado como planejado. Plano de qualidade e plano de projeto revisados de acordo com as no conformidades identificadas. Processos revisados usando ferramentas da qualidade e mtricas para assegurar a melhoria contnua.

Output: Entregas aceitas e processos aperfeioados.

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Gerenciar problemas
Objetivos:
Fornecer um mecanismo para organizar, manter e acompanhar a resoluo de problemas

Composto por:
Stakeholder informa o GP de um problema. GP descreve o problema; Identifica aes requeridas, responsvel e data prevista para cada ao; Comunica os responsveis e Acompanha a resoluo do problema. GP responsvel por armazenar todos os problemas e seu histrico no Log de Problemas. Quando o problema for resolvido e verificado, o GP fecha o problema.

CheckList
Log de Problemas criado e atualizado. Membros da equipe cientes de como informar um problema. Problema identificado, encaminhado, revisado periodicamente at que seja resolvido e atualizado com resoluo e status. Processos e documentos impactados com resoluo do problema atualizados.

Output: Log de Problemas atualizado.

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Gerenciar riscos
Objetivos:
Aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos Diminuir a probabilidade e o impacto dos eventos adversos ao projeto

Composto por:
Monitorar os riscos identificados; Analisar os riscos existentes de acordo com as mudanas de contexto; Identificar, analisar, e planejar para riscos novos; Monitorar condies para ativar planos de contingncia; Rever a execuo do plano de respostas aos riscos para avaliar sua eficcia; Determina se as premissas do projeto ainda so vlidas; Determinar se as polticas e os procedimentos de gesto de risco esto sendo seguidas; Determinar se as reservas de contingncia de custo e prazo devem ser modificadas com os riscos do projeto.

CheckList

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Anlise de risco executada como previsto. Novos riscos identificados e gerenciados adequadamente. Sumrio dos riscos apresentado nas reunies de status. Documentos impactados atualizados.
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Output: Log de Riscos atualizado.

Comunicar informao Objetivos:

Disponibilizar as informaes necessrias s partes interessadas no projeto no momento adequado.

Composto por:
Executar a estratgia de comunicao definida no plano de projeto; Responder s solicitaes de informao; Fazer e Encaminhar o Status Report semanal; Conduzir reunies de reviso do Status.

CheckList
Estratgia de comunicao executada como previsto. Status report comunicado conforme definido no plano de projeto. Stakeholders informados e cientes do status e das atividades do projeto.

Output: Status Report.

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Encerramento Objetivos:
Formalizar a aceitao final das entregas do projeto; Arquivar a documentao necessria; Atribuir a equipe do projeto a novos projetos; Analisar os problemas ocorridos no projeto para evitar que problemas similares ocorram em novos projetos; Definir e comunicar os responsveis pela manuteno do sistema ou produto criado.

Pr-requisitos
Critrios de aceitao pr-definidos; Processo de aceitao final pr-definido;

Fatores crticos de sucesso:

Aceitao do usurio final; Objetivos do negcio e benefcios antecipados so alcanados; Objetivos do projeto alcanados; Materiais do projeto so arquivados.

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Verificar Escopo Objetivos:

Formalizar a concluso do projeto e o atendimento de seus requisitos.

Pr-requisitos: Desvios da linha de base documentados e aprovados Composto por:

Reunio final com stakeholders para comparar produto entregue com requisitos. Aceite formal do cliente indicando que o projeto est concludo e que todos os requisitos do cliente e especificaes foram atendidos.

CheckList

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Stakeholders cientes dos desvios ocorridos, justificativas e aes. Usurios envolvidos no teste de aceitao do produto Objetivos do projeto alcanados. Entregas formalmente aceitas pelos stakeholders. Pendncias oficialmente fechadas ou atribudas ao dia-a-dia.
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Output: Entregas do projeto.

Lies Aprendidas Objetivos:

Evitar que erros e problemas encontrados no se repitam no futuro. Servir de base para a melhoria contnua da metodologia de GP.

Composto por:
Documentar e divulgar as lies aprendidas. Arquivar as lies aprendidas e os registros do projeto.

CheckList
Projeto avaliado como um todo.
Objetivos do negcio e do projeto foram alcanados? Quais foram os sucessos e/ou fracassos do projeto? Quais foram as causas dos desvios das linhas de base?

Lies aprendidas documentadas e divulgadas para aperfeioar processos para futuros projetos. Processos e templates revisados com base nas "lies aprendidas.

Output: Lies Aprendidas

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Obrigado! Eduardo Montes, PMP eduardo@escritoriodeprojetos.com.br

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