Curso: Desarrollo de Nuevas Estrategias Comerciales

Semana 1: La vinculacin del Cliente Vs. La informacin requerida Material de Apoyo Documento de Apoyo compilado por Isaas Velasco Instructor CSF SENA Regional Distrito Capital

INFORMACIN FINANCIERA

Las entidades financieras tienen como costumbre requerir para el trmite de las solicitudes de productos y servicios requeridas por sus clientes la siguiente informacin financiera: Balance General Estado de Resultados Presupuestos de Efectivo. Estado de Fuentes y aplicacin de Fondos. El objetivo de de este documento es revisar el contenido de los estados financieros los cuales deben ser conocidos para poder comprender y manejar adecuadamente las herramientas financieras y facilitar la toma de decisiones. 1 En general podemos decir que un estado financiero es una relacin de cifras monetarias vinculadas con uno o varios aspectos especficos del negocio y presentadas con un ordenamiento determinado. Su objetivo fundamental es presentar informacin que permita, a quienes la utilizan tomar decisiones, que de alguna manera afectarn a la empresa y cuya incidencia varia en funcin de los intereses de esos usuarios. As por ejemplo, un inversionista la utilizar para decidir si compromete o no recursos en una empresa; un proveedor de mercanca la utilizar para decidir si concede, o no, crditos a sus clientes, un banco para decidir si concede, o no, prstamos, la administracin los utilizar para determinar el rumbo que dar al negocio etc. Esta variedad de intereses hace que los estados financieros deban ser confiables, equitativos, veraces y comprensibles. Balance General: Se define como el estado financiero que muestra lo que la empresa posee, o sea los Activos, y la forma como ellos estn siendo financiados, es decir, los Pasivos y el Patrimonio. Los pasivos representan los derechos de los acreedores y el patrimonio representa los derechos de los socios. La suma de los activos siempre deber ser igual a la suma de los pasivos y el patrimonio. La fecha de presentacin siempre ser la del ltimo da del perodo que la empresa tiene establecido para medir sus resultados. Como un informe que es, el Balance General tiene un orden determinado para su presentacin, a continuacin registramos como se presentan y clasifican las diferentes cuentas:

Administracin financiera- fundamentos y aplicaciones- Oscar Len Garca Parra Editorial Prensa Moderna Impresores S. A. Cali

Activo Activos Corrientes Propiedades Planta y Equipo Otros Activos

Pasivo Pasivo Corriente Pasivo Mediano Plazo Pasivo Largo Plazo Otros Pasivos Patrimonio Aportes Sociales Utilidades obtenidas Reservas Supervit.

Activos Corrientes Se definen como aquellos que la empresa espera convertir en efectivo en un perodo menor de un ao. Tambin se les denomina Activos Circulantes o Activos a Corto Plazo. Las partidas ms importantes de este grupo son el efectivo, las inversiones temporales, las cuentas por cobrar, tambin denominadas cartera o clientes y los inventarios. Propiedades Planta y Equipo. Para que un activo sea considerado en este grupo siguientes tres caractersticas: Que tenga relativa larga duracin Que se utilice en las operaciones de la empresa Que no se tenga para la venta. Estos activos igualmente se clasifican en depreciables y no depreciables. Forman parte de este rubro las siguientes cuentas; Terrenos, Construcciones en Curso, Construcciones y Edificaciones, Flota y Equipo de Transporte, Maquinaria y Equipo, Muebles y Enseres y Equipo de Cmputo. Otros Activos. En este grupo se clasifican todos los dems activos, cualquiera que sea su naturaleza (Corrientes o a Largo Plazo), siempre y cuando estos no se utilicen en la operacin del negocio. Por ejemplo, si una empresa con el efectivo que le va quedando disponible decide comprar un lote con la expectativa de que algn da construir su sede de operaciones o lo vender si se presenta una buena oportunidad, este no podr ser registrado en el grupo de propiedades planta y equipo debido a que no se utiliza en la actividad propia del negocio (no cumpliendo por lo tanto con una de las tres caracterstica que distinguen este tipo de activos), teniendo que aparecer en el rengln de otros activos. deber poseer las

Pasivos. Los pasivos de la empresa se clasifican segn su grado de exigibilidad, es decir, de acuerdo con la proximidad de su obligacin de pago. Aquellos cuya exigibilidad es menor de un ao se denominan Pasivos Corrientes o Pasivos a corto Plazo y los de exigibilidad mayor de un ao, Pasivos a Largo Plazo. De los pasivos se dice que es la nica partida cierta del balance en la medida que se muestran por su valor actual de liquidacin, ya que si la empresa decidiera cancelarlos todos en un momento determinado, pagara exactamente lo que aparece en el balance. Piense el lector que ocurrira si se decidiera vender todos los activos. Se recibira exactamente lo que aparece en el balance? Puede ser ms o puede ser menos dependiendo del tipo de negocio. Pasivos corrientes. En este grupo se clasifican las obligaciones a cargo de la empresa que deben cancelarse en menos de un ao, entre otras cuentas tenemos las siguientes: Proveedores, obligaciones Bancarias, cuentas por pagar, impuestos por pagar, prestaciones sociales. Pasivo a Largo Plazo Se clasifican en este grupo las obligaciones que tienen ms de un ao de plazo para su cancelacin, entre otras podemos citar las siguientes: Obligaciones hipotecarias, Prestaciones Sociales, Bonos por Pagar, Pensiones de Jubilacin. Patrimonio Capital. Est constituido por lo que los socios o accionistas aportan y su tratamiento vara dependiendo del tipo jurdico de la empresa. El capital de las sociedades annimas y similares est constituido por acciones de igual valor y en el balance general de este tipo de sociedad podemos encontrarlo clasificado en tres clases: autorizado, suscrito y pagado El capital autorizado es el que la ley le permite como mximo a la sociedad de acuerdo con solicitud previa que los socios han hecho a la entidad estatal correspondiente. En capital suscrito es el que los socios se comprometen a pagar en un trmino no mayor de un ao, para lo cual contraen una obligacin legal con la empresa. El capital pagado corresponde al valor de las acciones cubiertas en su totalidad por los socios.

Utilidades Retenidas. Como su nombre lo indica, son aquellas utilidades que la empresa ha retenido a travs del tiempo, que no ha repartido entre los socios. Las utilidades retenidas si no pertenecen a la categora de reservas, en cualquier momento por disposicin de socios se pueden distribuir entre ellos, mientras exista, obviamente, la posibilidad financiera de hacerlo. Tambin se les conoce con el nombre de utilidades a disposicin de los socios. Reservas. Son aquellas apropiaciones que la empresa realiza segn mandato legal o las establecidas en sus propios estatutos. Es importante que el lector tenga muy claro que las reservas no equivalen a que la empresa retiene dinero en efectivo y lo guarda en algn lugar con el fin de llevar a cabo el propsito para lo cual se constituy dicha reserva. Constituir Reservas equivale simplemente a que la empresa no distribuye una parte de las utilidades con el fin de que los fondos que ellas representan permanezcan en ella participando en la operacin, generando, por lo tanto, ms utilidades, con las cuales se supone que la empresa lleva a cabo el fin propuesto por la reserva. Supervit de Capital El Supervit de capital representa un aumento de patrimonio como consecuencia de un aumento en el valor de los activos. Las valorizaciones de estos y la prima en venta de acciones propias son los casos ms comunesLas valorizaciones de los activos pueden ser registrados como tales de acuerdo con las normas fiscales, pero en ningn momento ser mostradas conformando el valor del activo particular sino como rubro especial del activo que se coloca al final de estos. Como dichas valorizaciones pertenecen a los socios debern mostrarse como contraparte en el patrimonio utilizando la cuenta denominada Supervit de Capital Igualmente si se emiten acciones para aumentar el capital y se venden por encima del valor nominal, la diferencia, que se denomina prima en colocacin de acciones, no se puede contabilizar como una utilidad sino como un supervit de capital. Por lo tanto las valorizaciones y la prima en colocacin de acciones no se puede distribuir como dividendos entre los socios , debido a que en cualquier momento podr disminuir el valor de mercado de los activos valorizados o que al readquirir acciones propias tenga que hacerse tambin por un precio por encima del nominal, haciendo que estas cuentas disminuyan.

Estado de Resultados. Es el estado financiero que nos muestra la utilidad o prdida obtenida por la empresa en un perodo determinado. Tambin se le conoce con el nombre de Estado de ingresos y Egresos, Estado de Rentas y Gastos, Estado de Perdidas y Ganancias, siendo este ltimo el ms utilizado, a pesar de que es un error gramatical decir prdidas y ganancias pues en un negocio no se pueden dar simultneamente ambas situaciones sino una de las dos, es decir, o hay perdidas o ganancias, pero as nadie acostumbra a denominar este estado financiero. Este estado financiero generalmente tiene la siguiente distribucin: Ventas Costo de la mercanca vendida Gastos de operacin Gastos en ventas Gastos de Administracin Otros ingresos Otros egresos Utilidad antes de impuestos Provisin para impuestos Utilidad neta. Estado de Origen Fuentes y Aplicacin de Fondos 2 Se conoce tambin como, flujo de fondos, estado de fuentes y usos de fondos, o estado de cambios en la situacin financiera. Este estado resulta de la comparacin del balance general en dos fechas determinadas. De esta manera se deduce, aunque con algunas limitaciones, de donde obtuvo una empresa recursos financieros y que distribucin de dio a esos recursos. El flujo de fondos de una empresa debe considerarse como un proceso continuo; para cada utilizacin de fondos debe haber una fuente que los provea. En estricto sentido, los activos de una empresa representan usos netos de fondos, mientras los pasivos y el patrimonio representan las fuentes. Ahora bien, esto sucede exactamente en una empresa que comienza; pero en una empresa en marcha se presentan otras posibilidades, por ejemplo, cuando se hace un uso de fondos cancelando un pasivo o se vende un activo para generar una fuente de recursos. Para la elaboracin de este estado financiero se requiere:
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Anlisis Financiero Aplicado y principios de Administracin Financiera- Hctor Ortiz Anaya, Primera Edicin- Editorial Printed in Colombia.

El Estado de Resultados correspondiente al perodo que se quiere analizar. El Balance General cortado el ltimo da del mismo perodo. El Balance General cortado el ltimo da del perodo inmediatamente anterior. Flujo de Efectivo El flujo de caja es un estado financiero bsico que representa, de una manera dinmica, el movimiento de entradas y salidas de efectivo de una empresa, en un perodo determinado de tiempo, y la situacin de efectivo al final del mismo perodo El flujo de caja puede prepararse para perodos de un ao, un semestre, un mes, una semana, etc., Teniendo en cuenta que entre ms corto sea el perodo, ms precisos sern los resultados y ms til su anlisis. El flujo de caja tiene como propsitos primordiales, entre otros los siguientes; Evaluar la habilidad de la empresa para generar futuros flujos de efectivo. Permitir la planeacin de lo que la empresa puede hacer con los excesos temporales de efectivo Prever las necesidades de efectivo y la manera de cubrirlas adecuada y oportunamente Evaluar las posibilidades de la empresa para cumplir con sus obligaciones frente a las entidades financieras, proveedores, etc. Analizar la variabilidad de realizar futuras repartos de utilidades o pagos de dividendos. Evaluar el efecto de nuevas inversiones fijas y su financiamiento sobre la situacin financiera de la empresa.

Informacin Comercial

Las instituciones financieras adems de la informacin financiera requerida a los clientes para el tramite de solicitudes de productos y servicios financieros, le dan gran importancia a la informacin comercial por cuanto su obtencin y anlisis le permiten establecer el historial crediticio, el nivel de cumplimiento dado a las obligaciones financieras obtenidas con el sector financiero o proveedores. A continuacin registramos una serie de consideraciones que las entidades tienen en cuenta para que sus clientes accedan a los productos y servicios financieros: Las muchas empresas especialmente las Pymes, son manejadas por sus propios dueos lo cual implica dedicacin y compromiso, pero puede darse por esa razn, concentracin del poder y por su carcter familiar puede haber interferencia de elementos personales o de ndole familiar en el proceso de toma de decisiones. Por su tamao son ms flexibles a ajustarse a los cambios bruscos en su entorno, pero muchas veces tienen dificultades para anticiparse a esos cambios porque carecen de la informacin necesaria. Son muy recursivas, tienen gran capacidad de trabajo y necesidad de mejoramiento continuo, pero muchas de ellas carecen de informacin contable confiable y oportuna. Adicionalmente tienen en cuenta los siguientes aspectos al tomar una decisin de crdito: Conocimiento del cliente Conocimiento del negocio por parte del propietario, socios, directivos Trayectoria en el mercado Posicionamiento Principal competencia Principales clientes y proveedores Ubicacin geogrfica. Comportamiento o historial crediticio tanto de la empresa como de los socios y administradores.

Recomendaciones para los empresarios que deseen ser sujetos de crdito. Realizar un anlisis juicioso de la empresa, la conclusin es que algunas no requieren crdito, sino una mejor planeacin financiera. La solucin no siempre es crdito, puede ser gestin.

En el caso que la empresa requiera crdito, los empresarios deben tener en cuenta lo siguiente: Que la empresa sea viable Que los socios arriesguen en la misma medida que las entidades financieras y que las empresas tengan polticas de fortalecimiento comercial Contar con informacin contable clara, oportuna y confiable. Vigilar que el flujo de caja y el giro ordinario del negocio garantice el pago de los crditos en los plazos inicialmente estipulados. Registrar utilidad operacional. Que los recursos generados por el negocio o proyecto permitan cubrir los gastos financieros del crdito requerido y dejar la rentabilidad esperada. Que cuenten con un buen historial crediticio. Los socios o accionistas deben garantizar con su firma o aval los crditos otorgados a la empresa En caso de requerirse deben haber garantas adicionales. Evaluar el producto financiero y analizar si cumple con su expectativa empresarial para la toma de decisin.

Las entidades financieras obtiene la informacin directamente de los clientes, de sus proveedores, de otras entidades financieras y en especial de las centrales de riesgo. Es importar destacar que las entidades financieras para el otorgamiento de crdito sustentan el anlisis de la informacin comercial en los informes que entregan las centrales de riesgo, entidades que fundamentalmente registran el historial crediticio y los hbitos de pago de las empresas y personas naturales. Las centrales de riesgos son instituciones que ofrecen servicios fundamentados en los reportes que las entidades financieras y del sector real le han entregado los cuales contienen el manejo que los clientes le han dado a los productos y servicios tomados con todas y cada una de esas entidades. Importante dejar consignado que para poder reportar y/o consultar a estas entidades es necesario que el cliente autorice por escrito el reporte o la consulta. Las entidades financieras deben conservar la informacin financiera y comercial suministrada por los clientes aplicando la normatividad vigente en especial las normas contenidas en la reserva bancaria, el uso de la informacin se convierte en exclusivo por parte de la entidad que la recibe. A continuacin presentamos un resumen de las caractersticas principales que debe reunir la informacin tanto financiera como

comercial que presentan los clientes al vincularse o solicitar un producto o servicio El manejo de la informacin de los clientes en las entidades financieras es de gran importancia teniendo en cuenta que el uso de esta cumple con diferentes propsitos, desde el cumplimiento de la reglamentacin relacionada con el Conocimiento del Cliente hasta el uso que se le da para la determinacin de capacidad de pago, solvencia patrimonial y moralidad comercial. La informacin que suministran nuestros clientes se debe caracterizar por los siguientes elementos: Pertinencia: Las entidades del sector financiero para cada producto y servicio tienen establecida la informacin que el cliente o usuario debe suministrar, por lo tanto cada solicitud debe venir acompaada de ella, por ejemplo si se exige extractos bancarios de los tres ltimos meses, es un requisito que se debe cumplir, no es necesario ni prudente que anexen extractos de meses anteriores o informacin relacionada con otras actividades.

Confiabilidad: La informacin que acompaa una solicitud de producto o servicio debe resistir todos los anlisis que la institucin tenga establecido, su contenido debe igualmente proporcionar la calidad y confiabilidad del cliente frente a los negocios que realice. Es prudente que est ratificada por profesionales de finanzas y/o directamente por los organismos administrativos de las entidades que la emiten. Actualidad: La informacin debe proporcionar datos de hechos recientes, y su expedicin normalmente no debe superar los 30 das. En relacin con informacin Financiera esta no debe superar los 90 dasSuficiencia: La cantidad de informacin recibida, adems de las caractersticas anteriores debe ser suficiente, que permita obtener una idea general de las actividades que realiza el cliente, de su moralidad comercial y el respaldo patrimonial que facilite las actuaciones judiciales en caso de incumplimiento de las obligaciones contradas.

Obtencin de la informacin: La informacin de los clientes se obtiene directamente de ellos mismos, de las centrales de riesgo, de sus proveedores, de los medios de informacin establecidos (bases de Datos, Internet, etc.), es fundamental utilizar los medios establecidos en la institucin para su validacin.

Manejo de la informacin: Toda informacin que suministre el cliente es de uso restringido en la institucin, solamente la deben utilizar los funcionarios de las reas que intervienen directamente en el anlisis de las operaciones solicitadas, sta debe conservarse en una carpeta individual asignada a cada cliente y con las medidas de seguridad establecidas en las normas institucionales, A ella no deben tener acceso funcionarios de otras reas y bajo ninguna circunstancias personas ajenas a la institucin. No obstante las apreciaciones anteriores es importante expresar que las autoridades establecidas en nuestro pas pueden conocer la informacin previa solicitud presentada a la institucin por escrito.

Actualizacin de la informacin: Toda modificacin de la informacin que los clientes presenten, debe ser insertada en las bases de datos y conservada en la carpeta individual de cada uno de ellos. Es importante indicar que los convenios bancarios y la Superfinanciera establecen que la informacin financiera debe ser actualizada anualmente, si esto no es posible la institucin se ve obligada a calificar las operaciones de crdito en nivel de riesgo B establecido por la Superfinanciera.