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PLAN DE GESTIN DOCUMENTAL

MABEL FERNNDEZ DIANA BOHRQUEZ SUSANA MAYERLY VEGA

PROFESOR: JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD DE BELLAS ARTES


CIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA

ARMENIA 2012

INTRODUCCIN
La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, regul en su Ttulo V: Gestin de documentos, la obligacin que tienen las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, en elaborar programas de gestin de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la informacin para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. En dicha norma, la gestin de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos que desarrollaremos en el presente trabajo

LA DESORGANIZACIN, FUENTE DE CORRUPCION

La acumulacin de grandes masas documentales en los archivos, sin identificar y sin valorar es algo muy generalizado

NORMATIVIDAD
LEY GENERAL DE ARCHIVOS

LEY 594 DEL 14 DE JULIO DE 2000. Busca regular la funcin archivstica en su conjunto, desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.
Obliga a todas las entidades pblicas o privadas que ejerzan funciones pblicas a mantener organizados sus archivos cumpliendo con el Ciclo Vital del Documento.

NORMATIVIDAD
LEYES COLOMBIANAS

Ley 4 de 1913. Obligatoriedad de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. Ley 47 de 1920. Sobre proteccin del patrimonio documental y artstico. Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural. Ley 163 de 1959. Sobre proteccin de patrimonio cultural Ley 39 de 1981. Sobre microfilmacin y certificacin de archivos Ley 23 de 1981. Regula archivos de las historias clnicas Ley 23 de 1982. Sobre derechos de autor Ley 57 de 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohbe la importacin, exportacin y transferencia ilegal de bienes culturales. Ley 80 de 1989. Crea el Archivo General de la Nacin de Colombia

NORMATIVIDAD
DECRETOS COLOMBIANOS

Decreto 2527 de 1950. Autoriza el uso del microfilm en los archivos y les da valor probatorio. Decreto 3354 de 1954. Restringe adulteracin, recorte y dobles de microfilmes y prohbe la incineracin de documentos microfilmados. Decreto 264 de 1963. Reglamenta la Ley 163 de 1963, sobre defensa y conservacin del patrimonio histrico, artstico y monumentos. Decreto 2274 de 1980. Inventario patrimonio documental y facultad de inspeccin a los archivos
Decreto 1382 de 1995. Tablas de Retencin Documental y Transferencias al Archivo General de la Nacin de Colombia

NORMATIVIDAD
ACUERDOS Acuerdo 07 de 1994 Aprueba el Reglamento General de Archivos. Acuerdo 08 de 1995 Reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nacin de Colombia. Acuerdo 09 de 1995 Reglamenta la presentacin de las tablas de retencin documental de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nacin de Colombia. Acuerdo 11 de 1996. Establece criterios de conservacin y organizacin de documentos. Acuerdo 048 de 2000. Desarrolla el art 59 del cap 7 Conservacin de documentos del Reglamento General de Archivos sobre conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental. Acuerdo 049 de 2000. Sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos Acuerdo 050 de 2000. Prevencin de deterioro de los documentos de archivos y situaciones de riesgo Acuerdo 060 de 2001. Pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas-

NORMATIVIDAD
RESOLUCIONES
Resolucin 081 de 2001 Adopta el programa de gestin documental y ase aprueba la actualizacin de la TRD del AGN Resolucin 019 de 2003 Reglamenta la Gestin de Documentos del Sistema Nacional e Archivos CIRCULARES Circular 01 de 1997 Exhortacin al cumplimiento de la Legislacin bsica sobre Archivos en Colombia Circular 02 de 1997 Implementacin de nuevas tecnologas en los archivos pblicos Circular 01de 2001 Elaboracin y adopcin de TRD Circular 001 de 2004 Inventario de documentos a eliminar Circular 012 de 2004 Orientaciones de la Organizacin de Historias Laborales

Objetivos del PGD

Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administracin pblica, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participacin ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestin pblica y garanta de los derechos individuales y colectivos.

Requisitos administrativos:

Hacen relacin a la necesidad de integrar el programa de gestin documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, as como con los sistemas de informacin, con los aplicativos y dems herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atencin a las siguientes consideraciones:

La Gestin de Documentos debe inscribirse como un programa estratgico de la entidad, con el apoyo de la alta direccin.
Tener definido el sistema de administracin de archivos de la entidad (centralizado, o descentralizado). Contar con la participacin de las diferentes reas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas reas relacionadas con control interno, compras y suministros, sistemas, el desarrollo organizacional y el presupuesto.

REQUISITOS TCNICOS PARA EL DISEO DEL PGD


Manuales de proceso Manuales de procedimientos Manuales de Correspondencia Tablas de Retencin y Valoracin Documental Normatividad para 8 procesos

DOCUMENTOS ESENCIALES

MARCO NORMATIVO

ESTRATEGIAS

MARCO NORMATIVO
Acuerdo 060 AGN Ley 594 de 2000

Metodologa para la actualizacin de TRD y Reglamento Internos de Archivo

PRODUCCIN:Generacin de documentos de las


instituciones en cumplimiento de sus funciones
CREACIN Y DISEO DE DOCUMENTOS IDENTIFICACIN DE DEPENDENCIAS PRODUCTORAS
Imagen Corporativa Logotipo Caractersticas Diplomtica

PROCESOS DEL PGD

MEDIOS Y TCNICAS DE PRODUCCIN

Tipos de Documentos Formatos Numero de copias

1. PRODUCCIN

Soportes Tamaos Tintas Creacin y diseo de documentos

Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica
Elaboracin rtulos Planillas de Radicacin y control Asignacin Consecutivo

2. RECEPCIN DE DOCUMENTOS

RADICACIN

IDENTIFICACIN DE MEDIOS DE RECEPCIN

Correo electrnico Fax Recibo de documentos oficiales Verificacin de Olios, firmas, anexos, Correo tradicional

Asignacin de datos (nombres de firmantes y entidad, cdigos, funcionario responsables del tramite

REGISTRO

3. DISTRIBUCIN Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario

DOCUMENTOS EXTERNOS
Definicin de Dependencias destinatarias por competencia Clasificacin, organizacin, enrutamiento y reasignacin de las comunicaciones Registros de control y entrega

DOCUMENTOS INTERNOS
Identificacin de dependencias Enrutamiento de documentos por dependencias competentes Registro de control de entrega de documentos internos

DOCUMENTOS ENVIADOS
Definicin de medios de distribucin ,(fax, correo electrnico, correo tradicional Control del cumplimiento de requisitos del documento Mtodos de empaque y embalaje peso y porteo. Control y firma de guas y planillas

4. TRMITE Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa

Recepcin de solicitud o trmite

Confrontacin y diligenciamiento de plantilla de control y ruta de trmite Identificacin del trmite, competencias , tiempo de respuesta

Respuesta

Anlisis de antecedentes y compilacin de la informacin Proyeccin y preparacin de respuesta

Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivstico

5. ORGANIZACIN

6. CONSULTA Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen
Formulacin
Necesidad de la consulta Determinacin de la competencia Restricciones por reserva o conservacin Reglamente de consulta

Estrategia De Bsqueda

Disponibilidad de expedientes y fuentes de informacin Establecimiento de herramientas de consulta Ubicacin de los documentos

Respuesta

Atencin y servicio al usuario Sistema de registro y control de prstamo Control de devolucin Medios para la localizacin de informacin

7. CONSERVACIN
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido

Sistema integrado de conservacin


Diagnstico integral Preservacin y Atencin de siniestros Monitoreo y control Limpieza de reas y documentos

Sensibilizacin

Control

Difusin y capacitacin

Seguimiento y verificacin

Conservacin de documentos

Responsabilidad de los servicios publicos

8. DISPOSICIN FINAL
miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental
Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con

Eliminacin

Seleccin
Conservacin Total y Microfilmacin o Digitalizacin

Procesos de la gestin de documentos electrnicos


1. Definir el plan de archivos - Asuntos (negocios) -Flderes (records) -Cajas (records) -Documentos (records) 2. Defina las relaciones entre objetos (audio, video, digital). 3. Defina el modelo de seguridad. - Para los usuarios. - Para los registros. - Para los documentos. 4. Defina el ciclo de vida 5. Roles

CONCLUSIONES
Toda empresa debe realizar un PGD herramienta que le permitir el anlisis y procesamiento de la informacin contenida en cada uno de los documentos y se enmarca en el conjunto de actividades administrativas y tcnicas direccionadas al adecuado manejo de la informacin.

Bibliografa
Guia para la implementacin de un PGD AGN http://www.contenweb.info/documentos/gestio n-de-documentos.htm http://jms32.eresmas.net/2006/textos/060909 05.html