Otimizando Reuniões

Orientações básicas
Paula Ugalde 2009

Cuidados que fazem toda a diferença!


Defina previamente a pauta,
envie sua síntese junto com
convite (redigido, em papel ou
via E-mail). Solicite confirma-
ção de presença ou envio de
um representante para
garantir quorum.

Comece no horário.
Aguarde no máximo uns 3
minutos pelos ‘retardatários’,
mesmo ainda não havendo
quorum, em consideração aos
presentes. Com o tempo
todos adquirem o hábito
da pontualidade.

Combine com os presentes quem
fará o registro - se não houver
pessoa da sua equipe
disponível. A pessoa deve
posicionar-se ao seu lado
e registrar as principais
ideias e comentários.

Instigue o interesse inicial com
uma abertura significativa, pode
ser com uma citação, um evento,
um depoimento ou outro
relacionado ao assunto
em destaque da pauta.

Se os participantes não se conhece-
rem, utilize uma dinâmica de integra-
ção e favoreça as relações interpes-
soais e a compreensão como grupo
com uma Missão comum. A ação
facilita a interação, a construção
do sentimento de pertença e a
construção de saberes coletivos.

Sugestão de dinâmica:
“UM OBJETO... UMA HISTÓRIA”
Disponibilize e solicite que os partici-
pantes escolham a imagem de um
objeto que mais identifique a sua
história de vida. [Ex.: lápis, caneta,
livro, máquina de escrever, cadeira,
telefone, vassoura, árvore, roupa,
relógio, bola, etc.] Em ordem alfabé-
tica – ou outro – todos se apresen-

tam, socializando a relação do objeto
com a sua vida. [Roteiro para as apre-
sentações: 1 Nome, 2 Informações
Profissionais, 3 Procedência, 4 Possi-
bilidades de contribuir com o grupo
experiências, habilidades e competên-
cias. Ao final, ‘vestem’ um boneco,
com os itens e o nome das res-
pectivas pessoas, escritos em
fichas.

Promova uma reflexão sobre a
importância da presença e
colaboração de todos para
o ‘boneco’ [trabalho]
atuar assertivamente.

Combine o ritmo da reunião no
início, estabelecendo com os pre-
sentes o espaço / tempo para as
contribuições e se certifique que
todos entenderam. Se
necessário, relembre
durante o encontro.

Para facilitar a socialização de infor-
mações, o surgimento de ideias e
soluções, estude os estilos de
comunicação dos participan-
tes e adeque o seu ao momen-
to. São três as formas como
as pessoas processam e co-
municam as informações.

Visual – Precisam ver figuras,
coisas escritas, diagramas,
fluxogramas, filmes, ppts e
tomar notas em reuniões. Frases que
utilizam: “É como eu vejo a questão” ou
“Veja por este lado”. Elabore uma repre-
sentação visual do assunto. Apreciam
consultar livros e vídeos, traçar mapas
conceituais e codificar as anotações ou
leituras realizadas.

Auditiva – Transformam
o que ouvem em voz in-
terna. Aprendem ouvindo.
Não precisam tomar notas
durante as apresentações. Falas
usuais: “Como isso soa para você?” ou
“Você está me ouvindo?” Basta expla-
nar. Apreciam trabalhar em grupo e
expor suas idéias oralmente.

Cinestésica – Pensam a partir de sen-
timentos. Em geral movimentam as
mãos quando falam. Suas perguntas
são: “Como você se sente sobre isso?”
ou “Você não está preocu-
pado?". Apreciam discutir
em pequenos grupos com
livre apresentação de ideias
e relacionar o assunto com
algo familiar.

Contemple as diferentes formas de
comunicação, quando possível, mas
seja sempre claro, objetivo e
sintético para não
desperdiçar tempo,
cansar e desinteressar.
# Defina o tópico, ou problema, ou oportuni-
dade; informe sua importância; solicite a
participação e comentários. Perguntas pren-
dem a atenção, favorecem o envolvimento, a
interação, as idéias e soluções.

Estimule os participantes a
definir prioridades e apontar
soluções. Seja receptivo às ideias.
Ao concluir um assunto, retome as
principais ideias e
comentários para
auxiliar seu enten-
dimento.

Se necessário, esbocem um plano
de ação prevendo:
ações, responsáveis,
recursos, programa-
ção, custos, acompa-
nhamento e quantifi-
cação dos resultados.

Certifique-se do entendimento
ao final e obtenha o compro-
misso de todos com o desen-
volvimento das ações.

Encerre o encontro com
comentário ou dinâmica que
deixe uma impressão
agradável e duradoura nos
participantes. É garantia de
participação em
outros encontros.

Organize e envie a síntese
do encontro para garantir aos
presentes e aos ausentes o
conhecimento das definições
do grupo, a participação
nas ações futuras planejadas
e o alcance dos resultados.

Havendo Plano de Ação, se possível, publique
síntese para conhecimento público. Primeiro
obtenha a aprovação do grupo, sistematize o
documento e o submeta a análise dos envolvi-
dos. A ação potencializa o alcance dos resulta-
dos: favorece a visualização constante e o
comprometimento - pois constará o nome dos
responsáveis pelo desenvolvi-
mento e contribui para seu
redesenho e otimização, a partir
de possíveis comentários e
sugestões de leitores.

Indique o endereço para os
principais interessados /
beneficiados.
 Apresentação Integrante do Porta-Fólio de Paula
Ugalde / Material elaborado com base na análise de
experiências em organização e facilitação de
Reuniões e estudos posteriores em “Guia de
Apresentações”, de Dalie Carnagie & Associates
Training”), em “Estilos de Comunicação na Empre-
sa”, de Andrea Nierenberg / Revista Liderança e
Supervisão [http://www.empreenderparatodos.
adm .br/dicas/mat_16.htm ] Dinâmicas para Ambi-
entes Virtuais de Aprendizagem, em Grupo ‘D’ [ 211
22-200807 13230150-DIN_MICAS_GRUPO_D[1] ]